webinaire contrats
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BIEN MAITRISER LES CONTRATS AU SEIN DE SON ORGANISATION
- Enjeux et Choix Technologiques -
ORDIGESCopyright © 2015
Sommaire
Enjeux d’une bonne gestion des contrats
Les solutions pour gérer ses contrats
Comment bien choisir une solution
Les bénéfices d’une solution avancée
Méthodologie d’inventaire des contrats
Réponses aux questions
Cycle de Vie des Contrats
PREPARATION
NEGOTIATION
FINALISATION
APPROBATION
VIE ACTIVE et avenants
Clôture & archivage
Les contrats sont rarement accessibles et ilssont rarement utilisés par les opérationnels
En général géré au moins localement
Contrats: Les Situations Classiques
Nombreuses copies
Où est l’original ?
Coût et inefficacité
Pas de partage
Pas d’automatisation
Celui qui a besoin de l’info ne l’a pas
Rangement Papier Liste Excel / Word CCM - Centralisation
Base de contrats à ladisposition des utilisateurs
La Gestion centralisée des contrats
Les caractéristiques d’une gestion centralisée :
Un référentiel unique et des outils de recherche
Une gestion collaborative du cycle de vie
Des alertes sur milestones
Vue planning sur l’ensemble des contrats
Reporting financier et opérationnel
Réduction des coûts liés aux achats
Suivi des objets liés à un contrat
La Gestion Centralisée des ContratsElle permet avant tout l’utilisation des contrats
Elle permet également : Une analyse des fournisseurs Une analyse des achats, sur contrat / hors contrat
Elle implique : Une organisation administrative De la technologie ICT
… Dans le but principal de réaliser des économies
Synthèse : Les Enjeux
contrôle des échéances réduction du papier et du stockage
éviter les dépenses inutiles
utilisation de ce qui a été négocié une mise à disposition
aux opérationnels
Un suivi et la bonne gestion des objets liés
71% des entreprises ont des difficultés à retrouver leurs contratset 10% des contrats se perdent, tous secteurs confondus. [IACCM /Faulkner]
Risques
Spend Control
Compliance
Documents
Les sociétés qui utilisent une solution réduisent de 38% leurs risques de pénalité. [IBM/Emporis Research, 2009]
La simple automatisation des contrats contribue à réduire les frais généraux des entreprises de 2% voire plus, le payback est très rapide. [PWC + Goldman Sachs]
Seulement 65% des achats se font conformément aux contrats. [Aberdeen]
Bien gérer son organisation implique de bien gérer ses contrats.
Ce que disent les Experts
Au total : 54€ 15€
création
15.0€
11.0€
validation
5.5€
2.0€
consultationsmise à jour
25.0€
2.5€
clôture
3.5€
0.5€
archivage
5.0€
0€
préparationnégociations
-
-Avec solution :
Sans solution :
Source : Arthur D.Little - Gains moyens observés par Contrat
Gains liés à la dématérialisation
Les Solutions du Marché
Faible coût
Rudimentaire
Faibles Gains
ProductivitéLimitée
Intégré
Universel
Coûts élevés
Gains moyens
Excel & Co SAP & Co Solution dédiée locale Solution en mode web
Gains élevés
ROI rapide
Individuel
Productivité limitée
Pas de prise en main par tous
Centralisation
Travail collaboratif
En temps réel
Annotations
Accessible partout
www.software4contract.com
Bénéfices d’une solution avancée
Economies
Sécurité.
Alertes sur milestoneset sur les objets liés
Collaboration.
Bonne Gouvernance.+ impositions marché (SOX, IPSAS)
Recherche.
Contrôle, reporting,Dashboards.
Evaluation fournisseurset renégociation
Satisfaction et retour d’expérience des utilisateurs
Dématérialisation.
- Contrats - Achats - Responsabilisation
Choisir une solution : les points-clé
1) Une centralisation sécurisée des contrats
2) Une gestion intelligente des documents
3) Des fonctions collaboratives avancées
Nombre illimité d’utilisateurs Plateforme hautement sécurisée Gestion sophistiquée des droits
d’accès Utilisation en mode web, SaaS ou
installé
Recherches avancées et multicritères
Gestion et attachements d’infos liées
Edition de modèles de contrats Traçabilité et historique des modif.
Alertes et notifications des échéances
Circuits de validation des modifications
Annotations et surlignage des docs Tâches, planning et reporting
Contrôler le cycle de vie en équipemaîtriser et optimiser ensemble tout le cycle de vie à travers l´organisation.
Maîtriser tous les documentsélaboration, modifications, tracing, recherche, points à renégocier.
Faciliter l’accès des contrats et des documents liés, en un seul endroit, à tous les ayant droit.
Vos besoins : Il vous faut :
Méthodologie d’Inventaire des Contrats
Analyse de l’existant
Préparation de l’outil & de la base de données
Scanning et indexation primaire
Présentation de la base et indexation secondaire
Mise à disposition
VisionAncien modèle Nouveau modèle
any authorized person. any time. in one place.
PREPARATION NEGOTIATION FINALISATION UTLISATION AVENANTS ARCHIVAGE
Merci de votre attention !
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