pilotage des cautions bancaires

Les cautions bancaires

Comment piloter efficacement l’encours de cautions bancaires

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2 © 2009 Sage – Division Moyennes & Grandes Entreprises

Agenda

• Introduction– Myriam Radi, Chef de produit Cash Management SAGE

• Le pilotage des cautions bancaires : enjeux et risques– Isabelle Catusse, Président ALTERFI Conseil

• Présentation de la solution Sage de gestion des cautions bancaires

– Virginie Dubourg, Avant vente SAGE

• Retour d’expérience de Vinci Construction France– Tony Carron, Trésorier Groupe de VCF

Le pilotage des cautions et garanties bancaires

Enjeux et risques


Quelques définitions…• Garantie/Caution

–Engagement par lequel une banque (le garant) s’oblige à payer pour le compte de son client fournisseur (donneur d’ordre) une somme déterminée, permettant à l’acheteur (bénéficiaire) d’être indemnisé en cas de défaillance du fournisseur

–Tout contrat comportant une obligation de faire ou de payer, différé dans le temps, peut ou doit être assorti d’un cautionnement, garantissant le respect de l’engagement pris par l’un des intervenants au bénéfice de l’autre.

• De nombreux domaines d’application:–Cautions de marché–Cautions agroalimentaires–Cautions environnementales–Cautions fournisseurs–…

• Principaux utilisateurs : travaux public fournisseurs de matières premières


De multiples possibilités

• Sur les modalités de mise en jeu– Garantie à première demande

– Garantie documentaire

• Sur le risque couvert– Garantie de soumission

– Garantie de restitution d’acompte

– Garantie de bonne fin

– Garantie de dispense de retenue de garantie

– Garantie de paiement

– …

• Sur les modalités de main levée– Expiration du délai de validité

– Main levée formelle du bénéficiaire

– Remise de documents

• Sur les acteurs– Garantie directe

– Garantie indirecte

– Bénéficiaires

– Intermédiaires


Une gestion potentiellement complexe• Multiplicité des acteurs et des flux d’information:

MARCHES FINANCES

CommercialOpérationnel TrésorerieJuridique

Négociation marchés/contrats

Suivi des garanties et mains levées

Suivi des marchés

Mise en place des garanties

Négociation autorisations de garanties


Une gestion potentiellement complexe

• Des coûts– Commission (pourcentage du montant de la garantie) :

• 0.30% à 1%

– Frais par garantie émise :• 40 €

• Une évolution de la règlementation– Augmentation du coût– Baisse des autorisations– Rapport plus serré entre montant des autorisations et volume de flux

confiés


Une gestion potentiellement complexe

•Des risques– Perte de marchés liées à l’impossibilité d’émettre de nouvelles

garanties (stock >= autorisation)– Paiements inutiles (suivi des mains levées)– Réserves sur les comptes (non exhaustivité des engagements hors

bilan)

UNE NECESSITE !

SUIVRE et CONTROLER


Quelle organisation mettre en œuvre?• Centraliser (au moins l’information)• Automatiser (suivi des encours, alertes,…)• Dématérialiser

Base de gestion centrale

Commercial

Opérationnel

Filiales

Juridique

Trésorerie

Restitutions

Alertes

Opérations

Présentation de la solution

Sage FRP Cautions Bancaires


La gestion des cautions

Notre objectif : proposer un véritable outil de pilotage des cautions bancaires

• Centraliser l’ensemble des cautions émises par le Groupe afin de gérer et contrôler l’encours total de cautions par établissement bancaire ou par entité

• Permettre une gestion assistée de votre encours– Possibilité de mise en place de workflow de validation– Alerte sur dépassement d’autorisation – Contrôle sur échéances et main levées

• Produire en temps réel une information pertinente– Encours de caution par banque, par entité– Comparaison du chiffre d’affaire bancaire et de l’encours de caution sous forme de

tableau ou de graphique– Communication interne via intranet (portail collaboratif)


• Une solution dédiée au pilotage de votre encours de cautions bancaires


Solution Full Web

Dotée d’une console d’administration

Et d’outils favorisant la production d’information

Et l’intégration dans votre système d’information



• Une gestion assistée

– Saisie manuelle par utilisation de masque dédié• Saisie à l’émission de la caution

• Saisie des évènements : main levée partielle ou totale

– Import automatisé

– Contrôles• sur le non dépassement des autorisations

• sur le respect des ratios entre montant de la garantie et le montant du marché

– Calculs automatiques des frais d’actes et commissions



Exemple d’un masque de saisie



Contrôler le non dépassement de vos autorisations



Dématérialiser l’acte d’engagement de bout en bout



• Des outils de consultation et de reporting pour un pilotage efficace

– Encours de caution par banque, par entité, par type de caution

– Comparaison de l’encours de caution et du chiffre d’affaire par banque Cette édition est importante dans le cadre des négociations bancaires. Le client ayant un encours de caution

auprès d’un partenaire bancaire doit en contrepartie avoir un volume de flux en conséquence auprès de ce même partenaire bancaire.

Des exemples de consultations



Des exemples de consultations


Une technologie innovante à votre service

• Des possibilités de personnalisation accrue– Ecrans / Menus– Requêtes– Formats d’édition– Import / export– Amendement du référentiel (ajout de champs ou de tables)– Modification ou extension du métier

• Des outils d’aide à la production d’information– Portail – Addin Excel– Publication– Client Outlook


Une technologie innovanteLe portail collaboratif

• Le portail collaboratif pour disposer d’indicateur clé disponibles en temps réel

– Personnalisation par utilisateur de la page d’accueil– Pages d’accueil composées de plusieurs onglets composés d’éléments

de différentes formes : graphiques, listes, webnotes type post-it, etc….– Alimentation de données internes ou externes (flux RSS)


Une technologie innovanteAddin Excel


Une technologie Innovante Addin Excel


La gestion des cautions bancairesCe qu’il faut retenir

• Bénéfices de la solution

– Disposer d’une solution unique au sein de l’entreprise centralisant l’ensemble des cautions

– Accès facilité à l’ensemble des acteurs de l’entreprise pour saisir, modifier, consulter :

• Client Léger

• Client Outlook

– Flexibilité : possibilité d’amender le standard en rajoutant ou modifiant les informations à renseigner (fonction des types de cautions)

– Reporting en temps réel• Etats standard : encours de cautions par entité, par banque, par type de

cautions

• Etats paramétrables : requêteur, générateur d’état, portail (vignettes), publication Oultook

• Dématérialisation

Retour d’expérience


Enjeux et objectifs

• Constat d’une organisation décentralisée

– Contexte : organisation locale– Les inconvénients : difficultés rencontrées dans la fédération

• Objectifs à atteindre

– Le projet – Les apports / avantages– Reportings


Une organisation très décentralisée

• Contexte : 500 filiales – 7000 comptes bancaires répartis à travers tout le territoire

• Activité : BTP génératrice de nombreuses cautions – environ 40 000 cautions en-cours pour un en-cours global de 2,4 Mds Eur (50% des EHB du Groupe VINCI)

• Nécessité de faire intervenir de nombreux établissements financiers

• Pilotage incertain, fonction des autorisations, de la répartition entre chaque partenaire financier : contraintes BALE III

• Hétérogénéité des populations émettrices (trésoriers, comptables, assistantes agences…)


Les inconvénients

• Définition de la répartition des autorisations par filiale

• Emission des cautions demandant une réactivité immédiate lors de la signature des marchés locaux

• Gestion de la géographie bancaire : répartition adaptée en fonction des contraintes de nos partenaires et du risque Corporate

• BALE III amène un resserrement des ressources disponibles

• La pluralité de nos émetteurs peuvent conduire à de nombreuses erreur de gestion : émission incorrecte, gestion des mains levées, non préoccupation des autorisations.


Le projet

• Développement spécifique intégré à l’outil de trésorerie : enjeu de trésorerie majeur

• Mise en place d’une interface entre l’objet métier de gestion des marchés intégrant les émissions de cautions et l’option caution de l’outil de trésorerie

• Reprise des en-cours existants issus des anciennes applications diverses

• Gestion de la diversité des actes émis : RG, BF, Sous-Traitance, soumission,….

• Gestion des mains levées partielles, totales, pondération

• Suivi en temps réel des en-cours de cautions

• Suivi des autorisations par banque et possibilité d’arbitrage au sein d’un établissement

• Pilotage immédiat de la géographie bancaire et des autorisations


Les apports et les avantages

• Fédération immédiate de tous nos en-cours et autorisations

• Aucune double saisie entre l’objet métier et l’option caution de l’outil de trésorerie

• Capacité de reporting à des fins de négociation bancaire

• Capacité de reporting sur la répartition des types de cautions : impact sur la tarification

• Actions possibles sur la gestion de l’en-cours : nettoyage des cautions à main levée

• Intégration complète à l’outil de trésorerie permettant de suivre les frais associés

• Suivi des autorisations par banque : adaptation et pilotage au niveau Groupe plus aisé


Exemples de reporting

Merci de votre attention

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