présentation gtd

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GTD® GTD® Getting Things Done Getting Things Done (marque déposée de David Allen & Co) www.davidco.com

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Self Improvement


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Présentation de GTD avec exercices, en utilisant le format "Job Breakdown" de TWI

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Page 1: Présentation GTD

GTD®GTD®Getting Things DoneGetting Things Done

(marque déposée de David Allen & Co)

www.davidco.com

Page 2: Présentation GTD

GTD® GTD® « « Getting Things DoneGetting Things Done » »

Méthode d’organisation personnelle créée par David Allen il y a plus de 30 ans

Des millions de lecteurs des livres :• Getting Things Done• Making it all work

Une société dédiée: www.davidco.com

Des résultats… à condition de l’appliquer !

2PRE GTD SCoRE+JBS

Page 3: Présentation GTD

PRE GTD SCoRE+JBS 3

Page 4: Présentation GTD

Quelle est votre situation ?Quelle est votre situation ?

4PRE GTD SCoRE+JBS

Page 5: Présentation GTD

PRE GTD SCoRE+JBS 5

D’où vient le stress ?D’où vient le stress ?

Lorsque nous conservons des tâches à faire à l’esprit• Le cerveau a peur de les oublier• Et vous les rappelle lorsque vous ne les faites pas

– Soit au plus mauvais moment !

Il faut se vider la tête régulièrementMettre en place une « boîte de réception »

Page 6: Présentation GTD

Qu’attendez-vous ?Qu’attendez-vous ?

6PRE GTD SCoRE+JBS

Page 7: Présentation GTD

Où vous situez-vous ?Où vous situez-vous ?

Sur une échelle de 1 à 10• 1 = désordre total• 10 = organisation idéale

Vous êtes au niveau : ?

7PRE GTD SCoRE+JBS

Page 8: Présentation GTD

Que faites-vous déjà ?Que faites-vous déjà ?

8PRE GTD SCoRE+JBS

Page 9: Présentation GTD

Vous savez déjà pratiquer GTD !Vous savez déjà pratiquer GTD !

Vous savez déjà faire des listes !• Lorsque vous avez trop

de choses à retenir• Lorsque vous êtes

stressé• Pour vous simplifier la

vie

PRE GTD SCoRE+JBS 9

Page 10: Présentation GTD

Getting Things DoneGetting Things Done

GTD c’est : Garder une tête vide Des actions concrètes• rangées dans des listes

– à jour

Pour être productif … en restant serein !

PRE GTD SCoRE+JBS 10

Page 11: Présentation GTD

Les activités GTDLes activités GTD

Collecter ses idées Identifier les actions Organiser les actions en

listes• Savoir organiser ses

projets Être efficace dans la

réalisation Maintenir ses listes à jour

• Prendre de l’altitude

PRE GTD SCoRE+JBS 11

Page 12: Présentation GTD

Collecter ses idéesCollecter ses idées

S’effectue en permanence

Noter tous les « trucs » qui viennent à l’esprit• Dès qu’ils apparaissent• Déposer dans la boîte de

réception

PRE GTD SCoRE+JBS 12

Page 13: Présentation GTD

PRE GTD SCoRE+JBS 13

Exercice « Collecter »Exercice « Collecter »

Pour vous aider, les listes de déclenchement personnelle et professionnelle

Des feuilles blanches

Noter tous les « trucs » que vous avez en tête et envers lesquels vous sentez un engagement à faire quelque chose

Les feuilles feront office, temporairement, de boîte de réception

Page 14: Présentation GTD

Comment agir ?Comment agir ?

Écrire les « trucs » ne les rend pas actionnables pour autant !

PRE GTD SCoRE+JBS 14

Page 15: Présentation GTD

Identifier les actionsIdentifier les actions Prendre un « truc » dans la

boîte de réception• Ne pas choisir• Ne jamais remettre dans la

boîte Si ce n’est pas actionnable

• Jeter• Ou noter sur une liste

un jour / peut-être• Ou classer (classement A-Z)

Sinon, déterminer le résultat attendu

Déterminer la prochaine action• Concrète et physique• Pour avancer vers le résultat

attendu S’il y a plusieurs actions à

faire• Noter dans la liste des

projets

PRE GTD SCoRE+JBS 15

Page 16: Présentation GTD

Identifier les actionsIdentifier les actions Prendre un « truc » dans la

boîte de réception• Ne pas choisir• Ne jamais remettre dans la

boîte Si ce n’est pas actionnable

• Jeter• Ou noter sur une liste

un jour / peut-être• Ou classer (classement A-Z)

Sinon, déterminer le résultat attendu

Déterminer la prochaine action• Concrète et physique• Pour avancer vers le résultat

attendu S’il y a plusieurs actions à

faire• Noter dans la liste des

projets

PRE GTD SCoRE+JBS 16

Page 17: Présentation GTD

PRE GTD SCoRE+JBS 17

Exercice « Identifier »Exercice « Identifier »

Prendre sur votre liste un « truc » qui n’avance pas depuis longtemps

Répondre à la question : quel est mon résultat attendu derrière ce « truc » ?

Identifier la Prochaine Action concrète et physique qui permet de le faire avancer vers sa réalisation et notez-la.

Page 18: Présentation GTD

Ça fait beaucoup d’actions !Ça fait beaucoup d’actions !

Que faire de toutes les « Prochaines Actions » identifiées ?

Comment s’y retrouver ?

PRE GTD SCoRE+JBS 18

Page 19: Présentation GTD

Organiser les actions en listesOrganiser les actions en listes Si la prochaine action

prend moins de 2 minutes• La faire

immédiatement ! Si vous n’êtes pas la

meilleure personne pour faire• Déléguer• Suivre dans la liste

en attente

Si c’est daté• Noter dans le calendrier• Attention, il faudra

impérativement le faire à ce moment-là !

Si c’est un papier daté• Le placer dans l’échéancier

Sinon, le placer dans une liste par contexte• @Bureau• @Maison• @Téléphone• @Déplacement• @personne ou réunion

PRE GTD SCoRE+JBS 19

Page 20: Présentation GTD

Organiser les actions en listesOrganiser les actions en listes Si la prochaine action

prend moins de 2 minutes• La faire

immédiatement ! Si vous n’êtes pas la

meilleure personne pour faire• Déléguer• Suivre dans la liste

en attente

Si c’est daté• Noter dans le calendrier• Attention, il faudra

impérativement le faire à ce moment-là !

Si c’est un papier daté• Le placer dans l’échéancier

Sinon, le placer dans une liste par contexte• @Bureau• @Maison• @Téléphone• @Déplacement• @personne ou réunion

PRE GTD SCoRE+JBS 20

Page 21: Présentation GTD

PRE GTD SCoRE+JBS 21

Exercice « Organiser »Exercice « Organiser »

Prendre certains de vos « trucs » et :• Demandez-vous « Quel est le résultat attendu ? »• Identifier la Prochaine Action• Inscrivez-la sur la fiche Contexte correspondante

Contextes recommandés par GTD : @Bureau, @Maison, @Téléphone, @Déplacement Le contexte « En attente » Le contexte « Un jour / Peut-être »

Page 22: Présentation GTD

Quel bazar ?!Quel bazar ?!

Comment s’y retrouver avec autant de listes ? Comment choisir la Prochaine Action à faire ?

PRE GTD SCoRE+JBS 22

Page 23: Présentation GTD

Être efficace dans la réalisationÊtre efficace dans la réalisation Vider l’échéancier

• Dans la boîte de réception• Vider la boîte (cf. « Organiser

les actions en listes ») Consulter le calendrier

• Faire en priorité ces tâches-ci Faire les prochaines actions

• Suivant le contexte• Puis le temps disponible• Puis l’énergie disponible• Puis la priorité

En permanence: penser à se vider la tête !

PRE GTD SCoRE+JBS 23

Page 24: Présentation GTD

Être efficace dans la réalisationÊtre efficace dans la réalisation Vider l’échéancier

• Dans la boîte de réception• Vider la boîte (cf. « Organiser

les actions en listes ») Consulter le calendrier

• Faire en priorité ces tâches-ci Faire les prochaines actions

• Suivant le contexte• Puis le temps disponible• Puis l’énergie disponible• Puis la priorité

En permanence: penser à se vider la tête !

PRE GTD SCoRE+JBS 24

Page 25: Présentation GTD

PRE GTD SCoRE+JBS 25

Exercice « Faire »Exercice « Faire » Continuez à traiter votre « boîte de réception »• Identifier les résultats attendus et les Prochaines Actions• Noter les Prochaines Actions dans les bons contextes

Les contextes classiques : @Bureau, @Maison, @Téléphone, @Déplacement

Les contextes liés à une/des personne(s) « Agenda » : @Chef, @Pointd’Equipe…

Les contextes liés au temps: votre Calendrier !• Heures fixes : rendez-vous• Journée fixe : à faire durant cette journée obligatoirement• Pour les papiers : le « Tickler File ».

Page 26: Présentation GTD

PRE GTD SCoRE+JBS 26

J’ai fait mais ce n’est pas fini !J’ai fait mais ce n’est pas fini !

Lorsque l’on fait une action, le « truc » n’est pas forcément fini

On risque de l’oublier et le stress va revenir !

Page 27: Présentation GTD

Gérer ses projets avec GTD (1)Gérer ses projets avec GTD (1) Noter dans la liste des

projets Créer un Projet

• Identifier les buts et principes• Déterminer la vision• Brainstormer• Organiser les idées• Par composants, séquences,

priorités…• Identifier les prochaines

actions Noter les prochaines

actions dans les contextes appropriés

PRE GTD SCoRE+JBS 27

Page 28: Présentation GTD

Gérer ses projets avec GTD (2)Gérer ses projets avec GTD (2) Noter dans la liste des

projets Créer un Projet

• Identifier les buts et principes• Déterminer la vision• Brainstormer• Organiser les idées• Par composants, séquences,

priorités…• Identifier les prochaines

actions Noter les prochaines

actions dans les contextes appropriés

PRE GTD SCoRE+JBS 28

Page 29: Présentation GTD

Exemple de mindmapExemple de mindmap

PRE GTD SCoRE+JBS 29

Page 30: Présentation GTD

PRE GTD SCoRE+JBS 30

Exercice « Projets »Exercice « Projets »

Reprenez votre liste de « trucs » et identifiez tous les projets (deux actions ou plus pour atteindre le but)

Notez ces projets sur votre Liste des Projets

Page 31: Présentation GTD

PRE GTD SCoRE+JBS 31

Oui, mais le projet n’avance pas !Oui, mais le projet n’avance pas ! Parfois, le projet est référencé, mais pourtant il

n’avance pas

Page 32: Présentation GTD

Gérer ses projets avec GTD (2)Gérer ses projets avec GTD (2) Noter dans la liste des

projets Créer un Projet

• Identifier les buts et principes• Déterminer la vision• Brainstormer• Organiser les idées• Par composants, séquences,

priorités…• Identifier les prochaines

actions Noter les prochaines

actions dans les contextes appropriés

PRE GTD SCoRE+JBS 32

Page 33: Présentation GTD

PRE GTD SCoRE+JBS 33

« Planification »« Planification »• Planification habituelle :

1. On fonce (action) !2. Quel bazar ! Organisation !3. On n’y arrive pas : brainstorming « qui a

une bonne idée ? »4. Arrivée du consultant : « mais que voulez-

vous faire ?! »

• Planification naturelle® :1. Définir le but et la vision2. Définir les principes à respecter3. Brainstorming (jusqu’au niveau nécessaire)4. Organiser les idées (composants, séquences,

priorités)5. Identifier les Prochaines Actions

Page 34: Présentation GTD

PRE GTD SCoRE+JBS 34

Oui, mais je ne sais pas où je vais !Oui, mais je ne sais pas où je vais !

Parfois, plus que les projets, c’est nous-même qui ne savons pas où nous allons

Page 35: Présentation GTD

AltitudesAltitudes

Prochaines Actions Projets Périmètres de

responsabilités Objectifs à 1 ou 2 ans Vision 3 à 5 ans Valeurs personnelles

PRE GTD SCoRE+JBS 35

Page 36: Présentation GTD

PRE GTD SCoRE+JBS 36

Exercice « Altitudes »Exercice « Altitudes » Piste de décollage : Prochaines Actions

Ce qu’il faut faire 10 000 pieds : Projets

Ce qu’il faut terminer 20 000 pieds : Périmètre de responsabilités

Ce qu’il faut maintenir 30 000 pieds : Objectifs à 1 ou 2 ans

Ce que l’on souhaite réaliser 40 000 pieds : Vision 3 à 5 ans

Ce à quoi ressemble le succès à long terme 50 000 pieds : Valeurs

Ce que vous êtes, la manière dont vous « fonctionnez »

Page 37: Présentation GTD

PRE GTD SCoRE+JBS 37

Je n’arriverai jamais à tout faire !Je n’arriverai jamais à tout faire !

Cela fait beaucoup de choses à gérer !

Page 38: Présentation GTD

Maintenir ses listes à jourMaintenir ses listes à jour

Revue hebdomadaire• Prochaines actions• En attente• Calendrier (passé et futur)• Un jour / peut-être• Liste des projets• Projets• Se vider complètement la

tête(cf. listes de déclenchement)

PRE GTD SCoRE+JBS 38

Page 39: Présentation GTD

PRE GTD SCoRE+JBS 39

Exercice « Revue hebdomadaire »Exercice « Revue hebdomadaire » Choisissez d’ores et déjà un créneau de 2

heures dans votre agenda pour votre revue hebdomadaire.

O B L I G A T O I R E ! Suggestions :• Vendredi matin ou après-midi• Dimanche soir• Lundi matin

Page 40: Présentation GTD

PRE GTD SCoRE+JBS 40

Le workflow GTDLe workflow GTD

C’est bien beau tout ça, mais comment on déroule la méthode ?

Page 41: Présentation GTD

Phase « collecter »Phase « collecter »

PRE GTD SCoRE+JBS 41

Page 42: Présentation GTD

Phase « Identifier »Phase « Identifier »

PRE GTD SCoRE+JBS 42

Page 43: Présentation GTD

Phase « Organiser »Phase « Organiser »

PRE GTD SCoRE+JBS 43

Page 44: Présentation GTD

Phase « Faire »Phase « Faire »

PRE GTD SCoRE+JBS 44

Page 45: Présentation GTD

Phase « Revoir »Phase « Revoir »

PRE GTD SCoRE+JBS 45

Page 46: Présentation GTD

Et dans la journée…Et dans la journée… Faire le travail prévu

• Calendrier• Échéancier• Listes d’Actions

(selon contexte) Faire le travail qui se

présente• S’il est plus urgent• Sinon, boîte de réception !

Prévoir son travail• Dérouler le workflow GTD

PRE GTD SCoRE+JBS 46

Page 47: Présentation GTD

PRE GTD SCoRE+JBS 47

Organisation pour le mailOrganisation pour le mail

Dossier Boîte d’arrivée = Inbox• On ne choisit pas !• Un élément à la fois• Ne jamais remettre dans la boîte d’arrivée

Dossier AA Prochaines Actions Dossier AA En attente Intégrer la gestion de la boîte mail dans les

revues quotidiennes et hebdomadaires

Page 48: Présentation GTD

PRE GTD SCoRE+JBS 48

Exemple de messagerieExemple de messagerie

Page 49: Présentation GTD

PRE GTD SCoRE+JBS 49

À vous le choix !À vous le choix !

Décider des Prochaines Actions sur les projets dès qu’ils apparaissent sur votre radar puis les grouper efficacement en catégories d’actions à réaliser en fonction du contexte

Éviter de penser à ce qu’il faudrait précisément faire jusqu’au dernier moment, puis brader vos activités pour essayer de rattraper le retard et éteindre les feux

ou

Page 50: Présentation GTD

Commencer votre système GTDCommencer votre système GTD Papier ?

• Modèles http://wikinet.group.echonet/display/ITPSGTD

• Orgacity http://www.orgacity.com/

Électronique ?• Téléphone portable • Ordinateur

cf. 4e de couverture de votre livret

PRE GTD SCoRE+JBS 50

Page 51: Présentation GTD

Que vouliez-vous ?Que vouliez-vous ?

Passer d’oublis et de stress

À de la productivité sereine• Des résultats• De l’efficacité• De la sérénité

PRE GTD SCoRE+JBS 51

Page 52: Présentation GTD

Supposons que vous pratiquiez Supposons que vous pratiquiez GTD…GTD…

Quelles nouvelles actions de votre part verront vos collègues?

PRE GTD SCoRE+JBS 52

Page 53: Présentation GTD

Quelle est votre Prochaine Action ?Quelle est votre Prochaine Action ? Vous saviez déjà faire Vous savez maintenant

faire à fond…

Quelle action rapide pouvez-vous mettre en œuvre immédiatement pour passer de « n » à « n+1 » en matière d’organisation ?

PRE GTD SCoRE+JBS 53

Page 54: Présentation GTD

Qu’en pensez-vous ?Qu’en pensez-vous ?

À l’écoute de vos remarques…

Revue de vos attentes initiales

Quelles sont vos prochaines actions ?

PRE GTD SCoRE+JBS 54