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Guide des procédures RH Unis-Cité National MàJ : 12 avril 2010

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GUIDE DES PROCEDURES RH

Sommaire

1. Notes internes a. Etat sur la Convention collective b. La convention collective de l’Animation c. La durée du travail d. La formation professionnelle e. La Mutuelle f. Le remboursement des frais professionnels g. L’utilisation du véhicule personnel et les frais kilométriques h. Les temps de trajet liés aux déplacements professionnels i. Le télétravail et le travail à domicile

2. Process internes a. Les arrêts maladie b. Les accidents du travail c. Le congé maternité d. L’adhésion à la mutuelle et autres éléments e. La gestion du temps de travail f. La formation (DIF)


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Les Notes internes

a. Etat sur la Convention collective b. La convention collective de l’Animation c. La durée du Travail d. La formation professionnelle e. La Mutuelle f. Le remboursement des frais professionnels g. L’utilisation du véhicule personnel et les frais kilométriques h. Les temps de trajet liés aux déplacements professionnels i. Le télétravail et le travail à domicile


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Note interne Réf.CCNA032010

Objet : Etat sur l’application de la Convention Collective Destinataires : Equipes salariées Date : 24 mars 2010 Copies : DR, CA

La note interne du 10 décembre 2007 précisait les conditions d’application de la convention collective au sein d’Unis-Cité National et de son réseau (sous réserve de validation des Conseils d’administration respectifs). A ce jour, les dispositions du Titre 2 au titre 7 sont dites applicables. Nous avons annoncé que nous appliquerons les dispositions relatives à la prévoyance et à la retraite complémentaire ultérieurement. Ces dispositions ont un coût financier important pour Unis-Cité (0,34% de la masse salariale en ce qui concerne la Prévoyance pour les non Cadres) et pour le salarié (0,34% de son salaire brut). Les titres afférents n’ont pas été appliqués jusqu’à ce jour et il n’est pas prévu de les appliquer à date. Avec la mise en place progressive de cette convention, nous vous rappelons que nous avons supporté différents impacts financiers notamment en matière de formation professionnelle, de maintien de salaire sur différents événements de la vie des salariés (maladie, congé exceptionnels,…) et de la revalorisation conventionnelle des salaires. Outre cette convention, nous avons décidé la mise en place d’une complémentaire Santé, correspondant aux besoins de nos salariés. Compte tenu de ces efforts et d’un modèle économique fragile, nous avons pour l’instant décidé ne pas appliquer les dispositions des titres 8 et 9 de la convention collective de l’Animation. Nous vous remercions de votre compréhension. Stephen CAZADE

Directeur National

Titre 1.a


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Réf. CCNA 0807

Objet : Application de la Convention Collective de l’Animation (CCNA) Destinataires : ensemble du Personnel salarié Copies : DR/DN Date : 10/12/2007

Comme vous le savez (cf. note d’information du 2 mars 2007), Unis-Cité a la volonté d’adhérer à la Convention Collective de l’Animation (Brochure JO n°3246). Aucune obligation légale ne nous incombe en la matière, c’est donc un choix délibéré de notre part afin de faire bénéficier les salariés d’Unis Cité de l’ensemble des garanties qu’elle offre. Cette adhésion volontaire nous permet d’appliquer les dispositions de la Convention collective de l’animation par étape et donc d’absorber progressivement l’impact financier sans déstabiliser notre structure. C’est donc pour cela que nous appliquons depuis ces derniers mois, comme cela vous a été annoncé dans la note d’information visée ci-dessus, les dispositions suivantes :

- Le titre IV relatif au contrat de travail sauf l’article 4-4-4 afférent aux retraites ; o Article 4.1 relatif à la vacance des postes ; cet article précise que chaque poste

disponible dans le réseau sera annoncé en priorité avant la diffusion en externe. o Article 4.2 et suivants jusqu’à l’article 4.6 relatifs à la conclusion du contrat, à

l’embauche, aux périodes d’essai, aux ruptures de contrats, aux arrêts maladie. D’ailleurs, à ce sujet, nous vous rappelons que le C.A d’Unis Cité ont adopté une mesure plus favorable :

� Maintien du salaire dès le 1er jour de maladie sans condition d’ancienneté.

- Annexe 1 (avenant n°46) relatif aux classifications et salaires ; les salariés ayant un salaire en dessous des minima conventionnels seront régularisés à compter du 1er janvier 2008.

- Le titre VI relatif aux congés, dans sa globalité. - Le titre III relatif aux IRP et plus précisément l’article 3.1. Au sujet des élections des

délégués du personnel, une note interne vous précisé les modalités d’organisation des élections.

Ultérieurement, nous mettrons en œuvre les dispositions suivantes :

- Le titre V relatif à la durée du travail. Une note interne précisera dans les prochains jours,

les directives arrêtées et mises en place depuis janvier 2007. - Le titre VII relatif à la formation professionnelle et plus précisément quant à la mise en

place du plan. - Le titre VIII relatif au régime de prévoyance.

Titre 1.b


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Nous vous rappelons la classification qui est effective au sein du réseau, établie en fonction du pesage de chaque poste et des critères de classification retenus par la CCNA. Poste Classification Statut Points Valeur

point Salaire mini de base

CE Groupe 4 Technicien/Agent de maîtrise

280 5,40 € 1512 €

CFR Groupe 4 Technicien/Agent de maîtrise

280 5,40€ 1512 €

CP Groupe 5 Technicien/Agent de maîtrise

300 5,40€ 1620 €

Asst. Adm. Groupe 3 Employé 251 5,40€ 1355,40 € Resp. Antenne

Groupe 6 Technicien/Agent de maîtrise

350 5,40€ 1890 €

Dr. Régional Groupe 7 Cadre

400 5,40€ 2160 €

En outre, une fois que l’adhésion sera définitive, un avenant au contrat de travail, spécifiant notre rattachement à ladite convention collective, sera proposé à chaque salarié au cours du 2ème semestre 2008. Les bulletins de salaire seront également adaptés en conséquence. Quant aux nouveaux salariés, la classification est d’ores et déjà précisée sur leur contrat de travail. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….


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Note interne Réf. TT 0807

Objet : Durée du travail/Temps de travail effectif Destinataires : ensemble du Personnel salarié Copies : DR/DN Date : 13/12/2007

Nous avons abordé un travail de réorganisation des métiers au sein d’Unis-Cité pour mieux répondre à la réalisation de notre projet et aux impératifs liés à notre environnement en pleine mutation. Dans un souci de pérenniser le projet Unis-Cité en optimisant sa qualité mais aussi son modèle économique, nous vous avons consulté entre octobre et décembre 2006 pour mieux comprendre notre organisation du travail. De nombreux chantiers ont vu ou verront le jour pour répondre à nos défis techniques et humains :

- Formation professionnelle - Politique salariale - Mobilité interne - Compétences et employabilité - Evaluation annuelle - Organisation du temps de travail

Dans notre organisation, les métiers identifiés ont été mieux rétribués, ce qui nous permet aujourd’hui d’avoir une fourchette de salaires au dessus des minima prévus par la convention collective de l’Animation, à laquelle nous adhérons progressivement (c.f. note du 10 décembre 2007). Dans cette dynamique, nous avons également revu, suite à votre consultation, l’organisation du temps de travail afin d’harmoniser au mieux les différentes pratiques et améliorer sa gestion. La présente note a pour but de rappeler les modalités d’application de la réduction du temps de travail au sein d’Unis-Cité et son réseau. Le temps de travail effectif est « le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et doit se conformer à ses directives sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles. » Au 31 décembre 2006, la base de calcul du nombre de jours de travail annuels au sein de l’association était : 365 jours /an -104 jours de repos hebdomadaires (2 jours par semaine) -25 jours de Congés payés pour tout salarié ayant 12 mois d’ancienneté -11 jours fériés en moyenne Soit 225 jours de travail dans l’année sur une base de 39h de travail effectif par semaine soit 7,80 par jour, ce qui représente 1755 heures de travail par an. Dans le cadre la présente note il est rappelé que la durée hebdomadaire de travail effectif n’est plus de 39h mais de 37h20 minutes depuis le 1er janvier 2007. Pour respecter les spécificités locales, la répartition de l’horaire hebdomadaire est laissée à la discrétion du directeur de site en accord avec ses salariés.

Titre 1.c


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En contrepartie de cette durée du travail hebdomadaire, l’ensemble des salariés bénéficie de 12 jours de congés supplémentaires dans le cadre de la réduction du temps de travail. Mode de calcul

Soit 225 jours – 12 jours : 213 j A raison de 37h 33 (en centième, soit 37,20 minutes) par semaine, nous travaillons 37,33/5 = 7,466 h (valeur approchée) Soit 7,466 x 213 = 1590,25 heures par an. La durée annuelle du travail est donc de 1590,25 heures par an alors que la loi prévoit un horaire annuel de 1607 heures. Les modalités d’organisation et de décompte du temps de travail

Six journées de réduction du temps de travail pourront être prises à l’initiative du salarié et six journées seront fixées d’un commun accord entre le salarié et la Direction. Ces jours de repos devront être pris à raison d’une journée par mois. Dans tous les cas, la prise de journée de RTT doit faire l’objet d’un accord préalable écrit ; le préavis devant être suffisant pour ne pas perturber l’organisation du travail. Un décompte hebdomadaire du temps de travail devra être tenu désormais sur l’ensemble du réseau, pour chaque salarié. Ce décompte, établi en deux exemplaires, sera signé par le salarié pour validation. Un exemplaire sera conservé par la direction et un exemplaire sera remis au salarié. Il est entendu que les plages horaires fixes, constituant un temps de présence obligatoire pour tout le personnel sont de :

- 9h30 à 12h et de 14h à 16h30 Ces plages horaires s’appliquent quand le personnel salarié réalise son travail dans les bureaux d’Unis-Cité. Le temps de la pause déjeuner est au minimum de 45 minutes. Il est rappelé que les heures supplémentaires ne doivent être exécutées que sur demande expresse de la direction. Le principe au sein d’Unis-Cité est la récupération des heures supplémentaires. Leur paiement n’intervient qu’à titre exceptionnel. Cas du travail exceptionnel

Application des articles 5.4.2 et 5.4.4 de la convention collective de l’Animation

« Certaines circonstances peuvent exiger que des salariés soient amenés à accomplir une ou plusieurs missions particulières de durée limitée nécessitant une présence continue de jour comme de nuit.

La durée cumulée de ces missions ne peut excéder huit semaines dans l'année. (…).

Les parties considèrent que les salariés placés dans ces conditions accomplissent leur horaire habituel de travail basé sur la durée légale de trente-neuf heures par semaine ou de huit heures par jour en cas de semaine incomplète et bénéficient, le cas échéant, des compensations prévues par la convention en cas de travail exceptionnel les jours de repos et jours fériés.

Toutefois, pour tenir compte des contraintes exigées, chaque jour ouvré effectué dans le cadre de la mission ouvre droit à une récupération de deux heures. Le travail exceptionnel les jours de repos hebdomadaire et les jours fériés donne lieu soit à une


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récupération d'une durée égale, majorée de 50 p 100, soit au paiement des heures supplémentaires effectuées, majorées de 50 p 100. La récupération et la majoration remplacent, le cas échéant, celles prévues à l'article 541. Cette majoration se cumule, le cas échéant, avec le repos compensateur, lorsque, dans les entreprises de plus de dix salariés, les heures effectuées ont été supérieures à quarante-deux heures hebdomadaires. Le travail des jours de repos hebdomadaire donne obligatoirement lieu à récupération. Seules, les majorations peuvent donner lieu à rémunération.»

L’ensemble de ces dispositions de travail exceptionnel est applicable à tous les salariés d’Unis- Cité et à son réseau à compter du 1er janvier 2008. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………


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Note interne

Réf. FPC 0808

Objet : Formation professionnelle au sein du réseau Destinataires : ensemble du Personnel salarié Copies : DR/DN Date : 23/07/2008

L’obligation de formation professionnelle incombe à tous les employeurs. De par la nature de notre activité, nous versons nos cotisations à un collecteur de fonds en charge de la branche de l’économie sociale et solidaire, Uniformation. Jusqu’à ce jour, notre cotisation s’élevait à 1,6 % de la masse salariale de chaque association du réseau. Deux conditions pouvaient déclencher des remboursements de nos actions de formation : avoir plus de dix salariés et verser au moins 1200 € en cotisations. C’est dire que la plupart des associations du réseau n’ont pu bénéficier d’aide jusqu’à ce jour. Pour autant, Unis-Cité s’est efforcée depuis des années à assurer des formations à l’ensemble de ses équipes salariées, dont l’objectif était d’assurer l’adaptation au poste et le maintien dans l’emploi. Aujourd’hui, comme nous adhérons progressivement à ladite convention, notre taux de cotisation passera à 1,89%. Cette cotisation se décompose en trois parties :

- Une partie concerne les actions du Plan de formation, obligation qui relève de l’employeur. Au sein d’Unis-Cité, ces actions sont à jour pour l’essentiel des actions collectives. Ces actions concernent :

o l’adaptation au poste o le maintien de l’emploi lié à l’évolution des métiers o le développement des compétences

- Une partie concerne les actions relevant de la professionnalisation o Les contrats aidés du type contrats de professionnalisation o Les périodes de professionnalisation qui ont pour objet de permettre aux salariés

une qualification, un diplôme, une certification (Fiche explicative) o Le DIF, le droit individuel à la formation. (Fiche explicative)

� Chaque association du Réseau Unis-Cité délivrera à ses salariés son décompte individuel, le nombre heures acquises depuis son entrée à UC, au plus tard pour le 1er novembre 2008.

Au titre de notre affiliation à Uniformation, vous avez des droits pour ceux qui souhaitent valoriser leurs parcours professionnels :

- la validation des acquis de l’expérience. Vous avez l’ensemble des informations sur www.uniformation.fr /boîte à outils/Formulaires.

- le congé individuel de formation. Vous avez l’ensemble des informations sur www.uniformation.fr /boîte à outils/Formulaires. Je vous rappelle que le délai de prise en charge de toute demande est en moyenne de 18 mois.

- Le bilan de compétences. Vous avez l’ensemble des informations sur www.uniformation.fr /boîte à outils/Formulaires

Je vous rappelle que l’ensemble de ces démarches est à faire directement auprès d’Uniformation en vous procurant les formulaires de demande et les notices explicatives sur leur site.

Titre 1.d


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Toutefois, si les actions que vous comptez mener dans le cadre de la valorisation de votre parcours professionnel, devaient se dérouler sur le temps de travail, l’autorisation de l’employeur Unis-Cité est nécessaire. Les autorisations se feront au cas par cas. La Direction des Ressources Humaines ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….


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Note interne Réf. Mut V3

Objet : Mutuelle Destinataires : ensemble du Personnel salarié Copies : DR/DN Date : 15/12/2009

Unis-Cité National a souscrit un contrat collectif d’assurance complémentaire Santé auprès de la mutuelle MGET, le gestionnaire de ce contrat étant la MICIRS. La date d’effet de cette mutuelle est le 1er mars 2007. A compter de cette date, les nouveaux salariés et ses ayants droit ont l’obligation d’opter pour ce régime. Les salariés doivent résilier leur ancienne mutuelle et prévenir leur CPAM de ce changement. Cependant, à titre exceptionnel, peuvent se trouver dégagés de cette obligation : - les salariés sous contrat à durée déterminée. - Les salariés présents avant le 1er mars 2007 au sein de l’association au moment de notre

décision d’adhérer à cette mutuelle. - Les conjoints et enfants des salariés qui bénéficient déjà d’une couverture frais de santé

obligatoire. Ils ont néanmoins la faculté de renoncer à cette dérogation et d’adhérer au contrat collectif. La cotisation est mensuelle, versée à la MGET par l’employeur : 50% à votre charge, 50% à la charge d’Unis-Cité. Votre quote-part sera retenue chaque mois sur vos salaires. La cotisation totale pour une personne est de 0,88 % du plafond de la Sécurité sociale et de 2,14 % pour une famille. Le plafond mensuel de la sécurité sociale (PMSS) sera de 2885 € au 1er janvier 2010. Ce plafond est réévalué chaque année. Vous pouvez opter pour une « Sur complémentaire », pour bénéficier de meilleurs remboursements. La cotisation s’élève à 0,10% pour une personne et à 0,25% pour une famille. � Cette cotisation est à votre charge dans sa totalité. Cotisations applicables aux salariés d’Alsace Moselle : Individuel : 0,60% Famille : 1,86% Sur complémentaire pour un individuel : 0,10 % Sur complémentaire pour une famille : 0,25 % Contact MGET : Tél. : 0811 37 07 01 Fax : 01 58 46 88 10 [email protected] ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Titre 1.e


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Note interne

Réf. AN 08/09

Objet : Remboursement de frais professionnels (Barème et procédure) Destinataires : équipes salariées Copies : DR/ DAF/DN Date : 26 octobre 2009

Cette note annule et remplace celle du 25 mars 2009. Elle est complémentaire de la note du 11 octobre 2008 relatifs aux remboursements des frais kilométriques. A chaque déplacement dans le cadre de vos missions, vous générez des frais de transport, de repas et d’hébergement. Pour cela, nous vous rappelons les règles qui encadrent ces déplacements. Un usage demeure : la rigueur économique. Nous comptons sur votre sens de la responsabilité pour préférer les solutions les plus économiques. Repas pris dans le cadre de ses missions (groupe de travail, réunions, formation) :

- Zone de déplacement : Ile de France - Base maximale de remboursement sur justificatif : 10 € le midi et 16 € le soir.

- Zone de déplacement : Province - Base maximale de remboursement sur justificatif : 8 € le midi et 14 € le soir.

Hébergement (hôtel+petit déjeuner)

- Zone de déplacement : Ile de France - Base maximale de remboursement sur justificatif : 50 €

- Zone de déplacement : Province - Base maximale de remboursement sur justificatif : 40 €

�� Si vous êtes hébergé par un collègue, vous pouvez inviter votre hôte à déjeuner ou à dîner selon le barème ci-dessus. Transport Tous les remboursements se feront sur la base SNCF 2nde classe la plus économique.

Titre 1.f


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�� A titre exceptionnel, si un trajet doit être effectué en avion pour des raisons de longue distance, seule la Direction Régionale a la faculté d’autoriser le recours à ce moyen de transport.

�� Les taxis Le remboursement des notes de taxis est appréciable selon deux conditions :

- en l’absence de transport en commun du lieu desservi - sur l’autorisation préalable de votre N+1

Téléphone En cas d’utilisation du téléphone portable personnel pour des besoins professionnels (hors salariés disposant de téléphones professionnels), les communications pourront être remboursées exclusivement sur la base du relevé détaillé mettant en évidence les communications à prendre en compte pour le remboursement. Procédure de remboursement des notes de frais Chaque salarié doit établir un ordre de mission selon le modèle en vigueur (cf. Lettre de mission).

1- L’ordre de mission doit être signé par le directeur régional (ou par le Responsable d’antenne si délégation) et par le salarié.

2- Cet ordre de mission doit être signé avant chaque déplacement. 3- Le salarié doit renseigner le tableur Excel «Note de Frais » et le transmettre à sa direction

régionale 4- En parallèle, le salarié doit imprimer ce même tableur et fournir les justificatifs afférents.

Ce tableur « Note de Frais » doit être signé par le salarié et la Direction régionale. 5- La direction régionale transmet la version informatique et papier à la DAF ainsi que l’ordre

de mission et les justificatifs originaux. 6- Les remboursements de frais se font à la fin du mois avec le salaire, sauf en cas de

montants importants ou de besoin (à signaler à votre DR, un virement en cours de mois sera effectué).

Rappel concernant les justificatifs : Les tickets de CB ne sont pas des factures, ils ne peuvent être considérés comme des justificatifs. Une facture doit au moins mentionner le montant, l’adresse d’achat, la date et l’objet ou les objets décrits clairement. Concernant les déplacements, seuls les billets de train originaux peuvent être considérés comme des justificatifs (la confirmation de commande, l’attestation de prix ou la facture SNCF ne sont pas suffisants). Cette procédure est applicable dès le 1er novembre 2009. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….


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Note interne

Réf. AN 11/10/08

Objet : Remboursement de frais kilométriques Destinataires : équipes salariées Copies : DR

Cette note vise à déterminer les bases de remboursement de frais kilométriques sur l’ensemble du réseau Unis-Cité. La justification de cette note résulte de l’augmentation exponentielle de ce poste de dépense. Disposition de notre règlement intérieur en date du 15 septembre 2008 : « L’usage des véhicules personnels doit rester exceptionnel et chaque salarié devra veiller à contracter une assurance adaptée à l’usage professionnel : Unis-Cité s’engage à rembourser la quote-part éventuelle. Le remboursement des frais kilométriques s’opère sur la base du barème fiscal. » Les barèmes prennent en compte, notamment, les éléments suivants : dépréciation du véhicule, frais d'achat des casques et protections, frais de réparation et d'entretien, dépenses de pneumatiques, frais de carburant et d'assurance. Lorsque le salarié ou assimilé est contraint d'utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l'indemnité forfaitaire kilométrique est réputée utilisée conformément à son objet dans les limites fixées par les barèmes kilométriques annuellement publiés par l'administration fiscale. Les barèmes kilométriques de l'administration fiscale sont donnés chaque année. Trajet domicile - lieu de travail- Projets Ces dispositions visent le cas des salariés en déplacement professionnel (CE, CP, RA, DR). Désormais il faudra distinguer les cas suivants pour l’utilisation des véhicules personnels dans le cas de vos déplacements professionnels ainsi que les bases de remboursement afférentes. Cas n°1 - les lieux non desservis par les transports en commun : remboursement du déplacement professionnel sur la base du barème fiscal Cas n°2 – les lieux desservis par les transports en commun : l’usage du véhicule sera considéré pour convenance personnelle. La prise en charge des indemnités de transport se fera qu’à hauteur du tarif du transport en commun le plus économique Cas n°3 – les lieux desservis par les transports en commun mais qui nécessite un temps de trajet plus long que l’usage d’un véhicule : La prise en charge des indemnités de transport se fera qu'à

Titre 1.g


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hauteur du tarif du transport en commun le plus économique L’ensemble de ces cas doit être apprécié et validé par votre N+1 (RA ou DR). Les Frais de Parking Cette disposition s’appliquera sur les cas 1 et 3. Si le salarié peut justifier de l'absence d'emplacement de parking gratuit à proximité du lieu de travail, la prise en charge des frais de parking pour le stationnement de son véhicule à proximité du lieu de travail sera pris en charge sur la base du tarif le plus économique. Il est rappelé à tout salarié qui enfreint les dispositions du Code de la route (défaut de paiement de stationnement, excès de vitesse,…), toute contravention sera à la charge du salarié. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….


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Note interne

Réf. Forma 0807

Objet : Temps de trajet/Formation Destinataires : ensemble du Personnel salarié Copies : DR/DN Date : 10/12/2007

Cette note a pour but de clarifier le traitement du temps de trajet des salariés en formation ou en missions exceptionnelles. L’article L. 212-4, alinéa 4, du Code du travail prévoit que le temps de déplacement professionnel, pour se rendre sur un lieu d’exécution du contrat de travail distinct du lieu habituel, ne constitue pas du temps de travail effectif ouvrant droit à rémunération. Toutefois, lorsque le temps de déplacement professionnel visé ci-dessus dépasse le temps normal de trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail, il doit être assorti d’une contrepartie, soit sous forme de repos, soit financière. En l’absence de représentants du personnel, nous avons consulté les différentes Régions et avons retenu les modalités suivantes inspirées de la Convention collective de l’Animation, à laquelle nous adhérerons à terme :

- Temps de trajet domicile/partenaires locaux ou chantiers volontaires : ce n’est pas un temps de travail effectif, aucune contrepartie n’est due. - Temps de trajet domicile/groupe de travail (à Paris ou dans une autre région) ou domicile/lieux de formation (à Paris ou dans une autre région) : ces temps de trajet ouvrent droit à une contrepartie au profit des salariés lorsqu’ils dépassent le temps normal de trajet entre le domicile et le lieu de travail dans la limite ci-dessous : (i) jusqu'à 18 heures de déplacement cumulé dans le mois, un repos de 10 % du temps de déplacement. (ii) au-delà de 18 heures de déplacement cumulé dans le mois, un repos de 25 % du temps de déplacement.

Après accord individuel entre les parties, ce repos pourra être remplacé par une compensation financière équivalente. Ces dispositions sont applicables à l’ensemble du personnel non cadre depuis le 1er octobre 2007. Toutefois, des pratiques existent au sein des régions. Pour faciliter l’adaptation à ces nouvelles règles, un temps de transition a été mis en place et par conséquent, ces dispositions seront définitivement en vigueur le 1er janvier 2008.

Titre 1.h


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Note interne Télé Travail

Date 1er décembre 2010

Objet : Cadrage Télétravail Unis-Cité Destinataires : Equipes salariées Copies : DN/DAF

Cette note a été présentée à la déléguée du personnel le 21 septembre 2010. Principe général Notre cœur d’activité est axé sur le travail en équipe soit au niveau des volontaires, soit au niveau de nos collaborateurs. A ce titre, le collectif reste la pierre angulaire du programme Unis-Cité. Nous introduisons le télétravail et le travail à domicile pour répondre à nos contraintes organisationnelles et/ ou à des contraintes personnelles de nos collaborateurs, de façon temporaire. Pour l’ensemble de ces raisons, le télétravail ou le travail à domicile doit rester exceptionnel.

Article 1er – Champ d’application La présente note s’applique à tous les salarié(e)s de l’association Unis-Cité. Article 2 – Définition du télétravail à domicile « Le télétravail à domicile à l’association Unis-Cité représente l’organisation du travail en alternance par laquelle l’activité du salarié est réalisée au domicile de celui-ci pendant un jour au minimum et quatre jours au maximum par semaine au moyen des outils de communication informatique mis à sa disposition par Unis-Cité, les autres jours, au minimum un jour par semaine, étant réalisés sur le lieu de travail habituel ». Article 3 – Organisation du télétravail à domicile Le télétravail à domicile un jour par semaine reste volontaire et est réversible. L’organisation du télétravail dans ce cadre est prévue par avenant au contrat de travail. Cet avenant précise les modalités du télétravail à domicile, et notamment la localisation dudit domicile. Pour tenir compte des souhaits des salariés, mais également pour leur offrir une plus grande souplesse dans l’organisation du télétravail, il est admis que le télétravail, quel que soit le nombre de jours de télétravail, soit exercé depuis la résidence principale du salarié et /ou depuis une seconde résidence, dès lors qu’elles sont habituelles et localisées en France. Il est toutefois convenu, dans le cas où le salarié, avec l’accord de sa hiérarchie, exerce son télétravail depuis deux domiciles, que l’entreprise ne verse la prime forfaitaire d’abonnement Internet qu’une fois par mois pour un seul abonnement, dans les conditions fixées à l’article 4 du présent avenant. Pour pouvoir « télétravailler » depuis une seconde résidence, le salarié devra au préalable fournir à l’entreprise un justificatif de la conformité de ses installations électriques. Les frais engagés dans ce cadre demeureront à sa charge.

Titre 1.i


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Article 4 – Equipements et frais du passage au télétravail à domicile un jour par semaine Les équipements portables standards aux normes de l’entreprise, à usage strictement professionnel, nécessaires au télétravail à domicile (micro-ordinateur, etc.) pourront être fournis par Unis-Cité. Le salarié qui utilise sa ligne ADSL personnelle à titre professionnel ou qui souscrit un abonnement Internet aux fins de télétravailler depuis son domicile un jour par semaine bénéficie du versement d’une prime mensuelle forfaitaire de 12 euros bruts. Article 5 – Travail à domicile occasionnel à la demande du salarié L’exercice occasionnel d’activités professionnelles à domicile ne peut en aucun cas conférer le statut de télétravailleur, qui est établi au cas par cas et matérialisé par un avenant au contrat de travail. Exécuté de façon exceptionnelle par le personnel, en accord avec sa hiérarchie, le travail à domicile occasionnel a vocation à répondre à des situations inhabituelles ou d’urgence. Tel peut notamment être le cas d’une grève des transports publics, de la dégradation des conditions climatiques, d’une indisponibilité temporaire du véhicule personnel, d’une situation de pandémie ou encore d’une blessure sans arrêt de travail limitant, pendant une période déterminée, les déplacements. Cette situation est ouverte aux salariés disposant déjà d’outils de travail à distance mis à disposition par l’entreprise. Elle ne donne pas droit au versement des aides financières institués au profit des télétravailleurs à domicile. Le personnel souhaitant recourir au travail à domicile occasionnel doit préalablement recueillir l’accord de sa hiérarchie, formalisé par écrit. Cette demande doit mentionner les tâches qui seront effectuées à son domicile. Article 7 : Le processus de validation Toute demande de travail à domicile cité en article 5 relève de la direction régionale. Toute demande de Télétravail, à l’initiative du salarié suivra le processus suivant : _ Demande formulée auprès de sa direction régionale qui valide à un premier niveau en concertation avec la DRH _ Demande transmise à la Direction nationale qui valide à un second niveau. A défaut d’accord, toute demande sera réputée refusée. Si les parties s’accordent, le salarié recevra un avenant précisant les modalités. Article 6 - La fonction ressources humaines Les Direction des ressources humaines sont les interlocuteurs privilégiés des salariés. Article 7 – Clauses administratives et juridiques La présente note s’applique pour une durée indéterminée à compter de sa signature. Les dispositions de la présente note se substituent de plein droit aux dispositions contraires résultant d’accords collectifs ou d’usages.

Stephen CAZADE Directeur


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Les Process internes

a. Les arrêts maladie b. Les accidents du travail c. Le congé maternité d. L’adhésion à la mutuelle e. La formation (DIF)


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Le salarié informe la DR d’un événement ou fait une demande pour l’application d’un droit

La DR communique la demande ou l’événement à la DRH pour validation ou pour information

La DR informe le salarié de la décision.


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Titre 2.a : les arrêts Maladie

Le réseau Unis-Cité s’est engagé à maintenir le salaire net dès le 1er jour de maladie sans condition d’ancienneté. «… sous réserve que le salarié ait effectué en temps utile auprès de la caisse de sécurité sociale les formalités qui lui incombent et que celle-ci accorde des indemnités journalières. » >>> Le salarié doit faire parvenir son arrêt de travail à sa CPAM sous les 48 heures ainsi qu’à Unis-Cité.

��A défaut de non respect de la procédure par le salarié (envoi de ses arrêts à sa CPAM et à l’employeur), le maintien de salaire ne peut être assuré et l’avance de salaire sera récupéré. >>> La DR UC (le DR ou le RA ou l’Assistante) doit établir une attestation de salaire si l’arrêt dépasse les trois jours de carence : http://www.ameli.fr/employeurs/vos-demarches/arret-maladie/la-subrogation.php en précisant « demande de subrogation en cas de maintien de salaire ». >>> La DR envoie cette attestation à la CPAM du salarié, signé par ce dernier pour la demande de subrogation >>> Pour calculer les indemnités journalières, vous pouvez vous rendre sur : http://vosdroits.service-public.fr/F3053.xhtml « Pour le calcul des indemnités dues au titre d'une période de paye, il est tenu compte des indemnités déjà perçues par le salarié au cours de la période débutant 12 mois avant le premier jour de l'arrêt maladie et se terminant à la fin du mois précédant la période de paye de telle sorte que si plusieurs absences pour maladie ou accident du travail ont été indemnisées au cours de cette période, la durée totale d'indemnisation ne doit pas dépasser 90 jours. Lorsque l'arrêt de travail a été prolongé, c'est le premier jour de l'arrêt initial qui est pris en compte pour ce calcul. Le temps d'arrêt de travail indemnisé dans les conditions fixées ci-dessus est assimilé à un temps de travail effectif pour le calcul des droits aux congés payés.


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Titre 2.b : les accidents de travail

Dans les 24 heures, le salarié doit informer ou faire informer son employeur de l'accident. Elle doit lui préciser les lieux, les circonstances et l'identité des témoins éventuels. L'employeur délivre une feuille d'accident du travail (S6201) au salarié accidenté en vue de bénéficier de la gratuité des soins, dans la limite des tarifs conventionnels. La victime doit faire établir par un médecin un certificat médical : le certificat médical initial (S6909) indiquant l’état de la victime et constatant les conséquences de l'accident. En cas d'arrêt de travail, la victime doit adresser le certificat d'arrêt de travail à son employeur. L'employeur doit :

• remettre immédiatement à la victime une feuille d'accident (S6201) lui permettant de se faire soigner, sans faire l'avance des frais.

• déclarer l'accident dans les 48 heures (imprimé S6200) par lettre recommandée avec A.R. à la caisse d'Assurance Maladie dont dépend la victime, en précisant les lieux, circonstances et l'identité des témoins éventuels ou utiliser les services de Net-entreprise pour effectuer une déclaration dématérialisée (voir le paragraphe Déclaration d'accident du travail dématérialisée ci dessous).

• joindre une attestation de salaire (S6202) à la caisse d'Assurance Maladie en cas d'arrêt de travail.

A noter :

• le renouvellement de la feuille d'accident du travail au salarié est assuré ultérieurement par sa caisse d'Assurance Maladie.

• l'employeur peut formuler des réserves quant au caractère professionnel de l'accident lors de la déclaration d'accident du travail, ainsi d'ailleurs qu'au cours de la période d'instruction du dossier,

• en cas de carence de l'employeur ou s'il refuse d'établir une déclaration d'accident du travail, le salarié peut lui-même déclarer l'accident à sa caisse d'Assurance Maladie,

• en cas de carence de l'employeur ou s'il refuse de délivrer la feuille d'accident du travail, c'est la caisse d'Assurance Maladie du salarié qui peut la lui délivrer.

Dans le cas de travail temporaire, l'entreprise utilisatrice doit informer dans les 24 heures à l'entreprise de travail temporaire tout accident survenu à un salarié mis à disposition. Elle doit également informer le service prévention de la caisse régionale d'Assurance Maladie et l'inspecteur du travail.


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Titre 2.c : le congé maternité

Le principe : La durée du congé maternité est de 16 semaines dont, en principe, un congé prénatal de 6 semaines avant la date présumée de l'accouchement et un congé postnatal de 10 semaines après l'accouchement. La convention collective prévoit : « Pendant la durée légale du congé de maternité (art L 122-26 du code du travail), les salariés ayant au moins 6 mois d'ancienneté (à la date du début du congé maternité) bénéficient du versement intégral de leur salaire, déduction faite des indemnités de sécurité sociale, et éventuellement des indemnités versées par les organismes de prévoyance. Les salariées concernées, exerçant leur fonction à temps plein, bénéficient d'une réduction journalière d'une heure de travail à partir du cent vingt et unième jour de grossesse. Cette heure journalière peut être prise en début, en fin de journée ou à l'heure du déjeuner, au choix des salariées. Les salariées à temps partiel dont la durée de travail est égale ou supérieure à vingt heures par semaine ou quatre-vingts heures par mois bénéficient des mêmes dispositions. Les autres salariées à temps partiel bénéficieront de la réduction quotidienne du travail au prorata de leur temps de travail. » La procédure : La salariée doit déclarer sa grossesse à sa caisse d'Assurance Maladie et à sa caisse d'Allocations Familiales, avant la fin du 3e mois de sa grossesse, en leur adressant le formulaire "Premier examen médical prénatal" (également appelé "Vous attendez un enfant ") délivré par son médecin ou sa sage-femme. Elle devra également informer Unis-Cité de sa grossesse avant le début de son congé maternité.

Au début du congé maternité

Dès le début du congé maternité de votre salariée, la DR devra établir une attestation de salaire. C'est sur la base des éléments portés sur cette attestation que l'Assurance Maladie détermine si votre salariée remplit les conditions requises pour avoir droit aux indemnités journalières pendant son congé maternité. Les indemnités journalières sont ensuite versées dans le cas de la subrogation (du maintien de salaire).

Au retour du congé maternité

La salariée doit bénéficier d’une visite médicale de reprise sous les huit jours et doit être reçue par la Direction en vue de son orientation professionnelle.


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Titre 2.e : l’adhésion à la mutuelle

A votre arrivée, la direction régionale doit vous fournir un bulletin d’adhésion ainsi qu’une notice d’information. Pour les salariés en CDI, ils disposent d’un délai de trois mois pour adhérer à la mutuelle obligatoire. Chaque salarié doit fournir avec son bulletin d’adhésion complété et signé les pièces suivantes : - Une copie de l’attestation vitale à jour du salarié et de ses ayants droits - Un RIB

� Les dossiers sont rendus à votre Direction Régionale � La DR transmet par courrier le dossier à la Tête de Réseau pour signature et pour

transmission à la MGET. �Tout changement de formule en cours d’adhésion doit nécessairement être communiqués au secrétariat de la TDR.


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Titre 2.e : le DIF

Comment s'exerce le DIF ?

La formation effectuée dans le cadre du DIF peut se dérouler :

- dans le cadre du temps de travail, - en dehors du temps de travail.

Le salarié peut utiliser totalement ou partiellement les heures acquises au titre du DIF.

Pour les salariés en CDD, la formation doit se dérouler pendant le contrat de travail.

Comment le mettre en oeuvre ?

- Le salarié adresse une demande à son employeur afin de solliciter son accord sur le choix de la formation envisagée.

- L’employeur dispose d’un mois pour notifier sa réponse. Passé ce délai, l’absence de réponse vaut acceptation.

- En cas de désaccord entre salarié et employeur durant 2 années consécutives, le salarié peut présenter sa demande à l’OPACIF Uniformation qui l’étudie au regard de ses critères et priorités. Si la demande est acceptée, l’employeur devra verser à Uniformation le coût lié à la formation à hauteur d’un forfait horaire de 9,15 € ainsi que le montant de l’allocation de formation si la formation a lieu en dehors du temps de travail

Comment le salarié est-il rémunéré ?

- Lorsque le DIF est mis en œuvre pendant le temps de travail, le salarié perçoit de la part de son employeur sa rémunération normale.

- Si le DIF est mis en oeuvre hors du temps de travail, le salarié bénéficie du versement par l’employeur d’une allocation de formation égale à 50% de la rémunération nette du salarié.

Quels types d'actions entrent dans le cadre du DIF ?

Le DIF peut être utilisé pour des :

- actions de promotion professionnelle ou personnelle,

- actions d’acquisition, d’entretien ou de perfectionnement des connaissances,

- actions de qualification développant une meilleure employabilité.

Qui prend en charge les coûts ?

Les frais liés aux DIF peuvent être pris en charge:

- par l’employeur sur son plan de formation (ou sur l'obtention d'une Aide Financière Complémentaire d'Uniformation), notamment l’allocation de formation ou la rémunération,

- par Uniformation sur les fonds de la professionnalisation (à l’exception de l’allocation de formation ou de la rémunération) si l’action de formation choisie est définie comme prioritaire par la branche,


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o INFO 2010 : sont prioritaires les demandes de DIF dont la durée de formation est au minimum de 21 heures. Le plafonnement de la prise en charge des coûts pédagogiques est fixé à 25 € HT de l’heure pour les formations collectives et à 53 €HT pour les formations individuelles.

- par Uniformation sur les fonds du Congé individuel de formation des CDD pour les DIF des salariés en CDD.

Par notre adhésion à la branche de l’Animation, les DIF pourront être financés sur les fonds de professionnalisation d’Uniformation.

• Circuit de la demande au sein d’Unis-Cité : Le salarié intéressé par une formation dans le cadre du DIF fait une demande auprès de sa Direction Régionale qui transmet le dossier à la DRH. L’acceptation du dossier est communiquée au salarié par la DR. Le dossier est ensuite transmis à Uniformation qui dispose d’un délai de deux mois pour communiquer la notification de prise en charge. Le dossier doit comporter obligatoirement les pièces suivantes : - Lettre de motivation - Devis de la formation transmis par l’organisme - Relevé DIF

guide des procedures rh - freeucformation.free.fr/.../guide-procedures-rh.pdf · guide des...

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