Quantification des produits de santeacute

Un Guide pour estimer ET planifier lapprovisionnement

des achats

Qu

an

tifi

cati

on

PREPARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la porteacutee et le but de la

quantification

Recueillir les donneacutees neacutecessaires

ESTIMATION DES PREVISIONS

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles

Calculer la consommation previsionnelle de chaque produit

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale

PLANIFICATION DE

LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement

Calculer les besoins et les coucircts totaux

des produits

Elaborer le plan drsquoapprovisionnement Comparer le budget disponible et les

coucircts

Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles

Mobiliser des ressources

suppleacutementaires

Acheter les quantiteacutes neacutecessaires

Les fonds sontshyils suffisants

Augmenter les fonds

OUI

NON

OUI

NON

JUIN 2014

Ce document a eacuteteacute conccedilu pour revue par lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement

international Il a eacuteteacute reacutealiseacute par lUSAID | PROJET DELIVER Commande de travail no 4

Quantification des produits

de santeacute

Un Guide pour estimer et planifier lapprovisionnement

des achats

Les opinions des auteurs exprimeacutees dans cette publication ne reflegravetent pas neacutecessairement lopinion de

lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international ou du gouvernement des Eacutetats-Unis

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail no 4

Le projet contractuel ndeg 4 de lUSAID | PROJET DELIVER est financeacutee par lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID) dans le cadre du contrat ndeg GPO-I-00-06-00007-00 numeacutero de commande AID-OAA-TO-10-00064 ayant deacutemarreacute le 30 septembre 2010 Elle est mise en œuvre par John Snow Inc en collaboration avec PATH Crown Agents Consultancy Inc Eastern and Southern African Management Institute FHI360 Futures Institute for Development LLC LLamasoft Inc le Groupe Manoff Inc Pharmaceutical Healthcare Distributers (PHD) PRISMA et VillageReach Le projet vise agrave ameacuteliorer les chaicircnes dapprovisionnement des produits de santeacute essentiels en renforccedilant les systegravemes dinformation de gestion logistique en simplifiant les systegravemes de distribution en identifiant les ressources financiegraveres pour lachat des produits de santeacute et le fonctionnement de la chaicircne dapprovisionnement et en ameacuteliorant lestimation de besoins en produits de santeacute et la planification des approvisionnements Le projet encourage les preneurs de deacutecisions et les bailleurs de fonds agrave inteacutegrer la logistique comme un facteur essentiel de la reacuteussite globale de leurs mandats de santeacute publique

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Reacutesumeacute

LUSAID | PROJET DELIVER projet contractuelle 4 a eacutelaboreacute ce guide pour la quantification des produits de santeacute il aidera les conseillers techniques les responsables de programme les directeurs dentrepocirct les agents dapprovisionnement et les fournisseurs de services dans (1) lestimation des besoins et des coucircts totaux des produits pour une mise en œuvre regraveussie des strategravegies et des objectifs du programme national de santeacute (2) lidentification des besoins et des deacuteficits de financement pour se procurer les produits neacutecessaires et (3) la planification des calendriers dachat et de livraison des expeacuteditions pour assurer un approvisionnement durable et efficace des produits de santeacute

La meacutethode eacutetape par eacutetape de quantification preacutesenteacutee dans ce guide est compleacuteteacute par une seacuterie de documents daccompagnement speacutecifiques aux produits qui comprennent des instructions deacutetailleacutees sur les preacutevisions de la consommation de meacutedicaments antireacutetroviraux de kits de deacutepistage du VIH de meacutedicaments antipaludiques et de fournitures de laboratoire

Photo de couverture Les eacutetapes de la quantification USAID | PROJET deacutecembre 2010

USAID | PROJET DELIVER

John Snow Inc

1616 Fort Myer Drive 16th Floor

Arlington VA 22209 Eacutetats-Unis

Teacuteleacutephone 703-528-7474

Teacuteleacutecopie 703-528-7480

Courriel askdeliverjsicom

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La meacutethode eacutetape par eacutetape de quantification preacutesenteacutee dans ce guide est compleacuteteacute par une seacuterie de documents daccompagnement speacutecifiques aux produits qui comprennent des instructions deacutetailleacutees sur les preacutevisions de la consommation de meacutedicaments antireacutetroviraux de kits de deacutepistage du VIH de meacutedicaments antipaludiques et de fournitures de laboratoire

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La meacutethode eacutetape par eacutetape de quantification preacutesenteacutee dans ce guide est compleacuteteacute par une seacuterie de documents daccompagnement speacutecifiques aux produits qui comprennent des instructions deacutetailleacutees sur les preacutevisions de la consommation de meacutedicaments antireacutetroviraux de kits de deacutepistage du VIH de meacutedicaments antipaludiques et de fournitures de laboratoire

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Table des matiegraveres

Acronymes vii

Remerciements ix

Objectif1

Qui doit utiliser ce manuel 1

Quel est lobjectif de ce Guide 1

Comment utiliser ce Guide2

Introduction agrave la quantification3

Rocircle de la quantification dans la chaicircne drsquoapprovisionnement 3

Quantification et inteacutegration de la chaicircne drsquoapprovisionnement3

Qui doit effectuer une quantification 4

La standardisation comme condition preacutealable agrave la quantification5

Les eacutetapes de la quantification7

Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification) 7

Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel13

Planification des approvisionnements 25

Utiliser les reacutesultats de la quantification 31

Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification 33

Reacutefeacuterences37

Annexes 39

A Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification41

B Programmes logiciels pour la quantification des produits de santeacute43

C Flux des donneacutees pendant la quantification 45

D Instructions pour exporter les donneacutees preacutevisionnelles mensuelles de Quantimed dans un fichier XML (pour importation ulteacuterieure dans le logiciel PipeLine)47

Figures

1 Eacutetapes de la quantification7

2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits de santeacute 19

3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV 22

4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement34

5 laquo Export Monthly Totals to Excel File raquo [Exporter les totaux mensuels dans un fichier Excel raquo 47

6 laquo Export to xml file raquo [Exporter vers un fichier xml] 48

7 laquo Select XML file for Export raquo [Seacutelectionner le fichier XML agrave exporter]49

8 Confirmation Screen [Eacutecran de confirmation] 50

9 Eacutecran laquo Consumption gt Forecast raquo [Consommation gt Preacutevisions]51

10 laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles] 51

11 laquo Forecast Import Reconciliation raquo [Reacuteconciliation des preacutevisions dimportation] 52

12 Seacutelection dun produit agrave ne pas importer dans leacutecran de reacuteconciliation des preacutevisions 52

13 Deacutesactiver la taille par deacutefaut de la case dans leacutecran de reacuteconciliation des preacutevisions 53

14 laquo Product Import raquo [Importation du produit] 53

Tableaux

1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH14

2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles 24

vi

Acronymes

3TC Lamivudine

ARV Meacutedicaments antireacutetroviraux

AZT Zidovudine

CDV Conseil et deacutepistage volontaire (VIH et Sida)

CHAI Clinton Health Access Initiative

CHU Centre hospitalier universitaire

CIDRZ Centre de recherche contre les maladies infectieuses de Zambie (Universiteacute dAlabama)

d4T Stavudine

DCIP Deacutepistage et conseil agrave linitiative des prestataires

ddI Didanosine

DPN Diagnostic preacutecoce du nourrisson

DST Directive standardiseacutee de traitement

EFV Eacutefavirenz

EGSD Eacutequipe de gestion de la santeacute de district

FPLM Family Planning Logistics Management (projet) [Projet de la logistique pour la planification familiale]

GFATM Global Fund to Fight AIDS Tuberculosis and Malaria [Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme]

IO Infection opportuniste

LPVr Lopinavirritonavir

max-min Maximum-minimum (type de systegraveme de controcircle de linventaire)

MDS Mois de stock

MS Ministegravere de la Santeacute

NMCC National Malaria Control Council (Conseil national de lutte contre le paludisme)

NVP Neacutevirapine

ONG Organisation non gouvernementale

PTME Preacutevention de la transmission de la megravere agrave lenfant (du VIH)

RH Rifampicineisoniazide

RHZE Rifampicineisoniazidepyrazinamideeacutethambutol

SampE Suivi et eacutevaluation

SGIS Systegraveme de gestion de linformation sanitaire

SIDA Syndrome dimmunodeacuteficience acquise

SIGL Systegraveme dinformation sur la gestion logistique

SPN Soins preacutenatals

TAR Theacuterapie antireacutetrovirale

TB Tuberculose

TDR Porteacutee des travaux

USAID Agence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international

VIH Virus dimmunodeacuteficience humaine

viii

Remerciements

Cette publication est deacutedieacutee aux nombreuses personnes des communauteacutes des organisations non gouvernementales (ONG) des organisations confessionnelles des ministegraveres de la santeacute et des autres organisations qui ont toujours lutteacute pour laccegraves aux meacutedicaments et aux services de santeacute essentiels La publication est eacutegalement deacutedieacutee aux amis et aux collegravegues qui ont travailleacute avec lUSAID | PROJET DELIVER et ses projets anterieurs John Snow Inc le Projet DELIVER et le projet de la Logistique pour la planification familiale (FPLM) I II et III et aux milliers de professionnels engageacutes dans les ministegraveres de la santeacute et les ONG qui travaillent au quotidien pour fournir agrave leurs clients et agrave leurs programmes des produits essentiels de santeacute publique

Les contrats de lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID) ont financeacute lassistance technique les projets dans les pays et la recherche qui a produit les expeacuteriences et les leccedilons preacutesenteacutees dans ce guide Nous exprimons notre gratitude agrave leacutequipe de professionnels du Bureau du VIH sida et de la Division de la Segravecuritegrave de la Logistique des Produits de lrsquoOffice de la Population et de la Santeacute de la reproduction (PRN) du Centre pour la population la santeacute et la nutrition Bureau de Santeacute globale de lAgence des Eacutetats-Unis pour le Deacuteveloppement international pour leurs encouragements et leurs conseils et pour leur engagement agrave ameacuteliorer les laboratoires et les programmes de santeacute publique sur le virus de limmunodeacuteficience humaine (VIH) et le syndrome dimmunodeacuteficience acquise (sida) par le biais de la logistique

Nous adressons nos sincegraveres remerciements agrave leacutequipe de base eacutelargie du personnel technique sur le terrain et dans le bureau du projet agrave Arlington en Virginie qui a deacuteveloppeacute et reacutedigeacute certaines parties de ce guide Les enseignements tireacutes de lexpeacuterience de lUSAID | PROJET DELIVER et de ses projets preacutedeacutecesseurs dans la conduite des exercices de quantification dans de nombreux pays et pour de nombreuses cateacutegories de produits nauraient pas eacuteteacute possibles sans ces preacutecieuses contributions

ix

x

Objectif

Qui doit utiliser ce manuel

Ce guide pratique sur la quantification des produits de santeacute a eacuteteacute conccedilu pour orienter les conseillers techniques les responsables de programmes les responsables des achats les directeurs des entrepocircts les prestataires de services les responsables gouvernementaux les partenaires de mise en œuvre les bailleurs et autres et pour les aider agrave reacutealiser un exercice de quantification agrave leacutechelle nationale Ce guide sera eacutegalement utile pour les membres de leacutequipe de quantification qui sont chargeacutes de la planification du programme du budget et de la mobilisation de ressources pour lachat des produits Les reacutesultats de la quantification leur permettra dappuyer ces activiteacutes

Quel est lobjectif de ce Guide

Le pregravesent guide a egravetegrave conccedilu pour aider les utilisateurs agrave mettre en œuvre une approche systeacutematique eacutetape par eacutetape de la quantification requise et des coucircts des produits de santeacute Il est recommandeacute de lutiliser pendant la conduite dun exercice national de quantification et comprend des directives speacutecifiques sur la maniegravere dutiliser les reacutesultats de la quantification aux fins suivantes

Identifier les besoins de financement et les lacunes relatives agrave lachat des produits neacutecessaires

Coordonner les calendriers des achats et des livraisons afin dassurer un approvisionnement durable et efficace des produits

Mettre en œuvre un processus degravevaluation et dactualisation des regravesultats de la quantification afin de preacuteserver et dameacuteliorer la validiteacute lexactitude et lutiliteacute des quantifications actuelles et futures

Bien quil existe plusieurs logiciels pour compleacuteter les eacutetapes de planification des preacutevisions et des approvisionnements pendant un exercice de quantification il nexiste agrave lheure actuelle aucun logiciel capable deffectuer lrsquoensemble de ces egravetapes Ce guide na pas eacuteteacute conccedilu dans le but de former les utilisateurs agrave utiliser un outil logiciel speacutecifique mais plutocirct pour guider les utilisateurs tout au long du processus de quantification Il est important de noter toutefois que le processus expliqueacute dans ce guide sur la planification de lapprovisionnement est lieacute au logiciel PipeLine Plus de 20 anneacutees de travail avec un large eacuteventail de produits ont montreacute au projet le logiciel PipeLine eacutetait le meilleur pour preacuteparer les plans dapprovisionnement Certains des logiciels actuellement disponibles sont reacutefeacuterenceacutes agrave lAnnexe B Programmes logiciels pour la quantification des produits de santeacute

La meacutethode eacutetape par eacutetape de la quantification des produits de santeacute preacutesenteacutee dans ce guide permettra aux utilisateurs mdash

De dresser la liste des donneacutees speacutecifiques neacutecessaires pendant chacune des eacutetapes de la quantification

De recueillir et danalyser les donneacutees disponibles

1

Didentifier et dobtenir un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles neacutecessaires pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs programmatiques et environnementaux attendus qui influenceront la demande des produits

Dorganiser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles et de structurer larborescence preacutevisionnelle afin deffectuer des preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute

Dutiliser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui devra ecirctre dispenseacute ou consommeacute pour chaque anneacutee de la quantification

Didentifier les paramegravetres cleacutes de la chaicircne dapprovisionnement neacutecessaires permettant drsquoestimer les besoins et les couacutets totaux des produits pour le pays ou le programme

Didentifier et datteindre un consensus sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement neacutecessaire pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs de la chaicircne drsquoapprovisionnement attendus qui influenceront la demande des produits de base

De calculer la totaliteacute des besoins en produits de base et des coucircts pour chaque anneacutee de la quantification

De planifier les quantiteacutes de produits expeacutedieacutes et les calendriers de livraison pour assurer un approvisionnement continu pour chaque anneacutee de la quantification

De comparer les montants et le calendrier des engagements de financement pour les achats avec les coucircts totaux des produits et les dates de livraison des expeacuteditions en tant queacutetape finale de la quantification

Dexpliquer les avantages de lutilisation du logiciel PipeLine pour obtenir les reacutesultats finaux de la quantification

Comment utiliser ce Guide

Ce guide geacuteneacuteral doit ecirctre utiliseacute avec les documents connexes qui ont eacuteteacute deacuteveloppeacutes pour les diffeacuterentes cateacutegories de produits Ce guide deacutecrit lensemble du processus de quantification du deacutebut agrave la fin fournit des instructions pour chaque eacutetape du processus de quantification et deacutecrit les deacutefis ainsi que des exemples tireacutes des exercices de quantification reacuteels

Les documents connexes speacutecifiques aux produits fournissent des indications deacutetailleacutees sur lestimation de la consommation des meacutedicaments antireacutetroviraux (ARV) des kits de deacutepistage du VIH des fournitures de laboratoire des meacutedicaments antipaludiques des produits contraceptifs et certains produits de la santeacute de la reproduction maternelle neacuteonatale et infantile Un exercice de quantification distinct doit ecirctre effectueacute pour chaque cateacutegorie de produit Les documents connexes preacutesentent des informations sur les produits comment ils sont prescrits dispenseacutes et utiliseacutes les types de donneacutees neacutecessaires et les hypothegraveses communes qui doivent ecirctre inteacutegreacutees dans leacutetape preacutevisionnelle de ces produits Ces documents connexes sont neacutecessaires pour finaliser la quantification de chacune de ces cateacutegories de produits

2

Introduction agrave la quantification

Rocircle de la quantification dans la chaicircne drsquoapprovisionnement La meacutethode de quantification deacuteveloppeacutee par le projet USAID | DELIVER et ses projets anterieurs est baseacutee sur plus de 20 ans dexpeacuterience dans la conduite de quantifications pour une large gamme de produits de santeacute publique La quantification est le processus qui consiste agrave estimer les quantiteacutes et les coucircts des produits neacutecessaires agrave un programme de santeacute speacutecifique (ou agrave un service) et agrave deacuteterminer le moment ougrave les produits doivent ecirctre livreacutes afin dassurer un approvisionnement ininterrompu dans le cadre du programme La quantification est une activiteacute essentielle de la chaicircne dapprovisionnement qui relie des informations sur les services et les produits du niveau de leacutetablissement aux politiques et aux plans du programme au niveau national elle est ensuite utiliseacutee pour informer le plus haut niveau deacutecisionnel du financement et de lapprovisionnement des produits Les reacutesultats dune quantification peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave optimiser lutilisation des ressources disponibles pour les achats pour plaider en faveur de la mobilisation de ressources suppleacutementaires en cas de besoin et pour informer les cycles de production du fabricant et les calendriers dexpeacutedition du fournisseur

La quantification nest pas un exercice annuel unique qui se termine lorsque les quantiteacutes et les La quantification nest pas un exercice ponctuel

coucircts deacutefinitifs des produits ont eacuteteacute deacutetermineacutes mais plutocirct un processus iteacuteratif qui comprend

des reacutevisions et des mises agrave jour tout au long de Les reacutesultats de lexercice doivent mener vers un lanneacutee

processus iteacuteratif de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees de quantification et des hypothegraveses et de recalcul des besoins et des coucircts totaux des produits pour tenir compte de la prestation des services et de la consommation reacuteelle ainsi que des changements dans les programmes et les plans au fil du temps Les reacutesultats dune quantification doivent ecirctre reacuteviseacutes et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus freacutequemment dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification de ce document preacutesente plus dinformations sur le suivi et la mise agrave jour des quantifications

Veuillez consulter la section Reacutefeacuterences de ce guide pour tous les autres documents et logiciels du PROJET de lUSAID | DELIVER lieacutes agrave la quantification des produits de santeacute dans les pays agrave ressources limiteacutees

Quantification et inteacutegration de la chaicircne

drsquoapprovisionnement Avec laugmentation des financements - provenant du gouvernement des Eacutetats-Unis (GEU) et du Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme (GFATM) pour les produits du programme tels que les produits contre le VIH et le paludisme et un accent accru sur loptimisation des ressources - les pays se sont concentreacutes sur lestimation de leurs besoins dune maniegravere plus systeacutematique pour reacuteduire le surstockage et le gaspillage

3

Les donneacutees disponibles sont un facteur cleacute ayant un impact sur la qualiteacute de la quantification Des investissements importants dans les programmes de soutien tels que le VIH et le sida et le paludisme ont apporteacute une certaine rigueur au processus Les reacutevisions peacuteriodiques des preacutevisions et les mises agrave jour reacuteguliegraveres des plans dapprovisionnement ont aideacute les pays agrave concentrer leurs ressources sur lameacutelioration de leurs systegravemes dinformation et en geacuteneacuteral leur performance du systegraveme logistique

Ainsi lefficaciteacute accrue de la quantification peut potentiellement contribuer de maniegravere significative agrave lacceacuteleacuteration de leacutevolution dune chaicircne dapprovisionnement de leacutetape speacuteciale agrave leacutetape organiseacutee (voir Supply Chain Evolution Introduction to a Framework for Supply Chain Strengthening of Developing Country Public Health Programs)

Qui doit effectuer une quantification

Afin quun exercice de quantification soit utile et efficace les personnes approprieacutees doivent participer agrave chaque eacutetape du processus depuis la collecte et lanalyse des donneacutees jusquagrave la preacutesentation des reacutesultats finaux au Ministegravere de la Santeacute (MS) et aux autres autoriteacutes compeacutetentes Les responsables de la logistique les deacutecideurs politiques les responsables de programme les experts techniques les agents dapprovisionnement les directeurs des entrepocircts et les fournisseurs de services sont les personnes plus souvent impliqueacutees dans une quantification Les politiques qui deacuteterminent le choix et lutilisation des produits quantifieacutes sont eacutegalement speacutecifiques agrave chaque programme agrave chaque type de service et au type de produit utiliseacute Par conseacutequent il est important de consulter les personnels clinique pharmaceutique et du laboratoire qui sont eacutetroitement impliqueacute dans la fourniture de ces services et dans la gestion des produits tout au long du processus de quantification

Un ou plusieurs des membres de leacutequipe de quantification doivent avoir des bonnes compeacutetences sur la gestion des bases de donneacutees qui sont neacutecessaires pour structurer les bases de donneacutees de quantification puis saisir les donneacutees et les hypothegraveses de preacutevision et de planification de lapprovisionnement dans la base de donneacutees calculer les quantiteacutes et les couts deacutefinitifs des meacutedicaments et planifier les quantiteacutes et les calendriers dexpeacutedition neacutecessaires pour reacutepondre agrave la totaliteacute des exigences du programme ou du pays

En fonction des capaciteacutes du personnel et des responsables des programmes une assistance Linstitutionnalisation des compeacutetences et des

capaciteacutes locales exige des ressources ainsi quetechnique exteacuterieure est souvent neacutecessaire pour lengagement des principales parties prenantes

les programmes nationaux qui souhaitent appliquer une meacutethode de quantification prouveacutee La reacuteussite des efforts de renforcement des capaciteacutes et linstitutionnalisation des capaciteacutes locales dans la quantification des produits de santeacute deacutependra du niveau dinvestissement dans le processus et de lengagement du personnel local pour que la quantification fasse partie de leurs responsabiliteacutes professionnelles Voir la section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification pour des informations deacutetailleacutees sur le niveau deffort les activiteacutes speacutecifiques et les compeacutetences et lexpeacuterience du personnel neacutecessaires pour effectuer reacuteviser et mettre agrave jour les quantifications nationales

LAnnexe A preacutesente un modegravele de calendrier pour effectuer une quantification agrave laide dune assistance technique qui tient eacutegalement compte des ressources et du temps neacutecessaires pour mettre au point une approche baseacutee sur le renforcement des capaciteacutes

4

La standardisation comme condition preacutealable agrave la

quantification

Une condition preacutealable agrave la conduite de la quantification de tout produit de santeacute est lexistence de directives standardiseacutees de traitement (DST) claires bien deacutefinies et diffuseacutees de protocoles des tests et de menus de tests de laboratoire pour deacutefinir comment des produits speacutecifiques doivent ecirctre administreacutes pour traitement ou utilisegraves pour des tests Cela est particulieacuterement vrai en lrsquoabsence de donneacutees fiables sur la consommation Une hypothegravese critique lors de lutilisation des donneacutees deacutemographiques des donneacutees sur la morbiditeacute et des donneacutees sur les services est que les prestataires de services respectent des directives standardiseacutees de traitement Par conseacutequent la standardisation doit preacuteceacuteder la quantification sachant que ces lignes directrices sont la base des hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle du processus

Dans le cas des nouveaux programmes en expansion rapide limportance des DST et des protocoles des tests est amplifieacutee sachant que des quantiteacutes suffisantes de produits doivent ecirctre acheteacutees pour permettre lexpansion En outre de nombreux services de santeacute exigent la disponibiliteacute de produits multiples au mecircme point de prestation de services (PPS) en mecircme temps

Il arrive parfois quau cours dune quantification au niveau national qui engloberait des programmes geacutereacutes par le ministegravere de la Santeacute et avec dautres bailleurs de fonds il existe plus dun ensemble de DST Par exemple un programme theacuterapeutique geacutereacute par une ONG peut utiliser ses propres lignes directrices et nadhegraverera pas aux DST nationales Dans ce cas les programmes doivent proceacuteder agrave une quantification distincte

Le respect des directives standardiseacutees de traitement peut contribuer agrave assurer que les produits sont utilisegraves comme ils doivent lrsquoecirctre et peut egravegalement amegraveliorer la pregravecision pendant legravetape de preacutevision de la quantification Toute non-conformiteacute avec les DST est susceptible de compromettre la validiteacute des reacutesultats de preacutevision et peut entraicircner des achats qui se traduiront par un surstockage et un gaspillage pour certains produits et des ruptures de stock pour dautres produits

Il est eacutegalement indispensable de consulter la liste des meacutedicaments essentiels et ou la liste des meacutedicaments preacuteceacutedemment acheteacutes pour srsquoassurer de la standardisation des intrants et des extrants preacutevisionnels avec les meacutedicaments approuveacutes et enregistreacutes dans le pays

5

6

Les eacutetapes de la quantification

Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement

Figure 1 Eacutetapes de la quantification

Qu

an

tifi

cati

on

PREPARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification

Recueillir les donneacutees neacutecessaires

ESTIMATION DES PREVISIONS

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles

Calculer la consommation projeteacutee de

chaque produit

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale

PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement

Calculer les besoins et les coucircts totaux

des produits

Elaborer le plan drsquoapprovisionnement

Comparer le budget disponible et les coucircts

Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles

Mobiliser des ressources suppleacutementaires

Acheter les quantiteacutes neacutecessaires

Les fonds sontshyils suffisants

Augmenter les fonds

OUI

NON

OUI

NON

7

Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)

Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

Deacutecrire le programme

Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services

PREacutePARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la couverture et lobjectif

de la quantification

Collecter les donneacutees neacutecessaires

et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS

Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

La porteacutee de la quantification

Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement

On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs

Lobjectif de la quantification

Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification

Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement

Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits

8

Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement

Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits

Peacuteriode de la quantification

Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur

Collecte des donneacutees neacutecessaires

Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs

Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification

9

millions

Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions

Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL

Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes

peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees

Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas

visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes

services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients

Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute

Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12

deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12

eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)

Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un

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pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme

Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification

Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne

Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer

Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions

Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement

Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours

Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme

les informations sur le produit

le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant

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le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels

les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

les informations sur le financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

les informations sur la distribution

les coucircts du deacutedouanement

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant

les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays

Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits

Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles

les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits

leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute

les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits

12

les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants

la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques

les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques

les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement

les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme

Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant

Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees

PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des

PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien

Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees

Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale

13

Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock

Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne

Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques

Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH

Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH

Type de

donneacutees

Donneacutees Qualiteacute des

donneacutees

Autres remarques

Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible

consommation niveau central

Les stocks disponibles au niveau

central

deacutemission des produits

au cours de 12 derniers

mois

dans les eacutetablissements

Les donneacutees de

consommation non

disponibles au niveau des

sites

Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest

services la base des rapports de suivi et

deacutevaluation du MS y compris le

nombre de personnes testeacutees

pour le conseil et de deacutepistage

volontaire du VIH (CDV) et la

preacutevention de la transmission de

la megravere agrave lenfant

Le nombre de visites de soins

preacutenatals

rapportagecompletude

des rapports de 75 au

cours de trois derniers

mois

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes pour la

seacutecuriteacute du sang

Aucune donneacutee nest

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes dans le cadre

de la formation

Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les

morbiditeacute adultes uniquement le taux

de preacutevalence nest pas

disponible pour les moins

de 15 ans

Donneacutees

deacutemographiques

Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest

disponible sur le taux de

croissance deacutemographique

14

Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees

la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de

produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre

facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes

demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits

Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification

Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees

Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables

En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash

Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees

Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock

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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees

Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits

Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees

Ajustement pour les rapports incomplets

Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants

Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports

Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees

Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants

Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises

Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees

En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere

Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux

La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)

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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante

Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees

Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque

Ajustement pour les ruptures de stock

Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation

Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash

La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =

1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock

Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes

Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock

Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale

17

Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles

Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes

Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision

18

19

Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits

de santeacute

Donneacutees historiques de

consommation Quantiteacute de

chaque produit prescrit ou

utiliseacute au cours des 12 derniers

mois (lorsque les donneacutees sont

disponibles ou peuvent ecirctre

estimeacutees)

Donneacutees deacutemographiques de

morbiditeacute

Donneacutees sur la croissance et les

tendances deacutemographiques

Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence

de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute

au sein dun groupe de population deacutefini

(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees

pour deacutefinir la totaliteacute des besoins

estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les

cibles ou le pourcentage des besoins

totaux agrave couvrir)

Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave

surestimer les besoins en produits Elles

doivent ecirctre compareacutees aux estimations

utilisant les donneacutees de consommation

et des services

Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la

quantification

Estimer la consommation

future de chaque produit

pour chaque anneacutee de la

quantification

Analyse des tendances

historiques de la

consommation

Analyse des facteurs

susceptibles dinfluencer

les variations de la

demande de

consommation

Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de

produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification

Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des

proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque

produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique

patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee

pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou

utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification

Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le

nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies

eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un

traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification

Analyse des tendances historiques

Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la

demande pour les cibles la couverture du programme

Donneacutees historiques des

services

Le nombre de visites de

services et de tests fournis et

effectueacutes deacutepisodes dune

maladie ou dun eacutetat de santeacute

traiteacute ou le nombre de

patients suivant un traitement

permanent continu au cours

des 12 derniers mois (lorsque

les donneacutees sont disponibles

ou peuvent ecirctre estimeacutees)

Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles

Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision

1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes

2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits

Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de

deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la

transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011

Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10

ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins

preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008

Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de

suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS

La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees

Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute

utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification

Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10

2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage

du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS

Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies

Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les

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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles

Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes

Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash

Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages

Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques

Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash

1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose

2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter

a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple

b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention

c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II

3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe

4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients

21

Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV

Nombre total de patients

Adultes - 90

Traitements de premiegravere intention shy

95

TDF3TC + NVP shy40

TDF3TC + EFV shy20

AZT3TC + NVP shy25

AZT3TC + EFV shy15

Traitements de deuxiegraveme intention shy

5

TDF3TC + LPVr shy20

ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50

ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30

Enfants - 10

Traitements de premiegravere

intention - 95

AZT + 3TC + EFV shy30

AZT + 3TD + NVP - 70

Traitements de deuxiegraveme

intention - 5

AZT + ddl + LPVr shy80

ABC + ddl + LPVr shy20

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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit

Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute

le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de

chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique

MULTIPLIEacute PAR

le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee

Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I

Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide

eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)

Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee

Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH

Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre

diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation

Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque

mois

Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles

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Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles

Type de donneacutees

Facteur de conversion Consommation estimeacutee

Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave

dispenser agrave utiliser X =

Quantiteacutes de produit

Services Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Donneacutees

deacutemographiques

de morbiditeacute

Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Cibles du

programme

Nombre cibleacute de patients

nombre de patients nombre

deacutepisodes de la maladie

nombre de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification

Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale

Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification

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aux coucircts communautaires

totaux

Planification des approvisionnements

En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des

donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions

Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan

planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits

continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan

dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement

leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles

coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs

Organiser et analyser les donneacutees

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

Informations relatives au financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

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le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

Exemples dhypothegraveses tireacutees dune

quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant

niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois

le pays Le financement de la 8e phase du

les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le

sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010

Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du

Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010

important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits

Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements

Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits

Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy

1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee

2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service

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Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)

Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises

Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation

+

[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]

Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique

Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel

Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour

Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies

le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock

toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine

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Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)

Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit

Eacutelaborer le plan dapprovisionnement

Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs

Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits

Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation

Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes

Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue

Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct

deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et

La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de

reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les

pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera

quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander

Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits

28

Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes

Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement

29

30

Utiliser les reacutesultats de la

quantification

Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock

La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes

la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires

la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits

la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats

la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment

lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage

Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash

la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification

lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees

un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses

un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)

les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification

le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)

31

une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur

le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois

les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes

32

Eacutevaluer et mettre agrave jour la

quantification

La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits

Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes

La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur

Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision

Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel

La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit

Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock

Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes

Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement

Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps

Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement

Connaissances et compeacutetences neacutecessaires

Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes

pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes

33

bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees

engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine

la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale

34

Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement

Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des six derniers

mois et analyser toutes les tendances

pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009

Examiner et actualiser les donneacutees si

neacutecessaire des preacutevisions actuelles du

mois de janvier 2009 au mois de

deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees

des six derniers mois

Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees

dans PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix

et les autres donneacutees sur les produits

dans PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des 12 derniers

mois Identifier toute lacune y affeacuterant

Effectuer un examen approfondi des

preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et

compleacuteter un estimation preacutevisionnelle

pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai

2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ

Saisir les nouvelles preacutevisions dans

PipeLine

Elaborer un plan drsquoapprovisionnement

pour les deux prochaines anneacutees dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA

35

36

Reacutefeacuterences

John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

37

38

Annexes

39

40

Annexe A

Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

19 20 21 22 23 24 25

Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi

Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en

calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier

de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des

des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux

(EDT)

Lusaka

Eacutequipe de

gestion de la

santeacute de

district

(EGSD)

Hospital de Kabwe

Centre de santeacute de

Kalingalinga - Lusaka

Centre de recherche

contre les maladies

infectieuses de Zambie

(CIDRZ) - Lusaka

Reacuteunions avec les

principaux intervenants

dans le Centre national

de lutte contre le

paludisme (National

Malaria Control

Center)

Eacutetude sur la

compilation et la

collecte de donneacutees

Eacutevaluation de

leacutetablissement -

Hocircpital universitaire

(University Teaching

Hospital (UTH)

Cancer Center

Reacuteunion avec le MS et

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec

les principaux

intervenants shy

MS

Eacutevaluation de

leacutetablissement

- Chilenja shy

Centre

41

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

26

Matin

Travaux

preacuteparatifs en

vue du

prochain

atelier sur la

construction

des

hypothegraveses

lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

et aux

meacutedicaments

contre les

infections

opportunistes

(IO)

Apregraves-midi

Visite du site

de latelier

27

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

Crestview Hotel

28

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees

aux meacutedicaments

contre les infections

opportunistes

Crestview Hotel

29

Matin et apregravesshy

midi Atelier sur

lrsquoeacutelaboration des

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes

Collecte des

statistiques provenant

du Centre hospitalier

universitaire

30

Matin

Analyses des cibles des

hypothegraveses au National

Malaria Control

Center avec les

intervenants cleacutes

Apregraves-midi

Saisie des donneacutees

preacuteliminaires dans le

logiciel Quantimed

31

Matin et apregraves-midi

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et

PipeLine

1

Matin

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et PipeLine

Apregraves-midi

Quantification des

reacutesultats de lanalyse

des antipaludiques

2 3 4 5 6

Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi

apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport

Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission

reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des

donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes

le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les

Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre

de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections

des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes

prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel

la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du

le paludisme aux meacutedicaments de lutte

contre le paludisme et les

infections opportunistes

infections

opportunistes

rapport de mission

42

Annexe B

Programmes logiciels pour la

quantification des produits de

santeacute

Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions

I Outils preacutevisionnels

Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

ProQ

ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares

Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom

Quantimed

Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou

43

9 Eacutecran laquo Consumption gt Forecast raquo [Consommation gt Preacutevisions]51

10 laquo Import Forecast Data raquo [Importer les donneacutees preacutevisionnelles] 51

11 laquo Forecast Import Reconciliation raquo [Reacuteconciliation des preacutevisions dimportation] 52

12 Seacutelection dun produit agrave ne pas importer dans leacutecran de reacuteconciliation des preacutevisions 52

13 Deacutesactiver la taille par deacutefaut de la case dans leacutecran de reacuteconciliation des preacutevisions 53

14 laquo Product Import raquo [Importation du produit] 53

Tableaux

1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH14

2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles 24

vi

Acronymes

3TC Lamivudine

ARV Meacutedicaments antireacutetroviraux

AZT Zidovudine

CDV Conseil et deacutepistage volontaire (VIH et Sida)

CHAI Clinton Health Access Initiative

CHU Centre hospitalier universitaire

CIDRZ Centre de recherche contre les maladies infectieuses de Zambie (Universiteacute dAlabama)

d4T Stavudine

DCIP Deacutepistage et conseil agrave linitiative des prestataires

ddI Didanosine

DPN Diagnostic preacutecoce du nourrisson

DST Directive standardiseacutee de traitement

EFV Eacutefavirenz

EGSD Eacutequipe de gestion de la santeacute de district

FPLM Family Planning Logistics Management (projet) [Projet de la logistique pour la planification familiale]

GFATM Global Fund to Fight AIDS Tuberculosis and Malaria [Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme]

IO Infection opportuniste

LPVr Lopinavirritonavir

max-min Maximum-minimum (type de systegraveme de controcircle de linventaire)

MDS Mois de stock

MS Ministegravere de la Santeacute

NMCC National Malaria Control Council (Conseil national de lutte contre le paludisme)

NVP Neacutevirapine

ONG Organisation non gouvernementale

PTME Preacutevention de la transmission de la megravere agrave lenfant (du VIH)

RH Rifampicineisoniazide

RHZE Rifampicineisoniazidepyrazinamideeacutethambutol

SampE Suivi et eacutevaluation

SGIS Systegraveme de gestion de linformation sanitaire

SIDA Syndrome dimmunodeacuteficience acquise

SIGL Systegraveme dinformation sur la gestion logistique

SPN Soins preacutenatals

TAR Theacuterapie antireacutetrovirale

TB Tuberculose

TDR Porteacutee des travaux

USAID Agence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international

VIH Virus dimmunodeacuteficience humaine

viii

Remerciements

Cette publication est deacutedieacutee aux nombreuses personnes des communauteacutes des organisations non gouvernementales (ONG) des organisations confessionnelles des ministegraveres de la santeacute et des autres organisations qui ont toujours lutteacute pour laccegraves aux meacutedicaments et aux services de santeacute essentiels La publication est eacutegalement deacutedieacutee aux amis et aux collegravegues qui ont travailleacute avec lUSAID | PROJET DELIVER et ses projets anterieurs John Snow Inc le Projet DELIVER et le projet de la Logistique pour la planification familiale (FPLM) I II et III et aux milliers de professionnels engageacutes dans les ministegraveres de la santeacute et les ONG qui travaillent au quotidien pour fournir agrave leurs clients et agrave leurs programmes des produits essentiels de santeacute publique

Les contrats de lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID) ont financeacute lassistance technique les projets dans les pays et la recherche qui a produit les expeacuteriences et les leccedilons preacutesenteacutees dans ce guide Nous exprimons notre gratitude agrave leacutequipe de professionnels du Bureau du VIH sida et de la Division de la Segravecuritegrave de la Logistique des Produits de lrsquoOffice de la Population et de la Santeacute de la reproduction (PRN) du Centre pour la population la santeacute et la nutrition Bureau de Santeacute globale de lAgence des Eacutetats-Unis pour le Deacuteveloppement international pour leurs encouragements et leurs conseils et pour leur engagement agrave ameacuteliorer les laboratoires et les programmes de santeacute publique sur le virus de limmunodeacuteficience humaine (VIH) et le syndrome dimmunodeacuteficience acquise (sida) par le biais de la logistique

Nous adressons nos sincegraveres remerciements agrave leacutequipe de base eacutelargie du personnel technique sur le terrain et dans le bureau du projet agrave Arlington en Virginie qui a deacuteveloppeacute et reacutedigeacute certaines parties de ce guide Les enseignements tireacutes de lexpeacuterience de lUSAID | PROJET DELIVER et de ses projets preacutedeacutecesseurs dans la conduite des exercices de quantification dans de nombreux pays et pour de nombreuses cateacutegories de produits nauraient pas eacuteteacute possibles sans ces preacutecieuses contributions

ix

x

Objectif

Qui doit utiliser ce manuel

Ce guide pratique sur la quantification des produits de santeacute a eacuteteacute conccedilu pour orienter les conseillers techniques les responsables de programmes les responsables des achats les directeurs des entrepocircts les prestataires de services les responsables gouvernementaux les partenaires de mise en œuvre les bailleurs et autres et pour les aider agrave reacutealiser un exercice de quantification agrave leacutechelle nationale Ce guide sera eacutegalement utile pour les membres de leacutequipe de quantification qui sont chargeacutes de la planification du programme du budget et de la mobilisation de ressources pour lachat des produits Les reacutesultats de la quantification leur permettra dappuyer ces activiteacutes

Quel est lobjectif de ce Guide

Le pregravesent guide a egravetegrave conccedilu pour aider les utilisateurs agrave mettre en œuvre une approche systeacutematique eacutetape par eacutetape de la quantification requise et des coucircts des produits de santeacute Il est recommandeacute de lutiliser pendant la conduite dun exercice national de quantification et comprend des directives speacutecifiques sur la maniegravere dutiliser les reacutesultats de la quantification aux fins suivantes

Identifier les besoins de financement et les lacunes relatives agrave lachat des produits neacutecessaires

Coordonner les calendriers des achats et des livraisons afin dassurer un approvisionnement durable et efficace des produits

Mettre en œuvre un processus degravevaluation et dactualisation des regravesultats de la quantification afin de preacuteserver et dameacuteliorer la validiteacute lexactitude et lutiliteacute des quantifications actuelles et futures

Bien quil existe plusieurs logiciels pour compleacuteter les eacutetapes de planification des preacutevisions et des approvisionnements pendant un exercice de quantification il nexiste agrave lheure actuelle aucun logiciel capable deffectuer lrsquoensemble de ces egravetapes Ce guide na pas eacuteteacute conccedilu dans le but de former les utilisateurs agrave utiliser un outil logiciel speacutecifique mais plutocirct pour guider les utilisateurs tout au long du processus de quantification Il est important de noter toutefois que le processus expliqueacute dans ce guide sur la planification de lapprovisionnement est lieacute au logiciel PipeLine Plus de 20 anneacutees de travail avec un large eacuteventail de produits ont montreacute au projet le logiciel PipeLine eacutetait le meilleur pour preacuteparer les plans dapprovisionnement Certains des logiciels actuellement disponibles sont reacutefeacuterenceacutes agrave lAnnexe B Programmes logiciels pour la quantification des produits de santeacute

La meacutethode eacutetape par eacutetape de la quantification des produits de santeacute preacutesenteacutee dans ce guide permettra aux utilisateurs mdash

De dresser la liste des donneacutees speacutecifiques neacutecessaires pendant chacune des eacutetapes de la quantification

De recueillir et danalyser les donneacutees disponibles

1

Didentifier et dobtenir un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles neacutecessaires pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs programmatiques et environnementaux attendus qui influenceront la demande des produits

Dorganiser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles et de structurer larborescence preacutevisionnelle afin deffectuer des preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute

Dutiliser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui devra ecirctre dispenseacute ou consommeacute pour chaque anneacutee de la quantification

Didentifier les paramegravetres cleacutes de la chaicircne dapprovisionnement neacutecessaires permettant drsquoestimer les besoins et les couacutets totaux des produits pour le pays ou le programme

Didentifier et datteindre un consensus sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement neacutecessaire pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs de la chaicircne drsquoapprovisionnement attendus qui influenceront la demande des produits de base

De calculer la totaliteacute des besoins en produits de base et des coucircts pour chaque anneacutee de la quantification

De planifier les quantiteacutes de produits expeacutedieacutes et les calendriers de livraison pour assurer un approvisionnement continu pour chaque anneacutee de la quantification

De comparer les montants et le calendrier des engagements de financement pour les achats avec les coucircts totaux des produits et les dates de livraison des expeacuteditions en tant queacutetape finale de la quantification

Dexpliquer les avantages de lutilisation du logiciel PipeLine pour obtenir les reacutesultats finaux de la quantification

Comment utiliser ce Guide

Ce guide geacuteneacuteral doit ecirctre utiliseacute avec les documents connexes qui ont eacuteteacute deacuteveloppeacutes pour les diffeacuterentes cateacutegories de produits Ce guide deacutecrit lensemble du processus de quantification du deacutebut agrave la fin fournit des instructions pour chaque eacutetape du processus de quantification et deacutecrit les deacutefis ainsi que des exemples tireacutes des exercices de quantification reacuteels

Les documents connexes speacutecifiques aux produits fournissent des indications deacutetailleacutees sur lestimation de la consommation des meacutedicaments antireacutetroviraux (ARV) des kits de deacutepistage du VIH des fournitures de laboratoire des meacutedicaments antipaludiques des produits contraceptifs et certains produits de la santeacute de la reproduction maternelle neacuteonatale et infantile Un exercice de quantification distinct doit ecirctre effectueacute pour chaque cateacutegorie de produit Les documents connexes preacutesentent des informations sur les produits comment ils sont prescrits dispenseacutes et utiliseacutes les types de donneacutees neacutecessaires et les hypothegraveses communes qui doivent ecirctre inteacutegreacutees dans leacutetape preacutevisionnelle de ces produits Ces documents connexes sont neacutecessaires pour finaliser la quantification de chacune de ces cateacutegories de produits

2

Introduction agrave la quantification

Rocircle de la quantification dans la chaicircne drsquoapprovisionnement La meacutethode de quantification deacuteveloppeacutee par le projet USAID | DELIVER et ses projets anterieurs est baseacutee sur plus de 20 ans dexpeacuterience dans la conduite de quantifications pour une large gamme de produits de santeacute publique La quantification est le processus qui consiste agrave estimer les quantiteacutes et les coucircts des produits neacutecessaires agrave un programme de santeacute speacutecifique (ou agrave un service) et agrave deacuteterminer le moment ougrave les produits doivent ecirctre livreacutes afin dassurer un approvisionnement ininterrompu dans le cadre du programme La quantification est une activiteacute essentielle de la chaicircne dapprovisionnement qui relie des informations sur les services et les produits du niveau de leacutetablissement aux politiques et aux plans du programme au niveau national elle est ensuite utiliseacutee pour informer le plus haut niveau deacutecisionnel du financement et de lapprovisionnement des produits Les reacutesultats dune quantification peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave optimiser lutilisation des ressources disponibles pour les achats pour plaider en faveur de la mobilisation de ressources suppleacutementaires en cas de besoin et pour informer les cycles de production du fabricant et les calendriers dexpeacutedition du fournisseur

La quantification nest pas un exercice annuel unique qui se termine lorsque les quantiteacutes et les La quantification nest pas un exercice ponctuel

coucircts deacutefinitifs des produits ont eacuteteacute deacutetermineacutes mais plutocirct un processus iteacuteratif qui comprend

des reacutevisions et des mises agrave jour tout au long de Les reacutesultats de lexercice doivent mener vers un lanneacutee

processus iteacuteratif de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees de quantification et des hypothegraveses et de recalcul des besoins et des coucircts totaux des produits pour tenir compte de la prestation des services et de la consommation reacuteelle ainsi que des changements dans les programmes et les plans au fil du temps Les reacutesultats dune quantification doivent ecirctre reacuteviseacutes et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus freacutequemment dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification de ce document preacutesente plus dinformations sur le suivi et la mise agrave jour des quantifications

Veuillez consulter la section Reacutefeacuterences de ce guide pour tous les autres documents et logiciels du PROJET de lUSAID | DELIVER lieacutes agrave la quantification des produits de santeacute dans les pays agrave ressources limiteacutees

Quantification et inteacutegration de la chaicircne

drsquoapprovisionnement Avec laugmentation des financements - provenant du gouvernement des Eacutetats-Unis (GEU) et du Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme (GFATM) pour les produits du programme tels que les produits contre le VIH et le paludisme et un accent accru sur loptimisation des ressources - les pays se sont concentreacutes sur lestimation de leurs besoins dune maniegravere plus systeacutematique pour reacuteduire le surstockage et le gaspillage

3

Les donneacutees disponibles sont un facteur cleacute ayant un impact sur la qualiteacute de la quantification Des investissements importants dans les programmes de soutien tels que le VIH et le sida et le paludisme ont apporteacute une certaine rigueur au processus Les reacutevisions peacuteriodiques des preacutevisions et les mises agrave jour reacuteguliegraveres des plans dapprovisionnement ont aideacute les pays agrave concentrer leurs ressources sur lameacutelioration de leurs systegravemes dinformation et en geacuteneacuteral leur performance du systegraveme logistique

Ainsi lefficaciteacute accrue de la quantification peut potentiellement contribuer de maniegravere significative agrave lacceacuteleacuteration de leacutevolution dune chaicircne dapprovisionnement de leacutetape speacuteciale agrave leacutetape organiseacutee (voir Supply Chain Evolution Introduction to a Framework for Supply Chain Strengthening of Developing Country Public Health Programs)

Qui doit effectuer une quantification

Afin quun exercice de quantification soit utile et efficace les personnes approprieacutees doivent participer agrave chaque eacutetape du processus depuis la collecte et lanalyse des donneacutees jusquagrave la preacutesentation des reacutesultats finaux au Ministegravere de la Santeacute (MS) et aux autres autoriteacutes compeacutetentes Les responsables de la logistique les deacutecideurs politiques les responsables de programme les experts techniques les agents dapprovisionnement les directeurs des entrepocircts et les fournisseurs de services sont les personnes plus souvent impliqueacutees dans une quantification Les politiques qui deacuteterminent le choix et lutilisation des produits quantifieacutes sont eacutegalement speacutecifiques agrave chaque programme agrave chaque type de service et au type de produit utiliseacute Par conseacutequent il est important de consulter les personnels clinique pharmaceutique et du laboratoire qui sont eacutetroitement impliqueacute dans la fourniture de ces services et dans la gestion des produits tout au long du processus de quantification

Un ou plusieurs des membres de leacutequipe de quantification doivent avoir des bonnes compeacutetences sur la gestion des bases de donneacutees qui sont neacutecessaires pour structurer les bases de donneacutees de quantification puis saisir les donneacutees et les hypothegraveses de preacutevision et de planification de lapprovisionnement dans la base de donneacutees calculer les quantiteacutes et les couts deacutefinitifs des meacutedicaments et planifier les quantiteacutes et les calendriers dexpeacutedition neacutecessaires pour reacutepondre agrave la totaliteacute des exigences du programme ou du pays

En fonction des capaciteacutes du personnel et des responsables des programmes une assistance Linstitutionnalisation des compeacutetences et des

capaciteacutes locales exige des ressources ainsi quetechnique exteacuterieure est souvent neacutecessaire pour lengagement des principales parties prenantes

les programmes nationaux qui souhaitent appliquer une meacutethode de quantification prouveacutee La reacuteussite des efforts de renforcement des capaciteacutes et linstitutionnalisation des capaciteacutes locales dans la quantification des produits de santeacute deacutependra du niveau dinvestissement dans le processus et de lengagement du personnel local pour que la quantification fasse partie de leurs responsabiliteacutes professionnelles Voir la section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification pour des informations deacutetailleacutees sur le niveau deffort les activiteacutes speacutecifiques et les compeacutetences et lexpeacuterience du personnel neacutecessaires pour effectuer reacuteviser et mettre agrave jour les quantifications nationales

LAnnexe A preacutesente un modegravele de calendrier pour effectuer une quantification agrave laide dune assistance technique qui tient eacutegalement compte des ressources et du temps neacutecessaires pour mettre au point une approche baseacutee sur le renforcement des capaciteacutes

4

La standardisation comme condition preacutealable agrave la

quantification

Une condition preacutealable agrave la conduite de la quantification de tout produit de santeacute est lexistence de directives standardiseacutees de traitement (DST) claires bien deacutefinies et diffuseacutees de protocoles des tests et de menus de tests de laboratoire pour deacutefinir comment des produits speacutecifiques doivent ecirctre administreacutes pour traitement ou utilisegraves pour des tests Cela est particulieacuterement vrai en lrsquoabsence de donneacutees fiables sur la consommation Une hypothegravese critique lors de lutilisation des donneacutees deacutemographiques des donneacutees sur la morbiditeacute et des donneacutees sur les services est que les prestataires de services respectent des directives standardiseacutees de traitement Par conseacutequent la standardisation doit preacuteceacuteder la quantification sachant que ces lignes directrices sont la base des hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle du processus

Dans le cas des nouveaux programmes en expansion rapide limportance des DST et des protocoles des tests est amplifieacutee sachant que des quantiteacutes suffisantes de produits doivent ecirctre acheteacutees pour permettre lexpansion En outre de nombreux services de santeacute exigent la disponibiliteacute de produits multiples au mecircme point de prestation de services (PPS) en mecircme temps

Il arrive parfois quau cours dune quantification au niveau national qui engloberait des programmes geacutereacutes par le ministegravere de la Santeacute et avec dautres bailleurs de fonds il existe plus dun ensemble de DST Par exemple un programme theacuterapeutique geacutereacute par une ONG peut utiliser ses propres lignes directrices et nadhegraverera pas aux DST nationales Dans ce cas les programmes doivent proceacuteder agrave une quantification distincte

Le respect des directives standardiseacutees de traitement peut contribuer agrave assurer que les produits sont utilisegraves comme ils doivent lrsquoecirctre et peut egravegalement amegraveliorer la pregravecision pendant legravetape de preacutevision de la quantification Toute non-conformiteacute avec les DST est susceptible de compromettre la validiteacute des reacutesultats de preacutevision et peut entraicircner des achats qui se traduiront par un surstockage et un gaspillage pour certains produits et des ruptures de stock pour dautres produits

Il est eacutegalement indispensable de consulter la liste des meacutedicaments essentiels et ou la liste des meacutedicaments preacuteceacutedemment acheteacutes pour srsquoassurer de la standardisation des intrants et des extrants preacutevisionnels avec les meacutedicaments approuveacutes et enregistreacutes dans le pays

5

6

Les eacutetapes de la quantification

Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement

Figure 1 Eacutetapes de la quantification

Qu

an

tifi

cati

on

PREPARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification

Recueillir les donneacutees neacutecessaires

ESTIMATION DES PREVISIONS

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles

Calculer la consommation projeteacutee de

chaque produit

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale

PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement

Calculer les besoins et les coucircts totaux

des produits

Elaborer le plan drsquoapprovisionnement

Comparer le budget disponible et les coucircts

Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles

Mobiliser des ressources suppleacutementaires

Acheter les quantiteacutes neacutecessaires

Les fonds sontshyils suffisants

Augmenter les fonds

OUI

NON

OUI

NON

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Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)

Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

Deacutecrire le programme

Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services

PREacutePARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la couverture et lobjectif

de la quantification

Collecter les donneacutees neacutecessaires

et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS

Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

La porteacutee de la quantification

Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement

On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs

Lobjectif de la quantification

Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification

Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement

Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits

8

Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement

Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits

Peacuteriode de la quantification

Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur

Collecte des donneacutees neacutecessaires

Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs

Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification

9

millions

Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions

Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL

Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes

peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees

Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas

visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes

services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients

Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute

Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12

deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12

eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)

Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un

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pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme

Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification

Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne

Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer

Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions

Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement

Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours

Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme

les informations sur le produit

le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant

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le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels

les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

les informations sur le financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

les informations sur la distribution

les coucircts du deacutedouanement

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant

les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays

Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits

Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles

les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits

leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute

les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits

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les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants

la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques

les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques

les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement

les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme

Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant

Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees

PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des

PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien

Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees

Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale

13

Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock

Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne

Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques

Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH

Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH

Type de

donneacutees

Donneacutees Qualiteacute des

donneacutees

Autres remarques

Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible

consommation niveau central

Les stocks disponibles au niveau

central

deacutemission des produits

au cours de 12 derniers

mois

dans les eacutetablissements

Les donneacutees de

consommation non

disponibles au niveau des

sites

Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest

services la base des rapports de suivi et

deacutevaluation du MS y compris le

nombre de personnes testeacutees

pour le conseil et de deacutepistage

volontaire du VIH (CDV) et la

preacutevention de la transmission de

la megravere agrave lenfant

Le nombre de visites de soins

preacutenatals

rapportagecompletude

des rapports de 75 au

cours de trois derniers

mois

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes pour la

seacutecuriteacute du sang

Aucune donneacutee nest

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes dans le cadre

de la formation

Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les

morbiditeacute adultes uniquement le taux

de preacutevalence nest pas

disponible pour les moins

de 15 ans

Donneacutees

deacutemographiques

Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest

disponible sur le taux de

croissance deacutemographique

14

Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees

la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de

produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre

facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes

demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits

Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification

Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees

Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables

En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash

Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees

Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock

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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees

Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits

Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees

Ajustement pour les rapports incomplets

Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants

Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports

Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees

Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants

Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises

Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees

En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere

Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux

La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)

16

Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante

Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees

Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque

Ajustement pour les ruptures de stock

Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation

Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash

La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =

1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock

Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes

Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock

Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale

17

Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles

Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes

Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision

18

19

Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits

de santeacute

Donneacutees historiques de

consommation Quantiteacute de

chaque produit prescrit ou

utiliseacute au cours des 12 derniers

mois (lorsque les donneacutees sont

disponibles ou peuvent ecirctre

estimeacutees)

Donneacutees deacutemographiques de

morbiditeacute

Donneacutees sur la croissance et les

tendances deacutemographiques

Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence

de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute

au sein dun groupe de population deacutefini

(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees

pour deacutefinir la totaliteacute des besoins

estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les

cibles ou le pourcentage des besoins

totaux agrave couvrir)

Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave

surestimer les besoins en produits Elles

doivent ecirctre compareacutees aux estimations

utilisant les donneacutees de consommation

et des services

Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la

quantification

Estimer la consommation

future de chaque produit

pour chaque anneacutee de la

quantification

Analyse des tendances

historiques de la

consommation

Analyse des facteurs

susceptibles dinfluencer

les variations de la

demande de

consommation

Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de

produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification

Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des

proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque

produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique

patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee

pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou

utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification

Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le

nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies

eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un

traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification

Analyse des tendances historiques

Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la

demande pour les cibles la couverture du programme

Donneacutees historiques des

services

Le nombre de visites de

services et de tests fournis et

effectueacutes deacutepisodes dune

maladie ou dun eacutetat de santeacute

traiteacute ou le nombre de

patients suivant un traitement

permanent continu au cours

des 12 derniers mois (lorsque

les donneacutees sont disponibles

ou peuvent ecirctre estimeacutees)

Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles

Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision

1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes

2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits

Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de

deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la

transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011

Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10

ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins

preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008

Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de

suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS

La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees

Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute

utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification

Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10

2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage

du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS

Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies

Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les

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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles

Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes

Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash

Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages

Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques

Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash

1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose

2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter

a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple

b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention

c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II

3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe

4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients

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Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV

Nombre total de patients

Adultes - 90

Traitements de premiegravere intention shy

95

TDF3TC + NVP shy40

TDF3TC + EFV shy20

AZT3TC + NVP shy25

AZT3TC + EFV shy15

Traitements de deuxiegraveme intention shy

5

TDF3TC + LPVr shy20

ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50

ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30

Enfants - 10

Traitements de premiegravere

intention - 95

AZT + 3TC + EFV shy30

AZT + 3TD + NVP - 70

Traitements de deuxiegraveme

intention - 5

AZT + ddl + LPVr shy80

ABC + ddl + LPVr shy20

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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit

Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute

le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de

chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique

MULTIPLIEacute PAR

le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee

Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I

Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide

eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)

Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee

Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH

Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre

diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation

Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque

mois

Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles

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Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles

Type de donneacutees

Facteur de conversion Consommation estimeacutee

Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave

dispenser agrave utiliser X =

Quantiteacutes de produit

Services Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Donneacutees

deacutemographiques

de morbiditeacute

Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Cibles du

programme

Nombre cibleacute de patients

nombre de patients nombre

deacutepisodes de la maladie

nombre de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification

Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale

Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification

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aux coucircts communautaires

totaux

Planification des approvisionnements

En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des

donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions

Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan

planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits

continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan

dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement

leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles

coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs

Organiser et analyser les donneacutees

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

Informations relatives au financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

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le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

Exemples dhypothegraveses tireacutees dune

quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant

niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois

le pays Le financement de la 8e phase du

les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le

sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010

Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du

Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010

important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits

Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements

Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits

Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy

1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee

2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service

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Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)

Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises

Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation

+

[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]

Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique

Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel

Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour

Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies

le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock

toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine

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Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)

Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit

Eacutelaborer le plan dapprovisionnement

Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs

Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits

Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation

Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes

Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue

Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct

deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et

La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de

reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les

pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera

quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander

Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits

28

Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes

Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement

29

30

Utiliser les reacutesultats de la

quantification

Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock

La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes

la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires

la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits

la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats

la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment

lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage

Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash

la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification

lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees

un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses

un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)

les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification

le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)

31

une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur

le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois

les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes

32

Eacutevaluer et mettre agrave jour la

quantification

La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits

Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes

La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur

Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision

Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel

La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit

Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock

Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes

Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement

Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps

Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement

Connaissances et compeacutetences neacutecessaires

Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes

pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes

33

bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees

engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine

la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale

34

Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement

Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des six derniers

mois et analyser toutes les tendances

pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009

Examiner et actualiser les donneacutees si

neacutecessaire des preacutevisions actuelles du

mois de janvier 2009 au mois de

deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees

des six derniers mois

Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees

dans PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix

et les autres donneacutees sur les produits

dans PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des 12 derniers

mois Identifier toute lacune y affeacuterant

Effectuer un examen approfondi des

preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et

compleacuteter un estimation preacutevisionnelle

pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai

2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ

Saisir les nouvelles preacutevisions dans

PipeLine

Elaborer un plan drsquoapprovisionnement

pour les deux prochaines anneacutees dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA

35

36

Reacutefeacuterences

John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

37

38

Annexes

39

40

Annexe A

Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

19 20 21 22 23 24 25

Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi

Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en

calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier

de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des

des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux

(EDT)

Lusaka

Eacutequipe de

gestion de la

santeacute de

district

(EGSD)

Hospital de Kabwe

Centre de santeacute de

Kalingalinga - Lusaka

Centre de recherche

contre les maladies

infectieuses de Zambie

(CIDRZ) - Lusaka

Reacuteunions avec les

principaux intervenants

dans le Centre national

de lutte contre le

paludisme (National

Malaria Control

Center)

Eacutetude sur la

compilation et la

collecte de donneacutees

Eacutevaluation de

leacutetablissement -

Hocircpital universitaire

(University Teaching

Hospital (UTH)

Cancer Center

Reacuteunion avec le MS et

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec

les principaux

intervenants shy

MS

Eacutevaluation de

leacutetablissement

- Chilenja shy

Centre

41

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

26

Matin

Travaux

preacuteparatifs en

vue du

prochain

atelier sur la

construction

des

hypothegraveses

lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

et aux

meacutedicaments

contre les

infections

opportunistes

(IO)

Apregraves-midi

Visite du site

de latelier

27

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

Crestview Hotel

28

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees

aux meacutedicaments

contre les infections

opportunistes

Crestview Hotel

29

Matin et apregravesshy

midi Atelier sur

lrsquoeacutelaboration des

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes

Collecte des

statistiques provenant

du Centre hospitalier

universitaire

30

Matin

Analyses des cibles des

hypothegraveses au National

Malaria Control

Center avec les

intervenants cleacutes

Apregraves-midi

Saisie des donneacutees

preacuteliminaires dans le

logiciel Quantimed

31

Matin et apregraves-midi

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et

PipeLine

1

Matin

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et PipeLine

Apregraves-midi

Quantification des

reacutesultats de lanalyse

des antipaludiques

2 3 4 5 6

Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi

apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport

Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission

reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des

donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes

le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les

Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre

de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections

des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes

prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel

la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du

le paludisme aux meacutedicaments de lutte

contre le paludisme et les

infections opportunistes

infections

opportunistes

rapport de mission

42

Annexe B

Programmes logiciels pour la

quantification des produits de

santeacute

Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions

I Outils preacutevisionnels

Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

ProQ

ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares

Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom

Quantimed

Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou

43

Acronymes

3TC Lamivudine

ARV Meacutedicaments antireacutetroviraux

AZT Zidovudine

CDV Conseil et deacutepistage volontaire (VIH et Sida)

CHAI Clinton Health Access Initiative

CHU Centre hospitalier universitaire

CIDRZ Centre de recherche contre les maladies infectieuses de Zambie (Universiteacute dAlabama)

d4T Stavudine

DCIP Deacutepistage et conseil agrave linitiative des prestataires

ddI Didanosine

DPN Diagnostic preacutecoce du nourrisson

DST Directive standardiseacutee de traitement

EFV Eacutefavirenz

EGSD Eacutequipe de gestion de la santeacute de district

FPLM Family Planning Logistics Management (projet) [Projet de la logistique pour la planification familiale]

GFATM Global Fund to Fight AIDS Tuberculosis and Malaria [Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme]

IO Infection opportuniste

LPVr Lopinavirritonavir

max-min Maximum-minimum (type de systegraveme de controcircle de linventaire)

MDS Mois de stock

MS Ministegravere de la Santeacute

NMCC National Malaria Control Council (Conseil national de lutte contre le paludisme)

NVP Neacutevirapine

ONG Organisation non gouvernementale

PTME Preacutevention de la transmission de la megravere agrave lenfant (du VIH)

RH Rifampicineisoniazide

RHZE Rifampicineisoniazidepyrazinamideeacutethambutol

SampE Suivi et eacutevaluation

SGIS Systegraveme de gestion de linformation sanitaire

SIDA Syndrome dimmunodeacuteficience acquise

SIGL Systegraveme dinformation sur la gestion logistique

SPN Soins preacutenatals

TAR Theacuterapie antireacutetrovirale

TB Tuberculose

TDR Porteacutee des travaux

USAID Agence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international

VIH Virus dimmunodeacuteficience humaine

viii

Remerciements

Cette publication est deacutedieacutee aux nombreuses personnes des communauteacutes des organisations non gouvernementales (ONG) des organisations confessionnelles des ministegraveres de la santeacute et des autres organisations qui ont toujours lutteacute pour laccegraves aux meacutedicaments et aux services de santeacute essentiels La publication est eacutegalement deacutedieacutee aux amis et aux collegravegues qui ont travailleacute avec lUSAID | PROJET DELIVER et ses projets anterieurs John Snow Inc le Projet DELIVER et le projet de la Logistique pour la planification familiale (FPLM) I II et III et aux milliers de professionnels engageacutes dans les ministegraveres de la santeacute et les ONG qui travaillent au quotidien pour fournir agrave leurs clients et agrave leurs programmes des produits essentiels de santeacute publique

Les contrats de lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID) ont financeacute lassistance technique les projets dans les pays et la recherche qui a produit les expeacuteriences et les leccedilons preacutesenteacutees dans ce guide Nous exprimons notre gratitude agrave leacutequipe de professionnels du Bureau du VIH sida et de la Division de la Segravecuritegrave de la Logistique des Produits de lrsquoOffice de la Population et de la Santeacute de la reproduction (PRN) du Centre pour la population la santeacute et la nutrition Bureau de Santeacute globale de lAgence des Eacutetats-Unis pour le Deacuteveloppement international pour leurs encouragements et leurs conseils et pour leur engagement agrave ameacuteliorer les laboratoires et les programmes de santeacute publique sur le virus de limmunodeacuteficience humaine (VIH) et le syndrome dimmunodeacuteficience acquise (sida) par le biais de la logistique

Nous adressons nos sincegraveres remerciements agrave leacutequipe de base eacutelargie du personnel technique sur le terrain et dans le bureau du projet agrave Arlington en Virginie qui a deacuteveloppeacute et reacutedigeacute certaines parties de ce guide Les enseignements tireacutes de lexpeacuterience de lUSAID | PROJET DELIVER et de ses projets preacutedeacutecesseurs dans la conduite des exercices de quantification dans de nombreux pays et pour de nombreuses cateacutegories de produits nauraient pas eacuteteacute possibles sans ces preacutecieuses contributions

ix

x

Objectif

Qui doit utiliser ce manuel

Ce guide pratique sur la quantification des produits de santeacute a eacuteteacute conccedilu pour orienter les conseillers techniques les responsables de programmes les responsables des achats les directeurs des entrepocircts les prestataires de services les responsables gouvernementaux les partenaires de mise en œuvre les bailleurs et autres et pour les aider agrave reacutealiser un exercice de quantification agrave leacutechelle nationale Ce guide sera eacutegalement utile pour les membres de leacutequipe de quantification qui sont chargeacutes de la planification du programme du budget et de la mobilisation de ressources pour lachat des produits Les reacutesultats de la quantification leur permettra dappuyer ces activiteacutes

Quel est lobjectif de ce Guide

Le pregravesent guide a egravetegrave conccedilu pour aider les utilisateurs agrave mettre en œuvre une approche systeacutematique eacutetape par eacutetape de la quantification requise et des coucircts des produits de santeacute Il est recommandeacute de lutiliser pendant la conduite dun exercice national de quantification et comprend des directives speacutecifiques sur la maniegravere dutiliser les reacutesultats de la quantification aux fins suivantes

Identifier les besoins de financement et les lacunes relatives agrave lachat des produits neacutecessaires

Coordonner les calendriers des achats et des livraisons afin dassurer un approvisionnement durable et efficace des produits

Mettre en œuvre un processus degravevaluation et dactualisation des regravesultats de la quantification afin de preacuteserver et dameacuteliorer la validiteacute lexactitude et lutiliteacute des quantifications actuelles et futures

Bien quil existe plusieurs logiciels pour compleacuteter les eacutetapes de planification des preacutevisions et des approvisionnements pendant un exercice de quantification il nexiste agrave lheure actuelle aucun logiciel capable deffectuer lrsquoensemble de ces egravetapes Ce guide na pas eacuteteacute conccedilu dans le but de former les utilisateurs agrave utiliser un outil logiciel speacutecifique mais plutocirct pour guider les utilisateurs tout au long du processus de quantification Il est important de noter toutefois que le processus expliqueacute dans ce guide sur la planification de lapprovisionnement est lieacute au logiciel PipeLine Plus de 20 anneacutees de travail avec un large eacuteventail de produits ont montreacute au projet le logiciel PipeLine eacutetait le meilleur pour preacuteparer les plans dapprovisionnement Certains des logiciels actuellement disponibles sont reacutefeacuterenceacutes agrave lAnnexe B Programmes logiciels pour la quantification des produits de santeacute

La meacutethode eacutetape par eacutetape de la quantification des produits de santeacute preacutesenteacutee dans ce guide permettra aux utilisateurs mdash

De dresser la liste des donneacutees speacutecifiques neacutecessaires pendant chacune des eacutetapes de la quantification

De recueillir et danalyser les donneacutees disponibles

1

Didentifier et dobtenir un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles neacutecessaires pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs programmatiques et environnementaux attendus qui influenceront la demande des produits

Dorganiser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles et de structurer larborescence preacutevisionnelle afin deffectuer des preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute

Dutiliser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui devra ecirctre dispenseacute ou consommeacute pour chaque anneacutee de la quantification

Didentifier les paramegravetres cleacutes de la chaicircne dapprovisionnement neacutecessaires permettant drsquoestimer les besoins et les couacutets totaux des produits pour le pays ou le programme

Didentifier et datteindre un consensus sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement neacutecessaire pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs de la chaicircne drsquoapprovisionnement attendus qui influenceront la demande des produits de base

De calculer la totaliteacute des besoins en produits de base et des coucircts pour chaque anneacutee de la quantification

De planifier les quantiteacutes de produits expeacutedieacutes et les calendriers de livraison pour assurer un approvisionnement continu pour chaque anneacutee de la quantification

De comparer les montants et le calendrier des engagements de financement pour les achats avec les coucircts totaux des produits et les dates de livraison des expeacuteditions en tant queacutetape finale de la quantification

Dexpliquer les avantages de lutilisation du logiciel PipeLine pour obtenir les reacutesultats finaux de la quantification

Comment utiliser ce Guide

Ce guide geacuteneacuteral doit ecirctre utiliseacute avec les documents connexes qui ont eacuteteacute deacuteveloppeacutes pour les diffeacuterentes cateacutegories de produits Ce guide deacutecrit lensemble du processus de quantification du deacutebut agrave la fin fournit des instructions pour chaque eacutetape du processus de quantification et deacutecrit les deacutefis ainsi que des exemples tireacutes des exercices de quantification reacuteels

Les documents connexes speacutecifiques aux produits fournissent des indications deacutetailleacutees sur lestimation de la consommation des meacutedicaments antireacutetroviraux (ARV) des kits de deacutepistage du VIH des fournitures de laboratoire des meacutedicaments antipaludiques des produits contraceptifs et certains produits de la santeacute de la reproduction maternelle neacuteonatale et infantile Un exercice de quantification distinct doit ecirctre effectueacute pour chaque cateacutegorie de produit Les documents connexes preacutesentent des informations sur les produits comment ils sont prescrits dispenseacutes et utiliseacutes les types de donneacutees neacutecessaires et les hypothegraveses communes qui doivent ecirctre inteacutegreacutees dans leacutetape preacutevisionnelle de ces produits Ces documents connexes sont neacutecessaires pour finaliser la quantification de chacune de ces cateacutegories de produits

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Introduction agrave la quantification

Rocircle de la quantification dans la chaicircne drsquoapprovisionnement La meacutethode de quantification deacuteveloppeacutee par le projet USAID | DELIVER et ses projets anterieurs est baseacutee sur plus de 20 ans dexpeacuterience dans la conduite de quantifications pour une large gamme de produits de santeacute publique La quantification est le processus qui consiste agrave estimer les quantiteacutes et les coucircts des produits neacutecessaires agrave un programme de santeacute speacutecifique (ou agrave un service) et agrave deacuteterminer le moment ougrave les produits doivent ecirctre livreacutes afin dassurer un approvisionnement ininterrompu dans le cadre du programme La quantification est une activiteacute essentielle de la chaicircne dapprovisionnement qui relie des informations sur les services et les produits du niveau de leacutetablissement aux politiques et aux plans du programme au niveau national elle est ensuite utiliseacutee pour informer le plus haut niveau deacutecisionnel du financement et de lapprovisionnement des produits Les reacutesultats dune quantification peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave optimiser lutilisation des ressources disponibles pour les achats pour plaider en faveur de la mobilisation de ressources suppleacutementaires en cas de besoin et pour informer les cycles de production du fabricant et les calendriers dexpeacutedition du fournisseur

La quantification nest pas un exercice annuel unique qui se termine lorsque les quantiteacutes et les La quantification nest pas un exercice ponctuel

coucircts deacutefinitifs des produits ont eacuteteacute deacutetermineacutes mais plutocirct un processus iteacuteratif qui comprend

des reacutevisions et des mises agrave jour tout au long de Les reacutesultats de lexercice doivent mener vers un lanneacutee

processus iteacuteratif de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees de quantification et des hypothegraveses et de recalcul des besoins et des coucircts totaux des produits pour tenir compte de la prestation des services et de la consommation reacuteelle ainsi que des changements dans les programmes et les plans au fil du temps Les reacutesultats dune quantification doivent ecirctre reacuteviseacutes et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus freacutequemment dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification de ce document preacutesente plus dinformations sur le suivi et la mise agrave jour des quantifications

Veuillez consulter la section Reacutefeacuterences de ce guide pour tous les autres documents et logiciels du PROJET de lUSAID | DELIVER lieacutes agrave la quantification des produits de santeacute dans les pays agrave ressources limiteacutees

Quantification et inteacutegration de la chaicircne

drsquoapprovisionnement Avec laugmentation des financements - provenant du gouvernement des Eacutetats-Unis (GEU) et du Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme (GFATM) pour les produits du programme tels que les produits contre le VIH et le paludisme et un accent accru sur loptimisation des ressources - les pays se sont concentreacutes sur lestimation de leurs besoins dune maniegravere plus systeacutematique pour reacuteduire le surstockage et le gaspillage

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Les donneacutees disponibles sont un facteur cleacute ayant un impact sur la qualiteacute de la quantification Des investissements importants dans les programmes de soutien tels que le VIH et le sida et le paludisme ont apporteacute une certaine rigueur au processus Les reacutevisions peacuteriodiques des preacutevisions et les mises agrave jour reacuteguliegraveres des plans dapprovisionnement ont aideacute les pays agrave concentrer leurs ressources sur lameacutelioration de leurs systegravemes dinformation et en geacuteneacuteral leur performance du systegraveme logistique

Ainsi lefficaciteacute accrue de la quantification peut potentiellement contribuer de maniegravere significative agrave lacceacuteleacuteration de leacutevolution dune chaicircne dapprovisionnement de leacutetape speacuteciale agrave leacutetape organiseacutee (voir Supply Chain Evolution Introduction to a Framework for Supply Chain Strengthening of Developing Country Public Health Programs)

Qui doit effectuer une quantification

Afin quun exercice de quantification soit utile et efficace les personnes approprieacutees doivent participer agrave chaque eacutetape du processus depuis la collecte et lanalyse des donneacutees jusquagrave la preacutesentation des reacutesultats finaux au Ministegravere de la Santeacute (MS) et aux autres autoriteacutes compeacutetentes Les responsables de la logistique les deacutecideurs politiques les responsables de programme les experts techniques les agents dapprovisionnement les directeurs des entrepocircts et les fournisseurs de services sont les personnes plus souvent impliqueacutees dans une quantification Les politiques qui deacuteterminent le choix et lutilisation des produits quantifieacutes sont eacutegalement speacutecifiques agrave chaque programme agrave chaque type de service et au type de produit utiliseacute Par conseacutequent il est important de consulter les personnels clinique pharmaceutique et du laboratoire qui sont eacutetroitement impliqueacute dans la fourniture de ces services et dans la gestion des produits tout au long du processus de quantification

Un ou plusieurs des membres de leacutequipe de quantification doivent avoir des bonnes compeacutetences sur la gestion des bases de donneacutees qui sont neacutecessaires pour structurer les bases de donneacutees de quantification puis saisir les donneacutees et les hypothegraveses de preacutevision et de planification de lapprovisionnement dans la base de donneacutees calculer les quantiteacutes et les couts deacutefinitifs des meacutedicaments et planifier les quantiteacutes et les calendriers dexpeacutedition neacutecessaires pour reacutepondre agrave la totaliteacute des exigences du programme ou du pays

En fonction des capaciteacutes du personnel et des responsables des programmes une assistance Linstitutionnalisation des compeacutetences et des

capaciteacutes locales exige des ressources ainsi quetechnique exteacuterieure est souvent neacutecessaire pour lengagement des principales parties prenantes

les programmes nationaux qui souhaitent appliquer une meacutethode de quantification prouveacutee La reacuteussite des efforts de renforcement des capaciteacutes et linstitutionnalisation des capaciteacutes locales dans la quantification des produits de santeacute deacutependra du niveau dinvestissement dans le processus et de lengagement du personnel local pour que la quantification fasse partie de leurs responsabiliteacutes professionnelles Voir la section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification pour des informations deacutetailleacutees sur le niveau deffort les activiteacutes speacutecifiques et les compeacutetences et lexpeacuterience du personnel neacutecessaires pour effectuer reacuteviser et mettre agrave jour les quantifications nationales

LAnnexe A preacutesente un modegravele de calendrier pour effectuer une quantification agrave laide dune assistance technique qui tient eacutegalement compte des ressources et du temps neacutecessaires pour mettre au point une approche baseacutee sur le renforcement des capaciteacutes

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La standardisation comme condition preacutealable agrave la

quantification

Une condition preacutealable agrave la conduite de la quantification de tout produit de santeacute est lexistence de directives standardiseacutees de traitement (DST) claires bien deacutefinies et diffuseacutees de protocoles des tests et de menus de tests de laboratoire pour deacutefinir comment des produits speacutecifiques doivent ecirctre administreacutes pour traitement ou utilisegraves pour des tests Cela est particulieacuterement vrai en lrsquoabsence de donneacutees fiables sur la consommation Une hypothegravese critique lors de lutilisation des donneacutees deacutemographiques des donneacutees sur la morbiditeacute et des donneacutees sur les services est que les prestataires de services respectent des directives standardiseacutees de traitement Par conseacutequent la standardisation doit preacuteceacuteder la quantification sachant que ces lignes directrices sont la base des hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle du processus

Dans le cas des nouveaux programmes en expansion rapide limportance des DST et des protocoles des tests est amplifieacutee sachant que des quantiteacutes suffisantes de produits doivent ecirctre acheteacutees pour permettre lexpansion En outre de nombreux services de santeacute exigent la disponibiliteacute de produits multiples au mecircme point de prestation de services (PPS) en mecircme temps

Il arrive parfois quau cours dune quantification au niveau national qui engloberait des programmes geacutereacutes par le ministegravere de la Santeacute et avec dautres bailleurs de fonds il existe plus dun ensemble de DST Par exemple un programme theacuterapeutique geacutereacute par une ONG peut utiliser ses propres lignes directrices et nadhegraverera pas aux DST nationales Dans ce cas les programmes doivent proceacuteder agrave une quantification distincte

Le respect des directives standardiseacutees de traitement peut contribuer agrave assurer que les produits sont utilisegraves comme ils doivent lrsquoecirctre et peut egravegalement amegraveliorer la pregravecision pendant legravetape de preacutevision de la quantification Toute non-conformiteacute avec les DST est susceptible de compromettre la validiteacute des reacutesultats de preacutevision et peut entraicircner des achats qui se traduiront par un surstockage et un gaspillage pour certains produits et des ruptures de stock pour dautres produits

Il est eacutegalement indispensable de consulter la liste des meacutedicaments essentiels et ou la liste des meacutedicaments preacuteceacutedemment acheteacutes pour srsquoassurer de la standardisation des intrants et des extrants preacutevisionnels avec les meacutedicaments approuveacutes et enregistreacutes dans le pays

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Les eacutetapes de la quantification

Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement

Figure 1 Eacutetapes de la quantification

Qu

an

tifi

cati

on

PREPARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification

Recueillir les donneacutees neacutecessaires

ESTIMATION DES PREVISIONS

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles

Calculer la consommation projeteacutee de

chaque produit

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale

PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement

Calculer les besoins et les coucircts totaux

des produits

Elaborer le plan drsquoapprovisionnement

Comparer le budget disponible et les coucircts

Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles

Mobiliser des ressources suppleacutementaires

Acheter les quantiteacutes neacutecessaires

Les fonds sontshyils suffisants

Augmenter les fonds

OUI

NON

OUI

NON

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Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)

Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

Deacutecrire le programme

Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services

PREacutePARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la couverture et lobjectif

de la quantification

Collecter les donneacutees neacutecessaires

et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS

Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

La porteacutee de la quantification

Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement

On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs

Lobjectif de la quantification

Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification

Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement

Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits

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Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement

Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits

Peacuteriode de la quantification

Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur

Collecte des donneacutees neacutecessaires

Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs

Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification

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millions

Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions

Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL

Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes

peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees

Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas

visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes

services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients

Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute

Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12

deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12

eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)

Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un

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pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme

Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification

Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne

Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer

Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions

Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement

Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours

Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme

les informations sur le produit

le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant

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le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels

les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

les informations sur le financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

les informations sur la distribution

les coucircts du deacutedouanement

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant

les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays

Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits

Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles

les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits

leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute

les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits

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les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants

la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques

les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques

les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement

les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme

Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant

Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees

PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des

PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien

Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees

Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale

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Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock

Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne

Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques

Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH

Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH

Type de

donneacutees

Donneacutees Qualiteacute des

donneacutees

Autres remarques

Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible

consommation niveau central

Les stocks disponibles au niveau

central

deacutemission des produits

au cours de 12 derniers

mois

dans les eacutetablissements

Les donneacutees de

consommation non

disponibles au niveau des

sites

Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest

services la base des rapports de suivi et

deacutevaluation du MS y compris le

nombre de personnes testeacutees

pour le conseil et de deacutepistage

volontaire du VIH (CDV) et la

preacutevention de la transmission de

la megravere agrave lenfant

Le nombre de visites de soins

preacutenatals

rapportagecompletude

des rapports de 75 au

cours de trois derniers

mois

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes pour la

seacutecuriteacute du sang

Aucune donneacutee nest

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes dans le cadre

de la formation

Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les

morbiditeacute adultes uniquement le taux

de preacutevalence nest pas

disponible pour les moins

de 15 ans

Donneacutees

deacutemographiques

Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest

disponible sur le taux de

croissance deacutemographique

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Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees

la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de

produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre

facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes

demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits

Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification

Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees

Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables

En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash

Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees

Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock

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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees

Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits

Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees

Ajustement pour les rapports incomplets

Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants

Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports

Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees

Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants

Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises

Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees

En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere

Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux

La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)

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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante

Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees

Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque

Ajustement pour les ruptures de stock

Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation

Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash

La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =

1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock

Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes

Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock

Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale

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Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles

Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes

Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision

18

19

Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits

de santeacute

Donneacutees historiques de

consommation Quantiteacute de

chaque produit prescrit ou

utiliseacute au cours des 12 derniers

mois (lorsque les donneacutees sont

disponibles ou peuvent ecirctre

estimeacutees)

Donneacutees deacutemographiques de

morbiditeacute

Donneacutees sur la croissance et les

tendances deacutemographiques

Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence

de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute

au sein dun groupe de population deacutefini

(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees

pour deacutefinir la totaliteacute des besoins

estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les

cibles ou le pourcentage des besoins

totaux agrave couvrir)

Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave

surestimer les besoins en produits Elles

doivent ecirctre compareacutees aux estimations

utilisant les donneacutees de consommation

et des services

Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la

quantification

Estimer la consommation

future de chaque produit

pour chaque anneacutee de la

quantification

Analyse des tendances

historiques de la

consommation

Analyse des facteurs

susceptibles dinfluencer

les variations de la

demande de

consommation

Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de

produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification

Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des

proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque

produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique

patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee

pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou

utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification

Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le

nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies

eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un

traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification

Analyse des tendances historiques

Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la

demande pour les cibles la couverture du programme

Donneacutees historiques des

services

Le nombre de visites de

services et de tests fournis et

effectueacutes deacutepisodes dune

maladie ou dun eacutetat de santeacute

traiteacute ou le nombre de

patients suivant un traitement

permanent continu au cours

des 12 derniers mois (lorsque

les donneacutees sont disponibles

ou peuvent ecirctre estimeacutees)

Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles

Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision

1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes

2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits

Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de

deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la

transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011

Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10

ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins

preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008

Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de

suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS

La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees

Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute

utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification

Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10

2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage

du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS

Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies

Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les

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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles

Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes

Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash

Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages

Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques

Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash

1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose

2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter

a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple

b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention

c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II

3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe

4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients

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Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV

Nombre total de patients

Adultes - 90

Traitements de premiegravere intention shy

95

TDF3TC + NVP shy40

TDF3TC + EFV shy20

AZT3TC + NVP shy25

AZT3TC + EFV shy15

Traitements de deuxiegraveme intention shy

5

TDF3TC + LPVr shy20

ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50

ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30

Enfants - 10

Traitements de premiegravere

intention - 95

AZT + 3TC + EFV shy30

AZT + 3TD + NVP - 70

Traitements de deuxiegraveme

intention - 5

AZT + ddl + LPVr shy80

ABC + ddl + LPVr shy20

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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit

Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute

le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de

chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique

MULTIPLIEacute PAR

le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee

Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I

Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide

eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)

Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee

Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH

Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre

diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation

Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque

mois

Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles

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Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles

Type de donneacutees

Facteur de conversion Consommation estimeacutee

Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave

dispenser agrave utiliser X =

Quantiteacutes de produit

Services Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Donneacutees

deacutemographiques

de morbiditeacute

Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Cibles du

programme

Nombre cibleacute de patients

nombre de patients nombre

deacutepisodes de la maladie

nombre de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification

Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale

Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification

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aux coucircts communautaires

totaux

Planification des approvisionnements

En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des

donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions

Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan

planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits

continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan

dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement

leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles

coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs

Organiser et analyser les donneacutees

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

Informations relatives au financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

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le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

Exemples dhypothegraveses tireacutees dune

quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant

niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois

le pays Le financement de la 8e phase du

les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le

sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010

Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du

Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010

important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits

Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements

Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits

Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy

1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee

2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service

26

Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)

Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises

Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation

+

[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]

Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique

Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel

Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour

Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies

le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock

toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine

27

Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)

Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit

Eacutelaborer le plan dapprovisionnement

Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs

Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits

Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation

Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes

Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue

Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct

deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et

La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de

reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les

pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera

quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander

Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits

28

Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes

Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement

29

30

Utiliser les reacutesultats de la

quantification

Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock

La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes

la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires

la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits

la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats

la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment

lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage

Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash

la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification

lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees

un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses

un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)

les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification

le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)

31

une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur

le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois

les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes

32

Eacutevaluer et mettre agrave jour la

quantification

La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits

Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes

La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur

Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision

Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel

La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit

Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock

Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes

Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement

Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps

Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement

Connaissances et compeacutetences neacutecessaires

Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes

pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes

33

bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees

engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine

la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale

34

Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement

Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des six derniers

mois et analyser toutes les tendances

pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009

Examiner et actualiser les donneacutees si

neacutecessaire des preacutevisions actuelles du

mois de janvier 2009 au mois de

deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees

des six derniers mois

Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees

dans PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix

et les autres donneacutees sur les produits

dans PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des 12 derniers

mois Identifier toute lacune y affeacuterant

Effectuer un examen approfondi des

preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et

compleacuteter un estimation preacutevisionnelle

pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai

2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ

Saisir les nouvelles preacutevisions dans

PipeLine

Elaborer un plan drsquoapprovisionnement

pour les deux prochaines anneacutees dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA

35

36

Reacutefeacuterences

John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

37

38

Annexes

39

40

Annexe A

Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

19 20 21 22 23 24 25

Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi

Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en

calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier

de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des

des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux

(EDT)

Lusaka

Eacutequipe de

gestion de la

santeacute de

district

(EGSD)

Hospital de Kabwe

Centre de santeacute de

Kalingalinga - Lusaka

Centre de recherche

contre les maladies

infectieuses de Zambie

(CIDRZ) - Lusaka

Reacuteunions avec les

principaux intervenants

dans le Centre national

de lutte contre le

paludisme (National

Malaria Control

Center)

Eacutetude sur la

compilation et la

collecte de donneacutees

Eacutevaluation de

leacutetablissement -

Hocircpital universitaire

(University Teaching

Hospital (UTH)

Cancer Center

Reacuteunion avec le MS et

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec

les principaux

intervenants shy

MS

Eacutevaluation de

leacutetablissement

- Chilenja shy

Centre

41

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

26

Matin

Travaux

preacuteparatifs en

vue du

prochain

atelier sur la

construction

des

hypothegraveses

lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

et aux

meacutedicaments

contre les

infections

opportunistes

(IO)

Apregraves-midi

Visite du site

de latelier

27

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

Crestview Hotel

28

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees

aux meacutedicaments

contre les infections

opportunistes

Crestview Hotel

29

Matin et apregravesshy

midi Atelier sur

lrsquoeacutelaboration des

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes

Collecte des

statistiques provenant

du Centre hospitalier

universitaire

30

Matin

Analyses des cibles des

hypothegraveses au National

Malaria Control

Center avec les

intervenants cleacutes

Apregraves-midi

Saisie des donneacutees

preacuteliminaires dans le

logiciel Quantimed

31

Matin et apregraves-midi

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et

PipeLine

1

Matin

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et PipeLine

Apregraves-midi

Quantification des

reacutesultats de lanalyse

des antipaludiques

2 3 4 5 6

Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi

apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport

Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission

reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des

donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes

le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les

Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre

de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections

des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes

prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel

la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du

le paludisme aux meacutedicaments de lutte

contre le paludisme et les

infections opportunistes

infections

opportunistes

rapport de mission

42

Annexe B

Programmes logiciels pour la

quantification des produits de

santeacute

Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions

I Outils preacutevisionnels

Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

ProQ

ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares

Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom

Quantimed

Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou

43

SampE Suivi et eacutevaluation

SGIS Systegraveme de gestion de linformation sanitaire

SIDA Syndrome dimmunodeacuteficience acquise

SIGL Systegraveme dinformation sur la gestion logistique

SPN Soins preacutenatals

TAR Theacuterapie antireacutetrovirale

TB Tuberculose

TDR Porteacutee des travaux

USAID Agence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international

VIH Virus dimmunodeacuteficience humaine

viii

Remerciements

Cette publication est deacutedieacutee aux nombreuses personnes des communauteacutes des organisations non gouvernementales (ONG) des organisations confessionnelles des ministegraveres de la santeacute et des autres organisations qui ont toujours lutteacute pour laccegraves aux meacutedicaments et aux services de santeacute essentiels La publication est eacutegalement deacutedieacutee aux amis et aux collegravegues qui ont travailleacute avec lUSAID | PROJET DELIVER et ses projets anterieurs John Snow Inc le Projet DELIVER et le projet de la Logistique pour la planification familiale (FPLM) I II et III et aux milliers de professionnels engageacutes dans les ministegraveres de la santeacute et les ONG qui travaillent au quotidien pour fournir agrave leurs clients et agrave leurs programmes des produits essentiels de santeacute publique

Les contrats de lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID) ont financeacute lassistance technique les projets dans les pays et la recherche qui a produit les expeacuteriences et les leccedilons preacutesenteacutees dans ce guide Nous exprimons notre gratitude agrave leacutequipe de professionnels du Bureau du VIH sida et de la Division de la Segravecuritegrave de la Logistique des Produits de lrsquoOffice de la Population et de la Santeacute de la reproduction (PRN) du Centre pour la population la santeacute et la nutrition Bureau de Santeacute globale de lAgence des Eacutetats-Unis pour le Deacuteveloppement international pour leurs encouragements et leurs conseils et pour leur engagement agrave ameacuteliorer les laboratoires et les programmes de santeacute publique sur le virus de limmunodeacuteficience humaine (VIH) et le syndrome dimmunodeacuteficience acquise (sida) par le biais de la logistique

Nous adressons nos sincegraveres remerciements agrave leacutequipe de base eacutelargie du personnel technique sur le terrain et dans le bureau du projet agrave Arlington en Virginie qui a deacuteveloppeacute et reacutedigeacute certaines parties de ce guide Les enseignements tireacutes de lexpeacuterience de lUSAID | PROJET DELIVER et de ses projets preacutedeacutecesseurs dans la conduite des exercices de quantification dans de nombreux pays et pour de nombreuses cateacutegories de produits nauraient pas eacuteteacute possibles sans ces preacutecieuses contributions

ix

x

Objectif

Qui doit utiliser ce manuel

Ce guide pratique sur la quantification des produits de santeacute a eacuteteacute conccedilu pour orienter les conseillers techniques les responsables de programmes les responsables des achats les directeurs des entrepocircts les prestataires de services les responsables gouvernementaux les partenaires de mise en œuvre les bailleurs et autres et pour les aider agrave reacutealiser un exercice de quantification agrave leacutechelle nationale Ce guide sera eacutegalement utile pour les membres de leacutequipe de quantification qui sont chargeacutes de la planification du programme du budget et de la mobilisation de ressources pour lachat des produits Les reacutesultats de la quantification leur permettra dappuyer ces activiteacutes

Quel est lobjectif de ce Guide

Le pregravesent guide a egravetegrave conccedilu pour aider les utilisateurs agrave mettre en œuvre une approche systeacutematique eacutetape par eacutetape de la quantification requise et des coucircts des produits de santeacute Il est recommandeacute de lutiliser pendant la conduite dun exercice national de quantification et comprend des directives speacutecifiques sur la maniegravere dutiliser les reacutesultats de la quantification aux fins suivantes

Identifier les besoins de financement et les lacunes relatives agrave lachat des produits neacutecessaires

Coordonner les calendriers des achats et des livraisons afin dassurer un approvisionnement durable et efficace des produits

Mettre en œuvre un processus degravevaluation et dactualisation des regravesultats de la quantification afin de preacuteserver et dameacuteliorer la validiteacute lexactitude et lutiliteacute des quantifications actuelles et futures

Bien quil existe plusieurs logiciels pour compleacuteter les eacutetapes de planification des preacutevisions et des approvisionnements pendant un exercice de quantification il nexiste agrave lheure actuelle aucun logiciel capable deffectuer lrsquoensemble de ces egravetapes Ce guide na pas eacuteteacute conccedilu dans le but de former les utilisateurs agrave utiliser un outil logiciel speacutecifique mais plutocirct pour guider les utilisateurs tout au long du processus de quantification Il est important de noter toutefois que le processus expliqueacute dans ce guide sur la planification de lapprovisionnement est lieacute au logiciel PipeLine Plus de 20 anneacutees de travail avec un large eacuteventail de produits ont montreacute au projet le logiciel PipeLine eacutetait le meilleur pour preacuteparer les plans dapprovisionnement Certains des logiciels actuellement disponibles sont reacutefeacuterenceacutes agrave lAnnexe B Programmes logiciels pour la quantification des produits de santeacute

La meacutethode eacutetape par eacutetape de la quantification des produits de santeacute preacutesenteacutee dans ce guide permettra aux utilisateurs mdash

De dresser la liste des donneacutees speacutecifiques neacutecessaires pendant chacune des eacutetapes de la quantification

De recueillir et danalyser les donneacutees disponibles

1

Didentifier et dobtenir un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles neacutecessaires pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs programmatiques et environnementaux attendus qui influenceront la demande des produits

Dorganiser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles et de structurer larborescence preacutevisionnelle afin deffectuer des preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute

Dutiliser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui devra ecirctre dispenseacute ou consommeacute pour chaque anneacutee de la quantification

Didentifier les paramegravetres cleacutes de la chaicircne dapprovisionnement neacutecessaires permettant drsquoestimer les besoins et les couacutets totaux des produits pour le pays ou le programme

Didentifier et datteindre un consensus sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement neacutecessaire pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs de la chaicircne drsquoapprovisionnement attendus qui influenceront la demande des produits de base

De calculer la totaliteacute des besoins en produits de base et des coucircts pour chaque anneacutee de la quantification

De planifier les quantiteacutes de produits expeacutedieacutes et les calendriers de livraison pour assurer un approvisionnement continu pour chaque anneacutee de la quantification

De comparer les montants et le calendrier des engagements de financement pour les achats avec les coucircts totaux des produits et les dates de livraison des expeacuteditions en tant queacutetape finale de la quantification

Dexpliquer les avantages de lutilisation du logiciel PipeLine pour obtenir les reacutesultats finaux de la quantification

Comment utiliser ce Guide

Ce guide geacuteneacuteral doit ecirctre utiliseacute avec les documents connexes qui ont eacuteteacute deacuteveloppeacutes pour les diffeacuterentes cateacutegories de produits Ce guide deacutecrit lensemble du processus de quantification du deacutebut agrave la fin fournit des instructions pour chaque eacutetape du processus de quantification et deacutecrit les deacutefis ainsi que des exemples tireacutes des exercices de quantification reacuteels

Les documents connexes speacutecifiques aux produits fournissent des indications deacutetailleacutees sur lestimation de la consommation des meacutedicaments antireacutetroviraux (ARV) des kits de deacutepistage du VIH des fournitures de laboratoire des meacutedicaments antipaludiques des produits contraceptifs et certains produits de la santeacute de la reproduction maternelle neacuteonatale et infantile Un exercice de quantification distinct doit ecirctre effectueacute pour chaque cateacutegorie de produit Les documents connexes preacutesentent des informations sur les produits comment ils sont prescrits dispenseacutes et utiliseacutes les types de donneacutees neacutecessaires et les hypothegraveses communes qui doivent ecirctre inteacutegreacutees dans leacutetape preacutevisionnelle de ces produits Ces documents connexes sont neacutecessaires pour finaliser la quantification de chacune de ces cateacutegories de produits

2

Introduction agrave la quantification

Rocircle de la quantification dans la chaicircne drsquoapprovisionnement La meacutethode de quantification deacuteveloppeacutee par le projet USAID | DELIVER et ses projets anterieurs est baseacutee sur plus de 20 ans dexpeacuterience dans la conduite de quantifications pour une large gamme de produits de santeacute publique La quantification est le processus qui consiste agrave estimer les quantiteacutes et les coucircts des produits neacutecessaires agrave un programme de santeacute speacutecifique (ou agrave un service) et agrave deacuteterminer le moment ougrave les produits doivent ecirctre livreacutes afin dassurer un approvisionnement ininterrompu dans le cadre du programme La quantification est une activiteacute essentielle de la chaicircne dapprovisionnement qui relie des informations sur les services et les produits du niveau de leacutetablissement aux politiques et aux plans du programme au niveau national elle est ensuite utiliseacutee pour informer le plus haut niveau deacutecisionnel du financement et de lapprovisionnement des produits Les reacutesultats dune quantification peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave optimiser lutilisation des ressources disponibles pour les achats pour plaider en faveur de la mobilisation de ressources suppleacutementaires en cas de besoin et pour informer les cycles de production du fabricant et les calendriers dexpeacutedition du fournisseur

La quantification nest pas un exercice annuel unique qui se termine lorsque les quantiteacutes et les La quantification nest pas un exercice ponctuel

coucircts deacutefinitifs des produits ont eacuteteacute deacutetermineacutes mais plutocirct un processus iteacuteratif qui comprend

des reacutevisions et des mises agrave jour tout au long de Les reacutesultats de lexercice doivent mener vers un lanneacutee

processus iteacuteratif de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees de quantification et des hypothegraveses et de recalcul des besoins et des coucircts totaux des produits pour tenir compte de la prestation des services et de la consommation reacuteelle ainsi que des changements dans les programmes et les plans au fil du temps Les reacutesultats dune quantification doivent ecirctre reacuteviseacutes et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus freacutequemment dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification de ce document preacutesente plus dinformations sur le suivi et la mise agrave jour des quantifications

Veuillez consulter la section Reacutefeacuterences de ce guide pour tous les autres documents et logiciels du PROJET de lUSAID | DELIVER lieacutes agrave la quantification des produits de santeacute dans les pays agrave ressources limiteacutees

Quantification et inteacutegration de la chaicircne

drsquoapprovisionnement Avec laugmentation des financements - provenant du gouvernement des Eacutetats-Unis (GEU) et du Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme (GFATM) pour les produits du programme tels que les produits contre le VIH et le paludisme et un accent accru sur loptimisation des ressources - les pays se sont concentreacutes sur lestimation de leurs besoins dune maniegravere plus systeacutematique pour reacuteduire le surstockage et le gaspillage

3

Les donneacutees disponibles sont un facteur cleacute ayant un impact sur la qualiteacute de la quantification Des investissements importants dans les programmes de soutien tels que le VIH et le sida et le paludisme ont apporteacute une certaine rigueur au processus Les reacutevisions peacuteriodiques des preacutevisions et les mises agrave jour reacuteguliegraveres des plans dapprovisionnement ont aideacute les pays agrave concentrer leurs ressources sur lameacutelioration de leurs systegravemes dinformation et en geacuteneacuteral leur performance du systegraveme logistique

Ainsi lefficaciteacute accrue de la quantification peut potentiellement contribuer de maniegravere significative agrave lacceacuteleacuteration de leacutevolution dune chaicircne dapprovisionnement de leacutetape speacuteciale agrave leacutetape organiseacutee (voir Supply Chain Evolution Introduction to a Framework for Supply Chain Strengthening of Developing Country Public Health Programs)

Qui doit effectuer une quantification

Afin quun exercice de quantification soit utile et efficace les personnes approprieacutees doivent participer agrave chaque eacutetape du processus depuis la collecte et lanalyse des donneacutees jusquagrave la preacutesentation des reacutesultats finaux au Ministegravere de la Santeacute (MS) et aux autres autoriteacutes compeacutetentes Les responsables de la logistique les deacutecideurs politiques les responsables de programme les experts techniques les agents dapprovisionnement les directeurs des entrepocircts et les fournisseurs de services sont les personnes plus souvent impliqueacutees dans une quantification Les politiques qui deacuteterminent le choix et lutilisation des produits quantifieacutes sont eacutegalement speacutecifiques agrave chaque programme agrave chaque type de service et au type de produit utiliseacute Par conseacutequent il est important de consulter les personnels clinique pharmaceutique et du laboratoire qui sont eacutetroitement impliqueacute dans la fourniture de ces services et dans la gestion des produits tout au long du processus de quantification

Un ou plusieurs des membres de leacutequipe de quantification doivent avoir des bonnes compeacutetences sur la gestion des bases de donneacutees qui sont neacutecessaires pour structurer les bases de donneacutees de quantification puis saisir les donneacutees et les hypothegraveses de preacutevision et de planification de lapprovisionnement dans la base de donneacutees calculer les quantiteacutes et les couts deacutefinitifs des meacutedicaments et planifier les quantiteacutes et les calendriers dexpeacutedition neacutecessaires pour reacutepondre agrave la totaliteacute des exigences du programme ou du pays

En fonction des capaciteacutes du personnel et des responsables des programmes une assistance Linstitutionnalisation des compeacutetences et des

capaciteacutes locales exige des ressources ainsi quetechnique exteacuterieure est souvent neacutecessaire pour lengagement des principales parties prenantes

les programmes nationaux qui souhaitent appliquer une meacutethode de quantification prouveacutee La reacuteussite des efforts de renforcement des capaciteacutes et linstitutionnalisation des capaciteacutes locales dans la quantification des produits de santeacute deacutependra du niveau dinvestissement dans le processus et de lengagement du personnel local pour que la quantification fasse partie de leurs responsabiliteacutes professionnelles Voir la section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification pour des informations deacutetailleacutees sur le niveau deffort les activiteacutes speacutecifiques et les compeacutetences et lexpeacuterience du personnel neacutecessaires pour effectuer reacuteviser et mettre agrave jour les quantifications nationales

LAnnexe A preacutesente un modegravele de calendrier pour effectuer une quantification agrave laide dune assistance technique qui tient eacutegalement compte des ressources et du temps neacutecessaires pour mettre au point une approche baseacutee sur le renforcement des capaciteacutes

4

La standardisation comme condition preacutealable agrave la

quantification

Une condition preacutealable agrave la conduite de la quantification de tout produit de santeacute est lexistence de directives standardiseacutees de traitement (DST) claires bien deacutefinies et diffuseacutees de protocoles des tests et de menus de tests de laboratoire pour deacutefinir comment des produits speacutecifiques doivent ecirctre administreacutes pour traitement ou utilisegraves pour des tests Cela est particulieacuterement vrai en lrsquoabsence de donneacutees fiables sur la consommation Une hypothegravese critique lors de lutilisation des donneacutees deacutemographiques des donneacutees sur la morbiditeacute et des donneacutees sur les services est que les prestataires de services respectent des directives standardiseacutees de traitement Par conseacutequent la standardisation doit preacuteceacuteder la quantification sachant que ces lignes directrices sont la base des hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle du processus

Dans le cas des nouveaux programmes en expansion rapide limportance des DST et des protocoles des tests est amplifieacutee sachant que des quantiteacutes suffisantes de produits doivent ecirctre acheteacutees pour permettre lexpansion En outre de nombreux services de santeacute exigent la disponibiliteacute de produits multiples au mecircme point de prestation de services (PPS) en mecircme temps

Il arrive parfois quau cours dune quantification au niveau national qui engloberait des programmes geacutereacutes par le ministegravere de la Santeacute et avec dautres bailleurs de fonds il existe plus dun ensemble de DST Par exemple un programme theacuterapeutique geacutereacute par une ONG peut utiliser ses propres lignes directrices et nadhegraverera pas aux DST nationales Dans ce cas les programmes doivent proceacuteder agrave une quantification distincte

Le respect des directives standardiseacutees de traitement peut contribuer agrave assurer que les produits sont utilisegraves comme ils doivent lrsquoecirctre et peut egravegalement amegraveliorer la pregravecision pendant legravetape de preacutevision de la quantification Toute non-conformiteacute avec les DST est susceptible de compromettre la validiteacute des reacutesultats de preacutevision et peut entraicircner des achats qui se traduiront par un surstockage et un gaspillage pour certains produits et des ruptures de stock pour dautres produits

Il est eacutegalement indispensable de consulter la liste des meacutedicaments essentiels et ou la liste des meacutedicaments preacuteceacutedemment acheteacutes pour srsquoassurer de la standardisation des intrants et des extrants preacutevisionnels avec les meacutedicaments approuveacutes et enregistreacutes dans le pays

5

6

Les eacutetapes de la quantification

Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement

Figure 1 Eacutetapes de la quantification

Qu

an

tifi

cati

on

PREPARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification

Recueillir les donneacutees neacutecessaires

ESTIMATION DES PREVISIONS

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles

Calculer la consommation projeteacutee de

chaque produit

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale

PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement

Calculer les besoins et les coucircts totaux

des produits

Elaborer le plan drsquoapprovisionnement

Comparer le budget disponible et les coucircts

Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles

Mobiliser des ressources suppleacutementaires

Acheter les quantiteacutes neacutecessaires

Les fonds sontshyils suffisants

Augmenter les fonds

OUI

NON

OUI

NON

7

Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)

Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

Deacutecrire le programme

Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services

PREacutePARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la couverture et lobjectif

de la quantification

Collecter les donneacutees neacutecessaires

et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS

Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

La porteacutee de la quantification

Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement

On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs

Lobjectif de la quantification

Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification

Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement

Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits

8

Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement

Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits

Peacuteriode de la quantification

Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur

Collecte des donneacutees neacutecessaires

Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs

Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification

9

millions

Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions

Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL

Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes

peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees

Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas

visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes

services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients

Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute

Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12

deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12

eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)

Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un

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pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme

Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification

Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne

Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer

Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions

Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement

Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours

Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme

les informations sur le produit

le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant

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le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels

les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

les informations sur le financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

les informations sur la distribution

les coucircts du deacutedouanement

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant

les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays

Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits

Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles

les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits

leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute

les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits

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les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants

la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques

les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques

les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement

les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme

Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant

Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees

PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des

PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien

Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees

Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale

13

Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock

Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne

Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques

Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH

Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH

Type de

donneacutees

Donneacutees Qualiteacute des

donneacutees

Autres remarques

Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible

consommation niveau central

Les stocks disponibles au niveau

central

deacutemission des produits

au cours de 12 derniers

mois

dans les eacutetablissements

Les donneacutees de

consommation non

disponibles au niveau des

sites

Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest

services la base des rapports de suivi et

deacutevaluation du MS y compris le

nombre de personnes testeacutees

pour le conseil et de deacutepistage

volontaire du VIH (CDV) et la

preacutevention de la transmission de

la megravere agrave lenfant

Le nombre de visites de soins

preacutenatals

rapportagecompletude

des rapports de 75 au

cours de trois derniers

mois

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes pour la

seacutecuriteacute du sang

Aucune donneacutee nest

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes dans le cadre

de la formation

Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les

morbiditeacute adultes uniquement le taux

de preacutevalence nest pas

disponible pour les moins

de 15 ans

Donneacutees

deacutemographiques

Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest

disponible sur le taux de

croissance deacutemographique

14

Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees

la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de

produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre

facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes

demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits

Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification

Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees

Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables

En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash

Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees

Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock

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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees

Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits

Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees

Ajustement pour les rapports incomplets

Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants

Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports

Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees

Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants

Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises

Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees

En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere

Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux

La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)

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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante

Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees

Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque

Ajustement pour les ruptures de stock

Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation

Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash

La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =

1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock

Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes

Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock

Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale

17

Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles

Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes

Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision

18

19

Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits

de santeacute

Donneacutees historiques de

consommation Quantiteacute de

chaque produit prescrit ou

utiliseacute au cours des 12 derniers

mois (lorsque les donneacutees sont

disponibles ou peuvent ecirctre

estimeacutees)

Donneacutees deacutemographiques de

morbiditeacute

Donneacutees sur la croissance et les

tendances deacutemographiques

Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence

de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute

au sein dun groupe de population deacutefini

(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees

pour deacutefinir la totaliteacute des besoins

estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les

cibles ou le pourcentage des besoins

totaux agrave couvrir)

Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave

surestimer les besoins en produits Elles

doivent ecirctre compareacutees aux estimations

utilisant les donneacutees de consommation

et des services

Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la

quantification

Estimer la consommation

future de chaque produit

pour chaque anneacutee de la

quantification

Analyse des tendances

historiques de la

consommation

Analyse des facteurs

susceptibles dinfluencer

les variations de la

demande de

consommation

Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de

produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification

Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des

proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque

produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique

patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee

pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou

utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification

Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le

nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies

eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un

traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification

Analyse des tendances historiques

Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la

demande pour les cibles la couverture du programme

Donneacutees historiques des

services

Le nombre de visites de

services et de tests fournis et

effectueacutes deacutepisodes dune

maladie ou dun eacutetat de santeacute

traiteacute ou le nombre de

patients suivant un traitement

permanent continu au cours

des 12 derniers mois (lorsque

les donneacutees sont disponibles

ou peuvent ecirctre estimeacutees)

Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles

Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision

1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes

2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits

Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de

deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la

transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011

Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10

ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins

preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008

Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de

suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS

La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees

Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute

utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification

Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10

2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage

du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS

Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies

Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les

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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles

Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes

Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash

Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages

Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques

Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash

1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose

2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter

a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple

b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention

c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II

3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe

4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients

21

Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV

Nombre total de patients

Adultes - 90

Traitements de premiegravere intention shy

95

TDF3TC + NVP shy40

TDF3TC + EFV shy20

AZT3TC + NVP shy25

AZT3TC + EFV shy15

Traitements de deuxiegraveme intention shy

5

TDF3TC + LPVr shy20

ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50

ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30

Enfants - 10

Traitements de premiegravere

intention - 95

AZT + 3TC + EFV shy30

AZT + 3TD + NVP - 70

Traitements de deuxiegraveme

intention - 5

AZT + ddl + LPVr shy80

ABC + ddl + LPVr shy20

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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit

Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute

le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de

chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique

MULTIPLIEacute PAR

le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee

Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I

Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide

eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)

Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee

Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH

Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre

diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation

Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque

mois

Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles

23

Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles

Type de donneacutees

Facteur de conversion Consommation estimeacutee

Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave

dispenser agrave utiliser X =

Quantiteacutes de produit

Services Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Donneacutees

deacutemographiques

de morbiditeacute

Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Cibles du

programme

Nombre cibleacute de patients

nombre de patients nombre

deacutepisodes de la maladie

nombre de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification

Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale

Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification

24

aux coucircts communautaires

totaux

Planification des approvisionnements

En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des

donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions

Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan

planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits

continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan

dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement

leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles

coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs

Organiser et analyser les donneacutees

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

Informations relatives au financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

25

le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

Exemples dhypothegraveses tireacutees dune

quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant

niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois

le pays Le financement de la 8e phase du

les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le

sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010

Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du

Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010

important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits

Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements

Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits

Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy

1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee

2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service

26

Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)

Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises

Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation

+

[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]

Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique

Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel

Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour

Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies

le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock

toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine

27

Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)

Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit

Eacutelaborer le plan dapprovisionnement

Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs

Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits

Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation

Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes

Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue

Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct

deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et

La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de

reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les

pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera

quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander

Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits

28

Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes

Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement

29

30

Utiliser les reacutesultats de la

quantification

Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock

La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes

la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires

la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits

la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats

la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment

lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage

Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash

la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification

lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees

un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses

un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)

les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification

le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)

31

une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur

le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois

les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes

32

Eacutevaluer et mettre agrave jour la

quantification

La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits

Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes

La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur

Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision

Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel

La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit

Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock

Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes

Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement

Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps

Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement

Connaissances et compeacutetences neacutecessaires

Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes

pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes

33

bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees

engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine

la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale

34

Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement

Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des six derniers

mois et analyser toutes les tendances

pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009

Examiner et actualiser les donneacutees si

neacutecessaire des preacutevisions actuelles du

mois de janvier 2009 au mois de

deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees

des six derniers mois

Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees

dans PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix

et les autres donneacutees sur les produits

dans PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des 12 derniers

mois Identifier toute lacune y affeacuterant

Effectuer un examen approfondi des

preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et

compleacuteter un estimation preacutevisionnelle

pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai

2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ

Saisir les nouvelles preacutevisions dans

PipeLine

Elaborer un plan drsquoapprovisionnement

pour les deux prochaines anneacutees dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA

35

36

Reacutefeacuterences

John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

37

38

Annexes

39

40

Annexe A

Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

19 20 21 22 23 24 25

Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi

Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en

calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier

de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des

des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux

(EDT)

Lusaka

Eacutequipe de

gestion de la

santeacute de

district

(EGSD)

Hospital de Kabwe

Centre de santeacute de

Kalingalinga - Lusaka

Centre de recherche

contre les maladies

infectieuses de Zambie

(CIDRZ) - Lusaka

Reacuteunions avec les

principaux intervenants

dans le Centre national

de lutte contre le

paludisme (National

Malaria Control

Center)

Eacutetude sur la

compilation et la

collecte de donneacutees

Eacutevaluation de

leacutetablissement -

Hocircpital universitaire

(University Teaching

Hospital (UTH)

Cancer Center

Reacuteunion avec le MS et

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec

les principaux

intervenants shy

MS

Eacutevaluation de

leacutetablissement

- Chilenja shy

Centre

41

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

26

Matin

Travaux

preacuteparatifs en

vue du

prochain

atelier sur la

construction

des

hypothegraveses

lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

et aux

meacutedicaments

contre les

infections

opportunistes

(IO)

Apregraves-midi

Visite du site

de latelier

27

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

Crestview Hotel

28

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees

aux meacutedicaments

contre les infections

opportunistes

Crestview Hotel

29

Matin et apregravesshy

midi Atelier sur

lrsquoeacutelaboration des

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes

Collecte des

statistiques provenant

du Centre hospitalier

universitaire

30

Matin

Analyses des cibles des

hypothegraveses au National

Malaria Control

Center avec les

intervenants cleacutes

Apregraves-midi

Saisie des donneacutees

preacuteliminaires dans le

logiciel Quantimed

31

Matin et apregraves-midi

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et

PipeLine

1

Matin

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et PipeLine

Apregraves-midi

Quantification des

reacutesultats de lanalyse

des antipaludiques

2 3 4 5 6

Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi

apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport

Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission

reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des

donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes

le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les

Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre

de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections

des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes

prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel

la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du

le paludisme aux meacutedicaments de lutte

contre le paludisme et les

infections opportunistes

infections

opportunistes

rapport de mission

42

Annexe B

Programmes logiciels pour la

quantification des produits de

santeacute

Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions

I Outils preacutevisionnels

Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

ProQ

ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares

Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom

Quantimed

Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou

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Remerciements

Cette publication est deacutedieacutee aux nombreuses personnes des communauteacutes des organisations non gouvernementales (ONG) des organisations confessionnelles des ministegraveres de la santeacute et des autres organisations qui ont toujours lutteacute pour laccegraves aux meacutedicaments et aux services de santeacute essentiels La publication est eacutegalement deacutedieacutee aux amis et aux collegravegues qui ont travailleacute avec lUSAID | PROJET DELIVER et ses projets anterieurs John Snow Inc le Projet DELIVER et le projet de la Logistique pour la planification familiale (FPLM) I II et III et aux milliers de professionnels engageacutes dans les ministegraveres de la santeacute et les ONG qui travaillent au quotidien pour fournir agrave leurs clients et agrave leurs programmes des produits essentiels de santeacute publique

Les contrats de lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID) ont financeacute lassistance technique les projets dans les pays et la recherche qui a produit les expeacuteriences et les leccedilons preacutesenteacutees dans ce guide Nous exprimons notre gratitude agrave leacutequipe de professionnels du Bureau du VIH sida et de la Division de la Segravecuritegrave de la Logistique des Produits de lrsquoOffice de la Population et de la Santeacute de la reproduction (PRN) du Centre pour la population la santeacute et la nutrition Bureau de Santeacute globale de lAgence des Eacutetats-Unis pour le Deacuteveloppement international pour leurs encouragements et leurs conseils et pour leur engagement agrave ameacuteliorer les laboratoires et les programmes de santeacute publique sur le virus de limmunodeacuteficience humaine (VIH) et le syndrome dimmunodeacuteficience acquise (sida) par le biais de la logistique

Nous adressons nos sincegraveres remerciements agrave leacutequipe de base eacutelargie du personnel technique sur le terrain et dans le bureau du projet agrave Arlington en Virginie qui a deacuteveloppeacute et reacutedigeacute certaines parties de ce guide Les enseignements tireacutes de lexpeacuterience de lUSAID | PROJET DELIVER et de ses projets preacutedeacutecesseurs dans la conduite des exercices de quantification dans de nombreux pays et pour de nombreuses cateacutegories de produits nauraient pas eacuteteacute possibles sans ces preacutecieuses contributions

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Objectif

Qui doit utiliser ce manuel

Ce guide pratique sur la quantification des produits de santeacute a eacuteteacute conccedilu pour orienter les conseillers techniques les responsables de programmes les responsables des achats les directeurs des entrepocircts les prestataires de services les responsables gouvernementaux les partenaires de mise en œuvre les bailleurs et autres et pour les aider agrave reacutealiser un exercice de quantification agrave leacutechelle nationale Ce guide sera eacutegalement utile pour les membres de leacutequipe de quantification qui sont chargeacutes de la planification du programme du budget et de la mobilisation de ressources pour lachat des produits Les reacutesultats de la quantification leur permettra dappuyer ces activiteacutes

Quel est lobjectif de ce Guide

Le pregravesent guide a egravetegrave conccedilu pour aider les utilisateurs agrave mettre en œuvre une approche systeacutematique eacutetape par eacutetape de la quantification requise et des coucircts des produits de santeacute Il est recommandeacute de lutiliser pendant la conduite dun exercice national de quantification et comprend des directives speacutecifiques sur la maniegravere dutiliser les reacutesultats de la quantification aux fins suivantes

Identifier les besoins de financement et les lacunes relatives agrave lachat des produits neacutecessaires

Coordonner les calendriers des achats et des livraisons afin dassurer un approvisionnement durable et efficace des produits

Mettre en œuvre un processus degravevaluation et dactualisation des regravesultats de la quantification afin de preacuteserver et dameacuteliorer la validiteacute lexactitude et lutiliteacute des quantifications actuelles et futures

Bien quil existe plusieurs logiciels pour compleacuteter les eacutetapes de planification des preacutevisions et des approvisionnements pendant un exercice de quantification il nexiste agrave lheure actuelle aucun logiciel capable deffectuer lrsquoensemble de ces egravetapes Ce guide na pas eacuteteacute conccedilu dans le but de former les utilisateurs agrave utiliser un outil logiciel speacutecifique mais plutocirct pour guider les utilisateurs tout au long du processus de quantification Il est important de noter toutefois que le processus expliqueacute dans ce guide sur la planification de lapprovisionnement est lieacute au logiciel PipeLine Plus de 20 anneacutees de travail avec un large eacuteventail de produits ont montreacute au projet le logiciel PipeLine eacutetait le meilleur pour preacuteparer les plans dapprovisionnement Certains des logiciels actuellement disponibles sont reacutefeacuterenceacutes agrave lAnnexe B Programmes logiciels pour la quantification des produits de santeacute

La meacutethode eacutetape par eacutetape de la quantification des produits de santeacute preacutesenteacutee dans ce guide permettra aux utilisateurs mdash

De dresser la liste des donneacutees speacutecifiques neacutecessaires pendant chacune des eacutetapes de la quantification

De recueillir et danalyser les donneacutees disponibles

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Didentifier et dobtenir un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles neacutecessaires pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs programmatiques et environnementaux attendus qui influenceront la demande des produits

Dorganiser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles et de structurer larborescence preacutevisionnelle afin deffectuer des preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute

Dutiliser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui devra ecirctre dispenseacute ou consommeacute pour chaque anneacutee de la quantification

Didentifier les paramegravetres cleacutes de la chaicircne dapprovisionnement neacutecessaires permettant drsquoestimer les besoins et les couacutets totaux des produits pour le pays ou le programme

Didentifier et datteindre un consensus sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement neacutecessaire pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs de la chaicircne drsquoapprovisionnement attendus qui influenceront la demande des produits de base

De calculer la totaliteacute des besoins en produits de base et des coucircts pour chaque anneacutee de la quantification

De planifier les quantiteacutes de produits expeacutedieacutes et les calendriers de livraison pour assurer un approvisionnement continu pour chaque anneacutee de la quantification

De comparer les montants et le calendrier des engagements de financement pour les achats avec les coucircts totaux des produits et les dates de livraison des expeacuteditions en tant queacutetape finale de la quantification

Dexpliquer les avantages de lutilisation du logiciel PipeLine pour obtenir les reacutesultats finaux de la quantification

Comment utiliser ce Guide

Ce guide geacuteneacuteral doit ecirctre utiliseacute avec les documents connexes qui ont eacuteteacute deacuteveloppeacutes pour les diffeacuterentes cateacutegories de produits Ce guide deacutecrit lensemble du processus de quantification du deacutebut agrave la fin fournit des instructions pour chaque eacutetape du processus de quantification et deacutecrit les deacutefis ainsi que des exemples tireacutes des exercices de quantification reacuteels

Les documents connexes speacutecifiques aux produits fournissent des indications deacutetailleacutees sur lestimation de la consommation des meacutedicaments antireacutetroviraux (ARV) des kits de deacutepistage du VIH des fournitures de laboratoire des meacutedicaments antipaludiques des produits contraceptifs et certains produits de la santeacute de la reproduction maternelle neacuteonatale et infantile Un exercice de quantification distinct doit ecirctre effectueacute pour chaque cateacutegorie de produit Les documents connexes preacutesentent des informations sur les produits comment ils sont prescrits dispenseacutes et utiliseacutes les types de donneacutees neacutecessaires et les hypothegraveses communes qui doivent ecirctre inteacutegreacutees dans leacutetape preacutevisionnelle de ces produits Ces documents connexes sont neacutecessaires pour finaliser la quantification de chacune de ces cateacutegories de produits

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Introduction agrave la quantification

Rocircle de la quantification dans la chaicircne drsquoapprovisionnement La meacutethode de quantification deacuteveloppeacutee par le projet USAID | DELIVER et ses projets anterieurs est baseacutee sur plus de 20 ans dexpeacuterience dans la conduite de quantifications pour une large gamme de produits de santeacute publique La quantification est le processus qui consiste agrave estimer les quantiteacutes et les coucircts des produits neacutecessaires agrave un programme de santeacute speacutecifique (ou agrave un service) et agrave deacuteterminer le moment ougrave les produits doivent ecirctre livreacutes afin dassurer un approvisionnement ininterrompu dans le cadre du programme La quantification est une activiteacute essentielle de la chaicircne dapprovisionnement qui relie des informations sur les services et les produits du niveau de leacutetablissement aux politiques et aux plans du programme au niveau national elle est ensuite utiliseacutee pour informer le plus haut niveau deacutecisionnel du financement et de lapprovisionnement des produits Les reacutesultats dune quantification peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave optimiser lutilisation des ressources disponibles pour les achats pour plaider en faveur de la mobilisation de ressources suppleacutementaires en cas de besoin et pour informer les cycles de production du fabricant et les calendriers dexpeacutedition du fournisseur

La quantification nest pas un exercice annuel unique qui se termine lorsque les quantiteacutes et les La quantification nest pas un exercice ponctuel

coucircts deacutefinitifs des produits ont eacuteteacute deacutetermineacutes mais plutocirct un processus iteacuteratif qui comprend

des reacutevisions et des mises agrave jour tout au long de Les reacutesultats de lexercice doivent mener vers un lanneacutee

processus iteacuteratif de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees de quantification et des hypothegraveses et de recalcul des besoins et des coucircts totaux des produits pour tenir compte de la prestation des services et de la consommation reacuteelle ainsi que des changements dans les programmes et les plans au fil du temps Les reacutesultats dune quantification doivent ecirctre reacuteviseacutes et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus freacutequemment dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification de ce document preacutesente plus dinformations sur le suivi et la mise agrave jour des quantifications

Veuillez consulter la section Reacutefeacuterences de ce guide pour tous les autres documents et logiciels du PROJET de lUSAID | DELIVER lieacutes agrave la quantification des produits de santeacute dans les pays agrave ressources limiteacutees

Quantification et inteacutegration de la chaicircne

drsquoapprovisionnement Avec laugmentation des financements - provenant du gouvernement des Eacutetats-Unis (GEU) et du Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme (GFATM) pour les produits du programme tels que les produits contre le VIH et le paludisme et un accent accru sur loptimisation des ressources - les pays se sont concentreacutes sur lestimation de leurs besoins dune maniegravere plus systeacutematique pour reacuteduire le surstockage et le gaspillage

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Les donneacutees disponibles sont un facteur cleacute ayant un impact sur la qualiteacute de la quantification Des investissements importants dans les programmes de soutien tels que le VIH et le sida et le paludisme ont apporteacute une certaine rigueur au processus Les reacutevisions peacuteriodiques des preacutevisions et les mises agrave jour reacuteguliegraveres des plans dapprovisionnement ont aideacute les pays agrave concentrer leurs ressources sur lameacutelioration de leurs systegravemes dinformation et en geacuteneacuteral leur performance du systegraveme logistique

Ainsi lefficaciteacute accrue de la quantification peut potentiellement contribuer de maniegravere significative agrave lacceacuteleacuteration de leacutevolution dune chaicircne dapprovisionnement de leacutetape speacuteciale agrave leacutetape organiseacutee (voir Supply Chain Evolution Introduction to a Framework for Supply Chain Strengthening of Developing Country Public Health Programs)

Qui doit effectuer une quantification

Afin quun exercice de quantification soit utile et efficace les personnes approprieacutees doivent participer agrave chaque eacutetape du processus depuis la collecte et lanalyse des donneacutees jusquagrave la preacutesentation des reacutesultats finaux au Ministegravere de la Santeacute (MS) et aux autres autoriteacutes compeacutetentes Les responsables de la logistique les deacutecideurs politiques les responsables de programme les experts techniques les agents dapprovisionnement les directeurs des entrepocircts et les fournisseurs de services sont les personnes plus souvent impliqueacutees dans une quantification Les politiques qui deacuteterminent le choix et lutilisation des produits quantifieacutes sont eacutegalement speacutecifiques agrave chaque programme agrave chaque type de service et au type de produit utiliseacute Par conseacutequent il est important de consulter les personnels clinique pharmaceutique et du laboratoire qui sont eacutetroitement impliqueacute dans la fourniture de ces services et dans la gestion des produits tout au long du processus de quantification

Un ou plusieurs des membres de leacutequipe de quantification doivent avoir des bonnes compeacutetences sur la gestion des bases de donneacutees qui sont neacutecessaires pour structurer les bases de donneacutees de quantification puis saisir les donneacutees et les hypothegraveses de preacutevision et de planification de lapprovisionnement dans la base de donneacutees calculer les quantiteacutes et les couts deacutefinitifs des meacutedicaments et planifier les quantiteacutes et les calendriers dexpeacutedition neacutecessaires pour reacutepondre agrave la totaliteacute des exigences du programme ou du pays

En fonction des capaciteacutes du personnel et des responsables des programmes une assistance Linstitutionnalisation des compeacutetences et des

capaciteacutes locales exige des ressources ainsi quetechnique exteacuterieure est souvent neacutecessaire pour lengagement des principales parties prenantes

les programmes nationaux qui souhaitent appliquer une meacutethode de quantification prouveacutee La reacuteussite des efforts de renforcement des capaciteacutes et linstitutionnalisation des capaciteacutes locales dans la quantification des produits de santeacute deacutependra du niveau dinvestissement dans le processus et de lengagement du personnel local pour que la quantification fasse partie de leurs responsabiliteacutes professionnelles Voir la section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification pour des informations deacutetailleacutees sur le niveau deffort les activiteacutes speacutecifiques et les compeacutetences et lexpeacuterience du personnel neacutecessaires pour effectuer reacuteviser et mettre agrave jour les quantifications nationales

LAnnexe A preacutesente un modegravele de calendrier pour effectuer une quantification agrave laide dune assistance technique qui tient eacutegalement compte des ressources et du temps neacutecessaires pour mettre au point une approche baseacutee sur le renforcement des capaciteacutes

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La standardisation comme condition preacutealable agrave la

quantification

Une condition preacutealable agrave la conduite de la quantification de tout produit de santeacute est lexistence de directives standardiseacutees de traitement (DST) claires bien deacutefinies et diffuseacutees de protocoles des tests et de menus de tests de laboratoire pour deacutefinir comment des produits speacutecifiques doivent ecirctre administreacutes pour traitement ou utilisegraves pour des tests Cela est particulieacuterement vrai en lrsquoabsence de donneacutees fiables sur la consommation Une hypothegravese critique lors de lutilisation des donneacutees deacutemographiques des donneacutees sur la morbiditeacute et des donneacutees sur les services est que les prestataires de services respectent des directives standardiseacutees de traitement Par conseacutequent la standardisation doit preacuteceacuteder la quantification sachant que ces lignes directrices sont la base des hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle du processus

Dans le cas des nouveaux programmes en expansion rapide limportance des DST et des protocoles des tests est amplifieacutee sachant que des quantiteacutes suffisantes de produits doivent ecirctre acheteacutees pour permettre lexpansion En outre de nombreux services de santeacute exigent la disponibiliteacute de produits multiples au mecircme point de prestation de services (PPS) en mecircme temps

Il arrive parfois quau cours dune quantification au niveau national qui engloberait des programmes geacutereacutes par le ministegravere de la Santeacute et avec dautres bailleurs de fonds il existe plus dun ensemble de DST Par exemple un programme theacuterapeutique geacutereacute par une ONG peut utiliser ses propres lignes directrices et nadhegraverera pas aux DST nationales Dans ce cas les programmes doivent proceacuteder agrave une quantification distincte

Le respect des directives standardiseacutees de traitement peut contribuer agrave assurer que les produits sont utilisegraves comme ils doivent lrsquoecirctre et peut egravegalement amegraveliorer la pregravecision pendant legravetape de preacutevision de la quantification Toute non-conformiteacute avec les DST est susceptible de compromettre la validiteacute des reacutesultats de preacutevision et peut entraicircner des achats qui se traduiront par un surstockage et un gaspillage pour certains produits et des ruptures de stock pour dautres produits

Il est eacutegalement indispensable de consulter la liste des meacutedicaments essentiels et ou la liste des meacutedicaments preacuteceacutedemment acheteacutes pour srsquoassurer de la standardisation des intrants et des extrants preacutevisionnels avec les meacutedicaments approuveacutes et enregistreacutes dans le pays

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6

Les eacutetapes de la quantification

Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement

Figure 1 Eacutetapes de la quantification

Qu

an

tifi

cati

on

PREPARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification

Recueillir les donneacutees neacutecessaires

ESTIMATION DES PREVISIONS

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles

Calculer la consommation projeteacutee de

chaque produit

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale

PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement

Calculer les besoins et les coucircts totaux

des produits

Elaborer le plan drsquoapprovisionnement

Comparer le budget disponible et les coucircts

Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles

Mobiliser des ressources suppleacutementaires

Acheter les quantiteacutes neacutecessaires

Les fonds sontshyils suffisants

Augmenter les fonds

OUI

NON

OUI

NON

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Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)

Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

Deacutecrire le programme

Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services

PREacutePARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la couverture et lobjectif

de la quantification

Collecter les donneacutees neacutecessaires

et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS

Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

La porteacutee de la quantification

Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement

On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs

Lobjectif de la quantification

Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification

Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement

Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits

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Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement

Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits

Peacuteriode de la quantification

Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur

Collecte des donneacutees neacutecessaires

Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs

Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification

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millions

Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions

Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL

Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes

peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees

Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas

visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes

services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients

Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute

Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12

deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12

eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)

Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un

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pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme

Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification

Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne

Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer

Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions

Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement

Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours

Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme

les informations sur le produit

le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant

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le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels

les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

les informations sur le financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

les informations sur la distribution

les coucircts du deacutedouanement

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant

les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays

Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits

Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles

les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits

leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute

les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits

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les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants

la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques

les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques

les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement

les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme

Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant

Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees

PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des

PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien

Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees

Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale

13

Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock

Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne

Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques

Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH

Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH

Type de

donneacutees

Donneacutees Qualiteacute des

donneacutees

Autres remarques

Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible

consommation niveau central

Les stocks disponibles au niveau

central

deacutemission des produits

au cours de 12 derniers

mois

dans les eacutetablissements

Les donneacutees de

consommation non

disponibles au niveau des

sites

Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest

services la base des rapports de suivi et

deacutevaluation du MS y compris le

nombre de personnes testeacutees

pour le conseil et de deacutepistage

volontaire du VIH (CDV) et la

preacutevention de la transmission de

la megravere agrave lenfant

Le nombre de visites de soins

preacutenatals

rapportagecompletude

des rapports de 75 au

cours de trois derniers

mois

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes pour la

seacutecuriteacute du sang

Aucune donneacutee nest

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes dans le cadre

de la formation

Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les

morbiditeacute adultes uniquement le taux

de preacutevalence nest pas

disponible pour les moins

de 15 ans

Donneacutees

deacutemographiques

Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest

disponible sur le taux de

croissance deacutemographique

14

Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees

la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de

produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre

facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes

demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits

Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification

Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees

Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables

En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash

Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees

Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock

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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees

Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits

Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees

Ajustement pour les rapports incomplets

Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants

Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports

Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees

Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants

Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises

Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees

En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere

Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux

La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)

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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante

Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees

Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque

Ajustement pour les ruptures de stock

Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation

Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash

La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =

1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock

Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes

Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock

Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale

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Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles

Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes

Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision

18

19

Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits

de santeacute

Donneacutees historiques de

consommation Quantiteacute de

chaque produit prescrit ou

utiliseacute au cours des 12 derniers

mois (lorsque les donneacutees sont

disponibles ou peuvent ecirctre

estimeacutees)

Donneacutees deacutemographiques de

morbiditeacute

Donneacutees sur la croissance et les

tendances deacutemographiques

Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence

de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute

au sein dun groupe de population deacutefini

(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees

pour deacutefinir la totaliteacute des besoins

estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les

cibles ou le pourcentage des besoins

totaux agrave couvrir)

Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave

surestimer les besoins en produits Elles

doivent ecirctre compareacutees aux estimations

utilisant les donneacutees de consommation

et des services

Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la

quantification

Estimer la consommation

future de chaque produit

pour chaque anneacutee de la

quantification

Analyse des tendances

historiques de la

consommation

Analyse des facteurs

susceptibles dinfluencer

les variations de la

demande de

consommation

Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de

produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification

Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des

proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque

produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique

patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee

pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou

utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification

Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le

nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies

eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un

traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification

Analyse des tendances historiques

Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la

demande pour les cibles la couverture du programme

Donneacutees historiques des

services

Le nombre de visites de

services et de tests fournis et

effectueacutes deacutepisodes dune

maladie ou dun eacutetat de santeacute

traiteacute ou le nombre de

patients suivant un traitement

permanent continu au cours

des 12 derniers mois (lorsque

les donneacutees sont disponibles

ou peuvent ecirctre estimeacutees)

Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles

Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision

1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes

2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits

Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de

deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la

transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011

Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10

ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins

preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008

Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de

suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS

La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees

Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute

utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification

Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10

2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage

du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS

Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies

Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les

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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles

Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes

Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash

Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages

Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques

Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash

1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose

2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter

a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple

b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention

c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II

3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe

4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients

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Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV

Nombre total de patients

Adultes - 90

Traitements de premiegravere intention shy

95

TDF3TC + NVP shy40

TDF3TC + EFV shy20

AZT3TC + NVP shy25

AZT3TC + EFV shy15

Traitements de deuxiegraveme intention shy

5

TDF3TC + LPVr shy20

ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50

ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30

Enfants - 10

Traitements de premiegravere

intention - 95

AZT + 3TC + EFV shy30

AZT + 3TD + NVP - 70

Traitements de deuxiegraveme

intention - 5

AZT + ddl + LPVr shy80

ABC + ddl + LPVr shy20

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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit

Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute

le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de

chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique

MULTIPLIEacute PAR

le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee

Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I

Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide

eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)

Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee

Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH

Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre

diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation

Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque

mois

Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles

23

Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles

Type de donneacutees

Facteur de conversion Consommation estimeacutee

Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave

dispenser agrave utiliser X =

Quantiteacutes de produit

Services Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Donneacutees

deacutemographiques

de morbiditeacute

Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Cibles du

programme

Nombre cibleacute de patients

nombre de patients nombre

deacutepisodes de la maladie

nombre de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification

Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale

Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification

24

aux coucircts communautaires

totaux

Planification des approvisionnements

En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des

donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions

Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan

planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits

continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan

dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement

leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles

coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs

Organiser et analyser les donneacutees

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

Informations relatives au financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

25

le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

Exemples dhypothegraveses tireacutees dune

quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant

niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois

le pays Le financement de la 8e phase du

les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le

sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010

Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du

Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010

important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits

Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements

Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits

Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy

1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee

2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service

26

Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)

Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises

Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation

+

[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]

Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique

Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel

Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour

Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies

le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock

toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine

27

Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)

Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit

Eacutelaborer le plan dapprovisionnement

Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs

Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits

Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation

Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes

Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue

Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct

deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et

La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de

reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les

pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera

quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander

Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits

28

Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes

Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement

29

30

Utiliser les reacutesultats de la

quantification

Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock

La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes

la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires

la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits

la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats

la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment

lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage

Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash

la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification

lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees

un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses

un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)

les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification

le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)

31

une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur

le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois

les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes

32

Eacutevaluer et mettre agrave jour la

quantification

La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits

Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes

La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur

Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision

Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel

La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit

Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock

Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes

Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement

Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps

Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement

Connaissances et compeacutetences neacutecessaires

Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes

pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes

33

bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees

engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine

la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale

34

Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement

Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des six derniers

mois et analyser toutes les tendances

pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009

Examiner et actualiser les donneacutees si

neacutecessaire des preacutevisions actuelles du

mois de janvier 2009 au mois de

deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees

des six derniers mois

Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees

dans PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix

et les autres donneacutees sur les produits

dans PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des 12 derniers

mois Identifier toute lacune y affeacuterant

Effectuer un examen approfondi des

preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et

compleacuteter un estimation preacutevisionnelle

pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai

2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ

Saisir les nouvelles preacutevisions dans

PipeLine

Elaborer un plan drsquoapprovisionnement

pour les deux prochaines anneacutees dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA

35

36

Reacutefeacuterences

John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

37

38

Annexes

39

40

Annexe A

Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

19 20 21 22 23 24 25

Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi

Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en

calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier

de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des

des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux

(EDT)

Lusaka

Eacutequipe de

gestion de la

santeacute de

district

(EGSD)

Hospital de Kabwe

Centre de santeacute de

Kalingalinga - Lusaka

Centre de recherche

contre les maladies

infectieuses de Zambie

(CIDRZ) - Lusaka

Reacuteunions avec les

principaux intervenants

dans le Centre national

de lutte contre le

paludisme (National

Malaria Control

Center)

Eacutetude sur la

compilation et la

collecte de donneacutees

Eacutevaluation de

leacutetablissement -

Hocircpital universitaire

(University Teaching

Hospital (UTH)

Cancer Center

Reacuteunion avec le MS et

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec

les principaux

intervenants shy

MS

Eacutevaluation de

leacutetablissement

- Chilenja shy

Centre

41

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

26

Matin

Travaux

preacuteparatifs en

vue du

prochain

atelier sur la

construction

des

hypothegraveses

lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

et aux

meacutedicaments

contre les

infections

opportunistes

(IO)

Apregraves-midi

Visite du site

de latelier

27

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

Crestview Hotel

28

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees

aux meacutedicaments

contre les infections

opportunistes

Crestview Hotel

29

Matin et apregravesshy

midi Atelier sur

lrsquoeacutelaboration des

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes

Collecte des

statistiques provenant

du Centre hospitalier

universitaire

30

Matin

Analyses des cibles des

hypothegraveses au National

Malaria Control

Center avec les

intervenants cleacutes

Apregraves-midi

Saisie des donneacutees

preacuteliminaires dans le

logiciel Quantimed

31

Matin et apregraves-midi

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et

PipeLine

1

Matin

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et PipeLine

Apregraves-midi

Quantification des

reacutesultats de lanalyse

des antipaludiques

2 3 4 5 6

Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi

apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport

Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission

reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des

donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes

le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les

Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre

de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections

des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes

prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel

la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du

le paludisme aux meacutedicaments de lutte

contre le paludisme et les

infections opportunistes

infections

opportunistes

rapport de mission

42

Annexe B

Programmes logiciels pour la

quantification des produits de

santeacute

Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions

I Outils preacutevisionnels

Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

ProQ

ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares

Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom

Quantimed

Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou

43

x

Objectif

Qui doit utiliser ce manuel

Ce guide pratique sur la quantification des produits de santeacute a eacuteteacute conccedilu pour orienter les conseillers techniques les responsables de programmes les responsables des achats les directeurs des entrepocircts les prestataires de services les responsables gouvernementaux les partenaires de mise en œuvre les bailleurs et autres et pour les aider agrave reacutealiser un exercice de quantification agrave leacutechelle nationale Ce guide sera eacutegalement utile pour les membres de leacutequipe de quantification qui sont chargeacutes de la planification du programme du budget et de la mobilisation de ressources pour lachat des produits Les reacutesultats de la quantification leur permettra dappuyer ces activiteacutes

Quel est lobjectif de ce Guide

Le pregravesent guide a egravetegrave conccedilu pour aider les utilisateurs agrave mettre en œuvre une approche systeacutematique eacutetape par eacutetape de la quantification requise et des coucircts des produits de santeacute Il est recommandeacute de lutiliser pendant la conduite dun exercice national de quantification et comprend des directives speacutecifiques sur la maniegravere dutiliser les reacutesultats de la quantification aux fins suivantes

Identifier les besoins de financement et les lacunes relatives agrave lachat des produits neacutecessaires

Coordonner les calendriers des achats et des livraisons afin dassurer un approvisionnement durable et efficace des produits

Mettre en œuvre un processus degravevaluation et dactualisation des regravesultats de la quantification afin de preacuteserver et dameacuteliorer la validiteacute lexactitude et lutiliteacute des quantifications actuelles et futures

Bien quil existe plusieurs logiciels pour compleacuteter les eacutetapes de planification des preacutevisions et des approvisionnements pendant un exercice de quantification il nexiste agrave lheure actuelle aucun logiciel capable deffectuer lrsquoensemble de ces egravetapes Ce guide na pas eacuteteacute conccedilu dans le but de former les utilisateurs agrave utiliser un outil logiciel speacutecifique mais plutocirct pour guider les utilisateurs tout au long du processus de quantification Il est important de noter toutefois que le processus expliqueacute dans ce guide sur la planification de lapprovisionnement est lieacute au logiciel PipeLine Plus de 20 anneacutees de travail avec un large eacuteventail de produits ont montreacute au projet le logiciel PipeLine eacutetait le meilleur pour preacuteparer les plans dapprovisionnement Certains des logiciels actuellement disponibles sont reacutefeacuterenceacutes agrave lAnnexe B Programmes logiciels pour la quantification des produits de santeacute

La meacutethode eacutetape par eacutetape de la quantification des produits de santeacute preacutesenteacutee dans ce guide permettra aux utilisateurs mdash

De dresser la liste des donneacutees speacutecifiques neacutecessaires pendant chacune des eacutetapes de la quantification

De recueillir et danalyser les donneacutees disponibles

1

Didentifier et dobtenir un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles neacutecessaires pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs programmatiques et environnementaux attendus qui influenceront la demande des produits

Dorganiser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles et de structurer larborescence preacutevisionnelle afin deffectuer des preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute

Dutiliser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui devra ecirctre dispenseacute ou consommeacute pour chaque anneacutee de la quantification

Didentifier les paramegravetres cleacutes de la chaicircne dapprovisionnement neacutecessaires permettant drsquoestimer les besoins et les couacutets totaux des produits pour le pays ou le programme

Didentifier et datteindre un consensus sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement neacutecessaire pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs de la chaicircne drsquoapprovisionnement attendus qui influenceront la demande des produits de base

De calculer la totaliteacute des besoins en produits de base et des coucircts pour chaque anneacutee de la quantification

De planifier les quantiteacutes de produits expeacutedieacutes et les calendriers de livraison pour assurer un approvisionnement continu pour chaque anneacutee de la quantification

De comparer les montants et le calendrier des engagements de financement pour les achats avec les coucircts totaux des produits et les dates de livraison des expeacuteditions en tant queacutetape finale de la quantification

Dexpliquer les avantages de lutilisation du logiciel PipeLine pour obtenir les reacutesultats finaux de la quantification

Comment utiliser ce Guide

Ce guide geacuteneacuteral doit ecirctre utiliseacute avec les documents connexes qui ont eacuteteacute deacuteveloppeacutes pour les diffeacuterentes cateacutegories de produits Ce guide deacutecrit lensemble du processus de quantification du deacutebut agrave la fin fournit des instructions pour chaque eacutetape du processus de quantification et deacutecrit les deacutefis ainsi que des exemples tireacutes des exercices de quantification reacuteels

Les documents connexes speacutecifiques aux produits fournissent des indications deacutetailleacutees sur lestimation de la consommation des meacutedicaments antireacutetroviraux (ARV) des kits de deacutepistage du VIH des fournitures de laboratoire des meacutedicaments antipaludiques des produits contraceptifs et certains produits de la santeacute de la reproduction maternelle neacuteonatale et infantile Un exercice de quantification distinct doit ecirctre effectueacute pour chaque cateacutegorie de produit Les documents connexes preacutesentent des informations sur les produits comment ils sont prescrits dispenseacutes et utiliseacutes les types de donneacutees neacutecessaires et les hypothegraveses communes qui doivent ecirctre inteacutegreacutees dans leacutetape preacutevisionnelle de ces produits Ces documents connexes sont neacutecessaires pour finaliser la quantification de chacune de ces cateacutegories de produits

2

Introduction agrave la quantification

Rocircle de la quantification dans la chaicircne drsquoapprovisionnement La meacutethode de quantification deacuteveloppeacutee par le projet USAID | DELIVER et ses projets anterieurs est baseacutee sur plus de 20 ans dexpeacuterience dans la conduite de quantifications pour une large gamme de produits de santeacute publique La quantification est le processus qui consiste agrave estimer les quantiteacutes et les coucircts des produits neacutecessaires agrave un programme de santeacute speacutecifique (ou agrave un service) et agrave deacuteterminer le moment ougrave les produits doivent ecirctre livreacutes afin dassurer un approvisionnement ininterrompu dans le cadre du programme La quantification est une activiteacute essentielle de la chaicircne dapprovisionnement qui relie des informations sur les services et les produits du niveau de leacutetablissement aux politiques et aux plans du programme au niveau national elle est ensuite utiliseacutee pour informer le plus haut niveau deacutecisionnel du financement et de lapprovisionnement des produits Les reacutesultats dune quantification peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave optimiser lutilisation des ressources disponibles pour les achats pour plaider en faveur de la mobilisation de ressources suppleacutementaires en cas de besoin et pour informer les cycles de production du fabricant et les calendriers dexpeacutedition du fournisseur

La quantification nest pas un exercice annuel unique qui se termine lorsque les quantiteacutes et les La quantification nest pas un exercice ponctuel

coucircts deacutefinitifs des produits ont eacuteteacute deacutetermineacutes mais plutocirct un processus iteacuteratif qui comprend

des reacutevisions et des mises agrave jour tout au long de Les reacutesultats de lexercice doivent mener vers un lanneacutee

processus iteacuteratif de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees de quantification et des hypothegraveses et de recalcul des besoins et des coucircts totaux des produits pour tenir compte de la prestation des services et de la consommation reacuteelle ainsi que des changements dans les programmes et les plans au fil du temps Les reacutesultats dune quantification doivent ecirctre reacuteviseacutes et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus freacutequemment dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification de ce document preacutesente plus dinformations sur le suivi et la mise agrave jour des quantifications

Veuillez consulter la section Reacutefeacuterences de ce guide pour tous les autres documents et logiciels du PROJET de lUSAID | DELIVER lieacutes agrave la quantification des produits de santeacute dans les pays agrave ressources limiteacutees

Quantification et inteacutegration de la chaicircne

drsquoapprovisionnement Avec laugmentation des financements - provenant du gouvernement des Eacutetats-Unis (GEU) et du Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme (GFATM) pour les produits du programme tels que les produits contre le VIH et le paludisme et un accent accru sur loptimisation des ressources - les pays se sont concentreacutes sur lestimation de leurs besoins dune maniegravere plus systeacutematique pour reacuteduire le surstockage et le gaspillage

3

Les donneacutees disponibles sont un facteur cleacute ayant un impact sur la qualiteacute de la quantification Des investissements importants dans les programmes de soutien tels que le VIH et le sida et le paludisme ont apporteacute une certaine rigueur au processus Les reacutevisions peacuteriodiques des preacutevisions et les mises agrave jour reacuteguliegraveres des plans dapprovisionnement ont aideacute les pays agrave concentrer leurs ressources sur lameacutelioration de leurs systegravemes dinformation et en geacuteneacuteral leur performance du systegraveme logistique

Ainsi lefficaciteacute accrue de la quantification peut potentiellement contribuer de maniegravere significative agrave lacceacuteleacuteration de leacutevolution dune chaicircne dapprovisionnement de leacutetape speacuteciale agrave leacutetape organiseacutee (voir Supply Chain Evolution Introduction to a Framework for Supply Chain Strengthening of Developing Country Public Health Programs)

Qui doit effectuer une quantification

Afin quun exercice de quantification soit utile et efficace les personnes approprieacutees doivent participer agrave chaque eacutetape du processus depuis la collecte et lanalyse des donneacutees jusquagrave la preacutesentation des reacutesultats finaux au Ministegravere de la Santeacute (MS) et aux autres autoriteacutes compeacutetentes Les responsables de la logistique les deacutecideurs politiques les responsables de programme les experts techniques les agents dapprovisionnement les directeurs des entrepocircts et les fournisseurs de services sont les personnes plus souvent impliqueacutees dans une quantification Les politiques qui deacuteterminent le choix et lutilisation des produits quantifieacutes sont eacutegalement speacutecifiques agrave chaque programme agrave chaque type de service et au type de produit utiliseacute Par conseacutequent il est important de consulter les personnels clinique pharmaceutique et du laboratoire qui sont eacutetroitement impliqueacute dans la fourniture de ces services et dans la gestion des produits tout au long du processus de quantification

Un ou plusieurs des membres de leacutequipe de quantification doivent avoir des bonnes compeacutetences sur la gestion des bases de donneacutees qui sont neacutecessaires pour structurer les bases de donneacutees de quantification puis saisir les donneacutees et les hypothegraveses de preacutevision et de planification de lapprovisionnement dans la base de donneacutees calculer les quantiteacutes et les couts deacutefinitifs des meacutedicaments et planifier les quantiteacutes et les calendriers dexpeacutedition neacutecessaires pour reacutepondre agrave la totaliteacute des exigences du programme ou du pays

En fonction des capaciteacutes du personnel et des responsables des programmes une assistance Linstitutionnalisation des compeacutetences et des

capaciteacutes locales exige des ressources ainsi quetechnique exteacuterieure est souvent neacutecessaire pour lengagement des principales parties prenantes

les programmes nationaux qui souhaitent appliquer une meacutethode de quantification prouveacutee La reacuteussite des efforts de renforcement des capaciteacutes et linstitutionnalisation des capaciteacutes locales dans la quantification des produits de santeacute deacutependra du niveau dinvestissement dans le processus et de lengagement du personnel local pour que la quantification fasse partie de leurs responsabiliteacutes professionnelles Voir la section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification pour des informations deacutetailleacutees sur le niveau deffort les activiteacutes speacutecifiques et les compeacutetences et lexpeacuterience du personnel neacutecessaires pour effectuer reacuteviser et mettre agrave jour les quantifications nationales

LAnnexe A preacutesente un modegravele de calendrier pour effectuer une quantification agrave laide dune assistance technique qui tient eacutegalement compte des ressources et du temps neacutecessaires pour mettre au point une approche baseacutee sur le renforcement des capaciteacutes

4

La standardisation comme condition preacutealable agrave la

quantification

Une condition preacutealable agrave la conduite de la quantification de tout produit de santeacute est lexistence de directives standardiseacutees de traitement (DST) claires bien deacutefinies et diffuseacutees de protocoles des tests et de menus de tests de laboratoire pour deacutefinir comment des produits speacutecifiques doivent ecirctre administreacutes pour traitement ou utilisegraves pour des tests Cela est particulieacuterement vrai en lrsquoabsence de donneacutees fiables sur la consommation Une hypothegravese critique lors de lutilisation des donneacutees deacutemographiques des donneacutees sur la morbiditeacute et des donneacutees sur les services est que les prestataires de services respectent des directives standardiseacutees de traitement Par conseacutequent la standardisation doit preacuteceacuteder la quantification sachant que ces lignes directrices sont la base des hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle du processus

Dans le cas des nouveaux programmes en expansion rapide limportance des DST et des protocoles des tests est amplifieacutee sachant que des quantiteacutes suffisantes de produits doivent ecirctre acheteacutees pour permettre lexpansion En outre de nombreux services de santeacute exigent la disponibiliteacute de produits multiples au mecircme point de prestation de services (PPS) en mecircme temps

Il arrive parfois quau cours dune quantification au niveau national qui engloberait des programmes geacutereacutes par le ministegravere de la Santeacute et avec dautres bailleurs de fonds il existe plus dun ensemble de DST Par exemple un programme theacuterapeutique geacutereacute par une ONG peut utiliser ses propres lignes directrices et nadhegraverera pas aux DST nationales Dans ce cas les programmes doivent proceacuteder agrave une quantification distincte

Le respect des directives standardiseacutees de traitement peut contribuer agrave assurer que les produits sont utilisegraves comme ils doivent lrsquoecirctre et peut egravegalement amegraveliorer la pregravecision pendant legravetape de preacutevision de la quantification Toute non-conformiteacute avec les DST est susceptible de compromettre la validiteacute des reacutesultats de preacutevision et peut entraicircner des achats qui se traduiront par un surstockage et un gaspillage pour certains produits et des ruptures de stock pour dautres produits

Il est eacutegalement indispensable de consulter la liste des meacutedicaments essentiels et ou la liste des meacutedicaments preacuteceacutedemment acheteacutes pour srsquoassurer de la standardisation des intrants et des extrants preacutevisionnels avec les meacutedicaments approuveacutes et enregistreacutes dans le pays

5

6

Les eacutetapes de la quantification

Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement

Figure 1 Eacutetapes de la quantification

Qu

an

tifi

cati

on

PREPARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification

Recueillir les donneacutees neacutecessaires

ESTIMATION DES PREVISIONS

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles

Calculer la consommation projeteacutee de

chaque produit

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale

PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement

Calculer les besoins et les coucircts totaux

des produits

Elaborer le plan drsquoapprovisionnement

Comparer le budget disponible et les coucircts

Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles

Mobiliser des ressources suppleacutementaires

Acheter les quantiteacutes neacutecessaires

Les fonds sontshyils suffisants

Augmenter les fonds

OUI

NON

OUI

NON

7

Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)

Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

Deacutecrire le programme

Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services

PREacutePARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la couverture et lobjectif

de la quantification

Collecter les donneacutees neacutecessaires

et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS

Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

La porteacutee de la quantification

Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement

On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs

Lobjectif de la quantification

Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification

Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement

Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits

8

Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement

Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits

Peacuteriode de la quantification

Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur

Collecte des donneacutees neacutecessaires

Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs

Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification

9

millions

Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions

Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL

Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes

peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees

Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas

visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes

services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients

Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute

Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12

deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12

eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)

Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un

10

pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme

Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification

Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne

Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer

Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions

Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement

Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours

Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme

les informations sur le produit

le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant

11

le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels

les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

les informations sur le financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

les informations sur la distribution

les coucircts du deacutedouanement

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant

les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays

Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits

Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles

les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits

leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute

les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits

12

les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants

la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques

les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques

les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement

les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme

Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant

Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees

PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des

PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien

Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees

Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale

13

Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock

Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne

Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques

Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH

Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH

Type de

donneacutees

Donneacutees Qualiteacute des

donneacutees

Autres remarques

Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible

consommation niveau central

Les stocks disponibles au niveau

central

deacutemission des produits

au cours de 12 derniers

mois

dans les eacutetablissements

Les donneacutees de

consommation non

disponibles au niveau des

sites

Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest

services la base des rapports de suivi et

deacutevaluation du MS y compris le

nombre de personnes testeacutees

pour le conseil et de deacutepistage

volontaire du VIH (CDV) et la

preacutevention de la transmission de

la megravere agrave lenfant

Le nombre de visites de soins

preacutenatals

rapportagecompletude

des rapports de 75 au

cours de trois derniers

mois

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes pour la

seacutecuriteacute du sang

Aucune donneacutee nest

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes dans le cadre

de la formation

Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les

morbiditeacute adultes uniquement le taux

de preacutevalence nest pas

disponible pour les moins

de 15 ans

Donneacutees

deacutemographiques

Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest

disponible sur le taux de

croissance deacutemographique

14

Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees

la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de

produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre

facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes

demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits

Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification

Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees

Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables

En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash

Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees

Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock

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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees

Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits

Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees

Ajustement pour les rapports incomplets

Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants

Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports

Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees

Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants

Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises

Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees

En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere

Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux

La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)

16

Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante

Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees

Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque

Ajustement pour les ruptures de stock

Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation

Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash

La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =

1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock

Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes

Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock

Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale

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Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles

Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes

Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision

18

19

Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits

de santeacute

Donneacutees historiques de

consommation Quantiteacute de

chaque produit prescrit ou

utiliseacute au cours des 12 derniers

mois (lorsque les donneacutees sont

disponibles ou peuvent ecirctre

estimeacutees)

Donneacutees deacutemographiques de

morbiditeacute

Donneacutees sur la croissance et les

tendances deacutemographiques

Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence

de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute

au sein dun groupe de population deacutefini

(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees

pour deacutefinir la totaliteacute des besoins

estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les

cibles ou le pourcentage des besoins

totaux agrave couvrir)

Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave

surestimer les besoins en produits Elles

doivent ecirctre compareacutees aux estimations

utilisant les donneacutees de consommation

et des services

Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la

quantification

Estimer la consommation

future de chaque produit

pour chaque anneacutee de la

quantification

Analyse des tendances

historiques de la

consommation

Analyse des facteurs

susceptibles dinfluencer

les variations de la

demande de

consommation

Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de

produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification

Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des

proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque

produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique

patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee

pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou

utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification

Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le

nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies

eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un

traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification

Analyse des tendances historiques

Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la

demande pour les cibles la couverture du programme

Donneacutees historiques des

services

Le nombre de visites de

services et de tests fournis et

effectueacutes deacutepisodes dune

maladie ou dun eacutetat de santeacute

traiteacute ou le nombre de

patients suivant un traitement

permanent continu au cours

des 12 derniers mois (lorsque

les donneacutees sont disponibles

ou peuvent ecirctre estimeacutees)

Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles

Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision

1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes

2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits

Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de

deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la

transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011

Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10

ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins

preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008

Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de

suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS

La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees

Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute

utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification

Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10

2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage

du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS

Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies

Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les

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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles

Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes

Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash

Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages

Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques

Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash

1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose

2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter

a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple

b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention

c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II

3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe

4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients

21

Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV

Nombre total de patients

Adultes - 90

Traitements de premiegravere intention shy

95

TDF3TC + NVP shy40

TDF3TC + EFV shy20

AZT3TC + NVP shy25

AZT3TC + EFV shy15

Traitements de deuxiegraveme intention shy

5

TDF3TC + LPVr shy20

ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50

ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30

Enfants - 10

Traitements de premiegravere

intention - 95

AZT + 3TC + EFV shy30

AZT + 3TD + NVP - 70

Traitements de deuxiegraveme

intention - 5

AZT + ddl + LPVr shy80

ABC + ddl + LPVr shy20

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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit

Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute

le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de

chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique

MULTIPLIEacute PAR

le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee

Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I

Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide

eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)

Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee

Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH

Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre

diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation

Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque

mois

Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles

23

Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles

Type de donneacutees

Facteur de conversion Consommation estimeacutee

Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave

dispenser agrave utiliser X =

Quantiteacutes de produit

Services Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Donneacutees

deacutemographiques

de morbiditeacute

Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Cibles du

programme

Nombre cibleacute de patients

nombre de patients nombre

deacutepisodes de la maladie

nombre de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification

Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale

Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification

24

aux coucircts communautaires

totaux

Planification des approvisionnements

En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des

donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions

Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan

planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits

continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan

dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement

leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles

coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs

Organiser et analyser les donneacutees

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

Informations relatives au financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

25

le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

Exemples dhypothegraveses tireacutees dune

quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant

niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois

le pays Le financement de la 8e phase du

les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le

sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010

Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du

Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010

important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits

Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements

Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits

Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy

1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee

2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service

26

Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)

Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises

Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation

+

[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]

Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique

Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel

Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour

Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies

le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock

toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine

27

Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)

Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit

Eacutelaborer le plan dapprovisionnement

Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs

Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits

Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation

Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes

Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue

Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct

deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et

La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de

reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les

pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera

quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander

Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits

28

Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes

Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement

29

30

Utiliser les reacutesultats de la

quantification

Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock

La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes

la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires

la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits

la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats

la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment

lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage

Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash

la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification

lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees

un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses

un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)

les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification

le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)

31

une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur

le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois

les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes

32

Eacutevaluer et mettre agrave jour la

quantification

La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits

Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes

La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur

Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision

Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel

La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit

Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock

Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes

Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement

Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps

Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement

Connaissances et compeacutetences neacutecessaires

Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes

pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes

33

bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees

engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine

la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale

34

Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement

Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des six derniers

mois et analyser toutes les tendances

pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009

Examiner et actualiser les donneacutees si

neacutecessaire des preacutevisions actuelles du

mois de janvier 2009 au mois de

deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees

des six derniers mois

Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees

dans PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix

et les autres donneacutees sur les produits

dans PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des 12 derniers

mois Identifier toute lacune y affeacuterant

Effectuer un examen approfondi des

preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et

compleacuteter un estimation preacutevisionnelle

pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai

2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ

Saisir les nouvelles preacutevisions dans

PipeLine

Elaborer un plan drsquoapprovisionnement

pour les deux prochaines anneacutees dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA

35

36

Reacutefeacuterences

John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

37

38

Annexes

39

40

Annexe A

Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

19 20 21 22 23 24 25

Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi

Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en

calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier

de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des

des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux

(EDT)

Lusaka

Eacutequipe de

gestion de la

santeacute de

district

(EGSD)

Hospital de Kabwe

Centre de santeacute de

Kalingalinga - Lusaka

Centre de recherche

contre les maladies

infectieuses de Zambie

(CIDRZ) - Lusaka

Reacuteunions avec les

principaux intervenants

dans le Centre national

de lutte contre le

paludisme (National

Malaria Control

Center)

Eacutetude sur la

compilation et la

collecte de donneacutees

Eacutevaluation de

leacutetablissement -

Hocircpital universitaire

(University Teaching

Hospital (UTH)

Cancer Center

Reacuteunion avec le MS et

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec

les principaux

intervenants shy

MS

Eacutevaluation de

leacutetablissement

- Chilenja shy

Centre

41

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

26

Matin

Travaux

preacuteparatifs en

vue du

prochain

atelier sur la

construction

des

hypothegraveses

lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

et aux

meacutedicaments

contre les

infections

opportunistes

(IO)

Apregraves-midi

Visite du site

de latelier

27

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

Crestview Hotel

28

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees

aux meacutedicaments

contre les infections

opportunistes

Crestview Hotel

29

Matin et apregravesshy

midi Atelier sur

lrsquoeacutelaboration des

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes

Collecte des

statistiques provenant

du Centre hospitalier

universitaire

30

Matin

Analyses des cibles des

hypothegraveses au National

Malaria Control

Center avec les

intervenants cleacutes

Apregraves-midi

Saisie des donneacutees

preacuteliminaires dans le

logiciel Quantimed

31

Matin et apregraves-midi

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et

PipeLine

1

Matin

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et PipeLine

Apregraves-midi

Quantification des

reacutesultats de lanalyse

des antipaludiques

2 3 4 5 6

Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi

apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport

Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission

reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des

donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes

le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les

Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre

de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections

des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes

prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel

la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du

le paludisme aux meacutedicaments de lutte

contre le paludisme et les

infections opportunistes

infections

opportunistes

rapport de mission

42

Annexe B

Programmes logiciels pour la

quantification des produits de

santeacute

Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions

I Outils preacutevisionnels

Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

ProQ

ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares

Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom

Quantimed

Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou

43

Objectif

Qui doit utiliser ce manuel

Ce guide pratique sur la quantification des produits de santeacute a eacuteteacute conccedilu pour orienter les conseillers techniques les responsables de programmes les responsables des achats les directeurs des entrepocircts les prestataires de services les responsables gouvernementaux les partenaires de mise en œuvre les bailleurs et autres et pour les aider agrave reacutealiser un exercice de quantification agrave leacutechelle nationale Ce guide sera eacutegalement utile pour les membres de leacutequipe de quantification qui sont chargeacutes de la planification du programme du budget et de la mobilisation de ressources pour lachat des produits Les reacutesultats de la quantification leur permettra dappuyer ces activiteacutes

Quel est lobjectif de ce Guide

Le pregravesent guide a egravetegrave conccedilu pour aider les utilisateurs agrave mettre en œuvre une approche systeacutematique eacutetape par eacutetape de la quantification requise et des coucircts des produits de santeacute Il est recommandeacute de lutiliser pendant la conduite dun exercice national de quantification et comprend des directives speacutecifiques sur la maniegravere dutiliser les reacutesultats de la quantification aux fins suivantes

Identifier les besoins de financement et les lacunes relatives agrave lachat des produits neacutecessaires

Coordonner les calendriers des achats et des livraisons afin dassurer un approvisionnement durable et efficace des produits

Mettre en œuvre un processus degravevaluation et dactualisation des regravesultats de la quantification afin de preacuteserver et dameacuteliorer la validiteacute lexactitude et lutiliteacute des quantifications actuelles et futures

Bien quil existe plusieurs logiciels pour compleacuteter les eacutetapes de planification des preacutevisions et des approvisionnements pendant un exercice de quantification il nexiste agrave lheure actuelle aucun logiciel capable deffectuer lrsquoensemble de ces egravetapes Ce guide na pas eacuteteacute conccedilu dans le but de former les utilisateurs agrave utiliser un outil logiciel speacutecifique mais plutocirct pour guider les utilisateurs tout au long du processus de quantification Il est important de noter toutefois que le processus expliqueacute dans ce guide sur la planification de lapprovisionnement est lieacute au logiciel PipeLine Plus de 20 anneacutees de travail avec un large eacuteventail de produits ont montreacute au projet le logiciel PipeLine eacutetait le meilleur pour preacuteparer les plans dapprovisionnement Certains des logiciels actuellement disponibles sont reacutefeacuterenceacutes agrave lAnnexe B Programmes logiciels pour la quantification des produits de santeacute

La meacutethode eacutetape par eacutetape de la quantification des produits de santeacute preacutesenteacutee dans ce guide permettra aux utilisateurs mdash

De dresser la liste des donneacutees speacutecifiques neacutecessaires pendant chacune des eacutetapes de la quantification

De recueillir et danalyser les donneacutees disponibles

1

Didentifier et dobtenir un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles neacutecessaires pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs programmatiques et environnementaux attendus qui influenceront la demande des produits

Dorganiser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles et de structurer larborescence preacutevisionnelle afin deffectuer des preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute

Dutiliser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui devra ecirctre dispenseacute ou consommeacute pour chaque anneacutee de la quantification

Didentifier les paramegravetres cleacutes de la chaicircne dapprovisionnement neacutecessaires permettant drsquoestimer les besoins et les couacutets totaux des produits pour le pays ou le programme

Didentifier et datteindre un consensus sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement neacutecessaire pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs de la chaicircne drsquoapprovisionnement attendus qui influenceront la demande des produits de base

De calculer la totaliteacute des besoins en produits de base et des coucircts pour chaque anneacutee de la quantification

De planifier les quantiteacutes de produits expeacutedieacutes et les calendriers de livraison pour assurer un approvisionnement continu pour chaque anneacutee de la quantification

De comparer les montants et le calendrier des engagements de financement pour les achats avec les coucircts totaux des produits et les dates de livraison des expeacuteditions en tant queacutetape finale de la quantification

Dexpliquer les avantages de lutilisation du logiciel PipeLine pour obtenir les reacutesultats finaux de la quantification

Comment utiliser ce Guide

Ce guide geacuteneacuteral doit ecirctre utiliseacute avec les documents connexes qui ont eacuteteacute deacuteveloppeacutes pour les diffeacuterentes cateacutegories de produits Ce guide deacutecrit lensemble du processus de quantification du deacutebut agrave la fin fournit des instructions pour chaque eacutetape du processus de quantification et deacutecrit les deacutefis ainsi que des exemples tireacutes des exercices de quantification reacuteels

Les documents connexes speacutecifiques aux produits fournissent des indications deacutetailleacutees sur lestimation de la consommation des meacutedicaments antireacutetroviraux (ARV) des kits de deacutepistage du VIH des fournitures de laboratoire des meacutedicaments antipaludiques des produits contraceptifs et certains produits de la santeacute de la reproduction maternelle neacuteonatale et infantile Un exercice de quantification distinct doit ecirctre effectueacute pour chaque cateacutegorie de produit Les documents connexes preacutesentent des informations sur les produits comment ils sont prescrits dispenseacutes et utiliseacutes les types de donneacutees neacutecessaires et les hypothegraveses communes qui doivent ecirctre inteacutegreacutees dans leacutetape preacutevisionnelle de ces produits Ces documents connexes sont neacutecessaires pour finaliser la quantification de chacune de ces cateacutegories de produits

2

Introduction agrave la quantification

Rocircle de la quantification dans la chaicircne drsquoapprovisionnement La meacutethode de quantification deacuteveloppeacutee par le projet USAID | DELIVER et ses projets anterieurs est baseacutee sur plus de 20 ans dexpeacuterience dans la conduite de quantifications pour une large gamme de produits de santeacute publique La quantification est le processus qui consiste agrave estimer les quantiteacutes et les coucircts des produits neacutecessaires agrave un programme de santeacute speacutecifique (ou agrave un service) et agrave deacuteterminer le moment ougrave les produits doivent ecirctre livreacutes afin dassurer un approvisionnement ininterrompu dans le cadre du programme La quantification est une activiteacute essentielle de la chaicircne dapprovisionnement qui relie des informations sur les services et les produits du niveau de leacutetablissement aux politiques et aux plans du programme au niveau national elle est ensuite utiliseacutee pour informer le plus haut niveau deacutecisionnel du financement et de lapprovisionnement des produits Les reacutesultats dune quantification peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave optimiser lutilisation des ressources disponibles pour les achats pour plaider en faveur de la mobilisation de ressources suppleacutementaires en cas de besoin et pour informer les cycles de production du fabricant et les calendriers dexpeacutedition du fournisseur

La quantification nest pas un exercice annuel unique qui se termine lorsque les quantiteacutes et les La quantification nest pas un exercice ponctuel

coucircts deacutefinitifs des produits ont eacuteteacute deacutetermineacutes mais plutocirct un processus iteacuteratif qui comprend

des reacutevisions et des mises agrave jour tout au long de Les reacutesultats de lexercice doivent mener vers un lanneacutee

processus iteacuteratif de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees de quantification et des hypothegraveses et de recalcul des besoins et des coucircts totaux des produits pour tenir compte de la prestation des services et de la consommation reacuteelle ainsi que des changements dans les programmes et les plans au fil du temps Les reacutesultats dune quantification doivent ecirctre reacuteviseacutes et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus freacutequemment dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification de ce document preacutesente plus dinformations sur le suivi et la mise agrave jour des quantifications

Veuillez consulter la section Reacutefeacuterences de ce guide pour tous les autres documents et logiciels du PROJET de lUSAID | DELIVER lieacutes agrave la quantification des produits de santeacute dans les pays agrave ressources limiteacutees

Quantification et inteacutegration de la chaicircne

drsquoapprovisionnement Avec laugmentation des financements - provenant du gouvernement des Eacutetats-Unis (GEU) et du Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme (GFATM) pour les produits du programme tels que les produits contre le VIH et le paludisme et un accent accru sur loptimisation des ressources - les pays se sont concentreacutes sur lestimation de leurs besoins dune maniegravere plus systeacutematique pour reacuteduire le surstockage et le gaspillage

3

Les donneacutees disponibles sont un facteur cleacute ayant un impact sur la qualiteacute de la quantification Des investissements importants dans les programmes de soutien tels que le VIH et le sida et le paludisme ont apporteacute une certaine rigueur au processus Les reacutevisions peacuteriodiques des preacutevisions et les mises agrave jour reacuteguliegraveres des plans dapprovisionnement ont aideacute les pays agrave concentrer leurs ressources sur lameacutelioration de leurs systegravemes dinformation et en geacuteneacuteral leur performance du systegraveme logistique

Ainsi lefficaciteacute accrue de la quantification peut potentiellement contribuer de maniegravere significative agrave lacceacuteleacuteration de leacutevolution dune chaicircne dapprovisionnement de leacutetape speacuteciale agrave leacutetape organiseacutee (voir Supply Chain Evolution Introduction to a Framework for Supply Chain Strengthening of Developing Country Public Health Programs)

Qui doit effectuer une quantification

Afin quun exercice de quantification soit utile et efficace les personnes approprieacutees doivent participer agrave chaque eacutetape du processus depuis la collecte et lanalyse des donneacutees jusquagrave la preacutesentation des reacutesultats finaux au Ministegravere de la Santeacute (MS) et aux autres autoriteacutes compeacutetentes Les responsables de la logistique les deacutecideurs politiques les responsables de programme les experts techniques les agents dapprovisionnement les directeurs des entrepocircts et les fournisseurs de services sont les personnes plus souvent impliqueacutees dans une quantification Les politiques qui deacuteterminent le choix et lutilisation des produits quantifieacutes sont eacutegalement speacutecifiques agrave chaque programme agrave chaque type de service et au type de produit utiliseacute Par conseacutequent il est important de consulter les personnels clinique pharmaceutique et du laboratoire qui sont eacutetroitement impliqueacute dans la fourniture de ces services et dans la gestion des produits tout au long du processus de quantification

Un ou plusieurs des membres de leacutequipe de quantification doivent avoir des bonnes compeacutetences sur la gestion des bases de donneacutees qui sont neacutecessaires pour structurer les bases de donneacutees de quantification puis saisir les donneacutees et les hypothegraveses de preacutevision et de planification de lapprovisionnement dans la base de donneacutees calculer les quantiteacutes et les couts deacutefinitifs des meacutedicaments et planifier les quantiteacutes et les calendriers dexpeacutedition neacutecessaires pour reacutepondre agrave la totaliteacute des exigences du programme ou du pays

En fonction des capaciteacutes du personnel et des responsables des programmes une assistance Linstitutionnalisation des compeacutetences et des

capaciteacutes locales exige des ressources ainsi quetechnique exteacuterieure est souvent neacutecessaire pour lengagement des principales parties prenantes

les programmes nationaux qui souhaitent appliquer une meacutethode de quantification prouveacutee La reacuteussite des efforts de renforcement des capaciteacutes et linstitutionnalisation des capaciteacutes locales dans la quantification des produits de santeacute deacutependra du niveau dinvestissement dans le processus et de lengagement du personnel local pour que la quantification fasse partie de leurs responsabiliteacutes professionnelles Voir la section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification pour des informations deacutetailleacutees sur le niveau deffort les activiteacutes speacutecifiques et les compeacutetences et lexpeacuterience du personnel neacutecessaires pour effectuer reacuteviser et mettre agrave jour les quantifications nationales

LAnnexe A preacutesente un modegravele de calendrier pour effectuer une quantification agrave laide dune assistance technique qui tient eacutegalement compte des ressources et du temps neacutecessaires pour mettre au point une approche baseacutee sur le renforcement des capaciteacutes

4

La standardisation comme condition preacutealable agrave la

quantification

Une condition preacutealable agrave la conduite de la quantification de tout produit de santeacute est lexistence de directives standardiseacutees de traitement (DST) claires bien deacutefinies et diffuseacutees de protocoles des tests et de menus de tests de laboratoire pour deacutefinir comment des produits speacutecifiques doivent ecirctre administreacutes pour traitement ou utilisegraves pour des tests Cela est particulieacuterement vrai en lrsquoabsence de donneacutees fiables sur la consommation Une hypothegravese critique lors de lutilisation des donneacutees deacutemographiques des donneacutees sur la morbiditeacute et des donneacutees sur les services est que les prestataires de services respectent des directives standardiseacutees de traitement Par conseacutequent la standardisation doit preacuteceacuteder la quantification sachant que ces lignes directrices sont la base des hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle du processus

Dans le cas des nouveaux programmes en expansion rapide limportance des DST et des protocoles des tests est amplifieacutee sachant que des quantiteacutes suffisantes de produits doivent ecirctre acheteacutees pour permettre lexpansion En outre de nombreux services de santeacute exigent la disponibiliteacute de produits multiples au mecircme point de prestation de services (PPS) en mecircme temps

Il arrive parfois quau cours dune quantification au niveau national qui engloberait des programmes geacutereacutes par le ministegravere de la Santeacute et avec dautres bailleurs de fonds il existe plus dun ensemble de DST Par exemple un programme theacuterapeutique geacutereacute par une ONG peut utiliser ses propres lignes directrices et nadhegraverera pas aux DST nationales Dans ce cas les programmes doivent proceacuteder agrave une quantification distincte

Le respect des directives standardiseacutees de traitement peut contribuer agrave assurer que les produits sont utilisegraves comme ils doivent lrsquoecirctre et peut egravegalement amegraveliorer la pregravecision pendant legravetape de preacutevision de la quantification Toute non-conformiteacute avec les DST est susceptible de compromettre la validiteacute des reacutesultats de preacutevision et peut entraicircner des achats qui se traduiront par un surstockage et un gaspillage pour certains produits et des ruptures de stock pour dautres produits

Il est eacutegalement indispensable de consulter la liste des meacutedicaments essentiels et ou la liste des meacutedicaments preacuteceacutedemment acheteacutes pour srsquoassurer de la standardisation des intrants et des extrants preacutevisionnels avec les meacutedicaments approuveacutes et enregistreacutes dans le pays

5

6

Les eacutetapes de la quantification

Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement

Figure 1 Eacutetapes de la quantification

Qu

an

tifi

cati

on

PREPARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification

Recueillir les donneacutees neacutecessaires

ESTIMATION DES PREVISIONS

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles

Calculer la consommation projeteacutee de

chaque produit

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale

PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement

Calculer les besoins et les coucircts totaux

des produits

Elaborer le plan drsquoapprovisionnement

Comparer le budget disponible et les coucircts

Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles

Mobiliser des ressources suppleacutementaires

Acheter les quantiteacutes neacutecessaires

Les fonds sontshyils suffisants

Augmenter les fonds

OUI

NON

OUI

NON

7

Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)

Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

Deacutecrire le programme

Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services

PREacutePARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la couverture et lobjectif

de la quantification

Collecter les donneacutees neacutecessaires

et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS

Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

La porteacutee de la quantification

Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement

On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs

Lobjectif de la quantification

Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification

Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement

Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits

8

Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement

Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits

Peacuteriode de la quantification

Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur

Collecte des donneacutees neacutecessaires

Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs

Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification

9

millions

Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions

Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL

Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes

peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees

Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas

visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes

services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients

Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute

Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12

deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12

eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)

Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un

10

pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme

Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification

Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne

Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer

Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions

Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement

Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours

Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme

les informations sur le produit

le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant

11

le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels

les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

les informations sur le financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

les informations sur la distribution

les coucircts du deacutedouanement

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant

les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays

Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits

Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles

les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits

leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute

les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits

12

les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants

la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques

les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques

les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement

les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme

Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant

Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees

PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des

PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien

Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees

Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale

13

Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock

Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne

Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques

Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH

Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH

Type de

donneacutees

Donneacutees Qualiteacute des

donneacutees

Autres remarques

Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible

consommation niveau central

Les stocks disponibles au niveau

central

deacutemission des produits

au cours de 12 derniers

mois

dans les eacutetablissements

Les donneacutees de

consommation non

disponibles au niveau des

sites

Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest

services la base des rapports de suivi et

deacutevaluation du MS y compris le

nombre de personnes testeacutees

pour le conseil et de deacutepistage

volontaire du VIH (CDV) et la

preacutevention de la transmission de

la megravere agrave lenfant

Le nombre de visites de soins

preacutenatals

rapportagecompletude

des rapports de 75 au

cours de trois derniers

mois

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes pour la

seacutecuriteacute du sang

Aucune donneacutee nest

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes dans le cadre

de la formation

Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les

morbiditeacute adultes uniquement le taux

de preacutevalence nest pas

disponible pour les moins

de 15 ans

Donneacutees

deacutemographiques

Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest

disponible sur le taux de

croissance deacutemographique

14

Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees

la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de

produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre

facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes

demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits

Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification

Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees

Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables

En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash

Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees

Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock

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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees

Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits

Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees

Ajustement pour les rapports incomplets

Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants

Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports

Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees

Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants

Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises

Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees

En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere

Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux

La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)

16

Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante

Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees

Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque

Ajustement pour les ruptures de stock

Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation

Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash

La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =

1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock

Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes

Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock

Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale

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Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles

Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes

Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision

18

19

Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits

de santeacute

Donneacutees historiques de

consommation Quantiteacute de

chaque produit prescrit ou

utiliseacute au cours des 12 derniers

mois (lorsque les donneacutees sont

disponibles ou peuvent ecirctre

estimeacutees)

Donneacutees deacutemographiques de

morbiditeacute

Donneacutees sur la croissance et les

tendances deacutemographiques

Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence

de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute

au sein dun groupe de population deacutefini

(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees

pour deacutefinir la totaliteacute des besoins

estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les

cibles ou le pourcentage des besoins

totaux agrave couvrir)

Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave

surestimer les besoins en produits Elles

doivent ecirctre compareacutees aux estimations

utilisant les donneacutees de consommation

et des services

Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la

quantification

Estimer la consommation

future de chaque produit

pour chaque anneacutee de la

quantification

Analyse des tendances

historiques de la

consommation

Analyse des facteurs

susceptibles dinfluencer

les variations de la

demande de

consommation

Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de

produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification

Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des

proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque

produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique

patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee

pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou

utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification

Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le

nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies

eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un

traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification

Analyse des tendances historiques

Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la

demande pour les cibles la couverture du programme

Donneacutees historiques des

services

Le nombre de visites de

services et de tests fournis et

effectueacutes deacutepisodes dune

maladie ou dun eacutetat de santeacute

traiteacute ou le nombre de

patients suivant un traitement

permanent continu au cours

des 12 derniers mois (lorsque

les donneacutees sont disponibles

ou peuvent ecirctre estimeacutees)

Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles

Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision

1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes

2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits

Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de

deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la

transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011

Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10

ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins

preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008

Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de

suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS

La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees

Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute

utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification

Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10

2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage

du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS

Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies

Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les

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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles

Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes

Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash

Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages

Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques

Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash

1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose

2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter

a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple

b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention

c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II

3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe

4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients

21

Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV

Nombre total de patients

Adultes - 90

Traitements de premiegravere intention shy

95

TDF3TC + NVP shy40

TDF3TC + EFV shy20

AZT3TC + NVP shy25

AZT3TC + EFV shy15

Traitements de deuxiegraveme intention shy

5

TDF3TC + LPVr shy20

ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50

ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30

Enfants - 10

Traitements de premiegravere

intention - 95

AZT + 3TC + EFV shy30

AZT + 3TD + NVP - 70

Traitements de deuxiegraveme

intention - 5

AZT + ddl + LPVr shy80

ABC + ddl + LPVr shy20

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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit

Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute

le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de

chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique

MULTIPLIEacute PAR

le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee

Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I

Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide

eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)

Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee

Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH

Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre

diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation

Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque

mois

Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles

23

Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles

Type de donneacutees

Facteur de conversion Consommation estimeacutee

Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave

dispenser agrave utiliser X =

Quantiteacutes de produit

Services Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Donneacutees

deacutemographiques

de morbiditeacute

Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Cibles du

programme

Nombre cibleacute de patients

nombre de patients nombre

deacutepisodes de la maladie

nombre de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification

Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale

Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification

24

aux coucircts communautaires

totaux

Planification des approvisionnements

En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des

donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions

Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan

planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits

continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan

dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement

leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles

coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs

Organiser et analyser les donneacutees

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

Informations relatives au financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

25

le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

Exemples dhypothegraveses tireacutees dune

quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant

niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois

le pays Le financement de la 8e phase du

les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le

sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010

Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du

Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010

important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits

Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements

Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits

Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy

1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee

2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service

26

Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)

Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises

Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation

+

[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]

Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique

Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel

Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour

Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies

le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock

toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine

27

Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)

Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit

Eacutelaborer le plan dapprovisionnement

Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs

Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits

Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation

Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes

Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue

Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct

deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et

La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de

reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les

pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera

quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander

Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits

28

Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes

Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement

29

30

Utiliser les reacutesultats de la

quantification

Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock

La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes

la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires

la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits

la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats

la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment

lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage

Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash

la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification

lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees

un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses

un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)

les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification

le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)

31

une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur

le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois

les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes

32

Eacutevaluer et mettre agrave jour la

quantification

La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits

Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes

La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur

Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision

Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel

La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit

Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock

Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes

Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement

Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps

Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement

Connaissances et compeacutetences neacutecessaires

Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes

pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes

33

bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees

engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine

la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale

34

Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement

Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des six derniers

mois et analyser toutes les tendances

pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009

Examiner et actualiser les donneacutees si

neacutecessaire des preacutevisions actuelles du

mois de janvier 2009 au mois de

deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees

des six derniers mois

Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees

dans PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix

et les autres donneacutees sur les produits

dans PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des 12 derniers

mois Identifier toute lacune y affeacuterant

Effectuer un examen approfondi des

preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et

compleacuteter un estimation preacutevisionnelle

pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai

2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ

Saisir les nouvelles preacutevisions dans

PipeLine

Elaborer un plan drsquoapprovisionnement

pour les deux prochaines anneacutees dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA

35

36

Reacutefeacuterences

John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

37

38

Annexes

39

40

Annexe A

Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

19 20 21 22 23 24 25

Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi

Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en

calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier

de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des

des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux

(EDT)

Lusaka

Eacutequipe de

gestion de la

santeacute de

district

(EGSD)

Hospital de Kabwe

Centre de santeacute de

Kalingalinga - Lusaka

Centre de recherche

contre les maladies

infectieuses de Zambie

(CIDRZ) - Lusaka

Reacuteunions avec les

principaux intervenants

dans le Centre national

de lutte contre le

paludisme (National

Malaria Control

Center)

Eacutetude sur la

compilation et la

collecte de donneacutees

Eacutevaluation de

leacutetablissement -

Hocircpital universitaire

(University Teaching

Hospital (UTH)

Cancer Center

Reacuteunion avec le MS et

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec

les principaux

intervenants shy

MS

Eacutevaluation de

leacutetablissement

- Chilenja shy

Centre

41

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

26

Matin

Travaux

preacuteparatifs en

vue du

prochain

atelier sur la

construction

des

hypothegraveses

lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

et aux

meacutedicaments

contre les

infections

opportunistes

(IO)

Apregraves-midi

Visite du site

de latelier

27

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

Crestview Hotel

28

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees

aux meacutedicaments

contre les infections

opportunistes

Crestview Hotel

29

Matin et apregravesshy

midi Atelier sur

lrsquoeacutelaboration des

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes

Collecte des

statistiques provenant

du Centre hospitalier

universitaire

30

Matin

Analyses des cibles des

hypothegraveses au National

Malaria Control

Center avec les

intervenants cleacutes

Apregraves-midi

Saisie des donneacutees

preacuteliminaires dans le

logiciel Quantimed

31

Matin et apregraves-midi

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et

PipeLine

1

Matin

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et PipeLine

Apregraves-midi

Quantification des

reacutesultats de lanalyse

des antipaludiques

2 3 4 5 6

Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi

apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport

Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission

reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des

donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes

le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les

Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre

de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections

des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes

prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel

la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du

le paludisme aux meacutedicaments de lutte

contre le paludisme et les

infections opportunistes

infections

opportunistes

rapport de mission

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Annexe B

Programmes logiciels pour la

quantification des produits de

santeacute

Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions

I Outils preacutevisionnels

Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

ProQ

ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares

Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom

Quantimed

Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou

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Didentifier et dobtenir un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles neacutecessaires pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs programmatiques et environnementaux attendus qui influenceront la demande des produits

Dorganiser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles et de structurer larborescence preacutevisionnelle afin deffectuer des preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute

Dutiliser les donneacutees et les hypothegraveses preacutevisionnelles pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui devra ecirctre dispenseacute ou consommeacute pour chaque anneacutee de la quantification

Didentifier les paramegravetres cleacutes de la chaicircne dapprovisionnement neacutecessaires permettant drsquoestimer les besoins et les couacutets totaux des produits pour le pays ou le programme

Didentifier et datteindre un consensus sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement neacutecessaire pour tenir compte des donneacutees manquantes et pour estimer limpact des principaux facteurs de la chaicircne drsquoapprovisionnement attendus qui influenceront la demande des produits de base

De calculer la totaliteacute des besoins en produits de base et des coucircts pour chaque anneacutee de la quantification

De planifier les quantiteacutes de produits expeacutedieacutes et les calendriers de livraison pour assurer un approvisionnement continu pour chaque anneacutee de la quantification

De comparer les montants et le calendrier des engagements de financement pour les achats avec les coucircts totaux des produits et les dates de livraison des expeacuteditions en tant queacutetape finale de la quantification

Dexpliquer les avantages de lutilisation du logiciel PipeLine pour obtenir les reacutesultats finaux de la quantification

Comment utiliser ce Guide

Ce guide geacuteneacuteral doit ecirctre utiliseacute avec les documents connexes qui ont eacuteteacute deacuteveloppeacutes pour les diffeacuterentes cateacutegories de produits Ce guide deacutecrit lensemble du processus de quantification du deacutebut agrave la fin fournit des instructions pour chaque eacutetape du processus de quantification et deacutecrit les deacutefis ainsi que des exemples tireacutes des exercices de quantification reacuteels

Les documents connexes speacutecifiques aux produits fournissent des indications deacutetailleacutees sur lestimation de la consommation des meacutedicaments antireacutetroviraux (ARV) des kits de deacutepistage du VIH des fournitures de laboratoire des meacutedicaments antipaludiques des produits contraceptifs et certains produits de la santeacute de la reproduction maternelle neacuteonatale et infantile Un exercice de quantification distinct doit ecirctre effectueacute pour chaque cateacutegorie de produit Les documents connexes preacutesentent des informations sur les produits comment ils sont prescrits dispenseacutes et utiliseacutes les types de donneacutees neacutecessaires et les hypothegraveses communes qui doivent ecirctre inteacutegreacutees dans leacutetape preacutevisionnelle de ces produits Ces documents connexes sont neacutecessaires pour finaliser la quantification de chacune de ces cateacutegories de produits

2

Introduction agrave la quantification

Rocircle de la quantification dans la chaicircne drsquoapprovisionnement La meacutethode de quantification deacuteveloppeacutee par le projet USAID | DELIVER et ses projets anterieurs est baseacutee sur plus de 20 ans dexpeacuterience dans la conduite de quantifications pour une large gamme de produits de santeacute publique La quantification est le processus qui consiste agrave estimer les quantiteacutes et les coucircts des produits neacutecessaires agrave un programme de santeacute speacutecifique (ou agrave un service) et agrave deacuteterminer le moment ougrave les produits doivent ecirctre livreacutes afin dassurer un approvisionnement ininterrompu dans le cadre du programme La quantification est une activiteacute essentielle de la chaicircne dapprovisionnement qui relie des informations sur les services et les produits du niveau de leacutetablissement aux politiques et aux plans du programme au niveau national elle est ensuite utiliseacutee pour informer le plus haut niveau deacutecisionnel du financement et de lapprovisionnement des produits Les reacutesultats dune quantification peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave optimiser lutilisation des ressources disponibles pour les achats pour plaider en faveur de la mobilisation de ressources suppleacutementaires en cas de besoin et pour informer les cycles de production du fabricant et les calendriers dexpeacutedition du fournisseur

La quantification nest pas un exercice annuel unique qui se termine lorsque les quantiteacutes et les La quantification nest pas un exercice ponctuel

coucircts deacutefinitifs des produits ont eacuteteacute deacutetermineacutes mais plutocirct un processus iteacuteratif qui comprend

des reacutevisions et des mises agrave jour tout au long de Les reacutesultats de lexercice doivent mener vers un lanneacutee

processus iteacuteratif de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees de quantification et des hypothegraveses et de recalcul des besoins et des coucircts totaux des produits pour tenir compte de la prestation des services et de la consommation reacuteelle ainsi que des changements dans les programmes et les plans au fil du temps Les reacutesultats dune quantification doivent ecirctre reacuteviseacutes et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus freacutequemment dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification de ce document preacutesente plus dinformations sur le suivi et la mise agrave jour des quantifications

Veuillez consulter la section Reacutefeacuterences de ce guide pour tous les autres documents et logiciels du PROJET de lUSAID | DELIVER lieacutes agrave la quantification des produits de santeacute dans les pays agrave ressources limiteacutees

Quantification et inteacutegration de la chaicircne

drsquoapprovisionnement Avec laugmentation des financements - provenant du gouvernement des Eacutetats-Unis (GEU) et du Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme (GFATM) pour les produits du programme tels que les produits contre le VIH et le paludisme et un accent accru sur loptimisation des ressources - les pays se sont concentreacutes sur lestimation de leurs besoins dune maniegravere plus systeacutematique pour reacuteduire le surstockage et le gaspillage

3

Les donneacutees disponibles sont un facteur cleacute ayant un impact sur la qualiteacute de la quantification Des investissements importants dans les programmes de soutien tels que le VIH et le sida et le paludisme ont apporteacute une certaine rigueur au processus Les reacutevisions peacuteriodiques des preacutevisions et les mises agrave jour reacuteguliegraveres des plans dapprovisionnement ont aideacute les pays agrave concentrer leurs ressources sur lameacutelioration de leurs systegravemes dinformation et en geacuteneacuteral leur performance du systegraveme logistique

Ainsi lefficaciteacute accrue de la quantification peut potentiellement contribuer de maniegravere significative agrave lacceacuteleacuteration de leacutevolution dune chaicircne dapprovisionnement de leacutetape speacuteciale agrave leacutetape organiseacutee (voir Supply Chain Evolution Introduction to a Framework for Supply Chain Strengthening of Developing Country Public Health Programs)

Qui doit effectuer une quantification

Afin quun exercice de quantification soit utile et efficace les personnes approprieacutees doivent participer agrave chaque eacutetape du processus depuis la collecte et lanalyse des donneacutees jusquagrave la preacutesentation des reacutesultats finaux au Ministegravere de la Santeacute (MS) et aux autres autoriteacutes compeacutetentes Les responsables de la logistique les deacutecideurs politiques les responsables de programme les experts techniques les agents dapprovisionnement les directeurs des entrepocircts et les fournisseurs de services sont les personnes plus souvent impliqueacutees dans une quantification Les politiques qui deacuteterminent le choix et lutilisation des produits quantifieacutes sont eacutegalement speacutecifiques agrave chaque programme agrave chaque type de service et au type de produit utiliseacute Par conseacutequent il est important de consulter les personnels clinique pharmaceutique et du laboratoire qui sont eacutetroitement impliqueacute dans la fourniture de ces services et dans la gestion des produits tout au long du processus de quantification

Un ou plusieurs des membres de leacutequipe de quantification doivent avoir des bonnes compeacutetences sur la gestion des bases de donneacutees qui sont neacutecessaires pour structurer les bases de donneacutees de quantification puis saisir les donneacutees et les hypothegraveses de preacutevision et de planification de lapprovisionnement dans la base de donneacutees calculer les quantiteacutes et les couts deacutefinitifs des meacutedicaments et planifier les quantiteacutes et les calendriers dexpeacutedition neacutecessaires pour reacutepondre agrave la totaliteacute des exigences du programme ou du pays

En fonction des capaciteacutes du personnel et des responsables des programmes une assistance Linstitutionnalisation des compeacutetences et des

capaciteacutes locales exige des ressources ainsi quetechnique exteacuterieure est souvent neacutecessaire pour lengagement des principales parties prenantes

les programmes nationaux qui souhaitent appliquer une meacutethode de quantification prouveacutee La reacuteussite des efforts de renforcement des capaciteacutes et linstitutionnalisation des capaciteacutes locales dans la quantification des produits de santeacute deacutependra du niveau dinvestissement dans le processus et de lengagement du personnel local pour que la quantification fasse partie de leurs responsabiliteacutes professionnelles Voir la section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification pour des informations deacutetailleacutees sur le niveau deffort les activiteacutes speacutecifiques et les compeacutetences et lexpeacuterience du personnel neacutecessaires pour effectuer reacuteviser et mettre agrave jour les quantifications nationales

LAnnexe A preacutesente un modegravele de calendrier pour effectuer une quantification agrave laide dune assistance technique qui tient eacutegalement compte des ressources et du temps neacutecessaires pour mettre au point une approche baseacutee sur le renforcement des capaciteacutes

4

La standardisation comme condition preacutealable agrave la

quantification

Une condition preacutealable agrave la conduite de la quantification de tout produit de santeacute est lexistence de directives standardiseacutees de traitement (DST) claires bien deacutefinies et diffuseacutees de protocoles des tests et de menus de tests de laboratoire pour deacutefinir comment des produits speacutecifiques doivent ecirctre administreacutes pour traitement ou utilisegraves pour des tests Cela est particulieacuterement vrai en lrsquoabsence de donneacutees fiables sur la consommation Une hypothegravese critique lors de lutilisation des donneacutees deacutemographiques des donneacutees sur la morbiditeacute et des donneacutees sur les services est que les prestataires de services respectent des directives standardiseacutees de traitement Par conseacutequent la standardisation doit preacuteceacuteder la quantification sachant que ces lignes directrices sont la base des hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle du processus

Dans le cas des nouveaux programmes en expansion rapide limportance des DST et des protocoles des tests est amplifieacutee sachant que des quantiteacutes suffisantes de produits doivent ecirctre acheteacutees pour permettre lexpansion En outre de nombreux services de santeacute exigent la disponibiliteacute de produits multiples au mecircme point de prestation de services (PPS) en mecircme temps

Il arrive parfois quau cours dune quantification au niveau national qui engloberait des programmes geacutereacutes par le ministegravere de la Santeacute et avec dautres bailleurs de fonds il existe plus dun ensemble de DST Par exemple un programme theacuterapeutique geacutereacute par une ONG peut utiliser ses propres lignes directrices et nadhegraverera pas aux DST nationales Dans ce cas les programmes doivent proceacuteder agrave une quantification distincte

Le respect des directives standardiseacutees de traitement peut contribuer agrave assurer que les produits sont utilisegraves comme ils doivent lrsquoecirctre et peut egravegalement amegraveliorer la pregravecision pendant legravetape de preacutevision de la quantification Toute non-conformiteacute avec les DST est susceptible de compromettre la validiteacute des reacutesultats de preacutevision et peut entraicircner des achats qui se traduiront par un surstockage et un gaspillage pour certains produits et des ruptures de stock pour dautres produits

Il est eacutegalement indispensable de consulter la liste des meacutedicaments essentiels et ou la liste des meacutedicaments preacuteceacutedemment acheteacutes pour srsquoassurer de la standardisation des intrants et des extrants preacutevisionnels avec les meacutedicaments approuveacutes et enregistreacutes dans le pays

5

6

Les eacutetapes de la quantification

Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement

Figure 1 Eacutetapes de la quantification

Qu

an

tifi

cati

on

PREPARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification

Recueillir les donneacutees neacutecessaires

ESTIMATION DES PREVISIONS

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles

Calculer la consommation projeteacutee de

chaque produit

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale

PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement

Calculer les besoins et les coucircts totaux

des produits

Elaborer le plan drsquoapprovisionnement

Comparer le budget disponible et les coucircts

Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles

Mobiliser des ressources suppleacutementaires

Acheter les quantiteacutes neacutecessaires

Les fonds sontshyils suffisants

Augmenter les fonds

OUI

NON

OUI

NON

7

Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)

Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

Deacutecrire le programme

Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services

PREacutePARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la couverture et lobjectif

de la quantification

Collecter les donneacutees neacutecessaires

et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS

Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

La porteacutee de la quantification

Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement

On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs

Lobjectif de la quantification

Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification

Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement

Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits

8

Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement

Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits

Peacuteriode de la quantification

Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur

Collecte des donneacutees neacutecessaires

Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs

Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification

9

millions

Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions

Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL

Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes

peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees

Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas

visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes

services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients

Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute

Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12

deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12

eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)

Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un

10

pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme

Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification

Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne

Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer

Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions

Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement

Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours

Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme

les informations sur le produit

le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant

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le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels

les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

les informations sur le financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

les informations sur la distribution

les coucircts du deacutedouanement

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant

les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays

Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits

Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles

les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits

leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute

les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits

12

les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants

la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques

les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques

les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement

les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme

Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant

Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees

PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des

PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien

Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees

Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale

13

Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock

Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne

Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques

Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH

Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH

Type de

donneacutees

Donneacutees Qualiteacute des

donneacutees

Autres remarques

Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible

consommation niveau central

Les stocks disponibles au niveau

central

deacutemission des produits

au cours de 12 derniers

mois

dans les eacutetablissements

Les donneacutees de

consommation non

disponibles au niveau des

sites

Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest

services la base des rapports de suivi et

deacutevaluation du MS y compris le

nombre de personnes testeacutees

pour le conseil et de deacutepistage

volontaire du VIH (CDV) et la

preacutevention de la transmission de

la megravere agrave lenfant

Le nombre de visites de soins

preacutenatals

rapportagecompletude

des rapports de 75 au

cours de trois derniers

mois

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes pour la

seacutecuriteacute du sang

Aucune donneacutee nest

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes dans le cadre

de la formation

Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les

morbiditeacute adultes uniquement le taux

de preacutevalence nest pas

disponible pour les moins

de 15 ans

Donneacutees

deacutemographiques

Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest

disponible sur le taux de

croissance deacutemographique

14

Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees

la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de

produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre

facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes

demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits

Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification

Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees

Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables

En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash

Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees

Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock

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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees

Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits

Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees

Ajustement pour les rapports incomplets

Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants

Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports

Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees

Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants

Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises

Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees

En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere

Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux

La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)

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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante

Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees

Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque

Ajustement pour les ruptures de stock

Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation

Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash

La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =

1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock

Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes

Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock

Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale

17

Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles

Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes

Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision

18

19

Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits

de santeacute

Donneacutees historiques de

consommation Quantiteacute de

chaque produit prescrit ou

utiliseacute au cours des 12 derniers

mois (lorsque les donneacutees sont

disponibles ou peuvent ecirctre

estimeacutees)

Donneacutees deacutemographiques de

morbiditeacute

Donneacutees sur la croissance et les

tendances deacutemographiques

Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence

de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute

au sein dun groupe de population deacutefini

(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees

pour deacutefinir la totaliteacute des besoins

estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les

cibles ou le pourcentage des besoins

totaux agrave couvrir)

Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave

surestimer les besoins en produits Elles

doivent ecirctre compareacutees aux estimations

utilisant les donneacutees de consommation

et des services

Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la

quantification

Estimer la consommation

future de chaque produit

pour chaque anneacutee de la

quantification

Analyse des tendances

historiques de la

consommation

Analyse des facteurs

susceptibles dinfluencer

les variations de la

demande de

consommation

Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de

produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification

Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des

proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque

produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique

patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee

pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou

utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification

Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le

nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies

eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un

traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification

Analyse des tendances historiques

Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la

demande pour les cibles la couverture du programme

Donneacutees historiques des

services

Le nombre de visites de

services et de tests fournis et

effectueacutes deacutepisodes dune

maladie ou dun eacutetat de santeacute

traiteacute ou le nombre de

patients suivant un traitement

permanent continu au cours

des 12 derniers mois (lorsque

les donneacutees sont disponibles

ou peuvent ecirctre estimeacutees)

Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles

Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision

1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes

2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits

Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de

deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la

transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011

Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10

ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins

preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008

Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de

suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS

La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees

Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute

utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification

Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10

2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage

du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS

Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies

Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les

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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles

Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes

Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash

Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages

Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques

Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash

1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose

2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter

a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple

b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention

c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II

3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe

4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients

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Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV

Nombre total de patients

Adultes - 90

Traitements de premiegravere intention shy

95

TDF3TC + NVP shy40

TDF3TC + EFV shy20

AZT3TC + NVP shy25

AZT3TC + EFV shy15

Traitements de deuxiegraveme intention shy

5

TDF3TC + LPVr shy20

ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50

ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30

Enfants - 10

Traitements de premiegravere

intention - 95

AZT + 3TC + EFV shy30

AZT + 3TD + NVP - 70

Traitements de deuxiegraveme

intention - 5

AZT + ddl + LPVr shy80

ABC + ddl + LPVr shy20

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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit

Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute

le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de

chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique

MULTIPLIEacute PAR

le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee

Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I

Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide

eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)

Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee

Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH

Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre

diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation

Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque

mois

Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles

23

Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles

Type de donneacutees

Facteur de conversion Consommation estimeacutee

Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave

dispenser agrave utiliser X =

Quantiteacutes de produit

Services Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Donneacutees

deacutemographiques

de morbiditeacute

Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Cibles du

programme

Nombre cibleacute de patients

nombre de patients nombre

deacutepisodes de la maladie

nombre de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification

Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale

Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification

24

aux coucircts communautaires

totaux

Planification des approvisionnements

En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des

donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions

Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan

planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits

continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan

dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement

leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles

coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs

Organiser et analyser les donneacutees

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

Informations relatives au financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

25

le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

Exemples dhypothegraveses tireacutees dune

quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant

niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois

le pays Le financement de la 8e phase du

les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le

sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010

Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du

Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010

important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits

Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements

Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits

Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy

1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee

2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service

26

Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)

Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises

Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation

+

[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]

Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique

Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel

Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour

Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies

le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock

toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine

27

Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)

Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit

Eacutelaborer le plan dapprovisionnement

Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs

Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits

Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation

Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes

Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue

Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct

deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et

La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de

reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les

pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera

quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander

Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits

28

Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes

Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement

29

30

Utiliser les reacutesultats de la

quantification

Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock

La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes

la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires

la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits

la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats

la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment

lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage

Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash

la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification

lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees

un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses

un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)

les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification

le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)

31

une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur

le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois

les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes

32

Eacutevaluer et mettre agrave jour la

quantification

La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits

Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes

La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur

Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision

Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel

La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit

Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock

Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes

Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement

Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps

Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement

Connaissances et compeacutetences neacutecessaires

Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes

pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes

33

bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees

engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine

la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale

34

Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement

Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des six derniers

mois et analyser toutes les tendances

pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009

Examiner et actualiser les donneacutees si

neacutecessaire des preacutevisions actuelles du

mois de janvier 2009 au mois de

deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees

des six derniers mois

Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees

dans PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix

et les autres donneacutees sur les produits

dans PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des 12 derniers

mois Identifier toute lacune y affeacuterant

Effectuer un examen approfondi des

preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et

compleacuteter un estimation preacutevisionnelle

pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai

2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ

Saisir les nouvelles preacutevisions dans

PipeLine

Elaborer un plan drsquoapprovisionnement

pour les deux prochaines anneacutees dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA

35

36

Reacutefeacuterences

John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

37

38

Annexes

39

40

Annexe A

Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

19 20 21 22 23 24 25

Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi

Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en

calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier

de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des

des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux

(EDT)

Lusaka

Eacutequipe de

gestion de la

santeacute de

district

(EGSD)

Hospital de Kabwe

Centre de santeacute de

Kalingalinga - Lusaka

Centre de recherche

contre les maladies

infectieuses de Zambie

(CIDRZ) - Lusaka

Reacuteunions avec les

principaux intervenants

dans le Centre national

de lutte contre le

paludisme (National

Malaria Control

Center)

Eacutetude sur la

compilation et la

collecte de donneacutees

Eacutevaluation de

leacutetablissement -

Hocircpital universitaire

(University Teaching

Hospital (UTH)

Cancer Center

Reacuteunion avec le MS et

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec

les principaux

intervenants shy

MS

Eacutevaluation de

leacutetablissement

- Chilenja shy

Centre

41

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

26

Matin

Travaux

preacuteparatifs en

vue du

prochain

atelier sur la

construction

des

hypothegraveses

lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

et aux

meacutedicaments

contre les

infections

opportunistes

(IO)

Apregraves-midi

Visite du site

de latelier

27

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

Crestview Hotel

28

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees

aux meacutedicaments

contre les infections

opportunistes

Crestview Hotel

29

Matin et apregravesshy

midi Atelier sur

lrsquoeacutelaboration des

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes

Collecte des

statistiques provenant

du Centre hospitalier

universitaire

30

Matin

Analyses des cibles des

hypothegraveses au National

Malaria Control

Center avec les

intervenants cleacutes

Apregraves-midi

Saisie des donneacutees

preacuteliminaires dans le

logiciel Quantimed

31

Matin et apregraves-midi

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et

PipeLine

1

Matin

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et PipeLine

Apregraves-midi

Quantification des

reacutesultats de lanalyse

des antipaludiques

2 3 4 5 6

Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi

apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport

Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission

reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des

donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes

le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les

Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre

de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections

des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes

prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel

la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du

le paludisme aux meacutedicaments de lutte

contre le paludisme et les

infections opportunistes

infections

opportunistes

rapport de mission

42

Annexe B

Programmes logiciels pour la

quantification des produits de

santeacute

Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions

I Outils preacutevisionnels

Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

ProQ

ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares

Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom

Quantimed

Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou

43

Introduction agrave la quantification

Rocircle de la quantification dans la chaicircne drsquoapprovisionnement La meacutethode de quantification deacuteveloppeacutee par le projet USAID | DELIVER et ses projets anterieurs est baseacutee sur plus de 20 ans dexpeacuterience dans la conduite de quantifications pour une large gamme de produits de santeacute publique La quantification est le processus qui consiste agrave estimer les quantiteacutes et les coucircts des produits neacutecessaires agrave un programme de santeacute speacutecifique (ou agrave un service) et agrave deacuteterminer le moment ougrave les produits doivent ecirctre livreacutes afin dassurer un approvisionnement ininterrompu dans le cadre du programme La quantification est une activiteacute essentielle de la chaicircne dapprovisionnement qui relie des informations sur les services et les produits du niveau de leacutetablissement aux politiques et aux plans du programme au niveau national elle est ensuite utiliseacutee pour informer le plus haut niveau deacutecisionnel du financement et de lapprovisionnement des produits Les reacutesultats dune quantification peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave optimiser lutilisation des ressources disponibles pour les achats pour plaider en faveur de la mobilisation de ressources suppleacutementaires en cas de besoin et pour informer les cycles de production du fabricant et les calendriers dexpeacutedition du fournisseur

La quantification nest pas un exercice annuel unique qui se termine lorsque les quantiteacutes et les La quantification nest pas un exercice ponctuel

coucircts deacutefinitifs des produits ont eacuteteacute deacutetermineacutes mais plutocirct un processus iteacuteratif qui comprend

des reacutevisions et des mises agrave jour tout au long de Les reacutesultats de lexercice doivent mener vers un lanneacutee

processus iteacuteratif de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees de quantification et des hypothegraveses et de recalcul des besoins et des coucircts totaux des produits pour tenir compte de la prestation des services et de la consommation reacuteelle ainsi que des changements dans les programmes et les plans au fil du temps Les reacutesultats dune quantification doivent ecirctre reacuteviseacutes et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus freacutequemment dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification de ce document preacutesente plus dinformations sur le suivi et la mise agrave jour des quantifications

Veuillez consulter la section Reacutefeacuterences de ce guide pour tous les autres documents et logiciels du PROJET de lUSAID | DELIVER lieacutes agrave la quantification des produits de santeacute dans les pays agrave ressources limiteacutees

Quantification et inteacutegration de la chaicircne

drsquoapprovisionnement Avec laugmentation des financements - provenant du gouvernement des Eacutetats-Unis (GEU) et du Fonds mondial de lutte contre le sida la tuberculose et le paludisme (GFATM) pour les produits du programme tels que les produits contre le VIH et le paludisme et un accent accru sur loptimisation des ressources - les pays se sont concentreacutes sur lestimation de leurs besoins dune maniegravere plus systeacutematique pour reacuteduire le surstockage et le gaspillage

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Les donneacutees disponibles sont un facteur cleacute ayant un impact sur la qualiteacute de la quantification Des investissements importants dans les programmes de soutien tels que le VIH et le sida et le paludisme ont apporteacute une certaine rigueur au processus Les reacutevisions peacuteriodiques des preacutevisions et les mises agrave jour reacuteguliegraveres des plans dapprovisionnement ont aideacute les pays agrave concentrer leurs ressources sur lameacutelioration de leurs systegravemes dinformation et en geacuteneacuteral leur performance du systegraveme logistique

Ainsi lefficaciteacute accrue de la quantification peut potentiellement contribuer de maniegravere significative agrave lacceacuteleacuteration de leacutevolution dune chaicircne dapprovisionnement de leacutetape speacuteciale agrave leacutetape organiseacutee (voir Supply Chain Evolution Introduction to a Framework for Supply Chain Strengthening of Developing Country Public Health Programs)

Qui doit effectuer une quantification

Afin quun exercice de quantification soit utile et efficace les personnes approprieacutees doivent participer agrave chaque eacutetape du processus depuis la collecte et lanalyse des donneacutees jusquagrave la preacutesentation des reacutesultats finaux au Ministegravere de la Santeacute (MS) et aux autres autoriteacutes compeacutetentes Les responsables de la logistique les deacutecideurs politiques les responsables de programme les experts techniques les agents dapprovisionnement les directeurs des entrepocircts et les fournisseurs de services sont les personnes plus souvent impliqueacutees dans une quantification Les politiques qui deacuteterminent le choix et lutilisation des produits quantifieacutes sont eacutegalement speacutecifiques agrave chaque programme agrave chaque type de service et au type de produit utiliseacute Par conseacutequent il est important de consulter les personnels clinique pharmaceutique et du laboratoire qui sont eacutetroitement impliqueacute dans la fourniture de ces services et dans la gestion des produits tout au long du processus de quantification

Un ou plusieurs des membres de leacutequipe de quantification doivent avoir des bonnes compeacutetences sur la gestion des bases de donneacutees qui sont neacutecessaires pour structurer les bases de donneacutees de quantification puis saisir les donneacutees et les hypothegraveses de preacutevision et de planification de lapprovisionnement dans la base de donneacutees calculer les quantiteacutes et les couts deacutefinitifs des meacutedicaments et planifier les quantiteacutes et les calendriers dexpeacutedition neacutecessaires pour reacutepondre agrave la totaliteacute des exigences du programme ou du pays

En fonction des capaciteacutes du personnel et des responsables des programmes une assistance Linstitutionnalisation des compeacutetences et des

capaciteacutes locales exige des ressources ainsi quetechnique exteacuterieure est souvent neacutecessaire pour lengagement des principales parties prenantes

les programmes nationaux qui souhaitent appliquer une meacutethode de quantification prouveacutee La reacuteussite des efforts de renforcement des capaciteacutes et linstitutionnalisation des capaciteacutes locales dans la quantification des produits de santeacute deacutependra du niveau dinvestissement dans le processus et de lengagement du personnel local pour que la quantification fasse partie de leurs responsabiliteacutes professionnelles Voir la section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification pour des informations deacutetailleacutees sur le niveau deffort les activiteacutes speacutecifiques et les compeacutetences et lexpeacuterience du personnel neacutecessaires pour effectuer reacuteviser et mettre agrave jour les quantifications nationales

LAnnexe A preacutesente un modegravele de calendrier pour effectuer une quantification agrave laide dune assistance technique qui tient eacutegalement compte des ressources et du temps neacutecessaires pour mettre au point une approche baseacutee sur le renforcement des capaciteacutes

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La standardisation comme condition preacutealable agrave la

quantification

Une condition preacutealable agrave la conduite de la quantification de tout produit de santeacute est lexistence de directives standardiseacutees de traitement (DST) claires bien deacutefinies et diffuseacutees de protocoles des tests et de menus de tests de laboratoire pour deacutefinir comment des produits speacutecifiques doivent ecirctre administreacutes pour traitement ou utilisegraves pour des tests Cela est particulieacuterement vrai en lrsquoabsence de donneacutees fiables sur la consommation Une hypothegravese critique lors de lutilisation des donneacutees deacutemographiques des donneacutees sur la morbiditeacute et des donneacutees sur les services est que les prestataires de services respectent des directives standardiseacutees de traitement Par conseacutequent la standardisation doit preacuteceacuteder la quantification sachant que ces lignes directrices sont la base des hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle du processus

Dans le cas des nouveaux programmes en expansion rapide limportance des DST et des protocoles des tests est amplifieacutee sachant que des quantiteacutes suffisantes de produits doivent ecirctre acheteacutees pour permettre lexpansion En outre de nombreux services de santeacute exigent la disponibiliteacute de produits multiples au mecircme point de prestation de services (PPS) en mecircme temps

Il arrive parfois quau cours dune quantification au niveau national qui engloberait des programmes geacutereacutes par le ministegravere de la Santeacute et avec dautres bailleurs de fonds il existe plus dun ensemble de DST Par exemple un programme theacuterapeutique geacutereacute par une ONG peut utiliser ses propres lignes directrices et nadhegraverera pas aux DST nationales Dans ce cas les programmes doivent proceacuteder agrave une quantification distincte

Le respect des directives standardiseacutees de traitement peut contribuer agrave assurer que les produits sont utilisegraves comme ils doivent lrsquoecirctre et peut egravegalement amegraveliorer la pregravecision pendant legravetape de preacutevision de la quantification Toute non-conformiteacute avec les DST est susceptible de compromettre la validiteacute des reacutesultats de preacutevision et peut entraicircner des achats qui se traduiront par un surstockage et un gaspillage pour certains produits et des ruptures de stock pour dautres produits

Il est eacutegalement indispensable de consulter la liste des meacutedicaments essentiels et ou la liste des meacutedicaments preacuteceacutedemment acheteacutes pour srsquoassurer de la standardisation des intrants et des extrants preacutevisionnels avec les meacutedicaments approuveacutes et enregistreacutes dans le pays

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6

Les eacutetapes de la quantification

Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement

Figure 1 Eacutetapes de la quantification

Qu

an

tifi

cati

on

PREPARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification

Recueillir les donneacutees neacutecessaires

ESTIMATION DES PREVISIONS

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles

Calculer la consommation projeteacutee de

chaque produit

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale

PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement

Calculer les besoins et les coucircts totaux

des produits

Elaborer le plan drsquoapprovisionnement

Comparer le budget disponible et les coucircts

Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles

Mobiliser des ressources suppleacutementaires

Acheter les quantiteacutes neacutecessaires

Les fonds sontshyils suffisants

Augmenter les fonds

OUI

NON

OUI

NON

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Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)

Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

Deacutecrire le programme

Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services

PREacutePARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la couverture et lobjectif

de la quantification

Collecter les donneacutees neacutecessaires

et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS

Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

La porteacutee de la quantification

Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement

On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs

Lobjectif de la quantification

Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification

Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement

Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits

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Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement

Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits

Peacuteriode de la quantification

Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur

Collecte des donneacutees neacutecessaires

Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs

Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification

9

millions

Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions

Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL

Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes

peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees

Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas

visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes

services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients

Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute

Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12

deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12

eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)

Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un

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pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme

Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification

Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne

Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer

Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions

Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement

Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours

Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme

les informations sur le produit

le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant

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le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels

les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

les informations sur le financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

les informations sur la distribution

les coucircts du deacutedouanement

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant

les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays

Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits

Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles

les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits

leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute

les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits

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les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants

la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques

les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques

les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement

les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme

Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant

Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees

PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des

PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien

Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees

Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale

13

Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock

Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne

Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques

Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH

Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH

Type de

donneacutees

Donneacutees Qualiteacute des

donneacutees

Autres remarques

Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible

consommation niveau central

Les stocks disponibles au niveau

central

deacutemission des produits

au cours de 12 derniers

mois

dans les eacutetablissements

Les donneacutees de

consommation non

disponibles au niveau des

sites

Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest

services la base des rapports de suivi et

deacutevaluation du MS y compris le

nombre de personnes testeacutees

pour le conseil et de deacutepistage

volontaire du VIH (CDV) et la

preacutevention de la transmission de

la megravere agrave lenfant

Le nombre de visites de soins

preacutenatals

rapportagecompletude

des rapports de 75 au

cours de trois derniers

mois

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes pour la

seacutecuriteacute du sang

Aucune donneacutee nest

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes dans le cadre

de la formation

Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les

morbiditeacute adultes uniquement le taux

de preacutevalence nest pas

disponible pour les moins

de 15 ans

Donneacutees

deacutemographiques

Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest

disponible sur le taux de

croissance deacutemographique

14

Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees

la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de

produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre

facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes

demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits

Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification

Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees

Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables

En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash

Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees

Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock

15

Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees

Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits

Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees

Ajustement pour les rapports incomplets

Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants

Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports

Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees

Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants

Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises

Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees

En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere

Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux

La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)

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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante

Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees

Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque

Ajustement pour les ruptures de stock

Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation

Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash

La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =

1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock

Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes

Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock

Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale

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Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles

Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes

Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision

18

19

Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits

de santeacute

Donneacutees historiques de

consommation Quantiteacute de

chaque produit prescrit ou

utiliseacute au cours des 12 derniers

mois (lorsque les donneacutees sont

disponibles ou peuvent ecirctre

estimeacutees)

Donneacutees deacutemographiques de

morbiditeacute

Donneacutees sur la croissance et les

tendances deacutemographiques

Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence

de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute

au sein dun groupe de population deacutefini

(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees

pour deacutefinir la totaliteacute des besoins

estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les

cibles ou le pourcentage des besoins

totaux agrave couvrir)

Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave

surestimer les besoins en produits Elles

doivent ecirctre compareacutees aux estimations

utilisant les donneacutees de consommation

et des services

Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la

quantification

Estimer la consommation

future de chaque produit

pour chaque anneacutee de la

quantification

Analyse des tendances

historiques de la

consommation

Analyse des facteurs

susceptibles dinfluencer

les variations de la

demande de

consommation

Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de

produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification

Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des

proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque

produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique

patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee

pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou

utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification

Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le

nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies

eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un

traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification

Analyse des tendances historiques

Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la

demande pour les cibles la couverture du programme

Donneacutees historiques des

services

Le nombre de visites de

services et de tests fournis et

effectueacutes deacutepisodes dune

maladie ou dun eacutetat de santeacute

traiteacute ou le nombre de

patients suivant un traitement

permanent continu au cours

des 12 derniers mois (lorsque

les donneacutees sont disponibles

ou peuvent ecirctre estimeacutees)

Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles

Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision

1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes

2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits

Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de

deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la

transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011

Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10

ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins

preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008

Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de

suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS

La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees

Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute

utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification

Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10

2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage

du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS

Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies

Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les

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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles

Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes

Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash

Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages

Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques

Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash

1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose

2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter

a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple

b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention

c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II

3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe

4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients

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Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV

Nombre total de patients

Adultes - 90

Traitements de premiegravere intention shy

95

TDF3TC + NVP shy40

TDF3TC + EFV shy20

AZT3TC + NVP shy25

AZT3TC + EFV shy15

Traitements de deuxiegraveme intention shy

5

TDF3TC + LPVr shy20

ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50

ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30

Enfants - 10

Traitements de premiegravere

intention - 95

AZT + 3TC + EFV shy30

AZT + 3TD + NVP - 70

Traitements de deuxiegraveme

intention - 5

AZT + ddl + LPVr shy80

ABC + ddl + LPVr shy20

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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit

Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute

le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de

chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique

MULTIPLIEacute PAR

le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee

Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I

Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide

eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)

Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee

Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH

Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre

diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation

Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque

mois

Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles

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Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles

Type de donneacutees

Facteur de conversion Consommation estimeacutee

Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave

dispenser agrave utiliser X =

Quantiteacutes de produit

Services Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Donneacutees

deacutemographiques

de morbiditeacute

Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Cibles du

programme

Nombre cibleacute de patients

nombre de patients nombre

deacutepisodes de la maladie

nombre de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification

Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale

Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification

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aux coucircts communautaires

totaux

Planification des approvisionnements

En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des

donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions

Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan

planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits

continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan

dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement

leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles

coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs

Organiser et analyser les donneacutees

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

Informations relatives au financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

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le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

Exemples dhypothegraveses tireacutees dune

quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant

niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois

le pays Le financement de la 8e phase du

les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le

sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010

Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du

Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010

important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits

Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements

Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits

Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy

1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee

2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service

26

Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)

Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises

Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation

+

[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]

Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique

Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel

Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour

Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies

le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock

toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine

27

Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)

Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit

Eacutelaborer le plan dapprovisionnement

Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs

Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits

Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation

Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes

Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue

Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct

deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et

La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de

reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les

pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera

quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander

Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits

28

Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes

Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement

29

30

Utiliser les reacutesultats de la

quantification

Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock

La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes

la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires

la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits

la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats

la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment

lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage

Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash

la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification

lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees

un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses

un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)

les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification

le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)

31

une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur

le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois

les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes

32

Eacutevaluer et mettre agrave jour la

quantification

La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits

Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes

La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur

Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision

Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel

La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit

Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock

Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes

Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement

Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps

Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement

Connaissances et compeacutetences neacutecessaires

Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes

pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes

33

bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees

engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine

la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale

34

Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement

Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des six derniers

mois et analyser toutes les tendances

pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009

Examiner et actualiser les donneacutees si

neacutecessaire des preacutevisions actuelles du

mois de janvier 2009 au mois de

deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees

des six derniers mois

Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees

dans PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix

et les autres donneacutees sur les produits

dans PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des 12 derniers

mois Identifier toute lacune y affeacuterant

Effectuer un examen approfondi des

preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et

compleacuteter un estimation preacutevisionnelle

pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai

2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ

Saisir les nouvelles preacutevisions dans

PipeLine

Elaborer un plan drsquoapprovisionnement

pour les deux prochaines anneacutees dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA

35

36

Reacutefeacuterences

John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

37

38

Annexes

39

40

Annexe A

Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

19 20 21 22 23 24 25

Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi

Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en

calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier

de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des

des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux

(EDT)

Lusaka

Eacutequipe de

gestion de la

santeacute de

district

(EGSD)

Hospital de Kabwe

Centre de santeacute de

Kalingalinga - Lusaka

Centre de recherche

contre les maladies

infectieuses de Zambie

(CIDRZ) - Lusaka

Reacuteunions avec les

principaux intervenants

dans le Centre national

de lutte contre le

paludisme (National

Malaria Control

Center)

Eacutetude sur la

compilation et la

collecte de donneacutees

Eacutevaluation de

leacutetablissement -

Hocircpital universitaire

(University Teaching

Hospital (UTH)

Cancer Center

Reacuteunion avec le MS et

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec

les principaux

intervenants shy

MS

Eacutevaluation de

leacutetablissement

- Chilenja shy

Centre

41

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

26

Matin

Travaux

preacuteparatifs en

vue du

prochain

atelier sur la

construction

des

hypothegraveses

lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

et aux

meacutedicaments

contre les

infections

opportunistes

(IO)

Apregraves-midi

Visite du site

de latelier

27

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

Crestview Hotel

28

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees

aux meacutedicaments

contre les infections

opportunistes

Crestview Hotel

29

Matin et apregravesshy

midi Atelier sur

lrsquoeacutelaboration des

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes

Collecte des

statistiques provenant

du Centre hospitalier

universitaire

30

Matin

Analyses des cibles des

hypothegraveses au National

Malaria Control

Center avec les

intervenants cleacutes

Apregraves-midi

Saisie des donneacutees

preacuteliminaires dans le

logiciel Quantimed

31

Matin et apregraves-midi

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et

PipeLine

1

Matin

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et PipeLine

Apregraves-midi

Quantification des

reacutesultats de lanalyse

des antipaludiques

2 3 4 5 6

Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi

apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport

Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission

reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des

donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes

le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les

Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre

de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections

des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes

prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel

la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du

le paludisme aux meacutedicaments de lutte

contre le paludisme et les

infections opportunistes

infections

opportunistes

rapport de mission

42

Annexe B

Programmes logiciels pour la

quantification des produits de

santeacute

Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions

I Outils preacutevisionnels

Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

ProQ

ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares

Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom

Quantimed

Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou

43

Les donneacutees disponibles sont un facteur cleacute ayant un impact sur la qualiteacute de la quantification Des investissements importants dans les programmes de soutien tels que le VIH et le sida et le paludisme ont apporteacute une certaine rigueur au processus Les reacutevisions peacuteriodiques des preacutevisions et les mises agrave jour reacuteguliegraveres des plans dapprovisionnement ont aideacute les pays agrave concentrer leurs ressources sur lameacutelioration de leurs systegravemes dinformation et en geacuteneacuteral leur performance du systegraveme logistique

Ainsi lefficaciteacute accrue de la quantification peut potentiellement contribuer de maniegravere significative agrave lacceacuteleacuteration de leacutevolution dune chaicircne dapprovisionnement de leacutetape speacuteciale agrave leacutetape organiseacutee (voir Supply Chain Evolution Introduction to a Framework for Supply Chain Strengthening of Developing Country Public Health Programs)

Qui doit effectuer une quantification

Afin quun exercice de quantification soit utile et efficace les personnes approprieacutees doivent participer agrave chaque eacutetape du processus depuis la collecte et lanalyse des donneacutees jusquagrave la preacutesentation des reacutesultats finaux au Ministegravere de la Santeacute (MS) et aux autres autoriteacutes compeacutetentes Les responsables de la logistique les deacutecideurs politiques les responsables de programme les experts techniques les agents dapprovisionnement les directeurs des entrepocircts et les fournisseurs de services sont les personnes plus souvent impliqueacutees dans une quantification Les politiques qui deacuteterminent le choix et lutilisation des produits quantifieacutes sont eacutegalement speacutecifiques agrave chaque programme agrave chaque type de service et au type de produit utiliseacute Par conseacutequent il est important de consulter les personnels clinique pharmaceutique et du laboratoire qui sont eacutetroitement impliqueacute dans la fourniture de ces services et dans la gestion des produits tout au long du processus de quantification

Un ou plusieurs des membres de leacutequipe de quantification doivent avoir des bonnes compeacutetences sur la gestion des bases de donneacutees qui sont neacutecessaires pour structurer les bases de donneacutees de quantification puis saisir les donneacutees et les hypothegraveses de preacutevision et de planification de lapprovisionnement dans la base de donneacutees calculer les quantiteacutes et les couts deacutefinitifs des meacutedicaments et planifier les quantiteacutes et les calendriers dexpeacutedition neacutecessaires pour reacutepondre agrave la totaliteacute des exigences du programme ou du pays

En fonction des capaciteacutes du personnel et des responsables des programmes une assistance Linstitutionnalisation des compeacutetences et des

capaciteacutes locales exige des ressources ainsi quetechnique exteacuterieure est souvent neacutecessaire pour lengagement des principales parties prenantes

les programmes nationaux qui souhaitent appliquer une meacutethode de quantification prouveacutee La reacuteussite des efforts de renforcement des capaciteacutes et linstitutionnalisation des capaciteacutes locales dans la quantification des produits de santeacute deacutependra du niveau dinvestissement dans le processus et de lengagement du personnel local pour que la quantification fasse partie de leurs responsabiliteacutes professionnelles Voir la section Eacutevaluer et mettre agrave jour la quantification pour des informations deacutetailleacutees sur le niveau deffort les activiteacutes speacutecifiques et les compeacutetences et lexpeacuterience du personnel neacutecessaires pour effectuer reacuteviser et mettre agrave jour les quantifications nationales

LAnnexe A preacutesente un modegravele de calendrier pour effectuer une quantification agrave laide dune assistance technique qui tient eacutegalement compte des ressources et du temps neacutecessaires pour mettre au point une approche baseacutee sur le renforcement des capaciteacutes

4

La standardisation comme condition preacutealable agrave la

quantification

Une condition preacutealable agrave la conduite de la quantification de tout produit de santeacute est lexistence de directives standardiseacutees de traitement (DST) claires bien deacutefinies et diffuseacutees de protocoles des tests et de menus de tests de laboratoire pour deacutefinir comment des produits speacutecifiques doivent ecirctre administreacutes pour traitement ou utilisegraves pour des tests Cela est particulieacuterement vrai en lrsquoabsence de donneacutees fiables sur la consommation Une hypothegravese critique lors de lutilisation des donneacutees deacutemographiques des donneacutees sur la morbiditeacute et des donneacutees sur les services est que les prestataires de services respectent des directives standardiseacutees de traitement Par conseacutequent la standardisation doit preacuteceacuteder la quantification sachant que ces lignes directrices sont la base des hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle du processus

Dans le cas des nouveaux programmes en expansion rapide limportance des DST et des protocoles des tests est amplifieacutee sachant que des quantiteacutes suffisantes de produits doivent ecirctre acheteacutees pour permettre lexpansion En outre de nombreux services de santeacute exigent la disponibiliteacute de produits multiples au mecircme point de prestation de services (PPS) en mecircme temps

Il arrive parfois quau cours dune quantification au niveau national qui engloberait des programmes geacutereacutes par le ministegravere de la Santeacute et avec dautres bailleurs de fonds il existe plus dun ensemble de DST Par exemple un programme theacuterapeutique geacutereacute par une ONG peut utiliser ses propres lignes directrices et nadhegraverera pas aux DST nationales Dans ce cas les programmes doivent proceacuteder agrave une quantification distincte

Le respect des directives standardiseacutees de traitement peut contribuer agrave assurer que les produits sont utilisegraves comme ils doivent lrsquoecirctre et peut egravegalement amegraveliorer la pregravecision pendant legravetape de preacutevision de la quantification Toute non-conformiteacute avec les DST est susceptible de compromettre la validiteacute des reacutesultats de preacutevision et peut entraicircner des achats qui se traduiront par un surstockage et un gaspillage pour certains produits et des ruptures de stock pour dautres produits

Il est eacutegalement indispensable de consulter la liste des meacutedicaments essentiels et ou la liste des meacutedicaments preacuteceacutedemment acheteacutes pour srsquoassurer de la standardisation des intrants et des extrants preacutevisionnels avec les meacutedicaments approuveacutes et enregistreacutes dans le pays

5

6

Les eacutetapes de la quantification

Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement

Figure 1 Eacutetapes de la quantification

Qu

an

tifi

cati

on

PREPARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification

Recueillir les donneacutees neacutecessaires

ESTIMATION DES PREVISIONS

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles

Calculer la consommation projeteacutee de

chaque produit

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale

PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement

Calculer les besoins et les coucircts totaux

des produits

Elaborer le plan drsquoapprovisionnement

Comparer le budget disponible et les coucircts

Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles

Mobiliser des ressources suppleacutementaires

Acheter les quantiteacutes neacutecessaires

Les fonds sontshyils suffisants

Augmenter les fonds

OUI

NON

OUI

NON

7

Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)

Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

Deacutecrire le programme

Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services

PREacutePARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la couverture et lobjectif

de la quantification

Collecter les donneacutees neacutecessaires

et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS

Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

La porteacutee de la quantification

Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement

On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs

Lobjectif de la quantification

Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification

Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement

Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits

8

Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement

Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits

Peacuteriode de la quantification

Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur

Collecte des donneacutees neacutecessaires

Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs

Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification

9

millions

Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions

Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL

Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes

peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees

Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas

visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes

services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients

Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute

Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12

deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12

eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)

Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un

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pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme

Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification

Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne

Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer

Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions

Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement

Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours

Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme

les informations sur le produit

le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant

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le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels

les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

les informations sur le financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

les informations sur la distribution

les coucircts du deacutedouanement

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant

les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays

Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits

Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles

les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits

leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute

les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits

12

les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants

la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques

les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques

les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement

les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme

Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant

Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees

PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des

PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien

Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees

Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale

13

Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock

Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne

Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques

Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH

Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH

Type de

donneacutees

Donneacutees Qualiteacute des

donneacutees

Autres remarques

Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible

consommation niveau central

Les stocks disponibles au niveau

central

deacutemission des produits

au cours de 12 derniers

mois

dans les eacutetablissements

Les donneacutees de

consommation non

disponibles au niveau des

sites

Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest

services la base des rapports de suivi et

deacutevaluation du MS y compris le

nombre de personnes testeacutees

pour le conseil et de deacutepistage

volontaire du VIH (CDV) et la

preacutevention de la transmission de

la megravere agrave lenfant

Le nombre de visites de soins

preacutenatals

rapportagecompletude

des rapports de 75 au

cours de trois derniers

mois

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes pour la

seacutecuriteacute du sang

Aucune donneacutee nest

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes dans le cadre

de la formation

Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les

morbiditeacute adultes uniquement le taux

de preacutevalence nest pas

disponible pour les moins

de 15 ans

Donneacutees

deacutemographiques

Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest

disponible sur le taux de

croissance deacutemographique

14

Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees

la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de

produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre

facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes

demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits

Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification

Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees

Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables

En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash

Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees

Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock

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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees

Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits

Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees

Ajustement pour les rapports incomplets

Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants

Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports

Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees

Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants

Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises

Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees

En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere

Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux

La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)

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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante

Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees

Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque

Ajustement pour les ruptures de stock

Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation

Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash

La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =

1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock

Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes

Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock

Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale

17

Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles

Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes

Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision

18

19

Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits

de santeacute

Donneacutees historiques de

consommation Quantiteacute de

chaque produit prescrit ou

utiliseacute au cours des 12 derniers

mois (lorsque les donneacutees sont

disponibles ou peuvent ecirctre

estimeacutees)

Donneacutees deacutemographiques de

morbiditeacute

Donneacutees sur la croissance et les

tendances deacutemographiques

Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence

de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute

au sein dun groupe de population deacutefini

(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees

pour deacutefinir la totaliteacute des besoins

estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les

cibles ou le pourcentage des besoins

totaux agrave couvrir)

Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave

surestimer les besoins en produits Elles

doivent ecirctre compareacutees aux estimations

utilisant les donneacutees de consommation

et des services

Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la

quantification

Estimer la consommation

future de chaque produit

pour chaque anneacutee de la

quantification

Analyse des tendances

historiques de la

consommation

Analyse des facteurs

susceptibles dinfluencer

les variations de la

demande de

consommation

Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de

produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification

Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des

proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque

produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique

patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee

pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou

utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification

Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le

nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies

eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un

traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification

Analyse des tendances historiques

Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la

demande pour les cibles la couverture du programme

Donneacutees historiques des

services

Le nombre de visites de

services et de tests fournis et

effectueacutes deacutepisodes dune

maladie ou dun eacutetat de santeacute

traiteacute ou le nombre de

patients suivant un traitement

permanent continu au cours

des 12 derniers mois (lorsque

les donneacutees sont disponibles

ou peuvent ecirctre estimeacutees)

Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles

Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision

1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes

2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits

Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de

deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la

transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011

Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10

ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins

preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008

Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de

suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS

La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees

Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute

utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification

Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10

2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage

du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS

Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies

Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les

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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles

Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes

Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash

Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages

Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques

Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash

1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose

2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter

a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple

b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention

c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II

3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe

4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients

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Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV

Nombre total de patients

Adultes - 90

Traitements de premiegravere intention shy

95

TDF3TC + NVP shy40

TDF3TC + EFV shy20

AZT3TC + NVP shy25

AZT3TC + EFV shy15

Traitements de deuxiegraveme intention shy

5

TDF3TC + LPVr shy20

ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50

ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30

Enfants - 10

Traitements de premiegravere

intention - 95

AZT + 3TC + EFV shy30

AZT + 3TD + NVP - 70

Traitements de deuxiegraveme

intention - 5

AZT + ddl + LPVr shy80

ABC + ddl + LPVr shy20

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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit

Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute

le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de

chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique

MULTIPLIEacute PAR

le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee

Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I

Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide

eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)

Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee

Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH

Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre

diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation

Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque

mois

Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles

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Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles

Type de donneacutees

Facteur de conversion Consommation estimeacutee

Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave

dispenser agrave utiliser X =

Quantiteacutes de produit

Services Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Donneacutees

deacutemographiques

de morbiditeacute

Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Cibles du

programme

Nombre cibleacute de patients

nombre de patients nombre

deacutepisodes de la maladie

nombre de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification

Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale

Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification

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aux coucircts communautaires

totaux

Planification des approvisionnements

En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des

donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions

Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan

planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits

continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan

dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement

leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles

coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs

Organiser et analyser les donneacutees

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

Informations relatives au financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

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le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

Exemples dhypothegraveses tireacutees dune

quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant

niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois

le pays Le financement de la 8e phase du

les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le

sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010

Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du

Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010

important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits

Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements

Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits

Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy

1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee

2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service

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Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)

Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises

Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation

+

[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]

Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique

Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel

Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour

Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies

le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock

toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine

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Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)

Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit

Eacutelaborer le plan dapprovisionnement

Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs

Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits

Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation

Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes

Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue

Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct

deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et

La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de

reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les

pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera

quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander

Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits

28

Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes

Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement

29

30

Utiliser les reacutesultats de la

quantification

Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock

La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes

la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires

la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits

la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats

la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment

lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage

Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash

la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification

lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees

un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses

un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)

les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification

le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)

31

une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur

le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois

les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes

32

Eacutevaluer et mettre agrave jour la

quantification

La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits

Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes

La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur

Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision

Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel

La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit

Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock

Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes

Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement

Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps

Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement

Connaissances et compeacutetences neacutecessaires

Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes

pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes

33

bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees

engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine

la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale

34

Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement

Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des six derniers

mois et analyser toutes les tendances

pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009

Examiner et actualiser les donneacutees si

neacutecessaire des preacutevisions actuelles du

mois de janvier 2009 au mois de

deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees

des six derniers mois

Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees

dans PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix

et les autres donneacutees sur les produits

dans PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des 12 derniers

mois Identifier toute lacune y affeacuterant

Effectuer un examen approfondi des

preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et

compleacuteter un estimation preacutevisionnelle

pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai

2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ

Saisir les nouvelles preacutevisions dans

PipeLine

Elaborer un plan drsquoapprovisionnement

pour les deux prochaines anneacutees dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA

35

36

Reacutefeacuterences

John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

37

38

Annexes

39

40

Annexe A

Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

19 20 21 22 23 24 25

Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi

Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en

calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier

de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des

des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux

(EDT)

Lusaka

Eacutequipe de

gestion de la

santeacute de

district

(EGSD)

Hospital de Kabwe

Centre de santeacute de

Kalingalinga - Lusaka

Centre de recherche

contre les maladies

infectieuses de Zambie

(CIDRZ) - Lusaka

Reacuteunions avec les

principaux intervenants

dans le Centre national

de lutte contre le

paludisme (National

Malaria Control

Center)

Eacutetude sur la

compilation et la

collecte de donneacutees

Eacutevaluation de

leacutetablissement -

Hocircpital universitaire

(University Teaching

Hospital (UTH)

Cancer Center

Reacuteunion avec le MS et

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec

les principaux

intervenants shy

MS

Eacutevaluation de

leacutetablissement

- Chilenja shy

Centre

41

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

26

Matin

Travaux

preacuteparatifs en

vue du

prochain

atelier sur la

construction

des

hypothegraveses

lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

et aux

meacutedicaments

contre les

infections

opportunistes

(IO)

Apregraves-midi

Visite du site

de latelier

27

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

Crestview Hotel

28

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees

aux meacutedicaments

contre les infections

opportunistes

Crestview Hotel

29

Matin et apregravesshy

midi Atelier sur

lrsquoeacutelaboration des

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes

Collecte des

statistiques provenant

du Centre hospitalier

universitaire

30

Matin

Analyses des cibles des

hypothegraveses au National

Malaria Control

Center avec les

intervenants cleacutes

Apregraves-midi

Saisie des donneacutees

preacuteliminaires dans le

logiciel Quantimed

31

Matin et apregraves-midi

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et

PipeLine

1

Matin

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et PipeLine

Apregraves-midi

Quantification des

reacutesultats de lanalyse

des antipaludiques

2 3 4 5 6

Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi

apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport

Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission

reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des

donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes

le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les

Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre

de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections

des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes

prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel

la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du

le paludisme aux meacutedicaments de lutte

contre le paludisme et les

infections opportunistes

infections

opportunistes

rapport de mission

42

Annexe B

Programmes logiciels pour la

quantification des produits de

santeacute

Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions

I Outils preacutevisionnels

Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

ProQ

ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares

Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom

Quantimed

Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou

43

La standardisation comme condition preacutealable agrave la

quantification

Une condition preacutealable agrave la conduite de la quantification de tout produit de santeacute est lexistence de directives standardiseacutees de traitement (DST) claires bien deacutefinies et diffuseacutees de protocoles des tests et de menus de tests de laboratoire pour deacutefinir comment des produits speacutecifiques doivent ecirctre administreacutes pour traitement ou utilisegraves pour des tests Cela est particulieacuterement vrai en lrsquoabsence de donneacutees fiables sur la consommation Une hypothegravese critique lors de lutilisation des donneacutees deacutemographiques des donneacutees sur la morbiditeacute et des donneacutees sur les services est que les prestataires de services respectent des directives standardiseacutees de traitement Par conseacutequent la standardisation doit preacuteceacuteder la quantification sachant que ces lignes directrices sont la base des hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle du processus

Dans le cas des nouveaux programmes en expansion rapide limportance des DST et des protocoles des tests est amplifieacutee sachant que des quantiteacutes suffisantes de produits doivent ecirctre acheteacutees pour permettre lexpansion En outre de nombreux services de santeacute exigent la disponibiliteacute de produits multiples au mecircme point de prestation de services (PPS) en mecircme temps

Il arrive parfois quau cours dune quantification au niveau national qui engloberait des programmes geacutereacutes par le ministegravere de la Santeacute et avec dautres bailleurs de fonds il existe plus dun ensemble de DST Par exemple un programme theacuterapeutique geacutereacute par une ONG peut utiliser ses propres lignes directrices et nadhegraverera pas aux DST nationales Dans ce cas les programmes doivent proceacuteder agrave une quantification distincte

Le respect des directives standardiseacutees de traitement peut contribuer agrave assurer que les produits sont utilisegraves comme ils doivent lrsquoecirctre et peut egravegalement amegraveliorer la pregravecision pendant legravetape de preacutevision de la quantification Toute non-conformiteacute avec les DST est susceptible de compromettre la validiteacute des reacutesultats de preacutevision et peut entraicircner des achats qui se traduiront par un surstockage et un gaspillage pour certains produits et des ruptures de stock pour dautres produits

Il est eacutegalement indispensable de consulter la liste des meacutedicaments essentiels et ou la liste des meacutedicaments preacuteceacutedemment acheteacutes pour srsquoassurer de la standardisation des intrants et des extrants preacutevisionnels avec les meacutedicaments approuveacutes et enregistreacutes dans le pays

5

6

Les eacutetapes de la quantification

Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement

Figure 1 Eacutetapes de la quantification

Qu

an

tifi

cati

on

PREPARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification

Recueillir les donneacutees neacutecessaires

ESTIMATION DES PREVISIONS

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles

Calculer la consommation projeteacutee de

chaque produit

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale

PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement

Calculer les besoins et les coucircts totaux

des produits

Elaborer le plan drsquoapprovisionnement

Comparer le budget disponible et les coucircts

Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles

Mobiliser des ressources suppleacutementaires

Acheter les quantiteacutes neacutecessaires

Les fonds sontshyils suffisants

Augmenter les fonds

OUI

NON

OUI

NON

7

Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)

Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

Deacutecrire le programme

Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services

PREacutePARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la couverture et lobjectif

de la quantification

Collecter les donneacutees neacutecessaires

et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS

Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

La porteacutee de la quantification

Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement

On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs

Lobjectif de la quantification

Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification

Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement

Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits

8

Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement

Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits

Peacuteriode de la quantification

Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur

Collecte des donneacutees neacutecessaires

Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs

Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification

9

millions

Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions

Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL

Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes

peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees

Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas

visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes

services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients

Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute

Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12

deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12

eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)

Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un

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pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme

Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification

Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne

Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer

Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions

Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement

Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours

Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme

les informations sur le produit

le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant

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le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels

les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

les informations sur le financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

les informations sur la distribution

les coucircts du deacutedouanement

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant

les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays

Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits

Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles

les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits

leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute

les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits

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les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants

la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques

les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques

les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement

les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme

Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant

Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees

PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des

PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien

Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees

Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale

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Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock

Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne

Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques

Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH

Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH

Type de

donneacutees

Donneacutees Qualiteacute des

donneacutees

Autres remarques

Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible

consommation niveau central

Les stocks disponibles au niveau

central

deacutemission des produits

au cours de 12 derniers

mois

dans les eacutetablissements

Les donneacutees de

consommation non

disponibles au niveau des

sites

Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest

services la base des rapports de suivi et

deacutevaluation du MS y compris le

nombre de personnes testeacutees

pour le conseil et de deacutepistage

volontaire du VIH (CDV) et la

preacutevention de la transmission de

la megravere agrave lenfant

Le nombre de visites de soins

preacutenatals

rapportagecompletude

des rapports de 75 au

cours de trois derniers

mois

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes pour la

seacutecuriteacute du sang

Aucune donneacutee nest

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes dans le cadre

de la formation

Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les

morbiditeacute adultes uniquement le taux

de preacutevalence nest pas

disponible pour les moins

de 15 ans

Donneacutees

deacutemographiques

Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest

disponible sur le taux de

croissance deacutemographique

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Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees

la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de

produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre

facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes

demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits

Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification

Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees

Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables

En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash

Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees

Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock

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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees

Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits

Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees

Ajustement pour les rapports incomplets

Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants

Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports

Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees

Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants

Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises

Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees

En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere

Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux

La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)

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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante

Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees

Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque

Ajustement pour les ruptures de stock

Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation

Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash

La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =

1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock

Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes

Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock

Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale

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Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles

Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes

Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision

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Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits

de santeacute

Donneacutees historiques de

consommation Quantiteacute de

chaque produit prescrit ou

utiliseacute au cours des 12 derniers

mois (lorsque les donneacutees sont

disponibles ou peuvent ecirctre

estimeacutees)

Donneacutees deacutemographiques de

morbiditeacute

Donneacutees sur la croissance et les

tendances deacutemographiques

Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence

de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute

au sein dun groupe de population deacutefini

(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees

pour deacutefinir la totaliteacute des besoins

estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les

cibles ou le pourcentage des besoins

totaux agrave couvrir)

Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave

surestimer les besoins en produits Elles

doivent ecirctre compareacutees aux estimations

utilisant les donneacutees de consommation

et des services

Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la

quantification

Estimer la consommation

future de chaque produit

pour chaque anneacutee de la

quantification

Analyse des tendances

historiques de la

consommation

Analyse des facteurs

susceptibles dinfluencer

les variations de la

demande de

consommation

Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de

produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification

Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des

proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque

produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique

patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee

pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou

utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification

Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le

nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies

eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un

traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification

Analyse des tendances historiques

Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la

demande pour les cibles la couverture du programme

Donneacutees historiques des

services

Le nombre de visites de

services et de tests fournis et

effectueacutes deacutepisodes dune

maladie ou dun eacutetat de santeacute

traiteacute ou le nombre de

patients suivant un traitement

permanent continu au cours

des 12 derniers mois (lorsque

les donneacutees sont disponibles

ou peuvent ecirctre estimeacutees)

Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles

Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision

1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes

2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits

Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de

deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la

transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011

Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10

ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins

preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008

Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de

suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS

La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees

Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute

utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification

Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10

2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage

du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS

Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies

Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les

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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles

Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes

Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash

Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages

Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques

Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash

1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose

2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter

a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple

b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention

c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II

3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe

4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients

21

Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV

Nombre total de patients

Adultes - 90

Traitements de premiegravere intention shy

95

TDF3TC + NVP shy40

TDF3TC + EFV shy20

AZT3TC + NVP shy25

AZT3TC + EFV shy15

Traitements de deuxiegraveme intention shy

5

TDF3TC + LPVr shy20

ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50

ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30

Enfants - 10

Traitements de premiegravere

intention - 95

AZT + 3TC + EFV shy30

AZT + 3TD + NVP - 70

Traitements de deuxiegraveme

intention - 5

AZT + ddl + LPVr shy80

ABC + ddl + LPVr shy20

22

Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit

Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute

le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de

chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique

MULTIPLIEacute PAR

le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee

Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I

Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide

eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)

Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee

Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH

Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre

diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation

Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque

mois

Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles

23

Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles

Type de donneacutees

Facteur de conversion Consommation estimeacutee

Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave

dispenser agrave utiliser X =

Quantiteacutes de produit

Services Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Donneacutees

deacutemographiques

de morbiditeacute

Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Cibles du

programme

Nombre cibleacute de patients

nombre de patients nombre

deacutepisodes de la maladie

nombre de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification

Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale

Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification

24

aux coucircts communautaires

totaux

Planification des approvisionnements

En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des

donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions

Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan

planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits

continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan

dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement

leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles

coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs

Organiser et analyser les donneacutees

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

Informations relatives au financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

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le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

Exemples dhypothegraveses tireacutees dune

quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant

niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois

le pays Le financement de la 8e phase du

les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le

sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010

Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du

Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010

important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits

Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements

Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits

Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy

1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee

2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service

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Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)

Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises

Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation

+

[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]

Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique

Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel

Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour

Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies

le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock

toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine

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Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)

Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit

Eacutelaborer le plan dapprovisionnement

Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs

Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits

Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation

Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes

Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue

Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct

deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et

La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de

reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les

pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera

quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander

Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits

28

Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes

Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement

29

30

Utiliser les reacutesultats de la

quantification

Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock

La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes

la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires

la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits

la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats

la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment

lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage

Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash

la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification

lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees

un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses

un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)

les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification

le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)

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une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur

le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois

les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes

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Eacutevaluer et mettre agrave jour la

quantification

La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits

Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes

La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur

Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision

Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel

La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit

Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock

Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes

Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement

Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps

Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement

Connaissances et compeacutetences neacutecessaires

Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes

pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes

33

bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees

engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine

la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale

34

Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement

Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des six derniers

mois et analyser toutes les tendances

pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009

Examiner et actualiser les donneacutees si

neacutecessaire des preacutevisions actuelles du

mois de janvier 2009 au mois de

deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees

des six derniers mois

Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees

dans PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix

et les autres donneacutees sur les produits

dans PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des 12 derniers

mois Identifier toute lacune y affeacuterant

Effectuer un examen approfondi des

preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et

compleacuteter un estimation preacutevisionnelle

pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai

2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ

Saisir les nouvelles preacutevisions dans

PipeLine

Elaborer un plan drsquoapprovisionnement

pour les deux prochaines anneacutees dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA

35

36

Reacutefeacuterences

John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

37

38

Annexes

39

40

Annexe A

Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

19 20 21 22 23 24 25

Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi

Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en

calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier

de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des

des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux

(EDT)

Lusaka

Eacutequipe de

gestion de la

santeacute de

district

(EGSD)

Hospital de Kabwe

Centre de santeacute de

Kalingalinga - Lusaka

Centre de recherche

contre les maladies

infectieuses de Zambie

(CIDRZ) - Lusaka

Reacuteunions avec les

principaux intervenants

dans le Centre national

de lutte contre le

paludisme (National

Malaria Control

Center)

Eacutetude sur la

compilation et la

collecte de donneacutees

Eacutevaluation de

leacutetablissement -

Hocircpital universitaire

(University Teaching

Hospital (UTH)

Cancer Center

Reacuteunion avec le MS et

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec

les principaux

intervenants shy

MS

Eacutevaluation de

leacutetablissement

- Chilenja shy

Centre

41

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

26

Matin

Travaux

preacuteparatifs en

vue du

prochain

atelier sur la

construction

des

hypothegraveses

lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

et aux

meacutedicaments

contre les

infections

opportunistes

(IO)

Apregraves-midi

Visite du site

de latelier

27

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

Crestview Hotel

28

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees

aux meacutedicaments

contre les infections

opportunistes

Crestview Hotel

29

Matin et apregravesshy

midi Atelier sur

lrsquoeacutelaboration des

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes

Collecte des

statistiques provenant

du Centre hospitalier

universitaire

30

Matin

Analyses des cibles des

hypothegraveses au National

Malaria Control

Center avec les

intervenants cleacutes

Apregraves-midi

Saisie des donneacutees

preacuteliminaires dans le

logiciel Quantimed

31

Matin et apregraves-midi

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et

PipeLine

1

Matin

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et PipeLine

Apregraves-midi

Quantification des

reacutesultats de lanalyse

des antipaludiques

2 3 4 5 6

Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi

apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport

Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission

reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des

donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes

le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les

Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre

de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections

des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes

prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel

la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du

le paludisme aux meacutedicaments de lutte

contre le paludisme et les

infections opportunistes

infections

opportunistes

rapport de mission

42

Annexe B

Programmes logiciels pour la

quantification des produits de

santeacute

Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions

I Outils preacutevisionnels

Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

ProQ

ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares

Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom

Quantimed

Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou

43

6

Les eacutetapes de la quantification

Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement

Figure 1 Eacutetapes de la quantification

Qu

an

tifi

cati

on

PREPARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification

Recueillir les donneacutees neacutecessaires

ESTIMATION DES PREVISIONS

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles

Calculer la consommation projeteacutee de

chaque produit

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale

PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement

Calculer les besoins et les coucircts totaux

des produits

Elaborer le plan drsquoapprovisionnement

Comparer le budget disponible et les coucircts

Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles

Mobiliser des ressources suppleacutementaires

Acheter les quantiteacutes neacutecessaires

Les fonds sontshyils suffisants

Augmenter les fonds

OUI

NON

OUI

NON

7

Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)

Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

Deacutecrire le programme

Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services

PREacutePARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la couverture et lobjectif

de la quantification

Collecter les donneacutees neacutecessaires

et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS

Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

La porteacutee de la quantification

Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement

On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs

Lobjectif de la quantification

Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification

Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement

Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits

8

Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement

Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits

Peacuteriode de la quantification

Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur

Collecte des donneacutees neacutecessaires

Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs

Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification

9

millions

Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions

Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL

Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes

peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees

Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas

visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes

services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients

Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute

Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12

deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12

eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)

Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un

10

pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme

Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification

Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne

Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer

Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions

Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement

Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours

Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme

les informations sur le produit

le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant

11

le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels

les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

les informations sur le financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

les informations sur la distribution

les coucircts du deacutedouanement

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant

les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays

Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits

Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles

les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits

leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute

les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits

12

les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants

la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques

les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques

les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement

les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme

Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant

Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees

PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des

PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien

Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees

Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale

13

Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock

Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne

Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques

Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH

Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH

Type de

donneacutees

Donneacutees Qualiteacute des

donneacutees

Autres remarques

Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible

consommation niveau central

Les stocks disponibles au niveau

central

deacutemission des produits

au cours de 12 derniers

mois

dans les eacutetablissements

Les donneacutees de

consommation non

disponibles au niveau des

sites

Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest

services la base des rapports de suivi et

deacutevaluation du MS y compris le

nombre de personnes testeacutees

pour le conseil et de deacutepistage

volontaire du VIH (CDV) et la

preacutevention de la transmission de

la megravere agrave lenfant

Le nombre de visites de soins

preacutenatals

rapportagecompletude

des rapports de 75 au

cours de trois derniers

mois

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes pour la

seacutecuriteacute du sang

Aucune donneacutee nest

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes dans le cadre

de la formation

Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les

morbiditeacute adultes uniquement le taux

de preacutevalence nest pas

disponible pour les moins

de 15 ans

Donneacutees

deacutemographiques

Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest

disponible sur le taux de

croissance deacutemographique

14

Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees

la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de

produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre

facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes

demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits

Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification

Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees

Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables

En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash

Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees

Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock

15

Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees

Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits

Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees

Ajustement pour les rapports incomplets

Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants

Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports

Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees

Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants

Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises

Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees

En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere

Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux

La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)

16

Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante

Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees

Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque

Ajustement pour les ruptures de stock

Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation

Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash

La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =

1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock

Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes

Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock

Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale

17

Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles

Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes

Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision

18

19

Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits

de santeacute

Donneacutees historiques de

consommation Quantiteacute de

chaque produit prescrit ou

utiliseacute au cours des 12 derniers

mois (lorsque les donneacutees sont

disponibles ou peuvent ecirctre

estimeacutees)

Donneacutees deacutemographiques de

morbiditeacute

Donneacutees sur la croissance et les

tendances deacutemographiques

Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence

de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute

au sein dun groupe de population deacutefini

(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees

pour deacutefinir la totaliteacute des besoins

estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les

cibles ou le pourcentage des besoins

totaux agrave couvrir)

Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave

surestimer les besoins en produits Elles

doivent ecirctre compareacutees aux estimations

utilisant les donneacutees de consommation

et des services

Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la

quantification

Estimer la consommation

future de chaque produit

pour chaque anneacutee de la

quantification

Analyse des tendances

historiques de la

consommation

Analyse des facteurs

susceptibles dinfluencer

les variations de la

demande de

consommation

Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de

produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification

Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des

proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque

produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique

patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee

pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou

utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification

Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le

nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies

eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un

traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification

Analyse des tendances historiques

Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la

demande pour les cibles la couverture du programme

Donneacutees historiques des

services

Le nombre de visites de

services et de tests fournis et

effectueacutes deacutepisodes dune

maladie ou dun eacutetat de santeacute

traiteacute ou le nombre de

patients suivant un traitement

permanent continu au cours

des 12 derniers mois (lorsque

les donneacutees sont disponibles

ou peuvent ecirctre estimeacutees)

Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles

Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision

1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes

2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits

Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de

deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la

transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011

Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10

ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins

preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008

Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de

suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS

La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees

Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute

utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification

Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10

2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage

du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS

Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies

Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les

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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles

Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes

Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash

Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages

Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques

Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash

1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose

2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter

a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple

b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention

c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II

3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe

4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients

21

Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV

Nombre total de patients

Adultes - 90

Traitements de premiegravere intention shy

95

TDF3TC + NVP shy40

TDF3TC + EFV shy20

AZT3TC + NVP shy25

AZT3TC + EFV shy15

Traitements de deuxiegraveme intention shy

5

TDF3TC + LPVr shy20

ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50

ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30

Enfants - 10

Traitements de premiegravere

intention - 95

AZT + 3TC + EFV shy30

AZT + 3TD + NVP - 70

Traitements de deuxiegraveme

intention - 5

AZT + ddl + LPVr shy80

ABC + ddl + LPVr shy20

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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit

Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute

le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de

chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique

MULTIPLIEacute PAR

le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee

Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I

Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide

eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)

Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee

Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH

Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre

diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation

Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque

mois

Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles

23

Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles

Type de donneacutees

Facteur de conversion Consommation estimeacutee

Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave

dispenser agrave utiliser X =

Quantiteacutes de produit

Services Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Donneacutees

deacutemographiques

de morbiditeacute

Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Cibles du

programme

Nombre cibleacute de patients

nombre de patients nombre

deacutepisodes de la maladie

nombre de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification

Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale

Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification

24

aux coucircts communautaires

totaux

Planification des approvisionnements

En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des

donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions

Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan

planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits

continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan

dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement

leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles

coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs

Organiser et analyser les donneacutees

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

Informations relatives au financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

25

le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

Exemples dhypothegraveses tireacutees dune

quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant

niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois

le pays Le financement de la 8e phase du

les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le

sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010

Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du

Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010

important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits

Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements

Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits

Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy

1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee

2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service

26

Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)

Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises

Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation

+

[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]

Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique

Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel

Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour

Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies

le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock

toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine

27

Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)

Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit

Eacutelaborer le plan dapprovisionnement

Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs

Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits

Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation

Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes

Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue

Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct

deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et

La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de

reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les

pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera

quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander

Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits

28

Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes

Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement

29

30

Utiliser les reacutesultats de la

quantification

Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock

La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes

la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires

la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits

la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats

la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment

lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage

Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash

la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification

lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees

un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses

un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)

les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification

le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)

31

une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur

le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois

les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes

32

Eacutevaluer et mettre agrave jour la

quantification

La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits

Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes

La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur

Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision

Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel

La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit

Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock

Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes

Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement

Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps

Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement

Connaissances et compeacutetences neacutecessaires

Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes

pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes

33

bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees

engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine

la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale

34

Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement

Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des six derniers

mois et analyser toutes les tendances

pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009

Examiner et actualiser les donneacutees si

neacutecessaire des preacutevisions actuelles du

mois de janvier 2009 au mois de

deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees

des six derniers mois

Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees

dans PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix

et les autres donneacutees sur les produits

dans PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des 12 derniers

mois Identifier toute lacune y affeacuterant

Effectuer un examen approfondi des

preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et

compleacuteter un estimation preacutevisionnelle

pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai

2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ

Saisir les nouvelles preacutevisions dans

PipeLine

Elaborer un plan drsquoapprovisionnement

pour les deux prochaines anneacutees dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA

35

36

Reacutefeacuterences

John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

37

38

Annexes

39

40

Annexe A

Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

19 20 21 22 23 24 25

Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi

Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en

calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier

de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des

des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux

(EDT)

Lusaka

Eacutequipe de

gestion de la

santeacute de

district

(EGSD)

Hospital de Kabwe

Centre de santeacute de

Kalingalinga - Lusaka

Centre de recherche

contre les maladies

infectieuses de Zambie

(CIDRZ) - Lusaka

Reacuteunions avec les

principaux intervenants

dans le Centre national

de lutte contre le

paludisme (National

Malaria Control

Center)

Eacutetude sur la

compilation et la

collecte de donneacutees

Eacutevaluation de

leacutetablissement -

Hocircpital universitaire

(University Teaching

Hospital (UTH)

Cancer Center

Reacuteunion avec le MS et

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec

les principaux

intervenants shy

MS

Eacutevaluation de

leacutetablissement

- Chilenja shy

Centre

41

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

26

Matin

Travaux

preacuteparatifs en

vue du

prochain

atelier sur la

construction

des

hypothegraveses

lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

et aux

meacutedicaments

contre les

infections

opportunistes

(IO)

Apregraves-midi

Visite du site

de latelier

27

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

Crestview Hotel

28

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees

aux meacutedicaments

contre les infections

opportunistes

Crestview Hotel

29

Matin et apregravesshy

midi Atelier sur

lrsquoeacutelaboration des

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes

Collecte des

statistiques provenant

du Centre hospitalier

universitaire

30

Matin

Analyses des cibles des

hypothegraveses au National

Malaria Control

Center avec les

intervenants cleacutes

Apregraves-midi

Saisie des donneacutees

preacuteliminaires dans le

logiciel Quantimed

31

Matin et apregraves-midi

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et

PipeLine

1

Matin

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et PipeLine

Apregraves-midi

Quantification des

reacutesultats de lanalyse

des antipaludiques

2 3 4 5 6

Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi

apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport

Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission

reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des

donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes

le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les

Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre

de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections

des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes

prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel

la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du

le paludisme aux meacutedicaments de lutte

contre le paludisme et les

infections opportunistes

infections

opportunistes

rapport de mission

42

Annexe B

Programmes logiciels pour la

quantification des produits de

santeacute

Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions

I Outils preacutevisionnels

Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

ProQ

ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares

Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom

Quantimed

Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou

43

Les eacutetapes de la quantification

Cette section preacutesente une approche standardiseacutee eacutetape par eacutetape de la quantification Elle correspond aux eacutetapes souligneacutees dans la Figure 1 Les trois eacutetapes de base sont la preacuteparation lestimation et la planification de lapprovisionnement

Figure 1 Eacutetapes de la quantification

Qu

an

tifi

cati

on

PREPARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la porteacutee et le but de la quantification

Recueillir les donneacutees neacutecessaires

ESTIMATION DES PREVISIONS

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles

Calculer la consommation projeteacutee de

chaque produit

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire lrsquoestimation finale

PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Elaborer des hypothegraveses de la planification de lrsquoapprovisionnement

Calculer les besoins et les coucircts totaux

des produits

Elaborer le plan drsquoapprovisionnement

Comparer le budget disponible et les coucircts

Ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles

Mobiliser des ressources suppleacutementaires

Acheter les quantiteacutes neacutecessaires

Les fonds sontshyils suffisants

Augmenter les fonds

OUI

NON

OUI

NON

7

Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)

Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

Deacutecrire le programme

Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services

PREacutePARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la couverture et lobjectif

de la quantification

Collecter les donneacutees neacutecessaires

et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS

Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

La porteacutee de la quantification

Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement

On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs

Lobjectif de la quantification

Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification

Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement

Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits

8

Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement

Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits

Peacuteriode de la quantification

Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur

Collecte des donneacutees neacutecessaires

Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs

Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification

9

millions

Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions

Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL

Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes

peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees

Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas

visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes

services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients

Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute

Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12

deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12

eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)

Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un

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pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme

Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification

Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne

Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer

Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions

Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement

Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours

Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme

les informations sur le produit

le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant

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le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels

les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

les informations sur le financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

les informations sur la distribution

les coucircts du deacutedouanement

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant

les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays

Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits

Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles

les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits

leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute

les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits

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les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants

la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques

les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques

les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement

les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme

Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant

Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees

PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des

PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien

Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees

Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale

13

Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock

Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne

Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques

Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH

Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH

Type de

donneacutees

Donneacutees Qualiteacute des

donneacutees

Autres remarques

Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible

consommation niveau central

Les stocks disponibles au niveau

central

deacutemission des produits

au cours de 12 derniers

mois

dans les eacutetablissements

Les donneacutees de

consommation non

disponibles au niveau des

sites

Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest

services la base des rapports de suivi et

deacutevaluation du MS y compris le

nombre de personnes testeacutees

pour le conseil et de deacutepistage

volontaire du VIH (CDV) et la

preacutevention de la transmission de

la megravere agrave lenfant

Le nombre de visites de soins

preacutenatals

rapportagecompletude

des rapports de 75 au

cours de trois derniers

mois

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes pour la

seacutecuriteacute du sang

Aucune donneacutee nest

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes dans le cadre

de la formation

Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les

morbiditeacute adultes uniquement le taux

de preacutevalence nest pas

disponible pour les moins

de 15 ans

Donneacutees

deacutemographiques

Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest

disponible sur le taux de

croissance deacutemographique

14

Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees

la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de

produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre

facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes

demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits

Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification

Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees

Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables

En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash

Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees

Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock

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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees

Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits

Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees

Ajustement pour les rapports incomplets

Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants

Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports

Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees

Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants

Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises

Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees

En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere

Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux

La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)

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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante

Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees

Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque

Ajustement pour les ruptures de stock

Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation

Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash

La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =

1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock

Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes

Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock

Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale

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Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles

Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes

Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision

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Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits

de santeacute

Donneacutees historiques de

consommation Quantiteacute de

chaque produit prescrit ou

utiliseacute au cours des 12 derniers

mois (lorsque les donneacutees sont

disponibles ou peuvent ecirctre

estimeacutees)

Donneacutees deacutemographiques de

morbiditeacute

Donneacutees sur la croissance et les

tendances deacutemographiques

Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence

de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute

au sein dun groupe de population deacutefini

(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees

pour deacutefinir la totaliteacute des besoins

estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les

cibles ou le pourcentage des besoins

totaux agrave couvrir)

Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave

surestimer les besoins en produits Elles

doivent ecirctre compareacutees aux estimations

utilisant les donneacutees de consommation

et des services

Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la

quantification

Estimer la consommation

future de chaque produit

pour chaque anneacutee de la

quantification

Analyse des tendances

historiques de la

consommation

Analyse des facteurs

susceptibles dinfluencer

les variations de la

demande de

consommation

Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de

produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification

Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des

proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque

produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique

patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee

pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou

utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification

Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le

nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies

eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un

traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification

Analyse des tendances historiques

Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la

demande pour les cibles la couverture du programme

Donneacutees historiques des

services

Le nombre de visites de

services et de tests fournis et

effectueacutes deacutepisodes dune

maladie ou dun eacutetat de santeacute

traiteacute ou le nombre de

patients suivant un traitement

permanent continu au cours

des 12 derniers mois (lorsque

les donneacutees sont disponibles

ou peuvent ecirctre estimeacutees)

Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles

Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision

1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes

2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits

Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de

deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la

transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011

Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10

ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins

preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008

Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de

suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS

La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees

Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute

utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification

Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10

2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage

du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS

Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies

Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les

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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles

Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes

Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash

Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages

Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques

Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash

1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose

2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter

a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple

b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention

c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II

3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe

4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients

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Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV

Nombre total de patients

Adultes - 90

Traitements de premiegravere intention shy

95

TDF3TC + NVP shy40

TDF3TC + EFV shy20

AZT3TC + NVP shy25

AZT3TC + EFV shy15

Traitements de deuxiegraveme intention shy

5

TDF3TC + LPVr shy20

ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50

ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30

Enfants - 10

Traitements de premiegravere

intention - 95

AZT + 3TC + EFV shy30

AZT + 3TD + NVP - 70

Traitements de deuxiegraveme

intention - 5

AZT + ddl + LPVr shy80

ABC + ddl + LPVr shy20

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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit

Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute

le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de

chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique

MULTIPLIEacute PAR

le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee

Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I

Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide

eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)

Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee

Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH

Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre

diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation

Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque

mois

Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles

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Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles

Type de donneacutees

Facteur de conversion Consommation estimeacutee

Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave

dispenser agrave utiliser X =

Quantiteacutes de produit

Services Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Donneacutees

deacutemographiques

de morbiditeacute

Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Cibles du

programme

Nombre cibleacute de patients

nombre de patients nombre

deacutepisodes de la maladie

nombre de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification

Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale

Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification

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aux coucircts communautaires

totaux

Planification des approvisionnements

En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des

donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions

Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan

planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits

continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan

dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement

leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles

coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs

Organiser et analyser les donneacutees

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

Informations relatives au financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

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le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

Exemples dhypothegraveses tireacutees dune

quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant

niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois

le pays Le financement de la 8e phase du

les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le

sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010

Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du

Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010

important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits

Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements

Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits

Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy

1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee

2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service

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Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)

Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises

Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation

+

[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]

Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique

Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel

Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour

Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies

le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock

toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine

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Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)

Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit

Eacutelaborer le plan dapprovisionnement

Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs

Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits

Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation

Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes

Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue

Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct

deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et

La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de

reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les

pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera

quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander

Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits

28

Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes

Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement

29

30

Utiliser les reacutesultats de la

quantification

Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock

La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes

la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires

la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits

la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats

la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment

lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage

Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash

la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification

lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees

un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses

un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)

les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification

le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)

31

une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur

le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois

les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes

32

Eacutevaluer et mettre agrave jour la

quantification

La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits

Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes

La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur

Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision

Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel

La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit

Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock

Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes

Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement

Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps

Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement

Connaissances et compeacutetences neacutecessaires

Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes

pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes

33

bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees

engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine

la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale

34

Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement

Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des six derniers

mois et analyser toutes les tendances

pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009

Examiner et actualiser les donneacutees si

neacutecessaire des preacutevisions actuelles du

mois de janvier 2009 au mois de

deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees

des six derniers mois

Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees

dans PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix

et les autres donneacutees sur les produits

dans PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des 12 derniers

mois Identifier toute lacune y affeacuterant

Effectuer un examen approfondi des

preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et

compleacuteter un estimation preacutevisionnelle

pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai

2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ

Saisir les nouvelles preacutevisions dans

PipeLine

Elaborer un plan drsquoapprovisionnement

pour les deux prochaines anneacutees dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA

35

36

Reacutefeacuterences

John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

37

38

Annexes

39

40

Annexe A

Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

19 20 21 22 23 24 25

Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi

Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en

calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier

de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des

des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux

(EDT)

Lusaka

Eacutequipe de

gestion de la

santeacute de

district

(EGSD)

Hospital de Kabwe

Centre de santeacute de

Kalingalinga - Lusaka

Centre de recherche

contre les maladies

infectieuses de Zambie

(CIDRZ) - Lusaka

Reacuteunions avec les

principaux intervenants

dans le Centre national

de lutte contre le

paludisme (National

Malaria Control

Center)

Eacutetude sur la

compilation et la

collecte de donneacutees

Eacutevaluation de

leacutetablissement -

Hocircpital universitaire

(University Teaching

Hospital (UTH)

Cancer Center

Reacuteunion avec le MS et

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec

les principaux

intervenants shy

MS

Eacutevaluation de

leacutetablissement

- Chilenja shy

Centre

41

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

26

Matin

Travaux

preacuteparatifs en

vue du

prochain

atelier sur la

construction

des

hypothegraveses

lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

et aux

meacutedicaments

contre les

infections

opportunistes

(IO)

Apregraves-midi

Visite du site

de latelier

27

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

Crestview Hotel

28

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees

aux meacutedicaments

contre les infections

opportunistes

Crestview Hotel

29

Matin et apregravesshy

midi Atelier sur

lrsquoeacutelaboration des

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes

Collecte des

statistiques provenant

du Centre hospitalier

universitaire

30

Matin

Analyses des cibles des

hypothegraveses au National

Malaria Control

Center avec les

intervenants cleacutes

Apregraves-midi

Saisie des donneacutees

preacuteliminaires dans le

logiciel Quantimed

31

Matin et apregraves-midi

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et

PipeLine

1

Matin

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et PipeLine

Apregraves-midi

Quantification des

reacutesultats de lanalyse

des antipaludiques

2 3 4 5 6

Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi

apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport

Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission

reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des

donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes

le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les

Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre

de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections

des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes

prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel

la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du

le paludisme aux meacutedicaments de lutte

contre le paludisme et les

infections opportunistes

infections

opportunistes

rapport de mission

42

Annexe B

Programmes logiciels pour la

quantification des produits de

santeacute

Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions

I Outils preacutevisionnels

Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

ProQ

ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares

Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom

Quantimed

Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou

43

Preacuteparation (preacuteparation agrave la quantification)

Deux eacutetapes preacutealables sont neacutecessaires avant la collecte des donneacutees (1) deacutecrire le programme et deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

Deacutecrire le programme

Reacutesumer le contexte la situation actuelle et la performance du programme concernant les produits qui sont quantifieacutes Cette synthegravese doit comprendre la description des buts et des objectifs du programme ainsi que les strateacutegies les prioriteacutes et les plans de mise a lrsquoechelle ou toute modification eacuteventuelle du programme qui pourrait influencer lutilisation des services

PREacutePARATION

Deacutecrire le programme

Deacutefinir la couverture et lobjectif

de la quantification

Collecter les donneacutees neacutecessaires

et la demande de produits Elle doit eacutegalement inclure une courte description du modegravele de prestation de services de la chaicircne dapprovisionnement du niveau dengagement politique et du soutien financier en faveur des services et des produits Elle doit informer de tous les problegravemes rencontreacutes par le programme pour assurer la fourniture des produits et la disponibiliteacute des produits dans les PPS

Deacutefinir la porteacutee la couverture et le calendrier de la quantification

La porteacutee de la quantification

Il est neacutecessaire didentifier les programmes et les produits qui seront inclus dans lexercice de quantification La quantification dune cateacutegorie de produits comme par exemple les meacutedicaments antireacutetroviraux peut comprendre les besoins en produits du programme national de traitement antireacutetroviral (ART) ou peut inclure les secteurs financeacutes par les ONG et les organisations confessionnelles Une quantification peut eacutegalement ecirctre effectueacutee pour un organisme de financement un partenaire de mise en œuvre une regravegion gegraveographique ou un groupe de population speacutecifique Les meilleures pratiques dans la gestion de la chaicircne dapprovisionnement ont montreacute que la quantification des produits neacutecessaires au niveau national est la plus utile car elle permet de couvrir la totalite des demandes pour une cateacutegorie particuliegravere de produits Une quantification au niveau national permet aux principales parties prenantes de connaicirctre lampleur des besoins en matiegravere de produits de base et de coordonner la mobilisation des ressources pour lapprovisionnement

On doit srsquoaccorder sur la liste speacutecifique des produits agrave quantifier en deacutefinissant la couverture de la quantification qui peut inclure une combinaison de produits de marque et de produits geacuteneacuteriques des produits acheteacutes par les gouvernements et les institutions locales et offertes par diffeacuterentes agences de financement ou des produits acheteacutes aupregraves de plusieurs fournisseurs

Lobjectif de la quantification

Il est important didentifier lobjectif de la quantification et la maniegravere dont elle reacutepond aux besoins du programme Voici quelques exemples dobjectifs dune quantification

Fournir des donneacutees sur les besoins et les coucircts des produits speacutecifiques pour preacutevoir les allocations budgeacutetaires annuelles du gouvernement

Informer les bailleurs de fonds des besoins de financement et faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources pour lachat des produits

8

Estimer les besoins en produits et eacutevaluer leacutetat des stocks du circuit dapprovisionnement du pays afin didentifier et de corriger tout deacuteseacutequilibre en matiegravere dapprovisionnement

Appuyer une estimation des achats du stockage et des coucircts de distribution des produits

Peacuteriode de la quantification

Pour une efficaciteacute et une utiliteacute maximales des achats il est recommandeacute deffectuer une quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de roulement de deux ans Cette quantification doit inclure non seulement les quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acheter et la date agrave laquelle ils doivent ecirctre acheteacutes mais eacutegalement un calendrier de livraison des cargaisons sur la base des fonds disponibles et des niveaux de stocks eacutetablis du programme qui tiennent compte des deacutelais dachat et dapprovisionnement des fournisseurs et des niveaux de stock maximum et minimum La quantification des besoins et des coucircts des produits pour une peacuteriode de deux ans facilite lapprovisionnement en temps opportun et lidentification des lacunes en matiegravere de financement pour mobiliser les ressources neacutecessaires avant la survenue de toute rupture de stock ou pour ajuster les calendrier dexpeacutedition afin deacuteviter tout surstockage Bien quune quantification doive ecirctre preacutepareacutee pour une peacuteriode de deux ans dans la plupart des cas lrsquoapprovisionnement regraveel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee En limitant les achats reacuteels agrave une anneacutee les responsables de programme peuvent ajuster les quantiteacutes dapprovisionnement futur

Collecte des donneacutees neacutecessaires

Il ne faut surtout pas sous-estimer limportance de la disponibiliteacute et de la qualiteacute des donneacutees Ces donneacutees comprennent des donneacutees de services sur le nombre et le type de services de santeacute fournis et des donneacutees logistiques sur la consommation et les niveaux de stock des produits pour documenter la quantification Lefficaciteacute dun systegraveme dinformation de gestion de la santeacute (SIGS) et dun systegraveme dinformation de gestion logistique (SIGL) est essentielle pour ameacuteliorer la preacutecision et lutiliteacute des quantifications des produits de santeacute En outre les donneacutees sur la morbiditeacute les donneacutees deacutemographiques et les informations relatives aux politiques programmatiques aux strateacutegies et aux plans nationaux dexpansion doivent ecirctre utiliseacutees pour documenter les hypothegraveses pendant leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

Diffeacuterents types de donneacutees et dinformations seront neacutecessaires agrave chaque eacutetape de la quantification Les donneacutees et les informations peuvent ecirctre recueillies par le biais dentretiens et de reacuteunions de consultation avec les intervenants cleacutes y compris les directeurs de programmes les deacutecideurs politiques les bailleurs de fonds et les organisations partenaires de la mise en œuvre les responsables de lapprovisionnement les directeurs des deacutepocircts et les experts techniques cliniques et autres ainsi que les fournisseurs de services directs

Des donneacutees speacutecifiques sur le nombre et le type de services de santeacute fournis peuvent ecirctre collecteacutees en utilisant les rapports existants du SIGS les niveaux de consommation et de stock des produits individuels peuvent ecirctre collecteacutes par le biais des rapports existants du SIGL Dans de rares cas il peut ecirctre neacutecessaire de collecter les donneacutees directement dans les centres de santeacute En outre les documents et les rapports politiques et techniques existants ainsi que toutes les donneacutees de surveillance eacutepideacutemiologique les enquecirctes sanitaires deacutemographiques les donneacutees de recensement ou les eacutetudes speacuteciales doivent ecirctre passeacutes en revue pour recueillir les donneacutees de morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques qui peuvent ecirctre utiliseacutees au cours de la quantification

9

millions

Les donneacutees neacutecessaires aux preacutevisions

Les donneacutees de consommation La quantiteacute de chacun des produits dispenseacutes ou consommeacutes au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees de consommation sont des donneacutees historiques des quantiteacutes reacuteelles dun produit qui ont eacuteteacute distribueacutees aux patients ou consommeacutees dans les PPS dans un deacutelai deacutetermineacute et qui peuvent ecirctre deacuteclareacutees sur une base mensuelle bimestrielle ou trimestrielle Les donneacutees de consommation quotidienne peuvent ecirctre trouveacutees dans les registres de distribution pharmaceutique ou dans les autres registres des points de prestation de service Lorsquun SIGL

Exemple De feacutevrier agrave mars 50 000 efficace capture et agregravege les donneacutees provenant des comprimeacutes de cotrimoxazole ont eacuteteacute PPS les donneacutees agreacutegeacutees de consommation consommeacutes

peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports mensuels des eacutetablissements ou les rapports annuels du programme Lorsque des donneacutees de consommation sont utiliseacutees la preacutevision est baseacutee sur les quantiteacutes de produits consommeacutes dans le passeacute Les donneacutees de consommation les plus fiables et les plus utiles proviennent de programmes stables maicirctrisant parfaitement lrsquointegravegralitegrave de lrsquoapprovisionnement et la fiabilitegrave des donnegravees

Les donneacutees sur les services Le nombre de visites le nombre de services offerts de tests de laboratoire effectueacutes deacutepisodes de maladies traiteacutees ou le nombre de patients sous traitement au cours des 12 derniers mois

Les donneacutees sur les services sont des donneacutees historiques au niveau du programme ou des eacutetablissements sur le nombre de Exemple En 2013 76 000 cas

visites de patients dans les eacutetablissements le nombre de de TB ont eacuteteacute traiteacutes

services offerts le nombre deacutepisodes de maladies (ou de fiegravevre) ou le nombre de personnes qui ont reccedilu un service ou un traitement speacutecifique au cours dune peacuteriode donneacutee Les donneacutees statistiques sur les services peuvent ecirctre trouveacutees dans les rapports de suivi des programmes es donneacutees du SGIS les donneacutees des eacutetablissements de santeacute sur les taux dutilisation et de freacutequentation des services ou dans les dossiers des patients

Les donneacutees de morbiditeacute et deacutemographiques Population totale taux de croissance deacutemographique incidence et preacutevalence des maladies speacutecifiques des eacutetats de santeacute shyelles peuvent ecirctre disponibles par groupe de population ou par le biais dune surveillance ou dun groupe deacutetude de recherche et extrapoleacutees pour estimer lincidence et la preacutevalence nationale des maladies des eacutetats speacutecifiques de santeacute

Les donneacutees deacutemographiques comprennent les donneacutees sur le nombre et les caracteacuteristiques de la population cibleacutee pour les services crsquoest a dire les distributions par acircge Les donneacutees de Exemple Le taux global de preacutevalence du VIH morbiditeacute sont les estimations du nombre seacutelegraveve agrave 12

deacutepisodes dune maladie speacutecifique ou dun Exemple La population dun pays est de 12

eacutetat de santeacute qui se produiront dans un deacutenominateur commun de la population (par exemple le nombre deacutepisodes pour 1000 ou 100 000 habitants)

Les estimations deacutemographiques et de la morbiditeacute sont souvent utiliseacutees pour estimer la totaliteacute des besoins non satisfaits concernant un service ou un traitement dans un programme ou un

10

pays et par conseacutequent elles repreacutesentent les preoccupations majeures des exigences potentielles de meacutedicaments pour un programme

Les informations sur la performance les plans les strateacutegies et les prioriteacutes actuels du programme y compris les cibles speacutecifiques du programme pour chaque anneacutee de la quantification

Leacutequipe de quantification peut utiliser les donneacutees cibles Dans certaines situations les cibles du programme sont eacutegalement des cibles politiques qui nont pas de lien avec le nombre reacuteel de patients soigneacutes ou qui peuvent ecirctre servis par un programme Ces types de cibles plus larges du programme sont geacuteneacuteralement utiliseacutes pour le plaidoyer et la mobilisation des ressources et ne

Exemple Au cours de la prochaine doivent pas ecirctre utiliseacutes pour quantifier les produits agrave anneacutee du programme 100 000 DIU acheter Les sources des donneacutees cibles du seront distribueacutes et inseacutereacutes programme comprennent les documents de planification du programme les documents de politique et de strateacutegie nationale et les documents publieacutes pour la diffusion et le plaidoyer

Voir la Figure 2 pour plus dinformations sur chaque type de donneacutees neacutecessaires pour les preacutevisions

Les donneacutees sur la planification de lapprovisionnement

Les donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont diffeacuterentes des donneacutees utiliseacutees pendant leacutetape de preacutevision Toutefois les donneacutees neacutecessaires pour ces deux eacutetapes peuvent ecirctre recueillies en mecircme temps soit pendant les reacuteunions ou les ateliers consultatifs avec les parties prenantes Par exemple dans le cas dun processus de quantification pour un programme national drsquoARV avec plusieurs bailleurs de fonds dont chacun utilise son propre systegraveme de tenue des dossiers lapproche la plus simple pourrait ecirctre de recueillir des donneacutees agrave la fois sur la performance passeacutee du programme et les commandes en cours

Les donneacutees sur la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification sont le reacutesultat principal de leacutetape de preacutevision et eacutegalement les donneacutees dentreacutee cleacutes pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Les autres donneacutees neacutecessaires pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement sont les suivantes

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (de preacutefeacuterence les donneacutees issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier (inclure les pertes et les ajustements)

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les deacutelais dexpeacutedition fixeacutes et le calendrier reacuteel des livraisons

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau national ou au niveau du programme

les informations sur le produit

le statut du manifeste le statut denregistrement le statut de preacutequalification le cas eacutecheacuteant

11

le statut des produits figurant sur la Liste nationale des meacutedicaments essentiels

les caracteacuteristiques speacutecifiques des produits (formulations dosages nombre duniteacutes par taille demballage coucirct unitaire et autres)

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

les informations sur le financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les degravelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

les informations sur la distribution

les coucircts du deacutedouanement

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le cas eacutecheacuteant

les coucircts deacutechantillonnage des tests de controcircle de la qualiteacute dans le pays

Les informations sur les facteurs environnementaux sociaux et comportementaux susceptibles dinfluencer la demande de services et de produits

Voici quelques exemples de facteurs programmatiques et environnementaux qui peuvent avoir une incidence sur la demande de services et de produits et qui doivent ecirctre pris en compte dans les hypothegraveses preacutevisionnelles

les changements dans les politiques et les DST qui deacuteterminent la seacutelection des produits et les changements lieacutes agrave la maniegravere de prescrire de dispenser et dutiliser les produits

leacutemergence de nouveaux produits et de nouvelles formulations sur le marcheacute

les changements dans les montants et le calendrier de financement disponibles pour lachat des produits

12

les changements dans les prioriteacutes les strateacutegies et les objectifs du programme en particulier les cibles pour les couvertures - par exemple le conseil et deacutepistage agrave linitiative du prestataire (CDIP) laccent sur le diagnostic preacutecoce du nourrisson (DPN) les ARV peacutediatriques le diagnostic et la surveillance de laboratoire laccent accru sur les soins agrave domicile et le soutien nutritionnel - qui entraicircnent la demande de nouveaux produits ou peuvent creacuteer des variations de la consommation des produits existants

la saisonnaliteacute de lincidence des maladies des eacutetats de santeacute speacutecifiques

les variations geacuteographiques de lincidence de certaines maladies les eacutetats de santeacute speacutecifiques

les changements du contexte politique juridique ou reacuteglementaire - par exemple les distributeurs communautaires ont reacutecemment eacuteteacute autoriseacutes agrave distribuer des contraceptifs injectables les meacutedicaments ARV de deuxiegraveme intention sont mis agrave leacutechelle aux niveaux intermeacutediaires ou les produits sont deacutesormais disponibles gratuitement

les facteurs sociaux et comportementaux - par exemple la baisse de la stigmatisation a un impact sur la demande de meacutedicaments ARV lutilisation accrue des moustiquaires reacuteduit lincidence du paludisme

Preacutevisions de la consommationProcessus preacutevisionnel

Organiser analyser et ajuster les donneacutees

Plusieurs types et sources de donneacutees pourraient ecirctre collecteacutes quil sagisse des rapports du SIGL du nombre de patients traiteacutes ou de clients servis ou des taux dincidence et de preacutevalence des maladies Une fois que les donneacutees preacutevisionnelles ont eacuteteacute recueillies elles doivent ecirctre organiseacutes par type soit en fonction de la consommation des services de la morbiditeacute ou de la deacutemographie (voir la Figure 2) Les cibles du programme pour la peacuteriode de quantification de deux ans doivent eacutegalement ecirctre incluses le cas eacutecheacuteant

Lune des eacutetapes les plus difficiles pour leacutequipe en charge de la quantification consiste agrave eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees pour deacuteterminer si elles peuvent ecirctre utiliseacutees au cours du processus de quantification Il convient de prendre en compte certaines consideacuterations relatives agrave la qualiteacute des donneacutees

PROCESSUS DrsquoESTIMATION DES Quel est le taux de rapportagecompletude des

PREacuteVISIONS rapports de leacutetablissement Combien

Organiser et analyser les donneacutees deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees

Seacutelectionner la ou les meacutethodes de parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter preacutevision De quelle maniegravere les eacutetablissements qui ont Elaborer des hypothegraveses preacutevisionnelles rapporteacute leurs donneacutees sont-ils repreacutesentatifs des Calculer la consommation preacutevue de eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs chacun des produits donneacutees Les donneacutees rapporteacutees doivent ecirctre ajusteacutees pour tenir compte des eacutetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees Plus le taux de rapportagecompletude des rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est bonne Lorsque les taux de rapportagecompletude des rapports sont tregraves faibles les donneacutees sont difficilement extrapolables pour repreacutesenter une tendance nationale

13

Concernant les donneacutees de consommation les eacutetablissements ont-ils subi des ruptures de stocks agrave un moment ou agrave un autre Si le programme a fait face agrave des ruptures de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption dans tous les eacutetablissements Des ajustements seront neacutecessaires pour tenir compte des peacuteriodes de rupture de stock

Les donneacutees sont-elles reacutecentes Cela est essentiel pour tous les types de donneacutees quil sagisse des donneacutees sur la consommation les services la morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques Plus les donneacutees sont anciennes et moins leur qualiteacute est bonne

Les donneacutees historiques sont-elles preacutedictives des besoins futurs La performance actuelle du programme illustre-t-elle exactement la demande des services qui seront fournis ou les quantiteacutes de meacutedicaments qui seront dispenseacutes agrave lavenir Pour les nouveaux programmes ou les programmes en expansion le taux daugmentation des services ou des produits agrave fournir doit tenir compte des performances passeacutees et des taux de croissance historiques

Il est utile dorganiser et de preacutesenter les donneacutees que vous avez recueillies et analyseacutees dans un tableau Le Tableau 1 preacutesente des donneacutees susceptibles decirctre recueillies pour effectuer une quantification des tests de deacutepistage du VIH

Tableau 1 Exemple de donneacutees pour un modegravele de quantification des tests de deacutepistage du VIH

Type de

donneacutees

Donneacutees Qualiteacute des

donneacutees

Autres remarques

Donneacutees de Les donneacutees deacutemission au Les donneacutees complegravetes Pas de stock disponible

consommation niveau central

Les stocks disponibles au niveau

central

deacutemission des produits

au cours de 12 derniers

mois

dans les eacutetablissements

Les donneacutees de

consommation non

disponibles au niveau des

sites

Donneacutees sur les Le nombre de clients testeacutes sur Taux de Aucune donneacutee nest

services la base des rapports de suivi et

deacutevaluation du MS y compris le

nombre de personnes testeacutees

pour le conseil et de deacutepistage

volontaire du VIH (CDV) et la

preacutevention de la transmission de

la megravere agrave lenfant

Le nombre de visites de soins

preacutenatals

rapportagecompletude

des rapports de 75 au

cours de trois derniers

mois

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes pour la

seacutecuriteacute du sang

Aucune donneacutee nest

disponible sur le nombre de

tests utiliseacutes dans le cadre

de la formation

Donneacutees de Taux de preacutevalence du VIH Datent drsquoil y a un an Taux de preacutevalence chez les

morbiditeacute adultes uniquement le taux

de preacutevalence nest pas

disponible pour les moins

de 15 ans

Donneacutees

deacutemographiques

Population totale Datent drsquoil y a 3 ans Aucune donneacutee nest

disponible sur le taux de

croissance deacutemographique

14

Leacutequipe de quantification devra formuler des hypothegraveses sur la performance actuelle du programme lorsque des donneacutees sont manquantes ou que leur qualiteacute laisse agrave deacutesirer - comme par exemple des donneacutees peu fiables obsolegravetes ou incomplegravetes Une fois que toutes les donneacutees historiques auront eacuteteacute eacutevalueacutees et ajusteacutees leacutequipe de quantification devra formuler et atteindre un consensus sur toutes les hypothegraveses sur la croissance du futur programme ainsi que sur toute augmentation ou diminution de la demande de services et de produits Ce consensus sera utiliseacute pour preacutevoir les quantiteacutes de chaque produit qui seront neacutecessaires au cours de chaque anneacutee de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute Lors de lutilisation des donneacutees de consommation des donneacutees deacutemographiques ou des donneacutees

la quantification est baseacutee sur les quantiteacutes de sur les services le nombre estimeacute de

produits historiquement consommeacutes Ces tendances personnes ou deacutepisodes dune maladie qui historiques de consommation doivent ecirctre analyseacutees doivent ecirctre traiteacutes doit ecirctre converti au et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur les nombre de produits qui doivent ecirctre

facteurs qui sont susceptibles dinfluencer la consommeacutes

demande de produits individuels au cours de la peacuteriode de la quantification

Lors de lutilisation des donneacutees des services le nombre de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques est utiliseacute comme point de deacutepart Agrave lidentique des donneacutees de consommation ces tendances historiques doivent ecirctre analyseacutees et des hypothegraveses doivent ecirctre formuleacutees sur le nombre futur de patients ou de clients servis ou le nombre deacutepisodes theacuterapeutiques Elles doivent ecirctre converties en quantiteacutes de produits

Lors de lutilisation des donneacutees de morbiditeacute ou des donneacutees deacutemographiques les chiffres de la population sont le point de deacutepart Comme pour les donneacutees sur les services ces donneacutees deacutemographiques doivent eacutegalement ecirctre converties en quantiteacutes anticipeacutees de produits agrave consommer Voir la section Calculer la consommation preacutevue de chacun des produits pour plus dinformations sur la conversion du nombre total deacutepisodes de clients de population en nombre de produits

Quel que soit le type de donneacutees utiliseacutees le reacutesultat final sera lestimation de la quantiteacute de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pendant la peacuteriode de quantification

Eacutevaluer la qualiteacute des donneacutees

Des donneacutees inexactes incomplegravetes ou trop anciennes sont les problegravemes les plus freacutequemment rencontreacutes sagissant de la qualiteacute des donneacutees Lorsque les donneacutees sont de mauvaise qualiteacute ou sont insuffisantes vous devrez utiliser des calculs et ou des hypothegraveses pour tenir compte des donneacutees manquantes ou peu fiables

En regravegle geacuteneacuterale afin deacutevaluer la qualiteacute des donneacutees il convient de deacuteterminer mdash

Le taux de rapportagecompletude des rapports des eacutetablissements Combien deacutetablissements ont rapporteacute leurs donneacutees parmi tous ceux qui eacutetaient censeacutes les rapporter Plus le taux de rapportagecompletude de rapports est faible moins la qualiteacute des donneacutees est fiable Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte des egravetablissements qui nont pas rapporteacute leurs donneacutees

Les ruptures de stock En cas de rupture de stock de produits les donneacutees de consommation passeacutee sous-estimeront ce que la consommation aurait eacuteteacute si les produits avaient eacuteteacute disponibles sans interruption Il convient drsquoajuster les donnegravees pour tenir compte de la (des) pegraveriode(s) de rupture de stock

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Lrsquoactualitegrave des donnegravees Plus les donneacutees sont anciennes et moins elles sont repreacutesentatives et preacutedictives de la consommation future Il est important de documenter les dates et les sources des donneacutees utiliseacutees

Tout facteur susceptible davoir un impact sur la demande future Les donneacutees historiques sontshyelles preacutedictives des besoins futurs Des changements politiques ou programmatiques susceptibles drsquoaffecter les quantitegraves agrave distribuer agrave lavenir sont-ils preacutevus Vous devrez faire des hypothegraveses pour estimer limpact des changements attendus sur la demande future de produits

Vous pouvez utiliser diffeacuterentes techniques dajustement pour remeacutedier au problegraveme des donneacutees incomplegravetes ou incorrectes sur la consommation ou les services Voici quelques suggestions dajustements pouvant ecirctre apporteacutes aux problegravemes les plus freacutequents sur la qualiteacute des donneacutees

Ajustement pour les rapports incomplets

Les rapports sont souvent manquants ou incomplets sachant que les taux de rapportagecompleacutetude des rapports atteignent rarement 100 pour cent Afin de reacutealiser les ajustements pour les donneacutees manquantes vous devez connaicirctre les points suivants

Les rapports de quels eacutetablissements sont manquants Ces eacutetablissements sont-ils diffeacuterents de quelque faccedilon que ce soit que des eacutetablissements qui ont soumis des rapports

Vous pouvez supposer que les clients de tous les eacutetablissements manquants consomment des produits au mecircme rythme que ceux des autres eacutetablissements quoique cette hypothegravese puisse entraicircner des erreurs importantes Par exemple si les eacutetablissements manquants sont situeacutes dans une zone denseacutement peupleacutee vous pouvez sous-estimer la consommation en utilisant les taux de consommation des eacutetablissements situeacutes dans des zones peu peupleacutees

Lorsque la situation geacuteographique la population la saisonnaliteacute ou dautres facteurs peuvent avoir un impact sur la consommation dans les eacutetablissements manquants vous pouvez faire un ajustement suppleacutementaire vers le haut ou vers le bas pour refleacuteter les caracteacuteristiques uniques des eacutetablissements manquants

Il arrive parfois que trop de rapports soient manquants pour que les donneacutees de consommation soient utiles mecircme avec des ajustements Lorsque les taux de rapportagecompleacutetude des rapports sont systeacutematiquement faibles il convient denvisager seacuterieusement lutilisation des donneacutees eacutemises comme mesure - mais il ne faut pas oublier que les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre affecteacutees par un rapportage imparfait par conseacutequent il est eacutegalement important de veacuterifier les taux de rapportagecompleacutetude des rapports si vous deacutecidez dutiliser des donneacutees eacutemises

Ajustement pour les donneacutees agreacutegeacutees

En fonction du SIGL les donneacutees de consommation peuvent ecirctre agreacutegeacutees en quantiteacutes annuelles par conseacutequent il ne vous sera peut-ecirctre pas possible de les diviser en uniteacutes temporelles plus petites pour les analyser Noubliez pas que deux hypothegraveses sont implicites lorsque les donneacutees sont organiseacutees de cette maniegravere

Tous les eacutetablissements utilisent les produits au mecircme taux

La consommation est identique pour toutes les peacuteriodes couvertes (cest-agrave-dire quil ny a aucune tendance agrave la hausse ou agrave la baisse)

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Vous pourriez faire des ajustements pour corriger lagreacutegation de donneacutees si vous disposez dinformations qui indiquent que les eacutetablissements utilisent les produits agrave des taux diffeacuterents voir la discussion anteacuterieure sur les rapports incomplets - ou des informations qui indiquent que la tendance de la consommation au cours de lanneacutee na pas eacuteteacute constante

Les rapports peuvent eacutegalement consolider des groupes de produits tels que les diffeacuterentes marques de contraceptifs oraux regroupeacutes sous lappellation laquo pilules raquo Pour creacuteer un plan preacutevisionnel et un plan dapprovisionnement vous devez classer le produit par marque Cela peut se produire avec tout type de donneacutees - consommation service deacutemographique - mais se produit le plus souvent avec des donneacutees deacutemographiques pour lesquelles les pilules progestatives et les pilules contraceptives orales combineacutees sont rarement seacutepareacutees

Lorsque des enquecirctes existantes indiquent le pourcentage de reacutepartition des marques entre les utilisateurs pour estimer lutilisation de chaque marque appliquer ces pourcentages au nombre total de pilules consommeacutees Les donneacutees eacutemises peuvent eacutegalement ecirctre utiliseacutees en prenant le pourcentage de chaque marque sortie sur une peacuteriode de temps et en lappliquant aux donneacutees de consommation pour estimer la consommation par marque

Ajustement pour les ruptures de stock

Les preacutevisions des besoins en produits de santeacute doivent ecirctre fondeacutees sur une estimation raisonnable de la demande reacuteelle Mecircme lorsque les fichiers logistiques illustrent avec exactitude la consommation reacuteelle ils sont susceptibles de ne pas refleacuteter la demande reacuteelle Cela peut se produire lorsque certains produits contraceptifs sont en rupture de stock pendant de longues peacuteriodes La peacuteriode de rupture de stock peut potentiellement cacher la veacuteritable demande de produits parce que cette demande nest pas satisfaite pendant la peacuteriode de rupture de stock et ne sera donc pas refleacuteteacutee dans les donneacutees de consommation

Si les eacutetablissements ont deacuteclareacute que 850 000 comprimeacutes dalbendazole ont eacuteteacute distribueacutes lanneacutee derniegravere et que des ruptures de stock sont survenues en moyenne 25 pour cent du temps alorsmdash

La consommation ajusteacutee agrave 25 du taux de rupture de stock = 850 000 comprimeacutes 075 =

1 133333 comprimeacutes auraient eacuteteacute dispenseacutes sil ny avait pas eu de rupture de stock

Ce calcul suppose que tous les eacutetablissements de santeacute ont connu une rupture de stock ce qui peut ecirctre vrai ou non Si les ruptures de stock affectent les donneacutees de consommation posez les questions suivantes

Tous les eacutetablissements de santeacute ont-ils eacuteteacute en rupture de stock au mecircme moment ou uniquement un certain pourcentage dentre eux Quelle a eacuteteacute la dureacutee de la rupture de stock Quelle a eacuteteacute lorigine de la rupture de stock

Les eacutetablissements peuvent rencontrer des ruptures de stock mecircme lorsque leurs registres dinventaire nindiquent pas de stock nul Il est freacutequent pour le personnel damasser des quantiteacutes importantes qui seront utiliseacutees en cas durgence ou pour dautres raisons en particulier si une rupture de stock est imminente Si lutilisation dune meacutethode sarrecircte brusquement et diminue de maniegravere significative il convient de penser agrave une collecte ou agrave une rationnalisation En raison de la collecte ou de la rationnalisation il faudra peut-ecirctre ajuster davantage vos donneacutees pour tenir compte dune peacuteriode pendant laquelle la consommation eacutetait infeacuterieure agrave la normale

17

Cette formule est eacutegalement susceptible deacuteformer la veacuteritable demande lorsque les tendances de la consommation ont varieacute agrave une augmentation constante Lorsque la consommation a augmenteacute rapidement pour aboutir agrave une rupture de stock la formule suppose le mecircme taux daugmentation que pendant la peacuteriode ougrave les stocks eacutetaient disponibles

Ajustement pour les donneacutees obsolegravetes

Il est souvent neacutecessaire dajuster les donneacutees pour les donneacutees obsolegravetes lorsque vous utilisez des donneacutees deacutemographiques preacutevisionnelles en particulier pour obtenir des estimations de la population actuelle Il vous sera peut-ecirctre neacutecessaire de faire des hypothegraveses sur les tendances de nombreuses variables et pas seulement sur la croissance deacutemographique Aucune source individuelle de donneacutees deacutemographiques ne pourra fournir tous les points de donneacutees neacutecessaires les donneacutees deacutemographiques sont souvent regroupeacutees agrave partir des sources de donneacutees multiples qui repreacutesentent des peacuteriodes diffeacuterentes tout ou partie dentre elles sont susceptibles decirctre ajusteacutees afin de refleacuteter la mecircme peacuteriode Ces hypothegraveses suppleacutementaires peuvent entraicircner des erreurs significatives dans les preacutevisions Afin de limiter le nombre dajustements agrave la base ou agrave la premiegravere anneacutee des preacutevisions seacutelectionnez la date de leacutetude que vous avez utiliseacutee comme principale source de preacutevision

18

19

Figure 2 Types de donneacutees neacutecessaires pour estimer la consommation future de produits

de santeacute

Donneacutees historiques de

consommation Quantiteacute de

chaque produit prescrit ou

utiliseacute au cours des 12 derniers

mois (lorsque les donneacutees sont

disponibles ou peuvent ecirctre

estimeacutees)

Donneacutees deacutemographiques de

morbiditeacute

Donneacutees sur la croissance et les

tendances deacutemographiques

Incidence estimeacutee ou taux de preacutevalence

de maladies speacutecifiques deacutetats de santeacute

au sein dun groupe de population deacutefini

(Elles peuvent ecirctre utiliseacutees extrapoleacutees

pour deacutefinir la totaliteacute des besoins

estimeacutes puis ajusteacutees pour deacutefinir les

cibles ou le pourcentage des besoins

totaux agrave couvrir)

Elles ont geacuteneacuteralement tendance agrave

surestimer les besoins en produits Elles

doivent ecirctre compareacutees aux estimations

utilisant les donneacutees de consommation

et des services

Quantiteacute estimeacutee de chacun des produits qui sera dispenseacute ou utiliseacute pendant chaque anneacutee de la

quantification

Estimer la consommation

future de chaque produit

pour chaque anneacutee de la

quantification

Analyse des tendances

historiques de la

consommation

Analyse des facteurs

susceptibles dinfluencer

les variations de la

demande de

consommation

Convertir le nombre estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes de traitement ou de patients en quantiteacutes de

produits qui seront neacutecessaires pour chaque anneacutee de la quantification

Agrave laide des DST eacutetablies des protocoles de distribution ou des

proceacutedures dessai de laboratoire multiplier la quantiteacute de chaque

produit neacutecessaire par visite service test eacutepisode theacuterapeutique

patient par le nombre total estimeacute de visites de services de tests de

laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou de patients par anneacutee

pour calculer la quantiteacute de chaque produit qui sera distribueacute ou

utiliseacute pour chaque anneacutee de la quantification

Estimer le nombre de visites le nombre de services agrave fournir le

nombre de tests agrave effectuer le nombre deacutepisodes de chaque maladies

eacutetat de santeacute agrave traiter ou le nombre de patients qui suivront un

traitement continu chronique pour chaque anneacutee de la quantification

Analyse des tendances historiques

Analyse des facteurs susceptibles dinfluencer les variations de la

demande pour les cibles la couverture du programme

Donneacutees historiques des

services

Le nombre de visites de

services et de tests fournis et

effectueacutes deacutepisodes dune

maladie ou dun eacutetat de santeacute

traiteacute ou le nombre de

patients suivant un traitement

permanent continu au cours

des 12 derniers mois (lorsque

les donneacutees sont disponibles

ou peuvent ecirctre estimeacutees)

Eacutelaborer les hypothegraveses preacutevisionnelles

Deux types dhypothegraveses doivent ecirctre effectueacutes pendant leacutetape de preacutevision

1 Les hypothegraveses sur les ajustements effectueacutes aux donneacutees historiques lorsque les donneacutees sont manquantes peu fiables anciennes ou incomplegravetes

2 Les hypothegraveses sur la performance future du programme sur la base de facteurs qui ont un impact sur la demande de services et de produits

Exemples dhypothegraveses pour une quantification nationale des tests de

deacutepistage du VIH dans le cadre du DCIP et de la preacutevention de la

transmission megravere-enfant pour 2009ndash2011

Le nombre de femmes ayant reccedilu un test de deacutepistage du VIH dans le cadre des services de preacutevention de la transmission megravere-enfant (PTME) augmentera de 10

ce qui correspond agrave des taux moyens de croissance de la freacutequentation aux soins

preacutenatals (SPN) en 2007 et 2008

Le taux de preacutevalence du VIH pour la PTME est de 18 sur la base des rapports de

suivi et deacutevaluation (SampE) de 2008 du MS

La nouvelle politique relative au DCIP devrait ecirctre deacuteployeacutee agrave leacutechelle nationale et permettre daugmenter de maniegravere significative le nombre de personnes deacutepisteacutees

Les programmes pilotes de DCIP ont reacuteveacuteleacute un taux de croissance de 60 qui a eacuteteacute

utiliseacute pendant la premiegravere anneacutee de la quantification

Le taux de preacutevalence du DCIP est de 10

2000 personnes devraient ecirctre formeacutees agrave lutilisation des tests rapides de deacutepistage

du VIH conformeacutement aux plans de formation du MS

Le plus souvent des donneacutees complegravetes ne sont pas disponibles pour effectuer une quantification particuliegravere Pour faire des hypothegraveses le plus important est de documenter clairement et speacutecifiquement les hypothegraveses qui ont eacuteteacute faites et sur quelle base Sil y a peu ou pas de donneacutees lestimation deacutependra fortement des hypothegraveses Les hypothegraveses peuvent inclure des questions comme des changements au niveau des DST des produits des strateacutegies du programme des prioritegraves des plans dexpansion (et agrave quel moment ces changements seront mis en œuvre) ou la capaciteacute des services (linfrastructure la disponibiliteacute des ressources humaines et les capaciteacutes) la sensibilisation des clients et laccegraves aux services et le calendrier et le montant des engagements de financement pour les achats la saisonnaliteacute ou les diffeacuterences geacuteographiques dans lincidence et preacutevalence des maladies

Il est essentiel pour leacutequipe de quantification de parvenir agrave un consensus sur les hypothegraveses preacutevisionnelles Un atelier de quantification est souvent une plateforme efficace pour atteindre un consensus il doit ecirctre suffisamment long pour permettre de clarifier de fixer et de documenter les hypothegraveses Ce processus doit ecirctre consultatif et inclure une large gamme de responsables de programmes y compris les planificateurs de programmes les speacutecialistes de lapprovisionnement les

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experts cliniques les pharmaciens et les directeurs dentrepocirct Il est important de documenter les sources dinformation et la contribution des informateurs clegraves utilisegraves dans lrsquoegravelaboration des hypothegraveses preacutevisionnelles Il conviendra de reacuteviser la quantification dans leacuteventualiteacute dun changement de lune des hypothegraveses preacutevisionnelles

Pour les preacutevisions baseacutees sur la morbiditeacute ou les donneacutees deacutemographiques une fois que les donneacutees ont eacuteteacute recueillies analyseacutees eacutevalueacutees et ajusteacutees et que les hypothegraveses preacutevisionnelles ont eacuteteacute deacutetermineacutees un arbre preacutevisionnel peut ecirctre un outil utile pour organiser et utiliser les donneacutees et les hypotheacuteses afin drsquoestimer la consommation future Un arbre pregravevisionnel nrsquoest pas utile dans le cadre de preacutevisions baseacutees sur la consommation parce que le point de deacutepart connu est la quantieacute de produits consommeacutes

Larbre preacutevisionnel est un diagramme des groupes de patients (ou des eacutetats de santeacute) et des produits neacutecessaires pour traiter un patient ou un eacutepisode (voir la Figure 3) Il peut ecirctre rempli sur une feuille de papier avec un stylo Aucun logiciel nest neacutecessaire Les donneacutees neacutecessaires pour reacutealiser un arbre preacutevisionnel sont mdash

Les DST les scheacutemas theacuterapeutiques les protocoles dessai ou les proceacutedures de tests en laboratoire y compris la liste des produits et les caracteacuteristiques de produits speacutecifiques par exemple les formulations et les dosages et les tailles des emballages

Les groupes de patients ou les eacutetats de santeacute speacutecifiques

Les eacutetapes de la construction dun arbre preacutevisionnel sont les suivantesmdash

1 Identifier la maladie ou leacutetat de santeacute speacutecifique par exemple un traitement aux ARV un traitement antipaludique ou un traitement contre la tuberculose

2 Seacuteparer les groupes logiques de patients ou deacutetats de santeacute agrave traiter

a Concernant les meacutedicaments antipaludiques les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en paludisme compliqueacute versus en paludisme simple

b Concernant les meacutedicaments ARV les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients soumis agrave un traitement de premiegravere intention versus les patients soumis agrave un traitement de deuxiegraveme intention

c Concernant les meacutedicaments contre la tuberculose les groupes de patients pourraient ecirctre les adultes par rapport aux enfants qui seront en outre reacutepartis en patients de Cateacutegorie I versus les patients de Cateacutegorie II

3 Pour chacun des groupes de patients il convient de dresser la liste de tous les scheacutemas theacuterapeutiques possibles pour chaque groupe

4 Attribuer les meacutedicaments speacutecifiques neacutecessaires pour chacun des scheacutemas theacuterapeutiques possibles au sein de chaque groupe de patients

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Figure 3 Exemple darbre preacutevisionnel pour une quantification des meacutedicaments ARV

Nombre total de patients

Adultes - 90

Traitements de premiegravere intention shy

95

TDF3TC + NVP shy40

TDF3TC + EFV shy20

AZT3TC + NVP shy25

AZT3TC + EFV shy15

Traitements de deuxiegraveme intention shy

5

TDF3TC + LPVr shy20

ABC + ddl(250mg) + LPVr - 50

ABC + ddl(400mg) + LPVr - 30

Enfants - 10

Traitements de premiegravere

intention - 95

AZT + 3TC + EFV shy30

AZT + 3TD + NVP - 70

Traitements de deuxiegraveme

intention - 5

AZT + ddl + LPVr shy80

ABC + ddl + LPVr shy20

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Calculer la consommation preacutevue pour chaque produit

Les preacutevisions effectueacutees en utilisant les donneacutees des services de la morbiditeacute et les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees cibles du programme doivent ecirctre converties agrave partir du nombre de patients de visites ou deacutepisodes traiteacutes en estimations des quantiteacutes de produits consommeacutes Cette conversion neacutecessite des hypothegraveses sur lapplication et le respect des DST en vigueur des protocoles distribution en cours des algorithmes dessai ou des proceacutedures de tests en laboratoire Ces hypothegraveses doivent inclure des informations sur les caracteacuteristiques du produit et la faccedilon dont les produits doivent ecirctre prescrits et distribueacutes Lexemple suivant montre comment cela peut ecirctre preacutesenteacute et calculeacute

le nombre duniteacutes de base du produit (comprimeacute geacutelule ampoule bouteille bandelette-test ml de liquide etc) qui doit ecirctre distribueacute ou consommeacute par visite par service par eacutepisode theacuterapeutique ou par patient et les quantiteacutes de

chaque produit par jour ou par anneacutee en cas de preacutevision dun eacutetat de santeacute chronique

MULTIPLIEacute PAR

le nombre total estimeacute de visites de services de tests de laboratoire deacutepisodes theacuterapeutiques ou le nombre de patients qui doivent ecirctre traiteacutes beacuteneacuteficier de services pour chaque anneacutee

Exemple de calcul des meacutedicaments antituberculeux pour des patients adultes de Cateacutegorie I

Chaque cas de tuberculose neacutecessite 60 comprimeacutes de rifampicine isoniazide pyrazinamide

eacutethambutol (RHZE) et 180 comprimeacutes de rifampicine isoniazide (RH)

Lon estime agrave 20 000 adultes le nombre de cas de TB de Cateacutegorie I chaque anneacutee

Lon obtient un total annuel de 1 200 000 comprimeacutes de RHZE et 3 600 000 comprimeacutes de RH

Parce que la tuberculose nest pas une maladie saisonniegravere le nombre annuel de comprimeacutes peut ecirctre

diviseacute par 12 pour calculer lrsquoestimation mensuelle de la consommation

Cela signifie que 100 000 comprimeacutes de RHZE et 300 000 comprimeacutes de RH seront neacutecessaires chaque

mois

Lrsquoon obtient ainsi la quantitegrave de chaque produit qui devrait ecirctre distribuegravee ou consommegravee (agrave savoir la consommation preacutevue) La quantiteacute preacutevue de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer doit ecirctre estimeacutee par mois pour chaque anneacutee de la quantification pour les programmes qui sont nouveaux les services de mise agrave legravechelle ou la planification visant agrave mettre en œuvre des changements importants dans les politiques ou les strateacutegies qui auront une incidence sur la demande de produits ainsi que pour les nouveaux produits qui seront introduits ou les produits qui seront substitueacutes ou remplaceacutes par dautres au cours de lanneacutee pour lesquelles il nexiste pas de donneacutees historiques Le tableau 2 preacutesente les facteurs de conversion qui doivent ecirctre appliqueacutes pour les diffeacuterents types de donneacutees preacutevisionnelles

23

Tableau 2 Facteurs de conversion des donneacutees preacutevisionnelles

Type de donneacutees

Facteur de conversion Consommation estimeacutee

Consommation Quantiteacute estimeacutee de produit agrave

dispenser agrave utiliser X =

Quantiteacutes de produit

Services Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Donneacutees

deacutemographiques

de morbiditeacute

Nombre estimeacute de patients

nombre deacutepisodes de maladie

ou deacutetats de santeacute nombre

de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Cibles du

programme

Nombre cibleacute de patients

nombre de patients nombre

deacutepisodes de la maladie

nombre de tests de laboratoire

X

DST algorithme de

test proceacutedure de

laboratoire =

Agrave ce stade du processus de quantification un logiciel peut ecirctre utiliseacute pour calculer la quantiteacute totale estimeacutee de chaque produit agrave distribuer ou agrave consommer pour chaque anneacutee de la quantification

Pour les preacutevisions qui utilisent les donneacutees de consommation le logiciel PipeLine doit ecirctre utiliseacute Pour calculer les preacutevisions des besoins en kits de deacutepistage du VIH (quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee) le logiciel ProQ peut ecirctre utiliseacute Pour estimer la consommation en utilisant les services les donneacutees deacutemographiques ou les donneacutees morbiditeacute peuvent ecirctre calculeacutees en utilisant des feuilles de calcul Excel ou un certain nombre dautres programmes logiciels Un outil logiciel couramment utiliseacute pour preacutevoir les besoins en meacutedicaments avec ces types de donneacutees est Quantimed Voir lAnnexe B pour un reacutesumeacute des programmes logiciels disponibles

Reacuteconcilier les preacutevisions pour produire une estimation finale

Dans lideacuteal plusieurs types de donneacutees doivent ecirctre utiliseacutes pour calculer une ou plusieurs preacutevisions Ensuite ces reacutesultats doivent ecirctre compareacutes pour atteindre les chiffres deacutefinitifs de lestimation de la consommation Par exemple une eacutequipe de quantification pourrait effectuer une estimation avec les donneacutees de morbiditeacute une autre avec les donneacutees des services et une autre avec les donneacutees de consommation Les reacutesultats de ces diffeacuterentes preacutevisions devront ecirctre compareacutes et une estimation finale devra ecirctre seacutelectionneacutee Lorsque la qualiteacute dun type de donneacutees est tregraves mauvaise leacutequipe peut deacutecider de ne pas fonder une estimation sur ces donneacutees Par exemple sil nexiste aucune donneacutee de consommation leacutequipe de quantification peut deacutecider dutiliser les donneacutees de morbiditeacute agrave la place

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue pour chaque produit aura eacuteteacute calculeacutee et leacutequipe passera ensuite agrave leacutetape de planification des approvisionnements Le reacutesultat de leacutetape preacutevisionnelle est une contribution importante agrave leacutetape de la planification de lapprovisionnement Voir lAnnexe C pour un diagramme sur le flux des donneacutees tout au long du processus de quantification

24

aux coucircts communautaires

totaux

Planification des approvisionnements

En regravegle geacuteneacuterale afin didentifier les sources de financement PLANIFICATION DES et de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour combler APPROVISIONNEMENTS les deacuteficits de financement le cas eacutecheacuteant les exercices Organiser et analyser les nationaux de quantification comprennent une preacutevision des

donneacutees produits pour une peacuteriode de deux ans Bien que les preacutevisions

Construire des hypothegraveses de doivent ecirctre effectueacutees pour une peacuteriode de deux ans un plan

planification des dachat reacuteel doit couvrir une peacuteriode dune anneacutee indiquant les approvisionnements commandes placeacutees aupregraves des fournisseurs et les dates Estimer les besoins et les coucircts dexpeacutedition neacutegocieacutees Pour assurer un approvisionnement totaux des produits

continu de produits et pour maintenir les niveaux de stock Elaborer le plan

dans la fourchette des niveaux maximum et minimum eacutetablis dapprovisionnement

leacutelaboration du plan dapprovisionnement implique la Comparer les fonds disponibles

coordination du calendrier des deacutecaissements de financement agrave partir des diffeacuterentes sources de financement avec les deacutelais dapprovisionnement et les deacutelais de livraison des fournisseurs

Organiser et analyser les donneacutees

Agrave ce stade de la quantification la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification aura eacuteteacute calculeacutee Pour deacuteterminer les quantiteacutes totales agrave acheter dautres donneacutees doivent ecirctre utiliseacutees Au cours de la phase de preacuteparation des donneacutees doivent ecirctre collecteacutees pour leacutetape de la planification de lapprovisionnement Ces donneacutees qui ont dores et deacutejagrave eacuteteacute organiseacutees et analyseacutees sont les suivantesmdash

le stock disponible au niveau national ou au niveau du programme (issues de linventaire physique) de chaque produit agrave quantifier

les dates de peacuteremption des produits en stock afin deacutevaluer sils seront utiliseacutes avant la date dexpiration

la quantiteacute commandeacutee toutes les quantiteacutes de produits commandeacutees qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues

les niveaux de stock maximum et minimum fixeacutes au niveau du programme

les informations sur le fournisseur

les tarifs du fournisseur

les informations sur lemballage utiliseacute par le fournisseur

les deacutelais de livraison des fournisseurs

les frais demballage et drsquoexpegravedition

Informations relatives au financement

toutes les sources de financement pour lachat des produits

le montant et le calendrier des engagements de financement par bailleur de fonds

25

le calendrier des deacutecaissements financiers afin de deacuteterminer la date de disponibiliteacute du financement pour lachat aupregraves de chaque source

les informations sur les achats

tous les meacutecanismes dapprovisionnement - par exemple les offres appels doffres internationaux soumis agrave concurrence les marcheacutes des bailleurs de fonds - pour tous les produits agrave quantifier

les deacutelais dapprovisionnement pour chacun des systeacutemes drsquoapprovisionnement

Exemples dhypothegraveses tireacutees dune

quantification des kits de deacutepistage Les informations sur la distribution du VIH pour 2010ndash2011

les coucircts de stockage et de distribution dans le pays le Le niveau de stock minimum au cas eacutecheacuteant

niveau central est de quatre mois et les coucircts de leacutechantillonnage des tests de qualiteacute dans le niveau maximum est de neuf mois

le pays Le financement de la 8e phase du

les taxes de deacutedouanement Fonds mondial de lutte contre le

sida la tuberculose et le paludisme Tout comme pour leacutetape preacutevisionnelle lorsque les (GFATM) sera disponible pour les donneacutees sont absentes incomplegravetes peu fiables ou achats au deacutebut du mois de feacutevrier obsolegravetes il conviendra de faire des hypothegraveses 2010

Eacutelaborer des hypothegraveses sur la planification de LE MS disposera de 700 000 USD lapprovisionnement pour lachat de tests de deacutepistage du

Comme cela a eacuteteacute mentionneacute preacuteceacutedemment le point le plus VIH au mois de mars 2010

important du processus drsquoegravelaboration des hypotheacuteses est de documenter clairement et preacuteciseacutement les sources dinformation et les contributions des informateurs cleacutes sur les hypothegraveses Et comme pour leacutetape preacutevisionnelle un consensus doit ecirctre atteint par leacutequipe de quantification sur les hypothegraveses de la planification de lapprovisionnement Concernant leacutetape de planification de lapprovisionnement des hypothegraveses pourront ecirctre neacutecessaires sur le calendrier des fonds disponibles les deacutelais de livraison de chaque fournisseur les montants exacts des financements disponibles et les estimations sur les dates darriveacutee des produits

Si un systegraveme de controcircle dinventaire maximum-minimum na pas eacuteteacute formellement eacutetabli leacutequipe de quantification devra faire des hypothegraveses sur les niveaux de stock maximum et minimum agrave chaque niveau du systegraveme logistique par exemple au niveau central et au niveau des eacutetablissements

Estimer les besoins et les coucircts totaux des produits

Lestimation des besoins totaux en produits consiste agrave deacuteterminer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire pour shy

1 reacutepondre agrave la demande estimeacutee

2 veiller agrave ce que le circuit dapprovisionnement dans le pays enregistre des niveaux de stocks adeacutequats pour maintenir un approvisionnement ininterrompu des points de prestation de service

26

Lestimation des besoins totaux des produits pour la peacuteriode de preacutevision est deacutetermineacutee en calculant les quantiteacutes suppleacutementaires de produits neacutecessaires pour couvrir les achats et les deacutelais de livraison des fournisseurs et les stocks de seacutecuriteacute puis en soustrayant (1) la quantiteacute de chaque produit deacutejagrave en stock dans le pays (stock disponible) (2) les quantiteacutes qui ont eacuteteacute commandeacutes mais qui nont pas encore eacuteteacute reccedilues (quantiteacute commandeacutee) et (3) les produits qui expireront avant quils ne soient utiliseacutes Dans certains cas les deacutelais de livraison de lexpeacutedition devront ecirctre ajusteacutes pour tenir compte des contraintes lieacutees aux capaciteacutes de stockage et de distribution du systegraveme logistique (agrave savoir la planification de livraisons plus freacutequentes de quantiteacutes reacuteduites plutocirct que des expeacuteditions plus importantes)

Agrave ce stade de la quantification quelle que soit la meacutethode de preacutevision utiliseacutee le logiciel PipeLine est fortement recommandeacute pour faciliter la preacuteparation dun plan dapprovisionnement Dans les cas ougrave le logiciel PipeLine nest pas utiliseacute le personnel peut utiliser la formule suivante pour estimer les quantiteacutes requises

Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation

+

[(Quantiteacutes preacutevisionnelles de la consommation12) times Niveau de stock maximum pour la totaliteacute du circuit dapprovisionnement]

Il est important dutiliser le niveau de stock maximum pour lensemble du pipeline qui est calculeacute en additionnant les niveaux de stock maximum eacutetablis pour chaque niveau du systegraveme Cette formule est une estimation des quantiteacutes neacutecessaires et ne prend pas en compte toutes les variables incluses dans la base de donneacutees du pipeline Le logiciel PipeLine a eacuteteacute speacutecialement conccedilu pour reacutepondre aux consideacuterations uniques de la planification de lapprovisionnement et de la surveillance du pipeline pour les programmes de santeacute publique dans les pays agrave ressources faibles et limiteacutees Son utilisation est recommandeacutee comme une bonne pratique

Lorsquune base de donneacutees pipeline est creacuteeacutee pour la premiegravere fois leacutequipe de quantification doit saisir les donneacutees du programme les informations sur les produits (y compris les conditionnements et les prix) et les donneacutees des fournisseurs Veuillez consulter le Guide de lutilisateur PipeLine pour des conseils speacutecifiques sur la faccedilon dutiliser le logiciel

Si une base de donneacutees PipeLine existe deacutejagrave leacutequipe de quantification doit mettre agrave jour toutes les saisies de donneacutees y compris le calendrier et les quantiteacutes de toutes les expeacuteditions reccedilues et inteacutegreacutees dans linventaire la consommation reacuteelle de chaque produit et toutes les pertes et les ajustements agrave linventaire qui se sont produits depuis la derniegravere mise agrave jour

Quune nouvelle base de donneacutees de PipeLine soit en cours de creacuteation ou quune base de donneacutees existante PipeLine soit mise agrave jour les donneacutees suivantes doivent ecirctre saisies

le stock national disponible pour chaque produit au moment de la quantification que ce soit agrave partir dun comptage physique des donneacutees de routine du SIGL ou de lanalysse des saisies sur les fiches de stock

toutes les expeacuteditions en cours de commande par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

toutes les expeacuteditions preacutevues par fournisseur avec la date darriveacutee preacutevue

la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit (Si Quantimed a eacuteteacute utiliseacute au cours de leacutetape preacutevisionnelle la consommation estimeacutee peut ecirctre importeacutee directement dans PipeLine

27

Voir lAnnexe D pour plus dinformations sur la faccedilon dexporter des donneacutees de Quantimed et de les importer dans PipeLine)

Agrave cette eacutetape de la quantification une eacutevaluation de leacutetat des stocks est neacutecessaire pour calculer les quantiteacutes de chaque produit agrave commander et qui peuvent raisonnablement ecirctre stockeacutees distribueacutees et utiliseacutees avant leur date de peacuteremption Leacutevaluation de leacutetat des stocks dans le pays (mois de stock [MDS]) pour chaque produit doit estimer la dureacutee des stocks existants de chaque produit

Eacutelaborer le plan dapprovisionnement

Larriveacutee dune cargaison doit ecirctre programmeacutee lorsque le MDS national atteint le niveau de stock minimum eacutetabli La quantiteacute de produit agrave commander doit faire remonter le MDS national jusquau niveau de stock maximum eacutetabli Il convient darrondir la quantiteacute agrave commander jusquagrave luniteacute la plus proche de lemballage des fournisseurs

Leacutetape suivante consiste agrave estimer le coucirct des besoins totaux en produits

Des sources et des informations actualiseacutees sur les prix des meacutedicaments et les tarifs des fournisseurs sont neacutecessaires pour estimer le coucirct des quantiteacutes de meacutedicaments agrave commander En outre des informations sur le coucirct de lassurance et du fret du deacutedouanement et les taxes de douane et les coucircts de stockage et de distribution dans le pays pourront sajouter aux coucircts des quantiteacutes de meacutedicaments agrave acheter sils ne sont pas deacutejagrave compris dans les tarifs des fournisseurs ou dans le budget par dautres meacutecanismes ou accords de renonciation

Si les donneacutees relatives aux prix ont deacutejagrave eacuteteacute saisies dans PipeLine les coucircts associeacutes agrave une expeacutedition seront automatiquement calculeacutes

Les contrats dapprovisionnement avec les fournisseurs doivent de preacutefeacuterence ecirctre souples afin de pouvoir ajuster les quantiteacutes expeacutedieacutees pour reacutepondre agrave une augmentation des services agrave des variations de la demande aux niveaux des stocks et aux taux de consommation existants Les contrats avec les fournisseurs doivent eacutegalement preacutevoir une certaine souplesse pour retarder les livraisons jusquagrave lanneacutee suivante des preacutevisions dans leacuteventualiteacute ougrave lutilisation des services ne reacutepondrait pas agrave la demande preacutevue

Lorsque les ressources sont insuffisantes et quil y a un Comparer les fonds disponibles au coucirct

deacuteficit de financement il est essentiel que la reacuteduction total des produits neacutecessaire des quantiteacutes soit calculeacutee apregraves lexamen et

La deacutecision finale sur les quantiteacutes agrave acqueacuterir lajustement des quantiteacutes preacutevues plutocirct que de

reacuteduire les quantiteacutes neacutecessaires pour le deacutependra du montant des fonds disponibles reacuteapprovisionnement national Le fait de reacuteduire les

pour acheter les produits Agrave la suite de la quantiteacutes pour reacuteapprovisionner le circuit entraicircnera

quantification et lorsque des fonds suffisants des ruptures de stock et mettra en peacuteril les objectifs sont disponibles la quantiteacute finale dachat de du programme chaque meacutedicament sera la mecircme que la quantiteacute agrave commander

Si les fonds sont insuffisants leacutequipe de quantification devra deacuteterminer sil est possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires Un meacutecanisme efficace pour le faire consiste agrave preacutesenter les reacutesultats de quantification en illustrant le niveau du deacuteficit de financement pour assurer que toutes les parties prenantes en soient informeacutees et puissent apporter dans la mesure du possible des ressources suppleacutementaires pour lachat des quantiteacutes neacutecessaires de produits

28

Dans les situations ougrave lapprovisionnement nest pas complet et lorsqursquoil nest pas possible de mobiliser des ressources suppleacutementaires pour acheter les quantiteacutes des produits neacutecessaires les quantiteacutes preacutevues des produits agrave distribuer devront ecirctre reacuteduites Cela se fait en revenant agrave leacutetape preacutevisionnelle de la quantification et en engageant dautres consultations pour atteindre un consensus et ajuster les hypothegraveses preacutevisionnelles Par exemple pour les meacutedicaments ARV le nombre total de patients qui doivent commencer un traitement chaque mois devra ecirctre reacuteduit Pour les meacutedicaments antipaludiques le nombre deacutepisodes de paludisme agrave traiter devra ecirctre reacuteduit Lajustement des hypothegraveses preacutevisionnelles permettra de reacuteduire les quantiteacutes totales de produits susceptibles decirctre consommeacutes

Apregraves avoir ajusteacute les hypothegraveses de preacutevision leacutequipe de quantification devra reacutepeacuteter les eacutetapes du processus de quantification en calculant la consommation mensuelle preacutevue de chaque produit au calcul final des quantiteacutes reacuteelles de chaque produit agrave acqueacuterir afin de concilier les reacutesultats de la quantification avec les contraintes de financement

29

30

Utiliser les reacutesultats de la

quantification

Leacutequipe de quantification doit preacutesenter officiellement aux parties prenantes les reacutesultats de la quantification Cela permet agrave leacutequipe davoir une reacutetroaction sur les hypothegraveses reacutealiseacutees pendant leacutetape de preacutevision ainsi que sur les sources de donneacutees utiliseacutees En preacutesentant les reacutesultats de la quantification leacutequipe peut deacutecrire agrave toutes les parties prenantes les niveaux de stocks nationaux des produits et mettre en eacutevidence les actions neacutecessaires pour conserver des niveaux approprieacutes de stock

La preacutesentation des reacutesultats de la quantification aux deacutecideurs aux responsables de programme aux responsables de lapprovisionnement aux bailleurs de fonds et aux responsables des produits permet de faciliter les deacutecisions et les actions suivantes

la planification du programme et les deacutecisions budgeacutetaires

la mobilisation et lallocation des fonds neacutecessaires pour lachat des produits

la coordination des diffeacuterentes sources de financement pour les achats

la documentation des activiteacutes dachat pour savoir quels produits acheter dans quelles quantiteacutes et agrave quel moment

lajustement du calendrier des achats et des livraisons des produits afin dassurer un approvisionnement continu tout en eacutevitant les ruptures de stock et le surstockage

Pendant la preacutesentation de ces eacuteleacutements leacutequipe de quantification doit preacuteparer des diapositives deacutecrivant chacune des eacutetapes de la quantification notammentmdash

la couverture lobjectif et le calendrier de la quantification

lexamen de toutes les sources de donneacutees utiliseacutees et les problegravemes rencontreacutes pendant la collecte des donneacutees

un reacutesumeacute des principales hypothegraveses preacutevisionnelles et la description des sources de donneacutees qui ont eacuteteacute utiliseacutees pour eacutetablir ces hypothegraveses

un reacutesumeacute des hypothegraveses de planification de lapprovisionnement (en particulier lorsque des hypothegraveses sur les montants et le calendrier des engagements de financement auront une incidence sur lapprovisionnement et la livraison)

les quantiteacutes totales de chaque produit pour chaque anneacutee de la quantification

le niveau du stock national (MDS disponible) pour chaque produit (les graphiques sur leacutetat des stocks dans PipeLine sont tregraves utiles pour obtenir ces informations) pour mettre en eacutevidence les produits qui sont sur le point dexpirer ceux qui sont en rupture de stock ou en surstockage en fonction de lanalyse des niveaux de stock (MDS disponible)

31

une synthegravese des expeacuteditions par fournisseur

le montant total des deacuteficits de financement pour les 24 prochains mois

les actions speacutecifiques neacutecessaires pour reacutesoudre tout deacuteseacutequilibre des stocks et maintenir leurs niveaux aux seuils fixeacutes

32

Eacutevaluer et mettre agrave jour la

quantification

La quantification ne se termine pas lorsque les quantiteacutes et les coucircts deacutefinitifs ont eacuteteacute deacutetermineacutes il sagit dun processus continu de surveillance de reacutevision et de mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision qui agrave leur tour peuvent neacutecessiter un nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits Pour que lexercice de quantification soit utile et efficace les hypothegraveses de preacutevision et le plan dapprovisionnement doivent ecirctre revus et mis agrave jour au moins tous les six mois et plus souvent dans le cas des programmes qui eacutevoluent ou changent plus rapidement La surveillance et la mise agrave jour ininterrompues de la quantification est essentielle pour informer les responsables de programme les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes sur la disponibiliteacute des meacutedicaments il sagit dune condition preacutealable indispensable agrave la prise de deacutecision en temps opportun sur la seacutelection le financement et la livraison des produits

Lexamen et la mise agrave jour de la quantification implique les activiteacutes suivantes

La mise agrave jour de la consommation reacuteelle de chaque produit et la comparaison de la consommation reacuteelle par rapport agrave la consommation anticipeacutee afin de deacuteterminer le niveau derreur

Lexamen et la mise agrave jour des donneacutees et des hypothegraveses de preacutevision

Le calcul ou le nouveau calcul de la consommation preacutevue agrave laide de Quantimed des feuilles de calcul Excel ou de tout autre logiciel

La mise agrave jour du stock disponible pour chaque produit

Lrsquoegravevaluation du niveau de stock national pour chaque produit sur la base de la consommation des produits et de leur niveau de stock

Lrsquoexamen et la mise agrave jour des calendriers de livraison des expegraveditions afin dassurer un approvisionnement continu et de maintenir les niveaux de stock souhaiteacutes

Lrsquoactualisation du montant et du calendrier des engagements de financement

Le nouveau calcul des besoins et des coucircts des produits au fil du temps

Lrsquoestimation et la mise agrave jour des besoins de financement et des degraveficits dapprovisionnement

Connaissances et compeacutetences neacutecessaires

Dans lideacuteal leacutequipe centrale en charge de la quantification initiale doit effectuer les mises agrave jour en routine Les connaissances et les compeacutetences neacutecessaires pour reacutealiser une qualification des produits de santeacute sont les suivantes

pour chaque cateacutegorie de produits une expertise dans le domaine speacutecifique du programme et des connaissances sur les produits et la faccedilon dont ils sont utiliseacutes

33

bonnes compeacutetences informatiques et maicirctrise de lutilisation des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des programmes logiciels conccedilus pour creacuteer et geacuterer des bases de donneacutees

engagement agrave assurer un controcircle une collecte des donneacutees et une mise agrave jour des donneacutees de preacutevision et des hypothegraveses preacutevisionnelles et agrave fournir des donneacutees de planification de loffre de mettre agrave jour la base de donneacutees de PipeLine

la preacuteparation et la preacutesentation des donneacutees et de la meacutethodologie de quantification et des reacutesultats finaux de la quantification aux principaux intervenants et exeacutecutants La Figure 4 preacutesente les activiteacutes qui doivent ecirctre effectueacutees reacuteguliegraverement pour mettre agrave jour une quantification nationale

34

Figure 4 Calendrier de mise agrave jour et dexamen du plan preacutevisionnel et dapprovisionnement

Sept 2009 Deacutec 2009-Jan 2010 Mars 2010 Juin 2010

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 septembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 31 deacutecembre 2009

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des six derniers

mois et analyser toutes les tendances

pour veacuterifier ou actualiser les hypothegraveses eacutelaboreacutees au mois de septembre 2009

Examiner et actualiser les donneacutees si

neacutecessaire des preacutevisions actuelles du

mois de janvier 2009 au mois de

deacutecembre 2010 sur la base des donneacutees

des six derniers mois

Ajuster le plan drsquoapprovisionnement dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir

des sites Veacuterifier et valider lexactitude

et lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 feacutevrier 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees

dans PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix

et les autres donneacutees sur les produits

dans PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et

prendre les mesures neacutecessaires

Recueillir les donneacutees relatives agrave la

consommation aux stocks disponibles

aux pertes et aux ajustements agrave partir des

sites Veacuterifier et valider lexactitude et

lexhaustiviteacute des donneacutees

Mettre agrave jour le stock disponible dans PipeLine agrave la date du 28 mai 2010

Mettre agrave jour le statut de toutes les

livraisons preacutevues ou commandeacutees dans

PipeLine

Mettre agrave jour les fournisseurs les prix et

les autres donneacutees sur les produits dans

PipeLine

Mettre agrave jour la consommation preacutevue

par rapport agrave la consommation reacuteelle

pour les trois derniers mois dans PipeLine

Organiser les donneacutees des 12 derniers

mois Identifier toute lacune y affeacuterant

Effectuer un examen approfondi des

preacutevisions anteacuterieures mettre agrave jour et

compleacuteter un estimation preacutevisionnelle

pour la peacuteriode allant de juin 2010 agrave mai

2012 agrave lrsquoaide de Quantimed ou de ProQ

Saisir les nouvelles preacutevisions dans

PipeLine

Elaborer un plan drsquoapprovisionnement

pour les deux prochaines anneacutees dans

PipeLine

Eacutevaluer leacutetat du stock national et prendre

les mesures neacutecessaires

EacuteQUIPE EN CHARGE DE LA QUANTIFICATION ET DE LA PLANIFICATION DE LrsquoAPPROVISIONNEMENT DES PROGRAMMES NACPNTB AU GHANA

35

36

Reacutefeacuterences

John Snow IncFPLM 2000 Contraceptive Forecasting Handbook Arlington Va John Snow IncFPLM pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le Manuel de lutilisateur de ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

John Snow IncDELIVER 2004 Le logiciel ProQ Arlington Va John Snow IncDELIVER pour lAgence ameacutericaine pour le deacuteveloppement international (USAID)

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 PipeLine Software Version 40 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1 2007 Guide de lUtilisateur de PipeLine 4 Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantification of Antimalarial Drugs A Practical Guide to Forecasting and Supply Planning of Antimalarials PROJET Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying Laboratory Supplies Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Guide for Quantifying ARV Drugs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

USAID | PROJET DELIVER Commande de travail ndeg1 2008 Quantification of HIV Test Kits A Practical Guide for Estimating National HIV Test Kit Requirements and Costs Arlington Va PROJET USAID | DELIVER Commande de travail ndeg1

37

38

Annexes

39

40

Annexe A

Modegravele de calendrier de lactiviteacute de quantification

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

19 20 21 22 23 24 25

Matin Matin et apregraves-midi Matin Matin et apregraves- Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves-midi

Examen du EGSD de Kabwe Visites dans les deacutepocircts midi Preacuteparatifs de latelier Travaux preacuteparatifs en Travaux preacuteparatifs en

calendrier et Eacutevaluations des meacutedicaux centraux Preacuteparatifs de latelier sur lrsquoeacutelaboration des vue du prochain vue du prochain atelier

de leacutenonceacute eacutetablissements sur lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses atelier sur sur lrsquoeacutelaboration des

des travaux Hocircpital geacuteneacuteral et Mine Apregraves-midi hypothegraveses Apregraves-midi lrsquoeacutelaboration des hypothegraveses lieacutees aux

(EDT)

Lusaka

Eacutequipe de

gestion de la

santeacute de

district

(EGSD)

Hospital de Kabwe

Centre de santeacute de

Kalingalinga - Lusaka

Centre de recherche

contre les maladies

infectieuses de Zambie

(CIDRZ) - Lusaka

Reacuteunions avec les

principaux intervenants

dans le Centre national

de lutte contre le

paludisme (National

Malaria Control

Center)

Eacutetude sur la

compilation et la

collecte de donneacutees

Eacutevaluation de

leacutetablissement -

Hocircpital universitaire

(University Teaching

Hospital (UTH)

Cancer Center

Reacuteunion avec le MS et

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

meacutedicaments

antipaludiques et aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes (IO)

Apregraves-midi collecte des donneacutees Reacuteunions avec

les principaux

intervenants shy

MS

Eacutevaluation de

leacutetablissement

- Chilenja shy

Centre

41

19 mai - 16 juin 2008

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

26

Matin

Travaux

preacuteparatifs en

vue du

prochain

atelier sur la

construction

des

hypothegraveses

lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

et aux

meacutedicaments

contre les

infections

opportunistes

(IO)

Apregraves-midi

Visite du site

de latelier

27

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments

antipaludiques

Crestview Hotel

28

Matin et apregraves-midi

Atelier sur lrsquoeacutelaboration

des hypothegraveses lieacutees

aux meacutedicaments

contre les infections

opportunistes

Crestview Hotel

29

Matin et apregravesshy

midi Atelier sur

lrsquoeacutelaboration des

hypothegraveses lieacutees aux

meacutedicaments contre

les infections

opportunistes

Collecte des

statistiques provenant

du Centre hospitalier

universitaire

30

Matin

Analyses des cibles des

hypothegraveses au National

Malaria Control

Center avec les

intervenants cleacutes

Apregraves-midi

Saisie des donneacutees

preacuteliminaires dans le

logiciel Quantimed

31

Matin et apregraves-midi

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et

PipeLine

1

Matin

Saisies des donneacutees

dans les logiciels

Quantimed et PipeLine

Apregraves-midi

Quantification des

reacutesultats de lanalyse

des antipaludiques

2 3 4 5 6

Matin et Matin Matin et apregraves-midi Matin et apregraves- Matin et apregraves-midi

apregraves-midi Saisie des donneacutees sur les Reacuteunion dinformation midi Preacuteparation du rapport

Examen des meacutedicaments de lutte des parties prenantes Reacuteunion de mission

reacutesultats des contre les infections concernant les dinformation des

donneacutees avec opportunistes dans le meacutedicaments parties prenantes

le NMCC programme PipeLine antipaludiques concernant les

Preacuteparation Visites dans les deacutepocircts Crestview Hotel meacutedicaments contre

de la reacuteunion meacutedicaux centraux Preacuteparation des les infections

des parties apregraves-midi reacuteunions avec les opportunistes

prenantes de Preacuteparation des reacuteunions intervenants lieacutes aux Crestview Hotel

la lutte contre avec les intervenants lieacutes meacutedicaments contre les Preacuteparation du

le paludisme aux meacutedicaments de lutte

contre le paludisme et les

infections opportunistes

infections

opportunistes

rapport de mission

42

Annexe B

Programmes logiciels pour la

quantification des produits de

santeacute

Diffeacuterents outils logiciels facilitent la finalisation du processus preacutevisionnel la collecte lorganisation et lanalyse des donneacutees preacutevisionnelles les hypothegraveses et lutilisation des donneacutees pour calculer la quantiteacute de chaque produit neacutecessaire Il sagit des outils ProQ Quantimed des outils mis au point par lInitiative Clinton contre le VIHSIDA (Clinton HIVAIDS Initiative shyCHAI) et des feuilles de calcul Excel Le logiciel PipeLine est utiliseacute dans le but de calculer les preacutevisions baseacutees sur la consommation Quelle que soit la meacutethode preacutevisionnelle utiliseacutee le logiciel PipeLine est eacutegalement utiliseacute pendant leacutetape de planification de lapprovisionnement lagreacutegation de la totaliteacute des besoins et des coucircts des produits la deacutetermination des besoins et des lacunes en matiegravere de financement et le calendrier de planification des achats et des deacutelais de livraison des expeacuteditions

I Outils preacutevisionnels

Les outils logiciels suivants peuvent ecirctre utiliseacutes pour contribuer agrave finaliser leacutetape preacutevisionnelle de la quantification

ProQ

ProQ quantifie les besoins en tests de deacutepistage du VIH en fonction dune demande preacutevisionnelle regravealiste dune egravevaluation de la chaicircne drsquoapprovisionnement existante et de la disponibilitegrave des ressources consacreacutees aux achats de produits ProQ propose quatre meacutethodologiesmdash consommation services deacutemographie et ciblemdash pour quantifier les tests de deacutepistage du VIH dans le cadre des programmes nationaux le logiciel permet eacutegalement de comparer les reacutesultats de ces diffeacuterentes meacutethodologies ProQ peut ecirctre utiliseacute que les donneacutees soient nombreuses ou rares

Laccegraves au logiciel ProQ et au manuel de lutilisateur peut se faire par le biais de lUSAID | PROJET DELIVER en envoyant un courriel agrave ladresse askdeliverjsicom

Quantimed

Quantimed un outil mis au point par Management Sciences for Health pour la quantification des produits pharmaceutiques y compris les coucircts pour les meacutedicaments essentiels et les fournitures neacutecessaires aux programmes sanitaires Quantimed propose trois meacutethodes destimation des besoins et des coucircts des produits pharmaceutiques (1) la consommation (2) la consommation ajusteacutee et (3) la morbiditeacute Il peut ecirctre utiliseacute pour un eacutetablissement de santeacute unique un programme national ou

43