gis345: gestion de projet en ti professeure: manon g. guillemette gestion de lintégration du projet
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GIS345: GESTION DE PROJET EN TI
PROFESSEURE: MANON G. GUILLEMETTE
Gestion de l’intégration du projet
Objectifs
Décrire le processus d’intégration du projet Séquence des activités Livrables Méthodes de sélection de projets
Expliquer comment le processus d’intégration du projet est lié aux domaines de connaissances.
Comprendre les facteurs clés de succès pour réaliser une bonne intégration du projet
Gestion de l’intégration du projet
Ensemble des processus et des activités
nécessaires à
l’identification
la définition
la combinaison
l’unification
la coordination
des divers processus et activités de gestion de projet
Processus d’intégration du projet
1• Élaboration de la charte de projet
2• Élaborer le plan de gestion du projet
3• Diriger l’exécution du projet
4• Surveiller et maîtriser le travail du projet
5• Maîtrise intégrée des modifications
6• Clôture du projet
Avant de commencer
Quels projets TI doit-on mettre en œuvre dans l’entreprise? Alignement TI-entreprise
Méthodes de sélection de projets Planification stratégique Catégoriser les projets TI Valeur actuelle nette et autres analyses financières Utiliser une méthode de sélection par pointage Implanter un tableau de bord de performance
Planification stratégique « classique »
Planification stratégique de l’organisation Planification stratégique des TI
Identification des processus potentiels Où les TI pourraient-elles créer le plus de valeur?
Planification des projets Énoncé préliminaire ou charte de projets Obtenir l’accord des instances décisionnelles
Allocation des ressources Planification budgétaire Planification des ressources humaines
Catégoriser les projets TI
Catégories Projets visant à résoudre un problème actuel ou anticipé,
bénéficier d’une occasion d’affaires, requis par la loi Durée et nombre de personnes impliqués (grands,
moyens, petits, maintenance) Secteurs organisationnels (core business, support) Demande hiérarchique (approche top-down) Orientations stratégiques ou bénéfices anticipés (ROI les
+ élevés en premier, etc.)« Priorisation »
Faible, moyenne, élevée Utilise un ensemble de critères qui varient selon les
catégories et les individus!
Analyse financière des projets
Les considérations financières sont cruciales dans la justification des projets et leur sélection
Trois principales analyses financières pour justifier les projets TI Valeur actuelle nette (VAN) Retour sur investissement (ROI) Période de récupération (payback)
Limites des modèles financiers
Les risques et incertitudes sont absents de leurs évaluations des coûts et des bénéfices
Les coûts et les bénéfices n’apparaissent pas en même temps, leur estimation est donc de moins en moins certaine, dans le temps
L’inflation peut influer différemment sur les coûts et les bénéfices La valeur du dollars canadien aussi
Les technologies peuvent évoluer au cours d’un projet
Les bénéfices intangibles sont difficiles à quantifier
Modèle d’analyse par pointage
Étapes Identifier des critères importants pour évaluer les
projets. Assigner un poids relatif à chaque critère (100%) Évaluer chacun des projets avec ces critères (donner
un score)Plus le score total est élevé pour un projet,
mieux c’est. Souvent, le résultat le plus important de ces
modèles n’est pas le pointage lui-même, mais l’entente sur les critères à utiliser
Tableau de bord de performance
Utilise quatre perspectives pour évaluer la performance de l’organisation Perspective financière
Quelle est notre performance selon nos actionnaires ? Perspective client
Quelle est notre performance selon nos clients ? Processus interne
Quels sont nos avantages internes ? Apprentissage et croissance
Allons-nous progresser et comment ?
Tableau de bord de performance
USER ORIENTATION How do users view the IT department? Mission
to be the preferred supplier of information systems
Strategies preferred supplier of applications preferred supplier of operations vs. proposer of best solution, from whatever
source partnership with users user satisfaction
OPERATIONAL EXCELLENCE How effective and efficient are the IT processes? Mission
to deliver effective and efficient IT applications and services
Strategies efficient and effective developments efficient and effective operations
BUSINESS CONTRIBUTION How does management view the IT department? Mission
to obtain a reasonable business contribution of IT investments
Strategies control of IT expenses business value of IT projects provide new business capabilities
FUTURE ORIENTATION How well is IT positioned to meet future needs? Mission
to develop opportunities to answer future challenges
Strategies training and education of IT staff expertise of IT staff research into emerging technologies age of application portfolio
Méthodes de « priorisation » des projets
Il n’y a jamais assez de temps, ni de ressources, pour implanter tous les projets!
Il est difficile de justifier adéquatement les projets TI même si tous s’entendent pour dire que les TI sont importantes pour l’entreprise
Trois critères importants pour justifier un projet: Il y a un besoin pour le projet Il y a des ressources financières pour justifier le projet Il y a un désir clair de faire du projet un succès
Réflexions du prof
Les méthodes de sélection de projets permettent d’évaluer de façon relativement objective les projets.
Le business case va généralement être utilisé conjointement à ces méthodes de sélection de projets.
Ces méthodes sont des outils qui vont permettre de faire la « priorisation » finale des projets. Cette « priorisation », est toujours une affaire de négociation
entre les parties prenantes. S’appuyer sur des informations plus rationnelles peut donner
au gestionnaire de projet des moyens utiles pour gérer la « politique » du projet.
Élaborer la charte du projet
Document qui autorise formellement le projetLes groupes impliqués devraient signer la
charte de projet. Reconnaître qu’il y a entente sur les besoins et les
intentions du projet. Politiquement très important pour réduire les
probabilités qu’il y ait résistance au changement chez les cadres supérieurs
Charte du projet
Objectif: résumer les éléments critiques au démarrage du projet
Contenu Objectifs du projet Informations sur le budget demandé Livrables clés Rôles et responsabilités Approche, stratégie d’implantation du projet Critères de succès Signatures
Business case
Objectif: justifier le projet, faciliter sa priorisation
Contenu Objectifs Problématique, opportunité Contraintes Stratégies possibles Recommandation Besoins préliminaires Analyse financière Analyse préliminaire de l’échéancier Risques
Plan de gestion du projet
Utilisé pour coordonner toutes les étapes du projetFourni une base importante pour le contrôle du
projetDes plans « spécialisés » sont créés dans chacun des
domaines de connaissances de la gestion de projetTout comme les projets sont uniques, les plans de
projet sont uniquesLe plan de projet devrait être dynamique, flexible et
mis à jour fréquemment Le diagramme de Gantt en fait partie, mais ce n’est
pas que çaCeux qui vont exécuter le projet devraient participer
à sa planification
Plan de gestion du projet
Introduction Ex: nom du projet, membres, documents de références, etc.
Organisation du projet Diagrammes organisationnels, responsabilités, processus
administratifs, etc. Approches managériales et techniques
Objectifs, contrôles, gestion des risques, gestion des ressources humaines, processus de développement, etc.
Contenu du projet Ex: référence à la SDP, livrables clés, technologies utilisées,
etc. Échéancier
Ex: date de livraison, référence à l’échéancier détaillé, etc. Budget
Ex: Montant du projet, référence au budget détaillé. etc.
Diriger et piloter l’exécution du projet
Exécuter le travail défini dans le plan de gestion du projet pour satisfaire aux exigences du projet définies dans l’énoncé de son contenu.
Ceux qui vont exécuter le travail devraient participer à sa planification
C’est le temps de faire preuve de créativitéFacteurs de succès?
Surveiller et maîtriser le travail du projet
Les changements sont inévitables dans la plupart des projets, donc il est important de développer et de suivre un processus rigoureux de contrôle des changements.
Comparer la performance réelle du projet au plan de gestion de projet Évaluer l’impact sur la suite de l’exécution du projet
Évaluer la performance pour déterminer le besoin d’actions correctives Celles-ci devraient améliorer la performance du projet
Recommander des actions préventives pour éviter de reproduire les erreurs
Maîtrise intégrée des modifications
Recevoir la demande de changement
Évaluer l’importance de la demande de changement
Évaluer l’impact de la demande de changement
Obtenir l’accord du
sponsor et au besoin du comité de
direction ou steering
committee
• Effectuer le suivi de toutes les demandes de modifications, les approuver, et suivre les modifications apportées aux livrables et à l’organisation dans son ensemble.
Mettre à jour le planFaire connaître les
impacts du changement
Suivre l’implantation du
changement
Système de contrôle des modifications
Processus formel, documenté qui décrit quand, et comment les spécifications du projet peuvent être modifiées
Décrit qui est autorisé à faire ces changements, et comment ils doivent être faits. Exemple:
A) Demandes qui n’influencent ni les coûts, ni l’échéancier du projet → Le gestionnaire du projet peut prendre la décision
B) Demandes qui influencent les coûts du projet → Le gestionnaire du projet avec le responsable des finances
C) Demandes qui influencent l’échéancier du projet → Doit être approuvé formellement par le comité de direction de l’entreprise
Quel est le rôle du steering committee ?
Clore le projet
Finaliser toutes les activités du projet pour clore formellement le projet.
Exige de finaliser toutes les activités et de transférer le projet aux personnes appropriées. Procédure de clôture administrative
Transfert du système d’information aux membres de l’organisation Approbation du SI par l’organisation (contenu,
attentes) Finaliser la documentation du système
Procédure de clôture des contrats Paiement final, remise de la documentation de
développement du SI, etc. Leçons apprises Plan de transition Félicitations formelles
Utilisation d’applications logicielles
Plusieurs types d’applications être utiles: Traitement de texte pour créer des documents Logiciels de présentation pour créer des
présentations Tableurs pour les analyses financières Courriel et autres applications de communication pour
communiquer avec les membres de l’équipe Outils de collaboration pour faciliter le partage
d’information Outils Web pour faire connaître à toute l’organisation
l’état d’avancement du projet Logiciels spécialisés en gestion de projet pour avoir
une vue d’ensemble du projet
Synthèse
Qu’est-ce que la gestion de l’intégration du projet?
Quelles en sont les étapes principales? Que doit-on réaliser à chacune de ces étapes?
Quels sont les facteurs critiques de succès pour réussir?