Pourquoi et comment réaliser un TCO ?

 

Pourquoi effectuer un TCO (Total Cost of Ownership ou ’Coût total de possession’) ?

La réalisation d’un TCO peut s’avérer utile dès lors que l’entreprise cherche à connaitre le coût d’exploitation ’complet’ de tout ou partie des services informatiques dont elle bénéficie, qu’ils soient fournis par l’organisation informatique interne ou par des prestataires extérieurs.

Le TCO est le plus souvent réalisé dans l’objectif de comparer les coûts constatés avec des références externes, afin de voir si des économies sont envisageables. Le TCO s’enrichit alors de difficultés supplémentaires : Non seulement il doit mesurer effectivement le coût des activités à évaluer, mais en plus il doit se situer sur une base de comparaison compatible avec les référentiels utilisés.

Objectifs d’un TCO

Une étude TCO s’effectue le plus souvent dans une optique de benchmarking et par voie de conséquence peut avoir comme objectif d’établir une base de comparaison économique :

Avec l’extérieur (Benchmark avec une base de références externe).

Au sein d’un même groupe (Benchmark interne).

Avec les prix du marché (Benchmark sur consultation).

Par rapport à une période passée (Evolution des coûts dans le temps).

Pour quels enjeux ?Les enjeux économiques conduisant à un TCO sont multiples et structurants, en particulier pour la définition du périmètre, la nature des coûts à collecter et les références benchmark à utiliser :

Recherche d’opportunités de baisse de coûts.

Eléments pour prise de décision d’externalisation.

Eléments pour prise de décision d’évolutions technologiques.

Contrôle de l’évolution dans le temps des coûts opérationnels.

Mise en évidence des impacts économiques de décisions antérieures.

Sur quelles bases ?Dès lors qu’un TCO a pour objectif d’évaluer les coûts d’un ou plusieurs services, il va consister essentiellement à évaluer les coûts complets de l’ensemble des activités qui contribuent à ce (ou ces) services.

C’est donc tout naturellement que la méthode ABC (Activity Based Costing) est celle qui est le plus souvent utilisée pour l’identification et le chiffrage des coûts à prendre en compte.

Mais d’autres considérations interviennent, en fonction du contexte de l’entreprise, des objectifs du TCO et des bases de comparaison choisies. A titre d’illustration, une entreprise ne récupérant que partiellement la TVA évaluera le coût des prestations achetées ou potentiellement externalisables non en HT (hors taxe) mais en HTR (hors TVA récupérable).

Avec quelle approche ?Une approche classique en six phases est présentée dans le schéma ci-après :

Les six étapes d’un TCO

1) Définition du périmètre : En fonction des enjeux et des objectifs recherchés, identifier précisément le périmètre, les entités concernées et les informations à collecter.

2) Identification des données : Identifier les sources et les données disponibles qui correspondent aux informations à collecter.

3) Définition des modèles et des principales métriques : Concevoir les modèles de données et les métriques qui permettront de comparer les informations collectées du périmètre aux données de références ou aux métriques issues des hypothèses alternatives.

4) Collecte, validation et modélisation des données : Effectuer la collecte des données, valider avec les entités du périmètre et alimenter le modèle.

5) Prise en compte des références : Comparer les résultats avec les données de référence ou les métriques issues des hypothèses alternatives.

6) Mise au point des scénarios : Effectuer les simulations adaptées aux scénarios pris en compte en vue de la décision finale.

Facteurs clés de succès

L’approche méthodologique n’est cependant pas suffisante pour garantir l’adéquation de l’opération avec les enjeux et objectifs qui ont motivé son lancement.

L’expérience permet d’identifier un certain nombre de facteurs clés de succès :

Le périmètre du TCO est aligné sur les enjeux et les décisions à prendre.

Les données couvrent l’ensemble des besoins liés aux comparaisons et simulations à effectuer en vue de la prise de décision.

La collecte de données peut être effectuée moyennant un temps de travail acceptable afin de ne pas rebuter les entités qui doivent les fournir.

Les données normalisées sont recueillies exactement sous la même forme auprès de chaque entité du périmètre.

Chaque correspondant d’entité est suivi par un spécialiste TCO central chargé d’expliquer, de relancer et de vérifier la cohérence de ce qui est collecté.

Les métriques sont choisies pour leur pertinence et leur capacité à faciliter comparaisons et simulations. Elles doivent pouvoir être calculées pour chaque entité du périmètre et pour les données de références :

o Dans le cas d’un benchmark, les métriques calculées au titre des références doivent correspondre à un périmètre comparable au périmètre étudié

o Dans le cas d’étude de scénarios alternatifs (Exemple : Evolutions technologiques), quelques métriques communes aux différents scénarios doivent être identifiées comme support à la prise de décision.

o Les simulations sont calibrées pour représenter les différents scénarios relatifs à la prise de décision.

TCO (Coût de possession)Mesure du coût de possessionComparaison avec les données de référencesConception et simulation de différents scénariosAssistance à la prise de décision  

Pourquoi effectuer un TCO (Total Cost of Ownership) ?

Une étude TCO a pour objectif d'établir une base de comparaison économique :

Avec l'extérieur (Benchmark externe). Au sein d'un même groupe (Benchmark interne). Avec les prix du marché (Benchmark sur consultation). Par rapport à une période passée (Evolution des coûts dans le temps).

Pour quels enjeux ?

Recherche d'opportunités de baisse de coûts. Eléments pour prise de décision d'externalisation.Eléments pour prise de décision d'évolutions technologiques. Contrôle de l'évolution des coûts opérationnels. Mise en évidence des impacts économiques de décisions antérieures.

Comment effectuer un TCO ?

 Six phases principales :

1. Définition du périmètre  : En fonction des enjeux et des objectifs recherchés, identifier précisément le périmètre, les entités concernées et les informations à collecter.

2. Identification des données  : Identifier les sources et les données disponibles qui correspondent aux informations à collecter.

3. Définition des modèles et des principales métriques  : Concevoir les modèles de données et les métriques qui permettront de comparer les informations collectées du périmètre aux données de références ou aux métriques issues des hypothèses alternatives.

4. Collecte, validation et modélisation des données  : Effectuer la collecte des données, valider avec les entités du périmètre et alimenter le modèle.

5. Prise en compte des références  : Comparer les résultats avec les données de référence ou les métriques issues des hypothèses alternatives.

6. Mise au point des scénarios  : Effectuer les simulations adaptées aux scénarios pris en compte en vue de la décision finale.

  Facteurs de réussiteLe périmètre est défini en fonction des enjeux et des décisions à prendre.

Les données couvrent l'ensemble des besoins liés aux comparaisons et simulations à venir.

La collecte de données nécessite un temps de travail acceptable afin de ne pas rebuter les entités qui doivent les fournir.

Les données normalisées sont recueillies, sous la même forme, auprès des entités du périmètre.

Chaque correspondant d'entité est suivi par un spécialiste TCO central chargé d'expliquer, de relancer et de vérifier la cohérence de ce qui est collecté.Les métriques sont choisies pour leur pertinence et leur capacité à faciliter comparaisons et simulations. Elles doivent pouvoir être calculées pour chaque entité du périmètre et pour les données de références : 

Dans le cas d'un benchmark, les métriques calculées au titre des références doivent correspondre à un périmètre comparable au périmètre étudié

Dans le cas d'étude de scénarios alternatifs (Exemple : Evolutions technologiques), quelques métriques communes aux différents scénarios doivent être identifiées comme support à la prise de décision.

Les simulations sont calibrées pour représenter les différents scénarios relatifs à la prise de décision.