2015 12-11 gouvernance 2.0 pour sharepoint et office 365

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#4 – yOS-Day à Lyon le 11 décembre 2015

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Offres de services et Gouvernance 2.0 pour SharePoint et Office 365


Merci à nos sponsors


Et à nos soutiens


Patrick Guimonet

Paris, France http://abalon.fr

5 x SharePoint MVP

2 x Office 365 MVP

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Présentation : Gokan Ozcifci

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Offres de services et Gouvernance 2.0 pour SharePoint et Office 365


Les outils

• Tels que présentés à l’utilisateur


L’offre


Une Gouvernance pourquoi faire ?• Un service riche

• Des outils parfois redondants

• Des utilisateurs avec un niveau de maturité qui évolue

• La mise en place des outils nécessite un suivi indépendant du déploiement pour :

Définir les contours de son utilisation

Favoriser son adoption

Développer de nouvelles utilisations

C’est un effort continu, ce n’est pas un projet !

Nouveau-tés

Adop-tion

Utili-sation


Gouvernance 1.0


Qu’est que la Gouvernance ?

La Gouvernance est l’ensemble des

stratégies, des rôles, des

responsabilités et des processus

que vous définissez dans une

entreprise pour guider, orienter et

contrôler la façon dont l’organisation

utilise les technologies pour

atteindre ses objectifs économiques.

La gouvernance contribue à protéger votre

entreprise contre les menaces de sécurité ou

une responsabilité pour non-conformité.

Elle permet également d’optimiser le retour

sur vos investissements dans les

technologies, par exemple en imposant des

meilleures pratiques pour la gestion du

contenu et l’architecture de l’information.


Personnes

ProcessusProduits

« Le premier objectif de la gouvernance est d’apprendre à vivre ensemble

et à gérer pacifiquement la maison commune. » Pierre Calame

De l’outillage, de l’expérience et du bon sens !

Qu’est que la Gouvernance ?


Exemple d’une démarche complète de Gouvernance SharePoint

Feuille de route

• Contexte

• Cible

• Chemin

Cadrage

• Gouvernance

• Offres de service

Définition

• Kit par offre de service

• Adaptation des règles

Déploiement

• Déploiement des kits

Projet d’entrepriseMaturité SP

Entrées

Livrables

Gouvernances Business, IT,

collaboration …

Feuille de route des services

Document de Gouvernance SharePoint

Définition des Offres de services

Implémentation des offres de services


Evaluer votre Niveau de Maturité SharePoint …

2016

2015

2016

Publication Collaboration Processus

métiers

Recherche Réseau Social

communautés

Applications

composites

Intégration Décisionnel Infrastructure Equipes et

formations

Customisations

Fonctions classiques Fonctions avancées Fonctions support

2015

2016

2015

2016

A partir de critères standardisés…

http://www.sharepointmaturity.com

http://www.sharepointmaturity.com/


Réflexions sur l’industrialisation

Une étape de réflexion en amont, sur la centralisation et la rationalisation.

Les freins Coût de mise en place a priori important

(fonction de l’existant)

Structuration des processus qui peut être un frein

Les bénéfices Réduire le temps de délivrance d’une

application en pouvant aller jusqu’au « libre service »

Réduire le temps de développement d’une application spécifique grâce à la réutilisation des composants

Réduire les coûts de maintenance en uniformisant les développements

Offrir un meilleur service aux utilisateurs

Une usine à sites ?

Volume et récurrence des demandes

Gén

éric

ité


Un site, des sites…

Site de lasociété

Site dedivisions

Site dedépartements

Sitespersonnels

Sites deprojets

Fréquence d'accès 2000 500 150 50 10

Nombre 1 10 150 1000 2000

0200400600800

100012001400160018002000

Nombre Fréquence d'accès


Qu’est qu’un service ?

Un mode d’instantiation

• à la demande, géré par workflow, …

Un modèle de site

•SharePoint ou un espace Yammer, ou un Groupe Office 365

Des paramètres d’exploitation

•Cycle de vie, SLA, confidentialité des données, volumétrie …

Des acteurs

• Propriétaires, Contributeurs, Visiteurs

Créé à la demande, en fonction des besoins

Instancié plusieurs fois, en général

Compréhensible pour l’utilisateur final

Mais aussi : Personnalisation graphique

Développement spécifique

Formations associées


Ebauche d’une offre de service SharePoint

Espace projet Site d’équipe Site Intranet de Publication

Description TBD TBD TBD

Quota 1 Go 10 Go 1 Go

Propriétaire Le créateur Le manager de l’équipe Resp. de publication

Contributeurs Equipe projet Membre de l’équipe Employés autorisés

Niveau de service attendu ?

Refacturation interne ?

Cycle de vie Création en self service, 1 an par défaut, prolongation sur demande

Créé par la DSIArchivage en cas de réorganisation

Créé par la DSISuppression en cas de réorganisation

Confidentialité des données TBD TBD TBD

Accès Extranet ? Possible , demande à la création

Non Non


UsagesAccès, Contenu, Outils clients, Gestion des droits….

Thèmes de la Gouvernance

Stratégie d’évolution

Demandes de changements

Technique

Fonctionnel

Organisa-tionnel

Stratégie et Fondation

Services

Feuille de route KPI

Communication& AdoptionCarte de l’offre

InformatiquePoint d’entrée unique, Support, Assistance, processus Sécurité, …

Projet & SupervisionQualité, Gestion de projet, Facturation,…

Service à la demande n°1

Services partagés

Sponsors

Rôles et Responsabilités

1 2 3 4

5 6 7 8


Gouvernance 2.0


Les sujets de Gouvernance pour Office 365

Où stocker les fichiers ? OneDrive

Groupes Office 365

Sites SharePoint

Où créer des sites ? Blog

SharePoint

Sway

Next-Gen portals ?

Où collaborer ? Messagerie

Sites SharePoint

Yammer

Groupes Office 365

Skype Entreprise

Discus

sions

Fichie

rs

Colla-

bora-

tion

Sites

Organisation

Groupes

Individus


Comparatif Librairie SharePoint vs Librairie de Groupes vs OneDrive

Librairies SharePoint Stockage fichiers des groupes Office 365 OneDrive

Cible Potentiellement large, à toutes les personnes concernées

Le groupe Le propriétaire

Par défaut ouvert à tous en lecture,groupe de contributeurs ad-hoc

Par défaut accessible en modification auxmembres de l’équipe, accès en lecture à tous

Privés par défaut, partageable

Partage Avec possibilité de lien anonymeDe préférence au niveau du site entier

Sans lien anonymePartage via le groupe

Sans lien anonymePartage par dossiers ou documents

Ouverture des fichiers dans Office OnlineHistorique des versions

Oui Oui Oui

Flux de travail Oui, complet Non Simple

Extraction (verrouillage)Suivi

Oui Non Oui

MétadonnéesVues différentesAlertes, EvaluationEléments les plus populairesOuverture dans l’explorateurSynchronisation Outlook

Oui Non Non

Source Power BI Non Oui Oui


Comparatif Sites SharePoint, Nouveau Blog, Sway, Nouveaux portails

Site SharePoint Nouveau Blog Sway Portails nouvelle générationPortail Vidéo

Cible Enterprise, Interne Personnel, à l’intérieur de l’entreprise

Personnel et Groupes, Interne et externe

Intranet, Entreprise

Facilité de mise en œuvre

Nécessite la maitrise de la fonctionnalité de Publication SharePoint

WYSIWYG total Canvas + Preview Pré-paramétréWYSIWYG

Partage Par mail, Par mail, accessibilité auxutilisateurs internes

A l’intérieur de l’organisationVia un lien anonymePublic (visible sur l’Internet)

Par mail, accessibilité auxutilisateurs internes

ImportationNon Non Oui (DOCX PPTX, PDF)

Sources de contenus

OneDrive, Disque local OneDrive, Disque local OneDrive For Business, Flickr, Bing, PicHit, YouTube, Twitter, Disque Local

Disque local

Contenus Texte, Titre, Citations, ListesImages, Videos, Documents

Texte, Titres, Citations, ListesImages, Vidéos (uniquement à partir d’Office 365 Video), Documents

Texte, Titres, Listes,Images, Vidéos, Documents+ Twitter, Code Embed, Charts

Vidéos


Outils de collaboration

Matrice des usages

Permet de donner des grandes indications

Ce n’est qu’une indication à adapter en fonction de la culture et des habitudes de l’organisation

SPC264



Multiplier les outils pour en tirer tous les bénéfices

Exemple : créer un évènement de lancement

Ignite 2015 BRK102



Il faut travailler par cas d’usage ou par scénarios

Télécharger le livre blanc WhenToUseWhat in Office 365

Ignite 2015 BRK102

http://www.2tolead.com/whitepaper-when-to-use-what-in-office-365/


Une adoption réussie en quatre étapes

http://fasttrack.office.com/fr-FR/drive-adoption

Définir votre vision d'Office 365 et identifier les scénarios métiers

Classer les scénarios par ordre de priorité et créer un plan d'adoption

Engager les ressources et exécuter le plan d’adoption

Mesurer, partager les succès et recommencer !

http://fasttrack.office.com/fr-FR/drive-adoption


Décliner la vision en usages concrets pour les utilisateurs

Vision

Pourquoi Office 365 ?

Scénario métiers

Ex. Communication avec des partenaires externes

Cas d’usage

Ex.: Veille partagée avec échanges dans un espace Yammer sur des sujets d’intérêts communs

Cas d’usage

Ex.: Un Site extranet

Scénario métiers

Ex.: Partage d’informations financières

Cas d’usage

Ex.: Tableau de bord Power BI


Le défi de la mobilité

Un besoin de plus en plus pressant

Des scénarios évidents Commerciaux en déplacement

Ingénieurs et techniciens sur le terrain

Consultants services

Travail à domicile

The Economist 28 février 2015


On ne gère pas les apps !


Facteurs clés de succès

Définir une vision partagée

Identifier les acteurs de l’adoption Sponsors , Managers,

Utilisateurs avancés, …

Avoir l’appui des dirigeants et des managers intermédiaires Effet d’exemple du

management

Associer les différentes techniques Communications, Formations,

Evènements, …

Après la phase de mise en place, un suivi en continu et un réajustement permanent Adoption

Des règles d’utilisation claire Gouvernance



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