portimagazinedécembre 2010 Assurnet

3 Editorial

4 Port-e-Mail

Votre messagerie toujours à portée de main

6 Pourquoi Port-e-Mail ?

Vous travaillez actuellement sans Port-e-Mail ?

Ce n'est pas sans risque !

8 Port-e-Mail

Vos collègues témoignent

9 Nom de domaine

Pourquoi utiliser ‘portima.be’

quand vous pouvez avoir ‘nomdevotrebureau.be’ ?

10 Votre propre bureau mobile

A quoi faut-il veiller lorsque vous achetez un smartphone ?

11 Internet Broker Project

“Grâce à IBP, j’ai un site web complet, facile à gérer et à

maintenir”

12 Kris De Becker, Directeur Relations Clients

“En tant que Directeur des Relations Clients, je ne suis

satisfait que lorsque nos courtiers le sont aussi !"

14 Self Install

AS/Web : à vous de jouer

15 Interview ‘Self Install’

“Acheté le matin, mon PC était déjà installé l’après-midi”

Question TimeRépondez correctement à la question ci-dessous et gagnez 2 places de

cinéma. Nous avons 25 x 2 places à vous offrir. N'hésitez donc pas à tenter

votre chance !

Question:En quoi consiste la sécurité de Port-e-Mail ?

Solutions possibles:a) Firewall (pare-feu) et viruswall

b) Viruswall et spamwall

c) Firewall, viruswall et spamwall

Indiquez votre réponse sur le site www.portima.com/fr/questiontime.aspx

Les gagnants seront avertis personnellement.

PortiMagazine Assurnet est un magazine de Portima.

Il paraît 3 x par an.

Éditeur responsable:

Claude Rapoport

Coordination:

Valérie Dechamps

Réalisation:

www.mindsetting.be

Vous avez des questions ou des remarques à propos d'un

article traitant de nos services? Dans ce cas, appelez

notre Infoline au 02/661.44.64.

Vous pouvez également consulter et télécharger ce

magazine sur notre site internet: www.portima.com

Si vous souhaitez recevoir le PortiMagazine Assurnet sous format électronique, inscrivez-vous via le site internet de Portima. Vous pouvez nous communiquer votre adresse e-mail sur la page d'accueil de notre site www.portima.com ou sur BEN à l'adresse http://ben.portima.be.

par courrier électronique?PortiMagazine Assurnet

3

Cher courtier,

Merci,

Grâce à vous, Portima fête ses 10 ans,

10 ans à votre écoute pour améliorer les

services et les produits que nous vous

proposons.

10 ans d’évolutions pour que le canal du

courtage soit et reste le canal de distribution

par excellence pour les assurances.

En 2010, en collaboration avec les

fédérations de courtiers, avec BROCOM et

avec les compagnies, nous avons mis à votre

disposition le catalogue IBP. Vous l’avez

apprécié et utilisé immédiatement.

Cela nous encourage à continuer à chercher

des innovations pour vous simplifier la vie.

Ainsi, vous découvrirez dans ce PortiMagazine

l’évolution et les nouveaux attraits du produit

Port-e-Mail et particulièrement la possibilité de

lier Port-e-Mail avec votre smartphone :

si vous le souhaitez, vous pouvez avoir accès à

votre messagerie partout et tout le temps.

De plus, vos mails sont automatiquement

sauvegardés et vous ne courez plus le risque de

les perdre en cas de problème sur votre pc.

Plus que jamais Portima continuera à mettre

tout en œuvre pour mériter votre confiance.

En cette fin d’année je vous présente mes

meilleurs vœux pour 2011,

Bonne lecture,

Claude Rapoport

Editorial

4

Port-e-Mail

Votre messagerie toujours à portée de main

Grâce au service de messagerie professionnel et moderne Port-e-Mail, votre boîte aux lettres électronique entre dans une nouvelle dimension! Pouvoir accéder en permanence à vos e-mails, à votre agenda et à vos contacts: intéressant, non ? Que vous soyez au bureau, chez vous, ou même en déplacement, Port-e-Mail vous offre une liberté totale !

Petit exemple : vous êtes en déplacement

et votre secrétaire reçoit un coup de fil d'un

client qui souhaite vous rencontrer. Avec votre

autorisation, elle peut accéder à votre agenda

via Outlook et elle peut aussitôt planifier le

rendez-vous. Non seulement votre agenda

est immédiatement mis à jour, mais cela va

bien plus loin encore. Dès que votre secrétaire

a encodé le rendez-vous dans Outlook,

celui-ci apparaît automatiquement sur votre

smartphone. Où que vous soyez, vous avez

toujours vos contacts, votre agenda et votre

messagerie à portée de main.

Professionnel et fiable

Port-e-Mail est une solution professionnelle de

traitement des e-mails grâce à laquelle vous

disposez d'une boîte mail de 2 GB et d'une

adresse e-mail personnelle, du type

votrenom@votrebureau.be.

Vous bénéficiez également d'une sécurité

optimale grâce au pare-feu, à l'anti-virus et

au filtre anti-spam de Portima qui protègent

vos courriels. Chaque boîte mail est

continuellement scannée pour qu'aucune boîte

mail infectée ne puisse transmettre de virus

aux boîtes de vos collègues.

Aucun souci non plus à se faire pour les

backups de votre messagerie. Des backups de

vos e-mails, contacts, rendez-vous et tâches

sont réalisés en permanence. Aucune donnée

ne peut donc se perdre !

5

Partagez votre boîte mail

Une autre fonction très pratique de Port-e-Mail

est que ce système vous permet de partager

votre boîte mail, votre agenda et vos contacts

avec vos collaborateurs. Imaginez qu'un client

veuille prendre rendez-vous avec vous alors que

vous êtes absent du bureau. Via Port-e-Mail, vous

pouvez autoriser vos collaborateurs à consulter

votre agenda et même à le mettre à jour (en

vous envoyant, par exemple, une demande de

rendez-vous). De cette manière, le rendez-vous

du client est fixé immédiatement et votre agenda

est directement actualisé.

Vous pouvez aussi sauvegarder toutes

les données relatives à vos clients, à vos

fournisseurs, etc. dans des fiches de contact

"partagées". Ces données deviennent alors

accessibles à tous les collaborateurs de votre

bureau. Bien sûr, vous pouvez aussi créer des

fiches de contact "personnelles" que, vous seul,

vous pourrez consulter.

Disponible toujours et partout

L’un des principaux atouts de Port-e-Mail est sa

mobilité illimitée. Grâce à cette solution, vous

pouvez consulter votre messagerie de trois mani-

ères différentes : via Outlook, via votre naviga-

teur internet (webmail) et via votre smartphone.

Tous vos courriels, rendez-vous et contacts sont

stockés sur un serveur central. Vous pouvez donc

y accéder où que vous soyez. Vous voulez ajouter

un contact, envoyer un e-mail ou encoder un

rendez-vous via votre smartphone ? Aucun

problème, l'opération est automatiquement

synchronisée avec votre Outlook et votre web-

mail. Toutes vos données sont donc actualisées,

toujours et partout! Simple et efficace!

Besoin d'assistance ?

Pour toute question technique relative à

Port-e-Mail, le Brokers Contact Center de Portima

est à votre disposition pour vous aider.

Port-e-Mail vous intéresse ?

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à

contacter notre Infoline au 02 661 44 64.

Au bureau Via Outlook

Vous avez PortiGate ou PortiLink au

bureau ? Dans ce cas, via Outlook,

vous avez un accès direct à toutes les

fonctionnalités de Port-e-Mail avec,

évidemment, la sécurité de Portima !

Chez vous, en vacances, ...Via votre navigateur internet

(webmail)

Grâce à votre navigateur internet,

vous pouvez accéder, où que vous

soyez, à votre agenda, vos e-mails et

vos contacts !

En déplacementSur votre smartphone

Si vous avez souscrit un abonnement

3G, vous recevez vos courriels

directement sur votre smartphone.

Vous pouvez aussi consulter et

modifier votre agenda et vos

contacts.

En bref : où pouvez-vous utiliser Port-e-Mail ?

Bonnenouvelle

Port-e-Mail bientôt moins cher !A partir de janvier 2011, Port-e-Mail vous offre davantage tout en coûtant moins cher ! La taille de chaque boîte aux lettres, qui était de 500 MB, sera en effet portée à 2 GB. Par ailleurs, grâce à un système de calcul plus simple et plus transparent, vous bénéficierez d'une baisse de prix de 30% !

6

Pourquoi Port-e-Mail ?

Vous travaillez actuellement sans Port-e-Mail ? Ce n'est pas sans risque !

Beaucoup d’entre vous disposent d'une ou plusieurs adresses e-mail via leur abonnement internet. Avec ces adresses, il vous est parfaitement possible de consulter vos courriels, votre agenda et vos contacts via Outlook et, dans une certaine mesure, via votre navigateur internet (webmail) lorsque vous êtes en déplacement. Ces formules comportent toutefois des risques et des limites, ce qui n'est pas le cas de la solution Port-e-Mail.Voici un éventail de ces limites et voici pourquoi, grâce à Port-e-Mail, vous n'avez pas de souci à vous faire...

J'ai eff acé défi nitivement mes e-mails par erreur, que puis-je faire ?

Avec une solution e-mail standard, vos e-mails

sont téléchargés à partir d'un serveur central vers

votre Outlook. Une fois cette opération eff ectuée,

vos e-mails ne se trouvent plus sur le serveur.

Si vous avez perdu vos e-mails, rendez-vous,

contacts, etc. dans votre boîte aux lettres, il est

impossible de les récupérer. Autrement dit, il

n'existe pas de backup.

SOLUTION : Port-e-Mail conserve toujours toutes

vos données sur un serveur central. Même si vous

perdez les courriels qui étaient dans votre boîte

mail, ils restent stockés sur ce serveur. Il suffi t

tout simplement de synchroniser Outlook et le

problème est réglé !

Et les solutions e-mail gratuites ?

Les boîtes e-mail gratuites sont souvent entièrement "web-based" et essentiellement prévues pour

un usage privé. Vous ne pouvez pas non plus y associer un nom de domaine. Vous devez envoyer

vos courriels à partir d'une adresse se terminant par exemple par @hotmail.com ou par @gmail.com

alors que votre adresse e-mail devrait permettre de bien identifi er votre bureau !

Par ailleurs, les backups et services off erts avec de telles solutions sont limités. Si vous rencontrez un

problème avec votre messagerie, il sera très diffi cile de récupérer vos données.

Bref, les boîtes mail gratuites sont parfaites pour un usage privé. En revanche, elles sont loin d'être

idéales dans un contexte professionnel.

7

J'ai deux rendez-vous au même moment

Supposons que vous soyez en déplacement et

que votre secrétaire vous prenne un

rendez-vous avec un client pour le lendemain à

14 heures. Au même moment, un autre client

vous appelle. Il souhaite lui aussi un

rendez-vous pour le lendemain à 14 heures.

Vous ne vous doutez de rien et vous acceptez

ce rendez-vous. De retour au bureau, vous

constatez que deux rendez-vous ont été pris en

même temps... Une situation embarrassante

! Vu qu'il n'y a pas de synchronisation

d'Outlook, du webmail et de votre smartphone,

le risque de doubles rendez-vous est

important...

SOLUTION : l'agenda de Port-e-Mail est

toujours à jour, que vous le consultiez via

Outlook, webmail ou votre smartphone. Il est

donc impossible de prendre deux rendez-vous

au même moment.

Avoir son propre serveur ?

Vous pouvez profi ter des mêmes fonctionnalités que Port-e-Mail si vous avez votre propre serveur de

messagerie. Cela signifi e que vous devez vous-même acheter le serveur qui abritera tous les e-mails,

les rendez-vous, les contacts et les fi chiers partagés. Les possibilités et fonctionnalités illimitées de cette

solution constituent des avantages certains. Le revers, c'est le coût très élevé de l'achat du serveur.

De plus, l'installation et la maintenance du serveur doivent être eff ectuées par votre informaticien,

ce qui a également un coût.

Bref, pourquoi vous compliquer la vie alors qu'une solution simple existe ? Avec Port-e-Mail, vous bénéfi ciez

de tous les avantages d'un serveur Exchange. Comme Portima met ses serveurs à votre disposition, les coûts

sont sensiblement moins élevés que si vous possédiez votre propre serveur. Autrement dit, vous n'avez pas les

tracas techniques mais vous profi tez de toutes les fonctionnalités à un prix avantageux !

Je ne suis pas au bureau mais je dois envoyer un e-mail à Monsieur Dupont

C'est tout à fait possible via votre webmail

mais malheureusement, vous devez connaître

l'adresse e-mail du destinataire par cœur.

En eff et, les contacts enregistrés dans Outlook

ne sont pas accessibles via webmail.

SOLUTION : avec Port-e-Mail, il y a une

interaction constante entre Outlook, webmail

et votre smartphone. Si vous ajoutez un

contact dans Outlook, par exemple, ce contact

sera également accessible via webmail et votre

smartphone.

Je ne peux pas ouvrir mes courriels et mon agenda à partir de mon smartphone

Avec certains smartphones, vous pouvez

consulter vos e-mails en vous connectant au

webmail mais ce n'est pas une solution idéale.

Il est par ailleurs impossible de consulter par

ce biais votre agenda ou vos contacts.

SOLUTION : que vous souhaitiez envoyer des

e-mails, rechercher des contacts ou planifi er un

rendez-vous via votre smartphone, avec

Port-e-Mail, c'est un jeu d'enfant !

8

Interview Port-e-Mail

Vos collègues témoignent

Voici 2 ans, le bureau DRA Assurances, situé à Houdeng-Aimeries, a décidé de travailler avec l’outil de messagerie Port-e-Mail. Depuis, Alain Roland, son Administrateur, s’en félicite. Il nous explique les raisons qui l’ont poussé à prendre Port-e-Mail.

Sécurité et fi abilité

« Nous avons pris Port-e-Mail principalement

pour des raisons de sécurité et de fi abilité »,

commente d’emblée Monsieur Roland. « Et je

dois bien dire que nous en sommes très satis-

faits car nous n’avons jamais eu de problème.

Voici quelques années, nous avions un serveur

Exchange pour toute notre messagerie. Celui-ci

était géré par un fournisseur informatique

externe. Malheureusement, nous avions pas

mal de problèmes de fi abilité : les messages

n’arrivaient pas toujours à destination, nous

avions régulièrement des coupures de liaison

ou des problèmes de lenteur, … Cette situation

ne pouvait absolument pas durer ; nous devions

trouver une solution.»

Le bureau DRA s’est alors tourné vers Portima et

la solution Port-e-Mail.

L’e-mail et la mobilité : 2 éléments fondamentaux

Alain Roland : « La communication par e-mail a

pris une ampleur considérable dans le bureau :

l’e-mail est devenu le moyen de communication

par excellence avec nos clients. Nous envoyons

également de plus en plus souvent nos off res

par e-mail à nos nouveaux clients. L’année pro-

chaine, nous prévoyons même de commencer la

prospection par e-mail. Etre certain que les mes-

sages arrivent à destination est donc primordial.»

L’aspect ‘mobilité’ de Port-e-Mail était également

crucial pour le bureau DRA Assurances. En eff et,

celui-ci est implanté sur trois sites diff érents

(outre le bureau DRA Assurances, le groupe com-

prend le bureau Devaux & Associés et le bureau

FBC) et compte au total pas moins de

22 collaborateurs.

« Une bonne communication entre nos trois sites

était d’autant plus capitale que chacun de nos

bureaux a sa spécifi cité (assurances, placements/

vie, banque). Admettons qu’un client vienne à

Bruxelles pour demander un crédit, la personne

qui instrumente le dossier va automatiquement

lui proposer une assurance incendie. Celle-ci

sera réalisée par une personne spécialisée en

assurances IARD qui se trouve dans l’un de nos

deux autres bureaux. Il est donc indispensable

d’avoir une excellente communication entre les

trois sites afi n de pouvoir communiquer

correctement au client l’état de son dossier ».

« Je voulais recevoir mes e-mails sur mon smartphone : c’est facile, rapide et pratique !»

« Depuis que nous utilisons Port-e-Mail pour notre messagerie, nous n’avons plus de soucis ! »

Pol Beer

En 1984, Olivier Piret a repris le bureau Surfi mo,

établi à Waterloo. Il y a près de 3 ans, il a décidé

d’utiliser Port-e-Mail suite à l’achat d’un

smartphone. Son objectif : pouvoir lire ses

messages lorsqu’il est à l’étranger. Travaillant

seul, cette solution lui permet, en eff et, de gérer

ses aff aires à distance.

Pour Olivier Piret, la mobilité est extrêmement

importante : il utilise tous les moyens de con-

nexion ‘mobile’ possibles : via son laptop équipé

de PortiGate, en se connectant via Internet

(Outlook Web Access) lorsqu’il est sur un

ordinateur autre que le sien ... et puis, il a son

smartphone.

Olivier Piret : « Pouvoir recevoir mes e-mails sur

mon smartphone est vraiment très pratique.

Lorsque je suis en voiture ou à l’étranger, cela

me permet de répondre directement. C’est très

facile de gérer ses aff aires en direct. J’utilise

également l’agenda. Ses atouts sont nombreux:

Encore plus de possibilités

Le bureau DRA Assurances souhaite encore

accroître son utilisation de Port-e-Mail. Ainsi,

par exemple, leur prochain objectif est

d’utiliser l’agenda partagé entre les trois sites.

Actuellement, tous les employés ne le font pas

mais cette fonctionnalité leur permettra de voir

ce qu’il y a à l’agenda de chacun.

Et ce n’est pas tout. Pol Beer, bras droit d’Alain

Roland ajoute : « Dans le futur, j’aimerais

également que l’on puisse utiliser l’I-Phone pour

recevoir nos e-mails. C’est vraiment pratique

quand on est en déplacement, en séminaire ou

autre. Si on reçoit un e-mail urgent, on peut

directement le faire parvenir à la personne

adéquate et le traiter. »

Une satisfaction à tous les niveaux

Et Alain Roland de conclure : « Je suis vraiment

très satisfait de cette solution. De prime abord,

elle est plus onéreuse mais quand on regarde

ce qu’elle comprend, et notamment la sécurité,

c’est le meilleur rapport qualité/prix . Pour moi,

la sécurité a un prix et elle le vaut. J’apprécie

aussi énormément le système de backup lié à

Port-e-Mail. Nous avons un système de backup

mais nous nous sommes déjà rendu compte une

fois que tout n’était pas sauvegardé. Ici, il n’y a

plus de problème. C’est un vrai souci en moins

et c’est terriblement important. »

il est mis à jour en permanence, je l’ai toujours

sur moi et il est consultable avec un autre PC.

Que demander de plus ? »

En guise de conclusion, Olivier Piret dit : « Je n’ai

jamais eu de problème avec Port-e-Mail. C’est un

outil très fi able qui fonctionne vraiment bien.»

Nous remercions Alain Roland, Pol Beer et Olivier

Pire pour leur aimable collaboration.

Alain Roland

Olivier Piret

9

A l’heure où les sites Internet prolifèrent de toute part et où la communication se fait de plus en plus par voie électronique, avoir un nom de domaine, pour un indépendant, n’est plus un luxe : cela devient une nécessité.

Nom de domaine

Pourquoi utiliser ‘portima.be’ quand vous pouvez avoir ‘nomdevotrebureau.be’ ?

Que des avantages

Posséder votre propre nom de domaine ne

comporte que des avantages : non seulement

votre adresse se retiendra plus facilement

qu’une adresse proposée par un quelconque

fournisseur d’accès Internet, mais cela fait

également plus sérieux et donc plus

professionnel. Enfi n, avoir votre propre nom

de domaine empêche toute autre personne

d’utiliser le nom que vous voulez.

Comment choisir votre nom de domaine ?

Idéalement, pour qu’il soit le plus effi cace

possible, votre nom de domaine doit être

directement lié à votre nom commercial et ne

pas être trop long (un ou deux mots maximum).

En réalité, un nom de domaine court, simple et

explicite sera le meilleur choix.

Côté pratique, votre nom de domaine doit

comporter entre 2 et 63 caractères et ne peut

ni commencer ni se terminer par un trait

d’union.

Une fois qu’il sera réservé, il vous sera très

diffi cile de vous en séparer, prenez donc le

temps nécessaire pour le choisir afi n de ne pas

regretter votre choix par la suite.

Ce que vous devez faire pour avoir votre nom de domaine…

Seul un organisme agréé comme Portima peut

déposer un nom de domaine.

Un nom de domaine doit être unique. Une

fois choisi, la première chose à faire est donc

de vérifi er s’il est toujours disponible. Pour ce

faire, vous pouvez vous rendre sur le site

www.dns.be avant de demander à votre

fournisseur d’accès d’enregistrer votre nom de

domaine pour vous.

Si vous souhaitez faire cette demande à

Portima, la procédure est très simple : il vous

suffi t de vous rendre sur BEN

(http://ben.portima.be), dans la partie

‘Autogestion’– ‘Nom de domaine’. Dans le

champ réservé à cet eff et, introduisez le nom

de votre choix pour vérifi er instantanément s’il

est encore disponible. Le cas échéant,

il ne vous reste plus qu’à confi rmer que vous

souhaitez le déposer.

Notre service Administration enregistrera alors

votre nom de domaine au nom du bureau avec

lequel vous vous êtes authentifi é.

Le nom de domaine est automatiquement

enregistré pour une période d'un an et

renouvelé automatiquement. Quant à son

activation, elle est immédiate. Pas besoin

d’attendre pour pouvoir l’utiliser !

Intéressé ? Pour plus d’infos à propos du nom de domaine, n’hésitez pas à consulter le site www.dns.be ou à contacter notre Info-Line au 02 661 44 64.

10

Votre propre bureau mobile

A quoi faut-il veiller lorsque vous achetez un smartphone ?Vous êtes sur le point d'acquérir un smartphone ? Voici quelques conseils qui vous aideront à trouver rapidement le smartphone qui vous convient !

Blackberry

Pour l'instant, Port-e-Mail n'est pas compatible avec les appareils de type Blackberry.

Toutefois, avec un abonnement GSM spécifique complémentaire, vous pouvez trans-

férer automatiquement tous vos courriels vers votre Blackberry. La synchronisation de

l'agenda est possible en connectant votre appareil et votre PC à l'aide d'un câble USB.

Port-e-Mail sur votre smartphone Vous avez acheté un nouveau smartphone et vous souhaitez le synchroniser avec Port-e-Mail ? Portima vous donne un coup de main...

Étape 1: Vérifiez que vous avez un abonnement 3G (Proximus, Mobistar ou BASE)

Étape 2: Demandez votre installation sur BEN (http://www.portemail.be/fr/smartphone.aspx)

Étape 3: Notre technicien vous contacte pour fixer un rendez-vous

Étape 4: L'installation se fait entièrement par téléphone

Vous avez d'autres questions ? Notre Infoline se tient à votre disposition au 02 661 44 64.

Choisissez un smartphone adapté aux besoins professionnels

Un smartphone utilisé à des fins professionnelles

re-quiert certaines fonctionnalités que ne possèdera

sans doute pas un appareil conçu pour un usage

privé. Ainsi, il est essentiel que votre smartphone

permette de synchroniser vos courriels, votre

agenda, vos tâches et vos contacts avec Port-e-Mail.

La compatibilité avec les fichiers Office est aussi un

atout important. Vous souhaitez pouvoir lire ou traiter des fichiers Word,

Excel, Powerpoint ou PDF lorsque vous êtes en déplacement ? Il faut

dans ce cas veiller à ce que votre smartphone soit compatible !

Votre messagerie en temps réel sur votre smartphone

Les smartphones sont de plus en plus souvent

équipés d'un système de push e-mail. Le gros

avantage du push-e-mail est que votre boîte

mail est mise à jour en temps réel. Ainsi,

lorsque vous recevez un courriel, celui-ci est

immédiatement visible sur votre smartphone.

Les modèles non équipés du push-e-mail ne

reçoivent les courriels qu'après un certain délai.

Restez toujours connecté

A l'achat d'un smartphone, contrôlez bien

les possibilités de connexion. En effet, il est

important de toujours disposer des informa-

tions actualisées. Pour ce faire, vous pouvez

synchroniser les données via un câble ou sans

fil. Les principaux systèmes de connexion sont

USB, Bluetooth, Wifi et 3G. Certains

smartphones supportent plusieurs systèmes.

Vous voulez un accès permanent à Port-e-Mail, où que

vous soyez? Dans ce cas, optez résolument pour un smartphone avec

Wifi et 3G. Avec le Wifi, vous pouvez établir une connexion sans fil avec

n’importe quel réseau. Vous êtes souvent sur la route ou à des endroits

qui ne captent pas de réseau sans fil ? Dans ce cas, adoptez la technologie

3G ! N'oubliez pas que vous devez alors souscrire un abonnement 3G.

Énergivore ou non ?

Un smartphone ayant une grande autonomie, c'est

mieux. Il n'y a rien de plus frustrant que des bat-

teries vides alors que vous n'avez pas de chargeur

sous la main ! Pensez éventuellement à des exten-

sions telles qu'un chargeur spécial qui vous permet

de charger votre smartphone via l'allume-cigare 12V

de votre voiture.

Bien sûr, la consommation énergétique dépend aussi

de la manière dont vous utilisez votre smartphone. Les applications

multimédia et Bluetooth consomment énormément d'énergie.

Dites-vous aussi que les fabricants indiquent la durée d'autonomie

maximale de la batterie. Dans des conditions d'utilisation normale, cette

autonomie est généralement plus faible.

Sources : http://www.smartphoneshop.be | http://www.portablegear.nl

11

Internet Broker Project

“Grâce à IBP, j’ai un site web complet, facile à gérer et à maintenir”Il y a quelques mois, le projet IBP (Internet Broker Project) était offi ciellement présenté au courtage. Son objectif : augmenter votre présence sur Internet en vous proposant d’avoir un site web comprenant deux particularités essentielles : d’une part, la possibilité d’y insérer des modules d’off res et fi ches produits des compagnies et d’autre part, la possibilité de permettre à vos clients d’accéder aux données de leurs contrats en toute sécurité. Particulièrement positives et enthousiastes, vos réactions ne se sont pas faites attendre. Beaucoup d’entre vous ont décidé de bénéfi cier directement de la plus-value que ce projet pouvait leur apporter. Sébastien Legast, responsable du bureau SVLV situé à Uccle, fait partie de cette catégorie. Nous l’avons contacté; il nous donne ses premières impressions.

Comment avez-vous appris l’existence du projet IBP ?

Il y a eu beaucoup de publications à ce sujet

dans le secteur. J’ai reçu diff érents mails des

compagnies mais aussi des magazines de

Brocom et de Portima. Enfi n, nous en parlons

également dans les réunions de la Chambre du

Brabant Wallon.

Vous avez décidé d’utiliser le site Web mis à votre disposition par Brocom. Pourquoi ?

Vers 2001-2002, j’ai fait développer mon

propre site Internet par un Webdesigner.

Malheureusement, j’ai dû me résoudre à le

clôturer il y a près de deux ans car sa mise

à jour était lourde, elle prenait beaucoup de

temps et je n’étais pas totalement satisfait du

résultat.

Aussi, quand j’ai reçu le message de Brocom

m’informant que je pouvais avoir un site web

par leur intermédiaire, je suis immédiatement

allé le voir. D’emblée, il m’a plu : il me sem-

blait bien fait et relativement complet.

De plus, je trouvais très intéressant de pouvoir

directement avoir les fi ches produits des

compagnies sur mon site. Non seulement c’est

une mine d’informations pour les clients, mais

de plus, c’est très rapide à mettre en place.

Enfi n, je suis également certain de l’exactitude

des informations qui se trouvent sur mon site.

C’est vraiment très pratique.

Ce dont vous venez de parler est ce qu’on appelle ‘le catalogue’. Avez-vous pu l’utiliser facilement?

Pour être exact, je dois dire qu’une personne

d’une compagnie est venue m’aider à mettre

le site à jour et donc à y placer les informa-

tions des compagnies que je souhaitais. Mais

ce n’est vraiment pas compliqué. Il suffi t

d’aller sur le site de Brocom : un lien permet

d’accéder directement au catalogue. Là, il faut

sélectionner les documents souhaités et ils

s’intègrent automatiquement au site. C’est

très facile. J’ai d’ailleurs l’intention d’y retour-

ner bientôt pour mettre mon site à jour.

Pour ce qui est de l’accès de vos clients à leurs données, est-ce une fonctionnalité que vous souhaitez utiliser ?

Oui, certainement. Je n’off re pas encore ce

service actuellement. Mais sachant que je

peux donner cet accès progressivement (ndlr:

il n’y a pas d’obligation de donner l’accès à

tous vos clients à la fois), je vais regarder cela

d’un peu plus près pour pouvoir le proposer à

mes clients.

Vous aviez déjà votre nom de domaine avant d’avoir ce site. Est-ce qu’il a été facile de faire la redirection ?

Absolument. Cela a été très rapide. Brocom

s’est chargé de faire le lien entre mon nom de

domaine et le site. Je n’ai eu aucun problème.

Ce projet IBP semble vous avoir entièrement conquis…

Oui, pour moi, c’est vraiment très bien.

J’espère que les compagnies vont continuer

à enrichir le catalogue avec leurs documents,

et notamment avec des documents à remplir

pour les sinistres. Ainsi, ce serait vraiment

complet. Mais je suis déjà très satisfait.

Grâce à ce projet, j’ai de nouveau un site web

(ndlr : en ligne depuis le mois de juin) complet,

facile à gérer et à maintenir !

Merci à Sébastien Legast pour son témoignage.

Le site du bureau SVLV : www.svlv.be

Sébastien Legast

12

Kris De Becker, Directeur Relations Clients

“En tant que Directeur des Relations Clients, je ne suis satisfait que lorsque nos courtiers le sont aussi !"

En quoi consiste principale-ment votre fonction de Directeur Relations Clients ?

"En fait, mon travail comprend deux volets.

D'une part, je m'occupe des contacts directs

avec les clients. J'accorde énormément

d'importance à entretenir une bonne relation

avec nos clients et nos prospects. Certains

courtiers ont en eff et des besoins ou des

problèmes spécifi ques. Dans ce cas, je passe

chez eux afi n de chercher ensemble une

solution adaptée. Je suis également toujours

présent aux événements que Portima organise.

C'est l'occasion idéale de rencontrer les

courtiers et de nouer avec eux une relation

solide.

Par ailleurs, je m'occupe aussi de la

coordination interne des services dont je suis

responsable. Étant donné que la satisfaction

des clients est un des chevaux de bataille de

Portima, il va de soi que chaque service joue

un rôle important. Mon objectif est donc de

veiller à une collaboration optimale entre eux,

comme une machine bien huilée."

"J'ai cinq équipes en charge, chacune

avec ses tâches spécifi ques. Mais une

interaction parfaite entre elles est essentielle.

Pour illustrer ceci, prenons un exemple

chronologique qui montre clairement quel est

le rôle de chaque service.

Supposons qu'un courtier veuille acheter l’un

de nos produits...

Un account manager va rencontrer le courtier

afi n de lui donner toutes les informations

adéquates sur ce produit. Si le courtier décide

ensuite de le commander, il a une personne de

contact directe : son account manager. Celui-ci

règle toutes les formalités contractuelles.

Le traitement de ces contrats doit être correct

et le service administratif s'y attache avec

beaucoup de soin. Les collaborateurs de ce

service introduisent les données client dans

notre base de données et communiquent

ensuite les informations requises aux services

concernés.

C'est à ce moment que le service roll-out

entre en action. Leur terrain de travail, c'est le

bureau du courtier. Ils se rendent sur place et

veillent à ce que la migration et l'installation

du logiciel Portima se passent sans problème.

Une fois que tout est installé, il est important

que le courtier maîtrise bien le logiciel. À cet

eff et, notre équipe de formateurs dispense des

formations dans tout le pays. Cette équipe est

également responsable des documents tels

que les manuels d’utilisation et les Quick User

Guides, par exemple.

Le dernier intervenant - et non le moindre -

est le Brokers Contact Center. Les membres

de ce service apportent aux courtiers un

support professionnel et une réponse à toutes

les questions posées sur l'utilisation de nos

produits. Cela peut se faire à distance ou sur

place s'il s'agit d'un problème plus complexe.

On voit bien l'enchaînement : chaque équipe

se base sur le travail des équipes précédentes.

Une bonne collaboration est donc cruciale si

nous voulons garantir un bon service !"

Quels sont les départements dont vous êtes responsable et quelles sont leurs tâches ?

Kris De Becker travaille depuis 10 ans chez Portima. Depuis 2007, il est directeur Relations Clients. Il nous explique l’importance de son service et les évolutions de celui-ci au cours des dernières années.

13

Cela fait maintenant environ dix ans que vous travaillez chez Portima. Est-ce que vous observez une évolution en matière de service à la clientèle ?

"Absolument ! Autrefois, Portima était

essentiellement une société technique qui

mettait l'accent sur les produits davantage

que sur les clients. Nos logiciels étaient au

point mais nous ne tenions pas suffi samment

compte des besoins du client en matière de

support.

Ces cinq dernières années, Portima a

véritablement évolué vers une plus grande

orientation client. Via les Users Clubs, les

courtiers défi nissent eux-mêmes comment

leurs produits doivent évoluer et s'il faut en

créer de nouveaux. C'est ainsi que nous avons

développé PortiGate et PortiLink. En d’autres

termes, nous sommes devenus une entreprise

orientée service dans laquelle le client

occupe une position centrale. Bien sûr, nous

continuons à accorder beaucoup d'importance

à la qualité de nos produits. Il va de soi qu'on

ne peut développer une politique axée sur le

client que si on fournit des produits de qualité.

Pour les années à venir, Portima veillera à

assurer une évolution constante basée sur les

demandes et les besoins des courtiers. Nous

continuerons à nous eff orcer d'atteindre une

satisfaction maximale de nos clients."

Un service optimal et un niveau de satisfaction client élevé sont donc deux éléments très importants pour vous. Que fait Portima pour y arriver?

"Nous adaptons constamment nos produits et

nos services aux besoins des courtiers. C'est

pour cette raison qu'il y a trois ans, nous

avons mis en place dix engagements concrets

et mesurables. Ils off rent à nos courtiers la

garantie d'un service de qualité et ils montrent

de manière objective que nous tenons compte

de leurs attentes.

Le fait que nous ayons récemment renforcé

l’un de nos engagements est la meilleure

preuve du suivi que nous eff ectuons. Jusqu'à

l'an dernier, nous nous engagions à résoudre

80% des demandes d'assistance dans les

quatre heures. Mais nous nous sommes rendu

compte que le marché trouvait cela insuffi sant.

Nous avons donc adapté cet engagement

début 2010. Depuis lors, nous nous eff orçons

de traiter et de résoudre 80% des demandes

dans les deux heures et 90% dans les quatre

heures. C'est une progression considérable et

nous sommes fi ers d'avoir également réussi

à tenir cet engagement grâce aux eff orts

continus de toutes les équipes de Portima.

Quelques numéros utiles

Vous avez des questions sur votre/vos

contrat(s) en cours ?

Adminline02 661 44 10

Vous souhaitez des informations commercia-

les sur nos produits ?

Infoline02 661 44 64

Vous souhaitez une assistance pour l'un de

vos produits Portima ?

Brokers Contact Center02 404 44 22

Vous voulez contacter votre Account Manager?

http://www.portima.com/fr/accountmanager.aspx

Bien entendu, nous ne nous limitons pas à

ces engagements. Nous voulons savoir s'ils

se traduisent réellement par un niveau de

satisfaction plus élevé du client. Pour mesurer

cela, nous réalisons tous les deux ans une

enquête ICMA. Via cette enquête, nous

interrogeons nos courtiers sur leur satisfaction

quant aux produits et aux services de Portima.

Et nous ne prenons pas à la légère les résultats

obtenus : nous élaborons immédiatement

un plan d'actions et prenons les mesures

qui s'imposent. Bref, Portima veut connaître

l'avis de ses clients et fait le nécessaire afi n

d'adapter ses produits aux besoins exprimés."

Vous êtes satisfait des résultats obtenus ?

"Ces dernières années, nous avons beaucoup

travaillé à l'amélioration de notre service et

cela a sans aucun doute porté ses fruits. Dans

les années à venir, nous continuerons à évoluer

et à améliorer encore notre service. Car en

tant que Directeur des Relations Clients, je ne

suis satisfait que lorsque nos courtiers le sont

aussi !"

Merci pour cet entretien.

14

Installez AS/Web en 4

étapes!

Étape 1 : Demandez la clé d'installation

Le LRA de votre bureau demande la clé d'installation via

http://ben.portima.be. Il doit utiliser cette clé dans le programme

d'installation d'AS/Web.

Étape 2 : Demandez les codes P1 et P2

Le LRA demande les codes P1 et P2 du certificat via AS/Web. S'il s'agit d'une

réinstallation d'AS/Web, le LRA les retrouvera dans AS/Web sous

‘My AS/Web– Mes utilisateurs’.

Étape 3 : Contrôlez les prérequis pour l’installation

Le PC sur lequel AS/Web est installé doit satisfaire aux conditions

d'installation.

Étape 4 : Installez AS/Web

Vous trouverez le fichier d'installation (et le manuel) dans le mail que

vous recevrez après avoir demandé une clé d'installation. Ouvrez le

fichier et effectuez l'installation comme indiqué dans le manuel.

En raison de la complexité de la procédure

d'installation d'AS/Web, vous deviez

jusqu'il y a peu toujours faire appel à un

installateur agréé. Cela générait bien sûr

des frais d'installation. De plus, vous deviez

parfois attendre plusieurs jours avant

que l'installateur puisse venir chez vous.

Beaucoup d'entre vous nous ont demandé

s'il n'était pas possible d'installer AS/Web

d'une autre façon, plus simple.

Portima a donc développé une application

qui vous permet d'installer AS/Web dans

votre bureau en toute autonomie. Pour

respecter les normes de sécurité les plus

strictes, seul le LRA (responsable des

certificats de votre bureau) peut demander

les clés d'installation et les certificats. Vous

souhaitez donc remplacer ou ajouter un ou

plusieurs PC dans votre réseau ? Grâce au

Self Install, vous allez pouvoir équiper ces

nouveaux PC d'AS/Web. La procédure est à la

fois simple et rapide.

Une seule exception : il n'est pas possible

d'utiliser le Self Install si vous remplacez le

poste principal ("Administrator") de votre

réseau car sur ce PC, il faut régler certains

paramètres spécifiques, ce qui nécessite une

intervention.

Prêt pour l'installation ?

Vous avez décidé d'installer vous-même

AS/Web ? Dans ce cas, nous avons une autre

bonne nouvelle pour vous ! L'utilisation du

Self Install est entièrement gratuite. Quel

Self Install

AS/Web : à vous de jouer

que soit le nombre de PC sur lesquels vous

installez AS/Web, cela ne vous coûte rien!

A ce jour, 700 clés d’installation ont été

demandées.

Comment cela se passe-t-il concrètement ?

La demande doit être introduite via BEN

(http://ben.portima.be) par le LRA de votre

bureau. Pour ce faire, il clique dans la

rubrique "Autogestion" sur "Self Install

AS/Web". Sur cette page, il peut demander

la création d’une nouvelle clé. Celle-ci

apparaît immédiatement sur l'écran et

est simultanément envoyée par e-mail à

l'adresse indiquée avec un lien vers le fichier

d'installation et le manuel d'installation.

Dès que le nouveau PC est conforme aux

conditions requises par Portima, vous pouvez

démarrer l'installation d'AS/Web.

Si, durant l'installation, vous avez besoin

d'une assistance, vous pouvez bien sûr faire

appel à notre Brokers Contact Center. Cette

intervention est payante.

À votre demande, Portima lance une application qui vous permet d’installer vous-même AS/Web. Autrefois, cela ne pouvait se faire que via un installateur agréé mais les choses ont changé.Début septembre, nous avons mis la dernière main à ce nouvel outil que nous avons appelé ‘Self Install’. Vous remplacez ou ajoutez un PC dans votre réseau ? Dorénavant, vous pouvez y installer vous-même AS/Web...

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Interview Self Install

“Acheté le matin, mon PC était déjà installé l’après-midi”

“J’ai appris dans votre Newsletter, publiée en

septembre, qu’il m’était possible d’installer

moi-même AS/Web. Cette nouvelle m’a

particulièrement ravi car je travaille seul, je

n’ai pas d’informaticien et je trouve naturel

de pouvoir installer les programmes que

j’acquiers. Aussi, lorsque j’ai su que je devais

changer de PC, j’ai directement repris votre

Newsletter et j’ai suivi la procédure pour

obtenir le programme ‘Self Install’, raconte

Claudio Gallinica.

Installation facile, rapide, gratuite…

Claudio Gallinica : “Je me suis rendu sur BEN

(http://ben.portima.be) pour demander ma clé

d’installation. Cette procédure est très simple

à suivre et très rapide : j’ai immédiatement

reçu un e-mail contenant ma clé d’installation,

l’adresse du fi chier à télécharger ainsi que le

manuel d’installation.”

Après avoir été acheter son nouveau PC et

l’avoir équipé des programmes adéquats,

Claudio Gallinica entame la procédure

d’installation d’AS/Web. Première étape : le

Self Install vérifi e que le PC répond bien aux

prérequis. A ce stade, pour Claudio Gallinica,

un point n’était pas rempli : “J’ai directement

appelé le Brokers Contact Center. Un

opérateur a pris la main sur mon PC et mis en

ordre le point défectueux. Ensuite, j’ai suivi le

manuel et tout est allé très vite.

En 20 minutes, AS/Web était installé.”

Satisfait et soulagé, tels sont les sentiments

de Claudio Gallinica. “Je suis allé acheter mon

PC le matin, et l’après-midi, il était installé ! Je

ne pouvais pas espérer mieux ni plus rapide

! Si j’avais dû faire venir un installateur, non

seulement cela m’aurait coûté beaucoup plus

cher mais en plus, combien de temps aurais-je

dû attendre avant de pouvoir travailler ?

Ici, dès l’après-midi de mon achat, j’étais à

nouveau opérationnel. Sincèrement, si c’était

à refaire, je n’hésiterais pas : j’utiliserais à

nouveau le Self Install”.

… et à la portée de tous

Enfi n, quand nous lui demandons s’il faut

savoir se débrouiller en informatique pour

pouvoir installer AS/Web, sa réponse ne laisse

place à aucun doute : “Non. Quelqu’un qui

ne s’y connaît pas en informatique peut

sans problème installer AS/Web en suivant

Les avantages du Self Install en quelques mots

GratuitPas besoin d'installateur agréé, donc pas de frais d'installation. Si, durant l'installation, vous avez besoin d'une assistance, vous pouvez bien sûr faire appel à notre Brokers Contact Center. Cette intervention est payante.

SimpleGrâce à notre manuel détaillé, l'installation est un jeu d'enfant !

FlexibleInstallez AS/Web où et quand vous le voulez

SûrLes normes de sécurité les plus strictes sont respectées

Plus d'informations sur le Self Install ?

Vous trouverez la réponse à toutes vos questions sur http://ben.portima.be/fr/selfi nst.aspx

Dans son bureau ‘Giuale-Assur’ situé à Anderlues, Claudio Gallinica travaille seul. Mi-septembre, il s’est vu contraint de remplacer inopinément son PC. Et qui dit remplacement de PC, dit automatiquement frais à supporter et perte de temps. Heureusement, une semaine auparavant, il a appris une bonne nouvelle : il peut désormais installer AS/Web lui-même. Il n’a donc pas hésité : il a décidé de demander le ‘Self Install’. Il nous parle de son expérience.

les instructions. Le manuel

est clair et, si un problème

survient en cours de route, le

Brokers Contact Center vous

aide. C’est rapide et effi cace.”

Merci à Claudio Gallinica

pour le temps qu’il

nous a consacré.

Claudio Gallinica

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Optez pour Port-e-mail et profitez d’une mobilité maximale: vos e-mails, contacts et rendez-vous seront toujours à votre disposition, où que vous soyez !

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