Restaurant de la Butte

AC % +/- ÷

×

−

+

=

7

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3

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Expire �n

1205 RÉCUPÉRER LA TVA SUR LES NOTES DE FRAISPetit précis à l’usage des responsables financiers des PME

IntroductionOptimiser ses charges en récupérant la TVA sur les notes de frais est un levier d’économie connu mais sous-exploité. Les entreprises abandonnent en effet au fisc plus de 40 % de la TVA relative aux notes de frais.

La réglementation de la récupération de la TVA sur les frais engagés par les collaborateurs est stricte. Toutes les dépenses n’ouvrent pas droit à déduction. Nous avons synthétisé les informations à retenir sur le sujet.

SommaireTableau récapitulatif de la TVA récupérable ......................................... 3

Fiche 1 : Récupérer la TVA sur les repas ................................................ 4

Fiche 2 : Récupérer la TVA sur les frais d’hébergement ....................... 5

Fiche 3 : Récupérer la TVA sur la location de véhicules ........................ 6

Fiche 4 : Récupérer la TVA sur les tickets de parking et de péage ....... 7

Fiche 5 : Récupérer la TVA sur les carburants ....................................... 8

Fiche 6 : Récupérer la TVA sur les frais refacturés ................................ 9

Automatisez l’une des tâches les plus pénibles qui soit ...................... 10

À propos de la solution Cleemy ............................................................. 11

À propos de l’auteur ............................................................................... 12

Tableau récapitulatif de la TVA récupérable

Les frais de mission refacturés par vos fournisseurs sont un cas particulier. Nous en avons synthétisé les grands principes dans une fiche dédiée à la fin du document.

Nature de la dépense Déductibilité À noter

Repas

Repas d’affaires pris au restaurant Oui Au-dessus de 150 euros, le nom de la société doit être mentionné sur la facture. La TVA sur les alcools s’élève à 20 %.

Repas pris seul au restaurant non Sauf dans le cadre d’une mission pour l’entreprise.

Produits préparés chez le traiteur vendus à emporter ou à livrer ou prêts à consommer en supermarché

oui La TVA applicable n’est que de 5,5 %.

Frais de réception oui L’événement doit servir l’intérêt de l’entreprise : team building, cérémonie avec des clients.

Hébergement

Hébergement du dirigeant ou des salariés de l’entreprise non Les repas pris à l’hôtel sont quant à eux récupérables.

Hébergement d’une personne extérieure à l’entreprise oui

Déplacement

Transport de personnes en train, avion, taxi, transports en commun non

Location de véhicules non Sauf s’il s’agit de la location d’un utilitaire.

Parking non Sauf pour les dépenses de parking situé sur ou à proximité du lieu de travail.

Péage Oui

Carburants Oui Le taux de récupération dépend du type de carburant et de véhicule. Il s’échelonne entre 20 et 100 %.

Frais divers

Les cadeaux d’entreprises non Sauf si la valeur unitaire du cadeau ne dépasse pas 69 euros TTC par an et par bénéficiaire.

Les fournitures et petits matériels de bureau oui

La règle

Contrairement aux idées reçues, la TVA est

récupérable sur tous les frais de repas, et pas

uniquement ceux pris lors de déjeuners ou de

dîners d’affaires avec des invités externes. Vous

pouvez donc également déduire :

• Les repas pris par un collaborateur seul en

mission ou en déplacement

• Les repas consommés à l’occasion d’une réunion

professionnelle entre salariés

• Les repas organisés dans le cadre d’un

événement interne ayant vocation à servir

l’intérêt de l’entreprise

• Les repas pris à l’hôtel dans le cadre d’une

mission

Nos recommandations

Pour vos repas d’affaires, notez les noms des clients invités sur votre reçu ou dans votre

logiciel de gestion des notes de frais. Vous serez

ainsi tranquille en cas de contrôle.

Demandez à vos collaborateurs d’être vigilants

sur le formalisme des justificatifs de repas. Un

reçu sans mention de la TVA n’est pas admis par

l’administration fiscale. Pour les repas de plus de 150 euros, le ticket de caisse de restaurant

ne suffit pas. Faites établir une facture au nom de

l’entreprise.

Dans le cas de frais plafonnés, vous pouvez

récupérer une quote-part de la TVA sur le

montant que vous remboursez. Par exemple

si un collaborateur dépense pour 110 euros de

restaurant dont 10 euros de TVA, alors que vous

avez plafonné à 55 euros ce type de frais, vous

pourrez récupérer 5 euros de TVA.

La majorité de ces frais est taxée à 10 %, seuls les

aliments conditionnés qui ne sont pas destinés

à être consommés immédiatement (salade à

emporter, plat cuisiné en supermarché) sont taxés

à 5,5 %. Les boissons alcoolisées, consommées

au restaurant ou achetées en magasin, sont

assujetties à hauteur de 20 % et sont déductibles.

Le cadre légal

L’arrêté n°229133 du 27 mai 2002 a annulé

l’instruction du BOI 3-D-2-OO qui excluait les

dépenses de restaurant, de réception et de

spectacle des droits à déduction. Ces dépenses

font partie, comme le stipule le BOI relatif aux

droits à déduction, des biens ou services affectés «

aux besoins de l’entreprise, [pour lesquels] la TVA

correspondante peut faire l’objet d’une déduction

dans les conditions de droit commun ».

Récupérer la TVA sur les repasFiche

1

La règle

Les dépenses d’hôtellerie et d’Appart hôtel ne

sont pas déductibles même si le déplacement

est justifié par l’activité de l’entreprise. Seuls les

hébergements réservés pour un tiers donnent

droit à déduction. Toutefois, la TVA est récupérable

sur les repas pris à l’hôtel, à condition qu’ils

apparaissent clairement sur la facture. Il s’agit ici

de frais remboursés au réel, et non d’indemnités

forfaitaires. Si vous octroyez une somme à vos

salariés dans le cadre de missions de longues

Nos recommandations

Si vous traitez vos notes de frais à la main, inutile

de récupérer la TVA sur les petits déjeuners pris à

l’hôtel. L’économie réalisée ne sera pas à la hauteur

du temps investi. Pour que cela en vaille la peine, il

faut que la tâche soit automatisée.

Si vous optez pour un hébergement en Air B&B, les

frais de logement (qui reviennent à l’hôte) ne sont

pas assujettis.

Fiche

2

durées, ce sont les règles de l’Urssaf sur les

déplacements qui s’appliquent. Ces dépenses ne

sont donc pas assujetties à la TVA.

Le cadre légal

L’annexe II du CGI, article 206-IV, précise que la

déduction de la TVA n’est pas autorisée

« lorsque le bien ou le service est relatif à la

fourniture à titre gratuit du logement des

dirigeants ou du personnel de l’entreprise ».

Récupérer la TVAsur les frais d’hébergement

Fiche

2

Récupérer la TVA sur la location de véhicules

La règle

Les voitures, motos ou scooters loués par un

salarié pour se rendre chez un client, même dans

le cadre d’une mission, n’ouvrent pas de droits à

déduction.

La récupération de la TVA ne peut se faire que sur la location de véhicules utilitaires. Les dépenses liées à l’entretien, ou la réparation

sont aussi déductibles.

Le cadre légal

Comme le précise l’annexe II du CGI, article 206-IV-

2, alinéa 6, sont exclus du droit à déduction « les

véhicules ou engins, quelle que soit leur nature,

conçus pour transporter des personnes ou à

usages mixtes ».

Fiche

3

Location véhicule

Récupérer la TVA sur les tickets de parking

Fiche

4

La règle

La taxe afférente aux frais de stationnement est

entièrement récupérable à condition d’utiliser le

service pour les besoins de l’entreprise, quel que

soit le type de véhicule. Le ticket de parking doit

respecter le formalisme attendu, or la TVA n’est

pas toujours mentionnée sur les tickets. C’est

notamment le cas des tickets horodateurs.

Depuis le Bulletin officiel des impôts – BOI 3 A-4-01

du 16 mars 2001, la TVA sur les tickets de péage est

intégralement récupérable et ce sur l’ensemble des

véhicules y compris les véhicules personnels des

salariés.

En pratique, un ticket de péage rattaché à une note

de frais suffit à prouver le caractère professionnel

du déplacement. Si vous voulez faire preuve d’une

probité exemplaire, il vous faudra alors ajouter

manuellement ou via votre logiciel de gestion de

notes de frais :

• Le numéro d’immatriculation du véhicule

• Le nom du conducteur

• L’objet du déplacement

Le cadre légal

Le BOI du 12/09/2012 précise que peuvent ouvrir

droit à la déduction « les emplacements de

stationnement achetés ou loués pour être mis à la

disposition des clients mais également des membres

du personnel, dirigeants ou non, sur le lieu de travail. »

LES TICKETS DE PARKING LES TICKETS DE PÉAGE

Carburant Véhicules de tourisme (VP)

Véhicules Utilitaires (VU)

Essence (sans plomb)

20 % depuis 2017 0 %

Gazole 80 % 100 %

GPL / Électricité 100 % 100 %

Récupérer la TVA sur les carburants

Fiche

5

La règle

Le régime fiscal des carburants dépend à la fois

du type de carburant et du véhicule, et exclut les

véhicules personnels des salariés qui doivent se

faire rembourser des indemnités kilométriques.

En revanche, les mêmes règles s’appliquent que le

véhicule soit la propriété de la société ou qu’il soit

loué. Le tableau ci-après vous aidera à retrouver la

part de la TVA que vous pouvez déduire :

Depuis le 1er janvier 2017, une part de la TVA sur

l’essence est désormais récupérable pour les

véhicules de tourisme.

Il s’agit d’une démarche d’ajustement graduel de la

fiscalité de ces deux types de carburants comme le

stipule l’article 298 du CGI.

Année Véhicules de tourisme (VP)

Véhicules Utilitaires (VU)

2019 40 % 40 %

2020 60 % 60 %

2021 80 % 80 %

À partir de 2021 80 % 100 %

Expire

�n

1

32

4

65

7

98

La règle

Lorsque vos collaborateurs réalisent des

dépenses dans le cadre d’une mission auprès

d’un client, vous pouvez soit refacturer les

frais engagés, soit les inclure dans vos factures

au titre de frais accessoires. S’il n’est pas

interdit de « marger », ces frais annexes sont refacturés au réel dans la plupart des cas.

Cette règle ne concerne pas les non-assujettis

à la TVA, à savoir les associations bénévoles et

les auto-entrepreneurs, qui facturent en Hors

Taxes.

À noter que la refacturation des frais est à

distinguer des « débours », qui consistent à

avancer des frais au nom et pour le compte du

client.

Nos recommandations

Selon la nature de la dépense engagée, la TVA n’est pas

toujours déductible. Il est donc nécessaire de distinguer :

Les frais ouvrant droit à la récupération de TVASi la TVA de la dépense est déductible, le montant à refacturer doit être hors-taxe. Si vous prenez en charge

des frais de repas pour un montant de 100 euros TTC (dont

10 % de TVA), vous devrez refacturer ce même repas pour un

montant de 90 euros.

Les frais dont la TVA est non déductibleSi la TVA de la dépense n’est pas déductible, comme pour les

frais de transport par exemple, alors c’est le montant TTC qui doit être refacturé.

Lors de la refacturation, vous indiquerez le montant des dépenses que vous avez comptabilisé en charges d’exploitation. La TVA à appliquer sur les notes de frais

refacturées, calculée à partir de la charge effectivement

encourue, servira de base HT. Il vous faudra ajouter à

votre facture votre taux de TVA. S’il est assujetti à la TVA,

votre client pourra déduire la totalité de la TVA sur les

frais refacturés. De votre côté, vous devrez effectuer les

démarches habituelles pour récupérer la TVA sur les

dépenses déductibles que vous avez réalisées.

Généralement appliqués par les avocats, les

débours donnent lieu à un remboursement au

réel sans coefficient de marge.

Le cadre légal

Les notes de frais des collaborateurs en mission

sont considérées comme des frais accessoires

(au sens de l’Article 267 Alinéa 2 du CGI) inclus

dans le prix de l’opération, du point de vue de

votre client.

Il faut donc appliquer aux refacturations

le taux de TVA auquel sont soumises vos

prestations.

Récupérer la TVA sur les frais refacturés

Fiche

6

La majorité des entreprises françaises ne récupèrent pas la TVA sur leurs notes de frais pour deux raisons. Soit elles n’en connaissent pas les règles, soit elles considèrent que le temps passé n’en vaut pas la peine. Ce document rend la première explication caduque. Concernant la seconde, le marché offre de nombreuses solutions permettant de s’épargner les saisies manuelles nécessaires à la réalisation de cette tâche. Voici ce que vous avez à gagner en dématérialisant votre processus de gestion des notes de frais :

Automatisez l’une des tâches les plus pénibles qui soit

La création automatique des dépenses

L’archivage à valeur probante Un contrôle efficace Un passage des écritures comptables indolore

Les applications mobiles dotées d’une

technologie de reconnaissance de

caractère (OCR) facilitent la saisie des

dépenses des collaborateurs.

Le système identifie les informations

clés du justificatif (TVA, montant, devise,

date, nature de dépense), remplit

automatiquement les champs et applique

la quote-part remboursable en cas de

dépense plafonnée.

La TVA est automatiquement ajustée

selon le type de frais de manière à

respecter les règles fiscales et à vous

assurer une comptabilité impeccable.

Aussi rigoureux et constant qu’on puisse

être, il est rare de ne pas laisser passer

entre les filets une erreur de date ou de

TVA.

Si le service comptable s’épuise sur

le traitement des notes de frais, c’est

qu’elles sont mal saisies en amont.

La priorité du collaborateur est de se

faire rembourser et rapidement, pas de

distinguer les différentes TVA. La clé est

de lui permettre de saisir facilement et où

qu’il soit ses dépenses grâce à des outils

ergonomiques.

Le destin d’une note de frais est d’être

déversée dans votre comptabilité.

Une bonne solution doit implémenter

scrupuleusement les préceptes

comptables :

• TVA à taux multiples,

• dates comptables,

• comptes de tiers,

• analytiques…

Depuis mars 2017, les justificatifs

numérisés ont la même valeur légale que

les originaux.

Le procédé d’archivage numérique,

décrit dans le Livre des procédures

fiscales, permet aux collaborateurs de

jeter les justificatifs papier et au service

comptable de ne plus manipuler ni

stocker des montagnes de facturettes :

le contrôle de la TVA se fait directement

en comparant les données fournies par

l’utilisateur et la photo de son justificatif.

En cas de contrôle, il suffit de présenter

les archives à l’autorité compétente.

À propos de la solution CleemyCleemy est une solution en ligne qui automatise la gestion des notes de frais.

Pour les collaborateurs, la déclaration des notes de frais n’est plus un sujet,

grâce à l’application smartphone qui dématérialise et lit automatiquement

les justificatifs, la récupération des flux bancaires, le calcul des indemnités

kilométriques…

Pour les managers et les administrateurs, des interfaces taillées au cordeau

accélèrent les tâches d’approbation et de rapprochement comptable. La

politique de remboursement est appliquée automatiquement et efficacement.

Cleemy applique scrupuleusement les préceptes comptables, exporte ses

écritures dans votre comptabilité et gère scrupuleusement les règles d’arrondi

fiscal pour une récupération sans douleur de la TVA.

Découvrez Cleemy

À propos de l’auteurExpert en gestion de notes de frais et chef de produit Cleemy depuis 2012,

Vincent Porcel est rapidement tombé sous le charme de la beauté intrinsèque

des écritures en partie double. Un modèle aussi pur et robuste que celui de la

comptabilité ne pouvait que plaire à cet ingénieur Centralien.

Vincent et son équipe ont déployé Cleemy auprès de centaines de sociétés, recueilli des milliers de retours d’utilisateurs et d’administrateurs et analysé des

millions de dépenses. Il a ainsi acquis une connaissance pointue des enjeux de

la gestion des notes de frais. Il en a aussi retiré une grande sympathie pour tous

les comptables et contrôleurs de gestion qui doivent sacrifier chaque mois de

précieuses heures de leur temps dans le traitement des frais.

On comprendra alors que l’équipe Cleemy se consacre corps et âme à la quête

de l’efficience dans ces problématiques de gestion.

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