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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
La complexiteacute des entreprises la diversiteacute des activiteacutes et les enjeux lieacutes aux eacutechanges eacuteconomiques et financiers entre eux neacutecessitent que leurs actionnaires bailleurs de fonds clients fournisseurs et diffeacuterents tiers soient assureacutes de la fiabiliteacute et sinceacuteriteacute des informations financiegraveres qui retracent lrsquoensemble des activiteacutes
Lrsquoaudit est la technique par laquelle un expert indeacutependant lrsquoauditeur remplit cette mission contractuelle agrave lrsquoorigine et qui tend agrave devenir institutionnelle
Quand on parle drsquoaudit dans ce contexte bien preacutecis il srsquoagira drsquoun examen meneacute par un professionnel sur la maniegravere dont est exerceacutee une activiteacute par rapport agrave des critegraveres speacutecifiques agrave cette activiteacute Lrsquoaudit peut ecirctre effectueacute par une personne interne agrave lrsquoentreprise ou par un externe
Lrsquoobjectif de ce travail est drsquoapprocher le plus possible la deacutemarche drsquoaudit drsquoun cycle speacutecifique agrave savoir Achats Fournisseurs drsquoen montrer la diffeacuterence avec la deacutemarche theacuteorique et de relever les diffeacuterences relatives agrave la speacutecificiteacute de lrsquoentiteacute auditeacutee Ainsi notre travail se preacutesente comme suit
Dans une premiegravere partie nous essaierons drsquoexpliquer le rocircle de la fonction achat au sein de lrsquoentreprise drsquoun point de vue purement theacuteorique
Dans une deuxiegraveme partie nous expliquerons la proceacutedure drsquoaudit du cycle Achats Fournisseurs illustreacutee drsquoun cas pratique de lrsquoeacutetablissement public laquo X raquo
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A ROLE DE LA FONCTION ACHAT
Au cours des trois derniegraveres deacutecennies on est progressivement passeacute dune eacuteconomie de production agrave une eacuteconomie de marcheacute
En eacuteconomie de production le prix de vente dun produit est la somme des coucircts de lrsquoentreprise augmenteacutee dune marge beacuteneacuteficiaire
En eacuteconomie de marcheacute le prix de vente est dicteacute par la loi du marcheacute le prix de revient le plus bas devient donc lobjectif agrave atteindre
En eacuteconomie de marcheacute loffre est bien souvent supeacuterieure agrave la demande et il ne suffit plus de produire pour vendre ni mecircme de savoir vendre pour reacuteussir
Le succegraves de lentreprise deacutepend donc de sa capaciteacute agrave
Adapter son offre agrave la demande
Maicirctriser ses conditions internes dexploitation
Les achats ont un rocircle strateacutegique
Les entreprises consacrent 68 de leur chiffre daffaires aux achats La fonction achats se preacutesente donc comme strateacutegique dans lrsquoentreprise Elle est le garant de la qualiteacute des produits acheteacutes et elle constitue un centre de profit pour lentreprise
Lrsquoachat est devenu un processus complexe agrave caractegravere collectif Une cascade de prescriptions et de contraintes est imposeacutee par un ensemble de personnes aux fonctions diffeacuterentes concerneacutees agrave un moment donneacute par lachat
Dans une mecircme entreprise toutes ces contraintes et prescriptions proviennent dun grand nombre dacteurs et il revient tout naturellement agrave lacheteur den assurer la coordination
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Lorganisation des achats
Lacheteur doit ecirctre placeacute dans une organisation permettant
de sinteacutegrer dans une chaicircne dont lobjectif est la satisfaction du client final doptimiser linteraction des fonctions de lentreprise Ce reacutesultat ne peut ecirctre obtenu quagrave partir dune plus grande rationalisation des achats Il est freacutequent de constater que le frein majeur agrave leacutevolution de la fonction en centre du profit est la confusion entre achats et approvisionnements
Ainsi la fonction achats se deacutecompose en trois sous fonctions majeures les approvisionnements les achats et le marketing achats
Tregraves globalement nous pouvons donner une premiegravere deacutefinition de ces trois sous fonctions
Lapprovisionnement Crsquoest une fonction dexeacutecution tourneacutee vers linteacuterieur de lentrepriseLa relation fournisseur est agrave court terme
Lachat Crsquoest une fonction dacquisition de ressources mateacuterielles de lentreprise tourneacutee vers lexteacuterieur
La relation fournisseur est agrave moyen terme
Le marketing achats Crsquoest une fonction de gestion des ressources mateacuterielles de lentreprise agrave long terme
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Missions de la fonction Approvisionnements
exploitation du calcul des besoinstraitement des demandes dachatspassation des commandes de reacuteapprovisionnementpassation des commandes de deacutepannagesuivi des contratsrelance des livraisonssuivi des litigescontrocircle des performances des fournisseursgestion des stocksgestion de la sous-traitance de chargesetc
Mission de la fonction Achats
eacutelaboration dune politique dachatseacutelaboration du budget achatsdeacutetermination des objectifseacutevaluation des fournisseurs et consultationneacutegociation des marcheacutesreacutedaction des accordsetc
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Lrsquoacheteur et son pouvoir
La puissance du donneur dordres sur loffreur ou inversement deacutetermine ineacutevitablement un rapport de forces qui pegravese lourdement sur les strateacutegies agrave adopter
Cette ineacutegaliteacute de pouvoir est lieacutee agrave la nature mecircme des eacutechanges commerciaux de distribution et industriels qui ne se font que rarement entre entreprises de taille identique
En revanche linterdeacutependance du demandeur et de loffreur nrsquoest pas neacutecessairement lieacutee agrave la taille des entreprises en preacutesence
La relation de lrsquoacheteur avec le marcheacute
Linterdeacutependance du demandeur et de loffreur peut ecirctre illustreacutee agrave travers quelques exemples
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Cas de la sous-traitance avec un petit fournisseur
Pour lacheteur sous-traiter cest eacutetablir une relation de deacutependance forte avec un fournisseur car le produit nexiste quapregraves une relation aussi bien dordre technique que commercial entre les deux parties
Dune maniegravere geacuteneacuterale la deacutecision de sous-traiter est prise
a) pour reacuteduire les risques de sous charges cest la sous-traitance de capaciteacute (ou conjoncturelle)
Lentreprise acheteuse ne se donne comme moyens propres en hommes et machines que ceux quelle est certaine de rentabiliser par une charge constante et elle fait reacutealiser par un sous-traitant les suractiviteacutes ponctuelles Il est eacutevident que dans ce cas le rapport de forces est favorable agrave lacheteur car dans les peacuteriodes de reacutecession lentreprise acheteuse reacuteinteacutegrera ses fabrications
b) pour eacuteviter un investissement ne correspondant pas agrave la compeacutetence de lentreprise cest la sous-traitance de speacutecialiteacute (ou structurelle)
Le recours agrave ce type de sous-traitance est impeacuteratif quand le produit agrave fabriquer par lentreprise acheteuse est un systegraveme inteacutegrant de nombreuses piegraveces de technologie diffeacuterentes (meacutecanique transport eacutelectronique informatique etc)
Dans certains cas pour des raisons de savoir-faire ou de laquo prix agrave payer raquo si lon veut disposer de plusieurs sous-traitants pour un mecircme produit (mise en oeuvre doutillages de deacuteveloppements deacutetudes etc) le rapport de forces peut ecirctre favorable aux sous-traitants
En revanche travailler avec un petit sous-traitant procure lavantage de discuter directement avec le chef dentreprise les temps de communication se trouvent ainsi diminueacutes Comme nous le verrons tout au long de ce module une action de marketing achats aupregraves de petits sous-traitants permet deacutetablir une relation agrave long terme qui seacutecurise les deux parties En effet en contrepartie de son investissement le sous-
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traitant a lassurance dune charge de travail de dureacutee plus importante que celle obtenue dans un systegraveme achat vente ponctuel
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Cas de lapprovisionnement aupregraves dentreprises importantes
Pour lacheteur laquo traiter raquo avec une entreprise de taille importante est neacutecessaire chaque fois quil doit trouver un maicirctre drsquoœuvre ou un coopeacuterant capable de reacutealiser un ensemble complexe sinteacutegrant et participant au fonctionnement du produit final
Cest le cas par exemple de systegravemes monteacutes sur avions ou automobiles (eacutequipements de bord trains datterrissage parties de moteurs etc)
La relation de deacutependance est tregraves forte et souvent le rapport de forces est favorable au fournisseur
En effet apregraves une peacuteriode de deacuteveloppement commun les deux parties sont lieacutees agrave long terme et un changement de fournisseur est difficilement envisageable financiegraverement
Cette relation de long terme peut ecirctre une lourde contrainte pour lacheteur qui doit acheter des composants en grande quantiteacute et sur une longue peacuteriode La deacutemarche consiste alors pour lacheteur agrave convaincre le fabricant de traiter directement sans passer par les intermeacutediaires habituels
Il peut aussi effectuer une eacutetude make or buy ce qui revient au premier cas cest-agrave-dire trouver un maicirctre drsquoœuvre potentiel
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B ASPECT COMPTABLE
61 CHARGES DrsquoEXPLOITATION
La rubrique 61 regroupe les postes suivants
- 611 Achats revendus de marchandises- 612 Achats consommeacutes de matiegraveres et fournitures- 613 614 Autres charges externes- 616 Impocircts et taxes- 617 Frais de personnel- 618 Autres charges drsquoexploitation- 619 Dotations drsquoexploitation
6121 Achats de matiegraveres premiegraveres
6122 Achats non stockeacutes de matiegraveres et fournitures consommables
Sont deacutebiteacutes du prix drsquoachat net des taxes leacutegalement reacutecupeacuterables par le creacutedit drsquoun compte de tiers ou de treacutesorerie
La TVA deacuteductible correspondante est comptabiliseacutee au deacutebit du compte ldquoEtat-TVA reacutecupeacuterablerdquo
6123 Achats drsquoemballages
Ce compte enregistre les achats drsquoemballages qui peuvent soit ecirctre gardeacutes par lrsquoentreprise soit restitueacutes agrave son fournisseur soit avoir un usage agrave la convenance du client
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6124 Variation des stocks de matiegraveres et fournitures
Ces comptes enregistrent agrave leur deacutebit les entreacutees en stocks et agrave leur creacutedit les sorties
Les soldes de ces comptes repreacutesentent la variation de la valeur des inventaires entre le deacutebut et la fin de lrsquoexercice et sont utiliseacutes comme des comptes correcteurs des comptes drsquoachat pour deacuteterminer la valeur des achats consommeacutes qui repreacutesentent les charges reacuteelles de lrsquoexercice
6125 Achats non stockeacutes de matiegraveres et de fournitures
Ce compte regroupe tous les achats non stockeacutes (eau eacutelectriciteacute) ou ne transitant pas par une uniteacute de stockage de lrsquoentreprise tels que ceux affeacuterents agrave des fournitures dont les existants en fin drsquoexercice sont inscrits en tant que charges constateacutees drsquoavance au deacutebit du compte 3491
6126 Achats de travaux eacutetudes et prestations de services
Ce compte regroupe les achats HT des travaux eacutetudes et prestations sous-traiteacutes pour le compte de lrsquoentreprise par des tiers
Il est subdiviseacute par nature de prestations
6128 Achats de matiegraveres et de fournitures des exercices anteacuterieurs
Ce compte enregistre les achats de matiegraveres et fournitures affeacuterents aux exercices anteacuterieurs
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6129 RRRO sur achats consommeacutes de matiegraveres et fournitures
Les RRR dont beacuteneacuteficie lrsquoentreprise aupregraves de ses fournisseurs sont comptabiliseacutes au cours de lrsquoexercice au creacutedit du compte avec le deacutebit du compte de tiers concerneacute
441 FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES
Le compte 4411 laquo Fournisseurs raquo est creacutediteacute du montant des factures drsquoachats de biens ou de services par le deacutebit
Des comptes concerneacutes de la classe 6 pour le montant hors taxes reacutecupeacuterables pour les charges de fonctionnement Des comptes du poste 3413 pour les eacuteleacutements constitutifs du coucirct de production des opeacuterations en maicirctrise drsquoouvrage directe pour le montant hors taxes reacutecupeacuterables Du compte 3455 laquo Etat TVA reacutecupeacuterable raquo pour le montant des taxes reacutecupeacuterables Du compte 3471 laquo Immeubles en cours mandants raquo pour les eacuteleacutements constitutifs du coucirct de production pour les opeacuterations en maicirctrise drsquoouvrage deacuteleacutegueacutee
Le compte 4411 laquo fournisseurs raquo
Ce mecircme compte est deacutebiteacute par le creacutedit
Drsquoun compte de treacutesorerie lors des regraveglements des factures aux fournisseurs Du compte 4415 laquo Fournisseurs ndash effets agrave payer raquo en cas drsquoacceptation drsquoune lettre de change ou de lrsquoeacutemission drsquoun billet agrave ordre par lrsquoentreprise Du compte de stocks ou 6119 6129 ou 6149 laquo Rabais remises et ristournes obtenus raquo pour le montant des reacuteductions obtenues hors factures Du compte 3411 laquo Fournisseurs avances et acomptes verseacutes sur commandes drsquoexploitation raquo pour solde de ce compte le cas eacutecheacuteant
Le compte 4413 laquo Fournisseurs retenues de garantie raquo
Reccediloit agrave son creacutedit par le deacutebit du compte fournisseur inteacuteresseacute le montant des retenues effectueacutees sur le prix convenu jusqursquoagrave lrsquoeacutecheacuteance du terme de garantie preacutevue
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Ce compte peut ecirctre scindeacute entre les opeacuterations propres les opeacuterations MOD et le fonctionnement
Le compte 4415 est creacutediteacute par le deacutebit du compte laquo Fournisseurs raquo lors de lrsquoacceptation drsquoun effet ou de lrsquoeacutemission drsquoun billet agrave ordre par lrsquoentreprise
Le compte 4417 laquo Fournisseurs ndash factures non parvenues raquo
Crsquoest un compte de reacutegularisation (Transitoire) rattacheacute au compte fournisseur concerneacute il convient alors pour ne pas fausser les reacutesultats de deacutebiter le compte de charges concerneacute par le creacutedit du compte 4417
Le compte ci-dessus est creacutediteacute du montant de la dette toutes taxes comprises par le deacutebit des comptes de la classe 3 ou de la classe 6 concerneacutes et du compte de TVA reacutecupeacuterable Lrsquoentreprise peut aussi opter pour la comptabilisation hors taxes de cette opeacuteration
A lrsquoouverture de lrsquoexercice suivant cette eacutecriture est contre-passeacutee Les entreprises qui le jugent opportun peuvent faire jouer le compte 4417 agrave la fin de chaque peacuteriode comptable et non pas uniquement agrave la clocircture de lrsquoexercice
Le compte 4418 laquo Autres fournisseurs et comptes rattacheacutes raquo
Il est destineacute agrave enregistrer les autres opeacuterations avec les fournisseurs non speacutecifieacutees
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CHAPITRE I PHASE DrsquoEVALUATION DU CONTROLE INTERNE
Deacutefinitions et objectifs du controcircle interne du cycle achats fournisseurs
Lrsquoeacutevaluation du controcircle interne constitue une eacutetape indispensable de la deacutemarche drsquoaudit Elle permet drsquoappreacutecier lrsquoorganisation et le systegraveme drsquoinformation qui concourent agrave la production des comptes soumis agrave la certification
Deacutefinition
Il existe de nombreuses deacutefinitions du controcircle interne Cependant la deacutefinition la plus usiteacutee est celle de Lrsquoordre des experts comptables franccedilais Ce dernier deacutefinit le controcircle interne dans le laquo Meacutemento Pratique Francis Lefebvre raquo comme
laquo Lrsquoensemble des seacutecuriteacutes contribuant agrave la maicirctrise de lrsquoentreprise Il a pour but drsquoun coteacute drsquoassurer la protection la sauvegarde du patrimoine et la qualiteacute de lrsquoinformation de lrsquoautre lrsquoapplication des instructions de direction et de favoriser lrsquoameacutelioration des performances Il se manifeste par lrsquoorganisation les meacutethodes et proceacutedures de chacune des activiteacutes de lrsquoentreprise pour maintenir la peacuterenniteacute de celle-ci raquo (OEC XXXIIe congregraves national 1977)
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Objectifs
Lrsquoanalyse du systegraveme du controcircle interne de la fonction achats- fournisseurs doit permettre de srsquoassurer que
Les seacuteparations de fonctions sont suffisantesTous les achats de lrsquoentreprise sont correctement autoriseacutes et comptabiliseacutes Les achats comptabiliseacutes correspondent agrave des deacutepenses reacuteelles de lrsquoentrepriseCes deacutepenses sont faites dans lrsquointeacuterecirct de lrsquoentreprise et conformeacutement agrave son objetTous les achats enregistreacutes sont correctement eacutevalueacutesTous les avoirs agrave obtenir sont enregistreacutesToutes les dettes concernent les marchandises et services reccedilus sont enregistreacutees dans la bonne peacuteriodeLes engagements pris par lrsquoentreprise et devant figurer dans lrsquoannexe sont correctement suivis
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B Seacuteparation de fonctions
Appreacutecier la seacuteparation des fonctions en ce qui concerne
Emission de demandes drsquoachatsEtablissement des commandesAutorisation des commandesReacuteception des marchandises et servicesComparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reccedilus avec les commandesComparaison bon de reacuteceptioncommandefacture Imputation comptableVeacuterification de lrsquoimputation comptableControcircle des facturesSuivi des avoirs agrave recevoirBon agrave payerTenue du journal drsquoachatsTenue de lrsquoinventaire permanentTenue des comptes individuels fournisseursRapprochement des releveacutes fournisseurs avec les comptesRapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseursCentralisation du journal drsquoachatsSignature des chegravequesEnvoi des chegravequesAcceptation des traitesTenue du journal des effets agrave payerTenue du journal de treacutesorerieAnnulation des piegraveces justificativesApprobation des opeacuterations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs- creacutediteurs diversAccegraves agrave la comptabiliteacute geacuteneacuterale
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C Lrsquoappreacuteciation des proceacutedures du cycle AF
Lrsquoauditeur doit acqueacuterir une connaissance geacuteneacuterale des opeacuterations du cycle Ce nrsquoest qursquoagrave cette condition qursquoil pourra analyser de maniegravere pertinente les opeacuterations intervenues durant lrsquoexercice pour ce faire il devra prendre connaissance si possible drsquoun certain nombre de donneacutees statistiques concernant ce cycle Ces donneacutees peuvent ecirctre reacutesumeacutees comme ci-apregraves
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SOCIETE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
EXERCICE CLOS LE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant des achats annuels helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Maroc helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Import helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant annuel des avoirs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur du poste fournisseurs et comptes rattacheacutes helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont charges agrave payer helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Ratio fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
En jours drsquoachats TTC helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de factures mensuelles helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur moyenne des factures helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- risques particuliers helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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Dans le cas drsquoabsence du manuel de proceacutedures il est important drsquoeacutetablir le narratif des proceacutedures concernant le cycle drsquoachat afin drsquoacqueacuterir le maximum drsquoinformations pour une meilleure compreacutehension des circuits de traitement drsquoinformations Ceci se peut par des entretiens avec lrsquoensemble des intervenants dans le circuit afin drsquoavoir une vue plus deacutetailleacutee du circuit
Lrsquoensemble des constatations exprimeacutes par les responsables donne lieu agrave
1) Emission des demandes drsquoachat
La direction des travaux concerneacutes
Le service achat
Le service gestion
Le service du projet
Lrsquoeacutemission des demandes drsquoachats est obligatoire pour toutes les commandes supeacuterieures agrave 1000 dhs Apregraves avoir deacutetecteacute les besoins des diffeacuterents services
Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de lrsquoeacutemission
1048708 La numeacuterotation
1048708 Imputation
1048708 Deacutelai et lieu de livraison
1048708 Deacutesignation des articles
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2- circuit des demandes drsquoachat
1048708 Proceacutedure exceptionnelle
Pour lrsquoachat drsquoune fourniture revecirctant un caractegravere drsquourgence la commande pourra se faire directement par teacuteleacutephone entre la direction du projet et le service achat
1048708 Imprimeacutes de diffusion
Crsquoest lrsquoorganisation administrative de la circulation des imprimeacutes des DA
Exemplaire conserveacute par le client conserveacute par la direction des travaux conserveacute par le service achat original pour archivage et un autre transmis pour le service magasin pour le controcircle des livraisons
3- Etablissement des bons de commande
1048708 Emission des bons de commande
Le bon de commande reprend lrsquointeacutegraliteacute des informations porteacutees sur la demande drsquoachat
Numeacutero de la commande
Service traiteur achat
Reacutefeacuterence centre drsquoimputation code analytique
Deacutesignation du fournisseur
Condition des paiements
Dates et lieu de livraison
Date et visa du responsable achat
1048708 Circuit du bon de commande
1048708 Imprimeacute de diffusion
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Original envoyeacute au fournisseur est sera conserveacute par lui
Exemplaire envoyeacute au fournisseur et retourneacute impeacuterativement agrave lrsquoentreprise
4-Reacuteception de la marchandise
5- traitement et circuit des factures
1048708 Reacuteception de la facture
Facture fournisseur
Facture eacutetablie sur contrat
1048708 Preacutesentation type drsquoune facture
1048708 Enregistrement de la facture
1 Circuit
Lrsquoeacutemetteur la comptabiliteacute
Le service de gestion controcircle des imputations analytiques
Le service travaux accord pour paiement
La direction du projet accord pour paiement
2 classement
Mission des services
1048708 Controcircler et viser dans les plus brefs deacutelais les documents
1048708 Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabiliteacute
6- Regraveglement des factures fournisseurs
1048708 Il existe deux moyens de regraveglement
1048708 Le chegraveque
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1048708 Effet de commerce
Questionnaire
Commandes
Existe-t-il un systegraveme de deacuteclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent agrave une quantiteacute minimum
Si oui les quantiteacutes minimales sont elles revues reacuteguliegraverement en fonction des besoins reacuteels de la fabrication
Les commandes de biens et de services ne sont elles passeacutees que sur la base de demandes drsquoachats eacutetablies par des personnes habiliteacutees
Chaque service demandeur dispose-t-il drsquoun budget de deacutepenses preacutevisionnelles
Si oui la consommation de ces budgets est-elle suivie reacuteguliegraverement pour eacuteviter les deacutepassements
Ce suivi tient-il compte des commandes engageacutees mais non encore factureacutees Des bons de commandes sont-ils eacutetablis systeacutematiquement
Si oui sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Etablis en quantiteacute et en valeur Signeacutes par un responsable au vu de la demande drsquoachat Existe-il une liste des fournisseurs autoriseacutes pour les achats courants
Si oui est-elle
Approuveacutee par un responsable Reacuteguliegraverement mise agrave jour Les prix proposeacutes sont-ils compareacutes avec le marcheacute Les autres achats font-ils lrsquoobjet drsquoappels drsquooffres au moins au dessus drsquoun certain
montant Existe-il une proceacutedure permettant drsquoeacuteviter les commandes excessives
23Audit du cycle
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Si des bons de commandes preacute numeacuteroteacutes sont utiliseacutes leur seacutequence numeacuterique est-elle utiliseacutee pour
Enregistrer les engagements pris par lrsquoentreprise Identifier les retards drsquoexeacutecution Existe-il une proceacutedure de relance des fournisseurs en retard de livraison Ces
fournisseurs sont-ils soumis agrave des peacutenaliteacutes Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqueacute
Au service reacuteception A la comptabiliteacute Si oui ces services srsquoassurent-ils qursquoils les reccediloivent tous
La socieacuteteacute exerce-t-elle un controcircle sur les cadeaux et autres avantages accordeacutes aux acheteurs par les fournisseurs
Les proceacutedures de controcircle des achats sont-elles revues peacuteriodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indeacutependantes du service achat pour srsquoassurer que la politique de la socieacuteteacute est bien appliqueacutee
4 Reacuteception des marchandises et services
Existe-il un service de reacuteception
Les marchandises reccedilues sont-elles rapprocheacutees des bons de commande en ce qui concerne
Les quantiteacutes La qualiteacute
Des bons de reacuteception sont-ils eacutetablis systeacutematiquement mecircme pour les livraisons sur des chantiers exteacuterieurs ou chez des clients des deacutepositaires
Si oui sont-ils preacute-numeacuteroteacutes
Signeacutes par le reacuteceptionnaire Dateacutes La preacute-numeacuterotation des bons est-elle utiliseacutee pour controcircler Lrsquoexhaustiviteacute des bons transmis agrave la comptabiliteacute par centre de reacuteception Lrsquoenregistrement des mouvements de stocks
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Existe-il un systegraveme eacutequivalent au bon de reacuteception en matiegravere de service Les anomalies en matiegravere de quantiteacute et qualiteacute constateacutees font-elles lrsquoobjet drsquoun bon
de retour
Si oui ces bons sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Transmis agrave une personne chargeacutee drsquoobtenir les avoirs
5 Controcircle des factures
Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier agrave la comptabiliteacute
Le service comptable attribue-t-il un numeacutero drsquoordre chronologique aux factures et avoirs reccedilus avant de les transmettre aux personnes chargeacutees de les veacuterifier
Si oui garde t-il une trace de ces numeacuteros pour suivre le retour des factures et relancer le service concerneacute
Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuleacutes par apposition drsquoun tampon laquo duplicata raquo
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D LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE AF
Le cycle achats-fournisseurs est caracteacuteriseacute par un certain nombre de phases qui peuvent se preacutesenter comme suit
Lrsquoexpression des besoins
Deacuteclanchement de la commande
Reacuteception des biens ou services
Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
Mise en paiement des factures
Il est agrave noter que chacune de ces phases implique un ensemble drsquoobjectifs agrave atteindre entraicircnant des risques potentiels des mesures usuels de controcircle interne neacutecessaires et enfin implique des assertions drsquoaudit sur lesquelles lrsquoauditeur doit porter une attention particuliegravere
a Lrsquoexpression des besoins
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les besoins sont correctement deacutetermineacutes que lrsquoentreprise ne reacutealise pas drsquoachats inutiles et que les commandes neacutecessaires sont correctement lanceacutees
22 Risques potentielsRisques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner soit une rupture de stocks soit la constitution de stocks pleacutethoriques
La rupture de stocks peut entraicircner un retard ou un arrecirct de fabrication geacuteneacuterant soit des surcoucircts soit une sous-activiteacute Elle peut eacutegalement avoir pour conseacutequence des retards de livraisons aux clients et ecirctre agrave lrsquoorigine des litiges
La constitution drsquoun stock trop important majore les coucircts de stockage et creacutee un risque de deacuteteacuterioration des stocks Il en reacutesulte un
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risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
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somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
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Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
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2Audit du cycle
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A ROLE DE LA FONCTION ACHAT
Au cours des trois derniegraveres deacutecennies on est progressivement passeacute dune eacuteconomie de production agrave une eacuteconomie de marcheacute
En eacuteconomie de production le prix de vente dun produit est la somme des coucircts de lrsquoentreprise augmenteacutee dune marge beacuteneacuteficiaire
En eacuteconomie de marcheacute le prix de vente est dicteacute par la loi du marcheacute le prix de revient le plus bas devient donc lobjectif agrave atteindre
En eacuteconomie de marcheacute loffre est bien souvent supeacuterieure agrave la demande et il ne suffit plus de produire pour vendre ni mecircme de savoir vendre pour reacuteussir
Le succegraves de lentreprise deacutepend donc de sa capaciteacute agrave
Adapter son offre agrave la demande
Maicirctriser ses conditions internes dexploitation
Les achats ont un rocircle strateacutegique
Les entreprises consacrent 68 de leur chiffre daffaires aux achats La fonction achats se preacutesente donc comme strateacutegique dans lrsquoentreprise Elle est le garant de la qualiteacute des produits acheteacutes et elle constitue un centre de profit pour lentreprise
Lrsquoachat est devenu un processus complexe agrave caractegravere collectif Une cascade de prescriptions et de contraintes est imposeacutee par un ensemble de personnes aux fonctions diffeacuterentes concerneacutees agrave un moment donneacute par lachat
Dans une mecircme entreprise toutes ces contraintes et prescriptions proviennent dun grand nombre dacteurs et il revient tout naturellement agrave lacheteur den assurer la coordination
3Audit du cycle
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Lorganisation des achats
Lacheteur doit ecirctre placeacute dans une organisation permettant
de sinteacutegrer dans une chaicircne dont lobjectif est la satisfaction du client final doptimiser linteraction des fonctions de lentreprise Ce reacutesultat ne peut ecirctre obtenu quagrave partir dune plus grande rationalisation des achats Il est freacutequent de constater que le frein majeur agrave leacutevolution de la fonction en centre du profit est la confusion entre achats et approvisionnements
Ainsi la fonction achats se deacutecompose en trois sous fonctions majeures les approvisionnements les achats et le marketing achats
Tregraves globalement nous pouvons donner une premiegravere deacutefinition de ces trois sous fonctions
Lapprovisionnement Crsquoest une fonction dexeacutecution tourneacutee vers linteacuterieur de lentrepriseLa relation fournisseur est agrave court terme
Lachat Crsquoest une fonction dacquisition de ressources mateacuterielles de lentreprise tourneacutee vers lexteacuterieur
La relation fournisseur est agrave moyen terme
Le marketing achats Crsquoest une fonction de gestion des ressources mateacuterielles de lentreprise agrave long terme
4Audit du cycle
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Missions de la fonction Approvisionnements
exploitation du calcul des besoinstraitement des demandes dachatspassation des commandes de reacuteapprovisionnementpassation des commandes de deacutepannagesuivi des contratsrelance des livraisonssuivi des litigescontrocircle des performances des fournisseursgestion des stocksgestion de la sous-traitance de chargesetc
Mission de la fonction Achats
eacutelaboration dune politique dachatseacutelaboration du budget achatsdeacutetermination des objectifseacutevaluation des fournisseurs et consultationneacutegociation des marcheacutesreacutedaction des accordsetc
5Audit du cycle
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Lrsquoacheteur et son pouvoir
La puissance du donneur dordres sur loffreur ou inversement deacutetermine ineacutevitablement un rapport de forces qui pegravese lourdement sur les strateacutegies agrave adopter
Cette ineacutegaliteacute de pouvoir est lieacutee agrave la nature mecircme des eacutechanges commerciaux de distribution et industriels qui ne se font que rarement entre entreprises de taille identique
En revanche linterdeacutependance du demandeur et de loffreur nrsquoest pas neacutecessairement lieacutee agrave la taille des entreprises en preacutesence
La relation de lrsquoacheteur avec le marcheacute
Linterdeacutependance du demandeur et de loffreur peut ecirctre illustreacutee agrave travers quelques exemples
6Audit du cycle
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Cas de la sous-traitance avec un petit fournisseur
Pour lacheteur sous-traiter cest eacutetablir une relation de deacutependance forte avec un fournisseur car le produit nexiste quapregraves une relation aussi bien dordre technique que commercial entre les deux parties
Dune maniegravere geacuteneacuterale la deacutecision de sous-traiter est prise
a) pour reacuteduire les risques de sous charges cest la sous-traitance de capaciteacute (ou conjoncturelle)
Lentreprise acheteuse ne se donne comme moyens propres en hommes et machines que ceux quelle est certaine de rentabiliser par une charge constante et elle fait reacutealiser par un sous-traitant les suractiviteacutes ponctuelles Il est eacutevident que dans ce cas le rapport de forces est favorable agrave lacheteur car dans les peacuteriodes de reacutecession lentreprise acheteuse reacuteinteacutegrera ses fabrications
b) pour eacuteviter un investissement ne correspondant pas agrave la compeacutetence de lentreprise cest la sous-traitance de speacutecialiteacute (ou structurelle)
Le recours agrave ce type de sous-traitance est impeacuteratif quand le produit agrave fabriquer par lentreprise acheteuse est un systegraveme inteacutegrant de nombreuses piegraveces de technologie diffeacuterentes (meacutecanique transport eacutelectronique informatique etc)
Dans certains cas pour des raisons de savoir-faire ou de laquo prix agrave payer raquo si lon veut disposer de plusieurs sous-traitants pour un mecircme produit (mise en oeuvre doutillages de deacuteveloppements deacutetudes etc) le rapport de forces peut ecirctre favorable aux sous-traitants
En revanche travailler avec un petit sous-traitant procure lavantage de discuter directement avec le chef dentreprise les temps de communication se trouvent ainsi diminueacutes Comme nous le verrons tout au long de ce module une action de marketing achats aupregraves de petits sous-traitants permet deacutetablir une relation agrave long terme qui seacutecurise les deux parties En effet en contrepartie de son investissement le sous-
7Audit du cycle
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traitant a lassurance dune charge de travail de dureacutee plus importante que celle obtenue dans un systegraveme achat vente ponctuel
8Audit du cycle
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Cas de lapprovisionnement aupregraves dentreprises importantes
Pour lacheteur laquo traiter raquo avec une entreprise de taille importante est neacutecessaire chaque fois quil doit trouver un maicirctre drsquoœuvre ou un coopeacuterant capable de reacutealiser un ensemble complexe sinteacutegrant et participant au fonctionnement du produit final
Cest le cas par exemple de systegravemes monteacutes sur avions ou automobiles (eacutequipements de bord trains datterrissage parties de moteurs etc)
La relation de deacutependance est tregraves forte et souvent le rapport de forces est favorable au fournisseur
En effet apregraves une peacuteriode de deacuteveloppement commun les deux parties sont lieacutees agrave long terme et un changement de fournisseur est difficilement envisageable financiegraverement
Cette relation de long terme peut ecirctre une lourde contrainte pour lacheteur qui doit acheter des composants en grande quantiteacute et sur une longue peacuteriode La deacutemarche consiste alors pour lacheteur agrave convaincre le fabricant de traiter directement sans passer par les intermeacutediaires habituels
Il peut aussi effectuer une eacutetude make or buy ce qui revient au premier cas cest-agrave-dire trouver un maicirctre drsquoœuvre potentiel
9Audit du cycle
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B ASPECT COMPTABLE
61 CHARGES DrsquoEXPLOITATION
La rubrique 61 regroupe les postes suivants
- 611 Achats revendus de marchandises- 612 Achats consommeacutes de matiegraveres et fournitures- 613 614 Autres charges externes- 616 Impocircts et taxes- 617 Frais de personnel- 618 Autres charges drsquoexploitation- 619 Dotations drsquoexploitation
6121 Achats de matiegraveres premiegraveres
6122 Achats non stockeacutes de matiegraveres et fournitures consommables
Sont deacutebiteacutes du prix drsquoachat net des taxes leacutegalement reacutecupeacuterables par le creacutedit drsquoun compte de tiers ou de treacutesorerie
La TVA deacuteductible correspondante est comptabiliseacutee au deacutebit du compte ldquoEtat-TVA reacutecupeacuterablerdquo
6123 Achats drsquoemballages
Ce compte enregistre les achats drsquoemballages qui peuvent soit ecirctre gardeacutes par lrsquoentreprise soit restitueacutes agrave son fournisseur soit avoir un usage agrave la convenance du client
10Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
6124 Variation des stocks de matiegraveres et fournitures
Ces comptes enregistrent agrave leur deacutebit les entreacutees en stocks et agrave leur creacutedit les sorties
Les soldes de ces comptes repreacutesentent la variation de la valeur des inventaires entre le deacutebut et la fin de lrsquoexercice et sont utiliseacutes comme des comptes correcteurs des comptes drsquoachat pour deacuteterminer la valeur des achats consommeacutes qui repreacutesentent les charges reacuteelles de lrsquoexercice
6125 Achats non stockeacutes de matiegraveres et de fournitures
Ce compte regroupe tous les achats non stockeacutes (eau eacutelectriciteacute) ou ne transitant pas par une uniteacute de stockage de lrsquoentreprise tels que ceux affeacuterents agrave des fournitures dont les existants en fin drsquoexercice sont inscrits en tant que charges constateacutees drsquoavance au deacutebit du compte 3491
6126 Achats de travaux eacutetudes et prestations de services
Ce compte regroupe les achats HT des travaux eacutetudes et prestations sous-traiteacutes pour le compte de lrsquoentreprise par des tiers
Il est subdiviseacute par nature de prestations
6128 Achats de matiegraveres et de fournitures des exercices anteacuterieurs
Ce compte enregistre les achats de matiegraveres et fournitures affeacuterents aux exercices anteacuterieurs
11Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
6129 RRRO sur achats consommeacutes de matiegraveres et fournitures
Les RRR dont beacuteneacuteficie lrsquoentreprise aupregraves de ses fournisseurs sont comptabiliseacutes au cours de lrsquoexercice au creacutedit du compte avec le deacutebit du compte de tiers concerneacute
441 FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES
Le compte 4411 laquo Fournisseurs raquo est creacutediteacute du montant des factures drsquoachats de biens ou de services par le deacutebit
Des comptes concerneacutes de la classe 6 pour le montant hors taxes reacutecupeacuterables pour les charges de fonctionnement Des comptes du poste 3413 pour les eacuteleacutements constitutifs du coucirct de production des opeacuterations en maicirctrise drsquoouvrage directe pour le montant hors taxes reacutecupeacuterables Du compte 3455 laquo Etat TVA reacutecupeacuterable raquo pour le montant des taxes reacutecupeacuterables Du compte 3471 laquo Immeubles en cours mandants raquo pour les eacuteleacutements constitutifs du coucirct de production pour les opeacuterations en maicirctrise drsquoouvrage deacuteleacutegueacutee
Le compte 4411 laquo fournisseurs raquo
Ce mecircme compte est deacutebiteacute par le creacutedit
Drsquoun compte de treacutesorerie lors des regraveglements des factures aux fournisseurs Du compte 4415 laquo Fournisseurs ndash effets agrave payer raquo en cas drsquoacceptation drsquoune lettre de change ou de lrsquoeacutemission drsquoun billet agrave ordre par lrsquoentreprise Du compte de stocks ou 6119 6129 ou 6149 laquo Rabais remises et ristournes obtenus raquo pour le montant des reacuteductions obtenues hors factures Du compte 3411 laquo Fournisseurs avances et acomptes verseacutes sur commandes drsquoexploitation raquo pour solde de ce compte le cas eacutecheacuteant
Le compte 4413 laquo Fournisseurs retenues de garantie raquo
Reccediloit agrave son creacutedit par le deacutebit du compte fournisseur inteacuteresseacute le montant des retenues effectueacutees sur le prix convenu jusqursquoagrave lrsquoeacutecheacuteance du terme de garantie preacutevue
12Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce compte peut ecirctre scindeacute entre les opeacuterations propres les opeacuterations MOD et le fonctionnement
Le compte 4415 est creacutediteacute par le deacutebit du compte laquo Fournisseurs raquo lors de lrsquoacceptation drsquoun effet ou de lrsquoeacutemission drsquoun billet agrave ordre par lrsquoentreprise
Le compte 4417 laquo Fournisseurs ndash factures non parvenues raquo
Crsquoest un compte de reacutegularisation (Transitoire) rattacheacute au compte fournisseur concerneacute il convient alors pour ne pas fausser les reacutesultats de deacutebiter le compte de charges concerneacute par le creacutedit du compte 4417
Le compte ci-dessus est creacutediteacute du montant de la dette toutes taxes comprises par le deacutebit des comptes de la classe 3 ou de la classe 6 concerneacutes et du compte de TVA reacutecupeacuterable Lrsquoentreprise peut aussi opter pour la comptabilisation hors taxes de cette opeacuteration
A lrsquoouverture de lrsquoexercice suivant cette eacutecriture est contre-passeacutee Les entreprises qui le jugent opportun peuvent faire jouer le compte 4417 agrave la fin de chaque peacuteriode comptable et non pas uniquement agrave la clocircture de lrsquoexercice
Le compte 4418 laquo Autres fournisseurs et comptes rattacheacutes raquo
Il est destineacute agrave enregistrer les autres opeacuterations avec les fournisseurs non speacutecifieacutees
13Audit du cycle
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14Audit du cycle
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CHAPITRE I PHASE DrsquoEVALUATION DU CONTROLE INTERNE
Deacutefinitions et objectifs du controcircle interne du cycle achats fournisseurs
Lrsquoeacutevaluation du controcircle interne constitue une eacutetape indispensable de la deacutemarche drsquoaudit Elle permet drsquoappreacutecier lrsquoorganisation et le systegraveme drsquoinformation qui concourent agrave la production des comptes soumis agrave la certification
Deacutefinition
Il existe de nombreuses deacutefinitions du controcircle interne Cependant la deacutefinition la plus usiteacutee est celle de Lrsquoordre des experts comptables franccedilais Ce dernier deacutefinit le controcircle interne dans le laquo Meacutemento Pratique Francis Lefebvre raquo comme
laquo Lrsquoensemble des seacutecuriteacutes contribuant agrave la maicirctrise de lrsquoentreprise Il a pour but drsquoun coteacute drsquoassurer la protection la sauvegarde du patrimoine et la qualiteacute de lrsquoinformation de lrsquoautre lrsquoapplication des instructions de direction et de favoriser lrsquoameacutelioration des performances Il se manifeste par lrsquoorganisation les meacutethodes et proceacutedures de chacune des activiteacutes de lrsquoentreprise pour maintenir la peacuterenniteacute de celle-ci raquo (OEC XXXIIe congregraves national 1977)
15Audit du cycle
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Objectifs
Lrsquoanalyse du systegraveme du controcircle interne de la fonction achats- fournisseurs doit permettre de srsquoassurer que
Les seacuteparations de fonctions sont suffisantesTous les achats de lrsquoentreprise sont correctement autoriseacutes et comptabiliseacutes Les achats comptabiliseacutes correspondent agrave des deacutepenses reacuteelles de lrsquoentrepriseCes deacutepenses sont faites dans lrsquointeacuterecirct de lrsquoentreprise et conformeacutement agrave son objetTous les achats enregistreacutes sont correctement eacutevalueacutesTous les avoirs agrave obtenir sont enregistreacutesToutes les dettes concernent les marchandises et services reccedilus sont enregistreacutees dans la bonne peacuteriodeLes engagements pris par lrsquoentreprise et devant figurer dans lrsquoannexe sont correctement suivis
16Audit du cycle
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B Seacuteparation de fonctions
Appreacutecier la seacuteparation des fonctions en ce qui concerne
Emission de demandes drsquoachatsEtablissement des commandesAutorisation des commandesReacuteception des marchandises et servicesComparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reccedilus avec les commandesComparaison bon de reacuteceptioncommandefacture Imputation comptableVeacuterification de lrsquoimputation comptableControcircle des facturesSuivi des avoirs agrave recevoirBon agrave payerTenue du journal drsquoachatsTenue de lrsquoinventaire permanentTenue des comptes individuels fournisseursRapprochement des releveacutes fournisseurs avec les comptesRapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseursCentralisation du journal drsquoachatsSignature des chegravequesEnvoi des chegravequesAcceptation des traitesTenue du journal des effets agrave payerTenue du journal de treacutesorerieAnnulation des piegraveces justificativesApprobation des opeacuterations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs- creacutediteurs diversAccegraves agrave la comptabiliteacute geacuteneacuterale
17Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
C Lrsquoappreacuteciation des proceacutedures du cycle AF
Lrsquoauditeur doit acqueacuterir une connaissance geacuteneacuterale des opeacuterations du cycle Ce nrsquoest qursquoagrave cette condition qursquoil pourra analyser de maniegravere pertinente les opeacuterations intervenues durant lrsquoexercice pour ce faire il devra prendre connaissance si possible drsquoun certain nombre de donneacutees statistiques concernant ce cycle Ces donneacutees peuvent ecirctre reacutesumeacutees comme ci-apregraves
18Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
SOCIETE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
EXERCICE CLOS LE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant des achats annuels helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Maroc helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Import helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant annuel des avoirs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur du poste fournisseurs et comptes rattacheacutes helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont charges agrave payer helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Ratio fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
En jours drsquoachats TTC helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de factures mensuelles helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur moyenne des factures helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- risques particuliers helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Dans le cas drsquoabsence du manuel de proceacutedures il est important drsquoeacutetablir le narratif des proceacutedures concernant le cycle drsquoachat afin drsquoacqueacuterir le maximum drsquoinformations pour une meilleure compreacutehension des circuits de traitement drsquoinformations Ceci se peut par des entretiens avec lrsquoensemble des intervenants dans le circuit afin drsquoavoir une vue plus deacutetailleacutee du circuit
Lrsquoensemble des constatations exprimeacutes par les responsables donne lieu agrave
1) Emission des demandes drsquoachat
La direction des travaux concerneacutes
Le service achat
Le service gestion
Le service du projet
Lrsquoeacutemission des demandes drsquoachats est obligatoire pour toutes les commandes supeacuterieures agrave 1000 dhs Apregraves avoir deacutetecteacute les besoins des diffeacuterents services
Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de lrsquoeacutemission
1048708 La numeacuterotation
1048708 Imputation
1048708 Deacutelai et lieu de livraison
1048708 Deacutesignation des articles
20Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
2- circuit des demandes drsquoachat
1048708 Proceacutedure exceptionnelle
Pour lrsquoachat drsquoune fourniture revecirctant un caractegravere drsquourgence la commande pourra se faire directement par teacuteleacutephone entre la direction du projet et le service achat
1048708 Imprimeacutes de diffusion
Crsquoest lrsquoorganisation administrative de la circulation des imprimeacutes des DA
Exemplaire conserveacute par le client conserveacute par la direction des travaux conserveacute par le service achat original pour archivage et un autre transmis pour le service magasin pour le controcircle des livraisons
3- Etablissement des bons de commande
1048708 Emission des bons de commande
Le bon de commande reprend lrsquointeacutegraliteacute des informations porteacutees sur la demande drsquoachat
Numeacutero de la commande
Service traiteur achat
Reacutefeacuterence centre drsquoimputation code analytique
Deacutesignation du fournisseur
Condition des paiements
Dates et lieu de livraison
Date et visa du responsable achat
1048708 Circuit du bon de commande
1048708 Imprimeacute de diffusion
21Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Original envoyeacute au fournisseur est sera conserveacute par lui
Exemplaire envoyeacute au fournisseur et retourneacute impeacuterativement agrave lrsquoentreprise
4-Reacuteception de la marchandise
5- traitement et circuit des factures
1048708 Reacuteception de la facture
Facture fournisseur
Facture eacutetablie sur contrat
1048708 Preacutesentation type drsquoune facture
1048708 Enregistrement de la facture
1 Circuit
Lrsquoeacutemetteur la comptabiliteacute
Le service de gestion controcircle des imputations analytiques
Le service travaux accord pour paiement
La direction du projet accord pour paiement
2 classement
Mission des services
1048708 Controcircler et viser dans les plus brefs deacutelais les documents
1048708 Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabiliteacute
6- Regraveglement des factures fournisseurs
1048708 Il existe deux moyens de regraveglement
1048708 Le chegraveque
22Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
1048708 Effet de commerce
Questionnaire
Commandes
Existe-t-il un systegraveme de deacuteclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent agrave une quantiteacute minimum
Si oui les quantiteacutes minimales sont elles revues reacuteguliegraverement en fonction des besoins reacuteels de la fabrication
Les commandes de biens et de services ne sont elles passeacutees que sur la base de demandes drsquoachats eacutetablies par des personnes habiliteacutees
Chaque service demandeur dispose-t-il drsquoun budget de deacutepenses preacutevisionnelles
Si oui la consommation de ces budgets est-elle suivie reacuteguliegraverement pour eacuteviter les deacutepassements
Ce suivi tient-il compte des commandes engageacutees mais non encore factureacutees Des bons de commandes sont-ils eacutetablis systeacutematiquement
Si oui sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Etablis en quantiteacute et en valeur Signeacutes par un responsable au vu de la demande drsquoachat Existe-il une liste des fournisseurs autoriseacutes pour les achats courants
Si oui est-elle
Approuveacutee par un responsable Reacuteguliegraverement mise agrave jour Les prix proposeacutes sont-ils compareacutes avec le marcheacute Les autres achats font-ils lrsquoobjet drsquoappels drsquooffres au moins au dessus drsquoun certain
montant Existe-il une proceacutedure permettant drsquoeacuteviter les commandes excessives
23Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Si des bons de commandes preacute numeacuteroteacutes sont utiliseacutes leur seacutequence numeacuterique est-elle utiliseacutee pour
Enregistrer les engagements pris par lrsquoentreprise Identifier les retards drsquoexeacutecution Existe-il une proceacutedure de relance des fournisseurs en retard de livraison Ces
fournisseurs sont-ils soumis agrave des peacutenaliteacutes Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqueacute
Au service reacuteception A la comptabiliteacute Si oui ces services srsquoassurent-ils qursquoils les reccediloivent tous
La socieacuteteacute exerce-t-elle un controcircle sur les cadeaux et autres avantages accordeacutes aux acheteurs par les fournisseurs
Les proceacutedures de controcircle des achats sont-elles revues peacuteriodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indeacutependantes du service achat pour srsquoassurer que la politique de la socieacuteteacute est bien appliqueacutee
4 Reacuteception des marchandises et services
Existe-il un service de reacuteception
Les marchandises reccedilues sont-elles rapprocheacutees des bons de commande en ce qui concerne
Les quantiteacutes La qualiteacute
Des bons de reacuteception sont-ils eacutetablis systeacutematiquement mecircme pour les livraisons sur des chantiers exteacuterieurs ou chez des clients des deacutepositaires
Si oui sont-ils preacute-numeacuteroteacutes
Signeacutes par le reacuteceptionnaire Dateacutes La preacute-numeacuterotation des bons est-elle utiliseacutee pour controcircler Lrsquoexhaustiviteacute des bons transmis agrave la comptabiliteacute par centre de reacuteception Lrsquoenregistrement des mouvements de stocks
24Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Existe-il un systegraveme eacutequivalent au bon de reacuteception en matiegravere de service Les anomalies en matiegravere de quantiteacute et qualiteacute constateacutees font-elles lrsquoobjet drsquoun bon
de retour
Si oui ces bons sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Transmis agrave une personne chargeacutee drsquoobtenir les avoirs
5 Controcircle des factures
Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier agrave la comptabiliteacute
Le service comptable attribue-t-il un numeacutero drsquoordre chronologique aux factures et avoirs reccedilus avant de les transmettre aux personnes chargeacutees de les veacuterifier
Si oui garde t-il une trace de ces numeacuteros pour suivre le retour des factures et relancer le service concerneacute
Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuleacutes par apposition drsquoun tampon laquo duplicata raquo
25Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE AF
Le cycle achats-fournisseurs est caracteacuteriseacute par un certain nombre de phases qui peuvent se preacutesenter comme suit
Lrsquoexpression des besoins
Deacuteclanchement de la commande
Reacuteception des biens ou services
Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
Mise en paiement des factures
Il est agrave noter que chacune de ces phases implique un ensemble drsquoobjectifs agrave atteindre entraicircnant des risques potentiels des mesures usuels de controcircle interne neacutecessaires et enfin implique des assertions drsquoaudit sur lesquelles lrsquoauditeur doit porter une attention particuliegravere
a Lrsquoexpression des besoins
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les besoins sont correctement deacutetermineacutes que lrsquoentreprise ne reacutealise pas drsquoachats inutiles et que les commandes neacutecessaires sont correctement lanceacutees
22 Risques potentielsRisques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner soit une rupture de stocks soit la constitution de stocks pleacutethoriques
La rupture de stocks peut entraicircner un retard ou un arrecirct de fabrication geacuteneacuterant soit des surcoucircts soit une sous-activiteacute Elle peut eacutegalement avoir pour conseacutequence des retards de livraisons aux clients et ecirctre agrave lrsquoorigine des litiges
La constitution drsquoun stock trop important majore les coucircts de stockage et creacutee un risque de deacuteteacuterioration des stocks Il en reacutesulte un
26Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
A ROLE DE LA FONCTION ACHAT
Au cours des trois derniegraveres deacutecennies on est progressivement passeacute dune eacuteconomie de production agrave une eacuteconomie de marcheacute
En eacuteconomie de production le prix de vente dun produit est la somme des coucircts de lrsquoentreprise augmenteacutee dune marge beacuteneacuteficiaire
En eacuteconomie de marcheacute le prix de vente est dicteacute par la loi du marcheacute le prix de revient le plus bas devient donc lobjectif agrave atteindre
En eacuteconomie de marcheacute loffre est bien souvent supeacuterieure agrave la demande et il ne suffit plus de produire pour vendre ni mecircme de savoir vendre pour reacuteussir
Le succegraves de lentreprise deacutepend donc de sa capaciteacute agrave
Adapter son offre agrave la demande
Maicirctriser ses conditions internes dexploitation
Les achats ont un rocircle strateacutegique
Les entreprises consacrent 68 de leur chiffre daffaires aux achats La fonction achats se preacutesente donc comme strateacutegique dans lrsquoentreprise Elle est le garant de la qualiteacute des produits acheteacutes et elle constitue un centre de profit pour lentreprise
Lrsquoachat est devenu un processus complexe agrave caractegravere collectif Une cascade de prescriptions et de contraintes est imposeacutee par un ensemble de personnes aux fonctions diffeacuterentes concerneacutees agrave un moment donneacute par lachat
Dans une mecircme entreprise toutes ces contraintes et prescriptions proviennent dun grand nombre dacteurs et il revient tout naturellement agrave lacheteur den assurer la coordination
3Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorganisation des achats
Lacheteur doit ecirctre placeacute dans une organisation permettant
de sinteacutegrer dans une chaicircne dont lobjectif est la satisfaction du client final doptimiser linteraction des fonctions de lentreprise Ce reacutesultat ne peut ecirctre obtenu quagrave partir dune plus grande rationalisation des achats Il est freacutequent de constater que le frein majeur agrave leacutevolution de la fonction en centre du profit est la confusion entre achats et approvisionnements
Ainsi la fonction achats se deacutecompose en trois sous fonctions majeures les approvisionnements les achats et le marketing achats
Tregraves globalement nous pouvons donner une premiegravere deacutefinition de ces trois sous fonctions
Lapprovisionnement Crsquoest une fonction dexeacutecution tourneacutee vers linteacuterieur de lentrepriseLa relation fournisseur est agrave court terme
Lachat Crsquoest une fonction dacquisition de ressources mateacuterielles de lentreprise tourneacutee vers lexteacuterieur
La relation fournisseur est agrave moyen terme
Le marketing achats Crsquoest une fonction de gestion des ressources mateacuterielles de lentreprise agrave long terme
4Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Missions de la fonction Approvisionnements
exploitation du calcul des besoinstraitement des demandes dachatspassation des commandes de reacuteapprovisionnementpassation des commandes de deacutepannagesuivi des contratsrelance des livraisonssuivi des litigescontrocircle des performances des fournisseursgestion des stocksgestion de la sous-traitance de chargesetc
Mission de la fonction Achats
eacutelaboration dune politique dachatseacutelaboration du budget achatsdeacutetermination des objectifseacutevaluation des fournisseurs et consultationneacutegociation des marcheacutesreacutedaction des accordsetc
5Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoacheteur et son pouvoir
La puissance du donneur dordres sur loffreur ou inversement deacutetermine ineacutevitablement un rapport de forces qui pegravese lourdement sur les strateacutegies agrave adopter
Cette ineacutegaliteacute de pouvoir est lieacutee agrave la nature mecircme des eacutechanges commerciaux de distribution et industriels qui ne se font que rarement entre entreprises de taille identique
En revanche linterdeacutependance du demandeur et de loffreur nrsquoest pas neacutecessairement lieacutee agrave la taille des entreprises en preacutesence
La relation de lrsquoacheteur avec le marcheacute
Linterdeacutependance du demandeur et de loffreur peut ecirctre illustreacutee agrave travers quelques exemples
6Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Cas de la sous-traitance avec un petit fournisseur
Pour lacheteur sous-traiter cest eacutetablir une relation de deacutependance forte avec un fournisseur car le produit nexiste quapregraves une relation aussi bien dordre technique que commercial entre les deux parties
Dune maniegravere geacuteneacuterale la deacutecision de sous-traiter est prise
a) pour reacuteduire les risques de sous charges cest la sous-traitance de capaciteacute (ou conjoncturelle)
Lentreprise acheteuse ne se donne comme moyens propres en hommes et machines que ceux quelle est certaine de rentabiliser par une charge constante et elle fait reacutealiser par un sous-traitant les suractiviteacutes ponctuelles Il est eacutevident que dans ce cas le rapport de forces est favorable agrave lacheteur car dans les peacuteriodes de reacutecession lentreprise acheteuse reacuteinteacutegrera ses fabrications
b) pour eacuteviter un investissement ne correspondant pas agrave la compeacutetence de lentreprise cest la sous-traitance de speacutecialiteacute (ou structurelle)
Le recours agrave ce type de sous-traitance est impeacuteratif quand le produit agrave fabriquer par lentreprise acheteuse est un systegraveme inteacutegrant de nombreuses piegraveces de technologie diffeacuterentes (meacutecanique transport eacutelectronique informatique etc)
Dans certains cas pour des raisons de savoir-faire ou de laquo prix agrave payer raquo si lon veut disposer de plusieurs sous-traitants pour un mecircme produit (mise en oeuvre doutillages de deacuteveloppements deacutetudes etc) le rapport de forces peut ecirctre favorable aux sous-traitants
En revanche travailler avec un petit sous-traitant procure lavantage de discuter directement avec le chef dentreprise les temps de communication se trouvent ainsi diminueacutes Comme nous le verrons tout au long de ce module une action de marketing achats aupregraves de petits sous-traitants permet deacutetablir une relation agrave long terme qui seacutecurise les deux parties En effet en contrepartie de son investissement le sous-
7Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
traitant a lassurance dune charge de travail de dureacutee plus importante que celle obtenue dans un systegraveme achat vente ponctuel
8Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Cas de lapprovisionnement aupregraves dentreprises importantes
Pour lacheteur laquo traiter raquo avec une entreprise de taille importante est neacutecessaire chaque fois quil doit trouver un maicirctre drsquoœuvre ou un coopeacuterant capable de reacutealiser un ensemble complexe sinteacutegrant et participant au fonctionnement du produit final
Cest le cas par exemple de systegravemes monteacutes sur avions ou automobiles (eacutequipements de bord trains datterrissage parties de moteurs etc)
La relation de deacutependance est tregraves forte et souvent le rapport de forces est favorable au fournisseur
En effet apregraves une peacuteriode de deacuteveloppement commun les deux parties sont lieacutees agrave long terme et un changement de fournisseur est difficilement envisageable financiegraverement
Cette relation de long terme peut ecirctre une lourde contrainte pour lacheteur qui doit acheter des composants en grande quantiteacute et sur une longue peacuteriode La deacutemarche consiste alors pour lacheteur agrave convaincre le fabricant de traiter directement sans passer par les intermeacutediaires habituels
Il peut aussi effectuer une eacutetude make or buy ce qui revient au premier cas cest-agrave-dire trouver un maicirctre drsquoœuvre potentiel
9Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
B ASPECT COMPTABLE
61 CHARGES DrsquoEXPLOITATION
La rubrique 61 regroupe les postes suivants
- 611 Achats revendus de marchandises- 612 Achats consommeacutes de matiegraveres et fournitures- 613 614 Autres charges externes- 616 Impocircts et taxes- 617 Frais de personnel- 618 Autres charges drsquoexploitation- 619 Dotations drsquoexploitation
6121 Achats de matiegraveres premiegraveres
6122 Achats non stockeacutes de matiegraveres et fournitures consommables
Sont deacutebiteacutes du prix drsquoachat net des taxes leacutegalement reacutecupeacuterables par le creacutedit drsquoun compte de tiers ou de treacutesorerie
La TVA deacuteductible correspondante est comptabiliseacutee au deacutebit du compte ldquoEtat-TVA reacutecupeacuterablerdquo
6123 Achats drsquoemballages
Ce compte enregistre les achats drsquoemballages qui peuvent soit ecirctre gardeacutes par lrsquoentreprise soit restitueacutes agrave son fournisseur soit avoir un usage agrave la convenance du client
10Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
6124 Variation des stocks de matiegraveres et fournitures
Ces comptes enregistrent agrave leur deacutebit les entreacutees en stocks et agrave leur creacutedit les sorties
Les soldes de ces comptes repreacutesentent la variation de la valeur des inventaires entre le deacutebut et la fin de lrsquoexercice et sont utiliseacutes comme des comptes correcteurs des comptes drsquoachat pour deacuteterminer la valeur des achats consommeacutes qui repreacutesentent les charges reacuteelles de lrsquoexercice
6125 Achats non stockeacutes de matiegraveres et de fournitures
Ce compte regroupe tous les achats non stockeacutes (eau eacutelectriciteacute) ou ne transitant pas par une uniteacute de stockage de lrsquoentreprise tels que ceux affeacuterents agrave des fournitures dont les existants en fin drsquoexercice sont inscrits en tant que charges constateacutees drsquoavance au deacutebit du compte 3491
6126 Achats de travaux eacutetudes et prestations de services
Ce compte regroupe les achats HT des travaux eacutetudes et prestations sous-traiteacutes pour le compte de lrsquoentreprise par des tiers
Il est subdiviseacute par nature de prestations
6128 Achats de matiegraveres et de fournitures des exercices anteacuterieurs
Ce compte enregistre les achats de matiegraveres et fournitures affeacuterents aux exercices anteacuterieurs
11Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
6129 RRRO sur achats consommeacutes de matiegraveres et fournitures
Les RRR dont beacuteneacuteficie lrsquoentreprise aupregraves de ses fournisseurs sont comptabiliseacutes au cours de lrsquoexercice au creacutedit du compte avec le deacutebit du compte de tiers concerneacute
441 FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES
Le compte 4411 laquo Fournisseurs raquo est creacutediteacute du montant des factures drsquoachats de biens ou de services par le deacutebit
Des comptes concerneacutes de la classe 6 pour le montant hors taxes reacutecupeacuterables pour les charges de fonctionnement Des comptes du poste 3413 pour les eacuteleacutements constitutifs du coucirct de production des opeacuterations en maicirctrise drsquoouvrage directe pour le montant hors taxes reacutecupeacuterables Du compte 3455 laquo Etat TVA reacutecupeacuterable raquo pour le montant des taxes reacutecupeacuterables Du compte 3471 laquo Immeubles en cours mandants raquo pour les eacuteleacutements constitutifs du coucirct de production pour les opeacuterations en maicirctrise drsquoouvrage deacuteleacutegueacutee
Le compte 4411 laquo fournisseurs raquo
Ce mecircme compte est deacutebiteacute par le creacutedit
Drsquoun compte de treacutesorerie lors des regraveglements des factures aux fournisseurs Du compte 4415 laquo Fournisseurs ndash effets agrave payer raquo en cas drsquoacceptation drsquoune lettre de change ou de lrsquoeacutemission drsquoun billet agrave ordre par lrsquoentreprise Du compte de stocks ou 6119 6129 ou 6149 laquo Rabais remises et ristournes obtenus raquo pour le montant des reacuteductions obtenues hors factures Du compte 3411 laquo Fournisseurs avances et acomptes verseacutes sur commandes drsquoexploitation raquo pour solde de ce compte le cas eacutecheacuteant
Le compte 4413 laquo Fournisseurs retenues de garantie raquo
Reccediloit agrave son creacutedit par le deacutebit du compte fournisseur inteacuteresseacute le montant des retenues effectueacutees sur le prix convenu jusqursquoagrave lrsquoeacutecheacuteance du terme de garantie preacutevue
12Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce compte peut ecirctre scindeacute entre les opeacuterations propres les opeacuterations MOD et le fonctionnement
Le compte 4415 est creacutediteacute par le deacutebit du compte laquo Fournisseurs raquo lors de lrsquoacceptation drsquoun effet ou de lrsquoeacutemission drsquoun billet agrave ordre par lrsquoentreprise
Le compte 4417 laquo Fournisseurs ndash factures non parvenues raquo
Crsquoest un compte de reacutegularisation (Transitoire) rattacheacute au compte fournisseur concerneacute il convient alors pour ne pas fausser les reacutesultats de deacutebiter le compte de charges concerneacute par le creacutedit du compte 4417
Le compte ci-dessus est creacutediteacute du montant de la dette toutes taxes comprises par le deacutebit des comptes de la classe 3 ou de la classe 6 concerneacutes et du compte de TVA reacutecupeacuterable Lrsquoentreprise peut aussi opter pour la comptabilisation hors taxes de cette opeacuteration
A lrsquoouverture de lrsquoexercice suivant cette eacutecriture est contre-passeacutee Les entreprises qui le jugent opportun peuvent faire jouer le compte 4417 agrave la fin de chaque peacuteriode comptable et non pas uniquement agrave la clocircture de lrsquoexercice
Le compte 4418 laquo Autres fournisseurs et comptes rattacheacutes raquo
Il est destineacute agrave enregistrer les autres opeacuterations avec les fournisseurs non speacutecifieacutees
13Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
14Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE I PHASE DrsquoEVALUATION DU CONTROLE INTERNE
Deacutefinitions et objectifs du controcircle interne du cycle achats fournisseurs
Lrsquoeacutevaluation du controcircle interne constitue une eacutetape indispensable de la deacutemarche drsquoaudit Elle permet drsquoappreacutecier lrsquoorganisation et le systegraveme drsquoinformation qui concourent agrave la production des comptes soumis agrave la certification
Deacutefinition
Il existe de nombreuses deacutefinitions du controcircle interne Cependant la deacutefinition la plus usiteacutee est celle de Lrsquoordre des experts comptables franccedilais Ce dernier deacutefinit le controcircle interne dans le laquo Meacutemento Pratique Francis Lefebvre raquo comme
laquo Lrsquoensemble des seacutecuriteacutes contribuant agrave la maicirctrise de lrsquoentreprise Il a pour but drsquoun coteacute drsquoassurer la protection la sauvegarde du patrimoine et la qualiteacute de lrsquoinformation de lrsquoautre lrsquoapplication des instructions de direction et de favoriser lrsquoameacutelioration des performances Il se manifeste par lrsquoorganisation les meacutethodes et proceacutedures de chacune des activiteacutes de lrsquoentreprise pour maintenir la peacuterenniteacute de celle-ci raquo (OEC XXXIIe congregraves national 1977)
15Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Objectifs
Lrsquoanalyse du systegraveme du controcircle interne de la fonction achats- fournisseurs doit permettre de srsquoassurer que
Les seacuteparations de fonctions sont suffisantesTous les achats de lrsquoentreprise sont correctement autoriseacutes et comptabiliseacutes Les achats comptabiliseacutes correspondent agrave des deacutepenses reacuteelles de lrsquoentrepriseCes deacutepenses sont faites dans lrsquointeacuterecirct de lrsquoentreprise et conformeacutement agrave son objetTous les achats enregistreacutes sont correctement eacutevalueacutesTous les avoirs agrave obtenir sont enregistreacutesToutes les dettes concernent les marchandises et services reccedilus sont enregistreacutees dans la bonne peacuteriodeLes engagements pris par lrsquoentreprise et devant figurer dans lrsquoannexe sont correctement suivis
16Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
B Seacuteparation de fonctions
Appreacutecier la seacuteparation des fonctions en ce qui concerne
Emission de demandes drsquoachatsEtablissement des commandesAutorisation des commandesReacuteception des marchandises et servicesComparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reccedilus avec les commandesComparaison bon de reacuteceptioncommandefacture Imputation comptableVeacuterification de lrsquoimputation comptableControcircle des facturesSuivi des avoirs agrave recevoirBon agrave payerTenue du journal drsquoachatsTenue de lrsquoinventaire permanentTenue des comptes individuels fournisseursRapprochement des releveacutes fournisseurs avec les comptesRapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseursCentralisation du journal drsquoachatsSignature des chegravequesEnvoi des chegravequesAcceptation des traitesTenue du journal des effets agrave payerTenue du journal de treacutesorerieAnnulation des piegraveces justificativesApprobation des opeacuterations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs- creacutediteurs diversAccegraves agrave la comptabiliteacute geacuteneacuterale
17Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
C Lrsquoappreacuteciation des proceacutedures du cycle AF
Lrsquoauditeur doit acqueacuterir une connaissance geacuteneacuterale des opeacuterations du cycle Ce nrsquoest qursquoagrave cette condition qursquoil pourra analyser de maniegravere pertinente les opeacuterations intervenues durant lrsquoexercice pour ce faire il devra prendre connaissance si possible drsquoun certain nombre de donneacutees statistiques concernant ce cycle Ces donneacutees peuvent ecirctre reacutesumeacutees comme ci-apregraves
18Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
SOCIETE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
EXERCICE CLOS LE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant des achats annuels helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Maroc helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Import helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant annuel des avoirs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur du poste fournisseurs et comptes rattacheacutes helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont charges agrave payer helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Ratio fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
En jours drsquoachats TTC helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de factures mensuelles helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur moyenne des factures helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- risques particuliers helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
19Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Dans le cas drsquoabsence du manuel de proceacutedures il est important drsquoeacutetablir le narratif des proceacutedures concernant le cycle drsquoachat afin drsquoacqueacuterir le maximum drsquoinformations pour une meilleure compreacutehension des circuits de traitement drsquoinformations Ceci se peut par des entretiens avec lrsquoensemble des intervenants dans le circuit afin drsquoavoir une vue plus deacutetailleacutee du circuit
Lrsquoensemble des constatations exprimeacutes par les responsables donne lieu agrave
1) Emission des demandes drsquoachat
La direction des travaux concerneacutes
Le service achat
Le service gestion
Le service du projet
Lrsquoeacutemission des demandes drsquoachats est obligatoire pour toutes les commandes supeacuterieures agrave 1000 dhs Apregraves avoir deacutetecteacute les besoins des diffeacuterents services
Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de lrsquoeacutemission
1048708 La numeacuterotation
1048708 Imputation
1048708 Deacutelai et lieu de livraison
1048708 Deacutesignation des articles
20Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
2- circuit des demandes drsquoachat
1048708 Proceacutedure exceptionnelle
Pour lrsquoachat drsquoune fourniture revecirctant un caractegravere drsquourgence la commande pourra se faire directement par teacuteleacutephone entre la direction du projet et le service achat
1048708 Imprimeacutes de diffusion
Crsquoest lrsquoorganisation administrative de la circulation des imprimeacutes des DA
Exemplaire conserveacute par le client conserveacute par la direction des travaux conserveacute par le service achat original pour archivage et un autre transmis pour le service magasin pour le controcircle des livraisons
3- Etablissement des bons de commande
1048708 Emission des bons de commande
Le bon de commande reprend lrsquointeacutegraliteacute des informations porteacutees sur la demande drsquoachat
Numeacutero de la commande
Service traiteur achat
Reacutefeacuterence centre drsquoimputation code analytique
Deacutesignation du fournisseur
Condition des paiements
Dates et lieu de livraison
Date et visa du responsable achat
1048708 Circuit du bon de commande
1048708 Imprimeacute de diffusion
21Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Original envoyeacute au fournisseur est sera conserveacute par lui
Exemplaire envoyeacute au fournisseur et retourneacute impeacuterativement agrave lrsquoentreprise
4-Reacuteception de la marchandise
5- traitement et circuit des factures
1048708 Reacuteception de la facture
Facture fournisseur
Facture eacutetablie sur contrat
1048708 Preacutesentation type drsquoune facture
1048708 Enregistrement de la facture
1 Circuit
Lrsquoeacutemetteur la comptabiliteacute
Le service de gestion controcircle des imputations analytiques
Le service travaux accord pour paiement
La direction du projet accord pour paiement
2 classement
Mission des services
1048708 Controcircler et viser dans les plus brefs deacutelais les documents
1048708 Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabiliteacute
6- Regraveglement des factures fournisseurs
1048708 Il existe deux moyens de regraveglement
1048708 Le chegraveque
22Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
1048708 Effet de commerce
Questionnaire
Commandes
Existe-t-il un systegraveme de deacuteclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent agrave une quantiteacute minimum
Si oui les quantiteacutes minimales sont elles revues reacuteguliegraverement en fonction des besoins reacuteels de la fabrication
Les commandes de biens et de services ne sont elles passeacutees que sur la base de demandes drsquoachats eacutetablies par des personnes habiliteacutees
Chaque service demandeur dispose-t-il drsquoun budget de deacutepenses preacutevisionnelles
Si oui la consommation de ces budgets est-elle suivie reacuteguliegraverement pour eacuteviter les deacutepassements
Ce suivi tient-il compte des commandes engageacutees mais non encore factureacutees Des bons de commandes sont-ils eacutetablis systeacutematiquement
Si oui sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Etablis en quantiteacute et en valeur Signeacutes par un responsable au vu de la demande drsquoachat Existe-il une liste des fournisseurs autoriseacutes pour les achats courants
Si oui est-elle
Approuveacutee par un responsable Reacuteguliegraverement mise agrave jour Les prix proposeacutes sont-ils compareacutes avec le marcheacute Les autres achats font-ils lrsquoobjet drsquoappels drsquooffres au moins au dessus drsquoun certain
montant Existe-il une proceacutedure permettant drsquoeacuteviter les commandes excessives
23Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Si des bons de commandes preacute numeacuteroteacutes sont utiliseacutes leur seacutequence numeacuterique est-elle utiliseacutee pour
Enregistrer les engagements pris par lrsquoentreprise Identifier les retards drsquoexeacutecution Existe-il une proceacutedure de relance des fournisseurs en retard de livraison Ces
fournisseurs sont-ils soumis agrave des peacutenaliteacutes Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqueacute
Au service reacuteception A la comptabiliteacute Si oui ces services srsquoassurent-ils qursquoils les reccediloivent tous
La socieacuteteacute exerce-t-elle un controcircle sur les cadeaux et autres avantages accordeacutes aux acheteurs par les fournisseurs
Les proceacutedures de controcircle des achats sont-elles revues peacuteriodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indeacutependantes du service achat pour srsquoassurer que la politique de la socieacuteteacute est bien appliqueacutee
4 Reacuteception des marchandises et services
Existe-il un service de reacuteception
Les marchandises reccedilues sont-elles rapprocheacutees des bons de commande en ce qui concerne
Les quantiteacutes La qualiteacute
Des bons de reacuteception sont-ils eacutetablis systeacutematiquement mecircme pour les livraisons sur des chantiers exteacuterieurs ou chez des clients des deacutepositaires
Si oui sont-ils preacute-numeacuteroteacutes
Signeacutes par le reacuteceptionnaire Dateacutes La preacute-numeacuterotation des bons est-elle utiliseacutee pour controcircler Lrsquoexhaustiviteacute des bons transmis agrave la comptabiliteacute par centre de reacuteception Lrsquoenregistrement des mouvements de stocks
24Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Existe-il un systegraveme eacutequivalent au bon de reacuteception en matiegravere de service Les anomalies en matiegravere de quantiteacute et qualiteacute constateacutees font-elles lrsquoobjet drsquoun bon
de retour
Si oui ces bons sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Transmis agrave une personne chargeacutee drsquoobtenir les avoirs
5 Controcircle des factures
Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier agrave la comptabiliteacute
Le service comptable attribue-t-il un numeacutero drsquoordre chronologique aux factures et avoirs reccedilus avant de les transmettre aux personnes chargeacutees de les veacuterifier
Si oui garde t-il une trace de ces numeacuteros pour suivre le retour des factures et relancer le service concerneacute
Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuleacutes par apposition drsquoun tampon laquo duplicata raquo
25Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE AF
Le cycle achats-fournisseurs est caracteacuteriseacute par un certain nombre de phases qui peuvent se preacutesenter comme suit
Lrsquoexpression des besoins
Deacuteclanchement de la commande
Reacuteception des biens ou services
Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
Mise en paiement des factures
Il est agrave noter que chacune de ces phases implique un ensemble drsquoobjectifs agrave atteindre entraicircnant des risques potentiels des mesures usuels de controcircle interne neacutecessaires et enfin implique des assertions drsquoaudit sur lesquelles lrsquoauditeur doit porter une attention particuliegravere
a Lrsquoexpression des besoins
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les besoins sont correctement deacutetermineacutes que lrsquoentreprise ne reacutealise pas drsquoachats inutiles et que les commandes neacutecessaires sont correctement lanceacutees
22 Risques potentielsRisques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner soit une rupture de stocks soit la constitution de stocks pleacutethoriques
La rupture de stocks peut entraicircner un retard ou un arrecirct de fabrication geacuteneacuterant soit des surcoucircts soit une sous-activiteacute Elle peut eacutegalement avoir pour conseacutequence des retards de livraisons aux clients et ecirctre agrave lrsquoorigine des litiges
La constitution drsquoun stock trop important majore les coucircts de stockage et creacutee un risque de deacuteteacuterioration des stocks Il en reacutesulte un
26Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorganisation des achats
Lacheteur doit ecirctre placeacute dans une organisation permettant
de sinteacutegrer dans une chaicircne dont lobjectif est la satisfaction du client final doptimiser linteraction des fonctions de lentreprise Ce reacutesultat ne peut ecirctre obtenu quagrave partir dune plus grande rationalisation des achats Il est freacutequent de constater que le frein majeur agrave leacutevolution de la fonction en centre du profit est la confusion entre achats et approvisionnements
Ainsi la fonction achats se deacutecompose en trois sous fonctions majeures les approvisionnements les achats et le marketing achats
Tregraves globalement nous pouvons donner une premiegravere deacutefinition de ces trois sous fonctions
Lapprovisionnement Crsquoest une fonction dexeacutecution tourneacutee vers linteacuterieur de lentrepriseLa relation fournisseur est agrave court terme
Lachat Crsquoest une fonction dacquisition de ressources mateacuterielles de lentreprise tourneacutee vers lexteacuterieur
La relation fournisseur est agrave moyen terme
Le marketing achats Crsquoest une fonction de gestion des ressources mateacuterielles de lentreprise agrave long terme
4Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Missions de la fonction Approvisionnements
exploitation du calcul des besoinstraitement des demandes dachatspassation des commandes de reacuteapprovisionnementpassation des commandes de deacutepannagesuivi des contratsrelance des livraisonssuivi des litigescontrocircle des performances des fournisseursgestion des stocksgestion de la sous-traitance de chargesetc
Mission de la fonction Achats
eacutelaboration dune politique dachatseacutelaboration du budget achatsdeacutetermination des objectifseacutevaluation des fournisseurs et consultationneacutegociation des marcheacutesreacutedaction des accordsetc
5Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoacheteur et son pouvoir
La puissance du donneur dordres sur loffreur ou inversement deacutetermine ineacutevitablement un rapport de forces qui pegravese lourdement sur les strateacutegies agrave adopter
Cette ineacutegaliteacute de pouvoir est lieacutee agrave la nature mecircme des eacutechanges commerciaux de distribution et industriels qui ne se font que rarement entre entreprises de taille identique
En revanche linterdeacutependance du demandeur et de loffreur nrsquoest pas neacutecessairement lieacutee agrave la taille des entreprises en preacutesence
La relation de lrsquoacheteur avec le marcheacute
Linterdeacutependance du demandeur et de loffreur peut ecirctre illustreacutee agrave travers quelques exemples
6Audit du cycle
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Cas de la sous-traitance avec un petit fournisseur
Pour lacheteur sous-traiter cest eacutetablir une relation de deacutependance forte avec un fournisseur car le produit nexiste quapregraves une relation aussi bien dordre technique que commercial entre les deux parties
Dune maniegravere geacuteneacuterale la deacutecision de sous-traiter est prise
a) pour reacuteduire les risques de sous charges cest la sous-traitance de capaciteacute (ou conjoncturelle)
Lentreprise acheteuse ne se donne comme moyens propres en hommes et machines que ceux quelle est certaine de rentabiliser par une charge constante et elle fait reacutealiser par un sous-traitant les suractiviteacutes ponctuelles Il est eacutevident que dans ce cas le rapport de forces est favorable agrave lacheteur car dans les peacuteriodes de reacutecession lentreprise acheteuse reacuteinteacutegrera ses fabrications
b) pour eacuteviter un investissement ne correspondant pas agrave la compeacutetence de lentreprise cest la sous-traitance de speacutecialiteacute (ou structurelle)
Le recours agrave ce type de sous-traitance est impeacuteratif quand le produit agrave fabriquer par lentreprise acheteuse est un systegraveme inteacutegrant de nombreuses piegraveces de technologie diffeacuterentes (meacutecanique transport eacutelectronique informatique etc)
Dans certains cas pour des raisons de savoir-faire ou de laquo prix agrave payer raquo si lon veut disposer de plusieurs sous-traitants pour un mecircme produit (mise en oeuvre doutillages de deacuteveloppements deacutetudes etc) le rapport de forces peut ecirctre favorable aux sous-traitants
En revanche travailler avec un petit sous-traitant procure lavantage de discuter directement avec le chef dentreprise les temps de communication se trouvent ainsi diminueacutes Comme nous le verrons tout au long de ce module une action de marketing achats aupregraves de petits sous-traitants permet deacutetablir une relation agrave long terme qui seacutecurise les deux parties En effet en contrepartie de son investissement le sous-
7Audit du cycle
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traitant a lassurance dune charge de travail de dureacutee plus importante que celle obtenue dans un systegraveme achat vente ponctuel
8Audit du cycle
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Cas de lapprovisionnement aupregraves dentreprises importantes
Pour lacheteur laquo traiter raquo avec une entreprise de taille importante est neacutecessaire chaque fois quil doit trouver un maicirctre drsquoœuvre ou un coopeacuterant capable de reacutealiser un ensemble complexe sinteacutegrant et participant au fonctionnement du produit final
Cest le cas par exemple de systegravemes monteacutes sur avions ou automobiles (eacutequipements de bord trains datterrissage parties de moteurs etc)
La relation de deacutependance est tregraves forte et souvent le rapport de forces est favorable au fournisseur
En effet apregraves une peacuteriode de deacuteveloppement commun les deux parties sont lieacutees agrave long terme et un changement de fournisseur est difficilement envisageable financiegraverement
Cette relation de long terme peut ecirctre une lourde contrainte pour lacheteur qui doit acheter des composants en grande quantiteacute et sur une longue peacuteriode La deacutemarche consiste alors pour lacheteur agrave convaincre le fabricant de traiter directement sans passer par les intermeacutediaires habituels
Il peut aussi effectuer une eacutetude make or buy ce qui revient au premier cas cest-agrave-dire trouver un maicirctre drsquoœuvre potentiel
9Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
B ASPECT COMPTABLE
61 CHARGES DrsquoEXPLOITATION
La rubrique 61 regroupe les postes suivants
- 611 Achats revendus de marchandises- 612 Achats consommeacutes de matiegraveres et fournitures- 613 614 Autres charges externes- 616 Impocircts et taxes- 617 Frais de personnel- 618 Autres charges drsquoexploitation- 619 Dotations drsquoexploitation
6121 Achats de matiegraveres premiegraveres
6122 Achats non stockeacutes de matiegraveres et fournitures consommables
Sont deacutebiteacutes du prix drsquoachat net des taxes leacutegalement reacutecupeacuterables par le creacutedit drsquoun compte de tiers ou de treacutesorerie
La TVA deacuteductible correspondante est comptabiliseacutee au deacutebit du compte ldquoEtat-TVA reacutecupeacuterablerdquo
6123 Achats drsquoemballages
Ce compte enregistre les achats drsquoemballages qui peuvent soit ecirctre gardeacutes par lrsquoentreprise soit restitueacutes agrave son fournisseur soit avoir un usage agrave la convenance du client
10Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
6124 Variation des stocks de matiegraveres et fournitures
Ces comptes enregistrent agrave leur deacutebit les entreacutees en stocks et agrave leur creacutedit les sorties
Les soldes de ces comptes repreacutesentent la variation de la valeur des inventaires entre le deacutebut et la fin de lrsquoexercice et sont utiliseacutes comme des comptes correcteurs des comptes drsquoachat pour deacuteterminer la valeur des achats consommeacutes qui repreacutesentent les charges reacuteelles de lrsquoexercice
6125 Achats non stockeacutes de matiegraveres et de fournitures
Ce compte regroupe tous les achats non stockeacutes (eau eacutelectriciteacute) ou ne transitant pas par une uniteacute de stockage de lrsquoentreprise tels que ceux affeacuterents agrave des fournitures dont les existants en fin drsquoexercice sont inscrits en tant que charges constateacutees drsquoavance au deacutebit du compte 3491
6126 Achats de travaux eacutetudes et prestations de services
Ce compte regroupe les achats HT des travaux eacutetudes et prestations sous-traiteacutes pour le compte de lrsquoentreprise par des tiers
Il est subdiviseacute par nature de prestations
6128 Achats de matiegraveres et de fournitures des exercices anteacuterieurs
Ce compte enregistre les achats de matiegraveres et fournitures affeacuterents aux exercices anteacuterieurs
11Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
6129 RRRO sur achats consommeacutes de matiegraveres et fournitures
Les RRR dont beacuteneacuteficie lrsquoentreprise aupregraves de ses fournisseurs sont comptabiliseacutes au cours de lrsquoexercice au creacutedit du compte avec le deacutebit du compte de tiers concerneacute
441 FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES
Le compte 4411 laquo Fournisseurs raquo est creacutediteacute du montant des factures drsquoachats de biens ou de services par le deacutebit
Des comptes concerneacutes de la classe 6 pour le montant hors taxes reacutecupeacuterables pour les charges de fonctionnement Des comptes du poste 3413 pour les eacuteleacutements constitutifs du coucirct de production des opeacuterations en maicirctrise drsquoouvrage directe pour le montant hors taxes reacutecupeacuterables Du compte 3455 laquo Etat TVA reacutecupeacuterable raquo pour le montant des taxes reacutecupeacuterables Du compte 3471 laquo Immeubles en cours mandants raquo pour les eacuteleacutements constitutifs du coucirct de production pour les opeacuterations en maicirctrise drsquoouvrage deacuteleacutegueacutee
Le compte 4411 laquo fournisseurs raquo
Ce mecircme compte est deacutebiteacute par le creacutedit
Drsquoun compte de treacutesorerie lors des regraveglements des factures aux fournisseurs Du compte 4415 laquo Fournisseurs ndash effets agrave payer raquo en cas drsquoacceptation drsquoune lettre de change ou de lrsquoeacutemission drsquoun billet agrave ordre par lrsquoentreprise Du compte de stocks ou 6119 6129 ou 6149 laquo Rabais remises et ristournes obtenus raquo pour le montant des reacuteductions obtenues hors factures Du compte 3411 laquo Fournisseurs avances et acomptes verseacutes sur commandes drsquoexploitation raquo pour solde de ce compte le cas eacutecheacuteant
Le compte 4413 laquo Fournisseurs retenues de garantie raquo
Reccediloit agrave son creacutedit par le deacutebit du compte fournisseur inteacuteresseacute le montant des retenues effectueacutees sur le prix convenu jusqursquoagrave lrsquoeacutecheacuteance du terme de garantie preacutevue
12Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce compte peut ecirctre scindeacute entre les opeacuterations propres les opeacuterations MOD et le fonctionnement
Le compte 4415 est creacutediteacute par le deacutebit du compte laquo Fournisseurs raquo lors de lrsquoacceptation drsquoun effet ou de lrsquoeacutemission drsquoun billet agrave ordre par lrsquoentreprise
Le compte 4417 laquo Fournisseurs ndash factures non parvenues raquo
Crsquoest un compte de reacutegularisation (Transitoire) rattacheacute au compte fournisseur concerneacute il convient alors pour ne pas fausser les reacutesultats de deacutebiter le compte de charges concerneacute par le creacutedit du compte 4417
Le compte ci-dessus est creacutediteacute du montant de la dette toutes taxes comprises par le deacutebit des comptes de la classe 3 ou de la classe 6 concerneacutes et du compte de TVA reacutecupeacuterable Lrsquoentreprise peut aussi opter pour la comptabilisation hors taxes de cette opeacuteration
A lrsquoouverture de lrsquoexercice suivant cette eacutecriture est contre-passeacutee Les entreprises qui le jugent opportun peuvent faire jouer le compte 4417 agrave la fin de chaque peacuteriode comptable et non pas uniquement agrave la clocircture de lrsquoexercice
Le compte 4418 laquo Autres fournisseurs et comptes rattacheacutes raquo
Il est destineacute agrave enregistrer les autres opeacuterations avec les fournisseurs non speacutecifieacutees
13Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
14Audit du cycle
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CHAPITRE I PHASE DrsquoEVALUATION DU CONTROLE INTERNE
Deacutefinitions et objectifs du controcircle interne du cycle achats fournisseurs
Lrsquoeacutevaluation du controcircle interne constitue une eacutetape indispensable de la deacutemarche drsquoaudit Elle permet drsquoappreacutecier lrsquoorganisation et le systegraveme drsquoinformation qui concourent agrave la production des comptes soumis agrave la certification
Deacutefinition
Il existe de nombreuses deacutefinitions du controcircle interne Cependant la deacutefinition la plus usiteacutee est celle de Lrsquoordre des experts comptables franccedilais Ce dernier deacutefinit le controcircle interne dans le laquo Meacutemento Pratique Francis Lefebvre raquo comme
laquo Lrsquoensemble des seacutecuriteacutes contribuant agrave la maicirctrise de lrsquoentreprise Il a pour but drsquoun coteacute drsquoassurer la protection la sauvegarde du patrimoine et la qualiteacute de lrsquoinformation de lrsquoautre lrsquoapplication des instructions de direction et de favoriser lrsquoameacutelioration des performances Il se manifeste par lrsquoorganisation les meacutethodes et proceacutedures de chacune des activiteacutes de lrsquoentreprise pour maintenir la peacuterenniteacute de celle-ci raquo (OEC XXXIIe congregraves national 1977)
15Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Objectifs
Lrsquoanalyse du systegraveme du controcircle interne de la fonction achats- fournisseurs doit permettre de srsquoassurer que
Les seacuteparations de fonctions sont suffisantesTous les achats de lrsquoentreprise sont correctement autoriseacutes et comptabiliseacutes Les achats comptabiliseacutes correspondent agrave des deacutepenses reacuteelles de lrsquoentrepriseCes deacutepenses sont faites dans lrsquointeacuterecirct de lrsquoentreprise et conformeacutement agrave son objetTous les achats enregistreacutes sont correctement eacutevalueacutesTous les avoirs agrave obtenir sont enregistreacutesToutes les dettes concernent les marchandises et services reccedilus sont enregistreacutees dans la bonne peacuteriodeLes engagements pris par lrsquoentreprise et devant figurer dans lrsquoannexe sont correctement suivis
16Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
B Seacuteparation de fonctions
Appreacutecier la seacuteparation des fonctions en ce qui concerne
Emission de demandes drsquoachatsEtablissement des commandesAutorisation des commandesReacuteception des marchandises et servicesComparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reccedilus avec les commandesComparaison bon de reacuteceptioncommandefacture Imputation comptableVeacuterification de lrsquoimputation comptableControcircle des facturesSuivi des avoirs agrave recevoirBon agrave payerTenue du journal drsquoachatsTenue de lrsquoinventaire permanentTenue des comptes individuels fournisseursRapprochement des releveacutes fournisseurs avec les comptesRapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseursCentralisation du journal drsquoachatsSignature des chegravequesEnvoi des chegravequesAcceptation des traitesTenue du journal des effets agrave payerTenue du journal de treacutesorerieAnnulation des piegraveces justificativesApprobation des opeacuterations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs- creacutediteurs diversAccegraves agrave la comptabiliteacute geacuteneacuterale
17Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
C Lrsquoappreacuteciation des proceacutedures du cycle AF
Lrsquoauditeur doit acqueacuterir une connaissance geacuteneacuterale des opeacuterations du cycle Ce nrsquoest qursquoagrave cette condition qursquoil pourra analyser de maniegravere pertinente les opeacuterations intervenues durant lrsquoexercice pour ce faire il devra prendre connaissance si possible drsquoun certain nombre de donneacutees statistiques concernant ce cycle Ces donneacutees peuvent ecirctre reacutesumeacutees comme ci-apregraves
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
SOCIETE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
EXERCICE CLOS LE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant des achats annuels helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Maroc helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Import helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant annuel des avoirs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur du poste fournisseurs et comptes rattacheacutes helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont charges agrave payer helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Ratio fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
En jours drsquoachats TTC helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de factures mensuelles helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur moyenne des factures helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- risques particuliers helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Dans le cas drsquoabsence du manuel de proceacutedures il est important drsquoeacutetablir le narratif des proceacutedures concernant le cycle drsquoachat afin drsquoacqueacuterir le maximum drsquoinformations pour une meilleure compreacutehension des circuits de traitement drsquoinformations Ceci se peut par des entretiens avec lrsquoensemble des intervenants dans le circuit afin drsquoavoir une vue plus deacutetailleacutee du circuit
Lrsquoensemble des constatations exprimeacutes par les responsables donne lieu agrave
1) Emission des demandes drsquoachat
La direction des travaux concerneacutes
Le service achat
Le service gestion
Le service du projet
Lrsquoeacutemission des demandes drsquoachats est obligatoire pour toutes les commandes supeacuterieures agrave 1000 dhs Apregraves avoir deacutetecteacute les besoins des diffeacuterents services
Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de lrsquoeacutemission
1048708 La numeacuterotation
1048708 Imputation
1048708 Deacutelai et lieu de livraison
1048708 Deacutesignation des articles
20Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
2- circuit des demandes drsquoachat
1048708 Proceacutedure exceptionnelle
Pour lrsquoachat drsquoune fourniture revecirctant un caractegravere drsquourgence la commande pourra se faire directement par teacuteleacutephone entre la direction du projet et le service achat
1048708 Imprimeacutes de diffusion
Crsquoest lrsquoorganisation administrative de la circulation des imprimeacutes des DA
Exemplaire conserveacute par le client conserveacute par la direction des travaux conserveacute par le service achat original pour archivage et un autre transmis pour le service magasin pour le controcircle des livraisons
3- Etablissement des bons de commande
1048708 Emission des bons de commande
Le bon de commande reprend lrsquointeacutegraliteacute des informations porteacutees sur la demande drsquoachat
Numeacutero de la commande
Service traiteur achat
Reacutefeacuterence centre drsquoimputation code analytique
Deacutesignation du fournisseur
Condition des paiements
Dates et lieu de livraison
Date et visa du responsable achat
1048708 Circuit du bon de commande
1048708 Imprimeacute de diffusion
21Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Original envoyeacute au fournisseur est sera conserveacute par lui
Exemplaire envoyeacute au fournisseur et retourneacute impeacuterativement agrave lrsquoentreprise
4-Reacuteception de la marchandise
5- traitement et circuit des factures
1048708 Reacuteception de la facture
Facture fournisseur
Facture eacutetablie sur contrat
1048708 Preacutesentation type drsquoune facture
1048708 Enregistrement de la facture
1 Circuit
Lrsquoeacutemetteur la comptabiliteacute
Le service de gestion controcircle des imputations analytiques
Le service travaux accord pour paiement
La direction du projet accord pour paiement
2 classement
Mission des services
1048708 Controcircler et viser dans les plus brefs deacutelais les documents
1048708 Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabiliteacute
6- Regraveglement des factures fournisseurs
1048708 Il existe deux moyens de regraveglement
1048708 Le chegraveque
22Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
1048708 Effet de commerce
Questionnaire
Commandes
Existe-t-il un systegraveme de deacuteclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent agrave une quantiteacute minimum
Si oui les quantiteacutes minimales sont elles revues reacuteguliegraverement en fonction des besoins reacuteels de la fabrication
Les commandes de biens et de services ne sont elles passeacutees que sur la base de demandes drsquoachats eacutetablies par des personnes habiliteacutees
Chaque service demandeur dispose-t-il drsquoun budget de deacutepenses preacutevisionnelles
Si oui la consommation de ces budgets est-elle suivie reacuteguliegraverement pour eacuteviter les deacutepassements
Ce suivi tient-il compte des commandes engageacutees mais non encore factureacutees Des bons de commandes sont-ils eacutetablis systeacutematiquement
Si oui sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Etablis en quantiteacute et en valeur Signeacutes par un responsable au vu de la demande drsquoachat Existe-il une liste des fournisseurs autoriseacutes pour les achats courants
Si oui est-elle
Approuveacutee par un responsable Reacuteguliegraverement mise agrave jour Les prix proposeacutes sont-ils compareacutes avec le marcheacute Les autres achats font-ils lrsquoobjet drsquoappels drsquooffres au moins au dessus drsquoun certain
montant Existe-il une proceacutedure permettant drsquoeacuteviter les commandes excessives
23Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Si des bons de commandes preacute numeacuteroteacutes sont utiliseacutes leur seacutequence numeacuterique est-elle utiliseacutee pour
Enregistrer les engagements pris par lrsquoentreprise Identifier les retards drsquoexeacutecution Existe-il une proceacutedure de relance des fournisseurs en retard de livraison Ces
fournisseurs sont-ils soumis agrave des peacutenaliteacutes Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqueacute
Au service reacuteception A la comptabiliteacute Si oui ces services srsquoassurent-ils qursquoils les reccediloivent tous
La socieacuteteacute exerce-t-elle un controcircle sur les cadeaux et autres avantages accordeacutes aux acheteurs par les fournisseurs
Les proceacutedures de controcircle des achats sont-elles revues peacuteriodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indeacutependantes du service achat pour srsquoassurer que la politique de la socieacuteteacute est bien appliqueacutee
4 Reacuteception des marchandises et services
Existe-il un service de reacuteception
Les marchandises reccedilues sont-elles rapprocheacutees des bons de commande en ce qui concerne
Les quantiteacutes La qualiteacute
Des bons de reacuteception sont-ils eacutetablis systeacutematiquement mecircme pour les livraisons sur des chantiers exteacuterieurs ou chez des clients des deacutepositaires
Si oui sont-ils preacute-numeacuteroteacutes
Signeacutes par le reacuteceptionnaire Dateacutes La preacute-numeacuterotation des bons est-elle utiliseacutee pour controcircler Lrsquoexhaustiviteacute des bons transmis agrave la comptabiliteacute par centre de reacuteception Lrsquoenregistrement des mouvements de stocks
24Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Existe-il un systegraveme eacutequivalent au bon de reacuteception en matiegravere de service Les anomalies en matiegravere de quantiteacute et qualiteacute constateacutees font-elles lrsquoobjet drsquoun bon
de retour
Si oui ces bons sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Transmis agrave une personne chargeacutee drsquoobtenir les avoirs
5 Controcircle des factures
Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier agrave la comptabiliteacute
Le service comptable attribue-t-il un numeacutero drsquoordre chronologique aux factures et avoirs reccedilus avant de les transmettre aux personnes chargeacutees de les veacuterifier
Si oui garde t-il une trace de ces numeacuteros pour suivre le retour des factures et relancer le service concerneacute
Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuleacutes par apposition drsquoun tampon laquo duplicata raquo
25Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE AF
Le cycle achats-fournisseurs est caracteacuteriseacute par un certain nombre de phases qui peuvent se preacutesenter comme suit
Lrsquoexpression des besoins
Deacuteclanchement de la commande
Reacuteception des biens ou services
Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
Mise en paiement des factures
Il est agrave noter que chacune de ces phases implique un ensemble drsquoobjectifs agrave atteindre entraicircnant des risques potentiels des mesures usuels de controcircle interne neacutecessaires et enfin implique des assertions drsquoaudit sur lesquelles lrsquoauditeur doit porter une attention particuliegravere
a Lrsquoexpression des besoins
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les besoins sont correctement deacutetermineacutes que lrsquoentreprise ne reacutealise pas drsquoachats inutiles et que les commandes neacutecessaires sont correctement lanceacutees
22 Risques potentielsRisques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner soit une rupture de stocks soit la constitution de stocks pleacutethoriques
La rupture de stocks peut entraicircner un retard ou un arrecirct de fabrication geacuteneacuterant soit des surcoucircts soit une sous-activiteacute Elle peut eacutegalement avoir pour conseacutequence des retards de livraisons aux clients et ecirctre agrave lrsquoorigine des litiges
La constitution drsquoun stock trop important majore les coucircts de stockage et creacutee un risque de deacuteteacuterioration des stocks Il en reacutesulte un
26Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
Achat Fournisseurs
- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Missions de la fonction Approvisionnements
exploitation du calcul des besoinstraitement des demandes dachatspassation des commandes de reacuteapprovisionnementpassation des commandes de deacutepannagesuivi des contratsrelance des livraisonssuivi des litigescontrocircle des performances des fournisseursgestion des stocksgestion de la sous-traitance de chargesetc
Mission de la fonction Achats
eacutelaboration dune politique dachatseacutelaboration du budget achatsdeacutetermination des objectifseacutevaluation des fournisseurs et consultationneacutegociation des marcheacutesreacutedaction des accordsetc
5Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoacheteur et son pouvoir
La puissance du donneur dordres sur loffreur ou inversement deacutetermine ineacutevitablement un rapport de forces qui pegravese lourdement sur les strateacutegies agrave adopter
Cette ineacutegaliteacute de pouvoir est lieacutee agrave la nature mecircme des eacutechanges commerciaux de distribution et industriels qui ne se font que rarement entre entreprises de taille identique
En revanche linterdeacutependance du demandeur et de loffreur nrsquoest pas neacutecessairement lieacutee agrave la taille des entreprises en preacutesence
La relation de lrsquoacheteur avec le marcheacute
Linterdeacutependance du demandeur et de loffreur peut ecirctre illustreacutee agrave travers quelques exemples
6Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Cas de la sous-traitance avec un petit fournisseur
Pour lacheteur sous-traiter cest eacutetablir une relation de deacutependance forte avec un fournisseur car le produit nexiste quapregraves une relation aussi bien dordre technique que commercial entre les deux parties
Dune maniegravere geacuteneacuterale la deacutecision de sous-traiter est prise
a) pour reacuteduire les risques de sous charges cest la sous-traitance de capaciteacute (ou conjoncturelle)
Lentreprise acheteuse ne se donne comme moyens propres en hommes et machines que ceux quelle est certaine de rentabiliser par une charge constante et elle fait reacutealiser par un sous-traitant les suractiviteacutes ponctuelles Il est eacutevident que dans ce cas le rapport de forces est favorable agrave lacheteur car dans les peacuteriodes de reacutecession lentreprise acheteuse reacuteinteacutegrera ses fabrications
b) pour eacuteviter un investissement ne correspondant pas agrave la compeacutetence de lentreprise cest la sous-traitance de speacutecialiteacute (ou structurelle)
Le recours agrave ce type de sous-traitance est impeacuteratif quand le produit agrave fabriquer par lentreprise acheteuse est un systegraveme inteacutegrant de nombreuses piegraveces de technologie diffeacuterentes (meacutecanique transport eacutelectronique informatique etc)
Dans certains cas pour des raisons de savoir-faire ou de laquo prix agrave payer raquo si lon veut disposer de plusieurs sous-traitants pour un mecircme produit (mise en oeuvre doutillages de deacuteveloppements deacutetudes etc) le rapport de forces peut ecirctre favorable aux sous-traitants
En revanche travailler avec un petit sous-traitant procure lavantage de discuter directement avec le chef dentreprise les temps de communication se trouvent ainsi diminueacutes Comme nous le verrons tout au long de ce module une action de marketing achats aupregraves de petits sous-traitants permet deacutetablir une relation agrave long terme qui seacutecurise les deux parties En effet en contrepartie de son investissement le sous-
7Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
traitant a lassurance dune charge de travail de dureacutee plus importante que celle obtenue dans un systegraveme achat vente ponctuel
8Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Cas de lapprovisionnement aupregraves dentreprises importantes
Pour lacheteur laquo traiter raquo avec une entreprise de taille importante est neacutecessaire chaque fois quil doit trouver un maicirctre drsquoœuvre ou un coopeacuterant capable de reacutealiser un ensemble complexe sinteacutegrant et participant au fonctionnement du produit final
Cest le cas par exemple de systegravemes monteacutes sur avions ou automobiles (eacutequipements de bord trains datterrissage parties de moteurs etc)
La relation de deacutependance est tregraves forte et souvent le rapport de forces est favorable au fournisseur
En effet apregraves une peacuteriode de deacuteveloppement commun les deux parties sont lieacutees agrave long terme et un changement de fournisseur est difficilement envisageable financiegraverement
Cette relation de long terme peut ecirctre une lourde contrainte pour lacheteur qui doit acheter des composants en grande quantiteacute et sur une longue peacuteriode La deacutemarche consiste alors pour lacheteur agrave convaincre le fabricant de traiter directement sans passer par les intermeacutediaires habituels
Il peut aussi effectuer une eacutetude make or buy ce qui revient au premier cas cest-agrave-dire trouver un maicirctre drsquoœuvre potentiel
9Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
B ASPECT COMPTABLE
61 CHARGES DrsquoEXPLOITATION
La rubrique 61 regroupe les postes suivants
- 611 Achats revendus de marchandises- 612 Achats consommeacutes de matiegraveres et fournitures- 613 614 Autres charges externes- 616 Impocircts et taxes- 617 Frais de personnel- 618 Autres charges drsquoexploitation- 619 Dotations drsquoexploitation
6121 Achats de matiegraveres premiegraveres
6122 Achats non stockeacutes de matiegraveres et fournitures consommables
Sont deacutebiteacutes du prix drsquoachat net des taxes leacutegalement reacutecupeacuterables par le creacutedit drsquoun compte de tiers ou de treacutesorerie
La TVA deacuteductible correspondante est comptabiliseacutee au deacutebit du compte ldquoEtat-TVA reacutecupeacuterablerdquo
6123 Achats drsquoemballages
Ce compte enregistre les achats drsquoemballages qui peuvent soit ecirctre gardeacutes par lrsquoentreprise soit restitueacutes agrave son fournisseur soit avoir un usage agrave la convenance du client
10Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
6124 Variation des stocks de matiegraveres et fournitures
Ces comptes enregistrent agrave leur deacutebit les entreacutees en stocks et agrave leur creacutedit les sorties
Les soldes de ces comptes repreacutesentent la variation de la valeur des inventaires entre le deacutebut et la fin de lrsquoexercice et sont utiliseacutes comme des comptes correcteurs des comptes drsquoachat pour deacuteterminer la valeur des achats consommeacutes qui repreacutesentent les charges reacuteelles de lrsquoexercice
6125 Achats non stockeacutes de matiegraveres et de fournitures
Ce compte regroupe tous les achats non stockeacutes (eau eacutelectriciteacute) ou ne transitant pas par une uniteacute de stockage de lrsquoentreprise tels que ceux affeacuterents agrave des fournitures dont les existants en fin drsquoexercice sont inscrits en tant que charges constateacutees drsquoavance au deacutebit du compte 3491
6126 Achats de travaux eacutetudes et prestations de services
Ce compte regroupe les achats HT des travaux eacutetudes et prestations sous-traiteacutes pour le compte de lrsquoentreprise par des tiers
Il est subdiviseacute par nature de prestations
6128 Achats de matiegraveres et de fournitures des exercices anteacuterieurs
Ce compte enregistre les achats de matiegraveres et fournitures affeacuterents aux exercices anteacuterieurs
11Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
6129 RRRO sur achats consommeacutes de matiegraveres et fournitures
Les RRR dont beacuteneacuteficie lrsquoentreprise aupregraves de ses fournisseurs sont comptabiliseacutes au cours de lrsquoexercice au creacutedit du compte avec le deacutebit du compte de tiers concerneacute
441 FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES
Le compte 4411 laquo Fournisseurs raquo est creacutediteacute du montant des factures drsquoachats de biens ou de services par le deacutebit
Des comptes concerneacutes de la classe 6 pour le montant hors taxes reacutecupeacuterables pour les charges de fonctionnement Des comptes du poste 3413 pour les eacuteleacutements constitutifs du coucirct de production des opeacuterations en maicirctrise drsquoouvrage directe pour le montant hors taxes reacutecupeacuterables Du compte 3455 laquo Etat TVA reacutecupeacuterable raquo pour le montant des taxes reacutecupeacuterables Du compte 3471 laquo Immeubles en cours mandants raquo pour les eacuteleacutements constitutifs du coucirct de production pour les opeacuterations en maicirctrise drsquoouvrage deacuteleacutegueacutee
Le compte 4411 laquo fournisseurs raquo
Ce mecircme compte est deacutebiteacute par le creacutedit
Drsquoun compte de treacutesorerie lors des regraveglements des factures aux fournisseurs Du compte 4415 laquo Fournisseurs ndash effets agrave payer raquo en cas drsquoacceptation drsquoune lettre de change ou de lrsquoeacutemission drsquoun billet agrave ordre par lrsquoentreprise Du compte de stocks ou 6119 6129 ou 6149 laquo Rabais remises et ristournes obtenus raquo pour le montant des reacuteductions obtenues hors factures Du compte 3411 laquo Fournisseurs avances et acomptes verseacutes sur commandes drsquoexploitation raquo pour solde de ce compte le cas eacutecheacuteant
Le compte 4413 laquo Fournisseurs retenues de garantie raquo
Reccediloit agrave son creacutedit par le deacutebit du compte fournisseur inteacuteresseacute le montant des retenues effectueacutees sur le prix convenu jusqursquoagrave lrsquoeacutecheacuteance du terme de garantie preacutevue
12Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce compte peut ecirctre scindeacute entre les opeacuterations propres les opeacuterations MOD et le fonctionnement
Le compte 4415 est creacutediteacute par le deacutebit du compte laquo Fournisseurs raquo lors de lrsquoacceptation drsquoun effet ou de lrsquoeacutemission drsquoun billet agrave ordre par lrsquoentreprise
Le compte 4417 laquo Fournisseurs ndash factures non parvenues raquo
Crsquoest un compte de reacutegularisation (Transitoire) rattacheacute au compte fournisseur concerneacute il convient alors pour ne pas fausser les reacutesultats de deacutebiter le compte de charges concerneacute par le creacutedit du compte 4417
Le compte ci-dessus est creacutediteacute du montant de la dette toutes taxes comprises par le deacutebit des comptes de la classe 3 ou de la classe 6 concerneacutes et du compte de TVA reacutecupeacuterable Lrsquoentreprise peut aussi opter pour la comptabilisation hors taxes de cette opeacuteration
A lrsquoouverture de lrsquoexercice suivant cette eacutecriture est contre-passeacutee Les entreprises qui le jugent opportun peuvent faire jouer le compte 4417 agrave la fin de chaque peacuteriode comptable et non pas uniquement agrave la clocircture de lrsquoexercice
Le compte 4418 laquo Autres fournisseurs et comptes rattacheacutes raquo
Il est destineacute agrave enregistrer les autres opeacuterations avec les fournisseurs non speacutecifieacutees
13Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
14Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE I PHASE DrsquoEVALUATION DU CONTROLE INTERNE
Deacutefinitions et objectifs du controcircle interne du cycle achats fournisseurs
Lrsquoeacutevaluation du controcircle interne constitue une eacutetape indispensable de la deacutemarche drsquoaudit Elle permet drsquoappreacutecier lrsquoorganisation et le systegraveme drsquoinformation qui concourent agrave la production des comptes soumis agrave la certification
Deacutefinition
Il existe de nombreuses deacutefinitions du controcircle interne Cependant la deacutefinition la plus usiteacutee est celle de Lrsquoordre des experts comptables franccedilais Ce dernier deacutefinit le controcircle interne dans le laquo Meacutemento Pratique Francis Lefebvre raquo comme
laquo Lrsquoensemble des seacutecuriteacutes contribuant agrave la maicirctrise de lrsquoentreprise Il a pour but drsquoun coteacute drsquoassurer la protection la sauvegarde du patrimoine et la qualiteacute de lrsquoinformation de lrsquoautre lrsquoapplication des instructions de direction et de favoriser lrsquoameacutelioration des performances Il se manifeste par lrsquoorganisation les meacutethodes et proceacutedures de chacune des activiteacutes de lrsquoentreprise pour maintenir la peacuterenniteacute de celle-ci raquo (OEC XXXIIe congregraves national 1977)
15Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Objectifs
Lrsquoanalyse du systegraveme du controcircle interne de la fonction achats- fournisseurs doit permettre de srsquoassurer que
Les seacuteparations de fonctions sont suffisantesTous les achats de lrsquoentreprise sont correctement autoriseacutes et comptabiliseacutes Les achats comptabiliseacutes correspondent agrave des deacutepenses reacuteelles de lrsquoentrepriseCes deacutepenses sont faites dans lrsquointeacuterecirct de lrsquoentreprise et conformeacutement agrave son objetTous les achats enregistreacutes sont correctement eacutevalueacutesTous les avoirs agrave obtenir sont enregistreacutesToutes les dettes concernent les marchandises et services reccedilus sont enregistreacutees dans la bonne peacuteriodeLes engagements pris par lrsquoentreprise et devant figurer dans lrsquoannexe sont correctement suivis
16Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
B Seacuteparation de fonctions
Appreacutecier la seacuteparation des fonctions en ce qui concerne
Emission de demandes drsquoachatsEtablissement des commandesAutorisation des commandesReacuteception des marchandises et servicesComparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reccedilus avec les commandesComparaison bon de reacuteceptioncommandefacture Imputation comptableVeacuterification de lrsquoimputation comptableControcircle des facturesSuivi des avoirs agrave recevoirBon agrave payerTenue du journal drsquoachatsTenue de lrsquoinventaire permanentTenue des comptes individuels fournisseursRapprochement des releveacutes fournisseurs avec les comptesRapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseursCentralisation du journal drsquoachatsSignature des chegravequesEnvoi des chegravequesAcceptation des traitesTenue du journal des effets agrave payerTenue du journal de treacutesorerieAnnulation des piegraveces justificativesApprobation des opeacuterations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs- creacutediteurs diversAccegraves agrave la comptabiliteacute geacuteneacuterale
17Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
C Lrsquoappreacuteciation des proceacutedures du cycle AF
Lrsquoauditeur doit acqueacuterir une connaissance geacuteneacuterale des opeacuterations du cycle Ce nrsquoest qursquoagrave cette condition qursquoil pourra analyser de maniegravere pertinente les opeacuterations intervenues durant lrsquoexercice pour ce faire il devra prendre connaissance si possible drsquoun certain nombre de donneacutees statistiques concernant ce cycle Ces donneacutees peuvent ecirctre reacutesumeacutees comme ci-apregraves
18Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
SOCIETE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
EXERCICE CLOS LE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant des achats annuels helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Maroc helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Import helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant annuel des avoirs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur du poste fournisseurs et comptes rattacheacutes helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont charges agrave payer helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Ratio fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
En jours drsquoachats TTC helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de factures mensuelles helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur moyenne des factures helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- risques particuliers helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
19Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Dans le cas drsquoabsence du manuel de proceacutedures il est important drsquoeacutetablir le narratif des proceacutedures concernant le cycle drsquoachat afin drsquoacqueacuterir le maximum drsquoinformations pour une meilleure compreacutehension des circuits de traitement drsquoinformations Ceci se peut par des entretiens avec lrsquoensemble des intervenants dans le circuit afin drsquoavoir une vue plus deacutetailleacutee du circuit
Lrsquoensemble des constatations exprimeacutes par les responsables donne lieu agrave
1) Emission des demandes drsquoachat
La direction des travaux concerneacutes
Le service achat
Le service gestion
Le service du projet
Lrsquoeacutemission des demandes drsquoachats est obligatoire pour toutes les commandes supeacuterieures agrave 1000 dhs Apregraves avoir deacutetecteacute les besoins des diffeacuterents services
Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de lrsquoeacutemission
1048708 La numeacuterotation
1048708 Imputation
1048708 Deacutelai et lieu de livraison
1048708 Deacutesignation des articles
20Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
2- circuit des demandes drsquoachat
1048708 Proceacutedure exceptionnelle
Pour lrsquoachat drsquoune fourniture revecirctant un caractegravere drsquourgence la commande pourra se faire directement par teacuteleacutephone entre la direction du projet et le service achat
1048708 Imprimeacutes de diffusion
Crsquoest lrsquoorganisation administrative de la circulation des imprimeacutes des DA
Exemplaire conserveacute par le client conserveacute par la direction des travaux conserveacute par le service achat original pour archivage et un autre transmis pour le service magasin pour le controcircle des livraisons
3- Etablissement des bons de commande
1048708 Emission des bons de commande
Le bon de commande reprend lrsquointeacutegraliteacute des informations porteacutees sur la demande drsquoachat
Numeacutero de la commande
Service traiteur achat
Reacutefeacuterence centre drsquoimputation code analytique
Deacutesignation du fournisseur
Condition des paiements
Dates et lieu de livraison
Date et visa du responsable achat
1048708 Circuit du bon de commande
1048708 Imprimeacute de diffusion
21Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Original envoyeacute au fournisseur est sera conserveacute par lui
Exemplaire envoyeacute au fournisseur et retourneacute impeacuterativement agrave lrsquoentreprise
4-Reacuteception de la marchandise
5- traitement et circuit des factures
1048708 Reacuteception de la facture
Facture fournisseur
Facture eacutetablie sur contrat
1048708 Preacutesentation type drsquoune facture
1048708 Enregistrement de la facture
1 Circuit
Lrsquoeacutemetteur la comptabiliteacute
Le service de gestion controcircle des imputations analytiques
Le service travaux accord pour paiement
La direction du projet accord pour paiement
2 classement
Mission des services
1048708 Controcircler et viser dans les plus brefs deacutelais les documents
1048708 Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabiliteacute
6- Regraveglement des factures fournisseurs
1048708 Il existe deux moyens de regraveglement
1048708 Le chegraveque
22Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
1048708 Effet de commerce
Questionnaire
Commandes
Existe-t-il un systegraveme de deacuteclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent agrave une quantiteacute minimum
Si oui les quantiteacutes minimales sont elles revues reacuteguliegraverement en fonction des besoins reacuteels de la fabrication
Les commandes de biens et de services ne sont elles passeacutees que sur la base de demandes drsquoachats eacutetablies par des personnes habiliteacutees
Chaque service demandeur dispose-t-il drsquoun budget de deacutepenses preacutevisionnelles
Si oui la consommation de ces budgets est-elle suivie reacuteguliegraverement pour eacuteviter les deacutepassements
Ce suivi tient-il compte des commandes engageacutees mais non encore factureacutees Des bons de commandes sont-ils eacutetablis systeacutematiquement
Si oui sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Etablis en quantiteacute et en valeur Signeacutes par un responsable au vu de la demande drsquoachat Existe-il une liste des fournisseurs autoriseacutes pour les achats courants
Si oui est-elle
Approuveacutee par un responsable Reacuteguliegraverement mise agrave jour Les prix proposeacutes sont-ils compareacutes avec le marcheacute Les autres achats font-ils lrsquoobjet drsquoappels drsquooffres au moins au dessus drsquoun certain
montant Existe-il une proceacutedure permettant drsquoeacuteviter les commandes excessives
23Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Si des bons de commandes preacute numeacuteroteacutes sont utiliseacutes leur seacutequence numeacuterique est-elle utiliseacutee pour
Enregistrer les engagements pris par lrsquoentreprise Identifier les retards drsquoexeacutecution Existe-il une proceacutedure de relance des fournisseurs en retard de livraison Ces
fournisseurs sont-ils soumis agrave des peacutenaliteacutes Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqueacute
Au service reacuteception A la comptabiliteacute Si oui ces services srsquoassurent-ils qursquoils les reccediloivent tous
La socieacuteteacute exerce-t-elle un controcircle sur les cadeaux et autres avantages accordeacutes aux acheteurs par les fournisseurs
Les proceacutedures de controcircle des achats sont-elles revues peacuteriodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indeacutependantes du service achat pour srsquoassurer que la politique de la socieacuteteacute est bien appliqueacutee
4 Reacuteception des marchandises et services
Existe-il un service de reacuteception
Les marchandises reccedilues sont-elles rapprocheacutees des bons de commande en ce qui concerne
Les quantiteacutes La qualiteacute
Des bons de reacuteception sont-ils eacutetablis systeacutematiquement mecircme pour les livraisons sur des chantiers exteacuterieurs ou chez des clients des deacutepositaires
Si oui sont-ils preacute-numeacuteroteacutes
Signeacutes par le reacuteceptionnaire Dateacutes La preacute-numeacuterotation des bons est-elle utiliseacutee pour controcircler Lrsquoexhaustiviteacute des bons transmis agrave la comptabiliteacute par centre de reacuteception Lrsquoenregistrement des mouvements de stocks
24Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Existe-il un systegraveme eacutequivalent au bon de reacuteception en matiegravere de service Les anomalies en matiegravere de quantiteacute et qualiteacute constateacutees font-elles lrsquoobjet drsquoun bon
de retour
Si oui ces bons sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Transmis agrave une personne chargeacutee drsquoobtenir les avoirs
5 Controcircle des factures
Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier agrave la comptabiliteacute
Le service comptable attribue-t-il un numeacutero drsquoordre chronologique aux factures et avoirs reccedilus avant de les transmettre aux personnes chargeacutees de les veacuterifier
Si oui garde t-il une trace de ces numeacuteros pour suivre le retour des factures et relancer le service concerneacute
Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuleacutes par apposition drsquoun tampon laquo duplicata raquo
25Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE AF
Le cycle achats-fournisseurs est caracteacuteriseacute par un certain nombre de phases qui peuvent se preacutesenter comme suit
Lrsquoexpression des besoins
Deacuteclanchement de la commande
Reacuteception des biens ou services
Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
Mise en paiement des factures
Il est agrave noter que chacune de ces phases implique un ensemble drsquoobjectifs agrave atteindre entraicircnant des risques potentiels des mesures usuels de controcircle interne neacutecessaires et enfin implique des assertions drsquoaudit sur lesquelles lrsquoauditeur doit porter une attention particuliegravere
a Lrsquoexpression des besoins
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les besoins sont correctement deacutetermineacutes que lrsquoentreprise ne reacutealise pas drsquoachats inutiles et que les commandes neacutecessaires sont correctement lanceacutees
22 Risques potentielsRisques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner soit une rupture de stocks soit la constitution de stocks pleacutethoriques
La rupture de stocks peut entraicircner un retard ou un arrecirct de fabrication geacuteneacuterant soit des surcoucircts soit une sous-activiteacute Elle peut eacutegalement avoir pour conseacutequence des retards de livraisons aux clients et ecirctre agrave lrsquoorigine des litiges
La constitution drsquoun stock trop important majore les coucircts de stockage et creacutee un risque de deacuteteacuterioration des stocks Il en reacutesulte un
26Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoacheteur et son pouvoir
La puissance du donneur dordres sur loffreur ou inversement deacutetermine ineacutevitablement un rapport de forces qui pegravese lourdement sur les strateacutegies agrave adopter
Cette ineacutegaliteacute de pouvoir est lieacutee agrave la nature mecircme des eacutechanges commerciaux de distribution et industriels qui ne se font que rarement entre entreprises de taille identique
En revanche linterdeacutependance du demandeur et de loffreur nrsquoest pas neacutecessairement lieacutee agrave la taille des entreprises en preacutesence
La relation de lrsquoacheteur avec le marcheacute
Linterdeacutependance du demandeur et de loffreur peut ecirctre illustreacutee agrave travers quelques exemples
6Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Cas de la sous-traitance avec un petit fournisseur
Pour lacheteur sous-traiter cest eacutetablir une relation de deacutependance forte avec un fournisseur car le produit nexiste quapregraves une relation aussi bien dordre technique que commercial entre les deux parties
Dune maniegravere geacuteneacuterale la deacutecision de sous-traiter est prise
a) pour reacuteduire les risques de sous charges cest la sous-traitance de capaciteacute (ou conjoncturelle)
Lentreprise acheteuse ne se donne comme moyens propres en hommes et machines que ceux quelle est certaine de rentabiliser par une charge constante et elle fait reacutealiser par un sous-traitant les suractiviteacutes ponctuelles Il est eacutevident que dans ce cas le rapport de forces est favorable agrave lacheteur car dans les peacuteriodes de reacutecession lentreprise acheteuse reacuteinteacutegrera ses fabrications
b) pour eacuteviter un investissement ne correspondant pas agrave la compeacutetence de lentreprise cest la sous-traitance de speacutecialiteacute (ou structurelle)
Le recours agrave ce type de sous-traitance est impeacuteratif quand le produit agrave fabriquer par lentreprise acheteuse est un systegraveme inteacutegrant de nombreuses piegraveces de technologie diffeacuterentes (meacutecanique transport eacutelectronique informatique etc)
Dans certains cas pour des raisons de savoir-faire ou de laquo prix agrave payer raquo si lon veut disposer de plusieurs sous-traitants pour un mecircme produit (mise en oeuvre doutillages de deacuteveloppements deacutetudes etc) le rapport de forces peut ecirctre favorable aux sous-traitants
En revanche travailler avec un petit sous-traitant procure lavantage de discuter directement avec le chef dentreprise les temps de communication se trouvent ainsi diminueacutes Comme nous le verrons tout au long de ce module une action de marketing achats aupregraves de petits sous-traitants permet deacutetablir une relation agrave long terme qui seacutecurise les deux parties En effet en contrepartie de son investissement le sous-
7Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
traitant a lassurance dune charge de travail de dureacutee plus importante que celle obtenue dans un systegraveme achat vente ponctuel
8Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Cas de lapprovisionnement aupregraves dentreprises importantes
Pour lacheteur laquo traiter raquo avec une entreprise de taille importante est neacutecessaire chaque fois quil doit trouver un maicirctre drsquoœuvre ou un coopeacuterant capable de reacutealiser un ensemble complexe sinteacutegrant et participant au fonctionnement du produit final
Cest le cas par exemple de systegravemes monteacutes sur avions ou automobiles (eacutequipements de bord trains datterrissage parties de moteurs etc)
La relation de deacutependance est tregraves forte et souvent le rapport de forces est favorable au fournisseur
En effet apregraves une peacuteriode de deacuteveloppement commun les deux parties sont lieacutees agrave long terme et un changement de fournisseur est difficilement envisageable financiegraverement
Cette relation de long terme peut ecirctre une lourde contrainte pour lacheteur qui doit acheter des composants en grande quantiteacute et sur une longue peacuteriode La deacutemarche consiste alors pour lacheteur agrave convaincre le fabricant de traiter directement sans passer par les intermeacutediaires habituels
Il peut aussi effectuer une eacutetude make or buy ce qui revient au premier cas cest-agrave-dire trouver un maicirctre drsquoœuvre potentiel
9Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
B ASPECT COMPTABLE
61 CHARGES DrsquoEXPLOITATION
La rubrique 61 regroupe les postes suivants
- 611 Achats revendus de marchandises- 612 Achats consommeacutes de matiegraveres et fournitures- 613 614 Autres charges externes- 616 Impocircts et taxes- 617 Frais de personnel- 618 Autres charges drsquoexploitation- 619 Dotations drsquoexploitation
6121 Achats de matiegraveres premiegraveres
6122 Achats non stockeacutes de matiegraveres et fournitures consommables
Sont deacutebiteacutes du prix drsquoachat net des taxes leacutegalement reacutecupeacuterables par le creacutedit drsquoun compte de tiers ou de treacutesorerie
La TVA deacuteductible correspondante est comptabiliseacutee au deacutebit du compte ldquoEtat-TVA reacutecupeacuterablerdquo
6123 Achats drsquoemballages
Ce compte enregistre les achats drsquoemballages qui peuvent soit ecirctre gardeacutes par lrsquoentreprise soit restitueacutes agrave son fournisseur soit avoir un usage agrave la convenance du client
10Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
6124 Variation des stocks de matiegraveres et fournitures
Ces comptes enregistrent agrave leur deacutebit les entreacutees en stocks et agrave leur creacutedit les sorties
Les soldes de ces comptes repreacutesentent la variation de la valeur des inventaires entre le deacutebut et la fin de lrsquoexercice et sont utiliseacutes comme des comptes correcteurs des comptes drsquoachat pour deacuteterminer la valeur des achats consommeacutes qui repreacutesentent les charges reacuteelles de lrsquoexercice
6125 Achats non stockeacutes de matiegraveres et de fournitures
Ce compte regroupe tous les achats non stockeacutes (eau eacutelectriciteacute) ou ne transitant pas par une uniteacute de stockage de lrsquoentreprise tels que ceux affeacuterents agrave des fournitures dont les existants en fin drsquoexercice sont inscrits en tant que charges constateacutees drsquoavance au deacutebit du compte 3491
6126 Achats de travaux eacutetudes et prestations de services
Ce compte regroupe les achats HT des travaux eacutetudes et prestations sous-traiteacutes pour le compte de lrsquoentreprise par des tiers
Il est subdiviseacute par nature de prestations
6128 Achats de matiegraveres et de fournitures des exercices anteacuterieurs
Ce compte enregistre les achats de matiegraveres et fournitures affeacuterents aux exercices anteacuterieurs
11Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
6129 RRRO sur achats consommeacutes de matiegraveres et fournitures
Les RRR dont beacuteneacuteficie lrsquoentreprise aupregraves de ses fournisseurs sont comptabiliseacutes au cours de lrsquoexercice au creacutedit du compte avec le deacutebit du compte de tiers concerneacute
441 FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES
Le compte 4411 laquo Fournisseurs raquo est creacutediteacute du montant des factures drsquoachats de biens ou de services par le deacutebit
Des comptes concerneacutes de la classe 6 pour le montant hors taxes reacutecupeacuterables pour les charges de fonctionnement Des comptes du poste 3413 pour les eacuteleacutements constitutifs du coucirct de production des opeacuterations en maicirctrise drsquoouvrage directe pour le montant hors taxes reacutecupeacuterables Du compte 3455 laquo Etat TVA reacutecupeacuterable raquo pour le montant des taxes reacutecupeacuterables Du compte 3471 laquo Immeubles en cours mandants raquo pour les eacuteleacutements constitutifs du coucirct de production pour les opeacuterations en maicirctrise drsquoouvrage deacuteleacutegueacutee
Le compte 4411 laquo fournisseurs raquo
Ce mecircme compte est deacutebiteacute par le creacutedit
Drsquoun compte de treacutesorerie lors des regraveglements des factures aux fournisseurs Du compte 4415 laquo Fournisseurs ndash effets agrave payer raquo en cas drsquoacceptation drsquoune lettre de change ou de lrsquoeacutemission drsquoun billet agrave ordre par lrsquoentreprise Du compte de stocks ou 6119 6129 ou 6149 laquo Rabais remises et ristournes obtenus raquo pour le montant des reacuteductions obtenues hors factures Du compte 3411 laquo Fournisseurs avances et acomptes verseacutes sur commandes drsquoexploitation raquo pour solde de ce compte le cas eacutecheacuteant
Le compte 4413 laquo Fournisseurs retenues de garantie raquo
Reccediloit agrave son creacutedit par le deacutebit du compte fournisseur inteacuteresseacute le montant des retenues effectueacutees sur le prix convenu jusqursquoagrave lrsquoeacutecheacuteance du terme de garantie preacutevue
12Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce compte peut ecirctre scindeacute entre les opeacuterations propres les opeacuterations MOD et le fonctionnement
Le compte 4415 est creacutediteacute par le deacutebit du compte laquo Fournisseurs raquo lors de lrsquoacceptation drsquoun effet ou de lrsquoeacutemission drsquoun billet agrave ordre par lrsquoentreprise
Le compte 4417 laquo Fournisseurs ndash factures non parvenues raquo
Crsquoest un compte de reacutegularisation (Transitoire) rattacheacute au compte fournisseur concerneacute il convient alors pour ne pas fausser les reacutesultats de deacutebiter le compte de charges concerneacute par le creacutedit du compte 4417
Le compte ci-dessus est creacutediteacute du montant de la dette toutes taxes comprises par le deacutebit des comptes de la classe 3 ou de la classe 6 concerneacutes et du compte de TVA reacutecupeacuterable Lrsquoentreprise peut aussi opter pour la comptabilisation hors taxes de cette opeacuteration
A lrsquoouverture de lrsquoexercice suivant cette eacutecriture est contre-passeacutee Les entreprises qui le jugent opportun peuvent faire jouer le compte 4417 agrave la fin de chaque peacuteriode comptable et non pas uniquement agrave la clocircture de lrsquoexercice
Le compte 4418 laquo Autres fournisseurs et comptes rattacheacutes raquo
Il est destineacute agrave enregistrer les autres opeacuterations avec les fournisseurs non speacutecifieacutees
13Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
14Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE I PHASE DrsquoEVALUATION DU CONTROLE INTERNE
Deacutefinitions et objectifs du controcircle interne du cycle achats fournisseurs
Lrsquoeacutevaluation du controcircle interne constitue une eacutetape indispensable de la deacutemarche drsquoaudit Elle permet drsquoappreacutecier lrsquoorganisation et le systegraveme drsquoinformation qui concourent agrave la production des comptes soumis agrave la certification
Deacutefinition
Il existe de nombreuses deacutefinitions du controcircle interne Cependant la deacutefinition la plus usiteacutee est celle de Lrsquoordre des experts comptables franccedilais Ce dernier deacutefinit le controcircle interne dans le laquo Meacutemento Pratique Francis Lefebvre raquo comme
laquo Lrsquoensemble des seacutecuriteacutes contribuant agrave la maicirctrise de lrsquoentreprise Il a pour but drsquoun coteacute drsquoassurer la protection la sauvegarde du patrimoine et la qualiteacute de lrsquoinformation de lrsquoautre lrsquoapplication des instructions de direction et de favoriser lrsquoameacutelioration des performances Il se manifeste par lrsquoorganisation les meacutethodes et proceacutedures de chacune des activiteacutes de lrsquoentreprise pour maintenir la peacuterenniteacute de celle-ci raquo (OEC XXXIIe congregraves national 1977)
15Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Objectifs
Lrsquoanalyse du systegraveme du controcircle interne de la fonction achats- fournisseurs doit permettre de srsquoassurer que
Les seacuteparations de fonctions sont suffisantesTous les achats de lrsquoentreprise sont correctement autoriseacutes et comptabiliseacutes Les achats comptabiliseacutes correspondent agrave des deacutepenses reacuteelles de lrsquoentrepriseCes deacutepenses sont faites dans lrsquointeacuterecirct de lrsquoentreprise et conformeacutement agrave son objetTous les achats enregistreacutes sont correctement eacutevalueacutesTous les avoirs agrave obtenir sont enregistreacutesToutes les dettes concernent les marchandises et services reccedilus sont enregistreacutees dans la bonne peacuteriodeLes engagements pris par lrsquoentreprise et devant figurer dans lrsquoannexe sont correctement suivis
16Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
B Seacuteparation de fonctions
Appreacutecier la seacuteparation des fonctions en ce qui concerne
Emission de demandes drsquoachatsEtablissement des commandesAutorisation des commandesReacuteception des marchandises et servicesComparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reccedilus avec les commandesComparaison bon de reacuteceptioncommandefacture Imputation comptableVeacuterification de lrsquoimputation comptableControcircle des facturesSuivi des avoirs agrave recevoirBon agrave payerTenue du journal drsquoachatsTenue de lrsquoinventaire permanentTenue des comptes individuels fournisseursRapprochement des releveacutes fournisseurs avec les comptesRapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseursCentralisation du journal drsquoachatsSignature des chegravequesEnvoi des chegravequesAcceptation des traitesTenue du journal des effets agrave payerTenue du journal de treacutesorerieAnnulation des piegraveces justificativesApprobation des opeacuterations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs- creacutediteurs diversAccegraves agrave la comptabiliteacute geacuteneacuterale
17Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
C Lrsquoappreacuteciation des proceacutedures du cycle AF
Lrsquoauditeur doit acqueacuterir une connaissance geacuteneacuterale des opeacuterations du cycle Ce nrsquoest qursquoagrave cette condition qursquoil pourra analyser de maniegravere pertinente les opeacuterations intervenues durant lrsquoexercice pour ce faire il devra prendre connaissance si possible drsquoun certain nombre de donneacutees statistiques concernant ce cycle Ces donneacutees peuvent ecirctre reacutesumeacutees comme ci-apregraves
18Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
SOCIETE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
EXERCICE CLOS LE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant des achats annuels helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Maroc helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Import helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant annuel des avoirs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur du poste fournisseurs et comptes rattacheacutes helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont charges agrave payer helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Ratio fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
En jours drsquoachats TTC helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de factures mensuelles helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur moyenne des factures helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- risques particuliers helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
19Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Dans le cas drsquoabsence du manuel de proceacutedures il est important drsquoeacutetablir le narratif des proceacutedures concernant le cycle drsquoachat afin drsquoacqueacuterir le maximum drsquoinformations pour une meilleure compreacutehension des circuits de traitement drsquoinformations Ceci se peut par des entretiens avec lrsquoensemble des intervenants dans le circuit afin drsquoavoir une vue plus deacutetailleacutee du circuit
Lrsquoensemble des constatations exprimeacutes par les responsables donne lieu agrave
1) Emission des demandes drsquoachat
La direction des travaux concerneacutes
Le service achat
Le service gestion
Le service du projet
Lrsquoeacutemission des demandes drsquoachats est obligatoire pour toutes les commandes supeacuterieures agrave 1000 dhs Apregraves avoir deacutetecteacute les besoins des diffeacuterents services
Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de lrsquoeacutemission
1048708 La numeacuterotation
1048708 Imputation
1048708 Deacutelai et lieu de livraison
1048708 Deacutesignation des articles
20Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
2- circuit des demandes drsquoachat
1048708 Proceacutedure exceptionnelle
Pour lrsquoachat drsquoune fourniture revecirctant un caractegravere drsquourgence la commande pourra se faire directement par teacuteleacutephone entre la direction du projet et le service achat
1048708 Imprimeacutes de diffusion
Crsquoest lrsquoorganisation administrative de la circulation des imprimeacutes des DA
Exemplaire conserveacute par le client conserveacute par la direction des travaux conserveacute par le service achat original pour archivage et un autre transmis pour le service magasin pour le controcircle des livraisons
3- Etablissement des bons de commande
1048708 Emission des bons de commande
Le bon de commande reprend lrsquointeacutegraliteacute des informations porteacutees sur la demande drsquoachat
Numeacutero de la commande
Service traiteur achat
Reacutefeacuterence centre drsquoimputation code analytique
Deacutesignation du fournisseur
Condition des paiements
Dates et lieu de livraison
Date et visa du responsable achat
1048708 Circuit du bon de commande
1048708 Imprimeacute de diffusion
21Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Original envoyeacute au fournisseur est sera conserveacute par lui
Exemplaire envoyeacute au fournisseur et retourneacute impeacuterativement agrave lrsquoentreprise
4-Reacuteception de la marchandise
5- traitement et circuit des factures
1048708 Reacuteception de la facture
Facture fournisseur
Facture eacutetablie sur contrat
1048708 Preacutesentation type drsquoune facture
1048708 Enregistrement de la facture
1 Circuit
Lrsquoeacutemetteur la comptabiliteacute
Le service de gestion controcircle des imputations analytiques
Le service travaux accord pour paiement
La direction du projet accord pour paiement
2 classement
Mission des services
1048708 Controcircler et viser dans les plus brefs deacutelais les documents
1048708 Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabiliteacute
6- Regraveglement des factures fournisseurs
1048708 Il existe deux moyens de regraveglement
1048708 Le chegraveque
22Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
1048708 Effet de commerce
Questionnaire
Commandes
Existe-t-il un systegraveme de deacuteclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent agrave une quantiteacute minimum
Si oui les quantiteacutes minimales sont elles revues reacuteguliegraverement en fonction des besoins reacuteels de la fabrication
Les commandes de biens et de services ne sont elles passeacutees que sur la base de demandes drsquoachats eacutetablies par des personnes habiliteacutees
Chaque service demandeur dispose-t-il drsquoun budget de deacutepenses preacutevisionnelles
Si oui la consommation de ces budgets est-elle suivie reacuteguliegraverement pour eacuteviter les deacutepassements
Ce suivi tient-il compte des commandes engageacutees mais non encore factureacutees Des bons de commandes sont-ils eacutetablis systeacutematiquement
Si oui sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Etablis en quantiteacute et en valeur Signeacutes par un responsable au vu de la demande drsquoachat Existe-il une liste des fournisseurs autoriseacutes pour les achats courants
Si oui est-elle
Approuveacutee par un responsable Reacuteguliegraverement mise agrave jour Les prix proposeacutes sont-ils compareacutes avec le marcheacute Les autres achats font-ils lrsquoobjet drsquoappels drsquooffres au moins au dessus drsquoun certain
montant Existe-il une proceacutedure permettant drsquoeacuteviter les commandes excessives
23Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Si des bons de commandes preacute numeacuteroteacutes sont utiliseacutes leur seacutequence numeacuterique est-elle utiliseacutee pour
Enregistrer les engagements pris par lrsquoentreprise Identifier les retards drsquoexeacutecution Existe-il une proceacutedure de relance des fournisseurs en retard de livraison Ces
fournisseurs sont-ils soumis agrave des peacutenaliteacutes Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqueacute
Au service reacuteception A la comptabiliteacute Si oui ces services srsquoassurent-ils qursquoils les reccediloivent tous
La socieacuteteacute exerce-t-elle un controcircle sur les cadeaux et autres avantages accordeacutes aux acheteurs par les fournisseurs
Les proceacutedures de controcircle des achats sont-elles revues peacuteriodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indeacutependantes du service achat pour srsquoassurer que la politique de la socieacuteteacute est bien appliqueacutee
4 Reacuteception des marchandises et services
Existe-il un service de reacuteception
Les marchandises reccedilues sont-elles rapprocheacutees des bons de commande en ce qui concerne
Les quantiteacutes La qualiteacute
Des bons de reacuteception sont-ils eacutetablis systeacutematiquement mecircme pour les livraisons sur des chantiers exteacuterieurs ou chez des clients des deacutepositaires
Si oui sont-ils preacute-numeacuteroteacutes
Signeacutes par le reacuteceptionnaire Dateacutes La preacute-numeacuterotation des bons est-elle utiliseacutee pour controcircler Lrsquoexhaustiviteacute des bons transmis agrave la comptabiliteacute par centre de reacuteception Lrsquoenregistrement des mouvements de stocks
24Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Existe-il un systegraveme eacutequivalent au bon de reacuteception en matiegravere de service Les anomalies en matiegravere de quantiteacute et qualiteacute constateacutees font-elles lrsquoobjet drsquoun bon
de retour
Si oui ces bons sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Transmis agrave une personne chargeacutee drsquoobtenir les avoirs
5 Controcircle des factures
Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier agrave la comptabiliteacute
Le service comptable attribue-t-il un numeacutero drsquoordre chronologique aux factures et avoirs reccedilus avant de les transmettre aux personnes chargeacutees de les veacuterifier
Si oui garde t-il une trace de ces numeacuteros pour suivre le retour des factures et relancer le service concerneacute
Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuleacutes par apposition drsquoun tampon laquo duplicata raquo
25Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE AF
Le cycle achats-fournisseurs est caracteacuteriseacute par un certain nombre de phases qui peuvent se preacutesenter comme suit
Lrsquoexpression des besoins
Deacuteclanchement de la commande
Reacuteception des biens ou services
Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
Mise en paiement des factures
Il est agrave noter que chacune de ces phases implique un ensemble drsquoobjectifs agrave atteindre entraicircnant des risques potentiels des mesures usuels de controcircle interne neacutecessaires et enfin implique des assertions drsquoaudit sur lesquelles lrsquoauditeur doit porter une attention particuliegravere
a Lrsquoexpression des besoins
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les besoins sont correctement deacutetermineacutes que lrsquoentreprise ne reacutealise pas drsquoachats inutiles et que les commandes neacutecessaires sont correctement lanceacutees
22 Risques potentielsRisques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner soit une rupture de stocks soit la constitution de stocks pleacutethoriques
La rupture de stocks peut entraicircner un retard ou un arrecirct de fabrication geacuteneacuterant soit des surcoucircts soit une sous-activiteacute Elle peut eacutegalement avoir pour conseacutequence des retards de livraisons aux clients et ecirctre agrave lrsquoorigine des litiges
La constitution drsquoun stock trop important majore les coucircts de stockage et creacutee un risque de deacuteteacuterioration des stocks Il en reacutesulte un
26Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
Achat Fournisseurs
- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Cas de la sous-traitance avec un petit fournisseur
Pour lacheteur sous-traiter cest eacutetablir une relation de deacutependance forte avec un fournisseur car le produit nexiste quapregraves une relation aussi bien dordre technique que commercial entre les deux parties
Dune maniegravere geacuteneacuterale la deacutecision de sous-traiter est prise
a) pour reacuteduire les risques de sous charges cest la sous-traitance de capaciteacute (ou conjoncturelle)
Lentreprise acheteuse ne se donne comme moyens propres en hommes et machines que ceux quelle est certaine de rentabiliser par une charge constante et elle fait reacutealiser par un sous-traitant les suractiviteacutes ponctuelles Il est eacutevident que dans ce cas le rapport de forces est favorable agrave lacheteur car dans les peacuteriodes de reacutecession lentreprise acheteuse reacuteinteacutegrera ses fabrications
b) pour eacuteviter un investissement ne correspondant pas agrave la compeacutetence de lentreprise cest la sous-traitance de speacutecialiteacute (ou structurelle)
Le recours agrave ce type de sous-traitance est impeacuteratif quand le produit agrave fabriquer par lentreprise acheteuse est un systegraveme inteacutegrant de nombreuses piegraveces de technologie diffeacuterentes (meacutecanique transport eacutelectronique informatique etc)
Dans certains cas pour des raisons de savoir-faire ou de laquo prix agrave payer raquo si lon veut disposer de plusieurs sous-traitants pour un mecircme produit (mise en oeuvre doutillages de deacuteveloppements deacutetudes etc) le rapport de forces peut ecirctre favorable aux sous-traitants
En revanche travailler avec un petit sous-traitant procure lavantage de discuter directement avec le chef dentreprise les temps de communication se trouvent ainsi diminueacutes Comme nous le verrons tout au long de ce module une action de marketing achats aupregraves de petits sous-traitants permet deacutetablir une relation agrave long terme qui seacutecurise les deux parties En effet en contrepartie de son investissement le sous-
7Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
traitant a lassurance dune charge de travail de dureacutee plus importante que celle obtenue dans un systegraveme achat vente ponctuel
8Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Cas de lapprovisionnement aupregraves dentreprises importantes
Pour lacheteur laquo traiter raquo avec une entreprise de taille importante est neacutecessaire chaque fois quil doit trouver un maicirctre drsquoœuvre ou un coopeacuterant capable de reacutealiser un ensemble complexe sinteacutegrant et participant au fonctionnement du produit final
Cest le cas par exemple de systegravemes monteacutes sur avions ou automobiles (eacutequipements de bord trains datterrissage parties de moteurs etc)
La relation de deacutependance est tregraves forte et souvent le rapport de forces est favorable au fournisseur
En effet apregraves une peacuteriode de deacuteveloppement commun les deux parties sont lieacutees agrave long terme et un changement de fournisseur est difficilement envisageable financiegraverement
Cette relation de long terme peut ecirctre une lourde contrainte pour lacheteur qui doit acheter des composants en grande quantiteacute et sur une longue peacuteriode La deacutemarche consiste alors pour lacheteur agrave convaincre le fabricant de traiter directement sans passer par les intermeacutediaires habituels
Il peut aussi effectuer une eacutetude make or buy ce qui revient au premier cas cest-agrave-dire trouver un maicirctre drsquoœuvre potentiel
9Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
B ASPECT COMPTABLE
61 CHARGES DrsquoEXPLOITATION
La rubrique 61 regroupe les postes suivants
- 611 Achats revendus de marchandises- 612 Achats consommeacutes de matiegraveres et fournitures- 613 614 Autres charges externes- 616 Impocircts et taxes- 617 Frais de personnel- 618 Autres charges drsquoexploitation- 619 Dotations drsquoexploitation
6121 Achats de matiegraveres premiegraveres
6122 Achats non stockeacutes de matiegraveres et fournitures consommables
Sont deacutebiteacutes du prix drsquoachat net des taxes leacutegalement reacutecupeacuterables par le creacutedit drsquoun compte de tiers ou de treacutesorerie
La TVA deacuteductible correspondante est comptabiliseacutee au deacutebit du compte ldquoEtat-TVA reacutecupeacuterablerdquo
6123 Achats drsquoemballages
Ce compte enregistre les achats drsquoemballages qui peuvent soit ecirctre gardeacutes par lrsquoentreprise soit restitueacutes agrave son fournisseur soit avoir un usage agrave la convenance du client
10Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
6124 Variation des stocks de matiegraveres et fournitures
Ces comptes enregistrent agrave leur deacutebit les entreacutees en stocks et agrave leur creacutedit les sorties
Les soldes de ces comptes repreacutesentent la variation de la valeur des inventaires entre le deacutebut et la fin de lrsquoexercice et sont utiliseacutes comme des comptes correcteurs des comptes drsquoachat pour deacuteterminer la valeur des achats consommeacutes qui repreacutesentent les charges reacuteelles de lrsquoexercice
6125 Achats non stockeacutes de matiegraveres et de fournitures
Ce compte regroupe tous les achats non stockeacutes (eau eacutelectriciteacute) ou ne transitant pas par une uniteacute de stockage de lrsquoentreprise tels que ceux affeacuterents agrave des fournitures dont les existants en fin drsquoexercice sont inscrits en tant que charges constateacutees drsquoavance au deacutebit du compte 3491
6126 Achats de travaux eacutetudes et prestations de services
Ce compte regroupe les achats HT des travaux eacutetudes et prestations sous-traiteacutes pour le compte de lrsquoentreprise par des tiers
Il est subdiviseacute par nature de prestations
6128 Achats de matiegraveres et de fournitures des exercices anteacuterieurs
Ce compte enregistre les achats de matiegraveres et fournitures affeacuterents aux exercices anteacuterieurs
11Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
6129 RRRO sur achats consommeacutes de matiegraveres et fournitures
Les RRR dont beacuteneacuteficie lrsquoentreprise aupregraves de ses fournisseurs sont comptabiliseacutes au cours de lrsquoexercice au creacutedit du compte avec le deacutebit du compte de tiers concerneacute
441 FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES
Le compte 4411 laquo Fournisseurs raquo est creacutediteacute du montant des factures drsquoachats de biens ou de services par le deacutebit
Des comptes concerneacutes de la classe 6 pour le montant hors taxes reacutecupeacuterables pour les charges de fonctionnement Des comptes du poste 3413 pour les eacuteleacutements constitutifs du coucirct de production des opeacuterations en maicirctrise drsquoouvrage directe pour le montant hors taxes reacutecupeacuterables Du compte 3455 laquo Etat TVA reacutecupeacuterable raquo pour le montant des taxes reacutecupeacuterables Du compte 3471 laquo Immeubles en cours mandants raquo pour les eacuteleacutements constitutifs du coucirct de production pour les opeacuterations en maicirctrise drsquoouvrage deacuteleacutegueacutee
Le compte 4411 laquo fournisseurs raquo
Ce mecircme compte est deacutebiteacute par le creacutedit
Drsquoun compte de treacutesorerie lors des regraveglements des factures aux fournisseurs Du compte 4415 laquo Fournisseurs ndash effets agrave payer raquo en cas drsquoacceptation drsquoune lettre de change ou de lrsquoeacutemission drsquoun billet agrave ordre par lrsquoentreprise Du compte de stocks ou 6119 6129 ou 6149 laquo Rabais remises et ristournes obtenus raquo pour le montant des reacuteductions obtenues hors factures Du compte 3411 laquo Fournisseurs avances et acomptes verseacutes sur commandes drsquoexploitation raquo pour solde de ce compte le cas eacutecheacuteant
Le compte 4413 laquo Fournisseurs retenues de garantie raquo
Reccediloit agrave son creacutedit par le deacutebit du compte fournisseur inteacuteresseacute le montant des retenues effectueacutees sur le prix convenu jusqursquoagrave lrsquoeacutecheacuteance du terme de garantie preacutevue
12Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce compte peut ecirctre scindeacute entre les opeacuterations propres les opeacuterations MOD et le fonctionnement
Le compte 4415 est creacutediteacute par le deacutebit du compte laquo Fournisseurs raquo lors de lrsquoacceptation drsquoun effet ou de lrsquoeacutemission drsquoun billet agrave ordre par lrsquoentreprise
Le compte 4417 laquo Fournisseurs ndash factures non parvenues raquo
Crsquoest un compte de reacutegularisation (Transitoire) rattacheacute au compte fournisseur concerneacute il convient alors pour ne pas fausser les reacutesultats de deacutebiter le compte de charges concerneacute par le creacutedit du compte 4417
Le compte ci-dessus est creacutediteacute du montant de la dette toutes taxes comprises par le deacutebit des comptes de la classe 3 ou de la classe 6 concerneacutes et du compte de TVA reacutecupeacuterable Lrsquoentreprise peut aussi opter pour la comptabilisation hors taxes de cette opeacuteration
A lrsquoouverture de lrsquoexercice suivant cette eacutecriture est contre-passeacutee Les entreprises qui le jugent opportun peuvent faire jouer le compte 4417 agrave la fin de chaque peacuteriode comptable et non pas uniquement agrave la clocircture de lrsquoexercice
Le compte 4418 laquo Autres fournisseurs et comptes rattacheacutes raquo
Il est destineacute agrave enregistrer les autres opeacuterations avec les fournisseurs non speacutecifieacutees
13Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
14Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE I PHASE DrsquoEVALUATION DU CONTROLE INTERNE
Deacutefinitions et objectifs du controcircle interne du cycle achats fournisseurs
Lrsquoeacutevaluation du controcircle interne constitue une eacutetape indispensable de la deacutemarche drsquoaudit Elle permet drsquoappreacutecier lrsquoorganisation et le systegraveme drsquoinformation qui concourent agrave la production des comptes soumis agrave la certification
Deacutefinition
Il existe de nombreuses deacutefinitions du controcircle interne Cependant la deacutefinition la plus usiteacutee est celle de Lrsquoordre des experts comptables franccedilais Ce dernier deacutefinit le controcircle interne dans le laquo Meacutemento Pratique Francis Lefebvre raquo comme
laquo Lrsquoensemble des seacutecuriteacutes contribuant agrave la maicirctrise de lrsquoentreprise Il a pour but drsquoun coteacute drsquoassurer la protection la sauvegarde du patrimoine et la qualiteacute de lrsquoinformation de lrsquoautre lrsquoapplication des instructions de direction et de favoriser lrsquoameacutelioration des performances Il se manifeste par lrsquoorganisation les meacutethodes et proceacutedures de chacune des activiteacutes de lrsquoentreprise pour maintenir la peacuterenniteacute de celle-ci raquo (OEC XXXIIe congregraves national 1977)
15Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Objectifs
Lrsquoanalyse du systegraveme du controcircle interne de la fonction achats- fournisseurs doit permettre de srsquoassurer que
Les seacuteparations de fonctions sont suffisantesTous les achats de lrsquoentreprise sont correctement autoriseacutes et comptabiliseacutes Les achats comptabiliseacutes correspondent agrave des deacutepenses reacuteelles de lrsquoentrepriseCes deacutepenses sont faites dans lrsquointeacuterecirct de lrsquoentreprise et conformeacutement agrave son objetTous les achats enregistreacutes sont correctement eacutevalueacutesTous les avoirs agrave obtenir sont enregistreacutesToutes les dettes concernent les marchandises et services reccedilus sont enregistreacutees dans la bonne peacuteriodeLes engagements pris par lrsquoentreprise et devant figurer dans lrsquoannexe sont correctement suivis
16Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
B Seacuteparation de fonctions
Appreacutecier la seacuteparation des fonctions en ce qui concerne
Emission de demandes drsquoachatsEtablissement des commandesAutorisation des commandesReacuteception des marchandises et servicesComparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reccedilus avec les commandesComparaison bon de reacuteceptioncommandefacture Imputation comptableVeacuterification de lrsquoimputation comptableControcircle des facturesSuivi des avoirs agrave recevoirBon agrave payerTenue du journal drsquoachatsTenue de lrsquoinventaire permanentTenue des comptes individuels fournisseursRapprochement des releveacutes fournisseurs avec les comptesRapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseursCentralisation du journal drsquoachatsSignature des chegravequesEnvoi des chegravequesAcceptation des traitesTenue du journal des effets agrave payerTenue du journal de treacutesorerieAnnulation des piegraveces justificativesApprobation des opeacuterations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs- creacutediteurs diversAccegraves agrave la comptabiliteacute geacuteneacuterale
17Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
C Lrsquoappreacuteciation des proceacutedures du cycle AF
Lrsquoauditeur doit acqueacuterir une connaissance geacuteneacuterale des opeacuterations du cycle Ce nrsquoest qursquoagrave cette condition qursquoil pourra analyser de maniegravere pertinente les opeacuterations intervenues durant lrsquoexercice pour ce faire il devra prendre connaissance si possible drsquoun certain nombre de donneacutees statistiques concernant ce cycle Ces donneacutees peuvent ecirctre reacutesumeacutees comme ci-apregraves
18Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
SOCIETE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
EXERCICE CLOS LE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant des achats annuels helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Maroc helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Import helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant annuel des avoirs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur du poste fournisseurs et comptes rattacheacutes helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont charges agrave payer helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Ratio fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
En jours drsquoachats TTC helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de factures mensuelles helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur moyenne des factures helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- risques particuliers helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
19Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Dans le cas drsquoabsence du manuel de proceacutedures il est important drsquoeacutetablir le narratif des proceacutedures concernant le cycle drsquoachat afin drsquoacqueacuterir le maximum drsquoinformations pour une meilleure compreacutehension des circuits de traitement drsquoinformations Ceci se peut par des entretiens avec lrsquoensemble des intervenants dans le circuit afin drsquoavoir une vue plus deacutetailleacutee du circuit
Lrsquoensemble des constatations exprimeacutes par les responsables donne lieu agrave
1) Emission des demandes drsquoachat
La direction des travaux concerneacutes
Le service achat
Le service gestion
Le service du projet
Lrsquoeacutemission des demandes drsquoachats est obligatoire pour toutes les commandes supeacuterieures agrave 1000 dhs Apregraves avoir deacutetecteacute les besoins des diffeacuterents services
Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de lrsquoeacutemission
1048708 La numeacuterotation
1048708 Imputation
1048708 Deacutelai et lieu de livraison
1048708 Deacutesignation des articles
20Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
2- circuit des demandes drsquoachat
1048708 Proceacutedure exceptionnelle
Pour lrsquoachat drsquoune fourniture revecirctant un caractegravere drsquourgence la commande pourra se faire directement par teacuteleacutephone entre la direction du projet et le service achat
1048708 Imprimeacutes de diffusion
Crsquoest lrsquoorganisation administrative de la circulation des imprimeacutes des DA
Exemplaire conserveacute par le client conserveacute par la direction des travaux conserveacute par le service achat original pour archivage et un autre transmis pour le service magasin pour le controcircle des livraisons
3- Etablissement des bons de commande
1048708 Emission des bons de commande
Le bon de commande reprend lrsquointeacutegraliteacute des informations porteacutees sur la demande drsquoachat
Numeacutero de la commande
Service traiteur achat
Reacutefeacuterence centre drsquoimputation code analytique
Deacutesignation du fournisseur
Condition des paiements
Dates et lieu de livraison
Date et visa du responsable achat
1048708 Circuit du bon de commande
1048708 Imprimeacute de diffusion
21Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Original envoyeacute au fournisseur est sera conserveacute par lui
Exemplaire envoyeacute au fournisseur et retourneacute impeacuterativement agrave lrsquoentreprise
4-Reacuteception de la marchandise
5- traitement et circuit des factures
1048708 Reacuteception de la facture
Facture fournisseur
Facture eacutetablie sur contrat
1048708 Preacutesentation type drsquoune facture
1048708 Enregistrement de la facture
1 Circuit
Lrsquoeacutemetteur la comptabiliteacute
Le service de gestion controcircle des imputations analytiques
Le service travaux accord pour paiement
La direction du projet accord pour paiement
2 classement
Mission des services
1048708 Controcircler et viser dans les plus brefs deacutelais les documents
1048708 Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabiliteacute
6- Regraveglement des factures fournisseurs
1048708 Il existe deux moyens de regraveglement
1048708 Le chegraveque
22Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
1048708 Effet de commerce
Questionnaire
Commandes
Existe-t-il un systegraveme de deacuteclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent agrave une quantiteacute minimum
Si oui les quantiteacutes minimales sont elles revues reacuteguliegraverement en fonction des besoins reacuteels de la fabrication
Les commandes de biens et de services ne sont elles passeacutees que sur la base de demandes drsquoachats eacutetablies par des personnes habiliteacutees
Chaque service demandeur dispose-t-il drsquoun budget de deacutepenses preacutevisionnelles
Si oui la consommation de ces budgets est-elle suivie reacuteguliegraverement pour eacuteviter les deacutepassements
Ce suivi tient-il compte des commandes engageacutees mais non encore factureacutees Des bons de commandes sont-ils eacutetablis systeacutematiquement
Si oui sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Etablis en quantiteacute et en valeur Signeacutes par un responsable au vu de la demande drsquoachat Existe-il une liste des fournisseurs autoriseacutes pour les achats courants
Si oui est-elle
Approuveacutee par un responsable Reacuteguliegraverement mise agrave jour Les prix proposeacutes sont-ils compareacutes avec le marcheacute Les autres achats font-ils lrsquoobjet drsquoappels drsquooffres au moins au dessus drsquoun certain
montant Existe-il une proceacutedure permettant drsquoeacuteviter les commandes excessives
23Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Si des bons de commandes preacute numeacuteroteacutes sont utiliseacutes leur seacutequence numeacuterique est-elle utiliseacutee pour
Enregistrer les engagements pris par lrsquoentreprise Identifier les retards drsquoexeacutecution Existe-il une proceacutedure de relance des fournisseurs en retard de livraison Ces
fournisseurs sont-ils soumis agrave des peacutenaliteacutes Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqueacute
Au service reacuteception A la comptabiliteacute Si oui ces services srsquoassurent-ils qursquoils les reccediloivent tous
La socieacuteteacute exerce-t-elle un controcircle sur les cadeaux et autres avantages accordeacutes aux acheteurs par les fournisseurs
Les proceacutedures de controcircle des achats sont-elles revues peacuteriodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indeacutependantes du service achat pour srsquoassurer que la politique de la socieacuteteacute est bien appliqueacutee
4 Reacuteception des marchandises et services
Existe-il un service de reacuteception
Les marchandises reccedilues sont-elles rapprocheacutees des bons de commande en ce qui concerne
Les quantiteacutes La qualiteacute
Des bons de reacuteception sont-ils eacutetablis systeacutematiquement mecircme pour les livraisons sur des chantiers exteacuterieurs ou chez des clients des deacutepositaires
Si oui sont-ils preacute-numeacuteroteacutes
Signeacutes par le reacuteceptionnaire Dateacutes La preacute-numeacuterotation des bons est-elle utiliseacutee pour controcircler Lrsquoexhaustiviteacute des bons transmis agrave la comptabiliteacute par centre de reacuteception Lrsquoenregistrement des mouvements de stocks
24Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Existe-il un systegraveme eacutequivalent au bon de reacuteception en matiegravere de service Les anomalies en matiegravere de quantiteacute et qualiteacute constateacutees font-elles lrsquoobjet drsquoun bon
de retour
Si oui ces bons sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Transmis agrave une personne chargeacutee drsquoobtenir les avoirs
5 Controcircle des factures
Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier agrave la comptabiliteacute
Le service comptable attribue-t-il un numeacutero drsquoordre chronologique aux factures et avoirs reccedilus avant de les transmettre aux personnes chargeacutees de les veacuterifier
Si oui garde t-il une trace de ces numeacuteros pour suivre le retour des factures et relancer le service concerneacute
Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuleacutes par apposition drsquoun tampon laquo duplicata raquo
25Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE AF
Le cycle achats-fournisseurs est caracteacuteriseacute par un certain nombre de phases qui peuvent se preacutesenter comme suit
Lrsquoexpression des besoins
Deacuteclanchement de la commande
Reacuteception des biens ou services
Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
Mise en paiement des factures
Il est agrave noter que chacune de ces phases implique un ensemble drsquoobjectifs agrave atteindre entraicircnant des risques potentiels des mesures usuels de controcircle interne neacutecessaires et enfin implique des assertions drsquoaudit sur lesquelles lrsquoauditeur doit porter une attention particuliegravere
a Lrsquoexpression des besoins
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les besoins sont correctement deacutetermineacutes que lrsquoentreprise ne reacutealise pas drsquoachats inutiles et que les commandes neacutecessaires sont correctement lanceacutees
22 Risques potentielsRisques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner soit une rupture de stocks soit la constitution de stocks pleacutethoriques
La rupture de stocks peut entraicircner un retard ou un arrecirct de fabrication geacuteneacuterant soit des surcoucircts soit une sous-activiteacute Elle peut eacutegalement avoir pour conseacutequence des retards de livraisons aux clients et ecirctre agrave lrsquoorigine des litiges
La constitution drsquoun stock trop important majore les coucircts de stockage et creacutee un risque de deacuteteacuterioration des stocks Il en reacutesulte un
26Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
traitant a lassurance dune charge de travail de dureacutee plus importante que celle obtenue dans un systegraveme achat vente ponctuel
8Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Cas de lapprovisionnement aupregraves dentreprises importantes
Pour lacheteur laquo traiter raquo avec une entreprise de taille importante est neacutecessaire chaque fois quil doit trouver un maicirctre drsquoœuvre ou un coopeacuterant capable de reacutealiser un ensemble complexe sinteacutegrant et participant au fonctionnement du produit final
Cest le cas par exemple de systegravemes monteacutes sur avions ou automobiles (eacutequipements de bord trains datterrissage parties de moteurs etc)
La relation de deacutependance est tregraves forte et souvent le rapport de forces est favorable au fournisseur
En effet apregraves une peacuteriode de deacuteveloppement commun les deux parties sont lieacutees agrave long terme et un changement de fournisseur est difficilement envisageable financiegraverement
Cette relation de long terme peut ecirctre une lourde contrainte pour lacheteur qui doit acheter des composants en grande quantiteacute et sur une longue peacuteriode La deacutemarche consiste alors pour lacheteur agrave convaincre le fabricant de traiter directement sans passer par les intermeacutediaires habituels
Il peut aussi effectuer une eacutetude make or buy ce qui revient au premier cas cest-agrave-dire trouver un maicirctre drsquoœuvre potentiel
9Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
B ASPECT COMPTABLE
61 CHARGES DrsquoEXPLOITATION
La rubrique 61 regroupe les postes suivants
- 611 Achats revendus de marchandises- 612 Achats consommeacutes de matiegraveres et fournitures- 613 614 Autres charges externes- 616 Impocircts et taxes- 617 Frais de personnel- 618 Autres charges drsquoexploitation- 619 Dotations drsquoexploitation
6121 Achats de matiegraveres premiegraveres
6122 Achats non stockeacutes de matiegraveres et fournitures consommables
Sont deacutebiteacutes du prix drsquoachat net des taxes leacutegalement reacutecupeacuterables par le creacutedit drsquoun compte de tiers ou de treacutesorerie
La TVA deacuteductible correspondante est comptabiliseacutee au deacutebit du compte ldquoEtat-TVA reacutecupeacuterablerdquo
6123 Achats drsquoemballages
Ce compte enregistre les achats drsquoemballages qui peuvent soit ecirctre gardeacutes par lrsquoentreprise soit restitueacutes agrave son fournisseur soit avoir un usage agrave la convenance du client
10Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
6124 Variation des stocks de matiegraveres et fournitures
Ces comptes enregistrent agrave leur deacutebit les entreacutees en stocks et agrave leur creacutedit les sorties
Les soldes de ces comptes repreacutesentent la variation de la valeur des inventaires entre le deacutebut et la fin de lrsquoexercice et sont utiliseacutes comme des comptes correcteurs des comptes drsquoachat pour deacuteterminer la valeur des achats consommeacutes qui repreacutesentent les charges reacuteelles de lrsquoexercice
6125 Achats non stockeacutes de matiegraveres et de fournitures
Ce compte regroupe tous les achats non stockeacutes (eau eacutelectriciteacute) ou ne transitant pas par une uniteacute de stockage de lrsquoentreprise tels que ceux affeacuterents agrave des fournitures dont les existants en fin drsquoexercice sont inscrits en tant que charges constateacutees drsquoavance au deacutebit du compte 3491
6126 Achats de travaux eacutetudes et prestations de services
Ce compte regroupe les achats HT des travaux eacutetudes et prestations sous-traiteacutes pour le compte de lrsquoentreprise par des tiers
Il est subdiviseacute par nature de prestations
6128 Achats de matiegraveres et de fournitures des exercices anteacuterieurs
Ce compte enregistre les achats de matiegraveres et fournitures affeacuterents aux exercices anteacuterieurs
11Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
6129 RRRO sur achats consommeacutes de matiegraveres et fournitures
Les RRR dont beacuteneacuteficie lrsquoentreprise aupregraves de ses fournisseurs sont comptabiliseacutes au cours de lrsquoexercice au creacutedit du compte avec le deacutebit du compte de tiers concerneacute
441 FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES
Le compte 4411 laquo Fournisseurs raquo est creacutediteacute du montant des factures drsquoachats de biens ou de services par le deacutebit
Des comptes concerneacutes de la classe 6 pour le montant hors taxes reacutecupeacuterables pour les charges de fonctionnement Des comptes du poste 3413 pour les eacuteleacutements constitutifs du coucirct de production des opeacuterations en maicirctrise drsquoouvrage directe pour le montant hors taxes reacutecupeacuterables Du compte 3455 laquo Etat TVA reacutecupeacuterable raquo pour le montant des taxes reacutecupeacuterables Du compte 3471 laquo Immeubles en cours mandants raquo pour les eacuteleacutements constitutifs du coucirct de production pour les opeacuterations en maicirctrise drsquoouvrage deacuteleacutegueacutee
Le compte 4411 laquo fournisseurs raquo
Ce mecircme compte est deacutebiteacute par le creacutedit
Drsquoun compte de treacutesorerie lors des regraveglements des factures aux fournisseurs Du compte 4415 laquo Fournisseurs ndash effets agrave payer raquo en cas drsquoacceptation drsquoune lettre de change ou de lrsquoeacutemission drsquoun billet agrave ordre par lrsquoentreprise Du compte de stocks ou 6119 6129 ou 6149 laquo Rabais remises et ristournes obtenus raquo pour le montant des reacuteductions obtenues hors factures Du compte 3411 laquo Fournisseurs avances et acomptes verseacutes sur commandes drsquoexploitation raquo pour solde de ce compte le cas eacutecheacuteant
Le compte 4413 laquo Fournisseurs retenues de garantie raquo
Reccediloit agrave son creacutedit par le deacutebit du compte fournisseur inteacuteresseacute le montant des retenues effectueacutees sur le prix convenu jusqursquoagrave lrsquoeacutecheacuteance du terme de garantie preacutevue
12Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce compte peut ecirctre scindeacute entre les opeacuterations propres les opeacuterations MOD et le fonctionnement
Le compte 4415 est creacutediteacute par le deacutebit du compte laquo Fournisseurs raquo lors de lrsquoacceptation drsquoun effet ou de lrsquoeacutemission drsquoun billet agrave ordre par lrsquoentreprise
Le compte 4417 laquo Fournisseurs ndash factures non parvenues raquo
Crsquoest un compte de reacutegularisation (Transitoire) rattacheacute au compte fournisseur concerneacute il convient alors pour ne pas fausser les reacutesultats de deacutebiter le compte de charges concerneacute par le creacutedit du compte 4417
Le compte ci-dessus est creacutediteacute du montant de la dette toutes taxes comprises par le deacutebit des comptes de la classe 3 ou de la classe 6 concerneacutes et du compte de TVA reacutecupeacuterable Lrsquoentreprise peut aussi opter pour la comptabilisation hors taxes de cette opeacuteration
A lrsquoouverture de lrsquoexercice suivant cette eacutecriture est contre-passeacutee Les entreprises qui le jugent opportun peuvent faire jouer le compte 4417 agrave la fin de chaque peacuteriode comptable et non pas uniquement agrave la clocircture de lrsquoexercice
Le compte 4418 laquo Autres fournisseurs et comptes rattacheacutes raquo
Il est destineacute agrave enregistrer les autres opeacuterations avec les fournisseurs non speacutecifieacutees
13Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
14Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE I PHASE DrsquoEVALUATION DU CONTROLE INTERNE
Deacutefinitions et objectifs du controcircle interne du cycle achats fournisseurs
Lrsquoeacutevaluation du controcircle interne constitue une eacutetape indispensable de la deacutemarche drsquoaudit Elle permet drsquoappreacutecier lrsquoorganisation et le systegraveme drsquoinformation qui concourent agrave la production des comptes soumis agrave la certification
Deacutefinition
Il existe de nombreuses deacutefinitions du controcircle interne Cependant la deacutefinition la plus usiteacutee est celle de Lrsquoordre des experts comptables franccedilais Ce dernier deacutefinit le controcircle interne dans le laquo Meacutemento Pratique Francis Lefebvre raquo comme
laquo Lrsquoensemble des seacutecuriteacutes contribuant agrave la maicirctrise de lrsquoentreprise Il a pour but drsquoun coteacute drsquoassurer la protection la sauvegarde du patrimoine et la qualiteacute de lrsquoinformation de lrsquoautre lrsquoapplication des instructions de direction et de favoriser lrsquoameacutelioration des performances Il se manifeste par lrsquoorganisation les meacutethodes et proceacutedures de chacune des activiteacutes de lrsquoentreprise pour maintenir la peacuterenniteacute de celle-ci raquo (OEC XXXIIe congregraves national 1977)
15Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Objectifs
Lrsquoanalyse du systegraveme du controcircle interne de la fonction achats- fournisseurs doit permettre de srsquoassurer que
Les seacuteparations de fonctions sont suffisantesTous les achats de lrsquoentreprise sont correctement autoriseacutes et comptabiliseacutes Les achats comptabiliseacutes correspondent agrave des deacutepenses reacuteelles de lrsquoentrepriseCes deacutepenses sont faites dans lrsquointeacuterecirct de lrsquoentreprise et conformeacutement agrave son objetTous les achats enregistreacutes sont correctement eacutevalueacutesTous les avoirs agrave obtenir sont enregistreacutesToutes les dettes concernent les marchandises et services reccedilus sont enregistreacutees dans la bonne peacuteriodeLes engagements pris par lrsquoentreprise et devant figurer dans lrsquoannexe sont correctement suivis
16Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
B Seacuteparation de fonctions
Appreacutecier la seacuteparation des fonctions en ce qui concerne
Emission de demandes drsquoachatsEtablissement des commandesAutorisation des commandesReacuteception des marchandises et servicesComparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reccedilus avec les commandesComparaison bon de reacuteceptioncommandefacture Imputation comptableVeacuterification de lrsquoimputation comptableControcircle des facturesSuivi des avoirs agrave recevoirBon agrave payerTenue du journal drsquoachatsTenue de lrsquoinventaire permanentTenue des comptes individuels fournisseursRapprochement des releveacutes fournisseurs avec les comptesRapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseursCentralisation du journal drsquoachatsSignature des chegravequesEnvoi des chegravequesAcceptation des traitesTenue du journal des effets agrave payerTenue du journal de treacutesorerieAnnulation des piegraveces justificativesApprobation des opeacuterations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs- creacutediteurs diversAccegraves agrave la comptabiliteacute geacuteneacuterale
17Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
C Lrsquoappreacuteciation des proceacutedures du cycle AF
Lrsquoauditeur doit acqueacuterir une connaissance geacuteneacuterale des opeacuterations du cycle Ce nrsquoest qursquoagrave cette condition qursquoil pourra analyser de maniegravere pertinente les opeacuterations intervenues durant lrsquoexercice pour ce faire il devra prendre connaissance si possible drsquoun certain nombre de donneacutees statistiques concernant ce cycle Ces donneacutees peuvent ecirctre reacutesumeacutees comme ci-apregraves
18Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
SOCIETE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
EXERCICE CLOS LE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant des achats annuels helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Maroc helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Import helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant annuel des avoirs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur du poste fournisseurs et comptes rattacheacutes helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont charges agrave payer helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Ratio fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
En jours drsquoachats TTC helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de factures mensuelles helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur moyenne des factures helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- risques particuliers helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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19Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Dans le cas drsquoabsence du manuel de proceacutedures il est important drsquoeacutetablir le narratif des proceacutedures concernant le cycle drsquoachat afin drsquoacqueacuterir le maximum drsquoinformations pour une meilleure compreacutehension des circuits de traitement drsquoinformations Ceci se peut par des entretiens avec lrsquoensemble des intervenants dans le circuit afin drsquoavoir une vue plus deacutetailleacutee du circuit
Lrsquoensemble des constatations exprimeacutes par les responsables donne lieu agrave
1) Emission des demandes drsquoachat
La direction des travaux concerneacutes
Le service achat
Le service gestion
Le service du projet
Lrsquoeacutemission des demandes drsquoachats est obligatoire pour toutes les commandes supeacuterieures agrave 1000 dhs Apregraves avoir deacutetecteacute les besoins des diffeacuterents services
Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de lrsquoeacutemission
1048708 La numeacuterotation
1048708 Imputation
1048708 Deacutelai et lieu de livraison
1048708 Deacutesignation des articles
20Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
2- circuit des demandes drsquoachat
1048708 Proceacutedure exceptionnelle
Pour lrsquoachat drsquoune fourniture revecirctant un caractegravere drsquourgence la commande pourra se faire directement par teacuteleacutephone entre la direction du projet et le service achat
1048708 Imprimeacutes de diffusion
Crsquoest lrsquoorganisation administrative de la circulation des imprimeacutes des DA
Exemplaire conserveacute par le client conserveacute par la direction des travaux conserveacute par le service achat original pour archivage et un autre transmis pour le service magasin pour le controcircle des livraisons
3- Etablissement des bons de commande
1048708 Emission des bons de commande
Le bon de commande reprend lrsquointeacutegraliteacute des informations porteacutees sur la demande drsquoachat
Numeacutero de la commande
Service traiteur achat
Reacutefeacuterence centre drsquoimputation code analytique
Deacutesignation du fournisseur
Condition des paiements
Dates et lieu de livraison
Date et visa du responsable achat
1048708 Circuit du bon de commande
1048708 Imprimeacute de diffusion
21Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Original envoyeacute au fournisseur est sera conserveacute par lui
Exemplaire envoyeacute au fournisseur et retourneacute impeacuterativement agrave lrsquoentreprise
4-Reacuteception de la marchandise
5- traitement et circuit des factures
1048708 Reacuteception de la facture
Facture fournisseur
Facture eacutetablie sur contrat
1048708 Preacutesentation type drsquoune facture
1048708 Enregistrement de la facture
1 Circuit
Lrsquoeacutemetteur la comptabiliteacute
Le service de gestion controcircle des imputations analytiques
Le service travaux accord pour paiement
La direction du projet accord pour paiement
2 classement
Mission des services
1048708 Controcircler et viser dans les plus brefs deacutelais les documents
1048708 Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabiliteacute
6- Regraveglement des factures fournisseurs
1048708 Il existe deux moyens de regraveglement
1048708 Le chegraveque
22Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
1048708 Effet de commerce
Questionnaire
Commandes
Existe-t-il un systegraveme de deacuteclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent agrave une quantiteacute minimum
Si oui les quantiteacutes minimales sont elles revues reacuteguliegraverement en fonction des besoins reacuteels de la fabrication
Les commandes de biens et de services ne sont elles passeacutees que sur la base de demandes drsquoachats eacutetablies par des personnes habiliteacutees
Chaque service demandeur dispose-t-il drsquoun budget de deacutepenses preacutevisionnelles
Si oui la consommation de ces budgets est-elle suivie reacuteguliegraverement pour eacuteviter les deacutepassements
Ce suivi tient-il compte des commandes engageacutees mais non encore factureacutees Des bons de commandes sont-ils eacutetablis systeacutematiquement
Si oui sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Etablis en quantiteacute et en valeur Signeacutes par un responsable au vu de la demande drsquoachat Existe-il une liste des fournisseurs autoriseacutes pour les achats courants
Si oui est-elle
Approuveacutee par un responsable Reacuteguliegraverement mise agrave jour Les prix proposeacutes sont-ils compareacutes avec le marcheacute Les autres achats font-ils lrsquoobjet drsquoappels drsquooffres au moins au dessus drsquoun certain
montant Existe-il une proceacutedure permettant drsquoeacuteviter les commandes excessives
23Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Si des bons de commandes preacute numeacuteroteacutes sont utiliseacutes leur seacutequence numeacuterique est-elle utiliseacutee pour
Enregistrer les engagements pris par lrsquoentreprise Identifier les retards drsquoexeacutecution Existe-il une proceacutedure de relance des fournisseurs en retard de livraison Ces
fournisseurs sont-ils soumis agrave des peacutenaliteacutes Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqueacute
Au service reacuteception A la comptabiliteacute Si oui ces services srsquoassurent-ils qursquoils les reccediloivent tous
La socieacuteteacute exerce-t-elle un controcircle sur les cadeaux et autres avantages accordeacutes aux acheteurs par les fournisseurs
Les proceacutedures de controcircle des achats sont-elles revues peacuteriodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indeacutependantes du service achat pour srsquoassurer que la politique de la socieacuteteacute est bien appliqueacutee
4 Reacuteception des marchandises et services
Existe-il un service de reacuteception
Les marchandises reccedilues sont-elles rapprocheacutees des bons de commande en ce qui concerne
Les quantiteacutes La qualiteacute
Des bons de reacuteception sont-ils eacutetablis systeacutematiquement mecircme pour les livraisons sur des chantiers exteacuterieurs ou chez des clients des deacutepositaires
Si oui sont-ils preacute-numeacuteroteacutes
Signeacutes par le reacuteceptionnaire Dateacutes La preacute-numeacuterotation des bons est-elle utiliseacutee pour controcircler Lrsquoexhaustiviteacute des bons transmis agrave la comptabiliteacute par centre de reacuteception Lrsquoenregistrement des mouvements de stocks
24Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Existe-il un systegraveme eacutequivalent au bon de reacuteception en matiegravere de service Les anomalies en matiegravere de quantiteacute et qualiteacute constateacutees font-elles lrsquoobjet drsquoun bon
de retour
Si oui ces bons sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Transmis agrave une personne chargeacutee drsquoobtenir les avoirs
5 Controcircle des factures
Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier agrave la comptabiliteacute
Le service comptable attribue-t-il un numeacutero drsquoordre chronologique aux factures et avoirs reccedilus avant de les transmettre aux personnes chargeacutees de les veacuterifier
Si oui garde t-il une trace de ces numeacuteros pour suivre le retour des factures et relancer le service concerneacute
Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuleacutes par apposition drsquoun tampon laquo duplicata raquo
25Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE AF
Le cycle achats-fournisseurs est caracteacuteriseacute par un certain nombre de phases qui peuvent se preacutesenter comme suit
Lrsquoexpression des besoins
Deacuteclanchement de la commande
Reacuteception des biens ou services
Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
Mise en paiement des factures
Il est agrave noter que chacune de ces phases implique un ensemble drsquoobjectifs agrave atteindre entraicircnant des risques potentiels des mesures usuels de controcircle interne neacutecessaires et enfin implique des assertions drsquoaudit sur lesquelles lrsquoauditeur doit porter une attention particuliegravere
a Lrsquoexpression des besoins
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les besoins sont correctement deacutetermineacutes que lrsquoentreprise ne reacutealise pas drsquoachats inutiles et que les commandes neacutecessaires sont correctement lanceacutees
22 Risques potentielsRisques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner soit une rupture de stocks soit la constitution de stocks pleacutethoriques
La rupture de stocks peut entraicircner un retard ou un arrecirct de fabrication geacuteneacuterant soit des surcoucircts soit une sous-activiteacute Elle peut eacutegalement avoir pour conseacutequence des retards de livraisons aux clients et ecirctre agrave lrsquoorigine des litiges
La constitution drsquoun stock trop important majore les coucircts de stockage et creacutee un risque de deacuteteacuterioration des stocks Il en reacutesulte un
26Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Cas de lapprovisionnement aupregraves dentreprises importantes
Pour lacheteur laquo traiter raquo avec une entreprise de taille importante est neacutecessaire chaque fois quil doit trouver un maicirctre drsquoœuvre ou un coopeacuterant capable de reacutealiser un ensemble complexe sinteacutegrant et participant au fonctionnement du produit final
Cest le cas par exemple de systegravemes monteacutes sur avions ou automobiles (eacutequipements de bord trains datterrissage parties de moteurs etc)
La relation de deacutependance est tregraves forte et souvent le rapport de forces est favorable au fournisseur
En effet apregraves une peacuteriode de deacuteveloppement commun les deux parties sont lieacutees agrave long terme et un changement de fournisseur est difficilement envisageable financiegraverement
Cette relation de long terme peut ecirctre une lourde contrainte pour lacheteur qui doit acheter des composants en grande quantiteacute et sur une longue peacuteriode La deacutemarche consiste alors pour lacheteur agrave convaincre le fabricant de traiter directement sans passer par les intermeacutediaires habituels
Il peut aussi effectuer une eacutetude make or buy ce qui revient au premier cas cest-agrave-dire trouver un maicirctre drsquoœuvre potentiel
9Audit du cycle
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B ASPECT COMPTABLE
61 CHARGES DrsquoEXPLOITATION
La rubrique 61 regroupe les postes suivants
- 611 Achats revendus de marchandises- 612 Achats consommeacutes de matiegraveres et fournitures- 613 614 Autres charges externes- 616 Impocircts et taxes- 617 Frais de personnel- 618 Autres charges drsquoexploitation- 619 Dotations drsquoexploitation
6121 Achats de matiegraveres premiegraveres
6122 Achats non stockeacutes de matiegraveres et fournitures consommables
Sont deacutebiteacutes du prix drsquoachat net des taxes leacutegalement reacutecupeacuterables par le creacutedit drsquoun compte de tiers ou de treacutesorerie
La TVA deacuteductible correspondante est comptabiliseacutee au deacutebit du compte ldquoEtat-TVA reacutecupeacuterablerdquo
6123 Achats drsquoemballages
Ce compte enregistre les achats drsquoemballages qui peuvent soit ecirctre gardeacutes par lrsquoentreprise soit restitueacutes agrave son fournisseur soit avoir un usage agrave la convenance du client
10Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
6124 Variation des stocks de matiegraveres et fournitures
Ces comptes enregistrent agrave leur deacutebit les entreacutees en stocks et agrave leur creacutedit les sorties
Les soldes de ces comptes repreacutesentent la variation de la valeur des inventaires entre le deacutebut et la fin de lrsquoexercice et sont utiliseacutes comme des comptes correcteurs des comptes drsquoachat pour deacuteterminer la valeur des achats consommeacutes qui repreacutesentent les charges reacuteelles de lrsquoexercice
6125 Achats non stockeacutes de matiegraveres et de fournitures
Ce compte regroupe tous les achats non stockeacutes (eau eacutelectriciteacute) ou ne transitant pas par une uniteacute de stockage de lrsquoentreprise tels que ceux affeacuterents agrave des fournitures dont les existants en fin drsquoexercice sont inscrits en tant que charges constateacutees drsquoavance au deacutebit du compte 3491
6126 Achats de travaux eacutetudes et prestations de services
Ce compte regroupe les achats HT des travaux eacutetudes et prestations sous-traiteacutes pour le compte de lrsquoentreprise par des tiers
Il est subdiviseacute par nature de prestations
6128 Achats de matiegraveres et de fournitures des exercices anteacuterieurs
Ce compte enregistre les achats de matiegraveres et fournitures affeacuterents aux exercices anteacuterieurs
11Audit du cycle
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6129 RRRO sur achats consommeacutes de matiegraveres et fournitures
Les RRR dont beacuteneacuteficie lrsquoentreprise aupregraves de ses fournisseurs sont comptabiliseacutes au cours de lrsquoexercice au creacutedit du compte avec le deacutebit du compte de tiers concerneacute
441 FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES
Le compte 4411 laquo Fournisseurs raquo est creacutediteacute du montant des factures drsquoachats de biens ou de services par le deacutebit
Des comptes concerneacutes de la classe 6 pour le montant hors taxes reacutecupeacuterables pour les charges de fonctionnement Des comptes du poste 3413 pour les eacuteleacutements constitutifs du coucirct de production des opeacuterations en maicirctrise drsquoouvrage directe pour le montant hors taxes reacutecupeacuterables Du compte 3455 laquo Etat TVA reacutecupeacuterable raquo pour le montant des taxes reacutecupeacuterables Du compte 3471 laquo Immeubles en cours mandants raquo pour les eacuteleacutements constitutifs du coucirct de production pour les opeacuterations en maicirctrise drsquoouvrage deacuteleacutegueacutee
Le compte 4411 laquo fournisseurs raquo
Ce mecircme compte est deacutebiteacute par le creacutedit
Drsquoun compte de treacutesorerie lors des regraveglements des factures aux fournisseurs Du compte 4415 laquo Fournisseurs ndash effets agrave payer raquo en cas drsquoacceptation drsquoune lettre de change ou de lrsquoeacutemission drsquoun billet agrave ordre par lrsquoentreprise Du compte de stocks ou 6119 6129 ou 6149 laquo Rabais remises et ristournes obtenus raquo pour le montant des reacuteductions obtenues hors factures Du compte 3411 laquo Fournisseurs avances et acomptes verseacutes sur commandes drsquoexploitation raquo pour solde de ce compte le cas eacutecheacuteant
Le compte 4413 laquo Fournisseurs retenues de garantie raquo
Reccediloit agrave son creacutedit par le deacutebit du compte fournisseur inteacuteresseacute le montant des retenues effectueacutees sur le prix convenu jusqursquoagrave lrsquoeacutecheacuteance du terme de garantie preacutevue
12Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce compte peut ecirctre scindeacute entre les opeacuterations propres les opeacuterations MOD et le fonctionnement
Le compte 4415 est creacutediteacute par le deacutebit du compte laquo Fournisseurs raquo lors de lrsquoacceptation drsquoun effet ou de lrsquoeacutemission drsquoun billet agrave ordre par lrsquoentreprise
Le compte 4417 laquo Fournisseurs ndash factures non parvenues raquo
Crsquoest un compte de reacutegularisation (Transitoire) rattacheacute au compte fournisseur concerneacute il convient alors pour ne pas fausser les reacutesultats de deacutebiter le compte de charges concerneacute par le creacutedit du compte 4417
Le compte ci-dessus est creacutediteacute du montant de la dette toutes taxes comprises par le deacutebit des comptes de la classe 3 ou de la classe 6 concerneacutes et du compte de TVA reacutecupeacuterable Lrsquoentreprise peut aussi opter pour la comptabilisation hors taxes de cette opeacuteration
A lrsquoouverture de lrsquoexercice suivant cette eacutecriture est contre-passeacutee Les entreprises qui le jugent opportun peuvent faire jouer le compte 4417 agrave la fin de chaque peacuteriode comptable et non pas uniquement agrave la clocircture de lrsquoexercice
Le compte 4418 laquo Autres fournisseurs et comptes rattacheacutes raquo
Il est destineacute agrave enregistrer les autres opeacuterations avec les fournisseurs non speacutecifieacutees
13Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
14Audit du cycle
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CHAPITRE I PHASE DrsquoEVALUATION DU CONTROLE INTERNE
Deacutefinitions et objectifs du controcircle interne du cycle achats fournisseurs
Lrsquoeacutevaluation du controcircle interne constitue une eacutetape indispensable de la deacutemarche drsquoaudit Elle permet drsquoappreacutecier lrsquoorganisation et le systegraveme drsquoinformation qui concourent agrave la production des comptes soumis agrave la certification
Deacutefinition
Il existe de nombreuses deacutefinitions du controcircle interne Cependant la deacutefinition la plus usiteacutee est celle de Lrsquoordre des experts comptables franccedilais Ce dernier deacutefinit le controcircle interne dans le laquo Meacutemento Pratique Francis Lefebvre raquo comme
laquo Lrsquoensemble des seacutecuriteacutes contribuant agrave la maicirctrise de lrsquoentreprise Il a pour but drsquoun coteacute drsquoassurer la protection la sauvegarde du patrimoine et la qualiteacute de lrsquoinformation de lrsquoautre lrsquoapplication des instructions de direction et de favoriser lrsquoameacutelioration des performances Il se manifeste par lrsquoorganisation les meacutethodes et proceacutedures de chacune des activiteacutes de lrsquoentreprise pour maintenir la peacuterenniteacute de celle-ci raquo (OEC XXXIIe congregraves national 1977)
15Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Objectifs
Lrsquoanalyse du systegraveme du controcircle interne de la fonction achats- fournisseurs doit permettre de srsquoassurer que
Les seacuteparations de fonctions sont suffisantesTous les achats de lrsquoentreprise sont correctement autoriseacutes et comptabiliseacutes Les achats comptabiliseacutes correspondent agrave des deacutepenses reacuteelles de lrsquoentrepriseCes deacutepenses sont faites dans lrsquointeacuterecirct de lrsquoentreprise et conformeacutement agrave son objetTous les achats enregistreacutes sont correctement eacutevalueacutesTous les avoirs agrave obtenir sont enregistreacutesToutes les dettes concernent les marchandises et services reccedilus sont enregistreacutees dans la bonne peacuteriodeLes engagements pris par lrsquoentreprise et devant figurer dans lrsquoannexe sont correctement suivis
16Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
B Seacuteparation de fonctions
Appreacutecier la seacuteparation des fonctions en ce qui concerne
Emission de demandes drsquoachatsEtablissement des commandesAutorisation des commandesReacuteception des marchandises et servicesComparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reccedilus avec les commandesComparaison bon de reacuteceptioncommandefacture Imputation comptableVeacuterification de lrsquoimputation comptableControcircle des facturesSuivi des avoirs agrave recevoirBon agrave payerTenue du journal drsquoachatsTenue de lrsquoinventaire permanentTenue des comptes individuels fournisseursRapprochement des releveacutes fournisseurs avec les comptesRapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseursCentralisation du journal drsquoachatsSignature des chegravequesEnvoi des chegravequesAcceptation des traitesTenue du journal des effets agrave payerTenue du journal de treacutesorerieAnnulation des piegraveces justificativesApprobation des opeacuterations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs- creacutediteurs diversAccegraves agrave la comptabiliteacute geacuteneacuterale
17Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
C Lrsquoappreacuteciation des proceacutedures du cycle AF
Lrsquoauditeur doit acqueacuterir une connaissance geacuteneacuterale des opeacuterations du cycle Ce nrsquoest qursquoagrave cette condition qursquoil pourra analyser de maniegravere pertinente les opeacuterations intervenues durant lrsquoexercice pour ce faire il devra prendre connaissance si possible drsquoun certain nombre de donneacutees statistiques concernant ce cycle Ces donneacutees peuvent ecirctre reacutesumeacutees comme ci-apregraves
18Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
SOCIETE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
EXERCICE CLOS LE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant des achats annuels helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Maroc helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Import helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant annuel des avoirs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur du poste fournisseurs et comptes rattacheacutes helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont charges agrave payer helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Ratio fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
En jours drsquoachats TTC helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de factures mensuelles helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur moyenne des factures helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- risques particuliers helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
19Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Dans le cas drsquoabsence du manuel de proceacutedures il est important drsquoeacutetablir le narratif des proceacutedures concernant le cycle drsquoachat afin drsquoacqueacuterir le maximum drsquoinformations pour une meilleure compreacutehension des circuits de traitement drsquoinformations Ceci se peut par des entretiens avec lrsquoensemble des intervenants dans le circuit afin drsquoavoir une vue plus deacutetailleacutee du circuit
Lrsquoensemble des constatations exprimeacutes par les responsables donne lieu agrave
1) Emission des demandes drsquoachat
La direction des travaux concerneacutes
Le service achat
Le service gestion
Le service du projet
Lrsquoeacutemission des demandes drsquoachats est obligatoire pour toutes les commandes supeacuterieures agrave 1000 dhs Apregraves avoir deacutetecteacute les besoins des diffeacuterents services
Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de lrsquoeacutemission
1048708 La numeacuterotation
1048708 Imputation
1048708 Deacutelai et lieu de livraison
1048708 Deacutesignation des articles
20Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
2- circuit des demandes drsquoachat
1048708 Proceacutedure exceptionnelle
Pour lrsquoachat drsquoune fourniture revecirctant un caractegravere drsquourgence la commande pourra se faire directement par teacuteleacutephone entre la direction du projet et le service achat
1048708 Imprimeacutes de diffusion
Crsquoest lrsquoorganisation administrative de la circulation des imprimeacutes des DA
Exemplaire conserveacute par le client conserveacute par la direction des travaux conserveacute par le service achat original pour archivage et un autre transmis pour le service magasin pour le controcircle des livraisons
3- Etablissement des bons de commande
1048708 Emission des bons de commande
Le bon de commande reprend lrsquointeacutegraliteacute des informations porteacutees sur la demande drsquoachat
Numeacutero de la commande
Service traiteur achat
Reacutefeacuterence centre drsquoimputation code analytique
Deacutesignation du fournisseur
Condition des paiements
Dates et lieu de livraison
Date et visa du responsable achat
1048708 Circuit du bon de commande
1048708 Imprimeacute de diffusion
21Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Original envoyeacute au fournisseur est sera conserveacute par lui
Exemplaire envoyeacute au fournisseur et retourneacute impeacuterativement agrave lrsquoentreprise
4-Reacuteception de la marchandise
5- traitement et circuit des factures
1048708 Reacuteception de la facture
Facture fournisseur
Facture eacutetablie sur contrat
1048708 Preacutesentation type drsquoune facture
1048708 Enregistrement de la facture
1 Circuit
Lrsquoeacutemetteur la comptabiliteacute
Le service de gestion controcircle des imputations analytiques
Le service travaux accord pour paiement
La direction du projet accord pour paiement
2 classement
Mission des services
1048708 Controcircler et viser dans les plus brefs deacutelais les documents
1048708 Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabiliteacute
6- Regraveglement des factures fournisseurs
1048708 Il existe deux moyens de regraveglement
1048708 Le chegraveque
22Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
1048708 Effet de commerce
Questionnaire
Commandes
Existe-t-il un systegraveme de deacuteclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent agrave une quantiteacute minimum
Si oui les quantiteacutes minimales sont elles revues reacuteguliegraverement en fonction des besoins reacuteels de la fabrication
Les commandes de biens et de services ne sont elles passeacutees que sur la base de demandes drsquoachats eacutetablies par des personnes habiliteacutees
Chaque service demandeur dispose-t-il drsquoun budget de deacutepenses preacutevisionnelles
Si oui la consommation de ces budgets est-elle suivie reacuteguliegraverement pour eacuteviter les deacutepassements
Ce suivi tient-il compte des commandes engageacutees mais non encore factureacutees Des bons de commandes sont-ils eacutetablis systeacutematiquement
Si oui sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Etablis en quantiteacute et en valeur Signeacutes par un responsable au vu de la demande drsquoachat Existe-il une liste des fournisseurs autoriseacutes pour les achats courants
Si oui est-elle
Approuveacutee par un responsable Reacuteguliegraverement mise agrave jour Les prix proposeacutes sont-ils compareacutes avec le marcheacute Les autres achats font-ils lrsquoobjet drsquoappels drsquooffres au moins au dessus drsquoun certain
montant Existe-il une proceacutedure permettant drsquoeacuteviter les commandes excessives
23Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Si des bons de commandes preacute numeacuteroteacutes sont utiliseacutes leur seacutequence numeacuterique est-elle utiliseacutee pour
Enregistrer les engagements pris par lrsquoentreprise Identifier les retards drsquoexeacutecution Existe-il une proceacutedure de relance des fournisseurs en retard de livraison Ces
fournisseurs sont-ils soumis agrave des peacutenaliteacutes Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqueacute
Au service reacuteception A la comptabiliteacute Si oui ces services srsquoassurent-ils qursquoils les reccediloivent tous
La socieacuteteacute exerce-t-elle un controcircle sur les cadeaux et autres avantages accordeacutes aux acheteurs par les fournisseurs
Les proceacutedures de controcircle des achats sont-elles revues peacuteriodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indeacutependantes du service achat pour srsquoassurer que la politique de la socieacuteteacute est bien appliqueacutee
4 Reacuteception des marchandises et services
Existe-il un service de reacuteception
Les marchandises reccedilues sont-elles rapprocheacutees des bons de commande en ce qui concerne
Les quantiteacutes La qualiteacute
Des bons de reacuteception sont-ils eacutetablis systeacutematiquement mecircme pour les livraisons sur des chantiers exteacuterieurs ou chez des clients des deacutepositaires
Si oui sont-ils preacute-numeacuteroteacutes
Signeacutes par le reacuteceptionnaire Dateacutes La preacute-numeacuterotation des bons est-elle utiliseacutee pour controcircler Lrsquoexhaustiviteacute des bons transmis agrave la comptabiliteacute par centre de reacuteception Lrsquoenregistrement des mouvements de stocks
24Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Existe-il un systegraveme eacutequivalent au bon de reacuteception en matiegravere de service Les anomalies en matiegravere de quantiteacute et qualiteacute constateacutees font-elles lrsquoobjet drsquoun bon
de retour
Si oui ces bons sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Transmis agrave une personne chargeacutee drsquoobtenir les avoirs
5 Controcircle des factures
Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier agrave la comptabiliteacute
Le service comptable attribue-t-il un numeacutero drsquoordre chronologique aux factures et avoirs reccedilus avant de les transmettre aux personnes chargeacutees de les veacuterifier
Si oui garde t-il une trace de ces numeacuteros pour suivre le retour des factures et relancer le service concerneacute
Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuleacutes par apposition drsquoun tampon laquo duplicata raquo
25Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE AF
Le cycle achats-fournisseurs est caracteacuteriseacute par un certain nombre de phases qui peuvent se preacutesenter comme suit
Lrsquoexpression des besoins
Deacuteclanchement de la commande
Reacuteception des biens ou services
Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
Mise en paiement des factures
Il est agrave noter que chacune de ces phases implique un ensemble drsquoobjectifs agrave atteindre entraicircnant des risques potentiels des mesures usuels de controcircle interne neacutecessaires et enfin implique des assertions drsquoaudit sur lesquelles lrsquoauditeur doit porter une attention particuliegravere
a Lrsquoexpression des besoins
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les besoins sont correctement deacutetermineacutes que lrsquoentreprise ne reacutealise pas drsquoachats inutiles et que les commandes neacutecessaires sont correctement lanceacutees
22 Risques potentielsRisques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner soit une rupture de stocks soit la constitution de stocks pleacutethoriques
La rupture de stocks peut entraicircner un retard ou un arrecirct de fabrication geacuteneacuterant soit des surcoucircts soit une sous-activiteacute Elle peut eacutegalement avoir pour conseacutequence des retards de livraisons aux clients et ecirctre agrave lrsquoorigine des litiges
La constitution drsquoun stock trop important majore les coucircts de stockage et creacutee un risque de deacuteteacuterioration des stocks Il en reacutesulte un
26Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
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B ASPECT COMPTABLE
61 CHARGES DrsquoEXPLOITATION
La rubrique 61 regroupe les postes suivants
- 611 Achats revendus de marchandises- 612 Achats consommeacutes de matiegraveres et fournitures- 613 614 Autres charges externes- 616 Impocircts et taxes- 617 Frais de personnel- 618 Autres charges drsquoexploitation- 619 Dotations drsquoexploitation
6121 Achats de matiegraveres premiegraveres
6122 Achats non stockeacutes de matiegraveres et fournitures consommables
Sont deacutebiteacutes du prix drsquoachat net des taxes leacutegalement reacutecupeacuterables par le creacutedit drsquoun compte de tiers ou de treacutesorerie
La TVA deacuteductible correspondante est comptabiliseacutee au deacutebit du compte ldquoEtat-TVA reacutecupeacuterablerdquo
6123 Achats drsquoemballages
Ce compte enregistre les achats drsquoemballages qui peuvent soit ecirctre gardeacutes par lrsquoentreprise soit restitueacutes agrave son fournisseur soit avoir un usage agrave la convenance du client
10Audit du cycle
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6124 Variation des stocks de matiegraveres et fournitures
Ces comptes enregistrent agrave leur deacutebit les entreacutees en stocks et agrave leur creacutedit les sorties
Les soldes de ces comptes repreacutesentent la variation de la valeur des inventaires entre le deacutebut et la fin de lrsquoexercice et sont utiliseacutes comme des comptes correcteurs des comptes drsquoachat pour deacuteterminer la valeur des achats consommeacutes qui repreacutesentent les charges reacuteelles de lrsquoexercice
6125 Achats non stockeacutes de matiegraveres et de fournitures
Ce compte regroupe tous les achats non stockeacutes (eau eacutelectriciteacute) ou ne transitant pas par une uniteacute de stockage de lrsquoentreprise tels que ceux affeacuterents agrave des fournitures dont les existants en fin drsquoexercice sont inscrits en tant que charges constateacutees drsquoavance au deacutebit du compte 3491
6126 Achats de travaux eacutetudes et prestations de services
Ce compte regroupe les achats HT des travaux eacutetudes et prestations sous-traiteacutes pour le compte de lrsquoentreprise par des tiers
Il est subdiviseacute par nature de prestations
6128 Achats de matiegraveres et de fournitures des exercices anteacuterieurs
Ce compte enregistre les achats de matiegraveres et fournitures affeacuterents aux exercices anteacuterieurs
11Audit du cycle
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6129 RRRO sur achats consommeacutes de matiegraveres et fournitures
Les RRR dont beacuteneacuteficie lrsquoentreprise aupregraves de ses fournisseurs sont comptabiliseacutes au cours de lrsquoexercice au creacutedit du compte avec le deacutebit du compte de tiers concerneacute
441 FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES
Le compte 4411 laquo Fournisseurs raquo est creacutediteacute du montant des factures drsquoachats de biens ou de services par le deacutebit
Des comptes concerneacutes de la classe 6 pour le montant hors taxes reacutecupeacuterables pour les charges de fonctionnement Des comptes du poste 3413 pour les eacuteleacutements constitutifs du coucirct de production des opeacuterations en maicirctrise drsquoouvrage directe pour le montant hors taxes reacutecupeacuterables Du compte 3455 laquo Etat TVA reacutecupeacuterable raquo pour le montant des taxes reacutecupeacuterables Du compte 3471 laquo Immeubles en cours mandants raquo pour les eacuteleacutements constitutifs du coucirct de production pour les opeacuterations en maicirctrise drsquoouvrage deacuteleacutegueacutee
Le compte 4411 laquo fournisseurs raquo
Ce mecircme compte est deacutebiteacute par le creacutedit
Drsquoun compte de treacutesorerie lors des regraveglements des factures aux fournisseurs Du compte 4415 laquo Fournisseurs ndash effets agrave payer raquo en cas drsquoacceptation drsquoune lettre de change ou de lrsquoeacutemission drsquoun billet agrave ordre par lrsquoentreprise Du compte de stocks ou 6119 6129 ou 6149 laquo Rabais remises et ristournes obtenus raquo pour le montant des reacuteductions obtenues hors factures Du compte 3411 laquo Fournisseurs avances et acomptes verseacutes sur commandes drsquoexploitation raquo pour solde de ce compte le cas eacutecheacuteant
Le compte 4413 laquo Fournisseurs retenues de garantie raquo
Reccediloit agrave son creacutedit par le deacutebit du compte fournisseur inteacuteresseacute le montant des retenues effectueacutees sur le prix convenu jusqursquoagrave lrsquoeacutecheacuteance du terme de garantie preacutevue
12Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce compte peut ecirctre scindeacute entre les opeacuterations propres les opeacuterations MOD et le fonctionnement
Le compte 4415 est creacutediteacute par le deacutebit du compte laquo Fournisseurs raquo lors de lrsquoacceptation drsquoun effet ou de lrsquoeacutemission drsquoun billet agrave ordre par lrsquoentreprise
Le compte 4417 laquo Fournisseurs ndash factures non parvenues raquo
Crsquoest un compte de reacutegularisation (Transitoire) rattacheacute au compte fournisseur concerneacute il convient alors pour ne pas fausser les reacutesultats de deacutebiter le compte de charges concerneacute par le creacutedit du compte 4417
Le compte ci-dessus est creacutediteacute du montant de la dette toutes taxes comprises par le deacutebit des comptes de la classe 3 ou de la classe 6 concerneacutes et du compte de TVA reacutecupeacuterable Lrsquoentreprise peut aussi opter pour la comptabilisation hors taxes de cette opeacuteration
A lrsquoouverture de lrsquoexercice suivant cette eacutecriture est contre-passeacutee Les entreprises qui le jugent opportun peuvent faire jouer le compte 4417 agrave la fin de chaque peacuteriode comptable et non pas uniquement agrave la clocircture de lrsquoexercice
Le compte 4418 laquo Autres fournisseurs et comptes rattacheacutes raquo
Il est destineacute agrave enregistrer les autres opeacuterations avec les fournisseurs non speacutecifieacutees
13Audit du cycle
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14Audit du cycle
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CHAPITRE I PHASE DrsquoEVALUATION DU CONTROLE INTERNE
Deacutefinitions et objectifs du controcircle interne du cycle achats fournisseurs
Lrsquoeacutevaluation du controcircle interne constitue une eacutetape indispensable de la deacutemarche drsquoaudit Elle permet drsquoappreacutecier lrsquoorganisation et le systegraveme drsquoinformation qui concourent agrave la production des comptes soumis agrave la certification
Deacutefinition
Il existe de nombreuses deacutefinitions du controcircle interne Cependant la deacutefinition la plus usiteacutee est celle de Lrsquoordre des experts comptables franccedilais Ce dernier deacutefinit le controcircle interne dans le laquo Meacutemento Pratique Francis Lefebvre raquo comme
laquo Lrsquoensemble des seacutecuriteacutes contribuant agrave la maicirctrise de lrsquoentreprise Il a pour but drsquoun coteacute drsquoassurer la protection la sauvegarde du patrimoine et la qualiteacute de lrsquoinformation de lrsquoautre lrsquoapplication des instructions de direction et de favoriser lrsquoameacutelioration des performances Il se manifeste par lrsquoorganisation les meacutethodes et proceacutedures de chacune des activiteacutes de lrsquoentreprise pour maintenir la peacuterenniteacute de celle-ci raquo (OEC XXXIIe congregraves national 1977)
15Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Objectifs
Lrsquoanalyse du systegraveme du controcircle interne de la fonction achats- fournisseurs doit permettre de srsquoassurer que
Les seacuteparations de fonctions sont suffisantesTous les achats de lrsquoentreprise sont correctement autoriseacutes et comptabiliseacutes Les achats comptabiliseacutes correspondent agrave des deacutepenses reacuteelles de lrsquoentrepriseCes deacutepenses sont faites dans lrsquointeacuterecirct de lrsquoentreprise et conformeacutement agrave son objetTous les achats enregistreacutes sont correctement eacutevalueacutesTous les avoirs agrave obtenir sont enregistreacutesToutes les dettes concernent les marchandises et services reccedilus sont enregistreacutees dans la bonne peacuteriodeLes engagements pris par lrsquoentreprise et devant figurer dans lrsquoannexe sont correctement suivis
16Audit du cycle
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B Seacuteparation de fonctions
Appreacutecier la seacuteparation des fonctions en ce qui concerne
Emission de demandes drsquoachatsEtablissement des commandesAutorisation des commandesReacuteception des marchandises et servicesComparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reccedilus avec les commandesComparaison bon de reacuteceptioncommandefacture Imputation comptableVeacuterification de lrsquoimputation comptableControcircle des facturesSuivi des avoirs agrave recevoirBon agrave payerTenue du journal drsquoachatsTenue de lrsquoinventaire permanentTenue des comptes individuels fournisseursRapprochement des releveacutes fournisseurs avec les comptesRapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseursCentralisation du journal drsquoachatsSignature des chegravequesEnvoi des chegravequesAcceptation des traitesTenue du journal des effets agrave payerTenue du journal de treacutesorerieAnnulation des piegraveces justificativesApprobation des opeacuterations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs- creacutediteurs diversAccegraves agrave la comptabiliteacute geacuteneacuterale
17Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
C Lrsquoappreacuteciation des proceacutedures du cycle AF
Lrsquoauditeur doit acqueacuterir une connaissance geacuteneacuterale des opeacuterations du cycle Ce nrsquoest qursquoagrave cette condition qursquoil pourra analyser de maniegravere pertinente les opeacuterations intervenues durant lrsquoexercice pour ce faire il devra prendre connaissance si possible drsquoun certain nombre de donneacutees statistiques concernant ce cycle Ces donneacutees peuvent ecirctre reacutesumeacutees comme ci-apregraves
18Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
SOCIETE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
EXERCICE CLOS LE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant des achats annuels helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Maroc helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Import helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant annuel des avoirs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur du poste fournisseurs et comptes rattacheacutes helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont charges agrave payer helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Ratio fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
En jours drsquoachats TTC helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de factures mensuelles helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur moyenne des factures helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- risques particuliers helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
19Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Dans le cas drsquoabsence du manuel de proceacutedures il est important drsquoeacutetablir le narratif des proceacutedures concernant le cycle drsquoachat afin drsquoacqueacuterir le maximum drsquoinformations pour une meilleure compreacutehension des circuits de traitement drsquoinformations Ceci se peut par des entretiens avec lrsquoensemble des intervenants dans le circuit afin drsquoavoir une vue plus deacutetailleacutee du circuit
Lrsquoensemble des constatations exprimeacutes par les responsables donne lieu agrave
1) Emission des demandes drsquoachat
La direction des travaux concerneacutes
Le service achat
Le service gestion
Le service du projet
Lrsquoeacutemission des demandes drsquoachats est obligatoire pour toutes les commandes supeacuterieures agrave 1000 dhs Apregraves avoir deacutetecteacute les besoins des diffeacuterents services
Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de lrsquoeacutemission
1048708 La numeacuterotation
1048708 Imputation
1048708 Deacutelai et lieu de livraison
1048708 Deacutesignation des articles
20Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
2- circuit des demandes drsquoachat
1048708 Proceacutedure exceptionnelle
Pour lrsquoachat drsquoune fourniture revecirctant un caractegravere drsquourgence la commande pourra se faire directement par teacuteleacutephone entre la direction du projet et le service achat
1048708 Imprimeacutes de diffusion
Crsquoest lrsquoorganisation administrative de la circulation des imprimeacutes des DA
Exemplaire conserveacute par le client conserveacute par la direction des travaux conserveacute par le service achat original pour archivage et un autre transmis pour le service magasin pour le controcircle des livraisons
3- Etablissement des bons de commande
1048708 Emission des bons de commande
Le bon de commande reprend lrsquointeacutegraliteacute des informations porteacutees sur la demande drsquoachat
Numeacutero de la commande
Service traiteur achat
Reacutefeacuterence centre drsquoimputation code analytique
Deacutesignation du fournisseur
Condition des paiements
Dates et lieu de livraison
Date et visa du responsable achat
1048708 Circuit du bon de commande
1048708 Imprimeacute de diffusion
21Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Original envoyeacute au fournisseur est sera conserveacute par lui
Exemplaire envoyeacute au fournisseur et retourneacute impeacuterativement agrave lrsquoentreprise
4-Reacuteception de la marchandise
5- traitement et circuit des factures
1048708 Reacuteception de la facture
Facture fournisseur
Facture eacutetablie sur contrat
1048708 Preacutesentation type drsquoune facture
1048708 Enregistrement de la facture
1 Circuit
Lrsquoeacutemetteur la comptabiliteacute
Le service de gestion controcircle des imputations analytiques
Le service travaux accord pour paiement
La direction du projet accord pour paiement
2 classement
Mission des services
1048708 Controcircler et viser dans les plus brefs deacutelais les documents
1048708 Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabiliteacute
6- Regraveglement des factures fournisseurs
1048708 Il existe deux moyens de regraveglement
1048708 Le chegraveque
22Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
1048708 Effet de commerce
Questionnaire
Commandes
Existe-t-il un systegraveme de deacuteclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent agrave une quantiteacute minimum
Si oui les quantiteacutes minimales sont elles revues reacuteguliegraverement en fonction des besoins reacuteels de la fabrication
Les commandes de biens et de services ne sont elles passeacutees que sur la base de demandes drsquoachats eacutetablies par des personnes habiliteacutees
Chaque service demandeur dispose-t-il drsquoun budget de deacutepenses preacutevisionnelles
Si oui la consommation de ces budgets est-elle suivie reacuteguliegraverement pour eacuteviter les deacutepassements
Ce suivi tient-il compte des commandes engageacutees mais non encore factureacutees Des bons de commandes sont-ils eacutetablis systeacutematiquement
Si oui sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Etablis en quantiteacute et en valeur Signeacutes par un responsable au vu de la demande drsquoachat Existe-il une liste des fournisseurs autoriseacutes pour les achats courants
Si oui est-elle
Approuveacutee par un responsable Reacuteguliegraverement mise agrave jour Les prix proposeacutes sont-ils compareacutes avec le marcheacute Les autres achats font-ils lrsquoobjet drsquoappels drsquooffres au moins au dessus drsquoun certain
montant Existe-il une proceacutedure permettant drsquoeacuteviter les commandes excessives
23Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Si des bons de commandes preacute numeacuteroteacutes sont utiliseacutes leur seacutequence numeacuterique est-elle utiliseacutee pour
Enregistrer les engagements pris par lrsquoentreprise Identifier les retards drsquoexeacutecution Existe-il une proceacutedure de relance des fournisseurs en retard de livraison Ces
fournisseurs sont-ils soumis agrave des peacutenaliteacutes Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqueacute
Au service reacuteception A la comptabiliteacute Si oui ces services srsquoassurent-ils qursquoils les reccediloivent tous
La socieacuteteacute exerce-t-elle un controcircle sur les cadeaux et autres avantages accordeacutes aux acheteurs par les fournisseurs
Les proceacutedures de controcircle des achats sont-elles revues peacuteriodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indeacutependantes du service achat pour srsquoassurer que la politique de la socieacuteteacute est bien appliqueacutee
4 Reacuteception des marchandises et services
Existe-il un service de reacuteception
Les marchandises reccedilues sont-elles rapprocheacutees des bons de commande en ce qui concerne
Les quantiteacutes La qualiteacute
Des bons de reacuteception sont-ils eacutetablis systeacutematiquement mecircme pour les livraisons sur des chantiers exteacuterieurs ou chez des clients des deacutepositaires
Si oui sont-ils preacute-numeacuteroteacutes
Signeacutes par le reacuteceptionnaire Dateacutes La preacute-numeacuterotation des bons est-elle utiliseacutee pour controcircler Lrsquoexhaustiviteacute des bons transmis agrave la comptabiliteacute par centre de reacuteception Lrsquoenregistrement des mouvements de stocks
24Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Existe-il un systegraveme eacutequivalent au bon de reacuteception en matiegravere de service Les anomalies en matiegravere de quantiteacute et qualiteacute constateacutees font-elles lrsquoobjet drsquoun bon
de retour
Si oui ces bons sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Transmis agrave une personne chargeacutee drsquoobtenir les avoirs
5 Controcircle des factures
Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier agrave la comptabiliteacute
Le service comptable attribue-t-il un numeacutero drsquoordre chronologique aux factures et avoirs reccedilus avant de les transmettre aux personnes chargeacutees de les veacuterifier
Si oui garde t-il une trace de ces numeacuteros pour suivre le retour des factures et relancer le service concerneacute
Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuleacutes par apposition drsquoun tampon laquo duplicata raquo
25Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE AF
Le cycle achats-fournisseurs est caracteacuteriseacute par un certain nombre de phases qui peuvent se preacutesenter comme suit
Lrsquoexpression des besoins
Deacuteclanchement de la commande
Reacuteception des biens ou services
Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
Mise en paiement des factures
Il est agrave noter que chacune de ces phases implique un ensemble drsquoobjectifs agrave atteindre entraicircnant des risques potentiels des mesures usuels de controcircle interne neacutecessaires et enfin implique des assertions drsquoaudit sur lesquelles lrsquoauditeur doit porter une attention particuliegravere
a Lrsquoexpression des besoins
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les besoins sont correctement deacutetermineacutes que lrsquoentreprise ne reacutealise pas drsquoachats inutiles et que les commandes neacutecessaires sont correctement lanceacutees
22 Risques potentielsRisques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner soit une rupture de stocks soit la constitution de stocks pleacutethoriques
La rupture de stocks peut entraicircner un retard ou un arrecirct de fabrication geacuteneacuterant soit des surcoucircts soit une sous-activiteacute Elle peut eacutegalement avoir pour conseacutequence des retards de livraisons aux clients et ecirctre agrave lrsquoorigine des litiges
La constitution drsquoun stock trop important majore les coucircts de stockage et creacutee un risque de deacuteteacuterioration des stocks Il en reacutesulte un
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risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
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33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
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les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
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la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
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33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
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seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
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33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
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de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
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Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
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somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
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Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
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6124 Variation des stocks de matiegraveres et fournitures
Ces comptes enregistrent agrave leur deacutebit les entreacutees en stocks et agrave leur creacutedit les sorties
Les soldes de ces comptes repreacutesentent la variation de la valeur des inventaires entre le deacutebut et la fin de lrsquoexercice et sont utiliseacutes comme des comptes correcteurs des comptes drsquoachat pour deacuteterminer la valeur des achats consommeacutes qui repreacutesentent les charges reacuteelles de lrsquoexercice
6125 Achats non stockeacutes de matiegraveres et de fournitures
Ce compte regroupe tous les achats non stockeacutes (eau eacutelectriciteacute) ou ne transitant pas par une uniteacute de stockage de lrsquoentreprise tels que ceux affeacuterents agrave des fournitures dont les existants en fin drsquoexercice sont inscrits en tant que charges constateacutees drsquoavance au deacutebit du compte 3491
6126 Achats de travaux eacutetudes et prestations de services
Ce compte regroupe les achats HT des travaux eacutetudes et prestations sous-traiteacutes pour le compte de lrsquoentreprise par des tiers
Il est subdiviseacute par nature de prestations
6128 Achats de matiegraveres et de fournitures des exercices anteacuterieurs
Ce compte enregistre les achats de matiegraveres et fournitures affeacuterents aux exercices anteacuterieurs
11Audit du cycle
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6129 RRRO sur achats consommeacutes de matiegraveres et fournitures
Les RRR dont beacuteneacuteficie lrsquoentreprise aupregraves de ses fournisseurs sont comptabiliseacutes au cours de lrsquoexercice au creacutedit du compte avec le deacutebit du compte de tiers concerneacute
441 FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES
Le compte 4411 laquo Fournisseurs raquo est creacutediteacute du montant des factures drsquoachats de biens ou de services par le deacutebit
Des comptes concerneacutes de la classe 6 pour le montant hors taxes reacutecupeacuterables pour les charges de fonctionnement Des comptes du poste 3413 pour les eacuteleacutements constitutifs du coucirct de production des opeacuterations en maicirctrise drsquoouvrage directe pour le montant hors taxes reacutecupeacuterables Du compte 3455 laquo Etat TVA reacutecupeacuterable raquo pour le montant des taxes reacutecupeacuterables Du compte 3471 laquo Immeubles en cours mandants raquo pour les eacuteleacutements constitutifs du coucirct de production pour les opeacuterations en maicirctrise drsquoouvrage deacuteleacutegueacutee
Le compte 4411 laquo fournisseurs raquo
Ce mecircme compte est deacutebiteacute par le creacutedit
Drsquoun compte de treacutesorerie lors des regraveglements des factures aux fournisseurs Du compte 4415 laquo Fournisseurs ndash effets agrave payer raquo en cas drsquoacceptation drsquoune lettre de change ou de lrsquoeacutemission drsquoun billet agrave ordre par lrsquoentreprise Du compte de stocks ou 6119 6129 ou 6149 laquo Rabais remises et ristournes obtenus raquo pour le montant des reacuteductions obtenues hors factures Du compte 3411 laquo Fournisseurs avances et acomptes verseacutes sur commandes drsquoexploitation raquo pour solde de ce compte le cas eacutecheacuteant
Le compte 4413 laquo Fournisseurs retenues de garantie raquo
Reccediloit agrave son creacutedit par le deacutebit du compte fournisseur inteacuteresseacute le montant des retenues effectueacutees sur le prix convenu jusqursquoagrave lrsquoeacutecheacuteance du terme de garantie preacutevue
12Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce compte peut ecirctre scindeacute entre les opeacuterations propres les opeacuterations MOD et le fonctionnement
Le compte 4415 est creacutediteacute par le deacutebit du compte laquo Fournisseurs raquo lors de lrsquoacceptation drsquoun effet ou de lrsquoeacutemission drsquoun billet agrave ordre par lrsquoentreprise
Le compte 4417 laquo Fournisseurs ndash factures non parvenues raquo
Crsquoest un compte de reacutegularisation (Transitoire) rattacheacute au compte fournisseur concerneacute il convient alors pour ne pas fausser les reacutesultats de deacutebiter le compte de charges concerneacute par le creacutedit du compte 4417
Le compte ci-dessus est creacutediteacute du montant de la dette toutes taxes comprises par le deacutebit des comptes de la classe 3 ou de la classe 6 concerneacutes et du compte de TVA reacutecupeacuterable Lrsquoentreprise peut aussi opter pour la comptabilisation hors taxes de cette opeacuteration
A lrsquoouverture de lrsquoexercice suivant cette eacutecriture est contre-passeacutee Les entreprises qui le jugent opportun peuvent faire jouer le compte 4417 agrave la fin de chaque peacuteriode comptable et non pas uniquement agrave la clocircture de lrsquoexercice
Le compte 4418 laquo Autres fournisseurs et comptes rattacheacutes raquo
Il est destineacute agrave enregistrer les autres opeacuterations avec les fournisseurs non speacutecifieacutees
13Audit du cycle
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14Audit du cycle
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CHAPITRE I PHASE DrsquoEVALUATION DU CONTROLE INTERNE
Deacutefinitions et objectifs du controcircle interne du cycle achats fournisseurs
Lrsquoeacutevaluation du controcircle interne constitue une eacutetape indispensable de la deacutemarche drsquoaudit Elle permet drsquoappreacutecier lrsquoorganisation et le systegraveme drsquoinformation qui concourent agrave la production des comptes soumis agrave la certification
Deacutefinition
Il existe de nombreuses deacutefinitions du controcircle interne Cependant la deacutefinition la plus usiteacutee est celle de Lrsquoordre des experts comptables franccedilais Ce dernier deacutefinit le controcircle interne dans le laquo Meacutemento Pratique Francis Lefebvre raquo comme
laquo Lrsquoensemble des seacutecuriteacutes contribuant agrave la maicirctrise de lrsquoentreprise Il a pour but drsquoun coteacute drsquoassurer la protection la sauvegarde du patrimoine et la qualiteacute de lrsquoinformation de lrsquoautre lrsquoapplication des instructions de direction et de favoriser lrsquoameacutelioration des performances Il se manifeste par lrsquoorganisation les meacutethodes et proceacutedures de chacune des activiteacutes de lrsquoentreprise pour maintenir la peacuterenniteacute de celle-ci raquo (OEC XXXIIe congregraves national 1977)
15Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Objectifs
Lrsquoanalyse du systegraveme du controcircle interne de la fonction achats- fournisseurs doit permettre de srsquoassurer que
Les seacuteparations de fonctions sont suffisantesTous les achats de lrsquoentreprise sont correctement autoriseacutes et comptabiliseacutes Les achats comptabiliseacutes correspondent agrave des deacutepenses reacuteelles de lrsquoentrepriseCes deacutepenses sont faites dans lrsquointeacuterecirct de lrsquoentreprise et conformeacutement agrave son objetTous les achats enregistreacutes sont correctement eacutevalueacutesTous les avoirs agrave obtenir sont enregistreacutesToutes les dettes concernent les marchandises et services reccedilus sont enregistreacutees dans la bonne peacuteriodeLes engagements pris par lrsquoentreprise et devant figurer dans lrsquoannexe sont correctement suivis
16Audit du cycle
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B Seacuteparation de fonctions
Appreacutecier la seacuteparation des fonctions en ce qui concerne
Emission de demandes drsquoachatsEtablissement des commandesAutorisation des commandesReacuteception des marchandises et servicesComparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reccedilus avec les commandesComparaison bon de reacuteceptioncommandefacture Imputation comptableVeacuterification de lrsquoimputation comptableControcircle des facturesSuivi des avoirs agrave recevoirBon agrave payerTenue du journal drsquoachatsTenue de lrsquoinventaire permanentTenue des comptes individuels fournisseursRapprochement des releveacutes fournisseurs avec les comptesRapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseursCentralisation du journal drsquoachatsSignature des chegravequesEnvoi des chegravequesAcceptation des traitesTenue du journal des effets agrave payerTenue du journal de treacutesorerieAnnulation des piegraveces justificativesApprobation des opeacuterations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs- creacutediteurs diversAccegraves agrave la comptabiliteacute geacuteneacuterale
17Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
C Lrsquoappreacuteciation des proceacutedures du cycle AF
Lrsquoauditeur doit acqueacuterir une connaissance geacuteneacuterale des opeacuterations du cycle Ce nrsquoest qursquoagrave cette condition qursquoil pourra analyser de maniegravere pertinente les opeacuterations intervenues durant lrsquoexercice pour ce faire il devra prendre connaissance si possible drsquoun certain nombre de donneacutees statistiques concernant ce cycle Ces donneacutees peuvent ecirctre reacutesumeacutees comme ci-apregraves
18Audit du cycle
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SOCIETE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
EXERCICE CLOS LE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant des achats annuels helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Maroc helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Import helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant annuel des avoirs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur du poste fournisseurs et comptes rattacheacutes helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont charges agrave payer helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Ratio fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
En jours drsquoachats TTC helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de factures mensuelles helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur moyenne des factures helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- risques particuliers helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
19Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Dans le cas drsquoabsence du manuel de proceacutedures il est important drsquoeacutetablir le narratif des proceacutedures concernant le cycle drsquoachat afin drsquoacqueacuterir le maximum drsquoinformations pour une meilleure compreacutehension des circuits de traitement drsquoinformations Ceci se peut par des entretiens avec lrsquoensemble des intervenants dans le circuit afin drsquoavoir une vue plus deacutetailleacutee du circuit
Lrsquoensemble des constatations exprimeacutes par les responsables donne lieu agrave
1) Emission des demandes drsquoachat
La direction des travaux concerneacutes
Le service achat
Le service gestion
Le service du projet
Lrsquoeacutemission des demandes drsquoachats est obligatoire pour toutes les commandes supeacuterieures agrave 1000 dhs Apregraves avoir deacutetecteacute les besoins des diffeacuterents services
Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de lrsquoeacutemission
1048708 La numeacuterotation
1048708 Imputation
1048708 Deacutelai et lieu de livraison
1048708 Deacutesignation des articles
20Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
2- circuit des demandes drsquoachat
1048708 Proceacutedure exceptionnelle
Pour lrsquoachat drsquoune fourniture revecirctant un caractegravere drsquourgence la commande pourra se faire directement par teacuteleacutephone entre la direction du projet et le service achat
1048708 Imprimeacutes de diffusion
Crsquoest lrsquoorganisation administrative de la circulation des imprimeacutes des DA
Exemplaire conserveacute par le client conserveacute par la direction des travaux conserveacute par le service achat original pour archivage et un autre transmis pour le service magasin pour le controcircle des livraisons
3- Etablissement des bons de commande
1048708 Emission des bons de commande
Le bon de commande reprend lrsquointeacutegraliteacute des informations porteacutees sur la demande drsquoachat
Numeacutero de la commande
Service traiteur achat
Reacutefeacuterence centre drsquoimputation code analytique
Deacutesignation du fournisseur
Condition des paiements
Dates et lieu de livraison
Date et visa du responsable achat
1048708 Circuit du bon de commande
1048708 Imprimeacute de diffusion
21Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Original envoyeacute au fournisseur est sera conserveacute par lui
Exemplaire envoyeacute au fournisseur et retourneacute impeacuterativement agrave lrsquoentreprise
4-Reacuteception de la marchandise
5- traitement et circuit des factures
1048708 Reacuteception de la facture
Facture fournisseur
Facture eacutetablie sur contrat
1048708 Preacutesentation type drsquoune facture
1048708 Enregistrement de la facture
1 Circuit
Lrsquoeacutemetteur la comptabiliteacute
Le service de gestion controcircle des imputations analytiques
Le service travaux accord pour paiement
La direction du projet accord pour paiement
2 classement
Mission des services
1048708 Controcircler et viser dans les plus brefs deacutelais les documents
1048708 Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabiliteacute
6- Regraveglement des factures fournisseurs
1048708 Il existe deux moyens de regraveglement
1048708 Le chegraveque
22Audit du cycle
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1048708 Effet de commerce
Questionnaire
Commandes
Existe-t-il un systegraveme de deacuteclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent agrave une quantiteacute minimum
Si oui les quantiteacutes minimales sont elles revues reacuteguliegraverement en fonction des besoins reacuteels de la fabrication
Les commandes de biens et de services ne sont elles passeacutees que sur la base de demandes drsquoachats eacutetablies par des personnes habiliteacutees
Chaque service demandeur dispose-t-il drsquoun budget de deacutepenses preacutevisionnelles
Si oui la consommation de ces budgets est-elle suivie reacuteguliegraverement pour eacuteviter les deacutepassements
Ce suivi tient-il compte des commandes engageacutees mais non encore factureacutees Des bons de commandes sont-ils eacutetablis systeacutematiquement
Si oui sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Etablis en quantiteacute et en valeur Signeacutes par un responsable au vu de la demande drsquoachat Existe-il une liste des fournisseurs autoriseacutes pour les achats courants
Si oui est-elle
Approuveacutee par un responsable Reacuteguliegraverement mise agrave jour Les prix proposeacutes sont-ils compareacutes avec le marcheacute Les autres achats font-ils lrsquoobjet drsquoappels drsquooffres au moins au dessus drsquoun certain
montant Existe-il une proceacutedure permettant drsquoeacuteviter les commandes excessives
23Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Si des bons de commandes preacute numeacuteroteacutes sont utiliseacutes leur seacutequence numeacuterique est-elle utiliseacutee pour
Enregistrer les engagements pris par lrsquoentreprise Identifier les retards drsquoexeacutecution Existe-il une proceacutedure de relance des fournisseurs en retard de livraison Ces
fournisseurs sont-ils soumis agrave des peacutenaliteacutes Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqueacute
Au service reacuteception A la comptabiliteacute Si oui ces services srsquoassurent-ils qursquoils les reccediloivent tous
La socieacuteteacute exerce-t-elle un controcircle sur les cadeaux et autres avantages accordeacutes aux acheteurs par les fournisseurs
Les proceacutedures de controcircle des achats sont-elles revues peacuteriodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indeacutependantes du service achat pour srsquoassurer que la politique de la socieacuteteacute est bien appliqueacutee
4 Reacuteception des marchandises et services
Existe-il un service de reacuteception
Les marchandises reccedilues sont-elles rapprocheacutees des bons de commande en ce qui concerne
Les quantiteacutes La qualiteacute
Des bons de reacuteception sont-ils eacutetablis systeacutematiquement mecircme pour les livraisons sur des chantiers exteacuterieurs ou chez des clients des deacutepositaires
Si oui sont-ils preacute-numeacuteroteacutes
Signeacutes par le reacuteceptionnaire Dateacutes La preacute-numeacuterotation des bons est-elle utiliseacutee pour controcircler Lrsquoexhaustiviteacute des bons transmis agrave la comptabiliteacute par centre de reacuteception Lrsquoenregistrement des mouvements de stocks
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Existe-il un systegraveme eacutequivalent au bon de reacuteception en matiegravere de service Les anomalies en matiegravere de quantiteacute et qualiteacute constateacutees font-elles lrsquoobjet drsquoun bon
de retour
Si oui ces bons sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Transmis agrave une personne chargeacutee drsquoobtenir les avoirs
5 Controcircle des factures
Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier agrave la comptabiliteacute
Le service comptable attribue-t-il un numeacutero drsquoordre chronologique aux factures et avoirs reccedilus avant de les transmettre aux personnes chargeacutees de les veacuterifier
Si oui garde t-il une trace de ces numeacuteros pour suivre le retour des factures et relancer le service concerneacute
Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuleacutes par apposition drsquoun tampon laquo duplicata raquo
25Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE AF
Le cycle achats-fournisseurs est caracteacuteriseacute par un certain nombre de phases qui peuvent se preacutesenter comme suit
Lrsquoexpression des besoins
Deacuteclanchement de la commande
Reacuteception des biens ou services
Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
Mise en paiement des factures
Il est agrave noter que chacune de ces phases implique un ensemble drsquoobjectifs agrave atteindre entraicircnant des risques potentiels des mesures usuels de controcircle interne neacutecessaires et enfin implique des assertions drsquoaudit sur lesquelles lrsquoauditeur doit porter une attention particuliegravere
a Lrsquoexpression des besoins
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les besoins sont correctement deacutetermineacutes que lrsquoentreprise ne reacutealise pas drsquoachats inutiles et que les commandes neacutecessaires sont correctement lanceacutees
22 Risques potentielsRisques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner soit une rupture de stocks soit la constitution de stocks pleacutethoriques
La rupture de stocks peut entraicircner un retard ou un arrecirct de fabrication geacuteneacuterant soit des surcoucircts soit une sous-activiteacute Elle peut eacutegalement avoir pour conseacutequence des retards de livraisons aux clients et ecirctre agrave lrsquoorigine des litiges
La constitution drsquoun stock trop important majore les coucircts de stockage et creacutee un risque de deacuteteacuterioration des stocks Il en reacutesulte un
26Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
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33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
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les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
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seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
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anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
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Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
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somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
6129 RRRO sur achats consommeacutes de matiegraveres et fournitures
Les RRR dont beacuteneacuteficie lrsquoentreprise aupregraves de ses fournisseurs sont comptabiliseacutes au cours de lrsquoexercice au creacutedit du compte avec le deacutebit du compte de tiers concerneacute
441 FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES
Le compte 4411 laquo Fournisseurs raquo est creacutediteacute du montant des factures drsquoachats de biens ou de services par le deacutebit
Des comptes concerneacutes de la classe 6 pour le montant hors taxes reacutecupeacuterables pour les charges de fonctionnement Des comptes du poste 3413 pour les eacuteleacutements constitutifs du coucirct de production des opeacuterations en maicirctrise drsquoouvrage directe pour le montant hors taxes reacutecupeacuterables Du compte 3455 laquo Etat TVA reacutecupeacuterable raquo pour le montant des taxes reacutecupeacuterables Du compte 3471 laquo Immeubles en cours mandants raquo pour les eacuteleacutements constitutifs du coucirct de production pour les opeacuterations en maicirctrise drsquoouvrage deacuteleacutegueacutee
Le compte 4411 laquo fournisseurs raquo
Ce mecircme compte est deacutebiteacute par le creacutedit
Drsquoun compte de treacutesorerie lors des regraveglements des factures aux fournisseurs Du compte 4415 laquo Fournisseurs ndash effets agrave payer raquo en cas drsquoacceptation drsquoune lettre de change ou de lrsquoeacutemission drsquoun billet agrave ordre par lrsquoentreprise Du compte de stocks ou 6119 6129 ou 6149 laquo Rabais remises et ristournes obtenus raquo pour le montant des reacuteductions obtenues hors factures Du compte 3411 laquo Fournisseurs avances et acomptes verseacutes sur commandes drsquoexploitation raquo pour solde de ce compte le cas eacutecheacuteant
Le compte 4413 laquo Fournisseurs retenues de garantie raquo
Reccediloit agrave son creacutedit par le deacutebit du compte fournisseur inteacuteresseacute le montant des retenues effectueacutees sur le prix convenu jusqursquoagrave lrsquoeacutecheacuteance du terme de garantie preacutevue
12Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce compte peut ecirctre scindeacute entre les opeacuterations propres les opeacuterations MOD et le fonctionnement
Le compte 4415 est creacutediteacute par le deacutebit du compte laquo Fournisseurs raquo lors de lrsquoacceptation drsquoun effet ou de lrsquoeacutemission drsquoun billet agrave ordre par lrsquoentreprise
Le compte 4417 laquo Fournisseurs ndash factures non parvenues raquo
Crsquoest un compte de reacutegularisation (Transitoire) rattacheacute au compte fournisseur concerneacute il convient alors pour ne pas fausser les reacutesultats de deacutebiter le compte de charges concerneacute par le creacutedit du compte 4417
Le compte ci-dessus est creacutediteacute du montant de la dette toutes taxes comprises par le deacutebit des comptes de la classe 3 ou de la classe 6 concerneacutes et du compte de TVA reacutecupeacuterable Lrsquoentreprise peut aussi opter pour la comptabilisation hors taxes de cette opeacuteration
A lrsquoouverture de lrsquoexercice suivant cette eacutecriture est contre-passeacutee Les entreprises qui le jugent opportun peuvent faire jouer le compte 4417 agrave la fin de chaque peacuteriode comptable et non pas uniquement agrave la clocircture de lrsquoexercice
Le compte 4418 laquo Autres fournisseurs et comptes rattacheacutes raquo
Il est destineacute agrave enregistrer les autres opeacuterations avec les fournisseurs non speacutecifieacutees
13Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
14Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE I PHASE DrsquoEVALUATION DU CONTROLE INTERNE
Deacutefinitions et objectifs du controcircle interne du cycle achats fournisseurs
Lrsquoeacutevaluation du controcircle interne constitue une eacutetape indispensable de la deacutemarche drsquoaudit Elle permet drsquoappreacutecier lrsquoorganisation et le systegraveme drsquoinformation qui concourent agrave la production des comptes soumis agrave la certification
Deacutefinition
Il existe de nombreuses deacutefinitions du controcircle interne Cependant la deacutefinition la plus usiteacutee est celle de Lrsquoordre des experts comptables franccedilais Ce dernier deacutefinit le controcircle interne dans le laquo Meacutemento Pratique Francis Lefebvre raquo comme
laquo Lrsquoensemble des seacutecuriteacutes contribuant agrave la maicirctrise de lrsquoentreprise Il a pour but drsquoun coteacute drsquoassurer la protection la sauvegarde du patrimoine et la qualiteacute de lrsquoinformation de lrsquoautre lrsquoapplication des instructions de direction et de favoriser lrsquoameacutelioration des performances Il se manifeste par lrsquoorganisation les meacutethodes et proceacutedures de chacune des activiteacutes de lrsquoentreprise pour maintenir la peacuterenniteacute de celle-ci raquo (OEC XXXIIe congregraves national 1977)
15Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Objectifs
Lrsquoanalyse du systegraveme du controcircle interne de la fonction achats- fournisseurs doit permettre de srsquoassurer que
Les seacuteparations de fonctions sont suffisantesTous les achats de lrsquoentreprise sont correctement autoriseacutes et comptabiliseacutes Les achats comptabiliseacutes correspondent agrave des deacutepenses reacuteelles de lrsquoentrepriseCes deacutepenses sont faites dans lrsquointeacuterecirct de lrsquoentreprise et conformeacutement agrave son objetTous les achats enregistreacutes sont correctement eacutevalueacutesTous les avoirs agrave obtenir sont enregistreacutesToutes les dettes concernent les marchandises et services reccedilus sont enregistreacutees dans la bonne peacuteriodeLes engagements pris par lrsquoentreprise et devant figurer dans lrsquoannexe sont correctement suivis
16Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
B Seacuteparation de fonctions
Appreacutecier la seacuteparation des fonctions en ce qui concerne
Emission de demandes drsquoachatsEtablissement des commandesAutorisation des commandesReacuteception des marchandises et servicesComparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reccedilus avec les commandesComparaison bon de reacuteceptioncommandefacture Imputation comptableVeacuterification de lrsquoimputation comptableControcircle des facturesSuivi des avoirs agrave recevoirBon agrave payerTenue du journal drsquoachatsTenue de lrsquoinventaire permanentTenue des comptes individuels fournisseursRapprochement des releveacutes fournisseurs avec les comptesRapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseursCentralisation du journal drsquoachatsSignature des chegravequesEnvoi des chegravequesAcceptation des traitesTenue du journal des effets agrave payerTenue du journal de treacutesorerieAnnulation des piegraveces justificativesApprobation des opeacuterations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs- creacutediteurs diversAccegraves agrave la comptabiliteacute geacuteneacuterale
17Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
C Lrsquoappreacuteciation des proceacutedures du cycle AF
Lrsquoauditeur doit acqueacuterir une connaissance geacuteneacuterale des opeacuterations du cycle Ce nrsquoest qursquoagrave cette condition qursquoil pourra analyser de maniegravere pertinente les opeacuterations intervenues durant lrsquoexercice pour ce faire il devra prendre connaissance si possible drsquoun certain nombre de donneacutees statistiques concernant ce cycle Ces donneacutees peuvent ecirctre reacutesumeacutees comme ci-apregraves
18Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
SOCIETE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
EXERCICE CLOS LE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant des achats annuels helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Maroc helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Import helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant annuel des avoirs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur du poste fournisseurs et comptes rattacheacutes helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont charges agrave payer helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Ratio fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
En jours drsquoachats TTC helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de factures mensuelles helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur moyenne des factures helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- risques particuliers helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
19Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Dans le cas drsquoabsence du manuel de proceacutedures il est important drsquoeacutetablir le narratif des proceacutedures concernant le cycle drsquoachat afin drsquoacqueacuterir le maximum drsquoinformations pour une meilleure compreacutehension des circuits de traitement drsquoinformations Ceci se peut par des entretiens avec lrsquoensemble des intervenants dans le circuit afin drsquoavoir une vue plus deacutetailleacutee du circuit
Lrsquoensemble des constatations exprimeacutes par les responsables donne lieu agrave
1) Emission des demandes drsquoachat
La direction des travaux concerneacutes
Le service achat
Le service gestion
Le service du projet
Lrsquoeacutemission des demandes drsquoachats est obligatoire pour toutes les commandes supeacuterieures agrave 1000 dhs Apregraves avoir deacutetecteacute les besoins des diffeacuterents services
Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de lrsquoeacutemission
1048708 La numeacuterotation
1048708 Imputation
1048708 Deacutelai et lieu de livraison
1048708 Deacutesignation des articles
20Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
2- circuit des demandes drsquoachat
1048708 Proceacutedure exceptionnelle
Pour lrsquoachat drsquoune fourniture revecirctant un caractegravere drsquourgence la commande pourra se faire directement par teacuteleacutephone entre la direction du projet et le service achat
1048708 Imprimeacutes de diffusion
Crsquoest lrsquoorganisation administrative de la circulation des imprimeacutes des DA
Exemplaire conserveacute par le client conserveacute par la direction des travaux conserveacute par le service achat original pour archivage et un autre transmis pour le service magasin pour le controcircle des livraisons
3- Etablissement des bons de commande
1048708 Emission des bons de commande
Le bon de commande reprend lrsquointeacutegraliteacute des informations porteacutees sur la demande drsquoachat
Numeacutero de la commande
Service traiteur achat
Reacutefeacuterence centre drsquoimputation code analytique
Deacutesignation du fournisseur
Condition des paiements
Dates et lieu de livraison
Date et visa du responsable achat
1048708 Circuit du bon de commande
1048708 Imprimeacute de diffusion
21Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Original envoyeacute au fournisseur est sera conserveacute par lui
Exemplaire envoyeacute au fournisseur et retourneacute impeacuterativement agrave lrsquoentreprise
4-Reacuteception de la marchandise
5- traitement et circuit des factures
1048708 Reacuteception de la facture
Facture fournisseur
Facture eacutetablie sur contrat
1048708 Preacutesentation type drsquoune facture
1048708 Enregistrement de la facture
1 Circuit
Lrsquoeacutemetteur la comptabiliteacute
Le service de gestion controcircle des imputations analytiques
Le service travaux accord pour paiement
La direction du projet accord pour paiement
2 classement
Mission des services
1048708 Controcircler et viser dans les plus brefs deacutelais les documents
1048708 Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabiliteacute
6- Regraveglement des factures fournisseurs
1048708 Il existe deux moyens de regraveglement
1048708 Le chegraveque
22Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
1048708 Effet de commerce
Questionnaire
Commandes
Existe-t-il un systegraveme de deacuteclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent agrave une quantiteacute minimum
Si oui les quantiteacutes minimales sont elles revues reacuteguliegraverement en fonction des besoins reacuteels de la fabrication
Les commandes de biens et de services ne sont elles passeacutees que sur la base de demandes drsquoachats eacutetablies par des personnes habiliteacutees
Chaque service demandeur dispose-t-il drsquoun budget de deacutepenses preacutevisionnelles
Si oui la consommation de ces budgets est-elle suivie reacuteguliegraverement pour eacuteviter les deacutepassements
Ce suivi tient-il compte des commandes engageacutees mais non encore factureacutees Des bons de commandes sont-ils eacutetablis systeacutematiquement
Si oui sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Etablis en quantiteacute et en valeur Signeacutes par un responsable au vu de la demande drsquoachat Existe-il une liste des fournisseurs autoriseacutes pour les achats courants
Si oui est-elle
Approuveacutee par un responsable Reacuteguliegraverement mise agrave jour Les prix proposeacutes sont-ils compareacutes avec le marcheacute Les autres achats font-ils lrsquoobjet drsquoappels drsquooffres au moins au dessus drsquoun certain
montant Existe-il une proceacutedure permettant drsquoeacuteviter les commandes excessives
23Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Si des bons de commandes preacute numeacuteroteacutes sont utiliseacutes leur seacutequence numeacuterique est-elle utiliseacutee pour
Enregistrer les engagements pris par lrsquoentreprise Identifier les retards drsquoexeacutecution Existe-il une proceacutedure de relance des fournisseurs en retard de livraison Ces
fournisseurs sont-ils soumis agrave des peacutenaliteacutes Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqueacute
Au service reacuteception A la comptabiliteacute Si oui ces services srsquoassurent-ils qursquoils les reccediloivent tous
La socieacuteteacute exerce-t-elle un controcircle sur les cadeaux et autres avantages accordeacutes aux acheteurs par les fournisseurs
Les proceacutedures de controcircle des achats sont-elles revues peacuteriodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indeacutependantes du service achat pour srsquoassurer que la politique de la socieacuteteacute est bien appliqueacutee
4 Reacuteception des marchandises et services
Existe-il un service de reacuteception
Les marchandises reccedilues sont-elles rapprocheacutees des bons de commande en ce qui concerne
Les quantiteacutes La qualiteacute
Des bons de reacuteception sont-ils eacutetablis systeacutematiquement mecircme pour les livraisons sur des chantiers exteacuterieurs ou chez des clients des deacutepositaires
Si oui sont-ils preacute-numeacuteroteacutes
Signeacutes par le reacuteceptionnaire Dateacutes La preacute-numeacuterotation des bons est-elle utiliseacutee pour controcircler Lrsquoexhaustiviteacute des bons transmis agrave la comptabiliteacute par centre de reacuteception Lrsquoenregistrement des mouvements de stocks
24Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Existe-il un systegraveme eacutequivalent au bon de reacuteception en matiegravere de service Les anomalies en matiegravere de quantiteacute et qualiteacute constateacutees font-elles lrsquoobjet drsquoun bon
de retour
Si oui ces bons sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Transmis agrave une personne chargeacutee drsquoobtenir les avoirs
5 Controcircle des factures
Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier agrave la comptabiliteacute
Le service comptable attribue-t-il un numeacutero drsquoordre chronologique aux factures et avoirs reccedilus avant de les transmettre aux personnes chargeacutees de les veacuterifier
Si oui garde t-il une trace de ces numeacuteros pour suivre le retour des factures et relancer le service concerneacute
Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuleacutes par apposition drsquoun tampon laquo duplicata raquo
25Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE AF
Le cycle achats-fournisseurs est caracteacuteriseacute par un certain nombre de phases qui peuvent se preacutesenter comme suit
Lrsquoexpression des besoins
Deacuteclanchement de la commande
Reacuteception des biens ou services
Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
Mise en paiement des factures
Il est agrave noter que chacune de ces phases implique un ensemble drsquoobjectifs agrave atteindre entraicircnant des risques potentiels des mesures usuels de controcircle interne neacutecessaires et enfin implique des assertions drsquoaudit sur lesquelles lrsquoauditeur doit porter une attention particuliegravere
a Lrsquoexpression des besoins
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les besoins sont correctement deacutetermineacutes que lrsquoentreprise ne reacutealise pas drsquoachats inutiles et que les commandes neacutecessaires sont correctement lanceacutees
22 Risques potentielsRisques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner soit une rupture de stocks soit la constitution de stocks pleacutethoriques
La rupture de stocks peut entraicircner un retard ou un arrecirct de fabrication geacuteneacuterant soit des surcoucircts soit une sous-activiteacute Elle peut eacutegalement avoir pour conseacutequence des retards de livraisons aux clients et ecirctre agrave lrsquoorigine des litiges
La constitution drsquoun stock trop important majore les coucircts de stockage et creacutee un risque de deacuteteacuterioration des stocks Il en reacutesulte un
26Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce compte peut ecirctre scindeacute entre les opeacuterations propres les opeacuterations MOD et le fonctionnement
Le compte 4415 est creacutediteacute par le deacutebit du compte laquo Fournisseurs raquo lors de lrsquoacceptation drsquoun effet ou de lrsquoeacutemission drsquoun billet agrave ordre par lrsquoentreprise
Le compte 4417 laquo Fournisseurs ndash factures non parvenues raquo
Crsquoest un compte de reacutegularisation (Transitoire) rattacheacute au compte fournisseur concerneacute il convient alors pour ne pas fausser les reacutesultats de deacutebiter le compte de charges concerneacute par le creacutedit du compte 4417
Le compte ci-dessus est creacutediteacute du montant de la dette toutes taxes comprises par le deacutebit des comptes de la classe 3 ou de la classe 6 concerneacutes et du compte de TVA reacutecupeacuterable Lrsquoentreprise peut aussi opter pour la comptabilisation hors taxes de cette opeacuteration
A lrsquoouverture de lrsquoexercice suivant cette eacutecriture est contre-passeacutee Les entreprises qui le jugent opportun peuvent faire jouer le compte 4417 agrave la fin de chaque peacuteriode comptable et non pas uniquement agrave la clocircture de lrsquoexercice
Le compte 4418 laquo Autres fournisseurs et comptes rattacheacutes raquo
Il est destineacute agrave enregistrer les autres opeacuterations avec les fournisseurs non speacutecifieacutees
13Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
14Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE I PHASE DrsquoEVALUATION DU CONTROLE INTERNE
Deacutefinitions et objectifs du controcircle interne du cycle achats fournisseurs
Lrsquoeacutevaluation du controcircle interne constitue une eacutetape indispensable de la deacutemarche drsquoaudit Elle permet drsquoappreacutecier lrsquoorganisation et le systegraveme drsquoinformation qui concourent agrave la production des comptes soumis agrave la certification
Deacutefinition
Il existe de nombreuses deacutefinitions du controcircle interne Cependant la deacutefinition la plus usiteacutee est celle de Lrsquoordre des experts comptables franccedilais Ce dernier deacutefinit le controcircle interne dans le laquo Meacutemento Pratique Francis Lefebvre raquo comme
laquo Lrsquoensemble des seacutecuriteacutes contribuant agrave la maicirctrise de lrsquoentreprise Il a pour but drsquoun coteacute drsquoassurer la protection la sauvegarde du patrimoine et la qualiteacute de lrsquoinformation de lrsquoautre lrsquoapplication des instructions de direction et de favoriser lrsquoameacutelioration des performances Il se manifeste par lrsquoorganisation les meacutethodes et proceacutedures de chacune des activiteacutes de lrsquoentreprise pour maintenir la peacuterenniteacute de celle-ci raquo (OEC XXXIIe congregraves national 1977)
15Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Objectifs
Lrsquoanalyse du systegraveme du controcircle interne de la fonction achats- fournisseurs doit permettre de srsquoassurer que
Les seacuteparations de fonctions sont suffisantesTous les achats de lrsquoentreprise sont correctement autoriseacutes et comptabiliseacutes Les achats comptabiliseacutes correspondent agrave des deacutepenses reacuteelles de lrsquoentrepriseCes deacutepenses sont faites dans lrsquointeacuterecirct de lrsquoentreprise et conformeacutement agrave son objetTous les achats enregistreacutes sont correctement eacutevalueacutesTous les avoirs agrave obtenir sont enregistreacutesToutes les dettes concernent les marchandises et services reccedilus sont enregistreacutees dans la bonne peacuteriodeLes engagements pris par lrsquoentreprise et devant figurer dans lrsquoannexe sont correctement suivis
16Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
B Seacuteparation de fonctions
Appreacutecier la seacuteparation des fonctions en ce qui concerne
Emission de demandes drsquoachatsEtablissement des commandesAutorisation des commandesReacuteception des marchandises et servicesComparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reccedilus avec les commandesComparaison bon de reacuteceptioncommandefacture Imputation comptableVeacuterification de lrsquoimputation comptableControcircle des facturesSuivi des avoirs agrave recevoirBon agrave payerTenue du journal drsquoachatsTenue de lrsquoinventaire permanentTenue des comptes individuels fournisseursRapprochement des releveacutes fournisseurs avec les comptesRapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseursCentralisation du journal drsquoachatsSignature des chegravequesEnvoi des chegravequesAcceptation des traitesTenue du journal des effets agrave payerTenue du journal de treacutesorerieAnnulation des piegraveces justificativesApprobation des opeacuterations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs- creacutediteurs diversAccegraves agrave la comptabiliteacute geacuteneacuterale
17Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
C Lrsquoappreacuteciation des proceacutedures du cycle AF
Lrsquoauditeur doit acqueacuterir une connaissance geacuteneacuterale des opeacuterations du cycle Ce nrsquoest qursquoagrave cette condition qursquoil pourra analyser de maniegravere pertinente les opeacuterations intervenues durant lrsquoexercice pour ce faire il devra prendre connaissance si possible drsquoun certain nombre de donneacutees statistiques concernant ce cycle Ces donneacutees peuvent ecirctre reacutesumeacutees comme ci-apregraves
18Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
SOCIETE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
EXERCICE CLOS LE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant des achats annuels helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Maroc helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Import helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant annuel des avoirs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur du poste fournisseurs et comptes rattacheacutes helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont charges agrave payer helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Ratio fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
En jours drsquoachats TTC helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de factures mensuelles helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur moyenne des factures helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- risques particuliers helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
19Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Dans le cas drsquoabsence du manuel de proceacutedures il est important drsquoeacutetablir le narratif des proceacutedures concernant le cycle drsquoachat afin drsquoacqueacuterir le maximum drsquoinformations pour une meilleure compreacutehension des circuits de traitement drsquoinformations Ceci se peut par des entretiens avec lrsquoensemble des intervenants dans le circuit afin drsquoavoir une vue plus deacutetailleacutee du circuit
Lrsquoensemble des constatations exprimeacutes par les responsables donne lieu agrave
1) Emission des demandes drsquoachat
La direction des travaux concerneacutes
Le service achat
Le service gestion
Le service du projet
Lrsquoeacutemission des demandes drsquoachats est obligatoire pour toutes les commandes supeacuterieures agrave 1000 dhs Apregraves avoir deacutetecteacute les besoins des diffeacuterents services
Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de lrsquoeacutemission
1048708 La numeacuterotation
1048708 Imputation
1048708 Deacutelai et lieu de livraison
1048708 Deacutesignation des articles
20Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
2- circuit des demandes drsquoachat
1048708 Proceacutedure exceptionnelle
Pour lrsquoachat drsquoune fourniture revecirctant un caractegravere drsquourgence la commande pourra se faire directement par teacuteleacutephone entre la direction du projet et le service achat
1048708 Imprimeacutes de diffusion
Crsquoest lrsquoorganisation administrative de la circulation des imprimeacutes des DA
Exemplaire conserveacute par le client conserveacute par la direction des travaux conserveacute par le service achat original pour archivage et un autre transmis pour le service magasin pour le controcircle des livraisons
3- Etablissement des bons de commande
1048708 Emission des bons de commande
Le bon de commande reprend lrsquointeacutegraliteacute des informations porteacutees sur la demande drsquoachat
Numeacutero de la commande
Service traiteur achat
Reacutefeacuterence centre drsquoimputation code analytique
Deacutesignation du fournisseur
Condition des paiements
Dates et lieu de livraison
Date et visa du responsable achat
1048708 Circuit du bon de commande
1048708 Imprimeacute de diffusion
21Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Original envoyeacute au fournisseur est sera conserveacute par lui
Exemplaire envoyeacute au fournisseur et retourneacute impeacuterativement agrave lrsquoentreprise
4-Reacuteception de la marchandise
5- traitement et circuit des factures
1048708 Reacuteception de la facture
Facture fournisseur
Facture eacutetablie sur contrat
1048708 Preacutesentation type drsquoune facture
1048708 Enregistrement de la facture
1 Circuit
Lrsquoeacutemetteur la comptabiliteacute
Le service de gestion controcircle des imputations analytiques
Le service travaux accord pour paiement
La direction du projet accord pour paiement
2 classement
Mission des services
1048708 Controcircler et viser dans les plus brefs deacutelais les documents
1048708 Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabiliteacute
6- Regraveglement des factures fournisseurs
1048708 Il existe deux moyens de regraveglement
1048708 Le chegraveque
22Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
1048708 Effet de commerce
Questionnaire
Commandes
Existe-t-il un systegraveme de deacuteclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent agrave une quantiteacute minimum
Si oui les quantiteacutes minimales sont elles revues reacuteguliegraverement en fonction des besoins reacuteels de la fabrication
Les commandes de biens et de services ne sont elles passeacutees que sur la base de demandes drsquoachats eacutetablies par des personnes habiliteacutees
Chaque service demandeur dispose-t-il drsquoun budget de deacutepenses preacutevisionnelles
Si oui la consommation de ces budgets est-elle suivie reacuteguliegraverement pour eacuteviter les deacutepassements
Ce suivi tient-il compte des commandes engageacutees mais non encore factureacutees Des bons de commandes sont-ils eacutetablis systeacutematiquement
Si oui sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Etablis en quantiteacute et en valeur Signeacutes par un responsable au vu de la demande drsquoachat Existe-il une liste des fournisseurs autoriseacutes pour les achats courants
Si oui est-elle
Approuveacutee par un responsable Reacuteguliegraverement mise agrave jour Les prix proposeacutes sont-ils compareacutes avec le marcheacute Les autres achats font-ils lrsquoobjet drsquoappels drsquooffres au moins au dessus drsquoun certain
montant Existe-il une proceacutedure permettant drsquoeacuteviter les commandes excessives
23Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Si des bons de commandes preacute numeacuteroteacutes sont utiliseacutes leur seacutequence numeacuterique est-elle utiliseacutee pour
Enregistrer les engagements pris par lrsquoentreprise Identifier les retards drsquoexeacutecution Existe-il une proceacutedure de relance des fournisseurs en retard de livraison Ces
fournisseurs sont-ils soumis agrave des peacutenaliteacutes Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqueacute
Au service reacuteception A la comptabiliteacute Si oui ces services srsquoassurent-ils qursquoils les reccediloivent tous
La socieacuteteacute exerce-t-elle un controcircle sur les cadeaux et autres avantages accordeacutes aux acheteurs par les fournisseurs
Les proceacutedures de controcircle des achats sont-elles revues peacuteriodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indeacutependantes du service achat pour srsquoassurer que la politique de la socieacuteteacute est bien appliqueacutee
4 Reacuteception des marchandises et services
Existe-il un service de reacuteception
Les marchandises reccedilues sont-elles rapprocheacutees des bons de commande en ce qui concerne
Les quantiteacutes La qualiteacute
Des bons de reacuteception sont-ils eacutetablis systeacutematiquement mecircme pour les livraisons sur des chantiers exteacuterieurs ou chez des clients des deacutepositaires
Si oui sont-ils preacute-numeacuteroteacutes
Signeacutes par le reacuteceptionnaire Dateacutes La preacute-numeacuterotation des bons est-elle utiliseacutee pour controcircler Lrsquoexhaustiviteacute des bons transmis agrave la comptabiliteacute par centre de reacuteception Lrsquoenregistrement des mouvements de stocks
24Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Existe-il un systegraveme eacutequivalent au bon de reacuteception en matiegravere de service Les anomalies en matiegravere de quantiteacute et qualiteacute constateacutees font-elles lrsquoobjet drsquoun bon
de retour
Si oui ces bons sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Transmis agrave une personne chargeacutee drsquoobtenir les avoirs
5 Controcircle des factures
Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier agrave la comptabiliteacute
Le service comptable attribue-t-il un numeacutero drsquoordre chronologique aux factures et avoirs reccedilus avant de les transmettre aux personnes chargeacutees de les veacuterifier
Si oui garde t-il une trace de ces numeacuteros pour suivre le retour des factures et relancer le service concerneacute
Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuleacutes par apposition drsquoun tampon laquo duplicata raquo
25Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE AF
Le cycle achats-fournisseurs est caracteacuteriseacute par un certain nombre de phases qui peuvent se preacutesenter comme suit
Lrsquoexpression des besoins
Deacuteclanchement de la commande
Reacuteception des biens ou services
Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
Mise en paiement des factures
Il est agrave noter que chacune de ces phases implique un ensemble drsquoobjectifs agrave atteindre entraicircnant des risques potentiels des mesures usuels de controcircle interne neacutecessaires et enfin implique des assertions drsquoaudit sur lesquelles lrsquoauditeur doit porter une attention particuliegravere
a Lrsquoexpression des besoins
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les besoins sont correctement deacutetermineacutes que lrsquoentreprise ne reacutealise pas drsquoachats inutiles et que les commandes neacutecessaires sont correctement lanceacutees
22 Risques potentielsRisques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner soit une rupture de stocks soit la constitution de stocks pleacutethoriques
La rupture de stocks peut entraicircner un retard ou un arrecirct de fabrication geacuteneacuterant soit des surcoucircts soit une sous-activiteacute Elle peut eacutegalement avoir pour conseacutequence des retards de livraisons aux clients et ecirctre agrave lrsquoorigine des litiges
La constitution drsquoun stock trop important majore les coucircts de stockage et creacutee un risque de deacuteteacuterioration des stocks Il en reacutesulte un
26Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
14Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE I PHASE DrsquoEVALUATION DU CONTROLE INTERNE
Deacutefinitions et objectifs du controcircle interne du cycle achats fournisseurs
Lrsquoeacutevaluation du controcircle interne constitue une eacutetape indispensable de la deacutemarche drsquoaudit Elle permet drsquoappreacutecier lrsquoorganisation et le systegraveme drsquoinformation qui concourent agrave la production des comptes soumis agrave la certification
Deacutefinition
Il existe de nombreuses deacutefinitions du controcircle interne Cependant la deacutefinition la plus usiteacutee est celle de Lrsquoordre des experts comptables franccedilais Ce dernier deacutefinit le controcircle interne dans le laquo Meacutemento Pratique Francis Lefebvre raquo comme
laquo Lrsquoensemble des seacutecuriteacutes contribuant agrave la maicirctrise de lrsquoentreprise Il a pour but drsquoun coteacute drsquoassurer la protection la sauvegarde du patrimoine et la qualiteacute de lrsquoinformation de lrsquoautre lrsquoapplication des instructions de direction et de favoriser lrsquoameacutelioration des performances Il se manifeste par lrsquoorganisation les meacutethodes et proceacutedures de chacune des activiteacutes de lrsquoentreprise pour maintenir la peacuterenniteacute de celle-ci raquo (OEC XXXIIe congregraves national 1977)
15Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Objectifs
Lrsquoanalyse du systegraveme du controcircle interne de la fonction achats- fournisseurs doit permettre de srsquoassurer que
Les seacuteparations de fonctions sont suffisantesTous les achats de lrsquoentreprise sont correctement autoriseacutes et comptabiliseacutes Les achats comptabiliseacutes correspondent agrave des deacutepenses reacuteelles de lrsquoentrepriseCes deacutepenses sont faites dans lrsquointeacuterecirct de lrsquoentreprise et conformeacutement agrave son objetTous les achats enregistreacutes sont correctement eacutevalueacutesTous les avoirs agrave obtenir sont enregistreacutesToutes les dettes concernent les marchandises et services reccedilus sont enregistreacutees dans la bonne peacuteriodeLes engagements pris par lrsquoentreprise et devant figurer dans lrsquoannexe sont correctement suivis
16Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
B Seacuteparation de fonctions
Appreacutecier la seacuteparation des fonctions en ce qui concerne
Emission de demandes drsquoachatsEtablissement des commandesAutorisation des commandesReacuteception des marchandises et servicesComparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reccedilus avec les commandesComparaison bon de reacuteceptioncommandefacture Imputation comptableVeacuterification de lrsquoimputation comptableControcircle des facturesSuivi des avoirs agrave recevoirBon agrave payerTenue du journal drsquoachatsTenue de lrsquoinventaire permanentTenue des comptes individuels fournisseursRapprochement des releveacutes fournisseurs avec les comptesRapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseursCentralisation du journal drsquoachatsSignature des chegravequesEnvoi des chegravequesAcceptation des traitesTenue du journal des effets agrave payerTenue du journal de treacutesorerieAnnulation des piegraveces justificativesApprobation des opeacuterations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs- creacutediteurs diversAccegraves agrave la comptabiliteacute geacuteneacuterale
17Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
C Lrsquoappreacuteciation des proceacutedures du cycle AF
Lrsquoauditeur doit acqueacuterir une connaissance geacuteneacuterale des opeacuterations du cycle Ce nrsquoest qursquoagrave cette condition qursquoil pourra analyser de maniegravere pertinente les opeacuterations intervenues durant lrsquoexercice pour ce faire il devra prendre connaissance si possible drsquoun certain nombre de donneacutees statistiques concernant ce cycle Ces donneacutees peuvent ecirctre reacutesumeacutees comme ci-apregraves
18Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
SOCIETE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
EXERCICE CLOS LE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant des achats annuels helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Maroc helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Import helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant annuel des avoirs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur du poste fournisseurs et comptes rattacheacutes helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont charges agrave payer helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Ratio fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
En jours drsquoachats TTC helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de factures mensuelles helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur moyenne des factures helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- risques particuliers helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
19Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Dans le cas drsquoabsence du manuel de proceacutedures il est important drsquoeacutetablir le narratif des proceacutedures concernant le cycle drsquoachat afin drsquoacqueacuterir le maximum drsquoinformations pour une meilleure compreacutehension des circuits de traitement drsquoinformations Ceci se peut par des entretiens avec lrsquoensemble des intervenants dans le circuit afin drsquoavoir une vue plus deacutetailleacutee du circuit
Lrsquoensemble des constatations exprimeacutes par les responsables donne lieu agrave
1) Emission des demandes drsquoachat
La direction des travaux concerneacutes
Le service achat
Le service gestion
Le service du projet
Lrsquoeacutemission des demandes drsquoachats est obligatoire pour toutes les commandes supeacuterieures agrave 1000 dhs Apregraves avoir deacutetecteacute les besoins des diffeacuterents services
Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de lrsquoeacutemission
1048708 La numeacuterotation
1048708 Imputation
1048708 Deacutelai et lieu de livraison
1048708 Deacutesignation des articles
20Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
2- circuit des demandes drsquoachat
1048708 Proceacutedure exceptionnelle
Pour lrsquoachat drsquoune fourniture revecirctant un caractegravere drsquourgence la commande pourra se faire directement par teacuteleacutephone entre la direction du projet et le service achat
1048708 Imprimeacutes de diffusion
Crsquoest lrsquoorganisation administrative de la circulation des imprimeacutes des DA
Exemplaire conserveacute par le client conserveacute par la direction des travaux conserveacute par le service achat original pour archivage et un autre transmis pour le service magasin pour le controcircle des livraisons
3- Etablissement des bons de commande
1048708 Emission des bons de commande
Le bon de commande reprend lrsquointeacutegraliteacute des informations porteacutees sur la demande drsquoachat
Numeacutero de la commande
Service traiteur achat
Reacutefeacuterence centre drsquoimputation code analytique
Deacutesignation du fournisseur
Condition des paiements
Dates et lieu de livraison
Date et visa du responsable achat
1048708 Circuit du bon de commande
1048708 Imprimeacute de diffusion
21Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Original envoyeacute au fournisseur est sera conserveacute par lui
Exemplaire envoyeacute au fournisseur et retourneacute impeacuterativement agrave lrsquoentreprise
4-Reacuteception de la marchandise
5- traitement et circuit des factures
1048708 Reacuteception de la facture
Facture fournisseur
Facture eacutetablie sur contrat
1048708 Preacutesentation type drsquoune facture
1048708 Enregistrement de la facture
1 Circuit
Lrsquoeacutemetteur la comptabiliteacute
Le service de gestion controcircle des imputations analytiques
Le service travaux accord pour paiement
La direction du projet accord pour paiement
2 classement
Mission des services
1048708 Controcircler et viser dans les plus brefs deacutelais les documents
1048708 Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabiliteacute
6- Regraveglement des factures fournisseurs
1048708 Il existe deux moyens de regraveglement
1048708 Le chegraveque
22Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
1048708 Effet de commerce
Questionnaire
Commandes
Existe-t-il un systegraveme de deacuteclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent agrave une quantiteacute minimum
Si oui les quantiteacutes minimales sont elles revues reacuteguliegraverement en fonction des besoins reacuteels de la fabrication
Les commandes de biens et de services ne sont elles passeacutees que sur la base de demandes drsquoachats eacutetablies par des personnes habiliteacutees
Chaque service demandeur dispose-t-il drsquoun budget de deacutepenses preacutevisionnelles
Si oui la consommation de ces budgets est-elle suivie reacuteguliegraverement pour eacuteviter les deacutepassements
Ce suivi tient-il compte des commandes engageacutees mais non encore factureacutees Des bons de commandes sont-ils eacutetablis systeacutematiquement
Si oui sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Etablis en quantiteacute et en valeur Signeacutes par un responsable au vu de la demande drsquoachat Existe-il une liste des fournisseurs autoriseacutes pour les achats courants
Si oui est-elle
Approuveacutee par un responsable Reacuteguliegraverement mise agrave jour Les prix proposeacutes sont-ils compareacutes avec le marcheacute Les autres achats font-ils lrsquoobjet drsquoappels drsquooffres au moins au dessus drsquoun certain
montant Existe-il une proceacutedure permettant drsquoeacuteviter les commandes excessives
23Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Si des bons de commandes preacute numeacuteroteacutes sont utiliseacutes leur seacutequence numeacuterique est-elle utiliseacutee pour
Enregistrer les engagements pris par lrsquoentreprise Identifier les retards drsquoexeacutecution Existe-il une proceacutedure de relance des fournisseurs en retard de livraison Ces
fournisseurs sont-ils soumis agrave des peacutenaliteacutes Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqueacute
Au service reacuteception A la comptabiliteacute Si oui ces services srsquoassurent-ils qursquoils les reccediloivent tous
La socieacuteteacute exerce-t-elle un controcircle sur les cadeaux et autres avantages accordeacutes aux acheteurs par les fournisseurs
Les proceacutedures de controcircle des achats sont-elles revues peacuteriodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indeacutependantes du service achat pour srsquoassurer que la politique de la socieacuteteacute est bien appliqueacutee
4 Reacuteception des marchandises et services
Existe-il un service de reacuteception
Les marchandises reccedilues sont-elles rapprocheacutees des bons de commande en ce qui concerne
Les quantiteacutes La qualiteacute
Des bons de reacuteception sont-ils eacutetablis systeacutematiquement mecircme pour les livraisons sur des chantiers exteacuterieurs ou chez des clients des deacutepositaires
Si oui sont-ils preacute-numeacuteroteacutes
Signeacutes par le reacuteceptionnaire Dateacutes La preacute-numeacuterotation des bons est-elle utiliseacutee pour controcircler Lrsquoexhaustiviteacute des bons transmis agrave la comptabiliteacute par centre de reacuteception Lrsquoenregistrement des mouvements de stocks
24Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Existe-il un systegraveme eacutequivalent au bon de reacuteception en matiegravere de service Les anomalies en matiegravere de quantiteacute et qualiteacute constateacutees font-elles lrsquoobjet drsquoun bon
de retour
Si oui ces bons sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Transmis agrave une personne chargeacutee drsquoobtenir les avoirs
5 Controcircle des factures
Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier agrave la comptabiliteacute
Le service comptable attribue-t-il un numeacutero drsquoordre chronologique aux factures et avoirs reccedilus avant de les transmettre aux personnes chargeacutees de les veacuterifier
Si oui garde t-il une trace de ces numeacuteros pour suivre le retour des factures et relancer le service concerneacute
Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuleacutes par apposition drsquoun tampon laquo duplicata raquo
25Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE AF
Le cycle achats-fournisseurs est caracteacuteriseacute par un certain nombre de phases qui peuvent se preacutesenter comme suit
Lrsquoexpression des besoins
Deacuteclanchement de la commande
Reacuteception des biens ou services
Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
Mise en paiement des factures
Il est agrave noter que chacune de ces phases implique un ensemble drsquoobjectifs agrave atteindre entraicircnant des risques potentiels des mesures usuels de controcircle interne neacutecessaires et enfin implique des assertions drsquoaudit sur lesquelles lrsquoauditeur doit porter une attention particuliegravere
a Lrsquoexpression des besoins
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les besoins sont correctement deacutetermineacutes que lrsquoentreprise ne reacutealise pas drsquoachats inutiles et que les commandes neacutecessaires sont correctement lanceacutees
22 Risques potentielsRisques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner soit une rupture de stocks soit la constitution de stocks pleacutethoriques
La rupture de stocks peut entraicircner un retard ou un arrecirct de fabrication geacuteneacuterant soit des surcoucircts soit une sous-activiteacute Elle peut eacutegalement avoir pour conseacutequence des retards de livraisons aux clients et ecirctre agrave lrsquoorigine des litiges
La constitution drsquoun stock trop important majore les coucircts de stockage et creacutee un risque de deacuteteacuterioration des stocks Il en reacutesulte un
26Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE I PHASE DrsquoEVALUATION DU CONTROLE INTERNE
Deacutefinitions et objectifs du controcircle interne du cycle achats fournisseurs
Lrsquoeacutevaluation du controcircle interne constitue une eacutetape indispensable de la deacutemarche drsquoaudit Elle permet drsquoappreacutecier lrsquoorganisation et le systegraveme drsquoinformation qui concourent agrave la production des comptes soumis agrave la certification
Deacutefinition
Il existe de nombreuses deacutefinitions du controcircle interne Cependant la deacutefinition la plus usiteacutee est celle de Lrsquoordre des experts comptables franccedilais Ce dernier deacutefinit le controcircle interne dans le laquo Meacutemento Pratique Francis Lefebvre raquo comme
laquo Lrsquoensemble des seacutecuriteacutes contribuant agrave la maicirctrise de lrsquoentreprise Il a pour but drsquoun coteacute drsquoassurer la protection la sauvegarde du patrimoine et la qualiteacute de lrsquoinformation de lrsquoautre lrsquoapplication des instructions de direction et de favoriser lrsquoameacutelioration des performances Il se manifeste par lrsquoorganisation les meacutethodes et proceacutedures de chacune des activiteacutes de lrsquoentreprise pour maintenir la peacuterenniteacute de celle-ci raquo (OEC XXXIIe congregraves national 1977)
15Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Objectifs
Lrsquoanalyse du systegraveme du controcircle interne de la fonction achats- fournisseurs doit permettre de srsquoassurer que
Les seacuteparations de fonctions sont suffisantesTous les achats de lrsquoentreprise sont correctement autoriseacutes et comptabiliseacutes Les achats comptabiliseacutes correspondent agrave des deacutepenses reacuteelles de lrsquoentrepriseCes deacutepenses sont faites dans lrsquointeacuterecirct de lrsquoentreprise et conformeacutement agrave son objetTous les achats enregistreacutes sont correctement eacutevalueacutesTous les avoirs agrave obtenir sont enregistreacutesToutes les dettes concernent les marchandises et services reccedilus sont enregistreacutees dans la bonne peacuteriodeLes engagements pris par lrsquoentreprise et devant figurer dans lrsquoannexe sont correctement suivis
16Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
B Seacuteparation de fonctions
Appreacutecier la seacuteparation des fonctions en ce qui concerne
Emission de demandes drsquoachatsEtablissement des commandesAutorisation des commandesReacuteception des marchandises et servicesComparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reccedilus avec les commandesComparaison bon de reacuteceptioncommandefacture Imputation comptableVeacuterification de lrsquoimputation comptableControcircle des facturesSuivi des avoirs agrave recevoirBon agrave payerTenue du journal drsquoachatsTenue de lrsquoinventaire permanentTenue des comptes individuels fournisseursRapprochement des releveacutes fournisseurs avec les comptesRapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseursCentralisation du journal drsquoachatsSignature des chegravequesEnvoi des chegravequesAcceptation des traitesTenue du journal des effets agrave payerTenue du journal de treacutesorerieAnnulation des piegraveces justificativesApprobation des opeacuterations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs- creacutediteurs diversAccegraves agrave la comptabiliteacute geacuteneacuterale
17Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
C Lrsquoappreacuteciation des proceacutedures du cycle AF
Lrsquoauditeur doit acqueacuterir une connaissance geacuteneacuterale des opeacuterations du cycle Ce nrsquoest qursquoagrave cette condition qursquoil pourra analyser de maniegravere pertinente les opeacuterations intervenues durant lrsquoexercice pour ce faire il devra prendre connaissance si possible drsquoun certain nombre de donneacutees statistiques concernant ce cycle Ces donneacutees peuvent ecirctre reacutesumeacutees comme ci-apregraves
18Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
SOCIETE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
EXERCICE CLOS LE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant des achats annuels helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Maroc helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Import helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant annuel des avoirs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur du poste fournisseurs et comptes rattacheacutes helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont charges agrave payer helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Ratio fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
En jours drsquoachats TTC helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de factures mensuelles helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur moyenne des factures helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- risques particuliers helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
19Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Dans le cas drsquoabsence du manuel de proceacutedures il est important drsquoeacutetablir le narratif des proceacutedures concernant le cycle drsquoachat afin drsquoacqueacuterir le maximum drsquoinformations pour une meilleure compreacutehension des circuits de traitement drsquoinformations Ceci se peut par des entretiens avec lrsquoensemble des intervenants dans le circuit afin drsquoavoir une vue plus deacutetailleacutee du circuit
Lrsquoensemble des constatations exprimeacutes par les responsables donne lieu agrave
1) Emission des demandes drsquoachat
La direction des travaux concerneacutes
Le service achat
Le service gestion
Le service du projet
Lrsquoeacutemission des demandes drsquoachats est obligatoire pour toutes les commandes supeacuterieures agrave 1000 dhs Apregraves avoir deacutetecteacute les besoins des diffeacuterents services
Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de lrsquoeacutemission
1048708 La numeacuterotation
1048708 Imputation
1048708 Deacutelai et lieu de livraison
1048708 Deacutesignation des articles
20Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
2- circuit des demandes drsquoachat
1048708 Proceacutedure exceptionnelle
Pour lrsquoachat drsquoune fourniture revecirctant un caractegravere drsquourgence la commande pourra se faire directement par teacuteleacutephone entre la direction du projet et le service achat
1048708 Imprimeacutes de diffusion
Crsquoest lrsquoorganisation administrative de la circulation des imprimeacutes des DA
Exemplaire conserveacute par le client conserveacute par la direction des travaux conserveacute par le service achat original pour archivage et un autre transmis pour le service magasin pour le controcircle des livraisons
3- Etablissement des bons de commande
1048708 Emission des bons de commande
Le bon de commande reprend lrsquointeacutegraliteacute des informations porteacutees sur la demande drsquoachat
Numeacutero de la commande
Service traiteur achat
Reacutefeacuterence centre drsquoimputation code analytique
Deacutesignation du fournisseur
Condition des paiements
Dates et lieu de livraison
Date et visa du responsable achat
1048708 Circuit du bon de commande
1048708 Imprimeacute de diffusion
21Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Original envoyeacute au fournisseur est sera conserveacute par lui
Exemplaire envoyeacute au fournisseur et retourneacute impeacuterativement agrave lrsquoentreprise
4-Reacuteception de la marchandise
5- traitement et circuit des factures
1048708 Reacuteception de la facture
Facture fournisseur
Facture eacutetablie sur contrat
1048708 Preacutesentation type drsquoune facture
1048708 Enregistrement de la facture
1 Circuit
Lrsquoeacutemetteur la comptabiliteacute
Le service de gestion controcircle des imputations analytiques
Le service travaux accord pour paiement
La direction du projet accord pour paiement
2 classement
Mission des services
1048708 Controcircler et viser dans les plus brefs deacutelais les documents
1048708 Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabiliteacute
6- Regraveglement des factures fournisseurs
1048708 Il existe deux moyens de regraveglement
1048708 Le chegraveque
22Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
1048708 Effet de commerce
Questionnaire
Commandes
Existe-t-il un systegraveme de deacuteclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent agrave une quantiteacute minimum
Si oui les quantiteacutes minimales sont elles revues reacuteguliegraverement en fonction des besoins reacuteels de la fabrication
Les commandes de biens et de services ne sont elles passeacutees que sur la base de demandes drsquoachats eacutetablies par des personnes habiliteacutees
Chaque service demandeur dispose-t-il drsquoun budget de deacutepenses preacutevisionnelles
Si oui la consommation de ces budgets est-elle suivie reacuteguliegraverement pour eacuteviter les deacutepassements
Ce suivi tient-il compte des commandes engageacutees mais non encore factureacutees Des bons de commandes sont-ils eacutetablis systeacutematiquement
Si oui sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Etablis en quantiteacute et en valeur Signeacutes par un responsable au vu de la demande drsquoachat Existe-il une liste des fournisseurs autoriseacutes pour les achats courants
Si oui est-elle
Approuveacutee par un responsable Reacuteguliegraverement mise agrave jour Les prix proposeacutes sont-ils compareacutes avec le marcheacute Les autres achats font-ils lrsquoobjet drsquoappels drsquooffres au moins au dessus drsquoun certain
montant Existe-il une proceacutedure permettant drsquoeacuteviter les commandes excessives
23Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Si des bons de commandes preacute numeacuteroteacutes sont utiliseacutes leur seacutequence numeacuterique est-elle utiliseacutee pour
Enregistrer les engagements pris par lrsquoentreprise Identifier les retards drsquoexeacutecution Existe-il une proceacutedure de relance des fournisseurs en retard de livraison Ces
fournisseurs sont-ils soumis agrave des peacutenaliteacutes Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqueacute
Au service reacuteception A la comptabiliteacute Si oui ces services srsquoassurent-ils qursquoils les reccediloivent tous
La socieacuteteacute exerce-t-elle un controcircle sur les cadeaux et autres avantages accordeacutes aux acheteurs par les fournisseurs
Les proceacutedures de controcircle des achats sont-elles revues peacuteriodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indeacutependantes du service achat pour srsquoassurer que la politique de la socieacuteteacute est bien appliqueacutee
4 Reacuteception des marchandises et services
Existe-il un service de reacuteception
Les marchandises reccedilues sont-elles rapprocheacutees des bons de commande en ce qui concerne
Les quantiteacutes La qualiteacute
Des bons de reacuteception sont-ils eacutetablis systeacutematiquement mecircme pour les livraisons sur des chantiers exteacuterieurs ou chez des clients des deacutepositaires
Si oui sont-ils preacute-numeacuteroteacutes
Signeacutes par le reacuteceptionnaire Dateacutes La preacute-numeacuterotation des bons est-elle utiliseacutee pour controcircler Lrsquoexhaustiviteacute des bons transmis agrave la comptabiliteacute par centre de reacuteception Lrsquoenregistrement des mouvements de stocks
24Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Existe-il un systegraveme eacutequivalent au bon de reacuteception en matiegravere de service Les anomalies en matiegravere de quantiteacute et qualiteacute constateacutees font-elles lrsquoobjet drsquoun bon
de retour
Si oui ces bons sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Transmis agrave une personne chargeacutee drsquoobtenir les avoirs
5 Controcircle des factures
Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier agrave la comptabiliteacute
Le service comptable attribue-t-il un numeacutero drsquoordre chronologique aux factures et avoirs reccedilus avant de les transmettre aux personnes chargeacutees de les veacuterifier
Si oui garde t-il une trace de ces numeacuteros pour suivre le retour des factures et relancer le service concerneacute
Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuleacutes par apposition drsquoun tampon laquo duplicata raquo
25Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE AF
Le cycle achats-fournisseurs est caracteacuteriseacute par un certain nombre de phases qui peuvent se preacutesenter comme suit
Lrsquoexpression des besoins
Deacuteclanchement de la commande
Reacuteception des biens ou services
Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
Mise en paiement des factures
Il est agrave noter que chacune de ces phases implique un ensemble drsquoobjectifs agrave atteindre entraicircnant des risques potentiels des mesures usuels de controcircle interne neacutecessaires et enfin implique des assertions drsquoaudit sur lesquelles lrsquoauditeur doit porter une attention particuliegravere
a Lrsquoexpression des besoins
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les besoins sont correctement deacutetermineacutes que lrsquoentreprise ne reacutealise pas drsquoachats inutiles et que les commandes neacutecessaires sont correctement lanceacutees
22 Risques potentielsRisques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner soit une rupture de stocks soit la constitution de stocks pleacutethoriques
La rupture de stocks peut entraicircner un retard ou un arrecirct de fabrication geacuteneacuterant soit des surcoucircts soit une sous-activiteacute Elle peut eacutegalement avoir pour conseacutequence des retards de livraisons aux clients et ecirctre agrave lrsquoorigine des litiges
La constitution drsquoun stock trop important majore les coucircts de stockage et creacutee un risque de deacuteteacuterioration des stocks Il en reacutesulte un
26Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Objectifs
Lrsquoanalyse du systegraveme du controcircle interne de la fonction achats- fournisseurs doit permettre de srsquoassurer que
Les seacuteparations de fonctions sont suffisantesTous les achats de lrsquoentreprise sont correctement autoriseacutes et comptabiliseacutes Les achats comptabiliseacutes correspondent agrave des deacutepenses reacuteelles de lrsquoentrepriseCes deacutepenses sont faites dans lrsquointeacuterecirct de lrsquoentreprise et conformeacutement agrave son objetTous les achats enregistreacutes sont correctement eacutevalueacutesTous les avoirs agrave obtenir sont enregistreacutesToutes les dettes concernent les marchandises et services reccedilus sont enregistreacutees dans la bonne peacuteriodeLes engagements pris par lrsquoentreprise et devant figurer dans lrsquoannexe sont correctement suivis
16Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
B Seacuteparation de fonctions
Appreacutecier la seacuteparation des fonctions en ce qui concerne
Emission de demandes drsquoachatsEtablissement des commandesAutorisation des commandesReacuteception des marchandises et servicesComparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reccedilus avec les commandesComparaison bon de reacuteceptioncommandefacture Imputation comptableVeacuterification de lrsquoimputation comptableControcircle des facturesSuivi des avoirs agrave recevoirBon agrave payerTenue du journal drsquoachatsTenue de lrsquoinventaire permanentTenue des comptes individuels fournisseursRapprochement des releveacutes fournisseurs avec les comptesRapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseursCentralisation du journal drsquoachatsSignature des chegravequesEnvoi des chegravequesAcceptation des traitesTenue du journal des effets agrave payerTenue du journal de treacutesorerieAnnulation des piegraveces justificativesApprobation des opeacuterations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs- creacutediteurs diversAccegraves agrave la comptabiliteacute geacuteneacuterale
17Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
C Lrsquoappreacuteciation des proceacutedures du cycle AF
Lrsquoauditeur doit acqueacuterir une connaissance geacuteneacuterale des opeacuterations du cycle Ce nrsquoest qursquoagrave cette condition qursquoil pourra analyser de maniegravere pertinente les opeacuterations intervenues durant lrsquoexercice pour ce faire il devra prendre connaissance si possible drsquoun certain nombre de donneacutees statistiques concernant ce cycle Ces donneacutees peuvent ecirctre reacutesumeacutees comme ci-apregraves
18Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
SOCIETE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
EXERCICE CLOS LE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant des achats annuels helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Maroc helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Import helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant annuel des avoirs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur du poste fournisseurs et comptes rattacheacutes helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont charges agrave payer helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Ratio fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
En jours drsquoachats TTC helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de factures mensuelles helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur moyenne des factures helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- risques particuliers helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
19Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Dans le cas drsquoabsence du manuel de proceacutedures il est important drsquoeacutetablir le narratif des proceacutedures concernant le cycle drsquoachat afin drsquoacqueacuterir le maximum drsquoinformations pour une meilleure compreacutehension des circuits de traitement drsquoinformations Ceci se peut par des entretiens avec lrsquoensemble des intervenants dans le circuit afin drsquoavoir une vue plus deacutetailleacutee du circuit
Lrsquoensemble des constatations exprimeacutes par les responsables donne lieu agrave
1) Emission des demandes drsquoachat
La direction des travaux concerneacutes
Le service achat
Le service gestion
Le service du projet
Lrsquoeacutemission des demandes drsquoachats est obligatoire pour toutes les commandes supeacuterieures agrave 1000 dhs Apregraves avoir deacutetecteacute les besoins des diffeacuterents services
Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de lrsquoeacutemission
1048708 La numeacuterotation
1048708 Imputation
1048708 Deacutelai et lieu de livraison
1048708 Deacutesignation des articles
20Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
2- circuit des demandes drsquoachat
1048708 Proceacutedure exceptionnelle
Pour lrsquoachat drsquoune fourniture revecirctant un caractegravere drsquourgence la commande pourra se faire directement par teacuteleacutephone entre la direction du projet et le service achat
1048708 Imprimeacutes de diffusion
Crsquoest lrsquoorganisation administrative de la circulation des imprimeacutes des DA
Exemplaire conserveacute par le client conserveacute par la direction des travaux conserveacute par le service achat original pour archivage et un autre transmis pour le service magasin pour le controcircle des livraisons
3- Etablissement des bons de commande
1048708 Emission des bons de commande
Le bon de commande reprend lrsquointeacutegraliteacute des informations porteacutees sur la demande drsquoachat
Numeacutero de la commande
Service traiteur achat
Reacutefeacuterence centre drsquoimputation code analytique
Deacutesignation du fournisseur
Condition des paiements
Dates et lieu de livraison
Date et visa du responsable achat
1048708 Circuit du bon de commande
1048708 Imprimeacute de diffusion
21Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Original envoyeacute au fournisseur est sera conserveacute par lui
Exemplaire envoyeacute au fournisseur et retourneacute impeacuterativement agrave lrsquoentreprise
4-Reacuteception de la marchandise
5- traitement et circuit des factures
1048708 Reacuteception de la facture
Facture fournisseur
Facture eacutetablie sur contrat
1048708 Preacutesentation type drsquoune facture
1048708 Enregistrement de la facture
1 Circuit
Lrsquoeacutemetteur la comptabiliteacute
Le service de gestion controcircle des imputations analytiques
Le service travaux accord pour paiement
La direction du projet accord pour paiement
2 classement
Mission des services
1048708 Controcircler et viser dans les plus brefs deacutelais les documents
1048708 Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabiliteacute
6- Regraveglement des factures fournisseurs
1048708 Il existe deux moyens de regraveglement
1048708 Le chegraveque
22Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
1048708 Effet de commerce
Questionnaire
Commandes
Existe-t-il un systegraveme de deacuteclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent agrave une quantiteacute minimum
Si oui les quantiteacutes minimales sont elles revues reacuteguliegraverement en fonction des besoins reacuteels de la fabrication
Les commandes de biens et de services ne sont elles passeacutees que sur la base de demandes drsquoachats eacutetablies par des personnes habiliteacutees
Chaque service demandeur dispose-t-il drsquoun budget de deacutepenses preacutevisionnelles
Si oui la consommation de ces budgets est-elle suivie reacuteguliegraverement pour eacuteviter les deacutepassements
Ce suivi tient-il compte des commandes engageacutees mais non encore factureacutees Des bons de commandes sont-ils eacutetablis systeacutematiquement
Si oui sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Etablis en quantiteacute et en valeur Signeacutes par un responsable au vu de la demande drsquoachat Existe-il une liste des fournisseurs autoriseacutes pour les achats courants
Si oui est-elle
Approuveacutee par un responsable Reacuteguliegraverement mise agrave jour Les prix proposeacutes sont-ils compareacutes avec le marcheacute Les autres achats font-ils lrsquoobjet drsquoappels drsquooffres au moins au dessus drsquoun certain
montant Existe-il une proceacutedure permettant drsquoeacuteviter les commandes excessives
23Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Si des bons de commandes preacute numeacuteroteacutes sont utiliseacutes leur seacutequence numeacuterique est-elle utiliseacutee pour
Enregistrer les engagements pris par lrsquoentreprise Identifier les retards drsquoexeacutecution Existe-il une proceacutedure de relance des fournisseurs en retard de livraison Ces
fournisseurs sont-ils soumis agrave des peacutenaliteacutes Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqueacute
Au service reacuteception A la comptabiliteacute Si oui ces services srsquoassurent-ils qursquoils les reccediloivent tous
La socieacuteteacute exerce-t-elle un controcircle sur les cadeaux et autres avantages accordeacutes aux acheteurs par les fournisseurs
Les proceacutedures de controcircle des achats sont-elles revues peacuteriodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indeacutependantes du service achat pour srsquoassurer que la politique de la socieacuteteacute est bien appliqueacutee
4 Reacuteception des marchandises et services
Existe-il un service de reacuteception
Les marchandises reccedilues sont-elles rapprocheacutees des bons de commande en ce qui concerne
Les quantiteacutes La qualiteacute
Des bons de reacuteception sont-ils eacutetablis systeacutematiquement mecircme pour les livraisons sur des chantiers exteacuterieurs ou chez des clients des deacutepositaires
Si oui sont-ils preacute-numeacuteroteacutes
Signeacutes par le reacuteceptionnaire Dateacutes La preacute-numeacuterotation des bons est-elle utiliseacutee pour controcircler Lrsquoexhaustiviteacute des bons transmis agrave la comptabiliteacute par centre de reacuteception Lrsquoenregistrement des mouvements de stocks
24Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Existe-il un systegraveme eacutequivalent au bon de reacuteception en matiegravere de service Les anomalies en matiegravere de quantiteacute et qualiteacute constateacutees font-elles lrsquoobjet drsquoun bon
de retour
Si oui ces bons sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Transmis agrave une personne chargeacutee drsquoobtenir les avoirs
5 Controcircle des factures
Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier agrave la comptabiliteacute
Le service comptable attribue-t-il un numeacutero drsquoordre chronologique aux factures et avoirs reccedilus avant de les transmettre aux personnes chargeacutees de les veacuterifier
Si oui garde t-il une trace de ces numeacuteros pour suivre le retour des factures et relancer le service concerneacute
Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuleacutes par apposition drsquoun tampon laquo duplicata raquo
25Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE AF
Le cycle achats-fournisseurs est caracteacuteriseacute par un certain nombre de phases qui peuvent se preacutesenter comme suit
Lrsquoexpression des besoins
Deacuteclanchement de la commande
Reacuteception des biens ou services
Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
Mise en paiement des factures
Il est agrave noter que chacune de ces phases implique un ensemble drsquoobjectifs agrave atteindre entraicircnant des risques potentiels des mesures usuels de controcircle interne neacutecessaires et enfin implique des assertions drsquoaudit sur lesquelles lrsquoauditeur doit porter une attention particuliegravere
a Lrsquoexpression des besoins
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les besoins sont correctement deacutetermineacutes que lrsquoentreprise ne reacutealise pas drsquoachats inutiles et que les commandes neacutecessaires sont correctement lanceacutees
22 Risques potentielsRisques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner soit une rupture de stocks soit la constitution de stocks pleacutethoriques
La rupture de stocks peut entraicircner un retard ou un arrecirct de fabrication geacuteneacuterant soit des surcoucircts soit une sous-activiteacute Elle peut eacutegalement avoir pour conseacutequence des retards de livraisons aux clients et ecirctre agrave lrsquoorigine des litiges
La constitution drsquoun stock trop important majore les coucircts de stockage et creacutee un risque de deacuteteacuterioration des stocks Il en reacutesulte un
26Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
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seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
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33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
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D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
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de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
Achat Fournisseurs
- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
B Seacuteparation de fonctions
Appreacutecier la seacuteparation des fonctions en ce qui concerne
Emission de demandes drsquoachatsEtablissement des commandesAutorisation des commandesReacuteception des marchandises et servicesComparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reccedilus avec les commandesComparaison bon de reacuteceptioncommandefacture Imputation comptableVeacuterification de lrsquoimputation comptableControcircle des facturesSuivi des avoirs agrave recevoirBon agrave payerTenue du journal drsquoachatsTenue de lrsquoinventaire permanentTenue des comptes individuels fournisseursRapprochement des releveacutes fournisseurs avec les comptesRapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseursCentralisation du journal drsquoachatsSignature des chegravequesEnvoi des chegravequesAcceptation des traitesTenue du journal des effets agrave payerTenue du journal de treacutesorerieAnnulation des piegraveces justificativesApprobation des opeacuterations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs- creacutediteurs diversAccegraves agrave la comptabiliteacute geacuteneacuterale
17Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
C Lrsquoappreacuteciation des proceacutedures du cycle AF
Lrsquoauditeur doit acqueacuterir une connaissance geacuteneacuterale des opeacuterations du cycle Ce nrsquoest qursquoagrave cette condition qursquoil pourra analyser de maniegravere pertinente les opeacuterations intervenues durant lrsquoexercice pour ce faire il devra prendre connaissance si possible drsquoun certain nombre de donneacutees statistiques concernant ce cycle Ces donneacutees peuvent ecirctre reacutesumeacutees comme ci-apregraves
18Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
SOCIETE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
EXERCICE CLOS LE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant des achats annuels helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Maroc helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Import helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant annuel des avoirs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur du poste fournisseurs et comptes rattacheacutes helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont charges agrave payer helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Ratio fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
En jours drsquoachats TTC helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de factures mensuelles helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur moyenne des factures helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- risques particuliers helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
19Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Dans le cas drsquoabsence du manuel de proceacutedures il est important drsquoeacutetablir le narratif des proceacutedures concernant le cycle drsquoachat afin drsquoacqueacuterir le maximum drsquoinformations pour une meilleure compreacutehension des circuits de traitement drsquoinformations Ceci se peut par des entretiens avec lrsquoensemble des intervenants dans le circuit afin drsquoavoir une vue plus deacutetailleacutee du circuit
Lrsquoensemble des constatations exprimeacutes par les responsables donne lieu agrave
1) Emission des demandes drsquoachat
La direction des travaux concerneacutes
Le service achat
Le service gestion
Le service du projet
Lrsquoeacutemission des demandes drsquoachats est obligatoire pour toutes les commandes supeacuterieures agrave 1000 dhs Apregraves avoir deacutetecteacute les besoins des diffeacuterents services
Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de lrsquoeacutemission
1048708 La numeacuterotation
1048708 Imputation
1048708 Deacutelai et lieu de livraison
1048708 Deacutesignation des articles
20Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
2- circuit des demandes drsquoachat
1048708 Proceacutedure exceptionnelle
Pour lrsquoachat drsquoune fourniture revecirctant un caractegravere drsquourgence la commande pourra se faire directement par teacuteleacutephone entre la direction du projet et le service achat
1048708 Imprimeacutes de diffusion
Crsquoest lrsquoorganisation administrative de la circulation des imprimeacutes des DA
Exemplaire conserveacute par le client conserveacute par la direction des travaux conserveacute par le service achat original pour archivage et un autre transmis pour le service magasin pour le controcircle des livraisons
3- Etablissement des bons de commande
1048708 Emission des bons de commande
Le bon de commande reprend lrsquointeacutegraliteacute des informations porteacutees sur la demande drsquoachat
Numeacutero de la commande
Service traiteur achat
Reacutefeacuterence centre drsquoimputation code analytique
Deacutesignation du fournisseur
Condition des paiements
Dates et lieu de livraison
Date et visa du responsable achat
1048708 Circuit du bon de commande
1048708 Imprimeacute de diffusion
21Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Original envoyeacute au fournisseur est sera conserveacute par lui
Exemplaire envoyeacute au fournisseur et retourneacute impeacuterativement agrave lrsquoentreprise
4-Reacuteception de la marchandise
5- traitement et circuit des factures
1048708 Reacuteception de la facture
Facture fournisseur
Facture eacutetablie sur contrat
1048708 Preacutesentation type drsquoune facture
1048708 Enregistrement de la facture
1 Circuit
Lrsquoeacutemetteur la comptabiliteacute
Le service de gestion controcircle des imputations analytiques
Le service travaux accord pour paiement
La direction du projet accord pour paiement
2 classement
Mission des services
1048708 Controcircler et viser dans les plus brefs deacutelais les documents
1048708 Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabiliteacute
6- Regraveglement des factures fournisseurs
1048708 Il existe deux moyens de regraveglement
1048708 Le chegraveque
22Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
1048708 Effet de commerce
Questionnaire
Commandes
Existe-t-il un systegraveme de deacuteclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent agrave une quantiteacute minimum
Si oui les quantiteacutes minimales sont elles revues reacuteguliegraverement en fonction des besoins reacuteels de la fabrication
Les commandes de biens et de services ne sont elles passeacutees que sur la base de demandes drsquoachats eacutetablies par des personnes habiliteacutees
Chaque service demandeur dispose-t-il drsquoun budget de deacutepenses preacutevisionnelles
Si oui la consommation de ces budgets est-elle suivie reacuteguliegraverement pour eacuteviter les deacutepassements
Ce suivi tient-il compte des commandes engageacutees mais non encore factureacutees Des bons de commandes sont-ils eacutetablis systeacutematiquement
Si oui sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Etablis en quantiteacute et en valeur Signeacutes par un responsable au vu de la demande drsquoachat Existe-il une liste des fournisseurs autoriseacutes pour les achats courants
Si oui est-elle
Approuveacutee par un responsable Reacuteguliegraverement mise agrave jour Les prix proposeacutes sont-ils compareacutes avec le marcheacute Les autres achats font-ils lrsquoobjet drsquoappels drsquooffres au moins au dessus drsquoun certain
montant Existe-il une proceacutedure permettant drsquoeacuteviter les commandes excessives
23Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Si des bons de commandes preacute numeacuteroteacutes sont utiliseacutes leur seacutequence numeacuterique est-elle utiliseacutee pour
Enregistrer les engagements pris par lrsquoentreprise Identifier les retards drsquoexeacutecution Existe-il une proceacutedure de relance des fournisseurs en retard de livraison Ces
fournisseurs sont-ils soumis agrave des peacutenaliteacutes Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqueacute
Au service reacuteception A la comptabiliteacute Si oui ces services srsquoassurent-ils qursquoils les reccediloivent tous
La socieacuteteacute exerce-t-elle un controcircle sur les cadeaux et autres avantages accordeacutes aux acheteurs par les fournisseurs
Les proceacutedures de controcircle des achats sont-elles revues peacuteriodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indeacutependantes du service achat pour srsquoassurer que la politique de la socieacuteteacute est bien appliqueacutee
4 Reacuteception des marchandises et services
Existe-il un service de reacuteception
Les marchandises reccedilues sont-elles rapprocheacutees des bons de commande en ce qui concerne
Les quantiteacutes La qualiteacute
Des bons de reacuteception sont-ils eacutetablis systeacutematiquement mecircme pour les livraisons sur des chantiers exteacuterieurs ou chez des clients des deacutepositaires
Si oui sont-ils preacute-numeacuteroteacutes
Signeacutes par le reacuteceptionnaire Dateacutes La preacute-numeacuterotation des bons est-elle utiliseacutee pour controcircler Lrsquoexhaustiviteacute des bons transmis agrave la comptabiliteacute par centre de reacuteception Lrsquoenregistrement des mouvements de stocks
24Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Existe-il un systegraveme eacutequivalent au bon de reacuteception en matiegravere de service Les anomalies en matiegravere de quantiteacute et qualiteacute constateacutees font-elles lrsquoobjet drsquoun bon
de retour
Si oui ces bons sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Transmis agrave une personne chargeacutee drsquoobtenir les avoirs
5 Controcircle des factures
Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier agrave la comptabiliteacute
Le service comptable attribue-t-il un numeacutero drsquoordre chronologique aux factures et avoirs reccedilus avant de les transmettre aux personnes chargeacutees de les veacuterifier
Si oui garde t-il une trace de ces numeacuteros pour suivre le retour des factures et relancer le service concerneacute
Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuleacutes par apposition drsquoun tampon laquo duplicata raquo
25Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE AF
Le cycle achats-fournisseurs est caracteacuteriseacute par un certain nombre de phases qui peuvent se preacutesenter comme suit
Lrsquoexpression des besoins
Deacuteclanchement de la commande
Reacuteception des biens ou services
Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
Mise en paiement des factures
Il est agrave noter que chacune de ces phases implique un ensemble drsquoobjectifs agrave atteindre entraicircnant des risques potentiels des mesures usuels de controcircle interne neacutecessaires et enfin implique des assertions drsquoaudit sur lesquelles lrsquoauditeur doit porter une attention particuliegravere
a Lrsquoexpression des besoins
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les besoins sont correctement deacutetermineacutes que lrsquoentreprise ne reacutealise pas drsquoachats inutiles et que les commandes neacutecessaires sont correctement lanceacutees
22 Risques potentielsRisques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner soit une rupture de stocks soit la constitution de stocks pleacutethoriques
La rupture de stocks peut entraicircner un retard ou un arrecirct de fabrication geacuteneacuterant soit des surcoucircts soit une sous-activiteacute Elle peut eacutegalement avoir pour conseacutequence des retards de livraisons aux clients et ecirctre agrave lrsquoorigine des litiges
La constitution drsquoun stock trop important majore les coucircts de stockage et creacutee un risque de deacuteteacuterioration des stocks Il en reacutesulte un
26Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
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de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
C Lrsquoappreacuteciation des proceacutedures du cycle AF
Lrsquoauditeur doit acqueacuterir une connaissance geacuteneacuterale des opeacuterations du cycle Ce nrsquoest qursquoagrave cette condition qursquoil pourra analyser de maniegravere pertinente les opeacuterations intervenues durant lrsquoexercice pour ce faire il devra prendre connaissance si possible drsquoun certain nombre de donneacutees statistiques concernant ce cycle Ces donneacutees peuvent ecirctre reacutesumeacutees comme ci-apregraves
18Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
SOCIETE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
EXERCICE CLOS LE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant des achats annuels helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Maroc helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Import helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant annuel des avoirs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur du poste fournisseurs et comptes rattacheacutes helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont charges agrave payer helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Ratio fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
En jours drsquoachats TTC helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de factures mensuelles helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur moyenne des factures helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- risques particuliers helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
19Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Dans le cas drsquoabsence du manuel de proceacutedures il est important drsquoeacutetablir le narratif des proceacutedures concernant le cycle drsquoachat afin drsquoacqueacuterir le maximum drsquoinformations pour une meilleure compreacutehension des circuits de traitement drsquoinformations Ceci se peut par des entretiens avec lrsquoensemble des intervenants dans le circuit afin drsquoavoir une vue plus deacutetailleacutee du circuit
Lrsquoensemble des constatations exprimeacutes par les responsables donne lieu agrave
1) Emission des demandes drsquoachat
La direction des travaux concerneacutes
Le service achat
Le service gestion
Le service du projet
Lrsquoeacutemission des demandes drsquoachats est obligatoire pour toutes les commandes supeacuterieures agrave 1000 dhs Apregraves avoir deacutetecteacute les besoins des diffeacuterents services
Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de lrsquoeacutemission
1048708 La numeacuterotation
1048708 Imputation
1048708 Deacutelai et lieu de livraison
1048708 Deacutesignation des articles
20Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
2- circuit des demandes drsquoachat
1048708 Proceacutedure exceptionnelle
Pour lrsquoachat drsquoune fourniture revecirctant un caractegravere drsquourgence la commande pourra se faire directement par teacuteleacutephone entre la direction du projet et le service achat
1048708 Imprimeacutes de diffusion
Crsquoest lrsquoorganisation administrative de la circulation des imprimeacutes des DA
Exemplaire conserveacute par le client conserveacute par la direction des travaux conserveacute par le service achat original pour archivage et un autre transmis pour le service magasin pour le controcircle des livraisons
3- Etablissement des bons de commande
1048708 Emission des bons de commande
Le bon de commande reprend lrsquointeacutegraliteacute des informations porteacutees sur la demande drsquoachat
Numeacutero de la commande
Service traiteur achat
Reacutefeacuterence centre drsquoimputation code analytique
Deacutesignation du fournisseur
Condition des paiements
Dates et lieu de livraison
Date et visa du responsable achat
1048708 Circuit du bon de commande
1048708 Imprimeacute de diffusion
21Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Original envoyeacute au fournisseur est sera conserveacute par lui
Exemplaire envoyeacute au fournisseur et retourneacute impeacuterativement agrave lrsquoentreprise
4-Reacuteception de la marchandise
5- traitement et circuit des factures
1048708 Reacuteception de la facture
Facture fournisseur
Facture eacutetablie sur contrat
1048708 Preacutesentation type drsquoune facture
1048708 Enregistrement de la facture
1 Circuit
Lrsquoeacutemetteur la comptabiliteacute
Le service de gestion controcircle des imputations analytiques
Le service travaux accord pour paiement
La direction du projet accord pour paiement
2 classement
Mission des services
1048708 Controcircler et viser dans les plus brefs deacutelais les documents
1048708 Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabiliteacute
6- Regraveglement des factures fournisseurs
1048708 Il existe deux moyens de regraveglement
1048708 Le chegraveque
22Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
1048708 Effet de commerce
Questionnaire
Commandes
Existe-t-il un systegraveme de deacuteclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent agrave une quantiteacute minimum
Si oui les quantiteacutes minimales sont elles revues reacuteguliegraverement en fonction des besoins reacuteels de la fabrication
Les commandes de biens et de services ne sont elles passeacutees que sur la base de demandes drsquoachats eacutetablies par des personnes habiliteacutees
Chaque service demandeur dispose-t-il drsquoun budget de deacutepenses preacutevisionnelles
Si oui la consommation de ces budgets est-elle suivie reacuteguliegraverement pour eacuteviter les deacutepassements
Ce suivi tient-il compte des commandes engageacutees mais non encore factureacutees Des bons de commandes sont-ils eacutetablis systeacutematiquement
Si oui sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Etablis en quantiteacute et en valeur Signeacutes par un responsable au vu de la demande drsquoachat Existe-il une liste des fournisseurs autoriseacutes pour les achats courants
Si oui est-elle
Approuveacutee par un responsable Reacuteguliegraverement mise agrave jour Les prix proposeacutes sont-ils compareacutes avec le marcheacute Les autres achats font-ils lrsquoobjet drsquoappels drsquooffres au moins au dessus drsquoun certain
montant Existe-il une proceacutedure permettant drsquoeacuteviter les commandes excessives
23Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Si des bons de commandes preacute numeacuteroteacutes sont utiliseacutes leur seacutequence numeacuterique est-elle utiliseacutee pour
Enregistrer les engagements pris par lrsquoentreprise Identifier les retards drsquoexeacutecution Existe-il une proceacutedure de relance des fournisseurs en retard de livraison Ces
fournisseurs sont-ils soumis agrave des peacutenaliteacutes Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqueacute
Au service reacuteception A la comptabiliteacute Si oui ces services srsquoassurent-ils qursquoils les reccediloivent tous
La socieacuteteacute exerce-t-elle un controcircle sur les cadeaux et autres avantages accordeacutes aux acheteurs par les fournisseurs
Les proceacutedures de controcircle des achats sont-elles revues peacuteriodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indeacutependantes du service achat pour srsquoassurer que la politique de la socieacuteteacute est bien appliqueacutee
4 Reacuteception des marchandises et services
Existe-il un service de reacuteception
Les marchandises reccedilues sont-elles rapprocheacutees des bons de commande en ce qui concerne
Les quantiteacutes La qualiteacute
Des bons de reacuteception sont-ils eacutetablis systeacutematiquement mecircme pour les livraisons sur des chantiers exteacuterieurs ou chez des clients des deacutepositaires
Si oui sont-ils preacute-numeacuteroteacutes
Signeacutes par le reacuteceptionnaire Dateacutes La preacute-numeacuterotation des bons est-elle utiliseacutee pour controcircler Lrsquoexhaustiviteacute des bons transmis agrave la comptabiliteacute par centre de reacuteception Lrsquoenregistrement des mouvements de stocks
24Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Existe-il un systegraveme eacutequivalent au bon de reacuteception en matiegravere de service Les anomalies en matiegravere de quantiteacute et qualiteacute constateacutees font-elles lrsquoobjet drsquoun bon
de retour
Si oui ces bons sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Transmis agrave une personne chargeacutee drsquoobtenir les avoirs
5 Controcircle des factures
Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier agrave la comptabiliteacute
Le service comptable attribue-t-il un numeacutero drsquoordre chronologique aux factures et avoirs reccedilus avant de les transmettre aux personnes chargeacutees de les veacuterifier
Si oui garde t-il une trace de ces numeacuteros pour suivre le retour des factures et relancer le service concerneacute
Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuleacutes par apposition drsquoun tampon laquo duplicata raquo
25Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE AF
Le cycle achats-fournisseurs est caracteacuteriseacute par un certain nombre de phases qui peuvent se preacutesenter comme suit
Lrsquoexpression des besoins
Deacuteclanchement de la commande
Reacuteception des biens ou services
Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
Mise en paiement des factures
Il est agrave noter que chacune de ces phases implique un ensemble drsquoobjectifs agrave atteindre entraicircnant des risques potentiels des mesures usuels de controcircle interne neacutecessaires et enfin implique des assertions drsquoaudit sur lesquelles lrsquoauditeur doit porter une attention particuliegravere
a Lrsquoexpression des besoins
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les besoins sont correctement deacutetermineacutes que lrsquoentreprise ne reacutealise pas drsquoachats inutiles et que les commandes neacutecessaires sont correctement lanceacutees
22 Risques potentielsRisques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner soit une rupture de stocks soit la constitution de stocks pleacutethoriques
La rupture de stocks peut entraicircner un retard ou un arrecirct de fabrication geacuteneacuterant soit des surcoucircts soit une sous-activiteacute Elle peut eacutegalement avoir pour conseacutequence des retards de livraisons aux clients et ecirctre agrave lrsquoorigine des litiges
La constitution drsquoun stock trop important majore les coucircts de stockage et creacutee un risque de deacuteteacuterioration des stocks Il en reacutesulte un
26Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
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comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
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somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
SOCIETE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
EXERCICE CLOS LE helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant des achats annuels helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Maroc helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont Import helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Montant annuel des avoirs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur du poste fournisseurs et comptes rattacheacutes helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
o Dont charges agrave payer helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Ratio fournisseurs helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
En jours drsquoachats TTC helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- Nombre de factures mensuelles helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Valeur moyenne des factures helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
- risques particuliers helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
19Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Dans le cas drsquoabsence du manuel de proceacutedures il est important drsquoeacutetablir le narratif des proceacutedures concernant le cycle drsquoachat afin drsquoacqueacuterir le maximum drsquoinformations pour une meilleure compreacutehension des circuits de traitement drsquoinformations Ceci se peut par des entretiens avec lrsquoensemble des intervenants dans le circuit afin drsquoavoir une vue plus deacutetailleacutee du circuit
Lrsquoensemble des constatations exprimeacutes par les responsables donne lieu agrave
1) Emission des demandes drsquoachat
La direction des travaux concerneacutes
Le service achat
Le service gestion
Le service du projet
Lrsquoeacutemission des demandes drsquoachats est obligatoire pour toutes les commandes supeacuterieures agrave 1000 dhs Apregraves avoir deacutetecteacute les besoins des diffeacuterents services
Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de lrsquoeacutemission
1048708 La numeacuterotation
1048708 Imputation
1048708 Deacutelai et lieu de livraison
1048708 Deacutesignation des articles
20Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
2- circuit des demandes drsquoachat
1048708 Proceacutedure exceptionnelle
Pour lrsquoachat drsquoune fourniture revecirctant un caractegravere drsquourgence la commande pourra se faire directement par teacuteleacutephone entre la direction du projet et le service achat
1048708 Imprimeacutes de diffusion
Crsquoest lrsquoorganisation administrative de la circulation des imprimeacutes des DA
Exemplaire conserveacute par le client conserveacute par la direction des travaux conserveacute par le service achat original pour archivage et un autre transmis pour le service magasin pour le controcircle des livraisons
3- Etablissement des bons de commande
1048708 Emission des bons de commande
Le bon de commande reprend lrsquointeacutegraliteacute des informations porteacutees sur la demande drsquoachat
Numeacutero de la commande
Service traiteur achat
Reacutefeacuterence centre drsquoimputation code analytique
Deacutesignation du fournisseur
Condition des paiements
Dates et lieu de livraison
Date et visa du responsable achat
1048708 Circuit du bon de commande
1048708 Imprimeacute de diffusion
21Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Original envoyeacute au fournisseur est sera conserveacute par lui
Exemplaire envoyeacute au fournisseur et retourneacute impeacuterativement agrave lrsquoentreprise
4-Reacuteception de la marchandise
5- traitement et circuit des factures
1048708 Reacuteception de la facture
Facture fournisseur
Facture eacutetablie sur contrat
1048708 Preacutesentation type drsquoune facture
1048708 Enregistrement de la facture
1 Circuit
Lrsquoeacutemetteur la comptabiliteacute
Le service de gestion controcircle des imputations analytiques
Le service travaux accord pour paiement
La direction du projet accord pour paiement
2 classement
Mission des services
1048708 Controcircler et viser dans les plus brefs deacutelais les documents
1048708 Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabiliteacute
6- Regraveglement des factures fournisseurs
1048708 Il existe deux moyens de regraveglement
1048708 Le chegraveque
22Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
1048708 Effet de commerce
Questionnaire
Commandes
Existe-t-il un systegraveme de deacuteclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent agrave une quantiteacute minimum
Si oui les quantiteacutes minimales sont elles revues reacuteguliegraverement en fonction des besoins reacuteels de la fabrication
Les commandes de biens et de services ne sont elles passeacutees que sur la base de demandes drsquoachats eacutetablies par des personnes habiliteacutees
Chaque service demandeur dispose-t-il drsquoun budget de deacutepenses preacutevisionnelles
Si oui la consommation de ces budgets est-elle suivie reacuteguliegraverement pour eacuteviter les deacutepassements
Ce suivi tient-il compte des commandes engageacutees mais non encore factureacutees Des bons de commandes sont-ils eacutetablis systeacutematiquement
Si oui sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Etablis en quantiteacute et en valeur Signeacutes par un responsable au vu de la demande drsquoachat Existe-il une liste des fournisseurs autoriseacutes pour les achats courants
Si oui est-elle
Approuveacutee par un responsable Reacuteguliegraverement mise agrave jour Les prix proposeacutes sont-ils compareacutes avec le marcheacute Les autres achats font-ils lrsquoobjet drsquoappels drsquooffres au moins au dessus drsquoun certain
montant Existe-il une proceacutedure permettant drsquoeacuteviter les commandes excessives
23Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Si des bons de commandes preacute numeacuteroteacutes sont utiliseacutes leur seacutequence numeacuterique est-elle utiliseacutee pour
Enregistrer les engagements pris par lrsquoentreprise Identifier les retards drsquoexeacutecution Existe-il une proceacutedure de relance des fournisseurs en retard de livraison Ces
fournisseurs sont-ils soumis agrave des peacutenaliteacutes Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqueacute
Au service reacuteception A la comptabiliteacute Si oui ces services srsquoassurent-ils qursquoils les reccediloivent tous
La socieacuteteacute exerce-t-elle un controcircle sur les cadeaux et autres avantages accordeacutes aux acheteurs par les fournisseurs
Les proceacutedures de controcircle des achats sont-elles revues peacuteriodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indeacutependantes du service achat pour srsquoassurer que la politique de la socieacuteteacute est bien appliqueacutee
4 Reacuteception des marchandises et services
Existe-il un service de reacuteception
Les marchandises reccedilues sont-elles rapprocheacutees des bons de commande en ce qui concerne
Les quantiteacutes La qualiteacute
Des bons de reacuteception sont-ils eacutetablis systeacutematiquement mecircme pour les livraisons sur des chantiers exteacuterieurs ou chez des clients des deacutepositaires
Si oui sont-ils preacute-numeacuteroteacutes
Signeacutes par le reacuteceptionnaire Dateacutes La preacute-numeacuterotation des bons est-elle utiliseacutee pour controcircler Lrsquoexhaustiviteacute des bons transmis agrave la comptabiliteacute par centre de reacuteception Lrsquoenregistrement des mouvements de stocks
24Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Existe-il un systegraveme eacutequivalent au bon de reacuteception en matiegravere de service Les anomalies en matiegravere de quantiteacute et qualiteacute constateacutees font-elles lrsquoobjet drsquoun bon
de retour
Si oui ces bons sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Transmis agrave une personne chargeacutee drsquoobtenir les avoirs
5 Controcircle des factures
Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier agrave la comptabiliteacute
Le service comptable attribue-t-il un numeacutero drsquoordre chronologique aux factures et avoirs reccedilus avant de les transmettre aux personnes chargeacutees de les veacuterifier
Si oui garde t-il une trace de ces numeacuteros pour suivre le retour des factures et relancer le service concerneacute
Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuleacutes par apposition drsquoun tampon laquo duplicata raquo
25Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE AF
Le cycle achats-fournisseurs est caracteacuteriseacute par un certain nombre de phases qui peuvent se preacutesenter comme suit
Lrsquoexpression des besoins
Deacuteclanchement de la commande
Reacuteception des biens ou services
Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
Mise en paiement des factures
Il est agrave noter que chacune de ces phases implique un ensemble drsquoobjectifs agrave atteindre entraicircnant des risques potentiels des mesures usuels de controcircle interne neacutecessaires et enfin implique des assertions drsquoaudit sur lesquelles lrsquoauditeur doit porter une attention particuliegravere
a Lrsquoexpression des besoins
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les besoins sont correctement deacutetermineacutes que lrsquoentreprise ne reacutealise pas drsquoachats inutiles et que les commandes neacutecessaires sont correctement lanceacutees
22 Risques potentielsRisques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner soit une rupture de stocks soit la constitution de stocks pleacutethoriques
La rupture de stocks peut entraicircner un retard ou un arrecirct de fabrication geacuteneacuterant soit des surcoucircts soit une sous-activiteacute Elle peut eacutegalement avoir pour conseacutequence des retards de livraisons aux clients et ecirctre agrave lrsquoorigine des litiges
La constitution drsquoun stock trop important majore les coucircts de stockage et creacutee un risque de deacuteteacuterioration des stocks Il en reacutesulte un
26Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Dans le cas drsquoabsence du manuel de proceacutedures il est important drsquoeacutetablir le narratif des proceacutedures concernant le cycle drsquoachat afin drsquoacqueacuterir le maximum drsquoinformations pour une meilleure compreacutehension des circuits de traitement drsquoinformations Ceci se peut par des entretiens avec lrsquoensemble des intervenants dans le circuit afin drsquoavoir une vue plus deacutetailleacutee du circuit
Lrsquoensemble des constatations exprimeacutes par les responsables donne lieu agrave
1) Emission des demandes drsquoachat
La direction des travaux concerneacutes
Le service achat
Le service gestion
Le service du projet
Lrsquoeacutemission des demandes drsquoachats est obligatoire pour toutes les commandes supeacuterieures agrave 1000 dhs Apregraves avoir deacutetecteacute les besoins des diffeacuterents services
Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de lrsquoeacutemission
1048708 La numeacuterotation
1048708 Imputation
1048708 Deacutelai et lieu de livraison
1048708 Deacutesignation des articles
20Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
2- circuit des demandes drsquoachat
1048708 Proceacutedure exceptionnelle
Pour lrsquoachat drsquoune fourniture revecirctant un caractegravere drsquourgence la commande pourra se faire directement par teacuteleacutephone entre la direction du projet et le service achat
1048708 Imprimeacutes de diffusion
Crsquoest lrsquoorganisation administrative de la circulation des imprimeacutes des DA
Exemplaire conserveacute par le client conserveacute par la direction des travaux conserveacute par le service achat original pour archivage et un autre transmis pour le service magasin pour le controcircle des livraisons
3- Etablissement des bons de commande
1048708 Emission des bons de commande
Le bon de commande reprend lrsquointeacutegraliteacute des informations porteacutees sur la demande drsquoachat
Numeacutero de la commande
Service traiteur achat
Reacutefeacuterence centre drsquoimputation code analytique
Deacutesignation du fournisseur
Condition des paiements
Dates et lieu de livraison
Date et visa du responsable achat
1048708 Circuit du bon de commande
1048708 Imprimeacute de diffusion
21Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Original envoyeacute au fournisseur est sera conserveacute par lui
Exemplaire envoyeacute au fournisseur et retourneacute impeacuterativement agrave lrsquoentreprise
4-Reacuteception de la marchandise
5- traitement et circuit des factures
1048708 Reacuteception de la facture
Facture fournisseur
Facture eacutetablie sur contrat
1048708 Preacutesentation type drsquoune facture
1048708 Enregistrement de la facture
1 Circuit
Lrsquoeacutemetteur la comptabiliteacute
Le service de gestion controcircle des imputations analytiques
Le service travaux accord pour paiement
La direction du projet accord pour paiement
2 classement
Mission des services
1048708 Controcircler et viser dans les plus brefs deacutelais les documents
1048708 Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabiliteacute
6- Regraveglement des factures fournisseurs
1048708 Il existe deux moyens de regraveglement
1048708 Le chegraveque
22Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
1048708 Effet de commerce
Questionnaire
Commandes
Existe-t-il un systegraveme de deacuteclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent agrave une quantiteacute minimum
Si oui les quantiteacutes minimales sont elles revues reacuteguliegraverement en fonction des besoins reacuteels de la fabrication
Les commandes de biens et de services ne sont elles passeacutees que sur la base de demandes drsquoachats eacutetablies par des personnes habiliteacutees
Chaque service demandeur dispose-t-il drsquoun budget de deacutepenses preacutevisionnelles
Si oui la consommation de ces budgets est-elle suivie reacuteguliegraverement pour eacuteviter les deacutepassements
Ce suivi tient-il compte des commandes engageacutees mais non encore factureacutees Des bons de commandes sont-ils eacutetablis systeacutematiquement
Si oui sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Etablis en quantiteacute et en valeur Signeacutes par un responsable au vu de la demande drsquoachat Existe-il une liste des fournisseurs autoriseacutes pour les achats courants
Si oui est-elle
Approuveacutee par un responsable Reacuteguliegraverement mise agrave jour Les prix proposeacutes sont-ils compareacutes avec le marcheacute Les autres achats font-ils lrsquoobjet drsquoappels drsquooffres au moins au dessus drsquoun certain
montant Existe-il une proceacutedure permettant drsquoeacuteviter les commandes excessives
23Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Si des bons de commandes preacute numeacuteroteacutes sont utiliseacutes leur seacutequence numeacuterique est-elle utiliseacutee pour
Enregistrer les engagements pris par lrsquoentreprise Identifier les retards drsquoexeacutecution Existe-il une proceacutedure de relance des fournisseurs en retard de livraison Ces
fournisseurs sont-ils soumis agrave des peacutenaliteacutes Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqueacute
Au service reacuteception A la comptabiliteacute Si oui ces services srsquoassurent-ils qursquoils les reccediloivent tous
La socieacuteteacute exerce-t-elle un controcircle sur les cadeaux et autres avantages accordeacutes aux acheteurs par les fournisseurs
Les proceacutedures de controcircle des achats sont-elles revues peacuteriodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indeacutependantes du service achat pour srsquoassurer que la politique de la socieacuteteacute est bien appliqueacutee
4 Reacuteception des marchandises et services
Existe-il un service de reacuteception
Les marchandises reccedilues sont-elles rapprocheacutees des bons de commande en ce qui concerne
Les quantiteacutes La qualiteacute
Des bons de reacuteception sont-ils eacutetablis systeacutematiquement mecircme pour les livraisons sur des chantiers exteacuterieurs ou chez des clients des deacutepositaires
Si oui sont-ils preacute-numeacuteroteacutes
Signeacutes par le reacuteceptionnaire Dateacutes La preacute-numeacuterotation des bons est-elle utiliseacutee pour controcircler Lrsquoexhaustiviteacute des bons transmis agrave la comptabiliteacute par centre de reacuteception Lrsquoenregistrement des mouvements de stocks
24Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Existe-il un systegraveme eacutequivalent au bon de reacuteception en matiegravere de service Les anomalies en matiegravere de quantiteacute et qualiteacute constateacutees font-elles lrsquoobjet drsquoun bon
de retour
Si oui ces bons sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Transmis agrave une personne chargeacutee drsquoobtenir les avoirs
5 Controcircle des factures
Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier agrave la comptabiliteacute
Le service comptable attribue-t-il un numeacutero drsquoordre chronologique aux factures et avoirs reccedilus avant de les transmettre aux personnes chargeacutees de les veacuterifier
Si oui garde t-il une trace de ces numeacuteros pour suivre le retour des factures et relancer le service concerneacute
Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuleacutes par apposition drsquoun tampon laquo duplicata raquo
25Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE AF
Le cycle achats-fournisseurs est caracteacuteriseacute par un certain nombre de phases qui peuvent se preacutesenter comme suit
Lrsquoexpression des besoins
Deacuteclanchement de la commande
Reacuteception des biens ou services
Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
Mise en paiement des factures
Il est agrave noter que chacune de ces phases implique un ensemble drsquoobjectifs agrave atteindre entraicircnant des risques potentiels des mesures usuels de controcircle interne neacutecessaires et enfin implique des assertions drsquoaudit sur lesquelles lrsquoauditeur doit porter une attention particuliegravere
a Lrsquoexpression des besoins
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les besoins sont correctement deacutetermineacutes que lrsquoentreprise ne reacutealise pas drsquoachats inutiles et que les commandes neacutecessaires sont correctement lanceacutees
22 Risques potentielsRisques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner soit une rupture de stocks soit la constitution de stocks pleacutethoriques
La rupture de stocks peut entraicircner un retard ou un arrecirct de fabrication geacuteneacuterant soit des surcoucircts soit une sous-activiteacute Elle peut eacutegalement avoir pour conseacutequence des retards de livraisons aux clients et ecirctre agrave lrsquoorigine des litiges
La constitution drsquoun stock trop important majore les coucircts de stockage et creacutee un risque de deacuteteacuterioration des stocks Il en reacutesulte un
26Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
2- circuit des demandes drsquoachat
1048708 Proceacutedure exceptionnelle
Pour lrsquoachat drsquoune fourniture revecirctant un caractegravere drsquourgence la commande pourra se faire directement par teacuteleacutephone entre la direction du projet et le service achat
1048708 Imprimeacutes de diffusion
Crsquoest lrsquoorganisation administrative de la circulation des imprimeacutes des DA
Exemplaire conserveacute par le client conserveacute par la direction des travaux conserveacute par le service achat original pour archivage et un autre transmis pour le service magasin pour le controcircle des livraisons
3- Etablissement des bons de commande
1048708 Emission des bons de commande
Le bon de commande reprend lrsquointeacutegraliteacute des informations porteacutees sur la demande drsquoachat
Numeacutero de la commande
Service traiteur achat
Reacutefeacuterence centre drsquoimputation code analytique
Deacutesignation du fournisseur
Condition des paiements
Dates et lieu de livraison
Date et visa du responsable achat
1048708 Circuit du bon de commande
1048708 Imprimeacute de diffusion
21Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Original envoyeacute au fournisseur est sera conserveacute par lui
Exemplaire envoyeacute au fournisseur et retourneacute impeacuterativement agrave lrsquoentreprise
4-Reacuteception de la marchandise
5- traitement et circuit des factures
1048708 Reacuteception de la facture
Facture fournisseur
Facture eacutetablie sur contrat
1048708 Preacutesentation type drsquoune facture
1048708 Enregistrement de la facture
1 Circuit
Lrsquoeacutemetteur la comptabiliteacute
Le service de gestion controcircle des imputations analytiques
Le service travaux accord pour paiement
La direction du projet accord pour paiement
2 classement
Mission des services
1048708 Controcircler et viser dans les plus brefs deacutelais les documents
1048708 Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabiliteacute
6- Regraveglement des factures fournisseurs
1048708 Il existe deux moyens de regraveglement
1048708 Le chegraveque
22Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
1048708 Effet de commerce
Questionnaire
Commandes
Existe-t-il un systegraveme de deacuteclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent agrave une quantiteacute minimum
Si oui les quantiteacutes minimales sont elles revues reacuteguliegraverement en fonction des besoins reacuteels de la fabrication
Les commandes de biens et de services ne sont elles passeacutees que sur la base de demandes drsquoachats eacutetablies par des personnes habiliteacutees
Chaque service demandeur dispose-t-il drsquoun budget de deacutepenses preacutevisionnelles
Si oui la consommation de ces budgets est-elle suivie reacuteguliegraverement pour eacuteviter les deacutepassements
Ce suivi tient-il compte des commandes engageacutees mais non encore factureacutees Des bons de commandes sont-ils eacutetablis systeacutematiquement
Si oui sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Etablis en quantiteacute et en valeur Signeacutes par un responsable au vu de la demande drsquoachat Existe-il une liste des fournisseurs autoriseacutes pour les achats courants
Si oui est-elle
Approuveacutee par un responsable Reacuteguliegraverement mise agrave jour Les prix proposeacutes sont-ils compareacutes avec le marcheacute Les autres achats font-ils lrsquoobjet drsquoappels drsquooffres au moins au dessus drsquoun certain
montant Existe-il une proceacutedure permettant drsquoeacuteviter les commandes excessives
23Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Si des bons de commandes preacute numeacuteroteacutes sont utiliseacutes leur seacutequence numeacuterique est-elle utiliseacutee pour
Enregistrer les engagements pris par lrsquoentreprise Identifier les retards drsquoexeacutecution Existe-il une proceacutedure de relance des fournisseurs en retard de livraison Ces
fournisseurs sont-ils soumis agrave des peacutenaliteacutes Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqueacute
Au service reacuteception A la comptabiliteacute Si oui ces services srsquoassurent-ils qursquoils les reccediloivent tous
La socieacuteteacute exerce-t-elle un controcircle sur les cadeaux et autres avantages accordeacutes aux acheteurs par les fournisseurs
Les proceacutedures de controcircle des achats sont-elles revues peacuteriodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indeacutependantes du service achat pour srsquoassurer que la politique de la socieacuteteacute est bien appliqueacutee
4 Reacuteception des marchandises et services
Existe-il un service de reacuteception
Les marchandises reccedilues sont-elles rapprocheacutees des bons de commande en ce qui concerne
Les quantiteacutes La qualiteacute
Des bons de reacuteception sont-ils eacutetablis systeacutematiquement mecircme pour les livraisons sur des chantiers exteacuterieurs ou chez des clients des deacutepositaires
Si oui sont-ils preacute-numeacuteroteacutes
Signeacutes par le reacuteceptionnaire Dateacutes La preacute-numeacuterotation des bons est-elle utiliseacutee pour controcircler Lrsquoexhaustiviteacute des bons transmis agrave la comptabiliteacute par centre de reacuteception Lrsquoenregistrement des mouvements de stocks
24Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Existe-il un systegraveme eacutequivalent au bon de reacuteception en matiegravere de service Les anomalies en matiegravere de quantiteacute et qualiteacute constateacutees font-elles lrsquoobjet drsquoun bon
de retour
Si oui ces bons sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Transmis agrave une personne chargeacutee drsquoobtenir les avoirs
5 Controcircle des factures
Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier agrave la comptabiliteacute
Le service comptable attribue-t-il un numeacutero drsquoordre chronologique aux factures et avoirs reccedilus avant de les transmettre aux personnes chargeacutees de les veacuterifier
Si oui garde t-il une trace de ces numeacuteros pour suivre le retour des factures et relancer le service concerneacute
Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuleacutes par apposition drsquoun tampon laquo duplicata raquo
25Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE AF
Le cycle achats-fournisseurs est caracteacuteriseacute par un certain nombre de phases qui peuvent se preacutesenter comme suit
Lrsquoexpression des besoins
Deacuteclanchement de la commande
Reacuteception des biens ou services
Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
Mise en paiement des factures
Il est agrave noter que chacune de ces phases implique un ensemble drsquoobjectifs agrave atteindre entraicircnant des risques potentiels des mesures usuels de controcircle interne neacutecessaires et enfin implique des assertions drsquoaudit sur lesquelles lrsquoauditeur doit porter une attention particuliegravere
a Lrsquoexpression des besoins
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les besoins sont correctement deacutetermineacutes que lrsquoentreprise ne reacutealise pas drsquoachats inutiles et que les commandes neacutecessaires sont correctement lanceacutees
22 Risques potentielsRisques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner soit une rupture de stocks soit la constitution de stocks pleacutethoriques
La rupture de stocks peut entraicircner un retard ou un arrecirct de fabrication geacuteneacuterant soit des surcoucircts soit une sous-activiteacute Elle peut eacutegalement avoir pour conseacutequence des retards de livraisons aux clients et ecirctre agrave lrsquoorigine des litiges
La constitution drsquoun stock trop important majore les coucircts de stockage et creacutee un risque de deacuteteacuterioration des stocks Il en reacutesulte un
26Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
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de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
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Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Original envoyeacute au fournisseur est sera conserveacute par lui
Exemplaire envoyeacute au fournisseur et retourneacute impeacuterativement agrave lrsquoentreprise
4-Reacuteception de la marchandise
5- traitement et circuit des factures
1048708 Reacuteception de la facture
Facture fournisseur
Facture eacutetablie sur contrat
1048708 Preacutesentation type drsquoune facture
1048708 Enregistrement de la facture
1 Circuit
Lrsquoeacutemetteur la comptabiliteacute
Le service de gestion controcircle des imputations analytiques
Le service travaux accord pour paiement
La direction du projet accord pour paiement
2 classement
Mission des services
1048708 Controcircler et viser dans les plus brefs deacutelais les documents
1048708 Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabiliteacute
6- Regraveglement des factures fournisseurs
1048708 Il existe deux moyens de regraveglement
1048708 Le chegraveque
22Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
1048708 Effet de commerce
Questionnaire
Commandes
Existe-t-il un systegraveme de deacuteclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent agrave une quantiteacute minimum
Si oui les quantiteacutes minimales sont elles revues reacuteguliegraverement en fonction des besoins reacuteels de la fabrication
Les commandes de biens et de services ne sont elles passeacutees que sur la base de demandes drsquoachats eacutetablies par des personnes habiliteacutees
Chaque service demandeur dispose-t-il drsquoun budget de deacutepenses preacutevisionnelles
Si oui la consommation de ces budgets est-elle suivie reacuteguliegraverement pour eacuteviter les deacutepassements
Ce suivi tient-il compte des commandes engageacutees mais non encore factureacutees Des bons de commandes sont-ils eacutetablis systeacutematiquement
Si oui sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Etablis en quantiteacute et en valeur Signeacutes par un responsable au vu de la demande drsquoachat Existe-il une liste des fournisseurs autoriseacutes pour les achats courants
Si oui est-elle
Approuveacutee par un responsable Reacuteguliegraverement mise agrave jour Les prix proposeacutes sont-ils compareacutes avec le marcheacute Les autres achats font-ils lrsquoobjet drsquoappels drsquooffres au moins au dessus drsquoun certain
montant Existe-il une proceacutedure permettant drsquoeacuteviter les commandes excessives
23Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Si des bons de commandes preacute numeacuteroteacutes sont utiliseacutes leur seacutequence numeacuterique est-elle utiliseacutee pour
Enregistrer les engagements pris par lrsquoentreprise Identifier les retards drsquoexeacutecution Existe-il une proceacutedure de relance des fournisseurs en retard de livraison Ces
fournisseurs sont-ils soumis agrave des peacutenaliteacutes Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqueacute
Au service reacuteception A la comptabiliteacute Si oui ces services srsquoassurent-ils qursquoils les reccediloivent tous
La socieacuteteacute exerce-t-elle un controcircle sur les cadeaux et autres avantages accordeacutes aux acheteurs par les fournisseurs
Les proceacutedures de controcircle des achats sont-elles revues peacuteriodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indeacutependantes du service achat pour srsquoassurer que la politique de la socieacuteteacute est bien appliqueacutee
4 Reacuteception des marchandises et services
Existe-il un service de reacuteception
Les marchandises reccedilues sont-elles rapprocheacutees des bons de commande en ce qui concerne
Les quantiteacutes La qualiteacute
Des bons de reacuteception sont-ils eacutetablis systeacutematiquement mecircme pour les livraisons sur des chantiers exteacuterieurs ou chez des clients des deacutepositaires
Si oui sont-ils preacute-numeacuteroteacutes
Signeacutes par le reacuteceptionnaire Dateacutes La preacute-numeacuterotation des bons est-elle utiliseacutee pour controcircler Lrsquoexhaustiviteacute des bons transmis agrave la comptabiliteacute par centre de reacuteception Lrsquoenregistrement des mouvements de stocks
24Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Existe-il un systegraveme eacutequivalent au bon de reacuteception en matiegravere de service Les anomalies en matiegravere de quantiteacute et qualiteacute constateacutees font-elles lrsquoobjet drsquoun bon
de retour
Si oui ces bons sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Transmis agrave une personne chargeacutee drsquoobtenir les avoirs
5 Controcircle des factures
Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier agrave la comptabiliteacute
Le service comptable attribue-t-il un numeacutero drsquoordre chronologique aux factures et avoirs reccedilus avant de les transmettre aux personnes chargeacutees de les veacuterifier
Si oui garde t-il une trace de ces numeacuteros pour suivre le retour des factures et relancer le service concerneacute
Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuleacutes par apposition drsquoun tampon laquo duplicata raquo
25Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE AF
Le cycle achats-fournisseurs est caracteacuteriseacute par un certain nombre de phases qui peuvent se preacutesenter comme suit
Lrsquoexpression des besoins
Deacuteclanchement de la commande
Reacuteception des biens ou services
Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
Mise en paiement des factures
Il est agrave noter que chacune de ces phases implique un ensemble drsquoobjectifs agrave atteindre entraicircnant des risques potentiels des mesures usuels de controcircle interne neacutecessaires et enfin implique des assertions drsquoaudit sur lesquelles lrsquoauditeur doit porter une attention particuliegravere
a Lrsquoexpression des besoins
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les besoins sont correctement deacutetermineacutes que lrsquoentreprise ne reacutealise pas drsquoachats inutiles et que les commandes neacutecessaires sont correctement lanceacutees
22 Risques potentielsRisques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner soit une rupture de stocks soit la constitution de stocks pleacutethoriques
La rupture de stocks peut entraicircner un retard ou un arrecirct de fabrication geacuteneacuterant soit des surcoucircts soit une sous-activiteacute Elle peut eacutegalement avoir pour conseacutequence des retards de livraisons aux clients et ecirctre agrave lrsquoorigine des litiges
La constitution drsquoun stock trop important majore les coucircts de stockage et creacutee un risque de deacuteteacuterioration des stocks Il en reacutesulte un
26Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
1048708 Effet de commerce
Questionnaire
Commandes
Existe-t-il un systegraveme de deacuteclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent agrave une quantiteacute minimum
Si oui les quantiteacutes minimales sont elles revues reacuteguliegraverement en fonction des besoins reacuteels de la fabrication
Les commandes de biens et de services ne sont elles passeacutees que sur la base de demandes drsquoachats eacutetablies par des personnes habiliteacutees
Chaque service demandeur dispose-t-il drsquoun budget de deacutepenses preacutevisionnelles
Si oui la consommation de ces budgets est-elle suivie reacuteguliegraverement pour eacuteviter les deacutepassements
Ce suivi tient-il compte des commandes engageacutees mais non encore factureacutees Des bons de commandes sont-ils eacutetablis systeacutematiquement
Si oui sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Etablis en quantiteacute et en valeur Signeacutes par un responsable au vu de la demande drsquoachat Existe-il une liste des fournisseurs autoriseacutes pour les achats courants
Si oui est-elle
Approuveacutee par un responsable Reacuteguliegraverement mise agrave jour Les prix proposeacutes sont-ils compareacutes avec le marcheacute Les autres achats font-ils lrsquoobjet drsquoappels drsquooffres au moins au dessus drsquoun certain
montant Existe-il une proceacutedure permettant drsquoeacuteviter les commandes excessives
23Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Si des bons de commandes preacute numeacuteroteacutes sont utiliseacutes leur seacutequence numeacuterique est-elle utiliseacutee pour
Enregistrer les engagements pris par lrsquoentreprise Identifier les retards drsquoexeacutecution Existe-il une proceacutedure de relance des fournisseurs en retard de livraison Ces
fournisseurs sont-ils soumis agrave des peacutenaliteacutes Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqueacute
Au service reacuteception A la comptabiliteacute Si oui ces services srsquoassurent-ils qursquoils les reccediloivent tous
La socieacuteteacute exerce-t-elle un controcircle sur les cadeaux et autres avantages accordeacutes aux acheteurs par les fournisseurs
Les proceacutedures de controcircle des achats sont-elles revues peacuteriodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indeacutependantes du service achat pour srsquoassurer que la politique de la socieacuteteacute est bien appliqueacutee
4 Reacuteception des marchandises et services
Existe-il un service de reacuteception
Les marchandises reccedilues sont-elles rapprocheacutees des bons de commande en ce qui concerne
Les quantiteacutes La qualiteacute
Des bons de reacuteception sont-ils eacutetablis systeacutematiquement mecircme pour les livraisons sur des chantiers exteacuterieurs ou chez des clients des deacutepositaires
Si oui sont-ils preacute-numeacuteroteacutes
Signeacutes par le reacuteceptionnaire Dateacutes La preacute-numeacuterotation des bons est-elle utiliseacutee pour controcircler Lrsquoexhaustiviteacute des bons transmis agrave la comptabiliteacute par centre de reacuteception Lrsquoenregistrement des mouvements de stocks
24Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Existe-il un systegraveme eacutequivalent au bon de reacuteception en matiegravere de service Les anomalies en matiegravere de quantiteacute et qualiteacute constateacutees font-elles lrsquoobjet drsquoun bon
de retour
Si oui ces bons sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Transmis agrave une personne chargeacutee drsquoobtenir les avoirs
5 Controcircle des factures
Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier agrave la comptabiliteacute
Le service comptable attribue-t-il un numeacutero drsquoordre chronologique aux factures et avoirs reccedilus avant de les transmettre aux personnes chargeacutees de les veacuterifier
Si oui garde t-il une trace de ces numeacuteros pour suivre le retour des factures et relancer le service concerneacute
Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuleacutes par apposition drsquoun tampon laquo duplicata raquo
25Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE AF
Le cycle achats-fournisseurs est caracteacuteriseacute par un certain nombre de phases qui peuvent se preacutesenter comme suit
Lrsquoexpression des besoins
Deacuteclanchement de la commande
Reacuteception des biens ou services
Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
Mise en paiement des factures
Il est agrave noter que chacune de ces phases implique un ensemble drsquoobjectifs agrave atteindre entraicircnant des risques potentiels des mesures usuels de controcircle interne neacutecessaires et enfin implique des assertions drsquoaudit sur lesquelles lrsquoauditeur doit porter une attention particuliegravere
a Lrsquoexpression des besoins
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les besoins sont correctement deacutetermineacutes que lrsquoentreprise ne reacutealise pas drsquoachats inutiles et que les commandes neacutecessaires sont correctement lanceacutees
22 Risques potentielsRisques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner soit une rupture de stocks soit la constitution de stocks pleacutethoriques
La rupture de stocks peut entraicircner un retard ou un arrecirct de fabrication geacuteneacuterant soit des surcoucircts soit une sous-activiteacute Elle peut eacutegalement avoir pour conseacutequence des retards de livraisons aux clients et ecirctre agrave lrsquoorigine des litiges
La constitution drsquoun stock trop important majore les coucircts de stockage et creacutee un risque de deacuteteacuterioration des stocks Il en reacutesulte un
26Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
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33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
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seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
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33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
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D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
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de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Si des bons de commandes preacute numeacuteroteacutes sont utiliseacutes leur seacutequence numeacuterique est-elle utiliseacutee pour
Enregistrer les engagements pris par lrsquoentreprise Identifier les retards drsquoexeacutecution Existe-il une proceacutedure de relance des fournisseurs en retard de livraison Ces
fournisseurs sont-ils soumis agrave des peacutenaliteacutes Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqueacute
Au service reacuteception A la comptabiliteacute Si oui ces services srsquoassurent-ils qursquoils les reccediloivent tous
La socieacuteteacute exerce-t-elle un controcircle sur les cadeaux et autres avantages accordeacutes aux acheteurs par les fournisseurs
Les proceacutedures de controcircle des achats sont-elles revues peacuteriodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indeacutependantes du service achat pour srsquoassurer que la politique de la socieacuteteacute est bien appliqueacutee
4 Reacuteception des marchandises et services
Existe-il un service de reacuteception
Les marchandises reccedilues sont-elles rapprocheacutees des bons de commande en ce qui concerne
Les quantiteacutes La qualiteacute
Des bons de reacuteception sont-ils eacutetablis systeacutematiquement mecircme pour les livraisons sur des chantiers exteacuterieurs ou chez des clients des deacutepositaires
Si oui sont-ils preacute-numeacuteroteacutes
Signeacutes par le reacuteceptionnaire Dateacutes La preacute-numeacuterotation des bons est-elle utiliseacutee pour controcircler Lrsquoexhaustiviteacute des bons transmis agrave la comptabiliteacute par centre de reacuteception Lrsquoenregistrement des mouvements de stocks
24Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Existe-il un systegraveme eacutequivalent au bon de reacuteception en matiegravere de service Les anomalies en matiegravere de quantiteacute et qualiteacute constateacutees font-elles lrsquoobjet drsquoun bon
de retour
Si oui ces bons sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Transmis agrave une personne chargeacutee drsquoobtenir les avoirs
5 Controcircle des factures
Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier agrave la comptabiliteacute
Le service comptable attribue-t-il un numeacutero drsquoordre chronologique aux factures et avoirs reccedilus avant de les transmettre aux personnes chargeacutees de les veacuterifier
Si oui garde t-il une trace de ces numeacuteros pour suivre le retour des factures et relancer le service concerneacute
Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuleacutes par apposition drsquoun tampon laquo duplicata raquo
25Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE AF
Le cycle achats-fournisseurs est caracteacuteriseacute par un certain nombre de phases qui peuvent se preacutesenter comme suit
Lrsquoexpression des besoins
Deacuteclanchement de la commande
Reacuteception des biens ou services
Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
Mise en paiement des factures
Il est agrave noter que chacune de ces phases implique un ensemble drsquoobjectifs agrave atteindre entraicircnant des risques potentiels des mesures usuels de controcircle interne neacutecessaires et enfin implique des assertions drsquoaudit sur lesquelles lrsquoauditeur doit porter une attention particuliegravere
a Lrsquoexpression des besoins
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les besoins sont correctement deacutetermineacutes que lrsquoentreprise ne reacutealise pas drsquoachats inutiles et que les commandes neacutecessaires sont correctement lanceacutees
22 Risques potentielsRisques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner soit une rupture de stocks soit la constitution de stocks pleacutethoriques
La rupture de stocks peut entraicircner un retard ou un arrecirct de fabrication geacuteneacuterant soit des surcoucircts soit une sous-activiteacute Elle peut eacutegalement avoir pour conseacutequence des retards de livraisons aux clients et ecirctre agrave lrsquoorigine des litiges
La constitution drsquoun stock trop important majore les coucircts de stockage et creacutee un risque de deacuteteacuterioration des stocks Il en reacutesulte un
26Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
Achat Fournisseurs
- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Existe-il un systegraveme eacutequivalent au bon de reacuteception en matiegravere de service Les anomalies en matiegravere de quantiteacute et qualiteacute constateacutees font-elles lrsquoobjet drsquoun bon
de retour
Si oui ces bons sont-ils
Preacute Numeacuteroteacutes Transmis agrave une personne chargeacutee drsquoobtenir les avoirs
5 Controcircle des factures
Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier agrave la comptabiliteacute
Le service comptable attribue-t-il un numeacutero drsquoordre chronologique aux factures et avoirs reccedilus avant de les transmettre aux personnes chargeacutees de les veacuterifier
Si oui garde t-il une trace de ces numeacuteros pour suivre le retour des factures et relancer le service concerneacute
Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuleacutes par apposition drsquoun tampon laquo duplicata raquo
25Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE AF
Le cycle achats-fournisseurs est caracteacuteriseacute par un certain nombre de phases qui peuvent se preacutesenter comme suit
Lrsquoexpression des besoins
Deacuteclanchement de la commande
Reacuteception des biens ou services
Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
Mise en paiement des factures
Il est agrave noter que chacune de ces phases implique un ensemble drsquoobjectifs agrave atteindre entraicircnant des risques potentiels des mesures usuels de controcircle interne neacutecessaires et enfin implique des assertions drsquoaudit sur lesquelles lrsquoauditeur doit porter une attention particuliegravere
a Lrsquoexpression des besoins
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les besoins sont correctement deacutetermineacutes que lrsquoentreprise ne reacutealise pas drsquoachats inutiles et que les commandes neacutecessaires sont correctement lanceacutees
22 Risques potentielsRisques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner soit une rupture de stocks soit la constitution de stocks pleacutethoriques
La rupture de stocks peut entraicircner un retard ou un arrecirct de fabrication geacuteneacuterant soit des surcoucircts soit une sous-activiteacute Elle peut eacutegalement avoir pour conseacutequence des retards de livraisons aux clients et ecirctre agrave lrsquoorigine des litiges
La constitution drsquoun stock trop important majore les coucircts de stockage et creacutee un risque de deacuteteacuterioration des stocks Il en reacutesulte un
26Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
Achat Fournisseurs
- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE AF
Le cycle achats-fournisseurs est caracteacuteriseacute par un certain nombre de phases qui peuvent se preacutesenter comme suit
Lrsquoexpression des besoins
Deacuteclanchement de la commande
Reacuteception des biens ou services
Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
Mise en paiement des factures
Il est agrave noter que chacune de ces phases implique un ensemble drsquoobjectifs agrave atteindre entraicircnant des risques potentiels des mesures usuels de controcircle interne neacutecessaires et enfin implique des assertions drsquoaudit sur lesquelles lrsquoauditeur doit porter une attention particuliegravere
a Lrsquoexpression des besoins
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les besoins sont correctement deacutetermineacutes que lrsquoentreprise ne reacutealise pas drsquoachats inutiles et que les commandes neacutecessaires sont correctement lanceacutees
22 Risques potentielsRisques potentiels
Une mauvaise identification des besoins peut occasionner soit une rupture de stocks soit la constitution de stocks pleacutethoriques
La rupture de stocks peut entraicircner un retard ou un arrecirct de fabrication geacuteneacuterant soit des surcoucircts soit une sous-activiteacute Elle peut eacutegalement avoir pour conseacutequence des retards de livraisons aux clients et ecirctre agrave lrsquoorigine des litiges
La constitution drsquoun stock trop important majore les coucircts de stockage et creacutee un risque de deacuteteacuterioration des stocks Il en reacutesulte un
26Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
risque de deacutepreacuteciation drsquoautant plus important que lrsquoentreprise peine agrave trouver rapidement des deacuteboucheacutes en nombre suffisant pour les eacutecouler
Dans le cas drsquoachats non stockables la sureacutevaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lrsquoentreprise sans qursquoil y ait veacuteritablement de contrepartie
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne geacuteneacuteralement mises en place pour couvrir les risques mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure formaliseacutee permettant de recenser systeacutematiquement et peacuteriodiquement les besoins de lrsquoentreprise
suivi des besoins nrsquoayant pas encore donneacute lieu agrave lrsquoeacutemission drsquoune demande drsquoachat
existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes drsquoachat
mise en place drsquoun controcircle du respect des pouvoirs deacutefinis par la direction existence drsquoune piste drsquoaudit permettant agrave partir drsquoune demande drsquoachat de
veacuterifier le processus de deacutetermination des besoins et inversement agrave partir drsquoune expression des besoins de retrouver la demande drsquoachat correspondante
mise en œuvre de tests visant agrave srsquoassurer du bon fonctionnement de la proceacutedure par la reacutealisation de sondages sur la correcte transformation drsquoune expression de besoins en demandes drsquoachat et par lrsquoexamen de la justification de demande drsquoachats par des besoins
existence drsquoune seacuteparation adeacutequate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas en principe passer les commandes)
surveillance de lrsquoeacutevolution des stocks et de leur deacutepreacuteciation afin de mettre en eacutevidence les deacuterives eacuteventuelles
27Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
Achat Fournisseurs
- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lrsquoeacutevaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et deacutepreacuteciation)
b Deacuteclenchement de la commande
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que les achats sont reacutealiseacutes dans les conditions optimums de qualiteacute de prix et de deacutelai
22 Risques potentielsRisques potentiels
Quatre principaux risques peuvent ecirctre lieacutes au deacuteclenchement de la commande
- le deacuteclenchement drsquoachat agrave des prix supeacuterieurs au marcheacute Dans ce cas les biens acheteacutes sont trop chers entraicircnant une sureacutevaluation des charges Cette sureacutevaluation a un impact direct sur lrsquoeacutevaluation des stocks et peut rendre neacutecessaire leur deacutepreacuteciation
- le deacuteclenchement drsquoachat par une personne non habiliteacutee situation qui peut avoir comme conseacutequence des achats injustifieacutes ou non pertinents
- le deacuteclenchement drsquoachats en lrsquoabsence drsquoune treacutesorerie suffisante ce qui peut entraicircner une cessation de paiement menaccedilant par la mecircme occasion la continuiteacute de son exploitation
- le recours agrave des fournisseurs qui ne preacutesentent pas de garanties suffisantes lrsquoentreprise achegravete aupregraves drsquoun fournisseur dont la situation financiegravere est fragile qui risque de srsquoaveacuterer deacutefaillant et de ne pas respecter ses engagements
28Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont les suivantes
proceacutedure drsquoappel drsquooffre permettant drsquoobtenir agrave qualiteacute eacutegale les meilleurs prix possibles
prise de connaissance de la situation financiegravere des fournisseurs preacutealablement agrave la passation de la commande et si neacutecessaire mise en œuvre de garanties notamment en cas de versements drsquoacomptes
mise en place drsquoune piste drsquoaudit permettant de srsquoassurer que toute commande envoyeacutee agrave un fournisseur a bien fait lrsquoobjet initialement drsquoune demande drsquoachat et drsquoune expression de besoin
instauration drsquoun controcircle de gestion et drsquoun controcircle budgeacutetaire permettant de veacuterifier que lrsquoentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les proceacutedures relatives au deacuteclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lrsquoeacutevaluation des actifs avances et acomptes verseacutes (deacutefaillance du fournisseur) stocks (retard de livraison prix drsquoachats sureacutevalueacutes) et mecircme totaliteacute des actifs en cas de remise en cause de la continuiteacute drsquoexploitation (controcircle de gestion et budgeacutetaire insuffisant)
c Reacuteception des biens ou services
11 Objectifs Objectifs
Le controcircle interne doit garantir que
les biens reacuteceptionneacutes ne peuvent ecirctre accepteacutes srsquoils nrsquoont pas eacuteteacute effectivement commandeacutes
les biens reacuteceptionneacutes correspondent aux quantiteacutes et speacutecificiteacutes mentionneacutees sur la commande
les biens reacuteceptionneacutes ne sont pas endommageacutes
29Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
les livraisons sont reacutealiseacutees dans les deacutelais preacutevus par la commande les reacuteceptions sont enregistreacutees degraves leur acceptation et les biens correspondants
proteacutegeacutes
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les principaux risques lieacutes agrave la reacuteception des biens ou services acheteacutes sont les suivants
la reacuteception de biens non commandeacutes Cette reacuteception peut entraicircner la constitution de stocks inutiles et par conseacutequent susceptibles drsquoecirctre deacutepreacutecieacutes
la reacuteception de biens pour des quantiteacutes diffeacuterentes des quantiteacutes commandeacutees Dans ce cas lrsquoentreprise risque soit drsquoavoir des stocks pleacutethoriques pouvant subir une deacutepreacuteciation soit de connaicirctre des ruptures de stocks qui peuvent occasionner des difficulteacutes dans le processus de production ou dans les relations avec les clients
la reacuteception des biens endommageacutes ou preacutesentant une qualiteacute insuffisante situation qui engendre des difficulteacutes drsquoeacutecoulement des stocks acheteacutes et par conseacutequent des deacutepreacuteciations
le deacutefaut drsquoenregistrement des reacuteceptions Lorsque le suivi administratif des reacuteceptions nrsquoest pas maicirctriseacute par lrsquoentreprise celle-ci nrsquoest pas en mesure de valider les factures qui lui sont preacutesenteacutees par les fournisseurs Elle aura par ailleurs drsquoimportantes difficulteacutes pour estimer les factures non parvenues lors de la clocircture des comptes
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les mesures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pegravesent sur la reacuteception des biens ou services sont notamment
la comparaison systeacutematique des reacuteceptions avec les commandes correspondantes et la mise en œuvre drsquoune proceacutedure de traitement des eacutecarts
la seacuteparation des fonctions de commande de reacuteception et de controcircle qualiteacute afin de preacutevenir une fraude provenant drsquoune seule personne
la deacutefinition de pouvoirs drsquoacceptation des reacuteceptions preacutevoyant lrsquointervention de niveaux hieacuterarchiques plus eacuteleveacutes en fonction de la preacutesence ou non drsquoun litige et en fonction de son importance financiegravere
30Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
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33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
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seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
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33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
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D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
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de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
Achat Fournisseurs
- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
la mise en œuvre de proceacutedure de relance des fournisseurs en retard lrsquoenregistrement systeacutematique des entreacutees dans le systegraveme informatique etou
lrsquoeacutemission drsquoun bon de reacuteception classeacute chronologiquement
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques relatifs agrave la reacuteception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions
lrsquoeacutevaluation des stocks et des creacuteances clients la reacutegulariteacute des achats lorsque lrsquoentreprise eacuteprouve des difficulteacutes pour confirmer
ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons notamment parce que les reacuteceptions ne sont pas correctement enregistreacutees ou recenseacutees
la coupure des achats (cut off) si lrsquoentreprise ne parvient pas agrave estimer les factures non parvenues agrave la clocircture
d Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats degraves la reacuteception des biens ou services
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave lrsquoenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver agrave se mateacuterialiser par
la perte des factures reccedilues des difficulteacutes de recensement des factures non parvenues concernant des
livraisons ou prestations deacutejagrave reacutealiseacutees avant la date de clocircture des retards de traitement des factures des erreurs drsquoimputation comptable lrsquoenregistrement de factures ne concernant pas lrsquoentreprise lrsquoenregistrement de factures pour des prestations non encore reacutealiseacutees lrsquoenregistrement de fausses factures destineacutees agrave deacutetourner des fonds la survenance de problegravemes informatiques gecircnant la prise en compte du journal
des achats dans la comptabiliteacute geacuteneacuterale
31Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont
la mise en place drsquoun processus de deacutetermination des reacuteceptions non encore factureacutees (biens et prestations) la transmission systeacutematique au service comptable de toutes les factures degraves leur arriveacutee dans lrsquoentreprise pour que celui-ci puisse soit les enregistrer immeacutediatement en comptabiliteacute soit simplement les reacutepertorier et relancer en tant que besoin les services chargeacutes de les controcircler la mise en œuvre peacuteriodique drsquoun controcircle de lrsquointerface entre le journal des achats et la comptabiliteacute geacuteneacuterale pour deacutetecter drsquoeacuteventuelles anomalies informatiques dans les transferts drsquoinformation le maintien drsquoune compeacutetence suffisante du personnel chargeacute de saisir les factures la mise en place drsquoune proceacutedure pertinente et rapide de validation des factures rapprochement des factures avec les bons de reacuteception et les bons de commande validation formaliseacutee des factures de prestations de services par les personnes ayant compeacutetence pour les appreacutecier
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes
lrsquoexhaustiviteacute des enregistrements en cas de perte de facture la reacutegulariteacute des enregistrements degraves lors que sont enregistreacutees de fausses
factures ou des factures ne concernant pas lrsquoentreprise la coupure des enregistrements en cas de recensement insuffisant des factures
non parvenues agrave la clocircture drsquoenregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non reacutealiseacuteeshellip
e Paiement des factures
11 ObjectifsObjectifs
Le controcircle interne doit garantir que
32Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
seules sont payeacutees les factures concernant lrsquoentreprise qui sont conformes agrave la commande et qui correspondent agrave une livraison effective satisfaisante
les factures sont payeacutees dans les deacutelais contractuels et ne sont payeacutes qursquoune seule fois
22 Risques potentielsRisques potentiels
Les risques relatifs agrave la mise en paiement peuvent recouvrir
le paiement drsquoune facture correspondant agrave une prestation non satisfaisante non reacutealiseacutee ou qui ne concerne pas lrsquoentreprise
le paiement avec retard de factures valideacutees pouvant geacuteneacuterer des litiges avec les fournisseurs (inteacuterecircts de retard peacutenaliteacutes arrecircts de livraisonhellip)
33Audit du cycle
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33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
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de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
33 Mesures usuelles de controcircle interneMesures usuelles de controcircle interne
Les proceacutedures de controcircle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionneacutes ci-dessus sont notamment
la deacutefinition de pouvoirs en matiegravere de bons agrave payer et la mise en place drsquoun controcircle de ces pouvoirs
le deacuteclenchement des regraveglements sur la base de factures originales et lrsquoestampillage des factures payeacutees
44 Assertions drsquoaudit concerneacuteesAssertions drsquoaudit concerneacutees
Les risques preacutesenteacutes ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la reacutegulariteacute des enregistrements
Remarque il est agrave noter que certains des risques issus du cycle laquo achatfournisseurs raquo nrsquoentraicircnent pas de menace particuliegravere sur les assertions lieacutees au cycle achats Ils peuvent en revanche impacter sur drsquoautres cycles principalement sur les stocks et les provisions Ce constat deacutemontre la neacutecessaire transversaliteacute des controcircles
34Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
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somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
D Evaluation du controcircle interne pour la socieacuteteacute X
Lorsque lauditeur entame laudit du cycle achatfournisseur il proceacutedera agrave la reacutealisation dun ensemble de travaux conformeacutement au programme de travail La premiegravere eacutetape consiste au relegravevement de la proceacutedure
Il sagit entre autres de
relever la proceacutedure achat agrave travers les entretiens avec les responsables Crsquoest dans ce sens quune reacuteunion a eacuteteacute tenue avec le responsable de la DAM (deacutepartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqueacute la proceacutedure dachat En fait cette proceacutedure dachat seffectue conformeacutement au manuel de proceacutedure dachat commun agrave tous les eacutetablissements publics en ce qui concerne les proceacutedures dappel doffres et de passation des marcheacutes
Apregraves prise de connaissance du manuel de proceacutedure des achats il est proceacutedeacute agrave des tests de conformiteacute ou des tests de proceacutedure Ces tests ont pour objectif de sassurer de la reacutealiteacute et de lexhaustiviteacute des proceacutedures
A Controcircle de la reacutealiteacute
Afin de sassurer que les achats comptabiliseacutes sont reacuteels lrsquoauditeur procegravede aux controcircles suivants
seacutelectionner agrave partir du grand livre des achats un certain nombre drsquoopeacuterations (import et locales) et srsquoassurer
de lexistence dun dossier de marcheacute dun bon de commande signeacute du respect des seuils eacuteventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements directeur financier ou directeur geacuteneacuteral)de la consultation des fournisseurs et du choix justifieacute et mateacuterialiseacutede leacutetablissement dun bon de reacuteception signeacute de la concordance entre les quantiteacutes commandeacutees et les quantiteacutes reccedilues de la concordance entre les quantiteacutes reccedilues et les quantiteacutes factureacutees de la concordance entre les prix neacutegocieacutes sur le bon de commandes et les prix factureacutes
35Audit du cycle
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de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
de la mise agrave jour des stocks (date qualiteacute et valorisation) de la correcte comptabilisation au regard des diffeacuterents eacuteleacutements (imputation bonne peacuteriode etc) en cas dimportation du controcircle de la conformiteacute du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de lopeacuteration) du regraveglement de lachat conformeacutement aux conditions preacutevues lors de la facturation de la correcte comptabilisation du regraveglement
B Controcircle de lrsquoexhaustiviteacute
Les mecircmes travaux effectueacutes au niveau du controcircle de la reacutealiteacute sont applicables au controcircle de lexhaustiviteacute Cependant la seacutelection des piegraveces justificatives se fera sur la base du registre des entreacutees ou toute autre source indeacutependante de la comptabiliteacute
Afin de mateacuterialiser ces travaux dautres tests sont agrave faire Ils sont au nombre de trois
le test de suivi des marcheacutesle test sur les bons de commandesle test de cut off sur les achats
Chacun de ces tests sera destineacute agrave sassurer dun ou de plusieurs points dassertion
11 Le test de suivi des marcheacutesLe test de suivi des marcheacutes
Lrsquoobjectif du test est de sassurer que les marcheacutes sont passeacutes conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon de dossiers de marcheacutes agrave partir de la liste des dossiers de marcheacutes en cours et passeacutes en 2003
Le choix des marcheacutes se fera selon leur importance financiegravere de sorte agrave couvrir le laquo scope raquo preacutealablement deacutefini dans le meacutemo approche Dans ce cas preacutecis il est de 51
Le scope peut-ecirctre deacutefini comme eacutetant un taux dinvestigation qui est eacutegal au total des montants des marcheacutes constituant leacutechantillon rapporteacute au montant total de lensemble des marcheacutes de lanneacutee 2003
36Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lorsque leacutechantillon est choisi lauditeur demande les piegraveces justificatives relatives agrave chaque marcheacute En geacuteneacuteral ces documents se trouvent chez larchiviste
Ainsi lauditeur veacuterifie pour chaque marcheacute si la proceacutedure leacutegale a eacuteteacute respecteacutee en proceacutedant agrave un pointage avec un ensemble de documents qui doivent ecirctre utiliseacutees conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Cette derniegravere correspond au manuel de proceacutedure qui reacutegit les acquisitions et qui est commun agrave lrsquoensemble des eacutetablissements publics
Dans ce test il sagit
De srsquoassurer de la conformiteacute avec le dossier de marcheacute ducircment signeacute et approuveacute
Veacuterifier lrsquoexistence de lrsquoappel agrave concurrence (appels doffres consultation directe)
Veacuterifiez lexistence dun tableau comparatif des prix Veacuterifiez lexistence un PV de jugement
22 Tests sur les bons de commandes Tests sur les bons de commandes
Lrsquoobjectif de ce test est de sassurer que la passation des commandes est conforme avec la proceacutedure en vigueur
Le test consiste agrave prendre un eacutechantillon des commandes effectueacutees agrave partir de la liste des bons de commandes 2003 toujours selon leur importance financiegravere Seulement dans ce test il nrsquoy a pas agrave lobligation de respecter un scope
De la mecircme faccedilon quil a eacuteteacute proceacutedeacute au niveau du test sur le suivi des marcheacutes il sagira pour chaque bon de commandes seacutelectionneacute de
Pointer avec la demande dachat signeacutee Veacuterifiez que trois fournisseurs au moins ont eacuteteacute consulteacutes Veacuterifiez leacutetablissement du tableau comparatif des prix Pointer avec le dossier administratif de ladjudication Etc
Conclusion du test
37Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
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comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
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Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
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anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Ce test a releveacute que la proceacutedure dacquisition appliqueacutee au sein de lorganisation est respecteacutee conformeacutement agrave la proceacutedure en vigueur Seulement il faut noter lrsquoabsence drsquoun dossier administratif pour toutes les commandes
Cette remarque est rapporteacutee au niveau de la note de synthegravese du cycle
33 Test de cut off sur les achatsTest de cut off sur les achats
Lrsquoobjectif de ce test et de sassurer du respect du principe de speacutecialisation des exercices pour ce qui est des deacutepenses dachats
Pour ce faire lauditeur seacutelectionne certain nombre de bon de reacuteception avec comme source le classement des bons de reacuteception reccedilus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM)
La seacutelection des bons de reacuteception ne se fait pas selon un critegravere financier mais plutocirct en fonction de leur date de reacuteception
Il est seacutelectionneacute un certain nombre de bons de reacuteception dont la date est le plus possible proche du 311203 Ceci a fin de sassurer que des marchandises reccedilues en fin dexercices 2003 nont pas eacuteteacute comptabiliseacutees durant lrsquoexercice 2004 de mecircme un eacutechantillon de bons de reacuteception dont la date est le plus proche possible du deacutebut de lexercice auditeacute crsquoest agrave dire le 0101 03 est aussi seacutelectionneacute dans la mecircme logique
Ainsi pour chaque bon de reacuteception on veacuterifie
la correcte comptabilisation la conformiteacute de lexercice de rattachement etc
Conclusion du test
Le test a eacuteteacute satisfaisant dans la mesure ougrave tous les bons de reacuteception ont eacuteteacute comptabiliseacutes dans la bonne peacuteriode
Apregraves la reacutealisation de lensemble des tests lauditeur produit un document appeleacute Matrice de controcircle interne qui reacutecapitule lensemble des points souleveacutes lors de ces tests
38Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
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somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
Achat Fournisseurs
- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Les points souleveacutes serviront agrave eacutevaluer le controcircle interne Cette eacutevaluation permettra de deacuteterminer
Les zones agrave risque qui vont neacutecessiter dans la phase du controcircle des comptes une attention particuliegravere
Lampleur des investigations
Donc en deacutefinitifs le travail effectueacute sur le controcircle interne constitue la phase preacuteliminaire du controcircle des comptes
39Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
Achat Fournisseurs
- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE laquo ACHATFOURNISSEUR raquo
Deacutefinitions et objectifs
a Deacutefinitions
Avant drsquoentamer lrsquoaudit du cycle AchatsFournisseurs il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en deacutefinir les contours on cite par exemple
Dettes dexploitation dettes neacutees agrave loccasion du cycle dexploitation et dettes assimileacutees
Dettes provisionneacutees (ou charges agrave payer) dettes potentielles eacutevalueacutees agrave larrecircteacute des comptes nettement preacuteciseacutees quant agrave leur objet mais dont leacutecheacuteance ou le montant est incertain Elles ont vocation irreacuteversible agrave se transformer ulteacuterieurement en dettes Ces dettes provisionneacutees sont ratta-cheacutees aux diverses rubriques correspondantes du bilan
Achats les charges comprennent les sommes ou valeurs verseacutees ou agrave ver-ser
soit en contrepartie de marchandises approvisionnements travaux et services consommeacutes par lentreprise ainsi que des avantages qui lui ont eacuteteacute consentis soit en vertu dune obligation leacutegale que lentreprise doit remplir
Reacutegularisations (comptes de) les charges comptabiliseacutees pendant lexer-cice qui concernent un exercice ulteacuterieur doivent figurer agrave lactif du bilan au poste comptes de reacutegularisation Ces postes font lobjet dune information explicative agrave lannexe
40Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
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Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
Achat Fournisseurs
- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Objectifs du controcircle des comptes
En controcirclant les comptes de ce cycle lrsquoauditeur doit fixer clairement les objectifs agrave atteindre ou les eacuteleacutements agrave veacuterifier agrave savoir
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de reacutesultat et provenant des opeacuterations dachat proviennent uniquement de lenregistrement inteacutegral des transactions reacutealiseacutees dans lexercice comptable consideacutereacute Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opeacute-rations drsquoachat sont correctement eacutevalueacutes et bien classeacutes
Les controcircles types
a Comptes de tiers
Proceacuteder agrave une analyse des ratios significatifs (agrave deacuteterminer pour chaque socieacuteteacute) et des variations par rapport agrave lexercice preacuteceacutedent afin didentifier les anomalies apparentes
Appliquer la proceacutedure de confirmation directe Si cette proceacutedure est appliqueacutee avant la date darrecircteacute des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ecirctre suivie par
- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des deacutebits (rapprocher au journal de treacutesorerie) et creacutedits (rapprocher au journal des achats)
- une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de veacuterification et celle du bilan
- une revue des dettes importantes soldeacutees depuis la date de veacuterification
lorsque la proceacutedure de confirmation directe ne peut pas ecirctre appliqueacutee (ou donne des reacutesultats insuffisants)
- veacuterifier que les soldes individuels sont correctement analyseacutes
- pour les soldes principaux rapprocher les soldes des releveacutes reccedilus ou de tout eacuteleacutement justificatif (factures bons de livraison)
41Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
Achat Fournisseurs
- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
NB La proceacutedure doit couvrir eacutegalement les effets agrave payer et les factures agrave recevoir
Veacuterifier les additions de la balance fournisseurs
Veacuterifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif
Pointer la balance avec les comptes individuels
Sassurer que les fournisseurs deacutebiteurs figurent agrave lactif du bilan
Veacuterifier lancienneteacute de ces soldes et sassurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombeacutes en faillite ou de litiges)
Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socieacuteteacute pour
Identifier les comptes dont les libelleacutes sont impreacutecis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente
Obtenir les explications neacutecessaires (insister particuliegraverement sur les OD) Pointer lensemble des comptes concerneacutes avec le grand-livre
Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clocircture
Veacuterifier que les dettes dont leacutecheacuteance est agrave plus dun an sont preacutesenteacutees seacutepareacutement
Veacuterifier que les dettes font lobjet dans lannexe dun classement selon la dureacutee restant agrave couvrir jusquagrave leur eacutecheacuteance en distinguant les dettes agrave un an au plus entre un et cinq ans et agrave plus de cinq ans lorsque ces eacuteleacutements ont un caractegravere significatif
Veacuterifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs dimmobilisations
42Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
Achat Fournisseurs
- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
b Comptes de charges controcircles geacuteneacuteraux
La majeure partie du controcircle des comptes de charges est assureacutee
soit par les sondages sur le controcircle interne
soit par le biais de la revue analytique
soit agrave travers le controcircle des postes correspondants au bilan
Ces travaux conduisent normalement agrave
Comparer les diffeacuterentes cateacutegories de charges avec
- les comptes de lexercice preacuteceacutedent
- le budget
Expliquer les principales variations
Calculer les ratios des diffeacuterentes cateacutegories de charges par rapport au chiffre daffaires
Expliquer les variations importantes
Evaluer lincidence sur le programme de controcircle de toute variation anormale
Sassurer que les charges nont pas fait lobjet deacutecritures anormales agrave la fin de lexercice controcircleacute (eacutecritures qui auraient eacuteteacute reacutegulariseacutees au cours de lexercice suivant)
Sassurer que les charges non deacuteductibles fiscalement sont reacuteinteacutegreacutees dans le reacutesultat fiscal et que celles dont la deacuteductibiliteacute est soumise agrave des regravegles de deacuteclarations (releveacute des frais geacuteneacuteraux) sont bien deacuteclareacuteesSassurer que les informations fournies dans lannexe et concernant les comptes de charges sont complegravetes et correctes
43Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
44Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
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- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Comptes de charges controcircles speacutecifiques
11 Achats sur stocksAchats sur stocksVeacuterifier que
- Les derniers bons de reacuteception ont donneacute lieu agrave lenregistrement de factures ou de provisions
- Les derniers bons de retour de lexercice ont donneacute lieu agrave lenregistrement davoirs ou de provisions pour avoirs agrave recevoir
- Les derniegraveres factures et les derniers avoirs comptabiliseacutes correspondent agrave des mouvements de lexercice
Veacuterifier queLes premiegraveres livraisons (et retours) de lexercice suivant nont fait lobjet daucune facture (ou avoir) ou provisionLes premiegraveres factures (ou avoir) enregistreacutees sur lexercice suivant ne correspondent pas agrave des mouvements de stocks de lexerciceSi la socieacuteteacute tient un eacutetat de rapprochement entre les reacuteceptions (retours) et les facturations (avoirs) veacuterifier que les eacuteleacutements qui apparaissent en eacutecart ont bien fait lobjet deacutecritures de reacutegularisation-Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle veacuterifier que toutes les ristournes relatives aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
22 Achats autresAchats autres
Veacuterifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confieacutes (travaux de fin dexercice non factureacutes)
Si lentreprise sapprovisionne sur la base de contrats annuels avec quotas veacuterifier le respect de ces derniers
Pour les achats qui beacuteneacuteficient de ristournes annuelles veacuterifier que ces ristournes ont eacuteteacute provisionneacuteesExaminer les opeacuterations diverses passeacutees en particulier agrave la fin de lexercice sur les comptes dachatsPour les achats agrave des socieacuteteacutes du groupe ou ayant des administrateurs communs veacuterifier les conditionsPour les achats de mateacuteriel eacutequipements travaux entretien veacuterifier que les
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
Achat Fournisseurs
- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements qui sont en fait des immobilisationsVeacuterifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutes
33 Autres services exteacuterieursAutres services exteacuterieurs
Pour les charges reacutecurrentes (loyers assurances ) veacuterifier avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de lexercice
- Pour les autres charges utiliser les documents et controcircles mis en place par lentreprise pour saisir les services rendus afin de veacuterifier que toutes les charges de lexercice ont eacuteteacute comptabiliseacutees
Entretien et reacuteparations
Veacuterifier par sondage que ces comptes ne contiennent pas des eacuteleacutements
Reacutemuneacuterations dintermeacutediaires et honoraires
Veacuterifier la deacuteclaration DASPour les conseils sassurer quils ont bien fait lobjet de demande de confirmations directes Deacutepouiller les reacuteponses pour veacuterifier que tous les litiges suivis ont eacuteteacute analyseacutes et ont fait si neacutecessaire lobjet de provisions pour risques
Publiciteacute
Veacuterifier le respect des regravegles fiscales en matiegravere de cadeauxVeacuterifier avec les budgets de publiciteacute que les honoraires ont eacuteteacute correctement comptabiliseacutes pour les campagnes publicitaires engageacutees
Assurances
Mettre agrave jour leacutetat recensant les polices dassurance souscrites par la socieacuteteacuteVeacuterifier les deacuteclarations faites par lentreprise aux compagnies dassurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la primeVeacuterifier les sommes verseacutees avec les quittances et sassurer que les primes verseacutees ont fait lobjet de reacutegularisation si elles ne correspondent pas agrave lexerciceVeacuterifier que les polices concernent bien la socieacuteteacuteComparer la charge dassurance dune
45Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
Achat Fournisseurs
- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
anneacutee agrave lautreFaire un sondage sur les deacuteclarations de sinistres notamment les sinistres importantsEvaluer les dommages qui risquent de rester agrave la charge de la socieacuteteacuteVeacuterifier les provisions faitesSassurer des sommes agrave reacutecupeacuterer sur les sinistres couverts par une police reacuteguliegraverement souscriteExaminer sil existe des polices dassurance souscrites au profit de la socieacuteteacute sur la tecircte du dirigeant
Deacuteplacement - Missions - Reacuteceptions
Veacuterifier que les regravegles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire agrave des cumuls (forfait et reacuteel)Veacuterifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non deacuteclareacutesVeacuterifier le releveacute des frais geacuteneacuteraux
Compte de reacutepartition peacuteriodique (abonnements)
Examiner le mode de calcul et les imputations des classements peacuteriodiques pratiqueacutes en cours dexerciceRechercher si les eacutecritures enregistreacutees en vue de solder les comptes font apparaicirctre des eacutecarts importants et agrave quels comptes les eacutecarts ont eacuteteacute vireacutes Sassurer de la justification des soldes eacuteventuelsSassurer
que le compte est dans le cas geacuteneacuteral soldeacute agrave la clocircture de lexercice (quil sagisse de sous comptes dabonnements ou de sous comptes dattente)que les soldes des sous comptes dabonnements ne sont pas vireacutes aux comptes de reacutegularisation (passive ou active)que les eacutecarts sur abonnements constateacutes agrave la clocircture dun exercice sont reacuteinteacutegreacutes dans les comptes de charges par nature (ou eacuteventuellement de produits par nature)
Le controcircle des comptes de la socieacuteteacute laquo X raquo
46Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
Achat Fournisseurs
- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Lrsquoeacutetape preacuteliminaire dans la phase de controcircle des comptes du cycle AchatsFournisseurs consiste pour lrsquoauditeur agrave demander au service comptabiliteacute la Balance Geacuteneacuterale au 311203 et la Balance auxiliaire des fournisseurs Il veacuterifie si le solde figurant dans ce dernier correspond agrave celui qui figure dans la balance geacuteneacuterale Crsquoest seulement agrave cette condition que lrsquoauditeur peut poursuivre son travail Sur la base des documents qui lui sont fournis il eacutetablit les feuilles de tecircte 4)
Il doit en outre veacuterifier que la somme totale des comptes fournisseurs qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs creacutediteurs correspond au solde de ce mecircme compte mais qui se situe au niveau du bilan Si tel est le cas lrsquoauditeur le mateacuterialise par un tic indiquant que le solde a eacuteteacute pointeacute avec les eacutetats financiers 4)
Le cycle AchatsFournisseurs est composeacute de quatre comptes fournisseurs 4) qui doivent faire lrsquoobjet drsquoun audit
Il srsquoagit de
4411 Fournisseurs
4413 Fournisseurs retenues de garanties
4417 Fournisseurs factures non parvenues
Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs creacutediteurs Il est agrave ajouter un autre compte qui est deacutebiteur srsquointitulant 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Les comptes lieacutes ne seront pas auditeacutes dans ce cycle dans la mesure ougrave ils le seront dans leurs cycles respectifs
a Audit du compte 4411 Fournisseurs
En se reacutefeacuterant agrave la balance auxiliaire lrsquoauditeur seacutelectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de lrsquoimportance du montant de la dette Il doit srsquoassurer que la
47Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
Achat Fournisseurs
- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
somme totale des dettes dues agrave ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur drsquoun montant de 8 323 648 DH
Crsquoest le scope Dans notre cas il est de 77
Ces fournisseurs seacutelectionneacutes sont regroupeacutes dans un document appeleacute laquo feuille de deacutepouillement des fournisseurs raquo
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande la fiche drsquoexplication du compte Cette derniegravere retrace les mouvements reacutealiseacutes avec le fournisseur Ce document permet agrave lrsquoauditeur de srsquoassurer de la reacutealiteacute et de lrsquoexhaustiviteacute de la dette
Lrsquoassurance de la reacutealiteacute consiste agrave veacuterifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est reacuteel Pour ce faire lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives lieacutees agrave cette dette la facture le bon de commande le bon de livraison etc et fait la comparaison des documents concernant le montant
Quant agrave lrsquoassurance de lrsquoexhaustiviteacute des dettes lrsquoauditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de lrsquoentreprise ont eacuteteacute prises en compte
Pour reacutepondre agrave une telle question lrsquoauditeur procegravede agrave la meacutethode de la circularisation Ainsi la circularisation du fournisseur permet agrave lrsquoauditeur de veacuterifier les soldes se trouvant dans la fiche drsquoanalyse
b Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties
Ce compte est utiliseacute lorsque lrsquoentreprise retient une certaine somme du montant agrave reacutegler au fournisseur Cette retenue sert de garantie pour une certaine peacuteriode permettant agrave lrsquoentreprise de couvrir les charges en cas de deacutefaillances posteacuterieures agrave la livraison du bien ou du service
Lors de lrsquoaudit de ce compte lrsquoauditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) srsquoassure de la reacutealiteacute du montant
Pour ce faire lrsquoauditeur seacutelectionne sur la base de lrsquoanalyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants
48Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
Achat Fournisseurs
- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Pour chaque fournisseur lrsquoauditeur demande les piegraveces justificatives relatives au contrat de marcheacute Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de veacuterifier les calculs ayant permis de deacuteterminer le montant de la garantie
Dans la mecircme lanceacutee lrsquoauditeur srsquoassurera de lrsquoinexistence de litiges tournant autour de ces retenues en analysant les dates de comptabilisation des retenues
49Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
Achat Fournisseurs
- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
c Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues
Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
d Audit du compte 3411 Fournisseurs avances et acomptes
Contrairement aux autres comptes auditeacutes jusque lagrave ce compte appartient agrave lrsquoactif du bilan Il intervient lorsque lrsquoentreprise deacutetient une creacuteance envers le fournisseur lors drsquoun deacutepocirct de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien
Dans ce cas lrsquoauditeur doit srsquoassurer de la reacutealiteacute des avances en demandant lrsquoanalyse deacutetailleacutee du compte 11) Ce dernier retrace lrsquoensemble des fournisseurs chez qui lrsquoentreprise deacutetient ce type de creacuteance Sur la base de lrsquoimportance des creacuteances respectives il seacutelectionne quelques fournisseurs tout en srsquoassurant du respect du scope retenu dans le meacutemo drsquoapproche pour ce compte
50Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
Achat Fournisseurs
- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
-
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
I Remarques souleveacutees
Les diffeacuterentes techniques drsquoaudit appliqueacutees au cycle Achats fournisseurs ont permis de deacutetecter et de soulever un certain nombre de problegravemes et de risques agrave prendre que lrsquoorganisme auditeacute doit prendre en consideacuteration et notamment au niveau du controcircle interne agrave savoir
Tout drsquoabord il faut noter que les proceacutedures de controcircle interne ne sont pas formaliseacutes et cela est du agrave lrsquoabsence de manuel de proceacutedure ou de controcircle interne Cela repreacutesente en effet une lacune au niveau de lrsquoorganisation comptable et administrative Le reacutesultat est lrsquoabsence de controcircle des opeacuterations mais aussi absence de reacutefeacuterentiel pour responsabiliser les diffeacuterents intervenants
Le dispositif de controcircle interne reacutegissant les approvisionnements devrait ecirctre revue et ameacutelioreacute
Factures originales non annuleacutees par les cachets saisie et payeacutee Comptabilisation sur la base des seules copies des factures Aucune date nrsquoest eacutevidenceacutee sur certains bons de reacuteception
Existence de suspens remontant agrave plusieurs exercices ainsi que drsquoeacutecarts par rapport agrave certains soldes confirmeacutes (deux reacuteponses)
Existence de deacutepenses ayant un caractegravere drsquoimmobilisations qui ont eacuteteacute comptabiliseacutees parmi les charges
Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions leacutegales Existence drsquoeacutecritures comptables passeacutees dans le compte 4411 Fournisseurs et se
basant sur des devis bon de commande ou certains documents ne pouvant remplaceacutes les factures
Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues Lrsquoeacutecart de conversion sur les dettes fournisseurs nrsquoest pas constateacute Deacutepreacuteciation des stocks de matiegraveres et consommables Absence drsquoune eacutetude
technique pour srsquoassurer que lrsquoensemble des cateacutegories de stocks sont utilisables et de lrsquoadeacutequation de la provision constateacutee
51Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
Achat Fournisseurs
- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Absence drsquoun fichier informatique regroupant lrsquoensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffeacuterentes commandes passeacutees ou reccedilues On peut noter la mecircme remarque concernant la gestion des stocks
II Recommandations
Drsquoabord concernant le cycle Achats Fournisseurs lrsquoeacutetablissement doit proceacuteder agrave lrsquoapurement de ses suspens et doit veiller agrave ce que chaque opeacuteration enregistreacutee correspond aux piegraveces exigeacutees comptablement
Ensuite sur un ordre plus geacuteneacuteral lrsquoorganisme auditeacute est certe soumis agrave la charte reacutegissant les eacutetablissements publics mais doit eacutetablir son propre manuel de proceacutedure formaliseacute et drsquoun manuel de controcircle interne qui deacutefinit les bases de la pratique de controcircle interne mais qui deacutecrit aussi
- le systegraveme drsquoinformation administratif et comptable
- les circuits des documents
- la deacutefinition des fonctions
- les principaux processus
Lrsquoentiteacute dispose drsquoune division de controcircle interne dont les attributions preacutevoient sa responsabiliteacute de piloter lrsquoeacutelaboration et le controcircle des proceacutedures ainsi qursquoagrave la contribution agrave la sauvegarde des actifs du bureau Toutefois dans la pratique les principales tacircches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et controcircle budgeacutetaires et de controcircle de gestion La pratique de lrsquoaudit interne nrsquoest donc que tregraves peu deacuteveloppeacutee
La conception drsquoun manuel de controcircle interne permettrait en plus de la deacutefinition des bases de la pratique du controcircle interne de concreacutetiser le rocircle de la division de controcircle interne
Il faut noter aussi que lrsquoorganisme doit pour ameacuteliorer la gestion des stocks mais aussi des fichiers fournisseurs deacuteployer des efforts en terme drsquoinformatisation de la gestion de
52Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
Achat Fournisseurs
- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
ces 2 eacuteleacutements qui ne sont tenus que manuellement ce qui pose le problegraveme de toute recherche ou veacuterificationhellip
Par ailleurs lrsquoorganisme a un statut drsquoeacutetablissement public par conseacutequent soumis au controcircle financier de lrsquoEtat qui se manifeste par la preacutesence drsquoun controcircleur financier drsquoun agent comptable ainsi que lrsquoapplication des textes sur les marcheacutes publics
Cette soumission au controcircle financier constitue un point de force de controcircle interne en terme drsquoengagements et de paiements
53Audit du cycle
Achat Fournisseurs
AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
Achat Fournisseurs
- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
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AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de maniegravere deacutetailleacutee nous a permis dans un premier temps de maicirctriser relativement les points rattacheacutes au dit cycle et dans un second temps de nous faire une ideacutee sur lrsquoaspect comptable relatif agrave ce cycle
Le premier enseignement tireacute de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans ecirctre identique agrave celui reacuteserveacute aux autres cycles tels que
Le cycle Ventes-Clients
Le cycle Paie- Personnel
Le cycle immobilisations
Cette deacutemarche est pour rappel
-la prise de connaissance geacuteneacuterale de lentreprise
-leacutevaluation du controcircle interne
-le controcircle des comptes
54Audit du cycle
Achat Fournisseurs
- Lapprovisionnement
- Ce compte est utiliseacute lors des travaux de reacutegularisation lorsque le fournisseur a effectueacute une prestation de services pour le compte de lrsquoentreprise durant lrsquoexercice mais dont la facture correspondante nrsquoest pas encore parvenue agrave la date de clocircture
- Toujours sur la base de la feuille drsquoanalyse du compte 10) le travail de lrsquoauditeur consiste agrave srsquoassurer
- Drsquoune part de la reacutealiteacute des montants qui composent ce compte Pour ce faire dans la mesure de lrsquoinexistence de factures prouvant la reacutealiteacute des opeacuterations lrsquoauditeur se rabat sur drsquoautres piegraveces justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de reacuteception
- Drsquoautres part lrsquoauditeur srsquoassure de lrsquoexhaustiviteacute de cette dette en veacuterifiant si le comptable a valoriseacute raisonnablement le compte compte tenu de lrsquoinexistence de factures Ainsi le comptable devra justifier les raisons de son approximation
- II Recommandations
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