présentation gtd

GTD®GTD®Getting Things DoneGetting Things Done

(marque déposée de David Allen & Co)

www.davidco.com

GTD® GTD® « « Getting Things DoneGetting Things Done » »

Méthode d’organisation personnelle créée par David Allen il y a plus de 30 ans

Des millions de lecteurs des livres :• Getting Things Done• Making it all work

Une société dédiée: www.davidco.com

Des résultats… à condition de l’appliquer !

2PRE GTD SCoRE+JBS

PRE GTD SCoRE+JBS 3

Quelle est votre situation ?Quelle est votre situation ?

4PRE GTD SCoRE+JBS

PRE GTD SCoRE+JBS 5

D’où vient le stress ?D’où vient le stress ?

Lorsque nous conservons des tâches à faire à l’esprit• Le cerveau a peur de les oublier• Et vous les rappelle lorsque vous ne les faites pas

– Soit au plus mauvais moment !

Il faut se vider la tête régulièrementMettre en place une « boîte de réception »

Qu’attendez-vous ?Qu’attendez-vous ?

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Où vous situez-vous ?Où vous situez-vous ?

Sur une échelle de 1 à 10• 1 = désordre total• 10 = organisation idéale

Vous êtes au niveau : ?

7PRE GTD SCoRE+JBS

Que faites-vous déjà ?Que faites-vous déjà ?

8PRE GTD SCoRE+JBS

Vous savez déjà pratiquer GTD !Vous savez déjà pratiquer GTD !

Vous savez déjà faire des listes !• Lorsque vous avez trop

de choses à retenir• Lorsque vous êtes

stressé• Pour vous simplifier la

vie

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Getting Things DoneGetting Things Done

GTD c’est : Garder une tête vide Des actions concrètes• rangées dans des listes

– à jour

Pour être productif … en restant serein !

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Les activités GTDLes activités GTD

Collecter ses idées Identifier les actions Organiser les actions en

listes• Savoir organiser ses

projets Être efficace dans la

réalisation Maintenir ses listes à jour

• Prendre de l’altitude

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Collecter ses idéesCollecter ses idées

S’effectue en permanence

Noter tous les « trucs » qui viennent à l’esprit• Dès qu’ils apparaissent• Déposer dans la boîte de

réception

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Exercice « Collecter »Exercice « Collecter »

Pour vous aider, les listes de déclenchement personnelle et professionnelle

Des feuilles blanches

Noter tous les « trucs » que vous avez en tête et envers lesquels vous sentez un engagement à faire quelque chose

Les feuilles feront office, temporairement, de boîte de réception

Comment agir ?Comment agir ?

Écrire les « trucs » ne les rend pas actionnables pour autant !

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Identifier les actionsIdentifier les actions Prendre un « truc » dans la

boîte de réception• Ne pas choisir• Ne jamais remettre dans la

boîte Si ce n’est pas actionnable

• Jeter• Ou noter sur une liste

un jour / peut-être• Ou classer (classement A-Z)

Sinon, déterminer le résultat attendu

Déterminer la prochaine action• Concrète et physique• Pour avancer vers le résultat

attendu S’il y a plusieurs actions à

faire• Noter dans la liste des

projets

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Identifier les actionsIdentifier les actions Prendre un « truc » dans la

boîte de réception• Ne pas choisir• Ne jamais remettre dans la

boîte Si ce n’est pas actionnable

• Jeter• Ou noter sur une liste

un jour / peut-être• Ou classer (classement A-Z)

Sinon, déterminer le résultat attendu

Déterminer la prochaine action• Concrète et physique• Pour avancer vers le résultat

attendu S’il y a plusieurs actions à

faire• Noter dans la liste des

projets

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Exercice « Identifier »Exercice « Identifier »

Prendre sur votre liste un « truc » qui n’avance pas depuis longtemps

Répondre à la question : quel est mon résultat attendu derrière ce « truc » ?

Identifier la Prochaine Action concrète et physique qui permet de le faire avancer vers sa réalisation et notez-la.

Ça fait beaucoup d’actions !Ça fait beaucoup d’actions !

Que faire de toutes les « Prochaines Actions » identifiées ?

Comment s’y retrouver ?

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Organiser les actions en listesOrganiser les actions en listes Si la prochaine action

prend moins de 2 minutes• La faire

immédiatement ! Si vous n’êtes pas la

meilleure personne pour faire• Déléguer• Suivre dans la liste

en attente

Si c’est daté• Noter dans le calendrier• Attention, il faudra

impérativement le faire à ce moment-là !

Si c’est un papier daté• Le placer dans l’échéancier

Sinon, le placer dans une liste par contexte• @Bureau• @Maison• @Téléphone• @Déplacement• @personne ou réunion

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Organiser les actions en listesOrganiser les actions en listes Si la prochaine action

prend moins de 2 minutes• La faire

immédiatement ! Si vous n’êtes pas la

meilleure personne pour faire• Déléguer• Suivre dans la liste

en attente

Si c’est daté• Noter dans le calendrier• Attention, il faudra

impérativement le faire à ce moment-là !

Si c’est un papier daté• Le placer dans l’échéancier

Sinon, le placer dans une liste par contexte• @Bureau• @Maison• @Téléphone• @Déplacement• @personne ou réunion

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Exercice « Organiser »Exercice « Organiser »

Prendre certains de vos « trucs » et :• Demandez-vous « Quel est le résultat attendu ? »• Identifier la Prochaine Action• Inscrivez-la sur la fiche Contexte correspondante

Contextes recommandés par GTD : @Bureau, @Maison, @Téléphone, @Déplacement Le contexte « En attente » Le contexte « Un jour / Peut-être »

Quel bazar ?!Quel bazar ?!

Comment s’y retrouver avec autant de listes ? Comment choisir la Prochaine Action à faire ?

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Être efficace dans la réalisationÊtre efficace dans la réalisation Vider l’échéancier

• Dans la boîte de réception• Vider la boîte (cf. « Organiser

les actions en listes ») Consulter le calendrier

• Faire en priorité ces tâches-ci Faire les prochaines actions

• Suivant le contexte• Puis le temps disponible• Puis l’énergie disponible• Puis la priorité

En permanence: penser à se vider la tête !

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Être efficace dans la réalisationÊtre efficace dans la réalisation Vider l’échéancier

• Dans la boîte de réception• Vider la boîte (cf. « Organiser

les actions en listes ») Consulter le calendrier

• Faire en priorité ces tâches-ci Faire les prochaines actions

• Suivant le contexte• Puis le temps disponible• Puis l’énergie disponible• Puis la priorité

En permanence: penser à se vider la tête !

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Exercice « Faire »Exercice « Faire » Continuez à traiter votre « boîte de réception »• Identifier les résultats attendus et les Prochaines Actions• Noter les Prochaines Actions dans les bons contextes

Les contextes classiques : @Bureau, @Maison, @Téléphone, @Déplacement

Les contextes liés à une/des personne(s) « Agenda » : @Chef, @Pointd’Equipe…

Les contextes liés au temps: votre Calendrier !• Heures fixes : rendez-vous• Journée fixe : à faire durant cette journée obligatoirement• Pour les papiers : le « Tickler File ».

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J’ai fait mais ce n’est pas fini !J’ai fait mais ce n’est pas fini !

Lorsque l’on fait une action, le « truc » n’est pas forcément fini

On risque de l’oublier et le stress va revenir !

Gérer ses projets avec GTD (1)Gérer ses projets avec GTD (1) Noter dans la liste des

projets Créer un Projet

• Identifier les buts et principes• Déterminer la vision• Brainstormer• Organiser les idées• Par composants, séquences,

priorités…• Identifier les prochaines

actions Noter les prochaines

actions dans les contextes appropriés

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Gérer ses projets avec GTD (2)Gérer ses projets avec GTD (2) Noter dans la liste des

projets Créer un Projet

• Identifier les buts et principes• Déterminer la vision• Brainstormer• Organiser les idées• Par composants, séquences,

priorités…• Identifier les prochaines

actions Noter les prochaines

actions dans les contextes appropriés

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Exemple de mindmapExemple de mindmap

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Exercice « Projets »Exercice « Projets »

Reprenez votre liste de « trucs » et identifiez tous les projets (deux actions ou plus pour atteindre le but)

Notez ces projets sur votre Liste des Projets

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Oui, mais le projet n’avance pas !Oui, mais le projet n’avance pas ! Parfois, le projet est référencé, mais pourtant il

n’avance pas

Gérer ses projets avec GTD (2)Gérer ses projets avec GTD (2) Noter dans la liste des

projets Créer un Projet

• Identifier les buts et principes• Déterminer la vision• Brainstormer• Organiser les idées• Par composants, séquences,

priorités…• Identifier les prochaines

actions Noter les prochaines

actions dans les contextes appropriés

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« Planification »« Planification »• Planification habituelle :

1. On fonce (action) !2. Quel bazar ! Organisation !3. On n’y arrive pas : brainstorming « qui a

une bonne idée ? »4. Arrivée du consultant : « mais que voulez-

vous faire ?! »

• Planification naturelle® :1. Définir le but et la vision2. Définir les principes à respecter3. Brainstorming (jusqu’au niveau nécessaire)4. Organiser les idées (composants, séquences,

priorités)5. Identifier les Prochaines Actions

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Oui, mais je ne sais pas où je vais !Oui, mais je ne sais pas où je vais !

Parfois, plus que les projets, c’est nous-même qui ne savons pas où nous allons

AltitudesAltitudes

Prochaines Actions Projets Périmètres de

responsabilités Objectifs à 1 ou 2 ans Vision 3 à 5 ans Valeurs personnelles

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Exercice « Altitudes »Exercice « Altitudes » Piste de décollage : Prochaines Actions

Ce qu’il faut faire 10 000 pieds : Projets

Ce qu’il faut terminer 20 000 pieds : Périmètre de responsabilités

Ce qu’il faut maintenir 30 000 pieds : Objectifs à 1 ou 2 ans

Ce que l’on souhaite réaliser 40 000 pieds : Vision 3 à 5 ans

Ce à quoi ressemble le succès à long terme 50 000 pieds : Valeurs

Ce que vous êtes, la manière dont vous « fonctionnez »

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Je n’arriverai jamais à tout faire !Je n’arriverai jamais à tout faire !

Cela fait beaucoup de choses à gérer !

Maintenir ses listes à jourMaintenir ses listes à jour

Revue hebdomadaire• Prochaines actions• En attente• Calendrier (passé et futur)• Un jour / peut-être• Liste des projets• Projets• Se vider complètement la

tête(cf. listes de déclenchement)

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Exercice « Revue hebdomadaire »Exercice « Revue hebdomadaire » Choisissez d’ores et déjà un créneau de 2

heures dans votre agenda pour votre revue hebdomadaire.

O B L I G A T O I R E ! Suggestions :• Vendredi matin ou après-midi• Dimanche soir• Lundi matin

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Le workflow GTDLe workflow GTD

C’est bien beau tout ça, mais comment on déroule la méthode ?

Phase « collecter »Phase « collecter »

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Phase « Identifier »Phase « Identifier »

PRE GTD SCoRE+JBS 42

Phase « Organiser »Phase « Organiser »

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Phase « Faire »Phase « Faire »

PRE GTD SCoRE+JBS 44

Phase « Revoir »Phase « Revoir »

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Et dans la journée…Et dans la journée… Faire le travail prévu

• Calendrier• Échéancier• Listes d’Actions

(selon contexte) Faire le travail qui se

présente• S’il est plus urgent• Sinon, boîte de réception !

Prévoir son travail• Dérouler le workflow GTD

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PRE GTD SCoRE+JBS 47

Organisation pour le mailOrganisation pour le mail

Dossier Boîte d’arrivée = Inbox• On ne choisit pas !• Un élément à la fois• Ne jamais remettre dans la boîte d’arrivée

Dossier AA Prochaines Actions Dossier AA En attente Intégrer la gestion de la boîte mail dans les

revues quotidiennes et hebdomadaires

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Exemple de messagerieExemple de messagerie

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À vous le choix !À vous le choix !

Décider des Prochaines Actions sur les projets dès qu’ils apparaissent sur votre radar puis les grouper efficacement en catégories d’actions à réaliser en fonction du contexte

Éviter de penser à ce qu’il faudrait précisément faire jusqu’au dernier moment, puis brader vos activités pour essayer de rattraper le retard et éteindre les feux

ou

Commencer votre système GTDCommencer votre système GTD Papier ?

• Modèles http://wikinet.group.echonet/display/ITPSGTD

• Orgacity http://www.orgacity.com/

Électronique ?• Téléphone portable • Ordinateur

cf. 4e de couverture de votre livret

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Que vouliez-vous ?Que vouliez-vous ?

Passer d’oublis et de stress

À de la productivité sereine• Des résultats• De l’efficacité• De la sérénité

PRE GTD SCoRE+JBS 51

Supposons que vous pratiquiez Supposons que vous pratiquiez GTD…GTD…

Quelles nouvelles actions de votre part verront vos collègues?

PRE GTD SCoRE+JBS 52

Quelle est votre Prochaine Action ?Quelle est votre Prochaine Action ? Vous saviez déjà faire Vous savez maintenant

faire à fond…

Quelle action rapide pouvez-vous mettre en œuvre immédiatement pour passer de « n » à « n+1 » en matière d’organisation ?

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Qu’en pensez-vous ?Qu’en pensez-vous ?

À l’écoute de vos remarques…

Revue de vos attentes initiales

Quelles sont vos prochaines actions ?

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