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RAPPORT DU JURY

Examen professionnel pour l'accès au grade de secrétaire administratif de classe normale des ministères économiques et financiers au titre de l’année 2015

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Cet examen, régi par l'arrêté du 22 février 2011, était organisé pour la 5ème année consécutive. L'examen se compose d'une épreuve écrite d'admissibilité et d'une épreuve orale d'admission fondée sur la reconnaissance des acquis de l'expérience professionnelle (RAEP). Au titre de cette session, 151 agents se sont inscrits et 126 se sont présentés à l'épreuve écrite. 31 candidats ont été déclarés admissibles, 30 ont été auditionnés (1 défection) et 13 ont été reçus pour 13 postes offerts. Si le nombre de postes par an diminue depuis 2012 (80 en 2012, 30 en 2013, 13 depuis 2014), le nombre de candidats présents aux épreuves ne baisse pas dans les mêmes proportions, rendant cet examen particulièrement sélectif. S'agissant de la répartition des admis par direction d’origine, on notera que 5 sont issus de l'administration centrale de Bercy (bureau des cabinets, cabinets, direction du budget, secrétariat général), 3 viennent des IRA et 3 des DIECCTE/DIRECCTE/DREAL, 1 d'une association des ministères économiques et financiers et 1 du ministère de l'Ecologie. Cette répartition assure un recrutement varié dans le cadre de cette session et renouvelé par rapport à l'exercice précédent. S’agissant de la population des admis, celle-ci est féminine à 92,31 % (138 femmes inscrites soit 91,39 %), pourcentage relativement stable par rapport aux sessions précédentes. Comme en 2013 et 2014, un seul homme figure sur la liste des lauréats (13 hommes inscrits). Cette population présente par ailleurs une moyenne d'âge de 45 ans, inférieure à celle des inscrits et des présents (51 ans), données semblables à celles de 2013 et 2014. Les appréciations que le jury porte sur la qualité des prestations écrites et orales des candidats au cours de la session 2015 et les recommandations qui peuvent être émises sont les suivantes. I - L’épreuve écrite d'admissibilité L'épreuve écrite consiste à rédiger une note de synthèse à partir d'un cas pratique avec une mise en situation, reposant sur un dossier à caractère administratif (20 pages maximum) pouvant comporter des graphiques et des données chiffrées. Cette épreuve requiert un esprit de synthèse et une aptitude à gérer son temps, une capacité à analyser les idées essentielles, à les structurer et à les exposer par écrit en respectant un certain formalisme, ainsi que des qualités rédactionnelles. Le sujet retenu en 2015 par le jury portait sur la mise en œuvre de l’apprentissage dans la fonction publique de l’Etat.

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Le candidat devait : - présenter les enjeux de l’apprentissage dans la fonction publique de l’Etat ainsi que les principaux

freins à son développement ; - indiquer les modalités de recrutement d'un apprenti en éclairant sur les éléments qui distinguent ce

dispositif de celui du PACTE. Cette épreuve ne devait pas poser de difficulté particulière, seule la rédaction d'une note administrative était demandée. Aucune connaissance préalable du sujet ni aucune compétence technique (juridique, budgétaire ou autre) n’était requise et la variété ainsi que l’intelligibilité des documents permettaient une compréhension aisée du sujet. Pour répondre à la commande, la note devait comporter une introduction, un développement et une conclusion. Par ailleurs, une note administrative affiche un timbre (sans mention de l'identité du candidat ni de son service d'affectation dans le cadre d'une épreuve écrite anonyme), mentionne l'autorité du destinataire et a un objet. Elle ne fait apparaître aucune signature manuscrite. L'introduction

Elle est constituée d'une phrase d'accroche, de l'exposé de la problématique et de l'annonce du plan. Il est important de ne pas la négliger. Au cas particulier, si les introductions ont à peu près respecté ces 3 composantes, on peut relever toutefois leur platitude dans la présentation du sujet. Le développement

Il repose sur un plan. Comme souvent, celui-ci était proposé très explicitement dans l'énoncé. Il est inutile, chronophage et particulièrement risqué de chercher à s'en écarter. Le plan en lui-même s'articule autour de parties et de sous parties. Une fois l'exploitation et la compréhension du dossier achevées, il est nécessaire de travailler sur le titre des parties et la structuration du contenu des parties. Ainsi, un titre dynamique, de même que - à l'intérieur des parties - des idées agencées, ordonnées et hiérarchisées, avec en outre des phrases chapeaux et des phrases de transition, révèlent les capacités du candidat en matière d'appropriation et de synthèse du sujet. Au cas particulier, c'est ce qui a notamment permis de hiérarchiser les copies, dès lors qu’il n’y avait pas de la part du candidat de contre sens ou de hors sujet par rapport aux éléments du dossier. A l'inverse, les phrases juxtaposées, sans aucun lien entre elles, ou pire énumérées sous forme de tirets, tout comme la paraphrase ou le recopiage du dossier sont à proscrire. La conclusion

Elle représente le moment où le candidat prend du recul par rapport au sujet et l'élargit. Il est apparu que la conclusion, lorsqu'elle existe, est très souvent bâclée et n'apporte aucune plus-value au devoir voire même se réduit à une répétition des éléments de l'introduction. Dans l'ensemble, le jury a constaté cette année un meilleur niveau des copies : moins de copies incomplètes, plus grande maîtrise des exigences de l'exercice, progrès rédactionnel.

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L'avenir dira si le niveau observé est lié au calibrage du sujet ou à une meilleure préparation des candidats. A cet égard, il est rappelé que la réussite à cette épreuve ne s’improvise pas, compte tenu de la méthode qu’elle requiert. Il est par conséquent indispensable pour les candidats, en amont de l'épreuve écrite, de s'entraîner régulièrement dans le cadre des devoirs organisés par l'IGPDE, à exercer leur esprit de synthèse (lecture rapide, prise de notes, mise en évidence des grandes idées), à mettre en œuvre leurs facultés rédactionnelles et à se confronter à la gestion du temps. II - L'épreuve orale d'admission L'épreuve orale consiste en un entretien avec le jury visant à apprécier les aptitudes et la motivation du candidat à exercer les fonctions d'un secrétaire administratif de classe normale ainsi qu'à reconnaître les acquis de son expérience professionnelle. Pour rappel, les adjoints administratifs sont statutairement chargés de fonctions administratives d'exécution comportant la connaissance et l'application de règlements administratifs. Ils peuvent également être chargés de fonctions d'accueil et de secrétariat. Aux termes de l'article 3 I du décret 2010-302 « Les secrétaires administratifs sont chargés de tâches administratives d'application. A ce titre, ils participent à la mise en œuvre, dans les cas particuliers qui leur sont soumis, des textes de portée générale. Ils exercent notamment des tâches administratives de gestion dans les domaines des ressources humaines, logistiques, financiers ou comptables. Ils peuvent se voir confier des tâches de rédaction et être chargés de l'animation d'une équipe. Ils peuvent également assurer des fonctions d'assistant de direction ». L'épreuve, d'une durée de vingt minutes était, comme en 2012, 2013 et 2014, organisée en quatre temps : − exposé du candidat (5 minutes au plus) ; − questions sur l'exposé du candidat et/ou le dossier RAEP ; − questions sur l'environnement professionnel proche ; − questions plus générales sur l'environnement professionnel, les ministères économiques et

financiers (actualité, réformes, organisation, missions, budget, etc.).

Le temps imparti aux questions a été réparti équitablement entre le président (question introductive ou conclusive) et les trois membres du jury, avec des adaptations possibles selon le déroulement de l'échange entre le candidat et le jury. Le jury s'est attaché à placer les candidats dans les meilleurs conditions possibles pour cette épreuve qui reste un exercice difficile pour des agents peu ou pas habitués à prendre la parole en public.

1. le dossier RAEP

Si celui-ci n'est pas noté, les candidats doivent toutefois le remplir personnellement avec le plus grand soin, dans l'objectif de présenter au jury les compétences acquises dans les différentes fonctions exercées tout au long de leur carrière. Pour ce qui est de sa présentation, il peut être plus ou moins volumineux mais il est tout à fait inutile de le surcharger en y joignant des justificatifs de diplômes ou de formations.

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Pour ce qui est du contenu, il faut se rappeler que le jury peut demander au candidat de développer toute information inscrite au dossier. Il est donc contre productif pour l'intéressé, au regard de la justification de ses compétences, d'inscrire des éléments qu'il ne maîtrise pas. En revanche, il est important de ne pas minimiser les points forts de son expérience. Lors de cette session, les dossiers ont été correctement complétés. Il convient toutefois d'attirer l'attention des candidats sur la manière dont ils renseignent certaines rubriques Rubrique des métiers exercés

Certains agents, qui ont assuré les mêmes fonctions pendant plusieurs années sur des postes différents, répètent sur plusieurs pages la description peu ou prou des mêmes activités. Seules les périodes d'exercice et les structures d'affectation et quelques tâches marginales changent. A la lecture, cette présentation ne fait pas suffisamment ressortir les informations essentielles que sont le métier exercé et les compétences qui lui sont attachées. Peut-être serait-il intéressant de regrouper certaines séquences chronologiques, a fortiori lorsque le changement concerne uniquement la dénomination de la structure suite à une réorganisation (exemple : DPMA-DPAEP-SG). Lorsque l'affectation présente du candidat est récente (quelques semaines avant l'épreuve orale), il lui revient de le mentionner clairement dans son dossier afin que le jury limite le nombre de questions techniques relatives à un poste sur lequel il est en phase de découverte. Rubrique des compétences mises en œuvre

Le répertoire des métiers constitue un outil pour réfléchir aux compétences mises en œuvre dans les métiers que l'agent a exercés, cette réflexion étant le préalable intellectuel indispensable à l'entretien avec le jury. Le recopier in extenso n'a par suite aucun sens, au regard de la finalité de l'épreuve. Par ailleurs, il ne faut pas reprendre des termes ou des expressions du répertoire, sans se questionner sur ce qu'ils recouvrent. C'est ainsi que certains candidats ont traduit le fait de travailler en relation avec des collègues en de « l’animation d'un réseau ». Cela ne bonifie pas plus l’expérience du candidat. Du reste, celui-ci passe probablement à côté d'une autre compétence, qui peut lui apparaître a priori moins complexe, mais qui est plus valorisante pour lui, dès lors qu'il la maîtrise. Rubrique des formations professionnelles

Lorsque les formations suivies sont nombreuses, il appartient au candidat de s'interroger sur la pertinence de les faire toutes figurer, notamment les plus anciennes ou celles concernant le même domaine (ex : entre plusieurs formations au traitement de texte, ne retenir que celle du niveau le plus élevé). A l'inverse, un candidat ne justifiant d'aucune formation en dépit d'une mobilité fonctionnelle doit pouvoir en expliquer les raisons. Ainsi, ce n'est pas la quantité des éléments mentionnés qui compte mais la pertinence et la qualité de leur présentation dans le dossier et devant le jury.

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2. L'exposé

Sur la forme, la séquence de 5 minutes maximum consacrée au parcours professionnel du candidat a généralement été préparée et répétée par les candidats. Aucun candidat ne s'est présenté en “ touriste ”. Cela dit, l'exposé est appris par cœur mot à mot et le moindre oubli dans la récitation plonge certains candidats dans de longs silences. L'effet est des plus négatifs et questionne sur la compréhension que le candidat a de son propre exposé. La majorité des candidats a également su gérer son temps. Le cas échéant, le président du jury a demandé aux intéressés de conclure rapidement afin de rester dans le délai imparti. Cette mauvaise gestion du temps a été pénalisante pour le candidat. Sur le fond, le jury constate cette année encore la difficulté de nombreux candidats à valoriser leurs expériences professionnelles. Même lorsque ces candidats privilégient une présentation plus condensée et plus thématique de leur carrière, le plus souvent, ils n’en livrent qu’un déroulé chronologique, passif et plat, parfois agrémenté de quelques exemples concrets, au demeurant non significatifs. Si ce n’est pas inintéressant, il est toutefois impératif que le candidat donne un sens à son expérience, dans le but de convaincre le jury de sa capacité à assumer des fonctions d’un niveau supérieur. Or la majorité des candidats ne parvient pas à se positionner en tant que catégorie B. Pour ce faire, le candidat doit mettre en avant les compétences acquises et mises en œuvre dans le cadre des fonctions exercées tout au long de son parcours professionnel. Cela nécessite en amont, de la part du candidat, une prise de recul par rapport à ses activités via un questionnement sur ce qu’il fait, selon quelle procédure et dans quelle finalité et un questionnement sur ce que l'on attend d'un secrétaire administratif. Pour ce qui est de la conclusion de l'exposé, il est positif de faire part au jury de sa motivation. Le jury constate cette année une plus grande disparité entre candidats, des candidats investis présentant un parcours varié dans le cadre d'un projet professionnel dynamique côtoyant des candidats au parcours monolithique sans profonde motivation. Plus que l'année dernière, l'épreuve orale a ainsi été particulièrement discriminante (notes de 7 à 18/20).

3. Les questions

Les questions portant sur le dossier ou l'exposé du candidat sont globalement assez bien traitées. Pour ce qui est des autres questions, d’un niveau basique, le jury a à nouveau été frappé lors de certaines prestations par :

- le manque de curiosité et d'intérêt patent des candidats pour leur environnement de travail y compris proche ;

- une très grande difficulté à s’extraire des tâches d’exécution pour les replacer dans un contexte plus global (compréhension de la finalité du travail effectué) ;

- la méconnaissance de données administratives élémentaires se rattachant aux fonctions. Les candidats auraient au préalable tout intérêt à imaginer les questions que leur parcours pourrait inspirer au jury.

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D’une manière générale, les missions, l'organisation et l’actualité des ministères économiques et financiers ainsi que le nom des Ministres, les grandes données relatives à la fonction publique et les principales notions budgétaires et comptables doivent être maîtrisées. Pour ce qui est de l’attitude des candidats, quelques-uns sont apparus trop détendus, d'autres ont multiplié les gestes autocentrés. D’autres ont peiné à établir un contact visuel ou une relation avec le jury, soit à cause d'un certain retrait, d'un manque d'énergie, d'un ton monocorde. D’autres encore se sont contentés de réponses expéditives, quant à l’inverse, certains masquaient la fragilité de leurs réponses par un délayage inutile ou leur incapacité à répondre par une demande de reformulation systématique des questions auprès du jury. Dans un contexte de concurrence serrée, ces attitudes sont pénalisantes. Le jury est parfaitement conscient du stress que peut engendrer l’épreuve orale. C’est pourquoi, il convient de se préparer à celle-ci. Le jury constate toutefois une amélioration sur cet aspect, par rapport à l'année passée. III- Conclusion Au vu des copies et des oraux et compte tenu du taux de sélectivité de cet examen, le jury recommande vivement aux candidats de s'investir avec rigueur dans la préparation des épreuves, notamment par la voie de la formation IGPDE. Ils pourront ainsi acquérir les techniques nécessaires à la réalisation d'une note de synthèse, quel que soit le thème abordé, et dans le cadre des oraux fictifs, “ tester ” leur exposé ainsi que les réactions et questions qu'il suscite, leurs connaissances de leur univers professionnel et leur comportement à l'oral. De fait, un minimum d'effort s'impose. Sur ce point, pour certains candidats, les formations plus spécifiques relatives à la prise de parole en public et à la gestion du stress ou au développement personnel, également proposées au catalogue général de l'IGPDE, seraient particulièrement bénéfiques. Par ailleurs, la Présidente du jury relève qu'un tiers des candidats a sollicité un retour sur sa prestation orale en vue d'améliorer sa performance à la prochaine session, avant même d'avoir reçu communication de ses notes. Une réponse individualisée a été donnée par la Présidente à chaque demande. Toutefois, cette démarche est peu compréhensible de la part des candidats dont la note est particulièrement basse et qui, pour partie, ont déjà bénéficié - pour un même niveau de note - des conseils du jury lors des sessions précédentes. Dans ce cas, la faiblesse de la prestation est révélatrice de ce que le candidat aborde l'épreuve, sans en comprendre la méthode ni la finalité. Enfin, le jury exprime ses sincères remerciements à l’équipe du secteur concours dont l'accueil et le professionnalisme ont contribué au bon déroulement de cet examen.

La présidente du jury Elodie MOREL