elaboration des procedures du cycle rh dans une agence de...
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CENTRE AFRICAIN D'ETUDES SUPERIEURES EN GESTION
INSTITUT D'INGENIERIE DE FORMATION :ET U DEVELOPPEMNET DES RESSOURCES HUMAINES
4ème Promotion
MEMOIRE DE FIN D'ETUDES
THEME: ELABORATION DES PROCEDURES DU CYCLE RH
DANS UNE AGENCE DE L'INFORMATIQUE
Présenté par : Mariam Lamine
Mahaman ZF.INF.
M0043GR'H06
111111111111111111111111111
Octobre 2005
2
Directeur de mémoire : Mr Réal Romuald MBIDA
Enseignant et sous Directeur de I'IFDRH CE AG
Dédicaces
Remerciements
Sigles et abréviations
Liste des figures et tableaux
Avant propos
Introduction
Problématique
SOMMAIRE
Première partie : Cadre théorique et conceptuel de la GRH
Chapitre 1 : La fonction RH dans les organisations
1. 1- Les missions et objectifs de la fonction RH
~.~-Les composantes de la fonction RH
1.~.1 Recrutement
!.~.~ Evaluation du personnel
1 . .:23 Formation
Conclusion
Chapitre 2: Evolutions des pratiques de la GRH
~. 1 Le recrutement
.., .., L"é\aluation du personnel
2.3 - La f\mnation
Conclusion
Chapitre 3 : Description des procédures de G RH
:::.1 Recrutement
~.2- E\aluation du personnel
2.3- Formation
Conclusion
Chapitre 4 : Approche méthodologique de collecte des données
4. l- Modèle théorique
4.2 - Techniques de collecte des données
-U Mise en œune des techniques
44- Démarche d·analyse et de traitement de dunn~es
Conclusion
Deuxième partie : Elaboration des procédures d'un cycle RH dans une Agence de
l'Informatique
Chapitre 5 : Présentation de l'agence en mission
5.1- Cadre juridique et institutionnel
5.2- Missions
5.3- Structure organisationnelle
Conclusion
Chapitre 6 : Elaboration d'un manuel de procédures
6.1- La démarche entre la fonction publique et pri\~e
6.2- La démarche appliquée pour la conception du manuel de 1· Agence
6.3- La structure du manuel
6.4- Le contenu du manuel du cycle RH
Conclusion
Chapitre 7 : Analyse et Recommandations
7.1- Analyse
7.2- Recommandations
7.2.1 La mise en place et révolution du manuel
7 ' ' L ·utilisation du manuel de procédures 'opérateurs)
7.2.3 Les fonctions du manuel de procédures
Conclusion
Conclusion générale
Bibliographie
Table des matières
Annexes
Il
Dédicaces
Je dédie ce travail :
A mes chers parents sans qui je ne serais pas de ce monde
A toi ma très chère Maman chérie que j'adorl.? de.' wut nwn cœur:
Toi qui m·as donné la vie et dont les prières et lt:s conseils n·ont cessé de m·accompagner
dans tout ce que r entreprends.
Tu es pour moi une référence de générosité. de clain ~)yance. de piété. de sagesse et de
rigueur.. .. Que Dieu le tout puissant puisse te lai:sser encore longtemps aH~c nous pour nous
éclairer dans nos choix de tous les jours. veiller sur nos enfants et les voir grandir.
A toi mon cher père .
Pour tout ramour et tout le financement des études de tes enfants dont tu as su faire preun~~
pour assurer à tous. une bonne éducation de base. fondement de toute personne.
Tu nous as fait bénéficier de ton expérience et as su nous inculquer une certaine sagesse et
une haute appréciation des valeurs humaines. En bon père. tu as su transmettre à tes entànts le
goùt des études. ce qui m·a permis aujourd.hui cL:l\oÎr le courage de poursuivre ma
formation. Je suis très heureuse de toi aujourd.hui. Je pri-: pour toi. que Dieu t'accorde son
paradis et que ton âme se repose en paix. Amen '
A mes frères et sœurs :
Ali Lamine ZEINE
Oumar Lamine
Mme Moctar Asmaou ZEINE
Falmata ZEINE
Vous qui a\ ez pris la relève de mon éducation ..:t k financement de mes études. sans 'ous je
ne serais pas arrivée jusque là. Merci beaucoup. que Dieu \\.lUS récompense.
AMr et Mme Ado GARBA pour l'hospitalité quïls nùmt assuré durant toutes ces années.
iii
Remerciements
A mes frères. sœurs. neveux et nièces.
La tàmilk Lamine MOCT AR
La tàmille Taher MOCTAR
Ainsi à tous ceux qui ont de près ou de loin contribué à la réalisation de ce trmail.
notamment:
Mr MBIDA RéaL sous Directeur de !"Institut d "Ingénierie de Formation et du
Dén·loppement des Ressources Humain-::-; pour :;on encadrement ses conseils et pour
le temps quïl m'a accordé. pour sa disponibilité et son encouragement quïl a
manifesté tout au long de notre travail
Mr YAZI Moussa. Responsable du programme .'\udit et Contrôle de Gestion au Cesag
Mme PEYROTTES Sylvie. Directeur de mission à ~PMG Sénégal
Le corps professoral de la 4ème promotion du programme GRH
Tous les stagiaires de la 4eme promotion GIU 1 du Cesag notamment OKASSIE
AMBOLOU et SYLLA Assa pour le soutien moral
A la tàmille Ado GARBA pour tout le respèet et Lunour quïls ont pour moi
Sigles et abré,·iations
RH: Ressources Humaines
G.R.H: Gestion des Ressources Humaines
UIT: Union Internationale des Télécommunications
ANDCP Association Nationale des Directeurs d Ca,Jr~~ du P~rsonncl
AGRH :Association Francophone de Gestion des Ressourœs Humaines
lAS : Institut International de l'Audit Social
COD: Contrat à Durée Déterminée
COI: Contrat à Durée Indéterminée
CV Curriculum Vitae
IPRES : Institut de Prévoyance Retraite au Sénégal
IPM : Institut de Prévoyance Maladie
OIT : Organisation Internationale du Travail
PC : Persona! Computer
DPO : Direction par Objectif
DESS: Diplôme d·Emdes Supérieures Spécialisées
FOAD : Formation Ouverte à Distance
CD: Compact Dise
N+ I : Supérieur Hiérarchique directe
N-~2: Supérieur Hiérarchique
KSAP: Knl)\\ ledge Skills And Aptitudes
BARS: Beha\iorally Anchored Rating Scales
:.JTIC: :.Jouvelles Technologies de lïnformation d de la C\)mmunication
FP : Fonction Privée
DAF: Direction Administrative et Financière
DAF: Directeur Administrative et Financier
ISO: International Standards Organisation
PV: Procès V er bal
DG: Directeur Général
BAT : Bon à Tirer
TOR : Termes de Références
CSS : Caisse de Sécurité Sociale
\
Listes des figures et tableaux
Figure 11°1 : !\hssion et objectif de la fonction RI-!
Figure n°2 : Modèle théorique
Tableau no 1 : Répartition des effectifs par pôle
Tableau n°2 : Répartition des effectifs par catégories
Tabkau !1°3 : Diffërence concernant la rédaction du cycles RH dans la fonction publique et
pri\ée
vi
Avant propos
Dans le cadre de la rédaction de notre mémoire de fin de cycle en« Gestion de
Ressources Humaines» au Centre Africain d'Etudes Supérieures en Gestion
(CESAG), nous avons effectué un stage d'un mois au cabinet d'Audit, d'Expertise
Comptable et Conseils KPMG. Au cours de ce stage, nous avons été associé à la
rédaction d'un manuel de procédures dont la partie RH était l'objet de nos
travaux. Nos travaux ont été réalisés au niveau de l'Agence de l'Informatique où
nous étions effectivement en mission avec le cabinet d'accueil. La rédaction d'un
manuel de procédures s'est imposée comme une nécessité pour la gestion et
l'organisation efficace et efficiente de ce cycle RH.
En tant que futur GRH, participer à l'élaboration des procédures du cycle RH a
été riche en enseignements et nous a permis de cerner l'utilité de cet outil de
gestion, surtout dans le cadre d'une nouvelle structure tel que l'Agence de
l'Informatique de Dakar qui a vu la participation d'un nombre considérable
d'intervenants pour sa mise en œuvre.
vii
Elaboration des procédures du c:-.ck~ RI! dan-., lille: "\gence de lïnformatique
Introduction
La fonction Ressources Humaines occupt: unt: place importante dans l'Entreprise.
Au même titre que les activités de production. le marketing. Elle est dewnue
stratègiqut:. Un Directeur Général disait ù snn DRtl «les ressources humaines. le
\ lanagement participatif tout cela est très bien mais c ·est le marketing seulement qui
nous fait gagner contre les japonais >> ( Cours I\lr \lB rDA . 2004-2005 ). Ce Directeur
Général oublie que le marketing ne peut ètn: efficace que si les vendeurs sont bien
recrutés. sïls sont talentueux. Il faut qu'en amont. le DRH identifie et recrute dans
tous les domaines d'activités les meilleurs éléments possibles pour que l'entreprise
soit performante. Ce rôle stratégique joue par le DRH lui confère œtte importance
dans l'entreprise au même titre que les autres fonctions.
Peut-on. aujourd'hui. imager la gestt~.\11. le traitement des informations des
organisations multinationales ou encore des grand.:s tirmes. sans !"informatique •) La
réponse çst sûrement. non ~ Si 1 "informatique n \:·xistait pas. il aurait donc fallu
l"mwnter. L'agence de ~"Informatique traduit unç volonté politique forte. Elle se
définit comme un cadre d'expression des idées Il tl\ at ri ces et partagées susceptibles
dïmprimer efficacité et durabilité au sect.:ur infnrmatiqu.: des pays africains.
La préparation du développement du système informatique au SénégaL notamment sa
réussite nécessite des moyens financiers. un personnel qualitié et une combinaison
etlicace de ces deux facteurs. Il apparaît donc opportun de pouvoir mettre en place un
dispositif qui puisse donner une assurance raisonnable quant à la réussite de 1" Agence.
ZEil\i E Mari am. DESS GRH Supéneur d î ngen ic:ric du 00\ .:loppement des Ressources Humaines. CESAG. -l' promotion. octobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dan-. une .\gence de lïnformatique
Problématique
Le manuel de procédures est conYentionnellement recommandé comme le document
qui contribue à préserver la fiabilité du syst2'mc lk ~,.'\lntrôk inh:rne. car il permc:t de :
• Décrire les procédures prévut's SUl\ ant
utilisation durable et collecti\e:
modalités qui lui assurent un t'
• Garantir la bonne compréhension du systèmt' de la mise en place correcte des
procédures prévues.
Ainsi nos travaux réalisés se limitent à certaint>s procédures du cycle RH au niveau
de L\gence de l'Informatique qui est unt' structure autonome rattachée au Secrétariat
Général de la Présidence de la République. Les organes de l'Agence comprennent le
Conseil de Surveillance et le Directeur Général. nommés par décret présidentiel.
Elle dispost' en son sein d"une Dirccti,,n admmistratJ\c. Celle-ci se preoccupe de
l"amélioration des conditions sociales du pçrsonnl'l.
De la Direction Administrative. on est passé ù un sen ice des Ressources Humaines en
charge de mettre en place des pratiques èl des pulitiques RH. Ledit senice s·est entre
autre fixé pour objectifs de fournir aux salariés de hPnnes conditions de travail en vue
d"accroitre leur rendement et d"assurer leur stabilité. Nous nous sommes ainsi limitée
à certains aspects du cycle RH du manuel d-: proc~dures à savoir :
• Le recrutement d'un personnel LJUalifiè et 11exible qlll pUisse s·adapter au
changement. Il s·agit donc cfun processus dynamique ayant pour support
!"aptitude à comprendre une silllmion. Le persLmnel doit être choisi sur la base
des spécificités du poste et non le contraire.
• La formation du personnel qui assure son ..:mployabilité afin. quïl pll!sse être
mieux armé pour atlronter n ïmpone quel em ironnement.
Cette formation doit être basée sur cks é\ aluations permanentes du
personnel et de l'environnement. tant interne qu"externe de rorganisation.
ZEINE \1ariam. DESS GRH Institut d. i.:r·ie du Dé\eloppement des Ressoun.:es Humaines. CESAG . ..J." promotion. octobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de lïnformatique
La question fondamentale que nous nous posons alors est : Comment élaborer les
procédures du cycle RH dans une Agence'! ()u.:ll'-' méthode utiliser pour identifier
les procédures à rédiger pour une bonne nrganisatiun Je L\gence de lïnformatique ·)
Et quel plan de rédaction des procédures sui\Te pour élaborer un manuel de
procédures ?
Objectifs de l'étude
L. objectif principal est l'élaboration des procédures du cycle RH garantissant la
réussite de r Agence.
Les oh_1ectifs spécifiques sont:
Faire ressortir l'utilité du manuel des procédun:s pour une Agence.
Présenter la méthode d.élaboration Jes procèdun:s du cycle RH pour la gestion
d ·un système informatique.
Concevoir un manuel de procédures pour la gestion de !"Agence.
Ce sont les questions auxquelles notre étude s·anelk~rn à tromer des réponses mais
aussi des recommandations et une anahse e-n \Ue d'améliorer la gestion des
ressources humaines de l'Agence.
T\iotre étude va s'articuler en de deux parties.
La première va consister en une re\ ue ck la 1 ittérature qui permettra une meilleure
connaissance des différents aspects que nous anms choisi pour ce travail.
Celle-ci \a comporter les chapitres sui\ a nb .
• Cadre théorique et conceptuel de la ().R.H
• La tonction RH dans les organisations
• L·évolution des pratiques de la G.R.H
• Description des procédures de G. R. H.
ZEIN E Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d îngen i...:1 i~:.· du Développement des Ressources Flumaines. CESAG . ...J.' promotion. <1etllbre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dan~ une :\gence de 1 ï nformatiq ue
La deuxième partie traite de la phase pratique. le est consacrée à la conception d'un
manuel de procédures adapté à !"Agence Informatiqur.:'. Elle est structurée comme suit :
• L'élaboration d'un cycle RH dans un-:
• La présentation de 1· agence
• L "élaboration d"un manuel de procédures
• Les recommandations pour une amélinratÎll!; de la G.R.H.
lEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Dé\eloppement des Ressources Humaines. CESAG. -+' promotÎ(lll. n~·rnbre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH clan~ url\:' ~gence de l'Informatique
PREMIERE PARTIE :
CADRE THEORIQUE ET CONCEPTUEL DE
LAGRH
ZEINE Mariarn. DESS GRH Institut Supérieur d'lngénicrit> du Dèwloppement des Ressources Humaines. CESAG. 4c prtmwli,,n. Cll'\l)hre 2005
Elaboration des procédures du c:cle RH dan" une \gence de lïnformatique
Comme tous les domaines que couvre la ·gestion de r entreprise. la Gestion des
Ressources Humaines (GRH} est à 'la. "t,l)is une pratiq-ue et Ut\e discipline uni' ersitaires.
Comme dans ces autres domaines. les.opération:; rek.\ant dè la GRH sont assuréès par
une fonction. en roccurren~e· .la f01j~Ùqn .Resso:1rees Humaines (RH). En tant que
pratique. la GRH consiste à permettre :1 l'lwganisation de disposer en temps utile des
qualifications et des compétences nécessaires ù la production des biens ou des
sen1ces.
La fonction RH a pour principale responsabilité de mettre en plaœ et de faire
fonctionner le système de pilotage et de contrôlé'. les responsables hiérarchiques ont
généralement la responsabilité des décisions concrètes qm affectent leurs
collaborateurs.
La pnse en compte des Ressources Humaine.--, répnnd amsi à une préoccupation
majeure : faire converger les objectifs économiques de 1· entreprise et la tin ali té
humaine. L'homme constituant la principale ressource. c'est celle qui valorise toutes
les autres.
Cette prise en compte est fonction de plusit>urs l~lctt>urs con1me :
- la culture et l'histoire de 1· entreprise
-la taille de l'entreprise
-le secteur d'activités
- les orientations stratégiques de r entreprise
- le style de management de 1· mtreprise
- la nature des relations SLlC ia le.--, '-'.\ ist,ml ,:ans 1· t.'ntreprise
- etc.
En somme. cette prise en compte des ressources humaines tient compte et est aussi
tributaire de r environnement de r entreprise :
environnement économiqut:
- environnement légal
environnement éthique
- environnement technologique
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -1-" promotion. Clctobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dan:;; une Agence de l'Informatique
- environnement socioculturel.
Lès funJt'ments tht'oriques de la rechercht:.· portt'nl ù la fois sur la fonction Rll et sa
définition dans les organisations et les évolutions dans ses pratiques.
7
ZEI~E l'vlariam. DESS GRH Institut Supérieur d"lngénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG .. {" pronwti(•ll. ,x:tobre 2005
Flahoration des procédures duc:- ck Ri 1 ,Ltth u· c: \~c>ncè de l'lnformatiqu<-'
Chapitre 1 : la fonction RH dans les organisations
(( .4ujour,Fhui. les temps sont derenus ditfici/cl pour lu fonction ressources humaines
et les critiques sont acerbes. Combien de DRH regreffent- ils 1 'époque où ils étoienr
directeurs du personnel>>. (Jean-l\1aric> PERFTTl. 21!0-f-2005 :22).
c·cst au début des années quatre-\ingt que la fotk·ticm personnel s·est translürmée en
fonctiun ressources humaines. 69~() cks entrepris~:.·s utilisent le titre de DRH. Ce
changement d'appellation a été interprété comme un changement de perspective. La
conception traditionnelle du personnel. perçu Cll!nme une source de coût qu ïl tà.ut
minimiser. est remplacée par la conception d'un personnel considéré comme une
ressource dont il faut optimiser l'utilisation. Les l1lm1mes et les tèmmes de l'entreprise
sont em isagés comme des ressources qu ïl tàut mobiliser et sur lesquelles il faut
investir. Or. pour une majorité de personnes occupant la tèmction RH. parler de RH ne
revient pas à considérer que les hommes Sc)nt ,le" n:-ssources. mais quïls ont des
ressources. Ainsi la mission du DRH consistc+elk <1 dén~Jopper et à mobiliser ces
celles-ci. (Jean-Marie PERETTL 2004-2005 : 22 l.
1.1- Les missions et objectifs de la fonction RH
L'approche client-founisseur appliquée à la fonction RH permet de cerner ses grandes
1111SSI011S.
Dan~ 1· entreprise. la fonction RH agit ~ur quatre L:at-:gories de clients dont les attente;;;
apparaissent très diverses. Des ~:.·nquèt<.::-.. c:tudcs et rc:cherches réalisées en France et à
r étranger ces dernières années et présc>nt0es en particulier lors des congrès et
uni\ ersités de l'Association Nationale des Dirècteurs et Cadres du Personnd
(ANDCP). de l'Association Francophone de Gestion de Ressources Humaines
(:'\GRHl ou de l'Institut International de: l' \udit '\\h.:ial (JAS) permettent de dresser le
tahkau de ces attentes. (Jean-Marie PERl TTI. 2(H t-1-:::oos • 11).
8
ZEINE \1ariam. DESS GRH Institut Supérieur ciïngén Oé\eloppement des Ressources Humaines. CESAG. -+c prnnwtÎlîll. lîCtobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique
Figure n°l :Missions et objectifs de la fonction RH
BESOINS DE L'ENTREPRISE EN RESSOURCES HUMAINES
LA FONCTICl'\ GE\ IlOt\ DES RES SOl RCf \ HUMAINE::;
MISSIO~S
~\ 1! \\v
BESOINS DES TRAVAILLELRS
SATISFACTION DES BESOINS DE L'E''\TREPRISE ET DES TRAVAJLLELRS
OB.JECTIFS
1 TRIPPLE Oll.IECTif
Ajustemem lks Ajustement des eftèctifs : • Qualité de Gestion des
Ressources Humai nes Animation des Hommes
Source: (Mémoire en Gestion des Entn~pri,es C.G.L CESAG par Oulimata Diongue.
Analyse de la GRH dans une institutionjinunci<::re . cos de lu BOAD).
9
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. promotion. octobre 2005
Elaboration des procédures du C) c le RH dans une -\gence de ~"Informatique
2.2- Les composantes de la fonction RH
gestion des ressources humaines est commc un s: stème comprenant un ensemble
de séquences d"activités finalisées. ou processus. en interaction. Ces processus
concernent l'acquisition de la ressource. son affectaticn dans la structure. son
utilisation. sa conservation. son développèment. son évaluation dans le cadre d'une
planification des besoins et sa comnnm1catinn ink'rne. La Ü1çon de les conduire a
é\ olué au cours de l"histoire. en lien a\ cc les théories des organisations et celles qui
s'attachent à l'étude du comportement humain dans les organisations. Cette partie \ise
à développer les différentes composantes de la fonction RH en entreprise qui sont :
la rémunération
l"administration du personn12l
le recrutement
l'évaluation du persom1el
la formation.
Parmi ces composantes nous avons choisi h: recnltl.'ment. l"évaluation du personnel et
la formation qui font l'objet de notre trc.l\ ail.
2.2.1 Recrutement
L ïmportance accordée par r entrepris" a la 1\)Jk'tion Ressources Humaines ou au
management des ressources humaines est hien récente. Disposer à tout moment des
ressources nécessaires pour occuper ks emplois cn 1\.>nction du niveau d ·ac ti\ ité est
un objectif fondamental. La politique de re .. :rutellll..'nt est une des composantes ck la
politique générale ressources humaines. Il ti..:nt compte du plan de gestion de
1" entreprise qui définit sa culture et ses \ aleurs.
Ainsi. pour assurer la disponibilité quantitati\ e et qualitative des travailleurs
néœssaires à la réalisation des fonctions instituti1mndles. les organisations ont recours
au recrutement.
10
ZEI~E \1ariam. DESS GRH Supéri~ur ,!îng0nll .. 'rie du Ressources Humaines. CESAG. r ;11\lllll>hq, Xl<lhr..: .2005
Elaboration des procédures du c;-de Rif dan-, une \gence de l'Informatique
Le recrutement est une étape primordiale ct déterminante pour les ressources
humaines car il concerne la qualité de b pritH.:ipale ressource et du succès de
!"entreprise. Il ouvre rentreprise à l'e:-;téricur.
Le recrutement c'est déceler les capacités et les pott;ntialités d'une personne meilleure
et compétente. Il met en relation des individus a\ cc une organisation. JI consiste à
sélectionner Je meilleur individu pour occuper un ]'1 )-:tc ou une tùnction préalablement
définie.
Le recrutement est un processus de sélection ct une pratique qui tente. par des
instruments. d'apporter des information" rationnelles. de réduire la subjectivité. de
limikT au maximum les erreurs dans le choi:-; dl?" indi\idus appelés à occuper des
postes \acants dans une entreprise. Il comprend de" phases qui visent à accumukr ks
meilleures informations possibles sur des candidats que !"on espère m·oir ciblés de
façon optimale. et ce. en vue de prendre la nH:ilkun:- décision d'embauche. (Cours Mr
MBIDA. Recrutement : 2004-2005 ).
2.2.2 EYaluation du personnel
Le terme d"évaluation est très général. Il ~·applique autant à !"évaluation des candidats
à un poste. qu·à !"appréciation des performances annuelles. ou encore à l"é\aluation
des compétences d'une personne. à l"occ~lsÎt'11 p~1r e:-;emple d"un bilan de carrière.
Dans tous les cas. il s·agit de savoir quelles sont les capacités théoriques. techniques
et comportementales actuelles et potentielles. d ·une personne par rapport à un nh eau
donné. (Cours Mr \ŒIDA. EYaluation du persl'lllî<.:! 2004-2005)
L "éyaJuation a longtemps été conçue comme la description des qualités nécessaires
pour tenir un poste précis. Aujourd'hui. l"è\ aluatinn sè déroule dans une perspective
qut tiènt compte de r ensemble des sti<.th:'gies de 1" -:ntreprise où elle prend place.
L'organisation est contrainte. dans un marché globalisé èt à rapide progrès
technologique. non seulement pour re\ oir constamment ses priorités et ses stratégies.
mais aussi de les anticiper et de se donner les !11(>yens de les mettre en œuvre.
1 1
-·--·--·------------------ZEINE \1ariam. DESS GRH Institut Supérieur d"lngéni~..-rie du Dén:~foppement d;;;s Ressources
Humaines. CESAG. 4' prnnwti1'll. ,11.:l1)bre :005
Elaboration des procédures du cycle RH dan~ une? Agence de l'Informatique
------------------~~----~~---------------
2.2.3 Formation
La formation se définie selon le dictionnair.: L\ROUSSE comme l'ensemble des
connaissances et savoirs acquis dans un domain,; déterminé: exemple la culture. le
sport. la musique ...
La tl>rmation protèssionnelle est l" etbcmhk mc sures adoptées en \ ue de
l'acquisition ou du perfectionnement d'une qu~tlill...:::îtion professionnelle pour les
travailleurs : elle est prise en charge par 1· Etat et les employeurs.
L::1 formation protèssionnelle continue': chaqut' ft)is quïl s·agit d"accroître la
compétitivité des entreprises. d"accompagncr le-.. restructurations industrielles ou de
lutter contre le chômage. la formation professinnndle inter\'Ïent. sous des modalités
très diverses. pour tenter de répondre aux multiples problèmes engendrés par ces
mutations.
La formation recouvre trois domaines essentiels qui sont :
La formation au sens strict qui p.:rmet au salarié d"acquérir des compétenc.:s
nouvelles
Le perfectionnement qu1 pc:nnct Ju d,tric d'acquérir une qualitïcatinn
nou\ die ainsi que des compétenc-:s : èll plus dès compétences acquises par la
formation au sens strict. le perfectionnement permet d"acquérir une
qualitication plus élevée
Le recyclage permet au salarié de s ·adapter aux mutations de son entreprise
(mise à jour des connaissanc.;:~. ada~1ution aux technologies nouvelles.
reconversion etc.).
Dans une logique de compétences. 1 Ïn\ e:·aîsselllt'llt formatÎl)ll de\ ient un t~Kteur clé
de la création de valeur dans r entreprise.
L ·entreprise a robligation d·assurer l"adaptatilm de ses salariés à révolution
permanente de leurs emplois. La formation apparaît comme une condition de:
l"employabilité. pour le salarié et de la compétiti\ ilé. pour r entreprise.
----------------------------------------~--~--~-~--------~~---------ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dîng:énieric du Oé\eloppement des Ressources
Humaines. CESAG. -~r promotion. l)Ctnbre 2005
Elaboration des procédures du c:cle RH dan-, une Agence de l'Informatique
L ·action des entreprises apparaît en matière de formation encadrée par des
dispositions légales et conventionnel!.:;-;.
A cet égard. r entreprise a besoin de la synergie d.: tous ses éléments actifs pour faire
face. De même. tous les leviers relatifs à la motÎ\ arion des employés et à la structure
organisationnelle doivent être actionnés : rémunérations. avancements dans la
hiérarchie. spécification opérationnelle d.:s tàche:-- ..
Ainsi. l'aptitude intrinsèque des employés à réaliser les tàches liées aux dh·ers postes
à occuper trouve toute son importance. (Cours Mr \ŒIDA. formation : :2004-2005 ).
Conclusion
Pour acquérir les nouvelles compétences. i 1 faut former les salariés déjà présents ou en
recruter d ·autres. Le recrutement est un acte de management qui doit permettre à
!"entreprise de trouver la personne quïllui fau1 pnur !"emploi qu'elle (entreprise) \eut
pom oir. Ainsi. le suivi administratif du personnel qui est la partie la plus
traditionnelle de la fonction personnel est en mis en place. Il s·agit des fôrmalités
d'embauche et. le cas échéant. le licenciement. ! ·élaboration des feuilles de paie. la
tenue du fichier du personnel et les rebtinns ;:l\ ec di\ ers organismes.
La fonction GRH a souvent en charge les relatitllls snciales. c'est-à-dire les relations
a\·ec les représentants du personnel.
13
ZEINE Mariam. DESS GRH d'Ingenierie Ju Dé\c-loppement des Ressources Humaines. CESAG ... J.' prPmotion. tlctobre .::005
Elaboration des procédures du cycle RH datb uth: Agence de lïnformatique
Chapitre 2: Evolutions des pratiques dr la GRH
Parler aujourd'hui de gestion des Ressourccs llumaines. c'est bien mettre l'accent sur
la gestion et le développement du potentiel humain d'une organisation. A côté des
fonctions de gestion. il faut ajouter les tâches administrati,·es qui correspondent aux
champs des relations sociales ou relation~; industrielles. et les tàches de
communication qui correspondent au domaine des rèlations humaines.
La fonetion «personnel » a sensiblement é\ olué durant ces dernières années.
Cependant. son évolution n'est pas similaire d'une organisation à une autre. d'une
entreprise à une autre. Aujourd'hui. dan:-- heaucoup \.r entn:prises. on park· de gestion
des ressources humaines. Par contre dans d ·autres. on se contente de la mise en œuvre
des procédures ou bien. on met l'accent dans un domaine de la G.R.H par exempk la
gestion de la paie. de la communication. Il y a donc une din:-rsité dans les impératifs et
moyens utilisés par la G.R.H.
Comme le soulignent Bernard Martory et Daniel Crozet « La gestion des ressources
humaines. c ·est la gestion des hommes au rra\ ail dans les organisations». En plus des
aspects classiques à savoir. le recrutement. l' é\ aluation. la rémunération. la formation
etc. la G.RJI. fait appel aux discipline:-; rondamentales telles que la sociologie.
l'économie. la psychologie.
2.1- Le recrutement
La qualité d'un recrutement est le résultat de 1· èhkquation existant entre la personne
recrutée et le besoin immédiat et futur de l'entreprise. Elle repose sur une détinition et
une description réalistes du poste à pom oir. sur 1 'identification du profil
correspondant. sur la recherche fructueu:-;e du candidats compétent et. enfin. sur son
illlï..'t;ration r-:ussie dans 1· entreprise.
Le rçcrutement évolue de nos jours. car dans un milieu professionnel constamment
sous press10n. où la réactivité à rurgence est sou\ ent considérée comme un critère
1-t
ZEINE Mariam. DESS GRH Supérieur dïngt?nierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. pronwtiPn. octobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dan:- Lllk' .\gence de !Informatique
d'efficacité et de pérennité. r outil internet app011e des solutions nouvelles au
recrutement et à l'évaluation. De ce t~1it. i! ck\ nit progressivement se généraliser.
111~11:-; aussi poser de noU\·eaux problème:- ~lU.\ p:'ychologues du tra\·ail en termçs
d\~thique. de recherche et dïntervention.
Les sites internet français consacrés au n:crutcment fleurissent déjà. Il est aussi
possible. pour les candidats. d'accéder à des informations sur les entreprises et
cabinets de recrutement. de consulter des offres Lf emploi. de présenter sa candidature
\Îa une page<' Web». de se préparer ù l'cntrdi<.:n ,le rçcnttement. d'adressçr un CV à
une entreprise. de remplir un dossier d · auW-é\ ~tluation des compétences. \ oire dç
passer des tests. y compris graphologiques.
Il est aujourd'hui techniquement emisagçable de prolonger ces démarches par Je biais
d'é\aluation d'entretiens à distanœ \ia une interface Yidéo. de testage multimédia.
d accélération de la mise en correspondance t.:ntrt: des annonces et des profils de
candidats par des méga banques de données. quotidiennement actualisées.
L.: dossier de candidature représ.:me le plus s,>ll\ l."nt le tout premt.:r contact d'un
candidat avec une entreprise ou un séh~ctionneur. que sa démarche soit spontanée ou
Ltssc suite à une annonce d'otire d'emploi.
On peut s'interroger sur lïncidenc.: d.: la gt"11<.:-ralisation de l'utilisation dç
1 "informatique sur ce point.
Depuis une dizaine d'années. les fichi.:rs d.: candidatures se sont multipliés tant dans
les entreprises qui espèrent éviter ainsi des frai:- rél.:vés) d'annonces. que dans les
cabinets qui peuvent présenter ainsi un s.:n icc.' dt'" tù:herch.: directe».
Dans ce cas il est bien probable que lè:-. donn~c:s transmises seront simplifiées.
objecti\·ées.
Le candidat qui souhaite se faire connaîtr.: cfabt)rd .:n tant que personne devra alors
imaginer d'autres moyens de présenter son offre de collaboration à l'entreprise.
L.'èntreti.:n est la partie centrak de la sèkcuun. ".l lJïl1aknk'nt. il s.: situe aussitôt apr2s
l'examen tàvorable du dossier de candidatuœ (pr.:mier .:ntretien) de mêmç qu'on le
retrouve en fin d'opération (entretien d · engag.:menn.
15
ZEIN E Mari am. DESS GRH Institut Supérieur d îngtin ierie du DéYeloppement des Ressources Humaines. CESAG. -r promotion. octobre 2005
Elaboration des procédures du eyck Rll dan~ un,· \g:enœ de !"Informatique
Rien ne permet de penser que rentreti.:n indi\ iduel avec le candidat doiw céder la
place à d'autres formes de sélection.
La tendance semblerait au contraire ren l~lrc.:r ~.:\.'tt\.' forme privilégiée de contact. au
Jétnment d'autres formules plus arttficidles.
11 existe cependant une idée bien ancrée. à sm oir que seul le spécialiste. donc le
psychologue. peut exploiter à fond l"entretien et découvrir tous les aspects cachés du
candidat. Cette opinion. en grande partie f3ussc. disparaît peu à peu. la proportion de
consultants non psychologues a sensihkm\.'nt augnk·nté.
Une étude graphologique peut être réalisée à tout moment. et particulièrement :
Au niveau du premier examen des dossiers de C3ndidature.
Pour préparer l'entretien sïl est réalisé par un interlocuteur graphologue.
En fin de sélection. au moment du choi\ parmi les derniers candidats.
Il est d"ailleurs frappant de voir que cette méthode d'analyse a moins d'opposants que les
tests. On fait plus volontiers appel au graphol(lgu"· qu·du psychologue.
Peut-être pour une raison de coût sans doute aussi parc.: que ce moyen semble accessible
à tous (ce qui ne va pas sans danger. justemènt ).
Aussi. bien des responsables de recrutemt'nt t'Il entreprisçs comme en cabinets font-ils
travailler régulièrement des graphologues. con tri bu~mt ~lin si à développer r usage de ce
moyen de sélection. (Cours Mr MBIDA. Recrutemt'nt • :200-1--:2005).
2.2- L'évaluation du personnel
Les méthodes d"évaluation évoluées portent leur ~lttention sur le rendement futur en
évaluant le potentiel de remployé ou t'Il cktt:rminant lés objectifs de rendemènt.
Trois techniques sont souvent utilisées pour tàire des évaluations de ce type :
• 1· évaluation psychologie
• la direction par objectif (DPO)
• les centres d"évaluation.
16
ZEINE \1ariam. DESS GRH Institut Supérieur d'lng0nil..'ric du Dé\eloppement des Ressources Humaines. CESAG. -t· fll'\lllh'll,'ll •'Ch)hre ~005
Elaboration des procédures du cycle Rllcl<llh lille \~c:nœ de I"Jnt~1rmatiquc
L'évaluation psychologie
C'est une méthode qui utilise rexpertis-.· Li llll - ~-.lwlogue pour faire l"~\aluation du
potentiel des individus.
Elle consiste généralement en une entrente en profondeur. des tests psychologiques.
des discussions avec le superviseur et une rt.?\ ue ,.f autres é\·a]uations.
Le psychologue rédige une évaluation d.;s caractéristiques intellectuelles. émotiœs.
motivationnelles de l'individu. de m~mc que lÏ autres caractéristiques personnelles
ayant une incidence sur le travail et pouYant aider ù pr~dire le rendement futur.
La direction par objectifs (DPO)
Encore désignée en anglais par « Mwwgemc/11 B_1 Ohiectits (\480) » ou gestion par
objectifs. la méthode de la DPO consiste. lorsqu'die est utilisée pour l'é\aluation du
rendement. à l'établissement conjointe. par l'em:..,loyé et l'évaluateur. des objectifs de
rendement à atteindre.
Lorsque les objectifs à atteindre sont définis. ils constituent des buts en fonction
desquels l'individu peut regrouper ses efforts: ils acquièrent alors un caractàe
moti,·ant et ils constituent un point (k rJf~rcncl.' qui permettra au supen iseur et ù
remployé de discuter des besoins de dén:loppement de ce dernier.
Mais en pratique. les programmes de DPO reni.:tmtrent œrtaînes difficultés.
Les objectifs sont souvent trop ambitieu:\ ou trop n:streints.
Les centres d'évaluation
Les centres d"évaluation ont été mis sur pied par e;;:rtaines grandes organisations.
Le œntre d ·évaluation est un outil qui met à contribution plusieurs évalua te urs d
plusieurs standardisés.
17
ZEINE Mariam. DESS GRH du Déwloppement des Ressource:o-Humaines. CESAG. -f pn1motil)IL l)ctobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dan~ une \gence de lïnfonnatique
On demande à certains employés de passèr des èntrevues en profondeur. des tests
psychologiques. de résumer leurs antècèd'-·nts : i h seront évalués pat des pairs èt par
des psychologues ou des gestionnaires: i 1~ pan1cipenn11 à dès discussions de groupç
et finalement. exécuteront des exercices simulant lê travail : tout cela en vue d ·une
évaluation de leur potentiel.
Pendant ce tèmps. les psychologues et ks gestionnaires qui procèdent à !"évaluation
tentènt de déterminer les forces. les faihlèsses ct le potèntid de chaque èmployé qui
se œnd au centre d'évaluation.
L ·évaluation concernè aujourd'hui tuus les sèctcurs de la vte sociale. politiquè et
économique.
li èxistè un indicateur pour l'évaluation du personnel qui est une mesure dont ks
valeurs fournissent une information incomplète mais utile sur un phénomène dont on
cherche à apprécier l'évolution.
Il est en général nécessaire dè dispns'-T d ... · J'lu:--icurs indicateurs pour cerner un
phénomène complexe. (Cours Mr MBIDA". f\ aluation du personnel : :2004-:2005 ).
Il est souhaitable de commumquer au sem du ser\'lce avant le lancement de
l'évaluation pour susciter des réflexions et une d 1 -;;c ussion sur le questionnement par
exèmple. Il \a de soi que tes unités les plus cnm:L'rnées doivent être informées et
associées plus fortement que les autres.
Pèndant la démarche. plusieurs docume!lt' sPIH J'r\1duits et peuvent être utilis0s pour
communiquer. notamment une synth~s.: Ju rapport. mais aussi des documents
intt~rmédiaires. Des résultats partiels pem ent ~tn..' utiles pour permettre d'anticiper les
changements à entreprendre.
L'é\aluation se tàit par un jugemènt qualitatif 11ll quantitatif sur la vakur d'unè
personne. d"un objet. d'un processus. d'une situation ou d'une organisation. en
comparant les caractéristiques obsen ahks à nonnes établies. à partir des critères
èxplicites. en vue de fournir des données utiles à la prise de décision dans la poursuite
d'un but ou d'un objectif.
ZEINE Mariam. DESS GRH lnstitut Supérieur dïngén1erie du Humaines. CESAG . .f" promotion. octobre 2005
1 R
des Ressources
Elaboration des procédures du c~ c le RH dans un-: Agence de l'Informatique
2.3- La formation
Ces dernières années ont vu la montée en plllssance de dispositifs de formation
om erte à distance (FOAD). Sous ce titre- ~énérillllè se classent des approches assez
dherses. dont le (( e-learning » n·est qu·un \\\
Le terme de Formation Ouverte à distance (FOADl désigne les actions de fixmation
qu s·appuient. pour tout ou partie. sur dc>s appt·c-ntissages non « prc;H'IIIiels )). en
autoformation ou avec tutorat. à domicik.dans 1" cntrL"prisç ou en centre de formation
(0FP.l992).
La FOAD se définit par la recherche dè 1· indi\i.Jualisation des apprentissages. La
caractéristique commune des dispositifs utilisant !Informatique est lïnteractivité entre
la machine et rapprenant. qui réagit à des sollicit~1tions ou à des situations pré\ues
dans h~ système. ou qui interroge librèml·nt c~.· 1 ui-ci sur les points quïl souhaite
tra\ ai lier particulièrement. C est ce qui nous perml't de considérer globalement ces
méthodes comme « interrogatives » hien que. dans la réalité. elles restent assez
dominées par un objectif de transmission
On peut distinguer cinq formes des plus courantes ck FOAD :
• les cours par correspondance : leur caractéristique essentielle est la distance de
la relation formateur-apprenant. .. r ext'rCÎl'è:> pratiques. de corrigés ... entre un
formateur et un élève distants :
• Les centres des ressources · leur caractc'ristique essentielle est la
désynchronisation partielle de la relation t~mnateur-apprenant.
On y met à disposition des moyens (techniques et humains) et des ressources multiples et
diversifiées dans des lieux de proximité t~l\ nrisant un ~1Cc~s aux sources de savoirs il la
fois libre et guidé:
• L ·autoformation off- line : sa caractéristique est l"absence du formateur durant
racte de formation.
ZEINE \1ariam, DESS GRH
19
dïngénierie du Développement des Ressources pr,)motion. üetobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dan~ un~ Agence de lïnformatique
E 1 k consiste' cn la mise à disposition <.ks al'l'rcnèl!îh Je ..:ontcnus dc forma ti\ 1n en 1 igne
(on linc) ou sur CD (ofl/ine) auxquels il accèdent ù kur rythme:
• La e-formation. ou e-learning : sa caracteristique est la médiatisation des
relations fom1ateur-apprenant :
Cette formation essentiellement à distance. est bas~e sur !"utilisation des moyens de
communication multimédia. et sur l'usage des technologies de rinformation et de la
co mm uni cation.
• L "hybridation (hlended forma/ion\ : dk se caractérise par la diversité des
relations formateur-apprenant. Elk réal uni.' hybridation entre des acti\ it"s
en présentiel et des activités à distance. basée sm une alternance de situation
d. apprentissages complémentaire'- .:n termes de temps. de lieux. <.k médiations
pédagogiques humaines et technologiques. et de ressources.(Aiain
\<fEIGNANT. Manager la formation édition ).
Conclusion
L ïmplicaliùl1 de la t(mction RessoUJ\.:C.'> Il unuinc-, ~lU ni\ èaU de r organisation d des
structures permet d'anticiper les conséquences quç pçut m oir r organisation sur ks
politiques de ressources humaines dans tous les domaines. quïl s·agisse du
recrutement. de la formation. des politiqués Je rémunération ou du développement des
compétences.
De nombreuses études ont démontré que ks entreprises performantes étaient celles qui
maîtrisaient parfaitement leur organisation et que mettre des personnes très
performantes dans une organisation inadaptee ne l'tlll\ ait pas la rendre performante à
moins que celles-ci n'aient elles-m~me:; la capacité et le pouvoir de changer
rorganisation. Pour ce faire. il con,·ient d. adoph.:r une bonne organisation en tenant
compte des réalités de la structure.
20
ZEI\fE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dïngèni..:ri..:- du Dé\eloppement des Ressources Humaines. CESAG .. .r prllllWtion. P..:tobre 2005
Elaboration des procédures du C) c le R Il clan~ une \gence de !"Informatique
Chapitre 3 : Description des procédure" Ùt' C.R.H.
On dit souvent que la principale richesse d ·entreprise est constituée des hommes qui la
composent. c·est à la fonction (( CJestiPil lk's R<..'~~(lUrces Humaines)) que re\ ient la
tâche de la gérer au mieux. Cette foncti\ln ~~ h<-'auu,up én1lué au cours de dernières
années. Elle est aujourd"hui s·aniculéc autour de trdis rôles que nous résumons.
3.1- Recrutement :
La qualité d·un recrutement est le résultat de !"adéquation existant entre la personne
recrutée et le besoin immédiat et futur de l"èntreprise. Elle repose sur une définition et
une description réalistes du poste ù poun oir. sur lïdentification du protïl
correspondant. sur la recherche fructuèusc du candidat compétent et. enfin. sur son
intégration réussie dans rentreprise.
Les étapes du recrutement
Le recrutement est une opération comple\e ~;;?t suu\ ent longue. L ·usage de telles ou
telles techniques de recrutement. !"ordre dans lequel elles sont mises en œu\Te et le
nombr~;;? de ses opérations varient d"une entreprise ù !"autre. Nous pouvons cependant
distinguer trois principales phases qui sont la planification. le recrutement et la
définition du poste et protïl.
a- La planification
Il s·agit des dispositions à prendre a\ant lk pmu.:dcr au recrutcmènt. c·est la
détïnition des nécessités numériques ct prukssiunnl:llcs de l'embauche.
- Besoins des effectifs et analyse du besoin
.\u début de chaque exercice. les entrèprises mettent en place un plan de gestion
intégrant le plan de recrutement qui prend en compk les besoins en personnel du point
21
ZElNE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dïng:énierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG .. f fll'\îllhlli\'IL ,,ct(lhrc 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dan:' Ulh.: .\gence de l'Informatique
de n1e quantitatif et qualitatif (programme d ·action sur les embauches. les
licenciements. les mutations. les promotions et la formation).
La demande de recrutement émanant du rc:-.l'llJbab\e hiérarchique doit ètre en
cohérenœ avec le plan de recrutement d dl1Ît L1irc ;·tlbjd tfun document écrit èt signé
par lui et le superviseur direct. Le document mentionne les conditions spécifiques du
recrutement :
création d·un nouveau posté'
remplacement suite à un départ
Une fois la demande autorisée. le poste est alors inscrit dans le plan de recrutement. Il
re\ ient au demandeur de commenter le posté ù po un oir pour aider celui qui proct:de
au rècrutement de bien connaître l"en\JWnncmcm (matériel. conditions de tra\aiL
em·ironnement social) dans lequel se situe lè poste.
Le demandeur prendra également soin de mettre ù la disposition ues personnes
impliquées dans le recrutement. les informations concernant :
l'entreprise en termes d'activités. d"etlectit< ck chiffre d·atraires et de résultats:
la définition de la fonction en décri\ant l'acti\ité et la responsabilité générale de
celle-ci. le détail des activités principalçs e'.:primées en termes de réalisations et de
responsabilités. et l'environnement orbanisationnel de la fonction (à quel ni\ eau se
situe le poste dans rorganigramme)
le profil du candidat en indiquant facteurs de personnalité ams1 que les
compétences requises (la race. la religi<lll ,·t k -;,:)...; étaJH proscrits)
les conditions d'emploi relatives au.\ L.l\lHpn-:anh.:s dl' la rémunération
les conditions matérielles de travai 1 et les moyens mis à la disposition de
)"employé
les potentialités de développement de" t:nmpl'tl'nces et de caJTière
ks conditions d'accueil et dïntég:ratilln
la politique de recrutement interne
le type de contrat
les éléments du contrat
ZEI'-JE ivlariam. DESS GRH Institut Supérieur dïngéni-:rie du Dé\eloppemenr des Ressources Humaines. CESAG. -l' prc1nwtinn. lKtobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une \gence de lïnformatique
------------------·----··--------------
le lieu de travail
les exigences de mobilité interne ou géographique
- Définition du poste et du profil
C est la description de la position: tâches et responsabilités. exigences du poste et des
profils adéquats.
De la définition du poste ron tire. d'une part. l"ensemble des qualités intellectuelles.
morales. physiques. comportementales. moti,ationnelles. professionnelles. etc .. et
d'autre part. donner la Carte dÏdentitt' ide éli<..· de l'< h .. 'l'Upanl du poste (formation. age.
èXpérience professionnelle. mobilité géographique:' ... l 1.'11 précisant les responsabilités
(nombre de collaborateurs. utilisation des appareils. etc.). les missions. les tàches. la
position hiérarchique du poste. les risques liés au poste.
Il s'agit de donner un contenu à l'emph)i èl de trou\ er le candidat qui se rapproche des
qualités et du profil du poste.
-Budgétisation
A\ant d'exprimer une demande de re~.:rutei11L'11L il est important de s assurer au
préalable que l'entreprise dispose des t'lll1d:, nécessaires : définir de façon
prévisionnelle le coût global de tout k processus d ·acquisition (préYisions et
incidences sur la masse salariale) et le traitement de J'incombant. Le poste bien que
retenu dans le plan. ne sera publié que sïl ôl bud!;!ètîsé.
Sélection des opérateurs
Elle se fait en deux phases :
Les sfntcfures imernes de l'emre1n'i ,l.
Plusieurs entreprises possèdent leurs propres structures de recrutement. Elles
présentent ainsi r avantage de connaître 1· entreprise. sa culture et ses valeurs.
,..., __ ,
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur cf Ingénierie du Dé\eloppement des Ressources Humaines. CESAG ... r prnnwtinn. octobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dan-; une -\gence de lïnformatique
Les structures externes à l'enrrepri\
L~s cabinets de recrutement. extéri~urs ô 1· cnrr~prise. présentent 1· a\ antage d~
disposer de méthodes professionnelles spécialisées tels que les tests psychotechniques.
Ils permettent une objectivité et une expertise plus indépendante.
Ils présentent 1 'inconvénient de ne pas toujours bit'n connaître la culture. les rouages
c't ks fonctionnements internes de r c't1treprisc'. c~ci peut être corn ge par une
collaboration suivie dans Ie temps.
Les sociétés dïntérim proposent parfni~ dl..'~ candidats dans \~ cadr~ LÏun contrat de
prestation de services d'une durée minimale·
Recherche des candidatures
Par prospection interne. Dispose-t-on dans l'entreprise de personnt's correspondant
au profil de remploi ? Si oui. on se tourn~ alors \ers ~ux à condition que les pratiqu~s
de gestion de l'entreprise le permettent.
P~11· tle:-.:ihilité externe. Un sang nOU\èau p.:ut ~tpporter un plus à l'entreprise. La
recherche externe est assurée. en collaboration él\ cc la hiérarchie.
La demande de candidature spontanée
L ·entreprise se réfère aux candidatures déjà constituées sur la base des candidatures
spontanées que r entreprise reçoit sans ~n, lit l'li hl i1.: de \arance de poste.
La demande d'emploi suite à une vacance de poste
L'entreprise. suite à un besoin autorisé. puhlie le poste vacant Les indi' idus
susceptibles de posséder le profil du pnstc t~1nt ucll.: de candidature
Les stages d'écoles ou stages pré emploi
Les stages dans les entreprises constituent parfois un moyen de «tester» les capacités
et les comportements d'un candidat potentiel.
24
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut dïngénicnc elu Humaines. CESAG. -1' pnltnoti\>JL ,,\."t,)bre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dan:; un<.? \gence de l'Informatique
Ce11ains stages rémunérés sont assimilés à des Cüntrats à durée déterminée et pement
déboucher sur un emploi.
Les contacts avec les écoles : L'entreprise \a dans les écoles ou dans les universités
pour se faire connaître en présentant ses caract-2ristiques. (\:ci permet aux ~tudiants de
poser des questions plus librement que dans une situation de recrutement.
Les forums d'emploi : Des groupes lf entreprises pcm ent organiser des forums afin
de permettre aux étudiants. aux jeunes diplômés cTou autres chercheurs d"emploi de
rencontrer. sur un même lieu. plusieurs entreprises. Ils favorisent un choix comparatif
Les organismes publics et professionnels : Il s agit des organismes professionnels
collectant et mettant à la disposition du public des int~)l"mations sur les post ès \ ac::mts
par entreprise. région et secteur d" activités. Ils ont connaissance des offres d"emploi.
Cest le cas de !"Office National de !"Emploi ct des Agences pour !"emploi. Ils
peuwnt également être appelés organisme~ de r·d ~ICc.'ment parc t'" que disposant d ·un
catalogue de candidatures potentielks qu ï 1:; peu\ ent proposer à des èntn.:prises.
Les relations personnelles : Informations donnéès par les salariés de l"èntreprise à
des personnes extérieures semblant avoir k~ profil du poste ù pourvoir.
Campagne de recrutement : L ·entreprise communiquè awc la cible choisie pour lui
faire savoir qu ·elle veut la recruter. En généra 1. r on utilise les presses écrite d
audioYisuelle. les affiches. Internet. ..
\ lél réception des candidatures (intel"lîL'~ Pli L'\ll'rncs). aYec ou sans cnm:uurs ct
remplacement. !"entreprise procède au tri de~ candidatures par la lettre dè moti\ation
et le CV avant de passer aux entretiens en fixant le calendrier. en tenant compte du
nombre de candidats et des ressources adaptées mis à la disposition du service des
ressources humaines.
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d Ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG ... r promotion. octobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique
Les entretiens: L~ but de l'entrdien ..:st d,: r<.:ncuntrer le candidat. de faire sa
connaissance pour apprécier ses compéknc<.:c.:. son èXpérience. ses qualités
personnelles. sa logique dans le raisonnem~nL son aisance verbale. etc.
L~s entretiens peuvent prendre plusieurs l(mncs.
L'entretien individuel: Il permc:t un échange personnel entre le candidat~~ k
recruteur (entendu le représentant d~ la société).
L'entretien collectif: les candidats sont rt.'unis par groupe de 8 ou lü. Cette
forme permet aux candidats. par leurs questions et réponses. de s ·auto
sélectionner. Elle permet également crobserwr le comportement des candidats
dans un groupe et de déceler les plus motivés. Les candidats peuvent ensuite
solliciter un entretien individuel.
Les tests et essais professionnels.
Recommandations et décision
Après que le recruteur ait trouvé Iïndi\ idu qui correspond le mieux au poste. il le
recommande au demandeur du recrutement pour décision.
Si le candidat satisfait aux attentes de l'èntrepris<.:. le responsable supérieur. sur avis
du supen iseur immédiat. décide son recnllt:'l1lènt.
3.2- Evaluation du personnel
La mise en œuvre d'une gestion pré,isionnelle d~s ressources humaines implique
l"èxistence d'un système d'appréciatÎlltl p<.:rmettant dè réunir les intîJrmatJons
nécessaires pour construire les dift~rc'nts programmes (promotion. rt.'munèration.
formation. notamment) et asseoir les décisions concèrnant les carrières des salariés.
Aujourd.hui. l'existence d\m système ,.fentretÎL'n annuel d'appréciation apparaît
mdispensable dans toute organisation .Cc'pendant un système d·évaluation suscite des
26
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supériem dîngénit:rie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. 4' rrt1111t>titlll. ,,ctt1hre ~005
Elaboration des procédure~ duc: cie Rllclan, un~· de l'Informatique
réserYes (est ce vraiment utile de noter·: a-hm le dnJit de juger •) qui peut noter qui ?).
et les difficultés rencontrées sont nombreuses. (.iean-\larie PERETTI : .200-t-.2005. 1 -,.:
édition).
L ·é, aluation du personnel est un processus. et a cc titre elle obéit à un certain nombre
de règles que nous allons passer en revue.
Les objectifs de management
Pour le manager. l'enjeu principal consiste ~~ définir les objectifs et à cadrer !"activité
pour une période déterminée. Il apparti.:nt au m~mager de bien évaluer les objectifs de
chacun selon ses compétences.
L'évaluation est donc un moment pour " L1ire passer les objectifs» comme disent les
managers. c ·est-à-dire de les transmettre d de flin: en sorte que le managé se les
approprie. L"é\aluation permet enfin de ,Î~1uger le ni\ eau de motivation de son équipe.
de récolter des informations précieuses pour assurer son rôle de manager.
objectifs de formulation d'un objectir indi\ i,luel
L'objectif est la description précise d"un résultat à atteindre par des actions concrètes
dans un délai fixe. De façon générale l'appréciation des performanc.:s a pour
objectifs:
Pour le collaborateur
- de recueillir l'opinion de son responsable sur son travai 1
- tk mieux connaître ce que l'on attelhl lui
-d'identifier ses points torts et ses points faihk's
-d'écouter les conseils et les suggestions
-de dégager des axes d'amélioration
- de discuter de sa place (actuelle et future) dans r entreprise et les moyens
d"éyoJuer.
.27
ZEJNE Mariam. DESS GRH Institut Supérieu1· d Ingénierie du DéYeloppement de::; Ressources Hurnaines. CESAG . .. t p!\lllllltllliJ. ,•..:tobre 2005
Elaboration des procédures du c~ck RH d::n' lllk' de l'Informatique
Pour le responsable (manager)
d'analyser clairement les points t'lms ct il'~ [1\lints t~1ibks d'un collaborateur
-d'écouter ses attentes et ses difficult~s
de fixer des objectifs personnels en ad~quation <nec ses propres objectifs
- d ·enregistrer les suggestions et de ses collaborateurs
- J' em·isager des mesures pour diminuer les pt)ints faibles (formation. changement
de responsabilités. etc.)
-d'énoncer clairement les objectifs à atteindre
-d'éviter les décisions de rémunération et Je promotion trop subjectives.
Pour l'entreprise
-de disposer d'une base d'informations sur r·~tat d'esprit général des
collaborateurs
-de recueillir suggestions et idées d'amélioration de l'organisation
d ·éviter des erreurs dans la rémunératitm ct ks changements d ·organisation.
Les méthodes d'évaluation:
L ·é,·aluation est l'étape préalable à tout entretien en généraL Elle est effectuée par le
N 1. de manière écrite ou non. au nw' en d'un l'lmnulaire. d'un questionnaire ou
d'une grille créée en interne ou en è\tern~:.'. lilL· l'eut donner lieu à une notation
consolidée lors de l'entretien. Cette évaluation est effectuée 2 à 3 semaines avant
l'entretien.
L 'autoévaluation
L'auroévaluation n'est pas systématique dans les entreprises. Elle peut accompagner
l'évaluation. La méthode est d'ailleurs similaire. à travers un questionnaire ou un
formulaire rempli cette fois par l'évalué. C\? documènt est avant tout un guide ouwrt
pour se poser les bonnes questions a\·am une rencnntre avec le N + 1.
L·autoé\aluation permet à l'évalué de :-;c- préparer ù l'entrc-tien et de rél1échir à son
argumentation. L ·autoévaluation implique le salarié dans le processus d'évaluation.
28
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supériem dîngénJeJï<.: du Dé,eloppement tk:-. R.:s~uurce:-. Humaines. CESAG. -1" promlHil111. ücWbre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH clans une Agence de !Informatique
Le feed-back 360°
En règle générale. le salarié évalué rest tout d. ahnrd par lui-même. plllS par ses
collaborateurs et son N + 1. Cette évaluation s·enectue à partir d'un formulaire. de -W
à 120 questions. distribué au maximum à une \ ingtaine de personnes.
Le 360" est applicable dans toutes ks l'lllrcpriseè- 1! <adresse aux managers. cadres.
responsables de projet et parfois aux agents de main·i se. Pour être pertinent. r évalué
doit avoir 1 à 2 ans de présence dans r entreprise.
L'évaluation par l'entourage est anonyme. Le remplissage du questionnaire prend 30
minutes. Le 360° est une photographie complète de la réalité perçue par l'entourage.
L'entretien collectif
Il est rare et toujours précédé ou suivi par un entretien indi,iduel. Il nécessite plus de
temps que l'entretien individuel et est d"une organisation plus complexe du point de
nte de la disponibilité de chacun.
L"é\aluation collective au travers d"un entretten collectif est envisageable dans le
cadre d"un projet ou pour une équipe autonome de travail. Faire le point
collectivement sur le fonctionnement et b performance d"une équipe. la gestion d"un
projet. est l"un des avantages de cette méthock.
Par ailleurs. il peut y avoir l'intérêt de juger de la cohésion d"une équipe ou d'tm
groupe.
L 'assessment center
L'assessment center ou centre de dé\ eloppeme111 \lU Li" orientation. cette méthode est
employée uniquement dans les très grande:-; entreprises. Elle s·adresse aux managers.
chefs de projets. et plus récemment à tous les salariés.
L'entretien individuel
Annuel ou semestrieL il se déroule en général èn tin d"année. Il s·agit d"un entretien
en tàce à face avec son N + 1 et parfois son \i ~ .2. sïl y a désaccord. Y sont abordés
les échecs et les réussites de l" année passée. les objectifs de r année à venir.
1" é\ o 1 ution professionnelle et éYentue llement un pl an de formation. L ·entretien donne
lieu à un document récapitulatif co-signé. Ftant le plus répandu. nous lui consacrons
une analyse plus élaborée dans la suite de notre tra\ ail.
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dlngénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG . ..f'. prnm,lti,ln. ,1ctobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans un~.' .\gence de lïnformatique
Après av01r évoqué les objectifs et les m-.'thodes de r évaluation. nous allons
maintenant aborder son objet. les procédures et les rd;:;rentiels.
L'objet de l'évaluation
Il correspond à la question: évaluer quoi ) Ils· ·l de déterminer sur quoi portera
exactement !"évaluation.
Les résultats
Cest ce qui détermine l'existence de r entreprise et ce à quoi contribue le travail du
salarié. Il s ·agit donc par la suite de distinguer les résultats individuels et les résultats
collectifs. Comment sépare-t-on ce qui relèw ck lïndividuel de ce qui relève du
L:ulkcti(') Comment attribuer la part mdi\ iduelk elU résultat collectif"
Les comportements
Les auteurs anglo-saxons insistent sur des échelles d. évaluation tdles KSAP
(l\.nu111edge. Skills and Aptitudes) ou BA.RS (Buhm·iorully Anchored Ruring s·cules)
ou Echdk d'évaluation déri\ des cnmpnrh.'ments Tout ceci traduit 1 "importance
accordée aux comportements. au savoir étre du sal:tri~ dans son travail pour r atteinte
des objectifs. Et les comportements se déclinent en :
ponctualité : être à l'heure permet tk' pas nuire au tra\·ail du groupe
intégrité: rapprécié obsenç Ulk" Cl..'rtaine t?thique dans !"accomplissement
de ses tâches:
honnêteté: il se garde de poser des actes indélicats
assiduité: la présence effective> ù sPn poste et sans absence non justiliée
permet de planifier le tra\ail
disponibilité : possibilité de pouYoir répondre présent dès que le tra,·ail
l'exige. même en dehors du temps normal
discipline: le travail est efkctué selon ks règlc's de l" art. en étant rigoureux
et organisé
capacité d'écoute: confère une qualité d·,)u\erture d"esprit.
30
ZEINE fVIariam. DESS GRH Institut Supérieur dîngéni.:rie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -r· promnttnrL (H.:tobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dan:, une .\gence de 1 Informatique
- Les compétences: Elles correspondent aussi au ~a\ ~~ir !~lin:. Il s·agit de:
le sens de la rigueur dans k tr~l\ ail. k sa!J.ri~ ne se satistàit pas de l"à peu
près
la créativité et le sens de 1 ïnitiath e : 1" appr~cié est jugé sur son sens de
lïmagination. sa capacité à tromer des solutions adaptées à des problèmes
ponctuels. sa réactivité
les compétences présumées liées:\ sa formation
les compétences validées ou n.x:onnues. liées à son expérience
professionnelle.
L · é\ al uation porte aussi sur :
- les potentiels.
- les connaissances (le savoir).
- le leadership (le savoir tàire faire l.
Les procédures de l'évaluation : Elles répun~..knt ô Ll '-luestion: comment tàin: ou
évaluer avec quoi ?
Cardin. Guérin et Pigeyre ( Gesfion des ResiOiil"l't'\ Humuines : Ed Dunod. Paris. 1977 J
établissent une relation entre la proc~dure d les autrès composantes du processus. Ils
résument ainsi cette check-list :
-date: choix du moment auquel duit se derPuler !"appréciation
-support de l'évaluation: élaboration èt \alidation de la grille
- information. puis formation des appréciatc:urs
Lanœment de l'évaluation : organis~lllt\11 des " \ agues » successl\es. depuis
r encadrement supérieur jusqu'au bas de la hi0rarchiè :
-tableaux de bord de réalisation : pourcentagè des salariés évalués
-circuit documentaire et archi\age.
31
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut dïngénierie du de::. Ressources Humaines. CESAG. -+' prnmntinn. t1Ctoore :2005
Elaboration des procédures du cycle RH dan::, une Agence de lïnformatique
Les référentiels d'évaluation
Ils répondent à la question :au nom de quoi é\ aluc:r )
L'évaluation peut tàire référence implicitement nu explicitement à une certaine
conception du service public. à une ambition d'acquérir ou de conserwr une position de
leader sur un marché ou à une mission de dé\ doppcmc.'nt de la science ou de contribution
à la mise c:n œuvre: d"un idéal humanitaire:.
E. Enriquez met c:n rapport formes d"organisati~)ns. ,Ji\ èrses modalités de J"é, aluation ct
rdërentids sous-jacents :
- la structure charismatique qu·on peut définir comme une organisation où le chef
occupe une place centrale et a pleine Jutorité sur lés subordonnés
la structure bureaucratique considérée cumn11:· un système hiéran.:hique de rôles
impersormels
- la structure coopérative caractérisée par une forte interdépendance entre les
membres de l'organisation dans la poursuite de kurs propres objectifs.
Mintzberg a élaboré différentes contigurati~_lll::' organisationnelles qui fournissent des
archétypes de 1· appréciation :
- la structure simple traite de l"é\'aluation au coup par coup. de façon subjectin: et
informelle (on est proche du modèle crEnriqual:
la bureaucratie mécaniste met 1· acc.:nl :--ur L! noTion de poste. Les postes sont
pesés. décrits en termes psychométriques. ks performances sont mesurées ct
référées en standards :
- la bureaucratie professionnelle s·appuiè essentiellement sur les diplômes: elle
donne une place à la cooptation et pri' i k\!Îe ks systèmes grade - ancienneté :
- la structure divisionnalisée dé\eloppe des dispositifs d'évaluation basés sur les
objectifs et favorise les mobilités de nature ù former les potentiels de généraliste
dont elle a besoin :
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dîngènieriç du Dé\eloppement de~ Ressources Humaines. CESAG. -+· pt'llllll)titlll. t>dl)bre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de !Informatique
- la structure adhocratique s'intéresse aux compétences : elle mobilise des réseaux
ci"acteurs dans le cadre de projets: ces réseau.\ e.\ercent une intluence sur les actes
d · é\ aluation.
Un système d ·évaluation peut s ·anal: ser comme un ensemble de réponses apportées
aux questions correspondant aux composantes de 1" é\ al uation.
Après moir analysé ce qu'est l'é\aluatiun. '.t.'s lll•jeLtifs. son objet. ses procédures. ses
référentiels. nous nous proposons d"approfondir 1" entretien individuel qui constitue le
mode d"évaluation le plus usité.
Mise en œuvre de l'évaluation par la méthode de l'entretien individuel
L'entretien individuel
Pour qu"une évaluation soit crédible. il faut qu.ellc obéisse à des méthodes elles-
m2mes fiables. transparentes d \alid-.·s 1 ·-.,,alu~lli~m est un << processus, qui se
déroule dans le temps. qui comporte des acteurs. qui utilise une série d'informations.
Les méthodes se doivent d"être objecti\c.'S. c·t.'st- zt- dire ne doivent pas introduire
d"arbitraire dans les jugements et les décisions. \.Je pas faire intervenir des préjugés ou
des opinions qui biaiseraient les résultats dont 1" e.\ploitation aurait des conséquences
significatives pour le salarié.
Différentes méthodes d"évaluation existent. qui om été évoquées beaucoup plus haut:
- ré\ al uation
- 1· auto-évaluation
- le feed-back 360°
- l"assessment center
- 1· entretien collectif
- l'entretien individuel
Nous retenons !"entretien individuel qui est adopté par un grand nombre d"entreprises.
Il représente un moment fort d"échange entre le collaborateur et son supérieur
hiérarchique. Et on distingue trois types cr entretien ·
lEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur cl ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -1-" promotion. octobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique
libre (résoudre ensemble les probkmt':-> 1 i 1 t:".:po;,e à une com ersa ti un l)Ù tous les
sujets sont abordés parfois ceux sans rapport direct awc le travail. sans méthode.
-directif: (dire et vendre) on exposè au salarié ce que ron pense et. sans vraiment
1 ïm·iter à exprimer son point de vue. on tente de le convaincre de la justesse de ce
constat.
se mi directif (écouter. dire et \endre l i 1 · sse des temps de respiration et de
parole afin de permettre à l"évaluateur et à l"é\alué de parvenir à résoudre ensemble
les problèmes avec méthode.
C est ce dernier type qui est le plus répandu d-:s méthodes tf t'ntretien.
Préliminaires à J'entretien d'évaluation
- la formation des évaluateurs
-la confection des fiches d"évaluation èt kur prés-:ntation aux parties
- la préparation psychologique de ré\ o.! ué
la remise préalable des fiches d" -:ntrcti-:n
- la détermination de la date et du lieu Je 1· entrètlen
Processus de J'entretien d'évaluation proprement dit:
L."enrretien d"évaluation répond à trois qu\.?SlÎtlll;, ,,~~urquoi. commt'nt. quand·:
Pourquoi?
L ·entretien permet aux collaborateurs et au\: n.·spPnsables de tixer des objectifs. de
mesurer la contribution réalisée. les compétences t't les comportements professionnels
manifest~s durant l'année et dïdentifit:r k:' dom~1inl's d'acti\ités d de compétences
pour l'année à venir.
Comment?
li s·agit ici de la méthodologie de !"entretien. Comm-:nt taire pour ne pas déstabiliser
un salarié pendant ce rendez-vous redouté.
Demander au préalable une autoé,·aluation. Cd exercice permet au salarié
de formuler un plan de carrière clair. De son côté. J'appréciateur peut examiner
les qualités mises en avant et juger t · Jmbiti,Hl \.lu collaborateur. Pour é\ iter qu-:
34
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dl ierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. pronwtion. Pctohre 2005
Elaboration des procédures elu cycle RH dans u11e Agence de !"Informatique
!"employé ne se censure. il faut llni'urm'-T '.Jlll' toute différence cl"appréciation
sera discutée lors de !"entretien.
Se référer à un support écrit. Ln rappcm d'évaluation contenant tous les
commentaires reste très utile. Il pernwt Lk cunsen er un « histuriq ue >> et sert
de repère à 1 'entretien suiYant.
Juger avec équité et adresse. Il l~lllt 0\ lKluer les points faibles sans être
négatif pour ne pas entamer la moti\ ation du collaborateur. Il est important de
sa\ oir reconnaître les performances ck celui-ci. pour lui faire prendre
conscience de sa contribution dans les bons résultats de 1 'entreprise.
Il s·agit d'évaluer la performance et non la personnalité. On ne mentionne la
personnalité de 1 'employé que si celle-ci affecte sa performance.
- Fixer les objectifs pour l'année à venir. l.e hut est quïls concilient le plus
possible. plan de carrière et stratégie de !"entreprise. Des objectifs clairs sont
appréciés des collaborateurs. car ils orientent précisément leur rôle.
Quand'?
Il faut éYiter !"effet de surpnse. L ·employé doit être informé de la ou des dates de
!"entretien. Ceci préserve une communication OU\ ene. Donc des entretiens semestriels
ou annuels. en préYoyant des plans d ·act Îl 1n~ currecti \es. 1· essentie 1. c ·est que
remployé soit informé à temps pour quïl puisse se préparer.
A la fin de !"entretien. le document final doit être relu ensemble afin que les deux
parties soient d'accord sur tout ce qui a été noté. de procéder éYentuellement aux
corrections. Une fois que tout est clair. ledit document doit être signé par les deux
pa11ies: Il ne s·agit pas d'tm piège. c·est tuut simplement pour é\·iter plus tard des
malentendus et de pouvoir se référer à un document consensuel.
L ·entretien ne doit pas être perçu comme une occasion de règlements de compte. de
sanction ou de sélection. celui-ci ne doit s"attacher qu·aux faits et ne pas juger la
personne. car des préjugés peuwnt l~lllsscr k déroulement et les réqtltats de
35
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur ci"lnt!énierie du Dé\eloppement des Ressources Humaines. CESAG .. r rm>llllltillll. lldllhre :2005
Elaboration des procédures du c;.cle RH dans cllll' -\gence de l'Informatique
l'entretien. L ·exploitation des résultats sèrait alnrs ditlicile car. il ' a une , te
collecti,·e après !"entretien.
Le modèle de fiche d'appréciation que nous a\ ons établi est présenté en annexe.
3.3- Formation
La formation a un lien très fort a\ ec la gèstinn prévisionnelle des emplois. la
moti,·ation des salariés et la communicatinn intèrne de l'entreprise. Elle est enfin
génératrice de coûts qui peuvent être importants.
La formation est un domaine de le G.R.H. qut suscite de nombreuses attentes et
mobilise des moyens importants. Elle permet au.\ dirigeants d'entreprises de donner
une deuxième chance à ceux de leurs agents qui n·ont p<1s pu accéder ;l des études
initiales professionnalisées ou très pousséès. Cir~kc à la formation. ces derniers
pourront avoir une promotion interne et sociale qui leur permette de mieux s'épanouir
dans leur travail.
L "instauration de la possibilité pour 1" employé de benéticier d ·un congé individuel de
formation. offre un espace à 1 ïnitiati\è indi\ iduel k. comme une opportunité de liberté
par rapport à la formation finalisée sur les besoins de !"entreprise dans le cadre du plan
de formation.
Tout employeur doit normalement participer financièrement à la formation
professionnelle continue de son personne 1.
La formation apparaît donc comme une condition de l'employabilité pour k salarié
et de la compétitivité pour l'entreprise. Cependant. l'action des sociétés en matière
de formation est entourée par un certain nombre de dispositions légales et
con\ entionnelles. Elle s'inscrit dans un plan de fnrmation.
36
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur Llîngéninic> Liu DéH:Inppemellt de-, Rcssllurce-, Humaines. CESAG. -r prc)nwtillll. uctl1brc ::'005
Elaboration des procédures du cycle RH dan-. un-: Agenœ de 1 Informatique
plan de formation doit planifier et organiser les actions de formation en fonction
des objectifs retenus. c'est-à-dire la liste de mo~ ens préYus pour atteindre les objectifs
définis. Il comprend :
les objectifs
les priorités
le contenu
la démarche pédagogique
la durée
le calendrier
le budget
les catégories de bénéficiaires
la manière dont les actions sçront é\ aluées.
ne attention particulière doit être portée à la ddïnition des objectifs. Le plan de
formation sïnscrit normalement dans un processus d.é\olution de l'organisation du
travail. La formation est rinstrument priYilégie du dén~loppement des compétences.
L'approche formation et la logique «compétences»
Les grandes entreprises les plus performantes placent le concept de «compétence>> au
coeur de leurs stratégies de gestion des ressources humaines. et cette tendance semble
maintenant gagner de plus petites entrepri-..es ainsi que œrtains secteurs de la fonction
publique. Bref les directions commencent à s'interesser de près au capital compétence
détenu par leur personneL
Dans le contexte de plus en plus contraignant de l'internationalisation marchés. de
l'accélération des changements technologiquè:-i et de la nécessité de continuellement
inmn er pour survivre. la prévision des no li\ eau\ besoins de compéh:·nces et k
déwloppement de ces dernières apparaissent ainsi chaque jour davantage comme l'une
des variables stratégiques-clés de l'adaptation et du développement des entreprises.
L'enjeu pour les entreprises est donc désormais de pan·enir à assurer le repérage. le
développement et la maintenance de ces JhHl\elles compétences.
37
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -+ ... pronwtion. nctobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une :\.gence de l'Informatique
Elks doi\ent en effet pouvoir s'appu~er -,ur de"": ~t-:.'mes efficaces de recrut~:ment. de
sélection. de formation et de gestion des c~1rrièn.::--.
La formation est aussi au centre des préoccupations de la G.R.H. Elle remplit en effet
plusieurs fonctions essentielles pour !"entreprise. èlle a un lien très fort awc la gestion
prévisionnelle des emplois. la motÎ\ ation Lks salariés et la communication interne de
l"entn~prise. Elle est enfin génératriœ de coùts qui peuwnt être importants.
A la question : quelles sont les compétences ~• développer pour atteindre les
performances souhaitées? Le manager répond ~1Lt:\ questions suivantes :
Comment détecter les besoins f)
Comment adapter le parcours et les modes d·apprentissage à chaque
apprenant?
Comment proposer au collaborateur des combinaisons appropriées pour lui
permettre d'apprendre vite et bien·:
Comment faciliter l'acquisition des compétences'?
Comment encourager. motiwr. répondre. appuyer. accompagner dans le
foisonnement quotidien et le peu de tL'mps imparti ?
Comment élaborer le plan de formati\)11 ct 1Jrganiser la formation '?
Comment se préparer soi-même. encadrant. au:x évolutions de r entreprise. des
métiers. des équipes et des personnes. à utiliser les nouvelles technologies. les
nom elles méthodes. etc. 'Î
Comment mettre en oemre ks dCll\11lS ~k r. 'iïlUtl~)n .,
Comment évaluer des résultats '?
Le processus de détection des besoins de formation
Ce processus se déroule en cinq étapes :
Analyser les résultats chiffrés de r équipe et 1 ïnventaire des compétences.
Comme outil. ron dispose des tableau:x de burd des résultats et de la matrice
des compétences collectives.
38
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Dé\eloppement des Ressources Humaines. CESAG. -f promntinn. uctnbre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dan::. Ull\.' .-'\gence de lïnformatique
L ·analyse consiste à s'interroger aussi bien sur les raisons d'une réussite que d'un
écart. de repérer les leviers (.factions sur ksqucls il faut agir liés à !"organisation.
au management. à la communication ou aux compétences. L ·analyse des
compétences dégage l'inventaire et les risques à travers les forces et les faiblesses
de réquipe.
Faire le lien entre les performances ct les besoins de compétences en
identifiant les besoins qui corn:spondent ;lUX fondamentaux des métiers. les
modules pour le renforcement des compétt>nces globales et les compétences
complémentaires à développer ou à troun:r.
Formaliser le développement des compétences awc le service de formation
et les concernés en partenariat et colbhPration entre managers. servtces
formation et organismes extérieurs pour h1ciliter !"élaboration du plan de
développement de façon globale.
Décliner le programme de déwloppement des compétences au mveau
individuel. La relation formé/employeur est. de ce tait très importante dans un
projet de formation au sens où !"employeur et le formé doivent trouver dans la
fôrmation une réponse à leurs besoins.
Mettre au point les projets de développement des compétences en
planitlant concrètement la réalisati,1n des pruiets de formation. Des difficultés
peuvent apparaître au niveau de la \·olnnté dl.' concrétisation du tutorat ou de
1· accompagnement.
Les besoins en formation
La plupart du temps. on constate que ks besoins r~ds de rentreprise ne sont pas
suffisamment pris en charge par les actions de formation mises en œuvre.
Les responsables de formation recueillent des besoins exprimés par la hase
op~rationnelle sans se préoccuper outre mèsurc de la configuration des postes de
r entreprise ou des compétences requises pour occuper ceux-ci.
39
ZHNE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur (i'lngénierie du Dé,eloppement des Ressour..:es Humaines. CESAG. ~" promotion. tKtobre .2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de lïnformatique
Pour pallier ce fait de plus en plus un s ·,1nenk \ers «le développèment dr:s
compétences». la formation en étant une des modalités: il s'agit d'une t(xme de
gestion des compétences privilégiant la mise à disposition de celles-ci par le biais de
la formation. non pas de façon gratuite m~us pluh·l\ pour combler k hiatus '-'\Îstant
entre le requis et le disponible.
Ainsi. les besoins en formation ne sont plus suggérés par les salariés. ma1s
concrètement identifiés sur la base des performances obsenées. d'un projèt ou d\me
\Olonté du sommet stratégique pour bire h1œ ù des innm·ations en vur: d'adapter
l'entreprise aux réalités du marché.
De ce fait. les actions développéès sr:ront \ i suai i sees ~~ tra \ r:rs 1 es étapes sui\ émtes:
Acquisition et utilisation des connaissances pour traiter les problèmes réds
de 1· entreprise
Développement des comportements adéquats
Restitution de rensembk des acquis d~ms le contè:-.;te global de rentrr:prisc
Renforcement des capacités r:n \ur: de réajuster les acquis à la réalité de
1· entreprise
[_'an ah se des besoins en fôrmation r'-·pt~se g-.;Ik;ralement sur les résultats d'une
enquête auprès du personnel. r étude ,ks ptbks de trm ail et des changements
technologiques et organisationnels.
L ·analyse du poste de travail permet par contre de déterminer les besoins en formation
compkmentaire nécessaires pour la maïtrîsc dc 1~1 ~itu~ttinn professionndk.
élaboration du plan de formation est t~lite apr2's le recensement et 1· analyse des
besoins. Le choix des besoins priori mires relè\ e de la politique de formation de
r entreprise. Cette dernière est l'un des \ olets de gestion stratégique de remploi dans
l'èntrcprise. C'est aussi un des mo~ens de rép\ltldn: au:-.; attentes des salariés et en
particulier à celle d'employabilité.
ZEINE
..j.()
DESS GRH Institut Supérieur cf Ingénierie du Dévdoppement des Ressources Humaines. CESAG. -+" promnti,1n. o-.:tobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique
Les gestionnaires des ressources humaines doivent faire en sorte de pouvoir répondre
aussi bien au.\ attentes du personnel qu·au\ besoins Je rorganisation.
Le droit à la formation professionnelle a sou\eiH comme conséqüence de rendre les
employés plus attentifs à la stratégie de leur entreprise et aux possibilités de carrière
qu·elle leur ouvre.
Les méthodes centrées sur les besoins de compétences de l'organisation
Elles partent toutes du pnnc1pe de 1 ïdentitication des écarts qualitatifs entre les
besoins de compétence requis par une actÎ\ ité prof~ssionnelle et les ressources
humaines disponibles. La formation est run Ill\)yens pour combler cet écart.
L'analyse des compétences requises par un emploi
Type d'objectif
• Perfectionnement individuel
• Perfectionnement collectif pour améliorer lès performances
• Formations (professionnelles) dïnsertion
• Réussir un investissement et/ou un changem.:nt d·organisation
• Formations aux métiers.
Il s'agira ici de décrire de tàçon systématiqw;; l'ensemble des compétences requises
par un emploi actuel et par son évoluti,m pré\ isîbk (si celle-ci n'est pas en rupture
totale avec !"existant). Cette description Cll!K~;.'rnl..' k poste ou !"emploi (le plus soun~nt
regroupement de postes ayant des proximités de contenu). Les besoins de formation
découleront de la comparaison du niveau des personnels occupant ou devant occuper
ces emplois et des exigences de compétenœs liées ~Il \:-mploi ainsi décrites.
L"l.'.\ploitation Je œtte description puun~t cu<.: :,:l,dd.: (l~mn..:r ù la glohalit~· du posh.')
ou partielle (former ou perfectionner à l'un des a;-;p~...·ets du poste).
.fl
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dïngénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG, .{ pmnwtion. octobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH clan.., ur11:: Agence de l'Informatique
Conclusion
Si la formation est un moyen important pour k développement des ressources
humaine~. la rémunération rest aussi. [ ~l r0munération s·avère être un domaine
extr~mement important de la gestion de~ 1\:'ssource:-. humaines en entreprise. pour ne
pas dire le domaine le plus important car nn Ile smtout pour gagner de l'argent.
La formation apparaît comme un outil de pertonnance dans la mise en œuvre d"une
politique de gestion des carrières. Ln prisc cn C'\lllli1te des résultats de ln fi.1rmatinn
piani permet de procéder à une g-:stl\111 1~1 plu:-- <lhJèctiv è possibk des carrières <Ju
sein de 1· entreprise.
L'évaluation du personnel apparaît comme la forme de motivation la plus objectiw
pour employés d"une entreprise. Cest pourquoi elle est pratiquée dans toutes les
entreprises sous une forme ou unè ~1utre nwis toujours pour un meilleur
déwloppement du personnel.
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur Jïngénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. 4'. prl11lll1tir•rL uctobre .::005
Elaboration des procédures du cycle RH clan~ un;;: :\gence de rlnformatique
Chapitre 4: Approche méthodologique de collecte des données
La collecte de données est une phase essemic·l k cf un CYcle RH. elle permet de
recueillir les informations de ce cycle RH.
Nous présenterons le modèle théorique de notre étude. les méthodes de collecte de
données. la mise en œuvre des techniques et le démarche d'analyse des données.
-t.l- Modèle théorique
En matière de cycle RH. on peut a\ o1r autant de modèles théoriques que de
concepteurs.
-B
ZEINE T'Vlariam. DESS GRH Institut Supériemll'lngcJiicrie du [)éq:loppement de~ Ress,1urces Humaines. CESAG .. r pl\lllll1tilliL lîCt,îbre .::oo5
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de !Informatique
Nous allons adopter le modèle qui suit
Figure n°2 : Modèle théorique
ETAPES
Prise de connaissance de l'Agence
Elaboration d\m manuel de procédures
Validation
Diffusion du manuel de procédures
Ol1TILS
-Entretiens -Recherches documentaire~
- Obse1·\ at ion
- Structure du manuel - Le c,>JllèTHI du manuc:ILiu C\ck RI!
Règle de formalisation
- Les procédures du cycle RH conçu - R~gle cl'npiL,itatiL)n
Schéma créé par nous-mêmes à partir de ditTérenks lectures.
RESULTATS
Bonne connaissance de ]"organisation
Choi:-.. des procédure~
Manuel de procédures COIH;u
Manuel de procédures appliqué
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dlngénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -t' prLîmotion. \Ktobre 2005
/
Elaboration des procédures du cycle RH clans un~ Agence de l'Informatique
-t2- Techniques de collecte des données
Après avoir exposé les objectifs de l'étude pur une> rencontre avec les opérationnels.
nous nous attèlerons à la collecte de donnée·~ au Ct\l!rS de laquelle plusieurs tc'chniques
seront utilisées: l'observation. lïnten·ie\\. l'analyse documentaire.
La technique de l'obsen·ation : très fondamèntale. r observation rense1gnè
sur la réalité des situations. Elle est une méthode de confirmation de données
recueillies à partir d'autres teclmiques. Flk o. donc une dimension double :
recueillir et fiabiliser ou enrichir lïnformmion.
Nous anms procédé à une observation méthodes de travail et assisté au tra\ ai 1
d·équipe. diftërentes tâches recensées feru nt 1" objet d \me analyse en n1e de
définir les activités. Après cela. il faut solliciter les a\is elu manager et de rassistant
en vue d·une validation des activités identifiées.
L'observation directe permet d'aborder r analyse de la valeur des activités ment'es. les
conditions de leur réalisation et la consommation ,Jcs n:ssuurces. Seul.: 1" ubs~.:n atior1
donne un aperçu de la mesure de l'utilisation de œnaines ressources identifiées.
Il sera aussi question de rechercher la cause de certaines activités. il s'agira de voir
quel est le déclencheur ou le tàcteur de eon:-;,1111mation de chaque action.
La technique de l'interview : la préparation aussi bien de lïnten ievvé que de
lïntervievveur est nécessaire à cett<.' phase. en particulier dans le cadre du cycle
RH. Dans les expériences de t·élahoratinn J·un cvcle RH. rentren1e est la
technique la plus utilisée.
Elle permet d'identifier les activités. l)n-: entrent<.' doit ètre bien structurée pour é\ iter
d"ennuyer l'interviewé en posant des qu-:stions précises. En outre. une: capacité
d'écoute développée. une attention particuli(>re et de restime ù l'endroit de
lïnterlocuteur sont des atouts.
-t5
ZEINE rvtariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -l' prnnwtinn. octubre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de ~"Informatique
--·····-----------
Les entretiens seront sollicités au niveau du directt'ur dt' mission et son assistant. Ceci
permettra de recueillir des informations et de compléter les éléments re le\ és au cours
de l'observation.
La consultation des documents : elle complète les données des techniques
précédentes. c ·est un excellent moyen de rt'groupement donc de validation.
Nous envisagerons de consultt'r les diftërt'nts mémoires du CESAG. les cours
de nos intervenants. les diftërent-.: PU\ ra?:2~..·:-.. différ~..'nts manuels de procédures.
l'organigramme de l'Agence et le tableau des effectifs.
Etant dans un domaine où les NTJC sont de plus en plus privilégiées. nous a\ ons
etTectué la plupart de nos recherches sur internet.
La section qui suit porte sur la mise en œune des techniques exposées précédemment.
-L3- Mise en œuvre des techniques
Nous aYons effèctué au préalable une prise.' ck C\)J1naissance pendant trois semilines
pour cerner les relations entre le cabinet et r Agence. Le second objectif de cette prise
de connaissance a été d'identifier quelle est la procédure de travail entre le cabinet et
1" Agence. Globalement la collecte de d\)nnécs s' èSl dL'IK!ue sur un mois.
Nous avons essayé d'effectuer notre collect.: dç données sans entrawr le bon
dérouh~ment des activités accomplies par k perslmnel. Ce personnel est une source
très importante dans la phase de coll eck_ Le temps dé\ olu à notre stage n ·a pas été
sut1isant.
L'observation a été la principale technique qu1 nous a perm1s dïdentifier ks
diftërentes tâches étant donné qu·au début le personnel aYait une awrsion pour le
questionnaire. A la suite. nous avons soumis au manager une procédure répertoriant
!es diffërentes activités du C\c]e RH et une pr\1pusition de fiche d·é,aluatiun du
personnel.
46
ZEINF \llariam. DESS GRH Institut dïn~ènl\:.'lï~è u Dé'- des Ressource~ Humaines. CESAG .. f pi"lllll\lli\111. u<.:JObre 2005
Elaboration des procédures du cycle R Il d;m~ un,· Agence de 1 'Informatique
A lïssue des entretiens avec le personnel. une documentation a été m1se à notre
disposition : les différents manuels de procédures et modèles de fiches de poste du
cabinet.
Les besoins en information recueillis sont destinés à une analyse sui\ ant une
démarche et ce par l'intermédiaire de qut:lques outils.
-tA- Démarche d'analyse et de traitement de données
Le nombre de données sera traité manuellement t:t une grande partie par traitemt:nt
informatique. Le logiciel Excel aidera ~1 la conkction des difterents tahlemt\ et k
logiciel Word pour le traitement de texk.
Les outils d'analyse de données que stmt Jçs k)giciels Word et Excel serviront a
analyser les données recueillies au cours d.: la phase de collecte de données.
Les résultats d'une collecte de données sont CO!Telatifs aux techniques utili à leur
mise en œuvre et à la perception du personnel. Les données collectées et traitées
sui\ ant une bonne démarche d'analyse constituent un facteur clé de succès.
Conclusion
A 1 ïssue des différentes revues de la littérature que nous avons effectuées concernant
la nouvelle méthode du cycle RH en g~néral ct èn particulier dans les t:'ntrcpriscs
privées et publiques. nous avons élaboré un lllth:10k· théorique de la déman.:h'-'
d'élaboration des procédures du cycle RH a\ec comme phase finale IL' manuel de
procédures.
A chaque modèle théorique correspond un résultat hi.:n précis.
L'application d'un manuel de procédures dans une organisation est très importante.
47
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérit:m dïngènicrie du Oé\eloppement des Res;,ources Humaines. CESAG .. f pt\ll1ll>1t,•n. ,lc:tdm: ~005
Elaboration des procédures du C)Cie Rll dan~ une \gence de !"Informatique
DEUXIEME PARTIE :
ELABORATION DES PROCEDURES D'UN
CYCLE RH DANS UNE AGENCE DE
L'INFORMA TIQUE
48
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dîng:énierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -+' pronh>tîon. ,1cwbre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique
Lorsque les objectifs généraux de 1· élahoraticm du manuel sont arrêtés. les rédacteurs
doiYent identifier les domaines concern~s par k futur manuel. Par conséquent. ils
doivent identifier les processus. les modes opéra toi res. les procédures ou les tàches qui
doiwnt être formalisés. Le choix des processus doit être fonction des risques auxquels
1· acteur peut être confronté.
maîtrise de ces risques.
d'fet. les processus retenus doivent permettre une
Cest au cours des rencontres formelles. awc la hiérarchie et les responsables de
services. que !"équipe définit les objectifs spécifiques relatifs aux futures procédures.
Ces entretiens Yont aussi lui permettre d~...· drr:ss..:r la liste des informatil)Jb que chaque
objectif spécifique doit comporter. ( ~kmoir~_' \djoua \ IOIIAIVIED " F!uhorurion
d'un mcmue! de procédure: Cas du Forum du Duktll' .lgricole: 2003-200-1 ").
Le manuel de procédures de GRH
Des procédures de planification et la gestion des ressources humaines. )
compris la gestion administratiYc du personnel. la paie et les politiques
générales de bureau: les heures de bureau. k lieu de tra\ail sans tabac. la
propreté du bureau. les congés (annuel. maladie. maternité/paternité.
exceptionnel). les consultants.
Des procédures disciplinaires et Lf-~, aluatilm du perslmnel
Le manuel de procédures administratin"s è't financières
Une procédure est un enchaînement de tâches .:kmentaires standardisées d~c!L'nchées
en amont par l'expression d'un besoin .:t lm1itt'es en a\ al par !"obtention d"un résultat
attendu
Le manuel des procédures est un référentiel à usage commun qui détaille les
di fterentes étapes dans r accomplissement d ·un~...· '111er~ll ÎlHl. la manièrc dont celle-ci est
exécutée. et les ditTérents niveaux de responsabilitl..'.
Cest un guide opératoire qui répond aux questions suivantes : par qui. quand. où.
comment et pour quelles fins une opération doit-ellè effectuée.
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Développement des Ressources Humaines, CESAG. -t'' prlllllotion. o.:tobre 2005
Elaboration des procédures du c;cle RH dan~ une \g,ence de lïnt\xmatique
La démarche :
Lancement et orientation générale de la misswn
Evaluation du dispositif de contrôle' interne
Elaboration des différentes procàiurçs t ,wganisation. GRH. administration.
finance et comptabilité)
Validation
Formalisation du manuel
Validation (cohérence d'ensemhkl
Diffusion et Formation.
Cours du manuel de procédures M. Moussa YAZI Responsable du programme Audit et
Contrôk de Gestion. 2004-2005.
5l)
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dïngénierie du Dé\eloppement de:c. Ressources Humaines. CESAG. -1' p!\)lllOtiun. ,î-.:tobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de 1 "Informatique
Chapitre 5: Présentation de l'Agence de l'Informatique
L · Agenec: d ·Informatique est située à Dakar où se concentre la majorité de ses acti \ ités
mais elle prévoit de s'étendre sur toute l"étenduè du territoire' sénégalais où se trouvent
des démembrements de l"Etat. tel que défini dans sa kttrè de mission.
5.1- Cadre juridique et institutionnel
L ·Agence est une structure administratiw autl)nome dénommée Agence de l'Informatique
et rattachée au Secrétariat Général de la Prés!Lielh."t.' t.k LI République. Elle est chargée de
la mise en œuvre des Systèmes dlnformatique
L ·Agence de llnformatique a été créée par k décret r{'2004-l 038 du 23 j uilld .200-J.
fixant ses règles d'organisation et de fonctionnement autour des principaks ronction:-.
administrative. technique. financière et comptable. Les organes de 1" Agence Cl)mprennent
le Conseil de Surveillance et le Directeur Général. nommés par décret.
Elk .:st .:hargée de mener et de promou\nir. en coordmat!on r.nec les différents senîces
de 1" administration. les autres organes de 1 Etat et les Collectivités Locales. tout type
d'actions permettant de se doter d'un dispositif cohérent de traitement et de diffusion de
l'informatique. répondant aux normes internationaks en matière de qualité. de sécurité. de
performance et de disponibilité.
5.2- Missions
Des orientations et miSSIOnS fixées par décret. r Agence Informatique participe à la
définition de la stratégie de 1" Administration è kctron iq ut:. communément dénommée
« e-goll\ernement ».de I"Etat du Sénégal en\ Ul.' ~_k:
Doter l"Etat d"un système dlnformatiquè et d\mtils d'aide à la prise de décision
Pérenniser et sécuriser les archives de 1 "Etat en dotant celui-ci d'une mémoire
électronique
51
ZEINE Mariam. DESS GRH Supérieur d'Ingén1~rie du Développement des Ressouru:-. Humaines. CESAG ... r prnmotinn. lh:tohrt: 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dan:-> un.: \gence de lïnformatiqu-:
hlurnir au citoyen ct aux entreprises uth.' inli.T!'èh .. 't' déœntralisée d'accès à
1· Administration
Définir des indications de performances des syst~mçs d "information mis en place.
et en assurer le suivi
Evaluer 1 ïmpact des investissements t\.'al ise:-> d~ms le domaine de 1 ïnl\m11atique
Contribuer à la bonne gouvernanœ Jll)tamment par la promotion de la télé
démocratie.
D'une manière opérationnelle l'Agence dç l'Infnrmatique assure les missions spécifiques
suivantes: assistance et expertise'. admini:-;tLttillll et sécurité. rationalisation des
acquisitions et gestion du patrimoine informatique: de l'Etat.
Elle a également des missions spécifiques telles que la maîtrise d'ouvrage et la maîtrise
d'ouvrage déléguée pour les entités qui dispn:-.ent de --·ellulè informatique. la cnnrdinatÎlll1
technique des projets informatiques. le pillltagl' de~ programmes de furmalion. la
promotion de technologies de 1· information et dç la communication.
5.3- Structure organisationnelle
L'Agence comprend deux organes:
Le Conseil de Surveillance qui suit ks acti\ ités dt: l'Agence de rinformatiquç et
approu\·e les documents (programmt: d'aclÎ\ ité. budget. comptes financiers et
manuel de procédures) soumis à son apprnbatilllL Il est présidé par un représentant
de la Présidence de la République d compte huit membres qui sont nommés pur
anêté du Président de la République sur propositions des administrations
concernées
Le directeur Général: l'Agence est ,Jirigee l'~lr un Directçur Général nommé par
décret il est investi du pouvoir dç décision nécessaire au bon fonctionnement de
r Agence. Le directeur Général peut déléguer certains de ses poU\ oirs à Sc'S
collaborateurs. Il est assisté de Direck'urs dont les attributions sont précisées par
arrèté du Président de la République.
ZEINE \1ariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Développerhent des Ressource-, Humaines. CESAG. --1· prc,nwti(ltL n~·l\)hn: 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dan;:; une Agence de 1" lnfonnatique
Le Directeur Général supervise quatre Directeurs comprenant des unités :
La Direction Administrative et Financière
La Direction des relations extérieures L'l de L'c\mmunication
La Direction des études et de l'ingénierie
Direction de rexploitation.
Direction Administrative et Financière
Elle est chargée de :
La gestion comptable et financière
La gestion du personnel
L ïntendance qui comprend notamment la gestinn des luc aux. des
approvisionnement et véhicules
L'entreposage des matériels informatiques acquis pour l'Administration
La conduite des procédures administratin· d juridique.
La D.A.F. est organisée en six unités :
la comptabilité et les finances
l"intendanœ
la gestion du personnel
le magasinage
les contrats et marchés
Jçs archives et la documentation.
La Direction des Relations Extérieures et de la Communication
Elle est chargée des relations avec des entités der Administration pour:
recueillir les besoins exprimés
définir la réponse à apporter à chaque requ0tc en s'appuyant sur la
programmation faite par la Direction Générale
organiser et suivre le traitement des requêtes
définir et mettre en œuvre la stratégiL· de ct\mmLmication de r Agence
lEINE \:lariam. DESS GRH [nstitut Supérieur clîngénicrie du Développement des Ressources Humaines. CESAG . .tc promotinn. octobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de lïnformatique
actions de promotion du syst~me
formation des agents de l'Administrations à !"utilisation des outils
informatiques
sui\'Î de la coopération internati,•nak'
La Direction des Relations Extérieures et de la Communication est organisée en
quatre unités:
les relations avec 1 'Administration
la communication et la promotion
la formation chargée d'organisèr 1 ïnitiati1m de~ agents à l'utilisation des outib
informatiques mutualisés
la coopération internationale.
La Direction des Etudes et de l'Ingénierie:
Elle èst chargée de :
mettre en œuvre des projets définis et programmés par la Direction Générale
assurer la maîtrise d'ouvrage technique de tnus
l'Agence.
projets impliquant
assurer la maîtrise d ·œuvre des projets e:-.:c:eutés par r Etat
prendre en charge les grands chantic:rs sous le: pilotage: de la Direction
Générale
assurer la veille technologiquè.
Elle comprend les trois unités suivantes :
les conseils et études
la maîtrise d'ouvrage et de lïntégration
la \Cille té:chnologique.
La Direction de l'Exploitation
Elle assure trois missions fondamentales :
la conduite de radministratinn ..:k \llu~ k .... :-;~ stemes inf()rmatiques ct réseau:-.:
déployés par !"Agence
5-l
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Développement des Ressourœs Humaines. CESAG. -+' pnmhltiun. 1H:Wbre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dan" une \genet: de lïnformatiqut:'
--·------------- ····----···~ -------------
le suivi du parc iniormatique de !'ctdmimstr~tlllln
le support des agents de r administration dans r utilisation des outils
mutualisés.
Pour assurer ses missions et fonctions. la Direction de :·1 :--;pluitmion s·appuie sur quatre
unités :
des réseaux chargés de radmmistration d dl' la maintenance des réseaux
des plates formes chargées de la su pen isi' 111 des systèmes informatiques
Lk la gestion du parc et de la mai 11tc:nancc
de la réception et du traitement des requêtes concernant les problèmès
rencontrés par les usagers.
Objectifs de la mission
:-Jous avons pour objectif l'élaboration d'un mam1el de procédures administratives.
financières. comptables et juridiques qui seront en 'igueur au sein de l'Agenœ ainsi que
certaines des procédures de contrôle internè. Cettè étape sera suivie d"une séance de
restitution et türmation au personnel.
Suite à nos premières interventions sur le tètTain nous a\ ons pu obtenir un organigrammè
qui a été modifié par notre équipe selon le conlènu du décret portant création de l"Agencè.
Les missions des différents Organès et Dir.:ctilllb (lill (·té Il
Un modèle vierge électronique de fiche de postè conçu par le cabinet a été transmis à la
Direction Administrative et Financière ,tu:-: ditfèrcnLS n:sponsables. L..: Direct<...'ur
Administratif èt Financier se chargè d·eftèctu..:r la cemralisatinn de toutes ks liches.
Le traitement de ces fiches nous permettr~1 (Ll\ oir une \ ision claire dès attributions
actuelles de chacun des opérateurs et facilitèra leur adaptation.
Les ressources financières de Agence
Les ressources financières de !"Agence lnt\1rmatique sont constituées par dès dotations
budgétaires destinées à son fonctionnement c'l SèS besoins d ïm estissement ainsi què des
ZEINF DFSS GRH 1 ~upèrieur d'ln:lèllJ<.:ri~· du Dé\eluppement des Re~"nurct.'" Humaines. CESAG. -r PJ"tllll\Hlllll. ,1(\(lhre :::oo:;
Elaboration des procédures du cycle RH cbn~ une \genœ de l'Informatique
ressourœs octroyées par les partenaires au dé\ eloppenk'nt. à ces dotations s'ajoutent les
rétributions versées par les bénéficiaires de sen iœs et d ·autres prestations fournies par
ragence ainsi que tout type de redevances dom le produit lui est affecté.
Les ressources humaines de l'Agence Informatique
En raison de la spécificité de rAgence. il noth est apparu capitnl de recueillir les fichec-. de
poste de l'ensc>mble du personnel afin d'a\uir uth.' \ isttlll pn.:·cise des différ<.:.'ntes tàches
effectuées et d'évaluer le rôle de chacun dans chaque procédure. celle-ci tàisant
systématiquement mention de l'opérateur concerné.
Le rh:~r:-,onnl'l est composé d'agents recnttL' dans k· cadre des procédures propres à
I"Agence. d'agents de la fonction publiqut' mi-; <:1 sa dtsposition mais également des
personnds provenant des sociétés publiques. parapubliqul's ou mixtes.
A partir de ce fichier du personnel existant. nous présenterons ci-dessous une brève
analyse des effectifs qui feront des tid1es par
~o 1 : Le tableau ci-dessous résume la répartition des effectifs par pôle :
Pôle Effectif
i Directeur !
Administration ----···------
].., _,
' ·'
~····--···-····--··~···--·--------···-····-·· ··~···-·--·--···--·-·····~···· ·-~····-----····
NB : L ·exploitation désigne le personnel qui est clwr~è d ·assumer le métier de 1· Agence
au bénéfice de l'Administration. Elle regroupe la Dirccti~111 de l'Exploitation. la Direction
des Etudes et de !"Ingénierie. la Direction de~ Relations Extérieures et de la
Communication.
56
ZEI"\IE 'v1ariam. DESS GRI-l Supérit.'ur d'ln;!Cill<.:ric liu Dé\eloppement dl.'~ Rc:-.suurcc-, Humaines. CESAG. -t' pn•mnri,•n. lît.:Wbre :2005
Elaboration des procédures duc::. ..:k Rll d<tJh une ~'l.gl'ncc de lïnformatiquc
Les principales remarques découlant de cette répartition ~ont:
• Le Pôle Exploitation est celui qui compte k plu:-; grand nombre d·employés (..J.9°û)
ce qui dénote l'importance de ce pôk m~tier au ~ein de !"Agence.
• La Direction Administrative et Financi0r~:' \ ient ensuite avec 33% de l'effectif
total. rappelons qu'elle regroupe le perstnm~.·l cl" appui.
Autres répartitions : dans le cadre de notre analyse succincte des ressources humaines.
nous nous sommes également intéressés à la répartition des effectifs par catégorie.
Tableau n"2 : Répartition des effectifs par c:.1t~g\xie
Catégorie Nombre Manager
1
l\1at13gers 1 !
L
'V1anagcrs 2 1
:
'V1anagers 3 1
' Cadres 2 1
1 1
Techniciens supérieurs 1
Agenb ::tdmmlstlatlfs
Agents qualifi~s
Conclusion
1
..J.
..J.
")
12
4 ~
L ·Agçnce Informatique est une agence nuu\ dkment cr~ée (septembre 200-J.) et ne
dispose pas encore de procédures fürmai is~es. 1 \:xistant est constitué cf arrêtés. de
décrets mais également des textes produits en Illlcrne.
Pour rationaliser ses procédures. rAgencc a ainsi 111Llbllisé les ressources humaines
nécessaires à l'élaboration des manuels de proc~dures.
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supériem dïngénicrÎI.:' du Développement des Ressource~ Humaines. CESAG. ~f' prom,)titm. odobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dan~ un.: .\gence de lïnformatiqut:
Chapitre 6 : Elaboration d'un manuel de procédures
ihec !"apparition des normes internation::de~ de qualit~ de la série ISO 9000. les
organisations ont dû. pour améliorer la qualité de leur gestion. se conformer à des
exigenœs normatives diverses. L ·obligation Lk fon na il ser les processus. les procédures.
les modes opératoires et les instructions de traYai l a donc conduit les organisations ù
concç\ nir des manuels de procédures.
Dès lors. certaines organisations ont \U unt' nt'llt' am..:lioration dè la maîtrise des acti\ités
du ÜlÎt des procédures formalisées. Pour d · autrt.:s. 1 ï 11111act du manuel de procédures sur la
gestion n ·a pas eu que des répercussions positin:s. etTet. certains manuels de
procédures ont alourdi le fonctionnemc:nt de l'..:ntreprise. favorisé un manque
dïmplication du personnel ou bien créé des di ni cuités de gestion du système:
documentaire de rorganisation. Le mudç ,r élaboration in1luc:nce donc la purtée du
manuel sur les activités de rorganisation. Vu lïne\istc:IKe de modes opératoires lors de la
phase de conception du manuel de procédures. i 1 con\ ient de faire preuve de prudence. de
rigueur et de professionnalisme.
Nous allons présenter les ditTérentes démarches d'c:lahoration du manuel de procédures
utilisées dans les organisations et dans rAgencc de l'lnftmnatique.
Elaborer un manuel de procédures est un tr~n ail minutieux qui demande un mmmmm
Lforganisatinn. Ce travail de conception a ~'''ur hul ~kcri r..: Îidè lemc:nt h:~ prncéd url..'~.
ou de lès améliorer au cas où elles présentent ..:crtain..:~ Lubless..:s.
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dïngènierte du Dè\eloppement des Ressoun.:e::; Humaines. CESAG .. r· pronwti<.lll. <.Ktobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dan~ unL· .-\gence de lïnformatique
6.1- La différence entre la démarche publique ct prh éc
Tableau 11°3 : Différence concernant la rédaction du eyck RH dans la fonction puhlique et privée
Prin~e Publique ---·····------------------····
Définition des nclcs
sous-cycles sont définis par lors d"un Les sous-cycles liés à la gestion des RH
rapp011 d ·orientation présentant les grandes sont définis lors de l'entretien a wc la
étapes de la mission personne en charge de la GRH au sein des
Les sous-cycles relatifs à l'évaluation. la
formation et le recrutement relèvent de la
compétencè de la Direction
\ linistèn .. 's
Les
transfcrL'S a la FP et à la Direction dè la
solde.
Opérateurs 1-------------------····-------------·····----- --------------····------·····------····-~
Les opérateurs au niveau du cycle RH sont Il txislè èn général en seul opérateur au
définies par leur fiche poste sein de la Direction qui gère tous les
Les opérateurs ont un pouvoir de décision
! au niwau du privé
aspects administratifs des RH
opérateurs au sein des Directions
publiques n ont qu·un rôle clïntégration et
Démarches d'entretiens
de support de documentation \ucun supplm de communication.
he~lucollJ' '-le prncédures int\.mndks
Difticult<..; pour rencontrer les acteurs
Temps de réponse sur les travaux assez
long
ZEINE \1ariam. DESS 1erie du Développement de~ Ressüurccs
Humaines. CESAG. -+' pronwtiLlll. ll<.:tobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dan;; une Agence de 1 ïnformatique
6.2- La démarche appliquée pour la conception du manuel de l'Agence
Pour l'ensemble des cycles (ensemble de proc~dure,; d-: la même nature) devam être
élaborés. la méthodologie utilisée consiste ù étudier k-.. pratiques actuelles sur la hase
d ·entretiens a\ ec les opérateurs clés.
Pour chacun des cycles entrant dans le périmètre de la mission. cette méthodologie a
adaptée à leur spécificité.
Les phases de notre intervention : Méthodoloj!Îe utilisée
Etude de cadrage : Objectifs
Déterminer les interlocuteurs
Identifier chaque procédure de notre perimètJ\.:
Appréhender le degré de documentation
Prendre en compte les contraintes de 1ll~mnin:; liél~S ù !a mission
Valider les formats des procédures à éli.lhlir
Travaux à réaliser :
Compréhension du fonctionnement des directions ct service utilisateurs
FJab<)ration des fiches de poste des operateurs ck;s
Pris.: d.: connaissance des documentations .::-..:istant.:s
Dét.:rmination du calendrièr d · .:ntn.:LÎL'ns ù mcJl\.:T ;.n cc les interlocuteurs.
Produits finis :
Liste des procédures concernées
()ua! ification de chacune de ces pme éd ure,; et "''li mati on Je charge ~..k r~..;;.!l i sation
associée
Fiches de poste.
60
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supériem dïngéni.:nc du Dé\elnppement cie:> Rcssour<.:t:'> Humaines. CESAG. -+" pronwtion. odL)bre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dan~ une \gence de l'Informatique
Rédaction du manuel de procédures : Objectifs
Analyse détaillée des processus
Rédaction de l'ensemble des procédures déterminées au cours de la phase 1
Etablir la table des matières des proccdurL'S rédigées.
Travaux à réaliser:
Entretiens sur chacun des éléments deYant générer la rédaction d'une procédure
Rédaction d\me procédure après ch~tquc --·ntrcticn
Validation de chaque procédure par 1· urilisak'ur .:t k chcr de projet
Prendre en compte les modifications e\ entllcllcs après \ alidation des opérateurs
concernés
Enregistrement de la procédure dans 1:1 table des matières des procédures
PrPpositions d'amélioration dans k prnccssus si '-h:s ZtHle sont identifiees lors des
entretiens et des rédactions de procédures.
Les fiches de procédures seront identifiées pour l'ensemble des cycles et se présentcronl
comme suit :
Chaque pwcédure comportera un sommaire présentant ks informations sui\ antcs :
1. le cycle et le sous cycle
' le numéro de référence
3. les diftërentes tâches et leur numéro
la page
5. lorsque la nécessité de rappeler le pwct:ss aurC~ éré établie. les principes ..:n seront
rappelés immédiatement.
La procédure elle-mème indiquera :
1. le cycle et le sous cycle
' le numéro de référence
3. la tâche
-l. l'opérateur
5. la tâche précédente
61
ZEINE \'1ariam. DESS GRH Institut Supérieur cl'lngenieri~ du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -r f1r<lllh\ti<•n. ddobre 2005
Elaboration des procédures elu C)Ch: Rll ,l~llh Il' c: \~encc de I'InkmnatiquL'
6. 1· opérateur précédent
7. le fait générateur de la tâche à exécukr
8. la tâche à exécuter
9. la tâche suivante
1 O. r opérateur suivant
1 1. la date de la dernière mise à jour
L · ensèmbk dt:s procédures sera regroupé soth furmat ppi..:r et sur format électrunique
(fichiers PDF) permettant de naviguer aisém..:nt de lïchi<-T'- ù lichicrs.
6A- La structure du manuel
Il n·-:xiste pas de modèles prédéfinis concern~mt la pr·,;,enwti~.)n du manuel de pnH..:édun:::..
Toutefois. dans le souci de faciliter r accès à 1 ïnfornlati,m. la structuration du manud de
procédures doit être standardisée et basée sur un découpage bien organisé.
Chaque procédure est composée d"objectiL lk S\ll11111~lir..:. de tàche et d"opération.
Nous mons élaboré notre manuel de procédure.-.. de b manière suivante :
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dîng.<-'nieric: du De\cltlppement de, Rôsuun:c, Humaines. CESAG. -+' prt'l1h'lÎt'IL l1Ctobre 2005
Elaboration des procédures du cyclt~ RH dans une Agence de l'Informatique
Agence de l'Informatique
SOUS-CYCLE :
SOUS-SOUS-CYCLE:
THE\H PRECEDENT:
TACHE:
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL
OPERATEUR:
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:
TilCHE(S) A EXECUTER:
TACHE SUIVANTE: OPER \TECR SUIVA~T:
DERNIERE MISE A )OL'R :Septembre 2005
6.., _)
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dîng~11Îeric du D~\t·loppement dcc. Res:-.ource" Humaines. CESAG. ~- prlll1h1lll11l. dl.:l\1bn: ~005
Elaboration des procédures du C)ck Rll dan, un~ Agence de l'Informatique
6.5- Le contenu du manuel du cycle RH
Le contenu même du manuel du cycle RH doit retléter au premier point les principes
énoncés plus haut.
Tout d'abord la table des matières. Elle doit ~tre simple. tout en apportant assez de
précisions pour guider efficacement k leckur ù trm ers l'ensemble des textes et les
différentes sections. La table des matières doit ~tre 'ue comme un instrument de
recherche. sommaire bien sûr. utilisé dans la résolution des problèmes quotidiens des
utilisateurs. Selon l'ampleur et la complexik du mzmueL il faudra prévoir une partie
supplémentaire présentant 1 'Index des sujets ahord~s dans les directives.
On trouvera par la suite une série d'lnstructil)ns. regroupant dans un premier temps ks
objectifs du manuel, ainsi que les opérations et directi\·es décrites plus loin dans le texte.
Cette partie se présente comme suit :
ZEI?\E Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dïngénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. 4e promotion. octobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de lïnformatique
Agence de l'Informa tique
SOllfl~fAIRE CYCLE
Principes
Recrutement
Evaluation du personnel
Formation
CYCLE: GESTION DU PERSONNEL
65
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dïng:énierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. 4" promotion. Clctobre 2005
Elaboration des procédures du C\<.:k Rfl da11:-. uni..' \genœ de lïnformatiqu~:
Agence de 1 'Informa tique CYCLE : GESTION DU
PERSONNEL
sous-cYcLE: EMBAUCHE ET INTEGRATION DU PERSONNEL
Objectif du sous-cycle
Le sous-cycle a pour objectif
• Présenter les ditk'rent~'" d<1~ws i:1 suivre dans le cadre du recrutement de~ ,H.:c·nt~ dl' 1· \~enœ.
Sommaire du sous-cycle
SOUS- CYCLES
66
ZFP\E Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dïngènicrÎL' du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -+'promotion. tlCWbre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique
Agence de 1 'Informa tique CYCLE : GESTION DU
PERSONNEL
A.l.l.l
A.1.1.2
1 A.l.l.lO
SOUS-CYCLE: EMBAUCHE ET INTEGRATION DE PERSONNEL
sous-sous-CYCLE: RECRUTEMENT DU PERSONNEL CD/
REF.
Objectif du sous-sous-cycle
Le sous-sous-cycle a pour objectif de:
• Définir les tâche.-,, ,l(C(>ntplii· <.'Il Œ l]Lil concerne le recruteml'nt du
per~onnel en C'mr,1t .1 Dutü' lncktt>rnlirtL;e (CDI) de I'Agcnct'.
Sommaire du sous-sous-cycle
TACHE
---~-------
·\'>l>lclllt Adn1ln:."rJt:r
Chd du Bureau du Pc·r~''llllL':
A5s:stant Administr,lttf
67
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d"Ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -f' rromtltiün. lKtobre 2005
' 'T
Elaboration des procédures du cycle RH clan::- un.: Agence de lïntormatique
Agence de l'ln forma tique CYCLE : GESTION DU
PERSONNEL
sous-cYCLE: Embauche et Intégration du personnel
sous-sous-cYcLE: Recrutement du personnel CD/
TACHE PRECEDENTE : OPERATEUR PRE CENT: Début du sou~-::;ous-cvde et sous-cvcle
" "
THEME:
Rappel
Rappel:
• Le n:•crutement du personnel cor se tait ,1\tY l'ap~'UÎ d'un Consultant en Ressources Humi1ÏI1l''>.
• Le consultant en Ressources Humaine"' J
marchés de consultants
• Les tàches confiees au Consultant Rt'ssou:·,,·~ llunL1.11l'~ -;pnt
·~ Elaborer les l t::'flll<:'S de R,•terence du
faire valider pM l'
Etablir le Bo11 ,, Tirer (BAT),
Publier l'offre' d,• l'emple)i dzms les médias choisis.
ReceHlir ,•t V\ Ji~tt'r le•:- \.·\.
Red tl'll:t'llt ,\ l'dttenttun de· 1':\gt'llCc'.
Transmettrc' ,1 1 ·
de recrutt'l1H?I1t :
d;\ meilleurs CV ac.'l\)mpagne~ du ranî()rt
. TACHE SUIVANTE: i \'altdL'r le:'"' tt'fllll~:--. de· reference
OPERA TECR SUIVANT: i [):J vëklll (-;c•nèr,lL Dire<:tt•ur Admim~tr,ltif d Fmanc1vr
H.Jc.•r.Jrchl(]Ue
DERNIERE MISE A JOCR : Septembre 2005 1/10 !
--·j&ftts · r:tdè
68
ZEINE \1ariam. DESS GRH Institut Supérieur dïngenierie du DéH:Ioppement des Ressuun.:e;, Humaines. CESAG. 4' pmnwtion. lH:Inbre .2005
Elaboration des procédures du cycle RH dan, une Agence de l'Informatique
Agence de 1 'Informatique
CYCLE: GESTION DU PERSONNEL
sous-cYcLE: Embauche et Intégration du personnel
sous-sous-cYcLE: Recrutement du personnel CD/
THE~IE PRECEDE'\iT:
Rappel
TACHE: • OPERATEUR :
l Valider les tennes de référence 1 Directeur Général, Directeur Adntillistratil 1 •
et Fùumcia, Responsable Hiérarchique
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:
• Poste à pouvoir;
• Budget disponible (dans le cas d'un\:' d<C•mJndt- nPn t'lanifiée L1 disponibilitt' du budget aur.1 étP
préalablement vérifiée par le Bureau de Cèc:tion liud.~(·taJre et l'engagement eftectue).
• Tc•rnH::;, de référence (lDR) du cabinet de recrult'!r•L''1t.
TACHE(S) A EXECUTER:
• \<1lider les termes de référence du cabilh'l ,j rv•Ttdc·'1h:'llt CL'ntenant:
les mission~ ,,t
pouvoir,
o les modalites de présvntation des dossiers de candidature;
le lieu et ia d,ltv limite• de dépôt des dossiers de c;mdidature.
• Trzmsmettre les TOR validés elU cabinet d<.' rc'<Tllt<·•~wnt ~'our IJncement de l';l\ i" d',l~'~wl :1 L1
candidature dans les Journaux d'annonce" [,,_c:;a!,,,: • Faire valider le Bon à Tirer à parclÎtre.
TACHE SUIVANTE: OPERATEUR SUIVANT:
1 PrépJrc'r iv 1-'Llnning des ~·ntretiens finaux
DERNIERE MISE A :Septembre 2005
69
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d"Ingénîerie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -r prLllllntitliL ,,ctobre 2005
1
i
Elaboration des procédures du cycle RH clans une Agence de l'Informatique
Agence 1 'Informatique CYCLE: GESTION DU
PERSONNEL
sous-cYcLE: Embauche et Intégration du personnel
sous-sous-cYCLE: Recrutement du personnel CDI
TACHE PRECEDENTE : OPERATEUR PRE CENT: . Valider les terme~ de référence Di recku r Gcnér,1 L Directeur Ad mi nistr;:1tit d Fin,mcJL'L
R'-''F'' >ll~dbll' H iL'r,îrchique 1
1 TACHE: OPERATEUR:
Préparer le planning des entretiens finaux Assistant Administmtif
L
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERA TEUR(S) DE LA TACHE: • Rapport du cabinet de recrutement sur Je-. unq
(01) il cinq (05);
i c~mdidab retenus par ordre de choi;.. dè un
• Dossier des candidats étudiés au préZJI,î[>,•
TACHE(S) A EXECUTER: • Fi'<:er les dates d'entretien des candidat" <'11 i i,li"l'n .11 L'l le Dil'l'Cteur Cènèr,lL lt' R~:''l'''n:-;able
hièrMchique concerné et le Directeur Ad .!ll'·trdtJt c't Fin,îiKJer;
• Com·oquer les candidats préconisés par k· l'cl f'P• 1rt ;
• Préparer les questions types il poser h,r, Jl' l'entrdien;
• L ne fois tous les rendez-vous validés, une JWtl~' mentionnant le planning des entretÎt'lb ,•t
1,1 ditfuser comme suit:
un exemplaire ,,u Dirc'<.'tèur Général,
un exempla:rv ,\u RL'~f'<'nc;able hiérarchique,
Cn ext·m~>i,w,· ,;c; D: r :\dministr<Jtif et FinallL~Îl'r, Un exemr>Lw, f'(>Ul .::.!"l'lolCilt d,ms le clOS:ilt'r ùl1Tt'~Pl)I1Ltlllt.
NB: Le comité de recrutement interne est COI11JX'sè du D1recteur Général, du Directeur Adminio.tratif
et Financier, du Responsable hiérarchique et de k'llt autre responsable dont la présence est jugée
nécessclire.
TACHE SUIVANTE: OPER .\ TELR SCIVA!\'T:
DERNIERE MISE A JOUR : Septembre 2005
70
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d Ingénierie elu Développement des Ressources Humaines. CESAG. -r' pn1nwtiun. ''Llnbre 2005
3/10
Elaboration des procédures du cycle RH dan" une.· \gence de !"Informatique
Agence de 1 'Informatique
CYCLE: GESTION DU PERSONNEL
sous-cYcLE: Embauche et Intégration du personnel
sous-sous-cYCLE: Recrutement du personnel CD/
TACHE PRECEDENTE: OPERA TELR PRECENT: k• planning des entretiens finaux
TACHE: OPERATEUR:
Conduire les entretiens Comité de recrutement interne
. 1
1 SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:
• Rapport du cabinet de recrutement;
• Date des entretiens.
TACHE(S) A EXECUTER:
• Faire passer aux candidats retenu:- par ic· ,.Jl>int'l !<'c·rutenwnt (01 à 05) l'entrt•tien f1n,1i.
• Rece\oir chaque candidat et s'entretenir .. 1\ L't: iu1:
Discuter d\t•,·JuJ de:- nhedifs et indicateurs dt• performatKt' lui
seront fixés :Dll't'Ctt•ur c,··nèral, Directeur r\dministr<ltit et Fi11,1tKÏt'r et Responsable hu.:'r,lrl·h
Discutt•r les pretenti,'ll" "<llMJa.les CJvec le candidCJt.
Vérifier lCJ c!J,~"t'lîibilik ,iu candidCJt (date possible de prist> de
fonction)
Vérifier ses a~•t1tude" d se~ conn<1issances,
Etc.;
• A iïssue des entretiens, se réunir r t.t>nt·r.L l ltrl'Ckur Administrc1t1t d 1Il1<111CI<'r.
Res onsable hiérarchi ue concerné, Con~ulLmt 1\l 11 pour èch,m\Ser sur le:; candtdats .
• TACHE SUIVANTE: 1
Etablir Je PV d<.~ sélection finale
. OPERATEUR SUIVANT: >tb.ll'l'-' htér;uchiquc
DERNIERE MISE A JOCR: Septembr_e_z_oo_s _____ -------·····1.:. 71
ZEI\iE \lariam. DESS GRH r dïngénicrit: du Déwloppement des Rt:ssources Humaines. CESAG. l' Îllll. llCttlbre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de lïnformatique
Agence de 1 'Informatique CYCLE : GESTION DU
PERSONNEL
sous-cYcLE: Embauche et Intégration du personnel
sous-sous-cYCLE: Recrutement du personnel CD/
i TACHE PRECEDENTE:
1
OPERATEUR PRECENT: C'mliL' ck recrutement interne Conduire le~ entretien5 tl
~;-;-~-;-~-.;-l_e_P_V __ d_e_s_é_le-c-tt-.o-n_fi_i_n_a_le----------•%-P-e:--~-~-;-~-~-~-~e--h-ie_r_a-rc_h_i_q_u_e--------------~
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:
• Ra~'port du cabinet de recrutement;
• Réstiltats des entretiens de sélection.
TACHE(S) A EXECUTER:
• Etablir un procès verbal de sélection de-, ca nd iddh F'resentant par ordre de merite:
le ou les candid<.ltc; rt?crutè
,- les candidat~ retenu.; .;ur L1 !i-.te Lf,lttente;
• Faire signer le PV de sélection finale ,1 tt'll'- lt•s illL'I11bres du Comite de recrukment in !t'mL':
• Etablir la lettre d'engagement du candidat retenu t't le SLîunwttre au Directt•ur Administr.Jtif et
Financier et au Directeur Général.
• TACHE SUIVANTE: OPER,.\ TEUR SlJIV ANT:
Conn1qu0r le c:mLildat retenu A;;~Jc.tJtlte de Directmn
DERNIERE MISE A JOLR: Septembre 2005
ZElNE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Développement des Ressources Humaines, CESAG. 4" promotion. octobre 2005
L
Elaboration des procédures du cycle RH dan~ une -\gence de lïntormatique
Agence de t'Informatique CYCLE : GESTION DU
PERSONNEL
sous-cYCLE: Embauche et Intégration du personnel
sous-sous-cYcLE: Recrutement du personnel CD/
[TACHE PRECEDENTE:
. Etablir le PV de sélection ftnale 1
i TACHE:
i Convoquer le candidat retenu
l'OPERATEUR PRECENT:
Rt>~'tlil,,ll,le hi0t'c1rChique
IOP>RAHUR, 'Assistante de Direction
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE: • Procès verbal de sélection finale.
TACHE(S) A EXECUTER : • Fixer avec le Directeur Général une date .'llaquelle ii peut recevoir le candidat retenu;
• Contacter le candidat pour l'informer dtJ L.1 d.:lte d't'ntn'tien;
• Dcmèmder au candidat retenu de se prt;'L'!lkr ,t\·,•c [,·~ ~'ièce:; .1dtninistrative-, neces,;<:Jtres ,1 L1
etm~titutitm de son dossier:
curriculum \ïtac .Ktu,1li~e.
copies légalisees dl:'s diptôml:'s et attestations de stages nwntionné::
dans le C\,
extrait actl:' dt' nJi~s.:ttK<.'.
certificat de 11.:1 tÎcln,11 i tc'.
copie de la cilrtt' d'idcntitt> legalisée,
} certificat de domicik•
certific;lt nwd 1 Jttt·,Lltll qw: l'agent n'est pZ1~ ilttt•int dt> mJ!.dtt'
contagieu~l'.
o extrait du casa'r JUdtc:<1Îrt'.
• Confirmer la date d'entretien au Directeur Cène ra! ;
• Demander à l'Expert Juriste en relation a\éC !,• Diréd,•ur .Administr<Jtif et Fin,ltlt:i,•r de prL'parl:'r un
modèle de contrat.
TACHE SUIVANTE: OPERATEUR SUIVANT:
Rc>o'n>ir il' candidat n'tenu Dln:c:c_•ur Cc>n0ral, Directeur Administratif et Fmancic•r.
DERNIERE MISE A JOL:R: Septembre 2005
ZEINE :V1ariam. DESS GRH Institut Supérièur d·lngéni<'ric du D~\èl<)ppement cie~ Rt:-.source:-; Humaines. CESAG. 4' promotion. octobre 2005
1
1. ,6/10 :@@if(z·~
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique
Agence de l'Informatique
CYCLE: GESTION DU PERSONNEL
sous-cYCLE: Embauche et Intégration du personnel
sous-sous-cYcLE: Recrutement du personnel CD/ _________________ ...,.. __________________ , l'TACHE PRECEDENTE:
1
Com'tlquer le candidat retenu !
. TACHE:
OPERATEURPRECENT:
l -~~-'i't.:::tc• de Direction
OPERATEUR:
Recevoir le candidat retenu Directeur Général, Directeur Administmt~f et Financier, Responsable Hiérarchique
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:
• Candidat convoqué.
TACHE(S) A EXECUTER:
• Rece,·oir le candidat retenu et s'entreten11· an:c lui;
• Déterminer la date de début de prise de f,1nction :
• Tran;;mettre les pièces administr,lti\ e~ t• Il'~ f'dl , .mdid,1t a l' Assistzmt \dm1ni;;trJtiL
TACHE SUIVANTE : OPER.-\ TEUR SUIVANT:
Préparer le contrêlt Din:ctem -~dministrê!tif ct Financier
DERNIERE MISE A JOL'R :Septembre 2005
7-+
ZEINE Mariam, DESS GRH Institut Supérieur dlngénieric du Développement des Ressources Humaines. CESAG. 4" prc)mntintL lKhlbr.:: 2005
7/10
Elaboration des procédures du cycle RH dans un.: .\gence de !"Informatique
Agence de l'Informatique CYCLE: GESTION DU
PERSONNEL
sous-cYCLE: Embauche et Intégration du personnel
sous-sous-cYCLE: Recrutement du personnel CD/
OPER.\ TEUR PRE CENT: TACHE PRECEDENTE :
recevoir le candidat retenu D1rcckur GénéraL Directeur Admmi~trJtif t't fin,mcier,
TACHE: 1 OPER.'\ TEUR:
Prépare1· le contrat • Directeur Administrat~l et Financier
1 SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR!S! DE LA TACHE:
• Candidat avant accepté de prendrt:> ::'t:'S fui:ctJull~ ;
• Salaire, objectifs et indicateurs de perf('lïll,lnc~' ddi11!";
• Lettre d'engagement signé par le Di reet eu r Gener<ll.
TACHE(S) A EXECUTER:
• Préparer le contrat (t:>n qualrt:> exemplair<'''· i cltk-,t,ltJun dt' mouvement du tr,wailleur et !,1 nntt'
o ll11 portant les indicateurs de performaJK!' t't à la nouvelle recrue;
• Faire signer les documents (contrat et docum<:.'t1t:-- !-'rt>lÎSdnt lès objectifs et indicateurs de
performance) au Directeur Général ou à "''n • Contacter la nouvelle recrue, le convoquvr. ÎL' rece\ •. ,ir L'! lui Lïirc' signer les docunwnb; • Dèmander à la nouvèllè recrut' dè L:O!ll}'ic'><·: :le'· ,.,,,1irt! ~un dos~ier du
• 1 ransmettre le dossier à l'Agent Admin1:::tr,1tit puur traitement.
TACHE SUIVANTE : 1 OPHC.\ TElJR SUIVANT:
Traiter le doss1er Chl't Llu RurL',lll Pnsnnncl
DERNIERE MISE A JOCR: Septembre 2005 8/10
75
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut d ï ng~n du D~' e loppement de::; Ressources promoti-.>rL ndubre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dan~ un.: Agence de lïnformatique
Agence de l'Informatique
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL
sous-cYcLE: Embauche et Intégration du personnel
sous-sous-cYCLE: Recrutement du personnel CD/
TACHE PRECEDENTE: OPER.-\ TEL!R PRE CENT:
le contrat
TACHE: OPERATEUR:
Traite1' le dossier Chef du Bm'eau Personnel
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:
• Dossier du candidat transmis par le Direct~our .·\~~'nini"tratit et Fin,liKier;
• Contrat de travail.
TACHE(S) A EXECUTER:
• ÎdÎrt' sub1r au nouvel agent unl:' 1 i:,itv v~ :;c·,·,' ,:·: .. ,· · .. ~:r~~ :1Wd!C,1iL';
• Ou ITÎ r un dossier personnel au nom d LI ll\)LI \ ('1 cl ~L'!: t cee ru tl' et ,. c I,1SSt'r l' l'lb~'lll b lt' dl'"
documents;
• Effectuer les différentes opérations relati1 es,) sa ~·ri~e de fonction·
Transmisskm dut·ontrat :1 l'inspection du tra1 ail;
c· Transmis:oiun d<c' la dt•c il ration dt:• mouvemt:>nt <Hl.\ organismt:>s; Mise<) IL~l' [,, Îc.,k c1LI ~'t'r<.,t)nlll'l;
• les dossiers d'adhésion à ''IPI<I·". L't :t \c1 i..·:>:-; ,,u il:' c,1S ècheant consent'r Stll1 ,1!1Cien \.
d li'I~FS; • Effectuer les démarches nécessaires relati1 t'" "1 L:1 f'rntc>ctinn sociale
l'emplové selon sa catégorie; • Trzmsmettre les éléments relatifs à la pcllt' ,w Cc)m,,t,ll~ t'.
TACHE SUIVANTE: OPERATEUR SUIVANT:
Contn'ller le .Jc•ssier Administratif
DERNIERE MISE A JOL'R: Septembre 2005
maladie) dt•
76
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d·lngénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. 4' pr"<mwtit1n. t1ctobre 2005
9/10 ff4iw.
Elaboration des procédures du c;.clc RI! da1b une \gènce de lïnfonnatique
Agence de l'Informa tique CYCLE : GESTION DU
PERSONNEL
sous-cYcLE: Embauche et Intégration du personnel
sous-sous-cYCLE: Recrutement du personnel CD/
TACHE PRECEDENTE:
' Tra!ler le dtlSSier
TACHE:
1 Contrôler le dossier Administratif
IOPERATEURPRECENT: ) Ch~l: ,4
1ll Hurl\_lu Pt:r~nnne!
i 1
1
OPERATEUR:
1 Assista1lt Administratif
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:
• Dossier du candidat transmis par le Chet cie ( ;ec;tion r:inanci~re, Budget et Admimstntion,
• Contrat de travail.
TACHE(S) A EXECUTER:
TACHE SUIVANTE:
Fin du sous-sous-cycle
Dossier de ,,:<t:c"iJcLJ !•" jvmand<' d emplui. CUHIL"Uium \ Jt,w ,, IPLir,
diplômes ('t ,>ttesLJtion, .j,• trin ail isèes);
Contrat de tr,l\ ali;
Fiche des élements du s,1l<1ire;
Certificat de \"isite et de contre visite médicale;
Certificat de m,lri.l"-t'.
Bulletin::, (\LJ tr<~:t- .lv Jl,ll~-,llK<' dL'S t'nfants; Bulk•tin,~ d': Toutes deClsiLlll~ Zlci mm i::;tr<l ti v es (nominations, év a 1 uations, promotion;,, lc)nnati,,n::;, sanctions, etc.) concernant l'agent.
1
. OPERATEUR SUIVANT:
1 Fin du q)us-::;ous-cycle
DERl'·iiERE MISE A JOCR: Septembre 2005
77
ZEINE Ylariam. DESS GRH Institut Supérieur dïng~nierit: du Dé\eloppement des Rt:ssourœs Humaines. CESAG .. f p!\llllotitm. t)ctobre :2005
A.1.2.2
A.1.2.3
Elaboration des procédures du cycle RH dan:S une \gence de l'Informatique
Agence CYCLE: GESTION DU PERSONNEL
sous-cYCLE: EMBAUCHE ET INTEGRATION DE PERSONNEL
SOUSMSOUS-CYCLE: RECRUTEMENT DU PERSONNEL CDD
Objectif du sous-sous-cycle
Le sous-sous-cycle a pour objectif de :
• Définir les tâche~ a ,Kcompiir en ce qui concerne le recrutement
du personnel en Contrat ,1 Durée Déterminée (COD) de l'Agence.
Sommaire du sous-sous-cycle
référence du
pourvon Fin,lncier
Valider TDR et faire ~lublit'l' Directeur Géner,ll
l'annonce
Recevoir et è\,l]uer k~ Comité de recrutement intt>me
Effectuer le::; entretien" et Cümité de recrutement interne
rédiger le rapport dt>
78 -------------------------:-----:---···--ZEI:-.JE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dl ièric elu Dé\ clappement des Ressources
Humaines. CESAG. prnmotiPJL ,x:tnbrc 2005
3
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique
Agence de 1 'Informa tique CYCLE : GESTION DU
PERSONNEL
sous-cYcLE: Embauche et Intégration du personnel
sous-sous-cYCLE: Recrutement du personnel CDD
•
TACHE PRECEDENTE : OPERA TEt:R PRECENT: Début du
TACHE: OPERATEUR:
_;n_
Elaborer les tennes de r~férence du poste à pourvoir
Directeur Administratif et Financier, . Responsable Hiérarchique
Rappel: • Cette procédure de recrutement concenw uniquemt•nt le besoin en personnel dt• support.
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE: • Poste à pouvoir ;
• Bud\:;et disponible (dans le cas d'une denund<' non pl,mifiée la disponibilité du budget aura eté
t'tE'éll,lblement \'érifiée par le Bureau de Ct:•-:;titlll Bud;..:étaire et l'engagement effectué).
TACHE(S) A EXECUTER: • Elaborer en relation les Termes de Réference du f'l'"k 1 TOR) ,1 t•ourvoir :
.~ le titre et la position hierélrchique,
o les tâches et les n:-sponsabilités,
'ni\·eau d'étudt'S, diplôme~ . L
la duree du c 11ntr;;t
les qualités it>s requises pour occuper Il' poste;
• Transmettre au Directeur Général pour\ ,llid,lti<'IL
TACHE SUIVANTE: OPERATEUR SUIVANT: \ ,1!1d~·r le•,., TDR t:t tam.> publier l'annonce
DERNIERE MISE A JOLR: Septembre 2005
79
ZEINE Marîam. DESS GRH Institut Supérieur cllngéni.:rie elu Dé\eloppement des Ressource:, 1-Iumaines. CESAG. promotion. l)Ctobre 2005
1/5
~'
Elaboration des procédures du c;.ck Kil dan, lille \genœ de l"lnl(mnatique
Agence de 1 'Informa tique CYCLE: GESTION DU
PERSONNEL
sous-cYcLE: Embauche et Intégration du personnel
sous-sous-cYCLE: Recrutement du personnel CDD
TACHE PRECEDENTE: • OPERATEUR PRECENT:
1 Él,hù•w le> tenue•, de céfé«nœ du à pournnr 1 Dm,;ctl'm Admini;;tratif et Financier, Respons,1ble
1 TACHE: OPERAIEUR:
1 Valider les TD R et faire publier l' a1tnonce Directeur Général
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:
• TDR du poste élaborés.
TACHE(S) A EXECUTER:
• \ c~!tdt•r le:; tt:rmes de rèférenct> (TDRî dl:
1m>difications nécessaires;
• Valider le Bon à Tirer;
an1ir fclit inte~rer :o1 Lwsoin IL':--
• Transmettre les TDR et le Bon à Tirer,, I'A;;;;istzlllt .~\c4mmistratif qui se chargt>ra dt> f<~irt> pa~"t'r
l'appel à candidature dans la presse n<lttt>nale:
NB:
le ,·hoi'\ dL'" organes dl' pres~e ain~i qul' iv •
com mu ni ca ti on.
TACHE SUIVANTE : OPERATEUR SUJV ANT :
, RèCèl'tlir L't èvëiluer les dossiers 1
1
DERNIERE MISE A JOL"R: Septembre 2005
80
ZEINE Mariam. DESS GRH d"lng~ni.:rie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. 4" promotion. octobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'lntormatique
Agence de 1 'Informa tique CYCLE : GESTION DU
PERSONNEL
sous-cYcLE : Embauche et Intégration du personnel
sous-sous-cYcLE: Recrutement du personnel CDD
TACHE PRECEDENTE : OPERATEURPRECENT: Valider le~ TDR et faire publier l'annonce
TACHE: i OPEK.\ TEUR:
• Recevoir et évaluer les dossiers 1 Comité de recrutement interne
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE: • Critères d'évaluation établis par l'Assistant ,\dmint;;trJtif et \'ali dés par le Dt recteur Adm111istrattf
et Financier, le Responsable Hiérarchique et le Directeur Général;
Dossiers de candidature reçus.
TACHE(S) A EXECUTER: • S'assurer que le profil de qualificatÎl1ll t·~t t-L'Ilfnmw Jll\ t'\Î).!l'IK<:'S du postt•:
• Etablir les critères de notation des CV:
• Evaluer les dossiers de candidature;
• Retenir les dix (10) meilleurs candidats:
• S'assurer d'avoir au moins trois (03) candicL1to: r'ar poste;
• Rédiger un PV de sélection reprenant le~ difft•n•tHes fiches de notation dt•s CV; • [J,•mander à 1',:\~sistante de Direction d'eh·d~Ier 1., ,·L'Il\ ocation des candidats r·etemrs.
NB: Le comité de recrutement interne est Ll)flî~'<:•s~· du Diredeur Cénéral, du Directt'ur Administr;lt:f et Financier, du Responsable hiérarchique èt de• 1'·\c.-.i:--tJrlt \dmtnistratif.
TACHE SUIVANTE: Effectu~·r k·~ entretiens et rédiger k• rapport de'
recru ÎL'lllL'IÜ
OPERATEUR SUIVANT:
1
DERNIERE MISE A JOCR: Septembre 2005
81
ZElNE Marîam. DESS GRH Institut Supérieur dïngénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. 4' promotinn. (Îctobre 2005
3/5 ~
Elaboration des procédures du cycle RH dan' lill<.' \gence de l'Informatique
Agence de 1 'Information CYCLE : GESTION DU
PERSONNEL
sous-cYCLE: Embauche et Intégration du personnel
sous-sous-cYcLE: Recrutement du personnel CDD
TACHE PRECEDENTE:
Recevn1r <.;'t ~\'aluer k•s dossiers
TACHE:
; Effectuer les entretiens et rédiger le rapport de recrutement
OPER.!l.TEUR PRECE:'\T:
OPER!>. TEt:R :
Comité de recrutement intente
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE: • Date d'entretien fixée;
• PV de recrutement; • C,1ndidats convoqués par le comité de,,,, tt•mc·;··
TACHE(S) A EXECUTER: • Effectuer les entretiens, évaluer les candidats et echanger sur les candidatures;
• Rediger le rapport de recrutement (Asc:istant Admini~tratifl en trois (03) exemplaires t'! lt·~
dispatcher comme suit:
Un (01) ex en:
Un (01 exemF'iain· au D.\ 1·. Un (01) e:xt•mplaire élu Dirt•cteur concerné,
L'originall•-;t consent:' J la Direction Administratin:> et Financière
pour classenwn t;
• Adresser un courrier aux candidats non rett>nu5 ,,fin de les informer de la décision prise quant il leur cmdidature et pour les remercier d,• :·intc'rèt ;'nrtt' ,1 l'Agence.
NB: Le rapport de recrutement reprend IL' f11'tKe:osus ,~,,lllf1 lt'l du recrutement c'est-à-dire de
J'é,·aluation de l'ensemble des dossiers de ,mdidilturc·~ recus, élU choix des candid,ltc. rt>tt:•nu~. On
prendra soin également d'y joindre les criti:•rt·" de> lWLlt!,'!l de-; C\' et de-; entretit:>ns.
TACHE SUI\' ANTE: 1 OPER!>. TELTR SUIVANT:
Embauciwr
1
DERNIERE MISE A JOUR : Septembre 2005
82
ZEI:\L Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dïngenièri-: du DéH~Ioppement des Ressources Humaines. CESAG. -tc promotil)ll. t)ctobre 2005
4/5 c.~
i
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique
Agence de l'Informatique CYCLE : GESTION DU
PERSONNEL
sous-cYcLE: Embauche et Intégration du personnel
sous-sous-cYcLE: Recrutement du personnel COD
------------------...,..-----------------1' 1
TACHE PRECEDENTE : Effectuer les entretiens et rédiger le rapport de
: recrutement
1 OPERA TEL'R PRECENT: , Comite de recrutement interne
1
Y'
~----------------------------~----------------------------~ 1
TACHE: 1 OPERATEUR :
:Embaucher i Directeur Général
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE: • Profil de compétence du poste à po un ''ir.
• f~.lf'f'Ort de recrutement
• TACHE(S) A EXECUTER :
• S'assurer, à la réception du dossier de c:anJid,tturv elu<· k' pn)fil de qualificatinn du ccmdid,lt est
confnrrne au" e'\igences du poste;
• Fi'\er le salaire en tenant compte de .·t'Il\ c•it)PF''' L>L;d~dairc' F'l't'\ uc;
• Fixer la période d'essai;
• Faire établir un contrat de travail en trois e\emplaires;
• Faire n:'rifier le contrat de travail par 1'.-\'-'t~t,lnt \dministr<ttit t:l l'E>-pert ]uristt>;
• Signer le contrat de travail et fain' signL'I .1 l',lgc•nt :,•,rutè:
• Dis~'atcher le contrat comrne suit: l'orignalt:>st um>t'!Tl' J !cl Directit)ll Admini:;tr.:~ti\ t' d Fincm,·iére.
o Un (01) exemplairt• ~_•st tr,msmis <]l'agent,
o Un (01) exemplaire est tr<tnsmis à l'Inspection du Travail,
• Demander à l'agent de compléter son dossier per-;nnnèi (justification de la situation
professionnelle et familiale, etc ... ) aupres de l' .\dministratif;
• Elabc1rer et signer la note de prise de :;en ict: (diffu~lun en interne) matèrialis<tnt l'entrée en
roiKtiun de l'agent; • Trcmsnwttre le dossier d'emb<tuclw à 1'.·\~~i;;Lmt ·Un1ini"tr<ttif pour l'exécution de la décision
d'embauche et classement du dossier d;:u~<- le cl,b"'l'Ur · Dos,.;ier du Personnel ·
. TACHE SUIVANTE:
/Fin du sous-sous-cycle
, OPERATEUR SUIV A!'JT:
1 Fin du ~ous-sous-cycle '
i
DERNIERE MISE A lOLR: Septembre 2005 ___________ l.;'wer 83
ZEINE Mariam, DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -r pl\)!ll,Jtion. l)Ctobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une -\gence de l'Informatique
Agence de l'Informatique CYCLE : GESTION DU
PERSONNEL
sous-cvctE: EMBAUCHE ET INTEGRATION DE PERSONNEL
sous-sous-CYCLE : INTEGRATION DU PERSONNEL
Objectjf du sous-sous-cycle
Le sous-sous-cycle a pour objectif de :
• Décrire 1a procédure' dïnte:_;r,ttion du personnel dt' l'Agence
Sommajre du sous-sous-cycle
-···--···~·--···-··-·~···--~···-···~·----······--·- ·-····-----·. ··-·-···-···---··-·--···--~···~-··--·
REF. TACHE OPERATECR P
8-f
ZEINE Mariam. DESS GRH lnstitut Supériem dïngènierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -+" promotion. octobre 2005
l
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de lïnformatique
r---------------,---~----- ····~~·- ·--··--····-----···--- ~---
Agence de l'Informatique
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL
sous-cYCLE: Embauche et Intégration du personnel
sous-sous-cYcLE: Intégration du personnel
TACHE PRECEDENTE: OPERATEUR PRECENT:
Début du sous-sous-cvcle Dd1u t du ~"u..;-~ous-cycle
TACHE: i OPERATEUR:
• Intégrer le nouvel agent Responsable Hiérarchique
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(SJ DE LA TACHE:
• Designation du Responsable (Tuteur) c:I1,H~è d
Responsable du Departement zwquel t:'IJ,. ,•-.t JtkdcY •
• Etablissement du planning d'intégration. • Réalisation des tâches administrative;; lit·e~ 0 !' .. mi\ PP dè la nouvelle recrue.
TACHE(S) A EXECUTER:
• Accompagner la nouvelle recrue dans sa pnse de cunnaissance de l'Agence et de son en\ ironnement (rendez-vous planifiés. n•m ise de ch,cuments, etc .. ) ;
• Communiquer au supérieur hiérarchique direct d,· ,1 nou\elil.' recrue k~ l;lè!llenh qur lui
permettront de rédiger le rapport tf e\ ;li~:cJ:i,n<
• TACHE SUIVANTE:
Evaluer 1
OPERATEUR SlJlV ANT:
Su~'c'neur Hiérilrchique i
DERNIERE MISE A JOL'R:
85
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dlng:énierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. 4' pl'\'llhllÎ\ 1 11. ,~cwbr-: 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de 1" Informatique
Agence de 1 'Jnformatiaue CYCLE: GESTION DU
PERSONNEL
sous-cYcLE: Embauche et Intégration du personnel
sous-sous-cYCLE: Intégration du personnel
!TACHE PRECEDENTE: 1 OPERA TEt:R PRECENT:
Int0grc'r k· nuun·l ,1gcnt i
! TACHE: OPERATEUR:
Evaluer Responsable Hiérarchique
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:
• Agent en poste ; • A va nt la fin de la période d'essai.
TACHE(S) A EXECUTER:
• Rédiger un rapport et le transmettre par la l'Ole hiérarchique (visa) à la Direction Générale qui prendra les mesures nécessaires pour confirmer l'emb,1Uche (ou la promotion) ou demandera que l'Agence se sépare de l'agent à l'issue dL· i.1 de.~sa1.
TACHE SUIVANTE:
Suivre' 1 'e1·olut1on dt' l'agent
1 OPERATEUR SCIVANT: ! C1et ,j u f'n:-onnel
DERNIERE ~USE A JOL'R :Septembre 2005
86
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dîngènierie du Dén:ioppement des Ressources Humaines. CESAG. -r' pmmotion. L)ctobre 2005
2/3
!
Elaboration des procédures du cycle RH dans un..: .\gence de lïnformatiqu..:
Agence de 1 'Informatique CYCLE: GESTION DU
PERSONNEL
sous-cYcLE: Embauche et Intégration du personnel
sous-sous-cYcLE: Intégration du personnel
TACHE PRECEDENTE: Evaluer
!TACHE:
Suivre l'évolution de l'Agent
IOPERATEURPRECENT:
! Re~F'''n~.1ble Hierilrch1que
1 OPERATEUR:
1 Chef du Personnel
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:
TACHE(S) A EXECUTER:
• Répertorier, tout au long de l'année, et en ,~c,l Zll>or,ltinn an:-c la Direction dont n,•li:•n' l' A~ent et le
Directeur Général, l'ensemble des élément~ necv~::-.lir~c'' elU suivi de ce dernll'r:
• \ eillèr à la bonne exécution des mission' l't tci;_:lh'' dt• l':1gent en relation avec son :->upt•ri~c•ur
hiérarchique direct (réalisation des objectifs, gestion ~'rèentin> d'éventuels conflit::;. ou autres Li i tfi l~u[ tés, etc ... ) ;
• Cl.1sser tous les éléments nécessaires à Ct' ::;ui\i d,1ns le dossier de l'agent.
fACHE SUIVANTE: OPERATEUR SLIVANT:
Fin sous-scms-cvcle et sous-cvcle
DERNIERE MISE A JOCR: Septembre 2005
87
ZEINE \1ariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -i' promotion. llCtobre ~005
i
Elaboration des procédures du cycle RH dan~ unt' \gence de l'Informatique
Agence de 1 'Informatique CYCLE : GESTION DU
PERSONNEL
SOUS-CYCLE : EVALUATION DU PERSONNEL
Objectif du sous-cycle
le sous-cycle a pour objectif
• Décrire dittt"rentt'" c•tapt>s relc1tives à l'évaluation du
personnel de !"\gence.
Sommaire du sous-cycle
et transmettre
Informer Chet du rersomwl
88
ZEINE Marîam. DESS GRH Institut Supérieur dïngénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG .. r promotion. octobre 2005
_,,,
~
Elaboration des procédures du cycle RH dan:- uni.' \genee de lïnformatique
Agence de 1 'Informa tique
CYCLE: GESTION DU PERSONNEL
sous -cYcLE: Evaluation du personnel
TACHE PRECEDE:\'TE : Début du sou;;-c\·cle
TACHE:
Planifier les entretiens
OPERATEUR PRECEDENT:
1 Deh:r u ~nu::--n-cle
! OPERATEUR:
Supérieur Hiérarchique
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:
• Période annuelle d'évaluation décidée par la note du Directeur Général.
. TACHE(S) A EXECUTER: 1
Les chefs de SeiTice et dL' Dèp<~rtements èv<tluent personnt•l
hiérarchiquemc·n t in teri eu r
Les Directeurs è\·aluent les Chefs de Département
Les Direckuh de Dir,·;.t:c'n "Ont è\·alués par le Directeur Cènèr,ll
• Planifier les entretiens;
• Informer les collaborateurs devant être reçue, p•u t'-m,lil, téléphone ou note de service.
TACHE SUIVANTE:
' E\·aluer et tr<:~nsmettre
OPERATEUR SUIVANT: r l-fi,;rarchJque
DERNlERE MISE A JOUR: Septembre 2005
89
ZEINE Mariam, DESS GRH Institut Supérieur cllngénierie du DéYeloppement des Ressources Humaines, CESAG. promotion. octobre .2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique
Agence de 1 'Informa tique CYCLE : GESTION DU
PERSONNEL
sous -cYCLE: Evaluation du personnel
TACHE PRECEDENTE : OPERATE~RPRECEDENT:
Pl,1nifwr le;., entretiens Hiérarchique
TACHE: OP ER.\ TEUR:
Evaluer et transmettre , Superieur Hiérarchique 1
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:
• Date de l'entretien; • Fiche d'objectifs annuels (ou établie lors de 1 2tnl•,1uc:h,•:.
TACHE(S) A EXECUTER:
• c;·t:'t1trett>nir a1•ec le collabor<lteur a él .1lu,·r
• l· ttectuer la notation ;
• Discuter J'évaluation avec le collabor0teur e1 .lllll':
• Signer la fiche d'évaluation; • Faire signer la fiche d'évaluation au cnll.lh'rakur .lf'!'l',; c1ccord de ce dernit•r: • Transmettre l'original de la fiche d'é1 ,llu.l:i,,ll fîin·dvur :\dmini<;tr<ltif t't ~inarKier d CclJ1'-t'l'l t.'!
u1w copie.
TACHE SUIVA:'>JTE: OPFR.\TEUR SL:TVANT:
Etablir le rappurt d'évaluation
DERNIERE MISE A JOUR : Septembre 2005
90
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dïngénierie du Dé\eloppement des Ressource;.. Humaines. CESAG_ -r· pronl\ltÎ(ll1. l'Ctobr.: ~005
2/5 1
~
.
Elaboration des procédures du eyck RH dans unc> ·\gence de lïnformatique
Agence de 1 'Informatique CYCLE: GESTION DU
PERSONNEL
sous -cYcLE: Evaluation du personnel
TACHE PRECEDENTE :
Planifier les entretiens
TACHE:
Etablir le rappo1·t d'évaluatio1t
1 OPERA HLR PRECEDENT:
1 ~Li~'c·:·ic·ur Hiérarchique
OPERATEUR:
Chef du Perso1t1tel
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:
• Ficlws d'évaluation centralisées.
TACHE(S) A EXECUTER:
• F:t,1blir un rapport svnthétique des é\ cJ]u,·:tinn~ ;;,,·:w f'·lr c1ge;1t);
• l "c-ctut'r des proposttiOns de ttc.:1tl• • le rapport comme suit:
original au Dirt'cteur Ct:neral,
copie pour cL1S"t'nwnt.
TACHE SUIVANTE: OPERATEUR SUIVANT:
Etudier le rapport notifier et transmettre
DERNIERE MISE A JOCR: Septembre 2005
91
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur cl'lngéntt:ri..: du Dé\eloppement de~ Ressources Humaines. CESAG, 4" promotion. octobre 2005
3/5
~-
•
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l"Informatique
Agence de 1 'Informa tique CYCLE : GESTION DU
PERSONNEL
sous -cYcLE: Evaluation du personnel
TACHEPRECEDE~TE:
• Etablir le rapport d'évaluation
TACHE:
· Etudier le rapport, notifier et transmettre
OPERATEUR PRECEDENT:
1 Clwt ,,u ~'c'r~<l111WI
! OPER.-\ TECR:
Directeur Général
! SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:
• Fiches d'évaluation; • Rapport d'évaluation.
TACHE(S) A EXECUTER:
• Prendre connaissance du rapport; • Décider des gratifications; • Transmettre les informations néc('ssair<o'" J~I lJwe cil: f';e-rs~mtwl pour notification au\ c1r:;ent'-'
,.,,,lli::'Iïlt'" ~'ar ces gratifications {mém,) tt'll'!"!W ,L:!v ,,t 1.
• TACHE SUIVANTE: OPERA TECR SUIVA:\T:
lnfurrner
DERNIERE MISE A JOCR :Septembre 2005
ZEfNE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur <.flngénicrie du Développement des Ressources Humaines. CESAG ... r pronwtÎ1111. (H:tnbre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une ,\gence de lïnformatique
Agence de 1 'Informatique CYCLE: GESTION DU
PERSONNEL
sous -cYCLE: Evaluation du personnel
TACHE PRECEDENTE : OPERATEUR PRECEDENT: Etudier le rapport, notifier et transmettre
~-----------------------------------------------------------4'
~ TACHE: OPERATEUR:
Infonner 1 Che{ du Personnel
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:
• Deos1ons de gratification du Directeur ( '''lWral
TACHE(S) A EXECUTER:
• 111 former les • 1 rans mettre à chaque agent une copie de li1 he lw rt·~u 111~;e (:i' c'\ aluatîon Ît' concernant ;
• Communiquer les éléments variables dt> f''<Ît' au Cumptable.
TACHE St:IV ANTE: OPERATEUR SUIVANT:
DERNIERE MISE A JOUR: Septembre 2005
ZEINE \tariam. DESS GRH Institut Supérieur d"lngénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -+" promotit;n. octobre .2005
5/5
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de lïnformatique
~encede 1 l' /~forma tique CYCLE : GESTION DU
PERSONNEL
SOUS-CYCLE : FORMATION
Objectif du sous-cycle
Le sous-cycle a pour objectif de:
• Décrire diirércnk" ,•tapc>s relatives à la mist• t'Il plan du
plan de torn1,1tion du personnel de l'Agence.
Sommaire du sous-cycle
Evaluer le plan dt'
formation
! Clwf du Personne>!
Directeur Administrêltif et
Fin;:mcier
Directeur Général
. Coordonnateur du Bureau de
i Cestion Budgétaire
Chef du Person1WI
94
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dlngèni~rie elu Déwloppement des Ressources Humaines. CESAG. -+' promotinn. t)ctnbre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dan<> une Agence de lïnformatique
Agence de 1 'Informatique CYCLE : GESTION DU
PERSONNEL 1
SOUS -CYCLE : Formation
TACHE PRECEDENTE: OPERATEUR PRECEDENT: Début du sous-cvcle DL;but du ''/,
j TACHE: OPERATECR: 1 Rédiger une note . Directeur Géuéral
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:
• Fin du mois d'aoùt (pour qu'il soit inclu~ cLlll~ IL· l'nl(è;r<lmme de Budget Annt.H'I).
TACHE(S) A EXECUTER:
• Rédiger une note à l'attention des Direcku e1 Uwr- LJL' sen· in•:-. et de Di\ i:-io11s ct)l\lenw- IL·u t'
demandant de recenser sous huit (08) jour~ l'ens,)mble de;; besoins en formation du personnel dont
ils ont la charge.
TACHE SUIVANTE : OPER . .\ TEUR SVIV ANT:
Che'' dU l'L'!'S< lllllL'i
DERNIERE MISE A JOUR: Septembre 2005
95
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dlngénieriè du Développement des Ressourœ~ Humaines. CESAG .. r promotion. octobre 2005
Elaboration des procédures du c:clt: RH dan~ une: Agence de l'Informatique
Agence de 1 'Informa tique
sous -cYcLE: Formation
TACHE PRECEDENTE : Rédiger une note
TACHE:
Centraliser les besoins en formation
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL
OPERATEUR PRECEDENT:
OPERATEUR:
l Chef du Personnel
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:
• Besoins en formations recensés et transmis par il':- d1tterents R0sponsables.
TACHE(S) A EXECUTER:
• Centrziliser les besoins; • Etablir un dossier de formation ,,t le tr,m;;nwttre ,w Directeur Général pour approbation;
• Transmèttre le dossier de formation au [)iredt'tF \cimin!stréltii et Financit•r pour etahfi..,senwnt du
plan de formation après approbation dti Dir(•(tc•u' ~ ~c:wral
! TACHE SUIVANTE: OPERATEUR SUIVANT:
• Etablir un plan de formation Chef du Personnel
DER:>·HERE MISE A jOLR: Septembre 2005
96
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dlngènit:rie du Dé\eloppement des Ressources Humaines. CESAG. ·+' jlt"C•nwti\lll. ClCl\)bre 2005
21-1 1
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique
Agence de l'Informa tique
sous -cYcLE: Formation
TACHE PRECEDENTE :
Centraliser les besoins en formation
. TACHE:
Etablir tm pla1l de formation
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL
OPERATEUR PRECEDENT: C1ef du ['ersonnel
OPERATEUR:
Clzef du Personnel
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:
• Besoins en formation centralisés;
• Dossier de formation approuvé par le Din•cteur Cénéral et imputé par le DAF;
• Période : mi-Octobre.
TACHE(S) A EXECUTER:
• Prendre connaissance des besoins en torn 1 ~1tiPn:
• Au regard des formations demandées.' erifit•r lt.·~ fnrmations dont a bénéficié chaque at,ent dan~ les mois précédents et vérifier son cursu"- :
• Etablir le plan de formation et le chronogramnw \ .ltft•rent et le proposer au Directeur Administratif et Financier et au Directeur Cénérzll.
• Intégrer les observations du Directeur Administr.1tit .c•t Financier et du Directt'ur Général. lui rt•tounwr le plan de formation ~·our trJil'i11i~s!Pn ,1u PirectPur Général après Jvoir \'érifiè qu(• le· plcm permettra la pérennité des acti,·ik~ Je i c': \bc.t•nn•s réparties):
• Obtenir des devis auprès des organi-:me~ dv !onLI''' 'Il iJU mnin-: deu\ (021 lorsqu'il 11\' s'~lc;it r'a~
d'une formation technique}; • Communiquer le plan de formation et le:::. devis au Dnecteur Administratif et Financier.
i
TACHE SCIVANTE: 1 OPERATEUR SUVANT:
Evaluer le plan de formation i Dm_•cteur :\dministrwtif et Financ1er
DERNIERE MISE A JOUR: Septembre 2005
97
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur tflng~ni~rie du D~H:loppement des Ressourœs Humaines. CESAG .. r promotiLlll. oetobre ~005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de rlnformatique
Agence de l'Informatique
sous -cYCLE: Formation
ITACHEPRECEDENTE, j Etablir un plan de formation
TACHE:
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL
OPER-\ TECR PRECEDENT:
OPERATEUR:
Evaluer le plan de formation Directeur Administratif et Financier
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:
• Plan de formation ;
• De\ isdes organismès;
TACHE(S) A EXECUTER:
• Effectuer l'évaluation financière du plcîn de tnrm.lti<'lî ·
• Vérifier de la faisabilité du plan de form.1tion pr r.1pport <lU budget et s'assurc'r que le départ en formation n'entrave pas la bonne marche de I'AgL'!ke de l'Informatique;
• Transmettre le plan de formation chiffre :lU Directn.1r CénéraL
• ApprouYer le plan de formation chiffré
1 OPERA TFUR SUIVANT:
1 Directeur Général
DERNIERF MISE.~ JOLI\ :Septembre 2005
98
IN E Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dïng:énierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -+" promotÎQn. octobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dan~ unt.> Agence de rlnformatique
Agence de 1 'Informatique
sous -cYCLE: Formation
TACHE PRECEDENTE:
Evaluer le plan de formation
TACHE:
Approuver le plan de fonnation chiffré
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL
1
OPERATEUR PRECEDENT:
Dm:ctem Administratif et Financier
1
OPERA TELR ·
1 Di tecteur Général
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:
• Pl,m de formation chiffré transmis par le [)/I.F.
TACHE(S) A EXECUTER:
• Etudier le plan de formation et\' apport<·r le.;; co:·redion.~ nécessaires;
• ;\pprouver le plan de formation.: • 'Transmettre le plan de formation au Directeur ·\dmmi-.;tr,ltif et Financier.
TACHE SliiVANTE: ! 1 OPERATEUR SUIVANT:
lnscnre le;; ''-t-''- •oç. de formation au budget 1 Dir~·c•c.·ur ..\dmin1:-trJt1f l't Fmanoer
DERNIERE MISE A JOCR: Septembre 2005
99
ZEINF \:tariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -1' promotillll. tlCtobre 2005
Elaboration des procédures du c~ck RH dan~ une \genee de !Informatique
Agence de 1 'Informa tique
sous -cYcLE: Formation
TACHE PRECEDENTE :
Approuvé le plan de formation chiffré
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL
OPERATEUR PRECEDENT:
Directeur Général i;. 11
~-------------------------------------+---------------------------------------t TACHE: i OPER . .\ TECR:
Inscrire les dépenses de formation au budget
Dù·ecteur Administrat~f et Financier
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:
• Plan de formation chiffré validé par le DC
TACHE(S) A EXECUTER:
• .\ctuaJiser Je chiffrage du pl<lll de form<lt:l>ii elU
Directeur Général ;
• Inscrire les dépenses de formation au
• Transmettre le plan de formation à l' A~l'tl! .\cimi:1::-.tutit pour mise en applic.ltic)n.
' TACHE SUIVANTE : OPERATEUR SUIVA~T:
Mettre en œuvre le plan de formation Chef du Pers,mnel
DER~IERE MISE A JOLR: Septembre 2005
100
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -r 1'1\lllWtion. l1ctobre 2005
(:
1
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique
Agence de 1 'Informatique
sous -cYcLE: Formation
TACHE PRECEDENTE:
Inscrire les dépenses de formation au budgèt
, TACHE:
i Mettre en œuvre le plan de fonnation
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL
1
OPER.-\ TElJR PRECEDENT:
, DirL'Ckllr G0nérZtl
OPERATEUR:
Chef du Personnel 1
SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:
• Plan de formation inscrit au budget.
TACHE(S) A EXECUTER:
• \1ettre en œuvre le plan de formation :
o planning des départs en formation, prévision de.:; intérimaJ!Ts et des journaliers si besoin,
notes de ~L·n kt' au
réservation~ Jupn:''> de~ ~tructure:-, c'tc;
• Veiller à la bonne exécution du plan de forrn,ltion L't ,1 ~un :-:ui\ i;
• Demander aux agents de produire un rar·~·~lrt de· ro::1;,1tiun r;c'trJç<mt le., Z1pportc. de lél form,ltièlll
SLII\'Ie;
• Joindre les attestations de formation atr\ c!Pssier..; des .1gents.
1
1 OPER.-\ TECR SCIYANT:
1 Fin dè: ""u~-cvcle Fin du sous-cvcle
DERNIERE MISE A JOCR: Septembre 2005
101
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dïngénierie du Dé\eloppement des Ressources Humaines, CESAG. 4" promotion. octobre 2005
7;-.,
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique
Conclusion
Il est établi d'autre part que des procédures. comme tout écrit décrivant le mode de
fonctionnement attendu du système. assure la pérennité de la compréhension du système
de contrôle interne. Mémento Francis Lefebne. pages 9-J.-96. (335). A ce titre. son usage
est jugé nécessaire voire obligatoire par les organisations professionnelles dont les
publications récentes en Europe décrivent la méthodologie d"élaboration des manuels de
procédures. Conseil National de la Comptabilité. Franù::. bulletins N°88 P 5- 98 P 49.
années 91-9~. source I. Debray. Le fondement de cette méthodologie est la prise en
compte des attentes et spécificités de !"entreprise concernée pour définir les objectifs
assignés au manuel de procédures comme point de départ de la démarche d. élaboration.
102
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur cl Ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -t· prunwti<>n. ne\\lbre :2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique
Chapitre 7 : Analyse et recommandations
Le succès d'un manuel de directives et de proc~dure' repose sur la clarté ct la précision
des concepts et consignes qu'il renferme. lPlll cPmmè sur la lkxibilité qu'il laissè ù son
utilisateur dans l'adaptation des préceptes à ses besoins propres. sans toutefois trahir
l'essence du système ou du programme \·isé.
Les stratégies de développement et d'implantation de ces derniers connaîtront un succès
d'autant plus grand. qu'elles seront mieux assurées et supportées par un manuel répondant
à ces critères.
7.1- Analyse
On peut définir un manuel comme étant un outil de gestion ayant pour objectif de bien
tàire comprendre l'essence d'un système ou d'un programme. çt d'çn assurer l'application
efficace et efficiente. Le manuel atteindra son but si l'organisation le perçoit comme étant
important pour sa gestion et ses opérations rçu,urs au manuel doit permettre à son
utilisateur de réaliser pleinement les tùches. acl!tlns ou acti\ ités qui sont de sa
responsabilité et ce. en utilisant le moins de ressources possibles. qu'elles soient
humaines. matérielles. financières ou informationnelles.
Le dé\ cloppement ct la rédaction d'un m:muel dtîÎ\ ent \ïser deux buts essentiels:
systématiser et uniformiser le fonctionnement d'ut1t.:' organisation. tout en permettant
également de résoudre les problèmes techniques répétitifs.
Les organisations et leurs composantes repust'nt sur des êtres humains dunt la naturt'
même les amène. selon les circonstances. à pcrcnoir ou à réagir différemment devant les
situations ou problèmes particuliers qui se pré:-;entent. Or les concepts dé\ c\oppés par les
administrateurs et les analystes-architectes de systèmes dni\ cnt être compris ct appliqués
de la même façon par l'ensemble des utilisateurs pendant toute la durée de\ ie du système.
103
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du DéYeloppement des Ressources Humaines. CESAG. -r pr<>nwri,în. tîcWhre :::005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique
Il arrm; par ailleurs que diverses situations 'ont prescntt:r dt:s problèmes techniques
similaires. devant engendrer la même réaction d'où découleront des prises de décision et
des opérations précises. Le manuel doit pom oir répondre à ces situations et en permettre
la résolution par des mécanismes quasi-automatiques. Sans quoi. des réponses différentes
et variables à ces questions ou problèmes n~pétitifs entraineront des pertes d'etticacité et
des coüts importants pour l'organisation.
7.2- Recommandations
Le but de la rédaction est de décrire fidèlemellt ks procédures telles qu'ellt:s résultènt dè
l'analyse. Pour ce faire. chaque collaborateur à la rédaction pourra se reporter au
programme de travail et les notes sur les orientations ~..lu manuel et le cane\as. Il pourra si
nécessaire recueillir de nouvelles infom1ations. en complément des documènts collectés
et les comptes rendus d'entretiens.
Les feuillets du manuel seront rédigés sui' a nt les recommandations de présentation et
mise en page des textes. Suivant le degré de P'-'rlinenc~..: de procédures décrites.
l'intervenant sera conduit à présenter dans un rappnn annex.:. les faiblesses mises en
évidence par l'analyse et les propositions de modifications suggérées. Seule la Direction
de rentreprise pourra ultérieurement prt:ndl\:' la d0cision d'aménager les procédures
existantl..'s.
Les feuillets rédigés seront contrôlés par plusieurs p.:rsonnt:s de 1· entreprise ayant les
connaissances des sujets traités. puis ils seront présentés au chargé de mission avec les
éventuel propositions d'aménagements. 1.'-' char~e de mission peut se servir cl"un
questionnaire de contrôle type pour s'assure que instructions ont été respectées.
Il centralisera tous les feuillets contrôlés et les présentera à la Direction pour validation
au cours des réunions périodiques.
Les feuillets validés seront insérés au manuel des procédures. et référencés conf(xmément
au référenti.:l préétabli. Ils seront classés eil:'t:mble èll préludt: à la phase de diffusion.
l04
ZElNE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur crtngénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -+' pwmotitlll. l)Ctnbre 2005
Elaboration des procédures du cycle RI l dan, une -\gence de l'Informatique
De façon générale, le concepteur recueille bénéfiœs de son travail en autant que
l'utilisateur puisse en faire un usage efficace et efficient. ce qui représente un objectif
primordial du manuel.
L'élimination des erreurs et un haut degré dè qualité assureront à l'auteur la réceptivité dè
son document auprès de sa clientèle. Il nè suffit pas d'écrire. ni de décrire les bons
principes ou les bonnes procédures: encore l'c·a-il hesnin de les présenter clairement et de
façon accessible- côté langage et terminolog1e pour la personne qui aura à les appliquer.
li importe de ne pas oublier que le lecteur d'un manuel ne se trouve a face ni d'un roman
ni d'un liHe d'art. L'objectif visé dans b rédactÎllll d'un manuel réside plut(Jt et
uniquement dans la présentation d'un outil de gestion qui décrira. dans un modèle
d'ingénierie. l'orientation à prendre. Dans cet esprit. k rédac!eur aura toujours avantage ù
considérer l'utilisateur comme un récepteur-appliquant des pnncipes énoncés.
Ce dernier se situe en tàit dans une chaînè d\1pérations contrairement au rédacteur qui se
place au ni\ eau de la conception. Il devient donc imptlrtant pour le concepteur. d'être clair
et précis dans les concepts et opérations qu'il décrit. puisque le lecteur s'avère passif en
tàœ de cet avalanche de données.
Bien que cela puisse sembler évident au prem1er abnrd. il importe de toujours hien camper
la nature du sujet abordé dans chacune des sections. en l'a<.:compagnant le cas échéant d'un
cenain nombre de définitions. pour s'assurer de la circonscription du sujet abordé. Tout
aussi importants seront l'ordonnancement ,k:-; idè"'" ct des principes décrits. dans un
langage à la fois clair. précis. et le plus simple P'1ssihlc pour l'utilisateur. Ln dl~t. ce
dernier ne doit pas avoir à interpréter le sens d'une phasè ou des termes utilisés.
Cette possibilité entraînerait de toute évi<knce un laxisme immédiat ou futur dans
l'appl!catitll1 des consignes énoncées.
On doit tàvoriser une phraséologie directe et é\ iter les périphrases superflues. De la même
manière tàut-il délaisser les discours philosophiques.
105
ZEI:\F rvtariam. DESS GRH Institut Supérièur dlngcnicti<.? elu DéH~Ioppement des Rcs:,ourcc~ Humaines. CESAG. -+· pronwtiPn. olChlbre 200:5
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de !"Informatique
Le manuel ne présente pas un choix de théorie5 ou d'options parmi lesquelles l'utilisateur
pourrait choisir: il ne faut jamais ouhlier qu'il :-;'agit d'un document retlétant le
fonctionnement de l'organisation en place ou à mettre sur pied. Point n'est besoin d'insister
longuement non plus sur le style de rédaction: le manuel constitue un document de
commandes et de réterences. il con\ ient dnn--: d'~,\ ÎLI..'r autant l'humour que k tnn t~1miliçr.
il apparaît nettement préférable de s'en tenir. sur ce plan. ù une écriture impersonnelle et
directe. approche qui ajoute évidemment à l'incitatif directif d'application sans discussion
de l'énoncé.
Le manut:L mème une fois distribué et mis en application. demeure la responsabilite? de
son auteur. que ce soit un organisme ou un indi\ idu. Ce dernier doit toujours conserver ù
l'esprit. tout au long de sa rédaction. la tacilité d'utilisation de son document. tout comme
celle de sa mise à jour.
Dans sa présentation physique. le manuel se dnit d'être robuste pour résister à un usag~.?
quotidien sans montrer de détériorations importantes. De plus. certains ékmems du
contenu seront appelés à subir ditlérentes modifications. selon les circonstances et
l'évolution des besoins. En ce sens. une présentation sur feuilles mobiles tacilitera la mise
à jour d'une page ou d'une section du manuel. II est en re\ anche évident que la yualité de
la reliure sera garante de l'intégralité du contenu distribué à chaque utilisateur.
L'apparence physique doit aussi. dans une certaine mesure. retenir l'attention des auteurs.
La clarté de l'édition ou de l'impressiPn 1''-'UL -:gdkmcm constituer un irritunt ou. au
contraire. un élément tacilitateur à la lecture Je ces tc:\t..::< arides taut-il l'anHier.
7.2.1 La mise en place et l'évolution du manuel
La mise en place représente la prem1ere etape de la mbe en œune Ju manuel Je
procédures. la validation préalable par la Direction pom ant être assimilée à l'opération
de livraison.
106
ZEI~E Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénic>rie du Dé'.eloppement des Ressourct:s Humaines. CESAG. -r rr\)fllOtÎOil. \)Çl\)bre :::oos
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de 1" Informatique
La responsabilité incombe au Directeur Général ct à ses collaborateurs qui doivent assurer
une mise en place adéquate à tous les échelons hiérarchiques pour imprégner les agents du
caractère collectif du manuel des procédures èl obtenir leur implication. Aussi les
destinataires du document seront-ils sélectionnés puur leur qualité de prescripteurs.
conformément à la position de commandement ct ic Cdractère stratégique de leur ac ti\ ité.
Pour tàciliter la compréhension des agents. il devra être intégré aux premières pages du
manuel les éléments descriptifs de son fonctionnement et sa structure. ainsi que des
objectifs et moyens de contrôle éventudkment c~ssÎt!n'-·s aux diilàents responsables.
La méthode de la mise en place sera arrêtée en accord a\ec la Direction. Si le manuel est
établi sous reluire collée. il ne pourra être mis en place que lorsquïl sera terminé.
Cependant. sïl s·agit d'tm classeur à tèuilkb nwhiles. la Direction peut décider de
transmettre dans un premier temps l"ossanm: du manuel. puis de le mettre en place ensuitè
à inten alles réguliers les feuillets prêts pour insertion. Dans ce cas. les envois périodiques
seront accompagnés d·une lettre introducti\e a\ec les instructions de classement
nécessaires (mode de classement. table des matières. récapitulatif des tl=uillèts. ètc. l.
Sur la base de la lisœ des fonctions et posks destinataires. il tàudra ~tablir la lisk
nominative des destinataires avec leurs coordonnées internes ou externes. La possibilité
d'insertion de commentaires personnalisés deHa 2trè prénte.
La préparation et renvoi de document à mdtre en place se kra comme suit:
mettre à jour la liste des destinataires :
préparer les feuillets du manuel à mettre en place :
obtenir la lettre dïntroduction signée de la Direction:
établir ou mettre à jour la table des matkn:s :
tixer le nombre d'exemplaires à établir:
regrouper les documents et procéder à leur reproduction :
mettre à jour r original du manuel :
remplir le journal de bord et y annext:r les copies dt:s documents mis en place.
107
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -1" promotion. \1etobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans lllh~ Agence de lïnformatique
7.2.2 L'utilisation du manuel de procédures (opérateurs)
Face à l'environnement évolutif. sans cesse en mutation au gré des besoins et des
hommes. le manuel risque de devenir vite obsokte si son utilisation n·est pas maintenue.
L'utilisation permanente du manuel est k seul moyèn dïntégrer les évolutions dè
!"entreprise. et d'amortir sur le long terme k ..:oCn de sa réalisation.
La revue des descriptions existantes permd de mettn: en é\ idence des divergences entre
ce qui est fait sur le terrain et ce qui est pn?n1 par k· manueL ù, wc raccord préalable de la
Direction. il en sera tenu compte lors de la nou\elk rédaction. Si l'accord de Direction
n'est pas obtenu. ce sont les méthodes de tnnail sur le terrain quïl faudra modifier pour
les conftwmer aux instructions du manuel ,L- prnu.\lur~·"
Cne période raisonnable de deux ans peut ~tre retenue pour réaliser la mise à jour du
manuel : la revue nécessaire pourra alors .?tre tl·actionnée sur chaque année. ou chaque
semestre selon un programme établi par a\ ance. Tnutefois certaines informations
particul10res néœssitent une utilisation régulicTc -.;ui\ ant un délai mensuel. trimestriel ou
annuel tout au plus.
Lorsque le manuel concerne un domainl' que la Direction en\lsage de reformer.
l'utilisation est l'occasion opportune pour la réorganisation et la mise en place de
nOL!\ elles procédures. Dans ce cas. les instn:~..ti~\lb ,!-: Ll misl' en place du manul'l deHnnt
être complétées par une action dïnformatiün du personnel der ..:ntreprise.
La procédure d'utilisation implique
• la nécessité d" étendre la prise de eonnaissél!K'L" du domaine concerné aux trm aux
~Knm1plis lors de la première rédactil\11.
• la \ali dation des modifications no li\ elks par la Direction après une réunion de
présentation.
108 .. __ .. _____________ _
ZEll\'E \t1ariam. DESS GRH Institut Supèri..:ur d'lngènicril.' du Dèwloppement de'> Ress\lUn.:..::-; Humaines. CESAG. promutl\lll. ;lcWbre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de rtnformatique
------------------··-·--·-··-~··----
La rédaction des nouveaux feuillets se fera ull)rs sans recourir à la validation par des
personnes de r entreprise ayant une bonne connaissance du sujet traité.
Le dossier de travail
Les informations y sont rigoureusement classée:-- a\ ec ordre et toujours selon la même
méthode.
Il est organisé en sous-dossiers et en rubriques pour E1ci!iter les manipulations. et chaque
document portera une référence fixant sa position au sein du dossier de tnl\ ail. Ainsi
conçu. le dossier de travail permet d. atteindrè lès objectifs suinmts :
moyen de classement ordonné de tous les documents collectés ou créés au cours
de la mission :
outil de mémorisation et support de communîc~Hilm entre les intervenants :
garantie pour rentreprise. de Ja pérennitc èl dL' b i..]Uéllité de ]a misSÎOI1.
• Sous dossiers synthèses
Documents concernant les principes retenus pour L1 ...:onduîte de la m1sslon et pour la
conception du manuel.
Rubrique 1 : Planning des travaux
Rubrique 2 :Notes et rapports
Rapport sur les orientations et les cane\ as. les notes sur les synthèses de rétërence. sur la
présentation et a mise en forme des text6. sur les modalités de mise en place et
d'utilisation du manuel.
• Sous dossiers documentation des tnn au:\
Regroupe tous les autres documents recueillis ou cnnçu lors de la mission. à 1· exception
des feuillets du manueL Quatre rubriques adapt~es à la variété des travaux/
Rubrique 1 : Index
Contient le sommaire généraL les fiche:-; de doeumentation. les comptes rendus
d" entretiens et de réunions.
109
ZEINE TVlariam. DESS GRH Institut Supéri.:ur -:llngt:ni..:ril· lill D-:\ cloppement de-.. Res~our-.:e-..
Humaines. CESAG. -t· :•t'<lllllllÎ<IIi. \lLlubre .2005
Elaboration des procédures du c~cle Rll dan, une \~.:nee de lïnfôrmatique
Rubrique 2 : Mise en place
Sert ô d..1sser copie de tout document mis en pbcc:. k programme de travail. le journal de
bord. la liste des destinataires à jour.
Rubrique 3: Rédaction
La composition de cette rubrique est copiee sur la structure retenue pour le manueL
comprenant des parties. des sous-parties. des di \Îsions et des sous-di\ isions. pour
distinguer les documents de la première rédaction et ceu\: des mises à jour successin~s.
Chaque sous-division contient le programme de travaiL le journal de bord. le
questionnaire d contrôle. une copie des fcuilkts Ju manuel définitif. les projets de
description. les propositions d'aménagements. la documentation recueillie. les comptes
rendus d'entretiens et les notes de travaiL le rapport sur les diwrgences constatées dans le
cas d'une utilisation.
Rubrique 4 : Prise de connaissance générale
Regroupe tous les documents recueillis pour b prise de connaissance de r entn:-prise et
pour approfondir les domaines examinés.
• Sous dossiers Manuel
A séparc~r physiquement des deux autres sous-dossiers.
Rubrique 1 : !\ilettre en place
Comprend tous les nouveaux feuillets rédigés ~nant leur mise en place.
Rubrique 2 : Manuel original
Cette rubrique contient le modèle original du manuc:l. Elle n· est alimentée qu·après la
mtse c:n place de nouveau:\ feuillets: ainsi k m~mu~..'l rc~te llHiiours identique à celui que
possèdent tous les destinataires.
110
Z E 1\i E rvtariam. DESS G RH Institut Supériem d ï ng.én i"Tie du Dén: loppement des Ressource~ Humaines. CESAG. --+' prtll1hltÎtll1. ,lChlbre 2005
Elaboration des procédures du eyck RH dan:-. une \gence de l'Informatique
Rubrique 3 : Archives
C est la mémoire du passé. structurée comme le manue 1. Les feuillets déclassés du manuel
original après la mise en place. d'une utilisation. seront rangés dans cette rubrique pour y
être conservés.
7.2.3 Les fonctions du manuel de procédures
La procédure d'élaboration du manuel tèllè que décrite dans les développements qu1
précèdent. le manuel des procédures peut êtrç établi :
sous diverses formes.
descriptions narratives.
instructions standards.
flow chans et autres,
décrivant pour toutes les opérations des domaines
~.r acti\·ités prédéfinis.
les responsables des diftërents inten enants.
les périodes. les délais et les conditions de déclenchement des opérations.
les modalités d'exécution des tàches.
procédures d'établissement des d,J...:ument:-. nécl..'ssairçs ù la gestion quotidienne.
les modalités de contrôle aux diftërents stades de 1· organisation.
A la demande des dirigeants de J'organisation conœrnée. il peut être établi un seul manuèl
de procédures pour l'ensemble des activités ou plusieurs manuels à objectifs ou champ:-;
d ·application spécifiques.
Présenté comme teL le manuel de procédures remplit nécessairement chacune des
fonctions complémentaires suivantes :
• Outil de gestion
Le manuel de procédures définit les modaliks Lfe:\L~clllion des activités en codifiant les
actes et les tàches de chaque intervenant aux procédures.
111
ZEI~ E Mari am. DESS GRH Institut Supérieur d ïng:èn Î('rlL' du Dé\eloppement de:-; Ressources Humaines. CESAG ... r promotion. octobre =:005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de lïnformatique
Il aide à la compréhension et l'interprétation des procédures de contrôle concernant
r uti 1 isation des fonds et des biens inscrits 3u p~Hri mu i ne de 1" entreprise.
• Outil de planification
Le manuel de procédures donne les normes de plnnitlcation de !"utilisation et ciè
!"affectation des biens mis à la disposition des sen icc:-;. Ces nnrn1es de planificatitm sont
exploitées dans !"élaboration du budget et ::;a répartition en programmes lfacti\ ités
annuels.
• Outil de communication
Le manuel crée les conditions pour les différents int.:n enants d ·agir de concert. suivant
des normes et des codes communs.
• Outil de formation
Le manuel est un outil de formation. nutammcm p\\Ur les personnes nou' elkment
recrutées ou promues tout comme pour les intérimaires. qui y tmu\ent les réponses aux
questions quïls se posent et peuvent nKilement sïmprégner de leurs nouvelles
responsabilités. Ce qui constitue un gain de temps énorme dans !a réalisation etficace des
objectifs de !"entreprise.
• Outil d'information de gestion
Le manuel des procédures est un outil dïnformation de gestion. car il permet aux
directeurs et responsables des sen icçs de m JCU'\ an ai yser les in t'nrmations c-t ré sul tnts qui
leur sont soumis sous des formats standardises. En uutre. le manuel de procédures facilite
la mise en place d"un système dïnformation sur ré\ olution des différentes acti\ités
organisées en groupes d"opérations cohérentes. en Ü\nctinns ou en projets.
Conclusion
La rédaction d'un manuel d'une part. et l'implantation des principes qu'il contient d'autre
part. relè\ent hien souvent d'autorités ditlérentes. Les milisateurs pourraient être - et sont
dans les t~tits tentés de passer outre à certaines dispositions contenues dans les directiYes.
lP
------------------- ~~--~~~~~-~-~------------·---··--·-~-~
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Dé,eloppement des RessourceÔ> Humaines. CESAG. -+" promotion. octobre 2005
Elaboration des procédun:s du c;.cle RH dan::. une .\gence de rtnfonnatiqw:
si ce n'est de les modifier en fonction de kur ~lpproclk' nu de leur contexte. Atin d'éviter
cette situation. il importe donc que soient clairemem n:connus deux niveaux d'autorité qui
seront les seuls à pouvoir influencer le contenu ou l'application du manuel.
Il y a tout d'abord le réalisateur. c'est-à-dire le groupe ou l'unité administrative de qlll
relève la conception. la rédaction. la mise <-'11 place :~in:;i que k contrôle de l'application
des principes. directives et procédures qui de\ iciKinmt le:; textes réglementaires.
113
ZEI~E 'vlariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Dé\eloppement des Ressources Humaines. CESAG. -1' promotion. octobre :2005
Elaboration des procédures du c:cle RH dan:> un<c: '\gence de l'Informatique
Conclusion générale
Les exp~riences de la pratique toujours dt'fenduès par les professionnels dans leurs
recommandations aux entreprises. viennent cr 2tre confirmées par nos recherches sur la
contribution du manud des procédures à la maîtrisé ck':-: différents cycles.
Cette contribution a été davantage démontrée au moyen de ranalyse des effets de la mise
en œmre du manuel de procédures sur les di ftërents c: cks.
Il ressort de cette démonstration que pour ohtc:nir ks dlets attendus du manuel de
procédures dans le respect des fonctions qui lui sont dé\ olus. la démarche de conception
du manuel doit être soutenue par une volont~ sans cessl' fcmdée sur :
les besoins et spécificités réels de chaqut: entt\.'f1rÎSe coneernée:
la recherche de la qualité et la perfectiun :
reffort de professionnalisme garantissant des résultats fiables. efticaces ct
rentables.
Cest dans ce souci général qu'à été étahli iL' pLtn ll.e!~lhoratinn des procédures du c;ck
RH tel que proposé dans notre étude. Ce modèle général ne s'applique pas à tout manuel
de procédures à objectifs spécifiques. ou décri\,:mt les procédures d'une catégorie
particulière d ·entreprise. Ainsi nos suggestions et ohsen·ations sur le déroulement des
tra\ aux pourront ètre aménagées dans tou tl'--: k's mi :-;si uns d'élaboration d ·un manuel de
procédurt.>s.
Les renseignements de synthèse obtenus sui\ ant les objectifs de recherche. doiwnt sen ir
de guide pour les tra\·aux :
refonte ou mise à jour du manuel de procédure :
1 1 -+
ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Dé,eloppement des Ressources Humaines. CESAG. -+"promotion. üctobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dan~ une Agence de l'Informatique
amélioration de la mise en place et r accessihilite du manuel des procédures :
formation interne à rapplication et le contrôle de:-- procédures.
Introduction ...................................................................................................................... 1 Première partie : Cadre théorique et conceptuel de la GRH ................................ !
Chapitre l : la fonction RH dans les organisations ..................................................... 8 1.1- Les missions et objectifs de la fonction RH ... ...... .... .... . .................................. 8 2.2- Les composantes de la fonction Rl-1.. .............................................................. 10
2.2.1 Recrutement ................................................................................................. 10 2.2.2 Evaluation du personnel.. ......................................................................... 1 l 2.2.3 Formation ................................................................................................. 12
Chapitre 2 : Evolutions des pratiques de la GRH ..................................................... 14 2.1- Le recrutement .................................................................................................. l4 2.2- L'évaluation du personnel... ............................................................................ 16 2.3- La formation............. . . .... .. . . . . .. . . . . . . . . . . .. . . . . .............................................. 19
Chapitre 3 : Description des procédures de G.R.H ................................................... 21 3.1- Recrutement : .................................................................................................... 1 1 3.2- Evaluation du personnel.. ................................................................................. 26 3.3- Formation .......................................................................................................... 36
Chapitre -1: Approche méthodologique de collecte des données .............................. -D -1.1- Modèle théorique ... . . . ........ .. ... . . .. . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . .. . . .. ... . . . . . . . . .. . 4 3 -1.2- Techniques de collecte des données .............................................................. 45 -1.3- Mise en œuvre des techniques .......................................................................... 46 -1.-1- Démarche d'analyse et de traitement de données ....................................... .-+/
Deuxième partie : Elaboration des procédures d'un cycle RH dans une Agence de l'Informatique ............................................................................................................. 1
Chapitre 5 : Présentation de l'Agence de l'Informatique ........................................ 51 5.1- Cadre juridique et institutionnel.. ................................................................... 51 5.2- ;\:lissions .............................................................................................................. 51 5.3- Structure organisationnelle .................................................................... 52
Chapitre 6: Elaboration d'un manuel de procédures ............................................ 58 6.1- La différence entre la démarche publique et privée ...................................... 59 6.2- La démarche appliquée pour la conception du manuel de l'Agence ........... 60 6.-1- La structure du manuel .................................................................................... 62
CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 63 SOUS~CYCLE: .................................................................................................................. 63 SOUS-SOUS-CYCLE : ....................................................................................................... 63
6.5- Le contenu du manuel du cycle RH .. . .. ... .. .. . .. .. .. .. . . . .................................... 6-f CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 65 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 66 SOUS-CYCLE : EMBAUCHE ET INTEGRATION DU PERSONNEL. ............................. 66 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 67 SOUS-CYCLE: EMBAUCHE ET INTEGRATION DE PERSONNEL. ............................. 67 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 68 SOUS-CYCLE: Embauche et lntégratjon du personnel. ........................................ 68
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ZEINE Mariam. DESS GRH Supérieur ·Ingénierie elu Développement des Ressource~ Humaines. CESAG. 4e pr~1lllOtÎ~111. octobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dan-. une -\gt:nce de l'Informatique
SOUS-SOUS-CYCLE: Recrutement du personnel CD/ ............................................. 68 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 69 SOUS-CYCLE : Embauche et Intégration du personnel .. ~ ...................................... 69 SOUS-SOUS-CYCLE: Recrutement du personnel CD/ ............................................. 69 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 70 SOUS-CYCLE : Embauche et Intégration du personnel ......................................... 70 SOUS-SOUS-CYCLE : Recrutement du personnel CD/ ............................................. 70 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 71 SOUS-CYCLE: Embauche et Intégration du personnel.. ....................................... 71 SOUS-SOUS-CYCLE: Recrutement du personnel CD/. ............................................ 71 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 72 SOUS-CYCLE : Embauche et Intégration du personne! ......................................... 72 SOUS-SOUS-CYCLE : Recrutement du personnel CD/ ............................................. 72 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 73 SOUS-CYCLE: Embauche et Intégration du personnel.. ....................................... 73 SOUS-SOUS-CYCLE: Recrutement du personnel CD/ ............................................. 73 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 74 SOUS-CYCLE: Embauche et Intégration du personnel. ........................................ 74 SOUS-SOUS-CYCLE : Recrutement du personnel CDI ............................................. 74 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 75 SOUS-CYCLE : Embauche et Intégration du personnel ......................................... 75 SOUS-SOUS-CYCLE : Recrutement du personnel CD/ ............................................. 75 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 76 SOUS-CYCLE : Embauche et Intégration du personnel ......................................... 76 SOUS-SOUS-CYCLE : Recrutement du personnel CD/ ............................................. 76 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 77 SOUS-CYCLE: Embauche et Intégration du personnel.. ....................................... 77 SOUS-SOUS-CYCLE: Recrutement du personnel CD/ ............................................. 77 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 78 SOUS-CYCLE: EMBAUCHE ET INTEGRATION DE PERSONNEL. ............................. 78 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 79 SOUS-CYCLE: Embauche et Intégration du personnel.. ....................................... 79 SOUS-SOUS-CYCLE: Recrutement du personnel CDD ............................................ 79 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 80 SOUS-CYCLE: Embauche et Intégration du personne/.. ....................................... 80 SOUS-SOUS-CYCLE : Recrutement du personnel COD ............................................ 80 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 8t SOUS-CYCLE: Embauche et Intégration du personnel.. ....................................... 81 SOUS-SOUS-CYCLE : Recrutement du personnel CDD ............................................ 81 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 82 SOUS-CYCLE: Embauche et Intégration du personne/.. ....................................... 82 SOUS-SOUS-CYCLE: Recrutement du personnel CDD ............................................ 81 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 83 SOUS-CYCLE: Embauche et Intégration du personnel.. ....................................... 83 SOUS-SOUS-CYCLE: Recrutement du personnel CDD ............................................ 83 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 84 SOUS-CYCLE: EMBAUCHE ET INTEGRATION DE PERSONNEL. ............................. 84 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 85 SOUS-CYCLE: Embauche et Intégration du personne/.. ....................................... 85
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ZEI!\E iVIariam. DESS GRH Institut Supérieur d"lng.éni.:ril.' du Dè\eloppement des Ressources Humaines. CESAG. --+' pr,mwti<)Jl. ,)cwbre ~005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique
SOUS-SOUS-CYCLE : Intégration du personnel ....................................................... 85 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 86 SOUS-CYCLE: Embauche et Intégration du personnel ......................................... 86 SOUS-SOUS-CYCLE : Intégration du personnel ....................................................... 86 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 87 SOUS-CYCLE: Embauche et Intégration du personnel ......................................... 87 SOUS-SOUS-CYCLE: Intégration du personne/ ....................................................... 87 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 88 SOUS-CYCLE: EVALUATION DU PERSONNEL ........................................................... 88 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 89 SOUS -CYCLE: Evaluation du personne/ .................................................................. 89 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 90 SOUS -CYCLE : Evaluation du personnel .................................................................. 90 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 91 SOUS -CYCLE : Evaluation du personnel .................................................................. 91 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 92 SOUS -CYCLE : Evaluation du personnel .................................................................. 92 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 93 SOUS -CYCLE : Evaluation du personnel .................................................................. 93 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 9-t SOUS-CYCLE : FORMATION .......................................................................................... 9-t CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 95 SOUS -CYCLE: Formation ............................................................................................ 95 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 96 SOUS -CYCLE: Formation ............................................................................................ 96 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 97 SOUS -CYCLE: Formation ............................................................................................ 97 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 98 SOUS -CYCLE: Formation ............................................................................................ 98 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 99 SOUS -CYCLE: Formation ............................................................................................ 99 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL ............................................................................ 100 SOUS -CYCLE: Formation .......................................................................................... lOO CYCLE: GESTION DU PERSONNEL ............................................................................ lOI SOUS -CYCLE: Formation .......................................................................................... 101
Chapitre 7: Analyse et recommandations ............................................................... 103 7.1- Analyse ........................................................................ ,. ................................... 1 03 7.2- Recommandations ........................................................................................... 104
7.2.1 La mise en place et l'évolution du manuel. ............................................. 106 7.2.2 L'utilisation du manuel de procédures (opérateurs) ............................. 1 08 7.2.3 Les fonctions du manuel de procédures .................................................. 111
Conclusion générale ....................................................................................................... 11-t
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ZEJNE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dîngénîerie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. 4" promütion. <1ctobre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de !"Informatique
Bibliographie
Ouvrages généraux
Cardin. Guérin et Pigeyre: ( 1997) GRH. Ed Dunod Paris
MARTORY et CROZET: ( 1998). La Gestion des Ressources Humaines. Editions
NATHAN
MEIGNANT Alain: (2005): Manager la formation. 6eme édition
Mémento Lefebvre Francis
MINTZERG Henry : ( 1982). Structures et Dynamique des Organisations. Editions
d ·Organisations
PERETTI Jean-Marie: (2004-2005) : Gestion des Ressources Humaines. !2eme
édition
Références diverses
Cours Mr MBIDA : (2004-2005) Recrutement. [, aluation du personnel.
Formation
Cours Mr Y AZI Moussa :(2004-2005 ). Y1anuel de procédures
Mémoires
DIONGUE Oulimata. Analyse de la GRH dans une Institution Financière
Internationale : Cas de la BOAD. Certificat de Gestion des Entreprises CESAG.
1997-1999
A TTIBA Tania C. Ismère. la politique de Gestion des Ressources Humaines à la
CNCAS. Diplôme d"Assistant de Direction Bilingue.2005
MOHAMED Adjoua. Elaboration d"un manuel de procédures: Cas du Forum de
Dakar Agricole. DESS/Audit et Contrôle de Gestion. 2003-2004
Articles et revues
Conseil National de la Comptabilité. France bulletins n° 88 année 1991-1992.
source L Debray
PERETTI Jean-Marie ( 1995) :Article les \lanagers. nouveaux DRH
Sites Internet
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ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur cl "Ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -!-'' prom\'>lÎl'll. t>ctl>bre 2005
Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de lïnformatique
Annexes
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ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur cl ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESACi -+· pn1nwti''ll. \1Ct,)hrc- :2005
CONS'ElLLERS
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1 l 1
.'TNFORM A TTOT TF
Agence De l'Informatique FICHE DE POSTE
POSTE: SLPERIELR HIERARCHIQUE DIRECT:
1 DIRECTION' DEI'ARTE\IE'>;T: DI\'ISIO:\ : SERVICE:
MISSION DU POSTE :
TACHES:
LIENS FONCTIONNELS : LIENS EXTERNES:
DERNIERE MISE A JOCR :Septembre 2005 1/
Fiche d'appréciation
Identification
Nom et Prénom: .......................................... Direction ou Service: ......... . Qualification : ............................................. Classe : .......................... . Age: .................................................. . Total points: ............................................... Salaire annuel: ................. .
Définition de poste afférent à l'appréciation Poste tenu depuis le : .................................... . Rappelez les activités ou tâches du poste par ordre d ïmportance décroissante : ........ .
Connaissances Générales Diplôme ou niveau : ........................................................................... .
Observation de 1· intéressé (Après communication de L ·entretien)
Le: .................. . Signature de 1 "intéressé
1- Compétences
- Connaissances techniques dans la fonction
-Communication écrite
- Communication orale
- Communication autorité ascendante
- Initiative de décision
- Etude d "tm problème
- Organisation du travail
\iom du Responsable hiérarchique
Date: .................. . Signature : ................. . A Yis du Directeur Général Date: .................. . ~ig:naturc : ......... .
01 - 1)9
Faible 10- 13
Bien 14- 16 Très bien
17- ]0
Excellent
adaptation résistance au changement
-Fiabilité
II- Attitude et relations avec autrui
-Tenue et présentation
-Assiduité
- Relations aœc les supérieurs
- Relation awc les subordonnés et collègues
- Relation avec 1· extérieur (clientèle ou fournisseurs)
-Attitude dans le groupe de trmail
-Aptitude à former le personnel
- Information et perfectionnement personnel
- Sens des responsabilités
- D~ namisme dlicacité
o: Bien Très bien
III- Evaluation des résultats atteints dans J'exercice des fonctions occupées
Dans !"exercice des fonctions occupées. quels sont :
1- Ses points faibles '?
Ses points torts ?
L "intéressé a-t-il des modifications à suggérer dans les tâches actuelles ? Si oui lesquelles '?
3- Les résultats atteints :
ne correspondent pas aux objectifs à ragent et/ou à œ que !"on doit attendre d'un agent occupant ce:-< fonction:>
sont en dessous des objectifs fixés à ragent et ou ù ce que ron doit attendre d'un agent occupant ces ümctinns
correspondent aux objectifs fixés à 1· agt:nt
dépassent les objectifs fixés à ragent et témoignent d·une etticacité remarquable
IV- Appréciation Globale
Poste I Poste II Poste III
/20 lJO i 50 fvloyenne Générale
0-
26- 35
36 -J.O
41 -50
lOO