Notice pour la gestion administrative de l’école

2- LA GESTION DU PERSONNEL

LA GESTION DU PERSONNEL, PAR QUI ET POURQUOI ?

La gestion du personnel, ou gestion des ressources humaines, est un des grands domaines de la gestion ad -ministrative de l’école. Elle incombe au directeur. Elle s’applique à tous les acteurs qui travaillent dans l’école, des employés (enseignants, gardiens, etc.) jusqu’aux membres des différents comités. Son objectif est de veiller au perfectionnement d’une équipe motivée dans un cadre conforme aux lois et aux règlements qui ré -gissent les relations entre les enseignants et les administrateurs. Une bonne gestion des ressources hu-maines aura des retombées à plusieurs niveaux : traitement de façon cohérente et équitable des enseignants, plus grande efficacité des enseignants, motivation, etc. A ce titre, elle ne doit pas être négligée.

LES OUTILS DE GESTION DU PERSONNEL

La fiche de renseignement individuelle de l’enseignant

Elle est remplie par le directeur à l’arrivée de l’enseignant dans l’école. Elle reprend les principales données de son curriculum (état civil, formation, parcours professionnel antérieur et parcours dans l’école). Les photo -copies de ses attestations pourront y être ajoutées, ainsi que les contrats signés, les courriers et les éven -tuels avertissements, afin de constituer un dossier pour chaque enseignant.

Chaque fin d’année, le directeur effectue un bilan de l’année avec le maître et note dans la fiche la synthèse ses observations : ponctualité, formations reçues, pédagogie utilisée, etc. Plusieurs lignes peuvent être utili -sées si nécessaire pour faire apparaître tous les modules suivis. Pour estimer la ponctualité, on pourra se ré-férer au nombre total d’absences et de retards pour l’année calculé dans le *bilan de présences du person-nel*. Le directeur pourra également tenir compte des observations faites par les membres du comité de ges-tion lors de leurs visites à l’école. Pour l’appréciation pédagogique, c’est au conseiller pédagogique et au directeur de l’école d’indiquer les caractéristiques du maître en s’appuyant sur les fiches de suivi (ex : bonne préparation des leçons, présentation de la salle à améliorer, etc.).

Pourquoi l’utiliser ?

C’est l’outil de base de la gestion du personnel, puisqu’il permet de suivre l’évolution de chaque enseignant, et donc d’avoir en main toutes les données pour justifier d’éventuelles décisions en termes d’emploi ou de sa -laire. En effet, ces dernières dépendent de sa qualification, de son expérience et des compétences consta-tées en salle de classe. En utilisant cette fiche, on pourra ainsi appliquer objectivement la politique salariale de l’école, avec preuves à l’appui.

La fiche de renseignement annuelle du personnel

Notice pour la gestion administrative de l’école : 2- La gestion du personnel 1

Gestion adminis-trative

Chaque début d’année, le directeur doit noter sur une fiche l’ensemble des informations concernant le per-sonnel de son école. Pour les informations concernant les maîtres, il pourra se référer aux fiches individuelles les concernant. Il n’oubliera pas de mentionner dans cette fiche les informations relatives au personnel non enseignant de l’école, s’il y en a : gardiens, personnel administratif, etc.

Pourquoi l’utiliser ?

Alors que la *fiche individuelle de renseignement du maître* permet de suivre l’évolution, d’année en année, de chaque enseignant de l’école, la fiche de renseignement annuelle permet d’avoir une vision synthétique de l’ensemble du personnel employé dans l’école, pour l’année scolaire. Cet outil facilitera la transmission des données concernant l’école à l’inspection scolaire, dans la perspective, notamment, de la mise à jour de la base de données et de la carte scolaire du district.

Le bilan annuel des présences du personnel

Il est rempli à la fin de chaque mois par le directeur. Il reprend pour chaque maître le nombre d’absences, remplacées ou non, ainsi que le nombre de retards pour le mois. Les absences remplacées et non rempla -cées sont séparées, afin d’être en mesure de calculer le nombre de jours de classe suivis par les enfants. En effet, seules les absences remplacées permettent aux élèves de bénéficier d’un temps d’apprentissage réel.

A la fin de chaque trimestre, le directeur calcule également le total d’absences et de retards pour le trimestre, puis, à la fin de l’année, le total annuel qu’il reportera ensuite dans chacune des *fiches de renseignement in -dividuelles du maître*.

Pourquoi l’utiliser ?

Faire un bilan des absences et des retards permet : d’avoir une vue d’ensemble sur la ponctualité et la régularité de chaque enseignant de façon beaucoup

plus juste qu’en se basant simplement sur le contrôle quotidien ; d’avoir des preuves en main pour rappeler un maître à l’ordre si nécessaire ; de relier la réussite des élèves au temps réellement passé en classe ; de relier la progression annuelle et l’avancement du programme au nombre d’absences du maître.

Les fiches de renseignement sur les comités

Elles sont remplies par le secrétaire ou le président du comité concerné, assisté par le directeur, après chaque élection ou restructuration du comité. Il existe trois fiches différentes, soit une pour chaque comité : comité de gestion, comité de parents et comités d’élèves. Chacune des fiches reprend les informations princi -pales concernant les membres du comité concerné : état civil, fonction dans le comité, ancienneté dans le co-mité, situation professionnelle, adresse et contact, etc.

Notice pour la gestion administrative de l’école : 2- La gestion du personnel 2

Pourquoi les utiliser ?

Ce sont ces informations sur les comités qui permettront : d'analyser le roulement des personnes de la communauté aux différents postes ; de vérifier que chacun des membres remplit les conditions requises par les statuts du comité pour as-

surer sa fonction ; de contacter facilement les membres du comité en cas de besoin.

CONSEILS POUR L’ARCHIVAGE

Les dossiers des maîtres et des comités seront archivés dans un même classeur intitulé « Personnel », afin que toutes les données soient disponibles et regroupées au même endroit. Il y aura un intercalaire par maître, comprenant la totalité de son dossier (fiche de renseignement, contrat, avertissements, courriers), puis un in -tercalaire par type de comité (comité de gestion / comité de parents / comité d’élèves). On pourra également créer un compartiment spécifique, au début ou à la fin du classeur, pour classer, d’année en année, les *fiches de renseignement annuelles du personnels* et les *bilans annuels des présences du personnel*. Au cas où l’école ne possède pas de classeurs, ceux-ci pourront être remplacés par des cartons d’archivages, et les intercalaires par des chemises cartonnées.

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