copie de 25049779 audit achat etude de cas444

8/8/2019 Copie de 25049779 Audit Achat Etude de Cas444

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facture ; dautre part de pouvoir connatre tous moments lensemble des rceptionseffectues pour lesquelles la facture na pas encore t reue.

A cet gard, on peut mentionner les procdures suivantes :

- Ds leur rception, les factures sont numrotes, afin de permettre leur identification et

dates afin de mmoriser leur date darrive,- Les doubles doivent tre oblitrs dun tampon Duplicata ne pas enregistrer ,- Avant dtre vrifies, elles doivent tre classes en attente (il convient de noter que

lensemble des factures classes en attente devra tre examin avec soin en fin dexercice,au moment de ltablissement du Bilan),

- Un certain nombre doprations est effectue avant lenregistrement de la facture :

Un rapprochement de la facture, du bon de rception ou du bon de commande en vuede sassurer que la facture correspond une rception effective, accepte et lgitime,

Approbation de la facture par une personne responsable,

- Une fois enregistre, la facture doit tre classe dans un chancier jusqu ce quelle soit paye.

Certains cas particuliers sont susceptibles de se produire et la comptabilit doit tre en mesurede les suivre, par exemple :- En cas de retour des marchandises, aprs un premier usage qui na pas donn satisfaction,

il convient dobtenir du fournisseur un avis de rception et il faut demander au fournisseur dtablir un avoir. Ce genre de situation se traduit, en gnral, par diverses ngociationsqui se prolongent dans le temps. Dans tous les cas, il est indispensable que lensemble desrclamations soit suivi par un responsable.

- En cas de livraison incomplte, des prcautions doivent tre prises quant aux modalits derglement ;

- Si des avances sont verses au fournisseur, une procdure doit tre mise en place pour quelles viennent en dduction du rglement dfinitif ;

1.3.6. Paiement des factures :

Outre les objectifs relatifs aux trois phases prcdentes, les objectifs spcifiques lamise en paiement sont les suivants :

o Les factures sont contrles avant mise en paiement ;o La mise en paiement est dment autorise ;o Les factures ne sont pas payes plusieurs fois.

Organisation correspondant ces objectifs :o Les procdures suivantes sont gnralement considres comme satisfaisantes au

regard du contrle interne :o Le service comptable compare les lments figurant sur la facture (prix, qualit,

quantitso Les factures comptabilises portent la rfrence de lenregistrement afin dviter les

doubles comptabilisations ; les factures payes sont annules par la mention pay pour viter un double usage et portent la rfrence du paiement.

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Section 02 Cas pratique

2.1 Description narrative

Dans le cadre de ce travail nous allons tent d'auditer la fonction Approvisionnement de lasocit GESCOM afin d'apprcier ses procdures d'achat et d'en recenser leurs forces et leursfaiblesses.

1. La socit GESCOM est une entreprise familiale qui connat ces derniers tempsquelques problmes commerciaux. Elle commercialise un matriel lectriquedestin l'installation des

Toute commande doit passer par le service achat. Les bons de commande sont prs numrotset sont tablis en quatre exemplaires:

o L'exemplaire blanc pour le fournisseuro L'exemplaire bleu pour le service achato L'exemplaire rose pour le service magasiniero L'exemplaire vert pour la comptabilit fournisseur

Seule les commandes d'un montant suprieur 30000 DA doivent tre signes par le directeur technique avant envoi aux fournisseurs.L'exemplaire bleu, conserv par le service achat, permet d'indiquer sur les fiches cartonnesde suivi des achats par rfrence d'article les quantits commandes avec la date decommande, la semaine de livraison prvue demande, puis dans l'ordre alphabtique des

fournisseurs afin de faciliter les relances.

2. La rception des articles commandsLe service des rception est situ l'entre de l'usine, Lorsque les camions livrent lamarchandise, le rceptionnaire signe le bon de livraison du fournisseur, en garde unexemplaire et en remet un deuxime au livreur. Le rceptionnaire cre alors un bon derception, bon interne la socit qui est tabli en quatre exemplaires:

o Le premier est envoy au service achat qui mettre jour le bon de commandecorrespondant compte tenu des quantits reues

o Le second accompagne la marchandise reue pour son stockage dans le magasinconcern (matires premires, matires consommables)

o Le troisime est conserv par le rceptionnaire sans classement particulier o Le quatrime est adress au service comptabilit fournisseurs

3. Les entres en stock

Les pices reues sont directement entres en stock, laisses sur des palettes en bois(pour les grandes pices) ou ranges dans les casiers (pour des petites pices).

Les pices dfectueuses ne sont repres que lors de l'entre en atelier d'usinage ou d'assemblage.

Les entres en stocks se font chaque aprs midi sauf dans le cas ou il y'auraitrupture de stock et la ncessit de transfrer directement les pices de l'aire de

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rception l'atelier de production: aucune procdure de mise jour des stocks n'est prvue dans ce cas.Le magasinier qui s'occupe des entres physiques en stock met jour l'inventaire

permanent la fin de chaque journe.

4. L'enregistrement des factures fournisseurs

Les factures provenant des fournisseurs sont transmises par le service courrier au servicecomptabilit fournisseurs. Ce dernier classe les factures par ordre d'arrive et par fournisseur, puis recherche le bon de rception et le bon de commande correspondants.Il effectue alors la vrification de la facture (quantits, prix unitaires, conditions de rglement,calculs arithmtiques) et appose un cachet avec les imputations comptables (comptes decharges et code fournisseur), la date de vrification, et sa signature sur la ligne "Bon Payer".En ce qui concerne les fournitures de services (honoraires, loyers) figure galement sur lafacture la signature du chef de service concern par la prestation. Ds lors, les factures sontenregistres en comptabilit par date d'chance en attente de rglement qui sera effectu par chque ou par virement bancaire.Les bons de rception et de commande qui restent en attente d'une facture sont revus deux fois

par an ou lors des rclamations des fournisseurs.

5. Le rglement des fournisseurs

Le service comptabilit fournisseur, quelques jours avant l'chance, transmet au trsorier les pices pour les quelles il faut prparer un chque ou un ordre de virement bancaire.Le trsorier transmet le tout au directeur financier pour signature. Les documents signsreviennent au trsorier pour comptabilisation des paiements, puis au service comptabilitfournisseur pour classement par ordre alphabtique des fournisseurs. Aucune mention

particulire n'est tablie cette occasion.

6. L'analyse des comptesUne balance auxiliaire "fournisseurs" est tablie la fin de chaque mois. Les destinatairessont le service "comptabilit fournisseur" et le chef comptable. Cette balance n'est pasanalyse d'une faon rgulire par le service "comptabilit fournisseurs".

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2.2 Phase de prparation

1. La lettre de collaboration

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GESCOM Mercredi le../../200n

Cabinet audit

Vu que l'organisation interne de l'entreprise est devenu un atout majeur face la concurrence et

constitue actuellement un facteur de comptitivit indiscutable, notre entreprise dsire amliorer son

systme de contrle interne, prcisment de la direction approvisionnement, et le rendre d'une

grande pertinence et ce par votre assistance et votre accompagnement.

Dans l'attente d'une rponse favorable, agrez messieurs, nos meilleures salutations.

Signature Le Directeur Gnral


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2. Le questionnaire de prise de connaissance (QPC)

Le questionnaire de prise de connaissance est un outil utilis lors de la phase de prparation de laudit interne, cest un ensemble de questions qui permettent dedfinir le champ dapplication de la mission, il permet aussi une meilleureorganisation de la rflexion et des

Evolution du secteur dans les cinq dernires annes Taux de marge sectoriel Les facteurs cls de succs du secteur Les principaux concurrents La part du march de l'entreprise

Donnes quantitatives

Nombre de fournisseurs par catgories Montant des achats par priode et par catgories de fournisseurs Nombre de bon de commandes par priode Nombre de bon de rception par priode Nombre de bon de livraison par priode Nombre de factures reues par priode Stock minimum gard par l'entreprise Montant des achats par rapport au chiffre d'affaires Nombre de rfrences d'articles

Donnes qualitatives

Dlai de paiement des fournisseurs Mode de rglement Nombre de retours des marchandises par priode Nombre d'avoirs reues par priode Nombre de litiges par priode Existence d'un contrle qualit Dlai d'approvisionnement Rpartition des commandes sur les fournisseurs Formation du personnel

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Donnes organisationnelles

Organigramme de la socit Nombre de services composant la direction approvisionnement Position de la direction approvisionnement Existence dun manuel de procdures (non) Le nombre de procdures existantes:

Enchanement des procdures (procdure de gnration de la commande, procdure de passation deOn peut concevoir une grille pour chaque fonction ou chaque processus lmentaire : chaquegrille va comporter le dcoupage unitaire de toutes les oprations relatives la fonction ou au

processus concern. (Voir annexe 1)

Commentaire de la GAT :Le service comptabilit fournisseurs et le service rception cumulent les tches dautorisation,de contrle et denregistrement ce qui constitue une infraction de l'un des principes ducontrle interne.

5. Diagramme de circulation : (voir annexe 2)

La lgende adopte pour le diagramme de circulation se prsente comme suit:

Alternative Conservation

6. Questionnaire contrle interne (1re version)

1)-

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Voir la grille d'analyse destaches

Principe d'intgration

Questions Oui / Non Observations1) Est-ce que tout le personnel est satisfait ou

insatisfait des procdures qui organisentl'entreprise?

-

Observations

1) Est-ce que la procdure de passation de lacommande est toujours respecte?2) Est-ce que le rceptionniste applique les

formalits de la procdure de rception demanire rgulire?

3) Les magasins sont ils toujours rangs selonla taille des produits ?

4) Les procdures d'enregistrement et derglement de la commande sont ellestoujours respectes par le servicecomptabilit fournisseurs et le servicetrsorerie?

Principe d'universalit

Questions Oui / Non Observations

Questions Oui / Non Observations1) Les procdures mises en place permettent t-

elles datteindre les objectifs de la directionapprovisionnement indpendamment de sesmoyens?

Principe d'information

Questions Oui / Non Observations1) Est-ce que les fiches de stock sont tenues

rgulirement?2) Si oui, sont elles vrifies par une autre

personne ?

Oui

Non

Le magasinier se charge ducontrle et del'enregistrement

2) Aucune mise jour n'estprvue dans le cas d'unecommande urgente qui fait

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l'objet d'une rentre directeaux ateliers

3) Est-ce que les bons de commandes prpars par le service achat sont envoys l'ensemble des services concerns?

Non Le service achat n'envoie pasun exemplaire du BC auservice rception

4) Est-ce que les bons de rception tablis par le rceptionniste sont envoys aux servicesconcerns?

OuiLe rceptionniste envoie unexemplaire au service achat, la comptabilit, au magasin.

5)

6)

Principe d'harmonie

Questions Oui / Non Observations1) Les moyens existants sont- ils suffisants pour

atteindre les objectifs pralablement dfinis ?2) Le systme contrle interne mis en place

dans le service achat assure-t-il un niveau

suffisant de scurit ?

2. TFfA :Le tableau de forces et faiblesses apparentes conclut la phase d'analyse de risques sur la basedes objectifs dfinis dans le plan d'approches;Il prsente de manire synthtique et argumente les prsomptions ou l'avis de l'auditeur sur chacun des thmes analyss. Il constitue l'tat des lieux des forces et faiblesses relles ou

potentielles, et permet de hirarchiser les risques dans le but de prparer le rapportd'orientation.Achatscorrespondants des besoins relsde lentreprise

Les quantitscommandessont optimales

Inexistencede procduredautorisationdachatInexistencede procdurede vrificationdes stocksexistants aumagasin

f

f

Achats dequantit nonconomiques

Les commandes passes parle service achat et seulescelles dun montant suprieur 30000 doivent tre par ledirecteur technique.

Respect desdlais delivraisonLes livraisonsne peuvent treacceptes quesilscorrespondent une commande

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La vrificationde qualit et dequantit doittrementionnessur le BE

Il y a un risque derreur nondtect et/ou risque de fraude

Le trsorier transmet le tout

au directeur financier poursignatureLes facturespayes sontannules par lamention payer

Aucunemention nesttablieAbsence desuivi rgulierde la balance FRS

f

f

Doublepaiement

Retard depaiementRelationconflictuelleavec lefournisseur

Transmission du trsorier aucompta FRS sans avis ou visa

3. Le rapport dorientation :

La rapport dorientation dfinit et formalise les axes dinvestigations de la mission et seslimites ; il les exprime en objectifs en objectifs atteindre par laudit pour le demandeur .pour tre pertinent, il reprendra les conclusions retenues du tableau des forces et faiblessesObjectifs spcifiques :

Eviter laccomplissement des tches dexcution, denregistrement et de contrle par la mme personne au niveau des services magasin et rception et comptabilit

fournisseur et si ncessaire prvoir des recrutements (cas de sur charge de travail) Formaliser les taches Elaborer une procdure de traitement de non-conformit et retours aux fournisseurs

Champ daction : Service magasin service rception

Service achats Service comptabilit fournisseur Service trsorerie

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les tapes suivantes savoir :

a. Runion douverture : premier contact avec laudit

b. Programme daudit : document interne et contractuel entre le chef de mission et

lensemble des auditeurs. Il garantie une meilleure rpartition des tches entre ces derniers

(voir annexe).c. QCI 2me 2. toutes les

marchandises retournes et les

rclamations effectues sont

enregistres sur des documents

standards ?

*

3. le service comptable vrifie-

t-il la squence numrique des

documents de support

comptable ?

*

4. Le service comptable tient

il un registre des rceptions et

des retours ou rclamations

pour lesquels les factures et

avoir nont pas t reus?

*

5. Ce registre fait-il lobjet

dune revue rgulire pour

identifier les causes des

retards?

*

6. le journal des achats est il

rapproch de la liste des

rceptions retours ou

rclamations pour sassurer

que toutes les factures et tousles avoirs sont comptabiliss ?

*

A. valus.

Oui Non Commentaires1. les factures e tavoirs reus

sont-ils vrifis quant aux :

Quantits

Prix unitaires TVA ou autres

**

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dductions ou charges ? *

Rf.

Diag.

Oui Non Commentaires Rfrence

programme de

vrification des

procdures 1. en fin de priode de

la comptabilisation

utilise t-elle :

la liste des bons de

livraison non facturs?

. la liste des bons de

retour et de rclamation

sans avoir ??

*

*

2. la comptabilit est-elle

informe des derniers numros

de squence des documents ci-

dessus pour pouvoir vrifier lacohrence des dates darrts ?

*

Objectif de contrle interne

B. Sassurer que touts les achats ainsi que les charges et les produitsconnexes sont correctement imputs, totaliss et centraliss.

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2. ces documents sont-ils

rgulirement mis jour?

*

3.les relevs reus des

fournisseurs sont-ils

rgulirement rapprochs des

comptes individuels ?

*

Si oui, les carts

identifis sont-ils :

Analyss ?

Corrigs ?

les comptesfournisseurs, sont-

ils rgulirement

lettrs et analyss

pour identifier les

erreurs dimputation

ventuelles?

*

d. FRAP :La FRAP, est le papier de travail synthtique par lequel lauditeur documente chaquedysfonctionnement, conclut chaque section du travail terrain et communique avec lauditconcern. Lensemble des FRAP, aprs classement et tirage, peut constituer le corps durapport.Tout dysfonctionnement digne dtre signal sera formul sous forme de FRAP

1. Le problme qui le rsume2. les faits qui le prouvent3. les causes qui lexpliquent4. les consquences que cela entrane5. les recommandations qui le rsolvent

La FRAP doit tre approuve par le chef de mission puis valide avec les audits concernesau fur et mesure des sections travail terrain.

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FRAP N001/ Direction approvisionnement/ Service achats GESCOM

Cabinet dauditSuperviseur: X

Problme :

Aucune formalisation des procdures

Constat :

La socit ne dispose pas dun manuel de procdures

Recommandations :

L'laboration dun manuel de procdures permettrait de conserver une trace crite de lareprsentation des tches et responsabilit et permet dviter des pertes de temps lors duchangement de personnel.

Etablit par : valid par : Approuv par

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FRAP N002/ Direction approvisionnement/ Service achats GESCOM


Problme : dfaillance du systme d'approvisionnement

Constat :

Absence d'une demande formalise d'achat fourni par les services concernsCauses :

Procdure dfaillante de formulation du besoin et de traitement de la commande

Consquences :

Risque de fraude du fait de l'absence d'une demande justifiant le besoinConfusion entre les bons de commande des fournisseursMal organisation du service achat

Recommandations :

L'expression du besoin doit tre formalise par une demande d'achatAssocier pour chaque bon de commande la fiche cartonne correspondante et archivage de cesdeux documents une fois la commande est reue et valide

Etablit par : valid par : Approuv par :

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FRAP N003/ Direction approvisionnement/ Service rception GESCOM

Cabinet daudit

Superviseur: X

Problme : dfaillance de la procdure de rception de la commande

Constat :

Le rceptionnaire signe directement le bon de livraison du fournisseur la rception de lamarchandiseEtablissement d'un bon de rception interne conserv par le rceptionnaire sans un classement

particulier

Causes :

Mauvaise procdure de rception de la commandeAbsence d'une personne responsable du contrle de la commandeLe service achat n'envoie pas au service rception un exemplaire du bon de commandeArrts ventuels de la production et par la suite des retards de productions

Consquences :

Non-conformit de la commande aux besoins de l'entrepriseRupture de stock des matires en question

Recommandations :

Contrle de la commande reue en quantit et en qualit:Le service achat doit envoyer au rceptionniste un exemplaire du bon de commande

permettant le contrle de la marchandise ou de la matire premire grce un rapprochemententre le bon de commande et le bon de livraison pour tablir un bon de rception.Le bon de rception doit tre class par le service par ordre chronologique

Recruter une personne se chargeant du contrle de la commande pour chapper au cumul destaches du rceptionnaire

Etablit par : valid par Approuv par :

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FRAP N004/ Direction approvisionnement/ Service magasin GESCOM


Problme :

Non respect du principe de sparation des taches et dfaillance de la procdure destockage


FRAP N005/ Direction approvisionnement/ Service compta. GESCOMFournisseurs


Problme :

Non respect du principe d'organisation

Constat :

Consquences :

Cumul des taches au niveau du service comptabilit fournisseurs

Possibilit de payer le fournisseur plusieurs fois en l'absence d'une mention figurant surles factures pays avant de les classerSurcharge de travail qui augmente les possibilits d'erreurs

Recommandations :

Les factures doivent tre reues par le service achat qui, aprs vrification avec le bonde commande, le bon de rception et le bon de livraison, enverrai une copie de la factureau service comptabilit fournisseur.Le service comptable se chargera de l'enregistrement comptableAffecter la tache d'apprciation de rglement des factures au service trsorerie en luifixant un seuil d'autorisation, au-del de ce seuil le directeur financier ou le directeurgnral le feraPorter une mention "paye" sur les factures fournisseurs rgles avant de les classer

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Les lettres de relance doivent relever de la comptence du service achat, (priodicit1fois/mois)


FRAP N006/ Direction approvisionnement/ Service compta. GESCOMFournisseurs


Problme :

Mauvais suivi des comptes fournisseurs

Constat :

La balance auxiliaire fournisseur tablie par le service comptable n'est pas analysed'une

e. Cahier des recommandations :

La formalisation crite des besoins de l'ensemble des services quel que soit lemontant du besoin.

Recommandation3 :

Le recrutement d'une ou deux personnes au niveau du service rception pour viter toute tentative de fraude ainsi que la perte d'argent

Recommandation4:

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Instauration d'une procdure exhaustive de stockage et dsignation d'une personne responsable de l'enregistrement des carts constats au niveau de lacomptabilit fournisseur autre que le magasinier.

Recommandation5 :

L'instauration du manuel de procdures comptables allgera le travail du servicecomptabilit fournisseur qui souffre d'une surcharge de travail, il est fortrecommand de procder une rpartition de certaines taches confies ceservice entre le service achat et le service trsorerie, tant donne que ces tachesneLintroduction est en gnral assez brve. Elle doit obligatoirement comporter desinformations sur le champ daction et des objectifs de la mission, ainsi quun trs bref descriptif de lorganisation de lunit ou de la fonction audit.

En effet, le contenu du rapport est structur comme suit : la 1re partie du rapport doitrappeler le contexte, le secteur de l'organisme et des informations gnrales, ensuite le

programme d'audit, les feuilles de rvlation et d'analyse des problmes doivent tre prsent.Le cahier de recommandation qui figure ci dessous, prsente des conseils l'entit pour liminer les risques dcels.

Enfin, en rsum vient la synthse : la lettre de prsident .a. La lettre de prsident

que nous avons considres ncessaires en la circonstance.

Sur la base de cette valuation on a pu dgager les dysfonctionnements dusystme de contrle mis en place. Des tests dtaills ont t effectus pour tous lesservices concerns savoir:Le service achatLe service rceptionLe service magasinLe service comptabilit fournisseursLe service trsorerie

Des anomalies ont t dcele tant au niveau du service achat quau niveau des autresservices cits ci-dessus.Les principaux risques peuvent se rsumer dans l'absence d'un manuel de procdurecomptable et organisationnel qui entrane un cumul des taches dont souffre le servicecomptabilit fournisseur particulirement, ainsi qu'une dfaillance des procdures auniveau des autres services savoir: le service comptabilit fournisseur, le servicemagasin,le service rception et le service achat.

Ce rapport est exclusivement destin informer, et tre utilis, la direction, et dautresstructures internes lentreprise.

Nous serions heureux de discuter de ces commentaires avec vous, et de vous assister, sivous le souhaitez, dans la mise en uvre des suggestions proposes.(Signature)

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Lefficacit globale de la fonction achats doit sestimer en tenant compte de limportance

que lentreprise accorde au cot, la scurit et la flexibilit de ses approvisionnements.

Le contrle interne, comme dfini auparavant, est lensemble des scurits contribuant

la matrise de lentreprise. Il se manifeste par lorganisation, les mthodes et procdures de

chacune des activits de lentreprise pour maintenir la prennit de celle-ci.

Bibliographie

Edition dorganisation;

Jean Charles BECOUR - Henry BOUQUIN, Laudit oprationnel Edition

Economica;

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