ARCNA – FORMATION adhérents 2014 - YV

Les archives du Syndicat de copropriété

N°10

Les règles juridiques en copropriété

• Article 33: (Décret N° 86-768 du 9 juin 1986)

Le syndic détient les archives du syndicat

• expédition ou copie des actes énumérés aux articles 1 à 3 ci-dessous, ainsi que toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l'immeuble et au syndicat.

• Il détient, en particulier, les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes.

Arcna – formation adhérents/2015

l’obligation de conservationdes documents d’archives par le syndic

Le règlement de copropriété document essentiel opposable aux copropriétaires

Article 2- du décret du 17 mars 1967

• Le règlement de copropriété peut également comporter:

• 1° L'état descriptif de division de l'immeuble, établi conformément aux dispositions de l'article 71 du décret n° 55-1350 du 14 octobre 1955. IL impose l’état des charges.

• 2° La ou les conventions prévues à l'article 37 de la loi du 10 juillet 1965 et relatives à l'exercice de l'un des droits accessoires aux parties communes.

la conservation des documents d’archives

Article 3 du décret du 17 mars 1967

• Les règlements, états et conventions énumérés aux articles 2 qui précèdent peuvent faire l'objet d'un acte conventionnel ou résulter d'un acte judiciaire, suivant le cas, ayant pour objet de réaliser,

• constater ou ordonner la division de la propriété d'un immeuble dans les conditions fixées par l'article 1er de la loi du 10 juillet 1965.

La conservation des documents d’archives

• Les plans relatifs à la situation foncière cadastrée de la copropriété

• Le Permis de construire :

- surface du lot bâti objet de la division des parties privatives

et des parties communes.

- Situation urbanisme communal, au sein d’une ASL ou non ?

- Description et localisation des raccordements aux réseaux : eaux usées , eaux pluviales, EDF, EAU , téléphone, internet, télévision etc.

- Voierie privée ou voierie communale ?

La conservation des documents d’archives - suite

• Les procès-verbaux des séances ceux-ci sont inscrits, à la suite les uns des autres, sur un registre spécialement ouvert à cet effet et tenu par le syndic.

• La liste des copropriétaires et leur tantièmes de lots, mise à jour par le syndic régulièrement

• Le carnet d’entretien de l’immeuble et les factures des travaux

• Les contrats de tous les équipements communs

• Les diagnostics obligatoires , les documents de comptabilité

La durée légale de conservation des archiveselle est déterminée par les différents codes :

commerce/impôts/assurances/civil/Pénal etc…

Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l'exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées au minimum :

2ans – 3ans – 5ans – 10 ans – 30 ans et plus

( rien n'empêche l'entreprise de l'archiver plus longtemps !)

Ces délais de prescription induits par la reprise de l'administration,

Laquelle peut mener des contrôles, varient, en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s'y rapportent.

Conservation des documents durée de 2 ans et 3 ans

• Les documents des garanties liés à l’achat de matériel

• Les polices d’assurances ( après résiliation)

• Impôts locaux

• Déclaration d’impôts de revenus et de bénéfices

• Impôts sur les sociétés

• Contribution audio-visuel

• Documents de charges sociales , congés annuels et taxe sur salaire

Documents administratifs : civils - commerciaux -sociauxdurée de conservation 5 ans

• Contrats et conventions commerciales ( contrats de syndics )

• Correspondance commerciale ( les engagements vers les prestataires )

• Documents de fusion de société ( filiales, agences etc…)

• Documents bancaires, relevés et talons de chèques ( de la copropriété)

• Dossier d’avocats, de huissiers , de tribunaux etc..

• Documents de transport de marchandises ( achat de matériel pour la copropriété)

• Statuts d’une association ( ASL, union de syndicats etc…)

• Registre du personnel , contrat de travail, bulletins de salaires, contrôle CHSCT

• Registre des procès verbaux et des conseils d’administrations ( conseil syndical)

• Feuille de présence et pouvoirs d’AG

Conservation des documents durée de 10 ans

Les pièces comptables• Les contrats conclus par voie électronique ( convention bancaire, accès intranet )

• Livres comptables : grand livre, journaux livre des comptes de gestion, de copropriétaires, livre de banque

• Ordres de mouvements

• Livre des inventaires

• Bons de commandes, bons de livraisons, ordre de mission, factures fournisseurs

• Bilan des exercices annuels, dettes et créances, annexes et résultats, comptes de travaux

Conservation des documents durée de 30 ans

• Tous les documents relatifs aux titres de propriétés

• Actes notariés d’acquisitions ou cessation de biens immobiliers

• Règlement de copropriété et actes de modifications de celui-ci conventions de servitudes

Comment le syndic gère les archives ?

• Le décret du 19 mars 2010 – loi NOVELLI impose désormais au syndic de lister les conditions de détention des archives dans son contrat de gestion courante, y compris les archives dormantes : ( citation ci-dessous)

• III-1. Archives du syndicat.

• III-1.1. Détention :

• Détention, conservation des archives utiles dans le cadre de la gestion courante de l'immeuble [il convient de

• préciser expressément leur nature, leur volume et leur ancienneté], notamment les plans, le règlement de

• copropriété, l'état de répartition des charges, l'état de division, les procès-verbaux des assemblées

• générales, les contrats de travail des préposés du syndicat, les contrats d'assurance de l'immeuble et

• documents nécessaires pour leur mise en œuvre, les documents et décisions de justice relatifs à l'immeuble

• dont les délais de contestation ne sont pas révolus, les contrats d'entretien et de maintenance des

• équipements communs, ainsi que toute pièce administrative datant de moins de deux ans.

• III-1.2. Transmission des archives au syndic successeur.

• III-1.3. Elaboration et transmission au conseil syndical du bordereau récapitulatif des archives transmises au

• syndic successeur.

Quelles précautions doit prendre le conseil syndicalconcernant les archives de la copropriété ?

• Depuis la parution du décret , certains syndics tentent de restreindre la contrainte de l’obligation.

• Ils souhaitent diminuer le volume encombrant des archives !

• Ils proposent des forfaits de gestion externalisée facturée aux lots, ce qui augmente les frais de gestion annuelle de la copropriété !

• Le conseil syndical doit rester vigilant et vérifier la conformité du contrat qui doit inclure les archives.

ARCNA – Formation adhérents 2015

Les règles juridiques de transfert des archives

art- 18 -2 de la loi du 10 juillet 1965

• En cas de changement de syndic, l’ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d’un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l’ensemble des documents et archives du syndicat.

• Dans le délai de deux mois suivant l’expiration du délai mentionné ci-dessus, l’ancien syndic est tenu de verser au nouveau syndic le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, et de lui fournir l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat.

Les règles juridiques du transfert des archives

Art- 22 décret du 27 mai 2004

• En cas de changement de syndic, la transmission des documents

• et archives du syndicat doit être accompagnée d'un bordereau récapitulatif de ces pièces.

• Copie de ce bordereau est remise au conseil syndical, celui-ci peut

décider d’accompagner le nouveau syndic et émettre des réserves.

Suite des règles juridiques

• Après mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au juge, statuant en référé, d’ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds mentionnés aux deux premiers alinéas du présent article ainsi que le versement des intérêts dus à compter du jour de la mise en demeure.

• La mise en demeure prend la forme d’une lettre recommandée avec accusé de réception

• Si la LRAR reste sans effet, une sommation interpellative d’un huissier peut trouver son efficacité avant la saisie du juge en référé.

L’archive constitue la mémoire historique de la copropriété

ARCNA – Formation adhérents /2015