pourquoi les cfo devraient s'intéresser à power bi
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Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: [email protected]
LE CFOMASQUÉ
Pourquoi les CFO devraient
s’intéresser à Power BI?
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LE CFOMASQUÉ
Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Le CFO masqué
Fondatrice du CFO masqué Modélisation d’affaires avancée Excel / Power BI Consultation, formation et coaching Formation en classe, en ligne, en entreprise Responsable du groupe
Montreal Modern Excel and Power BI
QUI SUIS-JE?
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LE CFOMASQUÉ
Ce webinaire s’adresse aux CFO, VP Finance, directeurs financiers et contrôleurs. Porte sur les bénéfices d’utiliser Power BI pour un
département de finance. Un autre webinaire suivra, en décembre, pour présenter
un tour complet des fonctionnalités de Power BI. Le CFO masqué offre diverses formations (en ligne, en
classe et en entreprise) sur Power BI.
AU SUJET DU WEBINAIRE
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LE CFOMASQUÉ
Pourquoi vous devriez vous intéresser à Power BI, comme CFO? Pour améliorer la performance de votre département Pour améliorer vos prises de décisions Pour améliorer votre accès à vos données et vos rapports Pour faire vos premiers pas en BI sans casser des œufs et sans vous ruiner Pour profiter des avantages du cloud
Pourquoi vous devriez vous intéresser aux compléments Excel de Power BI, comme CFO? La plupart des CFO ont appris à utiliser Excel durant la période de 14 ans
pendant laquelle Excel n’a à peu près pas changer.
PLAN DE PRÉSENTATION
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LE CFOMASQUÉ
INTRODUCTION
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LE CFOMASQUÉ
ET SI C’ÉTAIT VRAI?
Lors de vos réunions avec les différentes unités d’affaires,
tout le monde est d’accord sur les chiffres. Vous pouvez donc vous concentrer sur l’analyse
des problématiques et la mise en place d’actions correctives,
au lieu d’argumenter sur la validité des données.
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ET SI C’ÉTAIT VRAI?
Vous avez accès, en un clic de souris, aux revenus et aux profits de votre entreprise, et aux contributions de
chaque région, de chaque groupe, de chaque ligne de produits, et vous pouvez ensuite forer pour voir les
commandes, par client et les dépenses, par fournisseur… Ce faisant, vous pouvez aviser les gestionnaires des autres unités
d’affaires lorsqu’il y a des anomalies dans leur département, au moment
où ces anomalies surviennent…
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ET SI C’ÉTAIT VRAI?
Vous pouvez suivre la performance de votre
entreprise, réfléchir à des stratégies et répondre à des questions, peu importe où
vous vous trouverez car vous avez tout sous la main.
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ET SI C’ÉTAIT VRAI?
Lorsque les gestionnaires des différentes unités d’affaires
mettent à jour leurs prévisions financières, toutes leurs
données sont consolidées automatiquement. Vous avez
alors du temps pour les accompagner et leur proposer
de meilleures stratégies.
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ET SI C’ÉTAIT VRAI?
Vos gestionnaires sont en mesure de consulter leur
tableau de bord personnalisé et il n’ont accès qu’aux
données qui les concernent (selon leur rôle). Ils peuvent
suivre la performance de leur unité d’affaires et constater rapidement là où il y a des
problèmes ou des opportunités.
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ET SI C’ÉTAIT VRAI?
Votre contrôleur peut automatiser son processus de
fin de mois et libérer son équipe des tâches manuelles. Les fins de mois ressemblent à
n’importe quelle autre semaine de l’année.
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ET SI C’ÉTAIT VRAI?
Vos analystes peuvent accéder aisément, sans l’intervention
des TI, à une multitude de sources de données et les
croiser entre elles, afin d’effectuer des analyses. Ils ne passent pas leurs journées à « cruncher » des données. Ils peuvent donc participer à des
tâches à plus grande valeur ajoutée.
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ET SI C’ÉTAIT VRAI?
La wizz Excel de votre département vous annonce qu’elle quitte l’entreprise et
part au bout du monde et vous lui souhaitez le meilleur. Vous pouvez dormir sur vos deux oreilles, vos rapports vont
continuer d’être produits et votre entreprise va continuer
de rouler comme sur des roulettes.
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AMÉLIOREZ LA PERFORMANCE DE
VOTRE DÉPARTEMENT
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LIBÉREZ VOS ANALYSTES
Libérez les contrôleurs et les analystes financiers des tâches manuelles et répétitives
Avez-vous déjà osé calculer le temps requis par chacune des ressources de votre département qui effectue manuellement des tâches répétitives et souvent, dupliquées par d’autres ressources?
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LIBÉREZ VOS ANALYSTES
L’utilisation d’Excel pour importer et transformer les données Excel est un Excel….lent outil d’analyse lorsque les données sous-
jacentes sont présentées dans un format adéquat
Les problèmes les plus souvent rencontrés par les analystes Les données ne sont pas dans un format adéquat Les données résident dans divers systèmes qui ne se parlent pas Les techniques Excel pour transformer et fusionner des données sont
méconnues ou mal utilisées par les analystes Le département de TI n’est pas en mesure de fournir les données
nécessaires dans un délai acceptable
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LIBÉREZ VOS ANALYSTES
Les conséquences Beaucoup de temps est investi
pour déterminer la portée d’une solution, la développer, la tester et la maintenir
Beaucoup de temps est investi pour transformer et fusionner des données manuellement et pour répéter ces opérations manuelles
Beaucoup d’erreurs sont générées dans les différents rapports Référence: http://www.j-paine.org/dobbs/structure_discovery.html
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LIBÉREZ VOS ANALYSTES
Avantages de Power BI Automatise des processus d’importation, de transformation et de
fusion de données provenant de diverses sources, structurées ou non, locales ou dans le nuage
Transforme le dur labeur répétitif de vos analystes (« crunchage » de données) en un investissement qui les libèrera durant le prochain cycle (réutilisation des requêtes)
Permet aux analystes de se concentrer à créer de la valeur ajoutée pour votre organisation
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DÉMO
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ÉVITEZ LA DUPLICATION
Évitez la duplication De tâches De données
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ÉVITEZ LA DUPLICATION DE DONNÉES
Les problèmes souvent rencontrés par les analystes Ils n’ont pas une source unique où aller puiser l’ensemble des données
nécessaires à leurs analyses Ils n’ont pas le temps d’attendre après le département de TI pour obtenir
leurs données
Les conséquences Vos analystes tentent de recréer le bouton à 4 trous à chaque analyse, dans
des fichiers Excel isolés (ils ne peuvent réutiliser le travail manuel passé) Plusieurs de vos analystes reproduisent les mêmes transformations dans de
nombreux fichiers Excel différents (ils ne dupliquent pas seulement les fichiers mais aussi les efforts déployés)
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ÉVITEZ LA DUPLICATION DE DONNÉES
Avantages de Power BI Permet de créer des modèles de données en mode libre-service
(team BI) Permet de centraliser les modèles de données créés Permet aux analystes d’accéder aisément aux modèles de données Procure une seule version de la vérité
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DÉMO - DATASETS
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DÉMO – POWER BI PUBLISHER
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AMÉLIOREZ LA PRISE DE DÉCISION
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FAITES PARLER VOS DONNÉES Permettre aux analystes de créer des visualisations de données
efficaces
Saviez-vous que la façon dont les données sont présentées affecte notre capacité à les comprendre et influence la rapidité et la facilité avec laquelle les informations fournies peuvent être utilisées pour prendre des décisions?
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FAITES PARLER VOS DONNÉES
L’utilisation d’Excel pour créer des visualisations de données Excellent outil pour développer des visualisations Permet de personnaliser au maximum les visualisations Outil connu et maîtrisé par analystes S’utilise conjointement avec Power BI à plusieurs niveaux
Problèmes qui peuvent être rencontrés Difficile dans Excel de forer dans les graphiques Difficile de forer dans un graphique à partir d’un autre Le choix de visuels de base demeure limité (mieux avec Excel 2016) Impossible de questionner les données autrement que par l’utilisation de
tableaux croisés dynamiques, graphiques et fonctions
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FAITES PARLER VOS DONNÉES
Avantages de Power BI Permet à vos analystes de créer des histoires avec vos chiffres, afin
que vous et l’ensemble des gestionnaires puissiez mieux les interpréter et en tirer profit davantage
Permet aux gestionnaires d’explorer facilement les données de leur unité d’affaires via : une plateforme d’exploration de données une option d’analyse rapide des données (effectuée par le système, qui
tente de détecter des tendances, des corrélations, des exceptions) une plateforme de tableaux de bord où chacun peut créer des tableaux
de bord personnalisés selon ses intérêts une plateforme pour questionner les données en langage naturel
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DÉMO – EXPLORATION DE DONNÉES
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DÉMO – QUICK INSIGHTS
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DÉMO – TABLEAUX DE BORD
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DÉMO – Q&A
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DÉMO – CUSTOM VIZ
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ACCÉDEZ À DES DONNÉES À JOUR
Assurez-vous que vos analystes utilisent des données à jour Évitez d’analyser des données périmées
Problèmes souvent rencontrés par les analystes Vos analystes doivent faire la mise à jour de leurs rapports
manuellement (en répétant une multitude d’opérations)
Conséquences Lorsque les rapports sont enfin prêts, ils présentent des données
passées et non actuelles.
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ACCÉDEZ À DES DONNÉES À JOUR
Avantages de Power BI Les rafraîchissements de données peuvent être programmés Soit les données sont des données locales qui sont importées dans
Power BI Service, à l’aide d’une passerelle, soit on se connecte directement à la source (SSAS, SAP HANA, etc.) ou alors, les données sont dans le nuage et on peut s’y connecter sans passerelle (rafraîchissement aux heures)
Les données sont obtenues presqu’en temps réel Tout le monde accède aux mêmes données en même temps
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DÉMO
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AMÉLIOREZ L’ACCÈS AUX DONNÉES
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ACCÉDEZ FACILEMENT À VOS DONNÉES
Problèmes rencontrés par vos analystes Même s’ils ont accès à un outil BI, souvent ces outils sont destinés
à analyser que les données du système sous-jacent (par exemple, SAP BI analyse seulement les données de SAP)
Souvent, vos analystes ont besoin de croiser ces données avec des données externes
Parfois, vos analystes sont incapables d’accéder aux données sources ou ne savent pas comment le faire de façon optimale
D’autres fois, l’accès aux données est carrément protégé
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ACCÉDEZ FACILEMENT À VOS DONNÉES
Les conséquences Vos analystes utilisent Excel pour fusionner des données de
diverses sources Vos analystes ont besoin d’une assistance des TI pour accéder à
leurs données
Saviez-vous que le bouton le plus utilisé dans les solutions de reporting, après Save est le bouton Export to Excel?
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ACCÉDEZ FACILEMENT À VOS DONNÉES
Avantages Power BI Permet à vos analystes d’accéder par eux-mêmes à différentes
sources de données, sans faire intervenir l’équipe TI Permet à vos analystes d’importer les données ou de s’y connecter
directement, sans avoir à effectuer de manipulations dans Excel à chaque fois
Permet à vos analystes d’accéder à divers « content packs » de différents services en ligne Rapports et tableaux de bord pré-fabriqués Ex. Quickbooks online
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ACCÉDEZ FACILEMENT À VOS DONNÉES
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DÉMO – QUICKBOOKS ONLINE
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ACCÉDEZ À DES DONNÉES SÉCURISÉES
Accédez à des données sécurisées Permettez à vos analystes d’accéder uniquement aux données
qu’ils sont autorisés à voir
Problèmes souvent rencontrés par les analystes Souvent, les analystes ont besoin de mettre en place des rapports
où certains individus peuvent voir certaines informations et d’autres non
Par exemple, les salaires, les ventes par direction, etc. C’est une tâche impossible dans Excel
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ACCÉDEZ À DES DONNÉES SÉCURISÉES
Conséquences Les données confidentielles sont partagées ou de nombreuses
manipulations sont requises pour s’assurer que les données confidentielles ne soient pas partagées (alourdit la tâche des analystes)
Certains rapports sont envoyés en format PDF pour éviter tout problème
Avantages de Power BI Crée des groupes d’usagers avec des droits divers Détermine des rôles de sécurité et les attribue à des usagers
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DÉMO – PARTAGE DE RAPPORTS
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DÉMO - RLS
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ACCÉDEZ À VOS DONNÉES PARTOUT
Accédez à vos rapports partout et en tout temps Permettez à vos gestionnaires d’avoir accès à leurs rapports et
leurs tableaux de bord en tout temps et en tout lieu
Problèmes rencontrés par les gestionnaires Difficulté à consommer des rapports Excel exhaustifs autrement
que sur un ordinateur Difficile à consommer en déplacement
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ACCÉDEZ À VOS DONNÉES PARTOUT
Conséquences Les rapports sont sous-utilisés
Avantages de Power BI Données disponibles sur
Web Téléphones intelligents Tablettes Montres intelligentes
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FAIRE SES PREMIERS PAS EN BI SANS CASSER DES ŒUFS ET SANS SE
RUINER
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CRÉEZ DES PROTOTYPES Créer des prototypes pour modèles BI corporatifs
Utiliser Power BI pour des besoins de team BI et faire évoluer votre solution vers une solution de BI corporative aisément
Problèmes actuels TI et business pas le même langage
Les conséquences Créer une solution de BI corporative est long et coûteux Répond rarement aux objectifs en bout de ligne
Avantages de Power BI Éviter pertes de temps et argent puisque ce sont les usagers qui développent la solution
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PROFITEZ DES NOMBREUX
AVANTAGES DU CLOUD
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PROFITEZ DES AVANTAGES DU CLOUD
Profitez des avantages du cloud Démarrez votre projet BI sans plus attendre Permettez à vos employés de mieux collaborer Donnez envie à vos employés de consulter leurs tableaux de bord
Problèmes actuels Les coûts et les délais d’implantation d’une solution BI traditionnelle
peuvent être très élevés et les bénéfices se faire attendre Le partage, la collaboration, la mise à jour et la consommation des
rapports sont difficiles sans plateforme BI
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PROFITEZ DES AVANTAGES DU CLOUD
Les conséquences La difficulté de partager les rapports entraîne une duplication de
données et d’efforts Le partage se fait souvent par échanges abondants de courriels Les employés ont du mal à suivre les différents rapports et leurs
différentes versions Les employés perdent leur intérêt pour les tableaux de bord et
n’en voient pas l’utilité
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PROFITEZ DES AVANTAGES DU CLOUD
Avantages de Power BI Options de collaboration (éliminer abondance courriels et
duplication de fichiers) Faibles coûts (pas de coût de hardware) Pas d’implantation Mise à jour sans heurts Accès constant aux dernières nouveautés (vs Excel 2003, écart
colossal) Accès mobile
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DÉMOS
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PARTNER SHOWCASES
Voici un exemple de rapport élaboré dans Power BI par le CFO masqué:
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PARTNER SHOWCASES
Voici un exemple de rapport élaboré dans Power BI par le CFO masqué:
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PARTNER SHOWCASES
Voici quelques exemples de rapports financiers créés avec Power BI par d’autres partenaires de Microsoft:
• https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/jarmany-financial/• https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/initions-costings/• https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/freshbi-jobcosting/• https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/enterprisedna-salesbudget/• https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/enterprisedna-globalfinanc
e/• https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/bluemargin-propmngmnt/
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Importance de la formation et du coaching Power BI : 10 mars 2017 Excel - Power Tools : 17 février 2017 Excel - Tableaux de bord (3 niveaux) : niveau 2, 9 décembre 2016
CONCLUSION
Formations disponibles chez le CFO masqué En entreprise En ligne En classe
Power BI : Un tour complet 14 décembre: Inscriptions
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