ACCOMPAGNER LA RÉFORME

TERRITORIALE EN INTERNEGaëlle BeauchesnePhilippe DebondueStéphane Aguilera

ATELIER MÉTHODOLOGIQUE N°12

échangez sur#CAPCOM15

Accompagner la réforme territoriale en interne

Organisation interne, cadre de travail, compétences, la réforme territoriale bouscule les agents.

Comment communiquer pour anticiper et gérer les conséquences des changements ?

Comment accompagner les responsables de services alors que les incertitudes restent importantes ?

Quelles solutions au regard d’expériences qui ont été menées et d’outils innovants qui ont été mis en place.

Au Département du Gard, un accompagnement en continu

Retour d’expérience avec la création du Nouveau Rhône et de la Métropole de Lyon

AT12 : ACCOMPAGNER LA RÉFORME TERRITORIALE EN INTERNE

Gaëlle Beauchesne

Responsable du Service communication interne du

Département du Gard et Présidente de l'association

Communicants Publics Méditerranée

Au Département du Gard

Un accompagnement en continu

Un agent dédié à cette thématiqueau service communication interne

Création d’un logoAfin d’accompagner et repérer toute communication

Un courrier du présidentAdressé à chaque agent le 22 mai 2014

Création d’une rubrique dédiée dans l’intranetEn juillet 2014

Des articles dans le journal interne

Des points en réunions d’encadrement8 juillet 2014, 5 décembre 2014, 8 décembre 2015

AT12 : ACCOMPAGNER LA RÉFORME TERRITORIALE EN INTERNE

Une lettre du président

Rassurer « Quelle que soit l’organisation qui se

mettra en place demain, il faudra assurer

les mêmes services à nos concitoyens

(…) Vous avez largement fait la preuve

de votre savoir faire et de votre

engagement. La réforme devra donc se

réaliser avec vous »

Un engagement à

communiquer régulièrement Une seconde prise de parole le 16

octobre.

AT12 : ACCOMPAGNER LA RÉFORME TERRITORIALE EN INTERNE

Une rubrique intranet dédiée

3 onglets« En continu » : toutes les

informations (courriers, articles, actus

intranet, interventions en réunion de

l’encadrement) sont mises en ligne au

fur et à mesure de leur publication

« Textes de loi » : les différentes

évolutions du projet de loi

« Sur le web » : un liens vers les

différentes revues de presse et travaux

du service documentation sur le sujet.

AT12 : ACCOMPAGNER LA RÉFORME TERRITORIALE EN INTERNE

Des articles dans le journal interne

Septembre

octobre 2014

Quel avenir pour le Département ?

Des actus intranet

Exemple le

26/11/2014 :

« Une France à 13

régions »

Le projet de loi définitivement adopté

Actu intranet du 21 juillet

2015

Journal interne

Dernier article dans le numéro de septembre octobre 2015

Prise de parole du directeur général des services

La loi NOTRe et après ?

« Un impact limité »

Philippe Debondue

Délégué général du Musée Gallo-romain de St-

Romain-en-Gal

Accompagner la réforme territoriale en com’interne

Retour d’expérience avec la

création du Nouveau Rhône

et de la Métropole de Lyon

16

2012 2013 2014 2014 2014 2014 2015

Les étapes clés

Une course contre la montre

Conférence de presse

M. Mercier – G. Collomb

Promulgation de

la loi MAPTAM

Constitution

des équipes

projet

Présentation

organisation

cible

Ouverture du

dispositif de

mobilité

Transfert

des

agents

9 CLECRT

Communication

des affectations

des agents

Formalisation de

la convention de

transfert

Groupes de travail

thématiques

Conférence de presse

M. Mercier – G. Collomb

Déménagement

17

Gouvernance : l’accord politique local,

clé de voûte du projet

18

Portage opérationnel par les 2 DGA Ressources

Instances bilatérales par thématique (Finances,

RH, juridique, Com, SI,…)

Pilotage transversal du projet dans chaque collectivitépar l’équipe de DG

Comités de coordination :-les 2 DGS -les 2 équipes de DG

Pilotage politique,

arbitrage exécutifs,

communication

décisions

19

Les agents, des professionnels acteurs

du changement

Transparence –

discours de vérité

Expliquer ce qui se passeParler de l’après

changement

Communiquer en

permanence

Favoriser l’expression

Répéter sans cesse les

messages

Dire les choses évidentesAnticipation

Ne laisser aucun outil de

com de côté

Rappeler les moyens

d’expression et d’info

La méthode

Les engagements

Stratégie de communication

6 chantiers principaux

20

Finances

Ressources Humaines

Juridique

Dispositif de mobilité : 5.700 agents en 2014 – 1.700 en 2015

Dialogue social Conduite du changement

et communication Cible : tous les agents

Systèmes d’Information

Opérationnel

Logistique

Dispositif de tuilage Formation nouveaux postes Cible : agents concernés

Déménagement Cible : tous les agents

Migration des données suivant le futur poste des agents

Accompagnement des agents avec mode d’emploi

Cible : agents concernés

Communication

régulière des travaux

de la CLERCT –

méthode de travail

Cible : encadrement

Partition des contrats, marchés,

assurances, conventions …

Cible : encadrement

La conduite du changement, un challenge

pour le binome RH/COM

21

UN CHANTIER EN TANT QUE TEL

FORMATION

COM INSTIT

ACCOMPAGNEMENT ET COM INDIVIDUELS

COM RELAIS

TOUS IMPACTES TOUS ACTEURS

• Equipe dédiée

comprenant relais /

référents

• Analyse des impacts par

typologie d’agents

• Construction de

réponses adaptées

pour favoriser

l’acceptation

• Plan de formation

• Dispositif de tuilage

• Groupes

thématiques

techniques

• Rencontres avec

les cadres, les

homologues, les

syndicats

• Institutionnelle

• Relais terrain

• Synchronisée

entre les 2

collectivités

• Mettant en avant

les contraintes et

le back office

• Mobilisation DRH, service

santé au travail, médiateur

• Coaching individuel par un

cabinet spécialisé

• Hotline téléphonique

• Boite mail dédiée

LES ORGANISATIONS SYNDICALES

Les syndicats et instances paritaires –CHSCT et CT

LES RELAIS D’OPINION

Les Comités de rédaction,

les correspondants techniques

Les cibles des actions de com interne

22

LES CIBLES PRINCIPALES

L’ensemble des 5.700 agents

Les 4.000 agents qui devaient rejoindre la Métropole (localisation et choix)

Les 1.700 agents qui restaient dans le Département (localisation et choix)

L’ENCADREMENT

La DG

Les directeurs

Les chefs de service

Réunions

Réunions de directions,

avec les Organisations syndicales

les services déconcentrés sur le territoire

Communication numérique

Site intranet,

Réseaux sociaux

Boites mail dédiée

Les outils de communication interne

23

e-newsletters

Cible : les 5.700 agents de la collectivité. Transmission par mail avec version imprimable

« Horizon 2015 », Info-flash, Focus, « TEMPô »

La communication interpersonnelle

Conseillers DRH et service santé au travail

Médiateur, coachnig individuel

Hotline téléphonique

Les outils de communication internee-newsletter mensuelle

24

Objectif

Enjeu

Facteurs clé

de succès

Informer de l’actualité, travaux en cours. Donner la parole au travers de vidéos métiers

Rassurer les agents, répondre aux interrogations, anticiper les attentes et identifier les inquiétudes

N°spéciaux : mobilité, déménagementRubriques repères : RH, vidéos… Ouvrir les outils aux échanges : FAQ, hotline

Pré-requisAssocier la Com dans toutes les décisions opérationnellesColler à l’actualité

Les outils de communication interneLes réunions : direction, OS, territoires, services opérationnels

25

Objectif

Enjeu

Facteur clé de

succès

Adapter des messages généraux à des publics ciblés

Répondre aux préoccupations de manière ciblée suivant les interlocuteurs

Préparation du discoursEtablir un back office performant

Pré-requisBien identifier les besoins en amont Favoriser la réactivité à l’actualité

Les outils de communication interneMailing ciblé : Infos flash – Focus

26

Objectif

Enjeu

Les outils

Diffuser un discours général à certaines catégories de personnels – sectoriel, encadrement …

Créer une signature graphique qui alerte sur le niveau d’information

Newsletter, flash infos, lettre cadre, mail personnalisé …

Pré-requisBien cerner les messages :- Coller à l’actualité- Faire synthétique

Les outils de communication interne• La communication interpersonnelle :

• Conseillers DRH, SSAT, médiateur, coaching, Hotline, boîte mail dédiée

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Objectif

Enjeu

Facteur clé de

succès

Répondre aux préoccupations individuelles

Adapter un discours général à des cas particuliers

Etablir un back office performant

Pré-requis Qualité du brief

Rendez-vous aux

Rencontres de la

communication interne

à Paris les 9 et 10 mars