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Toshiba France Division PC B2B - 7 rue Ampère - 92800 Puteaux

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Sommaire

Super. Mon chef passe au télétravail ! .......................................................................3

Directives légales du télétravail : quelle est la définition du télétravail ? .............7

Pourquoi le télétravail répond-t-il aux besoins de notre société ? ......................10

9 raisons de mettre en place le télétravail dans votre entreprise ........................12

Résoudre les problèmes du coworking et des travailleurs nomades .................14

Pourquoi la flexibilité au travail rend les employés plus productifs ...................16

Comment la technologie améliore la collaboration des employés nomades .....18

L’entreprise sans bureau, comment ça marche ? ..................................................20

Qu’est-ce que le bureau flexible ? ............................................................................22

Avantages et inconvénients du télétravail pour les entreprises ..........................24

Les solutions pour sécuriser l’accès aux données des télétravailleurs .............26

Smartphone, ordinateur portable, logiciel : 3 outils du travailleur nomade .......28

Pour une checklist du bureau mobile ? ...................................................................30

Lever les freins du télétravail: techniques, juridiques et managériaux ..............33

S’équiper pour le télétravail : les solutions les plus simples ...............................35

A propos de Toshiba ..................................................................................................37

Contacts .......................................................................................................................39

Tous droits réservés © 2017-2018, reproduction partielle ou totale interdite sans l’avis préalable de l’auteur.

Edition 2017/2018


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Super. Mon chef passe au télétravail !

Lorsque vous pensez « télétravail », vous associez certainement cette expression à un mode travail flexible, à destination des salariés. Mais qu’en est-il des managers, qui occupent des fonctions clés d’encadrement ? Peuvent-ils, eux aussi, prétendre aux avantages du télétravail ? Autrement dit, est-il possible (et faisable) de superviser et accompagner des collaborateurs à distance ? Nous allons voir de quelle manière les avancées technologiques peuvent offrir une kyrielle de possibilités aux chefs d’équipes et comment ils peuvent tirer parti de la transformation digitale, tout en faisant évoluer leur méthode de management.

Tous les salariés sont avantagés par le télétravail

Avec les avancées induites par les services de cloud computing, les technologies de visioconférence, les outils collaboratifs et la démocratisation des terminaux nomades, le travail à distance est non seulement simplifié, mais également érigé comme modèle. Les dirigeants eux-mêmes ont intégré les avantages procurés par ces nouveaux outils en termes de gain de temps, de réduction des coûts et d’augmentation de la productivité.

Selon les chiffres publiés par le cabinet de conseil RH Kronos (http://www.cget.gouv.fr/chiffres-teletravail-2016), 16,7 % des Français télétravaillent plus d’une journée par semaine en 2016. Selon cette même enquête, le télétravail est susceptible de générer une augmentation de la productivité de 22 %. Bien sûr, ces chiffres ne prennent pas en compte les nouveaux modes de travail à distance qui sortent du cadre « officiel », comme par exemple lorsqu’un collaborateur met à jour un dossier depuis son Smartphone alors qu’il se trouve à son


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domicile, dans les transports ou qu’il attend un client.

D’autres études démontrent que le télétravail est facteur d’épanouissement :

• les travailleurs à distance sont moins soumis au stress, notamment parce qu’ils ont plus de latitude pour organiser leur journée de travail, prioriser leurs tâches et parce qu’ils n’ont pas à passer du temps dans les transports en commun ou au volant de leur véhicule pour se rendre sur leur lieu de travail. De plus, le bureau est souvent un lieu perturbant pour le salarié : les coups de fil incessant des autres salariés, les discussions à haute voix, les interruptions fréquentes peuvent entraver la concentration et la productivité.

• L’on redoutait un effacement entre vie professionnelle et vie personnelle… En réalité, les télétravailleurs indiquent qu’ils parviennent davantage à trouver le juste équilibre entre leur vie familiale et leur carrière lorsqu’ils travaillent à domicile.

• Le télétravail augmente le pouvoir d’achat des salariés en réduisant les coûts liés au transport, à l’entretien du véhicule personnel ou encore aux frais de repas.

• Le télétravail apporte davantage de liberté dans les choix de vie, permettant aux salariés de déménager pour s’installer dans la zone géographique de leur choix et ainsi d’obtenir une meilleure qualité de vie.

Paradoxalement, si les effets bénéfiques du télétravail ne sont pas ou plus remis en cause, l’on peut observer que tous les salariés ne sont pas égaux en termes de travail à distance. Cette opportunité est surtout offerte aux employés qui occupent un poste opérationnel. Elle est rarement proposée aux managers ou aux chefs de service. Et pourtant, ces derniers ont un rôle clé dans définition du cadre et la mise en pratique du travail flexible.

Manager à distance : utopie ou réalité ?

Si les managers doivent, de facto, adapter leur manière d’encadrer les collaborateurs qui travaillent depuis chez eux, cela ne signifie pas pour autant qu’ils doivent exercer leur fonction dans le cadre formel de l’entreprise et dans un huis clos. En réalité, rien n’empêche un chef d’équipe de superviser et contrôler le travail de ses collaborateurs en se trouvant – lui aussi – à son domicile.

1 – Lever des freins psychologiques qui n’ont plus raison d’être

Pour beaucoup, le rôle d’un manager se fonde sur la présence et l’écoute. Les rapports humains sont au cœur de sa fonction : gestion de crise et des conflits, reporting ou recadrage des collaborateurs, transfert de compétences et transmission des valeurs de l’entreprise. Il semble, a priori difficile d’imaginer la mise en œuvre de ces missions sans contacts directs réguliers !

Néanmoins, le management à distance est une réalité qui existe depuis bien plus longtemps que l’avènement du télétravail. Que penser d’un manager contraint de diriger les salariés d’une filiale à l’étranger ? Ou qui doit continuer à superviser le travail de son équipe alors que lui-même se trouve en déplacement ? Ces situations sont beaucoup plus fréquentes que l’on ne le pense. Dans le monde d’aujourd’hui, rares sont les entreprises qui ne doivent pas éclater leurs équipes et délocaliser leurs filiales pour affronter des projets internationaux. Beaucoup d’entre elles recherchent justement des managers capables de piloter une équipe en s’affranchissant des contraintes de temps et d’espace.

2 – Des entraves technologiques abolies

Autrefois, il était impensable d’imaginer pourvoir organiser une réunion avec différents collaborateurs situés à l’autre bout du monde sans faire déplacer ses équipes. Aujourd’hui, les réunions à distance sont devenues un phénomène récurrent ! Les outils de visioconférence et de messagerie instantanée (Skype, par exemple ou Pack Pro Connect de Toshiba) facilitent la communication bien au-delà des frontières spatiales.

A condition de respecter le décalage horaire, il est possible d’organiser une conférence téléphonique en quelques clics avec des salariés travaillant aux quatre coins du monde. Et grâce aux fonctionnalités de partage des


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plannings des logiciels collaboratifs, l’organisation de réunions est encore plus simple, sans risque d’erreurs.

3 – Des outils de télétravail qui se substituent au face à face…

E-mail, chat ou SMS : les moyens de communication se sont démultipliés, permettant de maintenir un lien réel, au-delà du virtuel. Il est même possible de les utiliser de manière raisonnée, pour synchroniser une tâche partagée ou prioriser les missions en fonction de leur caractère urgent. Ainsi, un manager qui travaille à distance pourra décider de téléphoner à un membre de l’équipe pour lui communiquer immédiatement une information cruciale et préférer lui envoyer un mail pour une demande moins urgente.

4 – …et qui alimentent une réelle dynamique de groupe

L’une des craintes d’un manager en télétravail est de ne pas parvenir à créer et développer une dynamique de groupe, notamment si les membres de son équipe travaillent également à distance et ne se trouvent pas sur le même lieu de travail. Or il existe une pléthore d’outils qui encouragent et simplifient le travail collaboratif. Les suites logicielles comme GSuite ou Microsoft Office 365 permettent de modifier un même document simultanément ou de mettre en commun des idées. La messagerie instantanée maintient un lien permanent et permet à chaque membre de l’équipe de poser une question en temps réel ou de communiquer une information importante.

En réalité, le management à distance s’affirme non seulement comme une évolution naturelle de la fonction managériale mais également comme une manière plus efficace de diriger chaque membre de l’équipe.

Le management à distance : des avantages insoupçonnés

Une meilleure organisation

Le management à distance permet de rationaliser le temps de travail, en équilibrant davantage des moments dédiés au reporting et ceux dédiés à la réalisation des missions opérationnelles ou du travail effectif. Les réunions interminables et souvent peu productives laissent place aux outils de brainstorming intelligents comme les mind maps et à l’innovation participative.

Les bonnes pratiques du management dans le télétravail

Pour certains salariés, le fait d’être managé à distance peut être déroutant. Certains peuvent vivre cette situation comme un trop plein d’autonomie, une absence de cadre voire même un « abandon ». Pour éviter les écueils, le manager ayant fait le choix de travailler à distance doit conserver les méthodes éprouvées du management classique, tout en acceptant de lâcher prise pour ne pas entraver la liberté de ses collaborateurs. Cela passe notamment par :

• Des objectifs réalistes et en phase avec les moyens humains dont il dispose. Pour que le manager puisse suivre le travail de ses collaborateurs à distance, il doit d’abord définir avec le plus de clarté possible ses attentes. Il doit également mettre en place une méthode de suivi pour apprécier le travail effectué et les résultats obtenus. Au besoin, des jalons peuvent être posés pour réorienter, si nécessaire, les missions de chaque porteur du projet.

• L’instauration d’échanges réguliers pour éviter que les salariés ne se sentent livrés à eux-mêmes. Il est parfois difficile, pour un manager qui travaille à distance de maintenir un lien quotidien avec l’ensemble des membres de l’équipe. Pour éviter que l’un d’entre eux se sente oublié ou mis à l’écart, il est nécessaire d’organiser des points réguliers avec chacun d’entre eux, même si ces échanges sont de courte durée. Cette démarche permet également de doper la motivation et favorise une dynamique de groupe.

• Une intrusion raisonnable : il ne s’agit pas de compenser la distance par des communications inutiles visant à mettre en place une surveillance. Les coups de fils trop répétés, l’utilisation constante de la messagerie instantanée, la surcharge de mails génèrent un stress improductif. Le manager qui travaille


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à distance doit laisser aux salariés une marge de manœuvre.

• L’utilisation de technologies unifiées : les logiciels de messagerie, les outils de traitement de texte et les accès réseau doivent être strictement identiques (les mises à jour doivent être téléchargées pour éviter des incompatibilités de versions).

Pour conclure, le télétravail ne saurait être réservé aux salariés effectuant des tâches opérationnelles, au détriment des postes d’encadrement. Grâce aux outils digitaux, un manager peut superviser et piloter son équipe à distance de manière très efficace, à condition de structurer sa mission avec rigueur.


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Directives légales du télétravail : quelle est la définition du télétravail ?

Le télétravail est une forme d’organisation permettant à un salarié d’effectuer grâce aux technologies de l’information et de la communication (TIC) tout ou partie de son travail, en dehors de l’entreprise, exactement de la même façon que s’il se trouvait dans ses locaux.

Le télétravail peut concerner tout travail pouvant être exécuté au sein des locaux de l’entreprise. Le télétravailleur opère en dehors de l’entreprise, dans un lieu qui peut être son domicile, un local réservé à cet effet ou un espace de co-working.

Le télétravail est organisé sur la base du volontariat et doit avoir lieu de manière régulière.

Directives légales du télétravail : la mise en place dans l’entreprise

La négociation d’un accord collectif est généralement un préalable à la mise en place du télétravail pour les


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collaborateurs d’une entreprise.

Si ce n’est pas le cas, l’entreprise doit à minima mettre en place une charte définissant les conditions d’accès, de mise en place et d’exécution du télétravail. Si aucun accord ni aucune charte n’est mise en place (comme ça peut être le cas pour les TPE par exemple), un accord peut être mis en place entre l’employeur et le salarié pour un recours occasionnel au télétravail.

Quelle que soit la forme que prend l’accord de télétravail passé entre l’entreprise et les employés, il doit définir un certain nombre de notions.

Les conditions permettant au collaborateur de choisir le télétravail, mais également celles permettant d’opérer un retour en arrière et de revenir à une organisation classique doivent être précisées. La façon dont est formalisée l’acception des conditions de mise en œuvre du télétravail doit être indiquée, ainsi que mes modalités et les outils de contrôle du temps de travail et des tâches à effectuer. L’accord doit également clairement indiquer dans quelles plages horaires le salarié doit pouvoir être joignable.

Les directives légales du télétravail impactent la vie des travailleurs nomades

Avant la promulgation des nouvelles ordonnances, la mise en place du télétravail nécessitait l’ajout d’une clause spécifique au contrat de travail, ou bien la signature d’un avenant.

Depuis l’entrée en vigueur des ordonnances, cette obligation a disparu. Il n’est donc plus nécessaire que le recours possible au télétravail soit explicitement mentionné dans le contrat de travail. Néanmoins, il est sans doute préférable de le faire tout de même afin de limiter les conséquences de potentiels contentieux.

Le télétravail étant basé sur le volontariat, le salarié a parfaitement le droit de refuser de s’y soumettre, et ce refus ne peut en aucun cas servir de motif à la rupture de son contrat de travail. Ce serait dans ce cas un licenciement sans cause réelle et sérieuse pouvant entraîner une condamnation devant le tribunal des Prud’hommes et le versement de dommages et intérêt au salarié concerné.

Obligations envers les salariés

Les obligations restent globalement les mêmes que pour n’importe quel salarié, notamment en ce qui concerne sa santé et sa sécurité. En effet, si un accident survient sur le lieu du télétravail aux horaires indiqués dans le contrat ou l’avenant au contrat de travail, il est qualifié par défaut d’accident de travail.

L’employeur est tenu d’informer le salarié des conditions d’utilisation du matériel et des outils mis à sa disposition dans le cadre de son travail (notamment en matière de sécurité), ainsi que les sanctions encourues en cas de mauvaise utilisation.

Le salarié doit avoir à tout moment la possibilité de ne plus avoir recours au télétravail et de retrouver de plein droit son poste dans les locaux de l’entreprise. Comme n’importe lequel de ses collègues, il doit donc continuer d’avoir accès aux locaux et de disposer de tous les outils nécessaires à la réalisation du travail qui lui incombe, ainsi qu’aux formations dont il pourrait avoir besoin. Il doit également avoir accès à toutes les communications intra-entreprise, notamment aux informations syndicales, et pouvoir participer aux élections professionnelles.

Un entretien annuel obligatoire doit être organisé. C’est l’occasion de faire le point sur les conditions de travail de l’employé, ainsi que sur les missions qui lui sont confiées.

Les deux principales nouveautés issues des ordonnances de 2017 qui composent les directives légales du télétravail concernent la prise en charge des coûts du télétravail et la motivation d’un refus de l’employeur d’une demande de télétravail.

Jusqu’à maintenant, l’entreprise était tenue de prendre en charge les coûts ayant un lien direct avec l’activité de télétravail. Typiquement, cela se traduisait souvent par une participation de l’employeur à l’achat du matériel nécessaire (second écran, bureau, chaise…), des logiciels et à l’abonnement Internet du salarié.


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Désormais, l’employeur n’a plus l’obligation de prendre en charge ces coûts, même s’il peut tout à fait continuer à le faire s’il en a la possibilité et s’il souhaite encourager le télétravail au sein de ses salariés.

Auparavant, lorsque l’employeur refusait une demande de télétravail émanant d’un salarié occupant un poste compatible avec cette organisation, il n’était pas tenu d’en fournir l’explication. Ce n’est plus le cas maintenant. Tout refus d’autorisation de télétravail à un salarié remplissant les critères d’acceptations de l’accord devra être motivé.


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Pourquoi le télétravail répond-t-il aux besoins de notre société ?

Pourquoi le télétravail répond-t-il aux besoins de notre société ? Autrefois autorisé au compte-goutte, le télétravail a désormais le vent en poupe, même s’il induit encore un changement des mentalités. Selon les prédictions de différentes études, il concernera plus de 25% des salariés à l’horizon de la prochaine décennie en France. Le télétravail apparaît aujourd’hui comme une évolution naturelle du monde professionnel, qui apporte son lot d’avantages aussi bien aux salariés qu’aux dirigeants d’entreprise. C’est aussi un mode de travail en phase avec son temps, soutenu par la transformation digitale.

Pourquoi le télétravail ? Parce que ce sont des avantages pour les salariés et les dirigeants

Le recours aux nouvelles technologies (supports nomades, outils collaboratifs comme le Pack Pro Connect de Toshiba, externalisation du SI et dématérialisation des ressources documentaires de l’entreprise) croît chaque jour.

Parallèlement, les générations de jeunes salariés (génération Y et génération Z), particulièrement à l’aise avec ces outils, plébiscitent une redéfinition du cadre traditionnel du travail. La plupart d’entre eux souhaitent plus d’autonomie et de flexibilité et cherchent à mieux concilier vie privée et vie professionnel.


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Pour les entreprises, les avantages du télétravail sont de plusieurs ordres :

• Il permet de réduire considérablement les coûts fixes liés à la location ou l’achat de bureaux, paradoxalement inoccupés la plupart du temps

• Il aide les entreprises à s’affranchir de l’acquisition d’un parc informatique onéreux, alors que ses ressources informatiques peuvent être externalisées par le biais du cloud computing et de l’infogérance, permettant à tous les salariés d’accéder aux dossiers et documents à distance.

• Vous diminuerez également les cotisations pour les frais de transport liés aux déplacements de vos salariés, qui n’ont plus envie de perdre jusqu’à plusieurs heures par jour dans les transports.

Mais ce n’est pas tout. Au-delà des considérations purement matérielles, le télétravail permet de favoriser l’épanouissement et la productivité de vos salariés, quel que soit le poste qu’ils occupent. En proposant le travail à distance à vos employés, vous pouvez retenir vos forces vives de manière efficace et diminuer l’absentéisme. Selon plusieurs études menées en France et à l’étranger, le télétravail augmente la productivité de plus de 20%.

Pourquoi le télétravail ? Pour travailler mieux et en phase avec la dynamique de la société actuelle

1. Dans un monde gouverné par les nouvelles technologies, qui s’immiscent dans tous les domaines, et où il est possible d’interagir partout et à tout moment, il est logique que l’entreprise se réinvente pour mieux correspondre aux évolutions technologiques et sociétales.

2. Le télétravail est la réponse parfaite à de nouveaux besoins : un travail plus efficace et performant, une meilleure conciliation entre le travail et la vie personnelle, une plus grande autonomie et la suppression des déplacements chronophages.

3. Employeurs et employés : tout le monde y trouve son compte… A condition de déployer un cadre pertinent, incluant de fréquents reporting et l’organisation de réunions en viso-conférence, susceptibles de rompre l’isolement.

Pourquoi le télétravail répond-t-il aux besoins de notre société ? Conclusion

Aujourd’hui plus que jamais les entreprises doivent innover. Les mentalités changent avec la venue de nouvelles génération, les technologies nous donnent les moyens de faire bouger les habitudes de travail et pour beaucoup travailler à distance redonne de la liberté.

En adoptant le télétravail les entreprises sont gagnantes sur plusieurs plans : financier, humain, performance.


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9 raisons de mettre en place le télétravail dans votre entreprise

Le monde du travail actuel repose sur un paradoxe. Alors même que les nouvelles technologies favorisent le travail mobile et que 96% des salariés le plébiscitent, de nombreuses entreprises ne se disent pas prête à démocratiser le télétravail. En France, selon une étude publiée par digitools, 67% des dirigeants ne sont pas favorables au télétravail. Et pourtant ses bénéfices sont nombreux ! Voici 9 arguments que vous pouvez utiliser pour convaincre un chef d’entreprise encore frileux de mettre en place le télétravail!

1 – Bien-être

Mettre en place le télétravail favorise le bien-être et l’épanouissement des salariés. Les salariés interrogés évoquent une diminution du stress (traduite par une diminution du taux d’absentéisme d’environ 5,5%), meilleur équilibre entre vie privée et professionnelle, et une plus grande liberté.

2 – Performance

Contrairement aux idées reçues, le télétravail est un véritable vecteur de performance. Les salariés sont moins


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souvent interrompus et ne sont pas constamment dérangés par les coups de fils de leurs collègues. Ils sont moins enclins à prendre des pauses à rallonge et ont une meilleure capacité de concentration.

3 – Confiance

Le télétravail améliore la relation de confiance entre le manager et le salarié. L’employé qui travaille à distance bénéficie d’une autonomie plus importante, qui est facteur d’épanouissement et de motivation. Le manager qui sait lâcher prise peut maintenir un lien efficace en organisant des réunions à distance ou des moyens de communication moins intrusifs.

4 – Temps de transports diminués

La diminution, voire la suppression des déplacements du salarié, est avantageuse d’un point de vue financier pour les deux parties. Mais ce n’est pas tout : le télétravail réduit l’empreinte carbone, ce qui peut être un atout pour les entreprises qui cherchent à améliorer leur positionnement dans le domaine du développement durable.

5 – Productivité

Le rendement d’un salarié travaillant hors des murs de l’entreprise (à domicile ou dans un espace de coworking) apparaît supérieur à celui d’un employé contrait à travailler au bureau. Le travail à distance permettrait d’augmenter la productivité d’une entreprise de 20% à 25 % en moyenne.

6 – Cohésion d’équipe

L’un des craintes des managers et chefs d’entreprise est de détruire la cohésion d’équipe en mettant en place une politique favorable au télétravail. En réalité, les employés qui travaillent à domicile sont loin d’être isolés ! Les modes de communication comme le téléphone, la messagerie et la vidéo-conférence maintiennent le lien entre chaque membre de l’équipe. Les outils collaboratifs favorisent l’échange d’idées et le partage des documents, qui peuvent être modifiés simultanément par plusieurs personnes.

7 – Sentiment d’appartenance

Le sentiment d’appartenance ne semble pas être impacté par le travail à distance. En réalité, ce n’est pas parce que le salarié travaille depuis chez lui qu’il ne peut pas intégrer les us et coutumes de l’entreprise. Des événements ponctuels, comme les soirées organisées par la société ou les séminaires teambuilding peuvent renforcer le sentiment d’appartenance.

8 – Outils nomades

Les outils nomades tels que les Smartphones et les tablettes sont de plus en plus utilisés à des fins professionnelles. Or ces outils suggèrent en eux-mêmes la notion de travail à distance, qu’ils simplifient et encouragent.

9 – Le télétravail est fortement plébiscité par les salariés

En proposant le télétravail à vos collaborateurs, les dirigeants peuvent plus facilement retenir les jeunes talents comme les forces vives.

Mettre en place le télétravail : conclusion

Avec 9 raisons de mettre en place le télétravail il n’y a plus de raison de procrastiner. S’ils le souhaitent faites le bonheur de vos salariés et mettez aujourd’hui en place les processus d’accompagnement au changement.


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Résoudre les problèmes du coworking et des travailleurs nomades

A l’heure du bureau mobile ou virtuel, l’espace de travail tel que nous l’avons connu tend à péricliter. Les télétravailleurs sont les premiers à devoir réinventer leur lieu de travail, que celui-ci se trouve à leur domicile personnel ou s’apparente à un espace de coworking, partagé par plusieurs salariés. Découvrez 4 problèmes du coworking fréquemment rencontrés par les travailleurs nomades… et de quelle manière les résoudre simplement.

1 – Recomposer l’espace

De nombreux facteurs technologiques et matériels ont contribué à réduire considérablement l’espace de travail. En premier lieu, la dématérialisation des documents a permis de s’affranchir du stockage et de l’archivage d’une importante quantité de supports papiers. Il n’est plus nécessaire de disposer de racks de stockage, salles d’archivage, armoires et caissons.

Néanmoins, le travailleur nomade a besoin d’un minimum d’espace pour l’exercice de ses tâches opérationnelles : traiter et modifier des documents numériques, imprimer des factures, trouver des informations sur Internet ou appeler ses clients. Pour exécuter son travail, il a besoin d’un environnement calme, favorisant la concentration.


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Si le domicile n’est pas approprié (manque de place, par exemple), il est envisageable de mettre à disposition du salarié un bureau dans un espace de coworking. Les réunions virtuelles (viso-conférences), le travail en équipe et les brainstroming peuvent être menés dans ces salles spécifiques.

2 – La gestion du temps

Etant donné que le salarié en télétravail gère lui-même le traitement de ses missions jusqu’à leur aboutissement (cadré par une dead line de livraison, par exemple), il n’est pas rare que celui-ci bouleverse les codes standards de la gestion du temps de travail. Il peut, par exemple, décide de travailler plus tôt ou plus tard, pour se réserver une ou deux heures de temps libre dans la journée.

Néanmoins, ce décalage peut poser problème lorsqu’il s’agit de joindre des collaborateurs ou des clients disponibles aux heures de bureau « traditionnelles ».

L’une des solutions consiste à opter pour une organisation en phase avec les horaires de travail fixés par l’entreprise, en effectuant les missions nécessitant un contact téléphonique pendant ce créneau.

3 – L’accès aux ressources de l’entreprise

Le télétravailleur ne peut pas effectuer correctement ses missions sans accéder aux ressources de l’entreprise. Mais comment faire alors qu’il ne se trouve pas présent dans les locaux de celle-ci ? c’est un des problèmes du coworking souvent rencontrés.

Idéalement, les ressources déposées sur un réseau local (LAN ou VLAN) auquel accèdent tous les collaborateurs doivent être intégralement accessibles à distance.

Pour des raisons évidentes de sécurité, les réseaux et les appareils utilisés par le télétravailleur doivent disposer d’un niveau de sécurité identique à ceux de l’entreprise.

4 – Les outils indispensables pour limiter les problèmes du coworking

Le télétravailleur doit disposer d’outils adaptés au travail à distance : ordinateur portable à haute capacité de stockage et suffisamment léger pour être aisément transporté, connexion WiFi, Smartphone, etc

L’entreprise doit non seulement fournir ce matériel mais également veiller à ce que celui-ci soit relié à ses propres ressources.

Les logiciels et applications doivent être accessibles à distance, ce qui sera le cas si cette dernière a choisi d’externaliser ses ressources via le cloud computing, par exemple.

En optant pour une solution Toshiba Pack Pro Connect les entreprises fournissent une solution tout en un pour les travailleurs nomades incluant la matériel, l’accès aux données, les logiciels collaboratifs, la sécurité et le financement.


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Pourquoi la flexibilité au travail rend les employés plus productifs

De plus en plus soucieux de préserver l’équilibre entre leur vie familiale ou privée et leur vie professionnelle, les salariés français sont séduits par l’idée de la flexibilité au travail. Du travail ponctuel à distance au télétravail, il n’y a qu’un pas que 65% des Français rêvent de franchir. Mais ce pas implique un important changement des mentalités. Les dirigeants d’entreprise craignent encore de perdre le contrôle sur leurs salariés, de leur laisser une trop grande liberté qui se traduirait par une perte de productivité et la faillite de l’entreprise. Or toutes les études démontrent le contraire. Les salariés en télétravail sont jusqu’à 25% plus productifs ! Découvrez pourquoi travail flexible rime avec une meilleure productivité.

Flexibilité au travail: du temps gagné grâce aux déplacements limités

Le trajet pour se rendre du domicile au bureau est à la fois vécu comme une source de stress inutile (embouteillages, grève des transports en commun, peur d’être en retard) et une perte de temps.

Les déplacements quotidiens peuvent altérer le bien-être des employés, leur faire perdre de précieuses minutes (voire heures) qui pourraient être utilisées autrement, soit pour effectuer un travail plus effectif, soit pour profiter de moments en famille ou encore pour faire du sport.


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Dans tous les cas, ce gain de temps est source de bien-être et, par conséquent, d’un engagement plus important de vos employés.

A noter que les frais de transport, partiellement pris en charge par l’entreprise, représentent un coût non négligeable.

Télétravail : des salariés moins perturbés par leur environnement

L’on croit à tort que les open spaces permettent de fluidifier la communication entre les services et, par là même, d’obtenir une meilleure rentabilité.

Mais le travail de bureau peut être source de tensions pour vos collaborateurs. Il est plus difficile de se concentrer sur ces tâches et de terminer ses missions lorsque l’on est soumis à des interruptions fréquentes et au bruit généré par les autres salariés (discussions, coups de téléphone, bruits de papier et photocopieuse).

Les télétravailleurs parviennent à accomplir un travail de meilleure qualité dans un délai plus court car ils se trouvent dans un environnement calme et familier. Ils sont peu enclins à multiplier les pauses café et peuvent organiser leurs journées de manière proactive. De fait mettre en place la flexibilité au travail rend vos employés plus productifs.

Travailler à distance : un meilleur équilibre entre le travail et la vie privée

Les entreprises qui ont encore tendance à bouder le télétravail sont persuadées que leurs salariés ne seront plus capables de faire la distinction entre vie privée et professionnelle. Or un management adéquat et un encadrement intelligent permettent d’éviter cet écueil.

Les salariés qui travaillent à distance peuvent s’organiser de manière à planifier les tâches qui nécessitent des contacts avec les autres membres de l’équipe en journée, pendant les heures de travail standard, et exécuter leurs missions opérationnelles en décalage, s’ils le souhaitent.


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Comment la technologie améliore la collaboration des employés nomades

La collaboration des employés nomades devient un sujet majeur dès lors qu’une entreprise décide de mettre en place le télétravail. Et les salariés modernes sont de plus en plus nomades. Mais qu’ils travaillent à domicile où qu’ils se trouvent en rendez-vous à l’extérieur, ils doivent pouvoir communiquer le plus facilement possible avec les autres membres de leur équipe. Le téléphone n’est pas toujours propice à l’échange d’informations stratégiques. Quant aux logiciels de traitement de texte classiques, leur usage individuel est en inadéquation avec le travail en équipe. Dans ce contexte, les outils collaboratifs prennent une nouvelle dimension. En facilitant le partage des informations, ils permettent aux employés nomades d’être plus performants et réactifs, qu’ils travaillent seuls ou en groupe. Découvrez les avantages de ces outils intelligents, qui s’affranchissent du temps et de l’espace.

La collaboration des employés nomades nécessite une meilleure organisation du travail en équipe

Indispensable dans la plupart des entreprises, le travail en équipe suppose une communication fluide et organisée entre chaque membre. Mais comment faire lorsque la plupart des collaborateurs se trouvent en déplacement en à l’extérieur ou lorsque certains d’entre eux travaillent à domicile ?

Les outils collaboratifs offrent une kyrielle de possibilités aux travailleurs nomades :

• Les logiciels collaboratifs permettent de travailler à plusieurs, sur une seule et même version de fichier. Les utilisateurs des suites logicielles Office 365 ou GSuite, par exemple, peuvent créer, modifier et partager un document accessible de manière sécurisée sur Internet. Cette technologie crée une


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véritable émulation collaborative : chacun peut commenter, ajuster ou mettre à jour une information cruciale ou apporter de nouvelles données. Toshiba propose une solution Pack Pro Connect intégrant ces solutions collaboratives.

• Les nouvelles technologies ont démultiplié les modes de contact : l’e-mail et le téléphone se sont enrichis d’autres outils, comme la messagerie instantanée ou la vidéo conférence. Grâce à eux un collaborateur, même s’il n’est pas physiquement présent sur son lieu de travail, peut continuer à interagir de manière très efficace avec ses collègues. De plus, chaque mode de communication peut être utilisé pour un usage précis, ce qui permet de prioriser et hiérarchiser les informations en fonction de leur degré d’urgence.

Des outils qui améliorent la productivité des salariés nomades

Prendre le bus ou le métro pour se rendre à un rendez-vous, attendre un client en retard ou vérifier de la marchandise chez un fournisseur… autant d’activités chronophages qui ne peuvent pas être exploitées.

Avec les outils nomades, comme les ordinateurs portables, les Smartphones et les tablettes connectées au réseau de l’entreprise, les travailleurs nomades peuvent facilement avancer sur un dossier urgent, consulter des documents leur permettant de mieux préparer un rendez-vous stratégique ou mettre à jour une donnée qui n’est plus d’actualité. Ils peuvent également partager facilement ces nouvelles informations en temps réel. La collaboration des employés nomades devient réalité.

Imaginez qu’un dirigeant ait besoin d’un renseignement précis lors d’une entrevue avec des investisseurs. Si la personne qu’il souhaite contacter ne se trouve pas au bureau, celle-ci pourra tout de même accéder à ses document set fournir l’information utile au bon moment.


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L’entreprise sans bureau, comment ça marche ?

L’entreprise sans bureau est une tendance de plus en plus présente aujourd’hui. Dans le passé, gérer et faire fructifier son entreprise passait nécessairement par un bureau équipé avec du mobilier d’archivage destinés au stockage des dossiers et des salles de réunion de grande taille. Aujourd’hui, il est possible de créer et piloter une entreprise avec rien de plus qu’un Smartphone et un téléphone portable. Grâce à Internet en haut débit, au cloud computing et aux outils collaboratifs, il est possible de dématérialiser l’ensemble des processus de gestion de l’entreprise.

Néanmoins, il faut souligner que le travail sans bureau physique a longtemps été l’apanage des indépendants et des très petites entreprises. Aujourd’hui, il est envisagé par des PME et des sociétés de plus grande envergure, qui cherchent à la fois à diminuer leurs coûts fixes et à augmenter la productivité de leurs salariés. L’ère du bureau physique est-elle bel et bien terminée ? Concrètement, comment l’entreprise sans bureau fonctionne-t-elle ?

Des outils adaptés au travail nomade

Qui dit entreprise virtuelle, dit outils issus des dernières technologies.

En effet, les salariés doivent pouvoir accéder sans entrave aux ressources de l’entreprises : dossiers clients, factures et devis, présentations PowerPoint, argumentaires commerciaux, etc.


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Cet accès doit être partagé, afin de fluidifier la communication entre chaque entité. A cet égard, les progiciels de gestion comme les CRM permettent de diffuser les informations relatives aux clients et aux transactions auprès de tous les services concernés : service commercial, département marketing, service après-vente, etc.

Toutes les applications et solutions logicielles doivent être fédérées au sein d’une même interface (ou deux maximum) et accessibles en mode cloud, via une simple connexion à Internet.

Des outils de communication diversifiés et adaptés à chaque usage permettent de relier le salarié aux autres membres de l’équipe, sans qu’il lui soit nécessaire de travailler avec eux dans un espace physique. Parmi ces outils, l’on peut citer :

• Les agendas et calendriers partagés, mis à jour en temps réel, qui permettent d’organiser des conférences téléphoniques ou des réunions virtuelles, tout en ayant une visibilité sur les disponibilités de chaque collaborateur.

• Les modes de contact qui se substituent au téléphone en améliorant l’interactivité et en permettant des communications à plusieurs : Skype, Google Hangouts.

• La messagerie instantanées qui permet de diffuser ou partager une information en quelques secondes seulement.

• L’email, plus formel mais indispensable pour les communications vers l’extérieur sans caractère urgent.

Un management flexible et adapté au travail sans bureau

Au-delà des outils qui soutiennent le travail et l’entreprise sans bureau, il est également essentiel d’adapter la façon de piloter et de motiver les salariés alors même que chaque partie n’est pas présente dans un même lieu.

Ce mode de management passe par des reportings et des contacts réguliers, une communication non intrusive et priorisée, ainsi que des objectifs définis avec clarté.


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Qu’est-ce que le bureau flexible ?

On entend de plus en plus parler de bureau flexible. Qu’il soit indépendant ou salarié, le travailleur nomade jongle entre plusieurs espaces : bureaux partagés, espaces de coworking, lounges, siège de l’entreprise, mais aussi des lieux plus atypiques comme les transports en commun ou un hall d’accueil. Loin d’être enracinés à leur bureau, les salariés sont aujourd’hui portés par l’essor du travail mobile et collaboratif. Si le bureau flexible s’affirme comme une évolution naturelle de l’environnement de travail, il doit également être encadré, notamment du point de vue de la sécurité.

Qu’est-ce qui définit et compose le bureau flexible ?

Grâce aux nouvelles technologies d’information et de communication, le travail à distance est simplifié.

Pour effectuer leur travail dans l’importe quel environnement, les salariés n’ont besoin que d’un Smartphone, une tablette ou un ordinateur portable et une connexion Internet.

Le bureau flexible peut également se trouver au sein de l’entreprise elle-même : grâce au réseau WiFi, le collaborateur peut se déplacer à sa guise et travailler ses documents dans une salle de réunion ou confortablement installé dans une salle lounge. Ce mode de travail suppose néanmoins une adaptation de


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l’environnement technologique de l’entreprise.

Pour favoriser le travail à distance, les applications, logiciels et ressources doivent être accessibles par le biais du web. Les documents physiques doivent être dématérialisés.

Plusieurs solutions sont possibles pour déployer un bureau flexible :

• Utiliser le cloud computing : cette technologie permet d’externaliser l’ensemble des ressources informatiques de l’entreprise (serveurs, logiciels, applications, documents), qui sont hébergées sur une plateforme tierce, accessible par Internet.

• Ouvrir son réseau local : les fichiers et données enregistrées sur le réseau local de l’entreprise seront alors accessibles à distance, après saisie d’un identifiant et d’un mot de passe.

Bureau flexible : de forts enjeux en matière de sécurité

En dépit des avantages indéniables qu’il procure, le bureau flexible doit également être envisagé du point de vue de la sécurité. Permettre l’accès aux ressources depuis n’importe quel endroit et n’importe quel terminal nécessite en contrepartie de mettre en place des bonnes pratiques.

Les données sensibles et stratégiques de l’entreprise, vouées à être consultées et modifiées en dehors de ses murs, doivent être correctement protégées.

Le cryptage des données et la gestion des accès sont la base d’un bureau flexible sécurisé. En hiérarchisant l’accès aux ressources, il est possible d’éviter la fuite d’information ou leur propagation d’un service à un autre.

L’utilisation de mots de passe complexes réduit également le risque de piratage. Les salariés doivent être sensibilisés à la gestion du processus d’authentification (changements réguliers et respect de la confidentialité des mots de passe).

Enfin, si l’utilisation de terminaux personnels est autorisé ou encouragé (pratique du BYOD), ces derniers doivent être en parfaite conformité avec la politique de sécurité informatique définie par l’entreprise.

A lire aussi dans notre dossier télétravail :


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Avantages et inconvénients du télétravail pour les entreprises

Quels sont les avantages et inconvénients du télétravail pour les entreprises ? Il y a encore quelques années, il était impensable pour une entreprise que ses salariés ne travaillent pas dans ses locaux, à moins d’être en déplacement ou en clientèle. Beaucoup de gestionnaires pensaient que s’ils laissaient trop de liberté à leurs salariés, ceux-ci en profiteraient pour moins travailler. On s’est aperçu depuis qu’il n’en est rien, et que le télétravail présente de nombreux avantages, tant pour le salarié que pour l’employeur. Essayons de lister les avantages du télétravail, mais aussi ses inconvénients, car il n’en est naturellement pas exempt.

Télétravail : un changement des mentalités

L’absence de solutions techniques combinée à une vision souvent réduite de la gestion des ressources humaines et parfois un manque de confiance faisaient que le télétravail n’avaient pas bonne presse. Mais désormais, les salariés sont équipés et hyper connectés (voir la solution Pack Pro Connect de Toshiba). Ils disposent d’équipements leur permettant de travailler n’importe où aussi bien que dans leur entreprise. Il n’existe donc


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plus de limite technique qui justifierait de ne pas pouvoir recourir au télétravail. Naturellement, toutes les fonctions ne se prêtent pas à ce mode de travail, mais quand c’est possible, il n’y a aucune raison de ne pas y recourir.

Seule la volonté de la hiérarchie peut être un frein ou un moteur à l’adoption du télétravail.

Si vous souhaitez en savoir sur la sécurité des données de l’entreprise lorsque les employés sont en télétravail, téléchargez notre guide de la sécurité informatique pour les PME.

Avantages et inconvénients du télétravail

Les avantages pour l’employeur du télétravail

Le principal avantage du télétravail auquel on pense généralement est la réduction des coûts. En permettant à une partie de ses salariés de travailler chez eux, l’entreprise peut faire des économies en termes de locaux, d’électricité, de chauffage et de matériel. Un roulement des salariés en télétravail permet de diminuer la surface de bureaux nécessaire, et donc le loyer associé. Même si ces cas restent encore marginaux, certaines société se passent même de locaux désormais et n’emploient que des salariés à distance. Un aspect non négligeable du télétravail est de simplifier l’emploi de travailleurs en situation de handicap. Nul besoin d’adapter les locaux de l’entreprise. Le salarié handicapé travaille chez, dans son environnement.

Les avantages du télétravail pour le salarié

Les avantages du télétravail sont nombreux. Le salarié pouvant plus facilement organiser son activité puisqu’il n’est plus dépendant des transports ou des conditions de circulation pour se rendre sur son lieu de travail, il y gagne en liberté et en indépendance. Le temps économisé sur les trajets domicile – entreprise peut être consacré au travail. Plus autonome, le salarié gagne en efficacité et en productivité. Il gagne également en qualité de vie et peut plus facilement maintenir l’équilibre entre vie professionnelle et vie familiale. Il est moins stressé, et peut s’accorder des pauses de meilleure qualité. Le salarié peut adapter ses horaires à ses besoins, arrêter son activité un court moment si besoin, et reprendre un peu plus tard. Selon une étude du cabinet de conseil RH Kronos, 96 % d’entre elles pensent que le télétravail améliore le bien-être des salariés.

Les inconvénients

L’inconvénient majeur du télétravail tient au risque d’isolement du salarié. Il est important que le salarié dispose de tous les moyens de communication nécessaires pour rester régulièrement en contact avec ses collègues. Il est impératif qu’il reste intégré à la vie de l’entreprise même lorsqu’il travaille à distance. Enfin, le télétravail nécessite que le salarié soit totalement autonome et discipliné. Personne ne viendra vérifier ses horaires et il ne sera pas encadré par un supérieur hiérarchique. Le mieux pour salarié est généralement de s’astreindre aux mêmes horaires de travail que s’il se trouvait dans les locaux de son entreprise. De cette façon, même s’il aménage un peu son temps de travail, il sera en prise directe avec l’activité de l’entreprise et de ses collègues.

Pour conclure

Le télétravail présente des avantages et des inconvénients, mais c’est avant tout un contrat de confiance entre le salarié et son employeur. L’employeur peut y voir un avantage concédé à ses salariés, qui y gagneront en qualité de vie. Des salariés heureux sont toujours plus efficaces et prêts à s’investir dans l’activité de l’entreprise.


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Les solutions pour sécuriser l’accès aux données des télétravailleurs

Les données des télétravailleurs sont un enjeu de sécurité pour les entreprises. Les habitudes de travail ont considérablement évolué ces dernières années. Avec l’avènement du web et surtout du très haut débit pour les particuliers, le succès des smartphones, toujours plus performants et des solutions de travail mobiles, le travailleur est passé de sédentaire à nomade. Si le télétravail semble entrer dans les mœurs tant du côté des ressources humaines que des salariés et qu’il présente de nombreux avantages, il y a un sujet qu’il ne faut absolument pas négliger : la sécurité des données manipulées par l’utilisateur.

Un bureau à l’extérieur de l’entreprise

Le développement du télétravail entraîne naturellement la multiplication du nombre d’espaces de travail externes à l’entreprise. Cela apporte plus de souplesse aux salariés qui gagnent en temps de trajet, temps de travail et finalement qualité de vie. L’entreprise quant à elle est en mesure de diminuer l’espace nécessaire à l’hébergement de ses équipes et fait ainsi des économies.

Le bureau nomade, qui peut être à domicile ou dans un espace de co-working, peut facilement reproduire les mêmes conditions qu’un bureau intra-muros. Un accès haut débit, un équipement performant, une installation


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confortable identiques ou presque à un bureau classique sont aisément accessibles.

Néanmoins, il y a une énorme différence entre travailler dans les locaux de l’entreprise et à l’extérieur. Les locaux de l’entreprise sont normalement sécurisés, ainsi que les données qui transitent sur son réseau informatique. Ce n’est pas automatique lorsque l’accès aux données de l’entreprise se fait depuis l’extérieur. Il faut donc mettre en place tous les outils nécessaires à la sécurisation des données de façon à ce que tout travail depuis l’extérieur soit aussi sûr qu’en interne.

Si vous souhaitez en savoir sur la sécurité des données de l’entreprise lorsque les employés sont en télétravail, téléchargez notre guide de la sécurité informatique pour les PME.

Accès aux données des télétravailleurs : des risques multiples, des réponses adaptées

Les données confidentielles échangées entre l’intérieur et l’extérieur de l’entreprise sont exposées à différents risques. Pour commencer, il est important de catégoriser les données de façon à déterminer lesquelles sont sensibles et doivent être protégées à tout prix, et lesquelles sont moins importantes. La première catégorie de données peut être interdite d’accès depuis l’extérieur. Si ces données sont indispensables, alors sans doute que le télétravail n’est pas une bonne idée dans ce cas précis.

Un système d’identification forte doit être fourni au télétravailleur, afin de s’assurer que seules les bonnes personnes ont accès au système et aux bonnes données. L’identification grâce à un identifiant et un mot de passe n’est pas toujours suffisante. L’idéal est que l’entreprise fournisse un matériel standard et sécurisé, parfaitement identifié sur le réseau de l’entreprise et d’éviter l’utilisation de matériel personnel. La fourniture d’un matériel professionnel n’est néanmoins pas suffisante. Le risque de vol existe toujours, et il faut donc s’en protéger également. L’identification de l’utilisateur peut se faire par exemple à l’aide d’une carte pki sécurisée qui devra être systématiquement stockée séparément de l’ordinateur. Le contenu du disque dur pourra être chiffré de façon à être totalement inutilisable en cas de vol.

En cas de perte ou de vol des données des télétravailleurs des systèmes d’encryptage des données empêcheront la divulgation d’informations critiques en dehors de l’entreprise.

Enfin, les données sont encore le plus vulnérables lors des échanges entre le poste de travail et le réseau de l’entreprise. L’utilisation d’un VPN (Virtual Private Network ou réseau privé virtuel) permet d’ouvrir un tunnel sécurisé entre le poste de travail et le réseau de l’entreprise. Toutes les données transmises par ce moyen sont chiffrées, et donc inutilisables même si elles étaient interceptées, et peuvent être identifiées et analysées automatiquement par un pare-feu performant. L’utilisation d’un antivirus efficace et à jour permettra également d’éliminer d’éventuelles menaces virales.

Une éducation à la sécurité pour sensibiliser les employés et employeurs sur l’accès aux données des télétravailleurs

Malgré tous les outils et toutes les solutions mises en place pour protéger les données, il existera toujours un risque : l’utilisateur. Sensibiliser les salariés à la sécurité des données et à la protection de l’entreprise est sans aucun doute le moyen le plus efficace. Vous pouvez mettre en place tous les outils de sécurité possibles sur un poste de travail, si l’utilisateur n’est pas assez prudent, ils seront inefficaces. Il est encore trop courant de voir son voisin de siège dans le train partir au wagon bar sans verrouiller son ordinateur portable, laissant ainsi l’accès à ces données au premier venu.

La formation des salariés à la sécurité des données est donc une condition sine qua non à la réussite de la mise en place d’une politique de travail nomade au sein de l’entreprise. Associée à un encadrement strict de l’utilisation du matériel et des données, elle permet de collaborer sereinement avec les télétravailleurs.


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Smartphone, ordinateur portable, logiciel : 3 outils du travailleur nomade

Les outils du travailleur nomade sont indispensables à la réussite du télétravail. Ce dernier est en plein essor, et de façon plus générale, le travail nomade. Il n’y a plus de limite technique qui empêcherait un travailleur d’exercer son activité hors de son entreprise habituelle. Il dispose désormais de tous les outils dont il a besoin pour travailler, où qu’il soit. Mais travailler à son domicile ou dans un espace de co-working nécessite de prendre quelques précautions, afin que les données potentiellement confidentielles présentes sur l’ordinateur ou le smartphone et échangées sur le réseau ne risquent pas d’être compromises.

Un smartphone pour être joint partout

Les français sont connectés. Le smartphone est de nos jours un véritable ordinateur de poche. Cet outil de mobilité permet naturellement au travailleur nomade de rester joignable où qu’il aille et de téléphoner. Il permet de conserver une copie de ses contacts, de son agenda, de consulter ses emails ou encore d’échanger des données grâce au stockage d’informations dans le cloud.

Il peut également arriver que l’on se trouve dans des locaux ne disposant pas de Wifi ou proposant une connexion insuffisante. Dans ce cas, le smartphone se transforme alors en point d’accès (hotspot) permettant à n’importe quel ordinateur (ayant l’autorisation de se connecter) de disposer d’un accès à Internet.

Attention cependant, le forfait mobile doit être adapté, car dans ce cas, toutes les données envoyées et reçues via le smartphone passent par le réseau mobile, et sont donc décomptées du forfait.


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Un ordinateur portable robuste et sécurisé : un des outils du travailleur nomade les plus importants

Naturellement, parmi les outils du travailleur nomade l’ordinateur portable tient une place majeure. Peu importe sa taille ou sa marque, il doit être suffisamment puissant pour répondre à tous les besoins du travailleur.

Lorsque l’on se trouve à l’extérieur de l’entreprise, pas question de faire appel à un collègue ou au service technique pour obtenir du matériel par exemple. L’ordinateur portable doit être totalement autonome.

Il doit donc être suffisamment puissant, disposer d’une bonne quantité de mémoire vive et d’un disque dur rapide. L’idéal est d’avoir un disque SSD, qui non seulement est plus rapide qu’un disque dur classique, mais également moins sensible aux chocs puisqu’il ne comporte pas de partie mobile.

L’écran doit être suffisamment grand pour pouvoir travailler avec un confort suffisant, mais l’ordinateur doit rester suffisamment léger pour être transporté facilement. L’autonomie doit être suffisante, et peut être améliorée avec l’ajout d’une batterie supplémentaire ou comportant plus de cellules, mais cela se fait généralement au détriment du poids et de l’encombrement du matériel.

Devant par définition être souvent transporté et manipulé, l’ordinateur portable doit être robuste et résister aux chocs. Nul n’est à l’abri d’une chute, et il sera dommage de perdre tout son travail à cause d’une simple maladresse.

L’ordinateur doit également être sécurisé et disposer d’un système antivol. Il ne doit pas pouvoir être démarré sans un mot de passe (veiller à ce qu’il soit solide, s’il peut trop facilement être deviné, il ne sert à rien) et les données qu’il contient doivent être chiffrées de façon à ne pas pouvoir être utilisées si l’ordinateur venait à être volé malgré toutes les précautions prises.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la sécurité des données pour les travailleurs nomades, téléchargez le guide de la sécurité pour les PME et TPE.

Des logiciels adaptés au nomadisme

Les premiers logiciels auxquels il faut penser concernent la sécurité. Un antivirus efficace et à jour est absolument nécessaire. Il est recommandé également de mettre en place d’autres logiciels spécialisés comme un pare-feu ou des détecteurs de malware.

Il existe de nombreux logiciels permettant de faciliter la vie d’un travailleur nomade. Un gestionnaire de mot de passe comme LastPass par exemple est très intéressant puisqu’il permet de stocker de façon sécurisée tous les identifiants et mots de passe utilisés sur l’ordinateur. En cas de vol, personne n’y aura accès, et ils pourront être récupérés depuis n’importe quel autre ordinateur, celui de remplacement par exemple.

Les logiciels de communication et de travail de groupe sont également indispensables. Ils permettent d’accéder à sa messagerie, de communiquer instantanément avec ses collègues, par des messages, la voix ou même en visioconférence.

Certains logiciels fournissent une plateforme complète de travail collaboratif, sur laquelle il est possible de partager des documents et toutes sortes d’informations avec les autres membres de son équipe.


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Pour une checklist du bureau mobile ?

Pour organiser le télétravail de manière optimale, disposer des meilleurs équipements et logiciels est primordial. Il est important de posséder un outil pour protéger et sécuriser les informations, des programmes performants et des solutions collaboratives. Voici 5 éléments de la checklist du bureau mobile idéale. Le Pack Pro Connect de Toshiba combine tous ces éléments en offrant également un contrat de location évolutive.

Pour une checklist du bureau mobile ?

Avec la généralisation des nouvelles technologies et des accès internet, de plus en plus les collaborateurs travaillent en dehors de l’entreprise. A cela plusieurs raisons :

• Reprendre le contrôle sur la répartition travail/vie privée

• Des générations jeunes de plus en plus nomades

• Une recherche de rentabilité des mètres carrés des bureaux en ville

En conséquence il est nécessaire d’adapter sa gouvernance et de prendre quelques mesures pour protéger l’entreprise de nouvelles menaces.


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Un outil de protection des données et de sécurité

Premier élément de notre checklist du bureau mobile : la protection. Pour en savoir plus sur ce sujet vous pouvez aussi consulter notre Guide de la sécurité pour le entreprises mobiles.

La première chose à mettre en œuvre lorsqu’on se lance dans le bureau mobile est une protection des données. Donner l’accès au système d’information de l’entreprise depuis l’extérieur est un risque important. Plusieurs solutions s’offrent à vous. Nous avons retenu celle d’un acteur majeur du monde de la donnée et des réseaux : Cisco.

L’offre AMP (Advanced Malware Protection) de Cisco, jusqu’alors réservée aux grands groupes, est maintenant disponible pour les petites structures.

Cette solution de protection des données s’applique sur l’ensemble des terminaux exécutant Windows, Mac OS, Linux ou Android. Elle détecte les menaces et bloque les virus ainsi que les programmes malveillants. Elle enregistre et surveille le comportement des fichiers. Les sources de menace sont immédiatement mises en quarantaine et éliminées.

Un outil de productivité

Travailler depuis l’extérieur nécessite d’avoir accès à des outils de productivité. Deux grands acteurs se partagent le marché aujourd’hui : Google avec sa suite bureautique G Suite et Microsoft avec sa suite Office 365.

Grâce à la suite Office 365 business, les télétravailleurs utilisent, où qu’ils soient, les programmes auxquels ils sont habitués. En ligne ou hors connexion, ils disposent des logiciels Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook et OneNote, dans leur dernière version. Les fichiers créés étant stockés en ligne (espace disponible : 1 To), le travail collaboratif est grandement facilité. Enfin, les collaborateurs bénéficient d’une assistance 24h/24 et 7j/7, par téléphone ou internet.

Un outil de collaboration

Lorsqu’on est en déplacement ou en télétravail il est important de rester en contact avec ses collaborateurs et ses clients.

Il existe des solutions collaboratives, telles que Cisco Spark, adaptées à tous les types d’entreprises, quelle que soit leur taille.

Cisco Spark intègre la messagerie, la vidéoconférence et la téléphonie dans une plateforme unique, extrêmement simple d’utilisation et accessible depuis n’importe quel périphérique.

Adaptable et en constante évolution, cet outil permet de communiquer, d’échanger des documents, de faire des réunions… avec des collaborateurs ou même des clients et des fournisseurs.

Une garantie pour le matériel

Lorsque qu’un matériel quitte l’entreprise il peut être soumis à rude épreuve. L’entreprise ne connait pas les conditions de stockage, d’utilisation, ou encore d’alimentation. Il peut donc être judicieux de prendre une garantie pour son matériel.

L’offre Pack Pro Connect est une offre qui inclut cette garantie. Elle est destinée aux professionnels et se compose d’ordinateurs portables Toshiba, équipés du système d’exploitation Windows 10 Pro, d’Office 365, de Cisco AMP et Spark.

Afin d’assurer un service optimal aux entreprises, chaque PC portable dispose d’une garantie de 3 ans incluant les bris d’écran et les dommages accidentels. Une intervention J+1 en Europe est également assurée ainsi qu’un accès privilégié au service d’assistance.


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Financer son investissement

Dernier point de notre checklist du bureau mobile : le financement.

Disponible en achat, le Pack Pro Connect est également proposé en contrat de location financière évolutive. Ce financement est particulièrement adapté aux équipements à obsolescence rapide comme les ordinateurs portables. Les entreprises sont assurées de disposer du matériel informatique adapté à leurs besoins et de profiter des dernières évolutions technologiques. De plus, elles peuvent réduire ou augmenter le nombre de postes loués voire les renouveler en choisissant de payer un loyer constant ou évolutif.


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Lever les freins du télétravail: techniques, juridiques et managériaux

Comment lever les freins du télétravail ? Car si les réticences concernant le télétravail sont nombreuses, il a globalement une bonne image auprès de tous les acteurs du marché de l’emploi (salariés, indépendamment de leur position hiérarchique, dirigeants et instances représentatives du personnel). Le meilleur moyen pour lever les freins au télétravail consiste à s’appuyer sur des technologies innovantes et fiables.

Donner l’accès aux données de l’entreprise

Travailler depuis un site autre que le siège de l’entreprise nécessite d’avoir accès aux données de l’entreprise. Il s’agit donc de permettre un accès à distance mais aussi de sécuriser l’accès à ces données.

Des solutions existent pourtant grâce notamment au développement des outils collaboratifs comme les offres bureautiques de Google ou de Microsoft. Toshiba a aussi mis au point pour les entreprises un pack facilitant le télétravail au travail de son offre Pack Pro Connect .

Enfin pour en savoir plus sur la sécurité en situation de mobilité vous pouvez télécharger notre guide de la sécurité.


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Des problèmes liés à la maîtrise des technologies innovantes

Un autre facteur d’incertitude réside dans la potentielle complexité de la mise en place du télétravail. En effet, certains dirigeants ne se sont pas encore appropriés les nouveaux outils numériques et n’ont pas véritablement intégré les méthodes collaboratives dans leurs pratiques d’encadrement.

De plus, les compétences informatiques de leurs collaborateurs varient notablement selon les postes. Il est certain que le passage au télétravail requiert la maîtrise des technologies spécifiques aux échanges à distance. Cependant, des efforts en matière de formation associés à l’utilisation d’outils adaptés permettent de lever ce frein technologique.

Des craintes d’ordre juridique et social en passe d’être levées

Suite à une concertation sur le télétravail rassemblant l’ensemble des parties prenantes, l’ordonnance du 22 septembre 2017 a été promulguée. Elle favorise le recours au télétravail, notamment en clarifiant sa définition et en simplifiant sa formalisation.

Elle insiste sur son caractère volontaire mais également réversible et définit les conditions d’emploi du télétravailleur. Les DRH, comme les salariés, peuvent ainsi trouver un cadre légal préservant les intérêts de chacun.

La mise en place de cette nouvelle réglementation montre la volonté de lever les freins du télétravail et d’encourager son essor en France.

Des réticences culturelles et managériales

Une des spécificités hexagonales en matière de travail concerne l’importance de la présence physique des employés dans les locaux professionnels, notamment pour les catégories sociales supérieures. En effet, le management peut craindre des difficultés à gérer des équipes dont les membres sont installés hors des bureaux.

Cependant, pour contrôler l’activité de leurs collaborateurs, les managers possèdent des outils et des indicateurs utilisables même pour des télétravailleurs. Il s’agit plutôt de repenser l’organisation du travail et les relations de confiance entre les différents intervenants pour passer outre ces craintes.

La solution pour lever les freins du télétravail : un environnement technique performant et simple d’utilisation

Les industriels de l’informatique ont anticipé le développement du télétravail. Ils offrent une large gamme de produits (matériel et logiciels) facilitant la productivité des collaborateurs, quel que soit l’endroit où ils sont installés.

Toshiba propose, par exemple, une gamme d’ordinateurs portables légers et performants se connectant facilement au bureau comme depuis l’extérieur. Ils sont dotés d’outils de productivité (dont Office 365) et de collaboration (tels que Cisco Spark). La sécurité et la protection des données est assurée grâce à la solution Cisco AMP (Advanced Malware Protection).


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S’équiper pour le télétravail : les solutions les plus simples

Comment s’équiper pour le télétravail, ou équiper ses salariés? Quand une entreprise souhaite développer le télétravail, la phase critique du choix des équipements débute. Deux solutions s’offrent à elle : un achat séparé, pour les utilisateurs avertis ou ayant des exigences spécifiques, ou un achat packagé, couvrant les besoins du plus grand nombre. Dans cette seconde optique, Toshiba a élaboré la Pack Pro Connect, combinant matériel adapté et fonctionnalités optimales.

L’achat séparé, l’assurance du sur-mesure

En optant pour l’achat séparé, les sociétés obtiennent un équipement totalement adapté à leurs besoins. Ce choix concerne principalement des entreprises de grande taille possédant des équipes informatiques d’envergure.

En effet, pour effectuer des achats séparés, il faut d’abord définir très précisément les attentes fonctionnelles et techniques, poste par poste. Cela implique également d’avoir des moyens financiers conséquents à consacrer aux dépenses informatiques.

Une autre raison d’opter pour l’achat séparé pour s’équiper pour le télétravail réside dans le besoin d’outils spécifiques tels que des solutions de vidéoconférence élaborées. Ainsi, certains systèmes, non fournis par les solutions clés en main, offrent notamment un tableau blanc virtuel pour présenter et annoter des informations (vidéo, diaporama Power Point ou pdf…), la possibilité de rendre les séances de visioconférence payantes pour certains participants…


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L’achat packagé, un équipement adapté au plus grand nombre

À l’opposé de celui séparé, l’achat packagé s’adresse à de nombreux utilisateurs.

Il est conçu pour répondre aux besoins des entreprises de très petite taille (TPE), des structures unipersonnelles et même de certaines PME.

En effet, le point commun de ces sociétés est de rechercher des outils collaboratifs performants et sécurisés sans cependant avoir des moyens humains et financiers dédiés à leur mise en place. Ce type de solution intègre à la fois du matériel, des logiciels et un mode de financement flexible

S’équiper pour le télétravail avec le Pack Pro Connect de Toshiba

Toshiba a ainsi conçu une offre packagée, le Pack Pro Connect.

Elle permet aux entreprises de bénéficier d’ordinateurs portables de grande qualité appartenant aux trois grandes gammes professionnelles du fabricant : Satellite Pro (modèles dits classiques), Tecra (fins, légers, faciles à connecter en tout lieu) et Portégé (portables hybrides tablettes 2-en-1 ou convertibles 360°).

Ces ordinateurs sont garantis 3 ans sur site, avec dépannage J+1 en Europe et une assurance incluant les bris d’écrans et dommages accidentels.

Le package comprend également une offre SaaS intégrée contenant un abonnement de 3 ans à : l’outil de collaboration Cisco Spark, la solution de sécurité Cisco AMP et la suite Office 365. Les possibilités collaboratives sont évoluées en matière de partage de fichiers et d’écran ainsi que pour la création d’espaces de travail de groupe et de vidéoconférences.

Enfin, cette offre existe en achat ou sous la forme flexible de la location évolutive.


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A propos de Toshiba

Fondé en 1875 à Tokyo, Toshiba regroupe aujourd'hui plus de 550 entreprises qui emploient dans le monde 188 000 personnes, avec un chiffre d’affaire annuel de plus de 5,7 billions de yens (soit 50 milliards de dollars) au 31 mars 2016.

Toshiba c’est aussi et surtout, 140 ans d'Innovation. Nous sommes fiers de nous démarquer totalement en tant que fournisseur informatique. Nos atouts ? Une culture bien ancrée de l'innovation, 140 ans d'expérience dans la création de solutions novatrices et plus de 30 ans de conception, de fabrication et de développement de PC portables.

De la conception à la production

C'est dans le Toshiba Innovation Center de Hangzhou que tous nos PC Portables professionnels sont conçus, développés, fabriqués et expédiés.

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Des installations partout dans le monde

Nous avons des centres Toshiba de développement, recherche et production partout dans le monde - Cambridge en Grand-Bretagne, Tokyo au Japon, et Hangzhou en Chine.

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La sécurité est une brique indispensable lorsque vous travaillez avec des informations sensibles. Vous avez besoin d'un parc informatique qui vous protège, vous et vos clients, partout où vous travaillez. Les PC Portables professionnels Toshiba sont conçus selon des normes qui protègent même les données les plus précieuses.

Nous sommes le seul fabricant qui crée son propre BIOS ; afin que vous puissiez maintenir un accès et un contrôle ultra-sécurisé. La connexion sécurisée multipoints comprend les mots de passe, les empreintes digitales et les lecteurs de cartes à puces. Enfin, la solution Toshiba Mobile Zero Client, qui prend en charge les principaux fournisseurs de VDI, tels Citrix et VMware, permet de démarrer rapidement et facilement, sans avoir besoin de modifier votre infrastructure.

De la conception à la production, en interne

C'est dans le Toshiba Innovation Center de Hangzhou que tous nos PC Portables professionnels sont conçus, développés, fabriqués et expédiés. La fiabilité est dans nos gênes : votre PC Portable Toshiba ne vous laissera pas tomber - c'est garanti. Chaque modèle subit un test de durée de vie hautement accéléré (H.A.L.T.), réalisé par l'institut de test indépendant TÜV Rheinland. Ce test simule trois ans d'utilisation. Nos ingénieurs ont développé nos PC Portables en utilisant moins de pièces internes, afin de réduire considérablement les probabilités de panne.


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Tests de fiabilité H.A.L.T.

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Cette durabilité ne se fait pas au détriment de la légèreté, de la finesse et de l'élégance que vous êtes en droit d'attendre d'un modèle Toshiba. En fait, nous sommes tellement confiants dans la fiabilité de nos PC Portables professionnels que nous offrons une garantie unique. C'est la Fiabilité Garantie. Dans le cas improbable où votre PC Portable tombait en panne pendant la garantie, nous le réparerons et vous le rembourserons.

La qualité Toshiba

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La résolution des problématiques métier fait partie de nos gènes.

Nous proposons des produits et des solutions informatiques de pointe à nos clients du monde entier depuis 1985.

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Contacts

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