formation à l’utilisation de l’applicatif...
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Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 1
Formation à l’utilisation de l’applicatif eComptes.
Module 1 : Formation de base
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 2
Introduction :
L’applicatif eComptes qui est mis gratuitement à la
disposition de toutes les communes et C.P.A.S. par la Direction Générale des Pouvoirs Locaux et de l’Action
Sociale comporte de nombreuses fonctionnalités conçues pour :
Rechercher et extraire toute information
comptable
Analyser vos finances
Préparer votre budget
Réaliser des projections
Générer fichiers et documents pour la Tutelle
Informer vos mandataires
Le but de la présente formation est de vous permettre de mieux appréhender les multiples fonctionnalités de
l’eComptes et de pouvoir les utiliser comme outil à l’appui de vos travaux d’analyse et de reporting.
Au nom de toute l’équipe eComptes, nous espérons que
cette formation vous sera aussi utile qu’agréable …
Philippe Brognon
Coordinateur général
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TABLE DES MATIERES
1 Fonctionnement général du logiciel, alimentation en données,
vérifications. 5
1.1 Fonctionnement et alimentation du logiciel en données. ....................... 6
1.2 Importation automatique des données comptables dans eComptes ........ 7
1.3 Importation manuelle de la B.D.C.S. .................................................. 9
2 Les outils de recherche et d'extraction de données. 12
2.1 Recherche de données. .................................................................. 12
2.2 Extraction vers Excel. .................................................................... 12
2.3 Sélection des articles. .................................................................... 14
2.4 Balance des comptes généraux. ...................................................... 16
2.5 Balance des comptes généraux par compte particuliers. ..................... 17
2.6 Imputations/Droits Constatés totalisés par comptes généraux de charges ou de produits pour une fonction. ............................................................ 18
2.7 Détails des bilans et comptes de résultat. ......................................... 20
2.8 Liste des comptes généraux. .......................................................... 23
2.9 Liste des comptes particuliers. ........................................................ 24
2.10 Liste des comptes particuliers des emprunts. ................................. 25
2.11 Liste des comptes financiers. ....................................................... 26
2.12 Liste des comptes particuliers du Patrimoine. ................................. 27
2.13 Cohérences Articles – Journal budgétaire. ...................................... 28
2.14 Cohérence Comptes Généraux – Journal général. ........................... 30
2.15 Contrôle des chiffres par rapport au compte officiel. ....................... 31
2.16 Table détail M.B. ........................................................................ 33
2.17 Table des documents budgétaires. ................................................ 34
2.18 Recherche d’extraits de comptes. ................................................. 36
2.19 Situation de trésorerie. ............................................................... 37
2.20 Journal Budgétaire. ..................................................................... 38
2.21 Journal Général. ......................................................................... 41
2.22 Adaptation du budget (tableau de synthèse). ................................. 45
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3 Paramétrage et génération de la Synthèse Analytique. 46
3.1 Encodage des données relatives membre de la Zone de police de
l'administration. .................................................................................... 46
3.2 Critères des recettes de personnel ................................................... 48
3.3 Tables des données C.P.A.S. ........................................................... 50
3.4 Services du C.P.A.S. ...................................................................... 52
3.5 Fiches Coordonnées ....................................................................... 54
3.6 Table Indices ................................................................................ 56
3.7 Encodage des données relatives au personnel ................................... 58
3.8 Encodage des données (nombre d’habitants et d’élèves) situation au
31/1260
3.9 Table Régie Autonome ................................................................... 62
3.10 Table Régie Non Autonome .......................................................... 64
3.11 Synthèse Analytique Communale .................................................. 66
3.12 Justification synthèse analytique multi-exercices ............................ 68
4 Présentation PowerPoint de la Synthèse Analytique 70
4.1 Comment réaliser une présentation PowerPoint de votre compte ......... 70
4.2 Comment réaliser une présentation PowerPoint de votre compte ......... 71
5 Génération et envoi de documents et de fichiers 73
5.1 Le menu des pièces justificatives des budgets, comptes,… (contenu
fichier joint) .......................................................................................... 73
5.2 Tableau de Bord Prospectif ............................................................. 74
5.2.1 Tableau de Bord Prospectif Communal ........................................ 74
5.2.2 Tableau de Bord prospectif - visualisation ................................... 83
5.3 Justificatifs de Subventions (PCS, médiation de dette, ...) .................. 84
5.3.1 Mémo relatif à la génération informatique des justificatifs P.C.S. et art 18 au moyen du logiciel eComptes. .................................................. 84
5.3.2 Génération justificatifs subventions C.P.A.S. ............................... 89
5.4 Fichiers SIC, 6packs, budgets et comptes provisoires ........................ 90
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6 Les fonctionnalités d'analyse financière 95
6.1 Evolution des Charges d’emprunt .................................................... 95
6.2 Analyse de la dette ........................................................................ 96
6.2.1 Les emprunts en cours ............................................................. 96
6.2.2 Tranches de remboursements d’emprunts ................................... 97
6.3 Moyennes des délais de paiements .................................................. 98
6.4 Solde des recettes/dépenses par fonction ........................................100
7 Outils d'assistance à la préparation et au suivi des budgets 105
7.1 Aide à la détection des marges disponibles sur les crédits. ................105
7.2 Suivi Budgétaire Multi Exercice ......................................................106
8 Maniement général du G.R.A.F. (Générateur de Rapports d'Analyse Financière) 108
8.1 Bases du fonctionnement ..............................................................108
8.2 Ouvrir un rapport .........................................................................110
8.3 Sélectionner un composant ...........................................................113
8.4 Sauvegarde d’un rapport ...............................................................115
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1 Fonctionnement général du logiciel, alimentation en données, vérifications.
1.1 Fonctionnement et alimentation du logiciel en données. DISPOSITIF DÉPLOYÉ DANS CHAQUE ADMINISTRATION LOCALE EN CLIENT SERVEUR.
Le logiciel eComptes est déployé dans les administrations locales en « client-serveur » :
Pour que celui-ci fonctionne, il doit être alimenté en données à partir de la comptabilité.
Le logiciel eComptes, dit « Gestion Locale » est donc placé en amont de la comptabilité.
Dans chaque administration le logiciel de comptabilité est paramétré pour exporter
régulièrement (par tâche planifiée ou manuellement à la demande de l’utilisateur local) le
contenu de toutes les opérations et données comptables dans un format standardisé (la
B.D.C.S.) arrêté par des dispositions légales.
Ces données sont lues par l’applicatif eComptes installé localement en mode client-
serveur multipostes, et importées dans une DB au format « hyperfile ». Ces données
sont complétées manuellement par les utilisateurs pour quelques données
extracomptables nécessaires aux analyses et/ou à la production de certains fichiers et
documents.
Cet encodage a été limité au maximum et ne concerne que quelques renseignements et
coordonnées complémentaires, et ce, dans un souci de gain de temps pour l’utilisateur.
La DB locale eComptes est donc une copie enrichie des données comptables sur laquelle
le logiciel eComptes « Gestion Locale » travaille pour produire rapports et fichiers.
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1.2 Importation automatique des données comptables dans eComptes
Avant toute chose, assurez-vous que la tâche planifiée de votre logiciel comptable
exportant les données de votre comptabilité vers la B.D.C.S. tourne régulièrement.
Paramétrez sur votre serveur l'exécution d'une autre tâche planifiée qui doit se lancer
quand la tâche de la comptabilité est terminée. La procédure à exécuter se trouve dans
le répertoire RWSA\Logiciel de votre serveur et se nomme « Ecomptes_MAJ.bat ».
Son contenu est « Ecomptes.exe/Mode=auto ».
Pour que cette procédure fonctionne correctement, il faut également contrôler 3 éléments
dans la fiche comptabilité de votre administration à laquelle vous avez accès via le menu
Fichier de votre application :
En sélectionnant votre administration et en appuyant sur le bouton « modifier », vous
arriver dans la fiche.
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Les 3 éléments sont :
1. Sélecteur import fichier XML :
Onglet « Général », type mise à jour comme ci-dessous :
2. Toujours dans l'onglet « Général », Case à cocher « pas de Mise à jour auto »
(à décocher, bien sûr) :
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3. Il est primordial que le chemin d'importation soit rigoureusement identique à celui
de la comptabilité. Pour vérifier ou corriger, le répertoire se trouve dans l'onglet
XML
Une fois ces paramètres vérifiés, il ne restera plus à votre gestionnaire informatique qu’à
créer, sur le serveur, la tâche planifiée appelant eComptes_maj.bat afin que celle-ci
s’exécute en automatique.
Des soucis de "droits/sécurité" étant toujours possibles, nous vous conseillons de
contrôler régulièrement le bon déroulement des imports.
1.3 Importation manuelle de la B.D.C.S. L’eComptes permet de récupérer manuellement les données exportées de la comptabilité
vers la B.D.C.S.
Ceci peut être utile même en cas d’import automatique, pour le cas où l’on souhaite avoir
des informations plus récentes que le dernier export de la nuit.
Avant tout, il y a lieu de bien vérifier que le répertoire des fichiers XML (bas de la
fenêtre) est bien celui ou la comptabilité exporte ses données.
Pour pouvoir générer les fichiers SIC des budgets et M.B., il faut à minima les
données du fichier des articles :
Les fichiers SIC construits pour l’envoi de ces documents ne reprennent que les articles
budgétaires. Lors de l’importation, nous conseillons donc, dans la fenêtre « Importations
=> Fichiers XML » de ne cocher que la case « Traiter Articles ».
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Validation base de Données
Au cours d’un exercice, et surtout en période de clôture, les données peuvent avoir été
modifiées de manière qu’il soit difficile de les incorporer correctement dans eComptes.
Avec certains logiciels comptables, lors de la clôture de la base de données, la
numérotation est recalculée.
Au sein du logiciel eComptes, nous conseillons de supprimer l’ensemble des données de
l’exercice afin d’éviter d’éventuels doublons. Pour ce faire, allez dans le point de menu
suivant :
Cochez toutes les cases et cliquez sur le bouton « Supprimer ».
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Après plusieurs avertissements, un mot de passe vous sera demandé. Celui-ci est : NIIIII
avec
N ayant pour valeur 1 si c’est une commune et 2 s’il s’agit d’un CPAS
IIIII qui correspond au code INS (affiché dans la barre de titre du logiciel)
Une fois cette opération faite, retournez dans l’importation XML, en cochant cette fois
toutes les cases.
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2 Les outils de recherche et d'extraction de données.
2.1 Recherche de données.
L’eComptes comporte de très nombreuses fonctionnalités de recherches permettant de
rechercher toutes données comptables, budgétaires ou générales.
Ces fonctionnalités de recherche sont disponibles dans le menu « données comptables ».
2.2 Extraction vers Excel.
Tous les écrans de recherche présents dans votre logiciel vous permettent d’exporter
facilement votre sélection dans Excel pour en retravailler l’information.
Pour ce faire, il suffit de placer votre pointeur de souris n’importe où dans le tableau
affichant le résultat de votre recherche, et faire un clic droit qui ouvrira un menu
contextuel comportant l’option « exporter la table vers Excel ».
Cette possibilité fonctionne avec tous les tableaux de recherche de tous les écrans de
votre logiciel eComptes.
Dans le bas du tableau, les différents montants sont totalisés.
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Comme dans tous les tableaux, un menu contextuel est disponible grâce au clic droit qui
permet d'activer un certain nombre d'outils comme l'impression, l'export vers la suite
office ou la sélection des colonnes affichées
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2.3 Sélection des articles.
Accessible dans le menu : données comptables > Articles > Recherche d'articles
Utilité : il s'agit d'une fenêtre de consultation des différents montants, renseignements,
etc.… associés à un article et ceci sous forme d'un tableau. Cette fenêtre vous permet
d'extraire n'importe quel élément ou groupe d'éléments budgétaires.
Mode d’emploi : la première partie de la fenêtre permet de sélectionner les articles sur
lesquels je recherche de l'information.
Une fois les différents critères de recherches garnis (ou non, ou partiellement) le
programme recherche et affiche les articles sélectionnés.
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L'affichage sous forme de tableau reprend tous les montants ainsi que les numéros
d'articles, les groupes fonctionnel et économique, le Service (Ordinaire/Extraordinaire)
etc.…
Dans le bas du tableau, les différents montants sont totalisés.
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
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2.4 Balance des comptes généraux.
Accessible dans le menu : Données Comptables > Balances Comptabilité Générale >
Balance.
Utilité : cette fenêtre permet de visualiser les comptes généraux et leurs soldes.
Mode d’emploi : il suffit d'encoder, l'exercice et le début du compte général et le
programme restitue le ou les comptes ainsi que les montants débit/crédit, les soldes, le
libellé, la rubrique bilantaire.
Dans le bas du tableau, les différents montants sont totalisés.
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
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2.5 Balance des comptes généraux par compte particuliers.
Accessible dans le menu : Données Comptables > Balances Comptabilité Générale >
Comptes généraux – Comptes Particuliers.
Utilité : il s’agit ici de donner une balance des comptes généraux mais chaque compte
étant "éclaté" par comptes particuliers.
Mode d’emploi : les critères de sélection sont ici l'exercice comptable, le compte général
(tout ou partie) le compte particulier (tout ou partie). Un sélecteur permet également de
visualiser ou non les comptes particuliers soldés.
Les renseignements fournis dans le tableau sont le compte général, le compte particulier
et son libellé, les montants Débit/Crédit/Soldes correspondants à chaque "association"
compte général / compte particulier.
Dans l'exemple ci-dessous, nous avons demandé le compte "44000 de 2016" et les
comptes particuliers commençant par "T" et voici le résultat :
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
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2.6 Imputations/Droits Constatés totalisés par comptes généraux de charges ou de produits pour une fonction.
Accessible dans le menu : Données Comptables > Balances Comptabilité Générale >
Imputations/droits Constatés totalisés par comptes généraux de charges ou de produits
pour une fonction.
Utilité : cette fenêtre permet, de retrouver les mouvements de droits ou d'imputations
sur les comptes généraux du comptes de résultat, et ceci pour une fonction (ou partie de
fonction) donnée.
Mode d’emploi : en encodant un exercice et une fonction budgétaire, le logiciel va
rechercher dans le journal général les mouvements d'imputation et de droit concernant
les comptes généraux des classes 6 et 7.
Il faut sélectionner le fait que l'on cherche des recettes et/ou des dépenses, via le
sélecteur suivant :
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Ainsi, si l'on désire le détail des articles, les totaux ou les deux via le sélecteur suivant :
En lançant la recherche via , le programme vous donnera le tableau
comprenant le compte général, les montants débits et crédits, le solde de ces deux
colonnes, la totalisation de ce solde et l'article budgétaire concerné.
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
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2.7 Détails des bilans et comptes de résultat.
Accessible dans le menu : Données Comptables > Balances Comptabilité Générale >
Détails des bilans et comptes de résultat.
Utilité : cette fenêtre permet, au travers d'une arborescence, d'avoir les montants
Débit/Crédit/Soldes d'un compte général sur un ou plusieurs exercices.
Mode d’emploi : cette fenêtre se divise en deux parties - à gauche une arborescence
permet de parcourir le bilan et le compte de résultat du plus haut :
Au plus bas, c'est-à-dire un compte général :
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Dès qu'un compte général est sélectionné, la partie de gauche se rempli de tous les
exercices disponibles :
Il suffit ensuite d'affiner sa sélection et de cliquer sur le bouton pour
obtenir les exercices désirés. Dans notre exemple, nous avons décidé de travailler sur
l'évolution de 2011 à 2016, ce qui donne :
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Un bouton permet, comme son nom l'indique d'avoir le graphique de
notre sélection :
Un bouton permet d'avoir pour la ligne sélectionnée l'historique du
compte :
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
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2.8 Liste des comptes généraux.
Accessible dans le menu : Données Comptables > Comptes généraux > Table des C.G.
Utilité : cette fenêtre donne la liste des comptes généraux et constitue dès lors votre
"plan comptable".
Mode d’emploi : dès l'ouverture de la fenêtre, les comptes généraux sont listés avec leur
libellé.
Par le bouton , un état reprenant la table des comptes généraux est créé
comme ci-dessous :
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
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2.9 Liste des comptes particuliers.
Accessible dans le menu : Données Comptables > Comptes particulier > Comptes
Utilité : cette fenêtre donne la liste des comptes particuliers connus dans le système.
Mode d’emploi : dès l'ouverture de la fenêtre, les comptes particuliers sont listés avec
leur libellé.
Par le bouton , un état reprenant la table des comptes particuliers est créé
comme ci-dessous :
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
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2.10 Liste des comptes particuliers des emprunts.
Accessible dans le menu : Données Comptables > Comptes particulier > Emprunts
Utilité : cette fenêtre donne la liste des comptes particuliers d’emprunts connus dans le
système.
Mode d’emploi : dès l'ouverture de la fenêtre, les comptes particuliers d'emprunt sont
listés avec la durée, l'année de consolidation, le taux, la fonction, le compte financier
associé et son Codebic
Par le bouton , un état reprenant la table des comptes particuliers est créé
comme ci-dessous :
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
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2.11 Liste des comptes financiers.
Accessible dans le menu : Données Comptables > Comptes particulier > Financiers
Utilité : cette fenêtre donne la liste des comptes particuliers financiers connus dans le
système.
Mode d’emploi : dès l'ouverture de la fenêtre, les comptes financiers sont listés avec
leurs renseignements bancaires (compte financier et code BIC) mais également une case
à cocher qui indique si le compte fait partie de la trésorerie courante ou non (et donc,
dont on tiendra compte dans la synthèse analytique).
Par le bouton , un état reprenant la table des comptes financiers est créé
comme ci-dessous :
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 27
2.12 Liste des comptes particuliers du Patrimoine.
Accessible dans le menu : Données Comptables > Comptes particuliers > Patrimoine
Utilité : cette fenêtre donne la liste des comptes particuliers du patrimoine connus dans
le système.
Mode d’emploi : dès l'ouverture de la fenêtre, les comptes particuliers du patrimoine sont
listés avec leur durée d'amortissement, l'année d'acquisition et une colonne « type »
pouvant prendre deux valeurs : patrimoine pour les comptes 05, 06, 08 et subsides pour
les 046 (subsides accordés).
Par le bouton , un état reprenant la table des comptes particuliers est créé
comme ci-dessous :
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 28
2.13 Cohérences Articles – Journal budgétaire.
Accessible dans le menu : Données Comptables > Contrôles > Cohérence Articles –
Journal budgétaire
Utilité : cette fenêtre permet de déterminer s'il existe des incohérences entre les
montants dans les articles et le total de ces montants recalculés dans le journal
budgétaire.
Mode d’emploi : il suffit d'encoder un exercice et le programme calcule les totaux
comptables de chaque article dans le journal budgétaire puis fait la différence avec le
montant se trouvant dans le fichier « Article ».
Il le fait pour les engagements, imputations, droits et non-valeurs. L'essentiel étant bien
sur de ne pas avoir de différences.
Dans le bas du tableau, les différents montants sont totalisés.
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Comme dans tous les tableaux, un menu contextuel est disponible grâce au clic droit qui
permet d'activer un certain nombre d'outils comme l'impression, l'export vers la suite
office ou la sélection des colonnes affichées.
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 30
2.14 Cohérence Comptes Généraux – Journal général.
Accessible dans le menu : Données Comptables > Contrôles > Cohérence Comptes
Généraux – Journal général
Utilité : cette fenêtre permet de déterminer s'il existe des incohérences entre les
montants dans les comptes généraux et le total de ces montants recalculés dans le
journal général.
Mode d’emploi : il suffit d'encoder un exercice et le programme calcule les totaux en
termes de solde pour chaque compte général, puis fait la différence avec le montant se
trouvant dans le fichier des comptes généraux. L'essentiel étant bien sur de ne pas avoir
de différences.
Dans le bas du tableau, les différents montants sont totalisés.
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
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2.15 Contrôle des chiffres par rapport au compte officiel.
Accessible dans le menu : Données Comptables > Contrôles > Compte voté
Utilité : cette fenêtre permet d'effectuer un contrôle quant aux résultats de la
comptabilité budgétaire mais aussi générale.
Mode d’emploi : une fois que l'exercice est encodé, il faut remplir les montants du
compte "papier" dans les zones ad hoc tant au niveau de l'onglet « Compte Budgétaire ».
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Que de celui intitulé « Compte Général » :
En appuyant sur le bouton , le logiciel ira rechercher les montants qu'il trouve
dans ses chiffres afin de les comparer à ceux encodés du compte "officiel".
L'essentiel étant de ne pas avoir de différence.
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2.16 Table détail M.B.
Accessible dans le menu : Données Comptables > Détails Modifications
Utilité : Tableau des détails de toutes les M.B. présentent dans le système.
Mode d’emploi : dès l'entrée dans la fenêtre, le système permet de visualiser le détail des
modifications budgétaires présentent dans le système.
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
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2.17 Table des documents budgétaires.
Accessible dans le menu : Données Comptables > Documents Budgétaires
Utilité : cette fenêtre donne la liste des documents budgétaires (Budget/M.B./Compte)
présents dans le système sous forme de tableau.
Mode d’emploi : dans cette fenêtre, dès l'ouverture, s'affichent tous les documents
budgétaires depuis le début de l'utilisation d'eComptes dans l'administration.
Pour chaque mouvement, sont renseignés : l'exercice, le type de document
(Budget/MB/Compte) le numéro (uniquement garni en cas de M.B., les dates d'arrêt
conseil et d'approbation tutelle ainsi qu’une référence.
Un bouton permet d'obtenir un état :
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 35
Dans cette "fiche d'un document budgétaire" ainsi que dans le tableau de base, un
bouton permet de visualiser le détail des modifications budgétaires, c'est-à-
dire les différents articles impactés par la modification sélectionnée :
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2.18 Recherche d’extraits de comptes.
Accessible dans le menu : Données Comptables > Extraits Bancaires > Extraits
Utilité : cette fenêtre permet de visualiser les extraits de comptes bancaires.
Mode d’emploi : les critères de sélections de la recherche sont l'exercice, une fourchette
de dates, tout ou partie d'un compte particulier.
Un sélecteur permet de sélectionner si l'on veut tous les comptes financiers ou seulement
ceux qui sont considérés comme faisant partie de la trésorerie courante (case à cocher
dans la liste des comptes financiers).
En cliquant sur le bouton , le programme affichera un tableau reprenant
pour chaque extrait : la date, le numéro, le solde initial et final, le compte particulier, la
totalisation des mouvements repris sur l'extrait (répartis en « recettes », « dépenses »,
« transferts ») ainsi que le compte général associé aux comptes particuliers.
Dans le bas du tableau, les différents montants sont totalisés.
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 37
2.19 Situation de trésorerie.
Accessible dans le menu : Données Comptables > Extraits Bancaires > Trésorerie
Utilité : cette fenêtre permet d’avoir le solde des comptes de trésorerie.
Mode d’emploi : les critères de sélections sont l'exercice et la date (par défaut, 31/12 de
l'exercice encodé). Le système dresse la liste des comptes particuliers et donne, outre le
compte financier, le solde à la date souhaitée.
Dans le bas du tableau, les différents montants sont totalisés.
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 38
2.20 Journal Budgétaire.
Accessible dans le menu : Données Comptables > Journal budgétaire
Utilité : il s’agit de pouvoir rechercher tout ou partie des écritures du journal de la
comptabilité budgétaire.
Mode d’emploi : ici, nous avons une zone de sélection sur trois onglets dont voici le
détail.
1. L'onglet général
Il vous permet de sélectionner l'exercice, les dates début et fin, ainsi que les trois
sélecteurs du service, recettes/dépenses et avec antérieurs ou pas.
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 39
Un bouton permet de sélectionner une période dans la liste
ci-dessous.
2. L'onglet Article.
Vous permet de sélectionner les articles désirés. Les recherches se font sur des
"commence par" donc ne nécessite pas d'encoder toute la zone « critère ».
3. L'onglet Ecriture.
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 40
Permet de préciser les écritures recherchées. Le bouton à côté du champ « compte
particulier » permet d'ouvrir une fenêtre de sélection des comptes particuliers comme
suit :
En dehors des onglets de tri, un bouton permet d'avoir un état de la
sélection comme ci-dessous :
Un bouton vous permettra de "vider" les critères encodés dans les
onglets de sélection.
Dans le bas du tableau, les différents montants sont totalisés.
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 41
2.21 Journal Général.
Accessible dans le menu : Données Comptables > Journal général
Utilité : il s’agit de pouvoir rechercher tout ou partie des écritures du journal de la
comptabilité générale.
Mode d’emploi : ici, nous avons une zone de sélection sur trois onglets dont voici le
détail.
1. L'onglet général
Il vous permet de sélectionner l'exercice, les dates de début et de fin.
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 42
Un bouton permet de sélectionner une période dans la
liste ci-dessous.
2. L'onglet Codes et montant.
Vous permet de sélectionner le type des pièces, le type d'affectation d'extrait ainsi que
des fourchettes de montants débit/crédit.
3. L'onglet Financiers et divers
Vous pourrez ici utilement affiner votre recherche sur tous les renseignements
importants du journal (numéro de pièces, date extrait, compte Général, ou Particulier).
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 43
Le bouton à côté du champ compte particulier ou compte général, permet d'ouvrir
une fenêtre de sélection des comptes comme suit :
Un bouton permet d'accéder, pour la ligne sélectionnée à une fiche
détaillée de la dite ligne comme ci-dessous :
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 44
Un bouton permet d'avoir un état de la sélection comme ci-dessous :
Un bouton vous permettra de "vider" les critères encodés dans les
onglets de sélection.
Dans le bas du tableau, les différents montants sont totalisés.
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 45
2.22 Adaptation du budget (tableau de synthèse).
Accessible dans le menu : Données Comptables > Tableau de synthèse des adaptations
Utilité : cette fenêtre s’affiche, pour un exercice donné, les différents articles du tableau
de synthèse.
Mode d’emploi : il suffit d'encoder l'exercice et le service voulu (ordinaire, extraordinaire,
les deux).
En cliquant sur le bouton le programme affiche une table des articles
concernés en donnant par article le montant de l'adaptation ventilé comme suit : recettes
en plus, recettes en moins, dépenses en plus, dépenses en moins.
Dans le bas du tableau, les différents montants sont totalisés.
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 46
3 Paramétrage et génération de la Synthèse Analytique.
L’eComptes exploite une copie de votre comptabilité via la B.D.C.S. Toutefois, certaines
informations nécessaires à la confection de la synthèse analytique (ainsi que du tableau
de bord prospectif) n’y figurent pas. C’est pourquoi il est important d’encoder et de
maintenir à jour ces quelques données.
3.1 Encodage des données relatives membre de la Zone de police de
l'administration.
Accessible dans le menu : Caractéristiques > Membres de la zone de police
Utilité : dans cette fenêtre, on pourra retrouver la liste des communes qui composent la
zone de police de votre administration.
Mode d’emploi : dès l'entrée dans la fenêtre, le système propose la liste des
administrations de la Zone de police. Les renseignements peuvent être modifiés (ou
créés) directement dans la table, ou en utilisant les boutons :
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 47
Ceux-ci permettant un encodage en mode "fiche" comme ci-après :
Le bouton permettra d'obtenir un état comme ci-dessous :
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 48
3.2 Critères des recettes de personnel
Accessible dans le menu : Caractéristiques > Critères Recettes Personnel.
Utilité : cette fenêtre vous donne la possibilité de gérer les critères de recettes du
personnel, les injecter en déduction des dépenses dans le tableau de bord prospectif et la
synthèse analytique.
Attention à la façon d’introduire les critères : les codes introduits seront interprétés
comme une instruction de recherche « commence par ».
Ainsi, par exemple, mentionner « 42 » dans le code fonctionnel aboutira à injecter toutes
les recettes ordinaires commençant par 42. Indiquer en code eco 1 « 461 » ciblera tous
les articles de recette dont le code économique commence par 461. Pour cibler un article
précis, il convient de l’encoder in extenso.
Pour modifier une ligne, double cliquez dessus.
Pour ajouter une ligne double cliquez sur la ligne vide en bas du tableau.
Mode d’emploi : dans la synthèse analytique, à l'onglet "dépenses de personnel", au
point 2-4 Les dépenses de personnel, nous avons un tableau reprenant pour les 4
dernières années, le coût net (dépenses – recettes) du personnel.
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 49
La colonne « recettes » est calculée sur base des articles correspondant aux critères
encodés ici. Pour chaque exercice, plusieurs lignes peuvent être encodées contenant,
chacune :
Tout ou partie du code fonctionnel
Tout ou partie du code économique (Eco1)
Tout ou partie du numéro de suite (Eco2)
Un type de recette (APE, Assurance,…)
Le pourcentage des articles correspondant à prendre en considération. Celui-ci
pouvant être négatif éventuellement (pour, par exemple, prendre tout une
fonction XXX sauf les XXX/YYY-YY, il suffit de mettre 100% avec uniquement la
fonction et – 100% avec remplis les 3 codes.
Les données seront créées ou modifiées directement dans le tableau. Pour
supprimer une ligne, l'on utilisera le bouton . Un bouton
permet de visualiser les articles repris pour la ligne sélectionnée et le montant qui
y correspond. Comme ces données sont à encoder chaque année avant de réaliser
sa synthèse, un bouton assurera le "recopiage" d'un exercice sur un
autre. Une fois cliqué, 3 zones apparaissent. Il suffit d'encoder l'exercice de
départ et celui d'arrivée puis de cliquer sur le petit bouton comme suit :
Un bouton permettra d'obtenir l'état suivant :
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 50
3.3 Tables des données C.P.A.S.
Accessible dans le menu : Caractéristiques > Données C.P.A.S.
Utilité : cette fenêtre permet d'encoder différents renseignements concernant l'activité de
votre C.P.A.S. (R.I., Maison de repos, etc.).
Mode d’emploi : en entrant dans la fenêtre le système vous donne, sous forme de
tableau, pour chaque exercice les renseignements concernant le nombre, au 31/12 de
l'exercice, de :
Bénéficiaire du revenu d'intégration
Bénéficiaire du service d'aide aux familles
Repas à domicile
Maison de repos
Lits en maison de repos
Lits en maison de repos et de soins
Bénéficiaires de titres services
Les renseignements peuvent être modifiés (ou créés) directement dans la table, ou en
utilisant les boutons d'action suivants :
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 51
Ceux-ci permettant un encodage en mode "fiche" comme ci-après :
Le bouton permettra d'obtenir un état comme ci-dessous :
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 52
3.4 Services du C.P.A.S.
Accessible dans le menu : Caractéristiques > Services C.P.A.S.
Utilité : cette fenêtre permet d'encoder les différents services gérés par votre C.P.A.S.
Mode d’emploi : en entrant dans la fenêtre le système vous donne, la liste des services
existants
Les renseignements peuvent être modifiés (ou créés) directement dans la table, ou en
utilisant les boutons d'action suivants :
Ceux-ci permettant un encodage en mode "fiche" comme ci-après :
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 53
Le bouton permettra d'obtenir un état comme ci-dessous :
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 54
3.5 Fiches Coordonnées
Accessible dans le menu : Caractéristiques > Coordonnées
Utilité : il s’agit ici de permettre la gestion des diverses coordonnées générales de
l'administration (Adresse, site, coordonnées des D.F. et D.G., etc.…)
Mode d’emploi : la fenêtre se compose de 4 onglets distincts :
Le premier, intitulé "Général" contient les champs concernant l'administration tels que
le code INS, l'adresse complète ou l'adresse du site internet de l'administration.
Le second appelé "D.G." permet de donner les coordonnées de contact de la
Directrice Générale ou du Directeur Général comme le nom, numéro de téléphone,
adresse mail, etc.…
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 55
Le troisième, "D.F.", permet de gérer les mêmes renseignements mais concernant
la Directrice Financière ou le Directeur Financier.
Enfin le dernier appelé "Divers" donne les informations, pour les communes,
concernant la Zone de Police dont on fait partie, le service Incendie concerné, et
l'existence ou non d'un contrat de sécurité. Si votre administration est un
C.P.A.S., cet onglet n'est pas disponible car sans objet.
Un bouton permettra, pour chaque onglet d'obtenir un état reprenant les
renseignements de tous les onglets :
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 56
3.6 Table Indices
Accessible dans le menu : Caractéristiques > Indices/Taux
Utilité : dans cette fenêtre, il sera possible de gérer les chiffres des différents indices de
l'administration.
Mode d’emploi : dès l'entrée dans la fenêtre, le système propose une table des exercices
et de leurs renseignements quant aux différents indices.
Il s'agit de la superficie, les kilomètres de voiries, l'indice Abex, le taux des I.P.P., le
nombre de centimes au précompte immobilier, l'indice abex et le montant du centime
additionnel.
Les renseignements peuvent être modifiés (ou créés) directement dans la table, ou en
utilisant les boutons :
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 57
Ceux-ci permettant un encodage en mode "fiche" comme ci-après :
Le bouton permettra d'obtenir un état comme ci-dessous :
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 58
3.7 Encodage des données relatives au personnel
Accessible dans le menu : Caractéristiques > Personnel
Utilité : dans cette fenêtre, il sera possible de gérer les chiffres du personnel de
l'administration et de sa répartition statutaires-contractuels (subventionnés ou non).
Mode d’emploi : dès l'entrée dans la fenêtre, le système propose une table des exercices
et de leurs renseignements quant au nombre de personnes travaillant dans
l'administration ainsi que la répartition suivant le type de contrat et le chiffre en
équivalent temps plein.
Les renseignements peuvent être modifiés (ou créés) directement dans la table, ou en
utilisant les boutons :
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 59
Ceux-ci permettant un encodage en mode "fiche" comme ci-après :
Le bouton permettra d'obtenir un état comme ci-dessous :
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 60
3.8 Encodage des données (nombre d’habitants et d’élèves) situation au 31/12
Accessible dans le menu : Caractéristiques > Population
Utilité : dans cette fenêtre, il sera possible de gérer les chiffres de la population ainsi que
ceux des élèves de l’administration.
Mode d’emploi : dès l'entrée dans la fenêtre, le système propose une table des exercices
et de leur "nombres" (habitants/élèves).
Les renseignements peuvent être modifiés (ou créés) directement dans la table, ou en
utilisant les boutons :
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 61
Ceux-ci permettant un encodage en mode "fiche" comme ci-après :
Le bouton permettra d'obtenir un état comme ci-dessous :
Il faut noter, que les renseignements concernant le nombre d'élèves ne sont pas
obligatoires pour les C.P.A.S.
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 62
3.9 Table Régie Autonome
Accessible dans le menu : Caractéristiques > Régies Autonomes
Utilité : dans cette fenêtre, on pourra retrouver la liste des régies autonomes de votre
administration.
Mode d’emploi : dès l'entrée dans la fenêtre, le système propose la liste des régies.
Les renseignements peuvent être modifiés (ou créés) directement dans la table, ou en
utilisant les boutons :
Ceux-ci permettant un encodage en mode "fiche" comme ci-après qui permet également
d'encoder la description plus détaillée de la régie:
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 63
Le bouton permettra d'obtenir un état comme ci-dessous :
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 64
3.10 Table Régie Non Autonome
Accessible dans le menu : Caractéristiques > Régies Non Autonomes
Utilité : dans cette fenêtre, on pourra retrouver la liste des régies non autonomes de
votre administration.
Mode d’emploi : dès l'entrée dans la fenêtre, le système propose la liste des régies.
Les renseignements peuvent être modifiés (ou créés) directement dans la table, ou en
utilisant les boutons :
Ceux-ci permettant un encodage en mode "fiche" comme ci-après qui permet également
d'encoder la description plus détaillée de la régie :
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 65
Le bouton permettra d'obtenir un état comme ci-dessous :
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 66
3.11 Synthèse Analytique Communale
Accessible dans le menu : Génération > Synthèse Analytique
Utilité : cette fenêtre permet de générer la synthèse analytique (annexe obligatoire au
compte). Ce document est, en outre, un excellent moyen de présenter aux conseillers
les chiffres du compte de fin d’exercice.
Mode d’emploi : voici la fenêtre de "paramétrage" de la synthèse analytique :
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 67
La seule donnée à encoder pour générer la synthèse, c'est l'exercice. Une fois celui-ci
encodé, il suffit d'appuyer sur le bouton et d'attendre que la synthèse se
remplisse.
Les options possibles sont :
Choix de "l'outil tableau" utilisé (soit Excel, soit Open Office (Libre Office) qui se
fait via le sélecteur
Choix des onglets du tableau que l'on veut voir garni. Il suffit de cocher la (ou les)
case(s) voulue(s). En s'aidant au besoin des boutons
Quelques remarques :
o Avant de lancer la synthèse, il est important d'encoder les divers
renseignements du menu "Caractéristiques" de l'exercice concerné (tels
que indices et taux, population, personnel,…).
o Une fois lancée, le logiciel fera apparaître le fichier "tableur" qui se
remplira devant vous. Afin de ne pas risquer de soucis, il est primordial
d'attendre le remplissage complet de tous les onglets demandé avant de
faire quoi que ce soit dans le tableur.
o Le programme, dans la plupart des cas, utilise le fichier de base et le
rempli, il est donc important de faire, au niveau de l'outil tableur, un
« enregistrer sous » afin de préserver le fichier de base.
o Si vous demandez une synthèse avec ratios, le fichier sera identique mais
une multitude d'onglets de calcul de ratios apparaîtra en plus.
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 68
3.12 Justification synthèse analytique multi-exercices
Accessible dans le menu : Génération > Synthèse Analytique > justification synthèse
analytique multi-exercices.
Utilité : cette fenêtre vous permettra de visualiser la liste des articles composant les
agglomérats du tableau des dépenses et recettes ordinaires de la synthèse analytique ;
et ce sur les 4 exercices concernés.
Mode d’emploi : commencez par renseigner les éléments permettant de retrouver
l'agglomérat concerné, c'est-à-dire l'exercice, le tableau (recettes/dépenses) concerné, le
groupe économique puis l'agglomérat concerné comme dans l'exemple ci-dessous :
Je voudrais justifier l'agglomérat "Autres" de mes dépenses de personnels :
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 69
J'encode les renseignements dans les zones de critères de ma fenêtre :
En cliquant sur le bouton de recherche, le tableau suivant apparaît où l'on retrouve le
détail des articles qui composent (et donc "justifient") les montants de la synthèse et cela
même si un des articles n'est pas présent à tous les exercices (cf. les 4 lignes d'exercice
2010 du tableau)
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 70
4 Présentation PowerPoint de la Synthèse Analytique
4.1 Comment réaliser une présentation PowerPoint de votre compte
En quelques minutes, il vous est possible de générer une présentation PowerPoint de vos
comptes. Cette présentation puise ses chiffres dans la Synthèse Analytique.
Méthode :
1. Créer sur le PC, qui sera branché au vidéoprojecteur, un répertoire à la racine du
disque c : baptisé pecomptes, soit : c:\pecomptes
(Attention ne fonctionnera que sur le disque c :)
2. Générer le fichier Excel de la Synthèse Analytique.
3. Le placer dans le répertoire c:\pecomptes sans modifier son nom.
4. Télécharger le fichier PowerPoint correspondant dans la rubrique « powerpoints » sur
le site eComptes :
a. Version communale
b. Version C.P.A.S.
5. Ouvrir le PowerPoint, répondez « oui » à la demande d’autorisation de lier le fichier à
la synthèse analytique. Patientez quelques instants, le temps qu’Excel injecte les chiffres
dans le PowerPoint.
6. Une présentation PowerPoint résumant les données du compte va ainsi être générée.
Il vous est bien-sûr loisible de la modifier.
Important !
Pour fonctionner, lors de la projection, vous devez absolument placer le fichier du
PowerPoint et celui de la synthèse analytique (rwsacom.xls ou rwsacpas.xls) dans un
répertoire c:\pecomptes\ sur le PC relié au vidéo projecteur.
Le placer dans un autre répertoire ou une clef USB ne fonctionnera pas en raison du
chemin de liaison mémorisé dans le PowerPoint.
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 71
4.2 Comment réaliser une présentation PowerPoint de votre compte En quelques minutes, il vous est possible de générer une présentation PowerPoint de vos
budgets. Cette présentation puise ses chiffres dans les projections budgétaires.
Méthode :
1. Créer sur le PC qui sera branché au vidéoprojecteur un répertoire à la racine du disque
c : baptisé pecomptes, soit : c:\pecomptes
(Attention ne fonctionnera que sur le disque c :)
2. Générer le fichier Excel « Projections budgétaires (base Synthèse Analytique) » via le
menu de l’eComptes.
3. Créer un PowerPoint de présentation du budget :
En quelques minutes, il vous est possible de générer une présentation PowerPoint de vos
budgets. Cette présentation puise ses chiffres dans les projections budgétaires. Voici
comment procéder :
Le placer dans le répertoire c:\pecomptes\ sans modifier son nom (RWTAFCOM.xls)
4. Télécharger le fichier PowerPoint correspondant dans la rubrique « Powerpoint » sur le
site Téléchargement d’eComptes :
a. Version communale
b. Version C.P.A.S.
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 72
5. Ouvrir le PowerPoint, répondez oui à la demande d’autorisation de lier le fichier à la
synthèse analytique. Patientez quelques instants le temps qu’Excel injecte les chiffres
dans le PowerPoint.
6. Une présentation PowerPoint résumant les données du budget va ainsi être générée. Il
vous est bien-sûr loisible de la modifier.
Important !
Pour fonctionner, lors de la projection, vous devez absolument placer le fichier du
PowerPoint et celui des Projections budgétaires dans un répertoire c:\pecomptes\ sur le
PC relié au vidéo projecteur, le placer dans un autre répertoire ou une clef USB ne
fonctionnera pas en raison du chemin de liaison mémorisé dans le PowerPoint.
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 73
5 Génération et envoi de documents et de fichiers
5.1 Le menu des pièces justificatives des budgets, comptes,… (contenu
fichier joint)
Objet : préparer un dossier pour la tutelle. Comment s’aider de l’eComptes pour préparer
les pièces utiles d’un dossier Budget, M.B. ou Compte afin de le soumettre à la tutelle ?
Mode d’emploi : De nouveaux menus ont été créés afin de faciliter l'élaboration des
pièces justificatives selon le tableau figurant dans la circulaire budgétaire. En
sélectionnant, dans le menu général « Pièces justificatives », un niveau de choix
correspondant aux trois types de dossiers possibles (Budget, M.B., Comptes) apparait. En
choisissant l'une de ces trois options, la liste des pièces justificatives que peut générer
eComptes vous est proposée. Il suffit de lancer les générations l’une après l'autre…
Ci-dessus, les trois menus d'une administration communale. Le principe est, bien sûr, le
même pour un C.P.A.S.
Il est à noter que les points de menu "habituels" sont toujours fonctionnels.
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 74
5.2 Tableau de Bord Prospectif
5.2.1 Tableau de Bord Prospectif Communal
Accessible dans le menu : Génération > Tableau Prospectif C.R.A.C. DGO5
Utilité : cette fenêtre va permettre de lancer la génération du tableau de bord
(C.R.A.C./DGO5).
Génération du fichier via l’application eComptes :
NB : Préalable important : pour faire une projection à partir du budget X, il faut avoir
encodé le budget X dans votre logiciel comptable et l’avoir exporté-importé dans
l’eComptes. Si vous n’avez pas terminé l’encodage du budget, vous pouvez quand même
utiliser la génération pour en faire une projection à titre de test, de brouillon avant le
passage en Conseil. Le logiciel fera la projection sur base des chiffres encodés et
exportés-importés dans l’eComptes).
Le Tableau de bord, ici concerné, est celui qui est baptisé dans le menu
génération « tableau prospectif crac-dgo5.
(À ne pas confondre avec le « tableau de projection budgétaire » destiné à faire des
simulations sur la même base que les agrégats de la synthèse analytique, c’est un outil
de travail facultatif).
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 75
Cliquez sur "générer le tableau", la fenêtre suivante apparaît :
Mode d’emploi : il suffit d'encoder l'exercice de départ des projections et de lancer
l'injection en cliquant sur le bouton pour lancer la génération. Une sélection
Excel/Open Office peut également être effectuée par simple clic :
Vous devez également indiquer le répertoire de destination sur votre PC ou votre
serveur, du fichier Excel qui sera généré, et choisir si vous souhaitez utiliser les taux de
projection de la DGO5, ou les taux du CRAC (si vous êtes sous plan de gestion).
Il faut aussi cocher l'une des deux cases ci-dessous. L'option compte non-approuvé aura
pour effet de mettre la colonne correspondante du tableau (compte N-1) à zéro.
Ainsi, par exemple, si vous générez le tableau en octobre 2015 pour le budget 2016, la
colonne compte 2015 sera à zéro).
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 76
Le tableau suivant se remplira automatiquement.
Pour connaître le contenu d’une ligne, utilisez le menu « Justification TBU » comme suit :
Vous obtenez alors le tableau suivant, qui à l’instar de la Synthèse Analytique, vous
permet d’obtenir, voire d’exporter en Excel (via clic droit de la souris positionnée sur le
tableau) le détail du contenu de chacune des lignes composant le cœur du tableau de
bord ;
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 77
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
En ce qui concerne les taux de projections, les tableaux générés par le logiciel proposent
par défaut les taux par la circulaire.
Les calculs s’effectuent à partir des taux des colonnes « coefficients d’indexation choisis
par l’AC » des feuilles « coefficient index DO » et « coefficient index RO »
Comme illustré ci-dessous :
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 78
Vous pouvez les changer dans le tableau Excel conformément à la circulaire (voir extrait
repris ci-après).
Encodage des projections de dette : le logiciel eComptes récupère les données
actuelles de votre dette dans la feuille « evolution emprunt » du tableau. Ces données
sont reportées dans la feuille des dépenses ordinaires et dans le récapitulatif.
En ce qui concerne les nouveaux emprunts pour les exercices futurs, ceux-ci doivent être
introduit manuellement dans la feuille « Evol nouveaux emprunts » à la fin du tableur
(dernier onglet), de la manière suivante : voir exemple :
Le résultat de ces projections, basées sur un système de prêt linéaire classique, se
répercutera dans le volet « dette des dépenses ordinaires ».
Onglet « Coûts nets » (pour les administrations sous plan de gestion) :
Se calcule automatiquement à partir des données récupérées du logiciel eComptes.
(1) Attention : pour les « lignes évolution des effectifs » et « critères des recettes »,
il faut encoder au préalable les renseignements dans le menu "caractéristiques"
(ils servent également pour la Synthèse Analytique).
- personnel ET critères recettes personnel du logiciel eComptes
Enregistrement du fichier
Pour enregistrer le fichier sur votre disque dur, cliquez sur l’icône « enregistrer » de votre
tableur (1)
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 79
Nb : si vous utilisez la fonction « enregistrez sous … » il est impératif de choisir
l’extension .XLS, même si vous êtes en open office. En effet seul le format XLS est
compatible tant au plan des formules du tableau que pour son traitement ultérieur pour
les statistiques de la Région Wallonne.
Expédition du fichier : lorsque le Tableau de Bord a été arrêté en Conseil avec le
budget (ou la MB), il faut indiquer manuellement dans l’Excel la date d’arrêt du conseil,
et enregistrer le fichier sur votre PC (ou serveur) en notant l’endroit où vous l’avez
stocké.
IMPORTANT !!! Le tableau tel qu’arrêté par le Conseil doit être envoyé par FTP
via le logiciel eComptes :
L’expédition vers le CRAC ou la DGO5 se fait au moyen de l’applicatif eComptes – menu
Génération du tableau de bord CRAC DGO5, sous menu « envoi du tableau »
La fenêtre d’envoi suivante s’affiche alors :
1. Renseigner dans cette dernière le répertoire où se trouve le fichier (ainsi que
l'exercice et la date du conseil).
2. Cliquez sur « recherche des fichiers TBP » pour afficher les fichiers TBP contenus
dans le répertoire.
3. Sélectionner le fichier qui doit être envoyé.
4. Cliquez sur le bouton « envoyer le fichier à la DGO5 »
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 80
Le transfert des fichiers s’opèrera alors via liaison informatique FTP entre votre
administration et le serveur de la cellule eComptes de la DGO5 qui transfèrera
automatiquement le fichier vers les services extérieurs et le CRAC (si vous êtes sous plan
de gestion).
Si cette liaison FTP ne fonctionnait pas (NB : vous pouvez tester cette liaison qui sert
pour tous vos envois de fichiers et mise à jour logicielle, via le point « test ftp » du menu
« outils »), un message d’alerte vous avertira du problème. Il conviendra alors d’envoyer
manuellement votre fichier en pièce jointe par email à l’adresse :
****
Pour mémoire, ci-après extrait de la circulaire budgétaire relative au présent
point :
1. Elaboration des prévisions budgétaires pluriannuelles à joindre en annexe du
budget initial « réel » (pas du budget provisoire) - Tableau de Bord Prospectif
(TBP)
Pour rappel, les pouvoirs locaux sont amenés à élaborer des prévisions budgétaires
pluriannuelles dans le cadre de la mise en œuvre des dispositions européennes prises en
matière de gouvernance budgétaire, d’un plan de gestion ou d’un plan de convergence.
Dans un souci de simplification administrative, la DGO5 et le CRAC ont collaboré afin de
mettre à votre disposition un tableau unique (qui servira à tous les pouvoirs locaux y
compris ceux sous plan de gestion) qui est exploitable dans la détermination d’une
trajectoire budgétaire pluriannuelle et dans la mise en œuvre d’un plan de gestion ou
d’un plan de convergence.
Pour calculer ces projections budgétaires pluri-annelles, il vous est laissé la possibilité
soit de vous baser sur les coefficients d’indexation de la présente circulaire, soit d’utiliser
les coefficients que le CRAC demande aux communes sous plan de gestion d’appliquer
soit de définir vous-même vos propres paramètres. Les communes sous plan de gestion
devront impérativement utiliser les coefficients demandés par le CRAC. Au service
extraordinaire, ce TBP peut être considéré comme un plan pluriannuel d’investissements.
Ce Tableau de Bord Prospectif (TBP) comprend différentes parties :
1) Coefficients index RO qui reprend les coefficients d’indexation des recettes
ordinaires proposés soit pour les pouvoirs locaux qui ne sont pas sous plan de
gestion, soit par le CRAC pour les pouvoirs locaux sous plan de gestion. Il est
également laissé l’autonomie à chaque pouvoir local de définir ses propres
coefficients d’indexation pour élaborer, en toute autonomie, ses projections
budgétaires toutefois, pour les pouvoirs locaux sous plan de gestion
conformément aux prescrits légaux y relatifs ;
2) Prévisions RO qui reprend les recettes ordinaires de l’exercice propre pour
les comptes des 4 derniers exercices, le budget final du dernier exercice (si le
compte n’est pas encore clôturé), le budget de l’exercice en cours (N=2016) et
les prévisions à l’horizon N+5 ;
3) Coefficients index DO qui reprend les coefficients d’indexation des dépenses
ordinaires proposés soit pour les pouvoirs locaux qui ne sont pas sous plan de
gestion, soit par le CRAC pour les pouvoirs locaux sous plan de gestion. Il est
également laissé l’autonomie à chaque pouvoir local de définir ses propres
coefficients d’indexation pour élaborer, en toute autonomie, ses projections
budgétaires, toutefois, pour les pouvoirs locaux sous plan de gestion
conformément aux prescrits légaux y relatifs ;
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 81
4) Prévisions DO qui reprend les dépenses ordinaires de l’exercice propre pour
les comptes des 4 derniers exercices, le budget final du dernier exercice (si le
compte n’est pas encore clôturé), le budget de l’exercice en cours (N=2016) et
les prévisions à l’horizon N+5 ;
5) Récapitulatif du service ordinaire qui indique l’évolution sur les 4 derniers
exercices budgétaires, l’exercice en cours (2016) et les 5 prochains exercices
du résultat du service ordinaire au propre et au global, de certaines
recettes/dépenses comptabilisées aux exercices antérieurs (ex : l’évolution de
la cotisation de responsabilisation en matière de charges de pension) ainsi que
des provisions et des fonds de réserve ;
6) Coefficients index service extraordinaire qui reprend les coefficients
d’indexation des recettes et dépenses extraordinaires proposés par la Région
wallonne et ceux retenus par le pouvoir local pour élaborer, en toute
autonomie, ses projections budgétaires ;
7) Récapitulatif du service extraordinaire qui indique l’évolution sur les 4
derniers exercices budgétaires, l’exercice en cours (2016) et les 5 prochains
exercices des recettes et dépenses extraordinaires au propre et du résultat du
service extraordinaire au propre et au global ;
8) Evolution des emprunts qui est un listing des emprunts contractés par la
commune et qui renseigne le capital emprunté, la durée de l’emprunt et le
taux d’intérêt.
Le tableau de bord prospectif est adapté automatiquement dans l'eComptes chaque
année avec les coefficients d’indexation fixés par la Région wallonne compte tenu des
perspectives économiques du Bureau fédéral du Plan.
Bien que le Tableau de Bord Prospectif soit généré informatiquement par le logiciel
eComptes afin de simplifier votre travail. Vous pouvez définir les paramètres d’indexation retenus pour le calcul des projections
budgétaires et/ou renseigner le montant des projections de certaines recettes ou
dépenses.
Une fois généré, ce tableau doit être transmis à la cellule eComptes pour le traitement
statistique prospectif.
Ce tableau est communiqué dans la circulaire budgétaire et importé annuellement dans
l’eComptes
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 82
Recettes / Dépenses
Coefficient
indexation
annuelle
Commentaires
Recettes ordinaires de
prestations (ROP) 1,44%
Indexation selon le taux de croissance annuel moyen du
PIB entre 2014 et 2020
Recettes ordinaires de
transfert (ROT) 1,44%
Indexation selon le taux de croissance annuel moyen du
PIB entre 2014 et 2020. Pour la dotation au fonds des
communes, au FSAS et aux compensations fiscales
octroyées par la Région wallonne, il convient de se référer
aux prévisions budgétaires communiquées par la Région
wallonne
Recettes ordinaires de
dette (ROD) 0,00%
Indexation nulle et inscription de prévisions correspondant
aux derniers montants connus à défaut d'information
communiquée par les intercommunales
Dépenses ordinaires de
personnel (DOP) 1,50%
Le coefficient d'indexation annuelle tient compte d'un
dépassement de l'indice pivot tous les 18 mois et d'un
saut d'index en 2015. Les charges de pension évolueront
selon les éventuelles informations communiquées par
l'ORPSS. A défaut elles pourront être indexées selon le
même taux annuel que les DOP
Dépenses ordinaires de
fonctionnement (DOF) 1,07%
Indexation selon le taux de croissance annuel moyen de
l'inflation entre 2014 et 2020
Dépenses ordinaires de
transfert (DOT) 1,07%
Indexation selon le taux de croissance annuel moyen de
l'inflation entre 2014 et 2020 sauf les dotations au CPAS,
à la zone de police et à la zone de secours qui pourront
être indexées selon le même coefficient que les dépenses
de personnel (y compris l’évolution des charges de
pension)
Dépenses ordinaires de
dette (DOD) 0,00%
Indexation nulle et inscription de prévisions correspondant
aux derniers montants connus à défaut d'information plus
précises
Recettes extraordinaires
de transfert (RET) 1,44%
Indexation selon le taux de croissance annuel moyen du
PIB entre 2014 et 2020
Recettes extraordinaires
d'investissements (REI) 1,44%
Indexation selon le taux de croissance annuel moyen du
PIB entre 2014 et 2020
Recettes extraordinaires
de dette (RED) 0,00% Prise en compte de la balise d'emprunts
Dépenses extraordinaires
de transfert (DET) 1,44%
Indexation selon le taux de croissance annuel moyen du
PIB entre 2014 et 2020
Dépenses extraordinaires
d'investissements (DEI) 1,44%
Indexation selon le taux de croissance annuel moyen du
PIB entre 2014 et 2020. En 2017 et 2018, les dépenses
d'investissements pourront être indexées de 2,44% afin
de tenir compte du cycle des investissements
Dépenses extraordinaires
de dette (DED) 0,00%
Indexation nulle et inscription de prévisions correspondant
aux derniers montants connus à défaut d'information
disponible
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 83
5.2.2 Tableau de Bord prospectif - visualisation
Objet : comment visualiser le contenu des cellules du T.B.P. ?
Si vous voulez connaître le détail des articles composant les rubriques du Tableau de
Bord Prospectif... rien de plus simple, le menu « Justification TBP » vous donnera toutes
les infos :
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 84
5.3 Justificatifs de Subventions (PCS, médiation de dette, ...)
5.3.1 Mémo relatif à la génération informatique des justificatifs PCS et
art 18 au moyen du logiciel eComptes.
Description : dans une volonté de simplification administrative la DGO5 fournit au travers
du logiciel eComptes, qu’elle distribue dans toutes les communes, le modèle permettant
de générer sans ré-encodage le document justificatif des subventions PCS & Art 18.
Pour comprendre le fonctionnement :
Dans votre commune, le système fonctionne comme suit :
Les écritures comptables, et en l’occurrence les mouvements détaillés en recettes et en
dépenses sont passés dans la comptabilité. Par un mécanisme (qui est selon votre
configuration informatique automatique ou manuel) ces données sont régulièrement
exportées dans un standard de bases de données comptables (la BDCS) pour être
importées et exploitées par l’eComptes.
Schéma :
Les données injectées dans la BDCS, permettent de récupérer le détail des informations
en dépense et en recette via le journal budgétaire :
Logiciel comptable
• Ecritures comptables
BDCS
• Base de Données Comptables Standardisées
Logiciel eComptes
• Exploitation des données de la BDCS
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 85
L’applicatif de génération du justificatif de l’eComptes lit ce journal budgétaire et en
extrait tous les éléments commençant par le code fonctionnel 84010 pour le PCS et
84011 pour le justificatif art.18.
NB : si un article PCS a pour code fonctionnel 8401002 par exemple il sera donc bien pris
en considération, vu que la requête informatique est un « commence par 84010 » …
Au moment d’établir la liste des crédits budgétaires à reporter sur l’exercice suivant (liste
qui doit être arrêtée par le Collège pour le 15 février), les factures relatives au PCS/art18
qui n’auront pas pu être rentrées dans la comptabilité (on parle d’imputation en termes
comptables) font l’objet d’un report de crédit, c'est-à-dire d’une partie des crédits
disponibles nécessaires au paiement des factures non encore imputées. Cela génère sur
l’exercice X suivant un article 84010 ou 84011 millésimé X-1.
Afin de prendre en considération ces entrées tardives de factures, le système a été
assoupli à partir du justificatif 2015 pour pouvoir prendre en considération jusqu’au 31
mars de X+1 des factures imputées sur crédits reportés afférentes à l’exercice X du
justificatif.
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 86
Les mouvements pris en considération pour le justificatif :
• Ancien système : mouvements sur les articles 84010 ou 84011 au journal
budgétaire du 01/01 au 31/12 de l’année X du justificatif.
• Nouveauté dès le justificatif 2015 : (prise en considération des 3 premiers
mois de l’année X+1) :
• pour 2015 : mouvements du 01/01/2015 au 31/12/2015 du JB 2015 +
Mouvements sur articles millésimés du O1/O1/2016 au 31/03/2016
• pour 2016 : mouvements du 01/01/2016 au 31/12/2016 du JB 2016 +
Mouvements sur articles millésimés du O1/O1/2017 au 31/03/2017 du JB
2017 - Mouvements sur articles millésimés du O1/O1/2016 au 31/03/2016
du JB 2016.
Procédure pour générer et envoyer le document justificatif :
• Aller dans votre logiciel eComptes, après s’être assuré que ses données sont à
jour (exportation compta vers la BDCS et importation dans eComptes OK)
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 87
• Prendre l’option suivante dans le menu « génération » :
Ceci ouvre l’écran suivant :
1. Choisir le type de subvention.
2. Indiquer l’exercice du justificatif.
3. Le répertoire sur votre PC ou votre serveur où va aller s’enregistrer le document
justificatif que vous allez générer (un fichier .xls).
4. Cliquez sur « injection ».
Cela génère le tableau justificatif qui reprend 4 feuilles :
La page de garde du rapport, la balance des opérations à l’ordinaire, la balance à
l’extraordinaire (les investissements), le journal budgétaire (détail des opérations).
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 88
Éléments à compléter manuellement dans le tableau :
Seuls quelques éléments qui ne figurent pas dans la BDCS sont à ajouter manuellement,
à savoir :
1 : Dans la feuille « Balance Ordinaire » :
- Ajout sur la page de garde d’une zone de signature pour le Directeur Financier.
- Modification de la feuille « balance ordinaire » comme suit :
• Les dépenses justifiées sont le total des imputations (factures et pièces de
dépenses actées en comptabilité) duquel il faut déduire manuellement les
recettes APE et maribel. et d’éventuelles autres subventions de la R.W., à
l’exception de celle du PCS (voir case prévue à cet effet).
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 89
2 : dans la page de garde :
1. Introduire le montant de la promesse de subside que vous avez reçu.
2. Les coordonnées du chef de projet.
Il vous reste alors à :
1. Imprimer le document
2. Le faire signer (dans les cases prévues à cet effet par le Directeur(trice)
financier(e) (Directeur(trice) Général(e), le ou la Bourgmestre, (avec la mention
« certifié conforme à la comptabilité »).
3. Faire approuver le document par le Conseil communal après passage en
Commission d’accompagnement.
4. Scanner cette première page pour en faire un fichier PDF.
5. Envoyer ce fichier PDF ET l’Excel du tableau justificatif que vous avez généré par
l’eComptes (enregistré dans le répertoire que vous avez renseigné lors de la
génération cf. ci-avant) à la Direction de l’Action Sociale de la DGO5 par email à
l’adresse : [email protected]
5.3.2 Génération justificatifs subventions C.P.A.S.
Accessible dans le menu : Génération > documents pour Action Sociale
Utilité : Génération, au moyen du logiciel eComptes, du fichier justificatif en matière de
SUBVENTIONS REGLEMENTEES POUR L’ACTION SOCIALE ET LA SANTE (concerne les
C.P.A.S. uniquement).
Actuellement, deux types de justificatifs sont disponibles, à savoir :
- Service de médiation de dette
- Service d’Insertion Sociale
Cette fonctionnalité génère le document officiel à l’attention de la DGO5.
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 90
5.4 Fichiers SIC, 6packs, budgets et comptes provisoires
L’application eComptes permet aux communes et aux C.P.A.S. de répondre aux
obligations d’envoi vers la Région Wallonne des fichiers suivants, afin que cette dernière
puisse répondre à ses obligations de suivi statistique à destination des autorités
européennes.
Ces fichiers sont générés à partir du point de menu ci-après :
Ces menus ouvriront la fenêtre de génération et d’envoi ad hoc :
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 91
Accessible dans le menu : Génération > Fichier S.I.C. (Budgets/MB/Comptes).
Utilité : dès la décision faite par le conseil d’approuvé un budget, un M.B. ou un compte,
les administrations ont l’obligation d’envoyer à la DGO5 le fichier SIC généré par cette
fenêtre.
Mode d’emploi : la fenêtre génère le fichier SIC et l'envoie automatiquement, il suffit
pour cela d'encoder
L'exercice du SIC que l'on veut générer :
le répertoire où le fichier sera généré :
le type de fichier qu'il faut générer:
Attention si l'on choisit M.B. il faut également encoder le numéro de la M.B. que
l'on envoie
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 92
Si vous ne désirez pas envoyer le fichier via FTP : il suffit de décocher la case :
Si vous générez un fichier à d'autres fins que l'envoi du fichier SIC à la tutelle, vous
pouvez également décochez l'autre case et le système évitera certains contrôles comme
la présence de la date de tutelle, etc...
L'encodage d'une adresse mail permettra de recevoir un accusé de réception dès que le
fichier sera pris en charge par notre programme de statistiques.
Dès l'entrée dans la fenêtre et à chaque modification du fichier que vous désirez envoyer,
le programme calcule et affiche les différents totaux vous permettant de vérifier que vous
générez bien le bon fichier avec les bons montants.
Quels sont les chiffres proposés? Et bien cela dépend du type de fichier que l'on désire
générer.
Voici les différents onglets :
génération du SIC du Budget.
o Onglet Budget (BI)
o Onglet Budget avec en cours (avec les montants en élaboration et en
conseil)
Génération SIC des M.B.
o Onglet Budget
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 93
o Onglet Budget avec en cours
o Onglet Récapitulatif MB
Génération SIC du Compte
o Onglet Budget
o Onglet Compte
o Onglet Générale
En cochant la case , vous pourrez accéder au
bouton (qui est grisé et inaccessible sans cela) et générer le fichier.
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 94
En appuyant sur le bouton , la génération du fichier pourra commencer
après que le système vous ait demandé confirmation des coordonnées générales de
l'administration et le tableau suivant apparaitra pour permettre le suivi des opérations.
Un bouton vous permettra d'accéder à une impression complète ou
partielle du contenu de votre fichier SIC généré en passant par cette fenêtre :
Qui permet d'obtenir une impression de ce type :
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 95
6 Les fonctionnalités d'analyse financière
6.1 Evolution des Charges d’emprunt
Accessible dans le menu : Analyse > Dette > Evolution des Charges
Utilité : cette fenêtre permet de visualiser l’évolution des charges d’emprunts pour une
période donnée, avec la possibilité de sélectionner une banque via son code BIC, une
fonction du budget.
N.B. : cette fonctionnalité nécessite que les données prévisionnelles des emprunts soient
encodées (ou chargées à partir des fichiers bancaires) dans votre comptabilité et
exportée vers la B.D.C.S.
Visualisation :
Mode d’emploi : pour afficher le graphique et les données, cliquez sur le bouton de
recherche.
La sélection de la période est obligatoire.
Vous pouvez sélectionner un code BIC ou une fonction pour visualiser l’évolution de cette
fonction, de cette banque.
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 96
6.2 Analyse de la dette
6.2.1 Les emprunts en cours
Accessible dans le menu : Analyse > Dette > Répartition des Emprunts
Utilité : cette fonctionnalité regroupe, en un écran, les fonctions d’analyse de la dette en
cours.
Recherche et présente de manière synthétisée les emprunts en cours. Les emprunts sont
présentés et répartis par durée ou par fonction économique.
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 97
6.2.2 Tranches de remboursements d’emprunts
Accessible dans le menu : Analyse > Dette > Tranches de remboursement
Utilité : permet de visualiser les tranches d’emprunts pour un emprunt (ou l’ensemble)
entre deux dates données. Il est aussi possible de visualiser les emprunts d’une seule
banque en codant le code BIC.
Le code BIC apparaît pour chaque emprunt.
Visualisation :
Mode d’emploi :
Si vous désirez ne visualiser qu’un seul emprunt, sélectionner celui-ci par le
bouton à côté de la case emprunt. Encodez les dates de début et de fin pour les
tranches que vous désirez visualiser.
Dans l’exemple repris ci-dessus, la date de fin est fixée à 2050, ce qui devrait
reprendre toutes vos tranches d’emprunt.
Si vous désirez visualiser les tranches de remboursement liées à une seule
banque, utilisez le code BIC. Les principaux dans le monde communal sont :
BELFIUS
GKCCBEBB BNP
GEBABEBB ING
BBRUBEBB
Cliquez sur le bouton « Recherche » pour visualiser les données.
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 98
6.3 Moyennes des délais de paiements
Accessible dans le menu : Analyse > Calcul des délais de paiements
Utilité : cette fonctionnalité a pour but d’aider les communes et C.P.A.S. à mieux
quantifier le délai de paiement pour la partie qui est mesurable informatiquement sur
base des informations des écritures journalières.
Cette fenêtre donne, soit pour un exercice donné et sur base du journal général la liste
des comptes particuliers avec le nombre de jours entre l'imputation et l'ordre de
paiement, le nombre de paiements et donc le délai moyen de paiement; soit le délai
moyen annuel sur 5 exercices.
Mode d’emploi :
Pour accéder aux renseignements de cette fenêtre, il suffit d'encoder un exercice et de
lancer la recherche après avoir choisi si l'on désire le détail des délais de paiements sur
un exercice ou la totalisation par exercice sur 5 ans. Si l'on choisit l'option "détail pour un
exercice", le programme sortira ce type de tableau qui donnera pour chaque fournisseur
le délai moyen et le nombre de paiements.
ATTENTION : l’utilisation de la présente fonctionnalité requiert plusieurs minutes de
délai avant d’afficher un résultat car le nombre de balayage du journal et de calculs est
important. Plus le volume du journal est important, plus le temps de calcul sera long.
Si l'on choisit l'option "détail pour un exercice", le programme sortira un historique
permettant de visualiser l’évolution dans le temps des délais.
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 99
Dans les deux cas, un onglet graphique permettra de visualiser l’évolution du nombre de
paiements et du délai moyen par mois.
Il est également possible de sélectionner un compte particulier d’un fournisseur pour
avoir une information ciblée. Pour ce faire il suffit d'encoder un compte particulier
fournisseur dans la zone de sélection, au besoin en ouvrant la fenêtre de recherche
associée au moyen du bouton .
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 100
6.4 Solde des recettes/dépenses par fonction
Accessible dans le menu : Analyse > Suivi Budgétaire > Soldes budgétaires par fonctions
Utilité : Il s'agit ici d'afficher les soldes (recettes – dépenses) des articles budgétaires
regroupés par 3, 4, 5, ou 7 caractères de la fonction. Ce tableau est demandé par les
services de tutelle.
Visualisation :
Mode d’emploi : Comme dans toutes les fenêtres d'analyse, le principe est d'opérer une
sélection (ou pas) et de lancer la recherche .
Quelles sont les possibilités de sélection?
Outre l'exercice, vous pouvez sélectionner la fonction (option "commence par") et/ou le
groupe fonctionnel :
Ensuite, le service concerné et si vous désirez (ou non) tenir compte des exercices
antérieurs. Si vous utilisez l'option d'affichage des crédits budgétaires (cf. infra) vous
devez aussi sélectionner si l'on travaille sur le budget initial (+ budget en cours) ou
budget final (+M.B. en cours) :
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 101
Enfin, vous pouvez également choisir le nombre de caractères de regroupement (3, 4, 5,
ou 7) ainsi que les colonnes présentes à l'affichage.
Suivant votre choix, un tableau reprenant les soldes désirés apparaîtra après lancement
de la recherche.
Comme tout tableau, pour l’exporter en Excel, clic droit de la souris positionnée sur le
tableau.
Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr
d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 102
6.5 Comment gérer les projets extraordinaires
Description : cette fiche explique comment gérer les projets récupérés de la comptabilité
par eComptes. L’objectif est de faciliter la gestion extraordinaire, au-delà des règles
comptables imposées.
Méthode : mise à jour des données des projets extraordinaires.
Pour que la gestion des projets extraordinaires soit efficace, il est évidemment nécessaire
que les données comptables soient à jour (menu Importations => Fichiers XML, ou
gestion client/serveur).
Il faut ensuite impérativement mettre à jour les données de l’extraordinaire qui sont
stockées dans des fichiers parallèles.
Pour cela, il faut utiliser le point de menu « Projets Extra => Ajout des données ».
Il est possible d’automatiser les données en mettant en tâches planifiées le fichier
ecomptesMAJ.bat.
Pour que l’ajout dans les fichiers de gestion de projet soient ajoutés à la mise à jour
automatique, il faut que le fichier eComptes.ini se trouvant dans le répertoire de
l’exécutable reprenne la ligne suivantes :
[MAJ]
Extra_MAJ = 1
Pour permettre la suppression de lignes éventuellement supprimées (cas rares
nécessitant une manipulation informatique du fournisseur du logiciel comptable), l’outil
« Projets Extra => Nettoie données éventuellement supprimées » est mis à disposition.
Accès aux données brutes :
S’agissant d’un module n’ayant jamais été validé, l’accès direct aux informations est
directement accessible via « Projets Extra => Données ».
Les 4 fichiers de la structure sont aisément consultables :
Liste des projets : issu du logiciel comptable
Articles Extra : liste des articles budgétaires liés à des projets extraordinaires
Opérations Extra : journal budgétaire simplifié avec lien vers le projet
Trésorerie Extra : liste des opérations financières liées à un projet, à une
opération extra.
Il est possible de générer un lien « manuel » entre des articles, des opérations, de la
trésorerie, pour lesquels la comptabilité n’a pas opéré ces liens (anciens projets,
transferts financiers,…).
Fiche de base :
Dans de nombreux éléments de la gestion des projets extraordinaires, la fiche extra est
présentée comme récapitulative du projet.
Pour en savoir plus…
Consultation des projets
Il est évidemment possible de consulter la liste des projets à partir de plusieurs outils.
Pour une recherche orientée sur les articles, un descriptif, un numéro de projet, on
utilisera le point de menu « Projets Extra => Projets ».
Si on recherche une vue globale des projets avec visualisation des soldes, on optera pour
« Projets Extra => Solde des projets par Exercice ».
Si on veut visualiser les projets liés à des articles d’un exercice, on choisira « Projets
extra => Articles d’un exercice ».
Pour visualiser les droits non perçus (emprunts non consolidés, subsides,…), on utilisera
« Projets extra => Droits non perçus ».
Pour visualiser les droits non perçus (emprunts non consolidés, subsides,…), on utilisera
« Projets extra => Imputations non Payées».
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 103
6.6 Mise à jour des données pour projets extraordinaire
Accessible dans le menu : Projets. Extra > Ajout des Données
Utilité : cette fenêtre va permettre de réaliser la mise à jour des données des projets
extraordinaires. Il s'agit là bien sûr d'une phase préalable obligatoire (!!!) avant
l'utilisation des autres menus disponibles pour les projets extraordinaires.
Visualisation :
Mode d’emploi :
Mise à jour des données :
Pour que la gestion des projets extraordinaires soit efficace, il est évidemment nécessaire
que les données comptables soient à jour (menu Importations => Fichiers XML, ou
gestion client/serveur).
Il faut ensuite impérativement mettre à jour les données de l’extraordinaire qui sont
stockées dans des fichiers parallèles.
Pour cela, il faut utiliser le point de menu « Projets Extra => Ajout des données ».
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 104
Il suffit ensuite de mettre renseigner l'exercice auquel on désire commencer l'import et
de le lancer via le bouton
Il est possible d’automatiser les données en mettant en tâches planifiées le fichier
ecomptesMAJ.bat.
Pour que l’ajout dans les fichiers de gestion de projet soient ajoutés à la mise à jour
automatique, il faut que le fichier eComptes.ini se trouvant dans le répertoire de
l’exécutable reprenne la ligne suivantes :
[MAJ]
Extra_MAJ = 1
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 105
7 Outils d'assistance à la préparation et au suivi des budgets
7.1 Aide à la détection des marges disponibles sur les crédits.
Cet outil est un assistant à la détection des marges récurrentes sur crédit entre la
prévision et la réalisation. Il a été spécifiquement mis au point avec des utilisateurs
locaux pour fournir une assistance lors de la confection des budgets.
En fonction de la sélection et de la profondeur d’années que vous déterminez, le
programme calcule la moyenne de l’écart entre la prévision et la réalisation
(engagements en dépenses ou droits constatés nets en recettes).
Une moyenne des écarts de 100% sur x années indique que l’article est prévu mais
jamais utilisé. Ce qui vous permet de les cibler et de vous poser la question de la
nécessité ou pas de les maintenir dans votre budget.
Une moyenne des écarts de 30% sur X années signifie qu’en moyenne le crédit est
surestimé de 30%.
A l’inverse, une moyenne négative indique la présence d’une sous estimation
Mode d’emploi :
1. Sélectionnez le type de données que vous voulez analyser (recette ou dépense).
2. Indiquez si le calcul de l’écart doit se calculer à partir du budget initial ou final.
3. Limitez éventuellement à une fonction et/ou un groupe économique.
4. Cliquez sur recherche.
Pour en exporter le résultat, positionnez votre souris sur le tableau des résultats obtenus
et faites un clic droit de souris pour ouvrir la fenêtre contextuelle d’exportation.
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 106
7.2 Suivi Budgétaire Multi Exercice
Accessible dans le menu : Analyse > Suivi Budgétaire > Suivi Multi Exercice
Utilité : cette fenêtre permet l’affichage de n’importe quel montant budgétaire (crédit
initial, final, droits nets, engagements, imputations) pour une sélection d’articles.
Visualisation :
Mode d’emploi : lorsqu’on ouvre la fenêtre, l’on trouve deux onglets de sélections.
Le premier permet de sélectionner les articles qui seront traités par la recherche comme
on peut le voir ci-dessous :
Les possibilités de recherche sont celles que l’on retrouve dans la recherche d’articles. Il
est à noter que l’on peut, pour les champs Fonction, Code Eco 1, Eco 2 et Gr. FC, entrer
tout ou partie de la valeur normale (ex : 0 dans la fonction donnera tous les articles du
000, mais aussi du 050).
Les autres sélecteurs permettent d’orienter la recherche selon les besoins.
Une seule zone est obligatoire, l’exercice (si rien n’est encodé, le programmes mettra
automatiquement l’année de la date du jour).
Une fois cette partie « sélection pour la recherche » effectuée, il y a lieu de donner au
programme les renseignements quant à l’affichage désiré. Ceci se fait via le second
onglet « Affichage » :
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 107
Le premier sélecteur détermine le montant avec lequel on travaillera. Le second
détermine si l’on veut les montants tels qu’ils sont dans eComptes ou bien ces mêmes
montants divisés par les chiffres de la population. Le troisième permet de travailler avec
ou sans les montants budgétaires « en cours » (ce choix n’a de sens que si l’on a choisi
Budget initial ou Final dans le premier sélecteur). Le quatrième sélecteur détermine la
« profondeur » d’affichage au niveau des montants.
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 108
8 Maniement général du G.R.A.F. (Générateur de Rapports d'Analyse Financière)
8.1 Bases du fonctionnement
Accessible dans le menu : Analyse G.R.A.F. > générateur de rapports d’
Utilité : cet utilitaire vous permet de créer de toute pièce vos rapports d’analyse
personnalisés, de les sauver pour les réemployer plus tard. Le système fonctionne à
l’aide de composants que vous choisissez en fonction de vos besoins. La structure des
rapports est exportable en XML et peut être partagée entre les provinces. Ainsi un type
de rapport conçu dans une province peut être réemployé dans une autre dans une
dynamique collaborative.
Présentation Générale : le Générateur de Rapports d’Analyse Financière sera
communément appelé G.R.A.F.
Vous pouvez soit utiliser des rapports qui ont été créés par la cellule eComptes de la
DGO5, soit créer vos propres rapports.
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 109
Voici une vue d’ensemble de la fenêtre principale :
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 110
8.2 Ouvrir un rapport
Accessible dans le menu : Analyse G.R.A.F.
Utilité : ouvrir un rapport que vous avez composé et sauvé précédemment ou créer un
rapport depuis un modèle proposé par la DGO5.
Ouvrir un rapport sauvegardé dans la base de données :
1. Dans la fenêtre principale du générateur de rapport cliquez sur le bouton
2. La fenêtre suivante s’ouvre, sélectionnez le rapport souhaité et cliquez sur le bouton
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 111
Créer un rapport depuis un modèle proposé par la DGO5 :
1. Dans la fenêtre principale du générateur de rapport cliquez sur le bouton
2. Dans la fenêtre « Ouvrir un rapport » activer l’onglet « Modèle de rapports eComptes
(DGO5) »
Si la DGO5 a publié de nouveaux modèles depuis votre dernière utilisation des modèles
de rapport, le message suivant apparait (*)
(*) A condition que les web services vers la DGO5 soient fonctionnels sur votre
ordinateur.
Pour vérifier ce point reportez-vous à l’aide en ligne Configuration / Test communication
DGO5aide-pdf
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 112
Cliquez sur le bouton « Ok » et ensuite sur pour
télécharger et mettre à jour la liste des modèles proposés.
Une fois cette mise à jour effectuée, choisissez un rapport dans la liste et cliquez sur le
bouton
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 113
8.3 Sélectionner un composant
Accessible dans le menu : Analyse G.R.A.F.
Utilité : ajouter des composants dans un rapport.
Visualisation :
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 114
Mode d’emploi : comment ajouter un composant dans votre rapport :
1. Dans la fenêtre « Générateur de Rapport », cliquez sur le bouton pour ouvrir la
fenêtre « Sélectionner un composant ».
2. Si la liste des composants est vide ou si des composants sont manquants (par exemple suite à
une mise à jour) Cliquer sur le bouton
1. Sélectionner un composant dans
cette liste. La description de celui-ci s’affiche dans la case ci-dessous. Vous pouvez également consulter
l’aide en ligne via le bouton
Description du composant sélectionné
2. Cliquer sur le bouton « OK » ou faites un double click souris sur le composant pour valider votre choix.
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 115
8.4 Sauvegarde d’un rapport
Accessible dans le menu : Analyse G.R.A.F. > Sauver
Utilité : sauvegarder un rapport dans la base de données et le rendre disponible à tous
les utilisateurs.
Visualisation :
Cette méthode d’enregistrement est disponible depuis le patch 101
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 116
Mode d’emploi :
Cliquez sur le bouton « Sauver » ou « Sauvez sous »
Si vous ne l’avez pas fait lors de la création du rapport, complétez ce champ description, cela vous facilitera la recherche
Classez votre rapport dans une catégorie en cochant la case adéquate dans la colonne « Sélection », cela vous permettra de le retrouver plus facilement.
Cliquez sur le bouton « Sauver »
Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 117
Comment créer une catégorie :
Faite un clic droit de la souris sur la catégorie en dessous de laquelle vous voulez créer
une sous-catégorie. Et cliquer sur le menu « Ajouter une sous-catégorie »
Cliquer sur le menu « Ajouter une sous-catégorie »
Sélectionner une ligne de la table en cliquant dans la colonne « Nom » celle ligne devient bleue. Dans cet exemple, la catégorie « Tous » est donc sélectionnée. Pour créer une sous-catégorie à celle-ci, laisser la souris positionnée au-dessus de
cette ligne et faite un clic droit avec la souris .
Encoder le nom de la nouvelle catégorie