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Problématiques de gestion documentaireau Gouvernement du QuébecWebÉducation, le 21 février 2008.

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Ordre du jour

PROBLÉMATIQUES :

1- Gestion des documents sur support papier et numérique;

2- Archivage des sites Web;

3- Ressources (humaines, financières et matérielles).

PISTES DE SOLUTIONS…

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PROBLÉMATIQUES…

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1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique :

A. Nécessité de gérer une masse documentaire grandissante dans les organisations depuis les années ‘50…

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1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique :

B. Fondements de la valeur primaire et secondaire des documents…

Dossier

Document(s)

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1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique :

B. Fondements de la valeur primaire et secondaire des documents…

Valeur primaire(administrative, légale, financière, probatoire, …)

Valeur secondaire(historique)

Actif Semi-actif Inactif /Conservation

DestructionDossier

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1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique :

B. Fondements de la valeur primaire et secondaire des documents…

Valeur primaire(administrative, légale, financière, probatoire, …)

Valeur secondaire(historique)

Actif Semi-actif Inactif /Conservation

Destruction

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1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique :

B. Fondements de la valeur primaire et secondaire des documents…

Valeur primaire(administrative, légale, financière, probatoire, …)

Valeur secondaire(historique)

Actif Semi-actif Inactif /Conservation

Destruction

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1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique :

B. Fondements de la valeur primaire et secondaire des documents…

Valeur primaire(administrative, légale, financière, probatoire, …)

Valeur secondaire(historique)

Destruction

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1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique :

B. Fondements de la valeur primaire et secondaire des documents…

Valeur primaire(administrative, légale, financière, probatoire, …)

Valeur secondaire(historique)

Destruction

Inactif /Conservation

5-10%

90-95%

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1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique :

C. Adoption de la Loi sur les archives en 1983…

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1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique :

D. Autres lois complémentaires…• Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur

la protection des renseignements personnels;• Loi concernant le cadre juridique des technologies de

l'information;• Loi(s)…

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1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique :

E. Gestion des dossiers versus Gestion des documents…

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1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique :

F. Nécessité croissante de la gestion des documentssur support numérique…

Courriels Bureautique Numérisés

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1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique :

G. Gestion documentaire (GD)…Gestion électronique des documents (GED)…Gestion intégrée des documents (GID)…

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1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique :

H. Exemples d’implantations…• Projets COBA;• Projets GCI - Gestion Virtuelle;• Projets OpenText – Livelink ECM;• Projets CRGGID;• Autres projets…

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2- Problématique d’archivage des sites Web : (source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web)

A. L’information versus la prestation électronique de service (PES)…

Site Webinformationnel

Prestationélectroniquede service

Information publiqueofferte à tous, comme

dans une vitrine

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2- Problématique d’archivage des sites Web : (source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web)

A. L’information versus la prestation électronique de service (PES)…

Un site Web ordinaire a pour but d'informer le public et se présente comme une vitrine où l'organisation étale diverses informations offertes à tout venant. Sa conservation relève de la Gestion documentaire et se traite comme une variété particulière de documents d'information.

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2- Problématique d’archivage des sites Web : (source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web)

A. L’information versus la prestation électronique de service (PES)…

Site Webinformationnel

Prestationélectroniquede service

Transactions individuelles,informations personnelles et

confidentielles

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2- Problématique d’archivage des sites Web : (source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web)

A. L’information versus la prestation électronique de service (PES)…

Un site de PES, au contraire, est un mode d'accès à un programme ou un service gouvernemental qui prend place aux côtés de l’accès par téléphone, par la visite à un préposé, par télécopieur ou par la poste. Loin de présenter la même information à tout le monde, le site de PES traite individuellement avec chacun des clients qui se présentent, échangeant avec eux des informations personnelles et confidentielles qui ne sont accessibles à personne d'autre. On n’archive pas, dans ce cas, des documents publics. On archive les dossiers confidentiels de l’État.

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2- Problématique d’archivage des sites Web : (source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web)

B. La problématique des sites Web :

• Perspective diachronique;• Perspective synchronique.

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2- Problématique d’archivage des sites Web :(source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web)

B. La problématique des sites Web :• Perspective diachronique :

• Un site Web est susceptible de connaître des modifications à tout moment;

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2- Problématique d’archivage des sites Web :(source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web)

B. La problématique des sites Web :• Perspective diachronique :

• Un site Web est susceptible de connaître des modifications à tout moment;

• Deux options :• Clichés du site;• L’archivage intégral des transformations du site.

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2- Problématique d’archivage des sites Web :(source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web)

B. La problématique des sites Web :• Perspective synchronique :

• Les fichiers importés;• Les fichiers originaux;• Les fichiers formant un SGC (CMS);• Les contributions provenant de l’extérieur du GVT;• Les bases de données.

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2- Problématique d’archivage des sites Web :(source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web)

C. Gestion du cycle de vie des documents…• La période active : celle durant laquelle le document est

accessible aux internautes sur le site;

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2- Problématique d’archivage des sites Web :(source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web)

C. Gestion du cycle de vie des documents…• La période active;• La période semi-active : celle durant laquelle un document retiré

du site doit être disponible pour les besoins administratifs, financiers ou juridiques de l’administration publique;

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2- Problématique d’archivage des sites Web :(source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web)

C. Gestion du cycle de vie des documents…• La période active;• La période semi-active;• La période inactive : celle où BAnQ prend possession du

document et le traite en vertu de son intérêt historique.

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2- Problématique d’archivage des sites Web :(source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web)

D. Mise en œuvre technique d’un système d’archivage :• Les sites gérés manuellement;• Les sites reposant sur un SGC/CMS;• Les sites reposant sur l’architecture du CRGGID.

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2- Problématique d’archivage des sites Web :(source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web)

E. Versement à la BAnQ:• Pour un site archivé localement au moyen de clichés

périodiques;

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2- Problématique d’archivage des sites Web :(source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web)

E. Versement à la BAnQ:• Pour un site archivé localement au moyen de clichés

périodiques;• Pour un site archivé intégralement au moyen d’un SGC/CMS

déployé localement;

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2- Problématique d’archivage des sites Web :(source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web)

E. Versement à la BAnQ:• Pour un site archivé localement…;• Pour un site archivé intégralement…;• Pour un site reposant sur le module d’archivage des sites

Web mis à la disposition des M/O dans le cadre de l’implantation du CRGGID.

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3- Problématique des ressources :

A. Ressources humaines : Tâches, rôles et responsabilités des archivistes/techniciens en documentation, des webmestres/informaticiens et des usagers…

• Transfert de responsabilité;• Tâches supplémentaires dans un contexte de surcharge de

travail / rationalisation des effectifs;• Quels documents? Depuis quand?

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3- Problématique des ressources :

B. Ressources financières : Investissements… • Équipements;• Logiciels;• Main-d’œuvre;• Formation;• Support.

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3- Problématique des ressources :

C. Ressources matérielles :• Infrastructure;• Équipements;• Logiciels.

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PISTES DE SOLUTIONS…

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Pistes de solution…

A. Alfresco;B. Microsoft - SharePoint;C. OpenText Corporation - Livelink ECM;D. GCI inc. - Gestion Virtuelle .NET / GED ExpressE. …