audit achat

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Page 1: Audit achat
Page 2: Audit achat

Introduction

I- Pourquoi l’audit des achats

II- Le cycle achat

III- L’audit du cycle achat

IV- Etude de cas

Conclusion

Bibliographie / Wébographie

PLAN

Page 3: Audit achat

Depuis de nombreuses années les achats utilisent

des systèmes de mesure pour évaluer la

performance, développer des stratégies,

apprécier le personnel.

INTRODUCTION

Page 4: Audit achat

Les directions générales attendent des achats une

contribution à la création d’avantages

concurrentiels durables pour l’entreprise.

Cette situation a accentué la nécessité de mesures

fiables traduisant la contribution des achats à la

création de valeur.

INTRODUCTION

Page 5: Audit achat

I – POURQUOI L’AUDIT DES ACHATS?

1- L’importance de la fonction achat dans l’entreprise

2- Le but de l’audit achat

Page 6: Audit achat

« La fonction achats est définie comme la fonction

responsable de l'acquisition des biens ou services

nécessaires au fonctionnement de toute

entreprise »

1- L’IMPORTANCE DE LA FONCTION ACHAT DANS L’ENTREPRISE

Page 7: Audit achat

Une fonction beaucoup plus ouverte sur le marché extérieur

Elle permet de créer des relations de partenariat avec les fournisseurs sur le long terme, mais aussi détecter de nouveaux fournisseurs et des produits innovants

Une fonction qui est plus au service des progrès de productivité de l’ensemble des services de l’entreprise

Une fonction conjuguée à la réduction des coûts

1- L’IMPORTANCE DE LA FONCTION ACHAT DANS L’ENTREPRISE

Page 8: Audit achat

FONCTION-CARREFOURFONCTION-CARREFOUR

l’ensemble des fournisseurs potentiels

les utilisateurs de l'entreprise elle-même

Elle se positionne comme le garant de la qualité des

produits achetés, elle constitue en outre un centre

de profit pour l’entreprise.

1- L’IMPORTANCE DE LA FONCTION ACHAT DANS L’ENTREPRISE

Page 9: Audit achat

La fonction achat peut, par ses insuffisances, être la

source de dysfonctionnements sérieux perturbant

la plupart des autres fonctions de l’entreprise.

2- LE BUT DE L’AUDIT ACHAT

Nécessité d’un audit achat

Page 10: Audit achat

Le principal objectif d’un audit achat, c’est de mesurer la

performance des achats et ainsi contribuer de façon

importante à la création de valeur.

2- LE BUT DE L’AUDIT ACHAT

Page 11: Audit achat

Définir des objectifs et mesurer les écarts.

Rendre les actions visibles pour mieux

communiquer sur l’impact effectif des achats.

Augmenter la motivation des acheteurs pour une

mesure plus juste des efforts de chacun…

2- LE BUT DE L’AUDIT ACHAT

Page 12: Audit achat

La mesure de la performance permet de déclencher des

actions pour atteindre des objectifs et tendre vers

l’excellence opérationnelle.

Tendre vers l’excellence achats = Créer de la valeur

au meilleur coût

2- LE BUT DE L’AUDIT ACHAT

Page 13: Audit achat

II. LE CYCLE D’ACHAT

Chapitre 1

Page 14: Audit achat

Reconnaissance et anticipation des besoins

Recherche et analyse des propositionsDes fournisseurs

Négociation et choix du ou des

fournisseurs

RèglementEvaluation des performances

Suivi de la commande et de la

livraison

1 32

56 4

Le processus d’achat

Page 15: Audit achat

1- Reconnaissance et anticipation des besoins

- Que dois-je acheter? - Quand dois-je acheter?

Établissement d’un plan d’approvisionnement

Le processus d’achat

Page 16: Audit achat

2- Recherche et analyse des propositions des fournisseurs

Recherche des fournisseurs

L'acheteur a tendance généralement à s'adresser aux sources habituelles d'approvisionnement, ainsi qu'à celles qui ont une bonne réputation.

L'acheteur doit bien s’informer avant de s'adresser au fournisseur.

Le processus d’achat

Page 17: Audit achat

Recueil et analyse des prépositions

Avant de choisir un fournisseur, l’acheteur doit examiner les différentes offres et sélectionner des entreprises préliminaires dont les propositions paraissent intéressantes dans un premier temps

Le processus d’achat

Page 18: Audit achat

Le processus d’achat

3- négociation et choix du fournisseur:

Page 19: Audit achat

Le processus d’achat

4- Suivi de la commande et de la livraison

La commande

Passation de la commande

Suivi de la commande

(s'assurer que le fournisseur a renvoyé l'accusé de réception, organiser une relance préventive, relance fournisseur)

Page 20: Audit achat

Le processus d’achat

4- Suivi de la commande et de la livraison

La livraison

Réception de la livraison

Contrôle quantitatif Contrôle qualitatif

Signer les décharges présentées; Identifier et enregistrer toutes les marchandises qui

entrent ; Informer les achats, le magasin (s'il n'en dépend pas); Mettre le plus rapidement possible ces marchandises à

disposition;

Page 21: Audit achat

Le processus d’achat

5- Le règlement

La facture parvient à l'entreprise, soit au service achats, soit au service comptabilité directement. quand les deux contrôles de réception sont effectués, il convient d'en administrer le règlement au plus vite selon les conditions de paiement prévues.

le règlement n’est effectué que si les éléments réceptionnés correspondent aux conditions convenues avec le fournisseur.

Page 22: Audit achat

6- Évaluation des performances du fournisseur:

Le fournisseur a-t-il honoré ses engagements?

Tableau de bord des approvisionnements

Le processus d’achat

Page 23: Audit achat

III- AUDIT DU CYCLE D’ACHAT

1- Les procédures d’achats

2- L’audit du besoin d’achat

3- L’audit fournisseur

4- L’audit de l’acte d’achat et de la livraison

5- L’audit des comptes fournisseurs

6- L’audit du règlement

Page 24: Audit achat

La procédure d’achat est un document interne,

propre à chaque entreprise, qui permet de :

Décrire le fonctionnement de service achat.

Prévoir les quantités à commander pour une

période.

Consacrer le budget du service en fonction de la

demande et les moyens d’entreprise.

1- LES PROCÉDURES D’ACHAT

Page 25: Audit achat

Objectifs à atteindre:

Les objectifs doivent être clairement lisibles par les acheteurs. Il faut fixer deux types d’objectifs :

Des objectifs sur la procédure en elle-même, Ex: la procédure permet-elle d’atteindre les objectifs du service achat (minimiser les stocks…etc)

Des résultats à atteindre par la procédure, Ex: la réduction de 15% du nombre de fournisseurs.

1- LES PROCÉDURES D’ACHAT

Page 26: Audit achat

Principes du contrôle interne :

La séparation des tâches

Recherche de l’exhaustivité

La réalité

L’autorisation

L’enregistrement

1- LES PROCÉDURES D’ACHAT

Page 27: Audit achat

La séparation des tâches

Assurer un cloisonnement des tâches favorable à un meilleur

contrôle.

o l’accord de la commande

o la réception et le contrôle des biens et des services

o le contrôle des factures

o l’autorisation de règlement

o le paiement des factures…etc

1- LES PROCÉDURES D’ACHAT

Page 28: Audit achat

Recherche de l’exhaustivité

Risques :

L’omission de l’enregistrement d’une facture reçue ou d’un avoir

La réception des marchandises sans enregistrement de la facture

à recevoir…

1- LES PROCÉDURES D’ACHAT

Page 29: Audit achat

Recherche de l’exhaustivité

Il sélectionne des bons de réception et s’assure de

l’enregistrement des factures correspondantes.

Il sélectionne les relevés fournisseurs et les compare avec les

factures enregistrées.

Il sélectionne les demandes d’avoir ou retrouve les avoirs reçus

et les enregistrements correspondants…etc

1- LES PROCÉDURES D’ACHAT

Page 30: Audit achat

La réalité des procédures

Risques :

Enregistrement d’achats non effectués

Enregistrement des charges ou des dettes non autorisées,

Non détection d’erreurs qui peuvent fausser les factures…etc

1- LES PROCÉDURES D’ACHAT

Page 31: Audit achat

L’autorisation

Les besoins sont déclenchés par des personnes ayant autorité

Toutes les commandes sont autorisées

Les règlements des factures sont autorisés et leur acceptation est

faite par les personnes compétentes…etc

1- LES PROCÉDURES D’ACHAT

Page 32: Audit achat

L’enregistrement

Risque :

Non comptabilisation de certains paiements dans les comptes

fournisseurs…etc

1- LES PROCÉDURES D’ACHAT

Page 33: Audit achat

Exemple de procédure d’achat de MARJANE

Exemple de procédure d’achat de YAZAKI

1- LES PROCÉDURES D’ACHAT

Page 34: Audit achat

Le besoin est-il défini avec précision avec les

clients internes ?

. Enquête rigoureuse auprès de tous les services

. Proposition d’une synthèse (Traduction du besoin en

termes QUANTITATIFS et QUALITATIFS)

. Signature de la synthèse par les clients internes

2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT

Page 35: Audit achat

La détection et l’identification des besoins dépendent

de procédures de planification :

Programmes de production.

Standards et nomenclatures des matières.

Procédures de gestion des stocks et processus de

déclenchement des demandes d’achats.

2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT

Page 36: Audit achat

2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT

Risques Sources des risques

identifier de manière incomplète, inexacte ou tardive, les besoins prévisibles, et compromettre la sélection du meilleur fournisseur.

Le caractère incomplet ou obsolète des outils de prévision manuels ou informatisés.

L’inexactitude ou l’inadaptation des informations utilisées dans l’identification des besoins.

Le retard de collecte ou de transmission des informations qui déclenchent la demande d’achat.

Page 37: Audit achat

2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT

Opération d’audit

L’examen des outils de prévision :

-délais de réapprovisionnement

-niveau de stock-outil jugé nécessaire

-niveau minimum de commande…

L’analyse de la qualité des informations utilisées

dans les estimations des besoins…etc

Page 38: Audit achat

Plus le besoin est précis, plus le pouvoir reste à l’Acheteur.

Plus le besoin est vague, plus le pouvoir est transféré au

Vendeur.

2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT

Page 39: Audit achat

L'audit fournisseur permet à une organisation,

collectivité territoriale ou entreprise, de dresser un

état des lieux de ses principaux fournisseurs.

•La qualité des produits •La qualité des livraisons

•La qualité de service •L’absence de risque

•La qualité du partenariat •Le respect du contrat…etc

3- L’AUDIT FOURNISSEUR

Page 40: Audit achat

Audit de sélection des fournisseurs

Audit de seconde partie : (du client chez son fournisseur)

Audit de tierce partie : (par un organisme certificateur)

3- L’AUDIT FOURNISSEUR

Page 41: Audit achat

Audit de sélection des fournisseurs

Les systèmes d’information mis en place

La qualité des tableaux de bord mis en place

Les rôles des utilisateurs dans la création des tableaux

de bord, la qualité de la collecte des informations, et

des décisions prises à l’égard des fournisseurs.

3- L’AUDIT FOURNISSEUR

Page 42: Audit achat

Audit de seconde partie (du client chez son fournisseur):

3- L’AUDIT FOURNISSEUR

Page 43: Audit achat

Audit de seconde partie (du client chez son fournisseur):

3- L’AUDIT FOURNISSEUR

Page 44: Audit achat

3- L’AUDIT FOURNISSEUR

Audit de tierce partie (par un organisme certificateur):

Page 45: Audit achat

3- L’AUDIT FOURNISSEUR

Audit de tierce partie (par un organisme certificateur):

Page 46: Audit achat

S’assurer du niveau de qualité des prestations des

fournisseurs

Choisir des critères:

La qualité ; le niveau de qualité, la régularité de la qualité... Le prix ; niveau de prix par rapport à la concurrence,

stabilité des prix, conditions de règlement... Délai ; délai moyen, respect de délais... Service ; service après vente...

3- L’AUDIT FOURNISSEUR

Page 47: Audit achat

Outils de sélection :

Le questionnaire d’audit

c’est le résultat d’une réflexion interne. Il conditionne l’approbation ou non d’un fournisseur et doit par conséquent être particulièrement étudié.

Ex : Excellent = 3 Adéquat = 2 Pauvre = 1 Totalement insatisfaisant = 0

3- L’AUDIT FOURNISSEUR

Page 48: Audit achat

Outils d’audit fournisseurs

La grille d’analyse

3- L’AUDIT FOURNISSEUR

Nature des critères

Critères Efficacité Efficience Pro-activité

La relation commerciale

Les prix

La qualité technique du produit

Les délais

…etc

Page 49: Audit achat

Négociation

Les risques associés :

Obtention d’une performance insuffisante qui

engendre des coûts de revient trop élevés

Perte d’image vis-à-vis du marché des fournisseurs

Perte de crédibilité de la fonction vis-à-vis des autres

parties prenantes internes

3- L’AUDIT FOURNISSEUR

Page 50: Audit achat

Négociation Opération d’audit :

Le système de documentation et d’enregistrement des phases successives de la négociation

Le système de suivi des engagements verbaux (notes de suivi, note de consultation…)

La formalisation de la négociation (via le fax, la commande, l’acceptation de devis…)

3- L’AUDIT FOURNISSEUR

Page 51: Audit achat

Passation de la commande

Suivi de la commande

Réception de la commande

4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON

Page 52: Audit achat

Passation de la commande

4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON

Risques Sources des risques

Rédiger les clauses de la

transaction de manière

incorrecte et incontrôlable

par le réceptionnaire,

l’utilisateur, le fournisseur, le

personnel chargé du

règlement.

Le caractère inadéquat des documents utilisés, leur insuffisante normalisation, et formalisation.

Un circuit d’information et de documents défaillants.

La méconnaissance des pratiques commerciales applicables à la transaction.

Page 53: Audit achat

Passation de la commande

4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON

Opération d’audit

La qualité des contacts passés par l’entreprise,

L’existence de bons de commande appropriés et pré numérotés,

L’utilisation systématique de bons de commande formalisés,

Le respect de délais normaux entre la décision d’achat et la passation de commande…

Page 54: Audit achat

Suivi de la commande

4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON

Risques Sources des risques

Ignorer ou apprendre

tardivement l’incapacité du

fournisseur à faire face à la

demande.

Ne pas réagir à temps aux

incidents qui peuvent

survenir.

L’insuffisance des procédures

et systèmes de suivi externes

dans les relations avec les

fournisseurs.

Page 55: Audit achat

Suivi de la commande

4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON

Opération d’audit

Contrôler l’existence d’accusés de réception adressés par les

fournisseurs.

Mettre en place des procédures internes adaptées aux

situations imprévues.

Relancer le fournisseur, et informer les utilisateurs de l’état

de la commande…

Page 56: Audit achat

Réception de la commande

4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON

Risques Sources des risques

D’accepter une livraison non

conforme.

De valider

administrativement une

réception différente de la

livraison réellement

effectuée…

La non séparation des

fonctions

La défaillance des tests de

vérification de la qualité des

biens et services livrés…

Page 57: Audit achat

Réception de la commande

4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON

Opération d’audit

Les réceptionnaires disposent des informations qui sont

nécessaires pour vérifier la conformité de la livraison ;

Concevoir la procédure de réception ;

Les tests de qualité ;

Page 58: Audit achat

Il consiste en un examen exhaustif des flux financiers

réalisés avec les fournisseurs pour les exercices clos afin

de récupérer toute somme indûment payée ou non

facturée.

5- L’AUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS

Page 59: Audit achat

L’audit des transactions comptables permet de

déceler les erreurs de comptabilisation ou de

règlement.

Une fois l’anomalie identifiée, le dossier de

réclamation est constitué par l’auditeur, certifié par

le client et adressé au fournisseur concerné.

La mission s’achève lorsque le client a effectivement

récupéré les sommes indûment payées.

5- L’AUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS

Page 60: Audit achat

L’audit de la conformité des contrats d’achats

S’assurer que l’exhaustivité des accords négociés ont fait l’objet d’une contractualisation et d’une facturation.

Vérifier la bonne application des tarifs et des remises sur facture.

Reconstituer le chiffre d’affaires réalisé avec les fournisseurs.

5- L’AUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS

Page 61: Audit achat

6- L’AUDIT DU RÈGLEMENT

Risques Sources des risques

Régler une facture qui ne

correspond pas à la

livraison acceptée.

La défaillance de la

documentation permettant

de valider le règlement

demandé.

Page 62: Audit achat

6- L’AUDIT DU RÈGLEMENT

Opération d’audit

Un seul original de la facture du fournisseur circule

dès sa réception et qu’il est identifiable.

Une commande annulée, ne peut être réglée ;

Les factures réglées sont identifiées…

Page 63: Audit achat

ETUDE DE CAS

1 DESCRIPTION NARRATIVE 2 PHASE DE PRÉPARATION 3 PHASE DE RÉALISATION 4 PHASE DE CONCLUSION

Page 64: Audit achat

1- la description narrative

La Société des Eaux et d’Electricité du Nord, est une société anonyme de droit privé marocain dotée d’un capital de 800 millions de DH, qui a pour activité principale la distribution des eaux et de l’électricité dans la région Nord du Maroc.

Page 65: Audit achat

1- la description narrative

les services intervenants dans le cycle achat

Service magasin :Le magasin est divisé en trois zones de stockage :

Le magasin « eau » pour le matériel eau assainissement Le magasin électricité pour le matériel électricité Un économat pour les autres types de fournitures

Le magasinier consulte régulièrement la situation de stock par rapport au stock minimum et édite les demandes d’achat. A l’arrivée des fournitures commandées, le magasinier affecte à chaque article une fiche comprenant la désignation et le code.

Page 66: Audit achat

1- la description narrative

Service gestion des fournisseurs :

Il est rattaché à la direction administrative et financière, il travail étroitement avec les services achats et magasin puisqu’il existe un échange de flux d’information et de document entre eux. Ce service se charge essentiellement de la réception des factures, de l’élaboration des rapprochements nécessaires avec les autres documents reçus et en cas de conformité il procède aux enregistrements comptables nécessaires. Ensuite, il envoi les lettres de virement aux fournisseurs.

Page 67: Audit achat

1- la description narrative

Service trésorerie :

Ce service s’occupe de la tenue du journal de trésorerie, tout en gardant un certain équilibre entre recettes et dépenses. La mission de ce service consiste à mettre l’argent à disposition en temps voulu.

Page 68: Audit achat

1- la description narrative

Service achat :

Le service achat a pour principale mission la satisfaction de l’ensemble des besoins de l’entreprise et ce dans les meilleures conditions. Pour ce faire, ce service s’efforce d’accomplir les tâches suivantes :

1/ Etude du marché fournisseur 

2/ Garantie de l’approvisionnement 

3/ Contacts avec les fournisseurs 

4/ Rapports à la direction 

5/ Information et conseil 

Page 69: Audit achat

2- la phase de préparation

A) l’ordre de mission B) Le questionnaire de prise de

connaissance (QPC) C) Grille d’analyse des tâches D) Diagramme de circulation E) Le plan d’approche F) Le TFfA G) Le rapport d’orientation H) Programme d’audit

Page 70: Audit achat

Phase de préparation

Page 71: Audit achat

Amendis Tanger, le 30

novembre 2008

Ordre de mission

Destinataire : le directeur de l’audit interne 

Copie pour information : le Responsable des achats

Objet : audit de la direction achat 

La mission sera réalisé par monsieur X et monsieur Y auditeurs internes et supervisés par monsieur Z chef de la mission.

Elle se déroulera du lundi 01/03/2008 au 21/04/2008 et se proposera d’analyser la Direction des achats dans toutes ses composantes.

Cette mission aura lieu :

- A la division achat du siège social ;

- Au service achat et approvisionnement de la direction exploitation de Tanger.

Le budget de la mission ne devra pas dépasser 150 000 DH.

Le rapport sera diffusé en la forme habituelle avant le xx/xx/xxxx

Le Directeur Général

Page 72: Audit achat

Phase de préparation

Le questionnaire de prise de connaissance comprend des données sectorielles, quantitatives, qualitatives, réglementaires.

QPC

Page 73: Audit achat

Phase de préparation

La grille d’analyse des tâches permet de bien comprendre la répartition des travaux entre les principaux acteurs.

GAT

Page 74: Audit achat

Phase de préparation

DC

Page 75: Audit achat

Phase de préparation

Le plan d’approche est un document qui se présente sous la forme d’un tableau dans lequel on découpe l’activité, la fonction ou le processus en tâches élémentaires et dans le quel on indique pour chacune des tâches son objectif et à quoi elle sert.

Page 76: Audit achat

Opérations élémentaires ObjectifsDéclenchement de la commande

Les commandes sont faites en fonction des besoins de l’entreprise, pour des quantités optimales et par des personnes autorisées à le faire

Acceptation et traitement des livraisons

Il faut garantir que :Les délais de livraison prévus sont respectés ;Les livraisons ne sont acceptées que si elles correspondent à une demande ;Les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande.

Enregistrement des dettes

Le contrôle interne doit garantir que :Les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des fournitures et des services ;La comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations.

Paiement des factures Les factures sont contrôlées avant mise en paiement ;La mise en paiement est dûment autorisée ;Les factures ne sont pas payées plusieurs fois.

Page 77: Audit achat

Phase de préparation

Le tableau de forces et faiblesses apparentes conclut la phase d'analyse de risques sur la base des objectifs définis dans le plan d'approches;Il présente de manière synthétique et argumentée les présomptions ou l'avis de l'auditeur sur chacun des thèmes analysés. Il constitue l'état des lieux des forces et faiblesses réelles ou potentielles.

Page 78: Audit achat

Phase de préparation

Domaine

étudié

Objectifs de contrôle interne

Indicateurs

opinionscommentaire

sPF/Pf

conséquences

Module achat

- Achats correspondants à des besoins réels de l’entreprise

- Les quantités commandées sont optimales

- Procédure d’autorisation d’achat - Procédure de vérification des stocks existants au magasin

F

F

Achats pertinents

Les dossiers de demandes d’achats sont consultés avant approbation par le chef d’approvisionnement et le responsable au siège

Page 79: Audit achat

Phase de préparation

Domaine

étudié

Objectifs de contrôle interne

Indicateurs

opinionscommentai

resPF/Pf

conséquences

Module

achat

-Respect des délais de livraison- Les livraisons ne peuvent être acceptées que s’ils correspondent à une commande -Les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande

-Procédure de confrontation BC/ BL-Procédure de l’établissement du bon de réception manuel et bon de réception sur le système informatique

f

f

Risque de pertes et de détournement des livraisons au profit du magasinier en cas d’absence du réceptionniste

Les insuffisances de contrôle interne n’ont pas été compensées par une enquête de moralité sur les réceptionnistes et les magasiniers.

Page 80: Audit achat

Phase de préparation

Domaine

étudié

Objectifs de

contrôle

interne

Indicateurs

opinions

commentairesPF/Pf

conséquences

Module achat

Bonne suivi des réceptions

Procédure de relance des fournisseurs en cas de retard de livraison

f

Relance des fournisseurs effectué par le magasiner et par fax ce qui entraine des retards de livraisons et des ruptures de stocks

Vice dans la conception de la procédure de suivi de réception, l’intervention du service achat durant la procédure de réception s’avère obligatoire

Page 81: Audit achat

Phase de préparation

Domaine

étudié

Objectifs de contrôle interne

Indicateurs

opinionscommenta

iresPF/Pf

conséquences

Module achat

-Les factures sont contrôlées avant mise en paiement ;

-La mise en paiement est dûment autorisée ;

-Les factures ne sont pas payées plusieurs fois.

Procédure d’autorisation de paiement

F

Le paiement est autorisé par le DAF , le DAF Adjoint

Procédure de paiement bien ficelée

Page 82: Audit achat

Phase de préparation

La rapport d’orientation définit et formalise les axes d’investigations de la mission et ses limites et les exprime en objectifs à atteindre.Pour être pertinent, il reprendra les conclusions retenues du tableau des forces et faiblesses apparentes, les priorités d’actualité, les préoccupations du management et les objectifs incontournables.

Page 83: Audit achat

Phase de préparation

Rapport d’orientation Objectifs généraux :

S’assurer que la distribution des tâches au niveau des services magasins, achats et gestion fournisseurs obéit au principe de contrôle interne.

S’assurer que le service achat gère efficacement ses opérations en rapport avec les fournisseurs.

Veiller aux raccourcissements des délai d’achats et de réapprovisionnement pour une meilleures satisfaction des clients internes.

Veiller au maintien de relations non conflictuelles avec les fournisseurs.

Page 84: Audit achat

Phase de préparation

Rapport d’orientation Objectifs spécifiques : Eviter l’accomplissement des tâches d’exécution,

d’enregistrement et de contrôle par la même personne au niveau des services magasin, achats et gestion fournisseur.

Réviser de la procédure de relance des fournisseurs afin d’éviter les retards de livraisons et les ruptures de stocks.

Réviser la procédure de traitement des demandes d’achat (processus d’approbation des dossiers de commande est assez long).

Elaborer une procédure de traitement de non-conformité et retours aux fournisseurs.

Page 85: Audit achat

Phase de préparation

Le programme d’audit est également appelé « programme de vérification » ou « planning de réalisation », c’est un document interne au service d’audit, établi par l’équipe en charge de la mission, et dans lequel on procède à la détermination et à la répartition des tâches

Page 86: Audit achat

Phase de préparation

Ensembles des tâches à accomplir

planning

lieu outils

Prise de connaissance01/03/08

----

Observations sur le terrain Consultation de documents

Recensement des procédures d’achat

10/03/08

Service achat

Observations sur le terrain Entretiens

Visite des magasins24/03/08

Magasins Entretiens

Visite du service gestion fournisseurs et trésorerie

26/03/08

Siège Entretiens

Elaboration du manuel de procédures

03/04/08

Service achat

Elaboration du diagramme de circulation

11/04/08

Service achat

Diagnostic du système de contrôle et détection des zones de risques

14/04/08

Services du cycle achat

GAT QCI Tests de permanence

Analyse des faiblesses détectées et élaboration du rapport d’audit

21/04/08

Services du cycle achat

FRAP (s)

Page 87: Audit achat

3-Phase de réalisation

1- Le questionnaire du contrôle interne

2- Le test de vérification des objectifs du contrôle interne

3- Les feuilles de révélation et d’analyse des problèmes

Page 88: Audit achat

Phase de réalisation

Page 89: Audit achat

Objectif n° 1: Organisation générale de l’entreprise

Questions Oui/Non Observations

1- Existe-t-il un manuel des procédures internes?

Non

2- Les commandes de biens ou de services ne sont –elles passées que sur la base de demandes d’achats établies par des personnes habilitées?

Oui

3- Les moyens en personnel et en matériel sont-ils adaptés aux besoins ?

Non Sous effectif au niveau de plusieurs services

4- Les fonds personnels de la direction sont-ils distincts des fonds de l’entreprise?

Oui

Le questionnaire de contrôle interne :

Le questionnaire du contrôle interne

Page 90: Audit achat

Objectif n° 2: Formalisation et autorisation des commandes

Questions Oui/Non

Observations

1- Existe-t-il un système de déclenchement des commandes lorsque les stocks arrivent à une quantité minimum?

Non Le magasinier repère le stock manuellement

2- Les commandes de biens ou de services ne sont –elles passées que sur la base de demandes d’achats établies par des personnes habilitées?

Oui Toutes les demandes d’achats doivent être signées par le chef du service

3- Des bons de commandes sont-ils établis systématiquement?Si oui, sont-ils -Pré numérotés?-Etablis en quantités et en valeur?- Signés par un responsable, au vu de la demande d’achat?

Oui

OuiOuiOui

Le questionnaire du contrôle interne

Page 91: Audit achat

Objectif n° 3: Suivi des commandes en cours

Questions Oui/Non Observations

1- Les commandes en cours sont-elles suivis?

Oui

2-Existe-t-il une procédure de relance Oui A expiration du délai de livraison, le magasinier envoie un fax urgent au fournisseur pour rappel. Cette opération devrait être effectué par le service achat

3- Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqué:

- Au chargé de la réception?- A la comptabilité générale

Oui

NonOui

Le questionnaire du contrôle interne

Page 92: Audit achat

Objectif n°4 : Suivi de la réception

Questions Oui/Non Observations

1- Existe-t-il un service de réception Non Le magasin se charge de la réception des fournitures

2- Toutes les réceptions correspondent-elles à des marchandises commandées

Oui Toute réception de marchandise est effectuée sur la base du BC correspondant

3- Des bons de réceptions sont-ils établis systématiquement?Si oui, sont-ils -Pré-numérotés?-Signés par le réceptionnaire?-Datés?

Oui

OuiOuiOui

Le questionnaire du contrôle interne

Page 93: Audit achat

Objectif n° 5: Rapprochement entre réception et facturation

Questions Oui/Non Observations

1- Le service comptable attribue-t-il un numéro d’ordre chronologique aux factures et avoirs reçus avant de les transmettre aux personnes chargées de les vérifier?

Oui Les factures sont classées par échéance en attente de préparation des états de prépaiement.

2-Les doubles des factures et avoirs sont –ils annulés

Oui

3- Les factures reçues son-elles vérifiées avec les bons de commande et de réception concernant:-Les quantités?-La qualité?-Les prix unitaires?-Les conditions financières?

Oui

Oui OuiOuiOui

Le questionnaire du contrôle interne

Page 94: Audit achat

Objectif n° 6: Rapidité, exactitude et exhaustivité des factures

Questions Oui/Non

Observations

1- La comptabilité fournisseur reçoit-elle un exemplaire:-Des bons de commandes?-Des bons de réception?

OuiOui

2-Les factures et avoirs comptabilisés sont-ils annulés pour éviter un double enregistrement?

Oui

3- Les doubles des factures et avoirs enregistrés sont-ils identifiés dès réception pour éviter leur comptabilisation?

Oui

4-La comptabilité fournisseurs vérifie-t-elle la séquence numérique des documents de support comptable?-Des bons de réception?-Des bons de retour?

NonNon

Le questionnaire du contrôle interne

Page 95: Audit achat

Objectif n° 7: Régularité du paiement

Questions Oui/Non Observations

1- Les paiements sont-ils justifiés par une facture acceptée? Oui

L’ordre de virement n’est établi par le responsable qu’après validation de la facture et son enregistrement

2-L’ordre de paiement est –il donnée par des personnes autorisées?

Oui

3- Le double paiement des factures est –il impossible? Oui

Le questionnaire du contrôle interne

Page 96: Audit achat

Objectif n° 8: Enregistrement des mouvements

Questions Oui/Non Observations

1- Les mouvements de stocks suivants sont-ils saisis sur des documents standard propres à l’entreprise?

Oui

2-S’ ils existent, ces documents sont-ils utilisés pour mettre à jour?- Les fiches de stocks?- L’inventaire permanent?

OuiOui

3- Le mode d’enregistrement de ces documents permet-il de s’assurer de l’exhaustivité de leur enregistrement sur les fiches de stock ? Non

4- les fiches de stocks et l’inventaire permanent sont-ils régulièrement rapprochés? Oui

Le questionnaire du contrôle interne

Page 97: Audit achat
Page 98: Audit achat

Le test de vérification des objectifs du contrôle interne

Etapes du

processus

Principe Objectif VérificationEvaluati

on

1. Expression du besoin

Autorisation

Les besoins sont déclenchés par les personnes ayant autorité à ce niveau

La demande d’achat doit être obligatoirement visée par le chef du service demandeur et celui des approvisionnements

Conforme

Enregistrement

Tous les besoins sont enregistrés

Dès la réception de la demande, les acheteurs procèdent à l’ouverture du dossier correspondant et de son enregistrement dans le logiciel Gestion

Conforme

Exhaustivité

Toutes les demandes d’achats sont transmises au service approvisionnement

La prénumérotation des documents n’est pas utilisée pour vérifier l’exhaustivité

Non confor

me

Optimisation

Les quantités demandées correspondent aux données prévisionnelles

Les demandes sont contrôlées par les chefs de services

conforme

RéalitéLes achats correspondent à des besoins réels

Comparaison des quantités disponibles avec le stock minimum avant rédaction de la demande

Conforme

Page 99: Audit achat

Etapes du

processus

Principe Objectif VérificationEvaluati

on

2. Choix du

fournisseur

Autorisation

Le choix du fournisseur est approuvé par la

personne compétente

Le référencement se fait par une personne autorisée à le

faire et les consignes d’achat sont visées par le directeur

des achats

Conforme

Enregistrement

Le choix est matérialisé sur les

fiches de suivi

Le référencement de chaque fournisseur donne lieu à la rédaction d’une consigne

d’achat

Conforme

Exhaustivité

Le fichier des fournisseurs est

complet : Coordonnées ;

Conditions commerciales 

Les consignes d’achat présentent l’ensemble des informations relatives aux

offres des fournisseurs mais ne sont pas toujours mises à

jour

Non confor

me

Optimisation

Les fournisseurs choisis proposent les

meilleures offres

Le choix se fait après la consultation de plusieurs fournisseurs toutefois, les consignes d’achat ne sont pas régulièrement mises à

jour

Non confor

me

Réalité

Existence des éléments

d’appréciation formelle des fournisseurs

Le choix se fait après l’élaboration d’un tableau comparatif des différentes

offres reçues.

Conforme

Le test de vérification des objectifs du contrôle interne

Page 100: Audit achat

Etapes du processus

Principe Objectif VérificationEvaluati

on

3. Lancement

de la commande

AutorisationToutes les

commandes sont autorisées

Le bon de commande doit être obligatoirement signé

par le chef des approvisionnements

Conforme

Enregistrement

Toutes les commandes sont

enregistrées

Les bons de commandes sont tous enregistrés dans

le logiciel BTP

Conforme

Réalité

Toutes les commandes

correspondent à des demandes d’achat

Toutes les commandes sont passées sur la base des demandes d’achat

Conforme

4. Suivi des commandes

Autorisation

Toutes les modifications sont autorisées par les

personnes responsables

Toutes les modifications sont autorisées par le chef des approvisionnements

Conforme

Enregistrement

Existence d’un tableau de suivi des

commandes

Le service achat ne se charge pas du suivi des

commandes

Non confor

me

OptimisationLes délais de suivi

sont respectés

Les délais de livraison ne sont pas toujours

respectés

Non confor

me

Réalité

Les données des commandes

correspondent aux éléments réellement

commandés

La réception fait l’objet d’un contrôle physique

permettant de s’assurer de sa conformité aux données des bons de

commande

Conforme

Le test de vérification des objectifs du contrôle interne

Page 101: Audit achat

Etapes du processus

Principe Objectif VérificationEvaluati

on

5. Réception de la commande

Autorisation

Les réceptions sont validées par les personnes habilitées pour ce fait

En cas d’absence de la personne chargée des réceptions, le magasinier remplie sa fonction.

Non confor

me

Enregistrement

Toutes les réceptions sont enregistrées

Les réceptions sont toutes enregistrées dans le logiciel BTP avant d’être transmises à la comptabilité

Conforme

Exhaustivité

Toutes les réceptions font l’objet d’une commande préalable et que les livraisons ont été facturées

Les réceptions font l’objet d’une commande préalable et que les livraisons ont été facturées

Conforme

Optimisation

Le temps de la réception est respecté

On rencontre parfois des cas de retard de livraison

Non confor

me

Réalité

Les données des éléments réels sont les mêmes données des éléments commandés

Les fournitures reçues sont rapprochées aux données du bon de commande quand à leur quantité et qualité

Conforme

Le test de vérification des objectifs du contrôle interne

Page 102: Audit achat

Etapes du processus

Principe Objectif VérificationEvaluati

on

6. Enregistrement des factures

Enregistrement

Cohérence entre balance fournisseur et compte collectif fournisseur

Les soldes de la balance de chaque fournisseur sont rapprochés du solde collectif fournisseur par le service gestion fournisseur

Conforme

Exhaustivité

Toutes les factures sont enregistrées systématiquement

L’absence de suivi de la séquence numérique des factures peut causer des cas d’omission

Non conform

e

Réalité

Les éléments facturés sont les mêmes éléments commandés et réceptionnés

Lors de l’arrivée des factures au service gestion fournisseur, un agent se charge de leur rapprochement avec le bon de commande et de réception avant de procéder à leur enregistrement

conforme

Le test de vérification des objectifs du contrôle interne

Page 103: Audit achat

Etapes du processus

Principe Objectif VérificationEvaluati

on

7. règlement des factures

Autorisation

Approbation des factures pour bon à payer

Les factures originales approuvées et enregistrées portent la mention BAP

Conforme

Enregistrement

Enregistrement et classement des factures

Les factures sont enregistrées dans le logiciel et classées par échéance en attente du règlement.

Conforme

Exhaustivité

Tous les paiements correspondent à une facture et toutes les factures sont payées

Les paiements ne sont effectués que sur la base de factures dûment approuvées

Conforme

Optimisation

Respect des conditions de paiement

Tous les paiements se font à 60 jours fin du mois

Conforme

Réalité

Les montants à payer sont les mêmes montants facturés

Le détail des états de prépaiement est pointé avec les factures sous la présence du chef de service Gestion fournisseur

Conforme

Le test de vérification des objectifs du contrôle interne

Page 104: Audit achat

Phase de réalisation

Les feuilles de révélation et d’amélioration des problèmes permettent de déterminer les problèmes existants mais aussi d’éventuels risques pouvant se présenter dans le futur

Page 105: Audit achat

FRAP n°1

FRAP n°7

FRAP n°4

FRAP n°5 FRAP n°6

FRAP n°2 FRAP n°3

Problème:Aucune formalisation des procédures

Constat:La société ne dispose pas d’un manuel de procédures Causes:- négligence- inconscience des responsables quant à l’importance de l’enregistrement des procédures

Conséquences:-Non respect des procédures-Contrôle difficile

Recommandations:L’existence d’un manuel de procédures permettrait de conserver une trace écrite de la représentation des tâches et des responsabilités et permet d’éviter des pertes de temps lors du changement de personnel

Les Feuilles de Révélation et d’Amélioration des Problèmes

Page 106: Audit achat

FRAP n°2

FRAP n°7

FRAP n°4

FRAP n°5 FRAP n°6

FRAP n°1 FRAP n°3

Problème:Non respect du principe de l’exhaustivité

Constat:La numérotation des demandes d’achat n’est pas utilisée pour vérifier l’exhaustivité de leur enregistrement.Causes:Inconscience de l’intérêt de pré numérotation

Conséquences:- Risque de perte des demandes - Risque de retard de traitement des demandes

Recommandations:Les numéros des demandes devraient être utilisés pour s’assurer de leur traitement et l’exhaustivité de leur enregistrement.

Les Feuilles de Révélation et d’Amélioration des Problèmes

Page 107: Audit achat

FRAP n°3

FRAP n°7

FRAP n°4

FRAP n°5 FRAP n°6

FRAP n°1 FRAP n°2

Problème:Mauvaise protection des stocks

Constat:Le stock ne fait pas l’objet d’aucune assurance.Causes:Les responsables ne sont pas conscients de l’importance des assurances

Conséquences:Possibilité de perte du stock ( incendie, inondations..)

Recommandations:-Assurer le stock existant au magasin de l’exploitation ainsi que les autres dépôts.

Les Feuilles de Révélation et d’Amélioration des Problèmes

Page 108: Audit achat

FRAP n°4

FRAP n°7

FRAP n°3

FRAP n°5 FRAP n°6

FRAP n°1 FRAP n°2

Problème:Non respect du principe de séparation des tâches

Constat:Le service achat ne se charge pas du suivi des commandes.

Causes:- la responsabilité du service achat s’achève après émission des bons de commande- le magasin s’occupe de la relance des fournisseurs en cas de retard de livraison.

Conséquences:- retard d’utilisation des fournitures- rupture de stock

Recommandations:Le service achats devrait s’occuper du suivi des commandes afin d’assurer une parfaite diffusion d’information

Les Feuilles de Révélation et d’Amélioration des Problèmes

Page 109: Audit achat

FRAP n°5 FRAP n°7

FRAP n°3 FRAP n°4

FRAP n°6

FRAP n°1 FRAP n°2

Problème:Aucune mise à jour des consignes d’achat.

Constat:- Les référencements ne sont pas régulièrement actualisés- Les modalités de règlement ne sont pas, satisfaisantes.

Causes:Personnel insuffisantManque de temps

Conséquences:Achats pas forcément dans les meilleurs conditions.

Recommandations:Désignation d’un responsable qui s’occupe de: - L’actualisation des référencements existants.- Référencement de nouveaux produits.- Recherche de nouveaux fournisseurs.

Les Feuilles de Révélation et d’Amélioration des Problèmes

Page 110: Audit achat

FRAP n°6 FRAP n°7

FRAP n°3 FRAP n°4

FRAP n°5

FRAP n°1 FRAP n°2

Problème:Gestion inadéquate des relances fournisseurs

Constat:La relance fournisseurs est faite par fax

Causes:La relance n’est faite que si la situation est urgente , et le fax parait le moyen le plus rapide.

Conséquences:Le fournisseur pourrait nier la réception du document où la dite relance est mentionnée.

Recommandations:Edition de lettres de relances pré numérotées envoyés aux fournisseurs en cas de retard de livraison

Les Feuilles de Révélation et d’Amélioration des Problèmes

Page 111: Audit achat

FRAP n°7FRAP n°6

FRAP n°3 FRAP n°4

FRAP n°5

FRAP n°1 FRAP n°2

Problème:Défaillance du logiciel Constat:Le magasinier procède manuellement pour la détection des points de commande en comparant la quantité réelle avec le stock minimum des articles.

Causes:Le logiciel ne permet pas un déclenchement automatique de la commande en cas de stock minimum

Conséquences:- risque d’omission ou d’erreur- risque de rupture de stock

Recommandations:Instauration d’un nouveau logiciel permettant un déclenchement automatique des commandes

Les Feuilles de Révélation et d’Amélioration des Problèmes

Page 112: Audit achat

3-Phase de conclusion

1- Le rapport final d’audit

2- Le cahier des recommandations

3- La lettre du président 

Page 113: Audit achat

1- Le rapport final d’audit

Il communique, aux responsables concernés pour action et à la direction pour information, les conclusions de l’audit concernant la capacité de l’organisation auditée à accomplir sa mission, en mettant l’accent sur les dysfonctionnements pour faire développer des actions de progrès.

Le contenu : Rappel du contexte du secteur de l'organisme et des informations

générales; Le programme d'audit; les feuilles de révélation et d'analyse des problèmes doivent être

présenté; Le cahier des recommandations; la lettre de président ;

Page 114: Audit achat

Le cahier des recommandations

ABSENCE DE FORMALISATION DES FONCTIONS ET PROCEDURES

Si la croissance de la société se poursuit (nouvelles agences et augmentation du nombre de transactions), il peut s'avérer difficile pour le personnel du siège de contrôler efficacement les activités.

Recommandation : Une formalisation des procédures est nécessaire, L’existence d’un manuel de procédures permettrait de conserver une trace écrite de la représentation des tâches et des responsabilités et permet d’éviter des pertes de temps lors du changement de personnel.

 

Page 115: Audit achat

Le cahier des recommandationsDEFAILLANCE DES LOGICIELS UTILISES Nous avons relevé des erreurs dû à l’utilisation

simultanée de deux logiciels : un pour la gestion des demandes d’achat et l’autre pour le traitement des commandes et réception. Ceci semble dû à un manque de coordination entre agents utilisant ces deux logiciels..

Recommandation : la mise en place d’un ERP, d’un logiciel intégré s’avère d’une grande utilité dans ce sens.

Page 116: Audit achat

Le cahier des recommandationsCONSIGNES D’ACHAT Les référencements ne sont pas actualisés d’une

façon régulière, ce qui entraîne des achats peu pertinents par rapport au besoin exprimé. 

Recommandation : un responsable doit être désigné, celui-ci s’occupera notamment de l’actualisation des référencements existants et aussi du référencement de nouveaux produits.

 

Page 117: Audit achat

Le cahier des recommandations MAUVAIS SUIVI DES COMMANDES

Le service achat ne se charge pas du suivi des commandes, en effet sa responsabilité s’achève après émission des bons de commande, et c’est le magasin qui s’occupe de la relance des fournisseurs en cas de retard de livraison  

Recommandation : Le service achat doit s’occuper du suivi des commandes, pour une parfaite diffusion d’information ; de même la procédure actuelle de relance des fournisseurs doit être revue.

Page 118: Audit achat

Le cahier des recommandations SEPARATION DES TACHES

La séparation des tâches n'est pas satisfaisante dans certains magasins. Par exemple, en cas d’absence du réceptionniste le magasinier garde les valeurs et se charge des réceptions, ce qui peut constituer un risque imminent de détournements ou fraudes.

Recommandation : la société doit veiller à la séparation des tâches relatives au traitement des réceptions et à la manipulation des actifs. Un contrôle adéquat du respect des politiques et procédures est requis, ainsi que la création d’un service réception indépendant du magasin s’avère d’une grande importance pour garantir le respect de principe de la séparation des tâches.

Page 119: Audit achat

3- La lettre du président Monsieur le Directeur,   Conformément au programme du département d’audit

interne de la société, nous avons procédé à l’évaluation des dispositifs du contrôle interne du cycle achat fournisseurs entre le 01/03/2008 et 30/04/2008. Notre évaluation a comporté toutes les vérifications que nous avons considéré nécessaires en la circonstance. 

Sur la base de cette évaluation on a pu dégager un ensemble de points constituant la force du système de contrôle mis en place, ainsi que quelques dysfonctionnements. Des tests détaillés ont été effectués pour toutes les fonctions relevées, mais aucune anomalie majeure n’a été décelée tant au niveau du service achat qu’au niveau du service gestion fournisseur. 

Ce rapport est exclusivement destiné à informer, et à être utilisé, par le comité d'audit, la direction, et d’autres structures internes à l’entreprise.Nous serions heureux de discuter de ces commentaires avec vous, et de vous assister, si vous le souhaitez, dans la mise en œuvre des suggestions proposées.

Signature

Monsieur le Directeur,   Conformément au programme du département d’audit

interne de la société, nous avons procédé à l’évaluation des dispositifs du contrôle interne du cycle achat fournisseurs entre le 01/03/2008 et 30/04/2008. Notre évaluation a comporté toutes les vérifications que nous avons considéré nécessaires en la circonstance. 

Sur la base de cette évaluation on a pu dégager un ensemble de points constituant la force du système de contrôle mis en place, ainsi que quelques dysfonctionnements. Des tests détaillés ont été effectués pour toutes les fonctions relevées, mais aucune anomalie majeure n’a été décelée tant au niveau du service achat qu’au niveau du service gestion fournisseur. 

Ce rapport est exclusivement destiné à informer, et à être utilisé, par le comité d'audit, la direction, et d’autres structures internes à l’entreprise.Nous serions heureux de discuter de ces commentaires avec vous, et de vous assister, si vous le souhaitez, dans la mise en œuvre des suggestions proposées.

Signature

Page 120: Audit achat

Merci pour votre attention Merci pour votre attention

Page 121: Audit achat

Bibliographie & Webographie

Jean-charles BECOUR & Henri BOUGUIN « audit opérationnel », efficacité, efficience ou sécurité,. Edition Economica, 2eme edition 1996

X. Leclerq « l’audit du service achat », Edition Dunod entreprise,2003 Bécour J-C., Bouquin H « Audit opérationnel », Edition Economica, 1991. Roger PERROTIN, Le marketing achats, Editions « d’Organisation », 2000. Rapport de stage de conception: « L’audit du cycle « Achats- fournisseurs » au

sein de la société AMENDIS, encadrant pédagogique : M. CHRAIBI

http://pagesperso-orange.fr/zeurg/qualite_iso_9001/procedure_audit_fournisseur.htm

http://www.hlc.fr/audit-fournisseurs-cPath1_26.html http://www.connaissance-network.com/formation-professionnelle-continue/

formation-realiser-un-audit-de-ses-fournisseurs-a1068.pdf http://www.qualite-info.net/Conferences/080408_CCI_auditfr.pdf