audit de la fonction achat marche daliat

Inspection Gnrale

IG. 06-21 - exemplaire n

RAPPORT AUDIT

DE LA FONCTION ACHAT - MARCHE A LA DIRECTION DES ACHATS, DE LA LOGISTIQUE, DES

IMPLANTATIONS ADMINISTRATIVES ET DES TRANSPORTS

- octobre 2007 -

Rapporteurs : [ .. , Inspecteur gnral .. , Charge de mission .. , Charge de mission .. , Charge de mission .. , Charge de mission .. , Attach dadministration ]

INSPECTION GENERALE - rapport n 06-21

NOTE DE SYNTHESE du

RAPPORT DEFINITIF

Audit de la fonction achat-march de la direction des achats, de la logistique, des implantations administratives et des transports

- octobre 2007 -

Ayant pour mission de fournir des services et moyens ncessaires au fonctionnement

de la Ville de Paris, la direction des moyens gnraux cre en 2002, devient, en 2006, la direction des achats, de la logistique, des implantations administratives et des transports (DALIAT). Cette dnomination nouvelle identifie clairement les comptences et les missions de la direction, et notamment lachat, dsormais trs explicite.

La direction audite comprend quatre acteurs significatifs de la fonction achat-

march : la sous direction des achats, le service technique des transports automobiles municipaux, le bureau des marchs et la commission interne des marchs. Les deux premires entits cites ont un rle dacheteur.

La DALIAT dispose dune vritable cartographie de ses achats. Elle sait ce quelle

achte et comment elle lachte. Lvolution des marchs notifis par la DALIAT entre 2004 et 2006 traduit leffort fourni par cette direction pour rpondre plus largement aux besoins des services utilisateurs. Sa capacit maximale dachat est ainsi pass de 113 millions deuros en 2004 prs de 201 millions deuros en 2006. Compte tenu du montant de chaque march et de lallongement de la dure des marchs, cest bien videmment lappel doffres qui est la procdure principalement utilise par cette direction, les marchs tant par ailleurs surtout bons de commande en raison de la nature mme des prestations mises disposition des services municipaux et dpartementaux.

Lors des prcdents audits de la fonction achat-march dans plusieurs directions de la

Ville de Paris, il avait t constat une absence daffichage de la politique dachat. Ce nest

pas le cas de la DALIAT qui dispose dorientations stratgiques affiches clairement : prsenter une meilleure offre globale aux directions, proposer une meilleure accessibilit de loffre, diffuser de meilleures pratiques dachat et mettre en place un contrle de gestion efficace. Ces orientations sont dclines en actions suivies par des indicateurs prcis. Il convient dajouter que la prise en compte de lenvironnement dans les achats de la DALIAT figure parmi les proccupations fortes de cette direction, que ce soit lors de la dfinition des besoins, de la slection des offres et dans lutilisation des produits. Les outils de pilotage de la DALIAT sont nombreux et de qualit illustrant lexistence dun vritable contrle de gestion des achats. Cependant, les auditeurs ont constat une surabondance de linformation, au demeurant insuffisamment diffrencie en fonction des destinataires, ce qui nuit sa lisibilit, et labsence dindicateurs relatifs la satisfaction des utilisateurs.

La DALIAT a mis en place des outils de programmation, partags par lensemble des

services de la Ville de Paris, lui permettant de connatre ltat davancement des consultations. Les directions sont systmatiquement consultes lors du lancement dun nouveau march ou loccasion dun renouvellement, certaines trs en amont lorsquil sagit de prestations ou fournitures spcifiques. Parfois, lvaluation des achats repose sur une relle programmation des besoins, comme cest le cas des copieurs et des vhicules. La dfinition du besoin en interne saccompagne dune connaissance relle de loffre. Toutefois, cette connaissance mrite dtre formalise.

Sur la procdure dachat, on remarque une certaine retenue mettre en place des

processus innovants en matire de passation des marchs publics mme si on constate une progression en ce domaine : enchres inverses, groupements de commandes entre la mairie et le dpartement de Paris.

Si la DALIAT utilise majoritairement au moins trois critres pour noter les offres des

candidats, le critre dominant est la valeur technique. On doit signaler la part grandissante du critre environnemental comme lment de slection des offres et le recours la notion de cot global comme composante du critre prix. Nanmoins, il ressort que les analyses des offres paraissent dans certains cas incohrentes, parfois peu claires. Un effort vers une plus grande explicitation des critres et des mthodes de notation parat ncessaire.

Les procdures dexcution des marchs de la DALIAT sont le reflet de limportant

mouvement de modernisation de lachat initi par cette direction ds 2004 avec la dmatrialisation des bons de commande. Labandon progressif constat de la centralisation des commandes la DALIAT avant transmission aux fournisseurs et la mise en place de la commande en ligne constituent la suite logique des processus innovants de la commande publique. Ces deux derniers lments sont des facteurs majeurs favorisant la transformation normale de la sous direction des achats comme ple seulement acheteur , les fonctions d approvisionneur basculant vers lutilisateur final.

Le positionnement de la DALIAT comme direction acheteuse est parfaitement identifie par les directions utilisatrices. Certes, cette direction bnficie dune image positive caractrise par son professionnalisme, et son rle en matire de modernisation. Nanmoins, elle doit aller encore plus loin dans sa relation avec les utilisateurs notamment par la mise en place de contrats dobjectifs pour officialiser des engagements concrets sur des segments significatifs dachat, par ltablissement dindicateurs permettant dapprcier lattractivit de ses marchs auprs des directions et des mairies darrondissement et par la gnralisation des groupes dutilisateurs.

R.O.C. - Audit de la fonction achat march la direction des achats, de la logistique, des implantations administratives et des transports (octobre 2007)

Inspection Gnrale de la Ville de Paris 1/81

SOMMAIRE Introduction _______________________________________________________________ 3 1. Les entites et instances impliques dans lachat ________________________________ 4

1.1. Quatre acteurs significatifs de la fonction achat-march ___________________________5 1.1.1. La sous direction des achats _______________________________________________________5 1.1.2. Le service technique des transports automobiles municipaux _____________________________8 1.1.3. Le bureau des marchs ___________________________________________________________9 1.1.4. La commission interne des marchs________________________________________________10

1.2. Des comptences reconnues dacheteur et dapprovisionneur______________________11 1.2.1. Les comptences des acteurs _____________________________________________________11 1.2.2. Lexpertise ___________________________________________________________________14

2. La cartographie des achats de la direction____________________________________ 15 2.1. Une direction au service des autres entits de la Ville de Paris _____________________15 2.2. Deux grands services acheteurs_______________________________________________17

2.2.1. Les achats de la sous direction des achats ___________________________________________18 2.2.2. Le service technique des transports automobiles municipaux ____________________________20

2.3. Lvolution des dpenses sur les marchs de la DALIAT__________________________22 2.3.1. Une sensible augmentation des dpenses sur les marchs de la sous direction des achats en

2005, stabilise en 2006 _________________________________________________________23 2.3.2. Une nette diminution des dpenses lies aux marchs du service technique des transports

automobiles municipaux_________________________________________________________25 3. La dfinition et la mesure de latteinte des objectifs achat _______________________ 28

3.1. Des objectifs clairs, affichs et volutifs ________________________________________28 3.2. La prise en compte de lenvironnement dans les achats : les actions co

responsables menes par la DALIAT __________________________________________30 3.2.1. La recherche des exigences environnementales applicables lors de la dfinition du besoin _____31 3.2.2. La fixation de critres environnementaux de slection des offres _________________________31 3.2.3. La prise en compte de lenvironnement dans lutilisation des produits _____________________31

3.3. Le contrle et le pilotage des achats : vers la recherche dune plus grande efficacit de linformation ___________________________________________________________32

3.3.1. La mise en place des tableaux de bord : une dmarche pragmatique de dfinition des indicateurs centrs sur les objectifs et les activits_____________________________________32

3.3.2. La ncessit dune information plus slective en adquation avec les besoins des destinataires __________________________________________________________________34

3.3.3. Le manque dindicateurs relatifs la satisfaction des utilisateurs et la performance conomique de lachat__________________________________________________________35

4. Le processus de passation des marchs ______________________________________ 38 4.1. La programmation et la planification des achats ________________________________38 4.2. Le recensement et lestimation des besoins _____________________________________39 4.3. Un choix rduit de la procdure ______________________________________________42

4.3.1. Le recours oblig la procdure dappel doffres ouvert _____________________________42 4.3.2. Mais des voies de diversification possibles ________________________________________43

4.4. La mise en concurrence et la publicit _________________________________________45



4.5. Ltablissement du dossier de consultation des entreprises ________________________46 4.6. La dure interne de la procdure _____________________________________________47

5. Lanalyse des offres ______________________________________________________ 49 5.1. La varit des critres danalyse des offres _____________________________________50

5.1.1. La valeur technique : principal critre de slection des offres ____________________________52 5.2. Lexamen dtaill du critre financier : les mthodes de notation utilises ___________54

5.2.1. Le contenu du critre prix : vers un cot global ______________________________________54 5.2.2. La comparaison des offres financires ______________________________________________56

6. La passation des commandes et lexcution des marchs ________________________ 58 6.1. La modernisation du processus de commande, facteur defficacit de lachat_________59

6.1.1. La mise en place des bons de commande dmatrialiss ________________________________59 6.1.2. Lexprience de la carte dachat___________________________________________________61 6.1.3. La commande en ligne __________________________________________________________63

6.2. Les procdures dexcution : la diversit des schmas dorganisation et des supports de commande______________________________________________________64

6.3. Vers la fin du contrle systmatique par la DALIAT des bons de commande _________66 7. Les relations avec les directions utilisatrices __________________________________ 68

7.1. La DALIAT en tant que direction acheteuse : un positionnement clairement identifi par les directions utilisatrices _________________________________________68

7.1.1. Le large recours aux marchs de la DALIAT_________________________________________68 7.1.2. La rationalisation sur certaines catgories dachat _____________________________________72 7.1.3. La DALIAT : des comptences au service des directions utilisatrices______________________73

7.2. La ncessaire animation des groupes dutilisateurs ______________________________73 Tableau synoptique des propositions __________________________________________ 75 Glossaire _________________________________________________________________ 78 Liste des personnes rencontres_______________________________________________ 79



INTRODUCTION

Par note du 11 septembre 2006, le Maire de Paris a charg lInspection gnrale de laudit de la fonction achat march de la direction des moyens gnraux, devenue depuis la direction des achats, de la logistique, des implantations administratives et des transports.

Cet audit sinscrit dans la dmarche de mise en uvre et de dveloppement dune politique achats au sein de la collectivit parisienne, conduite sous lgide du secrtariat gnral et de la direction des finances. Il a deux objectifs : dresser un diagnostic de la fonction achats au sein de la direction audite (politique achat, organisation, processus de la commande publique, performance) et proposer, au vu de ce constat, des mesures daccompagnement.

Il faut signaler que, portant sur une priode dtermine 2004-2006, laudit est par nature rducteur dans une approche dynamique mettant en exergue les progrs raliss par la direction tant avant 2003 quaprs 2006.

Le prsent rapport contient sept parties.

La premire partie dcrit les diffrents services et les comptences des acteurs de la fonction achat-march de la direction des achats, de la logistique, des implantations administratives et des transports.

La deuxime partie tablit la cartographie des achats. Son objet est de connatre les achats et les procdures utilises au sein de la direction des achats, de la logistique, des implantations administratives et des transports direction.

La troisime partie concerne la politique achat de la direction, son pilotage et ses modes de contrle.

La quatrime partie aborde le processus de passation des marchs au sein de la direction audite.

La cinquime partie examine les mthodes utilises par la direction audite pour apprcier les offres des candidats aux marchs.

La sixime partie expose les diffrents modes de passation des commandes et dexcution des marchs de la direction concerne par cet audit.

La dernire partie dcrit les relations de la direction des achats, de la logistique, des implantations administratives et des transports avec les directions utilisatrices de ses achats.

Par ailleurs, afin de faciliter la lecture de ce rapport, un glossaire figure la fin de ce document.



1. LES ENTITES ET INSTANCES IMPLIQUEES DANS LACHAT Issue de la partition de lancienne direction de la logistique, des tlcommunications et

de linformation, la direction des moyens gnraux1 a t cre en 20022. Elle devient, en 20063, la direction des achats, de la logistique, des implantations administratives et des transports (DALIAT).

Sa mission est de fournir des services et des moyens ncessaires au fonctionnement de la Ville de Paris.

Selon larrt du 11 aot 2006, la DALIAT se compose de deux sous directions (la sous direction des achats et la sous direction des implantations administratives et de la logistique), du service technique des transports automobiles municipaux et du service des ressources fonctionnelles.

Larrt de 2006 constitue le terme actuel dune volution entame depuis juillet 2002 se traduisant par un repositionnement des services pour mieux conduire les missions fondamentales de la direction. La nouvelle dnomination de la direction identifie clairement les notions reprsentatives de ses comptences et notamment celle des achats, prsent trs explicite.

Entre juillet 2002 et aot 2006, la direction semble organise de faon identique. Elle se compose constamment de services rattachs la directrice ou au directeur, de deux sous directions, dun service technique et dun service. Toutefois, cette apparente stabilit recouvre de nombreux mouvements internes qui ont clarifi lorganisation.

Ainsi, la plupart des services rattachs directement au directeur ont disparu ou ont t repositionns dans les sous directions et services4. Le bureau des marchs fonction transversale a t transfr de la sous direction des achats au service des affaires gnrales (devenu ensuite service des ressources fonctionnelles) avec une comptence largie lensemble des services de la direction. La sous direction des moyens (devenue sous direction des implantations administratives et de la logistique) a t profondment restructure notamment par la constitution dun service des activits logistiques transversales, transform ensuite en service de gestion des prestations logistiques5. Le service technique des transports automobiles municipaux distingue dsormais les services rattachs directement au chef du service et les autres. Enfin, en 2006, un poste de directeur adjoint est cr.

1 Fixe par un arrt du 25 juillet 2002, lorganisation de la direction des moyens gnraux a t modifie le 20 mars 2003, le 23 janvier 2004 et le 11 aot 2006.

2 Arrt portant rforme des structures gnrales de la Ville de Paris du 15 juillet 2002.

3 Arrt du 11 aot 2006.

4 En 2002, ils comprenaient un charg de mission charg des affaires signales auquel tait rattache une mission pompes funbres, un conseiller technique pour les marchs qui assurait notamment le contrle juridique, une mission modernisation qualit et le secrtariat particulier du directeur. En 2006, il ny a plus que le secrtariat particulier qui est rattach directement la directrice.

5 Il comprend un ple de gestion dimplantation constitu de 3 agences de gestion, dun bureau de lorganisation du courrier qui encadre par ailleurs une mission affranchissement, dun bureau de la programmation des implantations administratives auquel est rattache une mission protection contre lincendie.



Cet inventaire nest pas exhaustif. Il montre que les missions de la DALIAT se sont prcises depuis juillet 2002 et que la direction a modifi et rationalis son organisation pour remplir le plus efficacement possible les missions confies.

Cela tant, lachat la DALIAT est le fait de deux services : la sous direction des achats (228 marchs notifis de 2004 2006) et le service technique des transports automobiles municipaux (136 marchs notifis de 2004 2006). Comme acteur significatif, il convient dy ajouter le bureau des marchs du service des ressources fonctionnelles et la commission interne des marchs.

1.1. Quatre acteurs significatifs de la fonction achat-march

1.1.1. La sous direction des achats6 Comptant environ 70 agents, la sous direction des achats est compose de deux bureaux,

le bureau des prestations et des fournitures et le bureau de lhabillement.

1.1.1.1.1. Le bureau des prestations et fournitures Responsable actuellement denviron 160 marchs, le bureau des prestations et

fournitures achte des produits ou fournit des prestations communs au moins deux directions. Il nintervient pas pour lachat de produits spcifiques comme par exemple le mobilier des crches ou des bibliothques. Les achats se font pour une part sur catalogue, rduit dans certains cas, correspondant aux besoins de la ville.

Les pices techniques des marchs sont rdiges par les responsables de section et leurs adjoints. Les pices administratives sont le plus souvent des documents type dont le bureau des marchs du service des ressources fonctionnelles assure la cohrence, le suivi et la mise jour.

Ce bureau a largi son primtre dactivit. Ainsi, les achats de prestations de nettoyage par exemple ont connu une croissance importante en 2005 avec lintgration des marchs de fongibles de la direction des affaires scolaires et, en juin 2006, le nettoyage des vitres des coles parisiennes. A terme, il doit intgrer aussi les marchs de mme nature des crches et ceux des bibliothques.

Cinq sections composent ce bureau : la section des prestations de nettoyage, la section des prestations diverses, la section des fournitures et du mobilier, la section des imprims, la section des matriels.

6 Dans les tableaux qui figurent dans ce rapport, le sigle SDA signifie sous direction des achats.



La section des prestations de nettoyage7 Elle passe des marchs de prestations de nettoyage8 (locaux, vitres) et de blanchisserie,

de fournitures et matriels (appareils sanitaires, produits dentretien).

Le responsable de la section associe le maximum dexperts la rdaction des clauses techniques (mdecins du bureau des risques et de la prvention professionnelle de la direction des ressources humaines pour des prestations de nettoyage de locaux et lachat des fongibles dentretien, responsables du bureau du service intrieur de la sous direction des implantations administratives et de la logistique qui assure le nettoyage en rgie).

La section des fournitures et du mobilier9 La section des fournitures et du mobilier passe des marchs de fournitures de bureau, de

papier, de consommables informatiques, de matriel demballage, de mobilier de bureau et de collectivit, de coupes et mdailles et de bons dachat.

Pour certains secteurs, la section dveloppe une politique dachat spcifique. Cest le cas pour les consommables informatiques en incitant les utilisateurs lemploi de produits compatibles, pour lutilisation de papier recycl, pour la rcupration des consommables informatiques, pour le mobilier que la section tente de standardiser au maximum.

La section des imprims10 Elle gre essentiellement les imprims administratifs et subsidiairement quelques

imprims de communication.

Elle passe des marchs pour la fourniture dimprims administratifs (papier en-tte, livrets de famille, carnets de sant, registres divers), les fournitures de papeterie des lus et lachat de prestations de reprographie spcifique (tirage de plan pour la direction du patrimoine et de larchitecture ou la direction de lurbanisme).

7 Elle est compose de 7 personnes : 1 attach (catgorie A), 2 secrtaires administratifs (catgorie B) et 3 adjoints administratifs (catgorie C) auxquels il faut ajouter un agent des services techniques (catgorie C).

8 Le nettoyage externalis des locaux porte sur 25 % du parc immobilier de la Ville de Paris. Il convient de signaler que la section a rcupr rcemment le march de nettoyage des conservatoires suite leur municipalisation. 9 La sous-section des fournitures comprend un agent de catgorie B et 3 agents de catgorie C. La sous-section du mobilier comprend 2 agents de catgorie B et 1 agent de catgorie C. Elles sont sous lautorit dun cadre A en poste depuis 2 ans.

10 La section comprend un agent de catgorie A chef de la section, imprimeur de formation, 1 agent de catgorie B et 3 agents de catgorie C.



La section des matriels11 Elle passe des marchs relatifs lacquisition et la maintenance des copieurs

(photocopieurs, duplicopieurs, copieurs de plans), de massicots, de relieuses, de matriels pour le son et limage, de matriels lectromnagers, de classeurs rotatifs, de timbres secs et de machines affranchir.

Il convient dajouter que cette section assure une expertise auprs des directions pour les copieurs. Sur ses crdits, elle gre environ 50% du parc des copieurs (identification, maintenance, renouvellement, mise au rebut, taux de rotation des matriels).

Elle est par ailleurs le rfrent de la DALIAT pour les acquisitions et la maintenance des matriels et logiciels de la direction et celui de la sous direction des achats pour tout ce qui concerne les requtes THEMISA et lvolution du logiciel GASTON.

La section des prestations diverses12 La section des prestations diverses passe des marchs de prestations de dmnagement,

de stockage et manutention, de traiteurs et dpicerie. Elle a aussi en charge un march de prestation de transport arien des personnels de la Ville de Paris et un march pour la fourniture et la pose de drapeaux destins au pavoisement des btiments municipaux.

Pour les prestations de dmnagement, cette section assure une mission dexpertise pour les directions utilisatrices, lexception des circonscriptions des affaires scolaires. Elle assure lorganisation des dmnagements raliss sur ses marchs.

1.1.1.1.2. Le bureau de lhabillement13 Le bureau de lhabillement fournit lhabillement environ 27 000 agents bnficiant

dun vtement de travail pour des raisons dhygine, de scurit ou didentification (reprsentation), et des effets de protection ou de scurit. Ce bureau occupe une place particulire dans la fonction achat-march dans la mesure o il conoit et spcifie lui-mme la majeure partie des vtements quil fait fabriquer.

Il comprend une section technique, une section administrative, une section logistique et deux sections de gestion des dotations.

La section technique14 assure en premier lieu le contrle de qualit des chantillons fournis par les entreprises dans les procdures de march, et ralise le contrle de qualit des vtements livrs, par sondage. Elle participe en second lieu llaboration des notices techniques, sous le contrle du chef de bureau. La section administrative15 passe les

11 Elle est compose dun agent de catgorie B, chef de la section, deux agents de catgorie B et quatre de catgorie C dont un temps partiel.

12 Elle est compose de 5 agents : un attach, une secrtaire administrative et deux adjoints administratifs temps partiel (80%) et un ouvrier professionnel.

13 Il est compos de 33 agents.

14 Elle se compose de deux techniciennes, lune en habillement, lautre en cuirs et peaux matriaux souples -chaussure et de 4 ouvriers professionnels.

15 Compose dune adjointe administrative.



commandes auprs des fournisseurs, en assure le suivi et le paiement. Les autres sections se situent en amont et en aval de la fonction achat - march. La section logistique gre les stocks, assure la mise en sac des dotations individuelles et distribue les vtements et quipements aux agents16.

1.1.2. Le service technique des transports automobiles municipaux17 Ce service est la fois transporteur, loueur et rparateur de vhicules. Cest un

intgrateur de prestations dans le monde du transport. Il comprend environ 500 agents et gre un budget de fonctionnement denviron 35 millions deuros. Cest un centre de computation spar de lunivers Ville de Paris pour lapprciation des seuils des marchs. La politique environnementale, le systme de quasi auto assurance (franchise de 76 225 par sinistre), lactivit de revente de vhicules sont trois spcificits qui orientent la politique et les pratiques dachat du service.

Toutes les entits18 sont directement rattaches au chef de service, lexception de la section fonctionnelle et technique qui relve de ladjoint au chef du service.

La section fonctionnelle et technique La section fonctionnelle et technique occupe une place centrale : elle intervient ds quil

y a achat commun plusieurs sections. En particulier, elle gre les marchs transversaux la division des vhicules lgers et des vhicules industriels et des transports (contrles techniques, achats de carburants, assurance et contentieux, travaux sur les sites et systmes dinformation).

Elle comprend trois entits, la division technique, la division informatique et les activits administratives qui, toutes trois, participent lexcution de la fonction achat-march.

La division des vhicules lgers (DVL) Elle achte des berlines, des petits utilitaires, des motocyclettes, scooters, cyclomoteurs,

vlos, ainsi que les pices dtaches pour lentretien des vhicules dont elle a la gestion19. Il y a un magasin de stockage des pices dtaches sur le site Ivry et un dpt sur le site Edison dans le 13me arrondissement de Paris mais seules les pices dtaches dusage courant sont stockes.

16 Les cahiers des charges imposent aux fournisseurs un conditionnement et un tiquetage trs prcis des articles qui permettent un suivi prcis des stocks.

17 Dans les tableaux qui figurent dans ce rapport, le sigle STTAM signifie service technique des transports automobiles municipaux.

18 Elles sont constitues dun conseiller en prvention des risques professionnels, du secrtariat du chef de service, de deux divisions oprationnelles (division des vhicules lgers et division des vhicules industriels et des transports), dune agence et dune mission qualit.

19 Le parc gr est constitu denviron 1500 berlines, 1000 fourgonnettes, le reste soit peu prs 500 units tant constitu de motos, scooters, vlos.



La division des vhicules industriels et des transports (DVIT) Elle achte principalement des gros utilitaires, des poids lourds et engins techniques

ainsi que des prestations pour des amnagements spcifiques sur ces vhicules, de mme que des pices dtaches pour des quipements spciaux (grues, chariots porteurs et lvateurs). Cette division gre galement des magasins sur deux sites (Vitry et Pouchet), avec une antenne sur le site de Saint Ouen.

Lagence transports automobiles municipaux. Cette agence gre des conventions et des marchs de transports. Elle est charge des

contacts avec les utilisateurs du service technique des transports automobiles municipaux. Les marchs passs par lagence ont pour objet de rpondre des demandes vnementielles (feu dartifice, Solidays, marathon de Paris, Paris plage) ou des besoins ponctuels.

1.1.3. Le bureau des marchs Aprs avoir dpendu de la sous direction des achats, le bureau des marchs est rattach

au service des ressources fonctionnelles20. Lobjectif principal de la cration de ce bureau tait dassurer un contrle juridique centralis de la consultation pour lensemble de la direction avec comme consquence de dcharger les acheteurs de la phase administrative de passation des marchs. Par ailleurs, ce bureau est un des lments cls de la commission interne des marchs de la DALIAT et il est responsable de larchivage des marchs.

Le bureau des marchs gre la procdure administrative de la publicit la notification du march. Il intervient en tant quinstance de validation de la rdaction des projets dappel doffres. Il relit les pices des marchs et donne son visa. Ensuite, le projet de march suit le circuit hirarchique jusquau Conseil de Paris.

Il rdige la publicit pour les acheteurs, distribue les dossiers de consultation des entreprises, enregistre les plis et les chantillons reus. Il organise les sances de la commission interne des marchs de la DALIAT et inscrit, si ncessaire, les marchs de la direction lordre du jour de la commission dappel doffres. Il relit le rapport danalyse des offres rdig par le service acheteur.

Il diffuse les notes de cette direction et veille lapplication de ses observations. Il rdige des documents pour la mise en uvre des notes juridiques, pour expliquer les changements intervenus dans le code des marchs publics et des fiches pratiques.

Il intervient systmatiquement pour les marchs passs en la forme adapte suprieurs 10 000 HT et, indpendamment du montant, lorsquun certain degr de formalisme simpose. Il sassure que la traabilit de la ngociation est insre dans le dossier de march qui est archiv.

Le bureau des marchs fournit par intranet les dispositions du code des marchs publics et une srie de documents type aux services de la DALIAT. Ces documents partags entre tous les acteurs de la fonction achat - march de la DALIAT sont trs complets (plus dune

20 Cest en 1999 quau sein du bureau de la logistique (qui correspond toutes choses gales par ailleurs au bureau des prestations et fournitures) apparat une section des affaires juridiques. En 2002, cette section est rige en bureau des marchs au sein de la sous direction des achats.



centaine) et actualiss. Dans la forme, ils sont un facteur de cohrence dans la prsentation au sein de la DALIAT.

1.1.4. La commission interne des marchs Deux arrts du 17 juin 2004 ont cr dans chaque direction des commissions internes

des marchs. Elles ont comptence pour ouvrir la premire enveloppe des marchs soumis la commission dappel doffres et les offres des marchs passs en la forme adapte dont les montants sont suprieurs 90.000 HT et dmettre un avis sur leur attribution.

Une seule commission interne des marchs a t cre la direction examinant la fois les dossiers municipaux, dpartementaux et ceux du service technique des transports automobiles municipaux.

Elle est prside par la directrice de la DALIAT qui peut se faire reprsenter par le sous-directeur des achats, avec, comme supplant, le chef du bureau des prestations et fournitures. Les autres membres permanents de la commission interne des marchs sont le chef du service des affaires gnrales, le chef du service technique des transports automobiles municipaux et le chef du bureau des marchs. Pour viter toute confusion, il parat pertinent de ne pas faire siger avec voix dlibrative un agent relevant du service ou de la sous direction dont un march pass en la forme adapte est examin au fond. Par ailleurs, compte tenu dsormais de lexistence dun directeur adjoint, la composition de la commission interne des marchs de la DALIAT devrait tre revue pour prendre en compte ce nouveau niveau de responsabilit.

Proposition 1 : lors des avis mis pour lattribution dun march pass en la forme adapte, la commission interne des marchs ne doit pas comporter de membre de la sous direction ou du service concern par le march examin.

Proposition 2 : modifier la composition de la commission interne des marchs pour intgrer le nouvel emploi de directeur adjoint.

Il convient de signaler que la DALIAT a trs rapidement mis en uvre la commission interne des marchs puisque la premire runion sest tenue le 1er avril 200421. Les dates de runion de cette commission sont fixes pour assurer une gestion fluide des dossiers. En effet, la commission se runit le lendemain de la date de remise des offres fixe la plupart du temps un mardi. Il reste donc un dlai pour que les candidats compltent, si ncessaire, leur dossier de candidature avant la runion de la commission dappel doffres qui se tient le lundi qui suit.

Les runions sur un dossier soumis la commission interne des marchs font lobjet dun procs-verbal sign par les membres prsents. Il est archiv au sein de chaque dossier de march. Une meilleure traabilit de ces runions et avis pourrait tre complte par un registre spcifique tenu par le bureau des marchs.

21 Elle a examin les enveloppes candidature de lappel doffres relatif des prestations de nettoyage de locaux pour des sites relevant de la Ville de Paris en 8 lots spars.



Proposition 3 : assurer une traabilit des dossiers examins en commission interne des marchs en mettant en place un fichier reprenant tous les ordres du jour de la commission interne des marchs et les avis mis par elle.

1.2. Des comptences reconnues dacheteur et dapprovisionneur

1.2.1. Les comptences des acteurs Afin de disposer dune vision plus prcise sur lorganisation des responsabilits et la

rpartition des comptences, un questionnaire a t envoy 104 agents de la DALIAT22. La liste de ces agents, identifis par la DALIAT comme impliqus dans le processus achat, a t tablie par la direction. Ce questionnaire vise obtenir des informations sur le travail ralis par ces agents, les difficults quils rencontrent et leurs suggestions damlioration en matire dachat-march.

Le taux de rponse au questionnaire est satisfaisant puisque 59 agents ont retourn le questionnaire, soit 56,7%23.

Par entit administrative, le bureau des prestations et fournitures occupe une place prpondrante avec plus du tiers des rponses (34%) suivi par le service technique des transports automobiles municipaux (25% des rponses). Si le bureau de lhabillement a le poids le plus faible (7% des rponses), cela rsulte simplement du peu dagents de ce bureau qui a t adress le questionnaire24.

Limplication des agents est contraste. Les agents de catgorie A ont peu rpondu au questionnaire (27% des rponses). La mobilisation est relle pour les agents de catgorie C (37% des rponses) et de catgorie B (29% de rponses).Une analyse prcise du taux de rponse des agents de catgorie A fait apparatre une situation trs htrogne. On constate en effet un trs faible nombre de rponses des agents dencadrement du bureau des prestations et des fournitures25 et, un degr moindre, de la sous direction des implantations administratives et de la logistique26. A contrario, il faut souligner que lencadrement du service technique des transports automobiles municipaux sest trs impliqu dans le questionnaire : 78% des agents de catgorie A y ont particip.

22 La DALIAT a identifi 104 agents impliqus dans le processus achat, quand la direction de la protection de lenvironnement recensait 642 agents, la direction de la voirie et des dplacements 195, la direction du patrimoine et de larchitecture 193, la direction gnrale de linformation et de la communication 41 et la direction de la jeunesse et des sports 92.

23 Pour rappel, les taux de rponse taient de 74 % pour la direction du patrimoine et de larchitecture 195, 64 % pour la direction de la jeunesse et des sports, 51 % pour la direction de la protection de lenvironnement, 39 % pour la direction de la voirie et des dplacements et 38 % pour la direction gnrale de linformation et de la communication.

24 6 agents concerns avec 4 rponses.

25 83 % dentre eux nont pas rpondu au questionnaire.

26 63% des agents de catgorie A de cette sous direction nont pas rpondu.



1.2.1.1. Les services de la DALIAT hors service technique des transports automobiles municipaux

Les agents de la DALIAT hors service technique des transports automobiles municipaux reprsentent 75% de lensemble des questionnaires retourns.27

Tous grades confondus, la tche la plus rgulirement exerce est dassurer les relations avec les autres directions ou services. Par ordre dimportance dcroissante, les autres fonctions concernent exclusivement lexcution : suivre la consommation du service (53%), rdiger les bons de commande (41%), vrifier la conformit de la livraison/service fait (37%), saisir comptablement les factures (33%).

Tches effectues rgulirement par les agents de la DALIAT hors TAM

26%

27%

31%

31%

32%

33%

37%

41%

53%

56%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

Rpondre aux questions des candidats

Rdiger les pices administrat ives du march

Elaborer un tableau de bord des achats et marchs

Suivre les nouveaux produits qui sortent

Df inir les besoins

Saisir comptablement les factures

Vrif ier la conformit de la livraison/service fait

Rdiger bon de commande ou OS

Suivre la consommation du service

Assurer les relat ions avec les autres directions ou services en mat ire d'achatsmarchs

Toutefois, ce tableau est principalement le reflet des activits ralises par les catgories C et B, les catgories A tant minoritaires dans les rponses.

En ralit, il existe des diffrences sensibles entre les agents de catgorie A, B et C traduisant des champs de responsabilits distincts (acheteur et/ou approvisionneur, juridique, budgtaire, comptable ou non).

Les cinq fonctions les plus rgulirement effectues par les agents de catgorie A sont situes, pour quatre dentre elles, avant la dcision dattribution dun march28. La principale est danalyser les offres. La description que ces agents font de leurs tches correspond globalement celles dun acheteur. Compte tenu du faible nombre de rponses des agents de catgorie A, il convient dtre nuanc sur cette conclusion.

27 Ils se rpartissent, en nombre de rponses, en 47% dagents de catgorie C (20 agents), 30% de catgorie B (13 agents) et 19% de catgorie A (8 agents).

28 Analyser les offres (63%), suivre les nouveaux produits qui sortent (50%), suivre la consommation du service (50%), prparer et rdiger le CCTP (50%), dfinir les besoins (50%).



En revanche, la principale tche des agents de catgories B est dassurer les relations avec dautres directions, et lessentiel de leurs activits est trs diffrent : le suivi de la consommation, la rdaction des pices administratives, la prospection des nouveaux produits et la dfinition des critres de choix des entreprises29.

Quant aux agents de catgorie C, les tches les plus rgulirement ralises concernent lexcution des marchs publics. Toutefois, la premire tche qui leur incombe est galement dassurer les relations avec les autres directions (60%).

On constate bien chez les agents des catgories B et C un rel souci dentretenir des relations de type client/fournisseur avec les directions utilisatrices des marchs de la DALIAT. Cette dmarche est incontestablement porter au crdit de la direction audite.

1.2.1.2. Le service technique des transports automobiles municipaux Les agents du service technique des transports automobiles municipaux reprsentent

25% de lensemble des questionnaires retourns avec une majorit dagents de catgorie A 53%, contre 27% pour les catgories B30.

Cela tant, la diffrence des autres services de la DALIAT, on constate, dans les tches les plus rgulirement exerces, une similitude entre les catgories A et B.

En effet, les trois principales fonctions sont identiques pour les deux catgories : vrifier le service fait, suivre la consommation du service, rdiger des bons de commande. Cest partir de la quatrime tche la plus rgulirement exerce que la diffrence se manifeste : dfinir les critres de choix des entreprises pour les agents de catgorie A, demander un devis au fournisseur pour les agents de catgorie B.

Tches effectues rgulirement par les agents TAM de catgorie A

25%

25%

29%

38%

38%

38%

50%

50%

50%

50%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

Analyser les off res

Rdiger les rapports d'analyse d'off res


Dfinir les besoins

Demander un devis au fournisseur

Assurer les relat ions avec les autres direct ions ou services enmatire d'achats marchs

Dfinir les critres de choix des entreprises


Suivre la consommat ion du service


29 Assurer les relations avec les directions (69%), suivre la consommation du service (64%), rdiger les pices administratives du march (58%), suivre les nouveaux produits qui sortent (50%), dfinir les critres de choix des entreprises (42%).

30 Seulement deux agents de catgorie C ont rpondu rendant impossible toute analyse sur cette catgorie.



Tches effectues rgulirement par les agents TAM de catgorire B

33%

33%

33%

33%

33%

33%

33%

67%

67%

67%

67%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

Dfinir les besoins

Procder une prospection pralable de l'tat du march

Rechercher les fournisseurs

Signif ier et not if ier les marchs autres que M PA

Elaborer un tableau de bord des achats et marchs


Avoir des contacts sur les achats avec d'autres ent its extrieures la Ville

Demander un devis au fournisseur


Suivre la consommation du service


Cette similitude est pour le service technique des transports automobiles municipaux la traduction normale de sa double activit : il est la fois acheteur et approvisionneur dans le cadre dun budget annexe.

1.2.2. Lexpertise Dans le questionnaire, il tait demand aux agents de prciser les fonctions quils

considraient comme leurs points forts et celles quils avaient des difficults raliser.

Comme pour lanalyse des comptences rgulirement exerces, il convient de distinguer le service technique des transports automobiles municipaux des autres entits de la DALIAT.

Pour les agents de catgorie A de la DALIAT hors service technique des transports automobiles municipaux, les deux premiers points forts pour 83% des agents sont de rdiger les rapports danalyse doffres et de participer des ngociations. Or, ce ne sont pas des tches effectues rgulirement par ces agents. En revanche parmi les tches effectues rgulirement par ces agents, analyser les offres et prparer le CCTP font partie de leurs points forts 71% et 67%. Les deux difficults principales rencontres sont la dfinition des besoins (pour 50% dentre eux) et davoir des contacts avec dautres entits extrieures la Ville de Paris (pour 43% dentre eux). En ce qui concerne les agents de catgorie B et C, on relve une cohrence globale entre les tches les plus rgulirement exerces et les points dexpertise. Quant aux difficults signales, elles concernent des activits en dehors de leur champ normal de comptences.

Pour le service technique des transports automobiles municipaux, toutes catgories confondues, il existe une cohrence globale entre les tches les plus rgulirement exerces et les points dexpertise. Les agents des catgories A ont pour principale difficult davoir des contacts avec des entits extrieures la Ville de Paris. La premire difficult que rencontrent les agents de catgorie B est la dfinition des critres de choix des entreprises pour 67% dentre eux.



2. LA CARTOGRAPHIE DES ACHATS DE LA DIRECTION Force est de constater que la DALIAT dispose dune vritable cartographie de ses

achats. Elle sait ce quelle achte et comment elle lachte. Ce constat, surtout vrai pour la sous direction des achats, mrite dtre soulign.

Les auditeurs ont apprhend la cartographie des achats de la DALIAT selon deux axes :

- une analyse de ses marchs notifis entre 2004 et 2006 sur la base dun fichier fourni par la direction,

- une analyse des dpenses engages annuellement par la mairie et le dpartement de Paris sur les marchs DALIAT partir de fichiers consolidant les dpenses hors service technique des transports automobiles municipaux (source THEMISA) et les dpenses du service technique des transports automobiles municipaux (source civil finances).

On prcise que, dans la suite du rapport et dans la mesure o tout march alloti a un numro de march spcifique par lot, il faut entendre par march tout lot attribu.

Par ailleurs, ce rapport utilise frquemment lexpression capacit maximale dachat . Utilise par la DALIAT elle-mme, cette expression correspond au montant maximum sur la dure la plus longue prvue dans le march31. Cest cette signification qui est donne la capacit maximale dachat dans la suite du rapport.

2.1. Une direction au service des autres entits de la Ville de Paris Lvolution des marchs notifis par la DALIAT entre 2004 et 2006 traduit leffort

fourni par la direction pour rpondre plus largement aux besoins des directions utilisatrices.

Si lon considre le nombre annuel de marchs notifis par la DALIAT, il apparat que celui-ci est identique pour 2004 et 2006 avec 187 marchs. En revanche, lanne 2005 est marque par une baisse sensible de ce nombre (142).

Si lon sen tient la capacit maximale dachat32 gnr par ces marchs, celle-ci augmente fortement : prs de 113 M en 2004 contre 200,9 M en 2006.

31 Ainsi la dure maximale dun march dun an renouvelable trois fois est de 4 annes. Le montant total des achats est le montant maximum sur les 4 annes.

32Hors les quelques marchs de la DALIAT dont le montant maximum est exprim en quantits et non en euros.



Evolution comparative du nombre de procdures notifies et des capacits maximales d'achat entre 2004 et 2006 (en %)

-60%

-40%

-20%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

2004 2005 2006

nb de procdures capacit maximale d'achat

Afin de rpondre aux nouvelles demandes, la DALIAT a augment significativement les seuils maximaux des marchs. Cette augmentation explique le recours renforc la procdure de lappel doffres (79 appels doffres notifis en 2004, 119 en 2006), alors qua contrario le recours au march procdure adapte diminue (103 marchs passs en la forme adapte en 2004, 58 en 2006). Lappel doffres qui reprsentait ainsi 42% des marchs en 2004 devient largement prpondrant en 2006 avec 64% du nombre de marchs notifis cette anne l. Inversement, les marchs passs en la forme adapte, majoritaires en nombre en 2004 (55%), ne constituent plus que 31% du nombre des marchs notifies en 2006. Les autres types de marchs (march ngoci, march de larticle 30 du code des marchs publics) sont trs peu utiliss par la DALIAT.

Evolution des types de procdures utiliss par la DALIAT pour ses marchs entre 2004 et 2006 (en nombre de procdures)

79

103

5 0

54

74

113

119

58

7 3

AOO MPA/MSFP MN Art.30

2004 2005 2006

En termes de poids financier, les appels doffres prdominent puisquils concentrent eux seuls entre 93 % de la capacit maximale dachat de lensemble des marchs notifis en 2006 (98% en 2004 et 88% en 2005.

Par ailleurs, lallongement de la dure des appels doffres contribue accrotre leur capacit maximale dachat : en effet, si 56% des appels doffres notifis en 2004 avaient une



dure maximale de 4 ans (un an reconductible 3 fois), ce pourcentage passe 85% en 2005 et 97% en 2006.

On constate de mme une nette tendance, en 2006 par rapport 2004, lutilisation de marchs bons de commandes. Ainsi les marchs bons de commande reprsentent 75% des marchs notifis en 2006 contre 50% en 2004.

Evolution de la form e des m archs notifis par la DALIAT entre 2004 e t 2006 (en nom bre)

94 89

3

69

1

141

46

1

71

1

MAC Marchs ordinaires Mixte Tranches

2004 2005 2006

2.2. Deux grands services acheteurs La rpartition de la capacit maximale des marchs notifis entre 2004 et 2006 par

service de la DALIAT montre la prdominance de deux grands ples acheteurs : la sous direction des achats et le service technique des transports automobiles municipaux.

Evolution des marchs DALIAT en capacit maximale d'achat (en HT)

020 000 000

40 000 00060 000 000

80 000 000100 000 000120 000 000

140 000 000160 000 000

180 000 000200 000 000

SDA SDIAL SRF STTAM Total

2004 2005 2006



La sous direction des implantations administratives et de la logistique gre trs peu de marchs publics. En 2004, elle a notifi 7 marchs passs en la forme adapte (5 pour des fournitures de matriels et mobiliers techniques et 2 tudes), en 2005 4 marchs (2 marchs ngocis pour des fournitures pour signaltique et 2 marchs passs en la forme adapte ayant pour objet la gestion du courrier) et, en 2006, 4 marchs passs en la forme adapte (2 marchs passs en la forme adapte ayant trait la recherche de site immobilier, un march pass en la forme adapte de prestations intellectuelles pour la dsignation dun mandataire scurit et un march pass en la forme adapte pour une formation). Le montant total notifi de ces marchs reste trs faible (entre 205 000 et 489 000 annuel) et slve en moyenne 0,2 % de la capacit maximale dachat de lensemble des marchs de la DALIAT entre 2004 et 2006.

Le service des ressources fonctionnelles gre un nombre significatif de marchs bien quen nette diminution (55 marchs notifis en 2004, 30 en 2006). Il sagit uniquement de marchs de formation dont le montant notifi est ngligeable compar au montant global maximum des marchs notifis par la direction.

2.2.1. Les achats de la sous direction des achats La sous direction des achats est le premier service acheteur de la DALIAT mme si le

nombre annuel de ses marchs notifis varie fortement dune anne lautre : 75 en 2004, 45 en 2005 et 108 en 200633. Sa capacit maximale dachat varie linstar de son nombre annuel de marchs notifis : 109,5 M en 2004 (soit 97% de la capacit maximale dachat des marchs notifis en 2004 par la DALIAT), 36,7 M en 2005 (soit 67%) et 129,9 M en 2006 (soit 65%).

Sur la priode 2004-2006, 2 sections sur les 5 qui constituent le bureau des prestations et fournitures ont des capacits maximales dachat particulirement leves : la section des fournitures et du mobilier et la section des prestations de nettoyage.

Part de la capacit m axim ale d'achat de la SDA par section ou bureau (priode 2004 - 2006)

Prestations diverses19,6M

7%Imprims32,3M

12%

Habillement34,3M

12%

Matriels41,6M

15%

Nettoyage70,9M

26%

Fournitures et mobilier77,2M

28%

33 Le nombre des marchs de la sous direction des achats reprsente 40% des marchs de la direction en 2004, 32% en 2005 et 58% en 2006.



Lvolution du nombre de marchs notifis est variable suivant les sections ou bureau de la sous direction des achats.

Evolution du nom bre de m archs notifis par section ou bureau de la SDA entre 2004 e t 2006

132

14

75

2321

511

45

1169 5 6

40

141526

108

7

Habillement Fournitureset mobilier

Imprims Matriels Prestationsdiverses

Nettoyage Total

2004 2005 2006

Deux sections sont particulirement remarquables du fait de laccroissement du nombre de leurs procdures notifies en 2006 : la section des matriels et la section des prestations de nettoyage.

La section des matriels a connu une augmentation constante et trs importante du nombre de ses marchs notifis entre 2004 et 2005 : 5 en 2004, 14 en 2005 et 40 en 2006. Cette volution sexplique notamment par la notification en 2006 de 14 marchs dacquisition/maintenance de photocopieurs et de 9 marchs de fournitures dappareils lectromnagers.

La section des prestations de nettoyage a plus que doubl le nombre de ses marchs notifis en 2006 passant de 11 procdures en 2004 et 2005 26 procdures en 2006. 14 marchs de prestations de nettoyage de vitres ont notamment t notifis en 2006.

Labsence de marchs diversifis dans la section des imprims et le fait que les renouvellements des marchs dimprims surviennent tous les 3 / 4 ans expliquent lvolution spcifique du nombre annuel des marchs notifis de cette section : 23 marchs en 2004, 0 en 2005 et 7 en 2006.

En termes de capacit maximale dachat, lvolution par section ou bureau de la sous direction des achats est parallle celle du nombre annuel de marchs notifis.



Evolution de la capacit m axim ale d'achat par section ou bureau de la SDA (en euros)

0

20 000 000

40 000 000

60 000 000

80 000 000

100 000 000

120 000 000

140 000 000

Imprims Prestationsdiverses

Habillement Fournitureset mobilier

Matriels Nettoyage Total

2004 2005 2006

La sous direction des achats passe presque exclusivement des marchs bons de commande (95 % de ses procdures).

88 % des procdures utilises par la sous direction des achats sont des appels doffres ouverts. Seule la section prestations diverses utilise moins frquemment cette procdure (57% dappels doffres et 43 % darticle 30 du code des marchs publics34).

2.2.2. Le service technique des transports automobiles municipaux Le service technique des transports automobiles municipaux constitue le second ple

dachat de la DALIAT. Le service achte des vhicules, du carrossage, de lexpertise, des pices dtaches, du carburant, des travaux de btiment, des fournitures et matriels pour la rgie de travaux, de lassurance, des logiciels spcifiques au mtier de lautomobile, des tudes, de la rparation automobile, de la prestation automobile (location de vhicules spcifiques, de loutillage, des mobiliers divers, de la formation, etc.)

volution des marchs notifis par le service technique des transports automobiles municipaux entre 2004 et 2006

2004 2005 2006nombre de marchs notifis 50 42 44en % du nombre total de marchs DALIAT 27% 30% 24%capacit maximale d'achat (en M) 3,2 17,2 70,9en % de la capacit max. d'achat de la DALIAT 3% 32% 35%

Si le nombre de marchs notifis par le service technique des transports automobiles municipaux a lgrement diminu entre 2004 et 2006 (50 marchs notifis en 2004, 44 en 2006), la capacit maximale dachat engendre par ces marchs a, quant elle, connu une trs importante progression35 : elle slevait 3,2 M pour les marchs notifis en 2004, 17,2 M

34 Cette procdure est utilise pour les prestations traiteurs.

35 Cette progression doit cependant tre minimise dans la mesure o 14 marchs du service technique des transports automobiles municipaux (carburants, amnagements carrosserie, fournitures diverses) nont pu tre



pour les marchs notifis en 2005 et 70,9 M pour les marchs notifis en 2006 soit une capacit maximale dachat multiplie par plus de 22 en lespace de 2 ans. Le recours de plus en plus important la procdure de lappel doffres et la dure allonge des marchs36 sont clairement des facteurs de laugmentation de la capacit dachat du service technique des transports automobiles municipaux entre 2004 et 2006.

Les types de marchs utiliss par le service technique des transports automobiles municipaux ont sensiblement volu entre 2004 et 2006. Le recours au march procdure adapte diminue fortement (34 marchs passs en la forme adapte notifis en 2004, 16 en 2006) alors que la procdure de lappel doffres est de plus en plus privilgie (12 appels doffres notifis en 2004, 21 en 2006).

Evolution du type de procdures des m archs notifis par le STTAM(en nom bre)

12

34

4

1917

6

21

16

4 3

AOO MPA/MSFP MN art.30

2004 2005 2006

Paralllement, on note une nette tendance lutilisation de marchs bons de commande. Ceux-ci reprsentent 48% des marchs notifis par le service technique des transports automobiles municipaux en 2004, 60% en 2005 et 80% en 2006.

Au sein du service technique des transports automobiles municipaux, la section fonctionnelle et technique (SFT) est le premier service en nombre de marchs grs. En capacit maximale dachat, sa position par rapport aux autres services acheteurs est prminente. Lvolution du nombre de procdures notifies entre 2004 et 2006 montre en outre un renforcement de cette prdominance en 2006 (la section fonctionnelle et technique est responsable de 54% des marchs notifis par le service technique des transports automobiles municipaux en 2004, 61% en 2006).

comptabiliss en raison de montants maximum exprims en quantit et non en euro (8 marchs en 2004 et 6 en 2005).

36 Les marchs ayant une dure thorique de 4 ans - 1 an reconductible 3 fois - reprsentent 14 % des marchs notifis par le service technique des transports automobiles municipaux en 2004, 55 % en 2005 et 73 % en 2006.



Rpartition par service du STTAM des m archs notifis entre 2004 e t 2006

Agence17

13%

DVL19

14%

DVIT24

18%

SFT76

55%

Rpartition par service du STTAM des m archs notifis entre 2004 e t 2006 en capacit m axim ale d'achat

DVL 4,7 M

5 %

SFT79,5 M 87 %

DVIT3,6 M

4%

Agence 3,3 M 4 %

2.3. Lvolution des dpenses sur les marchs de la DALIAT Les auditeurs ont apprhend les dpenses annuelles sur les marchs de la DALIAT

partir des montants des engagements juridiques passs sur ces marchs. Les dpenses nont en effet pas pu tre tablies partir des mandats, aucun outil informatique ne permettant une telle requte compte tenu du nombre de marchs passs par la DALIAT et du nombre dutilisateurs de ces marchs.

Les tableaux qui suivent ont t raliss partir de fichiers transmis par la DALIAT provenant eux-mmes de deux sources : lapplication CIVIL FINANCES pour les engagements juridiques du service technique des transports automobiles municipaux37 et lapplication THEMISA pour les engagements juridiques des autres services. Pour lobtention de ces derniers, lextraction THEMISA a t effectue partir des numros des marchs de la DALIAT.

37 Ce service, ayant un budget annexe, ne saisit pas ses engagements juridiques dans THEMISA.



On prcisera enfin que les dpenses prsentes ci-aprs recouvrent tous les types de marchs passs par la DALIAT, formaliss ou non.

Lvolution des dpenses sur les marchs DALIAT est marque par un lger pic en 2005. Elles passent en effet de 50,4 M en 2004 56,9 M en 2005 (+ 13%) pour retomber 52,8 M en 2006 soit une augmentation de 5 % entre 2004 et 2006.

2.3.1. Une sensible augmentation des dpenses sur les marchs de la sous direction des achats en 2005, stabilise en 2006

Les dpenses sur les marchs de la sous direction des achats augmentent sensiblement entre 2004 et 2005 (de 31,5 M 36,4 M soit + 15,5 %) mais restent stables en 2006 avec un montant total de 36,2 M. De faon gnrale, la dpense augmente car la couverture dintervention de la DALIAT en tant que direction responsable de marchs sest accre. Cette volution varie quelque peu suivant les services acheteurs de la sous direction des achats.

Evolution du m ontant total des engagem ents juridiques par entit de la SDA (en TTC)

Prest. diverses

Imprims

Habillement

Matriels

Nettoyage

Fournitures et mobilier

2 000 000

3 000 000

4 000 000

5 000 000

6 000 000

7 000 000

8 000 000

9 000 000

10 000 000

2004 2005 2006

Les dpenses lies aux marchs du bureau de lhabillement connaissent une notable diminution en 2005 (- 10%) qui se maintient en 2006. Ces dpenses passent ainsi de 5,7 M en 2004 5,07 M en 2006 soit une baisse globale de 11%. Comme le fait remarquer la DALIAT dans sa rponse au rapport provisoire, cette diminution sexplique essentiellement par la baisse des crdits des directions utilisatrices qui sont passs de 1,230M en 2005 0,977 M en 2006 (soit une baisse de 20.56 % sur un an), alors que les crdits du bureau de lhabillement augmentaient de 4,5 4,619 M (+ 2,64 %) .

Les dpenses gnres par les marchs de la section des imprims sont en lgre rgression entre 2004 et 2006 (respectivement 4 M et 3,8 M soit - 4%).

Les dpenses lies aux marchs de la section des fournitures et du mobilier passent de 8,9 M en 2004 9,5 M en 2006 (soit + 8%). Cette augmentation se constate ds 2005, les dpenses restant stables en 2006.

Les dpenses relatives aux marchs des trois autres sections sont en nette augmentation particulirement en 2005.



La progression du montant des engagements juridiques sur les marchs de la section des prestations de nettoyage est forte, passant ainsi de 6 M en 2004 8,75 M en 2005 pour stablir 8 M en 2006 (soit + 31% entre 2004 et 2006). Laugmentation des dpenses entre 2004 et 2005 est le fait de la direction des affaires scolaires et de la direction de laction sociale, de lenfance et de la sant dont le montant des engagements juridiques passent respectivement de 70 K 1,09 M et de 348 K 1,85 M. En 2006, les dpenses de ces deux directions diminuent nettement38 (200 K pour la direction des affaires scolaires et 770 K pour la direction de laction sociale, de lenfante et de la sant) mais limpact fort des dpenses des mairies darrondissement39 (1,4 M) sur les marchs de prestations de nettoyage explique le maintien global des dpenses 8 M.

Laugmentation des dpenses sur les marchs de la section des matriels est galement importante. De 4,6 M en 2004, elles passent 5,7 M en 2005 (soit + 25%) pour atteindre 5,9 M en 2006 soit une croissance de 30% sur la priode 2004-2006. Cette forte progression sexplique par laccroissement des dpenses en lectromnager (+137% entre 2004 et 2005) du fait de lutilisation de ces marchs par la direction des affaires scolaires et de la direction de la famille et de la petite enfance partir de 2005.

Les dpenses lies la section des prestations diverses sont celles qui connaissent la plus forte progression (+ 69% entre 2004 et 2006 dont +51 % entre 2004 et 2005), mme si cette section est celle dont les montants annuels de dpenses sont les moins levs (2,3 M en 2004, 3,4 M en 2005 et 3,8 M en 2006). Les dpenses de dmnagement augmentent ainsi de 81% entre 2004 et 2005 principalement du fait de lutilisation de ces marchs par la direction des affaires scolaires, celle de stockage et logistique de 50% du fait de la direction des affaires scolaires et de la direction de la famille et de la petite enfance.

En 2006, la rpartition par service acheteur des dpenses sur les marchs de la sous direction des achats est la suivante.

Rpartition du montant des engagements juridiques 2006 par service gestionnaire de la SDA

Fournitures et mobilier9,6M26%

Nettoyage7,9M22% Matriels

5,9M16%

Habillement5,1M14%

Imprims3,8M11%

Prest. diverses3,8M11%

38 Dans sa rponse au rapport provisoire, la DALIAT indique que cette baisse sexplique par le report des dpenses effectues prcdemment sur les marchs propres aux directions sur les nouveaux supports juridiques proposs par la DALIAT .

39 Cest en effet compter du 1er janvier 2006 que les mairies darrondissement ont eu la possibilit de commander sur les marchs transversaux de la Ville de Paris.



2.3.2. Une nette diminution des dpenses lies aux marchs du service technique des transports automobiles municipaux

Contrairement la sous direction des achats, le service technique des transports automobiles municipaux na pas pour mission principale de mettre disposition des directions de la ville des supports juridiques dachat. Son statut particulier en tant que budget annexe lui confre davantage le rle de prestataire de services pour lensemble des directions de la ville que dentit acheteuse.

Lvolution entre 2004 et 2006 des dpenses engendres par les marchs du service technique des transports automobiles municipaux est prsente dans le graphique ci-dessous.

On constate quaprs une sensible augmentation entre 2004 et 2005, les dpenses lies aux marchs du service technique des transports automobiles municipaux sont en trs nette rgression en 2006 (18,5 M en 2004, 20,3 M en 2005 et 15,3 M en 2006 soit -20 % par rapport 2005, - 12% par rapport 2004)40.

La part des dpenses sur les marchs procdure adapte est faible. En 2004 et 2005, elle reprsente, avec 2 M, 10 11% des dpenses totales. En 2006, elle stablissent 0,6 M soit 4% des dpenses totales.

Si lon considre les autres dpenses sur les marchs du service technique des transports automobiles municipaux, il apparat tout dabord que ces marchs sont utiliss au premier chef par le service lui-mme. Le graphique suivant montre quen 2006, les engagements juridiques du service technique des transports automobiles municipaux sur leurs propres marchs slvent 9,7 M soit 62% des dpenses totales hors marchs passs en la forme adapte.

Parts du montant 2006 des engagements juridiques sur les marchs (hors MPA) du STTAM par service

utilisateur

DJS1%

0,1M

DPA1%

0,2M

DPJEV6%1M

DPE27%

4,2MSTTAM

62%9,7M

Autres services3%

0,5M

DPE : direction de la protection de l'environnementDPJEV : direction des parcs et jardins et espaces vertsDPA : direction du patrimoine te de l'architectureDJS : direction de la jeunesse et des sports

40 Cette diminution rsulte de la concertation trs approfondie conduite par la DALIAT pour mettre au point le march dachat des vhicules (voir infra).



La direction de la protection de lenvironnement est le deuxime service utilisateur des marchs du service technique des transports automobiles municipaux auxquels elle a recours de manire constante et importante. En 2006, le montant de ses engagements juridiques sur les marchs du service technique des transports automobiles municipaux est de 4,2 M soit 27% des dpenses totales. La direction des parcs, jardins et espaces verts est le troisime service utilisateur mais avec un montant dengagements juridiques beaucoup plus faible (1M soit 6% de lensemble des dpenses sur ces marchs en 2006). Les autres directions de la Ville utilisent peu les marchs du service technique des transports automobiles municipaux.

La grande majorit des dpenses de la direction de la protection de lenvironnement et de la direction des parcs, jardins et espaces verts sur les marchs du service technique des transports automobiles municipaux concerne des dpenses de carburants. Celles-ci reprsentent entre 84% et 91% des dpenses de la direction de la protection de lenvironnement suivant les annes (les autres dpenses ayant trait pour lessentiel lachat de pices dtaches) et 94% des dpenses de la direction des parcs, jardins et espaces verts.

Par ailleurs, la rpartition, par objet, des dpenses ralises sur les marchs du service technique des transports automobiles municipaux (hors marchs passs en la forme adapte) et tous services utilisateurs confondus, montre que celles-ci ont trait principalement la fourniture de carburants (7 M en 2006 soit 45% du montant des engagements juridiques), lachat de vhicules (4,3 M en 2006 soit 27%) et la fourniture de pices dtaches et accessoires (2,7 M en 2006 soit 17%).

Part du montant 2006 des engagements juridiques sur les marchs hors MPA du STTAM par type de dpenses (en M TTC)

Carburants7M46%

Vhicules, 2 roues, grues, bennes,

nacelles, chariots lvateurs

4,3M27%

Pices dtaches et accessoires

2,7M17%

Autres0,7M

4%Amnagement carrosseries

0,5M3%

Travaux0,5M3%

Lvolution des dpenses sur les marchs publics du service technique des transports automobiles municipaux (hors marchs passs en la forme adapte) rsulte clairement de lvolution des dpenses propres du service technique des transports automobiles municipaux ainsi que le montre le graphique suivant.



Evolution du montant des engagements juridiques sur marchs du STTAM hors MPA (en TTC) selon les principaux services utilisateurs

DPE

DPJEV

STTAM

Total

0

2 000 000

4 000 000

6 000 000

8 000 000

10 000 000

12 000 000

14 000 000

16 000 000

18 000 000

20 000 000

2004 2005 2006

Si les montants des engagements juridiques de la direction de la protection de lenvironnement et la direction des parcs, jardins et espaces verts connaissent une croissance modre entre 2004 et 2006 (respectivement 14% et 11%), ceux du service technique des transports automobiles municipaux aprs une hausse notable entre 2004 et 2005 (+ 11%) diminuent fortement entre 2005 et 2006 (- 24%). Ils slvent 11,4 M en 2004 contre 9,6 M en 2006 soit une baisse globale de 15%.

Si lon examine les trois premiers postes de dpenses du service technique des transports automobiles municipaux sur ses propres marchs (hors marchs passs en la forme adapte), on constate que la forte baisse du montant de ses engagements juridiques en 2006 est lie une trs importante diminution des achats de vhicules, tout type confondu. Ces achats slvent 6,4 M en 2004, 7,5 M en 2005 et 4,3 M en 2006 soit une baisse de 43% entre 2005 et 2006 et de 34% entre 2004 et 2006.

La rgression des achats de vhicules par le service technique des transports automobiles municipaux concerne la division des vhicules industriels et des transports (DVIT) et surtout la division des vhicules lgers (DVL).

achats vhicules 2004 2005 2006 vol 04/05 vol 05/06 vol 04/06DVIT 3 185 669 3 423 049 2 577 283 7% -25% -19%DVL 3 071 897 3 398 805 1 223 262 11% -64% -60%

La DALIAT souligne les deux principales raisons de la baisse de ces achats en 2006 : - Une mise en place tardive des nouveaux marchs dachat des vhicules, qui a

ncessit une trs large et trs profonde concertation entre la DALIAT et lensemble des acteurs municipaux concerns par les cibles et les choix de cette consultation ;

- Limpact de la rduction du parc automobile municipal engag sur lobjectif politique de -10% fix par lexcutif municipal, dont les premiers effets ont pu tre apprcis en 2006 (restitution de plus de 100 vhicules gs, sans demande de remplacement).



3. LA DEFINITION ET LA MESURE DE LATTEINTE DES OBJECTIFS ACHAT

3.1. Des objectifs clairs, affichs et volutifs Lors des prcdents audits de la fonction achat-march dans plusieurs directions de la

Ville de Paris, il avait t constat une absence daffichage de la politique achat41. Ce nest pas le cas de la DALIAT qui dispose dorientations stratgiques affiches. Cette caractristique est ancienne : ds 1989, la direction de ladministration gnrale qui englobait notamment les comptences de la DALIAT avait mis en place une gestion par objectif avec des indicateurs prcis.

Cette constatation vaut pour la seule sous direction des achats. Les autres services, en particulier le service technique des transports automobiles municipaux, nont pas de politique achat affiche. Toutefois, lexamen des rapports danalyse des offres et les entretiens avec les responsables de ce service technique montrent que de rels lments dune politique achat existe. Une formalisation est ncessaire pour une meilleure appropriation par lensemble des agents tant du service lui-mme que des utilisateurs.

Proposition 4 : formaliser et afficher la politique achats de tous les ples acheteurs de la DALIAT.

Lors du colloque tenu le 12 octobre 2004 sur la modernisation de lachat, trois objectifs avaient t retenus : prsenter une meilleure offre globale aux directions utilisatrices, proposer une meilleure accessibilit de loffre, diffuser de meilleures pratiques achat. Le mmorandum des savoir-faire de la sous direction des achats Lachat efficace publi en octobre 2005 affiche un quatrime objectif ( Mettre en place un contrle de gestion efficace ).

Les orientations stratgiques sont dclines en objectifs oprationnels assortis dindicateurs. Cette dmarche constitue une approche structure de la stratgie dachat quil convient de souligner. La clart avec laquelle celle-ci est expose permet sans difficult de prsenter de faon synthtique les objectifs, actions et indicateurs, comme le montrent les schmas ci-dessous.

41 Bien que les directions aient une politique achat.



Dclinaison de la stratgie dachat 2004 2005 (daprs le Mmorandum des savoir-faire de la sous direction des achats : Lachat efficace ,

Octobre 2005)42

Objectif 1 : Prsenter une meilleure offre globale aux directions

Cration de nouveaux marchs dans des secteurs non couverts

Meilleure cohrence dans les gammes (marchs existants complts)

Meilleure disponibilit (augmentation des seuils)

Nombre de marchs transversaux et capacit maximale dachat correspondante

Taux de couverture par famille dachat pour lesquelles la DALIAT est DRM

Nombre de commandes traites par les services de la DALIAT

Objectif 2 : Proposer une meilleure accessibilit de loffre

Dveloppement de linformation achat sur loutil intranet

Mise en place des bons de commande dmatrialiss

Modernisation des procdures visant faciliter la commande (commande en ligne, carte achat)

Nombre de pages internet et documents mis en ligne

Nombre de bons de commande dmatrialiss

Objectifs et actions Indicateurs clefs

Objectif 3 : Diffuser de meilleures pratiques achat

Conseil aux services dans le choix des produits, la gestion des stocks, loptimisation du cot des achats

Animation de groupes utilisateurs et de cercles de qualit

Mise en pratique du dveloppement durable

Buzzy ratios (*) Volume des achats de papier

recycl

Nombre de consommables informatiques recycls

Objectif 4 : Mettre en place un contrle de gestion efficace

Cration doutils fiables et pertinents Dfinition de pistes dconomie

Production et diffusion priodique des tableaux de bord

Gains conomiques raliss par catgorie dachat

(*) Lexpression Buzzy ratios est utilise par lAssociation des Directeurs et Responsables de Services Gnraux (ARSEG) pour dsigner une base dindicateurs aliments par les membres de lassociation et reprsentatifs des principaux mtiers des servicesgnraux (amnagement, restauration collective, scurit maintenance). Ces indicateurs favorisent une dmarche de benchmarking .

42 La liste des indicateurs figurant dans le tableau nest pas exhaustive : elle rsulte de la prsentation des objectifs de politique achat telle quelle figure dans le mmorandum des savoir faire de la sous direction des achats.



La dernire version du mmorandum (fvrier 2007) prsente une actualisation de la politique achat de la sous direction des achats en retenant pour la priode 2006 2007 cinq objectifs :

- fiabiliser et scuriser les marchs transversaux : optimisation de la part de march de la sous direction des achats (taux de couverture sur les familles dachat) ;

- promouvoir les achats responsables : slection des fournisseurs, applications des clauses sociales et environnementales, prvention des risques, traabilit, contrle qualit ;

- assurer une offre conomique et de qualit : satisfaction des clients internes et optimisation du cot global ;

- proposer une offre facile dutilisation : amlioration de linformation achat et simplification des procdures de commande par la dmatrialisation ;

- sinsrer dans une dmarche de progrs et dvaluation permanente : conseil aux services, animation de groupes utilisateurs, pilotage par les tableaux de bord.

3.2. La prise en compte de lenvironnement dans les achats : les actions co responsables menes par la DALIAT Depuis 2007, la prise en compte de la protection de lenvironnement dans les achats est

un des axes stratgiques retenus par la DALIAT : Promouvoir des achats responsables . Lanalyse des marchs et des rapports danalyse des offres sur la priode 2004-06 ralise par lInspection gnrale a montr que cette proccupation environnementale est trs antrieure lanne 2007.

Conformment au Guide de lachat public co responsable publi en 2004 par le Groupe permanent dtude des marchs dveloppement durable et environnement43, les actions conduites par la DALIAT en matire de dveloppement durable portent la fois sur :

la satisfaction du besoin et la recherche systmatique des exigences environnementales susceptibles dtre appliques ce besoin ;

la fixation de critres de slection des offres caractre environnemental ; la slection de fournisseurs rpondant des normes de certification

environnementale ;

la prise en compte de lenvironnement dans lutilisation qui sera faite des produits achets.

Le dveloppement durable ne se limite donc par uniquement lintroduction de clauses environnementales dans les marchs. Il relve en effet dune dmarche globale constamment prsente.

43 Guide labor et publi sous lgide du ministre de lconomie et des finances et du ministre de lcologie et du dveloppement durable.



3.2.1. La recherche des exigences environnementales applicables lors de la dfinition du besoin

Lanalyse des cahiers des clauses techniques particulires montre que, au-del de la seule satisfaction des besoins, les acheteurs de la DALIAT ont dfini des exigences particulires en matire environnementale. A titre dexemple, les consultations suivantes peuvent tre cites :

March de produits dentretien mnagers : la valeur technique des offres est notamment apprcie au regard de la biodgradabilit des produits ;

March de mobilier de bureau standard : les composants des mobiliers modulaires doivent relever dco labels europens ;

March de transports collectifs de personnes : les offres des socits prestataires doivent comporter des lments permettant dapprcier leur valeur environnementale : conduite douce , installation de pots catalytiques, rduction des nuisances sonores, etc.

Lobjet mme du march traduit souvent ces exigences. Tel est le cas pour lachat de papier ( papier recycl ), la fourniture de carburant ( carburants verts ou moins polluants ), lachat de vhicules ( vhicules particuliers prioritairement moins polluants , etc.).

3.2.2. La fixation de critres environnementaux de slection des offres La performance en matire de protection de lenvironnement est un critre de slection

des offres dans 16% des rapports danalyse des offres examins. Ce pourcentage devrait tre major sil tait tenu compte galement des sous-critres : en effet, la valeur technique de loffre peut tre dcline en sous-critres dont celui de lenvironnement.

A ce niveau, deux types daction et dengagement de la part de lentreprise candidate sont valus : dune part, la valeur environnementale intrinsque des fournitures et prestations acquises, et, dautre part, les efforts raliss par les prestataires en matire de protection de lenvironnement (normes de certification) dans leurs processus de production et de commercialisation.

3.2.3. La prise en compte de lenvironnement dans lutilisation des produits La proccupation environnementale apparat galement lorsque sont valus des

paramtres lis lutilisation des fournitures ou des matriels acquis. Ainsi, pour les matriels tels les copieurs, la dtermination dun cot global

audit de la fonction achat marche daliat

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