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SharePoint 2013Comment gérer au mieux les fichiers volumineux et les

grandes listes

Conférencier :

Benoît Jester - AsipeMVP SharePoint @SPAsipehttp://spasipe.wordpress.com

http://spasipe.wordpress.com/



Introduction


Sommaire

SharePoint 2013 et les grandes listes• Un peu de vocabulaire• Quelques limites• La (fameuse) limite des 5.000 éléments• Les erreurs potentielles

Comment améliorer la gestion des grandes listes ?• Plusieurs solutions !

Comment gérer les fichiers volumineux ?



SharePoint 2013 et les grandes listes


Un peu de vocabulaire

Limitations et frontières logicielles pour SharePoint 2013

3 catégories :• Frontières (Boundaries) : limites statiques qui ne peuvent absolument pas être dépassées• Seuils (Thresholds) : limites configurables qui peuvent être dépassées si des contraintes spécifiques l’imposent• Limites prises en charge (Supported limits) : limites connues du produit qui peuvent être dépassées mais ….

Domaines d’application• Applications web• Bases de données de contenu• Collections de sites• Listes et bibliothèques• Colonnes• ..

https://technet.microsoft.com/fr-fr/library/cc262787.aspx

https://technet.microsoft.com/fr-fr/library/cc262787.aspx


Quelques limites

Limite Valeur maximale Type de limite Commentaires

Taille de fichiers 2 Go Frontière 250 Mo par défaut

Versions mineures 511 Frontière Nombre maximal

Documents 30.000.000 par bibliothèque Pris en charge Dépend de l’organisation des données

Eléments 30.000.000 par liste Pris en charge Dépend de la structure utiliséeExemple : colonnes

Opérations en bloc 100 Seuil 100 éléments peuvent être sélectionnés pour une opération

Affichage de liste 5.000 Seuil Nombre d’éléments qu’une opération de base de données peut traiter (row-level lock)


La (fameuse) limite des 5.000 éléments

Pourquoi ce nombre de 5.000 ?

Parceque SQL Server is in da house !• Utilisation fréquente de la stratégie de “row-level locking” • Pour assurer que des mises à jour n’impactent pas d’autres utilisateurs

Dans le cas d’une opération concernant plus de 5.000 lignes (environ)• SQL Server préfére locker la table entière, et non plus uniquement les lignes concernées• Et ce jusqu’à la fin de l’opération

Environ 5.000 lignes car dépendant du site, de l’activité sur la base de données, et de la configuration du site

Lors du lock, les autres utilisateurs n’accèdent pas à la table (Dégradation des performances si fréquent …)


Les erreurs potentielles

Sur les listes • Vue en mode “feuille de données”• Gestion de colonnes ou de types de contenu• Gestion d’index• Gestion de fichiers extraits• Suppression de site ou de liste• Sauvegarde de liste en tant que template• Affichage de totaux dans des vues• Gestion de pièces jointes

Sur les dossiers• Gestion (copie, renommage, …)• Gestion de la sécurité• Ouverture avec l’explorateur Windows



Comment améliorer la gestion des grandes listes ?


Utiliser la fenêtre de délai quotidien


Option des applications web nommée « Daily time window » (fenêtre de délai quotidien)• Configurable via l’administration centrale• Par application web• Définit un intervalle de temps durant lequel les utilisateurs peuvent exécuter des opérations sans limites• Tous les seuils et toutes les limites sont ignorés

Pas (seulement) pour de l’affichage ! • Ajout ou suppression d’un index• Ajout ou suppression d’une colonne de liste• Suppression ou copie de dossiers• Modification des permissions d’une liste• …


Créer des colonnes indexées

Création• Depuis une liste / bibliothèque• En quelques clics

Les + :• Amélioration des performances, combinée à des vues filtrées• Indexation de 20 colonnes maximum

Les - :• Consommation supplémentaire de ressources pour la mise à jour de l’index• Limiter les colonnes indexées aux colonnes utilisées dans les vues• Plusieurs types de colonne non supportées

• Calculées• Multilignes• Personnes et groupes• …


Créer des vues basées sur des colonnes indexées

Principes de création d’une vue• La première colonne doit être indexée• Les autres colonnes indexées ne sont pas prises en compte• La première colonne (indexée) du filtre ne doit pas ramener plus d’éléments que le seuil

Attention aux éléments présents dans la corbeille• Dépassement du seuil• Résultats incomplets

Opérations pouvant néanmoins poser problème (accès à la liste entière)• Ajout ou suppression d’index• Affichage d’un total dans une colonne• Ajout, mise à jour ou suppression de champs calculés


Organiser les éléments dans des dossiers

Principes• Réorganiser les données (limite des 5.000 éléments)• La création d’un dossier induit la création d’un index interne utilisé lors de l’accès à son contenu

Performances• L’accès aux éléments d’un dossier va utiliser cet index• Performances améliorées grâce à cet index• Affichage d’un dossier au moins aussi performant qu’une vue utilisant une colonne indexée

Inconvénients• Gestion des dossiers• Déplacement d’éléments entre les dossiers compliqué


Contrôler les données affichées sur la page

Performance ! Performance !• Limiter la taille de la page• Limiter les données à afficher

Solutions• Utiliser la « Limitation des éléments » (Groupes de taille spécifiée ou limite fixe)• Utiliser le style « Volet Aperçu »• Utiliser la fonctionnalité « Grouper par »• Utiliser la vue en mode « Datasheet »


Utiliser la synchronisation en mode déconnecté

Modification hors-ligne et synchronisation• Pas d’activité sur le serveur SQL• Ressources SharePoint moins impactées

Access 2013• Connexion bidirectionnelle (via Access Services)• Traitement de 50.000 éléments dans la limite de 2 Go• Transfert uniquement des modifications• Gestion des conflits

Excel 2013• Connexion unidirectionnelle (SharePoint vers Excel)• Capacités d’analyse d’Excel

Outlook 2013• Gestion de contacts, de tâches, de calendriers ou de bibliothèques SharePoint• Synchronisation des données


Utiliser la recherche

Principes• Rapide• Mécanisme d’indexation spécifique• N’est pas impactée par les limitations en place• Recherche sur le site ou sur une bibliothèque/liste• Utilisation d’opérateurs logiques sur des colonnes• Résultats affinés


Utiliser des listes externes

Principes• Basé sur le Business Connectivity Services (BCS)• Connexion à des données issues de SAP, de Webservices, ou SQL Server• Toutes les opérations de base sont possibles depuis SharePoint

Avantages• Pas d’utilisation du serveur SQL de SharePoint pour récupérer les données• Une liste externe n’est pas impactée par les mêmes limitations qu’une liste « classique »• Possède ses propres limites



Comment gérer les fichiers volumineux ?


Le cas particulier des vidéos

Ajout (virtuel) de vidéos dans SharePoint• Ajout de la vidéo via un lien• Externalisation des vidéos (site IIS)• Charge due au streaming est supportée par la source hébergeant les vidéos• Attention à la sécurité décorélée de celle de SharePoint !


La gestion des fichiers volumineux

BLOB : Binary Large Object• Objet (large) stocké dans une base de données• Connu par sa taille et son emplacement, et non via par structure (fichier Office, vidéo)• Les BLOBs sont des données non structurées (80% des données en entreprise)• Stockage possible hors de la base de données Utilisation du RBS

RBS : Remote BLOB Storage• Ensemble d’API fourni par SQL Server (SQL Server 2008 à 2014)• Permet de stocker des BLOBs hors de la base de données• Les métadonnées liées au BLOB restent en base• Scope : base de données

Avantages• Transparent pour l’utilisateur• Optimisation des I/O (bypass de SQL Server)• Temps de transfert accéléré entre le client et le serveur SQL


Le stockage des données non structurées

BLOB SQL• Stockage des BLOBS en base

FILESTREAM (local)• Fonctionnalité SQL Server, supporté par SharePoint 2013• Les BLOBs sont déplacés sur le système de fichiers• Pas de support de la compression ou du TDE

RBS Remote• Providers RBS dédiés

• AvePoint (DocAve Storage Manager)• Metalogix (StoragePoint)• …


Utilisation du RBS

Points d’attention• RBS n’augmente pas les limites de stockage des bases de données de contenu• Microsoft ne prend actuellement en charge que le fournisseur RBS FILESTREAM avec SharePoint 2013

• S’il n’est utilisé sur des lecteurs de disque dur locaux ou sur des lecteurs iSCSI• Les fonctionnalités de sauvegarde et de restauration sont opérationnelles• Pas de chiffrement, pas de compression

Utilisation• Déterminer la taille moyenne des fichiers

• Taille > 1 Mo : amélioration des performances• Taille < 256 Ko : diminution des performances globales

• Déterminer le type d’accès• En cas de lecture de contenu : gains de performances possibles• En cas de révision de contenu : diminution des performances

• Coûts : Trouver le compromis entre les coûts de stockage et les coûts opérationnels.



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