Bujumbura, 05 Février 2010Bujumbura, 05 Février 2010

OUTIL «D’ INDICE » OUTIL «D’ INDICE » ET LA ET LA

MISE EN ŒUVREMISE EN ŒUVREDU PBF AU BURUNDI DU PBF AU BURUNDI

Dr. NKUNZIMANA Canut Dr. NKUNZIMANA Canut Directeur Directeur AAP CORDAID AAP CORDAID

A Makamba A Makamba – – au sud Burundiau sud Burundi

PLAN DE PRESENTATION1. Historique de l’outil d’indice

2. Définition du concept et Utilisation de l’Outil

3. Étude CAP sur l’outil avant la mise a échelle du PBF au Burundi

4. Avantages et inconvénients constatés à l’utilisation de l’outil

5. Recommandations des utilisateurs actuels de l’outil d’indice

Historique outil d’indice - RDC• L’outil d’indice a été découvert en 2005

dans la province du Sud Kivu en RDC dans un but de: • déterminer les salaires et les primes du

personnel, sur base de certains critères comme l’ancienneté, la responsabilité et le diplôme de fin d’étude.

• mieux gérer les CS de manière autonome

et transparente.

Historique outil d’indice - Rwanda

• L’outil d’indice a été introduit en 2006 au niveau des hôpitaux.

• Il fut développé une version en EXCEL qui est actuellement généralisé.

• Son champ d’utilisation a été élargi aussi à l’analyse des recettes, à l’affectation des dépenses par rubrique et à l’assurance de la transparence financière dans les formations sanitaires autonomes.

Historique outil d’indice - Burundi

• Le PBF a été lancé dans les provinces de Bubanza, Gitega et Cankuzo en 2006 ;

• L’outil indice a été introduit en 2007 dans ces provinces PBF pilotes mais sans généralisation dans toutes les FOSA.

• En janvier 2008, Cordaid a lancé un projet PBF dans les provinces Makamba et Bururi au sud du Burundi.

• Une prime fixe était octroyée au personnel par les FOSA sur base des recettes générées.

• Différentes primes étaient octroyées par différents intervenants dans les mêmes FOSA.

Historique outil d’indice – Burundi 2

• L’octroi de la prime n’obéissait pas à des critères précis ; elle était donnée à l’agent appliqué de la même manière qu’à l’agent paresseux.

• Parfois, ces différentes primes revêtaient un caractère obligatoire qui faisait que des programmes d’activités des intervenants qui n’en octroyaient pas, soient rejetés par les prestataires de soins

• Le constat général fut que la prime devenait un droit et était octroyée en premier même si la FOSA restait avec de sérieux problèmes de fonctionnement.

L’outil indice est un fichier EXCEL à 3 feuilles:

1. Une feuille montre les critères de calcul de la prime individuelle ;

2. La deuxième feuille présente l’enregistrement des recettes d’une FOSA à la fin d’un mois quelconque ainsi que la prévision de toutes les dépenses du mois suivant ;

3. La troisième feuille montre le calcul de la prime individuelles avec application des critères de la première feuille.

NB: L’outil est également utilisable manuellement dans une structure SANS ordinateur !

Critères de détermination de la prime individuelleCritères Conditions proposées

Ancienneté 0,5% Par an ; limite: 30 ans

Responsabilité CDS

Titulaire : 25%, Tit -Adjoint : 15%, gestionnaire : 10%, chef de poste: 10%, Caissier: 5%

Hôpital

Directeur:50%, DACS: 40%, DAF : 35%, Méd. chef de service: 30%,Chef nursing: 35%, Comptable:20%, etc.

Heures supplémentaires

ou heures perdues

Heure supplémentaire de jour: 0,25%

Heure supplémentaire de nuit : 0,30%

Heure perdue de jour : - 0,25%.

Heure perdue de nuit: - 0,30%

Indice de base par catégorie Médecin spécialiste: 100%, Médecin: 80%, Licencié: 63%, A1: 63%, A2: 50%, A3: 40% et PA: 20% - 30%

Evaluation Individuelle trimestrielle Sur 100%

Exemple: Recettes CDS

Rubriques de recettes US $ Fbu %

Recettes Recouvrement de Couts $ 1 000 F 800 000 43%Subsides AAP $ 1 000 F 800 000 43%Recettes Mutuelles $ 150 F 120 000 7%Subvention de l'Etat F 0 0%Activités generatrices de revenus $ 50 F 40 000 2%Recettes d'autres bailleurs - LD $ 100 F 80 000 4%Report de la reserve 0%

TOTAL RECETTES $ 2 300,00 F 1 840 000 100%

Exemple: Prévision des dépenses d’un CDS

DEPENSES US $ FCO %

Pour le salaire de base $ 770,00 F 616 000 33%Fonctionnement du CS $ 100,00 F 80 000 4%Achat de médicaments $ 300,00 F 240 000 13%Pour les investissements $ 200,00 F 160 000 9%Pour les sous-contractants $ 200,00 F 160 000 9%Pour le relais communautaire $ 40,00 F 32 000 2%Autres dépenses $ 150,00 F 120 000 7%Augmentation de la réserve F 0 0%Enveloppe pour la prime de performance (Prime globale)$ 540,00 F 432 000 23%

TOTAL $ 2 300,00 F 1 840 000 100%

Exemple du calcul de la prime IndividuelleCate-gories

Poste Salaire de Base

Fixe

1. Indice de base pour la perfor-mance

2. Ancien-

neté

3. Respon-sabilité

4. Heures supplem où perdu

5. Evalu-ation ind

% TOTAL PRIME

Indice PRIME TOTAL

Salaire + Prime

A1 Titulaire $ 100,00 66% 8,0% 25% 21% 120% 0,58 $ 69,75 $ 169,75 A1 Infirmier - chef $ 100,00 66% 4,0% 20% 21% 111% 0,58 $ 64,52 $ 164,52 A2 Infirmier Tit Ad $ 80,00 39% 4,0% 15% 3% 21% 82% 0,58 $ 47,66 $ 127,66 A2 Infirmier $ 80,00 39% 4,0% 21% 64% 0,58 $ 37,20 $ 117,20 A2 Gestionnaire $ 80,00 39% 4,0% 10% 21% 74% 0,58 $ 43,01 $ 123,01 A3 Infirmier $ 60,00 30% 4,0% 21% 55% 0,58 $ 31,97 $ 91,97 A4 Aide soignant $ 40,00 25% 10,0% 21% 56% 0,58 $ 32,55 $ 72,55 A4 Aide soignant $ 40,00 25% 10,0% 21% 56% 0,58 $ 32,55 $ 72,55 A4 Aide soignant $ 40,00 25% 10,0% 21% 56% 0,58 $ 32,55 $ 72,55 A4 Aide soignant $ 40,00 25% 10,0% 21% 56% 0,58 $ 32,55 $ 72,55 A4 Aide soignant $ 40,00 25% 10,0% 21% 56% 0,58 $ 32,55 $ 72,55 A5 Caissière $ 30,00 20% 10,0% 5% -5% 21% 51% 0,58 $ 29,64 $ 59,64 A6 Travailleur $ 20,00 15% 10,0% 21% 46% 0,58 $ 26,74 $ 46,74 A6 Travailleur $ 20,00 15% 10,0% 21% 46% 0,58 $ 26,74 $ 46,74

TOTAL $ 770,00 Pourcentage total pour le personnel du mois: 929% $ 540,00 $ 1.310,00

Rubriques des dépenses ? • Les montants pour achat des médicaments, le

fonctionnement et pour le marketing social reposent sur les besoins réels ;

• Les dépenses d’investissement tiennent compte des objectifs fixés par la FOSA dans son Plan d’action et sont en faveur de l’amélioration de la qualité ;

• Le calcul de la prime individuelle repose sur des critères consensuels comme: la catégorie professionnelle, l’ancienneté, la responsabilité, les heures supplémentaires de travail, les heures perdues ou d’absence ainsi que l’évaluation individuelle de chaque agent de la FOSA

• L’indice équilibre automatiquement les recettes et les dépenses de la FOSA car l’enveloppe disponible pour la prime les balance.

Comment calculer l’enveloppe disponible pour la prime globale de performance du personnel?

Prime globale = Toutes les recettes du mois moins la somme de toutes les autres dépenses comme les salaires fixes, les frais de fonctionnement, d’achat de médicaments, les frais d’investissement, les primes pour relais communautaires et le montant pour l’augmentation de la réserve en banque.  

Relation entre le salaire fixe et la partie variable de la prime de performance (1) Efficience de la FOSA

1. La partie fixe par catégorie du personnel est définie par le gouvernement ou les propriétaires des FOSA et constitue un droit pour chaque employé

2. Le personnel et les gestionnaires des FOSA maximalisent la partie variable en étant plus efficients à travers:

(a) La prévention des dépenses de trop liées, aux accidents évitables de voitures, la prévention du gaspillage ou vol de médicaments et équipements, la dépréciation d’un grand solde d’argent en banque, la prévention de la péremption de médicaments, etc.;

(b) L’augmentation de la production par unité du personnel à travers l’augmentation de la quantité de services PMA/PCA fournie à la

population;

(c) L’atteinte de 100% au cours des évaluations de qualité faites par le régulateur => maximalise les subsides de qualité.

(d) Investissements pour augmenter la production future.

Relation entre le salaire fixe et la partie variable de la prime de performance (2)

= l’efficience de la FOSA

• L’approche offre également un bénéfice au secteur privé

• Avec une bonne gestion, la partie variable constitue au moins le même montant que la partie fixe et conceptuellement il n’existe pas un plafond car:

Plus de travail par unité de production

=> plus de rémunération individuelle!

C’est un des principes clés du PBF

Les autres visés de l’outil d’indice

• L’affectation des recettes de la FOSA doit impliquer la participation du staff ;

• L’outil d’Indice instaure une transparence de gestion des fonds ;

• Il doit créer une dynamique de groupe, constituant un support de budgétisation pour les FOSA, les BDS et les BPS ;

• Il doit permettre au régulateur de vérifier la transparence dans la gestion des FOSA mais sans imposition de décisions ou de stratégies.

• L’outil d’Indice est souple, dynamique et intègre facilement les directives ministérielles de bonne gestion ou de n’importe quel donateur.

Le MSP a décidé qu’avec la mise à l’échelle du PBF en 2010 toutes les FOSA du pays :

Utilisent l’outil indice pour la gestion des FOSA,

Que les recettes des FOSA, toute source confondue soient utilisées (recouvrement des coûts, PBF, autres recettes…) en fonction des besoins réels de la FOSA et à travers l’outil d’indice,

Les rubriques des dépenses sont constituées de : médicaments, fonctionnement, investissement, motivation du personnel, frais pour relais communautaires et épargne.

Contexte et justification d’une enquête sur l’utilisation de l’outil d’indice

•Aucune étude n’a été faite pour avoir son appréciation par les utilisateurs depuis le début du PBF.

•Même s’il a déjà démontré de très bons résultats ailleurs, il revêt encore pour le Burundi un caractère pilote.

•L’outil, est-il connu? A quel niveau?

Est-il réellement utilisé? Qu’en sont les avantages et les limites ?

Méthodologie de l’étude

•La réalisation de l’enquête a duré 5 jours.

•L’échantillon retenu fut de 28 CDS et 2 hôpitaux ; soit 30 FOSA toutes initiées sur l’usage de l’Outil d’Indice.

•Dans chaque FOSA, 4 personnes ont été interrogées, soit 2 qualifiées et 2 non qualifiées.

•Au niveau des équipes de régulation (1 BPS et 2 BDS) 3 personnes furent interrogées par structure, soit 9 personnes de la régulation.

Constats sur la connaissance de l’Outil par les équipes BPS/BDSConnaissance de l’Outil d’indice

BPS BDS TOTAL

Outil de gestion des FOSA 42,9% (3) 57,1% (4) 100% (7)

Outil de gestion du BPS et des BDS

33,3% (1) 66,7% (2) 100% (3)

Outil de partage de la prime de performance

33,3% (2) 66,7% (4) 100%(6)

Support indispensable dans la planification des activités

25% (1) 75% (3) 100% (4)

Reflet du plan d’action 0% (0) 0% (0) 0% (0)

Aide dans la budgétisation du district et de la province sanitaire

0% (0) 100% (1) 100% (1)

Source de vérification de l’affectation des fonds

33,3% (2) 66,7% ( 4) 100% (6)

Je ne connais pas l’outil 0% (0) 0% (0) 0% (0)

Autres 0% (0) 0% (0) 0% (0)

Total 33,3% (9) 66,7% (18) 100% (27)

Constats sur la connaissance des équipes des FOSA (Publiques, Confessionnelles et Privées).Connaissance de l’Outil par les FOSA

Outil de gestion des FOSA

Outil de partage de la prime pour le personnel

Support indispensable dans la planification des activités

Reflet du Plan d’action

Aide dans la budgétisation de la FOSA

Aide dans la budgétisation de toute la Province sanitaire

Source d’affectation des Fonds

TOTAL

FOSA Publiques

45,8%

(27)

93,2% (55)

11,9% (7)

1,7% (1) 8,5% (5) 1,7% (1) 35,6% (21)

100 % (117)

FOSA Confessionnelles

29,6% (8)

81,5% (22)

7,4% (2) 0% (0) 0,0% (0) 7,4% (2) 33,3% (9)

100% (43)

FOSA Privées

31,0% (9)

89,7% (26)

6,9% (2) 3,4% (1) 3,4% (1) 10,3% (3)

6,9% (2) 100% (43)

Connaissance des équipes BPS, BDS et FOSA sur l’affectation des recettes avant l’introduction de l’Outil

Enregistrement des recettes

Selon les instructions du MSP

Selon les instructions du Propriétaire

Je ne connais pas

TOTAL

BPS 100% (3) 0% (0) 0% (0) 100% (3)

BDS 83,3% (5) 0% (0) 16,7% (1) 100% (6)

FOSA Publiques

69,5% (41) 0% (0) 30,5% (18) 100% (59)

FOSA Confessionnelles

0% (0) 70,4% (19) 28,6% (8) 100% (27)

FOSA Privées 0% 31,0% (9) 69,0% (20) 100% (29)

Affectation des recettes après l’introduction de l’Outil, la motivation du personnel avant et après l’Introduction de l’Outil.

Structures interrogées

Affectation des recettes avec Outil d’Indice

Prime Variable calculée à l’aide de l’Outil d’Indice

BPS & BDS 66,7% (6) 100% (9)

FOSA Publiques 49,2% (29/59) 100% (59)

FOSA Confessionnelles 33,3% (9/27) 96,3% (26/27)

FOSA Privées 58,6% (17/29) 75,9% (22/29)

Avantages et Inconvénients constatés à l’utilisation de l’outil d’indice par les utilisateurs

Avantages Inconvénients

1. Personnel motivé, garantie de bonne gestion, la transparence est assurée, l’outil est devenu un canevas unique des FOSA

1. La tendance est de réserver plus de fonds aux primes, faiblesse dans l'investissement

2. Facilité de Gestion du2. Il pose des problèmes à ceux qui l’appliquent mal.

3. L'outil a permis la planification autonome des FOSA

3. Les points attribués pour la responsabilité sont sujet d'équivoque car c'est à évaluer si la responsabilité a été correctement assumée

4. L’Outil a permis la transparence dans l'évaluation du personnel des FOSA

4. Les points accordés à l'ancienneté ne doivent pas dépasser 10% (A nuancer par rapport à l’efficacité de l’agent)

5. L'outil est aussi utilisé pour l'affectation des subsides du BPS

6. La gestion des recettes des FOSA est actuellement transparente

Recommandations• L'outil d’Indice doit être dynamique et adapté

au contexte

• En plus d’une formation de base , il y a encore un besoins de formation sur l'outil

• La notion d'heures perdues est à appliquer dans le calcul de la prime des BDS

• Que l'outil d'indices soit appliqué dans les FOSA agrées et privées

• Les FOSA privées et agrées doivent être amenées à utiliser l'outil d'indice pour qu'il y ait une gestion transparente