portimagazineseptembre 2013 BRIO4YOU

Question TimeRépondez correctement à la question ci-dessous et gagnez 2 places de

cinéma. Nous avons 25 x 2 places à vous offrir. N'hésitez donc pas à tenter

votre chance !

Question :Une version sur smartphone de MyBroker verra le jour à la fin de l'année.

Quel est le nom de cette nouvelle application ?

Solutions possibles :a) SmartBroker

b) MyBroker Mobile

c) MyBroker Smart

d) MyBroker Insurance

Indiquez votre réponse sur le site www.brio4you.be/fr/questiontime.html

Les gagnants seront avertis personnellement.

3 Edito

4 Zoomit Zoomit : l'essayer, c'est l'adopter !

6 Interview Zoomit "Pour nous, tout client qui opte pour Zoomit, c'est de l'argent gagné !"

7 SEPA Gérez les mandats de domiciliation dans BRIO et BRIOplus

8 Dématérialisation Comment les jeunes géreront-ils leurs assurances demain ?

9 Dématérialisation En route vers la dématérialisation du bureau

10 MyBroker MyBroker, une application avec de nombreuses possibilités : le choix vous appartient !

12 Interview MyBroker "MyBroker, c'est une valeur ajoutée que l'on offre au client"

14 Formations L’équipe de Portima est à vos côtés !

15 Comptabilité Offrez à vos clients un service à haute valeur ajoutée : le plan de paiement

Truc et Astuce A propos du PLW

Si vous souhaitez recevoir le PortiMagazine BRIO4YOU sous format électronique, il vous suffit de nous com-muniquer votre adresse e-mail sur notre site Internet www.brio4you.be, partie 'News' ou sur BEN à l'adresse http://ben.portima.be.

PortiMagazine BRIO4YOUpar courrier électronique?

PortiMagazine BRIO4YOU est un magazine de Portima.

Éditeur responsable :

Claude Rapoport

Coordination :

Valérie Dechamps

Réalisation :

www.mindsetting.be

Vous avez des questions ou des remarques à propos d'un

article traitant de nos services? Dans ce cas, appelez

notre Infoline au 02/661.44.64.

Vous pouvez également consulter et télécharger ce

magazine sur notre site internet : www.brio4you.be

Cher courtier,

L’évolution est continue.Peut-on deviner comment le consommateur va gérer ses assurances demain et s’y préparer le mieux possible ?Vous trouverez dans ce PortiMagazine une partie de la réponse. En effet, des étudiants ont mené pour Portima un projet :Comment les jeunes vont-ils gérer leurs assurances demain ?

Il y a une orientation claire : la dématérialisation.Dans ce numéro vous verrez que BRIO4YOU a une longueur d’avance dans ce domaine.

Bonne lecture,

Claude RapoportAdministrateur Délégué

Edito

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Zoomit

Voilà déjà plusieurs mois que Zoomit est disponible dans BRIO et BRIOplus. Tous les courtiers qui l'ont essayé l'ont adopté; et cela, d'autant plus facilement que leurs clients ont aussi apprécié cette initiative. Zoomit est dans l'air du temps pour le consommateur qui reçoit peut-être déjà ses factures d'électricité ou de téléphone par ce canal. Alors pourquoi attendre ? Gros plan sur cette application, ses avantages et son mode de fonctionnement dans BRIO(plus).

Enfin, en acceptant la facturation électronique, vos clients contribuent eux aussi à la protection de l'environnement.

Vous aussi, bénéficiez des atouts de Zoomit !Envoyer vos avis d'échéance via Zoomit vous intéresse ? Avec BRIO et BRIOplus, c'est possible et très facile !

Etape 1 : demande d'adhésionIntroduisez votre demande d'adhésion auprès d'Isabel (société à l’origine de Zoomit). Endéans les 10 jours, vous recevrez toutes les informations nécessaires pour utiliser Zoomit au départ de BRIO ou BRIOplus.

Zoomit : que des avantages !

Zoomit : l'essayer, c'est l'adopter !

Pour vous…Envoyer des factures électroniques via Zoomit est très avantageux par rapport au papier. Zoomit réduit non seulement l'ampleur des tâches administratives – vous ne devez plus traiter les factures manuellement - mais également les frais liés à l'envoi de vos avis (la suppression de l'impression, des timbres et des enveloppes diminuent sensiblement vos coûts). La facilité d'utilisation pour votre client et l'impossibilité de perdre la facture vous garantissent aussi d'être payé à temps, ce qui améliore votre gestion financière.Enfin, envoyer des factures électroniques contribue à la protection de l'environnement. En diminuant l'utilisation du papier, vous posez, en effet, un geste écologique durable.

… comme pour vos clients

Zoomit est un service gratuit qui permet à vos clients de gérer leurs factures électroniques dans leur Internet Banking. Très facile à utiliser, ce service est également très pratique: non seulement les factures ne se perdent plus, mais, en cas d'oubli, un e-mail de rappel est envoyé quelques jours avant la date d'échéance. Par ailleurs, le bulletin de virement, déjà pré-rempli, permet d'éviter les erreurs d'encodage. Quelques clics suffisent donc pour effectuer le paiement.La centralisation des factures dans l'Internet Banking de vos clients assure également la sécurité et la confidentialité des documents qui s'y trouvent. En effet, même la banque ne dispose pas du détail de la facture mais uniquement d'un numéro qui lui permet de montrer au client la facture adéquate.

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Etape 2 : paramétrisation de BRIO(plus)

Introduisez dans BRIO(plus), les données envoyées par Isabel.Spécifiez ensuite que vous souhaitez envoyer à vos clients vos avis d'échéance simultanément par courrier et par Zoomit. Ceci est très simple grâce à un outil permettant de modifier automatiquement et en une fois le code encaissement de tous les preneurs. Dans un premier temps, le mode d'envoi simultané (par courrier et par Zoomit) permettra à chacun de vos clients de faire savoir s'il accepte ou non la facturation électronique.Vous êtes fin prêt pour envoyer vos factures via Zoomit !

Etape 3 : contrôle

Suite à l’envoi électronique de vos avis, vous recevrez deux fichiers en retour. Le premier type, reprendra la liste des clients qui auront accepté de recevoir vos avis d’échéance via Zoomit. Grâce à ce fichier, BRIO ou BRIOplus remplacera automatiquement la mention d’envoi des avis d’échéance ‘par courrier et par Zoomit' par l’envoi ‘via Zoomit' uniquement. Simple, rapide et efficace ! Le second type de fichier, quant à lui, est un ‘rapport de livraison’. En d’autres termes, vous saurez, pour chacun de vos preneurs s’il a bien reçu votre avis d’échéance ou, au contraire, s’il ne l’a pas reçu et pour quel motif (numéro de compte invalide, clôturé, …). Pratique !

Intéressé ?Pour plus d'informations à propos de la facturation électronique, n’hésitez pas à consulter le site www.zoomit.be/brokers ou contactez notre Brokers Contact Center au 02 404 44 22 - option 0.

POUR VOUS Réduction des tâches

administratives et coûts liés à l'envoi des avis d'échéance.

Amélioration de votre gestion financière

Geste durable pour l'environnement

Zoomit est synonyme de :

POUR VOS CLIENTS Service gratuit

Confort maximum- facilité - gain de temps - centralisation des factures - sécurité

Contribution à la protection de l'environnement

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Interview Zoomit

Travailler avec Zoomit offre bien des avantages. Portima a demandé à Joyce Rom, Coordinatrice d'équipe du bureau Kegels & Van Antwerpen quels avantages ont été déterminants pour eux lorsqu'ils ont opté pour la facturation électronique.

"Pour nous, tout client qui opte pour Zoomit, c'est de l'argent gagné !"

Comment s'est passé le démarrage avec Zoomit ?Bien que nous étions parmi les premiers à choisir Zoomit, la demande s'est déroulée facilement. Zoomit est entièrement intégré dans BRIOplus; un programme spécial nous permet de paramétrer automatiquement le mode d'encaissement sur 'papier' ou 'facture électronique'. Lorsque le client souscrit à Zoomit via son Internet Banking, un message part vers BRIOplus et le mode de facturation est automatiquement paramétré sur facturation électronique. Bien entendu, si le client souhaite ultérieurement opter à nouveau pour la facturation papier – parce qu'il change de banque ou de compte, par exemple – c'est également possible et traité automatiquement dans BRIOplus.

Avez-vous déjà constaté une évolution positive depuis l'introduction de Zoomit ?Pas moins de 350 clients paient déjà via Zoomit. L'envoi de nos quittances est beaucoup plus rapide et on a vu fondre la quantité de papier que nous utilisons au bureau. Par ailleurs, il y a beaucoup moins de risques qu'un client effectue un mauvais virement. Il faut dire qu'avec le passage aux paiements selon les normes SEPA, encoder un mauvais numéro est encore plus vite arrivé. On évite ce problème avec Zoomit.

Avez-vous déjà fait la promotion de Zoomit auprès de vos clients ?Pas encore de manière active, mais entreprises comme particuliers reçoivent désormais leurs quittances par courrier et par voie électronique. Les clients qui voient leurs factures dans la rubrique Zoomit de leur Internet Banking peuvent directement y souscrire ou nous demander des explications. Par ailleurs, nos collaborateurs commerciaux parlent toujours de Zoomit lorsqu'ils vont en clientèle. Nous allons continuer à le promouvoir car c'est l'avenir.

Est-ce que vous recommanderiez Zoomit à vos collègues courtiers ?Nous l'avons déjà recommandé. Cela permet vraiment de diminuer les frais. Nous avons beaucoup d'avis d'échéance différents. Ils doivent être triés, mis sous enveloppe, etc. En les envoyant avec Zoomit, on gagne énormément de temps. Pour nous, tout client qui opte pour Zoomit, c'est de l'argent gagné.

Quand avez-vous commencé à travailler avec Zoomit ?Nous avons commencé il y a un peu plus d'un an. En juillet 2012 exactement.

Qu'est-ce qui vous a décidé à franchir le pas ?Comme nous encaissons nous-mêmes les quittances termes, nous voulions gagner du temps et réduire nos frais grâce à Zoomit. Mais plus important encore : beaucoup de nos clients nous ont eux-mêmes demandé de leur envoyer les quittances par voie électronique. Ils ne demandaient pas Zoomit spécifiquement, mais comme Zoomit est sécurisé et intégré dans BRIOplus, c'était pour nous le meilleur choix.

Vous dites que beaucoup de vos clients vous en ont fait la demande. Quel profil ont ces clients ?De nombreux clients séjournent régulièrement et pour de longues périodes à l'étranger. Ils ne veulent pas courir le risque de payer leurs quittances en retard. Ils préfèrent donc les recevoir par voie électronique et les traiter via leur Internet Banking. Zoomit est dès lors la solution idéale: les quittances arrivent directement dans leur Internet Banking et ils peuvent payer en un clic.

Joyce Rom Coordinatrice d'équipe du bureau Kegels & Van Antwerpen

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"Pour nous, tout client qui opte pour Zoomit, c'est de l'argent gagné !"

SEPA

Gérez les mandats de domiciliation dans BRIO et BRIOplus

Comme vous le savez, SEPA a fixé certaines normes dans le cadre de l'harmonisation des domiciliations bancaires en Europe. Grâce à celles-ci, il est aussi simple d’effectuer une domiciliation en euros en Europe qu’en Belgique. Actuellement, la nouvelle domiciliation cohabite encore avec l’ancienne, mais dès le 1er février 2014, elle la remplacera.

Les logiciels BRIO et BRIOplus ont déjà été adaptés afin de vous permettre de gérer ces nouvelles domiciliations et de basculer quand vous le souhaitez dans le nouveau système - pour autant que votre banque soit prête.Aujourd'hui, les derniers développements permettant à BRIO et BRIOplus d'être entièrement compatibles avec les normes SEPA ont été finalisés. Nous vous invitons donc à prendre dès à présent les mesures nécessaires afin de pouvoir gérer les mandats de domiciliation. En effet, comme vous le savez, à terme, ce ne seront plus les banques mais bien les créanciers qui géreront les domiciliations bancaires.

Concrètement, cela signifie que vous devez vous assurer que votre banque est prête à gérer le nouveau format des domiciliations. Vous devez ensuite, si besoin est, lui demander votre numéro de créancier et l'encoder dans BRIO(plus).

Enfin, vous devez mettre à jour votre logiciel avec les données relatives aux domiciliations de vos clients. Pour ce faire, il vous faut contacter votre banque qui vous enverra un fichier de la banque nationale avec les domiciliations en cours.Afin de vous éviter le travail d'encodage, il vous sera possible d'importer ce fichier dans BRIO(plus). Les données du fichier seront comparées avec les vôtres afin que vous puissiez décider de ce que vous reprenez ou non.

Toutes vos domiciliations sont encodées dans votre logiciel ? Un programme de contrôle vérifiera la qualité et le contenu des domiciliations actives, ce qui vous permettra de corriger d'éventuelles erreurs. Vous êtes alors fin prêt à basculer dans le nouveau système, au moment le plus opportun pour vous.

Intéressé ?Pour plus d'informations à ce sujet, vous pouvez consulter la note de release: Module de comptabilité - de BRIO(plus) V10.0 (http://ben.portima.be - section 'Logiciels de gestion')

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Dématérialisation Comment les jeunes géreront-ils leurs assurances demain ?L'évolution ultra rapide des technologies et leur utilisation intensive par les jeunes invitent à se poser des questions : un certain nombre d'idées reçues circulent à propos des jeunes et des technologies, mais sont-elles vraies pour autant et s'appliquent-elles aux assurances ? Bref, comment les jeunes d'aujourd'hui, nés à l'ère de l'informatique, vont-ils gérer demain leurs assurances ? C'est la question que se sont posée 4 étudiants de la Solvay Business School. Aidés par Portima, ils ont fait des recherches, des enquêtes, animé des discussions… Voici leurs conclusions.

Première idée reçue : les jeunes sont accrocs aux nouvelles technologies et ne peuvent pas s'en passer.

L'étude a effectivement démontré que pour atteindre les jeunes, il faut développer des applications qu'ils apprécient, notamment pour les smartphones. Cette affirmation est donc vraie.

Seconde idée reçue : lorsqu'ils recherchent des informations, les jeunes se rendent sur Internet.

C'est vrai, Internet est leur première source d'information. Les jeunes consacrent maximum vingt minutes pour rechercher ce qu'ils veulent et beaucoup se limitent aux premiers

résultats. Ils se forgent ainsi leur opinion et peuvent faire leur choix pour un achat, par exemple. Toutefois, la réponse est plus mitigée quand il s'agit des assurances. Comment, en effet, se faire une idée à ce sujet en si peu de temps ?

Troisième idée reçue : les jeunes font leurs achats sur Internet. Ils réservent déjà leurs vacances en ligne, se connectent à leur banque, … Ils feront donc de même pour leurs assurances.

C'est plutôt faux ! La raison en est simple : non seulement vingt minutes ne suffisent pas pour avoir une idée correcte des assurances mais l'enquête

montre également que les jeunes, déjà rompus aux "arnaques" sur le web, ne sont pas prêts à encoder des informations personnelles sur des sites qu'ils ne connaissent pas. Pour cette même raison, ils se méfient des contrats signés sur Internet. En fait, il faut que la confiance soit établie par un contact personnel avant qu'ils soient prêts à faire des transactions en ligne.

Cette étude démontre combien il est important pour vous d'être visible sur le Net. Vos clients attendent vos services sur Internet. En même temps, les jeunes ont besoin d'être en confiance pour conclure leur contrat via Internet. Acquérir leur confiance est donc primordial.

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En route vers la dématérialisation du bureauLa clé du succès pour faire face à la concurrence, acquérir la confiance de vos clients et les fidéliser tient en quelques mots : offrir un service professionnel rapide et adapté aux nouvelles technologies. Et qui dit nouvelles technologies, dit également dématérialisation. Portima vous aide à franchir ce pas.

Dématérialisation

Le bureau sans papier grâce aux modules PLW et PLWplus

Avec les modules PLW et PLWplus, vous faites sans conteste le premier pas vers la dématérialisation. Vous êtes 5000 utilisateurs à l'avoir déjà bien compris. Ensemble, vous chargez chaque jour 50.000 documents dans BRIO et BRIOplus. Finies les pertes de temps dues à la recherche de documents. Ceux-ci sont immédiatement disponibles pour tous les collaborateurs du bureau. En un clic, vous retrouvez le dossier complet de vos clients et vous rendez dès lors un service plus rapide. Vous gagnez ainsi non seulement en temps mais aussi en efficacité. Enfin, et ce n'est pas négligeable, grâce aux modules PLW et PLWplus, vous posez un geste écologique durable.

MyBroker : les contrats de vos clients en ligne, mais pas seulement !

MyBroker est une application, disponible sur PC et sur tablette, que vous pouvez offrir gratuitement à vos

clients. Celle-ci leur permet, entre autres, de consulter en ligne leurs sinistres et contrats, mais aussi de vous envoyer un message, etc. Vous pouvez également utiliser l'application MyBroker sur votre tablette, pour aller en clientèle par exemple. Pratique et intuitive, elle vous donne un accès sécurisé à tous vos dossiers et vous fait gagner un temps précieux en retrouvant rapidement les dossiers que vous recherchez.

Pour plus d'informations à propos de MyBroker, nous vous invitons à lire l'article qui lui est consacré dans ce magazine, page 10.

La signature électronique : en cours de développement

La signature électronique est l'étape ultime de la dématérialisation puisqu'elle permettra aux compagnies d'assurances et aux clients de signer des contrats électroniquement. Bien entendu, cela ne se fera pas sans

vous : vous resterez l'intermédiaire entre votre client et la compagnie. En effet, dès l'émission du contrat par la compagnie, il vous sera envoyé afin de contrôler l'exactitude des données reprises : garanties, primes, etc. Une fois le contrat validé, vous pourrez alors le soumettre à votre client pour signature. Dans ce processus, pour éviter toute falsification du contrat, une sécurité élevée est essentielle. Dans le prototype de signature électronique que Portima a déjà réalisé, le contrat se trouve en permanence sur un serveur sécurisé et comprend un QR code permettant de retrouver à tout moment le document original. Si quelqu'un essaie de changer le contrat après la signature, la fraude sera ainsi vite établie.Il reste encore des étapes à franchir (aspects juridiques, certifications, …) avant de pouvoir réaliser ce projet mais nous ne manquerons pas de vous tenir informés de l'évolution de ce dossier.

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MyBroker

MyBroker, une application avec de nombreuses possibilités : le choix vous appartient !MyBroker, notre application à multiples facettes, va sans aucun doute devenir l'outil incontournable de votre porte-documents virtuel. Développé pour être utilisé sur PC, sur tablette, et bientôt aussi sur smartphone, MyBroker est disponible gratuitement dans tous les logiciels de la gamme BRIO4YOU. Son grand avantage ? Vous déterminez vous-même ce que vous utilisez et quelles possibilités vous offrez à vos clients pour accroître encore leur fidélité.

MyBroker sur PCAugmentez l'interaction avec vos clients et renforcez leur fidélitéGrâce à cette application et pour autant que vous leur en ayez donné l'accès, vos clients peuvent consulter en ligne leurs coordonnées, contrats et/ou sinistres. Par ailleurs, ils peuvent facilement vous transmettre les modifications de leurs coordonnées au moyen de formulaires très pratiques. Ils peuvent même vous envoyer une déclaration sinistre avec des photos. Quant à vous, vous intégrez ces informations en quelques clics seulement dans BRIO4YOU.

MyBroker sur tabletteMobilité illimitée pour vos clients…MyBroker sur tablette, ce sont les mêmes avantages que l'application sur PC dans une version tablette conviviale. Consulter rapidement leur assurance voyage à l'aéroport ou, après une longue journée de déménagement, transmettre facilement un changement d'adresse, c'est tout à fait possible avec l'application MyBroker, disponible tant sur Android que sur iPad.

… comme pour vous Remplacez votre porte-documents par une tablette ! Vous aussi, vous pouvez utiliser l'application MyBroker pour consulter tous vos dossiers sur votre tablette.

MyBroker, bientôt aussi sur smartphoneUn accident est vite arrivé … c'est pourquoi, il y a MyBroker Smart !L'application MyBroker sur smartphone sera lancée à la fin de l'année. En cas de sinistre, elle permettra à vos clients de rassembler sur place les informations nécessaires à l'ouverture d'un dossier et de vous les envoyer. Vous pouvez ainsi les aider rapidement. Dans le futur, cette application contiendra également des outils très pratiques qui vous feront pleinement profiter des fonctions d'un smartphone comme l'appareil photo ou le GPS qui, en cas de nécessité, seront bien utiles !

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Pour vous donner encore un petit coup de pouce supplémentaire, Portima a organisé un grand concours MyBroker. Lancé après les MOVIE4YOU Nights, le concours s'est déroulé du 1er mai au 30 juin. L'objectif ? Donner l'accès à MyBroker à un maximum de clients. Les 10 gagnants ont reçu une tablette Samsung Galaxy.Félicitations à eux !

Grand concours MyBroker !

Linx Finance SA (Herve) Bouly Financiële Diensten bvba (Lommel)SC Assureur Conseil Jean Sacré (Bruxelles) Callens Verzekeringsgroep (Beveren) Tassigny Christian SPRL (Arlon) Kantoor De Waele bvba (Kaprijke) A. Van Ingelgem et Fils SA (Bruxelles) Apic Insurance (Rixensart) Zakenkantoor Kockaerts (Wilsele) Kantoor Meeus (Anvers)

Evolution annoncée Outre l'élargissement du nombre de plates-formes supportées, nous nous concentrons également sur l'amélioration et l'évolution des fonctionnalités de MyBroker. La principale évolution de cette année vous permettra de proposer vous-même directement l'accès à MyBroker, sans que vos clients en fassent d'abord spécifiquement la demande. En d'autres termes, vous pourrez prendre l'initiative. Grâce à cette technologie de 'push', initiée à votre demande, vous déterminez les clients qui reçoivent un compte MyBroker. Vous recevez pour ces clients un code d'accès que vous pouvez leur transmettre par e-mail ou par courrier. Comme vous le constatez, MyBroker évolue en fonction de vos besoins.

Portima vous donne un petit coup de pouce Vous n'utilisez pas encore MyBroker ? Portima vous donne un coup de main et vous offre différents moyens pour vous aider à donner à vos clients l'accès MyBroker.

Formation Bien que l'application soit intuitive, il peut être pratique de suivre la formation 'Comment démarrer avec MyBroker?'. Découvrez-y comment paramétrer MyBroker, accepter les demandes des clients, etc. C'est idéal pour être totalement prêt lorsque vous démarrez.

Sélection et rapport Cet outil de BRIO et BRIOplus est l'élément central de la segmentation de vos clients. Vous composez facilement une sélection ou en choisissez une dans la bibliothèque qui vous est proposée. Dans cette bibliothèque, vous trouvez également des sélections grâce auxquelles vous sélectionnez aisément les clients qui ont le profil adéquat pour démarrer avec MyBroker.

COACH4YOU Pratique, efficace et entièrement adapté au fonctionnement de votre bureau, c'est le coaching ciblé MyBroker ! Un coach regarde avec vous comment intégrer au mieux MyBroker et vous aide ensuite à démarrer. Vous voulez bénéficier de tous les atouts de MyBroker dans votre bureau ? Notre coaching ciblé MyBroker est le bon choix !

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Interview MyBroker

"MyBroker, c'est une valeur ajoutée que l'on offre au client"MyBroker (Espace Client) est, depuis quelques années, le cheval de bataille de Portima. Grâce à cette application, vos clients peuvent consulter leurs données d'assurances en ligne via leur PC, iPad ou tablette Android. Nous sommes allés à la rencontre de Raymond Lang, responsable du Bureau Van Breda & Lang au Luxembourg et lui avons demandé de nous faire part de son expérience à ce sujet.

Le premier élément dont vous devez disposer pour donner à vos clients un accès en ligne à leurs données, c'est un site web. Est-ce pour vous un élément stratégique ?Oui, tout à fait. Nous attachons énormément d'importance à Internet. C'est notre vitrine. Le site web permet aux visiteurs de visualiser ce qu'on fait et donc de se forger une opinion à notre encontre.

Notre stratégie Internet est d'autant plus importante, qu'à l'heure actuelle, tous les clients, prospects et intervenants intéressés par les services que nous offrons vont directement sur Internet. Nous faisons donc régulièrement des statistiques : nous évaluons le flux des visiteurs, regardons quelles pages sont visitées mais également celles qui ne le sont pas. Cela nous permet d'intervenir et d'adapter notre site. Nous le revoyons tous les ans.(NDLR : actuellement, il n'existe pas de statistiques sur ce que font les clients dans MyBroker (Espace Client sur PC) mais Portima y travaille. Cette fonctionnalité sera disponible dans les prochains mois)

MyBroker est bien présent sur votre site web. C'est important pour vous ?Oui, nous ouvrons l'accès à tous nos clients. Cela leur permet d'avoir une vue globale sur leurs assurances : les contrats, la gestion des sinistres, les objets de risque, etc. Nous encourageons nos clients à consulter ces informations. Il y a aussi de notre part une volonté de partager la responsabilité avec le client. Nous sommes bien sûrs responsables de beaucoup de choses mais en communiquant nos informations au client, nous lui donnons le droit de faire savoir qu'il y a une erreur, ... Pour nous, c'est un avantage de pouvoir discuter avec nos clients. Bien sûr, le but principal, c'est que le client puisse déclarer un sinistre, communiquer un changement d'adresse, … via l'espace qui lui est consacré sur notre site web. Tous les formulaires que Portima a développés sont donc mis à la disposition de nos clients. Cela a l'avantage que l'on peut voir tout l'historique de ce qui est fait.

Vos clients utilisent-ils les formulaires ? Oui, tout à fait, mais malheureusement encore trop peu pour la gestion des sinistres. Nous comptons d'ailleurs leur envoyer prochainement, via l'e-marketing, un bulletin d'information pour les inviter à demander un code d'accès. Nous voulons insister pour qu'en cas de sinistre, ils fassent leur déclaration en cliquant sur le lien qu'on leur procure. Nous aimerions que nos clients rédigent leur déclaration dans notre base de

Raymond Lang responsable du Bureau Van Breda & Lang au Luxembourg

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données afin de pouvoir, si besoin est, leur proposer un autre texte ou des améliorations. C'est notre service et conseil au client.

Comment faites-vous connaître MyBroker à vos clients ?Jusqu'à présent, nous n'avons pas fait de campagne active, étendue. C'est le client qui demande l'accès. Par contre, nous ne manquons pas, chaque fois que nous voyons un client, de lui proposer l'accès en ligne. Nous le lui présentons toujours comme étant un avantage. C'est une valeur ajoutée que l'on offre au client. Le client apprécie et souvent adhère. Il y a beaucoup de clients qui réagissent positivement.

Comment cela se passe-t-il lorsqu'un client vous demande l'accès à ses données ?La première chose à faire est de vérifier ses données. C'est notre politique de qualité : avant d'accepter l'ouverture de l'accès au client, nous nettoyons et vérifions les données du client. Ensuite, nous validons son accès. Celui-ci est accordé dans les 24 heures suivant la demande du client. Il est vrai que nous avons confiance en notre base de données : souvent, le dossier est en ordre. Pour nous, il

s'agit plus d'un contrôle afin d'être certain de ce que l'on montre.

Utilisez-vous également MyBroker sur tablette pour vous-même ?Oui, je l'utilise, je regarde. Je suis plus souvent devant mon ordinateur mais en voyage, la tablette est très pratique. C'est ainsi que je l'ai utilisée dernièrement car justement on me posait des questions. Grâce à MyBroker sur tablette, j'ai pu y répondre directement. Pour moi, il s'agit d'un outil comme une bibliothèque. Je le prends avec moi.

Y a-t-il des fonctionnalités que vous aimeriez voir dans MyBroker ?Pour les particuliers, oui. J'aimerais pouvoir les inviter à déclarer leurs sinistres exclusivement dans l'environnement BRIO4YOU. Je trouverais aussi intéressant d'avoir une bibliothèque de formulaires sinistres (voiture, maison, etc.) afin que nous puissions diriger le client vers le formulaire dont il a spécifiquement besoin. Portima développe actuellement une application sur smartphone. Qu'en pensez-vous? Le smartphone reste pour les jeunes

un point d'attraction évident. Les compagnies ont déjà fait des applis sur smartphone et cela marche bien. Toutefois, il faut rester prudent. Le comportement des jeunes est très différent : parfois ludique, parfois utile mais il ne faut pas trop encoder, pas faire trop d'effort. Je pense que plus le client doit encoder, plus il risque à un moment d'être agacé et dépassé. Il va alors téléphoner à son intermédiaire, c'est-à-dire à nous. Dans ce cas, je suis face à deux problèmes : je dois lui expliquer ce qu'il n'a pas compris dans l'appli, et puis, je dois faire le travail moi-même. Pour moi, une déclaration sinistre rapide sur smartphone, c'est une première déclaration. Elle me permet de récolter les informations clés et de commencer à travailler. Toutefois, j'ai besoin de plus de détails et donc j'ai quand même besoin du constat. C'est clair, il faut toujours 2 étapes : il faut donner au client le moyen de communiquer rapidement avec nous et ensuite, donner le service que l'on a promis. Il faut donner du service. C'est le seul moyen pour nous de nous distinguer.

Merci beaucoup de nous avoir fait partager votre expérience et votre vision des choses.

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Formations

L’équipe de Portima est à vos côtés !

Grâce à ses deux releases par an, vous disposez toujours, avec BRIO4YOU, d’un logiciel de gestion à jour, ce qui vous permet de faire face à la concurrence. Mais, suivre les nouveautés lors de chaque release peut vous paraître fastidieux. Pas de soucis pour autant : Portima vous offre de nombreuses possibilités pour mieux connaître et maîtriser votre logiciel de gestion et en tirer un maximum d’avantages!

Sous le menu 'manuels', vous retrouvez aussi bien les manuels détaillés qui vous expliquent les fonctionnalités en profondeur que les Quick User Guides (QUG) qui survolent les fonctionnalités dans les grandes lignes. Vous préférez des explications visuelles ? Nous avons aussi, désormais, de petites animations qui vous montrent clairement comment utiliser une certaine fonctionnalité.

Coachings

Vous avez besoin d’assistance pour appliquer concrètement ces connaissances dans votre bureau ? Dans ce cas, nous avons COACH4YOU! Ce service est facile, concret et entièrement adapté à votre mode de travail. Vous avez le choix entre deux types de coachings : le coaching général ou le coaching ciblé. Le coaching général a pour but d'optimaliser l’utilisation de votre logiciel BRIO4YOU tandis que le coaching ciblé est axé sur une fonctionnalité spécifique. Grâce à ces coachings ciblés, vous tirez le meilleur parti du PLW/PLWplus, de MyBroker, du courrier ou encore de l'e-marketing. Après avoir fait appel à un coach, vous avez tout en mains pour bénéficier des atouts de ces fonctionnalités !

Vous le voyez, il existe de nombreuses possibilités pour rafraîchir ou approfondir vos connaissances des fonctionnalités de BRIO4YOU. L’équipe de Portima vous y aide !

Formations

Une première possibilité est la formation. En effet, chaque nouvelle fonctionnalité a sa propre formation. “Comment démarrer avec MyBroker”, par exemple, vous permet de découvrir notre application MyBroker , “Envoyer des newsletters et mailings de masse avec le module e-marketing” vous apprend à envoyer un mailing à vos clients. Nous ne perdons toutefois pas de vue les connaissances de base : nous organisons fréquemment et près de chez vous des formations sur les fonctionnalités de base!

BEN

Pour plus de renseignements sur nos formations ou pour vous y inscrire, une seule adresse : BEN (http://ben.portima.be). Mais BEN, vous offre bien d'autres informations encore !

Julie Ghellynck et Christophe Arnould.Training supervisor et BCC & training manager

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L’équipe de Portima est à vos côtés !Comptabilité

Offrez à vos clients un service à haute valeur ajoutée : le plan de paiementPlus que jamais, en ces temps de crise, proposer à vos clients un plan de paiement se révèle être un atout majeur. La difficulté est alors pour vous, de limiter les risques financiers que vous prenez.Le module optionnel "plan de paiement" de BRIO et BRIOplus vous permet de limiter ces risques.

Le plan de paiement de BRIO et BRIOplus en bref

Ce module optionnel vous permet de déterminer vous-même la périodicité des paiements de votre client mais également les contrats que vous souhaitez reprendre dans ce plan. Le module calcule le montant idéal que votre client doit payer. En fin d’année, un relevé de compte est établi, vous permettant soit de demander à votre client le solde dû, soit, s’il a trop payé, de le rembourser ou de reprendre l’avance pour l’année suivante.

Nouveauté depuis la version 10 de BRIO4YOU

Pour vous aider à évaluer les risques que vous prenez en 'finançant' votre client, BRIO(plus) calcule désormais pour vous le meilleur moment pour débuter le plan de paiement. En réalité, 12 simulations sont réalisées et la meilleure vous est proposée. Bien entendu, il vous est possible de regarder les différentes simulations et de choisir une autre solution que celle proposée par BRIO(plus). C'est facile et très pratique !

Pour plus d'informations à propos du calcul du plan de paiement, n'hésitez pas à consulter la note de release – Module de comptabilité – BRIO(plus) V10.0 (http://ben.portima.be – section 'Notes de release' de l'onglet 'Logiciels de gestion').

A propos du PLW Saviez-vous que vous pouvez lier partiellement un e-mail en donnant une description différente par pièce jointe ?

Lorsque vous liez un e-mail partiellement, il est possible d'encoder une description et une mention agenda différentes par pièce jointe. L'écran d'assignation est muni d'un nouveau bouton 'Assigner séparément le mail et ses pièces jointes'. En cliquant sur ce bouton, vous pouvez

sélectionner chaque pièce jointe séparément et par conséquent encoder une description et une mention agenda séparées.

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Avec MyBroker, l’application pour tablette développée par Portima, consultez les dossiers de tous vos clients, où que vous soyez ! Intuitif et écologique, MyBroker vous garantit une mobilité maximale !

Téléchargez gratuitement cette application révolutionnaire dansl’App Store, dans le Google Play Store ou découvrez MyBroker sur www.mybroker.be !

…grâce à la nouvelle application de Portima!

Vos dossiers clients sur tablette …

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