2010.11.26 - processus collaboratifs saas pour gestion rh - forum saas et cloud metiers du club...
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Comment faciliter la Gestion RH par la mise en œuvre de
processus collaboratifs en mode SaaS
Forum SaaS et Cloud Métiers – Club RH - 26 novembre 2010
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60 mn pour partager autour de :
[1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les DRH
[2] Quels sont les processus concernés ?
[3] La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs
[4] La Paie et Administration du Personnel
[5] La Gestion des Temps
[6] La Dématérialisation des Bulletins de Paie
[7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS
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Problématique de gestion des processus :
Échanges par formulaires papiers ou documents non structurés (word / email) Saisie manuelle / ressaisie Absence de retour d’information Frustration, faible satisfaction
Processus manuels ou isolés :
papier Email / téléphone
Paie GT…BDRH
Processus collaboratifs :
Confirmation de validation demande
Demande
M.a.j. S.I.
Demande validée
Collaborateurs
Finance, RH, D.I…
Managers
Les bénéfices des processus « collaboratif » : Échanges automatisés Aucune re-saisie de donnée Flux d’informations accélérés Forte satisfaction des utilisateurs
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Accès et visualisation journal détaillé de chaque compteur, acquisition, consommation et prévisions de congés, alimentation paie Alimentation des plannings d’absences Suivi des heures supplémentaires Workflow de demande, validation / refus des congés (facilement paramétrable)
Exemple, demande de congés :Avec Portail & Workflow :
Collaborateur Manager H-RCollaborateur Manager H-R Temps Traitement
Délai
traitement
Demande congé
Email confirmation de validation de congé
M.a.j. S.I.
Vérifie planninget Valide
avec un processus automatisé, temps et coûts de traitement sont réduits de 50 à 90% !
Sans Portail RH :
Demande congé
Valide congé
Vérifie planning
Valide congé
Vérifie
droits
Enregistre congé
Collecte
Classe congé
Info & classeInfo &
classe
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60 mn pour partager autour de :
[1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les DRH
[2] Quels sont les processus concernés ?
[3] La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs
[4] La Paie et Administration du Personnel
[5] La Gestion des Temps
[6] La Dématérialisation des Bulletins de Paie
[7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS
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Exemples de processus collaboratifs :
Plateforme de formation
à distance
Espace web sécurisé
Bull. Paie dématérialisé
PaieGestiondes Temps
Administration duPersonnel
Décisionnel RH
Portail RHRémunération
GPEC
Compétences,Connaissances
Gestion descarrières,
succession
RecrutementFormation
MobilitéGestion
des Risqueset AT
Gestion desévaluations
Demandes d’absences, CP-RTT…
Demandes Formation, inscription session..
Demandes de poste, validation candidat....
Demandes de mobilité interne..
Validation de contrat de travail..
Validation d’heures supplémentaires ....
Démat° Bulletin, demande de Duplicata..
Validation de formation, eLearning...
Demandes d’augmentation ...
Invitation & gestion Entretien d’Evaluation..
Plan de gestion Risques professionnels...
Mouvements d’E/S de personnel....
Saisie – valid° d’EVP (éléments variables de paie)
Demandes d’attestation (certificat travail…)
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60 mn pour partager autour de :
[1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les DRH
[2] Quels sont les processus concernés ?
[3] La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs
[4] La Paie et Administration du Personnel
[5] La Gestion des Temps
[6] La Dématérialisation des Bulletins de Paie
[7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS
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La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs
La mobilité en quelques chiffres (source IDC) :
Au 3ème trimestre 2010, 81 millions d’unités soit + 90% de croissance par rapport à la même période de 2009
20% des mobiles seront des smartphones en 2010 contre 15% en 2009
72 millions d’iPhone vendus dans le monde entier depuis 2007
Les travailleurs mobiles devraient augmenter de 5% dans les 3 années à venir en Europe (enquête réalisée auprès de 1250 responsables dans 13 pays)
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La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs
Les smartphones modifient les usages :
Par nature, un smartphone n’est pas un « simple » téléphone c’est un PC à taille réduite nécessitant des applications ciblées à la taille de l’écran.
Des applications centrées utilisateurs car simples, pratiques et ludiques « 1 application, 1 usage »
Des applications disponibles en toute circonstance grâce à la connectivité permanente
Le grand public s’insère dans le monde professionnel (exemple du processus de gestion des demandes d’absence, application iVacances)
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La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs
Les smartphones facilitent l’usage SaaS:
La connectivité permanente permet l’accès à des applications d’entreprise en temps réel (ex de la gestion des temps Kelio sur iPhone)
Les applications nativement SaaS (client léger) sont très adaptées à une utilisation sur Smartphone
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60 mn pour partager autour de :
[1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les DRH
[2] Quels sont les processus concernés ?
[3] La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs
[4] La Paie et Administration du Personnel
[5] La Gestion des Temps
[6] La Dématérialisation des Bulletins de Paie
[7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS
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Contrats de travail : processus classique
Un processus « classique » traite les étapes suivantes : Saisie des informations de pré embauche Gestion de modèles de contrats (word) Génération automatique du contrat (word, pdf) Transfert à l’effectif sans ressaisie d’informations Historisation du contrat dans la fiche du salarié
Globalement, un processus : « en silo » (les données et
documents restent dans le système de paie)
partiel (besoin d’interfaces, envois d’email ou transmission papier)
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Contrats de travail : mode collaboratif :
Un processus « collaboratif» traite les étapes suivantes :
Processus de Recrutement : Demande d’ouverture de poste… Recherche candidathèque, suivi des actions… Evaluation, Validation du candidat
Saisie des informations de pré embauche, Génération automatique du contrat (pdf), envoi au candidat Candidat reçoit contrat + lien site client + code accès par SMS Candidat signe (accès sur site + saisie code accès) le contrat Contrat signé reçu par RH Transfert à l’effectif sans ressaisie d’informations Historisation du contrat dans la fiche du salarié
CandidatManager R-H
Demande recrutement
Enregistre le contrat
Vérifie vivier candidats…
Signe le contrat
Vérifie le
contrat
Informe le manager
Valide le recrutement
Établit un contrat
Au final, un processus « collaboratif » : Plus rapide et complet, plus interactif Plus maitrisé, sécurisé et tracé zéro papier sur l’ensemble du processus!
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Recrutements :
• Demandes d’ouverture de Demandes d’ouverture de posteposte • Dossiers de recrutementDossiers de recrutement• CandidathèqueCandidathèque• Recherche, Annonces…Recherche, Annonces…• Gestion de « sélections » de Gestion de « sélections » de candidatscandidats• Suivi des actions : Suivi des actions : entretiensentretiens … …
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Contrats de Travail :
• Saisie des informations de pré embauche
• Gestion de modèles de contrats
• Génération automatique du contrat (pdf)
• Signature électronique du contrat (certificat)
• Envoi du lien au portail au Candidat, et envoi d’un code d’accès par SMS
• Signature électronique par le candidat, et historisation
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• Transfert à l’Effectif (sans aucune re-saisie)
• Information automatique du Manager
• Historisation du contrat, accessible ensuite par le portail Collaborateur
Contrats de Travail :
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Mouvements de Personnel :
Un processus « collaboratif» traite les différentes étapes suivantes :
Définition des listes de taches affectées à différents services à l’occasion d’une entrée / sortie / mutation
Activation d’un mouvement pour un salarié Affectation des taches aux acteurs
avec planification Envoi d’alertes et rappels Suivi du planning
d’avancement
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Même la paie devient Collaborative !
Une solution de Paie « collaborative» permet de traiter : Saisie des EVP (Evènements Variables de Paie) Envoi d’alertes aux managers et rappels Demande d’Augmentation individuelle Simulation des augmentations par service …
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Même la paie devient Collaborative !
Principaux bénéfices de processus « collaboratifs » de paie : Processus accélérés, suivis et tracés Aucune re-saisie, gains de traitement Visibilité de l’avancement des processus Traitements totalement sécurisés
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60 mn pour partager autour de :
[1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les DRH
[2] Quels sont les processus concernés ?
[3] La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs
[4] La Paie et Administration du Personnel
[5] La Gestion des Temps
[6] La Dématérialisation des Bulletins de Paie
[7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS
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Demandes d’absence : mode classique
Au final, un processus « classique » :
Long Coûteux Risqué
Un processus « classique » traite les étapes suivantes :
Collaborateur Manager H-R Temps Traitement
Délai
traitement
Demande congé
Valide congé
Vérifie planning
Valide congé
Vérifie
droits
Enregistre congé
Collecte
Classe congé
Info & classeInfo &
classe
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Demandes d’absence : mode collaboratif
Un processus « collaboratif» facilite les étapes suivantes :
Contrôle automatisé des règles de saisie d’absence
Circuit de validation parallèle Circuit de validation différent par motif d’absence Information automatisée sur le traitement Information sur les valeurs à prendre …
Collaborateur Manager H-R
Demande congé
Email confirmation de validation de congé
M.a.j. S.I.
Vérifie planninget Valide
Temps Traitement
Délai
traitement
Processus
clas.
Au final, un processus « collaboratif » :
souple rapide interactif maitrisé ROI rapide
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Demandes d’absence: mode collaboratif social
Un processus « collaboratif social » facilite le lien entre l’univers professionnel de la vie privée :
Comment optimiser les absences d’une famille quand les époux/conjoints ne sont pas dans la même entreprise ? Cas de l’époux ne se rappelant plus des dates de
congés prises par son épouse alors qu’il doit se positionner rapidement pour avoir les meilleures dates
Risque de conflits assurés au sein de la famille
Une application telle qu’iVacances permet très simplement à une famille de centraliser la gestion de ses absences en lien avec le système de gestion des temps de présence Kelio de l’entreprise Ainsi, en cas de décision express à prendre par
l’époux les risques de conflits au sein de la famille sont minimisés
Moralité : les épouses doivent acheter des iPhone à leur époux
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Rapport d’activité: mode classique
Un processus « classique » traite les étapes suivantes :
Au final, un processus « classique » :
Long Coûteux Risqué
Collaborateurs Manager Contrôle de gestion Temps Traitement
Délai
traitement
Rapports d’activité
Vise la saisie
Vérifie les saisie
Consolide
Vérifie les saisies
Collecte
Classe rapports
Info & classe
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Rapport d’activité: mode collaboratif
Au final, un processus « collaboratif » :
Rapide Interactif Maitrisé Réactif Efficace
Un processus « collaboratif» facilite les étapes suivantes :
Saisie en temps réel Informations en temps réel sur les résultats d’activité …
Collaborateurs
Manager Contrôle de gestion
Saisie d’activité en temps réel ou en différé
Consulte les saisies,
Établit ses rapports
Consulte les saisies
Etablit ses rapports
M.a.j. S.I.
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Les oublis de badgeages
Un processus « collaboratif» responsabilise le traitement des oublis de badgeages:
Le collaborateur est averti en temps réel de
ses oublis de badgeage mais aussi d’autres
anomalies Il peut effectuer les actions nécessaires à leur
correction Le manager contrôle celles-ci et facilite son
action
Au final, un processus « collaboratif » :
Responsabilisant Plus fiable
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Les absents/présents
Un processus « collaboratif» simplifie le suivi des absents/présents :
Le manager doit consulter s’il dispose des
ressources nécessaires au bon fonctionnement
de l’organisation quelque soit l’endroit ou il se
trouve
En 1 coup d’œil, il dispose de l’information en
en temps réel et peut agir en conséquence
Au final, un processus « collaboratif » :
Réactif Plus fiable Mieux maîtrisé
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La gestion des temps sous smartphone
Les smartphone permettent de prolonger l’expérience d’une gestion des temps SaaS pour plus de réactivité et d’efficacité dans l’organisation
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60 mn pour partager autour de :
[1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les DRH
[2] Quels sont les processus concernés ?
[3] La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs
[4] La Paie et Administration du Personnel
[5] La Gestion des Temps
[6] La Dématérialisation des Bulletins de Paie
[7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS
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Le bulletin de paie électroique
Des bénéfices immédiats pour l ‘entreprise Un service à forte valeur ajoutée pour les salariés
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Le bulletin de paie électroique
Quand efficacité rime avec simplicité
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60 mn pour partager autour de :
[1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les DRH
[2] Quels sont les processus concernés ?
[3] La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs
[4] La Paie et Administration du Personnel
[5] La Gestion des Temps
[6] La Dématérialisation des Bulletins de Paie
[7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS
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Les processus collaboratifs, en mode SaaS
Sécurité et disponibilité :• Hébergement, disponibilité et sécurité totale de vos données,• Flexibilité et qualité de service (Service Level Agreement),• Sans gestion complexe de l’infrastructure IT (serveurs, sauvegardes…)
Les bénéfices des processus Collaboratifs :• Des échanges Collaborateurs – Managers – RH automatisés,• Des flux RH accélérés, une organisation plus réactive,• Aucune re-saisie d’information, des gains de traitement importants,
Avec tous les atouts du SaaS :
Facilité d’utilisation :• Un accès immédiat à vos applicatifs, une large couverture fonctionnelle, • Liberté d’accès par Internet et utilisation optimisée de la solution,• Une flexibilité d’implémentation, pas d’installation sur l’ordinateur,
Maîtrise des coûts :• Coût Global de Possession minimal, paiement à l’usage• Retour Sur Investissement optimal, et surtout AUCUN COUT CACHE
Pour vous permettre de vous focaliser sur votre cœur de métier !
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Le Club Alliances : Une Alliance des Compétences métier par métier, fonction par fonction
Les membres du « Club Alliances » se regroupent autour d’IBM pour apporter aux entreprises des solutions métier complètes en mode « as-a-service ».
Une Solution-as-a-Service est typiquement fournie comme un service permanent, payé à l’usage, et non plus simplement comme un assemblage de matériels, de logiciels et de prestations.
Les partenaires du Club Alliances Ressources Humaines :
Pour en savoir plus ou nous contacter :
Notre blog : http://clubdrh.blogspot.com/Notre site : http://ressources-humaines.solution-as-a-service.com/
Le site du Club Alliances : http://www.cluballiances.com/
Notre email : drh@solution-as-a-service.comTéléphone : 01 71 16 19 60
Merci et à bientôt !Le Club Alliances,
c’est aussi 5 autres filières métier présentes sur ce Forum :
Vente – Marketing
Dématérialisation
DAF & Achats
DSI
Banque
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