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PROJET DE MODERNISATION DE L’ETAT CIVIL

miércoles, 3 de abril de 13

FUNDED

HISTORIQUE

-140 ans d’existence-Capitale de l’AOF-Unique l ieu d’éducation et d’enseignement de l ’ é l i t e africaine-Centre de l’administration de l’AOF

Lieu de création des actes d’état civil à la fois pour les

commis, les colons, les fils de chef, les recrues de l’armée

coloniale

PRESENTATION DE L’ETAT CIVIL

Ø HLM-Léona (centre principal)

ØÎle Nord (Centre secondaire)

ØNgallèle (Centre secondaire

Trois sites:

HLM-Léona (centre principal code 251)

1 Officier chef de division

1 archiviste 2 chercheurs 1 secrétaire 3 opérateurs de saisie

1 chargé de déclaration des

naissances

décès

1 chargé de section mariage et 1 assistante

1 chargé des certificats et légalisation

4 Rédacteurs dont 1 chargé des mentions 1 Régisseur

des timbres2 gardiens

1 chargé de l’accueil et des demandes et

délivrances

3 Officiers dont 1 chef de

centre

1 chercheurs 2 opérateurs de saisie

naissances

décès

1 chargé de section mariage

2 Rédacteurs

1 Régisseur des timbres

2 gardiens

Centre secondaire de l’île code D06

délivrances

1 Officier

1 chercheurs 2 opérateurs de saisie

naissances

décès

1 chargé de section mariage

2 Rédacteurs

1 Régisseur des timbres

2 gardiens

délivrances

Centre secondaire de Ngallèle code D06

SITUATION AVANT

Exiguité del’espace de travail

SITUATION AVANT

Recherche de documents difficilesLes usagers ne sont pas bien orientés

SITUATION AVANT

Recherche de documents difficilesLes usagers ne sont pas bien orientés

Deterioration des archivesL’utilisation constante des documents entraine la deterioration et meme la destruction

SITUATION AVANT

Exiguité de l’espace de travail

SITUATION AVANT

Difficultés d’accès aux archives

SITUATION AVANT

Mauvaise conservation des archivesLa mauvaise manipulation et l’utilisation abusive des documents entraine leur deterioration et meme leur destruction

SITUATION AVANT

Plusieurs sitesDifficulté de coordination et de gestion des services

SITUATION AVANT

Délais de délivrance des actesEn fonction de la demande comme par exemple avec l’ouverture des classes

SITUATION AVANT

Délais de délivrance des actesEn fonction de la demande comme par exemple avec l’ouverture des classes

Outils de travail (la main, le papier) Les certificats sont obtenus à partir des informations des registres d’Etat Civil

SITUATION AVANT

MODERNISATION

•L'amélioration des processus

MODERNISATION

•Système d'information efficace

MODERNISATION

•Système d'information efficace

•Temps de réponse plus courts

SYSTEME DE MODERNISATION

•N’élimine pas les procédures actuelles

•Nécessité de continuer à remplir les actes durant la phase de transition

•Travail long et fastidieux mais necessaire

Maintenant

Site 1

Maintenant

Site 1 Site 2

Maintenant

Site 1 Site 2 Site 3

Sécurité

• Identifant et Mot de passe

Sécurité

• Audit

Sécurité

• Audit

• Sécurité

Sécurité

Procedures

• NAISSANCE

Procedures

• NAISSANCE

• MARIAGE

Procedures

• NAISSANCE

• MARIAGE

• DECES

Procedures

• NAISSANCE

• MARIAGE

• DECES

• AUTRES

Procedures

Dossiers

• Dossiers organisation

Dossiers

• Rapide

Dossiers

• Rapide

• Fácile

Dossiers

Document

• Nouveau document

Document

• Types de documents

Document

• Types de documents

• Informations

Document

Numériser Document

• Rapide et facile

Numériser Document

• Plusieurs pages

Numériser Document

• Plusieurs pages

• Plusieurs scanners

Numériser Document

• Remplir formulaire

Numériser Document

• Remplir formulaire

• Maintenant: Génération de documents

Numériser Document

Génération de documents

• Rápide et automatique

NOUVELLE ORGANISATION

• Ordre d’arrivée

• Démocratie

• Equité

• Démocratie

• Equité

• Transparance

• Démocratie

• Equité

• Transparance

• Diminution de la pression sur les agents

AVENIR

Flux de travail

Organisation de l’état civil

AVENIR

Flux de travail

Organisation de l’état civil

Signature électronique

AVENIR

Flux de travail

AVENIR

Demander

AVENIR

Demander Paiement

AVENIR

Demander LivraisonPaiement

AVENIR

Implantation du système dans les autres états civils

du pays

AVENIR

Engagements de lA MAIRIE

ENGAGEMENTS DE LA MARIE

Connection à InternetL’accès à l’internet est fondamental pour le fonctionnement du système

ServeurMaintenance et conservation des serveurs

Maintenance des appareilsOrdinateurs, imprimantes et scanners

Designer un administrateur du systèmeGestion des usagers et des procesus

Netoyage des plaques photovoltaiquesPotentielle energetique maximum

Profiter de la collaboration

Investissement pour le développement

Démonstration

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