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ÉTAT DE SITUATION DE LA LIVRAISON 2 DE SGR2GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

FORUM DES GESTIONNAIRES EN RESSOURCES MATÉRIELLES

12 octobre 2011

2 SAGIR : Solutions d’affaires en gestion intégrée des ressources

Contenu de la présentation

• Objectif de la présentation• Mise en contexte• Portée du projet• Planification du projet• Structure du projet• Annexes – Processus de la Livraison 2


Objectif de la présentation

• La présentation a pour objectif d’informer sur :• la portée et la planification de la Livraison 2 de SGR2• l’organisation et la gestion du projet


Mise en contexte (1 de 2)

• Objectif de SAGIR SGR2 – Ressources humaines• La modernisation des pratiques et des outils supportant

la gestion des ressources humaines

• Bénéfices globaux • L’établissement d’un dossier unique pour chaque

employé • L’élimination de nombreux documents papier et de la

saisie répétitive des mêmes données• La simplification et l’automatisation de plusieurs

processus


Mise en contexte (2 de 2)

• La DGSAGIR, en concertation avec le SCT, a terminé les travaux d’analyse de la Livraison 2• Un projet structuré et bien défini

• Cette analyse a été réalisée avec les préoccupations suivantes :• Rencontrer les attentes des MO, ce qui s’est traduit par

l’ajout de fonctionnalités non prévues à l’origine• Favoriser le remplacement de systèmes ministériels et

d’éviter le développement de systèmes parallèles à SAGIR• Élaborer une planification réaliste qui tient compte de

l’expérience de la Livraison 1 et de la capacité des intervenants à suivre le rythme du projet

• Prévoir suffisamment de temps pour permettre aux MO de s’approprier les nouvelles façons de faire et investir en matière de gestion du changement

SAGIR : Solutions d’affaires en gestion intégrée des ressources

Portée du projet


Portée du projetBref retour sur la Livraison 1

Complétée enNovembre 2010

Dossier de l’employé

Structures administratives

Postes, emplois, effectifs

Suivi masse salariale

et des ETC

Planification MO

Libre-service RH

Utilisateurs concernés

Spécialisés/libre-service

1 000 / 70 000

Livraison 1 • Un changement organisationnel majeur• Modification des façons de faire• Grande complexité du domaine

des ressources humaines En période de consolidation • Travaux réalisés en concertation

avec le SCT et les MO • Plan de stabilisation sous le

thème « Mobiliser pour consolider »

• Les travaux en cours concernent notamment le volet « information de gestion RH »


• Gestion et calcul des banques de vacances et des congés de maladie pour le personnel à paie variable

• Détermination de la prochaine date d’avancement d’échelon en fonction des absences pour le personnel régulier et occasionnel

• Contrôle des reports de vacances autorisés (règles des conventions collectives)

Description détaillée des processus en annexe

Portée du projetFonctionnalités de la Livraison 2

Libre-service assiduité

Permis d’absence

Gains déclaratoires

Horaires de travail

Feuilles de temps

Liste de rappel / appel

Intégration « Mon Espace »

Utilisateurs concernés

Spécialisés/libre-service

500 / 70 000

Livraison 2

En cours

Autres fonctionnalités importantes pour notre clientèle


Portée du projetClientèle

• Clientèle de la Livraison 2• Même clientèle que SGR2 Livraison 1

• Ministères, organismes et fonds assujettis à la Loi sur la fonction publique

• Personnel policier assujetti à la Loi sur la police


Planification du projet


Planification du projet

• La planification du projet prend en considération les éléments suivants :• Les leçons apprises de la Livraison 1 • L’ampleur du projet et son impact sur la paie • Les deux seules périodes propices à l’implantation : mai et

octobre• Les principales dates

• Début des travaux : août 2011• Fin de la réalisation de la solution : octobre 2012• Fin des essais : juin 2013• Travaux d’implantation : jusqu’en mai 2014


Planification du projetÉchéancier global

• Contexte :• Plus de 70 000 employés à former en peu de temps

(3 mois)

09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08

Fin des essais de système

Mise en production

20142011

Conception/Réalisation

Essais

Travaux préparatoires

Implantation

Formation

2012 2013

Soutien post-implantation


Structure du projet


Organisation et gestion du projet

DirecteurRéalisation etimplantation

Chargé de projetPRPC et Sécurité

Chargé de projetMEP-PMS

Infrastructuretechnologique

Chargé de projetEssais

Chargée de projetpilotage

Chargé de projetImplantation

Équipe desoutien au projet

Équipe desoutien au projet

Comité decoordination

du projet

Comité decoordination

du projet

Comité de suivi SGR2

DGSAGIR

Chargé de projetRéalisation

Directrice dupilotage

Directrice dupilotage

Soutien et conseilau projet

Soutien et conseilau projet

Comité desReprésentants

G11-RH

Comité desReprésentants

G11-RH

Comitéd’implantation

Comitéd’implantation

Tabled’intégration

du projet

ResponsablePRPC - SCTResponsablePRPC - SCT

ResponsablePRPC - CSPQResponsable

PRPC - CSPQ

Comitéd’arrimage

Comitéd’arrimage

Comité de gouverneComité de gouverne

Légende :

Structure de gouvernance

Organisation du maître d’œuvre

Organisation du maître d’ouvrage

Participation

Participation

Comité PRPCinterministérielComité PRPCinterministériel

Directeurde projetDirecteurde projet

ComitédirecteurComitédirecteur

Bureau de projetBureau de projet


Rôles et responsabilités (1 de 2)

• Maître d’ouvrage de la Livraison 2 : le SCT• Il représente essentiellement les clients (MO), détermine

la portée, participe aux différentes étapes de conception et d’essais et approuve la solution finale. De façon plus détaillée :

• Pilotage des besoins des clientèles• Justification des demandes de changement• Révision de certains biens livrables• Participation à la réalisation des essais d’acceptation• Approbation de la solution et des livrables d’affaires• Participation au soutien en transformation organisationnelle

(TO) dans les MO


Rôles et responsabilités (2 de 2)

• Le maître d’oeuvre de la Livraison 2 : la DGSAGIR• Il assure la réalisation et l’implantation de la solution en

clientèle et soutient le maître d’ouvrage dans l’exécution de ses travaux ainsi que les MO lors de l’implantation. De façon plus détaillée :

• Définition, réalisation, implantation et soutien des MO à l’usage de la solution

• Soutien la TO et l’implantation au sein des MO• Information et formation des utilisateurs


1.1.1 Établir le cadre de gestion du MO (Liv. 2)

• L’enregistrement du plan de délégation RH en vue d’adapter le cheminement d’approbation en libre-service en fonction du niveau d’approbation requis pour chaque type de traitement en ressources humaines.

2.1.2 Effectuer les changements de salaire et les avancements d'échelon (Liv. 1-2)• L’automatisation du calcul de la prochaine date d'avancement d'échelon.

2.2.3 Enregistrer les absences (Liv. 2)

• La saisie de toutes les absences dans SAGIR, la génération automatique des H920, H800 et des H910 pour toutes les corrections aux banques sauf pour celles résultant d'un changement à l'horaire de travail.

• Le calcul du service pour l’attribution des banques de vacances et de congés de maladie pour le personnel à paie variable.

Annexes Processus de la Livraison 2 (1 de 4)


2.3.1 Mettre à jour les éléments de l’employé (Liv. 2)• L’accessibilité aux panoramas de saisie d’éléments dans le dossier d’un employé.

2.3.2 Attribuer les éléments en lot (Liv. 2)• L’ajout d’outils de saisie massive supportant la mise à jour des éléments aux dossiers

de plusieurs employés.

2.3.4 Déclarer du temps et des gains (Liv. 2)• La saisie de toutes les feuilles de temps pour le personnel à paie variable, la

génération automatique des H760, des H620 (sauf les primes répétitives, rétro) et des H010 pour les annulations de transactions de feuille de temps seulement.

4.3.1 Traiter la fin du stage probatoire (Liv. 2)• La transmission de rappels automatisés au gestionnaire lorsque la date de fin du

stage probatoire arrive à échéance;• L’enregistrement du résultat du stage et l’utilisation d’un rapport pour suivre la

production de l’évaluation écrite.



5.1.1 Créer et mettre à jour le dossier des personnes (Liv. 1-2)• La modification des panoramas de saisie des horaires de travail et les événements

prospectifs pour le calcul prévisionnel des ETC; • L’ajustement des WEB ADI et des rapports Liv. 1 impactés.

5.1.2 Modifier ou consulter son dossier personnel par libre-service (Liv. 1-2)• L’ajout de panoramas en consultation avec possibilité d’impression (Remplace Mon

espace)• Ex. : Historique d’absences (données saisies après implantation), bulletin de

paie, soldes des banques, assurances, primes.• L’ajout des fonctionnalités supportant la saisie et l’approbation des demandes de

report de vacances et d’heures supplémentaires compensées en libre-service en lien avec les conditions de travail.

5.1.3 Traiter les départs en mutation et les fins d’emploi (Liv. 1-2)• L’ajout d’avis au responsable de la rémunération pour l’informer de l’éventuel départ

d’un employé.

5.1.4 Attribuer les règles de gestion du temps à l’employé (Liv. 2)• La création et le décloisonnement d’horaires de travail uniques dans SAGIR et

transfert à SAGIP.



5.2.1 Gérer les listes de rappel/appel (Liv. 2)• La saisie des données requises à la production des listes de rappel/appel dans SAGIR;• L’automatisation de l’attribution des rangs lors d'un ajout et d'une radiation; • La production des listes avec paramètres variables, ainsi que des lettres d'embauche et de

radiation.

5.2.2 Produire les rapports de gestion (Liv. 1 et 2)• L’ajout des paramètres reliés aux absences, feuilles de temps et gains déclaratoires dans le

rapport «Caractéristiques de main-d’œuvre».

5.2.3 Exporter les données de SAGIR (Liv. 1 et 2)• Le développement d’interfaces pour exporter les données sur les absences, les feuilles de

temps et les gains déclaratoires.• L’ajout d'un rapport permettant à chaque intervenant d'identifier les rejets le concernant et de

procéder aux correctifs nécessaires.

5.2.4 Importer les données de SAGIP (Liv. 1 et 2)• Le développement d’interfaces pour remplacer Mon Espace et importer les soldes des

banques de SAGIP;• Le retrait de l’interface permettant d’importer les horaires de travail de SAGIP.

5.2.5 Importer les données des systèmes de mission (Liv. 1 et 2)• Le développement d’interfaces pour importer les données sur les absences, les feuilles de

temps et les gains déclaratoires.


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