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SharePoint Saturday Montréal 23 mai 2015 SharePoint Saturday Montréal J’utilise quoi pour Collaborer? SharePoint, Yammer, Groupes, Skype, Onenote? Serge Tremblay Conseiller stratégique en collaboration @SergePoint [email protected] http://sergepointfr.wordpress.com

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SharePoint Saturday

Montréal

23 mai 2015

SharePoint Saturday

MontréalJ’utilise quoi pour Collaborer? SharePoint, Yammer, Groupes, Skype, Onenote?

Serge Tremblay

Conseiller stratégique en collaboration

@SergePoint

[email protected]

http://sergepointfr.wordpress.com

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Montréal

Une source d’inspiration pour cette session!

https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102

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Montréal

Agenda• Introduction

• Définition de collaboration

• Présentation des outils de collaboration

• Exemples de collaboration et guide

• Liens utiles

• Questions

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Montréal

Quand utiliser quoi?

• La question est simple

• La réponse ne l’est pas!

• Il y a beaucoup de « Ça dépend »

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Montréal

Ça dépend de quoi?

• Outils disponibles dans votre entreprise

• Gouvernance

• Urgence

• Règles/Conformité

• Sécurité

• Habitude des utilisateurs

• Besoin de mobilité

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Quand utiliser quoi pour collaborer?

• Il ne faut pas se demander quel est le meilleur outil!

• Il faut se demander quel est le meilleur outils dans un cas concret.

• Il ne faut pas faire un outil VS l’autre mais plus tôt un outil qui complémente l’autre.

• Idéalement le même outils devrait tout faire!

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Montréal

Les utilisateurstravaillent de partout

D’ici 2016 40% des gens sur le marché du travail seront mobile - Gartner

Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102

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Montréal

C’est quoi la collaboration?

• La collaboration est l'acte de travailler ou de réfléchir ensemble pour atteindre un objectif.

• Dans son sens commun, la collaboration est un processuspar lequel deux ou plusieurs personnes ou organisations s’associent pour effectuer un travail intellectuel suivant des objectifs communs.

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Montréal

C’est quoi la collaboration?• La collaboration peut changer

• Les personnes

• Les équipes

• Les entreprises

• La collaboration peut ajouter de la valeur à l’entreprise

• Mais c’est pas toujours facile!• Un changement de culture

• Un changement dans vos processus

• Lancer une communauté et supporter la communauté demande un travail!

• À tous les jours!

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Montréal

Questions qu’on devrait se poser!

• Comment les utilisateurs collaborent présentement?

• Comment la collaboration peut aider à realiser les buts de l’entreprise?

• Qu’est-ce qui va changer dans la vie de mes utilisateurs?

• Qu’est-ce qui va définir un succès?

• Comment mesurer le succès?

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Montréal

Plusieurs outils offrent des fonctionnalités semblables• L’adoption = parfois l’habitude

• Outlook est un bel exemple• On utilise Outlook à toute les sauces.

• Devrait-on utiliser Outlook corporatif pour des courriels personnel?

• Devrait-on envoyer des documents en pièces attachées dans Outlook?

• Devrait-on envoyer un courriel à un collègue pour savoir s’il est disponible pour dîner ou pour lui demander de l’information à propos d’un projet?

• Quels sont les alternatives?

• Ne pas négliger la résistance aux changements

• Devrait-on forcer un seul outils? NON….

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Montréal

Pourquoi vos utilisateurs utilisent un outils plus qu’un autre?• Adoption = habitude

• Adoption = facilité d’utilisation

• Adoption = gain en productivité

• Adoption = plus d’utilisateurs

• Adoption = meilleure connaissance du produit/fonctionnalité

• Pas d’autres choix dans l’entreprise!

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Montréal

Les utilisateurs doivent être guidés!• Ce n’est pas tous les utilisateurs qui sont en mesure de

sélectionner le meilleur outils (sans aide)

• Les utilisateurs doivent avoir des guides

• Formation

• Information

• Politique d’utilisation http://bit.ly/yammerpolicy

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Montréal

Comment aider les utilisateurs?

• Pour être en mesure d’aider les utilisateursà choisir le meilleur outils, il faut savoir:

• Pourquoi Ils collaborent?

• Comment ils collaborent?

• Quand ils collaborent?

• Avec qui ils collaborent?

• Sur quoi ils collaborent?

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Conduite du changement

• Assigner un gestionnaire de communautés

• Définir la collaboration (Ou? quand? comment? pourquoi? on gagne quoi? on mesure comment?)

• Définir les groupes

• Plan de communication

• Plan de formation

• Politique d’utilisation http://bit.ly/yammerpolicy

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Montréal

Ne pas commencer trop gros!

• On est ou?

• On veut aller ou?

• Pourquoi?

• Comment?

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Montréal

Ces matrices peuvent être personnalisées selon vos besoins!

Office Video

Urg

en

cy /

Tim

e S

en

siti

vit

y

Audience (Internal or External)

Skype For

Business

Call

IM

Skype

Presence

Skype for

Business

Online

Meetings

Outlook

E-Mail

OneDrive

for

Business

SharePoint

Team Sites

SharePoint

Intranet

Yammer Company

Communications

Yammer Groups

Office

365

Groups

Individual OrganizationalGroup

Ad

-ho

c /

Lo

wU

rgen

t /

Hig

h

Delve

Boards

Month 1 TargetMonth 2Month 3Month 4Month 5

Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102

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MontréalSource: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102

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Montréal

Penser un VS l’autre, n’est pas la bonne approche!

LA TECHNOLOGIE C’ESTMIEUX ENSEMBLE…

Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102

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Montréal

LA TECHNOLOGIE C’ESTMIEUX ENSEMBLE…

Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102

• Au lieu de VS • il faut penser Avec? • C’est ça la collaboration

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Montréal

Pourquoi Outlook?

• E-mail/communication

• Gestion de calendriers/réunions

• Personnel

• Partagé

• Connecté à SharePoint

• Intégration aux Groupes (2016)

• Intégration à Skype

• Notes dans OneNote

• Gestion de tâches

• Personnelle

• Assignation et suivi

• Intégration avec OneNote

• Gestion de contacts

• Personnel

• Partagé

• Connecté à SharePoint

• Notes liés aux contacts

• Information sur la présence (si on a Skype)

• Antispam

• Clutter (365)

• Sondage

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Pourquoi Skype?• Communication en temps réel

• Texte, audio, vidéo

• Partage d’écran

• Tableau blanc

• Intégration• Outlook

• Groupes (à venir)

• Alertes (changement de status)

• Réunion adhoc ou planifiée• Partage de notes

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Montréal

Solution de communications unifiées

Authentification Administration Stockage Conformité

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Montréal

Pourquoi SharePoint?• Site d’équipe

• Site communautaire

• Partage de:

• Contact

• Calendrier

• Tâches

• Forum de discussion

• Documents

• Annonces

• Autres listes

• Pages Wiki

• Blog

• OneNote partagé (365)

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Montréal

Pourquoi Yammer?• Communication/discussion

• Interne

• Externe (nouveau)

• Messages privés

• Adressse email

• Partage de fichiers

• Intégration dans SharePoint

• Sondage

• Alertes courriel

• YamJamhttps://support.office.com/fr-CA/learn/office365-for-business/scenario-work-like-a-network

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Pourquoi OneNote?• Notes rapides/partage

• Choix d’indicateurs

• Gestion des tâches Outlook

• Classement sous la forme de section,page, sous-page

• Intégration• Outlook

• SharePoint

• Groupes Office 365

• Meeting skype

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Pourquoi Groupes?• Nouvelle façon de collaborer

• Conversation

• Calendrier (intégrer à Outlook, Skype)

• Fichiers partagés (OneDrive)

• Bloc-Notes/OneNote

• Adresse email

• Intégration OneDrive, SharePoint, Skype

• Application mobile à venir (multi plateforme)

• Intégration avec Outlook 2016 ou Outlook enligne

• Disponible avec Office 365 seulement (Pas vu d’annonce pour OnPrem, mis à part Hybride)

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Montréal

À venir dans les groupes• Apps mobiles• Drag n drop dans outlook• Groupes externes• Affichage dans Delve• Groupe dynamique• Ediscovery et hold• Rapports• DLP• Meet now avec Skype• Intégration CRM• Expiration de groupe inutilisé• Encore plus…

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Montréal

Pourquoi OneDrive for Business?

• Stockage de fichier

• Facilité de partage de fichier• Interne

• Externe

• À partir de n’importe quelle plateforme

• Travail hors connexion

• Facile de publier des documents dans Yammer

33https://support.office.com/fr-CA/learn/office365-for-business/scenario-store-sync-and-share-your-content

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Montréal

Exemples de collaboration

• Conversation

• Partage de documents

• Réunion

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Montréal

Conversation

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Montréal

Qu’est-ce qui pourrait être important pour une Conversation• Suivi/tracking/historique

• Accusé de réception/lecture

• Alertes Courriel

• Immédiat/urgence

• Disponibilité (OnPrem, 365, Hybride)

• Disponible partout (mobile/extérieur du bureau)

• Intégré aux outils corporatifs

• Facile à utiliser

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Montréal

Outils pour conversation

OnPrem 365 Alertes

(courriel)

Historique Urgence Disponibilité App

mobile

Téléphone aucun Urgent Interne/externe X

Email X X X X Modéré Interne/externe X

Skype X X Possible dans

Outlook

Modéré X

Yammer X X X Modéré Interne/externe X

Groupes

Office 365

X X X Modéré Interne/externe À venir

Discussions

SharePoint

X X X X Modéré à

non urgent

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Montréal

Organisation de réunions

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Montréal

Gestion de réunion/calendrier• Affichage de disponibilité

• Réservation de salle/équipement

• Email

• Notes

• Catégorie

• Affichage différents/filtres

• Doodle• Peux envoyer à tout le monde un choix de dates et ils vont choisir leur date

• Envoi d’avis de convocation/ordre du jour par Outlook

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Montréal

Partage de documents

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Montréal

OU EST-CE QUE JE SAUVEGARDE MESDOCUMENTS?

https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102

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Montréal

Stockage de documents• Onedrive Entreprise

• SharePoint

• Yammer

• Groupes Office 365

• Serveur de fichiers

• Clé USB

• Disque local

• Dropbox

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Montréal

Important pour le partage de documents

• Rapidité/facilité de création/sauvegarde

• Version unique de documents

• Contrôle des versions

• Sécurité • Mot de passe

• OneDrive (envoyer un lien)

• Vérifier que personnes l’ont reçu/lu

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Montréal

Important pour les documents• Facilité de partage

• Partage interne/externe

• Suivi des modifications

• Métadonnées

• Historique des versions

• Édition simultanée

• Calendrier de conservation

• Flux de travail

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Montréal

Gestion des tâches

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Montréal

Important pour la gestion des tâches• Suivi

• % complété

• Alertes lors d’assignation

• Différents affichages

• Alerte en retard

• Intégration OneNote

• Rapport d’état

• Personnel, équipe, externe

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MontréalSource: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102

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Montréal

Téléchargez le livre blanc “When to use what In Office 365 Enterprise User”

Plusieurs scénarios de collaboration WhenToUseWhat.com

Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102

http://bit.ly/whentousewhat

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Montréal51

Téléchargez le livre “IMPROVEIT!”

Vous trouverez de bons trucs pour l’adoption

• Spécifique à SharePoint, mais beaucoup de scénarios s’appliquent aux autres produits!

• Chapitre 4 par Richard Harbridge pour améliorer l’adoption!

Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102

http://bit.ly/improveitdoc

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Montréal

Resources pour vous aider…

• These are a few of the resources you should check out.

Get started today with:

FastTrack Content, Labs & Guidance: http://aka.ms/getfasttrack

Office 365 Success Center: http://success.office.com

Office 365 Training App: http://aka.ms/officetraining

Office 365 for Business Learning Center: http://aka.ms/o365learning

Join the “Driving Adoption” Group in: www.yammer.com/itpronetwork

Lync 2013 Rollout & Adoption Success Kit http://aka.ms/lyncrask

Yammer Success Center: https://about.yammer.com/success/

Purchase & Provide Sweet 365 Gear: http://www.co-store.com/iw

Leverage Popular Use Cases: http://www.discoversharepoint.com/

Discover SharePoint App: http://aka.ms/dspapp

OnRamp (Automated Deployment Assistance): https://onramp.office365.com/onramp/

Office 365 Roadmap: http://office.com/roadmap

Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102

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Montréal

Plus de resources pour vous aiderAvailable Programs (Applicability Varies):

Customer Immersion Experience: http://aka.ms/TryImmersion

The Microsoft Experience Center provides you a facilitated hands-on environment to experience Microsoft’s

productivity solutions through a series of simulated, every day scenarios.

Adoption Offer (New 150+ Seat): https://deploy.office.com/email-migration-offer

Software Assurance Deployment Planning Services: https://deploy.office.com/deployment-planning-services

Software Assurance Training Vouchers: https://www.microsoft.com/learning/en-us/software-assurance-

benefits.aspx

Onboarding Center: https://deploy.office.com/onboarding-center

100+ PowerPoint Presentations on SlideShare: http://www.SlidesShare.net/RHarbridge

Richard Harbridge & Kanwal Khipple via LinkedIn or 2toLead.com

Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102

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Montréal

Sessions du IgniteOffice 365 GroupsMicrosoft Office 365 Groups Overview and Roadmap (BRK2114)

Microsoft Office 365 Groups Deep Dive (BRK3114)

Evolving Distribution Lists with Office 365 Groups (BRK3103)

Collaborate on Files and Information within Office 365 Groups (BRK2113)

AdoptionDriving User Adoption from a Technical Standpoint for SharePoint, Exchange and Office 365 (BRK2113)

Beyond Deployment: How IT Can Inspire, Motivate, and Drive Sustainable Adoption (BRK2157)

YammerYammer Roadmap (BRK2103)

Office 365 DelveOffice Delve & Office Graph Roadmap (BRK1105)

A New People Experience In Delve (BRK2176)

Rerchercher sur Channel9

en utilisant les Codes de sessions

https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/

Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102

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Or

Arg

ent

Bro

nze

Web

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Ce soir à 18h

Le Trèfle, 3971 Rue Ontario E