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Directive concernant le sponsoring et le mécénat à l’EPFL LEX 1.10.1 15.7.2014, état au 1er janvier 2017

La Direction de l'Ecole polytechnique fédérale de Lausanne Vu les art. 4 al. 3 et 34c de la Loi sur les EPF, ainsi que 2 et 34 al. 3 de l’Ordonnance sur les finances et la comptabilité du domaine des EPF, arrête :

Préambule Le contexte de compétition internationale couplée à une stagnation des ressources budgétaires a amené l’EPFL à développer une politique plus intense pour la recherche de nouvelles sources de financement telles que mécénat et sponsoring pour soutenir le financement de ses missions, soit la formation, la recherche et la valorisation. Ces financements peuvent être alloués par contrat à des buts généraux, tels que le financement de la recherche, de la formation ou de l’infrastructure de l’EPFL ou spécifiques.

Section 1 Champ d’application et buts

Article 1 Champ d’application 1 Cette directive s’applique à l’ensemble des collaborateurs1, 2 de l’EPFL. 2 L’ensemble des textes légaux applicables à l’EPFL et référencés dans ce document est disponible sur le site polylex.epfl.ch3.

Article 2 Buts Cette directive :

1. décrit la gouvernance des activités de Développement & Communication à l’EPFL ; 2. décrit le processus de gestion des contrats de mécénat4 et sponsoring ; 3. fixe les conditions auxquelles l’EPFL peut conclure des contrats de mécénat ou de

sponsoring ; 4. précise les règles éthiques ; 5. clarifie les règles d’archivage.

Section 2 Organisation du Développement & Communication à l’EPFL Article 3 Direction de l’EPFL 1 La Direction de l’EPFL définit la stratégie Développement & Communication et attribue les ressources levées. 2 Elle approuve tous les projets de Développement & Communication et signe tous les contrats de mécénat et de sponsoring supérieur à CHF 50'000. 3 Elle est en charge du «Stewardship stratégique » avec les donateurs. 4 Elle approuve le rapport d’activité annuel du Développement & Communication.

1 Par collaborateur EPFL, on entend toute personne au bénéfice d’un contrat de travail avec l’EPFL. 2 Tous les termes représentant des fonctions désignent des personnes des deux sexes. 3 Recueil électronique des lois, ordonnances, règlements et directives de l'EPFL. 4 Dans la présente directive, le terme donateur comprend à la fois le mécène et le sponsor. Par mécène, il faut entendre une personne physique ou morale qui apporte son soutien financier à une cause sans contrepartie. Par sponsor, on entend une personne physique ou morale qui soutient financièrement des projets en bénéficiant de contreparties (promotion de son image, de ses produits ou services).

http://www.polylex.epfl.ch/

http://www.polylex.epfl.ch/

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LEX 1.10.1 du 01.01.2017 Directive concernant les contrats de sponsoring et de mécénat

Article 4 Doyens de facultés et directeurs de collèges 1 Les doyens de faculté et directeurs de collège sont impliqués dès le départ dans tout projet de recherche de financement (mécénat ou sponsoring) de leur faculté ou collège. 2 Ils sont responsables, en tant que supérieur hiérarchique des bénéficiaires de Développement & Communication, de la surveillance de la bonne exécution des contrats qui concernent leur faculté ou collège. 3 La Direction de l’EPFL exerce la surveillance de la bonne exécution des contrats.

Article 5 Unité Développement & Communication 1. Le Development Office est responsable de la mise en œuvre de la stratégie Développement & Communication de l’EPFL. 2 Le Development Office est chargé notamment :

1. de la mise en œuvre de la stratégie Développement & Communication et du reporting ; 2. de la recherche et du suivi des prospects ; 3. de la recherche de fonds ; 4. du suivi de la relation avec les donateurs et sponsors (stewardship) ; 5. de la conduite de tous les projets de Développement & Communication ; 6. de la coordination des opérations de Développement & Communication avec toutes

les parties prenantes ; 7. du suivi des contrats avec les responsables de chaires sponsorisées ; 8. de la gestion des contacts et de la base de données des adresses ; 9. de la rédaction de fiches projets en lien avec des projets ou objets à financer ; 10. de la rédaction du rapport d’activité annuel du Développement & Communication ; 11. de la production professionnelle de portfolio de projets ; 12. de la gestion du système d’information [Développement & Communication].

3 Le Development Office rend compte à la Direction EPFL sur une base semestrielle.

Article 6 Titulaire d’une chaire / projet sponsorisé Le titulaire d’une chaire ou d’un projet sponsorisé est responsable de remplir les engagements contractuels, notamment de rédiger un rapport annuel, de mentionner le nom du sponsor dans toutes ses publications en lien avec le financement.

Section 3 Ethique - principes généraux

Article 7 Mécènes ou sponsors Tout mécène ou sponsor peut participer au financement d’une activité de l’EPFL pour autant qu'il ne contrevienne pas aux conditions posées par les principes éthiques définis dans les annexes 15 et 26 et aux principes suivants :

1. le principe de la liberté académique sera toujours respecté et n’est pas négociable ; 2. les règles et procédures (recrutement, évaluation, etc.) en vigueur à l’EPFL ne sont

pas négociables ; 3. l’origine des fonds ne doit prêter à aucun doute ; 4. les activités de mécénat et de sponsoring doivent être exemptes de toute

connotation religieuse ou politique.

5 Annexe 1 – Principes éthiques régissant l’acceptation d’un don 6 Annexe 2 - Principes de bonne pratique pour la collecte de fonds au sein des établissements d’enseignement


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Article 8 Confidentialité / Conflits d’intérêts 1 Les collaborateurs de l’EPFL impliqués dans la gestion des activités de Développement & Communication doivent impérativement respecter la confidentialité demandée par le donateur, notamment, la non-diffusion des contrats, des listes de contacts et adresses de donateurs et refuser tout avantage ou commission. 2 Tout conflit d’intérêts doit être géré, de même que toute exploitation à des fins personnelles des contacts établis avec les donateurs.

Article 9 Gestion de la relation avec le donateur7

1 Les intérêts du donateur seront pris en compte tant lors des négociations que lors de l’exécution du contrat signé. 2 Toute question ou demande du donateur sera traitée dans les meilleurs délais. 3 Un rapport annuel scientifique et financier sera remis au donateur. 4 Les fonds reçus du donateur seront entièrement affectés à leur but avec le souci constant de conserver l’enthousiasme initial du donateur et son adhésion au projet soutenu.

Section 4 Système d’information

Article 10 Traitement des données 1 Le Development Office exploite un système d’information dans lequel des données personnelles peuvent être traitées. Des données personnelles sensibles peuvent exceptionnellement être traitées avec le consentement de la personne concernée. 2 Le système d’information sert à l’exécution des tâches prévues par la présente directive ; il poursuit notamment les buts décrits à son art. 5 al. 2. 3 La VPSI contrôle une fois par année que le traitement des données est effectué de manière conforme à la LPD et à la présente directive.

Section 5 Processus de gestion des contrats et reporting

Article 11 Validation des projets de recherche de financement 1 Toute recherche de financement (mécénat ou sponsoring) doit être approuvée par la Direction de l’EPFL avant toute prise de contact avec un donateur potentiel dès que le montant du projet ou de l’objet à financer est supérieur à CHF 50’000.-. 2 Tous les projets acceptés par la Direction de l’EPFL sont pilotés par le Responsable du Development Office.

Article 12 Rédaction et signature des contrats de sponsoring et de mécénat 1 Les contrats sont négociés et rédigés sur la base d’un contrat type par le Responsable du Development Office 2 Les propositions de contrats sont revues et validées par le doyen de faculté ou directeur de collège concerné, le Vice-président pour les finances et le General Counsel. 3 Les membres de la Direction EPFL sont seuls compétents pour signer des contrats de mécénat ou de sponsoring dès CHF 50’000.-.

Article 13 Rapport au donateur 1 Le rapport d’activité scientifique est préparé par le professeur et une copie est remise au Responsable du Development Office. 2 Le rapport financier pour le donateur est établi par le Service financier de l’EPFL.


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Article 14 Gestion des litiges et résiliation d’un contrat 1 Si un litige survient en relation avec l’exécution d’un contrat au sens de la présente directive, le dossier complet doit être transmis au General Counsel. 2 La Direction de l’EPFL, sur préavis du General Counsel, se réserve le droit de terminer un contrat de mécénat ou de sponsoring si des éléments majeurs liés, notamment, à l’intégrité du donateur sont découverts.

Article 15 Archivage des contrats Les contrats originaux signés sont archivés par le General Counsel.

Section 6 Dispositions finales

Article 16 Respect de la présente directive 1 Le General Counsel est compétent pour interpréter la présente directive. 2 En outre, si l’EPFL devait subir un dommage en raison du non-respect de la présente directive, elle peut se retourner contre l’auteur d’un acte dommageable.

Article 17 Modification de la présente directive 1 La présente directive sera revue sur une base annuelle par le Responsable du Development Office. 2 Les propositions de modification sont à adresser au General Counsel.

Article 18 Entrée en vigueur La présente directive entre en vigueur le 01.01.2017. Elle remplace et abroge la Directive concernant le sponsoring et le mécénat à l’EPFL du 15 juillet 2014.

Au nom de la Direction de l'EPFL:

Le Président : La General Counsel : Patrick Aebischer Susan Killias

- 3 - annexes


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Annexe 1 : Principes éthiques régissant l’acceptation d’un don

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Annexe 2 : Principe de bonne pratique pour la collecte de fonds au sein des établissements d’enseignement

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Version 1.2 9/9


Annexe 3 : Charte des droits du donateur

directive concernant le sponsoring et le mécénat à … · , on entend une personne physique ou...

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