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1 CDG 64 – Mai 2015
1/14/CD Direction Expertise statutaire et ressources humaines Pôle Recrutement et Conseil RH 05 59 82 18 90 – [email protected]
Sommaire :
Fiche 1 : Détermination des besoins en formation pour l'année à venir p.5
Annexe 1F1 : Notice d'utilisation de la fiche 1 p.6
Annexe 2F1 : Les différents niveaux attendus en compétences et exemples concrets p.7
Fiche 2 : Cadrage pour préparer et suivre le départ d'un agent en formation pour des besoins
spécifiques p. 9
Annexe 1F2 : Notice d'utilisation de la fiche 2 p.13
Fiche 3 : Bilan et évaluation de la formation p.14
Annexe 1F3 : Notice d'utilisation de la fiche 3 p.16
Fiche 4 : Liste de vérification des différents points clés à ne pas manquer avant et après la
formation p.17
Fiche 5 : Des indicateurs d'évaluation du plan de formation p.19
Fiche 6 : Tableaux de suivi des formations et du droit individuel à la formation pour les agents
fonctionnaires et non fonctionnaires p.21
Fiche 7 : Lexique p.24 (avec schéma des formations obligatoires p.26)
Liens utiles pour aller plus loin p.27
"BOITE A OUTILS" A L'ATTENTION DES COLLECTIVITES
POUR LA GESTION DE LA FORMATION
OUTILS PRATIQUES
GRH
2 CDG 64 – Mai 2015
3 CDG 64 – Mai 2015
• Pour améliorer la préparation des départs en formation : cadrage du besoin et ainsi, choix optimisé d'une formation.
• Pour tendre vers des résultats concrets : après la formation, je suis/serais capable de …
• Pour sortir de la gestion "au coup par coup" de la formation et faire de chaque formation un élément du parcours professionnel de l'agent, en lien avec les projets du service et de la collectivité.
• Pour se doter d'outils opérationnels afin de :
• Pour se poser les bonnes questions en amont du départ en formation,
• Pour dresser un "cahier des charges" (a minima) avec l'agent précisant les attentes de chacun,
• Pour réduire les inégalités d'accès à la formation,
• Pour lever les freins/obstacles liés au départ en formation,
• Pour évaluer les impacts de la formation sur les compétences...
Pourquoi une boîte à outils sur la formation ?
• Vous êtes secrétaire de mairie, gestionnaire de personnel, responsable RH, encadrant... Quels que soient la taille de votre collectivité et les outils (ou procédures) existants... Cette boîte à outils se veut avant tout être pratique.
Pour qui ?
• Vous pourrez ainsi à tout moment et en fonction de vos besoins : prendre connaissance des conseils, utiliser un (ou plusieurs) outil(s), éventuellement l'adapter et le retravailler en fonction de l'organisation de travail des services de votre collectivité...
• Etant précisé que la gestion de la formation n'est qu'un aspect de vos tâches quotidennes de gestionnaire/responsable, l'utilisation de cette boites à outils doit vous permettre de gagner du temps et de sécuriser vos pratiques en matière de RH. Elle ne doit pas alourdir votre organisation, un outil pourra donc être pertinent dans une situation donnée vous concernant et peut-être qu'il ne sera pas adapté à une collectivité voisine de taille similaire.
Comment l'utiliser ?
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A titre indicatif, les étapes clés permettant d'identifier les questions à aborder dans le cadre d'une
gestion et d'un suivi de la formation :
Des outils complémentaires :
Pour définir les besoins et clarifier les objectifs, il est impératif de
s'appuyer sur la fiche de poste de l'agent. Vous pouvez télécharger les outils
pour la mise en place des fiches de poste, ainsi que les fiches emplois type du
CDG :
http://www.cdg-64.fr/CDG/Gestion_ressources_humaines/CDG_GRH_Outils_Guides_supports1.asp#FP
http://www.cdg-64.fr/CDG/Emp_Avenir/CDG_Emp_Avenir_Fiches_postes.asp
Vous pouvez aussi consulter les fiches métiers du répertoire des métiers du CNFPT :
http://www.cnfpt.fr/content/repertoire-metiers?gl=NjliOGJkMzI
Pour conserver l'ensemble des attestations de formations et garder en mémoire le parcours
professionnel, l'agent peut utiliser le livret individuel de formation proposé par le CNFPT en
version papier ou/et numérique. La demande est à effectuer par la collectivité auprès du
CNFPT :
http://www.cnfpt.fr/content/livret-individuel-formation?gl=MzZmZjIxZWY
La fiche d'entretien professionnel : les rubriques relatives à la définition des objectifs de
l'agent et aux besoins de formation notamment peuvent apporter des éléments
indispensables à la définition d'un parcours de formation pertinent.
Le Centre de Gestion propose un accompagnement et des outils opérationnels pour sa mise
en place :
http://www.cdg-64.fr/CDG/Gestion_ressources_humaines/CDG_GRH.asp
Ce guide ne traite pas les points réglementaires liés au départ en formation.
Pour aller plus loin sur ces aspects, vous pouvez consulter la note sur le dispositif de formation et le
document "Questions Réponses sur la formation" :
http://www.cdg-64.fr/CDG/GesP/CDG_GestCarr_Gest_Reg_Formation.asp
•Quels objectifs ?
•Quels organismes ?
•Quand et comment ?
AVANT
•Participer, échanger
•Etre acteur
•Confronter ses pratiques/outils...
PENDANT • Quels effets attendus ?
• Quelle transmission de supports et outils ?
• Comment diffuser l'information ?
APRES
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FICHE 1 : DETERMINATION DES BESOINS EN FORMATION POUR L'ANNEE A VENIR
Page 7 extraite de la grille d'entretien professionnel
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ANNEXE 1F1 : NOTICE D'UTILISATION DE LA FICHE 1 "DETERMINATION DES BESOINS EN
FORMATION POUR L'ANNEE A VENIR"
L'analyse du travail est une démarche méthodologique nécessaire en
gestion des Ressources Humaines et en ingénierie de formation. Cela
consiste à étudier le poste de travail concerné (ce qui est fait dans la
réalité), à décrire plus ou moins finement les activités professionnelles et
ensuite à dégager d'éventuels axes d'amélioration.
L'évaluation des impacts de la formation sur les pratiques professionnelles est une étape
indispensable pour :
identifier et résoudre d'éventuelles difficultés,
faciliter et favoriser l'adéquation entre les besoins du poste et les compétences de
l'agent,
identifier les points forts et de progrès,
mesurer les écarts et ainsi anticiper un réajustement le cas échéant.
Concernant les besoins de formation, il est intéressant de distinguer plusieurs niveaux,
allant de l'expertise à la mise à jour. Le niveau à déterminer dans cette fiche est celui
attendu sur le poste occupé, la formation étant un outil parmi d'autres permettant à
l'agent d'atteindre ce niveau.
Enfin, les besoins exprimés pourront être collectifs et/ou individuels par rapport au poste
mais aussi au service concerné et à la collectivité. Ils permettront de réfléchir au projet de
formation et d'établir un parcours de formation à moyen ou long terme. Le cas échéant,
l'organisation d'un stage en intra à la collectivité pourra être envisagé, si plusieurs agents
ont le même besoin de formation. La mutualisation avec des communes voisines et/ou
intercommunalités du territoire peut être envisagée pour des formations spécifiques pour
des besoins similaires. Les plans de formation mutualisés conduits par le CNFPT sont
également une autre possibilité de mettre en œuvre des actions de formation.
Nota : cette fiche sera complétée par l'analyse du travail effectuée lors de l'élaboration de la fiche de poste et de la détermination des objectifs fixés pour l'année à venir pour l'entretien professionnel de l'agent.
Les rubriques ayant trait aux objectifs poursuivis et résultats attendus doivent prioritairement être renseignées par le responsable hiérarchique, en collaboration avec l'agent.
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ANNEXE 2F1 : NOTICE D'UTILISATION DE LA FICHE 1 "DETERMINATION DES BESOINS EN
FORMATION POUR L'ANNEE A VENIR" SUR LES DIFFERENTS NIVEAUX ATTENDUS EN COMPETENCES
MISE A JOUR
C'est actualiser les connaissances et savoirs, se tenir au courant des évolutions techniques, technologiques,
réglementaires... pour faire face à d'éventuelles nouvelles situations de travail.
ACQUISITION
C'est capitaliser des connaissances dans un nouveau domaine pour développer de nouvelles compétences.
MAITRISE
C’est pouvoir mobiliser et réinvestir des connaissances, des capacités et des attitudes afin d’atteindre un objectif précis
dans une situation donnée.
EXPERTISE
C'est avoir une maîtrise complète des concepts, principes et pratiques dans un domaine particulier, avec une expérience
approfondie permettant d'analyser, d'interpréter et de conseiller.
L'agent doit être
capable d'anticiper,
de proposer et de
former sur le domaine
de compétences
concerné
L'agent doit être
autonome dans la
gestion du quotidien
et des situations
particulières les plus courantes
concerné
L'agent est en phase
d'apprentissage,
il exécute les
consignes et
procédures sous contrôle
L'agent maîtrise le
domaine mais doit
se tenir à jour pour
maintenir son niveau
de compétences
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EXEMPLES CONCRETS DE FORMULATION DE COMPETENCES ATTENDUES
Assistant comptable et budgétaire Proposition de formations
EXPERTISE
Les applications informatiques de gestion financière et bureautique (fonctionnalités du logiciel budgétaire et comptable/d'Excel…)
Formations informatiques (logiciel COSOLUCE, tableaux Excel…)
MAITRISE
La rédaction administrative Le fonctionnement de la collectivité et des services Les règles comptables et les procédures Les délais réglementaires
La rédaction administrative L'environnement juridique des collectivités La nomenclature comptable (M14-M22-M4) L'instruction budgétaire L'élaboration pratique du budget Opérations de fin d'exercice
ACQUISITION La dématérialisation de la procédure comptable
Séance de formation avec le Trésor Public, l'APGL… La validité et la sécurisation des actes
MISE A JOUR Veille juridique sur la commande publique, la réglementation sociale et fiscale des employeurs publics
Séances d'actualisation Rémunérations et cotisations sociales L'actualité des marchés publics
Agent en charge des espaces verts
Proposition de formations
EXPERTISE Règlementation des produits phytosanitaires Les végétaux et les pathologies
Certiphyto "applicateur" Connaissance des végétaux, des fleurs Maladie des végétaux
MAITRISE
Les techniques de base en maçonnerie Les règles de sécurité et d'hygiène au travail Les consignes de sécurité et de signalisation des chantiers Techniques horticoles et paysagères d'entretien et de création
Maintenance des bâtiments tous corps d'état La sécurité incendie, les produits dangereux Entretien du petit matériel d'espaces verts Hygiène et sécurité en Espaces Verts Création et entretien des massifs fleuris
ACQUISITION L'environnement de la collectivité Les techniques alternatives Notions d'écologie
Certiphyto "applicateur opérationnel" Pratiques alternatives aux traitements phytosanitaires chimiques La gestion différenciée d'espaces verts : le fleurissement champêtre
MISE A JOUR CACES et Habilitations Nouvelles pratiques respectueuses de l'environnement
Recyclage Reconnaissance faune/flore pour préserver la biodiversité
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FICHE 2 : CADRAGE POUR PREPARER ET SUIVRE LE DEPART D'UN AGENT EN FORMATON POUR DES
BESOINS SPECIFIQUES
A titre indicatif : temps pour compléter la fiche estimé à 10 minutes environ/étape
Nota : cette fiche est à utiliser essentiellement pour des besoins de formation spécifiques (formation
longue, auprès d'un organisme payant, en dehors des offres "catalogue" du CNFPT).
Elle doit être complétée en concertation avec l'agent, cela doit rester un outil de négociation et
facilitant les échanges.
FICHE DE CADRAGE COMPLETEE PAR LE SUPERIEUR HIERARCHIQUE DIRECT POUR PREPARER LE DEPART EN FORMATION
Agent (nom, prénom) …………………………………………………………………….……………………………………… Service ……………………………………………………………………………………..……………………………………………. Collectivité ……………………………………………………………………………….……………………………………………. Intitulé du poste occupé ……………………………………………………………….……………………………………….. Grade actuel ………………………………………………………………………………………………………………………….. RQTH Non Oui Si oui, précisez les aménagements nécessaires sur le lieu de formation (accessibilité des locaux, appareillage auditif…) …………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Supérieur hiérarchique direct (nom, prénom) : …………………………………………………………………………………..
ETAPE 1 Besoin(s), arbitrage et décision
Objectifs recherchés
On s'attend à ce qu'au terme de la formation, l'agent soit capable de… C'est en quelque sorte une intention ou un comportement final à acquérir qui correspond à un objectif pédagogique. Ce(s) objectif(s) recherché(s) et défini(s) pourra(ont) éventuellement être classé(s) du général à l'opérationnel, de l'objectif intermédiaire à l'objectif terminal, de la reproduction à la créativité… Ex : consolider l'existant (à court terme), accompagner les évolutions possibles (à moyen terme), acquérir une nouvelle compétence… ………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………….…………………………………………………………………..
………………………….…………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………….…………………..
…………………………………………………………………………….…….………………………….
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Méthodes pédagogiques envisagées
Ce sont les modalités de transmission des connaissances et des savoir-faire (méthodes, outils…), les différentes situations possibles d'apprentissage adaptées aux objectifs recherchés. La compétence peut aussi se construire en situation de travail. Ex : tutorat, stage, e-Learning, présentiel, immersion, coaching… ………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………….…………………………………………………………………..
………………………….…………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………….…………………..
…………………………………………………………………………….…….………………………….
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………….…………………...……………………………………………………………………………………………………………
Résultats concrets attendus
Ex : réduire les délais de traitement des dossiers par la dématérialisation des échanges dans un service administratif, optimiser la gestion des stocks des produits d'entretien dans une collectivité, améliorer l'accueil des parents et des enfants dans une crèche/garderie/CLSH, mettre en place des protocoles/préconisations/consignes de sécurité pour l'utilisation du matériel d'un service technique, contrôler la qualité sanitaire et gustative des préparations alimentaires… ………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………….…………………………………………………………………..
………………………….…………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………….…………………..
…………………………………………………………………………….…….………………………….
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………….…………………...……………………………………………………………………………………………………………
Contexte de la demande
Besoin formalisé Lors de l'entretien professionnel En dehors
En lien avec le projet de service/de la collectivité
Oui Non
Compatibilité avec l'organisation du service
Oui Non A organiser
Contraintes organisationnelles à prendre en compte
Dans quel délai devra se dérouler la formation ? ……………………................ ………………………………………………………. Quelle durée de formation ? ……………………………………………………….. Lieu, contraintes géographiques ? ………………………………………………………..
11 CDG 64 – Mai 2015
Nature de la formation
Obligatoire
FPPE
FPTLV
Non obligatoire, précisez : ……………………………………………………………………………………
Budget
Inscrit au Plan de formation et budgétisée
Inscrit au Plan de formation mais non budgétisée
Arbitrage Accord
Refus Report n+1
Non inscrit au Plan de formation et non budgétisée
Arbitrage Accord
Refus Report n+1
ETAPE 2 Organisation logistique
Intitulé de la formation
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………
Organisme de formation
A rechercher Identifié CNFPT
Autres……………………
……………………………………….
Programme
Eventuellement joindre le programme à la fiche de cadrage
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Durée/échéance et lieu
…………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
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Conditions matérielles
Hébergement Transport
Pris en charge par l'organisme
Pris en charge par la collectivité en totalité
Participation de l'agent à envisager A réserver Véhicule personnel Véhicule de service
Train/avion
Covoiturage
Transport en commun/taxi
Informations diverses
Formation identique déjà suivie au cours de l'année :
Oui Non
Identification de freins éventuels/contraintes à prendre en compte pour le départ en formation : Non
Oui, lesquels ?
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
ETAPE 3 Suivi de la formation
Suivi de la formation
Oui Non, précisez la raison : Refus de l'agent Raison de service
Annulation de la formation
Autres, précisez dans la colonne ci-contre
Remarques/commentaires éventuels Ex : la formation n'est pas la réponse adaptée au(x) besoin(s)
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
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ANNEXE 1F2 : NOTICE D'UTILISATION DE LA FICHE 2 " CADRAGE POUR PREPARER ET SUIVRE LE
DEPART D'UN AGENT EN FORMATON POUR DES BESOINS SPECIFIQUES "
Dans une démarche de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences, la
collectivité se doit :
d'anticiper les besoins futurs,
d'adapter les compétences aux emplois actuels et aux évolutions anticipées,
d'optimiser la gestion des carrières,
d'accompagner les collaborateurs dans leur employabilité sur le poste,
compte tenu de l'allongement et de la durée de vie au travail.
La formation est donc un véritable outil pour les gestionnaires personnel/RH et les encadrants. Elle
doit être considérée comme un investissement, c'est pourquoi il parait nécessaire de prendre en
compte les besoins, de les traduire, mais également d'arbitrer et de rechercher des solutions
adaptées aux besoins des agents, d'organiser le déroulement et la planification...
De ce cadrage en découlera l'identification (ou le repérage) des acteurs et partenaires de la
formation.
Plus le cadrage sera effectué précisément et en amont avec l'agent, plus la formation pourra apporter
une réponse opérationnelle aux enjeux du service.
La fiche suivante a pour objectif d'aider les gestionnaires de personnel/RH et les encadrants dans
cette démarche.
On peut citer :
Le CNFPT,
L'APGL (conseil juridique sur l'achat de formation…),
Le CDG (aspect réglementaire, l'hygiène, la santé et la
sécurité au travail…),
Pôle Emploi et Cap Emploi (si l'agent est en situation de
handicap),
La Région,
Les organismes privés de formation,
Les CIBC,
Des collectivités et intercommunalités voisines,
Les formateurs internes occasionnels,
Les partenaires sociaux,
Et bien d'autres encore…
Les parties relatives à l'organisation matérielle de la formation répondant au besoin relèvent plus particulièrement, en fonction de l'organisation de la collectivité, du secrétaire de mairie/secrétaire général/DRH/responsable du personnel, en lien avec le service concerné et l'agent.
Les parties relatives à l'organisation matérielle de la formation répondant au besoin relèvent plus particulièrement, en fonction de l'organisation de la collectivité, du secrétaire de mairie/secrétaire général/DRH/responsable du personnel, en lien avec le service concerné et l'agent.
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FICHE 3 : BILAN ET EVALUATION DE LA FORMATION
A titre indicatif : temps pour compléter la fiche estimé à 20 minutes environ
FICHE DE BILAN – RECUEIL DES IMPRESSIONS DE L'AGENT AU RETOUR DE LA FORMATION
"A chaud" (dans la semaine suivant le
retour de formation)
Conditions matérielles
Satisfaisant Peu satisfaisant Insatisfaisant
Qualité des supports
Satisfaisant Peu satisfaisant Insatisfaisant
Pédagogie
Satisfaisant Peu satisfaisant Insatisfaisant
Commentaires :
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
"A froid" (3 à 6 mois après)
Facultatif en fonction des échéances de l'entretien
professionnel
Mise en application sur le poste de travail
Immédiate
A organiser Envisagée mais manque de temps Non, pourquoi ? (formation inadaptée, manque de temps, moyens matériels…) …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Formation à recommander pour des collègues
Oui Non
Diffusion des supports au niveau du service
Oui Non
Exemples concrets d'actions mises en œuvre suite à cette formation ?
Ex : Fiches de procédure, formation des collègues, réunion d'information auprès du service, planification d'achats de matériels adaptés, les bonnes postures à adopter…
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
1er niveau
qui concerne
l'évaluation
des acquis
2d niveau
qui concerne
le transfert et la mise
en œuvre
des nouvelles
compétences
15 CDG 64 – Mai 2015
Commentaires libres
Reprendre les éléments de cadrage réalisé en amont……… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Suites à donner… Ex : outils à élaborer, réorganisation de service, procédures à faire évoluer, formation
d'approfondissement ou complémentaire à proposer……………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
3èmer niveau
qui peut concerner
les impacts
de la formation
16 CDG 64 – Mai 2015
ANNEXE 1F3 : NOTICE D'UTILISATION DE LA FICHE 3 "BILAN ET EVALUATION DE LA FORMATON"
Le bilan se traduit par l'évaluation des effets de la formation sur les
compétences mises en œuvre en situation professionnelle.
Cela permet de vérifier l'atteinte des objectifs de la formation et le transfert des
acquis. L'utilité sera différente pour :
L'agent
Exprimer ce qu'il pense de son travail actuel et des évolutions à venir, Faire le point sur les procédures/dysfonctionnements/…, Reconnaissance du travail, montrer son implication, Clarifier les objectifs, comment passer à l'action ? …
Le n+1
Actualiser les missions de la fiche de poste, Accompagner dans la poursuite ou la consolidation du parcours de formation de l'agent, Maintenir un dialogue, développer l'écoute et le partage, Réguler, développer les compétences de ses collaborateurs, Valoriser les efforts/ les résultats, Faciliter le travail d'analyse lors de la conduite de l'entretien professionnel, la mise en œuvre concrète des savoirs acquis en formation dans le cadre de situations professionnelles concrètes.…
Le gestionnaire personnel/RH,
DRH / DGS/secrétaire
de mairie
Dynamiser et optimiser la formation, Mettre à jour le tableau de suivi des formations de la collectivité (le plan de formation le cas échéant), anticiper les besoins, Améliorer la gestion des carrières, favoriser la mobilité, Aider les n+1 à la préparation des entretiens professionnels…
La collectivité
Faciliter la communication entre niveaux hiérarchiques, Recenser les besoins et favoriser l'adéquation formation/métiers, Diffuser des valeurs communes, Idée de performance, développer l'efficacité des services rendus, Améliorer le management, positionner au mieux la compétence, développer la polyvalence…
Au regard de tous ces éléments, il est donc nécessaire de consacrer du temps à l'évaluation.
En fonction de l'organisation de la collectivité, elle pourra être renseignée par le responsable hiérarchique et/ou le secrétaire de mairie ou le Responsable des Ressources Humaines. Dans l'hypothèse où la fiche serait renseignée uniquement par le responsable avec l'agent, il sera nécessaire de la transmettre ensuite au secrétaire de mairie ou au Responsable des Ressources Humaines.
17 CDG 64 – Mai 2015
FICHE 4 : LISTE DE VERIFICATION DES DIFFERENTS POINTS CLES
A NE PAS MANQUER AVANT ET APRES LA FORMATION
Agent (nom, prénom) ……………………………………………
Service …………………………………………………………………..
LISTE DE VERIFICATION
AVANT LA FORMATION A FAIRE FAIT PERIODE ACTEURS*
Faire le point sur les besoins de l'agent (à partir de la fiche de l'entretien professionnel ou du document 1 de cette note) et définir les résultats attendus
Se renseigner sur l'organisme de formation/formateur/participants
Prendre connaissance du programme de la formation et des méthodes de pédagogie
Demander un devis, le cas échéant
Vérifier si la formation est inscrite au Plan de Formation
Inscrire le coût de la formation au niveau du budget
Vérifier la compatibilité avec l'organisation du service (remplacement ?)
Informer l'agent sur les délais de procédure particulière (Bilan, VAE...)
Faire signer le bulletin d'inscription
Bloquer les dates sur l'agenda Service de
l'agent
Prévenir les collègues, responsable de service, secrétaire de mairie…
Informer l'agent de la prise en charge des frais
Prévoir le transport (logistique, prise en charge…)
Réserver l'hébergement
Vérifier la durée de validité de l'attestation ou habilitation
Cocher les cases en fonction de l'avancée du dossier
Pour la colonne des acteurs, préciser : DRH/Secrétaire de mairie….
18 CDG 64 – Mai 2015
APRES LA FORMATION A FAIRE FAIT PERIODE ACTEURS
Faire le bilan de la formation à "chaud"
Faire le bilan de la formation à "froid" (au cours de l'entretien professionnel)
Faire part aux autres agents de l'équipe des apports de la formation
Classer l'attestation de présence au dossier individuel
Classer le support de formation pour qu'il soit disponible pour tous
Mettre à jour le tableau de suivi des formations
Actualiser le plan de formation
……..
……..
……..
……..
Cocher les cases en fonction de l'avancée du dossier
Pour la colonne des acteurs, préciser : DRH/Secrétaire de mairie….
19 CDG 64 – Mai 2015
FICHE 5 : DES INDICATEURS D'EVALUATION DU PLAN DE FORMATION
Afin d'évaluer le Plan de Formation de la collectivité, voici à titre d'exemple une
liste des critères pertinents à analyser sur l'année écoulée pour faire un état des
lieux des pratiques de la collectivité :
• Le taux des formations réalisées/refusées/annulées
• La part des agents (avec distinction titulaires/non titulaires) ayant suivi une ou plusieurs formations
• La répartition par catégorie (A,B,C), filière et service
• Le budget alloué à la formation (comparatif prévisionnel/réalisé) et aux frais de déplacements (en complément de la prise en charge du CNFPT et en dehors des frais liés aux missions professionnelles)
• Les Ratios par nature des formations suivies (Obligatoires, lesquelles/non obligatoires)
• La durée moyenne des formations suivies
6 CRITERES
QUANTITATIFS
• Le nombre de demande de congé de formation (professionnelle, de 24 heures)
• Information/communication sur la formation (séances d'information, diffusion d'un règlement de la formation…)
• Distribution de Livret Individuel de Formation, livret d'accueil pour les nouveaux agents…
3 CRITERES
QUALITATIFS
20 CDG 64 – Mai 2015
• Taux des formations suivies pendant le temps de travail/hors temps de travail (montant des allocations formation versées dans le cadre du DIF le cas échéant),
• Evolution de l'effectif à mettre en lien avec l'évolution du budget formation
• Montant de la cotisation CNFPT,
• % formations intra/externes,
• Part de réussite aux concours et examens professionnels si suivi ou pas de la préparation du CNFPT,
• Nombre d'heures du DIF capitalisé dans la collectivité, volume utilisé/à utiliser,
• Suivi et répartition des formations obligatoires/non obligatoires,
Pour aller plus loin ...
• Mesurer la satisfaction des agents et n+1 ?
• Mesurer les effets de la formation, les impacts au quotidien?
De plus, une réflexion peut être envisagée afin de...
21 CDG 64 – Mai 2015
FICHE 6 : TABLEAUX DE SUIVI DES FORMATIONS ET DU DROIT INDIVIDUEL A LA FORMATION
POUR LES AGENTS FONCTIONNAIRES ET NON FONCTIONNAIRES
22 CDG 64 – Mai 2015
23 CDG 64 – Mai 2015
Pour conclure, nous pouvons rappeler que la formation et plus particulièrement son évaluation, sont
des démarches participatives, qui nécessitent la mobilisation de plusieurs acteurs en lien avec la
Gestion des Ressources Humaines. Elle peut également être consommatrice de temps et de moyens,
c'est pourquoi chaque gestionnaire de personnel/RH et encadrant doit trouver des outils adaptés à la
taille et aux besoins de la collectivité concernée.
Les fiches proposées par le CDG ne sont qu'un premier support que vous pourrez adapter et modifier
le cas échéant.
Le Pôle Recrutement et conseil RH peut vous accompagner dans la mise en place d'outils propres à
la collectivité.
24 CDG 64 – Mai 2015
FICHE 7 : LEXIQUE ET QUELQUES LIENS UTILES
Bilan de compétences : Sous la conduite d'un prestataire, le bilan de compétence a pour objet
d'analyser les compétences, les aptitudes et la motivation des agents afin de définir un projet
professionnel ou un projet de formation. Un congé de 24 heures (fractionnable) peut être accordé
par l'employeur.
CDG 64 : Le Centre de Gestion des Pyrénées Atlantiques est un établissement public local à
caractère administratif qui propose aux collectivités des services d'expertise en mettant à leur disposition du
personnel qualifié dans tous les domaines se rapportant à la gestion des ressources humaines (statut, santé au
travail, emploi, RH…).
CNFPT : Le Centre National de la Fonction Publique Territoriale est un établissement public
chargé de la formation professionnelle des agents territoriaux.
Compétence : Capacité à mobiliser des connaissances et des savoir-faire pour agir correctement en
situation professionnelle. On peut les classer par grand domaine (organisationnel, relationnel,
technique, informatique, l'expression et communication, linguistique, management…). Exemples : le
secrétaire de mairie est capable d'élaborer un budget, l'agent d'entretien polyvalent est capable de
conduire le tracteur avec un attelage, l'agent d'animation est capable de prendre en charge un
groupe d'enfants pour un atelier créatif…
DIF : Le Droit Individuel à la Formation ouvre un droit à tous les agents d'un crédit d'heures de
formation (20 h/an pour un agent à temps complet) cumulable sur 6 ans et plafonné à 120 heures, ce
dispositif a pour but de les rendre acteurs de leur parcours professionnel tout au long de la vie.
E-learning/E-formation : La formation en ligne (terme recommandé en France par la Délégation
générale à la langue française et aux langues de France), désigne l'ensemble des solutions et moyens
permettant l'apprentissage par des moyens électroniques (sites web éducatifs, téléformation,
enseignement télématique, e-training…).
Evaluation : Pratique fondamentale dans tout système de formation. Se fait par rapport à une finalité donnée selon des critères objectivés. On distingue l'évaluation sommative et formative. L'évaluation sommative est celle qui se pratique au terme de la formation et qui a pour but de vérifier si les objectifs en ont été atteints. On parle d'évaluation "à froid". L'évaluation formative se pratique au contraire au cours de la formation, elle est réalisée par l'intervenant/le formateur/le tuteur… en cours d'apprentissage ou/et par le supérieur hiérarchique direct à la reprise des fonctions de l'agent. On parle également d'évaluation "à chaud".
25 CDG 64 – Mai 2015
FI : La Formation d'Intégration est une formation obligatoire de 5 jours organisée par le CNFPT qui vise à faciliter l'intégration des nouveaux fonctionnaires territoriaux par l'acquisition de connaissances relatives à l'environnement territorial dans lequel s'exercent leurs missions. FPPE : La Formation de Professionnalisation au Premier Emploi est une formation obligatoire qui
intervient dans les deux ans à compter de la nomination des agents (5 à 10 jours pour les catégories
A et B et 3 à 10 jours pour les catégories C). Elle a pour objectif de leur donner les moyens d'assumer
leurs nouvelles fonctions.
FPTLC : La Formation de Professionnalisation Tout au Long de la Carrière est une formation
obligatoire qui a pour objectif de garantir un accès à la formation (2 jours par périodes de 5 ans).
Formation de Professionnalisation suivie à la suite d'une affectation sur un poste à
responsabilités : C'est une formation obligatoire de 3 jours à réaliser dans les 6 mois qui suivent
l'affectation de l'agent.
GPEC : La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences renvoie à l’ensemble des démarches et outils utilisés en vue d’anticiper les évolutions quantitatives et qualitatives des emplois et des compétences, face à des contraintes internes et/ou externes.
Ingénierie de formation : vise à concevoir et à mettre en œuvre des dispositifs de formation
permettant aux apprenants d'acquérir des ressources (connaissances, savoir faire…) et de s'entrainer
à les combiner et à les mobiliser pour agir en situation de travail avec compétence.
Intra : La formation "intra" est pour le CNFPT une formation qui regroupe les agents d’une même collectivité dans une action organisée avec un formateur externe à la collectivité choisi par le CNFPT en réponse à un besoin de formation exprimé par la collectivité.
Plan de formation : document prévisionnel annuel (ou pluriannuel) définissant les besoins de la
collectivité et de ses agents en matière de formation, incluant une priorisation des actions de
formation.
Prérequis : Comportement que l'agent doit maîtriser avant d'aborder une formation déterminée et
qui conditionne la réussite de celle-ci.
Présentiel : Cela correspond à une formation en face à face (entre les apprenants et le formateur),
par opposition à la formation en ligne (e-learning).
RQTH : Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé qui permet d’avoir accès à différentes
mesures pour favoriser l’insertion professionnelle ou le maintien de l’emploi de la personne en
situation de handicap. Pour tout renseignement complémentaire, contacter le Pôle Handicap
26 CDG 64 – Mai 2015
Savoir : Connaissances théoriques générales, spécifiques et procédurales requises pour le poste.
Exemples : Connaissance du statut et du fonctionnement des collectivités, techniques de désherbage,
connaître les fonctionnalités d'un logiciel…
Savoir Etre : Comportement, attitude, qualités humaines… Exemples : Aptitude à travailler en équipe,
capacité d'écoute active…
Savoir Faire : Maîtrise des techniques spécifiques au poste. Exemples : Planifier et organiser le
travail, capacité à gérer des situations conflictuelles…
Tutorat : Encadrement d'une personne recrutée en contrat en alternance (apprentissage
notamment) ou en contrat aidé (Emploi d'Avenir, Contrat d'Accompagnement dans l'Emploi…)
VAE : La Validation des Acquis de l'Expérience a pour objet l'acquisition de diplôme, titre ou certificat
de qualification.
Schéma des formations obligatoires :
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Quelques liens utiles pour aller plus loin sur :
Le congé de formation professionnelle :
http://www.cdg-64.fr/CDG/GesP/Documents/Conge_formation.pdf
La formation dans la Fonction Publique Territoriale :
http://vosdroits.service-public.fr/particuliers/N186.xhtml
http://www.collectivites-locales.gouv.fr/formation-des-agents-territoriaux
Le CNFPT :
http://www.cnfpt.fr/?gl=MDAwM2YyMmU#shell-119
http://www.cnfpt.fr/content/savoir-formation?gl=MDAwM2YyMmU
http://www.cnfpt.fr/sites/default/files/guide_plan_de_formation.pdf?gl=MDAwM2YyMmU
Les formations obligatoires :
http://www.cnfpt.fr/content/formations-professionnalisation?gl=MzZmZjIxZWY
La formation continue dans la fonction publique : la réforme de 2007 :
http://www.ladocumentationfrancaise.fr/dossiers/d000065-la-formation-continue-dans-la-fonction-
publique-la-reforme-de-2007/qu-est-ce-que-la-formation-tout-au-long-de-la-vie
http://legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000017761652&dateTexte=20080318&f
astPos=1&fastReqId=319972715&oldAction=rechTexte
La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences :
http://www.e-ressources.cnfpt.fr/documents/012013/140113155558GPECDefinitionenjeux.pdf
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http://www.ladocumentationfrancaise.fr/dossiers/d000065-la-formation-continue-dans-la-
fonction-publique-la-reforme-de-2007
Pour tout renseignement complémentaire sur :
* La formation des agents territoriaux,
* Les outils proposés par le Centre de Gestion,
* La mise en place d'un accompagnement personnalisé à l'élaboration d'outils de Gestion des
Ressources Humaines,
Pôle Recrutement et conseil RH : 05 59 90 18 23 – [email protected]