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Formation SharePoint - Bases Heig-VD
Centre de Compétences SharePoint
RESUME
Ce document fait partie intégrante de la formation proposée par le centre de
compétences SharePoint de la Heig-VD.
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Historique de version
Date Qui Remarque
21 avril 2009 J. Freyre Création du document
R. Grossman Ajout de chapitres et corrections
J.-M. Seydoux Ajout de commentaires et corrections
9 juin 209 J. Freyre Ajout de chapitres
11 juin L. Vallat Test de la formation et Remarques
15 juin 2009 J. Freyre et R. Grosman
Correction des remarques et Relecture
30 juillet 2009 J.-M. Seydoux Quelques ajouts, mise en page
04 janvier 2010 J. Freyre Quelques ajouts et corrections
Table des matières
1. Contexte – Enoncé du problème .................................................................................................... 4
2. Infrastructure à disposition ............................................................................................................ 5
2.1. Authentification ...................................................................................................................................... 5
2.2. Administration centrale .......................................................................................................................... 5
2.3. Collection de site ..................................................................................................................................... 5
2.4. Comment démarrer ................................................................................................................................ 6
3. SharePoint en quelques lignes ....................................................................................................... 7
3.1. WSS & MOSS ........................................................................................................................................... 7
3.1.1. Fonctionnalités proposées par WSS.................................................................................................. 7
3.1.2. Fonctionnalités proposées par MOSS ............................................................................................... 7
3.2. Conseils d’utilisation ............................................................................................................................... 7
3.3. Architecture ............................................................................................................................................ 8
4. Premier pas sur SharePoint ............................................................................................................ 9
4.1. Page d’accueil web .................................................................................................................................. 9
4.2. Accéder aux actions du site ..................................................................................................................... 9
4.3. Lister le contenu d’un site ..................................................................................................................... 10
5. Création de listes .............................................................................................................................. 12
5.1. Agenda .................................................................................................................................................. 13
5.2. Tâches ................................................................................................................................................... 14
5.3. Blog ........................................................................................................................................................ 16
5.3.1. Création d’un blog .......................................................................................................................... 17
5.3.2. Administration d’un blog ................................................................................................................ 18
5.4. Liste personnalisée ................................................................................................................................ 25
5.5. Création d’un affichage ......................................................................................................................... 27
6. Content type (PV) ............................................................................................................................. 29
6.1. Cas d’utilisation ..................................................................................................................................... 29
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6.2. Création du type de contenu ................................................................................................................ 29
6.3. Modèle de document ............................................................................................................................ 30
6.4. Utilisation du type de contenu .............................................................................................................. 31
7. Les WebParts ..................................................................................................................................... 32
8. Gestion des workflows ................................................................................................................... 34
8.1. SharePoint Designer .............................................................................................................................. 34
8.2. Définition du workflow ......................................................................................................................... 35
8.3. Ouvrir un site avec SharePoint Designer ............................................................................................... 36
8.4. Créer un flux de travail .......................................................................................................................... 36
8.5. Etape 1 – Informer ................................................................................................................................ 38
8.6. Etape 2 – Collecter et Assigner ............................................................................................................. 41
8.7. Etape 3 – Avertir le chef de projet ........................................................................................................ 45
8.8. Etape 4 – Terminer le flux ..................................................................................................................... 47
9. InfoPath ............................................................................................................................................... 48
10. Gestion des droits ............................................................................................................................ 56
10.1. Exemple pratique ................................................................................................................................ 57
11. Liens ..................................................................................................................................................... 60
12. Table des figures .............................................................................................................................. 60
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1. Contexte – Enoncé du problème
La société NoProblemo SA désire mettre en place un outil collaboratif pour ses collaborateurs. Elle fait
appel à vos services pour mettre en place un site SharePoint qui réponde au mieux à ses besoins.
Après étude des besoins, le directeur et son équipe IT ont déterminé que l’outil devra permettre de:
- Posséder un agenda global et permettre son intégration dans Outlook
- Posséder un blog pour les discussions liées aux projets de l’entreprise
- Permettre de gérer diverses tâches
- Regrouper les procès verbaux des séances
- Proposer aux équipes de projets des sous sites propres à leur projet
- Organiser la création de ces sites via un flux de travail automatisé
- Proposer un formulaire de défraiement lié aux véhicules
On notera le fait que l’installation de la ferme ne fait pas partie de votre mandat et a été effectuée par une
autre entreprise spécialisée dans ce domaine.
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2. Infrastructure à disposition
Afin de réaliser toutes les manipulations présentées dans ce document, une machine virtuelle est mise à
disposition. Le but de ce chapitre est de décrire cette machine.
Celle-ci est utilisable par tous les collaborateurs, professeurs, assistants et étudiants de la HEIG-VD. Si vous
êtes amené à ne plus collaborer avec la HEIG-VD, il est de votre responsabilité de la supprimer. Si tel n’est
pas le cas, vous êtes passible de poursuites judiciaires.
2.1.Authentification
Afin de vous connecter sur la machine virtuelle, plusieurs comptes ont été créés. Chaque compte à un rôle
bien précis. Le tableau ci-dessous présente les différents comptes ainsi que leurs mots de passe.
Identifiant Mot de passe Description
SPAdmin spadmin Administrateur local (Central Admin)
Webmaster webmaster Administrateur de la collection de site
Collaborateur collaborateur Utilisateur sans pouvoirs pour le moment
Visiteur visiteur Utilisateur sans pouvoirs pour le moment
Administrator mos_moss2007 Administrateur local de la machine
Le cours est prévu pour l’utilisateur « webmaster », les autres comptes ne sont là qu’à des fins de tests ou
pour des gens désirant aller plus loin dans SharePoint.
2.2.Administration centrale
L’administration centrale (Central administration) est le cœur de SharePoint. Les collections de site y sont
créées, ainsi que toute la gestion des applications. Cette partie du logiciel ne sera pas abordée, et les
utilisateurs de SharePoint n’y sont pas confrontés. Toutefois, il est possible d’y accéder avec l’utilisateur
« SPAdmin »
2.3.Collection de site
Lorsque vous vous authentifiez sur le serveur en tant que « Webmaster », vous trouvez un raccourci sur
votre bureau qui vous envoie à la racine de la collection de sites présente sur le serveur comme le montre
la figure ci-dessous.
Figure 1 - Sites présent dans la collection
Home
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» Site racine ; vous y trouverez de la documentation concernant le cours en général.
Cours
» Site vierge ; c’est ici que vous réaliserez l’atelier.
SandBox
» Bac à sable ; vous pouvez y faire des essais sans vous soucier des conséquences sur les autres
sites.
Objectif final
» Site présentant l’objectif final du cours ; ce à quoi vous arriverez à la fin du cours.
Etapes
» Site contenant les états intermédiaires du site que vous allez créer durant le cours. Si vous
n’arrivez pas à réaliser une étape, vous pouvez passer à la suivante en partant de ces sites.
2.4.Comment démarrer
Afin de pouvoir visualiser sur votre machine ce qui est présenté dans le chapitre suivant, vous pouvez vous
authentifier en tant que « Webmaster », et utiliser le lien « sharepoint_home », présent sur votre bureau
pour accéder à la racine de la collection de site.
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3. SharePoint en quelques lignes
3.1.WSS & MOSS
WSS (Windows SharePoint Services) est une fonctionnalité disponible avec Windows 2003 Server qui doit
être activée.
MOSS (Microsoft Office SharePoint Server) est quant à elle une extension de WSS et est payante. Elle
propose un grand nombre de fonctionnalités supplémentaires principalement liées aux données métiers.
3.1.1. Fonctionnalités proposées par WSS
Nombre illimité de sites web d'équipe/de portails
Gestion documentaire avec possibilités de collaboration (Check-in/Check-out, workflow,
métadonnées, m'avertir, discussions...)
Gestion des tâches et des calendriers au niveau du groupe
Gestion centrale des notifications (problèmes, plaintes, helpdesk ...)
La collecte d'information/de sondages à l'aide de formulaires d'enquête
Moteur de recherche étendu dans chaque site
Possibilités de workflow (par exemple demande de congé, notes de frais, ...)
Tableaux de bord numériques
3.1.2. Fonctionnalités proposées par MOSS
Consolidation de tous les sites d'équipe de l'entreprise
Enterprise search : Consulter différentes sources au sein de l'entreprise à partir d'une interface
unique (portails, e-mail, ERP, CRM ...)
Base de données « personnel » centralisée avec possibilités de recherche étendue éventuellement
couplée à la gestion interne du personnel.
Catalogue de Données Métier (BDC) Liaison standard avec des systèmes externes (Exemple:
CRM/ERP)
Centre de rapportage : point central de gestion de tous les rapports, de toutes les connexions data.
Excel Services : offre les fonctionnalités Excel dans l'explorateur web.
Confection de formulaires électroniques, accessibles à partir de l'explorateur web.
Note : Les deux listes ci-dessus sont tirées de : http://www.itomni.be/Default.aspx?tabid=9716
3.2.Conseils d’utilisation
Afin de profiter pleinement des fonctionnalités de SharePoint, nous conseillons d’utiliser les outils 100%
Microsoft comme Internet Explorer ou la suite Microsoft Office. Bien entendu, il est possible d’utiliser
SharePoint avec des outils tels que Safari, Firefox ou la suite Office 2008 pour Mac si l’on est conscient de
ne pas pouvoir profiter de toutes les fonctionnalités offertes et intégrées aux outils Microsoft.
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3.3.Architecture
SharePoint fonctionne d’une manière très hiérarchique. Au premier niveau, on trouve la ferme qui va
permettre d’héberger une ou plusieurs Web Applications1. Ces Web Applications vont contenir une ou
plusieurs Site Collection qui sont elles-mêmes composées d’un ou plusieurs sites. Finalement, ces sites
seront les parents d’un ou plusieurs listes/sites étant eux même les parents d’autres listes ou sites.
Figure 2 - Architecture dans SharePoint
1 Une Web Application correspond à un site sur le serveur IIS (Internet Information Service)
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4. Premier pas sur SharePoint
4.1.Page d’accueil web
La page d’accueil contient 4 zones principales:
- La première zone est liée à l’utilisateur connecté.
- La seconde zone représente une série d’onglets permettant d’accéder à certaines parties du site
(d’une manière globale). Ces onglets sont gérés par l’administrateur.
- La zone III représente les liens internes au site courant. Il est possible de modifier cette navigation
au travers de l’interface d’administration
- La zone IV va représenter le contenu
Figure 3 - Page d'accueil de SharePoint
Lors du premier lancement, il se peut que le chargement soit relativement lent. Cela est tout à fait normal
car SharePoint doit récupérer et initialiser tout le contenu.
4.2.Accéder aux actions du site
Afin de pouvoir atteindre la partie de gestion d’un site SharePoint, il faut tout d’abord posséder les droits
sur ce site (nous verrons comment définir les droits au sein d’un site dans le chapitre.
Dans la seconde zone, il suffit de cliquer sur le bouton “Actions du site” puis sur “Paramètres du site”.
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Figure 4 - Accéder au paramètres du site
Figure 5- Paramètres du site
4.3.Lister le contenu d’un site
Le menu de gauche nous présente un certain nombre d’éléments en rapports avec le site courant.
Toutefois, il est possible que certains éléments ne soient pas affichés par défaut ou alors qu’ils aient été
cachés par l’administrateur.
Pour afficher tout le contenu d’un site, il suffit de cliquer sur le bouton « Afficher tout le contenu du site ».
La page affichée présentera alors tous les éléments du site. On constate également qu’ils sont regroupés en
fonction de leur type (liste, bibliothèque, espace de travail).
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Figure 6 - Menu du site
Figure 7 - Contenu d'un site SharePoint
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5. Création de listes
Pour ajouter une liste au sein du site, il suffit de lister tout le contenu du site (voir chapitre Lister le contenu
d’un site) et de cliquer sur le bouton “Créer” qui se trouve en haut à gauche de la zone de contenu.
On peut au même endroit via le bouton “Actions du site” (voir la Figure 4) puis sur “Créer”.
On constatera alors que SharePoint permet la création de nombreuses listes comme le montre l’image ci-
dessous:
Figure 8 - Type de listes dans SharePoint
En passant la souris sur chacune de ces propositions, le site nous donne une description plus précise :
Figure 9 - Description de la liste Calendrier
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5.1.Agenda
L’ajout d’un agenda se fait via la liste « Calendrier ».
A ce stade, il faut saisir les informations concernant la nouvelle liste. On commencera par lui définir un nom
ainsi qu’une description. Ensuite, on décidera si l’on souhaite que la liste apparaisse dans la zone II (zone de
navigation interne). Finalement, on définira si les utilisateurs pourront interagir avec la liste en lui envoyant
des emails.
A l’heure actuelle, nous proposons de ne pas autoriser ce moyen d’interaction.
Figure 10 - Création d'un agenda
En cliquant sur le bouton « Créer », l’application nous renvoie sur la liste qui vient d’être créée. On constate
alors que la liste a été ajoutée dans la zone de menus de gauche.
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Figure 11 - Premier affichage de l'agenda
Il est dès lors possible de créer de nouveaux rendez-vous en cliquant sur le bouton « Nouveau » puis de
remplir les champs. On notera que les champs marqué d’un « * » sont obligatoires.
Il est également envisageable de connecter cette liste avec Outlook. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le
bouton « Actions » puis « Connexion à Outlook ».
En acceptant le téléchargement du fichier, Outlook va automatiquement intégrer cet agenda. De plus,
l’ajout d’un nouvel événement dans le calendrier depuis Outlook sera directement répercuté sur la liste
SharePoint.
5.2.Tâches
La procédure pour ajouter une liste de tâches est identique à la précédente. Il suffit juste de sélectionner
« Tâches» dans les possibilités proposées par SharePoint lors de la création d’une liste.
On notera que cette liste permet également une intégration avec Outlook. Pour cela, il suffit de se rendre
dans la liste de tâche. En cliquant sur le bouton « Actions » puis « Connexion à Outlook ».
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Figure 12 – Bouton de connexion à Outlook
Il nous sera alors proposé de téléchargé un fichier. Puis Outlook demandera si nous souhaitons connecter la
liste partage.
Figure 13 - Téléchargement du fichier
Figure 14 - Acceptation de l'accès à la liste
En acceptant, nous aurons accès aux taches de la liste comme le montre la figure suivante. La liste se
mettra automatiquement à jour comme c’est le cas pour les mails.
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Figure 15 - Accès à une liste de tâche depuis Outlook
5.3.Blog
Le blog permet à une personne de rédiger des articles. Ces articles peuvent ensuite être commentés par
des utilisateurs du site.
La création d’un blog apporte quelques différences aux précédentes listes. En effet, il s’agit d’un site
composé de plusieurs listes comme le montre le schéma ci-dessous.
Figure 16 - Listes contenues dans un blog
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5.3.1. Création d’un blog
Nous allons créer un blog général permettant de tenir au courant les différents collaborateurs de
l’avancement des projets.
La première chose à faire est de se rendre dans l’assistant de création de blog. Pour ce faire, nous allons
procéder de la même manière que lors de la création de l’agenda (« Figure 6 - Menu du site », « Figure 7 -
Contenu d'un site SharePoint », et « Figure 8 - Type de listes dans SharePoint » ).
Une fois ceci réalisé, il faut sélectionner « Sites et espaces de travail ».
Figure 17 – Sites et espaces de travail
Suite à cela, une nouvelle page s’ouvre, proposant de saisir diverses informations concernant l’espace de
travail. Remplir comme suit :
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Figure 18 - Création de blog
Une fois la page validée, le système va générer le dit blog, et nous rediriger vers sa page d’accueil. Un
message d’accueil par défaut est présenté.
Figure 19 - Blog, message par défaut
5.3.2. Administration d’un blog
En tant qu’administrateur du site, vous disposez également sur la droite de la page, de l’interface
d’administration du blog. Nous allons voir dans ce chapitre comment gérer le blog, ses messages, et ses
commentaires.
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Figure 20 – Blog, vue d’ensemble
5.3.2.1. Gestion des catégories
La première chose à faire est de gérer les catégories (affichées en haut à gauche sur la Figure 20 – Blog, vue
d’ensemble). Nous allons tout d’abord supprimer toutes les catégories pré-générées, puis nous allons en
créer une que nous appellerons « Rapports projets ». Pour ce faire, rendez vous dans la gestion des
catégories (en cliquant sur « Catégories » au dessus de la liste de ces dernières.
Dans la liste qui s’affiche, il est possible de supprimer les catégories en sélectionnant l’icône d’édition à
droite, puis « supprimer l’élément ». Pour en créer une nouvelle, il suffit de faire « Nouveau », puis
« Nouvel élément » dans les options de la liste des catégories
Une fois ces opérations effectuées, vous devriez obtenir le résultat suivant :
Figure 21 - Liste des catégories
5.3.2.2. Créer un message
La création de message n’est pas proprement dite un outil d’administration. En effet, les administrateurs ne
sont généralement pas les seuls autorisés à publier des messages dans un blog.
Lorsque l’on clique sur « Créer un message », une page s’affiche nous proposant de saisir notre message.
Une fois le message rédigé, le résultat devrait ressembler à quelque chose ressemblant à la figure ci-
dessous.
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Figure 22 - Blog, Créer un message
Il suffit ensuite de cliquer sur le bouton « Publier » pour publier votre message. Vous serez
automatiquement redirigé vers la page d’accueil de votre Blog sur laquelle figureront dorénavant deux
messages. Vous remarquez que sous les messages, un lien « Commentaires » permet de déposer un
commentaire relatif à une publication.
5.3.2.3. Gérer les messages
Nous allons voir comment, via la gestion des messages, retirer le message par défaut que le système a
ajouté à notre Blog. La première chose à faire est de sélectionner « Gérer les messages dans les liens
d’administrations ».
Figure 23 - Blog, Gérer les messages
On remarque dans la liste le message que nous venons de saisir, ainsi que le message par défaut. Tout à
droite, on remarque une colonne « Etat d’approbation » du message. Etant propriétaire du site SharePoint,
nous n’avons nul besoin de faire approuver nos messages. Cependant, en fonction des autorisations du
blog, il est probable que les utilisateurs doivent faire valider leurs messages par des « Approbateurs».
Ce que nous souhaitons faire ici, c’est de supprimer le message par défaut. Il suffit de sélectionner l’icône
présent dans la colonne « Modifier » du message en question, puis « Supprimer l’élément ».
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En retournant sur la page d’accueil du blog, on remarque que seul notre message s’affiche.
5.3.2.4. Gérer les commentaires
La gestion des commentaires est similaire à celle des messages. La seule différence entre un message et un
commentaire est que ce dernier est rattaché à un message.
5.3.2.5. Tout le contenu
Cette option permet d’afficher tout le contenu du sous-site « Blog ».
5.3.2.6. Définir les autorisations du blog
L’option « Définir les autorisations du blog » ouvre une page d’aide à ce sujet. Cette page vous expliquera
notamment comment gérer les droits de publication et de validation de message sur le blog.
5.3.2.7. Lancer le programme de blog pour la publication
Cette option permet de publier des messages en utilisant un éditeur de Blog compatible. Concrètement,
pour autant que vous ayez Internet Explorer et Microsoft Word, vous pourrez, via cet outil, rédiger vos
messages directement dans Word et les publier sans avoir à passer par l’interface illustrée dans la section
« Créer un message » de ce document.
5.3.2.1. Utilisation de LiveWriter ou Word
En plus de l’utilisation présentée ci-dessus, il est possible d’utiliser LiveWriter ou Word et d’indiquer à ces
logiciels de publier leur contenu directement sur une liste SharePoint.
Dans le premier cas, il s’agit de télécharger l’outil gratuit, disponible à l’adresse
http://download.live.com/writer. Toutefois, nous avons déjà pris soin de le faire et avons placé un
raccourci sur le bureau.
Une fois l’application lancée, nous indiquons que nous souhaitons publier des « posts » sur un « Site
collaboratif SharePoint». Ensuite, nous indiquons l’adresse de notre blog comme par exemple
http://www.cc-sharepoint/blog mais également le nom d’utilisateur et mot de passe ayant les droits de
publication sur le blog.
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Figure 24 - LiveWriter, Sélection du type de blog
Une fois LiveWriter lancé, il est possible de créer un nouveau « post » en saisissant un titre et texte. La mise
en forme peut être relativement complexe car il est facile de changer le style d’un texte ou d’ajouter une
carte comme le montre la capture d’écran suivante.
Figure 25 - LiveWriter, Exemple d'un nouveau post
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Si vous préférez utilisez Word, il suffit de le lancer puis dans le menu d’actions, il faut aller dans « Publier »
puis « Blog » (cette procédure fonctionne pour Microsoft Office Word 2007).
Figure 26 Word, Publication sur un blog
Dès que l’on a rédigé le nouveau post, il suffit de cliquer sur le bouton « Publier ».
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Figure 27 - Word, Création d'un nouveau post
Il sera alors nécessaire de définir un compte sur lequel nous souhaitons publier nos post.
Figure 28 - Word, Création d'un nouveau compte
Dans notre cas, il s’agit de sélectionner un « Blog SharePoint » et de cliquer sur « Suivant» afin de saisir
l’URL de notre blog.
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Figure 29 - Word, Sélection du type de blog
Figure 30 - Word, Saisie de l'URL du blog
5.4.Liste personnalisée
Nous allons utiliser la liste personnalisée pour la gestion des projets au sein de l’entreprise. Elle permet en
effet de créer une liste avec une série de colonnes correspondant exactement à nos besoins. Pour cela, il
suffit de répéter la procédure pour créer une liste précédemment et de sélectionner « Liste Personnalisée »
puis la nommer « Projets ».
Dans le cadre de l’exercice, nous proposons de créer une liste contenant les colonnes suivantes :
Nom de la colonne Type Est obligatoire
Nom du projet Une seule ligne de texte
Chef de projet Personne ou groupe
Description courte Plusieurs lignes de texte
Description longue Plusieurs lignes de texte
Code de projet Une seule ligne de texte
Participants Personne ou groupe
Lien sur le site du projet Lien hypertexte ou image
Statut du projet Choix
Date de début planifiée Date et heure
Date de fin planifiée Date et heure
Durée estimée Valeur calculée (calcul basé sur d'autres colonnes)
Créé par Personne ou groupe (note: champ présent par défaut)
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Modifié par Personne ou groupe (note: champ présent par défaut)
Pour ajouter des colonnes, il suffit de se rendre dans les paramètres de la liste.
Figure 31 – Accéder aux paramètres de la liste
Ensuite, dans la partie liée aux « Colonnes », nous pouvons commencer par renommer la colonne « Titre »
en cliquant dessus et en la nommant « Nom du projet ».
Figure 32 - Récapitulatif des colonnes par défaut d'une liste personnalisée
Puis, nous pouvons ajouter de nouvelles colonnes en cliquant sur le lien « Créer une colonne » et remplir
les informations en fonction du tableau présenté précédemment (voir page précédente pour les noms et
types de colonnes).
Il est à tout moment possible d’éditer une colonne, tout simplement en cliquant sur son intitulé.
En ce qui concerne la colonne « Durée », nous avons créer une colonne de type « Valeur Calculée » ou nous
avons saisi la formule suivante : =[Date de fin planifiée]-[Date de début planifiée].
La colonne statut est, quant à elle, un menu déroulant proposant les choix suivant:
- En attente de validation
- En attente de réalisation – Validé
- En cours de réalisation
- Terminé
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5.5.Création d’un affichage
Après avoir ajouté toutes les colonnes et vous être rendu sur votre liste, vous remarquerez que l’affichage
n’est pas du tout optimisé. En effet, la page s’étend énormément en largeur, et contient l’intégralité des
champs qui ont été créés. Pour corriger ce problème, nous allons créer un affichage propre à notre liste et
permettant d’avoir une vue résumée. Cet affichage ne comprendra que le nom du projet, son responsable,
sa date de début et de fin, ainsi que son statut.
La première chose à faire est de créer un nouvel affichage, via l’onglet « paramètres », comme l’illustre la
figure ci-dessous
Figure 33 - Création d'un affichage
Sur la page qui s’ouvre, choisissez un affichage standard. En effet, nous souhaitons avoir un affichage
relativement simple de nos projets. Il serait possible de les afficher dans un diagramme de Gant si nous le
désirions.
Figure 34 - Affichage standard
Sur la page suivante, on peut sélectionner ce que l’on souhaite afficher et dans quel ordre. A titre
d’exemple, la figure ci-dessous illustre une solution possible.
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Figure 35 - Affichage, choix des champs
Dans cette même fenêtre, on peut décider de faire de cet affichage l’affichage par défaut, ce qui est
conseillé, car l’affichage par défaut actuel n’est de loin pas optimal. On décidera également de la nature de
l’affichage, privé ou public. En pratique, est-ce que cet affichage sera utilisé par les autres utilisateurs
également, ou est-ce qu’on ne l’a défini que pour notre usage personnel.
La figure ci-dessous illustre le résultat final.
Figure 36 - Affichage personnalisé
On remarque la barre orangée en haut à droite qui permettrait de naviguer entre plusieurs affichages
différents.
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6. Content type (PV)
NOTE : Le site SharePoint Etapes/etape1 contient tout ce qui a été effectué jusqu’à présent.
6.1.Cas d’utilisation
Les content type sont similaires à l’utilisation des listes personnalisées. Par contre, ils ont le grand avantage
de pouvoir être réutilisés par la suite comme modèle de liste.
Dans l’absolu, il semble plus intéressant de favoriser les « content types » aux listes personnalisées à cause
de l’aspect de réutilisation. Toutefois, on peut admettre que certaines listes ne seront pas appliquées à
d’autres cas et donc qu’il est inutile d’en faire un « content type ».
6.2. Création du type de
contenu
Pour créer un nouveau « content type », il suffit
de se rendre dans les paramètres du site. Puis de
cliquer sur le lien « Types de contenus du site ».
Cette page regroupe tous les types de contenus
déjà existants.
En cliquant sur le bouton « Créer », il est possible
de définir un nom à notre nouveau « type de
contenu ».
Il s’agit de définir le nom et la description du type
de contenu. Ensuite, il est nécessaire de définir le
type parent qui permet d’hériter des propriétés de celui-ci. Dans notre cas, nous sélectionnons le type
documents puisque nous souhaitons créer un type
de contenu pour les procès verbaux.
Finalement, il est nécessaire de définir le groupe
dans le quel sera stocké le type de contenu.
Maintenant, il s’agit de définir quelles seront les colonnes utilisées pour la gestion des procès verbaux. Les
deux premières colonnes (« Nom » et « Titre ») étant automatiquement proposées par le type parent, il
suffit d’ajouter les trois colonnes qui suivent.
Nom Type État Source
Figure 37 - Création d'un content type
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Nom Fichier Obligatoire Document
Titre Une seule ligne de texte Obligatoire Item
Redacteur Personne ou groupe Obligatoire
Salle Choix Obligatoire
Date Date et heure Obligatoire
6.3. Modèle de document
Dans le cadre d’un « content type » basé sur le modèle « Document », il est possible de définir le modèle de
fichier utilisé.
Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le lien « Paramètres avancés » présent sur la page de gestion du
« content type » courant.
Il est alors possible de modifier le modèle de base ou d’uploader un modèle déjà existant dans le système.
Ce modèle sera alors proposé aux utilisateurs et permettra de posséder un modèle de document unifié au
sein de la liste.
En créant un fichier de type Office 2007, une fonctionnalité intéressante peut être utilisée. Si on retourne
modifier le modèle, il est possible, via l’onglet « Insertion » puis « QuickPart » d’aller récupérer des champs
existant dans notre type de contenu.
Il est alors possible de saisir et/ou compléter les métadonnées dans le ruban et de les voir apparaître dans
le document sans avoir à faire le travail à double.
Figure 38 - Ajout des métadonnées dans le document
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Finalement, en enregistrant le modèle de document se mettra automatiquement à jour. Il ne reste alors
plus qu’a fermer Word et cliquer « Ok » dans les propriétés du type de contenu.
6.4.Utilisation du type de contenu
Pour créer une liste basée sur un « Content type », il faut commencer par créer une nouvelle liste
correspondant à un des types de base (dans notre cas, il s’agit d’une liste de documents). Ensuite, dans les
« paramètres avancés » de la liste, il faut autoriser « Autoriser la gestion des types de contenu ». En
retournant dans les paramètres, on constate alors la présence d’une nouvelle section.
Figure 39 - Type de contenu d'une liste
En cliquant sur le lien « Ajouter à partir de types de contenu de site existants », il est alors possible de
retrouver le type de contenu en fonction du groupe utilisé lors de sa création.
Ensuite, il est possible de désactiver le type parent et de rendre le type de contenu « Procès Verbaux »
visible et utilisé par défaut en cliquant sur le lien « Modifier l’ordre et le type de contenu par défaut sur le
bouton Nouveau ».
Figure 40 - Ajout d'un content type à une liste
Pour terminer, il s’agit de modifier l’affichage afin que les colonnes du « content type » soient affichées. Il
est nécessaire de se rendre sur la page principale de la liste puis de cliquer sur le lien « Paramètres » puis
« Créer un affichage ». La manipulation qui en suit est en tous points identiques à celle présentée lors de la
création d’une liste personnalisée.
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7. Les WebParts
Les WebParts sont des contrôles spécialisés ayant pour but d’être placés au sein d’une page. On les
retrouve généralement sur la page d’accueil d’un site SharePoint.
Par défaut, SharePoint offre déjà un grand nombre de WebParts. De plus, lorsqu’une nouvelle liste est
créée, il est alors possible de la réutiliser sous la forme d’un WebPart.
Lorsque l’on se trouve sur la page d’accueil d’un site, il est possible de gérer les composants WebParts en
cliquant sur le bouton « Actions du site » puis « Modifier la page ». La page se présente alors sous la forme
d’un mode édition. En cliquant sur un des boutons « Ajouter un composant WebPart », il est alors possible
de sélectionner un WebPart. La plupart du temps, nous utiliserons des WebParts présents dans la section
« Listes et bibliothèques » afin de présenter une synthèse de plusieurs listes sur la page d’accueil.
Néanmoins, il faut être conscient qu’il existe de nombreux autres WebParts liés par exemple aux fonctions
de recherches, à l’intégration avec Outlook ou encore aux données métiers (Business Intelligence).
Si nous sélectionnons la liste liée au procès verbaux et que nous cliquons sur « Ajouter », nous pouvons
constater que le composant à été ajouté à la page.
Figure 41 - Sélection de la liste des procès verbaux pour le web part
Ensuite, il est possible d’affiner certains paramètres en cliquant sur triangle (présent dans le coin supérieur
droit du composant) puis sur « Modifier le composant WebPart partagé ».
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Figure 42 - Modifier un Web Part
Figure 43 - Paramètres d'un Web Part
Le menu qui apparaît sur la droite de l’écran offre un grand nombre de possibilités pour personnaliser
l’affichage du composant.
Finalement, on comprendra aisément qu’il est possible d’ajouter autant de WebParts que souhaité.
Toutefois, un trop grand nombre d’informations sur la page d’accueil risque de rendre la page illisible.
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8. Gestion des workflows
NOTE : Le site SharePoint Etapes/etape2 contient tout ce qui a été effectué jusqu’à présent.
La gestion des workflows est très intéressante au
sein de SharePoint. Il est en effet possible de gérer
un ensemble d’interactions avec un ou plusieurs
utilisateurs suite à la création (ou le déclenchement
manuel) d’un élément d’une liste.
On constate trois niveaux de création de flux de
travail avec SharePoint.
Les premiers workflows utilisables sont nativement
proposés. Ce sont des workflows très simples
comme l’approbation d’un document ou le recueil
de commentaires.
Il est également possible de créer des workflows
depuis SharePoint Designer. Il s’agit dans ce cas de
workflows nettement plus personnalisés. En effet,
l’outil propose un certains nombre de conditions et
d’actions paramétrables pour créer un flux de manière graphique. Bien que l’outil permette une
personnalisation assez forte, il dispose de certaines limitations, comme l’impossibilité d’utiliser des boucles.
Une autre limitation est le fait que la création d’un workflow ne peut s’appliquer qu’à une seule liste et ne
peut pas être déployé sur une autre liste.
Finalement, le dernier outil pour créer des flux de travail est Visual Studio. Il est alors possible de créer un
flux de travail qui colle tout à fait à la réalité. Toutefois, la complexité pour réaliser ce flux de travail est plus
grande car il devient nécessaire d’écrire du code.
8.1.SharePoint Designer
L’outil SharePoint Designer est un éditeur HTML pour concevoir des sites. Il s’agit en fait de la nouvelle
version de FrontPage. Comme son nom l’indique, l’outil possède une très forte intégration à SharePoint.
Nous allons utiliser SharePoint Designer afin de créer le workflow utile à la création d’un nouveau projet.
Vous trouverez un lien vers SharePoint Designer sur le bureau de la machine virtuelle.
Figure 44 - Pyramide des outils pour créer des workflows SharePoint
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8.2.Définition du workflow
Le workflow que nous allons créer est très simple. Il s’agit d’avertir le
responsable SharePoint lorsqu’un collaborateur ajoute un nouveau
projet dans la liste « Projets ». A ce moment, une instance du flux de
travail sera créée et durera jusqu'à ce qu’elle se termine.
Le responsable SharePoint sera alors contacté par mail pour
l’informer qu’un nouveau site de projet doit être créé. Ce mail devra
lui indiquer le nom du projet et son code, le chef de projet ainsi que
les participants afin qu’il puisse créer le site avec les bons droits.
En plus du mail, une tâche lui sera assignée dans la liste « Liste de
tâches » du site SharePoint. Lorsque le responsable aura créé le site,
il devra alors valider la tâche. A ce moment, il lui sera également
demandé quel est l’URL du site qu’il vient de créer.
Le workflow récupérera la valeur saisie par le responsable
SharePoint et ira l’assigner dans la liste de projet.
Finalement, le flux de travail avertira le chef de projet comme quoi
son site de projet est créé.
Le flux étant terminé, l’instance du flux est supprimée.
Figure 45 - Diagramme du flux de travail
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8.3.Ouvrir un site avec SharePoint Designer
Pour commencer, il s’agit de démarrer Microsoft SharePoint Designer. Une fois l’application démarrée, il
faut cliquer sur « Fichier » puis « Ouvrir le site ».
Le site à ouvrir dans le cadre de l’exercice est http://moss07-01/cours. Il est bien entendu possible d’ouvrir
d’autres sites. Par exemple http://moss07-01/objectif afin de voir le résultat final à obtenir.
8.4.Créer un flux de travail
Une fois le site ouvert, nous pouvons ajouter un nouveau contenu SharePoint en faisant un clic droit sur le
répertoire comme le montre l’image ci-dessous.
Figure 46 - Ajouter un contenu SharePoint
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Dans la fenêtre qui vient de s’ouvrir, nous pouvons sélectionner « Flux de travail » puis « Flux de travail
vide ».
Figure 47 - Sélection contenu de type "Flux de travail"
La première étape de création d’un flux travail consiste à lui définir un nom ainsi que la liste sur laquelle il
va s’appliquer. Finalement, nous définissons également que le flux démarrera automatiquement lorsqu’un
nouvel élément est créé dans la liste.
Figure 48 - Paramètre principaux d'un workflow sous SharePoint Designer
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En cliquant sur le bouton « Suivant », nous pouvons maintenant accéder à la partie concrète de création du
flux de travail. Dans cette partie, nous avons la possibilité de définir plusieurs étapes pour notre flux de
travail. De plus, il est possible de définir des conditions qui, si elles sont vérifiées permettront d’exécuter
certaines actions et a contrario, pourraient exécuter d’autres actions si elles n’étaient pas correctes.
Figure 49 - Création de la première étape du flux de travail
8.5. Etape 1 – Informer
La première étape de notre flux consiste à informer le responsable SharePoint qu’il doit créer un nouveau
site collaboratif pour le projet. Pour cela, il faut cliquer sur le bouton « Actions » et rechercher « Envoyer un
courrier électronique ». Si cette action n’apparaît pas dans la liste, il suffit de sélectionner « Autres
actions… ». Ensuite, dans la fenêtre qui apparaît, il suffit de rechercher l’action « Envoyer un courrier
électronique ».
Figure 50 - Ajout d'une action au flux de travail
En cliquant sur le lien « ce message », SharePoint Designer ouvre une nouvelle fenêtre ressemblant
beaucoup à celle pour envoyer un email.
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Figure 51 - Définir la structure du mail pour l'action
En cliquant sur le bouton le plus à droite de la ligne « À : », nous pouvons choisir quelle sera le(s)
destinataire(s) du message.
Nous verrons plus tard qu’il est, par exemple, possible de récupérer des informations directement du flux
afin d’envoyer un email au chef de projet.
Dans le cadre de l’exercice, nous proposons de vous mettre comme destinataire du message.
Figure 52 - Sélection du destinataire du mail
Nous pouvons maintenant définir un sujet de message tel que « SharePoint worflow – Demande de
création d’un nouveau site collaboratif » mais également le corps du message.
Il devient alors intéressant de saisir du texte mais également de récupérer des informations du flux afin
d’informer au mieux le responsable SharePoint sur les besoins du projet.
Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton « Ajouter la recherche au corps ».
Ensuite, nous pouvons sélectionner dans la première liste « Élément en cours » qui correspond en fait aux
données saisies dans la liste de projets.
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Puis une information nécessaire comme par exemple le code de projet comme le montre la Figure 53 -
Récupération d'une information du flux pour le mail.
Figure 53 - Récupération d'une information du flux pour le mail
Nous pouvons arriver au résultat suivant :
Figure 54 - Structure du mail complète
Nous pouvons maintenant valider cette action puis cliquer sur le lien « Ajouter une étape au flux de
travail ».
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8.6.Etape 2 – Collecter et Assigner
Pour cette étape, il s’agit d’attendre que le responsable SharePoint ait créé le site de projet puis de
récupérer l’URL du site de projet.
Pour effectuer cela, nous allons ajouter l’action permettant de « Collecter les données d’un utilisateur ».
Elle permet d'assigner une tâche et propose à l'utilisateur de saisir une ou plusieurs valeurs avant de
terminer cette dernière.
Figure 55 - Ajout de l'action de collecte de données
Commençons par cliquer sur le lien « données ». Nous pouvons alors définir le nom de la tâche qui sera
assignée à l’utilisateur ainsi qu’une brève description.
Figure 56 - Définition de la tâche pour la collecte des données
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En cliquant sur le bouton « Suivant > » puis sur « Ajouter… », nous pouvons créer un champ relatif à une
URL. Pour cela, nous choisirons le type « Une seule ligne de texte ». De plus, en cliquant sur le bouton
« Suivant », nous désactivons l’autorisation pour les champs vides.
Figure 57 – Ajout d’un champ à la collecte des données
Ensuite, en cliquant sur « Terminer », nous retournons sur la fenêtre d’ajout d’un champ. Etant donné que
nous n’avons pas d’autres informations à récolter, nous pouvons terminer la création de cette tâche afin de
définir quel utilisateur sera touché par cette collecte d’informations, à savoir « spadmin ».
La dernière étape liée à la collecte de données consiste à assigner le résultat de la saisie dans une variable
que nous pourrons réutiliser.
Pour cela, il suffit de cliquer sur « Variable : collecter » puis « Créer une variable ». Cette variable va en fait
contenir l’identifiant de la tâche liée au flux de travail.
Figure 58 - Création d'une variable
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Maintenant que nous avons stocké le résultat dans la variable « URLSiteProjet », nous allons en récupérer
la valeur et l’assigner dans la liste.
Pour cela, nous commençons par ajouter l’action « Définir le champ dans l’élément actif ». Ensuite, il faut
sélectionner le champ « Lien sur le site de projet ».
Figure 59 - Sélection du champ qui contiendra la valeur de la variable
La manipulation se complique pour la définition de la valeur. Tout d’abord, il faut cliquer sur le bouton
« ».
La partie supérieure de la fenêtre indique « Quelles sont les informations que nous souhaitons récupérer ».
De ce fait, nous définissons comme source « Liste de tâche » (Il s’agit de la liste où sont stockées les tâches)
et comme champ « URL du nouveau site de projet » (Il s’agit du champ que nous avons créé
précédemment).
Figure 60 - Sélection de la liste de données
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La partie inférieure correspond à « Comment récupérer la bonne information ». Pour cela, nous allons
réutiliser la variable « URLSiteProjet » que nous avons créé précédemment.
Nous allons donc nous baser sur le champ ID de la liste de tâche comme champ. Pour la valeur, il suffit de
cliquer sur le nouveau bouton « » puis choisir « Données du flux de travail » comme source et notre
variable comme valeur.
Figure 61 - Sélection du critère de recherche
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Figure 62 - Récupération de l'URL du site grâce à la variable
8.7.Etape 3 – Avertir le chef de projet
Note : Cette étape n’est pas testable dans la machine virtuelle livrée, il faut pour cela que les utilisateurs
soient des membres d’un domaine et disposent d’adresses e-mail dans leurs profils Active Directory.
Maintenant que nous avons pu récupérer l’URL du site collaboratif et l’inscrire dans la liste de projet, nous
pouvons avertir le chef de projet.
Nous utiliserons à nouveau le mail comme moyen de communication. Par contre, étant donné que cette
information n’est pas constante comme l’était précédemment le responsable SharePoint, nous utiliserons
les informations contenues dans le flux pour informer le chef de projet.
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Figure 63 - Sélection du destinataire pour l'envoie du mail
En sélectionnant l’utilisateur « Recherche de flux de travail… », cela signifie que nous allons accéder aux
informations contenues dans le flux de travail pour choisir un utilisateur.
Nous sélectionnons « Élément en cours » comme source ce qui permet de faire référence au projet pour
lequel a été instancié le flux de travail. En ce qui concerne la valeur, nous allons récupérer le chef de projet
qui, selon la politique de l’entreprise, est le responsable du site.
Figure 64 - Sélection du destinataire grâce à une valeur du workflow
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8.8.Etape 4 – Terminer le flux
La dernière étape concernant notre flux consiste à le terminer. En effet, si nous ne terminons pas le flux,
cela va impliquer le fait que l’instance continuera d’exister. On comprend assez vite que si les flux sont très
fortement utilisés, on risque rapidement de saturer la mémoire du serveur.
Il nous suffit alors d’ajouter une action nommée « Arrêter le flux de travail ». De plus, nous consignons le
message « Terminé » qui sera conservé dans l’historique du flux de travail.
Figure 65 - Création de l'action pour terminer le flux de travail
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9. InfoPath
NOTE : Le site SharePoint Etapes/etape3 contient tout ce qui a été effectué jusqu’à présent.
InfoPath est un logiciel distribué dans la suite Office de Microsoft depuis la version « Office 2003 ». Il
permet de développer des formulaires qui peuvent être utilisés de manière déconnectée. De plus, il est
possible de venir intégrer ces formulaires sur un système SharePoint.
Dans le cadre du cours, nous vous proposons d’utiliser un formulaire déjà existant et de se focaliser sur la
partie liée à la publication de celui-ci. Ce formulaire permettra de gérer le défraiement lors de l’utilisation
de véhicules privés au sein de l’entreprise.
Dans un premier temps, nous allons commencer par nous déconnecter et se logger en tant que webmaster.
Ensuite, nous pouvons créer une nouvelle liste, à savoir une bibliothèque de formulaire comme le montre
les captures d’écran suivantes.
Figure 66 - Création d'une bibliothèque de formulaire
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Figure 67 - Paramètre de la bibliothèque de formulaires
Ensuite, nous pouvons lancer InfoPath en effectuant un clic-droit sur le fichier « DefraiementVHC » (présent
sur le bureau) puis « Design ».
Figure 68 - Lancement d’InfoPath en mode design
Une fois l’application lancée, l’écran devrait ressembler à ceci :
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Figure 69 - InfoPath avec un formulaire chargé
La première étape consiste à créer un certificat qui sera lié au formulaire et qui permettra (selon la sécurité
du SharePoint) d’être ouvert avec le consentement de l’utilisateur. Pour cela, il faut aller dans « Tools » puis
« Form Options ».
Figure 70 - Ouvrir les options du formulaire
Puis se rendre dans la partie « Security and Trust » afin de cocher la case « Sign this form template » puis
cliquer sur le bouton « Create Certificate » en acceptant le message d’information.
On notera qu’il se peut que la case soit déjà cochée. Dans ce cas, nous préférerons quand même recréer un
nouveau certificat.
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Figure 71 - Création d'un certificat
Après avoir fermé cette fenêtre, nous pouvons effectuer un double-clic sur le bouton « Submit » qui se
trouve tout en bas du formulaire afin d’accéder à ses propriétés.
Figure 72 - Accès aux propriétés du bouton
En cliquant sur le bouton « Submit Options », nous allons pouvoir configurer comment et où sera ajouté le
formulaire.
Normalement, il existe déjà des informations de connexion et il ne reste plus qu’à les modifier en cliquant
sur le bouton « Manage » puis « Modify » dans la nouvelle fenêtre.
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Figure 73 - Modification des informations de validation
Figure 74 - Sélection de la source de donnée
Il faudra alors changer l’URL par celle correspondant à la bibliothèque de formulaire que nous venons de
créer. Normalement, l’URL s’auto-complète au fur et à mesure de la saisie.
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Figure 75 - Remplacement de la bibliothèque de document
La dernière étape consiste à publier le formulaire dans la bibliothèque de document.
Pour cela, il s’agit de cliquer sur « File » puis « Publish ».
Figure 76 - Lancement de la publication du formulaire
Nous indiquons que nous voulons publier le formulaire sur un server SharePoint.
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Figure 77 - Type de destination du formulaire
Ensuite, nous indiquons l’URL du site SharePoint (celui qui contient la bibliothèque de document). Il faudra
certainement resaisir votre nom d’utilisateur et mot de passe.
Figure 78 - Saisie de l'URL de destination
Nous choisissons de le publier sous la forme d’un document (« Document Library ») et non pas d’un type de
contenu (« Site Content Type (Advanced ) »).
A ce moment, nous pouvons choisir dans quelle bibliothèque sera publié le formulaire.
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Figure 79 - Sélection de la bibliothèque de document
Et pour finir, nous définissons quels champs du formulaire seront affichés dans la liste (c'est-à-dire qu’il ne
sera pas nécessaire d’ouvrir le formulaire pour connaître leurs valeurs.
Figure 80 - Sélection des champs à afficher
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10. Gestion des droits
Comme nous avons pu le constater, SharePoint possède une logique très hiérarchisée. Il en va de même
avec la gestion des droits. En effet, lorsque l’on crée un nouveau site ou une nouvelle liste, ils héritent par
défaut des droits de leur liste parente. Par contre, le choix nous est proposé de couper cet héritage et de
créer une nouvelle gestion des droits.
Il faut toutefois être très prudent avec cette gestion. En effet, en perdant l’héritage des droits, il y a un fort
risque d’oublier de mettre à jour les droits personnalisés d’une liste en mettant à jour ceux dont elle devrait
hériter.
On conseillera en général de posséder les mêmes autorisations pour tout un site plutôt que de gérer les
accès différemment sur chaque liste.
Pour modifier les accès sur une liste, il suffit de se rendre dans les paramètres de la liste puis de cliquer sur
le lien « Autorisation pour : NomDeLaListe ».
La page affichée liste les droits actuellement hérités pour la liste des projets.
Figure 81 - Liste des droits d'une liste
En cliquant sur le bouton « Actions », il est possible de modifier les droits hérités et qui s’appliqueront à
l’ensemble de ses « enfants » ou de supprimer cet héritage.
Figure 82 - Modifier les autorisations d'une liste
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En acceptant le message suivant : « Vous êtes sur le point de créer des autorisations uniques pour cette
liste. Les modifications apportées aux autorisations du site parent n'affecteront plus cette liste. », les droits
ne seront plus hérités.
Il est alors possible de modifier ou supprimer l’accès à certains comptes ou encore d’en ajouter de
nouveaux.
Imaginons par exemple qu’on souhaite retirer l’accès à une liste à tout le monde, saut à son chef de projet.
Pour ce faire, il suffira de sélectionner les cases à cocher (des gens à qui ont souhaite retirer les droits)
situées sur la gauche de la liste, puis, dans le menu « Actions » de sélectionner « Supprimer les
autorisations des utilisateurs ».
Figure 83 - Suppression d'autorisations
Au cas où, il deviendrait nécessaire d’hériter à nouveau des droits du site parent. Pour cela, il suffit de
retourner sur la page de gestion des autorisations (Paramètre de la liste puis « Autorisations »). Il faut
cliquer sur le menu « Actions » puis sur « Hériter des autorisations »
Figure 84 - Hériter à nouveau des droits
10.1. Exemple pratique
Dans le cadre de notre site collaboratif, nous souhaitons que les visiteurs (représentés par l’utilisateur local
« visiteur ») aient accès en lecture au blog, et uniquement au blog. Nous souhaitons en revanche que les
collaborateurs (représentés par l’utilisateur local « collaborateur ») aient accès à tout le contenu du site.
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On remarque que dans l’état actuel des choses, l’utilisateur « visiteur » n’a aucuns droits sur le SharePoint,
de même pour l’utilisateur « collaborateur ».
Figure 85 - Accès refusé (visiteur) Figure 86 - Accès refusé (collaborateur)
Nous allons commencer par attribuer des droits aux visiteurs, afin qu’ils n’aient accès qu’au blog. Pour ce
faire, il va falloir se rendre dans le blog, et sélectionner « actions du site » « Paramètres du site »
« autorisations avancées ».
La première étape va être de sélectionner dans le menu « actions », l’élément « Modifier les autorisations
des utilisateurs ». Cette manipulation va en fait « casser » l’héritage des droits, et permettre de les éditer. Il
suffit ensuite dans le menu « Nouveau » d’ajouter un utilisateur. Cet utilisateur n’aura accès qu’en lecture
au blog.
Figure 87 - Ajout de droits à un utilisateur
Le résultat obtenu, une fois les droits attribués, doit ressembler à ceci :
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Figure 88 - Autorisations du blog d'entreprise
On peut facilement vérifier que l’utilisateur a accès au blog en se rendant sur ce dernier (attention à ne pas
ouvrir la racine de la collection de sites, car l’utilisateur n’a aucuns droits à cet endroit).
Figure 89 - Affichage du blog par un "visiteur"
Pour l’utilisateur « collaborateur », il suffira de faire la même manipulation au niveau du site cours, en
attribuant cette fois des autorisations de collaboration.
Note : Ce chapitre à pour but de présenter succinctement la gestion des droits. Dans un environnement de
production, on préfèrera créer des groupes, attribuer des droits à ceux-ci, puis, par la suite, y ajouter des
utilisateurs. Ceci permettra, par exemple, d’éviter, lorsqu’une personne arrive dans l’entreprise, de devoir
définir tous ses droits à la main. Il suffira de l’ajouter dans un groupe.
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11. Liens
http://dnt91.developpez.com/tutoriel/SharePoint/workflows-SharePoint-designer/
http://stephaneey.developpez.com/tutoriel/SharePoint/contenttype/
12. Table des figures
Figure 1 - Sites présent dans la collection ......................................................................................................... 5
Figure 2 - Architecture dans SharePoint ............................................................................................................ 8
Figure 3 - Page d'accueil de SharePoint ............................................................................................................ 9
Figure 4 - Accéder au paramètres du site........................................................................................................ 10
Figure 5- Paramètres du site .......................................................................................................................... 10
Figure 6 - Menu du site ................................................................................................................................... 11
Figure 7 - Contenu d'un site SharePoint .......................................................................................................... 11
Figure 8 - Type de listes dans SharePoint ........................................................................................................ 12
Figure 9 - Description de la liste Calendrier .................................................................................................... 12
Figure 10 - Création d'un agenda .................................................................................................................... 13
Figure 11 - Premier affichage de l'agenda ....................................................................................................... 14
Figure 12 – Bouton de connexion à Outlook ................................................................................................... 15
Figure 13 - Téléchargement du fichier ............................................................................................................ 15
Figure 14 - Acceptation de l'accès à la liste ..................................................................................................... 15
Figure 15 - Accès à une liste de tâche depuis Outlook .................................................................................... 16
Figure 16 - Listes contenues dans un blog ....................................................................................................... 16
Figure 17 – Sites et espaces de travail ............................................................................................................. 17
Figure 18 - Création de blog ............................................................................................................................ 18
Figure 19 - Blog, message par défaut .............................................................................................................. 18
Figure 20 – Blog, vue d’ensemble .................................................................................................................... 19
Figure 21 - Liste des catégories ....................................................................................................................... 19
Figure 22 - Blog, Créer un message ................................................................................................................. 20
Figure 23 - Blog, Gérer les messages ............................................................................................................... 20
Figure 24 - LiveWriter, Sélection du type de blog ........................................................................................... 22
Figure 25 - LiveWriter, Exemple d'un nouveau post ....................................................................................... 22
Figure 26 Word, Publication sur un blog ......................................................................................................... 23
Figure 27 - Word, Création d'un nouveau post ............................................................................................... 24
Figure 28 - Word, Création d'un nouveau compte .......................................................................................... 24
Figure 29 - Word, Sélection du type de blog ................................................................................................... 25
Figure 30 - Word, Saisie de l'URL du blog ........................................................................................................ 25
Figure 31 – Accéder aux paramètres de la liste .............................................................................................. 26
Figure 32 - Récapitulatif des colonnes par défaut d'une liste personnalisée.................................................. 26
Figure 33 - Création d'un affichage ................................................................................................................. 27
Figure 34 - Affichage standard ........................................................................................................................ 27
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Figure 35 - Affichage, choix des champs ......................................................................................................... 28
Figure 36 - Affichage personnalisé .................................................................................................................. 28
Figure 37 - Création d'un content type ........................................................................................................... 29
Figure 38 - Ajout des métadonnées dans le document ................................................................................... 30
Figure 39 - Type de contenu d'une liste .......................................................................................................... 31
Figure 40 - Ajout d'un content type à une liste ............................................................................................... 31
Figure 41 - Sélection de la liste des procès verbaux pour le web part ............................................................ 32
Figure 42 - Modifier un Web Part .................................................................................................................... 33
Figure 43 - Paramètres d'un Web Part ........................................................................................................... 33
Figure 44 - Pyramide des outils pour créer des workflows SharePoint........................................................... 34
Figure 45 - Diagramme du flux de travail ........................................................................................................ 35
Figure 46 - Ajouter un contenu SharePoint ..................................................................................................... 36
Figure 47 - Sélection contenu de type "Flux de travail" .................................................................................. 37
Figure 48 - Paramètre principaux d'un workflow sous SharePoint Designer .................................................. 37
Figure 49 - Création de la première étape du flux de travail .......................................................................... 38
Figure 50 - Ajout d'une action au flux de travail ............................................................................................. 38
Figure 51 - Définir la structure du mail pour l'action ...................................................................................... 39
Figure 52 - Sélection du destinataire du mail .................................................................................................. 39
Figure 53 - Récupération d'une information du flux pour le mail .................................................................. 40
Figure 54 - Structure du mail complète ........................................................................................................... 40
Figure 55 - Ajout de l'action de collecte de données ...................................................................................... 41
Figure 56 - Définition de la tâche pour la collecte des données ..................................................................... 41
Figure 57 – Ajout d’un champ à la collecte des données ................................................................................ 42
Figure 58 - Création d'une variable ................................................................................................................. 42
Figure 59 - Sélection du champ qui contiendra la valeur de la variable ......................................................... 43
Figure 60 - Sélection de la liste de données .................................................................................................... 43
Figure 61 - Sélection du critère de recherche ................................................................................................. 44
Figure 62 - Récupération de l'URL du site grâce à la variable ......................................................................... 45
Figure 63 - Sélection du destinataire pour l'envoie du mail ............................................................................ 46
Figure 64 - Sélection du destinataire grâce à une valeur du workflow ........................................................... 46
Figure 65 - Création de l'action pour terminer le flux de travail ..................................................................... 47
Figure 66 - Création d'une bibliothèque de formulaire................................................................................... 48
Figure 67 - Paramètre de la bibliothèque de formulaires ............................................................................... 49
Figure 68 - Lancement d’InfoPath en mode design......................................................................................... 49
Figure 69 - InfoPath avec un formulaire chargé .............................................................................................. 50
Figure 70 - Ouvrir les options du formulaire ................................................................................................... 50
Figure 71 - Création d'un certificat .................................................................................................................. 51
Figure 72 - Accès aux propriétés du bouton .................................................................................................... 51
Figure 73 - Modification des informations de validation ................................................................................ 52
Figure 74 - Sélection de la source de donnée ................................................................................................. 52
Figure 75 - Remplacement de la bibliothèque de document .......................................................................... 53
Figure 76 - Lancement de la publication du formulaire .................................................................................. 53
Figure 77 - Type de destination du formulaire ................................................................................................ 54
Figure 78 - Saisie de l'URL de destination ........................................................................................................ 54
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Figure 79 - Sélection de la bibliothèque de document ................................................................................... 55
Figure 80 - Sélection des champs à afficher .................................................................................................... 55
Figure 81 - Liste des droits d'une liste ............................................................................................................. 56
Figure 82 - Modifier les autorisations d'une liste ........................................................................................... 56
Figure 83 - Suppression d'autorisations .......................................................................................................... 57
Figure 84 - Hériter à nouveau des droits ......................................................................................................... 57
Figure 85 - Accès refusé (visiteur) Figure 86 - Accès refusé (collaborateur) .......................................... 58
Figure 87 - Ajout de droits à un utilisateur ...................................................................................................... 58
Figure 88 - Autorisations du blog d'entreprise ................................................................................................ 59
Figure 89 - Affichage du blog par un "visiteur" ............................................................................................... 59