GUIDE D’ÉLABORATION D’APPELS D’OFFRES, D’ADJUDICATION DE CONTRAT ET DE GESTION CONTRACTUELLE

APPELS D’OFFRES PUBLICS D’EXÉCUTION DE TRAVAUX

Service de la performance organisationnelle

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TABLE DES MATIÈRESTABLE DES MATIÈRES.................................................................................................................................................................. 2

PRÉAMBULE................................................................................................................................................................................... 7

OBJECTIFS DU GUIDE................................................................................................................................................................... 8

SYSTÈME DE PRÉSENTATION DE L’INFORMATION................................................................................................................... 8

LEXIQUE.......................................................................................................................................................................................... 8

DÉFINITIONS................................................................................................................................................................................... 9

RÉGLEMENTATION........................................................................................................................................................................ 9

I. Liens utiles..........................................................................................................................................................9

II. Cadre légal d’octroi de contrats........................................................................................................................10

III. Exceptions aux règles d’appel d’offres..............................................................................................................11

IV. Période de restriction de lancement d’un appel d’offres (vacances annuelles hiver/été de la construction)......11

V. Règlement de gestion contractuelle..................................................................................................................12

VI. Partage des compétences dans l’organisation municipale de l’île de Montréal et confection du budget............13

VII. Instances décisionnelles...................................................................................................................................15

1. ÉLABORATION D’UN APPEL D’OFFRES PUBLIC ET SOLLICITATION DES MARCHÉS.............................................17

1.0. INITIATION ET PLANIFICATION DU PROJET (PRÉALABLES REQUIS)...........................................................................................17

1.0.1. Inscription du projet au PTI.............................................................................................................................17

1.0.2. Crédits disponibles des requérants..................................................................................................................17

1.0.3. Demandes de subventions................................................................................................................................17

1.0.4. Entente de partenariat.....................................................................................................................................17

1.0.5. Partage des coûts par requérant......................................................................................................................17

1.0.6. Certificats d’autorisation du ministère du Développement durable, de l'Environnement et de la Lutte contre

les changements climatiques (MDDELCC).....................................................................................................17

1.0.7. Potentiel archéologique...................................................................................................................................18

1.0.8. Études géotechniques.......................................................................................................................................19

1.0.9. Études de caractérisation environnementale...................................................................................................20

1.0.10. Gestion des eaux de ruissellement du chantier (obtention d’un permis de rejets des eaux)...........................21

1.0.11. Permis de construction : Validation de rétention des eaux pluviales, autorisation de branchement d’eau

domestique et installation d’un système de gicleurs........................................................................................22

1.0.12. Consultation publique......................................................................................................................................24

1.0.13. Approbation par le Comité consultatif d’urbanisme (CCU)...........................................................................24

1.0.13.1. Approbation en vertu du règlement sur les Plans d’implantation et d’intégration architecturale (PIIA)

de l’arrondissement..........................................................................................................................................25

1.0.14. Protection du patrimoine.................................................................................................................................27

2

1.0.14.1. Approbation du CCU et du MCC pour un projet à intérêt patrimonial....................................................28

1.0.14.2. Admissibilité des projets aux subventions en vertu de l’entente pour un projet à intérêt patrimonial.....29

1.0.15. Limites de propriétés........................................................................................................................................29

1.0.15.1. Différents types d’arpentages utilisés à la Ville........................................................................................29

1.0.15.2. Différents types de plans d’arpentages produits par la Division de la géomatique..................................30

1.0.15.3. Prérequis aux travaux d’arpentage et vérifications à effectuer pour les limites de propriétés................30

1.0.15.3.1. Cas de travaux d’infrastructures...............................................................................................................31

1.0.15.3.2. Cas de travaux de bâtiment.......................................................................................................................32

1.0.16. Habillage de chantier.......................................................................................................................................32

1.1. ÉLABORATION DE L’APPEL D’OFFRES.................................................................................................................................. 33

1.1.1. Autorisation de lancement d’un appel d’offres public pour les projets non prévus au PTI............................33

1.1.2. Désignation de l’identité du maître d’œuvre sur le chantier...........................................................................34

1.1.2.1. Matrice décisionnelle pour déterminer l’identification du maître d’œuvre....................................................36

1.1.2.1.1. L’entrepreneur est désigné comme maître d’œuvre..................................................................................37

1.1.2.1.2. La Ville est désignée comme maître d’œuvre............................................................................................37

1.1.3. Obtention d’un numéro d’appel d’offres.........................................................................................................38

1.1.4. Gabarit du cahier des charges.........................................................................................................................38

1.1.4.1. Instructions aux soumissionnaires...................................................................................................................42

1.1.4.1.1. Modifications des IAS : mises à jour le 25 mai 2018................................................................................44

1.1.4.2. Cahier des clauses administratives générales (CCAG)...................................................................................47

1.2. PUBLICATION DE L’APPEL D’OFFRES.................................................................................................................................... 47

1.2.1. Publication de l’appel d’offres dans les journaux...........................................................................................49

1.2.2. Publication de l’appel d’offres dans le SEAO.................................................................................................50

1.3. GESTION DE L’APPEL D’OFFRES.......................................................................................................................................... 55

1.3.1. Visite supervisée des lieux................................................................................................................................55

1.3.2. Addenda...........................................................................................................................................................57

1.3.3. Report de la date d’ouverture des soumissions...............................................................................................60

1.3.4. Annulation d’un appel d’offres avant l’ouverture des soumissions.................................................................62

1.3.5. Dernière estimation..........................................................................................................................................63

2. ADJUDICATION DE CONTRAT......................................................................................................................................... 65

2.0. OUVERTURE PUBLIQUE DES SOUMISSIONS.......................................................................................................................... 65

2.1. PUBLICATION DES RÉSULTATS D’OUVERTURE DANS LE SEAO.............................................................................................. 66

2.2. ANALYSE D’ADMISSIBILITÉ ET DE CONFORMITÉ DES SOUMISSIONS........................................................................................67

2.2.1. Généralités.......................................................................................................................................................67

2.2.2. Étape 1 : Conformité des prix..........................................................................................................................77

2.2.2.1. Exigences quant aux prix.................................................................................................................................77

2.2.3. Étape 2 : Admissibilité du soumissionnaire.....................................................................................................81

2.2.3.1. Immatriculation auprès du Registraire des entreprises du Québec (REQ).....................................................81

3

2.2.3.2. Autorisation de l’Autorité des marchés financiers (AMF)...............................................................................82

2.2.3.3. Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA).........................................................83

2.2.3.4. Attestation de Revenu Québec (RQ).................................................................................................................84

2.2.3.5. Licence de la Régie du bâtiment du Québec (RBQ).........................................................................................86

2.2.3.6. Règlement de gestion contractuelle de la Ville de Montréal (RGC) : Registre des personnes écartées en

vertu du RGC...................................................................................................................................................87

2.2.4. Étape 3 : Conformité des soumissions.............................................................................................................90

La troisième et dernière étape de l’analyse prévoit la vérification de tous les éléments de conformité de chacune des

soumissions......................................................................................................................................................90

2.2.4.1. Garantie de soumission....................................................................................................................................90

2.2.4.2. Lettre d’intention d’assurer un soumissionnaire.............................................................................................95

2.2.4.3. Obtention du cahier des charges sur le SEAO.................................................................................................96

2.2.4.4. Visite supervisée des lieux................................................................................................................................97

2.2.4.5. Exigences prioritaires de présentation d’une soumission...............................................................................98

2.2.4.6. Consortium.......................................................................................................................................................99

2.2.4.7. Exigences secondaires de présentation de la soumission..............................................................................100

2.3. REJET DES SOUMISSIONS................................................................................................................................................. 101

2.4. ADJUDICATION DE CONTRAT............................................................................................................................................. 103

2.4.1. Vérification du rendement du fournisseur.....................................................................................................103

2.4.2. Analyse comparative du prix du plus bas soumissionnaire conforme avec la dernière estimation..............104

2.4.3. Création d’un sommaire décisionnel.............................................................................................................106

2.4.4. Communication à l’adjudicataire..................................................................................................................108

2.5. PUBLICATION DES RÉSULTATS D’ADJUDICATION DANS LE SEAO.........................................................................................109

2.6. ANNULATION DE L’APPEL D’OFFRES APRÈS L’OUVERTURE DES SOUMISSIONS......................................................................111

2.7. REMISE DES GARANTIES DE SOUMISSIONS........................................................................................................................ 113

3. GESTION CONTRACTUELLE......................................................................................................................................... 114

3.0. GÉNÉRALITÉS :................................................................................................................................................................ 114

3.1. DÉMARRAGE DES TRAVAUX DE CONSTRUCTION................................................................................................................. 114

3.2. PLANIFICATION DU DÉMARRAGE DU PROJET...................................................................................................................... 115

3.2.1. Vérification des préalables............................................................................................................................115

3.2.2. Obtention des documents contractuels requis avant le début des travaux....................................................116

3.2.2.1. Garantie d’exécution et garantie de paiement de la main d’œuvre, des matériaux et services (CCAG 2.0) 116

3.2.2.1.1. Projets de moins de $ 500 000 (incluant les taxes).................................................................................116

3.2.2.1.2. Projets de plus de $ 500 000 (incluant les taxes)....................................................................................117

3.2.2.2. Certificats d’assurances (CCAG 3.0)............................................................................................................117

3.2.2.2.1. Assurance — responsabilité civile...........................................................................................................117

3.2.2.2.2. Assurance responsabilité civile automobile formule des non-propriétaires...........................................118

3.2.2.2.3. Assurance chantier tous risques formule étendue...................................................................................118

4

3.2.2.3. Autres documents (permis, attestation, etc.) requis pour l’exécution de travaux..........................................118

3.3. PLAN DE SURVEILLANCE................................................................................................................................................... 119

3.3.1. Guide de surveillance des travaux de l’O.I.Q................................................................................................119

3.3.2. Planification des ressources requises :..........................................................................................................119

3.3.3. Liste des documents contractuels requis aux différentes phases du projet....................................................119

3.3.4. Réunion de démarrage (CCAG 5.1.4.1.1)......................................................................................................122

3.3.4.1. Ressources et canaux de communications.....................................................................................................122

3.3.4.2. Échéancier et horaire de travail....................................................................................................................122

3.3.4.3. Préparation du chantier et sécurité...............................................................................................................123

3.3.4.4. Documents et processus.................................................................................................................................123

3.4. DISPOSITIONS CONTRACTUELLES (CCAG 4.0)....................................................................................................... 124

3.4.1. Généralités : représentant désigné de l’entrepreneur et interprétation des documents (CCAG 4.1.2, 4.1.3)

124

3.4.1.1. Représentant désigné de l’entrepreneur........................................................................................................124

3.4.1.2. Interprétation des documents; préséance (CCAG 4.1.3)...............................................................................125

3.4.1.3. Applications et exemptions (CCAG 4.2)........................................................................................................125

3.4.1.4. Responsabilité de l’Entrepreneur (CCAG 4.3)..............................................................................................125

3.4.1.4.1. Exécution du Contrat...............................................................................................................................125

3.4.1.4.2. Cession (CCAG 4.3.2).............................................................................................................................126

3.4.1.4.3. Sous-traitance (CCAG 4.3.3)...................................................................................................................127

3.4.1.4.3.1. Demande de dérogation à la RBQ pour autoriser un sous-traitant ayant une licence restreinte, à

poursuivre l’exécution de son contrat en vertu de l’article 65.2.1 de la loi sur le bâtiment (L.R.Q., chapitre

B-1.1),.............................................................................................................................................................127

3.4.1.4.4. Loi sur la santé et la sécurité du travail (CCAG 4.3.5)...........................................................................129

3.4.1.4.5. Protection (CCAG 4.3.7)........................................................................................................................130

3.4.1.4.6. Archéologie..............................................................................................................................................131

3.4.1.4.7. Mesures d’urgence...................................................................................................................................131

3.4.1.4.8. Réclamations, hypothèques légales, compensation et retenues...............................................................131

3.4.2. Processus du rendement du fournisseur (CCAG 4.4)....................................................................................131

3.4.2.1. Grille d’évaluation :.......................................................................................................................................132

3.4.2.2. Avis de redressement......................................................................................................................................132

3.4.2.3. Transmission d’une évaluation de rendement insatisfaisant :.......................................................................132

3.4.3. Défaut - résiliation (CCAG 4.5)....................................................................................................................133

3.5. TRAVAUX (CCAG 5.0).................................................................................................................................................. 136

3.5.1. Exécution........................................................................................................................................................136

3.5.2. Autorité du Directeur.....................................................................................................................................136

3.5.2.1. Plans et dessins d’ateliers à soumettre par l’Entrepreneur..........................................................................137

3.5.2.1.1. Travaux d’arpentage, alignement et niveaux (CCAG 5.1.3)...................................................................137

3.5.2.1.2. Plans annotés (TQC); (CCAG 5.1.5).......................................................................................................137

5

3.5.2.1.3. Plans de localisation des infrastructures (CCAG 5.1.6).........................................................................137

3.5.2.2. Autorisation et permis à obtenir avant les travaux........................................................................................138

3.5.2.2.1. Fermeture d’eau......................................................................................................................................138

3.5.2.2.2. Maintien de la circulation (CCAG 5.1.16)..............................................................................................138

3.5.2.3. Échéancier d’exécution et planification hebdomadaire (CCAG 5.1.7).........................................................142

3.5.2.4. Délai de réalisation du projet (CCAG 5.1.8).................................................................................................143

3.5.2.5. Modifications apportées aux délais (CCAG 5.1.9)........................................................................................143

3.5.2.5.1. Avis écrit..................................................................................................................................................143

3.5.2.5.2. Défaut de l’Entrepreneur.........................................................................................................................144

3.5.2.5.3. Prolongation du délai..............................................................................................................................144

3.5.2.5.4. Conditions météorologiques....................................................................................................................144

3.5.2.5.5. Délais occasionnés par des intempéries lors de travaux de pavage.......................................................144

3.5.2.6. Instruction de chantier (CCAG 5.1.10)..........................................................................................................144

3.5.2.7. Gestion des changements (CCAG 5.1.11)......................................................................................................145

3.5.2.8. Procédure de règlements des différends (CCAG 5.1.12)...............................................................................151

3.5.2.9. Suspension des travaux (CCAG 5.1.13).........................................................................................................152

3.5.2.10. Défauts et pénalités (CCAG 5.1.14)........................................................................................................153

3.5.2.11. Maintien de la circulation (5.1.16)..........................................................................................................153

3.5.2.12. Travaux non conformes...........................................................................................................................153

3.5.2.13. Travaux simultanés (CCAG 5.1.15).........................................................................................................154

3.5.2.14. Réunions de chantier (CCAG 5.1.7.2, 5.1.14.1)......................................................................................154

3.5.2.15. Rapports...................................................................................................................................................156

3.5.3. Main-d’œuvre et salaire.................................................................................................................................158

3.5.4. Contrôle de la qualité des matériaux (CCAG 5.3.3) et demande d’équivalence (CCAG 5.3.2)...................158

3.5.4.1. Contrôle de la qualité....................................................................................................................................158

3.5.4.2. Demande d’équivalence (CCAG 5.3.2)..........................................................................................................159

3.5.5. Matériaux contaminés....................................................................................................................................159

3.5.6. Environnement, sécurité, protection et propreté...........................................................................................159

3.5.6.1. Sécurité, protection et environnement :.........................................................................................................159

3.5.6.2. Évacuation et disposition des objets, matières, produits et autres :..............................................................159

3.6. PAIEMENT, DÉCOMPTE ET GARANTIES (CCAG 5.6)........................................................................................................... 160

3.6.1. Demandes de paiement : décomptes progressifs (CCAG 5.6.1)....................................................................162

3.6.1.1. Ventilation des coûts de construction............................................................................................................162

3.6.1.2. Processus de paiements des travaux effectués (décomptes progressifs)........................................................162

3.6.2. Réception provisoire des travaux et prise de possession...............................................................................163

3.6.3. Période de garantie........................................................................................................................................167

3.6.4. Entretien durant la période de garantie........................................................................................................167

3.6.5. Paiement final des travaux et réception définitive.........................................................................................168

6

3.6.5.1. Paiements : décompte final............................................................................................................................168

3.6.5.2. Réception définitive des travaux....................................................................................................................169

3.7. FIN DU CONTRAT........................................................................................................................................................ 169

3.7.1. Rapport de fin de projet.................................................................................................................................169

3.7.2. Fermeture du contrat.....................................................................................................................................170

3.7.3. Post Mortem...................................................................................................................................................170

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PRÉAMBULE Dans un souci de normaliser le processus d’élaboration d’appels d’offres publics d’exécution de travaux et d’en faciliter l’application, le Service de la performance organisationnelle de la Ville de Montréal (la Ville), a créé le présent guide d’élaboration d’appels d’offres publics d’exécution de travaux (ci-après « le Guide ») qui s’adresse à toute personne ayant un rôle à jouer dans ce processus. La directive 88-Utilisation du cahier des charges administratif harmonisé pour les appels d'offres publics d'exécution de travaux s’inscrit dans le cadre d’un enjeu stratégique en vertu de l’article 57.1 de la Charte de la Ville de Montréal. Elle s’applique donc à tous les services corporatifs et les arrondissements de la Ville de Montréal impliqués dans le processus d’appels d’offres et d’octroi de contrats en matière d’exécution de travaux ainsi que la gestion contractuelle de ces derniers. La directive indique que tous les appels d’offres d’exécution de travaux et la gestion des contrats découlant de ces appels d’offres devront obligatoirement, utiliser la plus récente version du cahier des charges administratif harmonisé qui inclut notamment le cahier des clauses administratives générales (CCAG) et les instructions aux soumissionnaires (IAS) découlant du chantier d’harmonisation des devis réalisés par le Service de la performance organisationnelle.

Pour faciliter la transition vers l’utilisation du nouveau cahier des charges 2018, les étapes des processus d’élaboration et de lancement d’un appel d’offres public, d’adjudication de contrat et de gestion contractuelle sont présentées dans le Guide, et ce, dans le respect de tous les encadrements administratifs de la Ville assujettis, de l’ensemble des lois et règlements en vigueur, ainsi que de toutes les bonnes pratiques qui régissent ces processus. La description du cadre normatif de présentation et d’application des documents y est également décrite en détail.

Le champ d’application du Guide s’étend à tout contrat d’exécution de travaux, tel qu'il est défini dans la 47-Politique d’approvisionnement de la Ville de Montréal :

Exécution de travaux :

« Construction, reconstruction, démolition, réparation, rénovation ou réhabilitation d’un bâtiment ou d’un ouvrage de génie civil, y compris la préparation du site, les travaux d’excavation, de forage et de dynamitage, la fourniture de produits et de matériaux, d’équipement et de machinerie si ceux-ci sont prévus au contrat et y sont reliés, ainsi que l’installation et la réparation des équipements fixes d’un bâtiment ou d’un ouvrage de génie civil. »

Dans la version électronique du Guide, les documents présentés sont constitués de liens dynamiques permettant de les télécharger en quelques clics sur le site Internet de la Ville dédié aux appels d’offres d’exécution de travaux. Ce site se trouve au https://ville.montreal.qc.ca/executiontravaux. Au-delà des documents obligatoires décrits dans la directive 88-Utilisation du cahier des charges administratif harmonisé pour les appels d'offres publics d'exécution de travaux (dont le CCAG et les IAS), le site rassemble tous les documents en vigueur (encadrements administratifs, directives, communiqués), ainsi que plusieurs gabarits de formulaires, procédures et lettres afin de permettre à tout employé de la Ville d’élaborer et de gérer des appels d’offres publics d’exécution de travaux.

Le comité responsable du maintien du Guide produira des révisions régulières afin de maintenir à jour la documentation en fonction d’éventuelles nouvelles législations ou de nouveaux encadrements administratifs. Le comité sera également responsable d’analyser annuellement les propositions d’amendements par les différents intervenants.

Pour toute question, commentaire ou proposition d’amendement concernant le présent Guide, vous adresser par courriel à : france.beaulieu@ville.montreal.qc.ca.

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OBJECTIFS DU GUIDE

Les principaux objectifs du Guide sont les suivants :

Normaliser les procédures d’élaboration d’appels d’offres publics et de gestion contractuelle d’exécution de travaux, applicables dans toutes les unités d’affaires et tous les arrondissements de la Ville de Montréal;

Décrire chaque étape d’un appel d’offres public et de gestion contractuelle d’exécution de travaux en identifiant les différents documents de référence, formulaires et modèles de lettres à utiliser;

Faciliter l’élaboration d’appels d’offres publics et de gestion contractuelle en assurant le respect des divers encadrements, directives, procédures, réglementations et législations touchant les processus.

SYSTÈME DE PRÉSENTATION DE L’INFORMATION

Chacune des sections introduit le cadre contextuel, puis présente la procédure détaillée dans un encadré tel que celui-ci :

Titre de l’action à prendre

Étape Tâche Référence Résultat

1

Tâche à effectuer en ordre séquentiel

Document(s) de référence afin d’effectuer la tâche

L’élément de résultat à la suite de la tâche effectuée

Responsable : la personne imputable de la tâcheÉchéance : terme déterminé ou recommandé pour effectuer la tâche

Note Tout complément d’information de précision à la tâche en question

Advenant une disparité entre l’information contenue dans ce Guide et le cahier des charges d’un appel d’offres ou d’un contrat, le cahier des charges a prévalence. Dans de tels cas, merci d’en faire part à l’adresse électronique mentionnée au préambule.

LEXIQUEAMF : Autorité des marchés financiers ou toute autre autorité la remplaçantBSDQ : Bureau de soumissions déposées du QuébecCCAG : Cahier des clauses administratives généralesCCAS : Cahier des clauses administratives spécialesDAO : Documents d’appels d’offresDAP : Direction des approvisionnementsIAS : Instructions aux soumissionnairesLCV : Loi sur les cités et villesNEQ : Numéro d’entreprise du Québec

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ODC : Ordres de changementPGC : Politique de gestion contractuelleRBQ : Régie du bâtiment du QuébecRENA : Registre des entreprises non admissibles aux contrats publicsREQ : Registraire des entreprises du QuébecS. O. : Sans objetSEAO : Système électronique d’appels d’offres

DÉFINITIONSSe référer à la section « Définitions » du CCAG.

RÉGLEMENTATIONI. Liens utiles

RéglementationsCharte de la Ville de Montréal – Loi 33Code de sécurité pour les travaux de construction (Loi sur la santé et la sécurité du travail)Loi prévoyant certaines mesures afin de lutter contre la criminalité dans l’industrie de la constructionLoi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnelsLoi sur la santé et la sécurité du travailLoi sur le bâtimentLoi sur les cités et villesLoi sur les contrats des organismes municipauxLoi sur les contrats des organismes publicsLoi sur les impôtsLoi sur l'intégrité en matière de contrat publicLoi visant à prévenir, combattre et sanctionner certaines pratiques frauduleuses dans l’industrie de la construction et apportant d’autres modifications à la Loi sur le bâtimentProjet de loi n°76 – Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant principalement le processus d'attribution des contrats des organismes municipauxProjet de loi n° 28 – Loi concernant principalement la mise en œuvre de certaines dispositions du discours sur le budget du 4 juin 2014 et visant le retour à l'équilibre budgétaire en 2015-2016Projet de loi n°83 – Loi modifiant diverses dispositions législatives en matière municipale concernant notamment le financement politiqueProjet de loi n° 122 – Loi visant principalement à reconnaître que les municipalités sont des gouvernements de proximité et à augmenter à ce titre leur autonomie et leurs pouvoirsProjet de loi n° 155 – Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant le domaine municipal et la Société d’habitation du Québec

Règlement sur les contrats de construction des organismes municipaux

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InstitutionsAutorité des marchés financiers (AMF)Bureau des soumissions déposées du Québec (BSDQ)Commission de la construction du Québec (CCQ)Régie du bâtiment du Québec (RBQ)Registraire des entreprises du Québec (REQ)Secrétariat du Conseil du trésor (SCT) - RENASystème électronique d'appel d'offres (SEAO)

II. Cadre légal d’octroi de contrats

La Loi sur les cités et villes (L.R.Q., c. C-19) et la Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant le domaine municipal et la Société d’habitation du Québec fixent les règles d’appel d’offres et d’octroi de contrats applicables à la Ville de Montréal.

Voici le résumé des règles d’octroi des contrats d’exécution de travaux de construction. Il est à noter que les montants de la dépense incluent les taxes et qu'ils considèrent les ristournes:

Type Montant de la dépense

Précisions Délai minimum de la durée de la période d’appel d’offres

Gré à gré 1 ≤ 24 999 $ Invitation d’une seule firme

Aucun délai minimum prescrit.

Appel d’offres sur invitation *

25 000 $ à 100 000$ Au moins deux firmes invitées

10 jours calendrier

Appel d’offres public ≥100 000 $ < 9 100 000 $

>9 100 000$

Publié sur SEAO 17 jours32 jours.

Note : Le délai minimum de la durée de la période d’appel d’offres inclue la date où les documents sont publiés et disponibles sur le SEAO et la date d’ouverture des soumissions.1 : Montant de la dépense de gré-à-gré EN COURS DE RÉVISION selon les nouveaux seuils dans le document 48-Règlement de gestion contractuelle .

Attention !* La directive 2-Limite inférieure à 85 000 $ pour une demande de soumissions publiques de la Ville exige de procéder par sollicitation publique des marchés (appel d’offres public) lorsque l'estimation du coût du contrat, incluant toutes les taxes (TPS et TVQ), est de 85 000 $ et plus.

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III. Exceptions aux règles d’appel d’offres

La Loi sur les cités et villes (articles 573, 573.2 et 573.3) décrit les exceptions aux règles d’octroi de contrat en appel d’offres. Les contrats suivants peuvent donc être octroyés de gré à gré (à noter que seules les situations se rapportant à l’exécution de travaux ont été présentées dans la liste ci-dessous) :

Contrat, pour cas de force majeure de nature à mettre en danger la vie ou la santé de la population ou à détériorer sérieusement les équipements municipaux : le maire peut décréter toute dépense qu’il juge nécessaire et octroyer tout contrat nécessaire pour remédier à la situation. Le maire doit faire un rapport motivé au comité exécutif, lequel sera déposé au conseil à la première séance qui suit (voir 3- Octroi de contrat pour l’achat de biens, de services ou pour l’exécution de travaux d’urgence);

Contrat de fourniture de matériel, matériaux ou services dont le tarif est fixé ou approuvé par le gouvernement du Canada ou du Québec, ou par un de ses ministres ou organismes;

Contrat de fourniture de matériel, matériaux ou services conclu avec un organisme public au sens de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics (RLRQ, c. A-2.1.);

Contrat avec un fournisseur qui est le seul en mesure de fournir tels matériels ou services – après des vérifications documentées et sérieuses dans l’ensemble des provinces et territoires visés par un accord de libéralisation des marchés;

Camionnage en vrac conclu par l’intermédiaire du titulaire d’un permis de courtage (Loi sur les transports);

L’exécution de travaux sur l’emprise d’une voie ferrée en service avec le propriétaire ou l’exploitant de celle-ci.

IV. Période de restriction de lancement d’un appel d’offres (vacances annuelles hiver/été de la construction)

La directive 5-Restriction de lancement d'appels d'offres auprès du marché de la construction durant les périodes de vacances de l'industrie de la construction définit les modalités de restriction de traitement d’appels d’offres auprès du marché de la construction durant les périodes annuelles de vacances (hiver et été) de ce domaine d’activité. Ces modalités visent à augmenter la concurrence en s'assurant que les entreprises sollicitées disposent d’un temps raisonnable pour préparer et déposer des soumissions, plutôt que de se retirer par manque de temps, réduisant ainsi le nombre de soumissionnaires.

La directive s'applique à toutes les unités administratives (services corporatifs et arrondissements de la Ville de Montréal) appelées à lancer des appels d’offres auprès du marché des entrepreneurs et services professionnels de la construction.

Aucun appel d’offres ne doit être lancé ou se terminer durant les périodes de vacances de la construction. La durée des périodes de vacances de la construction ne peut être calculée comme faisant partie des délais

de réponse prévus à la Loi sur les cités et villes.

Dans le cas d’un appel d’offres public < 9 1000 000 $ incluant les taxes net de ristournes, le délai d’affichage et de préparation minimal accordé aux soumissionnaires est de 17 jours de calendrier (journée de la publication + 15 jours selon la Loi sur les cités et villes + le jour d’ouverture des soumissions), plus la durée de la période de vacances de la construction (14 jours), le cas échéant, donc au minimum 31 jours de délai doivent être accordés aux soumissionnaires pour répondre à l’appel d’offres.Dans le cas d’un appel d’offres public ≥ 9 1000 000$ incluant taxes net de ristournes, le délai d’affichage et de préparation minimal accordé aux soumissionnaires est de 32 jours de calendrier (journée de la publication + 30 jours

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selon la Loi sur les cités et villes + le jour d’ouverture des soumissions), plus la durée de la période de vacances de la construction (14 jours), le cas échéant, donc au minimum 46 jours de délai doivent être accordés aux soumissionnaires pour répondre à l’appel d’offres.

Il est possible de prendre connaissance du calendrier de congés annuels de la construction sur le site Internet de la Commission de la construction du Québec, dans la section « Congés et vacances » : http://www.ccq.org/fr-CA/GrandPublic/M07_CongeVacances.

Advenant des circonstances exceptionnelles nécessitant le lancement d’un appel d’offres ou son ouverture durant les périodes de vacances de la construction, l’unité administrative doit, préalablement au lancement, obtenir une dérogation de la Direction générale adjointe responsable du dossier. L’unité doit donc préciser dans un document explicatif :

les motifs de la circonstance exceptionnelle; les impacts de reporter l’appel d’offres après la période de vacances; les délais accordés aux soumissionnaires, du lancement à l’ouverture des soumissions; les moyens alternatifs, s’il en existe; les autres services qui seront sollicités dans le cadre de l’appel d’offres.

La DGA responsable demeure seule juge de la circonstance exceptionnelle. Seulement après approbation de la dérogation, les demandes de lancement seront transmises aux journaux et au SEAO. L’unité administrative devra acheminer au prochain conseil municipal, par voie de GDD, l’avis de dérogation et le document l’ayant appuyé.Conformément à l’article 573.2 de la Loi sur les cités et villes, cette directive ne s’applique pas dans un cas de force majeure.

V. Règlement de gestion contractuelle

La Loi sur les cités et villes (RLRQ, c. C-19) introduit des dispositions obligeant toute municipalité à se doter d’un règlement de gestion contractuelle applicable à tout contrat. Le conseil municipal et le conseil d’agglomération ont adopté en 2010 une telle politique. Le 48-Règlement de gestion contractuelle s’applique à tous les contrats de la Ville et à tous les intervenants impliqués dans toute démarche conduisant à la conclusion d’un contrat. Le 48-Règlement de gestion contractuelle en vigueur est composé de deux documents :

1. Règlement du conseil de la ville sur la gestion contractuelle : s’applique aux contrats octroyés par le comité exécutif pour le conseil municipal ou un conseil d’arrondissement.

2. Règlement du conseil d’agglomération sur la gestion contractuelle : s’applique aux contrats octroyés par le comité exécutif pour le conseil d’agglomération.

Ces documents ont été adoptés par le conseil municipal, à sa séance du 18 juin 2018, tenue le 19 juin 2018, et par le conseil d’agglomération, à son assemblée du 21 juin 2018. Ils se trouvent en annexe du 15-cahier des clauses administratives générales. Les principales dispositions ayant été modifiées ou ajoutées suite à la Loi 122 sont les suivantes :

le relèvement du plafond du gré à gré; la possibilité dorénavant d'augmenter le budget alloué aux contingences; le prolongement de la période d'exclusion d'un fournisseur en cas de récidive d'infraction; la réponse à apporter aux avantages indus et aux conflits d'intérêts que confère une situation à un

soumissionnaire; l'exclusion des personnes inadmissibles à tout contrat ou sous-contrat de la Ville.

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Pour de plus amples renseignements, veuillez-vous référer au communiqué 181-Application de la loi 122 et du règlement sur la gestion contractuelle (RGC) émis le 9 juillet 2018.

VI. Partage des compétences dans l’organisation municipale de l’île de Montréal et confection du budget

Le financement des projets à la Ville de Montréal se fait via le budget de la Ville, ce dernier se compose de deux parties, le budget provenant du conseil municipal et le budget provenant du conseil d’agglomération. Il y a donc un partage des dépenses entre l’instance du conseil municipal et l’instance du conseil d’agglomération, ce partage repose sur deux éléments :

Le partage des compétences, selon la Loi sur l’exercice de certaines compétences municipales dans certaines agglomérations .

La répartition des dépenses mixtes.

Le chargé de projet doit donc comprendre le mécanisme de financement de son projet afin de savoir quelles sont les instances qu’il doit solliciter afin de le financer.

Pour cette raison, nous avons introduit cette section qui explique comment est structurée l’organisation de la Ville de Montréal et comment le budget de la Ville est monté selon cette organisation en fonction de la notion de partage des compétences entre les instances décisionnelles de la Ville.

a) Définition de l’agglomération de Montréal

En vertu de l’article 4 de la Loi sur l’exercice de certaines compétences municipales dans certaines agglomérations et depuis le 1er Janvier 2006, l’’agglomération de Montréal peut être définie comme étant l’ensemble des 16 Villes liées citées ci-dessous, soit :

La Ville de Montréal, constituant une seule personnalité juridique et composée des 19 Arrondissements nés après le referendum et les dispositions de la Loi 9.

Les 15 Villes liées ou reconstituées

Vous pouvez consulter la carte montrant l’agglomération de Montréal né après le 1er janvier 2006 en cliquant sur le lien suivant : Carte de l'agglomération de Montréal

b) Montréal une ville centrale

La Ville de Montréal faisant partie de l’agglomération de Montréal telle que définie ci-dessus est considérée comme la ville Centrale et à ce titre elle exerce les compétences dites d’agglomération sur l’ensemble du territoire des 16 Villes liées.

c) Organisation municipale de la Ville de Montréal

Tel que le prescrivent la Loi concernant la consultation des citoyens sur la réorganisation territoriale de certaines municipalités ainsi que Loi sur l’exercice de certaines compétences municipales dans certaines agglomérations, et ses modifications, les pouvoirs d’administrer la Ville de Montréal sont partagés en compétences d’agglomération ou services d'agglomération offerts à l'ensemble de la population de l'île de Montréal et en compétences locales ou services locaux offerts sur le territoire de la Ville seulement.

La Ville de Montréal, en sa qualité de Ville centrale, continue à fournir des services et à gérer des équipements communs pour l’ensemble des citoyens de l’île de Montréal, à la fois sur son territoire et sur celui des 15 villes reconstituées.

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Il existe quatre (4) paliers d’instances décisionnelles à la Ville de Montréal et chacune de ces instances exerce des compétences locales ou d’agglomération :

Le conseil d’agglomération qui exerce des compétences dites d’agglomération qui s’applique sur les 16 Villes liées (y compris la Ville de Montréal). La Loi sur l’exercice de certaines compétences municipales dans certaines agglomérations précise les compétences qui doivent être exercées par le conseil d’agglomération sur l’ensemble de son territoire.

Le conseil municipal ou conseil de Ville qui exerce les compétences dites locales prévues par la loi et celles qui ne sont attribuées ni aux conseils d’arrondissement ni au conseil d’agglomération. La Charte de la Ville de Montréal précise, entre autres, les compétences locales qui relèvent du conseil municipal. Ce dernier les exerce sur le territoire de la Ville de Montréal seulement.

Le comité exécutif de la ville est une instance relevant directement du conseil municipal, le comité exécutif formé de 12 membres et de la mairesse de Montréal, exerce des pouvoirs, tant à l'égard des compétences locales que des compétences d'agglomération.

Les 19 conseils d’arrondissements de la Ville de Montréal. Chacun des 19 conseils d'arrondissement, dont la composition est variable, a sur son territoire des compétences précises prévues par la Charte de la Ville de Montréal . Essentiellement, les conseils d'arrondissement assument les pouvoirs de portée locale.

Pour en savoir plus sur le partage des compétences de chacune de ces instances, vous pouvez cliquer sur les liens internet suivants :

173_L’organisation municipale sur l’île de Montréal, gouvernance et partage des compétences :

174_Annexes 2, 3 et 4 du document budget de fonctionnement 2017 du service des finances

Conseil d’agglomération , Conseil municipal , Comité exécutif , Conseils d’arrondissements

d) Confection du budget

Les pouvoirs d’administrer la Ville étant partagés en compétences d’agglomération et en compétences locales, conformément au modèle actuel de gouvernance, la Ville de Montréal a aussi pris le soin de confectionner le budget sur la base des compétences d’agglomération et des compétences locales.

Le budget global de la Ville de Montréal est donc partagé entre le budget du conseil municipal et le budget du conseil d’agglomération. Ce partage repose sur les éléments suivants :

Le partage des compétences, selon la Loi sur l’exercice de certaines compétences municipales dans certaines agglomérations

La répartition des dépenses mixtes, c’est-à-dire relevant à la fois du budget du conseil d’agglomération et du budget du conseil municipal.

Pour en savoir plus sur la confection du budget de la Ville de Montréal et la répartition des dépenses, vous pouvez consulter le lien internet suivant : 174_Annexes 2, 3 et 4 du document budget de fonctionnement 2017 du service des finances

VII. Instances décisionnelles

L’approbation des dossiers décisionnels par les instances varie selon leurs compétences respectives. Les notes suivantes tirées du « programme triennal d’immobilisation 2018-2020 » en donnent un résumé :

Compétences d'agglomération

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Le conseil d'agglomération ou le comité exécutif exerce les compétences d'agglomération prescrites par la loi, c'est-à-dire qu'il est responsable des services d'agglomération offerts à l'ensemble de la population de l'île de Montréal par la Ville centrale, c'est-à-dire la Ville de Montréal. Les services d’agglomération se définissent comme étant l'ensemble des services communs fournis par la Ville de Montréal aux résidents de l'île de Montréal.

Compétences locales

Le conseil municipal de chaque ville de l'île de Montréal exerce les compétences locales prescrites par la loi, c'est-à-dire qu'il est responsable des services locaux offerts sur le territoire de sa municipalité.

Les responsabilités exercées par les municipalités locales sont aussi appelées services de proximité. Dans le cas de la Ville de Montréal, la Charte de la Ville de Montréal prévoit que ces compétences locales

sont partagées entre le conseil municipal et les conseils d'arrondissement. Celles-ci sont donc :o soit des compétences locales gérées par les arrondissements;

o soit des compétences locales gérées par le conseil municipal.

L’approbation par une instance donnée du dossier varie aussi selon le budget du projet; le tableau suivant présente ces critères :

Montant estimé de la transaction (avec taxes)

Octroi de travaux (selon RCE 02-004)

Types d’appels d’offres

500 000 $ et plus Conseil municipal (CM); Conseil d’agglomération (CG)

(Plus de 100 000 $ si un seul soumissionnaire est conforme)

Appel d’offres public(100 000 $ et plus)

De 100 000 $ à 499 999 $ Comité exécutif (CE)(Limité à 100 000 $ si un seul soumissionnaire

est conforme)

Étant donné que l’approbation d’un dossier décisionnel par les diverses instances peut affecter l’échéancier d’octroi, il est important de connaître l’instance décisionnelle lors de la préparation de l’appel d’offres. À ce titre, considérant que plusieurs projets d’exécution de travaux font partie du programme triennal d’immobilisation (PTI) et que les services doivent inscrire la compétence lors de la préparation de celui-ci, ce document est une bonne source de référence dans la majorité des cas. Si un projet n’est pas inscrit au PTI, le responsable du projet doit se référer au service responsable du projet.

Délégation de pouvoir des instances aux fonctionnaires :

Le règlement RCE 02-004 précise les niveaux de délégation pour les fonctionnaires de la Ville. Le tableau suivant résume ces niveaux pour l’exécution de travaux :

Niveaux décisionnels concernant l’octroi de contrat relatif à l'exécution de travaux (règlement RCE02-004)Plusieurs

soumissionnaires De gré à gré

Plus de 500 000 $ Conseil municipal Conseil municipal

Moins de 500 000 $ Comité exécutif Conseil municipal

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Moins de 100 000 $ Directeur général Comité exécutif

Moins de 100 000 $ Niv. A (Directeur de service, directeur) Directeur général

Moins de 50 000 $ Niv. B (Chef de division, surintendant, chef de projet) Niv. A

Moins de 30 000 $ Niv. C (Chef de section, assistant-surintendant) Niv. A, B

Moins de 20 000 $ Niv. D (Ingénieur, chefs d’équipe, etc.) Niv. A, B, C et D

Moins de 2 000 $ Niv. E (Voir règlement) Niv. A, B, C, D et E

Le règlement RCE-02-004 ne stipule pas le niveau d’approbation requis pour l’approbation des contingences lors de l’exécution des travaux. Les services ont mis en place des procédures internes pour définir ces niveaux d’approbation. Le tableau suivant résume ce qui est habituellement utilisé :

Niveaux décisionnels habituellement utilisés pour l’approbation de contingences durant l'exécution de travaux

Plus de 50 000 $ Niv. A (Directeur de service, directeur)

Moins de 50 000 $ Niv. B (Chef de division, surintendant, chef de projet)

Moins de 25 000 $ Niv. C (Chef de section, assistant-surintendant)

Moins de 10 000 $ Niv. D (Chargé de projets)

Lors du démarrage d’un projet, le directeur identifie un représentant et en informe l’adjudicataire, typiquement dans la lettre de débuter les travaux.

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1. ÉLABORATION D’UN APPEL D’OFFRES PUBLIC ET SOLLICITATION DES MARCHÉS

1.0. Initiation et planification du projet (préalables requis)

Lors des phases d’initiation et de planification du projet, certains préalables à la réalisation du projet peuvent être requis ; vous trouverez ci-dessous une liste sommaire.

Ces préalables sont habituellement requis avant d'entreprendre les travaux et, dans presque tous les cas, leurs obtentions requièrent plusieurs mois. Il est donc très important, pour ne pas retarder le projet, que le besoin pour ces préalables soit évalué en amont de la phase d’appel d’offres. Il est même souvent requis de mettre en oeuvre les demandes de permis et d’autorisation avant la phase de conception. Les sections suivantes donnent des détails pour certains d’entre eux.

1.0.1. Inscription du projet au PTI

Une première vérification doit être faite en ce qui a trait à l’inscription du projet au programme triennal d’immobilisations (PTI). Les liens suivants réfèrent aux documents pour le PTI 2018-2020

PTI 2018-20 20

PTI 2018-2020_Fiches_détaillées_par_services

Deux points importants sont à noter :

Une vérification peut être faite pour confirmer si votre projet est de compétences municipales ou d’agglomération ; les tableaux « par service » indiquent la compétence par un « M » ou un « A ». Cette vérification vous permet de connaître l’instance décisionnelle qui devra approuver votre dossier d’octroi et aussi d’ajuster votre échéancier en conséquence.

Si votre projet fait partie d’un programme de maintien d’actifs, il peut ne pas apparaître dans ce document, car chacun des programmes est présenté par une seule ligne puisque certains d’entre eux se composent de dizaines voire de centaines de projets. Dans ces cas, il est important de contacter le requérant ou propriétaire de l’actif pour obtenir une confirmation.

1.0.2. Crédits disponibles des requérants

1.0.3. Demandes de subventions

1.0.4. Entente de partenariat

1.0.5. Partage des coûts par requérant

1.0.6. Certificats d’autorisation du ministère du Développement durable, de l'Environnement et de la Lutte contre les changements climatiques (MDDELCC)

Pour certains projets, un certificat d’autorisation du ministère du Développement durable, de l'Environnement et de la Lutte contre les changements climatiques (MDDELCC) est requis en vertu de l’article 32 de la Loi sur la qualité de l’environnement pour exécuter des travaux qui affecteront l’environnement.

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Le guide d'interprétation (voir lien ci-dessous) présente dans des tableaux détaillés quels sont les cas où une demande est requise en vertu de l'article 32.

http://www.mddelcc.gouv.qc.ca/eau/eaux-usees/art32/Guide_interpretation.pdf

Si une autorisation du MDDELCC est requise selon l’article 32 de la Loi sur la qualité de l’environnement, le chargé de projet doit préparer la demande d’autorisation « Formulaire de demande d’autorisation » auprès du MDDELCC.

http://www.mddelcc.gouv.qc.ca/EAU/demande-autorisation/article32/formulaires/complet.pdf

Le chargé de projet doit remplir le formulaire du MDDELCC, en conformité avec le « Guide de présentation d’une demande d’autorisation pour réaliser un projet assujetti à l’article 32 de la Loi sur la qualité de l’environnement. »

http://www.mddelcc.gouv.qc.ca/EAU/demande-autorisation/article32/Guide_Explicatif.pdf

Le chargé de projet prépare la lettre d’accompagnement de la demande d’autorisation. Le chargé de projet transmet le projet de lettre, la demande, le chèque et les documents annexes au Directeur pour approbation et signature. Le bureau du Directeur expédie la lettre au MDDELCC, avec copie au chargé de projet.

Sur réception du certificat d’autorisation du MDDELCC, le chargé de projet s’assure qu’une copie est déposée dans les dossiers papier et électroniques du projet.

Certains projets peuvent requérir un certificat en vertu de l’article 22. L’article 22 de la Loi sur la qualité de l’environnement crée l’obligation d’obtenir une autorisation préalable à certains travaux ou activités susceptibles de modifier la qualité de l’environnement ou d’entraîner une émission de contaminants dans l’environnement. L’article 22 a donc une fonction préventive; il permet au ministre du MDDELCC de s’assurer du respect de la loi et des règlements et de faire en sorte que les mesures adéquates d’atténuation des impacts et de protection de l’environnement soient prises.

À l’automne 1988, l’Assemblée nationale modifiait l’article 22 de la Loi sur la qualité de l’environnement en y ajoutant un alinéa qui rend obligatoire le certificat d’autorisation pour tous travaux, constructions, ouvrages ou activités en milieux hydriques (lac et cours d’eau permanent ou intermittent) et humides (étang, marais, marécage, tourbière).

Le lien suivant donne plus d’information à ce sujet.

http://www.mddelcc.gouv.qc.ca/ministere/certif/fiche3.htm

1.0.7. Potentiel archéologique

Dès l’étape de planification, une demande d’évaluation doit être acheminée auprès de la Division du patrimoine du Service de la mise en valeur du territoire (SMVT) précisant la nature des travaux, le calendrier de conception et de réalisation ainsi que le nom du chargé de projet.

Dès l’étape de conception, si l’évaluation s’avère positive, les plans de construction complétés à 30 % ou 60 % (selon la recommandation), doivent être acheminés auprès de la Division du patrimoine, accompagnés du calendrier de l’appel d’offres afin que celle-ci :

1. Détermine la nature et l'ampleur de l'intervention ou recommande une modification des travaux;

2. Évalue les coûts de services professionnels qui devront être absorbés à même le projet;

3. Prépare les clauses administratives spéciales en archéologie qui devront être intégrées dans le Cahier des charges de l’entrepreneur;

4. Prépare l’appel d’offres de services professionnels en archéologie selon le calendrier prévu pour le projet si aucun contrat général ou entente-cadre n’existe.

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1.0.8. Études géotechniques

Les études géotechniques ont pour principal objectif de préciser la distribution et les caractéristiques des sols et du roc. Ceci permet au concepteur d’adapter et d’optimiser sa conception en fonction des conditions en place et à l’entrepreneur d’identifier les problèmes qui peuvent survenir en cours de construction. La découverte de conditions géotechniques particulières pendant les travaux, surtout lorsqu’elles n’ont pas été prévues à la conception du projet, constitue un problème majeur, qui peut avoir des conséquences importantes sur la sécurité, la durée et les coûts des travaux ainsi que sur le comportement futur de l’ouvrage.

Le volet caractérisation environnementale des sols et de l’eau souterraine est fréquemment réalisé conjointement avec le volet géotechnique. Dans un tel cas, les investigations sont réalisées pour les deux (2) volets au même moment. Les détails du volet caractérisation environnementale sont présentés dans la section 1.0.9 du présent guide.

Les études géotechniques sont généralement requises dans les cas suivants :

Construction de fondations profondes ou superficielles supportant une structure ou un bâtiment; Travaux nécessitant des excavations de plus 1,2 m de profondeur; Construction ou stabilisation de talus; Construction de murs de soutènement; Travaux d’infrastructures incluant les chaussées, les ouvrages d’art, les conduites souterraines en tranchée

et en tunnel; Travaux de remblai sur sols de faible portance ou organiques; Construction d’ouvrages de drainage ou de rétention d’eau pluviale.

De façon préparatoire et pour orienter son projet, le chargé de projet peut consulter les données géotechniques existantes au droit de son projet à travers l’application SISTeC (Système d’information sur les sols et les terrains caractérisés) disponible sur SIGS. Cette application cartographique contient un ensemble de bases de données à référence spatiale sur les sols, le roc et les terrains caractérisés sur l’ensemble de l’île de Montréal. Les données de sondages sont maintenues à jour par la Division de l’expertise et du soutien technique (DEST) alors que les données sur les terrains caractérisés sont compilées par le Service de l’environnement.

Dès l’étape de planification, une demande d’étude peut être acheminée à l’ingénieur géotechnicien en précisant la localisation du projet, la nature précise des travaux, le calendrier de conception et de réalisation ainsi que le nom du chargé de projet. Cette demande doit normalement être accompagnée des données géotechniques et environnementales existantes disponibles dans SISTeC. Le chargé de projet ou le concepteur et l’ingénieur géotechnicien établissent conjointement les besoins ainsi que les échéanciers de l’étude. Lorsqu’elle nécessite des sondages et de l’échantillonnage des sols et du roc, il faut compter en général un minimum de trois (3) mois pour sa réalisation.

L’ingénieur géotechnicien détermine la nature, l'ampleur et le coût des investigations à réaliser. Il adapte également le programme de travail aux ouvrages à construire et à la complexité du projet. Pour des projets d’envergure et complexes, il peut s’avérer opportun de procéder d’abord par une étude préliminaire qui est suivie d’une étude exhaustive réalisée lorsque la conception des ouvrages à construire est avancée.

Ces études nécessitent généralement d’effectuer des sondages sur le terrain visant à réaliser des essais en place et prélever des échantillons dans le but de préciser la stratigraphie et les propriétés mécaniques du sol et du roc. À titre d’exemple pour des projets linéaires d’infrastructures en milieu urbain, il est de pratique courante de réaliser les sondages à un intervalle de 50 m. L’installation de piézomètres ou puits d’observation peut également être nécessaire afin de positionner et caractériser les nappes d’eau souterraines.

Il est de la responsabilité de l’ingénieur géotechnicien de s’assurer de la localisation précise des services d’utilité publique et des structures présents sur le terrain au droit des sondages. Outre les vérifications auprès d’Info-Excavation, il consultera également tous les plans des conduites d’eau et d’égout disponibles à la Ville. Dans le cas où une conduite d’eau de compétence d’agglomération ou un égout collecteur ou un intercepteur sont présents dans

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ou près de l’emprise des travaux, une demande d’autorisation de forage doit être transmise au Service de l’eau. L’obtention des autorisations et permis requis pour l’exécution des sondages relève de la responsabilité de l’ingénieur géotechnicien.

Un rapport d’étude doit généralement comprendre, sans toutefois s’y limiter, une description de l’objet de l’étude, du site et de son historique, des méthodes de reconnaissance en chantier et en laboratoire, de la nature et des propriétés physiques et mécaniques des sols et du roc et des niveaux de l’eau souterraine, ainsi que les conclusions et recommandations géotechniques nécessaires à la conception et à la réalisation du projet. Une étude géotechnique pour la construction ou la remise aux normes des ouvrages d’art contient toutes les informations nécessaires à la conception de ces ouvrages conformément au Code canadien sur le calcul des ponts routiers (CAN/CSA S6 14). Pour les bâtiments, elle inclut les recommandations pertinentes pour une conception conforme au Code de construction du Québec (RLRQ, c. B-1.1, r. 2).

Pour plus de détails sur les études géotechniques, le chargé de projet ou le concepteur peuvent consulter le Manuel canadien d’ingénierie des fondations , 4e édition (2013) de la Société canadienne de géotechnique.

1.0.9. Études de caractérisation environnementale

Lors de la planification de travaux de construction, il faut préalablement déterminer si des activités susceptibles d’avoir contaminé les sols et l’eau souterraine se sont déroulées sur ou à proximité de l’endroit où se feront les travaux. Il faut également vérifier s’il existe déjà des études de caractérisation environnementale à l’aide de l’application Système d’Information sur les Sols et les Terrains Caractérisés (SISTeC) disponible sur le SIGS (lien : Intranet - Ville de Montréal - Gestion des sols contaminés - SISTeC).

Une caractérisation environnementale préliminaire de phase I permet d’évaluer ce potentiel de contamination et d’établir si la section IV.2.1 de la Loi sur la qualité de l’environnement (LQE) est applicable.

Si l’étude caractérisation environnementale préliminaire de phase I conclut qu’il y a un potentiel de contamination, que la section IV.2.1 de la LQE s’applique, ou lorsque les travaux impliquent l’excavation, le transport ou le remaniement de sols, il faut alors procéder à une étude de caractérisation environnementale du terrain où se dérouleront les travaux. L’objectif de la caractérisation est de déterminer la nature, le degré et l’étendue d’une contamination de façon à orienter les interventions ultérieures (réhabilitation environnementale, gestion des sols contaminés excavés, gestion des eaux d’infiltration et de ruissellement, voir 1.0.10.)

Généralement, l’étude de caractérisation environnementale est réalisée concurremment à l’étude géotechnique (voir . section 1.0.8)

Dans certains cas, les demandes de certificats d’autorisation auprès du MDDELCC (voir section 1.0.6.) peuvent requérir la réalisation d’une étude de caractérisation environnementale préliminaire de phase I et d’une caractérisation environnementale des sols et de l’eau souterraine.

Si l’étude de caractérisation environnementale révèle la présence de sols ou d’eau contaminés, il faut alors élaborer un cahier de prescriptions techniques spéciales pour la gestion des sols excavés, la gestion des eaux d’infiltration et de ruissellement et, le cas échéant pour la réhabilitation environnementale du terrain. Ces prescriptions sont toujours complétées par le devis technique normalisé de réhabilitation environnementale de la Ville de Montréal.

Il faut vérifier auprès du Service de l’approvisionnement (lien intranet : Intranet - Ville de Montréal - Moteur de recherche et liste) s’il existe des ententes-cadre de services professionnels pouvant être utilisées pour la réalisation des études de caractérisation environnementale, la préparation de plans et devis de réhabilitation environnementale ou de gestion des matériaux excavés et pour la surveillance des travaux.

Pour toute information additionnelle, le Service de l’environnement, Division soutien technique, infrastructures, CESM peut être contacté.

Les liens suivants donnent également plus d’information sur le sujet.

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Intranet - Ville de Montréal - Gestion des sols contaminés - Accueil

Q-2 - Loi sur la qualité de l’environnement

Q-2, r. 37 - Règlement sur la protection et la réhabilitation des terrains

Guide d’intervention du MDDELCC : Protection des sols et réhabilitation des terrains contaminés

1.0.10. Gestion des eaux de ruissellement du chantier (obtention d’un permis de rejets des eaux)

(Référence : article 5.5.2.2 du CCAG)

Les eaux générées par les activités du chantier (infiltration, ruissellement accumulé dans les excavations, accumulation dans les aires d'entreposage, etc.), lorsque pompées vers le réseau d'égout, doivent l'être dans le réseau sanitaire ou combiné, mais jamais vers le réseau pluvial. Les regards ou puisards où s'effectuent les rejets d'eaux doivent être validés en ce sens par un représentant de la Ville et les sédiments doivent être retirés (géotextile, décantation, etc.)

Si l'étude de sols ou si des résultats d'analyse des eaux souterraines ne montrent aucune présence de contamination, aucun permis n'est requis du Service de l'environnement.

Si l'étude de sols ou si des résultats d'analyse des eaux souterraines montrent une contamination, l'entrepreneur doit déposer une demande de permis temporaire pour les rejets d'eau. Il lui sera demandé dans le permis d'entreposer les eaux pompées, d'analyser celles-ci pour déterminer la concentration du ou des contaminant(s) détecté(s) dans l'étude de sol (et eaux souterraines) avant le rejet et de traiter sur place ou de disposer des eaux vers un site autorisé par le MDDELCC.

Les résultats d'analyse devront être envoyés au Service de l'environnement pour que les rejets vers l'égout soient autorisés, en précisant le mode de gestion des eaux (traitement ou disposition) en cas de non-respect des normes.

La demande doit être déposée au moins deux semaines avant le début des travaux. Le lien suivant au service de l’environnement de la Ville vous présente les formulaires à utiliser.

http://ville.montreal.qc.ca/portal/page?_pageid=7237,75161593&_dad=portal&_schema=PORTAL

Pour toute information additionnelle, la Division des rejets industriels du Service de l’environnement doit être contactée.

1.0.11. Permis de construction : Validation de rétention des eaux pluviales, autorisation de branchement d’eau domestique et installation d’un système de gicleurs.

Lors d’un projet immobilier ou d’infrastructures, où pour tout projet touchant le réseau d’aqueduc ou d’égout de la Ville, il y a lieu de vérifier si des autorisations ou des validations de la part du service de l’eau de la Ville, ou de l’arrondissement où est situé le projet, sont requises.

La Section de la Réglementation de la gestion de l’eau (SRGE), du service de l’eau, exige l’obtention d’une validation ou d'une autorisation pour les 3 cas suivants :

1- Validation des ouvrages de rétention des eaux pluviales (Chapitre VII-2 du règlement C-1.1)

2- Autorisation de branchement et/ou d’installation d’un système de protection incendie.

3- Autorisation de branchement d’eau de 75 mm et plus.

L’obtention de la validation du Service de l’eau constitue un prérequis à l’émission par l’arrondissement des permis de construction ou de transformation, et des permis pour excavation sur le domaine public.

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Présentement, 11 arrondissements parmi les 19 que compte la Ville sont assujettis à une analyse de la part du service de l’eau. Ces arrondissements sont les suivants :

Liste des arrondissements assujettis à une validation par le Service de l’eau

1- Ahuntsic-Cartierville2- Côte-des-Neiges-Notre-Dame-de-Grâce3- Lachine4- Le Plateau Mont-Royal5- Le Sud-Ouest6- Mercier-Hochelaga-Maisonneuve

7- Outremont8- Rivière-des-Prairies-Ponte-aux-Tremble9- Rosemont-La-Petite-Patrie10- Ville-Marie11- Villeray Saint-Michel-Parc- Extension

Les 8 autres arrondissements ne sont pas tenus de soumettre une demande au service de l’eau, leurs demandes sont traitées directement avec le bureau des permis de l’arrondissement concerné.

En effet les règlements en vigueur en matière d’alimentation en eau et de gestion des eaux pluviales, diffère d’un arrondissement à l’autre. À titre d’exemple, la section de la règlementation et de la gestion durable de l’eau (SRGE) se base sur le règlement C-1.1 pour procéder aux vérifications des demandes de permis reliées à la rétention des eaux pluviales, lorsque requises, de branchement d’eau domestique et d’installation de système de gicleurs.

Concernant les 8 arrondissements pour lesquels il n’est pas obligatoire de faire une demande auprès du service de l’eau, d’autres règlements et exigences s’appliquent.

Le tableau ci-dessous donne un aperçu sur les règlements appliqués en cette matière pour les 19 arrondissements.

SE : Service de l’Eau

État des lieuxRèglements en vigueur en matière de branchement d’eau et de gestion des eaux de pluie

Arrondissement Règlement de branchement(eau potable et égout)

Année de parution

Règlement de gestion des eaux de pluie

Année de parution

9 ex-arrondissements de Montréal (relevant du SE) Règlements C-1.1 et 15-085 2001 Règlement C-1.1 2001

Outremont (relevant du SE) Règlements C-1.1 et 15-085 2001 Règlement C-1.1 2001

Saint-Laurent Règlements no 944 et amendements, et 15-085 Règlement no 1047 1993

Montréal-Nord Règlements no 1564-1 et 15-085 1998 Règlement no 04-091 2004

Saint-Léonard Règlements no 134 et 15-085 1960 Règlement no 1940 (secteur industriel) 1994

Lachine (relevant du SE) Règlements no 229, 976 et 15-085 Règlement no 2503 (secteur industriel) 1990

Anjou Règlements no 1031 et amendements, et15-085 Règlement no 1565 1994

Verdun Règlements no 51.95 et 1120 et15-085 S/O

Lasalle Règlements no 2059 ,2190 et 15-085 2001 S/O

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Pierrefonds-Roxboro Règlements no 518 et 15-085 1987 S/O

Île-Bizard--Ste-Geneviève Règlements CA28 0004 et 15-085 2006 S/O

Le lien suivant permet aussi de télécharger les principaux règlements cités dans le tableau ci-dessus : Règlements relatifs à la gestion de l’eau en vigueur à la Ville

1.0.11.1 Permis de rétention des eaux pluviales délivrées par le service de l’eau

En vertu de l’article 89.21 du règlement C-1.1, la construction d’ouvrages de rétention est exigée pour toute propriété qui a plus de 1000 m2 de superficies imperméables (pavage, toits, etc.) après les travaux.

Si effectivement le lot sur lequel le projet de construction est situé présente une surface imperméable de plus de 1000 m2 après les travaux, il faudra déposer une demande de validation des ouvrages de rétention complète et conforme aux exigences du règlement C-1.1

Pour cela, veuillez consulter le lien utile suivant : Permis et approbations du service de l’eau. Ce lien est la page internet officielle de la section règlementation du service de l’eau, où les étapes à suivre et les documents à fournir pour effectuer une demande de permis de rétention des eaux pluviales sont expliqués.

Aussi, afin d’aider le responsable à bien formuler sa demande de permis, un guide spécifique a été élaboré par le service de l’eau, il est disponible sur le lien suivant : 171_Guide spécifique des approbations requises par le service de l’eau.

À partir de la date d’ouverture du dossier, le requérant du permis de construction dispose d’un délai de 60 jours pour compléter son dossier de manière conforme à la réglementation.

Les plans de conception de l’ouvrage de rétention qui sont joints dans la demande de permis, avec tous les autres documents et formulaires à remplir, doivent comporter la mention « émis pour construction ».

Toutefois, sachant que la conception de l’ouvrage de rétention fera l’objet d’une vérification par le service de l’eau, il est possible, pour le requérant du permis, d’obtenir un avis préliminaire ou de rencontrer un ingénieur du service de l’eau, afin de s’assurer que le dossier présenté ne comporte pas des non-conformités vis-à-vis de la règlementation, risquant ainsi de retarder l’émission du permis.

1.0.11.2 Branchement d’eau domestique et /ou installation d’un système de protection incendie

Lors de la phase de conception, le chargé de projet doit s’assurer que les plans émis pour construction respectent les règlements relatifs à l’installation de branchements d’eau domestique ou de branchements destinés à alimenter un système de gicleurs, et qu’ils rencontrent les exigences du service du service de l’eau ou de l’arrondissement où est situé le projet.

Il est à noter que les demandes de branchements d’eau domestique que le service de l’eau vérifie concernent les branchements d’un diamètre supérieur ou égal à 75mm. Pour les autres diamètres (inférieurs à 75 mm), les demandes doivent être adressées à la division "permis et inspection" de l’arrondissement concerné.

Pour les demandes d’autorisation de branchement d’eau en vue d’alimenter une installation de gicleur, il faudra s’assurer de se conformer à la norme NFPA 13.

Pour mieux comprendre les démarches et les étapes à suivre pour adresser la demande, consultez les liens utiles du service de l’eau : Permis et approbations du service de l’eau et le 171_Guide spécifique des approbations requises par le service de l’eau.

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Il faut également noter qu’à partir de la date d’ouverture de votre dossier, le requérant du permis de construction dispose d’un délai de 60 jours pour compléter son dossier de manière conforme à la réglementation.

1.0.12. Consultation publique

1.0.13. Approbation par le Comité consultatif d’urbanisme (CCU)

En vertu de l’article 146 de la Loi sur l’aménagement et l’urbanisme du Québec, le conseil d’une municipalité peut, par règlement, constituer un comité consultatif d’urbanisme.

Le comité consultatif d'urbanisme (CCU) est un organisme mandaté par le conseil municipal de l’arrondissement pour donner des avis en matière d'urbanisme et d'aménagement du territoire lorsque des demandes lui sont soumises.

Pour en savoir plus sur les rôles et mandats d’un CCU, nous vous invitons à consulter les liens suivants provenant du site officiel du ministère des Affaires municipales et de l’Occupation du territoire (MAMOT) :

Utilité, tâches et caractéristiques du CCU

Rôles et tâches du CCU

Formation et fonctionnement d’un CCU

En vertu de la Loi sur l’aménagement et l’urbanisme du Québec (LAU) et des mandats confiés par le conseil d’arrondissement, le CCU procède à l’analyse de dossier des demandes relatives, notamment à :

une dérogation mineure ;

un projet particulier de construction, de modification ou d’occupation d’un immeuble;

un plan d’implantation et d’intégration architecturale (PIIA);

une modification architecturale d’un immeuble situé dans un secteur significatif.

Lorsque la délivrance d’un permis est soumise à l’approbation du CCU ce dernier approuve ou refuse le projet en émettant une recommandation ou un avis au conseil d’arrondissement. Le CCU fonde sa décision sur une série de critères établis dans les règlements d’urbanisme de l’arrondissement.

Comme son nom l’indique, le comité a un rôle consultatif. Cela permet de bonifier la qualité du projet en vue de son intégration architecturale et d’y suggérer des modifications, notamment en s’assurant du respect des règlements d’urbanisme et des PIIA de l’arrondissement. Les directions de l’aménagement urbain et des services aux entreprises (DAUSE) ou les Service de l’aménagement urbain et du patrimoine (SAUP) ont le pouvoir d’autoriser la délivrance du permis lorsque le CCU s’est montré favorable.

1.0.13.1. Approbation en vertu du règlement sur les Plans d’implantation et d’intégration architecturale (PIIA) de l’arrondissement

Les arrondissements de La Ville de Montréal se sont dotés d’un règlement sur les plans d’implantation et d’intégration architecturale (PIIA) en conformité avec l’article 145.15 de la Loi sur l’aménagement et l’urbanisme du Québec.

Cet article de loi stipule que « le conseil d’une municipalité dotée d’un CCU peut, par règlement, assujettir la délivrance de permis de construction ou de lotissement ou de certificats d’autorisation ou d’occupation à l’approbation

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de plans relatifs à l’implantation et à l’architecture des constructions ou à l’aménagement des terrains et aux travaux qui y sont reliés. »

Le règlement PIIA vise à encadrer la construction de nouveaux bâtiments et les rénovations extérieures des immeubles existants, en tenant compte des particularités propres au bâtiment et au quartier dans lequel il s’insère. Son objectif est de préserver et enrichir le cachet particulier des quartiers, en favorisant des interventions bien intégrées. Lorsqu’il s’applique, il s’agit d’une condition nécessaire à l’obtention du permis.

En résumé, le PIIA permet donc à l’arrondissement d'assurer la qualité de l'implantation et de l'intégration architecturale des projets qui lui sont soumis.

Chaque arrondissement possède son propre règlement PIIA. En voici un exemple : Règlement PIIA de l’arrondissement du Sud-Ouest.

Dans quels cas la délivrance d’un permis de construction est-elle assujettie à l’approbation d’un PIIA par le CCU ?

L’approbation des PIIA par le CCU de l’arrondissement n’est pas requise pour tous les types de travaux. Elle est requise notamment :

Pour les travaux ayant un impact majeur sur la façade de la majorité des bâtiments existants ;

Pour des bâtiments considérés comme des immeubles d’intérêt patrimonial (voir la section suivante de ce guide 1.0.14);

Pour tout projet de nouvelle construction, incluant l’aménagement des terrains qui l’entourent.

Les cas cités ci-haut ne constituent pas une liste exhaustive de situation où une approbation PIIA est requise. Pour obtenir plus de précisions, veuillez-vous référer à la Division des permis et des inspections de l’arrondissement concerné. Le préposé aux permis vous indiquera si tel est le cas.

Soumission de votre projet au PIIA en vue d’obtenir un permis

En somme, la demande d’approbation PIIA passera par 7 étapes avant l’obtention du permis de construction qui est la 8e et dernière étape.

Lors de la réception de tout projet, le préposé indiquera au requérant si une approbation de PIIA est requise. Si tel est le cas, une demande d’approbation PIIA devra être déposée avec les documents requis. Ces documents devront être soumis à la DAUSE ou au SAUP de l’arrondissement concerné.

Étape 1 : Réglementation applicable

Le requérant doit s’informer auprès d’un préposé à l’émission des permis, des différents règlements applicables, dont ceux sur le zonage, le lotissement, la démolition et la construction.

Étape 2 : PIIA applicable

Le requérant doit prendre connaissance des objectifs et des critères de PIIA applicable au secteur dans lequel le projet est situé. Puisque le PIIA n’est pas applicable à toutes les zones ni pour tous les types de projets, il est essentiel de vérifier si le projet proposé est assujetti à une approbation de PIIA.

Étape 3 : Demande de PIIA

Après avoir consulté la règlementation applicable ainsi que les objectifs et les critères encadrant l’intégration architecturale du projet, le requérant peut déposer une demande d’approbation d’un PIIA.

Étape 4 : Évaluation du projet

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Les plans déposés lors de la demande sont analysés par le préposé à l’émission des permis en fonction du règlement sur le zonage, du règlement sur la construction et la transformation de bâtiments et du Code national du bâtiment (CNB). Ils sont ensuite transférés à la Division de l’urbanisme de l’arrondissement pour une évaluation du projet par rapport aux objectifs et aux critères du PIIA. Cette dernière peut contacter le requérant si des modifications doivent être apportées afin d’améliorer l’implantation et l’intégration architecturale du projet.

Étape 5 : Comité consultatif d’urbanisme (CCU)

Si le projet est jugé conforme à la réglementation en vigueur et après son évaluation par la Division de l’urbanisme, celui-ci est soumis au Comité consultatif d’urbanisme (CCU) pour concertation et évaluation en fonction des objectifs et des critères du PIIA applicable. Lors d’une séance publique, les membres du comité émettent leurs recommandations sur le projet, lesquelles sont transmises, par procès-verbal, au conseil d’arrondissement.

Étape 6 : Conseil d’arrondissement

Après la réception des recommandations des membres du CCU, le projet est soumis aux membres du conseil d’arrondissement pour une évaluation du PIIA. Dès que le conseil juge, par résolution, que le projet respecte les objectifs et les critères du PIIA applicable, celle-ci est envoyée au requérant ou au propriétaire.

Étape 7 : Demande de permis ou de certificat d’autorisation

Dès que le requérant ou le propriétaire reçoit la résolution du conseil d’arrondissement, celui-ci peut effectuer la demande de permis en soumettant tous les plans de construction et d’ingénierie ainsi qu’en acquittant les frais reliés.

Étape 8 : Émission du permis ou du certificat d’autorisation

Après l’analyse de conformité effectuée par la Division des permis et des inspections, le permis ou le certificat d’autorisation est émis.

Les documents requis pour l’étude de la demande d’approbation PIIA sont notamment :

Un certificat de localisation ou un plan d’implantation de l’immeuble, à l’échelle, préparé par un arpenteur-géomètre ;

Les plans d’architecture à l’échelle (ceux-ci ne sont pas des plans d’exécution pour permis de construction);

Un plan d’aménagement paysager à l’échelle ;

Un échantillon des matériaux de revêtement extérieur proposés.

1.0.14. Protection du patrimoine

La Loi sur le patrimoine culturel du Québec définit dans son article 1, le patrimoine culturel comme suit : « Le patrimoine culturel est constitué de personnages historiques décédés, de lieux et d’événements historiques, de documents, d’immeubles, d’objets et de sites patrimoniaux, de paysages culturels patrimoniaux et de patrimoine immatériel » ».

Les statuts de protection patrimoniale sont des reconnaissances de la valeur d’un bâtiment ou d’un secteur patrimonial (exemple : Vieux Montréal, Site du Mont-Royal) et ils s’accompagnent d’obligations particulières pour les propriétaires.

Dès l’étape de planification préliminaire, le chargé de projet doit se questionner sur le statut légal relatif à l’aspect patrimonial du site, ou du secteur dans lequel sera réalisé le projet ou du bâtiment faisant l’objet de travaux d’extension ou de réfections.

Conformément à la Loi sur le patrimoine culturel, il existe deux types de statuts légaux liés au patrimoine :

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ceux dits provinciaux et qui relèvent de l’autorité du ministre de la Culture et des Communications (MCC) ou du Gouvernement ;

ceux dits municipaux qui relèvent de l’autorité de la municipalité ou est situé le bien patrimonial concerné.

Le lien qui suit peut vous en dire plus à propos des différents types de statuts patrimoniaux : Informations sur les différents statuts de protection d’une propriété municipale.

Aussi, le tableau ci-dessous présente les différents types de statuts légaux que peuvent avoir les documents, objets, immeubles et sites patrimoniaux, par catégorie de bien patrimonial et type de classification.

*Source : site internet du MCC

Par ailleurs, la Ville de Montréal a développé une base de données regroupant tous les bâtiments et sites situés sur le territoire de l’agglomération, ayant un intérêt patrimonial, conférant à ces derniers un statut particulier, cette base de données est accessible en cliquant sur le lien suivant : Grand répertoire du patrimoine bâti de Montréal .

À consulter aussi le lien utile du ministère : Répertoire du patrimoine culturel du Québec, qui est un registre du MCC, inventoriant tous les sites et immeubles patrimoniaux à travers toute la province du Québec.

1.0.14.1. Approbation du CCU et du MCC pour un projet à intérêt patrimonial

Certaines démarches reliées à l’aspect patrimonial doivent être planifiées dès le début du projet, notamment, les demandes d’approbation auprès du CCU de l’arrondissement, les autorisations du MCC, ainsi que la prise en compte dans la conception du projet, des exigences architecturales ou d’aménagements qui peuvent découler du règlement d’urbanisme de l’arrondissement, ou des exigences du MCC en lien avec le caractère patrimonial du projet.

En vertu des articles 48, 49 et 64 de la Loi sur le patrimoine culturel , nul ne peut entreprendre des travaux de construction, de rénovation ou d’excavation, sur un site, une aire ou un bâtiment ayant un statut patrimonial déclarés ou classé, sans l’autorisation du ministre de la Culture et des Communications du Québec (MCC). Le traitement de la demande d’autorisation est réalisé dans le cadre du guichet unique mis en place par la Ville de Montréal et le MCC.

La demande de permis doit être déposée à la Division des permis et inspections de l'arrondissement concerné, accompagnée des documents requis ; un agent du cadre bâtit se chargera alors d’étudier si une demande d’autorisation au MCC est requise et la transmettra au ministère le cas échéant.

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Cette demande doit comprendre le Formulaire de demande d’autorisation fourni par l’arrondissement, dûment rempli et la totalité des documents à joindre.

L’obtention de l’autorisation du MCC, lorsqu’elle est requise, est conditionnelle à l’émission du permis par l’arrondissement.

De façon générale, lorsqu’une intervention s’effectue sur un site, un immeuble, un paysage, ou sur une aire entourant un immeuble ayant un intérêt patrimonial de statut provincial, l’approbation de deux instances est requise :

Une approbation en vertu de la réglementation de l’arrondissement concerné, par le CCU, qui effectue une évaluation qualitative de l’intervention et donne ses recommandations ;

Une approbation, en vertu de la Loi sur le patrimoine culturel , par le MCC.

Dans le cas où l’intervention concerne un bien patrimonial de statut légal dit municipal (classification de citation du bien patrimonial), l’autorisation du MCC n’est pas requise, l’approbation du CCU est par contre obligatoire en vertu du règlement d’urbanisme de l’arrondissement.

Il est parfois requis pour certains projets, d’informer le Conseil du patrimoine de Montréal, qui est une instance consultative de la Ville de Montréal, en matière de patrimoine, de la consistance des travaux ou d’avoir son avis dans le cas de travaux de démolition.

Étant donné que la règlementation d’urbanisme est différente d’un arrondissement à l’autre, il faut se rapprocher auprès de la Division des permis et inspections de l’arrondissement concerné, pour s’informer sur les autorisations requises selon la situation particulière de votre projet.

Nous donnons à titre d’exemple les liens ci-dessous, qui réfèrent à des documents produits par la Division des permis des arrondissements du Plateau-Mont-Royal et de Ville-Marie, énumérant les différentes autorisations requises selon le statut du bien patrimonial et le type de travaux qu’on effectuera dessus.

159-Autorisations requises selon le statut légal du bien patrimonial, à l’arrondissement du Plateau-Mont-Royal

160-Autorisations requises au ministère de la Culture et de la Communication, arrondissement de Ville-Marie

1.0.14.2. Admissibilité des projets aux subventions en vertu de l’entente pour un projet à intérêt patrimonial

Dans le cas d’un projet prévu sur un immeuble classé, déclaré ou cité au patrimoine, certains travaux de mise en valeur de l’immeuble et les recherches archéologiques pourraient être admissible à une subvention en vertu de l’entente sur le développement culturel intervenue entre le MCC et la Ville de Montréal, pour plus d’informations, le chargé de projet doit communiquer avec l’arrondissement concerné ainsi qu’avec la Division du Patrimoine de la Ville. La Division du patrimoine accompagnera le chargé de projet dans tout le processus de demande de subvention auprès du MCC, ainsi que le suivi de ces travaux.

1.0.15. Limites de propriétés

Lors de la phase de conception de travaux d’infrastructures ou de bâtiments, tels que la reconstruction ou la construction de conduites d’égout et d’aqueduc, le réaménagement de rues existantes ou la construction de nouvelles rues, l’érection de nouveaux bâtiments ou l’agrandissement de bâtiments existants, il y a lieu de procéder à des vérifications relativement aux limites de propriétés de la Ville.

L’objet de cette section est d’expliquer les démarches et précautions à prendre concernant le respect des limites de propriétés de la Ville dans le domaine public, lors de travaux prévus d’infrastructures ou de bâtiments.

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1.0.15.1. Différents types d’arpentages utilisés à la Ville

Afin de mieux comprendre les problématiques liées aux limites de propriétés, nous devons connaitre les types d’arpentages exécutés par les services de la Ville et de connaitre, selon la nature des travaux, quand ils sont requis.Différents types de travaux d’arpentage sont préconisés à la Ville de Montréal et n’ont pas le même but ou la même finalité, nous citerons les trois types les plus fréquents tels que :

L’arpentage d’alignement de rues : ce type d’arpentage est effectué afin de vérifier les alignements pour des aménagements existants (rues, ruelles, bâtiments, etc.), ou pour des aménagements projetés, le but étant de s’assurer sur le terrain que les ouvrages de la Ville, une fois construits, n’empiètent pas sur la propriété privée.

L’arpentage de construction ou d’ingénierie : Ce type d’arpentage est requis lorsqu’il est prévu l’aménagement de rues nouvelles ou existantes, dans ce cas une équipe d’arpentage de construction se déploie sur le terrain pour effectuer des études de drainage afin de déterminer l’emplacement des conduites d’eau pluviale, où commence et, ou fini un trottoir, etc. Au final, ces différents relevés et études serviront à la préparation des plans et devis, tels que les plans et profils, soit par les équipes de la Ville ou par les compagnies privées.

L’arpentage foncier : Cet arpentage est exécuté principalement pour veiller à l’intégrité des propriétés de la Ville. Les arpenteurs-géomètres produisent les documents d’arpentage nécessaires aux transactions immobilières et à la gestion des propriétés publiques et privées de la Ville, de façon à assurer le respect de leurs limites ainsi que leur intégrité.

Pour en savoir plus sur les types de travaux d’arpentage exécutés par les arpenteurs géomètres et les différents types de plans produits par les services de la géomatique, cliquez sur les liens suivants : Type de travaux d’arpentage pratiqué à la Ville

1.0.15.2. Différents types de plans d’arpentages produits par la Division de la géomatique

À chacun des différents types d’arpentage et selon le but recherché, il correspond un type de plan d’arpentage, nous définissons ci-dessous certains d’entre eux afin de faciliter la compréhension de cette section :

Plan d’alignement de rues : Plan montrant les limites d’emprise d’une rue ainsi que des cotes à des éléments physiques permettant de positionner ces limites sur le terrain.

Plan de piquetage : Plan produit par l’arpenteur géomètre suite à un ensemble d’opérations d’arpentage effectuées dans le but d’indiquer, au moyen de repères, son opinion sur les limites d’un bien-fonds existant ou projeté, ce plan est souvent accompagné d’un rapport ou certificat de piquetage.

Plan de propriété : Plan montrant un bien-fonds et les éléments physiques qui y sont érigés ainsi que ceux qui se trouvent à sa périphérie. Ce plan montre également les servitudes publiées ou apparentes affectant le bien-fonds.

Pour plus de renseignements sur d’autres types de plans d’arpentages, produits par la Division de la géomatique, et leurs fonctions, cliquez sur le lien internet suivant : 175_ Lexique des plans d’arpentage

Note générale : Il est à préciser que l’appellation « certificat de localisation » désigne un document qui est fourni dans le cadre d’une propriété privée, par exemple pour du financement hypothécaire, ce document est rarement fourni par les arpenteurs géomètres de la Ville dans le cadre de leurs activités d’arpentage.

1.0.15.3. Prérequis aux travaux d’arpentage et vérifications à effectuer pour les limites de propriétés

Que ce soit pour un projet d’infrastructure ou de construction d’immeubles municipaux, dès les premières étapes de conception, une demande doit être adressée à l’adresse suivante du service de la géomatique : produits_geomatiques@ville.montreal.qc.ca , afin qu’elle se penche sur la nécessité d’obtenir des alignements de

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rues. Le demandeur fournit la zone géographique à l’étude pour son projet, idéalement à partir d’une capture d’écran du Système d’Informations Géographiques et Spatiales (SIGS) de la Ville où il aurait pris soin de mettre en référence le cadastre rénové. Pour en savoir plus sur le cadastre rénové du Québec cliquer sur le lien internet suivant :

Cadastrale rénové du Québec

1.0.15.3.1. Cas de travaux d’infrastructures

a) Projet de reconstruction de rue avec ou sans changement de sa géométrie initiale

Que ce soit, le cas où la rue est reconstruite à neuf tel qu’elle était sans modifier la position et les dimensions, des trottoirs et de la chaussée, ou qu’elle est reconstruite avec une nouvelle configuration, un arpentage d’alignement de rues est nécessaire. On doit s’assurer à travers cet arpentage d’alignement que le projet sera exécuté à l’intérieur des limites de propriété de la Ville, en général on préconise que la conception de l’aménagement respecte la règle des 6 pouces (150 mm) comme marge de manœuvre afin d’éviter d’empiéter sur le domaine privé.

Un plan d’alignement de rues est produit par la Division de la géomatique et transmis au requérant chargé du projet pour lui permettre de corriger ses plans de conception le cas échéant. Pour voir un exemple de plan d’alignement de rues, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous : 175_ Lexique des plans d’arpentage

b) Projet de reconstruction de rue avec changement de sa géométrie initiale et acquisition de servitude

Dans le cas où l'empiétement sur la propriété privée serait inévitable, une procédure d'acquisition de servitude ou du fond de terrain est enclenchée et un arpentage foncier doit être effectué. On citera comme exemple l'installation d'un lampadaire sur la propriété privée, la Division des transactions immobilières, du SGPI est alors sollicitée pour s'occuper du dossier d'acquisition de servitude avec le propriétaire concerné, une négociation d'indemnisation avec ce dernier pourrait être nécessaire afin de procéder à la signature de l'acquisition de servitude.

Ainsi, l’idéal serait de procéder en suivant les étapes ci-dessous :

1- Conclure une entente avec le propriétaire donnant la permission à la Ville de construire l’infrastructure (ex. lampadaire) à tel endroit sur sa propriété. L’entente est faite en collaboration avec la Division des transactions immobilières de la Direction des transactions immobilières et de la Sécurité, une demande d’accompagnement peut être faite à l’adresse : Immeubles.info@ville.montreal.qc.ca

2- Suite à cet accord avec le propriétaire, les travaux sont entamés.

3- Selon le « tel que construit », les plans et descriptions techniques de la servitude sont rédigés par la division de la géomatique.

4- La Division des transactions immobilières s’occupe du sommaire décisionnel pour l’acquisition de la servitude et de faire rédiger l’acte notarié de la servitude.

Si l’entente avant construction ou l'acquisition de servitude ne se réalise pas pour cause d'opposition de la part du propriétaire, les travaux ne peuvent pas se faire avant que l’expropriation ait lieu.

Pour en savoir plus sur les expropriations, vous pouvez sur le lien suivant : Petit guide pratique, réserve et expropriation, préparé par le service des affaires juridique en collaboration avec le SGPI.

c) Cas de projet de construction d'une nouvelle rue

Dans le cas où une nouvelle rue est projetée sur un terrain vacant non construit, une analyse foncière de ce dernier et un piquetage délimitant les limites de propriété Ville devront être effectués. Un plan et un certificat de piquetage seront produits par l’arpenteur-géomètre instrumentant.Une demande doit être acheminée dès les premières étapes de conception de la nouvelle rue, via l’adresse courriel suivante produits_geomatiques@ville.montreal.qc.ca .

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Pour voir un exemple de plan de piquetage ou de certificat de piquetage, veuillez cliquer sur le lien suivant :

175_ Lexique des plans d’arpentage

1.0.15.3.2. Cas de travaux de bâtiment

Avant la conception de tout nouveau bâtiment, l’architecte responsable du dossier doit s’assurer des limites de propriété du terrain sur lequel il veut construire. Il devrait alors demander un plan de propriété du terrain en question

Pour voir un exemple de plan de propriété, veuillez cliquer sur le lien suivant :

175_ Lexique des plans d’arpentage

Suite à cette demande, un arpentage sur le terrain du futur bâtiment est effectué par l’équipe du service de la géomatique en vue de produire ce plan de propriété. Le service de la géomatique traite la demande selon le cas comme suit :

a) Terrain vacant sur lequel on construit un nouveau bâtiment : Un plan de propriété est produit sur lequel apparaissent les informations suivantes :

Les limites de propriété clairement indiquées avec les dimensions du terrain ; Les servitudes qui passent à proximité ou dans le terrain en question ; L'altimétrie et la topographie du terrain ; Les infrastructures municipales passant à proximité du terrain en question.

b) Terrain déjà construit et le bâtiment fait l'objet d'un agrandissement : Idem que pour le cas d'un terrain vacant, un plan de propriété est produit et sur lequel apparaissent les mêmes informations que pour le cas d'un terrain vacant, mais limité à la zone où a lieu l’agrandissement.

1.0.16. Habillage de chantier

Lorsque qu’un habillage de chantier est requis, celui-ci doit être conforme aux normes d’identité visuelle de la Ville. Le Services des communications est responsable des normes d’identité visuelle de la Ville.

Le chargé de projet doit se faire assister par le Services des communications pour définir un message visuel respectant les normes de la Ville.

Un mandat de conception graphique des éléments d’habillage devra, au besoin, être octroyé avant le début des travaux de construction.

Les éléments d’habillage peuvent être fabriqués pour la Ville avant l’appel d’offres pour travaux de construction ou être inclus comme travaux à réaliser dans un appel d’offres pour travaux de construction.

Un devis technique d’aménagement temporaire mentionnant les matériaux et travaux à réaliser peut être joint au Cahier des charges.

1.1. Élaboration de l’appel d’offres

1.1.1. Autorisation de lancement d’un appel d’offres public pour les projets non prévus au PTI

L’autorisation de lancement d’appel d’offres public doit être obtenue seulement pour les contrats visant des projets d’investissements non prévus au programme triennal d’immobilisation (PTI) dont le règlement

32

d'emprunt ou le financement n'est pas déjà approuvé par le comité exécutif. Un projet ou programme non prévu au PTI réfère à un projet qui n'est pas en programmation. Un projet ou programme pour lequel des budgets sont prévus au PTI aux années subséquentes n'est pas considéré comme un projet non prévu, mais plutôt comme le devancement d'un projet prévu les années suivantes.

Depuis l’introduction de la nouvelle délégation de pouvoirs (septembre 2015) permettant au directeur du Service de l’approvisionnement d’approuver toutes grilles de pointage permettant de déterminer l’adjudicataire dans le cadre d’un processus d’appel d’offres (voir le document 9-Ajustements au règlement de délégation de pouvoirs du comité exécutif aux fonctionnaires et employés), l’autorisation de lancement d’un appel d’offres public n’est plus requise pour la plupart des projets.

Dans les cas d’exception, voici les étapes à suivre pour obtenir l’autorisation de lancement d’appel d’offres :

Processus d’obtention de l’autorisation de lancement d’appel d’offres

Étape Tâche Référence Résultat

1

Rédiger un sommaire décisionnel dans le but d’obtenir l’autorisation de lancement d’appel d’offres du comité exécutif pour les projets d’investissements non prévus au PTI en consultant le document « Guide spécifique : autoriser le lancement d’un appel d’offres » sur l’intranet.

Encadrement :13-Autorisation de lancement d’appel d’offresAide à la tâche :40-Guide spécifique : autoriser le lancement d'un appel d'offres

Sommaire décisionnel au GDD

Responsable : le chargé de projets, l’administrateur de contrat ou le chef de divisionÉchéance : préalablement à la publication de l’annonce de l’appel d’offres public

Note a Le chargé de projets doit s’assurer que les plans et devis fournis sont suffisamment avancés pour que l’estimation détaillée des travaux et l’échéancier soient représentatifs des travaux à réaliser.

2

Produire une estimation budgétaire et présenter en pièce confidentielle au sommaire décisionnel

Aide à la tâche :40-Guide spécifique : autoriser le lancement d'un appel d'offres

Estimation budgétaire

Responsable : le chargé de projetsÉchéance : simultanément à la rédaction du sommaire décisionnel

3 Faire approuver le sommaire décisionnel par les autorités compétentes et ficeler (joindre toutes les pièces justificatives et nécessaires à la bonne analyse du dossier décisionnel)

Via le GDD Émission de la résolution du comité exécutif.Si le sommaire décisionnel est accepté, lancement de l’appel d’offres peut être mis en branle;Si le sommaire décisionnel est refusé ou reporté, le chargé de projets doit revoir la portée et les échéanciers du projet.

33

Processus d’obtention de l’autorisation de lancement d’appel d’offres

Étape Tâche Référence Résultat

Responsable : le chargé de projetsÉchéance : préalablement à la publication de l’annonce de l’appel d’offres public

1.1.2. Désignation de l’identité du maître d’œuvre sur le chantier

Le maître d’œuvre est habituellement l’entrepreneur adjudicataire du contrat. Il est important d’effectuer une analyse tôt dans le projet pour valider que ce soit bien le cas; si l’entrepreneur ne peut être désigné en tant que maître d’œuvre, la Ville sera désignée.

La désignation du maître d’œuvre se fait en trois (3) étapes :

1. Déterminer tous les travaux devant être effectués pour un contrat ou un projet donné.

2. Délimiter le chantier du projet selon processus ci-dessous (section 1.1.2.1) proposé par la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail du Québec (CNESST). Si un projet comporte plusieurs chantiers, chacun des chantiers devra avoir un maître d’œuvre désigné. La délimitation du chantier se fait par l’analyse de trois composantes du projet, c'est-à-dire un lieu, une finalité et un moment :

a) Lieu : ce critère de localisation physique doit surtout être considéré si les travaux d’un même projet ne sont pas exécutés sur des terrains contigus. L’utilisation de ce critère doit tenir compte du critère de finalité ci-dessous ;

b) Finalité : divers travaux de différentes natures peuvent constituer un seul et même chantier s’ils ont tous une finalité commune ;

c) Moment : pour constituer un seul et même chantier, les travaux de construction ayant une même finalité et qui sont exécutés sur un même site doivent également être regroupés dans le temps. L’existence d’un temps d’arrêt marqué entre les diverses phases d’un même projet serait en soi suffisante pour justifier la création de plusieurs chantiers de construction. Pour être considéré comme un arrêt marqué, le temps prévu entre chaque phase d’un même projet devra excéder ce qui est normal et habituel pour ce genre de projet.

3. Identifier le maître d’œuvre selon le processus ci-dessous (section 1.1.2.2) proposé également par la CNESST. Le maître d’œuvre est la personne qui a le contrôle de l’exécution des travaux.

Dans le cas d’embauche d’une firme d’ingénieurs-conseils, si la Ville ne délègue qu’à ceux-ci des pouvoirs de contrôle et surveillance, l’entrepreneur désigné en tant que maître d’œuvre le demeurera. Délimitation du chantier.

34

Délimitation du chantier

35

1.1.2.1. Matrice décisionnelle pour déterminer l’identification du maître d’œuvre

36

1.1.2.1.1. L’entrepreneur est désigné comme maître d’œuvre

Lorsque l’entrepreneur est désigné maître d’œuvre, il a la responsabilité d’assurer la présence d’agents de sécurité sur le chantier tel que détaillé à la clause 4.3.4 du CCAG. Cette clause définit les obligations de l’entrepreneur lorsque celui-ci est désigné comme maître d’œuvre. Entre autres, il doit fournir son programme de préventions 10 jours avant le début des travaux ainsi que son avis d’ouverture de chantier avant de débuter les travaux.

1.1.2.1.2. La Ville est désignée comme maître d’œuvre

Lorsque la Ville est maître d’œuvre, elle devra, dans un premier temps, inclure dans le cahier des clauses administratives spéciales (CCAS) l’information requise qui aura préséance et modifiera la clause 4.3.4 du CCAG. Voici un exemple de clauses à inclure au CCAS:

« L’Entrepreneur doit prendre les mesures nécessaires pour protéger la santé et assurer la sécurité et l’intégrité physique des travailleurs selon l’article 51 de la LSST.

L’Entrepreneur doit prévoir et réaliser à ses frais, tout ce qui est nécessaire pour remplir l’obligation de l’article 2.4.4 du Code de sécurité sur les travaux de construction.

La Ville ou son représentant désigné, agit à titre de maître d’œuvre au sens de la Loi sur la santé et sécurité au travail et fournit le programme-cadre de prévention, annexé au présent dossier d’appel d’offres.

L’Entrepreneur, ses sous-traitants et leurs employés doivent se conformer aux exigences du programme-cadre et doivent satisfaire à leurs obligations respectives. L’Entrepreneur doit s’assurer de prendre connaissance des exigences particulières du programme et d’en inclure les coûts applicables dans ses prix de soumission. »

La Ville devra, de plus, produire l’avis d’ouverture de chantier et s’assurer de la présence d’agents de sécurité sur le chantier; le « Code de sécurité pour les travaux de construction, section 2.5.3 » mis à jour le 1er janvier 2018 définit le nombre d’agents de sécurité requis selon certains critères.

Au moins un agent de sécurité doit être affecté à plein temps, à compter du début des travaux, sur tout chantier de construction :

Qui emploie 150 travailleurs ou plus à un moment quelconque des travaux; ou

Dont le coût total des travaux dépasse 8 000 000 $, à l'exception des travaux de construction, d'entretien ou de réparation de routes autres que les ponts, tunnels ou viaducs.

1. Le nombre d'agents de sécurité qui doivent être en fonction à plein temps sur un chantier de construction est proportionnel au nombre de travailleurs qui sont présents sur le chantier et est déterminé de la façon suivante :

Nombre de travailleurs présents sur le chantier

Nombre d'agents de sécurité

150 à 299 1300 à 599 2600 à 1 199 3

1 200 à 2 399 42 400 et plus 5

2. De plus, un agent de sécurité doit demeurer en fonction sur le chantier lorsque plus de 50 travailleurs y travaillent en temps supplémentaire.

37

3. Nonobstant le paragraphe 1, durant la période d'achèvement des travaux, l'agent de sécurité n'est pas requis lorsque :

a) 20 travailleurs ou moins demeurent à l'emploi sur un chantier de construction ayant employé moins de 200 travailleurs;

b) 50 travailleurs ou moins demeurent à l'emploi sur un chantier de construction ayant employé plus de 500 travailleurs;

c) 10 % des travailleurs demeurent à l'emploi sur un chantier de construction ayant employé entre 200 et 500 travailleurs.

1.1.3. Obtention d’un numéro d’appel d’offres

Le numéro d’appel d’offres est un numéro interne, exclusif et séquentiel, donné à chaque appel d’offres public créé par un service ou arrondissement de la Ville de Montréal. Ce numéro doit être utilisé comme référence dans le cahier des charges. Attention de ne pas confondre avec le numéro de référence SEAO qui, lui, est un numéro exclusif et séquentiel émis par le SEAO lors de la publication de l’appel d’offres.

Processus d’obtention d’un numéro d’appel d’offres

Étape Tâche Référence Résultat

1

Obtenir un numéro d’appel d’offres auprès de la personne ou du service autorisé en faisant une demande selon le fonctionnement prescrit (demande par transmission du formulaire, courriel, téléphone)

Formulaire (facultatif) :28-Demande de numéro de référence pour un appel d’offres public

Suivre la procédure prescrite du service ou de l’arrondissement concerné

Numéro de référence de la Ville pour l’appel d’offres public en question

Responsable : le chargé de projets ou la personne désignéeÉchéance : préalablement à la publication de l’appel d’offres public

1.1.4. Gabarit du cahier des charges

En accord avec la 47- Politique d’approvisionnement de la Ville de Montréal , la directive 88-Utilisation du cahier des charges administratif harmonisé pour les appels d'offres publics d'exécution de travaux et les lois en vigueur, les documents inclus dans un appel d’offres doivent être uniformisés et rédigés avec clarté. Dans cette optique, la Ville recourt à des documents contractuels normalisés pour l’exécution de travaux. Un gabarit du 14-C ahier des charges a été développé à cette fin et contient les sections obligatoires présentées ci-après. Il est à noter que tout addenda publié durant la période de sollicitation des marchés fait partie intégrante du cahier des charges ainsi que tous les plans et dessins normalisés.

Le cahier des charges doit nécessairement être présenté dans son intégralité, dans l’ordre prescrit et sans aucune substitution de texte, sauf pour certaines sections spécialement identifiées qui, elles, doivent être complétées. La version la plus récente du Cahier des charges doit être utilisée pour la publication d’un appel d’offres.

InstructionsÀ la première page du Cahier des charges et aux pages suivantes :Le texte en vert n’est pas visible à l’impression; il n’est pas nécessaire de l’effacer.

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Le texte en bleu doit être personnalisé et se répète automatiquement dans l’entête du document. Ne pas faire de copier/coller dans les champs bleus sinon l’information ne pourra pas être répétée dans le reste du document. Pour appliquer la répétition, il faut sélectionner « Aperçu avant impression » ou Ctrl+Alt+i.

Le texte en rouge ou en grisé doit être modifié/validé, et tout deux ne sont pas répétés ailleurs dans le document.

# Section Format

Description

1 Page de présentation Word La page de présentation doit être complétée en saisissant les informations requises dans les champs identifiés. Ne pas oublier de compléter l’entête adéquatement.Les ordres professionnels exigent que le chargé de projet signe le cahier des charges dans le cadre d’appels d’offres d’exécution de travaux.

2 Avis d’appel d’offres public

Word L’avis d’appel d’offres public se retrouvant dans le cahier des charges doit contenir les mêmes informations que dans l’avis utilisé pour la demande de publication d’avis d’appel d’offres dans les journaux.

3 Coordonnées du Bureau d’inspecteur général de la Ville de Montréal

Word

4 Avis de désistement Word L’avis de désistement permet aux entrepreneurs s’étant procuré le cahier des charges sur le SEAO d’exprimer les raisons de leur désistement, et ainsi de permettre à la Ville d’identifier les enjeux de certains appels d’offres et de considérer ceux-ci dans la rédaction d’appels d’offres ultérieurs. Un sommaire des informations recueillies doit être présenté dans le dossier décisionnel élaboré lors de l’octroi de contrat. Ici, le titre de l’appel d’offres devrait s’inscrire automatiquement. Il faut toutefois ajouter l’adresse courriel de réponse.

5 Table des matières Word Table des matières sommaire. Celle-ci n’est pas automatique. Il faut inscrire manuellement le nombre total de pages de chacune des sections.

6* SECTION I -Instructions aux soumissionnaires*

Word Les 41-Instructions aux soumissionnaires est la section où sont décrites les conditions relatives à la soumission quant à sa préparation, son contenu, sa conformité, sa période de validité et sa confidentialité.La plupart des articles sont immuables, mis à part les articles 2.3.5., 2.4.5, 2.10.1, 2.10.2, 3.10 et 5, lesquels doivent être complétés (voir la section suivante pour plus de précisions sur ces sections). Vous devez télécharger cette section à même le site d’exécution de travaux et l’intégrer au cahier des charges.

7 SECTION II -Cahier des clauses administratives générales

PDF Le 15-Cahier des clauses administratives générales (CCAG) est un document qui doit être inclus dans chaque appel d’offres public publié sur le SEAO, et non comme un document facultatif dans le cas où il aurait déjà été acheté antérieurement pour un appel d’offres différent.Le CCAG est le document où sont décrites les clauses administratives générales que tout soumissionnaire doit considérer avant de déposer une soumission.

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On y précise les questions de garanties d’exécution et d’obligations pour gages, biens et services, d’assurances, de dispositions contractuelles et de travaux (exécution, main-d’œuvre et salaire, matériaux, matériaux contaminés, environnement, sécurité, protection et propreté, paiements, réceptions, garanties.)Annexes :Voici la liste des annexes au CCAG :Annexe A : 24-Commentaires et propositions de modifications du CCAG

et des IASAnnexe B : 19-Cautionnement de soumission et convention

d'engagementAnnexe C : 42-Lettre de garantie bancaire irrévocable et inconditionnelle -

Garantie de soumissionAnnexe D : 7-Formulaire d’absence d’établissement au QuébecAnnexe E : 48-Règlement de gestion contractuelleAnnexe F : 21-Cautionnement d’exécutionAnnexe G : 20-Cautionnement de paiement de la main-d’œuvre, des

Matériaux et servicesAnnexe H : 43-Lettre d’intention d’assurer un soumissionnaireAnnexe I : 22-Certificat d’assurances responsabilité civileAnnexe J : 23-Certificat d’assurances chantier formule étendue Annexe K : 38-Gestion des changementsAnnexe L : 27-Liste des coordonnées des arrondissements pour la

réception des demandes d’autorisation d’occupation du domaine public

Annexe M : 50-Quittance partielleAnnexe N : 49-Quittance finaleAnnexe P : Répertoire des prix unitaires des travaux de la Ville de

MontréalAnnexe Q : Lettre de garantie bancaire irrévocable et inconditionnelle –

Garantie d’exécution

Annexe R : Lettre d’adhésion au paiement électroniqueAnnexe S : Guide : Plans de localisation des infrastructures pour

l’élaboration des plans d’inventaire et finaux (TQC)ATTENTION :

Toutes les annexes se trouvent directement dans le CCAG puisqu’ils en font partie intégrante. Néanmoins, les annexes B, C, D, et H, doivent être déposées sur le SEAO comme documents indépendants éditables pour les soumissionnaires. Vous devrez avoir validé/complété certaines des informations qui s’y trouvent au préalable.

8 SECTION III -Cahier des clauses

Word Le CCAS, cahier des clauses administratives spéciales, est un document standard, où sont décrites les clauses administratives particulières au contrat visé, et dans lequel on y précise, entre autres : le montant de

40

administratives spéciales

l’assurance responsabilité civile, la méthode d’adjudication, les délais de livraison exigés par la Ville, les modalités de facturation, etc.Trois gabarits du CCAS sont disponibles :17-Cahier des clauses administratives spéciales – infrastructures;16-Cahier des clauses administratives spéciales – bâtiments (consulter le SGPI);18-Cahier des clauses administratives spéciales – parcs (consulter le SGPVMR.Le gabarit doit être complété selon les informations appropriées à l’appel d’offres en question.

9 SECTION IV -Formulaire de soumission

Excel Le 37-Formulaire de soumission est le gabarit disponible pour intégrer au cahier des charges sur lequel les soumissionnaires rédigeront leur soumission. Chaque unité administrative ou arrondissement utilise un formulaire de soumission approprié aux besoins de l’appel d’offres. Aucun autre document que le Formulaire de soumission choisi par la Ville ne sera accepté. Il doit toutefois comporter trois sections :Section A – SommaireSection B – Résumé du bordereau de soumissionSection C – Bordereau de soumission (bordereau de prix si appel d’offres à prix unitaires ou bordereau détaillé des travaux si appel d’offres à prix forfaitaires)

10 SECTION V – Devis techniques normalisés

Word Un tableau/tables des matières rapportant tous les documents normalisés qui devront soit être déposés dans un porte-document sur le SEAO de l’avis d’appel d’offres actuel, ou soit directement insérés au cahier des charges, doit être complété selon le besoin de l’appel d’offres en question.

11 SECTION VI –Annexes

Word Cette section doit comprendre les différentes annexes à joindre au cahier des charges qui ne se trouvent pas annexées au CCAG, notamment les suivants :Annexe 1 : Liste de rappel des documents devant être inclus avec le

formulaire de soumission par le soumissionnaire- la partie « Ville » de cette liste doit être complétée par le chargé

de projet avant d’être jointe- ne doit pas être retournée avec la soumission

Annexe 2 : Gabarit d’étiquette de retour- l’adresse de retour doit être validée/modifiée

12 SECTION VII -Devis techniques

Word Se référer aux documents et procédures de l’unité d’affaires requérante.

1.1.4.1. Instructions aux soumissionnaires

Les instructions aux soumissionnaires sont composées de sections statiques (sans substitution de texte) et de sections devant être complétées avant de les publier. Voici des précisions sur les sections à compléter :

A) Visite supervisée des lieux ( article 2.3.5. des IAS )

41

Dans cette section des instructions aux soumissionnaires, il faut cocher si une visite supervisée des lieux est prévue ou non :

Aucune visite supervisée des lieux par la Ville n’est prévue pour cet appel d’offres.

Cocher cette situation lorsqu’aucune visite supervisée par la Ville n’est prévue. Malgré qu’aucune visite ne soit dirigée, le soumissionnaire est tenu de vérifier les lieux accessibles au public où les travaux doivent être exécutés afin d’établir l’étendue des obligations auxquelles il s’engage dans le contrat et des risques inhérents aux travaux qu’il doit exécuter, en vertu de l’article 2.3.1 b) des IAS.

La visite supervisée des lieux par la Ville est obligatoire sous peine de rejet de la soumission. Le soumissionnaire doit prendre rendez-vous selon les modalités suivantes.

Cocher cette case si la visite supervisée des lieux est obligatoire sous rendez-vous. Saisir les informations manquantes :

Les dates disponibles pour une visite des lieux;

L’horaire disponible pour une visite des lieux;

La date limite pour prendre rendez-vous avec la personne contact;

Coordonnées de la personne contact.

Le représentant de la Ville ou le superviseur de la visite des lieux présent sur place ne doit pas être le chargé de projets responsable de l’appel d’offres, ni toute autre personne ou partie prenante de l’élaboration de l’appel d’offres. Cette tâche peut être déléguée à un autre employé de la Ville ou à une tierce personne (p. ex. : garde de sécurité).

Pour de plus amples renseignements sur la gestion de la visite des lieux, se référer aux sections 1.3.1 et 2.3. Visite supervisée des lieux du présent Guide.

B) Communications (article 2.4.5. des IAS)

Dans cette section des instructions aux soumissionnaires, il faut inscrire le nom de la personne responsable de l’appel d’offres (Madame ou Monsieur) et une adresse courriel à contacter pour toutes communications lors de l’appel d’offres. Seules les questions posées dans le délai prescrit et via cette adresse courriel feront l’objet d’une réponse communiquée sous forme d’addenda par le biais du SEAO. Cette adresse courriel doit être la même que celle fournie dans l’avis d’appel d’offres publié dans SEAO et être gérée par la personne responsable de l’appel d’offres.

C) Autorisation de contracter délivrée par l’Autorité des marchés financiers (article 2.10.1 des IAS )

Les entreprises visées par la Loi sur l’intégrité en matière de contrats publics et qui doivent obtenir une autorisation de l’AMF sont celles qui sont engagées dans un processus d’appel d’offres ou d’attribution visant des contrats et sous-contrats avec les ministères et organismes, les sociétés d'État et les municipalités au Québec, et comportant une dépense égale ou supérieure aux seuils déterminés par le gouvernement. La Ville de Montréal est visée par certains décrets. Conséquemment, il faut cocher la situation qui s’applique à l’appel d’offres en question :

Situation 1 : L’autorisation à contracter délivrée par l’Autorité des marchés financiers n’est pas requise.

Situation 2 : Contrats de travaux de construction (autre que d’infrastructures urbaines) supérieurs ou égaux à 5 millions de dollars; ceci inclut, le cas échéant, le montant de la dépense qui serait engagée si toutes les options de renouvellement étaient exercées. Dans cette situation, cochez la case pour un contrat visé par le décret 796-2014;

Situation 3 : Travaux de construction, de reconstruction, de démolition, de réparation ou de rénovation en matière de voirie, d’aqueduc ou d’égout supérieurs ou égaux à 100 000 $. Dans cette situation, cochez la case pour un contrat visé par le décret 1049-2013;

42

Situation 4 : Services reliés à la construction, reconstruction, démolition, réparation ou à la rénovation en matière de voirie, d’aqueduc ou d’égout supérieurs ou égaux à 100 000 $ ou approvisionnement en enrobés bitumineux supérieur ou égal à 100 000 $. Dans cette situation, cochez la case pour un contrat visé par le décret 795-2014;

Attention ! La Loi sur les impôts (RLRQ, chapitre I-3) prévoit l’obligation pour un sous-traitant à un contrat de construction d’obtenir l’attestation de Revenu Québec et d’en remettre une copie à l’entrepreneur. Les dispositions relatives aux pénalités applicables au sous-traitant ayant fait défaut d’obtenir une attestation de Revenu Québec sont en vigueur depuis le 1er septembre 2016. De plus, c’est maintenant la Loi sur les impôts qui prévoit l’obligation pour l’entrepreneur d’obtenir de son sous-traitant une copie de l’attestation et d’en vérifier l’authenticité, à défaut de quoi il s’expose aux sanctions pénales prévues à cette loi.

D) Calcul pour établir le montant de la dépense ( article 2.10.2 des IAS )

Avec la mise à jour des IAS en 2018, vient l’introduction de la notion de dépense permettant d’établir les seuils des appels d'offres qui requièrent l'autorisation de contracter de l'autorité des marchés financiers, telle que le stipule la loi. Cette section présente donc la façon dont la dépense d’une soumission est calculée. Pour les fins de publication, le taux de ristourne doit être choisi en fonction de la nature des activités suivantes :

Requérants % de taxes nettes applicables (%Tn)

Service de l'Espace pour la vie 0%

Commission des services électriques 0.8479%

Autres activités municipales 4.9875%

En reportant le % choisi du tableau ci-dessous, le calcul de la dépense peut alors se faire tel que présenté :

D = (Ms) X (1 + % Tn) où :

D : Montant de la dépense. Comparer au montant fixé par le Décret applicable pour déterminer si une autorisation de contracter est requise.

Ms : Montant hors taxes de la Soumission

%Tn : Pourcentage de taxes nettes applicables

Dans la mesure où le montant s’approche du seuil pour lequel une autorisation de contracter auprès des marchés financiers est exigible et que vous avez un doute, nous vous invitons à vous référer au Service des finances.

E) Formation ( article 3.10 des IAS )

La section « Formation » indique au soumissionnaire si la formation « Gestion de la mise en œuvre des travaux d’infrastructures municipales » est requise ou non. Il faut donc cocher la situation applicable au présent contrat.

Cette formation, d’une durée de deux jours et dispensée par l’AQTr, est obligatoire pour le surintendant, le chargé de projets ou le contremaitre des entrepreneurs œuvrant sur les Chantiers municipaux d’infrastructures souterraines. L’adjudicataire d’un contrat assujetti devra fournir les certifications de cette formation de son surintendant, de son chargé de projet ou de son contremaitre affectés aux travaux de ce contrat (certification des personnes, et non de

43

l’entreprise), et ce, avant la réunion de démarrage des travaux. L’Entrepreneur doit s’assurer d’avoir en tout temps au moins une personne en autorité sur le chantier qui détienne ladite certification.

F) Période de validité des soumissions ( article 5. des IAS )

Dans cette section des instructions aux soumissionnaires, il faut cocher le nombre de jours souhaités de validité de soumission, selon le besoin : 60, 90 ou 120 jours. Attention ! Il faudra s’assurer d’indiquer le même nombre de jours de validité de soumission dans les annexes au CCAG où il en est question !

Afin de prendre une décision éclairée, le chargé de projets doit compter le jour « 1 » comme celui de l’ouverture des soumissions. Il doit donc estimer la durée du processus de décision pour que les soumissions soient toujours valides au jour où les instances en autorité adjudiquent le contrat par l’émission d’une résolution. Il est important de prendre en considération tous les facteurs influençant le processus d’adjudication, notamment le nombre d’appels d’offres lancés dans la même période, une possible présentation de dossier à la Commission d’examen de contrat, ainsi que le calendrier des réunions des instances décisionnelles.

NB : Dans certaines circonstances exceptionnelles la durée de validité des soumissions pourraient être différente de celles indiquées aux IAS (60, 90 ou 120 jours), mais cette durée doit être approuvée par le Directeur général de la Ville avant sa publication dans les documents d’appels d’offres.

1.1.4.1.1. Modifications des IAS : mises à jour le 25 mai 2018

La Ville a révisé certaines sections des IAS le 25 mai 2018. Voici les principales modifications par rapport aux versions précédentes :

A) Article 2.2 des IAS : Frais de soumission

La disposition qui permettait au soumissionnaire le plus bas qui aurait été trouvé conforme, d’obtenir une compensation financière lorsque la Ville choisissait de ne pas donner suite à un appel d’offres public (postérieurement à l’ouverture des soumissions), a été retirée (article 2.2.2 des IAS des versions antérieures au 25 mai 2018). Dorénavant, le Soumissionnaire n’a droit à aucun dédommagement, d’aucune façon que ce soit.

B) Article 2.9.1 des IAS : Garantie de soumission

Les contingences ne sont plus incluses dans le montant total de la garantie de soumission. En effet, la garantie de soumission doit être d’un montant équivalant à au moins 10 % du montant total de la soumission, incluant les taxes, et non plus les taxes et les contingences, comme le voulaient les IAS antérieures.

C) Article 2.10 des IAS : Conditions d’admissibilité

Les informations concernant la vérification de l’autorisation de l’AMF des sous-traitants a été retiré :

La loi dit qu'à la date de conclusion du sous-contrat le sous-traitant doit détenir l'autorisation de l'AMF. Cette obligation contractuelle doit donc être vérifiée au moment où l'Entrepreneur signifie qu'il a donné un sous-contrat soit à la réunion de démarrage lorsqu'il transmet à la Ville la liste des sous-traitants ou dix jours ouvrables avant qu'il celui-ci se mobilise (tel que prescrit à l'article 4.3.3 du CCAG).

Si des exigences en lien avec un sous-traitant sont demandés et font partie des critères d'analyse d'admissibilité, il faut à ce moment ajouter la clause suivante:

Déclaration d’entente ferme

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« Au moment du dépôt des Soumissions, le Soumissionnaire doit avoir une entente ferme avec le Sous-traitant en [identifier le type de Sous-traitant demandé] pour l’exécution de ces travaux. En déposant sa Soumission, le Soumissionnaire déclare avoir conclu une entente ferme avec le Sous-traitant dont il présente le dossier d’expérience pour répondre aux exigences du présent article.

(Choisir maintenant la situation applicable selon les différents Décrets)

(Décret 796-2014 applicable au contrat : sous-contrats de 5M$ ou +)

Le Sous-traitant en [ identifier le type de sous-traitant demandé ] devra détenir, au moment du dépôt de la Soumission, une autorisation de contracter délivrée par l’Autorité des marchés financiers si le Sous-contrat comporte une dépense égale ou supérieure à 5M$, faute de quoi la Soumission sera automatiquement rejetée. À ce titre, le Soumissionnaire doit indiquer la valeur de ce Sous-contrat et joindre à sa Soumission l’autorisation de contracter du Sous-traitant en [identifier le type de sous-traitant demandé] s’il s’agit d’un Sous-contrat dont la dépense est égale ou supérieure à 5M$. »

Ou

(Décret 1049-2013 s’applique au contrat, donc sous-contrats de 25 000 $ suivants :

- travaux de construction / reconstruction / démolition /réparation/ rénovation en matière de voirie / égout / aqueduc;

- approvisionnement en enrobés bitumineux ;

- services reliés à la construction /reconstruction /démolition/ réparation / rénovation en matière de voirie/égout/aqueduc ;

Le Sous-traitant en [identifier le type de sous-traitant demandé] devra détenir, au moment du dépôt de la Soumission, une autorisation de contracter délivrée par l’Autorité des marchés financiers, faute de quoi la Soumission sera automatiquement rejetée. Pour faciliter une telle vérification par la Ville, le Soumissionnaire doit joindre à sa Soumission l’autorisation de contracter du Sous-traitant en [ identifier le type de sous-traitant demandé].

Ou

(Décret 795-2014 s’applique, donc sous-contrat de 25 000$ suivants :

- services reliés à construction/ reconstruction / démolition / réparation / rénovation en matière de voirie/égout/ aqueduc

- approvisionnement en enrobés bitumineux

Le Sous-traitant en [identifier le type de sous-traitant demandé] devra détenir, au moment du dépôt de la Soumission, une autorisation de contracter délivrée par l’Autorité des marchés financiers, faute de quoi la Soumission sera automatiquement rejetée. Pour faciliter une telle vérification par la Ville, le Soumissionnaire doit joindre à sa Soumission l’autorisation de contracter du Sous-traitant en [ identifier le type de sous-traitant demandé].

D) Article 2.10.2 des IAS : Calcul pour établir le montant de la dépense

Voir point (D) de la section précédente 1.1.4.1 Instructions aux soumissionnaires.

E) Article 2.11 des IAS : Règlement sur la gestion contractuelle

45

Tel que mentionné à la section V du présent Guide, la Politique de gestion contractuelle est dorénavant modifiée et se nomme 48-Règlement de gestion contractuelle. La notion suivante a été ajoutée aux IAS : « la Ville peut résilier le Contrat conclu avec l’Adjudicataire s’il est découvert après l’adjudication du Contrat que les affirmations solennelles faites par le signataire de la Soumission ne respectent pas les engagements prévus au Règlement sur la gestion contractuelle. »

F) Article 2.12 des IAS : Avantage indu et conflit d’intérêt

Cette nouvelle section amène la notion d’inadmissibilité lorsque que des situations amènent à donner un avantage indu au soumissionnaire ou si celui-ci se trouve dans une situation de conflit d’intérêt, toujours selon l’avis de la Ville. Par l’article 2.12.3 Déclaration du soumissionnaire, le soumissionnaire, au dépôt de sa soumission, déclare ne pas être dans de telles situations ou s’il l’est, de ne pas avoir n avantage indu.

G) Article 3.8 des IAS : Prix unitaires et forfaitaires

Dans les IAS 2018, cette section a été restructurée : on y présente l’article 3.8.1 Généralités, qui indique les exigences qui s’appliquent autant aux bordereaux à prix unitaires que ceux à prix forfaitaires.

L’article 3.8.2 Prix unitaires : à venir

L’article 3.8.3 Prix forfaitaires : à venir

H) Article 3.9 des IAS : Contrat à prix forfaitaire

à venir

I) Article 3.10 des IAS : Formation

Voir point (E) de la section précédente 1.1.4.1 Instructions aux soumissionnaires.

J) Article 6 des IAS : Analyse des soumissions

Est ajouté à cette section, que le contrat sera adjugé au soumissionnaire ayant déposé la soumission conforme la plus basse, sous réserve de l’article 3.1.1 qui mentionne que la Ville n’est tenue d’accepter aucune Soumission.

K) Article 8 des IAS : Remise des garanties

Dans le cas où la garantie de soumission est fournie sous la forme d’un chèque visé ou par lettre de garantie bancaires irrévocable et inconditionnelle, deux situations sont possibles :

- Chèque visé : la Ville l’encaissera après l’octroi du Contrat à titre de garantie d’exécution et de garantie pour les obligations de l’entrepreneur. Le remboursement de la garantie s’effectuera selon les modalités prévues à l’article 5.6.7 du CCAG.

- Lettre de garantie bancaire irrévocable et inconditionnelle (annexe C), celle-ci demeure en vigueur jusqu’à l’expiration du délai de validité des soumissions. La lettre de garantie bancaire irrévocable et inconditionnelle – Garantie de soumission (annexe C) est remise à l’adjudicataire lorsque ce dernier aura fourni une lettre de garantie bancaire irrévocable et inconditionnelle – Garantie d’exécution (annexe Q) conforme à l’article 2.1.1.1 b) du CCAG.

L) Article 10 des IAS : Langue du commerce et des affaires

Cette section a été ajoutée, et spécifie que la soumission doit être présentée en français, tout comme doivent l’être les communications écrites ou verbales.

46

1.1.4.2. Cahier des clauses administratives générales (CCAG)

Le 1 5-cahier des clauses administratives générales (CCAG) a été révisé par un comité entre 2014 et 2016. La première version du nouveau CCAG est entré en vigueur le 1e septembre 2016. Des mises à jour sont faites annuellement ou au besoin. La mise à jour du présent guide suit la publication du CCAG - version 2018. La plus récente version du CCAG doit obligatoirement être déposée comme document de référence à chacun des appels d’offres (au cahier des charges). Il sera question du CCAG au chapitre 3 du Guide.

1.2. Publication de l’appel d’offres

En conformité avec la Loi sur les cités et villes et la Loi 761, les appels d’offres publics réalisés à partir du 1er avril 2011 doivent automatiquement être annoncés dans un journal diffusé sur le territoire de la municipalité et dans le système électronique d’appel d’offres (SEAO). L’objectif du SEAO est de rendre accessibles via Internet les avis de marchés publics provenant des ministères et d'autres organismes publics du Québec. Les fournisseurs de biens, de services, de construction et autres personnes intéressées par les marchés publics peuvent y consulter les avis publiés et se procurer les documents afférents.

Le Secrétariat du Conseil du trésor (SCT) coordonne la mise en place du SEAO et en assure la gestion. CGI assure l’exploitation, le développement et l’entretien du SEAO alors que Constructo, division de TC Media, en assure le service à la clientèle.

Le cahier des charges doit également être vendu par l’intermédiaire du SEAO. Tout document auquel la demande de soumission renvoie, de même que tout document additionnel qui y est lié, ne peut être obtenu qu’au moyen du SEAO.

1 Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant principalement le processus d’attribution des contrats des organismes municipaux afin d’introduire des mesures pour contrer la collusion, favoriser le souci de transparence et d’éthique, en fixant un intermédiaire entre les fournisseurs et les donneurs d’ouvrage.

47

1.2.1. Publication de l’appel d’offres dans les journaux

Processus de publication de l’appel d’offres dans les journaux

Étape Tâche Référence Résultat

1

Si l’ouverture des soumissions se fait au Service du greffe

Il faut compléter le formulaire approprié :

- demande de publication simple (un AO);

- demande de publication multiple (plusieurs AO à la même date);

Remettre la demande au Service du greffe :

- en format Word ;

- par courriel à AO.publication@ville.montreal.qc.c a

- dans un délai d’au moins trois (3) jours ouvrables avant la date prévue de publication

-------------------OU--------------------

Si l’ouverture des soumissions doit être faite dans un arrondissement

Il faut compléter le formulaire approprié :

- demande de publication simple (un AO);

- demande de publication multiple (plusieurs AO la même date);

Remettre à la personne désignée (secrétaire d’arrondissement ou autre),

- en format Word;

- au moins trois (3) jours ouvrables avant la date

Encadrement : (voir note a)

54-Transmission de demandes de publication d’appels d’offres dans les journaux (est en vigueur depuis le 01 janvier 2017)

Formulaires :

140-Demande de publication multiples – Service du greffe

141-Demande de publication simple – Service du greffe

-------------------OU--------------------

Formulaires :

32-Demande de publication simple – arrondissements

29-Demande de publication multiple – arrondissements

Publication de l’avis d’appel d’offres dans les journaux.

-------------------OU--------------------

Publication de l’avis d’appel d’offres dans les journaux.

48

Processus de publication de l’appel d’offres dans les journaux

Étape Tâche Référence Résultat

prévue de publication.

Attention!S’il n’existe pas de responsable de publication dans l’arrondissement, le chargé de projets doit lui-même transmettre la demande au journal.

Responsable : le chargé de projets ou la personne désignéeÉchéance : lorsque les plans et devis sont complétés ou sur réception de l’autorisation de lancement d’appel d’offres. Il faut s’assurer que le cahier des charges soit disponible sur le SEAO (publié) à la date de publication dans les journaux.

Note a

Attention !

Depuis le 2 avril 2018, l’heure d’ouverture des soumissions au Service du greffe est passé de 10h30 à 13h30. Les jours sont passés des lundis et mercredis aux mardis et jeudis. Un nouvel encadrement administratif a été publié à cet effet, ce dernier est entré en vigueur le 2 avril 2018 :

54-Transmission de demandes de publication d’appels d’offres dans les journaux

Note b

Prévoir un délai minimum de :

dix-sept (17) jours calendrier pour une dépense < 9 100 000$ trente-deux (32) jours calendrier pour une dépense ≥ 9 100 000$

entre la date de publication et la date d’ouverture des soumissions (ces deux dates incluses). Par ailleurs, pour les projets de moins de 9 100 000$, un délai plus long que 17 jours est fortement recommandé afin de permettre aux entrepreneurs de produire des soumissions de qualité et de permettre aux services et arrondissements de recevoir le plus de soumissions possibles.

Note c

Selon la Loi sur les cités et villes, la durée des périodes de vacances de la construction ne peut être calculée comme faisant partie des délais de réponse à l’appel d’offres. Pour de plus amples renseignements, consulter l’encadrement 5-Restriction de lancement d’appels d’offres auprès du marché de la construction durant les périodes de vacances de l’industrie de la construction, et la section V du présent Guide.

1.2.2. Publication de l’appel d’offres dans le SEAO

En vertu de la Loi sur les cités et villes (L.R.Q., c. C-19) et de la Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant le domaine municipal et la Société d’habitation du Québec, une demande de soumissions publiques relative à un contrat de construction, d’approvisionnement ou de services comportant une dépense de 100 000 $ et plus doit :

être publiée dans le système électronique d’appel d’offres (SEAO) approuvé par le gouvernement pour l’application de la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1) et dans un journal qui est diffusé sur le territoire de la municipalité ou, à défaut d’y être diffusé, qui est une publication spécialisée dans le domaine et est vendue principalement au Québec;

49

prévoir que tout document auquel elle renvoie, de même que tout document additionnel qui y est lié, ne puissent être obtenus que par l'entremise de ce système.

Le site officiel du SEAO se trouve à l'adresse suivante : http://www.SEAO.ca.

Selon l’encadrement administratif 81-Publication des contrats dans SEAO, chaque unité d'affaires qui réalise des contrats de 25 000 $ et plus, incluant celle qui est autorisée à lancer des appels d'offres, peut demander la création ou le changement de nom d'une organisation de niveau 2 dans le SEAO (l’organisation de niveau 1 étant la Ville de Montréal). Chaque organisation de niveau 2 fonctionne indépendamment l'une de l'autre. Par conséquent, l'unité d'affaires est responsable de la demande de création de son unité dans l'application.

Toute demande de création ou de changement de nom d’unité doit être faite par courriel auprès de l’équipe de la division des Pratiques et contrôle du Service de l’approvisionnement.

pratiques_daffaires@ville.montreal.qc.ca

Il est important de respecter une norme en ce qui concerne le nom de l'unité créée. La règle suivante permettra d'assurer une certaine uniformité et facilitera les activités de recherche.

Ville de Montréal – nom de l'arrondissement, nom du service corporatif ou nom de la direction de l'unité

Les unités dans le SEAO doivent fonctionner avec leur organisation de niveau 2 uniquement. Aucune sous-organisation de niveau 3 ou 4 ne doit être créée, car les informations qui y seraient publiées ne pourraient être accessibles dans les rapports.

Chaque unité doit instaurer une procédure ou un mécanisme qui permettra de répertorier systématiquement tous les contrats octroyés devant être publiés dans le SEAO :

gré à gré de plus de 25 000 $ (comprend également les subventions et contributions)

sur invitation

public (non mandaté)

public mandaté (achats mandatés)

Une fois que ce mécanisme est établi, l’unité doit désigner des personnes à titre de « coordonnateurs SEAO » et « utilisateurs SEAO » qui auront des droits d’accès au SEAO, leur permettant de publier les contrats et dépenses finales.

Donc, l’unité d’affaires devra identifier les ressources responsables de la saisie de l'information et les mesures de contrôle de cette saisie. Elle doit s’assurer de la publication adéquate des renseignements requis pour chacune des étapes suivantes, selon le cas :

1. La publication SEAO de l’avis d’appel d’offres (appel d’offres public);

2. La publication SEAO des résultats d’ouverture;

3. La publication SEAO des résultats d’adjudication;

4. La publication SEAO de l’information de fin de contrat OU la transmission de l’information de fin de contrat au Service de l’approvisionnement (entente-cadre).

L’annexe 2 de l’encadrement 81-Publication des contrats dans SEAO décrit les renseignements à inscrire dans le SEAO pour l'ensemble des contrats.

Un site de formation (exercices pratiques) est disponible au http://www.formation.SEAO.ca et permet de créer des avis fictifs qui ne sont vus que par leurs créateurs. Pour obtenir un code usager en formation, contactez le SEAO au 514 856-6600. De plus, un manuel de formation pour les organismes publics du monde municipal est disponible

50

lorsque vous ouvrez une session sur le SEAO. Ce manuel se trouve sous la rubrique « Service à la clientèle>consulter le manuel de formation pour les organismes publics>manuel de formation pour les organismes publics – Monde Municipal (10 Mo) ».

Voici les informations de base demandées lors de la publication d’un appel d’offres sur le SEAO (appelé avis dans le SEAO) :

# Information Précisions

1 Numéro de l’avis Numéro séquentiel de la Ville de Montréal

2 Titre de l’avis Titre descriptif des travaux à exécuter qui apparaîtra sur l’avis, dans les listes d’avis et dans les résultats de recherche.

3 Type de l’avis Choisir « Appel d’offres »

4 Nature de contrat Choisir « Travaux de construction »

5 CatégorieLorsque « Travaux de construction » est choisi, trois choix de sous-catégories sont disponibles : bâtiments, ouvrages de génie civil ou autres travaux de construction.

6 Date limite de réception des offres

Indiquer la date limite à laquelle les offres doivent être déposées par les soumissionnaires. La date peut-être choisie à l'aide d'un calendrier. Le SEAO avertira si la date choisie est un jour de fin de semaine ou encore un jour férié.

7 Heure limite de réception des offres

Indiquer l'heure limite pour déposer les offres.Si les offres sont acceptées jusqu'à l'heure indiquée, choisir « Au plus tard ». Par ailleurs, nous recommandons d’utiliser l’option où le dépôt des offres n'est plus permis à l'heure indiquée, et choisir « Avant ».

8 Fuseau horaire« Heure du Québec » est l'heure légale en vigueur au Québec à la date limite de réception des offres, qu’il s’agisse de l'heure normale ou avancée.

9 Permission d’adjudication par un autre organisme public

Permet la saisie d’avis d'adjudication pour achats mandatés par d’autres donneurs d’ouvrage pour cet avis. Ces avis pourront être saisis suite à la fermeture de cet avis et seront affichés dans la page des résultats d’adjudication.

10Regroupement d’organismes publics comme donneur d’ouvrage

Sert uniquement à des fins statistiques et n’a aucune incidence sur le contenu de l’avis d’appel d’offres ou encore sur la manière dont les adjudications sont faites.

11 Date et heure de publication, si différées

Permet de déterminer une date de publication dans le futur. La date peut être sélectionnée à l’aide d’un calendrier.Le délai minimal de publication en différé accepté, varie en fonction du ou des modes de transmission des documents : moins quatre (4) jours ouvrables dans le futur par messagerie et au moins trois (3) jours ouvrables dans le futur par téléchargement.

12 Régions de livraison Choisir « Montréal »

13 Accords et exceptions Cocher les cases appropriées aux accords de libéralisation des marchés publics qui s'appliquent.

51

L’hyperlien « Synthèses des accords de marchés publics » amène l’utilisateur à la page d'information du Secrétariat du Conseil du trésor fournissant de l'information sur les accords applicables en fonction du montant et du type de contrat.

14 Contacts et les informations de ces contacts à publier ou non

Choisir si le nom du responsable à contacter doit être divulgué, ainsi que toute autre information sur ses coordonnées (adresse, courriel, téléphone, etc.) Le nom du contact doit être le même que dans le cahier des charges.

15 Valeur et durée estimée du contrat

Sélectionner, au moyen de la liste déroulante, la valeur estimée du contrat en fonction des seuils des accords de libéralisation des marchés publics. Cette information est obligatoire pour permettre au Secrétariat du Conseil du trésor d’effectuer les activités de surveillance et les statistiques. Cependant, elle n’est visible aux fournisseurs que si la case « Diffuser le montant » est cochée. Par ailleurs, cette information apparaîtra lors de la publication des résultats d’adjudication (obligatoire selon la Loi sur les cités et villes.)

52

Voici le processus de publication :

Processus de publication de l’appel d’offres dans le SEAO

Étape Tâche Référence Résultat

1 A) S’il existe une personne responsable ou un service dédié à la publication des appels d’offres dans le SEAO dans l’unité d’affaires ou arrondissement concerné:

Remplir le formulaire « Demande de publication SEAO » et le remettre à la personne ou au service responsable, afin de procéder à la création d’un nouvel avis en suivant les procédures mentionnées à l’étape 2;

OU

B) S’il n’y a pas de service dédié à la publication des appels d’offres sur SEAO dans l’unité d’affaires ou arrondissement concerné :

Le chargé de projets doit lui-même suivre la procédure de création d’un nouvel avis en suivant les procédures mentionnées à l’étape 2.

Formulaire à transmettre à la personne ou au service dédié à la publication des appels d’offres dans le SEAO :31-Demande de publication sur le SEAOEn joignant au besoin la demande de permis de construction de l’arrondissement concernée

Publication d’un nouvel avis dans le SEAO.

Responsable : le chargé de projets ou la personne responsable de la publication dans le SEAO ou le service dédiéÉchéance : à la réception de l’autorisation de lancement d’appel d’offres, s’il y a lieu, et lorsque le cahier des charges (clauses, bordereau de soumission, plans et devis, etc.) est prêt pour la publication

2 1. Créer un nouvel avis d’appel d’offres dans le SEAO en se rendant sur le site http://www.SEAO.ca

2. Ouvrir une session.

3. Suivre la procédure décrite dans le document « Manuel de l’utilisateur du SEAO, version donneur d’ouvrage» et dans le « Guide-conseil

Procédures :Section 7.1 Saisir un avis du46-Manuel de l’utilisateur du SEAO, version donneur d’ouvrageDocument de référence :36-Exigences à respecter pour la publication dans le SEAOLe guide fourni par le Service des approvisionnements apporte des précisions au manuel :

Publication d’un nouvel avis dans le SEAO.

53

Processus de publication de l’appel d’offres dans le SEAO

pour la publication sur SEAO »

4. S’assurer de respecter les exigences quant au format de document (voir « Exigences de publication des documents sur le SEAO ».)

39-Guide conseils pour la publication sur SEAO

Responsable : le chargé de projets ou la personne responsable de la publication dans le SEAO ou le service dédiéÉchéance : à la réception de l’autorisation de lancement d’appel d’offres, s’il y a lieu, et lorsque le cahier des charges (clauses, bordereau de soumission, plans et devis, etc.) est prêt pour la publication

Note a

Il est possible de sauvegarder les informations à chacune des pages lors de la création d’un nouvel avis, et donc de compléter ou modifier l’avis en plusieurs sessions si nécessaire. Il est préférable de prévoir un délai de 24 heures pour que la publication de l’avis soit disponible en ligne par suite de la demande. Le délai minimal prévu est de 4 heures ouvrables pour les documents standards et de 8 heures ouvrables pour les documents surdimensionnés.

Note b

Précisions sur les formats de documents à téléverser lors de la création d’un nouvel avis dans le SEAO :Les devis et bordereaux de soumission doivent être en format standard et non protégé, tels que Word, Excel ou Adobe, en 8 ½ x 11, 8 ½ x 14 ou 11 x 17.Les plans doivent être de même dimension, et il n’est pas permis de spécifier une taille supérieure à 11 x 17 po pour un plan en couleurs.

Note cÀ noter que la sélection « Français et Anglais » permet de saisir deux documents distincts. Par ailleurs, le cahier des charges en français est obligatoire et prévaut toujours sur le document en anglais, lorsque celui-ci est disponible.

Note d

Au cas où la publication n’est pas demandée en différé, les délais de publication sont les suivants, calculés dès la réception des documents par CGI : 4 heures pour les devis et 8 heures pour les plans. Attention! Ces délais peuvent s’avérer plus longs si les dimensions des documents transmis ne sont pas conformes aux exigences du SEAO.

Note e

Pour joindre le Service à la clientèle, qui est accessible de 8 h 30 à 17 h, du lundi au vendredi, composez le 514 856-6600 pour les résidents de la région de Montréal ou le numéro sans frais 1 866 669-SEAO (1 866 669-7326) pour les résidents de l'extérieur. Vous pouvez également télécopier votre question ou demande au 514 257-8544.

1.3. Gestion de l’appel d’offres

1.3.1. Visite supervisée des lieux

Dans certains appels d’offres publics tels que des projets de travaux de bâtiments, une visite supervisée des lieux est obligatoire aux fins de soumission. Cette information doit apparaître à la section 2.3.5. des IAS, ainsi que toutes les modalités de prise de rendez-vous et de visite, le cas échéant. Qu’une visite supervisée des lieux soit prévue ou non par la Ville, les soumissionnaires, pour être conformes, sont tenus de vérifier les lieux accessibles au public où les travaux doivent être exécutés en vertu de l’article 2.3.1 (b) des IAS.

La Loi 76 interdit à un fonctionnaire ou un employé de la municipalité de divulguer un renseignement permettant de connaître le nombre ou l’identité des personnes qui ont présenté une soumission ou qui ont demandé une copie de la

54

demande de soumission ou d’un document auquel elle renvoie. Cette obligation s’applique jusqu’à l’ouverture des soumissions. Conséquemment, les visites des lieux et les rencontres d’information ne doivent pas se faire en groupe, mais bien de façon individuelle (plusieurs représentants d’une même entreprise soumissionnaire peuvent être présents en même temps). Le représentant de la Ville ou superviseur de la visite des lieux présent sur place ne doit pas être le chargé de projets responsable de l’Appel d’offres ni toute autre personne partie prenante de l’élaboration de l’appel d’offres. Cette tâche peut être déléguée à un autre employé de la Ville ou à une tierce personne (p. x. : garde de sécurité).

Processus de gestion de la visite supervisée et obligatoire des lieux

Étape Tâche Référence Résultat

1 Organiser des rencontres individuelles si, et seulement si, une visite des lieux est obligatoire selon les informations de la section 2.3.5. des IAS

1. Les personnes souhaitant soumissionner doivent communiquer leur intention de participer à la visite des lieux aux coordonnées indiquées dans les instructions aux soumissionnaires.

2. Le coordonnateur des visites confirme la plage horaire pour chaque participant ou groupe de participants d’une même entreprise.

3. Sur place, un « Registre de présence à la visite des lieux » est mis à jour par le responsable de la visite des lieux.

4. Une « Attestation de présence à la visite des lieux » est remise au représentant de chaque entreprise (une attestation par entreprise). Le responsable de la visite des lieux de la Ville conserve une copie pour ses dossiers.

Article 2.3.5. des IAS

Formulaire :52-Registre de présence à la visite des lieux

12-Attestation de présence à la visite des lieux

Visite des lieux obligatoire pour soumissionner

Dans le cas où un soumissionnaire n’aurait pas participé à une visite des lieux obligatoire, sa soumission sera automatiquement rejetée.

Responsable : le responsable de la visite des lieuxÉchéance : conformément à l’information publiée dans l’appel d’offres

55

Processus de gestion de la visite supervisée et obligatoire des lieux

Étape Tâche Référence Résultat

Note a

Le responsable des visites ne doit en aucun cas répondre aux questions posées. Il doit inviter les visiteurs à poser leurs questions conformément à la procédure indiquée dans les instructions aux soumissionnaires. Les réponses aux questions seront transmises sous forme d’addenda à tous les preneurs du cahier des charges sur le SEAO.

Note b L’attestation de présence à la visite des lieux n’a pas à être jointe aux soumissions. Elle est une preuve de la présence du soumissionnaire en cas de litige.

1.3.2. Addenda

Selon les articles 2.4.1 et 2.4.2 des IAS, lorsque des questions sont posées dans les délais prescrits, ou s’il y a lieu d’expliquer ou de modifier l’appel d’offres, la Ville émettra un addenda, en français. Aucun renseignement relatif à l’appel d’offres n’engage la responsabilité de la Ville, à moins d’avoir été fourni au moyen d’un addenda.

Tout addenda doit être publié par un employé de la Ville. Les firmes externes mandatées par la Ville dans le cadre de l’élaboration d’un appel d’offres public ne sont pas autorisé à publier un addenda sur SEAO.

Voici les étapes à suivre pour la publication d’un addenda dans le cadre d’un appel d’offres public :

Processus de publication d’un addenda

Étape Tâche Référence Résultat

1 Rédiger un addenda qui apporte une explication ou une modification au cahier des charges.L’utilisation du formulaire « Addenda » peut être utilisée lorsqu’il existe une personne responsable ou un service dédié à la publication dans le SEAO dans votre unité d’affaires.

Articles 2.4.1 et 2.4.2 des IAS Formulaire :8-Addenda

Rédaction du contenu de l’addenda

Responsable : le chargé de projets ou le consultant d’une firme externeÉchéance : dès que des modifications doivent être apportées et qu’elles ont une incidence sur les prix, s’assurer que l’addenda pourra être publié au moins sept (7) jours ouvrables avant la date d’ouverture des soumissions. Si les modifications n’ont pas d’incidence sur les prix, s’assurer que l’addenda pourra être publié au moins trois (3) jours ouvrables avant la date d’ouverture des soumissions.

Note a

Si les modifications sont susceptibles d’avoir une incidence sur le prix des soumissions, l’addenda doit être publié au moins sept (7) jours avant la date d’ouverture des soumissions, conformément au projet de loi 83 (en vigueur depuis le 10 juin 2016) modifiant la Loi sur les cités et villes. À défaut de respecter ce délai, la date limite de réception des soumissions doit être reportée d’autant de jours qu’il en faut pour que ce délai minimal de sept (7) jours soit respecté. (Voir la section 1.3.3. Report de date d’ouverture des soumissions ou annulation d’un appel d’offres, du présent Guide).

2 A) S’il existe une personne responsable ou un service

Formulaire (facultatif) : Le système SEAO enverra automatiquement une notification

56

Processus de publication d’un addenda

Étape Tâche Référence Résultat

dédié à la publication des addenda dans le SEAO dans l’unité d’affaires ou arrondissement concerné:

Remplir le formulaire « Demande de publication SEAO » et le remettre à la personne ou au service responsables, afin de procéder à la création d’un nouvel avis en suivant les procédures mentionnées à l’étape 3;

B) S’il n’y a pas de service dédié à la publication des appels d’offres sur SEAO dans l’unité d’affaires ou arrondissement concerné :

Le chargé de projets doit lui-même suivre la procédure de publication d’un addenda en suivant les procédures mentionnées à l’étape 3.

31-Demande de publication sur le SEAO

En joignant au besoin la Demande de permis de construction

Procédure :Voir la section 9.1 Ajouter un addenda, du 46-Manuel de l’utilisateur du SEAO, version donneur d’ouvrage

Document de référence :36-Exigences à respecter pour la publication dans le SEAO

à tous les preneurs du cahier des charges.

Responsable : le chargé de projets ou la personne responsable de la publication dans le SEAO ou le service dédiéÉchéance : au plus tard dix (10) jours calendrier avant la date d’ouverture des soumissions

57

Processus de publication d’un addenda

Étape Tâche Référence Résultat

3

1. Publier l’addenda dans le SEAO en se rendant sur le site http://www.SEAO.ca;

2. Ouvrir une session;

3. Suivre la procédure décrite dans le « Manuel de l’utilisateur du SEAO, version donneur d’ouvrage»;

4. S’assurer de respecter les exigences quant au format de document. Le résumé des « Exigences de publication des documents sur le SEAO » est disponible pour consultation.

Formulaire (facultatif) :31-Demande de publication sur le SEAOEn joignant au besoin la Demande de permis de construction de votre service ou arrondissement

Procédure :Voir la section 9.1 Ajouter un addenda, du 46-Manuel de l’utilisateur du SEAO, version donneur d’ouvrage

Document de référence :36-Exigences à respecter pour la publication dans le SEAO

Le système SEAO enverra automatiquement une notification à tous les preneurs du cahier des charges.

Responsable : le chargé de projets ou la personne responsable de la publication dans le SEAO ou le service dédiéÉchéance : au plus tard sept (7) jours ouvrables avant la date d’ouverture des soumissions si l’addenda peut avoir une incidence sur le prix.

Note b

En vertu de l’article 2.4.4. des IAS, toute question concernant le cahier des charges susceptible d’avoir une incidence sur le prix des soumissions doit être soumise par écrit au moins dix (10) jours calendrier avant l’ouverture des soumissions à l’adresse courriel indiquée dans les instructions aux soumissionnaires. Tel que mentionné à l’article 2.4.6 des IAS, le soumissionnaire peut, en tout temps, adresser toute question ou communication au bureau de l’inspecteur général ou au Contrôleur général de la Ville si la question ou la communication vise le comportement de la personne responsable ou l’intégrité du processus d’octroi du contrat.

Pour les projets qui impliquent le dépôt de soumissions de sous-traitants au BSDQ, les questions doivent être soumises par écrit au moins treize (13) jours calendrier avant la date prévue du dépôt au BSDQ (10 (10) jours calendrier avant la date d’ouverture des soumissions). Pour savoir si un projet est assujetti au dépôt de soumissions des sous-traitants au BSDQ, consulter le document 53- Tableau résumant les spécialités assujetties au dépôt de soumissions au BSDQ, selon l’annexe I et territoires visés , issu du code de soumission disponible sur le site du BSDQ à la section « Soumission », « Information » et « Document utiles » http://www.bsdq.org/fr/soumission/information/.

3 S’assurer de recevoir le courriel de confirmation de publication de l'addenda du SEAO et le faire suivre au responsable du projet, s’il y a lieu

Procédure :Section 9.1.4 Étape 4 – Confirmer un addenda du 46- Manuel de l’utilisateur du SEAO, version donneur d’ouvrage

58

Processus de publication d’un addenda

Étape Tâche Référence Résultat

Responsable : le chargé de projets ou la personne responsable de la publication dans le SEAO ou le service dédié.Échéance : dans les 24 heures suivant la publication d’un addenda. Le délai minimal prévu est de 4 heures ouvrables pour les documents standards et de 8 heures ouvrables pour les documents surdimensionnés.

Note c

Pour le monde municipal, la liste complète des preneurs du cahier des charges dans le SEAO n’est accessible qu’après l’ouverture des soumissions, au moment de la saisie des résultats. Il est donc impossible de savoir si les addendas ont bien été reçus par les preneurs du cahier des charges, d’où l’importance de confirmer la publication des addendas émis. Par ailleurs, dans le cas des appels d’offres sur invitation, la réception des addenda doit être confirmée.

Note dIl est possible de sélectionner l'option permettant de recevoir une copie de l'addenda lors de la publication. Dans ce cas, des frais seront portés au compte si le document a plus de cinq (5) mégaoctets, car la messagerie Purolator devra être utilisée.

4

Évaluer les impacts des addendas émis durant la période d’appel d’offres

Révision de l’estimation si les addendas ont un impact budgétaire sur le projet

Responsable : le chargé de projetsÉchéance : au plus tard sept (7) jours ouvrables avant l’ouverture des soumissions.

1.3.3. Report de la date d’ouverture des soumissions

Processus de report de date d’ouverture des soumissions

Étape Tâche Référence Résultat

1

Si l’ouverture des soumissions se fait au Service du greffe- Remplir le formulaire

Annonce de report de date dans les journaux – Service du greffe

- Remettre par courriel à AO.publication@ville.montreal.qc.ca en format Word au moins trois (3) jours ouvrables avant la date prévue de publication

------------------OU---------------------

Si l’ouverture des soumissions se fait en arrondissement

- Remplir le formulaire Annonce de report de date dans les journaux –

Encadrement :54-Transmission des demandes de publication d’appels d’offres dans les journaux

Formulaire :11-Annonce de report de date dans les journaux – Service du greffe

------------------OU---------------------

Formulaire :10-Annonce de report de date dans les journaux – arrondissemen t

Publication de report de date d’ouverture des soumissions dans les journaux identifiés.

------------------OU---------------------

Publication de report de date d’ouverture des soumissions dans les journaux identifiés.

59

Processus de report de date d’ouverture des soumissions

Étape Tâche Référence Résultat

arrondissement- Remettre par courriel à la

personne désignée (secrétaire d’arrondissement ou autre), en format Word au moins trois (3) jours ouvrables avant la date prévue de publication.

Attention!S’il n’existe pas de responsable de publication dans l’arrondissement, le chargé de projets doit lui-même transmettre le formulaire de demande de report de date au journal.

Responsable : le chargé de projets ou une personne déléguéeÉchéance : dans les meilleurs délais à la suite de la décision de report de date, et en s’assurant que la journée où la publication apparaîtra dans les journaux, l’avis de report de date soit disponible (publié) dans le SEAO.

2

Publier un avis de report de date d’ouverture des soumissions sur le SEAO au moyen de l’émission d’un addenda en suivant les procédures du Manuel de l’utilisateur de donneur d’ouvrage – SEAO.

Il faut absolument cliquer sur le bouton « Modifier la date limite » disponible près de la date limite de réception des offres afin de créer automatiquement un addenda modifiant la date limite de réception des offres pour cet avis ainsi que l’heure, au besoin.

Procédure :Voir la section 9.1 : Ajouter un addenda et 9.2 : Modifier la date limite de réception des offres, du 46-Manuel de l’utilisateur du SEAO, version donneur d’ouvrage

Publication d'un avis de report de date de dépôt des soumissions sur le SEAO.

Responsable : la personne désignée à la publication dans le SEAOÉchéance : il est recommandé de publier le report de date d’ouverture au plus tard trois (3) jours ouvrables avant la date de dépôt des soumissions (six (6) jours lorsque le dépôt des soumissions s’effectue au BSDQ)

Attention!

60

Les termes « date d’ouverture des soumissions », « date de clôture » ou « date limite de réception des offres » font référence à la même date dans le présent Guide.

1.3.4. Annulation d’un appel d’offres avant l’ouverture des soumissions

Processus d’annulation d’un appel d’offres public avant l’ouverture des soumissions

Étape Tâche Référence Résultat

1

Publier un avis d’annulation de l’appel d’offres dans le SEAO au moyen de l’émission d’un addenda qui modifie le statut de l’appel d’offres pour « Annulation de l’avis » en suivant les procédures du Manuel de l’utilisateur de donneur d’ouvrage – SEAO.

Procédure :Voir la section 9.1 Ajouter un addenda du 46-Manuel de l’utilisateur du SEAO, version donneur d’ouvrage

Sur publication de l’addenda d’annulation de l’appel d’offres, le système SEAO enverra automatiquement une notification d’annulation de l’avis à tous les preneurs du cahier des charges.

Responsable : le chargé de projets ou la personne désignée

Échéance : sur confirmation de la décision d’annuler l’appel d’offres

Note aDans le cas d’une annulation d’appels d’offres avant ou après l’ouverture des soumissions, en vertu de l’article 2.2.1 des IAS, aucun dédommagement n’est remis aux soumissionnaires.

2

Conserver les documents appuyant la décision d’annuler l’appel d’offres au dossier (p. ex. : correspondance avec le chargé de projets)

Dossiers et procédures internes

Responsable : la personne désignée

Échéance : sur confirmation de la décision d’annuler l’appel d’offres

61

1.3.5. Dernière estimation

Dans le cadre d’un appel d’offres public, l’estimation budgétaire est obligatoire en vertu de l’article 477.4 de Loi sur les cités et villes et de la Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant le domaine municipal et la Société d’habitation du Québec : « Le prix de tout contrat qui comporte une dépense de 100 000 $ ou plus doit, avant l'ouverture des soumissions, le cas échéant, et la conclusion du contrat, avoir fait l'objet d'une estimation établie par la municipalité. »2

Processus d’estimation budgétaire

Étape Tâche Référence Résultat

1

Faire une estimation de soumission qui consiste en l’évaluation des coûts du projet utilisant exactement les mêmes documents fournis aux soumissionnaires dans l’appel d’offres. Aucune autre information ne doit être utilisée aux fins d’estimation.

Le document d’estimation doit être signé par l’auteur et la date de réalisation doit y apparaître.

Remettre l’estimation à la personne responsable concernée de l’unité d’affaires

Formulaire :Utilisation du 37-Formulaire de soumission disponible dans le cahier des charges

Évaluation des coûts du projet avec les données réelles d’estimation (plans et devis 100 %)

Responsable : le chargé de projets, le service spécialisé ou une firme de consultation externeÉchéance : à remettre avant l’ouverture des soumissions

2 Conserver l’estimation selon les règles de confidentialités de la Ville

Encadrement :25-Confidentialité des estimations des contrats

Disposition du document contenant l’estimation budgétaire de soumission de façon à en restreindre les risques de divulgation

Responsable : responsable attitré dans chaque service concernéÉchéance : à la réception de l’estimation budgétaire de soumission

3 Réviser l’estimation de soumission au besoin si les addendas émis ont une incidence financière sur le projet

Procédure :Utiliser le 37-Formulaire de soumission disponible dans le cahier des charges (section IV) ainsi que toute nouvelle

Nouvelle estimation de soumission aux fins d’octroi de contrat (dossier décisionnel)

2 Source : http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=2&file=/C_19/C19.html.

62

Processus d’estimation budgétaire

Étape Tâche Référence Résultat

information émise par voie d'addenda, subséquemment à la première estimation

L’estimation budgétaire de soumission antérieure doit être retirée et la nouvelle estimation doit être déposée auprès de la personne ou du service responsable de sa conservation. Le nouveau document doit également être signé et daté.

Responsable : le chargé de projetsÉchéance : à remettre au plus tard avant la date et l’heure d’ouverture des soumissions ou selon ce qui est prescrit dans la procédure du service ou de l'arrondissement

63

2. ADJUDICATION DE CONTRAT

2.0. Ouverture publique des soumissions

Toutes les soumissions doivent être ouvertes publiquement :

en présence d'au moins deux témoins;

à la date, heure et lieu mentionnés dans l’avis d’appel d’offres;

devant un public.

Processus d’ouverture publique des soumissions

Étape Tâche Référence Résultat

1

Recevoir les soumissions qui se trouvent physiquement le jour fixé pour l’ouverture, à l’adresse et au lieu désignés à l’avis public, sous pli cacheté, avant l’heure fixée dans l’avis public et selon celle indiquée à l’horloge qui se trouve à la vue du public dans le lieu désigné.

Le greffier ainsi que des témoins sont sur place.

Le greffier conserve une copie certifiée conforme à l’original.

Article 2.7 des IAS Rejet de toute soumission irrecevable, c’est-à-dire qui ne se trouvait pas à l’endroit prescrit avant l’heure et la date fixées de l’ouverture des soumissions. Celles-ci sont retournées scellées aux soumissionnaires.

Ouverture publique des soumissions à l’endroit, à l'heure et à la date qui sont indiqués dans l’avis public publié sur SEAO. Le nom des soumissionnaires et leur prix respectif sont déclarés à haute voix.

Responsable : le greffier de la Ville ou la secrétaire d’arrondissement

Échéance : à l’heure et à la date indiquées dans le cahier des charges

Note a Pour les services centraux, l’ouverture de soumissions se fait toujours les mardis et les jeudis ouvrables de chaque semaine à 13 h 30 au Service du greffe, au 275, rue Notre-Dame Est, bureau R-134, Montréal (Québec) H2Y 1C6.

Attention !

Depuis le 2 avril 2018, l’heure et les jours d’ouverture des soumissions au Service du greffe sont les mardis et jeudis à 13h30. (Voir l’encadrement administratif :54-Transmission de demandes de publication d’appels d’offres dans les journaux

Dans les arrondissements, le lieu et les dates sont à la discrétion du secrétaire d’arrondissement.Cette information doit obligatoirement se retrouver dans la section « Avis d’appel d’offres » du cahier des charges et être publiée sur SEAO.

2 Rédiger un procès-verbal de

64

Processus d’ouverture publique des soumissions

Étape Tâche Référence Résultat

l’ouverture publique des soumissions et le remettre sous scellé au chargé de projets ou à la personne déléguée

Responsable : le greffier de la Ville ou la secrétaire d’arrondissement

Échéance : en moyenne dans les neuf (9) jours suivant l’ouverture des soumissions

2.1. Publication des résultats d’ouverture dans le SEAO

Après l’ouverture des soumissions, les résultats doivent être publiés sur le SEAO :

Processus de publication dans le SEAO des noms des soumissionnaires et des montants soumis à la suite de l’ouverture

Étape Tâche Référence Résultat

1 Publier dans le SEAO :

1. Le nom des soumissionnaires;

2. Les montants respectifs des soumissions reçues (taxes incluses).

Encadrement :81-Publication des contrats dans SEAOProcédures :Consulter la section 10.1 Saisir les résultats d’ouverture d’un contrat, du46-Manuel de l’utilisateur du SEAO, version donneur d’ouvrageLa section 3.6 Zone Ouverture du 39- Guide conseils pour la publication sur SEAO , fourni par le Service des approvisionnements, apporte des précisions au manuel.

Publication de la liste des soumissionnaires et des montants totaux soumis

Responsable : la personne désignéeÉchéance : dans les meilleurs délais, à la suite de la réception du procès-verbal de l’ouverture des soumissions

2.2. Analyse d’admissibilité et de conformité des soumissions

2.2.1. Généralités

Le processus d’analyse d’admissibilité et de conformité des soumissions requiert de bien comprendre les exigences des IAS afin de procéder à l’analyse de façon éclairée. La description détaillée de chacune des exigences et des étapes à suivre pour les vérifier, permet de couvrir la majorité des cas rencontrés lors de l’analyse de soumissions. Toutefois, lorsque des situations particulières surviennent pour lesquelles vous avez des doutes quant à

65

l’admissibilité ou à la conformité, nous vous invitons fortement à faire appel au Service des affaires juridiques afin d’obtenir un avis pour statuer de façon appropriée.

Procédure d’analyse

L’analyse d’admissibilité et de conformité des soumissions doit être effectuée sur réception du procès-verbal de l’ouverture des soumissions émis par le greffier de la Ville ou du secrétaire d’arrondissement, le cas échéant.

Pour les appels d’offres dont le processus d'adjudication du contrat est prévu au plus bas soumissionnaire conforme, la procédure en trois étapes est la suivante :

Étape 1 : Conformité des prix (voir la Figure1)

Réaliser la vérification des prix du formulaire de soumission de toutes les soumissions reçues.

o Dans le cas de contrats à prix unitaires, le rang des soumissionnaires peut changer si une correction ou une reconstitution de prix est effectuée par la Ville (tel que prévu à l'art. 3.8.2.5 des I.A.S).

o Dans le cas de contrats à prix forfaitaires, le rang des soumissionnaires ne peut pas être changé, car le prix forfaitaire inscrit à la section A) Sommaire du Formulaire de soumission a préséance en tout temps, et ce, même si une erreur de calcul ou une omission d'un prix est détectée dans la section C) Bordereau de soumission du Formulaire de soumission ou dans la section B) Résumé du bordereau de soumission du Formulaire de soumission.

Modification du rang des soumissionnaires suite aux corrections apportées, s’il y a lieu (aviser les soumissionnaires concernés).

Étapes 2 et 3 : Admissibilité du soumissionnaire et conformité de la soumission (voir la Figure1)

En ordre croissant de prix, en débutant par le plus bas soumissionnaire, effectuer l'analyse d’admissibilité et de conformité des soumissionnaires jusqu’à l’obtention des 2 plus basses soumissions conformes.

Il n’est pas nécessaire de procéder à la vérification d’admissibilité et de conformité des autres soumissionnaires. Néanmoins, si plusieurs rejets reliés à des non-conformités sont décelés au cours de l'analyse des deux plus bas soumissionnaires, il est fortement recommandé de procéder à l’analyse de toutes les soumissions afin d’identifier si les rejets sont causés par un manque de clarté dans les documents d’appel d’offres.

Les exigences d’admissibilité et de conformité des soumissions sont celles décrites dans les 41-Instructions aux soumissionnaires du cahier des charges, ainsi que dans le 48-Règlement de gestion contractuelle.

Information supplémentaire

Conformément à l’article 3.4.1 des IAS, après l’ouverture des soumissions, La Ville peut requérir du soumissionnaire tout document lui permettant de vérifier l’identité de ce dernier ainsi que toute information supplémentaire lui permettant d’évaluer une soumission. La Ville envoie au soumissionnaire la 68-Lettre de demande d’information supplémentaire d’une soumission dans les plus brefs délais. Le défaut du soumissionnaire de lui transmettre les documents et les informations demandés dans le délai imparti entraîne le recours à la caution. Elle peut aussi demander des informations additionnelles sur les prix soumis pour permettre la bonne compréhension de l’offre. Toutefois, ces informations ne modifient en rien le bordereau de soumission, lequel prévaut en tout temps.

Statut intérimaire : défaut mineur

66

Avant de statuer sur la finalité de la conformité d’un élément, un statut intérimaire de « défaut mineur » peut être émis.

S’il est de son intérêt, la Ville peut passer outre à tout vice ou défaut mineur que peut contenir la soumission et permettre, à sa discrétion, à tout soumissionnaire, de corriger sa soumission dans la mesure où cette correction n’affecte pas le prix de sa soumission, et sous réserve de ce qui est prévu à l’article 3.8.1.3 des IAS. La Ville transmet la 69-Lettre de demande de remédier au(x) défaut(s) d’une soumission dans les plus brefs délais au plus bas soumissionnaire. La soumission doit être corrigée à la satisfaction de la Ville dans le délai indiqué par le Responsable de l’appel d’offres, à défaut de quoi la soumission peut être jugée non conforme et être rejetée.

Lorsque le soumissionnaire a remédié au(x) défaut(s) en fournissant l’information demandée dans le délai imparti, le ou les éléments à évaluer doivent faire l’objet de la même analyse d’admissibilité et de conformité en émettant le statut final de conformité ou de non-conformité de l’élément ou des éléments.

Si le soumissionnaire n’a pas fourni l’information demandée avant l’échéance fixée dans la demande qui lui a été transmise, le statut final du ou des éléments demandés devient non conforme.

Statut final

L’analyse de chaque exigence doit s’effectuer selon les modalités expliquées dans les sous-sections ci-dessous.

Pour chaque élément évalué, quatre statuts finaux sont possibles :

Admissible : lorsque le soumissionnaire répond en tout point à l’exigence d’admissibilité;

Non admissible : lorsque le soumissionnaire ne répond pas à l’exigence requise d’admissibilité. Dans un tel cas, la soumission est non recevable.

Conforme : lorsque le soumissionnaire répond en tout point à l’exigence de conformité;

Non conforme : lorsque le soumissionnaire ne répond pas à l’exigence. Dans un tel cas, la soumission est rejetée.

Avis juridique : Lorsque des situations particulières surviennent pour lesquelles vous avez des doutes quant à l’admissibilité ou à la conformité, nous vous invitons à faire appel au Service des affaires juridiques afin d’obtenir un avis pour statuer de façon appropriée.

Autres modalités

Pour un appel d’offres donné, lorsque la Ville déclare toutes les soumissions non conformes, elle doit annuler l’appel d’offres et recommencer le processus (voir la section 2.6 du guide).

Il est à noter aussi que la Ville n’est pas tenue de motiver l’acceptation ou le rejet d’une soumission (tel que prévu à l’article 3.1.2 des IAS)

Outil

Pour procéder à l’analyse d’admissibilité et de conformité des soumissions, l’analyste de dossier doit remplir le formulaire 55- Analyse d’admissibilité et de conformité d’une soumission . À noter que le chargé de projets demeure responsable de l’analyse d’admissibilité et de conformité, bien que la préparation du dossier peut être déléguée. Il doit s’assurer que toutes les étapes ont bien été réalisées et qu’il n’y a pas d’erreurs ou d'omissions. À la suite de l’analyse complète de conformité, le chargé de projets doit signer le formulaire afin de confirmer le statut du soumissionnaire : conforme ou non conforme.

Attention!

67

Dans le cas où un appel d’offres, à la suite de l’autorisation du comité exécutif, permet la formation d'un consortium pour soumissionner, certains éléments de l’analyse d’admissibilité et de conformité devront être ajustés et des validations supplémentaires seront requises par rapport à ce qui est décrit dans le présent Guide. Dans de tels cas, l’utilisation du document (À VENIR) 57-Analyse d’admissibilité et de conformité d’une soumission – consortium est prescrite afin de s’assurer de compléter l’analyse d’admissibilité et de conformité de façon appropriée à cette situation.

68

Cartographie des processus

Figure 1 : 58-Cartographie du processus d’analyse d’admissibilité et de conformité de soumissions

69

Figure 2 à 7 : 59-Cartographie des sous-processus d’analyse d'admissibilité et de conformité de soumissions (En cours de validation)

Figure 2 : Sous-processus 1 à 3

70

Figure 3 : Sous-processus 4 à 7

71

Figure 4 : Sous-processus 8

72

Figure 5 : Sous-processus 9 à 11

73

Figure 6 : Sous-processus 12 à 14

74

Figure 7 : Sous-processus 15 et 16

75

2.2.2. Étape 1 : Conformité des prix

La première étape de l’analyse est la vérification des prix du Formulaire de soumission de toutes les soumissions reçues.

Cette étape permet de déterminer le rang des soumissionnaires et de faire les changements nécessaires au classement le cas échéant, mais seulement dans les cas de contrat à prix unitaires. Dans cette optique, si un changement de rang touche le plus bas soumissionnaire conforme, il est recommandé de faire la demande d’un avis juridique afin de s’assurer de la légitimité de la décision.

Dans le cas d’un contrat à prix forfaitaires, aucune modification de rang n’est possible. Par contre, une demande d’avis juridique doit être faite lorsque :

une erreur ou une omission d'un prix aurait une incidence sur le rang des soumissionnaires; ou

lorsque l’analyse comparative des prix des chapitres/spécialités entre les soumissionnaires démontre qu'une erreur ou omission est probable et risque de compromettre la bonne exécution du contrat.

2.2.2.1. Exigences quant aux prix

Processus d’analyse d’admissibilité et de conformité : prix

Étape Tâche Référence Résultat

1

A) Prix unitaires (Items unitaires et forfaitaires)

Effectuer l’analyse des prix pour toutes les soumissions reçues :

1. En vérifiant s’il y a des omissions ou des erreurs de calcul de prix.

-------------------OU--------------------

B) Contrat à prix forfaitaire

Article 3.8 des IAS

Section IV-C Bordereau de soumission

Formulaire :55-Analyse d’admissibilité et de conformité d’une soumission

-------------------OU--------------------

A) Prix unitaireCONFORMELorsque les prix sont présents au Formulaire de soumission et sont exacts.

DÉFAUT MINEURLorsqu’un prix unitaire est omis, mais que la Ville peut le reconstituer, ou qu’une erreur de calcul peut être corrigée par la Ville. Le cas échéant, le rang de ce soumissionnaire doit être révisé au besoin.

NON CONFORMELorsqu’un prix est omis et qu’il est impossible pour la Ville de le reconstituer, ou qu’une erreur de calcul ne peut être corrigée.

-------------------OU--------------------

B) Prix forfaitaire

Processus d’analyse d’admissibilité et de conformité : prix

Étape Tâche Référence Résultat

Effectuer l’analyse des prix pour toutes les soumissions reçues :

1. Vérifier si le montant total est indiqué à la section A- « Sommaire »;

2. Procéder à une analyse comparative des prix par chapitre de la section B « Résumé du bordereau de soumission » de tous les soumissionnaires entre eux et également par rapport à la dernière estimation avant le dépôt. Cette analyse permettra de détecter si une erreur ou une omission de prix aurait pu se glissée dans le Formulaire de soumission et risquerait de compromettre la bonne exécution du contrat (voir Note b et section 2.4.2 Analyse comparative du prix du plus bas soumissionnaire conforme avec la dernière estimation).

3. Vérifier s’il y a des omissions ou des erreurs de calcul de prix au « Bordereau de soumission » (section C du Formulaire de soumission). Le cas échéant, aucune correction ou reconstitution ne peut être faite par la ville, ni demande de remédier au défaut. Le prix (avant taxes) indiqué à la section A- Sommaire, prévaut.

Article 3.9 des IAS

Section IV-C Bordereau de soumission

Formulaire :55-Analyse d’admissibilité et de conformité d’une soumission

CONFORMELorsque le prix est indiqué à la section A- « Sommaire » du « Formulaire de soumission » et que tous les autres prix demandés aux autres sections sont présents et exactes.

DÉFAUT MINEURLorsqu’un prix est omis ou une erreur de calcul est décelée dans la section B- « Résumé du bordereau de soumission » ou section C- « Bordereau de soumission ». Le cas échéant, aucune demande de remédier au défaut auprès du soumissionnaire n’est permise, et aucune correction ou reconstitution ne peut être effectuée par la Ville. Le prix indiqué à la section A- « Sommaire », a préséance et est immuable.AVIS JURIDIQUEUn avis juridique doit être demandé :

- Dans le cas où une erreur de calcul ou omission de prix dans les sections B) ou C) engendre un écart important entre le montant soumis à la section A) Sommaire et le montant total réel du prix forfaitaire qui aurait dû apparaître dans cette section;

- Dans le cas où une erreur ou omission du plus bas soumissionnaire occasionne un changement de son rang.

77

Processus d’analyse d’admissibilité et de conformité : prix

Étape Tâche Référence Résultat

Si une erreur de calcul des taxes est observée lors de la vérification du prix total soumis à la section A, la Ville peut modifier le montant final dans ce cas particulier seulement.

NON CONFORMELorsque le prix est manquant à section A- « Sommaire », la soumission est rejetée.

Responsable : le chargé de projets ou l’analyste de dossiers

Échéance : suite à l’étape 1 de l’analyse d’admissibilité et de conformité de chaque soumission

Note a La soumission ne doit contenir aucune autre condition que celles stipulées par la Ville. Le cas échéant, toute telle condition est réputée non écrite.

Note b

Dans le cadre de contrat à prix forfaitaires, une analyse comparative des prix soumis par chapitre/spécialité de la section B) Résumé du bordereau de soumission doit être effectuée. Cette analyse consiste à comparer les prix des soumissionnaires entre eux et par rapport aux prix de la dernière estimation. Ceci permettra d’observer si:

1. les prix (par chapitre/spécialité) des soumissionnaires se situent tous dans une fourchette raisonnable (faible écart type);

2. un/des soumissionnaire(s) présente(nt) un écart de prix important par rapport à la moyenne générale des prix soumis et de la dernière estimation;

3. la moyenne des prix soumis s’approche des prix de la dernière estimation. Si l’estimation présente un écart important avec la majorité des prix soumis, il est recommandé de demandé un deuxième avis en ayant recours à une estimation d’experts indépendants d’une firme externe;

Lorsqu’un écart flagrant entre un prix de la section B du plus bas soumissionnaire et la moyenne des prix des autres soumissionnaires et/ou de la dernière estimation, deux cas sont possibles :

1. Une erreur de calcul ou une omission de prix s’est glissée à la section C) Bordereau de soumission, et il sera possible de la détecter suite à une vérification mathématique;

2. Une mauvaise compréhension des travaux à faire par le soumissionnaire peut être à l’origine de l’écart de prix. Dans ce cas, certaines démarches doivent être entreprises afin de s’assurer de gérer le risque. La section 2.4.2 Analyse comparative du prix du plus bas soumissionnaire conforme avec la dernière estimation, explique ces démarches à effectuer.

Dans un cas comme dans l’autre, lorsqu’une erreur/omission ayant un impact inévitable sur le projet touche le plus bas soumissionnaire conforme (après toutes les vérifications d’admissibilité et de conformité faites), le chargé de projet informe le soumissionnaire de l’anomalie. La Ville peut demander à ce dernier s’il souhaite se retirer :

1. S’il acquiesce, le deuxième plus bas soumissionnaire sera recommandé pour l’octroi de contrat et la caution du premier soumissionnaire devra payer la balance du prix entre les deux.

2. S’il refuse, deux options sont possibles : octroyer le contrat ou annuler l’appel d’offres.

Toute décision peut être présentée au Service des affaires juridiques afin de s’assurer de la légitimité et

78

Processus d’analyse d’admissibilité et de conformité : prix

Étape Tâche Référence Résultat

de la légalité de celle-ci.

Note c

La section B) Résumé du bordereau de soumission peut ne pas être exigée dans le cadre d’un appel d’offres par un chargé de projet. Il suffit d’intégrer la page « section B) » mais indiquer que celle-ci est sans objet, ou un libellé similaire. Les sections A) Sommaire et C) Bordereau de soumission sont obligatoires.

2

Apporter la modification au rang des soumissionnaires à la suite de la correction de prix unitaire par la Ville, le cas échéant

Nouveau rang attribué aux soumissionnaires afin d’identifier le plus bas soumissionnaire conforme

Responsable : le chargé de projets ou l’analyste de dossiers

Échéance : suite à l’étape 1 de l’analyse d’admissibilité et de conformité de chaque soumission

2.2.3. Étape 2 : Admissibilité du soumissionnaire

La deuxième étape de l’analyse présente les tâches à réaliser afin de vérifier si les soumissionnaires sont admissibles à déposer une soumission dans le cadre d’un appel d’offres d’exécution de travaux à la Ville de Montréal.

2.2.3.1. Immatriculation auprès du Registraire des entreprises du Québec (REQ)

À l’article 2.5.6. des IAS, il est indiqué que le soumissionnaire :

dont l’entreprise est constituée au Québec,

dont l’entreprise n’est pas constituée au Québec mais y exerce une activité, incluant l’exploitation d’une entreprise,

qui a son domicile au Québec,

doit inscrire son numéro d’entreprise du Québec (NEQ) à l’endroit approprié sur le formulaire de soumission, ainsi que le nom de son entreprise, tel qu’il est inscrit au Registre des entreprises du Québec (REQ).

Processus d’analyse d’admissibilité : immatriculation au REQ

Étape Tâche Référence Résultat

1

Seulement pour une entreprise ayant un établissement au Québec

1. Vérifier le NEQ et le nom de l’entreprise soumissionnaire inscrit au Formulaire de soumission, auprès du Registraire des entreprises du Québec

Article 2.5.6. des IAS

Procédure :79-Procédure de vérification de l’immatriculation d’une entreprise dans le registre des entreprises du Québec (REQ)

ADMISSIBLESi le statut de l’entreprise soumissionnaire (ayant un établissement au Québec) est « Immatriculée » à la date d’ouverture des soumissions.

DÉFAUT MINEURS. O.

79

Processus d’analyse d’admissibilité : immatriculation au REQ

Étape Tâche Référence Résultat

(REQ), et valider que l’entreprise détient une immatriculation valide à la date d’ouverture des soumissions (statut « Immatriculée »). Suivre la « Procédure de vérification de l’immatriculation d’une entreprise dans le registre des entreprises du Québec (REQ) ».

Pour une entreprise n’ayant pas d’établissement au Québec, cette vérification ne s’applique pas. Cocher « SANS OBJET » dans le document d’analyse d’admissibilité et de conformité et passer au point suivant.

NON ADMISSIBLESi l’entreprise soumissionnaire (ayant un établissement au Québec) ne détient pas de NEQ auprès du REQ, ou si l’entreprise est en défaut d’immatriculation (statut différent de « Immatriculée »).

Responsable : le chargé de projets ou l’analyste de dossiers

Échéance : lors de l’analyse des soumissions aux fins de recommandation d’un adjudicataire

2.2.3.2. Autorisation de l’Autorité des marchés financiers (AMF)

En vertu de l’article 21.18 de la Loi sur les contrats des organismes publics l’obtention d’une autorisation de l’AMF pour les entreprises désirant soumissionner pour des contrats de la Ville de Montréal est obligatoire dans certains cas précis, décrits à la section 1.1.4.1 Précision sur le document des instructions aux soumissionnaires du présent Guide (référence à l’article 2.10.1 des IAS).

Processus d’analyse d’admissibilité : autorisation de l’AMF

Étape Tâche Référence Résultat

1

Lorsqu’une autorisation de conclure des contrats publics de l’AMF est requise :1. Vérifier que le

soumissionnaire a joint une copie de son autorisation à sa soumission.

2. Que cette autorisation soit jointe ou non, valider si l’entreprise détient une telle

Article 2.10.1 des IAS

Article 21.18 de la Loi sur les contrats des organismes publics

Formulaire :55-Analyse d’admissibilité et de conformité d’une soumission

ADMISSIBLESi le soumissionnaire détient une autorisation à contracter délivrée par l’AMF valide à la date d’ouverture des soumissions, ou que celle-ci est échue à la date d’ouverture mais que le soumissionnaire a fait une demande de renouvellement au moins 90 jours avant son

80

Processus d’analyse d’admissibilité : autorisation de l’AMF

Étape Tâche Référence Résultat

autorisation en date de l’ouverture des soumissions en suivant les étapes de la « Procédure de vérification d’autorisation de contracter délivrée par l’AMF».

Attention! Voir note aLorsqu’une autorisation de conclure des contrats publics de l’AMF n’est pas requise, cocher « SANS OBJET » et passer au point d’analyse suivant.

Procédure :75-Procédure de vérification de l’autorisation à contracter délivrée par l’AMF

échéance.

DÉFAUT MINEURSi le soumissionnaire a omis de joindre une copie de son autorisation à contracter de l’AMF, mais qu’il la détient et qu’elle est valide à la date d’ouverture des soumissions NON ADMISSIBLESi le soumissionnaire ne détient pas d’autorisation de contracter de l’AMF valide à la date d’ouverture de soumissions

Responsable : le chargé de projets ou l’analyste de dossiers

Échéance : lors de l’analyse des soumissions

Note a

En vertu de l’article 21.41 de la Loi sur les contrats des organismes publics , une entreprise doit faire une demande de renouvèlement de son autorisation auprès de l’AMF, afin de demeurer autorisée, cette demande de renouvèlement doit être présentée à l’autorité au moins 90 jours avant l’expiration de la durée de cette autorisation.

Si l’autorisation fournie avec la soumission est expirée, mais qu’à la vérification sur le site Internet de l’AMF, l'entreprise figure au Registre des entreprises ayant obtenu l'autorisation pour conclure des contrats et sous-contrats publics, son autorisation est réputée être toujours en vigueur. En effet, à partir du moment où un soumissionnaire a présenté une demande de renouvellement de son autorisation au moins 90 jours avant la date limite d’expiration, son autorisation demeure valide jusqu’à ce que l’autorité statue sur cette demande et il demeurera donc inscrit au REA pendant cette période et ce en vertu de l’article 21.41 de la Loi sur les contrats des organismes publics. Un tel soumissionnaire ne doit pas être déclaré non conforme et sa soumission ne doit pas être rejetée. Il est possible de demander au soumissionnaire une copie de l’accusé réception de sa demande qui confirmera qu’il a fait sa demande de renouvellement 90 jours avant la fin de son échéance.

Note bLorsque l’autorisation de l’AMF est requise dans le cadre de l’appel d’offres, il faut vérifier que le nom indiqué au registre des entreprises du Québec est bien le même que sur la copie d’autorisation de contracter de l’AMF.

Note c

En cas de modification du nom d’une entreprise, l’AMF ne produit pas de nouvelle autorisation. Pour valider qu’il s’agit bien de l’entreprise à qui on souhaite accorder un contrat, il faut valider le nom de l’entreprise avec le NEQ de l’entreprise (si établissement au Québec) dans le registre des entreprises du Québec (REQ)(voir étape 1 de la section 2.3.2.1 du présent Guide), et comparer ce nom avec ce qui est inscrit au bas de la fiche de l’entreprise sur le Registre de l’AMF, à la section « Autres noms d’affaires ».

Note d Pour plus d’information concernant les autorisations de l’AMF à conclure des contrats publics, il est possible de communiquer au 514 395-0337 à Montréal, ou sans frais au 1 877 525-0337.

81

2.2.3.3. Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA)

Le soumissionnaire inscrit au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) ne peut présenter une soumission pour obtenir un contrat public en vertu de la loi sur les contrats des organismes publics.

Le soumissionnaire qui, dans le cadre de l’exécution du contrat avec la Ville, conclut un contrat en sous-traitance, rattaché directement au contrat visé par l'appel d'offres analysé avec un contractant inscrit au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA), commet une infraction et est passible d’une amende.

Processus d’analyse d’admissibilité : statut du soumissionnaire auprès du RENA

Étape Tâche Référence Résultat

1

Lorsque l’autorisation de l’AMF n’est pas requise dans le cadre de l’appel d’offres, vérifier que le soumissionnaire est absent du RENA en suivant la « Procédure de vérification de la présence d’un soumissionnaire sur la liste du RENA ».

Lorsqu’une autorisation de contracter de l’AMF est requise dans l’appel d’offres en question, la vérification de la RENA n’est pas nécessaire. Cocher « SANS OBJET » et passer au point suivant.

Article 2.10.2 des IAS

Formulaire :55-Analyse d’admissibilité et de conformité d’une soumission

Procédure : 76-Procédure de vérification de la présence d’un soumissionnaire sur la liste du RENA

ADMISSIBLESi le soumissionnaire ne se retrouve pas sur le registre de la RENA à la date de dépôt des soumissions

DÉFAUT MINEURS. O.

NON ADMISSIBLESi le soumissionnaire se retrouve sur le registre de la RENA à la date de dépôt des soumissions, la soumission est rejetée.

Responsable : le chargé de projets ou l’analyste de dossiers

Échéance : lors de l’analyse des soumissions

Note a Pour tout renseignement complémentaire concernant le RENA, il est possible de communiquer sans frais au 1 855 883-7362 (RENA) ou par courriel au rena@sct.gouv.qc.ca.

2.2.3.4. Attestation de Revenu Québec (RQ)

Tout soumissionnaire doit détenir, à la date de dépôt de sa Soumission, une attestation valide délivrée par Revenu Québec avant la date limite fixée pour le dépôt des Soumissions, selon laquelle il a produit les déclarations et rapports requis par les lois fiscales et il n’a pas de compte payable en souffrance à l’endroit du ministre du Revenu, faute de quoi sa Soumission sera automatiquement rejetée. Pour permettre une telle vérification par la Ville, il doit joindre une copie de cette attestation à sa Soumission.

Tout soumissionnaire n'ayant pas un établissement au Québec ou qui n'y exerce aucune activité ou qui n'y exploite pas une entreprise doit, en lieu et place d'une telle attestation, remplir et signer l’annexe D 7- Absence d’établissement au Québec du CCAG et la présenter avec sa Soumission lorsqu’un accord de libéralisation des marchés conclu par le gouvernement du Québec est applicable.

82

Processus d’analyse d’admissibilité : attestation de Revenu Québec

Étape Tâche Référence Résultat

1

Lorsque le soumissionnaire a un établissement au Québec :

1. Vérifier qu’il a joint une copie de l’attestation de Revenu Québec (RQ) (obligatoire pour faire la vérification du point 2);

2. Vérifier si l’attestation est authentique et valide à la date d’ouverture des soumissions (la date d’échéance écrite sur l’attestation ne doit pas être échue) sur le site Internet de Revenu Québec en suivant les étapes de la « Procédure de vérification de l’attestation RQ ».

Si le soumissionnaire n’a pas d’établissement au Québec :

1. Vérifier qu’il a joint le formulaire Annexe D du CCAG : « Absence d’établissement au Québec » dûment signé avec sa soumission.

Article 2.10.4 des IAS

Formulaires :Annexe D du CCAG : 7-Absence d’établissement au Québec

55-Analyse d’admissibilité et de conformité d’une soumission

Procédure :77-Procédure de vérification de l’attestation de RQ

ADMISSIBLESi le soumissionnaire a un établissement au Québec et détient une attestation de RQ valide en date du dépôt des soumissions

Si le soumissionnaire n’a pas d’établissement au Québec, mais qu’il a joint l’annexe D « Absence d’établissement au Québec » signé

DÉFAUT MINEURSi le soumissionnaire ayant un établissement au Québec a omis de remettre une copie de son attestation, il y a possibilité de demander à ce dernier de remédier au défaut. Comme l’attestation est nécessaire pour faire la vérification sur le site de Revenu Québec, l’analyse de la conformité doit se faire sur réception de ladite attestation. À ce moment, il faudra vérifier que cette attestation était valide à la date d’ouverture des soumissions, même si le soumissionnaire l'a remise ultérieurement.

Si le soumissionnaire n’a pas d’établissement au Québec et qu’il a omis de joindre le Formulaire d’absence d’établissement au Québec ou que celui-ci n’est pas signé

NON ADMISSIBLESi le soumissionnaire ne détient pas une attestation de Revenu Québec valide en date de l’ouverture des soumissions et qu’il a un établissement au Québec

Responsable : le chargé de projets ou l’analyste de dossiers

83

Processus d’analyse d’admissibilité : attestation de Revenu Québec

Étape Tâche Référence Résultat

Échéance : lors de l’analyse des soumissions

Note aSi l’adjudication du contrat survient après la période de validité de l’attestation jointe à la soumission du plus bas soumissionnaire conforme, ce dernier devra produire une attestation valide avant l’octroi du contrat.

2.2.3.5. Licence de la Régie du bâtiment du Québec (RBQ)

Le soumissionnaire doit détenir, à la date d’ouverture des soumissions, une licence d’entrepreneur appropriée, valide, non restreinte aux fins de l’obtention d’un contrat public et émise par la RBQ, faute de quoi sa soumission sera automatiquement rejetée. Pour faciliter une telle vérification par la Ville, il doit joindre une copie de cette licence à sa soumission.

Processus d’analyse d’admissibilité : licence de la RBQ

Étape Tâche Référence Résultat

1

1. Vérifier que le soumissionnaire a joint une copie de sa licence d’entrepreneur.

2. Qu’elle soit jointe ou non, vérifier que l’entrepreneur détient une licence appropriée, non restreinte (voir la note a), émise par la RBQ, et valide à la date d’ouverture des soumissions en suivant les étapes de la « Procédure de vérification de licence de la RBQ ».

Article 2.10.3 des IAS

Formulaire :55-Analyse d’admissibilité et de conformité d’une soumission

Procédure :

74-Procédure de validation de la licence de la RBQ

ADMISSIBLESi le soumissionnaire détient une licence de la RBQ appropriée, valide, non restreinte aux fins de l’obtention d’un contrat public, et valide à la date de dépôt des soumissions

DÉFAUT MINEURSi le soumissionnaire a omis de remettre une copie de sa licence, mais qu’il la détient et qu’elle est valide en date de la soumission, appropriée et non restreinte (selon la vérification sur le site Internet de la RBQ).

NON ADMISSIBLESi la licence de l’entrepreneur s’applique à l’une ou l’autre des situations suivantes :

est non valide à la date d’ouverture des soumissions;

est restreinte;

ne couvre pas les catégories ou sous-catégories requises par l’appel d’offres;

84

Processus d’analyse d’admissibilité : licence de la RBQ

Étape Tâche Référence Résultat

n’est pas émise par la RBQ.

Responsable : le chargé de projets ou l’analyste de dossiers

Échéance : lors de l’analyse des soumissions

Note a

Licence restreinte :

La Régie du bâtiment du Québec (RBQ) peut refuser, suspendre ou annuler une licence lorsqu’un entrepreneur, ses dirigeants, ses actionnaires ou ses prêteurs ont des antécédents judiciaires liés à leurs activités. Elle peut aussi inscrire une restriction sur une licence qui interdit à un entrepreneur de soumissionner ou de conclure un contrat public si lui, ses dirigeants ou ses actionnaires ont été condamnés pour certains actes criminels.

Ces pouvoirs découlent de l’application de la Loi prévoyant certaines mesures afin de lutter contre la criminalité dans l’industrie de la construction et de la Loi visant à prévenir, combattre et sanctionner certaines pratiques frauduleuses dans l’industrie de la construction et apportant d’autres modifications à la Loi sur le bâtiment.

Note b Il est également possible de vérifier qu’un entrepreneur détient une licence RBQ par téléphone au 514 873-0976 ou au 1 800 361-0761, ou bien par courriel au drc@rbq.gouv.qc.ca.

2.2.3.6. Règlement de gestion contractuelle de la Ville de Montréal (RGC) : Registre des personnes écartées en vertu du RGC

Le Registre des personnes écartées des appels d’offres en vertu du règlement de gestion contractuelle de la Ville de Montréal (ci-après nommée le Registre RGC) est disponible sur Internet en cliquant sur le lien suivant : Registre RGC. Ce Registre liste les firmes qui ont contrevenu à l’un des articles du Règlement, mais également les personnes qui avaient commis des actes contraires à l’ancienne version de la RGC et qui étaient déjà inscrites au Registre lors de l’adoption de la nouvelle PGC (article 38 de la PGC). Ces personnes, de même que celles qui leur sont liées, sont écartées de tout appel d’offres, sous-contrat et de la possibilité de conclure un contrat de gré à gré avec la Ville pendant une période déterminée, fonction de la gravité de l’infraction commise (voir articles 31 et suivants du RGC). Une personne (physique ou morale) peut être inscrite au Registre de deux façons :

Automatiquement : lorsque l’infraction relève des articles 12 et 17 (lors de l’octroi du contrat) et des articles 5, 8, 9, 10, 11, 12, 17, 18 et 19 (en cours de contrat). Dans cette inscription, il n’est pas nécessaire d’obtenir une autorisation du conseil municipal et nul besoin de transiter par la Liste RGC.

De manière discrétionnaire : une autorisation du conseil municipal est nécessaire. Ainsi, si l’acte contraire au RGC entraîne une inscription automatique au Registre, mais qu’il a été commis dans les 5 ans précédant l’adoption de la nouvelle PGC, l’inscription au Registre est plutôt discrétionnaire dans ce cas. Il faut donc une autorisation du conseil municipal (voir l’article 39, alinéa 3 de la PGC).

Un arbre décisionnel, développé par le Service des affaires juridiques, explique la démarche complète pour faire la vérification d’une soumission en regard au RGC. Pour y accéder, cliquez sur le lien suivant : Arbre décisionnel : Analyse d’une soumission en regard de la Politique de gestion contractuelle .

85

Processus d’analyse d’admissibilité : Registre des personnes écartées en vertu du RGC

Étape Tâche Référence Résultat

1

Vérifier si le soumissionnaire est inscrit au registre RGC.

Registre des personnes écartées des appels d’offres en vertu du règlement de gestion contractuelle

L’arbre décisionnel expliquant la démarche décrite à la colonne « tâche » est disponible au lien suivant :

Arbre décisionnel : Analyse d’une soumission en regard du Règlement de gestion contractuel le

Formulaire :55-Analyse d’admissibilité et de conformité d’une soumission

Le soumissionnaire n’est pas inscrit au Registre RGC : poursuivez à l’étape 2 de l’analyse.

NON ADMISSIBLELe soumissionnaire est inscrit au Registre RGC. Toutefois, voir la Note c.

2

Vérifier la forme juridique du soumissionnaire sur le site du Registraire des entreprises du Québec (REQ )

Registraire des entreprises du Québec (REQ )

Trois formes juridiques sont possibles :

1- Personne physique (Entreprise individuelle)

2- Personne morale3- Société en nom collectif,

en commandite ou en participation

3

Vérifier l’admissibilité du soumissionnaire en fonction de la forme juridique.

Le soumissionnaire est une personne physique

- ou –

Le soumissionnaire est une personne moraleDans ce cas, vérifiez si une personne inscrite au registre RGC comme ayant elle-même

Le soumissionnaire est alors Admissible

Si une personne liée au soumissionnaire est inscrite au registre RGC, alors le soumissionnaire est non admissible. Toutefois, voir la

86

Processus d’analyse d’admissibilité : Registre des personnes écartées en vertu du RGC

Étape Tâche Référence Résultatcontrevenu au RGC est dirigeante, administratrice ou actionnaire d’action conférant au moins 10 % des droits de vote du soumissionnaire.

- ou -

Le soumissionnaire est une société en nom collectif, en commandite ou en participation :Dans ce cas, vérifiez si une personne inscrite au Registre RGC comme ayant elle-même contrevenu au RGC est dirigeante ou associée du soumissionnaire.

Note c.

Demander au Service de l’approvisionnement d’inscrire le soumissionnaire au Registre RGC

Si aucune personne liée au soumissionnaire n’est inscrite au Registre RGC, poursuivez à l’étape 4

Si une personne liée au soumissionnaire est inscrite au registre RGC, alors le soumissionnaire est non admissible. Toutefois, voir la Note c.Demander au Service de l’approvisionnement d’inscrire le soumissionnaire au Registre RGC

Si aucune personne liée au soumissionnaire n’est pas inscrite au Registre RGC : poursuivez à l’étape 4

Responsable : le chargé de projets ou l’analyste de dossiersÉchéance : lors de l’analyse des soumissions

Note a

Dans le cadre de la vérification des personnes ayant contrevenu elles-mêmes au RGC, il faut valider si celles-ci occupent des postes d’associés dans le cas d'une société, sinon, de dirigeants, d’administrateurs ou d’actionnaires à au moins 10 % d'actions conférant le droit de vote de l'entreprise soumissionnaire.À cette fin, voici les étapes à suivre :

1. Se rendre au Registre des entreprises du Québec (REQ);2. Inscrire le numéro de NEQ du soumissionnaire pour ouvrir la fiche d’entreprise ;3. Vérifier chacun des noms inscrits comme « Personnes ayant contrevenu au RGC » soit du

87

Processus d’analyse d’admissibilité : Registre des personnes écartées en vertu du RGC

Étape Tâche Référence RésultatRegistre, selon l’étape. Pour ce faire, vous pouvez activer la fonction recherche en utilisant « Ctrl+f », cochez « Mettre tous les résultats en surbrillance », et inscrire le nom de famille de chacun des noms énumérés.

Note b

Dans le cas où des entreprises inscrites au Registre RGC en raison d'une contravention à l'ancienne PGC (article 39, al. 1) obtiennent leur autorisation de l'AMF après y avoir été inscrites, elles sont retirées du Registre (responsabilité du Service de l'approvisionnement).Si toutefois ces entreprises ont contrevenu à la nouvelle RGC dans les cinq ans précédant son adoption, en lien avec un contrat de la Ville de Montréal, elles resteront au Registre même si elles ont une autorisation de l'AMF.

Note c Dans le cas où il s’agit du plus bas soumissionnaire conforme ou de celui ayant obtenu le plus haut pointage final et s’il détient son autorisation de l’AMF, l’instance municipale compétente pour l’octroi du contrat peut décider de lui octroyer le contrat malgré son inscription au Registre RGC

2.2.4. Étape 3 : Conformité des soumissions

La troisième et dernière étape de l’analyse prévoit la vérification de tous les éléments de conformité de chacune des soumissions.

2.2.4.1. Garantie de soumission

Processus d’analyse d’admissibilité et de conformité : garantie de soumission

Étape Tâche Référence Résultat

1

Vérifier qu’une garantie de soumission est jointe à la soumission

Article 2.9.1 des IAS

Formulaire :55-Analyse d’admissibilité et de conformité d’une soumission

CONFORMESi la garantie de soumission est présente, passer à l’étape 2 de vérification

NON CONFORMESi la garantie de soumission est absente, la soumission est rejetée.

Responsable : le chargé de projets ou l’analyste de dossiers

Échéance : lors de l’analyse des soumissions

2 Si le total de la soumission est inférieur à 500 000 $

Article 2.9.1.1 des IAS

88

Processus d’analyse d’admissibilité et de conformité : garantie de soumission

Étape Tâche Référence Résultat

(INCLUANT les taxes) :Vérifier que la garantie de soumission est présentée sous l’une ou l’autre des formes suivantes et qu’elle se conforme aux exigences décrites

Chèque visé :

Vérifier que le chèque s’élève à au moins 10% du total de la soumission incluant les taxes et qu’il est fait à l’ordre de la Ville de Montréal.

Vérifier que le chèque est émis par une institution financière autorisée à faire affaire au Québec en suivant la « Procédure de vérification de l’immatriculation d’une entreprise dans le registre des entreprises du Québec (REQ) »

Article 2.9.1.1 a) des IAS

Formulaires :55-Analyse d’admissibilité et de conformité d’une soumission

Procédures :

79-Procédure de vérification de l’immatriculation d’une entreprise dans le registre des entreprises du Québec (REQ)

CONFORMESi le chèque visé est signé, qu’il s’élève à au moins 10% du total de la soumission incluant les taxes et que l’institution qui a émis le chèque est immatriculée au Québec.

AVIS JURIDIQUESi le montant du chèque visé est inférieur à 10 % du montant total de la soumission (incluant les taxes), validé auprès du Service des affaires juridiques.

DÉFAUT MINEURSi une information autre que la signature ou que le montant de la garantie est erronée ou omise sur le chèque.

NON CONFORMESi le chèque n’est pas signé ou que l’institution financière n’est pas immatriculée au Québec.

Cautionnement de soumission

Vérifier que le cautionnement est complétée et dûment signé sur l’annexe B du CCAG, et qu’il s’élève à au moins 10% du total de la soumission incluant les taxes;

Vérifier que ce cautionnement est valide pour la durée de la

Article 2.9.1.1 b) des IAS

Formulaires :Annexe B du CCAG :

19-C autionnement de soumission et lettre d’engagement

55-Analyse d’admissibilité et de conformité d’une soumission

CONFORMESi la garantie est signée, qu’elle s’élève à au moins 10% du total de la soumission (incluant les taxes) et est complétée sur le formulaire fourni dans l’appel d’offres.

AVIS JURIDIQUESi le montant de la garantie est

89

Processus d’analyse d’admissibilité et de conformité : garantie de soumission

Étape Tâche Référence Résultatsoumission

Vérifier que le cautionnement est émis par une compagnie d’assurances dûment autorisée à faire affaire au Canada, ayant un établissement au Québec et détenant un permis d’assureur délivré par l’AMF ainsi que l’autorisation d’exercer l’activité d’assurance cautionnement en suivant les étapes de la « Procédure de vérification de l’autorisation de l’AMF d’exercer des activités d’assurances au Québec d’un assureur d’un assureur »

Procédure :

78-Procédure de vérification de l’autorisation de l’AMF d’exercer des activités d’assurance au Québec d’un assureur

inférieur à 10 % du montant total de la soumission (incluant les taxes), valider auprès du Service des affaires juridiques.

DÉFAUT MINEURSi une information autre que la signature et le pourcentage de la garantie est erronée ou omise sur le formulaire.

NON CONFORMESi le soumissionnaire présente un cautionnement de soumission sur un document autre que celui prescrit par la Ville (annexe B du CCAG) ;

Ou

- Si le formulaire n’est pas signé ; ou ;

- Si l’assureur ne détient pas de permis d’assurance en cautionnement délivré par l’AMF

Lettre de garantie bancaire irrévocable, inconditionnelle et payable à la première demande, nonobstant tout litige :

Vérifier, que la lettre est complétée et dûment signée sur le document fourni pa la Ville (annexe C du CCAG)

Vérifier que le montant s’élève à au moins 10% du total de la soumission incluant les taxes ;

- Vérifier que la lettre est émise par une institution financière faisant affaire au Québec en suivant les étapes de la

Article 2.9.1.1 c) des IAS

Formulaires :Annexe C du CCAG : 42-Lettre de garantie bancaire irrévocable et inconditionnelle – Garantie de soumission

55-Analyse d’admissibilité et de conformité d’une soumission

Procédure :

79-Procédure de vérification de l’immatriculation d’une entreprise dans le registre des entreprises du Québec (REQ)

CONFORMESi la lettre est signée, qu’elle s’élève à au moins 10% du total de la soumission (incluant les taxes) et est complétée sur le formulaire fourni dans l’appel d’offres (Annexe C du CCAG), et que l’institution financière est immatriculée au Québec.

AVIS JURIDIQUESi le montant de la garantie est inférieur à 10 % du montant total de la soumission (incluant les taxes), valider auprès du Service des affaires juridiques.

90

Processus d’analyse d’admissibilité et de conformité : garantie de soumission

Étape Tâche Référence Résultat« Procédure de vérification de l’immatriculation d’une entreprise dans le registre des entreprises du Québec (REQ) »

DÉFAUT MINEURSi une information autre que la signature et le pourcentage de la garantie est erronée ou omise sur la Lettre de garantie fournie par la Ville.

NON CONFORME-Si le soumissionnaire présente une lettre de garantie bancaire irrévocable sur un document différent de celui fourni par la Ville (Annexe C du CCAG);

ou

- Si le formulaire n’est pas signé; ou

- Si l’institution financière n’est pas immatriculée au Québec.

Responsable : le chargé de projets ou l’analyste de dossiers

Échéance : lors de l’analyse des soumissions

3 Si le total de la soumission est égal ou supérieur à 500 000 $ (INCLUANT les taxes) :Cautionnement de soumission

Vérifier que le cautionnement est complétée et dûment signé sur l’annexe B du CCAG, et qu’il s’élève à au moins 10% du total de la soumission incluant les taxes;

Vérifier que ce cautionnement est valide pour la durée de la soumission.

Vérifier que le cautionnement est émis par une compagnie d’assurances dûment autorisée à faire affaire au Canada, ayant un établissement au Québec et détenant un permis d’assureur délivré par l’AMF ainsi que

Article 2.9.1.2 des IAS

Formulaire :Annexe B du CCAG : 19- C autionnement de soumission et lettre d’engagement

Procédure :

78-Procédure de vérification de l’autorisation de l’AMF d’exercer des activités d’assurances au Québec d’un assureur

CONFORMESi la garantie est signée, qu’elle s’élève à au moins 10% du total de la soumission (incluant les taxes) et est complétée sur le formulaire fourni dans l’appel d’offres.

AVIS JURIDIQUESi le montant de la garantie est inférieur à 10 % du montant total de la soumission (incluant les taxes), valider auprès du Service des affaires juridiques.

DÉFAUT MINEURSi une information autre que la signature et le pourcentage de la garantie est erronée ou omise sur le formulaire.

NON CONFORME

91

Processus d’analyse d’admissibilité et de conformité : garantie de soumission

Étape Tâche Référence Résultat

l’autorisation d’exercer l’activité d’assurance cautionnement en suivant les étapes de la « Procédure de vérification de l’autorisation de l’AMF d’exercer des activités d’assurances au Québec d’un assureur d’un assureur »

-Si le soumissionnaire présente un cautionnement de soumission sur un document autre que celui prescrit par la Ville (Annexe B du CCAG);

ou

- Si le formulaire n’est pas signé, ou;

- Si l’assureur ne détient pas de permis d’assurance en cautionnement délivré par l’AMF.

Responsable : le chargé de projets ou l’analyste de dossiers

Échéance : lors de l’analyse des soumissions

Note aEn cas de doute concernant la vérification des autorisations de l’AMF, il est possible de communiquer directement avec un représentant du centre de renseignement de l’Autorité des marchés financiers en composant le 514 395-0337.

2.2.4.2. Lettre d’intention d’assurer un soumissionnaire

Le soumissionnaire doit joindre à sa soumission l’annexe H du CCAG : Lettre d’intention d’assurer un soumissionnaire, remplie et dûment signée. La compagnie d’assurances détenant un permis d’assureur délivré par l’AMF et l’autorisation d’exercer l’activité d’assurance au sens du Règlement d’application de la Loi sur les assurances (chapitre A-32,r.1) dûment autorisée à faire des affaires au Canada et ayant un établissement au Québec.

Processus d’analyse d’admissibilité et de conformité : lettre d’intention d’assurer un soumissionnaire

Étape Tâche Référence Résultat

1 Vérifier :

1. Que l’annexe H du CCAG est jointe à la soumission ;

2. Qu’elle est complétée et dûment signée par la compagnie d’assurance avec laquelle le soumissionnaire souhaite faire affaire;

3. Qu’elle couvre la même période de validité que la soumission;

Article 2.9.2 des IAS

Procédure :

78-Procédure de vérification de l’autorisation de l’AMF d’exercer des activités d’assurances au Québec d’un assureur

CONFORMESi l’annexe H est jointe, complétée et dûment signée, valide pour la même période de validité de la soumission, que les montants de garanties correspondent aux exigences indiquées au CCAS et que la compagnie d’assurance détient un permis délivré par l’AMF d’exercer l’activité d’assurance

92

Processus d’analyse d’admissibilité et de conformité : lettre d’intention d’assurer un soumissionnaire

Étape Tâche Référence Résultat

4. Que les montants de garanties correspondent aux exigences indiquées au CCAS du cahier des charges de l’appel d’offres en question;

Que la compagnie d’assurance détient un permis d’assureur « responsabilité » délivré par l’AMF (voir « Procédure de vérification de l’autorisation de l’AMF d’exercer des activités d’assurances au Québec d’un assureur »).

au sens du Règlement d‘application de la Loi sur les assurances.

AVIS JURIDIQUEUne demande d’avis juridique est requise si la compagnie d’assurance ne détient pas de permis d’assureur de type « responsabilité » délivré par l’AMF.

DÉFAUT MINEURTout défaut rencontré peut faire l’objet d’une demande de remédier au défaut par la Ville dans un délai imparti (ex. : le soumissionnaire joint une copie de son certificat d’assurance), sauf dans le cas où l’assureur ne détient pas de permis de l’AMF. Dans cette éventualité, il faut demander l’avis du Service des affaires juridiques.

NON CONFORME- Si le soumissionnaire ne peut fournir une lettre d’intention d’assurer un soumissionnaire signée par un assureur.ou- Si le soumissionnaire ne peut fournir les montants de garantie requis correspondant aux exigences indiquées au CCAS.

Responsable : le chargé de projets ou l’analyste de dossiers

Échéance : lors de l’analyse des soumissions

2.2.4.3. Obtention du cahier des charges sur le SEAO

Le Soumissionnaire doit se procurer le cahier des charges dans le SEAO, en acquittant les frais exigés, s’il y en a. Personne d’autre n’est autorisé à agir au nom ou pour le compte de la Ville pour délivrer ces documents. À défaut pour un Soumissionnaire de s’être procuré lui-même le cahier des charges via le

93

SEAO, sa Soumission est rejetée. Le numéro d’entreprise du Québec (NEQ) du Soumissionnaire figurant sur la Soumission doit être le même que celui fourni pour se procurer le cahier de charges sur le SEAO.Attention! Les documents normatifs (ex : CCAG, IAS) doivent être intégrés à chaque avis d’appel d’offres publié sur le SEAO, et feront partie intégrante du cahier des charges. Les soumissionnaires devront acheter lesdits documents à chaque fois qu’ils soumissionnent à un appel d’offres.

Processus d’analyse d’admissibilité et de conformité : obtention des documents de l’appel d’offres sur le SEAO

Étape Tâche Référence Résultat

1

Vérifier que le soumissionnaire s’est procuré le cahier des charges de l’appel d’offres via le SEAO tout en vérifiant que le nom du soumissionnaire et son NEQ sont les mêmes que ceux inscrits dans le « Formulaire de soumission ».

Pour ce faire, entrer sur votre compte SEAO:

1. Mes avis;2. Saisir un avis;3. Résultats d’ouverture;

a. Trouver les soumissionnaires;i. Choisir les

soumissionnaires à partir de ceux qui ont commandés l’avis.

Dans cette section, vous trouverez, le nom et le NEQ de toutes les entreprises ayant commandé l’avis.

Article 2.1. des IAS

Formulaire :55-Analyse d’admissibilité et de conformité d’une soumission

CONFORMESi le nom du soumissionnaire et le NEQ inscrits dans le « Formulaire de soumission » sont les mêmes que dans la liste des commandes du SEAO (voir note b)

DÉFAUT MINEURS. O.NON CONFORMESi le soumissionnaire ne se trouve pas sur la liste des commandes du SEAO, ou qu’il s’y trouve mais que son NEQ est différent de ce qui est inscrit au « Formulaire de soumission »et au REQ.(ATTENTION voir note b)

Responsable : le chargé de projets ou l’analyste de dossiers

Échéance : lors de l’analyse des soumissions

Note a Le NEQ sera indiqué seulement si le soumissionnaire possède un établissement au Québec et s’il n’est pas un travailleur autonome.

Note b

Attention! L’entreprise peut faire affaire sous différents noms. Il est donc important de valider que le NEQ est le même dans la soumission et sur le SEAO afin de s’assurer que le soumissionnaire s’est procuré lui-même les documents d’appel d’offres en vertu de cette clause. Si le nom est différent, mais que le NEQ est le même, il faut vérifier dans le Registre des entreprises du Québec, en cherchant par le NEQ, à la dernière section nommée « Autres noms utilisés au Québec » afin de trouver le nom de l’entreprise.

94

2.2.4.4. Visite supervisée des lieux

Processus d’analyse d’admissibilité et de conformité : visite des lieux obligatoire

Étape Tâche Référence Résultat

1

Valider dans les instructions aux soumissionnaires si une visite supervisée des lieux était obligatoire :

1. Si oui, vérifier la participation du soumissionnaire à la visite en consultant le « Registre des présences à la visite supervisée des lieux » et en s’assurant que la Ville détient la copie de l’« Attestation de présence à la visite supervisée des lieux »qui a été délivrée au soumissionnaire

2. Sinon, cocher « Sans objet » sur le document d’analyse d’admissibilité et de conformité et passer au point d’analyse suivant

Article 2.3.5. « Visite supervisée des lieux » des IAS

Formulaire :55-Analyse d’admissibilité et de conformité d’une soumission

52-Registre de présence à la visite des lieux

12-Attestation de présence à la visite des lieux

CONFORMESi le registre des présences à la visite supervisée des lieux indique que le soumissionnaire a participé à la visite supervisée des lieux obligatoire par la Ville et qu’une attestation a été délivrée à l’entreprise soumissionnaireDÉFAUT MINEURS. O.NON CONFORMESi le registre des présences à la visite supervisée des lieux n’indique pas que le soumissionnaire a participé à la visite supervisée des lieux obligatoire et qu’aucune attestation de la visite supervisée des lieux n’a été délivrée à l’entreprise soumissionnaire. S’il y a disparité entre ces deux documents, la copie de l’attestation de la présence à la visite supervisée des lieux a préséance. Si la copie de l’attestation est manquante, mais que l’entreprise est inscrite au Registre, une vérification de l’attestation de la présence à la visite supervisée des lieux auprès du soumissionnaire est requise.

Responsable : le chargé de projets ou l’analyste de dossiers

Échéance : lors de l’analyse des soumissions

95

2.2.4.5. Exigences prioritaires de présentation d’une soumission

Processus d’analyse d’admissibilité et de conformité : signature et utilisation des formulaires de soumission

Étape Tâche Référence Résultat

1

Vérifier que la soumission est complétée sur le « Formulaire de soumission » de la Ville, fourni au cahier des charges.

Article 2.5.1 des IAS

Formulaire :55-Analyse d’admissibilité et de conformité d’une soumission

37-Formulaire de soumission

CONFORMESi le formulaire de soumission de la Ville fourni au cahier des charges a été utilisé pour compléter la soumission

DÉFAUT MINEURS. O.

NON CONFORMESi la soumission est complétée sur un document autre que le formulaire de soumission fourni au cahier des charges.

Responsable : le chargé de projets ou l’analyste de dossiers

Échéance : lors de l’analyse des soumissions

2

Vérifier que le « Formulaire de soumission » est dûment signé

Article 2.6 des IAS

Formulaire :55-Analyse d’admissibilité et de conformité d’une soumission

37-Formulaire de soumission

CONFORMESi la signature est présente sur le « Formulaire de soumission » à l’endroit approprié

DÉFAUT MINEURS. O.

NON CONFORMESi la signature est manquante sur le formulaire de soumission, la soumission est rejetée.

Responsable : le chargé de projets ou l’analyste de dossiers

Échéance : lors de l’analyse des soumissions

Note aIl est essentiel que le « Formulaire de soumission » ne requière la signature du soumissionnaire qu’à un seul endroit pour diminuer le risque d’erreur et éviter les ambigüités de conformité, dans le cas où l’une des deux signatures serait manquante.

2.2.4.6. Consortium

La formation de regroupement d’entreprises (consortium) est interdite. En conformité avec la 47-Politique d’approvisionnement de la Ville de Montréal, dans certains cas exceptionnels, la Ville consent à octroyer des contrats

96

à des consortiums seulement lorsque cette situation est justifiable pour des raisons d’efficacité, de saine gestion, de responsabilité des cocontractants, ou de concurrence accrue. Le recours à un consortium doit être approuvé par les instances, préalablement au lancement d’un appel d’offres. Sur acceptation et émission d’une résolution en ce sens, l’article 3.2 des IAS doit être amendé par le cahier des clauses administratives spéciales. Dans de tels cas, l’utilisation du document 57- Analyse d’admissibilité et de conformité d’une soumission - consortium (À VENIR) est requise.

Processus d’analyse d’admissibilité et de conformité : consortium

Étape Tâche Référence Résultat

1

Vérifier si le soumissionnaire est formé d’un consortium

Article 3.2 des IAS

Formulaire :55-Analyse d’admissibilité et de conformité d’une soumission

CONFORMESi le soumissionnaire n’est pas un consortium

ou

Si le soumissionnaire est un consortium, mais que le DG a autorisé une modification de l’article 3.2 des IAS permettant la formation d’un consortium.

DÉFAUT MINEURS. O.

NON CONFORMES’il y a formation d’un consortium et que le DG n’a pas autorisé une modification de l’article 3.2 des IAS permettant la formation d’un consortium.

.

Responsable : le chargé de projets ou l’analyste de dossiers

Échéance : lors de l’analyse des soumissions pour fin de recommandation d’adjudicataire

2.2.4.7. Exigences secondaires de présentation de la soumission

Processus d’analyse d’admissibilité et de conformité : paraphes et exemplaires des soumissions

Étape Tâche Référence Résultat

1

Vérifier que la soumission est présentée selon les exigences suivantes :

1. Un (1) original papier non relié;

2. Deux (2) copies papier de l’original, non reliées, portant la

Article 2.5.5 des IAS

Formulaire :55-Analyse d’admissibilité et de conformité d’une soumission

CONFORMESi le nombre et le format d’exemplaires de la soumission dans l’enveloppe sont exacts

DÉFAUT MINEURSi un exemplaire est manquant ou qu’un autre défaut est identifié par rapport à ce critère,

97

Processus d’analyse d’admissibilité et de conformité : paraphes et exemplaires des soumissions

Étape Tâche Référence Résultat

mention « copie »;

3. Une (1) copie électronique (PDF) et une (1) copie Excel, non verrouillées, sur un support électronique CD_ROM ou clé USB, dûment identifiée par le nom du soumissionnaire et le numéro SEAO.

il est possible de demander au soumissionnaire de remédier au défaut.

NON CONFORMES.O.

Responsable : le chargé de projets ou l’analyste de dossiers

Échéance : lors de l’analyse des soumissions

2

Vérifier que toute rature sur le « Formulaire de soumission » est paraphée par le signataire de la soumission.

Article 2.5.4 des IAS

Formulaire :55-Analyse d’admissibilité et de conformité d’une soumission

CONFORMESi toutes les ratures présentes sur le « Formulaire de soumission » sont paraphées

DÉFAUT MINEURSi une rature n’est pas paraphée, il est possible de demander au soumissionnaire de remédier au défaut

NON CONFORMES. O.

Responsable : le chargé de projets ou l’analyste de dossiers

Échéance : suite à la réception des soumissions

2.3. Rejet des soumissions

Processus de rejet des soumissions non conformes

Étape Tâche Référence Résultat

1

1. Si après l’analyse d’admissibilité et de conformité, le plus bas soumissionnaire est trouvé non conforme, émettre une lettre de rejet de soumission en utilisant le modèle de lettre

Article 4 des IAS

Formulaires :1. 72-Lettre de rejet de

soumission non conforme

2. 71-Rejet de soumission

Transmettre la lettre au soumissionnaire en demandant un accusé réception à conserver au dossier

98

Processus de rejet des soumissions non conformes

Étape Tâche Référence Résultat

« Rejet de soumission pour non-conformité »

2. Si un défaut mineur a fait l’objet d’une demande de correction, mais que le soumissionnaire n’a pas répondu à la demande à la satisfaction de la Ville, la soumission est jugée non conforme et est rejetée. Il faut alors transmettre la lettre « Rejet de soumission pour défaut(s) mineur(s) non corrigé(s) à la satisfaction de la Ville de Montréal »

3. Si le soumissionnaire est trouvé non conforme à la suite de la vérification du Registre RGC, il faut transmettre un premier avis de non-conformité ou, le cas échéant, un avis confirmant qu’il a déjà été exclu en mentionnant la date de l’avis initial, en utilisant le modèle de lettre « Rejet de soumission en vertu du règlement de gestion contractuelle de la Ville de Montréal ».

pour défaut(s) mineur(s) non corrigé(s) à la satisfaction de la Ville de Montréal

3. 73-Rejet de soumission en vertu de la politique de gestion contractuelle de la Ville de Montréal (période d’exclusion à tout appel d’offres de la Ville)

Encadrement :À VENIR

Responsable : le chargé de projets ou la personne désignée

Échéance : après l’analyse d’admissibilité et de conformité de toutes les soumissions

2

EN RÉVISION Lors de la transmission d’un premier avis de non-conformité en vertu du RGC au soumissionnaire (à la suite de l’étape 1, point 3), transmettre une copie, au préalable, à la DAP, afin que cette dernière puisse mettre le registre à jour

Encadrement :À VENIR

Mise à jour du Registre RGC

Responsable : le chargé de projets ou la personne désignée

99

Processus de rejet des soumissions non conformes

Étape Tâche Référence Résultat

Échéance : préférablement simultanément à la transmission au soumissionnaire exclu

2.4. Adjudication de contrat

À la suite de la vérification des prix, le rang de chaque soumissionnaire est établi conformément à leur prix respectif ajusté au besoin. L’analyse d’admissibilité et de conformité est ensuite réalisée jusqu’à l’obtention de deux soumissions conformes. Finalement, la recommandation d’un adjudicataire aux instances doit être faite.

2.4.1. Vérification du rendement du fournisseur

L’évaluation du rendement d’un fournisseur constitue une étape importante de la gestion de contrat. Elle permet de porter un jugement sur le niveau de performance des fournisseurs et entrepreneurs à qui la Ville a octroyé des contrats découlant d’appels d’offres publics.

Avec l’adoption, en décembre 2012, du Projet de Loi 8 modifiant diverses dispositions législatives en matière municipale, le gouvernement du Québec a notamment modifié l’article 573 de la Loi sur les cités et villes en y insérant le paragraphe 2.0.1 qui permet dorénavant aux municipalités de « refuser, à certaines conditions, la soumission d’un entrepreneur qui a fait l’objet d’une évaluation de rendement insatisfaisant à l’égard d’un contrat antérieur ».

À cet égard, la Ville se réserve la possibilité de refuser toute soumission d'un entrepreneur (ou d'un fournisseur), qui, au cours des deux (2) années précédant la date d'ouverture des soumissions, a fait l'objet d'une évaluation de rendement insatisfaisant de la part de la Ville ou dont l'un de ses sous-traitants, le cas échéant, a fait l'objet d'une telle évaluation durant la même période.

Si une telle évaluation de rendement insatisfaisant survient à l'égard du cocontractant ou de l'un de ses sous-traitants, le cas échéant, après l'adjudication du contrat, la Ville se réserve le droit, à sa seule discrétion, de résilier le contrat.

La Ville se réserve également le droit, à sa seule discrétion, de résilier le contrat dans le cas où l'identité d'un sous-traitant du cocontractant lui est communiquée après l'adjudication du contrat et que ce sous-traitant a fait l'objet d'une évaluation de rendement insatisfaisant par la Ville au cours des deux (2) années précédant la date de son contrat en sous-traitance.

La liste des fournisseurs à rendement insatisfaisant est rendue publique sur le site internet de la Ville. Cette liste comprend également les entrepreneurs.

Processus de vérification du rendement du fournisseur

Étape Tâche Référence Résultat

1Vérifier si le plus bas soumissionnaire conforme identifié est inscrit sur la liste des Fournisseurs à rendement insatisfaisant auprès du

Liste des Fournisseurs à rendement insatisfaisantEncadrement administratif :63-Évaluation du rendement des

Si, après vérification de la liste, il s’avère que le plus bas soumissionnaire conforme s’y retrouve, les options suivantes sont envisagées :1. Recommander tout de

100

Processus de vérification du rendement du fournisseur

Étape Tâche Référence Résultat

Service du greffe de la Ville fournisseurs même le plus bas soumissionnaire conforme en justifiant ce choix (évaluation de risques, analyse de l’impact du rejet de cette firme sur la concurrence, l’expertise disponible et les conditions du marché);

2. Recommander le soumissionnaire suivant qui n’est pas sur la liste des firmes à rendement insatisfaisant et démontrer que cette option est financièrement et techniquement à l’avantage de la Ville ;

3. Annuler l’appel d’offres et faire une nouvelle sollicitation des marchés.

Responsable : le chargé de projetsÉchéance : après l’identification du plus bas soumissionnaire conforme

Note a

Au terme d’un contrat, c’est lorsque l’évaluation de rendement d’un fournisseur est inférieure à 70 % que s’amorce une série d’actions qui mèneront éventuellement à l’inscription de la firme sur une liste de Fournisseurs à rendement insatisfaisant pour une période de deux (2) ans. L’inscription d’un fournisseur sur cette liste n’empêche pas ce dernier de soumissionner sur des appels d’offres d’intérêt pour lui durant la période où son nom figure sur ladite liste.

Note b

Les instances décisionnelles de l’unité d’affaires peuvent rejeter toute recommandation par GDD d’adjudication aux soumissionnaires s’ils sont inscrits sur la liste des Fournisseurs à rendement insatisfaisant, même s’ils sont les plus bas soumissionnaires conformes. D’autre part, elles peuvent refuser une adjudication au soumissionnaire suivant qui n’est pas sur la liste des Fournisseurs à rendement insatisfaisant si elles jugent que cet octroi n’est pas à l’avantage de la Ville.

2.4.2. Analyse comparative du prix du plus bas soumissionnaire conforme avec la dernière estimation

Processus d’octroi de contrats

Étape Tâche Référence Résultat

1 Évaluer l’écart entre la dernière estimation avant le dépôt et le plus bas soumissionnaire

37-Formulaire de soumission Recommandation pour la prise de décision :

Si l’évaluation de l’écart entre

101

Processus d’octroi de contrats

Étape Tâche Référence Résultat

conforme et prendre action selon l’écart évalué

Dernière estimation l’estimation et le montant soumis se situe :

1. entre 0 et 10 %, le soumissionnaire peut être recommandé.2. entre 10 et 15 %, l'estimation doit être validée à nouveau et l’écart s’il en est un, doit être justifié ;3. entre 15 et 20 %, une évaluation doit être faite quant à la possibilité d’utiliser une firme externe de professionnels indépendants pour une estimation de contrôle des coûts ;4. à plus de 20 % et si l'écart ne peut être expliqué : Renégocier à la baisse si un

seul soumissionnaire est conforme en respectant les mêmes obligations;

Rejeter la soumission et retourner en appel d'offres en modifiant le projet dans tous les autres cas;

OU

1. Si l’écart de prix >10 %, une analyse comparative de tous les items du bordereau de soumission est effectuée et les conclusions sont présentées dans une intervention au sommaire décisionnel d’octroi du contrat

2. Si l’écart de prix >15 %, on demande à l’unité requérante de justifier la recommandation d’octroi si elle désire aller de l’avant, ou de donner son accord pour annuler l’appel d’offres;

3. Lorsque le montant de la plus basse soumission

102

Processus d’octroi de contrats

Étape Tâche Référence Résultatconforme est supérieur à 15 % de la dernière estimation produite, le chargé de projets informe par écrit le ou les requérants des résultats de l’AO. Si les requérants justifient la nécessité de donner suite au contrat malgré l’écart de prix défavorable, des justifications sont élaborées au dossier décisionnel d’octroi de contrat.

Responsable : le chargé de projetsÉchéance : à la suite de l’analyse d’admissibilité et de conformité, et de l’identification du plus bas soumissionnaire conforme

2.4.3. Création d’un sommaire décisionnel

Processus d’octroi de contrats

Étape Tâche Référence Résultat

1

Créer un sommaire décisionnel d’octroi de contrat via le GDD afin d’y présenter l’information nécessaire à l’octroi du contrat par les instancesCompléter toutes les rubriques du sommaire décisionnel, conformément aux indications du « Guide spécifique – octroyer un contrat, éléments de contenu et de présentations des dossiers décisionnels »;Rédiger les recommandations à la suite de l’analyse d’admissibilité et de conformité, de la vérification de rendement du soumissionnaire et de la comparaison avec la dernière estimation.

Application :GDDFormation utile :Section 5. Création d’un sommaire décisionnel de la formation virtuelle sur l’utilisation du GDD: (EN RÉVISION)http://monintranet/portal/page?_pageid=1381,13097757&_dad=portal&_schema=PORTAL

Aide à la tâche :(EN RÉVISION) 64-Éléments de contenu et de présentation des dossiers décisionnels / Guide spécifique : octroyer un contrat

Un sommaire décisionnel d’adjudication de contrat est créé partiellement

Responsable : le chargé de projets ou la personne désignéeÉchéance : l'élaboration du sommaire décisionnel peut être faite préalablement à l’ouverture des soumissions et être complétée par la suite.

103

Processus d’octroi de contrats

Étape Tâche Référence Résultat

Note aSi certaines dépenses doivent être payées à partir d’incidences, soit des dépenses payées à d’autres fournisseurs (p. ex. : Hydro-Québec), il faut ajouter le montant estimé au sommaire décisionnel pour autoriser la dépense.

Note b

L’article 573.3.3. de la Loi sur les cités et villes mentionne que « Dans le cas où une municipalité a, à la suite d'une demande de soumissions, reçu une seule soumission conforme, elle peut s'entendre avec le soumissionnaire pour conclure le contrat à un prix moindre que celui proposé dans la soumission, sans toutefois changer les autres obligations, lorsque le prix proposé accuse un écart important avec celui prévu dans l'estimation établie par la municipalité. »

2

Si le contrat à octroyer répond à l’un des critères suivants, transférer le dossier à la Commission permanente d’examen de contrats:1. Contrat de plus de 10 M$2. Contrat d’une valeur de plus

de 2 M$ et répondant à l’une des conditions suivantes : Une seule soumission

conforme reçue à la suite d’un appel d’offres;

Aucun appel d’offres effectué, le fournisseur étant considéré unique en vertu du paragraphe 2° du premier alinéa de l’article 573.3 de la Loi sur les cités et villes;

Contrat accordé à un consortium;

Écart de prix de plus de 20 % entre l’adjudicataire et le deuxième plus bas soumissionnaire conforme ou celui ayant obtenu la deuxième meilleure note totale à la suite de l’utilisation d’une grille d’évaluation;

Écart de plus de 20 % entre l’estimation interne effectuée pendant le processus d’appel d’offres et la soumission de

Procédure :60-Commission permanente sur l’examen des contrats - Guide d’information à l’intention des unités administratives

Dans le cas d’un examen par la Commission, le dossier décisionnel est traité à l’ordre du jour du comité exécutif qui produit un mandat où il est précisé le ou les critères selon lesquels les membres de la Commission doivent réaliser leur examen.

La Commission répond ensuite au mandat en rédigeant un rapport dans lequel elle émet une conclusion constatant ou non la conformité du processus d’appel d’offres ou d’octroi de contrat. Ce rapport retourne au comité exécutif qui est mis à l’ordre du jour du prochain conseil.

Il faut habituellement prévoir de trois (3) à quatre (4) semaines entre les deux passages devant le comité exécutif (émission de mandat et revue du rapport). Ce délai peut être plus court ou plus long, dépendamment de la complexité du dossier.

La secrétaire de la Commission communique avec le responsable du dossier de l’unité d’affaires pour lui exposer la teneur de la conclusion émise par les commissaires.

Le comité exécutif émet une résolution à la suite des recommandations de la

104

Processus d’octroi de contrats

Étape Tâche Référence Résultat

l’adjudicataire; L’adjudicataire en est à son

troisième octroi de contrat consécutif pour un contrat récurrent;

3. Contrat que le comité exécutif ou un conseil d’arrondissement juge nécessaire de soumettre à la Commission (voir la note c).

Commission.

Responsable : le chargé de projetsÉchéance : à la suite des conclusions de l’analyse complète des soumissions et de la recommandation d’un adjudicataire

Note c

Un conseil d’arrondissement qui souhaite soumettre à l’examen de la Commission la conformité du processus d’appel d’offres dans le cadre d’un contrat relevant de sa compétence doit, après le processus d’appel d’offres et avant l’octroi du contrat, préparer un dossier décisionnel recommandant au conseil municipal de mandater la Commission permanente sur l’examen des contrats d’étudier ce dossier. Le conseil municipal est ensuite saisi de la demande et, le cas échéant, achemine un mandat à la Commission.

Note dLa Commission sur l’examen des contrats siège de façon statutaire, une fois par mois (deux semaines avant le conseil municipal). En règle générale, les unités d’affaires sont convoquées au moins quatre (4) jours à l’avance par le secrétaire recherchiste de la Commission.

Note ePour obtenir plus de précisions concernant la Commission permanente sur l’examen des contrats, communiquer avec la secrétaire recherchiste de la Commission : Mme Marie-Pierre Rouette au 514 872-8556, marie-pierre.rouette@ville.montreal.qc.ca.

2.4.4. Communication à l’adjudicataire

Processus d’octroi de contrats

Étape Tâche Référence Résultat

1 À la réception de la résolution de l’instance autorisée, émettre et transmettre par courriel à l’adjudicataire la lettre d’adjudication de contrat. Cette lettre doit préciser quels sont les documents à remplir (tous les formulaires doivent être disponibles dans le cahier des charges) et dans quel délai l’adjudicataire doit les transmettre.

Formulaire :65-Lettre d’adjudication du contrat

Conserver l’accusé de réception dans le dossier

105

Processus d’octroi de contrats

Étape Tâche Référence Résultat

Responsable : le chargé de projets ou la personne désignéeÉchéance : il est recommandé de transmettre la lettre d’adjudication au plus tard cinq (5) jours après la réception de la résolution des instances.

Note a

Dans le cas où le contrat ne pourrait pas être octroyé à l’intérieur de la période de validité des soumissions déterminée dans les instructions aux soumissionnaires, une 70-Lettre de prorogation de la durée de validité de soumission doit être transmise au plus bas soumissionnaire conforme le plus rapidement possible avant la fin de la période de validité des soumissions, considérant le délai de réponse de ce soumissionnaire.

2

Créer une demande d’achat dans SIMON au montant indiqué dans la résolution des instances. Pour ce faire, se rendre sur l’intranet à la page « Les achats expliqués » sur laquelle le processus d’achat est décrit en détail.

Aide à la tâche :« Les achats expliqués » http://monintranet/portal/page?_pageid=981,13173863&_dad=portal&_schema=PORTAL

Demande d’achat et création d’un bon de commande

Responsable : le préposé à la gestion des contrats ou la personne désignée.Échéance : à la suite de la réception de la résolution

3

Conserver les documents d’attribution de contrats selon les exigences du service concerné

Procédure :61-Conservation des documents d’attribution de contrat soumis aux instances – appel d’offres lancé par le Service d’approvisionnement (119)

Responsable : le préposé à la gestion des contratsÉchéance : à la suite de la remise de la lettre d’adjudication à la firme retenue

2.5. Publication des résultats d’adjudication dans le SEAO

Selon l’article 477.5 et 477.6 de la Loi sur les cités et villes, la Ville doit publier dans le SEAO les contrats qu'elle conclut et qui comportent une dépense d'au moins 25 000 $ (ne sont pas inclus les contrats de travail). Cette liste doit être mise à jour au moins une fois par mois et doit contenir, à l'égard de chaque contrat, les renseignements spécifiques énoncés dans le tableau ci-dessous.

Processus de publication des résultats d’adjudication dans le SEAO

Étape Tâche Référence Résultat

1

Publier les résultats d’adjudications de contrat sur le SEAO en indiquant obligatoirement les

Encadrement :81-Publication des contrats dans SEAO

Publication des résultats d’adjudication de contrats sur le SEAO

106

Processus de publication des résultats d’adjudication dans le SEAO

Étape Tâche Référence Résultat

renseignements suivants :1. dernière estimation avant

l’ouverture des soumissions;

2. le prix du contrat octroyé, taxes incluses;

3. le nom de l’adjudicataire;4. l’option de renouvellement,

le cas échéant;5. le montant total de la

dépense prévue compte tenu de l’ensemble des options, taxes incluses;

6. le nom des soumissionnaires (déjà saisi à la publication des résultats d’ouverture);

7. le montant de chaque soumission (à valider seulement puisqu’il a déjà été saisi lors de la publication des résultats d’ouverture);

8. l’identification de toute soumission, plus basse que celle retenue, qui a été jugée non conforme.

Procédure :Section I Publier les résultats d’adjudication, du document :80-Procédure publication résultats adjudication et de fin de contrat par le requérant dans le SEAO

Responsable : le chargé de projets ou la personne désignéeÉchéance : au plus tard, un mois suivant l’octroi du contrat

2

À la fin de l’exécution du contrat, publier la dépense réelle (finale) sur le SEAO en indiquant obligatoirement :1. le montant total de la

dépense effectivement faite, incluant taxes et recouvrement (ristourne) des taxes applicables.(C’est-à-dire toutes les dépenses réalisées dans le cadre d’un même contrat, incluant les dépenses liées aux travaux contingents et

Encadrement :81-Publication des contrats dans SEAO

Procédure :Section II- Publier les informations de fin de contrat, du document :80-Procédure publication résultats adjudication et de fin de contrat par le requérant dans le SEAO

Publication de l’avis de résultats sur le SEAO

107

Processus de publication des résultats d’adjudication dans le SEAO

Étape Tâche Référence Résultat

payés a même l’enveloppe prévue au contrat pour les contingences.)

Responsable : le chargé de projets ou la personne désignéeÉchéance : le plus rapidement possible à la fin de l’exécution du contrat

Note a

Selon l’article 477.5 de la Loi sur les cités et villes, les renseignements doivent, à l'égard d'un contrat, demeurer publiés dans le SEAO pour une période minimale de trois ans à compter de la date de publication du montant total de la dépense effectivement faite.Selon l’article 477.6 de la Loi sur les cités et villes, la Ville doit également publier en permanence, sur son site Internet, une mention concernant la liste des contrats conclus visés et un hyperlien permettant d'y accéder.Il est possible de trouver cette information en suivant le lien suivant :

Rapports SEAO des contrats octroyés par la Ville de Montréal

Voici d’autres liens utiles fournissant de l’information sur les contrats: Portail Ville de Montréal – Avis d'appels d'offres publics

Vue sur les contrats

Le site « Vue sur les contrats » est un outil de visualisation qui permet de consulter les contrats et les subventions octroyés par la Ville de Montréal de façon simple et conviviale. Il donne accès à tous les contrats autorisés par le comité exécutif et par le conseil municipal depuis janvier 2012. Vue sur les contrats utilise les fichiers disponibles sur le portail des données ouvertes de la Ville de Montréal (http://donnees.ville.montreal.qc.ca/). Ces fichiers proviennent de diverses sources, notamment de l’outil de gestion des dossiers décisionnels utilisé par les élus et les systèmes financiers de la Ville.Les citoyens qui veulent pousser leurs recherches plus loin ont accès à une interface de programmation (« API ») qui permet d’automatiser les requêtes (http://ville.montreal.qc.ca/vuesurlescontrats/api/). La documentation de l'API est également disponible dans le portail des données ouvertes (http://donnees.ville.montreal.qc.ca/dataset/contrats-et-subventions-api/).

2.6. Annulation de l’appel d’offres après l’ouverture des soumissions

À la suite de l’analyse des soumissions, il peut s’avérer nécessaire d’annuler l’appel d’offres, par exemple, dans les cas suivants :

Aucune soumission reçue;

Aucune soumission retenue;

Prix trop élevé de toutes les soumissions selon l’estimation;

Le projet n’est plus requis (changements technologiques, contraintes externes, etc.);

Des changements majeurs doivent être apportés dans les travaux (envergure, coût, etc.).

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Processus d’annulation de l’appel d’offres après l’ouverture des soumissions

Étape Tâche Référence Résultat

1

Élaborer un dossier décisionnel indiquant les motifs d’annulation de l’appel d’offres, à remettre aux instances ayant autorisé le projet

Via GDD Réception d’une résolution confirmant (ou non) l’annulation de l’appel d’offres

Responsable : le chargé de projets

Échéance : dès que la décision définitive d’annulation de l’appel d’offres a été prise

2

Sur acceptation du dossier décisionnel de l’annulation de l’appel d’offres par les instances, émettre une « lettre d’annulation de l’appel d’offres » au plus bas soumissionnaire

Formulaire :66-Lettre d’annulation de l’appel d’offres

Transmettre la lettre et demander un accusé réception à conserver au dossier

Responsable : le chargé de projets ou la personne désignée

Échéance : préférablement dans les dix (10) jours suivant l’acceptation des instances d’annuler l’appel d’offres

3

Publier l’avis d’annulation de l’appel d’offres dans le SEAO en se rendant dans la section « Contrat conclu », puis choisir l’option « Projet annulé » ou « Aucune soumission retenue », selon le cas

L’appel d’offres aura le statut « annulé » dans le SEAO. Il est à noter qu’aucun avis ne sera envoyé aux preneurs du cahier des charges.

Responsable : le chargé de projets ou la personne déléguée

Échéance : préférablement dans les dix (10) jours suivant l’acceptation des instances d’annuler l’appel d’offres.

Note a L’ancienne clause 2.2.2 des IAS (version du 20 juin 2017), de compensation suite à l’annulation de l’appel d’offres public, après ouverture des soumissions est abrogée dans la mise à jour 2018 des IAS..

2.7. Remise des garanties de soumissions

Après l’octroi du contrat, à l’exception de celles fournies sous forme de cautionnement, les garanties de soumission seront remises sans intérêt aux soumissionnaires dont les soumissions n’auront pas été retenues.

Processus de remise des garanties de soumissions

Étape Tâche Référence Résultat

1 Remettre aux soumissionnaires dont les soumissions n’auront

Article 8 des IAS Transmettre la garantie bancaire (chèque visé ou lettre de garantie

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Processus de remise des garanties de soumissions

Étape Tâche Référence Résultat

pas été retenues leurs garanties de soumission lorsque celles-ci avaient été jointes sous forme de chèque visé ou de lettre de garantie bancaire irrévocable

Les garanties fournies sous forme de cautionnement ne sont pas à remettre aux soumissionnaires non retenus.

bancaire irrévocable) préférablement par courrier recommandé avec accusé réception

Responsable : le chargé de projets ou la personne désignée

Échéance : au moment qu’il juge opportun, mais préférablement au plus tard dans les dix (10) jours suivant l’adjudication du contrat au plus bas soumissionnaire conforme

Note a

Selon l’article 8.1.2 des IAS, si la garantie de soumission de l’adjudicataire est fournie sous forme d’un chèque visé, la Ville l’encaissera après l’octroi du contrat à titre de garantie d’exécution et de garantie de paiement de la main-d’oeuvre, des Matériaux et services. Le remboursement de la garantie s’effectuera selon les modalités prévues à l’article 5.6.7.2.2 du CCAG.

Selon l’article 8.1.3 des IAS, Si la garantie de soumission de l’Adjudicataire est fournie sous la forme d’une lettre de garantie bancaire irrévocable et inconditionnelle – Garantie de soumission (annexe C), cette garantie sera remise lorsque l’adjudicataire aura fourni une lettre de garantie bancaire irrévocable et inconditionnelle – Garantie d’exécution (annexe Q) conforme à l’article 2.1.1.1 b) du CCAG.

110

3. GESTION CONTRACTUELLECETTE SECTION EST EN COURS DE RÉVISION AFIN DE SE CONFORMER AU CCAG DIFFUSÉ LE 25 MAI 2018 : AUTOMNE 2018

3.0. Généralités :

La section 3 Gestion contractuelle traite des étapes à suivre et des tâches à effectuer suite à l’octroi du contrat par l’autorité compétente, et ce jusqu’à la réception définitive des travaux. Il vise à aider le Représentant désigné ou le Professionnel désigné des travaux dans la gestion du contrat d’exécution de travaux avec l’Entrepreneur pour assurer le suivi et l’application adéquate de toutes les clauses prévues au cahier des clauses administratives générales et le cahier des clauses administratives spéciales et les documents s’y référant.

Le point de départ est donc la « lettre d’adjudication » suivi de la « lettre d’autorisation à débuter les travaux » qui précise la date de début des travaux et identifie le représentant du Directeur désigné par celui-ci qui agira en tant que responsable pour la Ville (représentant désigné)..

Étant donné que plusieurs noms sont utilisés à la Ville pour ce représentant désigné tels que chargé de projets ou de surveillance, représentant du propriétaire, représentant du directeur, concepteur, etc.; ce document utilisera toujours le terme « Représentant désigné », tel que défini à l’article 1.33 du CCAG et reproduit ci-dessous :

« Employé de la Ville qui est nommé par le directeur responsable de la gestion du Contrat lors de la transmission à l’Entrepreneur de la lettre d’octroi de contrat ou dans l’ordre de débuter les travaux. »

Le terme « Professionnel désigné » sera aussi utilisé pour indiquer un « architecte, ingénieur, architecte-paysagiste, provenant d’une firme externe tel que défini à l’article 1.32 du CCAG et reproduit ci-dessous :

Employé d’une personne morale, société ou personne physique qui exploite une entreprise individuelle, œuvrant en architecture, en architecture du paysage ou en ingénierie ou en gestion de projet, qui est mandatée par la Ville pour concevoir l’Ouvrage en tout ou en partie, ou en assurer la surveillance des travaux ou la gestion du projet.»

Pour permettre aux utilisateurs de ce guide d’avoir une vue d’ensemble des activités des principaux processus, deux d’entre eux ont été cartographiés sous forme de schéma, soit :

Gestion des changements

Gestion des paiements et réception des travaux

Aussi, deux tableaux ont été créés pour présenter des listes de livrables importants :

Liste des documents contractuels requis aux différentes phases du projet

Liste des divers « avis » de non-respect, par l’Entrepreneur, des obligations contractuelles

3.1. Démarrage des travaux de construction

L’entrepreneur sera autorisé à débuter les travaux de construction lorsque les conditions suivantes auront été remplies :

La lettre d’adjudication a été envoyée à l’Entrepreneur.

Tenue d’une réunion de démarrage présidée par le représentant désigné ou le professionnel désigné et à laquelle participent les différents intervenants : surveillant, concepteurs, chargé de projets de l’entrepreneur, surintendant, arpenteur-géomètre de l’entrepreneur, etc.

111

Dans certains cas, l’ordre de débuter les travaux est envoyé avant la réunion de démarrage, par contre à ce moment-là, il faut signifier dans la lettre à l’Entrepreneur que toutes les conditions préalables qui doivent être remplies avant la mobilisation sur le chantier.

3.2. Planification du démarrage du projet

Le « Directeur » de la Ville fait parvenir la « lettre d’adjudication du contrat » à l’adjudicataire.

Le Directeur ou son représentant désigné doit vérifier qu’il a en main tous les livrables requis pour le démarrage des travaux. Ces livrables se divisent en 3 grandes catégories :

Les préalables identifiés en amont du processus d’appels d’offres.

Les documents contractuels requis de l’adjudicataire identifiés dans les instructions aux soumissionnaires, le cahier des clauses administratives générales et le cahier des clauses administratives spéciales.

Les autres permis, autorisation, attestations, etc. qui pourraient être requis pour l’exécution des travaux.

Les 3 tableaux suivants présentent ces 3 listes de livrables.

3.2.1. Vérification des préalables

Le Directeur ou le représentant désigné doit vérifier que les préalables dont il a fait la demande avant de lancer le processus d’appel d’offres (voir module 1 de ce guide) et qui seraient toujours requis pour l’exécution des travaux sont bien reçus.

# Préalables1 Règlement d’emprunt

2 Subventions : Protocoles d’ententes signées

3 Ententes de partenariat signées

4 Crédits disponibles des requérants (partage de coûts)

5 Certificats d’autorisation du Ministère du Développement Durable, de l'Environnement et de la Lutte contre les Changements Climatiques (MDDELCC)

6 Analyse du potentiel archéologique : plan d’intervention lorsque requis

7 Études géotechniques : élaboration des méthodes de soutènement et d’excavation, type de fondation.

8 Études de caractérisation de sols : évaluation des quantités par type de sols, identification des sites d’enfouissement disponible, méthode de décontamination, analyse de risques, etc.

9 Émission du permis de construction

10 Obtention d’un permis de rejets des eaux à l’égout, lorsque requis

11 Transfert des titres de propriété : validation des limites de propriétés et des servitudes (Guide 1.0.15)

12 Entente avec les compagnies d’utilités publiques pour travaux sur le réseau technique urbain (RTU)

13 Entente avec le ministère des Transports pour les travaux au-dessus d’autoroutes, viaducs, etc.

14 Habillage de chantier selon les normes d’identité visuelle de la Ville (Guide 1.0.16)

3.2.2. Obtention des documents contractuels requis avant le début des travaux

Le tableau ci-dessous présente les principaux documents que l’adjudicataire doit fournir avant le début des travaux

112

# Documents contractuels requis avant de débuter les travaux

1 Garanties d’exécution et garantie de paiement de la main-d’œuvre, des matériaux et services (cautionnement d’exécution et cautionnement de paiement de la main-d’œuvre, des matériaux et services)

2 Contrats d’assurance (assurance responsabilité civile – annexe I et assurance chantier formule étendue – annexe J (lorsque requis)

3 Registre des dessins d’ateliers

4 Dessins d’ateliers, fiches techniques, échantillons, fiches SIMDUT

5 Dessins d’ateliers pour les travaux à effectuer en début de projet

6 Programme de préventions CNESST et avis d’ouverture du chantier

7 Planche de signalisation pour demande d’autorisation d’occupation du domaine public

8 Échéancier des travaux

9 Liste des sous-traitants (incluant licences RBQ, autorisation à contracter de l’AMF)

10 Plan d’organisation du chantier (emplacement : roulottes, clôtures, toilettes chimiques, conteneurs, etc.)

11 Plans et devis d’étançonnement des excavations et supports des structures signés et scellés par un ingénieur (GGAG 4.3.6.3.1)

3.2.2.1. Garantie d’exécution et garantie de paiement de la main d’œuvre, des matériaux et services (CCAG 2.0)

Le tableau résumé ci-dessous précise les garanties requises pour débuter les travaux

3.2.2.1.1. Projets de moins de $ 500 000 (incluant les taxes)

Type de garantie Garantie de soumission Garantie d’exécution

Chèque visé 10 % * 10% **

Lettre de garantie bancaire irrévocable 10 % * 10 % **

Cautionnements Cautionnement de soumission incluant lettre d’engagement : 10% *

Cautionnement d’exécution : 50% **Cautionnement gages, matériaux et services : 50% **

NOTE * : De la valeur du contrat incluant les taxes

3.2.2.1.2. Projets de plus de $ 500 000 (incluant les taxes)

Type de garantie Garantie de soumission Garantie d’exécution

Cautionnements Cautionnement de soumission incluant lettre d’engagement : 10% * Cautionnement d’exécution : 50% **

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Cautionnement gages, matériaux et services : 50% **

NOTE * : De la valeur du contrat incluant les taxes.

3.2.2.2. Certificats d’assurances (CCAG 3.0)

3.2.2.2.1. Assurance — responsabilité civile

L’Entrepreneur doit fournir au Directeur, au plus tard quinze (15) Jours calendrier avant le début des travaux une copie du certificat d’assurance de responsabilité civile pour la Ville d’une limite minimale de deux millions de dollars (2 000 000 $) ou au montant précisé au cahier des clauses administratives spéciales, CCAS (voir tableau ci-dessous) pour chaque sinistre ou événement. Le contrat d’assurance doit offrir des garanties au moins équivalentes à celles offertes par le formulaire BAC 2100 du Bureau d’assurance du Canada.

La Ville de Montréal doit être désignée comme assurée additionnelle du contrat d’assurance, à l’exclusion de toute autre personne, et l’Entrepreneur doit fournir le certificat d’assurance responsabilité civile de la Ville de Montréal sur le formulaire prévu à cet effet à l’Annexe I dûment signée par le représentant autorisé de l’assureur. Aucune modification au libellé du texte ne peut être apportée au formulaire fourni par la Ville.

Tableau typique inclus dans les CCAS :

TYPE DE TRAVAUX MONTANT DE GARANTIE

Catégorie ATravaux routiers en surface : Programme de réfection routière, scellement de fissures, planage, réparation nids de poule, etc.

2 millions $ par sinistre

2 millions $ par période d'assurance

Catégorie BRéaménagement, construction et reconstruction (bâtiment)

5 millions $ par sinistre

5 millions $ par période d'assurance

Catégorie CÉgout et conduite d’eau, travaux à proximité de voies ferrées, de voies rapides, tunnels ponts et viaducs, sur la propriété de la société des ponts Jacques-Cartier et Champlain, structure routière, etc.

10 millions $ par sinistre

10 millions $ par période d'assurance

Catégorie DStructure routière au-dessus d’un cours d’eau

15 millions $ par sinistre

15 millions $ par période d'assurance

3.2.2.2.2. Assurance responsabilité civile automobile formule des non-propriétaires

Le certificat d’assurance fourni par l’Entrepreneur doit inclure une garantie d’assurance automobile (formule des non-propriétaires, FPQ no 6) d’une limite minimale de 2 millions de dollars (2 000 000 $) ou au montant précisé au CCAS.

114

3.2.2.2.3. Assurance chantier tous risques formule étendue

Lorsque requis dans le CCAS, l’Entrepreneur doit fournir au Directeur, au plus tard quinze (15) Jours calendrier avant le début des travaux, une copie du certificat d’assurance chantier tous risques formule étendue au montant de la valeur du Contrat incluant les taxes et les Contingences.

Tous les projets où il y a une construction neuve d’un bâtiment ou une rénovation d’une partie d’un bâtiment qui est inoccupé au moment des travaux (dont l’entrepreneur à la maitrise et l’entière responsabilité) doivent être pourvus d’une assurance chantier tous risques formule étendue d’une limite minimale de la valeur des travaux effectués. Dans certains cas, la limite peut s’élever à la valeur de remplacement des biens.

Exemple : Réfection du système de réfrigération d’un aréna. Le bâtiment est accessible seulement aux personnes sous l’autorité de l’Entrepreneur, on peut exiger une assurance biens tous risques formule étendue pour la valeur de remplacement de l’édifice.

L’Adjudicataire doit fournir un certificat d’assurance sur le formulaire prévu à cet effet à l’Annexe J dûment signé par le représentant autorisé de l’assureur. Aucune modification au libellé du texte ne peut être apportée au formulaire fourni par la Ville.

La Ville de Montréal, les Sous-traitants de l’Entrepreneur et le Professionnel désigné doivent être nommés comme assurés à ce contrat d’assurance.

3.2.2.3. Autres documents (permis, attestation, etc.) requis pour l’exécution de travaux

# Autres livrables requis

1 Ouverture et fermeture d’eau

2 Utilisation de bornes d’incendie

3 Plan de circulation routière

4 Ententes avec RTU

5 Liste des sites d’enfouissements pour sols contaminés

6 Plan de camionnage

Une fois ces vérifications faites, le Directeur envoie la 89-Lettre d’autorisation à débuter les travaux, qui identifie le représentant désigné ainsi que la date de début des travaux.

3.3. Plan de surveillance

Le bon déroulement des travaux dépend en grande partie de la planification de la surveillance des travaux.

La préparation d’un plan de surveillance permet de structurer et de planifier les différentes activités de surveillance ainsi que les interventions au chantier. Il comprend trois principaux éléments :

un organigramme de l’équipe,

une planification des ressources requises,

115

une description des tâches de chacun des membres de l’équipe.

Le plan de surveillance est élaboré avant le début des travaux de construction et mis à jour en fonction de l’avancement des travaux de construction.

3.3.1. Guide de surveillance des travaux de l’O.I.Q.

L’Ordre des Ingénieurs du Québec a émis un 123- Guide de surveillance des travaux , en 2015. Ce guide définit le rôle et les responsabilités que doit jouer le surveillant de travaux dans ses fonctions. Une lecture approfondie du document permet d’avoir une bonne vision du rôle et des obligations du chargé de surveillance dans le cadre d’une réalisation d’un projet de construction.

3.3.2. Planification des ressources requises :

L’identification des personnes ressources de l’arrondissement :

o gestion des impacts, circulation et l’occupation du domaine public

o coupe de rues (coupe d’eau, raccordement aux bornes incendies, etc.)

L’identification des personnes ressources pour le contrôle de la qualité des matériaux

o expertise technique : laboratoire de la Ville ou laboratoire externe.

L’identification de l’équipe d’arpenteurs géomètres de l’Entrepreneur.

L’identification de l’équipe de géomatique de la Ville.

Dans les cas où la conception et la surveillance sont confiées à l’externe, le représentant désigné établit avec les firmes externes les surveillants désignés par discipline.

3.3.3. Liste des documents contractuels requis aux différentes phases du projet

Le document en lien ci-dessous présente une liste des principaux documents contractuels/livrables requis aux différentes phases du projet (format 11" x 17").

120-Liste des documents contractuels requis selon la phase du projet

116

LISTE DES DOCUMENTS CONTRACTUELS REQUIS SELON LA PHASE DU PROJET

Phases du projet Délais En cours de

projetCCAG

référence

1A Liste des préalables Dès l’envoi de la lettre d’adjudicationMise à jour si préalables

manquants-

1B Licence d’entrepreneur valide À l’octroi, avant de débuter les travauxDoit être valide tout le

projet; suivi via échéancier4.2.2.1 et

4.3.3.1

1C Autorisation de l'AMF valide (sous-traitants inclus) À l’octroi, avant de débuter les travauxDoit être valide tout le

projet; suivi via échéancier4.2.2.1 et

4.3.3.1

1D Garanties d’exécution et obligations pour gages, matériaux et services

15 jours calendrier après lettre d’adjudication

Ponctuel 2.1.1

2A Registre des dessins d’ateliers, fiches techniques et échantillons, fiches SIMDUT

10 jours après lettre d’autorisation à débuter les travaux

Mise à jour 5.1.4.1.1

2B Échéancier de référence (baseline) À la réunion de démarrage Mise à jour5.1.7.1 et

5.1.7.2

2C Liste des sous-traitants (RBQ, AMF) À la réunion de démarrage ou 10 jours avant la mobilisation du sous-traitant

Mise à jour 4.3.3.1

2D Nom et adresse d’un représentant dûment autorisé de l’entrepreneur

À la réunion de démarrage S.O. 4.1.2.1

2E Coordonnées de la personne responsable du chantier joignable en tout temps (24 heures sur 24)

À la réunion de démarrage S.O. 4.1.2.3

2F Demande d’équivalence de matériaux 30 jours calendrier avant travaux S.O. 5.3.2.2

2G Contrats d’assurances responsabilité civile et chantier tous risques (lorsque requis)

15 jours calendrier avant début des travaux

Au début du projet et au renouvellement

3.1.2

2H Avis d’ouverture de chantier CNESST) Avant de débuter les travaux S.O. 4.3.5.1

2I Programme de prévention: maître d’œuvre (CNSST)

10 jours calendrier avant début des travaux

Mise à jour 4.3.5.1

2J Certificat de conformité de l'entrepreneur (CNSST) Avant de débuter les travaux Mise à jour 4.3.5.4

2K Planche de signalisation Avant de débuter les travaux Mise à jour 5.1.16

2I Autorisation d’occupation du domaine public Avant de débuter les travaux Mise à jour 4.2.3.2

Livrables

Phase 1: Planification du démarrage du projet

Lettre d’adjudication

Phase 2:   Démarrage du projet

Lettre « autorisation de débuter les travaux » (CCAG 5.1.4.1.1)

Réunion de démarrage (CCAG 4.1.2.3, 4.3.3.1, 5.1.4.1.1)

Début des travaux (CCAG 5.1)

117

3A Échéancier d'exécution des travaux À la réunion hebdomadaire Mise à jour mensuelle 5.1.7.1

3B Planification hebdomadaire 2 jours avant réunion hebdomadaire Mise à jour hebdomadaire 5.1.7.2

3C Décomptes progressifs Tous les moisVoir processus de gestion

des paiements 5.6.1

3D Registre des dessins d'ateliers À la réunion hebdomadaire Hebdomadaire 5.1.4.1.1

3E Autorisation d’utiliser des bornes d’incendie Avant de débuter les travaux concernés Mise à jour 5.1.2.6

3FFormulaire d’interruption temporaire d’eau + affichette de portes

48 heures avant fermeture d’eau S.O. 5.1.18

3GPlans de support (si requis) des infrastructures souterraines signés et scellés par un ingénieur

Avant de débuter les travaux concernés Lorsque requis 4.3.7.2.1

3H Rapports quotidiens et hebdomadaires À la réunion hebdomadaire En continu -

3I Avis de non-conformité(s) À la réunion hebdomadaire En continu -

3J Avis de pénalités, de défauts et de redressement À la réunion hebdomadaire En continu5.1.14, 4.5.1,

4.4.4

3K Demandes de changements À la réunion hebdomadaire En continu 5.1.11.2

Phase 3: Suivi du projet

Réunions de chantier hebdomadaires (CCAG 5.1.7.1, 5.1.14.1)

4A CNESST : certificat de conformité À la réception provisoire S.O. 4.3.5.4

4B Plans annotés (TQC) Avant réception provisoire En continu 5.1.5

4C Plans de localisation des infrastructures30 jours calendrier suivant la réception

provisoireEn continu 5.1.6

5A Liste des déficiences30 jours après réception provisoire

pour correction des déficiencesEn continu 5.6.2.7

5B Décompte final 30 jours après réception provisoire Ponctuel 5.6.5

5C Période de garantieUne année : début à la réception

provisoireS.O. 5.6.6

5D Liste de vérification de fermeture Après réception définitive S.O. -

5E Rapport final de projet Après réception définitive S.O. -

5F Post-mortem Après réception définitive S.O. -

Phase 4: Réception provisoire des travaux

Réception provisoire des travaux (CCAG 5.6.2)

Phase 5: Réception définitive des travaux et fermeture du projet

Réception définitive des travaux (CCAG 5.6.8)

Fermeture du projet

118

3.3.4. Réunion de démarrage (CCAG 5.1.4.1.1)

L’exécution des travaux d’un projet nécessite la tenue de divers types de réunions auxquelles doivent participer les nombreux intervenants.

La réunion de démarrage qui se tient généralement dans les jours suivants l’adjudication du contrat a pour but d’échanger avec l’Entrepreneur et les autres intervenants toutes les informations nécessaires au démarrage des travaux de construction et à leur mise en œuvre en accord avec les exigences contractuelles ;

Cette première réunion permet d’établir le contact entre les parties impliquées dans le déroulement des travaux de construction ainsi que de définir les lignes d’autorité, les rôles et responsabilités de chacun et les canaux de communication.

La réunion de démarrage est sous l’entière responsabilité du représentant désigné. C’est lui qui la préside et c’est à lui de bien identifier les intervenants qui doivent être présents. Dès le départ, les exigences d’exécution doivent être présentées et les difficultés particulières doivent être soulignées à l’Entrepreneur.

La réunion de démarrage constitue la première réunion de chantier et doit être numérotée de la sorte.

Avant la réunion de démarrage, le représentant désigné doit convoquer à l’avance les participants, leur faire parvenir un ordre du jour et fournir à l’entrepreneur une liste de documents requis à la réunion.

De façon générale, les grandes lignes suivantes doivent être traitées lors de la réunion de démarrage.

3.3.4.1. Ressources et canaux de communications

Rôles et Responsabilités des intervenants de la Ville et de l’entrepreneur. Il est habituellement précisé que toute communication écrite de l’entrepreneur doit être adressée au représentant désigné.

Coordonnées des différents intervenants: Il est important de colliger une liste avec leurs coordonnées des principaux intervenants par discipline ou firme.

Définir la personne accessible en tout temps (24h/24h, 7 jours sur 7).

107_Responsable du chantier en cas d’urgence

Canal de communications avec les médias: les précisions à ce sujet doivent être apportées

Sous-traitants : l’entrepreneur doit présenter la liste des sous-traitants;

Sécurité : le responsable de sécurité de l’entrepreneur doit être précisé;

Précision en ce qui a trait aux accords verbaux : aucun accord verbal n’est valide et toute entente doit être confirmée par écrit;

3.3.4.2. Échéancier et horaire de travail

Échéancier détaillé : l’entrepreneur doit déposer son échéancier détaillé et est avisé qu’il doit être mis à jour toutes les deux (2) semaines et remis lors des réunions de chantier;

Date de mobilisation et délai d’exécution : la date de mobilisation de l’entrepreneur doit être précisée et le délai d’exécution du contrat doit être clairement mentionné;

Travaux qui seront effectués d’ici la prochaine réunion

Horaire de travail

119

3.3.4.3. Préparation du chantier et sécurité

Arpentage, alignement, niveau et lignes prescrites : les responsabilités de la Ville et celles de l’entrepreneur;

Installations de chantier, dispositions de rebuts et déblais : l’entrepreneur doit préciser ses installations de chantier, confirmer son site de disposition des rebuts ainsi que des déblais;

Circulation et sécurité des citoyens : l’entrepreneur doit respecter les autorisations d’occupation du domaine public et les exigences relatives des différents règlements, normes ou lois;

Méthode de construction : description générale de la méthode préconisée par l’entrepreneur pour les fouilles préalables aux travaux, étançonnement, assèchement d’excavations, fermeture des vannes, utilisation des bornes d’incendie, etc.

3.3.4.4. Documents et processus

Dessins d’atelier et fiches de produit (voir exemple « 124-Registre des dessins d’ateliers » : les documents exigés sont précisés et doivent être soumis dans les meilleurs délais ;

Dépôts de documents : les documents déposés à la réunion de démarrage sont consignés (cautionnements, assurances, dessins d’atelier, programme de prévention, avis d’ouverture de chantier, etc.);

Revue du processus de gestion des changements au contrat ;

Revue du processus de demandes de paiement mensuel et de décomptes progressif.

Le formulaire d’ordre du jour de réunion de démarrage présenté sur le site internet d’exécution de travaux propose une séquence de points à discuter lors d’une réunion de démarrage. Cette séquence peut varier d’un projet à l’autre; par exemple, dans plusieurs cas, on voudra discuter de l’échéancier en début de réunion pour s’assurer de bien couvrir le sujet.

Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de préparation pour la réunion de démarrage

Processus de préparation et tenue de la réunion de démarrage

Étape Tâche Référence Résultat

1

Établir la liste des participants requis pour la réunion de démarrage

Liste des participants pour la convocation de la réunion de démarrage

Responsable : Représentant désignéÉchéance : Avant d’envoyer la convocation

2

S’assurer que tous les documents requis pour la rencontre sont reçus

Liste de documents requis pour la rencontre de démarrage

Documents reçus par le représentant désigné avant la rencontre

Responsable : Représentant désignéÉchéance : Avant d’envoyer la convocation

3 Préparer l’ordre du jour 90-Réunion de démarrage : ordre du jour

Ordre du jour complet pour la réunion de démarrage

120

Processus de préparation et tenue de la réunion de démarrage

Étape Tâche Référence Résultat

Responsable : Représentant désignéÉchéance : avant envoi de la convocation

4

Envoi de la convocation 92-Réunion de démarrage : Lettre de convocation

Date acceptée par tous les invités pour la tenue de la réunion

Responsable : Représentant désignéÉchéance : Une semaine avant la rencontre

5

Tenue de la rencontre 113-Note du DG : avis aux maitres d’œuvre eu égard à la santé et à la sécurité au travail

Lancement des travaux

Responsable : Représentant désignéÉchéance : avant de débuter les travaux

6

Préparation du compte rendu et envoi aux participants

91-Réunion de démarrage : compte rendu

Compte rendu

Responsable : Représentant désignéÉchéance : Une semaine après la rencontre

Le compte rendu rédigé par le représentant désigné sera transmis aux personnes présentes et, au besoin, à d’autres intervenants.

3.4. DISPOSITIONS CONTRACTUELLES (CCAG 4.0)

3.4.1. Généralités : représentant désigné de l’entrepreneur et interprétation des documents (CCAG 4.1.2, 4.1.3)

3.4.1.1. Représentant désigné de l’entrepreneur

L’Entrepreneur doit fournir à la Ville le nom et l’adresse complète d’un représentant dûment autorisé.

Pour faire face à toute situation d’urgence, l’Entrepreneur doit fournir au Directeur à la réunion de démarrage, le nom et le numéro de téléphone de la personne responsable du Chantier, laquelle doit être joignable en tout temps (24 heures sur 24).

3.4.1.2. Interprétation des documents; préséance (CCAG 4.1.3)

Le tableau suivant présente la préséance des documents pour les 2 cas principaux de la Ville; soit « Voirie, aqueduc et égout » ainsi que pour « Bâtiments et parcs ».

Préséance des documents

Voirie, aqueduc ou égout Bâtiments ou parcs

121

les addendas; les addendas;

les instructions aux soumissionnaires; les instructions aux soumissionnaires;

le formulaire de soumission; le formulaire de soumission;

le cahier des clauses administratives spéciales; les devis techniques spéciaux;

le cahier des clauses administratives générales; les devis techniques normalisés;

les plans spécifiques de l’appel d’offres; les plans spécifiques à l’Appel d’offres;

les devis techniques spéciaux; le cahier des clauses administratives spéciales;

les devis techniques normalisés; le cahier des clauses administratives générales;

les plans et dessins normalisés; les plans et dessins normalisés;

la soumission de l’adjudicataire la soumission de l’adjudicataire

Note importante : on doit éviter de faire apparaitre une même information sur deux documents différents.

3.4.1.3. Applications et exemptions (CCAG 4.2)

L’Entrepreneur ou, selon le cas, l’un ou l’autre de ses Sous-traitants, doit obtenir l’autorisation d’occupation du domaine public avant de débuter les travaux.

L’entrepreneur doit, pour toute la durée du contrat, posséder une licence valide émise par la Régie du bâtiment du Québec. Si l’entrepreneur se voit inscrit sur la liste des licences restreintes du RBQ durant l’exécution du contrat, il doit en informer la Ville le plus rapidement possible. La Ville peut, dans ce cas, faire une demande d’autorisation ou de dérogation au RBQ pour que l’entrepreneur poursuive l’exécution du contrat public déjà en cours. Le formulaire suivant peut être utilisé dans ce cas.

117-Demande d'autorisation de poursuivre l'exécution d'un contrat public en vertu de l'article 65.2.1 de la Loi sur le bâtiment (L.R.Q., chapitre B-1.1)

3.4.1.4. Responsabilité de l’Entrepreneur (CCAG 4.3)

3.4.1.4.1. Exécution du Contrat

L’Entrepreneur a la responsabilité complète de l’exécution de l’ensemble des travaux et assume à leur égard une obligation de résultat. Il doit les diriger et les surveiller efficacement et en toute sécurité.

L’Entrepreneur doit permettre aux responsables des Réseaux techniques urbains de réaliser certains travaux dont notamment le nivellement de leurs regards ou des modifications à leurs installations

3.4.1.4.2. Cession (CCAG 4.3.2)

Le processus suivant présente les principales étapes requises lors de la cession d’un contrat.

122

Processus de cession de contrat

Étape Tâche Référence Résultat

1

Paiement à la Ville, par chèque visé, d’une somme définie à l’article 4.3.2.2 des CCAG 2016

125-Lettre typique : Demande de cession et paiement de la pénalité

Paiement de la pénalité par l’Entrepreneur cédant le contrat

Responsable : l’Entrepreneur cédant le contratÉchéance :

2

Acceptation, par la Ville, de la cession avec conditions de fournir cautionnement, assurances et quittances.

126-Lettre typique : Acceptation de la cession par la Ville

Acception conditionnelle de la cession par la Ville

Responsable : le Représentant désignéÉchéance : Diligence

3

Envoi d’une quittance totale à la Ville 127-Lettre typique : quittance de cession de contrat

Lettre de quittance par l’Entrepreneur cédant le contrat

Responsable : l’Entrepreneur cédant le contratÉchéance :

4

Envoi des cautionnements et assurances à la Ville suite à la cession

Cautionnements et assurances requis

Réception des nouveaux cautionnements et assurances

Responsable : l’Entrepreneur à qui le contrat est cédéÉchéance :

5

Envoi d’une lettre de confirmation d’acceptation du contrat

128-Lettre typique : acceptation du contrat cédé

La cession du contrat acceptée par le nouvel entrepreneur

Responsable : l’Entrepreneur à qui le contrat est cédéÉchéance :

3.4.1.4.3. Sous-traitance (CCAG 4.3.3)

Tel que mentionné dans le module 2 du présent guide, l’obtention des attestations de Revenu Québec ne relève plus des obligations du donneur d’ouvrage, mais de l’entrepreneur et des sous-traitants.

Si l’Entrepreneur a recours à des Sous-traitants, il doit : (CCAG 4.3.3):

S’assurer que pendant toute la durée du Contrat, le Sous-traitant détienne une licence valide, avec la ou les sous-catégories appropriées, émises par la Régie du bâtiment du Québec (RBQ) et ne comportant pas de restriction

123

Aviser le Directeur aussitôt qu’il est informé qu’un de ses Sous-traitants détient une licence restreinte afin qu’il puisse évaluer la possibilité de présenter une demande de dérogation à la RBQ afin d’être autorisé à poursuivre l’exécution d’un Contrat de construction en cours avec une entreprise détenant une licence restreinte. Si la Ville décide de présenter une demande de dérogation, elle devra le faire dans les vingt (20) Jours calendrier suivant l’inscription de la restriction. À défaut, il ne sera plus possible de demander une dérogation à la RBQ et le Sous-traitant ne pourra plus exécuter le Contrat. (pour plus de détails sur le processus de demande d’une dérogation à la RBQ, voir la sous-section 3.4.1.4.3.1 ci-dessous).

Soumettre au Directeur, lors de la réunion de démarrage une liste complète et détaillée précisant le nom des Sous-traitants, les travaux qu’ils doivent exécuter ou les biens qu’ils doivent fournir et aviser le Directeur sans délai de toute modification apportée à cette liste pendant la durée du Contrat, le formulaire 163_Liste_sous-traitant, pourrait être utilisé à cet effet

Transmettre au Directeur, via le formulaire 163_Liste_sous-traitant , pour chaque Sous-contrat visé : le nom et l’adresse du Sous-traitant, le montant et la date de conclusion du sous-Contrat et dans le cas où cela est requis une copie de l’autorisation de l’Autorité des marchés financiers détenue par le Sous-traitant. Par la suite, pendant toute la durée du Contrat, l’Entrepreneur devra, avant que ne débute l’exécution de tout autre Sous-contrat visé, fournir au Directeur, une liste amendée de ses Sous-traitants

Fournir en tout temps, à la demande du Directeur, tout renseignement ou document supplémentaires concernant ces Sous-traitants.

Assumer l’entière coordination des travaux qu’exécutent les Sous-traitants et la responsabilité de leurs actes ou omissions.

Communiquer le contenu du contrat aux sous-traitants concernés, faire respecter par ces derniers toutes les dispositions du contrat qui les concernent et leur remettre, le cas échéant, une copie du cautionnement des obligations de l’Entrepreneur pour gages, biens et services.

3.4.1.4.3.1. Demande de dérogation à la RBQ pour autoriser un sous-traitant ayant une licence restreinte, à poursuivre l’exécution de son contrat en vertu de l’article 65.2.1 de la loi sur le bâtiment (L.R.Q., chapitre B-1.1),

Dans le cas où le Directeur est informé par l’entrepreneur, qu’un de ses sous-traitants détient une licence restreinte pendant l’exécution de son contrat, relié au contrat principal, le chargé de projet doit prendre action dans les plus brefs délais, pourvu que ce dernier en ait été informé avant l’expiration du délai de 20 jours calendrier suivant l’inscription de la restriction par la RBQ.

Avant l’expiration du délai de 20 jours, le chargé de projet doit évaluer la pertinence de faire une demande de dérogation à la RBQ, afin de permettre la poursuite des travaux par le sous-traitant en défaut. Deux choix sont alors possibles :

Envoyer une demande de dérogation à la RBQ autorisant le sous-traitant à poursuivre les travaux

Ou

Demander à l’entrepreneur de procéder à la résiliation du contrat avec son sous-traitant en défaut et d’en mandater un nouveau, afin de poursuivre l’exécution des travaux.

À cet effet l’encadrement administratif Demande de dérogation à la RBQ (C-OG-SCARM-D-12-001), décrit les règles à suivre et donne des outils qui aideront le chargé de projet à prendre la bonne décision afin de remédier à la situation.

124

Dans tous les cas, se référer au tableau ci-dessous, reprenant les étapes à suivre, pour la vérification de la liste des sous-traitants.

Processus pour la vérification de la liste des sous-traitants

Étape Tâche Référence Résultat

1

Valider la liste des sous-traitants transmise par l’entrepreneur : La Ville doit déterminer, en consultant le registre de la RBQ, si une restriction aux fins de l’obtention d’un contrat public, a été inscrite à la licence du sous-traitant

Lien vers le tableau des licences restreintes de la RBQ :

Deux résultats sont possibles :

1- Le sous-traitant est inscrit au tableau des licences restreintes de la RBQ : poursuivez à l’étape 2.

2- Le sous-traitant n’est pas inscrit au tableau des licences restreintes de la RBQ : Aucune action.

Responsable : le chargé de projets

Échéance : À chaque fois que Le chargé de projet reçoit la liste des sous-traitants, il doit vérifier si ces derniers figurent sur le tableau des licences restreintes émis par la RBQ.

2

Préparer une demande de dérogation à la RBQ autorisant le sous-traitant à poursuivre l’exécution de son contrat,

Ou

Transmettre une lettre à l’entrepreneur, lui demandant de procéder au remplacement du sous-traitant trouvé en défaut, afin de poursuivre les travaux.

Encadrement :164_Demande de dérogation à la RBQ

Modèle de lettre :165- Lettre de demande de remplacement d'un sous-traitant détenant une licence RBQ restreinte

1- Demande de dérogation à la RBQ prête à être envoyée : voir étape 3 avant de transmettre la demande.Ou,

2- Lettre à l’entrepreneur, de demande de remplacement du sous-traitant trouvé en défaut par un autre qui poursuivra les travaux (voir modèle de lettre cité à la colonne référence.

Responsable : le chargé de projets

Échéance : Dans les vingt (20) jours calendrier suivant la date d’inscription de la restriction

3

Approbation de la demande de dérogation : le chargé de projet doit s’assurer d’obtenir l’approbation préalable de la demande de dérogation auprès du comité exécutif (CE)

Encadrement :164_Demande de dérogation à la RBQ

Obtenir l’approbation préalable du comité exécutif pour la formulation d’une demande de dérogation à la RBQ.

Responsable : le chargé de projets

Échéance : Avant de transmettre la demande de dérogation à la RBQ et avant la fin du délai de vingt (20) jours calendrier suivant l’inscription de la restriction à la licence du sous-traitant.

4 Transmission de la demande de dérogation à la RBQ

Formulaire Décision de la RBQ concernant la demande de dérogation.

125

Processus pour la vérification de la liste des sous-traitants

Étape Tâche Référence Résultat

Utiliser le formulaire de demande d’autorisation de poursuivre l’exécution d’un contrat public, indiqué à la colonne Référence de ce tableau pour formuler la demande de dérogation auprès de la RBQ.

La demande peut être transmise à la RBQ via le courriel du secrétariat général de la RBQ

Ou

par télécopieur au :

514-873-3418

117-Demande d'autorisation de poursuivre l'exécution d'un contrat public en vertu de l'article 65.2.1 de la Loi sur le bâtiment (L.R.Q., chapitre B-1.1)

Courriel du secrétariat général de la RBQ :

secretariat.general@rbq.gouv.qc.ca

En cas de refus de la RBQ, il faut demander à l’entrepreneur de procéder à la résiliation du contrat avec son sous-traitant en défaut et d’en mandater un nouveau, afin de poursuivre l’exécution des travaux.

Responsable : le chargé de projets.

Échéance : Dans les vingt (20) jours suivant l’inscription par la RBQ, de la restriction sur la licence du sous-traitant.

3.4.1.4.4. Loi sur la santé et la sécurité du travail (CCAG 4.3.5)

Dans le cas où l’entrepreneur est désigné maître d’œuvre, il doit :

1. Assumer les obligations dévolues au maître d’œuvre :

a) En vertu de la Loi sur la santé et la sécurité du travail et des règlements en découlant;

b) Notamment, auprès de tout autre entrepreneur, organisme ou service municipal ou paramunicipal autorisé par la Ville à effectuer des travaux sur le Chantier.

S’engager à respecter et à faire respecter par ses employés, mandataires, Sous-traitants, employés ou représentant des Réseaux techniques urbains (RTU) et toute personne ayant accès au Chantier, les dispositions du programme de prévention ainsi que toute loi ou tout règlement relatif à la santé et à la sécurité du travail.

4. Documents à transmettre à la Ville de Montréal par l’entrepreneur:

a) Programme de prévention propre au chantier (au plus tard dix (10) Jours calendrier avant de débuter les travaux).

b) Une copie de l’Avis d’ouverture d’un Chantier de construction et de tout autre document exigé par la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) ainsi que l’avis de fermeture à la fin de ses travaux (avant le début des travaux).

c) Un certificat de la CNESST attestant qu’il s’est conformé aux dispositions de la loi. (Avant de débuter les travaux et à la réception provisoire des travaux).

126

3.4.1.4.5. Protection (CCAG 4.3.7)

L’Entrepreneur doit prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection et la sécurité de toute personne et de tout bien meuble ou immeuble, propriété, qui se trouvent sur le chantier ou à l’extérieur et pouvant être affecté par l’exécution des travaux.

L’Entrepreneur doit, à ses frais, protéger tous les ouvrages, installations ou structures existantes ou remplacer, le cas échéant, ceux qu’il a endommagés.

À la fin des travaux, il doit réparer à la satisfaction du Directeur tous les dommages et dégâts qu’il a causés sur le site des travaux ainsi qu’à la propriété publique ou privée touchée par ses travaux ou le remisage du Matériel, l’entreposage ou l’approvisionnement de Matériaux.

Avant d’entreprendre les travaux d’excavation, il appartient à l’Entrepreneur de recueillir auprès des tiers concernés tous les renseignements concernant l’état et la position exacte des installations sous leur responsabilité ou gestion, tant en plan qu’en élévation. L’Entrepreneur doit faire localiser sur place la position des RTU. Les éléments de tels réseaux nuisant à la construction des Ouvrages projetés (chambres, conduites, massifs de conduits, etc.) doivent être protégés ou supportés par l’Entrepreneur selon les exigences et à la satisfaction des responsables de ces Réseaux techniques urbains et du Directeur. L’Entrepreneur doit soumettre les plans de support requis, signés et scellés par un ingénieur.

À moins d’indication contraire au Cahier des charges, les travaux de déplacement, de détournement ou de support permanent (dans le cas où les massifs ne sont pas supportables) des Réseaux techniques urbains requis pour l’exécution du Contrat sont exécutés par les organismes concernés ou par leur entrepreneur, et les coûts sont assumés par ceux-ci. L’Entrepreneur doit assurer la coordination de ces travaux et en tenir compte dans son échéancier.

Avant de débuter les travaux, l’Entrepreneur doit valider avec le Directeur si une visite des lieux est requise pour identifier les repères géodésiques situés dans les limites ou à proximité du Chantier, et déterminer ceux qui doivent être protégés, enlevés ou déplacés.

Dans tous les cas où, du fait de l’exécution de travaux, ces repères géodésiques sont endommagés, l’Entrepreneur doit en aviser immédiatement le Directeur et, le cas échéant, les réparer ou les remplacer à ses frais selon les « Instructions relatives à la matérialisation de repères » du Ministère de l’Énergie et des Ressources naturelles (MER) du Québec.

3.4.1.4.6. Archéologie

Au cours de l’exécution des travaux, l’Entrepreneur est susceptible de dégager des objets ou des ouvrages en maçonnerie, en bois ou en autres Matériaux, ayant un intérêt artistique, archéologique, historique ou autre. L’Entrepreneur doit immédiatement aviser le Directeur d’une telle découverte et interrompre tout travail qui pourrait endommager ou détruire les objets et les ouvrages ainsi dégagés jusqu’à ce qu’il ait obtenu l’autorisation formelle du Directeur de reprendre le travail. L’objet d’une telle découverte, quel qu’il soit, est la propriété exclusive de la Ville.

3.4.1.4.7. Mesures d’urgence

Si, au cours de l’exécution des travaux et jusqu’à l’expiration du délai de garantie, il survient des situations découlant d’un geste ou d’une omission de l’Entrepreneur qui, de l’avis du Directeur, nécessitent des mesures d’urgence pour la protection du public, des ouvrages et des structures environnantes, et que l’Entrepreneur ne peut y remédier ou refuse de le faire, le Directeur peut prendre les mesures nécessaires pour y remédier. Les dépenses ainsi occasionnées sont à la charge de l’Entrepreneur et pourront être déduites de toute somme qui lui est due.

127

3.4.1.4.8. Réclamations, hypothèques légales, compensation et retenues

Lorsqu’il y a contre l’Entrepreneur ou un Sous-traitant une réclamation ou une créance qui peut entraîner une responsabilité financière pour la Ville ou constituer une charge sur des immeubles lui appartenant, cette dernière peut retenir les sommes ainsi réclamées jusqu’à l’obtention des quittances appropriées, notamment pour se tenir indemne en capital, en intérêts et en frais d’une telle réclamation ou créance. La Ville n’est pas tenue d’établir la validité de la réclamation ou de la créance.

3.4.2. Processus du rendement du fournisseur (CCAG 4.4)

L’évaluation du rendement permet aux municipalités de refuser, à certaines conditions, toute soumission d’un entrepreneur ou d’un fournisseur qui, au cours des deux (2) années précédant la date d’ouverture des Soumissions, a fait l’objet d’une évaluation de rendement insatisfaisant. Cette disposition est entrée en vigueur par décret gouvernemental le 26 juin 2013.

Conséquemment, un suivi rigoureux et documenté doit être effectué au cours du Contrat. Par la suite, le rendement de l’Entrepreneur sera évalué sur un ensemble de critères prédéfinis regroupés par thèmes. La grille de thèmes, incluant la pondération est décrite à l’article ci-dessous et la grille détaillée d’évaluation avec les critères détaillés des thèmes, doit être fournie dans le cahier des clauses administratives spéciales (CCAS).

Définitions :

Évaluation de rendement : Rapport basé sur une grille de critères préétablis propre au Contrat permettant de rendre compte du niveau de satisfaction de la Ville quant à la performance de l’Entrepreneur à qui la Ville a octroyé le Contrat.

Évaluation de rendement insatisfaisant : Rapport établissant une note inférieure à 70 % pour l’évaluation du rendement de l’Entrepreneur.

3.4.2.1. Grille d’évaluation :

L’Entrepreneur est évalué sur les thèmes suivants et la pondération suivante (CCAG):

Aspect de la conformité technique (30 %)

Respect des délais, des échéanciers et des aspects financiers (30 %)

Fourniture et utilisation des ressources (10 %)

Organisation et gestion (10 %)

Communication et documentation (10 %)

Santé et sécurité (10 %)

Les documents de référence suivants, préparés par la direction des infrastructures, présentent les procédures à suivre en ce qui a trait l’évaluation de rendement.

111-Procédure d’évaluation du rendement des fournisseurs dans la gestion de contrat de travaux : Guide de référence

112-Directive : octroi de contrats, fournisseurs avec rendement insatisfaisant

110-Rapport d’évaluation du rendement pour la réalisation des travaux

128

3.4.2.2. Avis de redressement

Un avis de redressement peut s’imposer soit après un avertissement à l’égard d’une situation, soit à l’occasion d’une faute grave ou d’une faute lourde de l’Entrepreneur. Un avis de redressement de la Ville est transmis au dirigeant de l’Entrepreneur par tout moyen de communication comportant une preuve de transmission.

109-avis de redressement

Lorsque l’Entrepreneur reçoit un avis de redressement de la Ville, il doit sans délai y donner les suites appropriées de manière à régler la situation ou le défaut dénoncé à la satisfaction de la Ville, et si requis, en soumettant avec diligence un plan et un échéancier de redressement pour commentaires de la Ville.

L’Entrepreneur est avisé que la Ville tiendra compte, en vue de l’évaluation de rendement du présent Contrat, de tout avis de redressement qu’elle émettra dans le cadre et au fur et à mesure de l’exécution du présent Contrat.

3.4.2.3. Transmission d’une évaluation de rendement insatisfaisant :

Si le rendement de l’Entrepreneur s’avère non satisfaisant, un rapport de cette évaluation lui sera transmis au plus tard soixante (60) Jours calendrier après la fin du contrat. À la suite de la réception du rapport, l’Entrepreneur disposera d’une période de trente (30) Jours calendrier pour faire parvenir ses commentaires à la personne désignée responsable de l’évaluation. À la suite de la réception de ces commentaires, et si la personne désignée maintient les conclusions, elle pourra faire entériner l’évaluation de rendement insatisfaisant par le comité exécutif de la Ville dans un délai de soixante (60) Jours calendrier.

Le service de l’approvisionnement est responsable de tenir à jour le registre des fournisseurs ayant obtenu un rendement insatisfaisant. L’encadrement administratif C-RM-APP-D-15-002 définit les modalités à cet effet.

108-Avis d’inscription à la liste des fournisseurs à rendement insatisfaisant

63-Évaluation du rendement des fournisseurs : (EA C-RM-APP-D-15-002)

Ce registre sera utilisé lors de l’analyse de conformité pour les futurs appels d’offres telle que mentionnée dans le module 2 de ce guide.

3.4.3. Défaut - résiliation (CCAG 4.5)

Si l’Entrepreneur fait défaut de respecter ses obligations contractuelles, le représentant désigné l’avise avec copie à la caution, du défaut et, le cas échéant, du délai imparti pour y remédier, la section 4.5 des CCAG donne les détails à cet effet. Il est à noter que dans certains cas, l’entrepreneur pourra voir son contrat résilié.

Avis de non-respect des engagements contractuels par l’entrepreneur

Lors de l’exécution des travaux, si l’entrepreneur ne respecte pas ses engagements contractuels, le représentant désigné doit le lui signifier par écrit. Pour ce faire, il dispose de plusieurs mécanismes prévus au CCAG.

1. Avis de non-conformité

5. Avis de pénalité

6. Avis de redressement

7. Avis de différend et avis de médiation

8. Avis de défauts

Il est à noter que la liste ci-dessus présente les avis par ordre croissant d’importance et que l’avis de défauts ou l’avis de redressement peuvent entrainer la résiliation du contrat.

129

Pour se donner un portrait complet de tous les avis remis à l’entrepreneur, le représentant désigné utilisera, au même titre que pour les demandes de changements, une seule liste présentant tous les avis pour un projet donné. voir l’exemple ci-dessous :

129-Liste des avis de non-conformité (DI)

Il est important que ces avis remis à l’entrepreneur soient documentés et qu’une reddition de comptes soit effectuée :

1. Pour exercer un suivi de ceux qui ne sont pas corrigés lors des rencontres hebdomadaires de chantier.

2. Pour utilisation lors de l’évaluation du rendement de l’entrepreneur.

3. Pour garder une traçabilité nécessaire en cas de litiges.

Le tableau ci-dessous présente chacun des mécanismes : vous pouvez aussi télécharger ce tableau séparément en cliquant sur le lien suivant : 132-Tableau des avis à l’Entrepreneur

130

Avis à l’Entrepreneur1 Avis de non-conformité

L’avis de non-conformité est utilisé pour documenter les situations observées au quotidien par le surveillant de chantier pour lesquelles un avis verbal est insuffisant. .

Gabarit : 118-avis de non-conformité

2 Avis de pénalité (CCAG 5.1.14)Lorsque l’entrepreneur est en défaut pour certaines obligations contractuelles décrites en détail à la section 5.1.14 du CCAG, il fera l’objet de pénalité financière. Voici ces obligations :

1- Défaut de fournir une mise à jour de l’échéancier des travaux à la première réunion de chantier.

2- Défaut de posséder une autorisation d’occupation du domaine public pour lui ou l’un de ses sous-traitants ou de respecter les termes de l’autorisation.

3- Retard dans l’exécution des travaux.

4- Retard dans la correction des déficiences suite à la réception provisoire (au-delà du délai prescrit; habituellement 30 jours).

Gabarits : 145_avis de pénalité pour défaut de fournir la mise à jour de l’échéancier des travaux ,

146_avis de pénalité pour défaut de possession d’autorisation d’occupation du domaine public ,

147 avis de pénalité pour retard dans l’exécution des travaux ,

148_avis de pénalité pour le retard dans la correction des déficiences

3 Avis de redressement (CCAG 4.4.4)

Un avis de redressement peut s’imposer soit après un avertissement à l’égard d’une situation (ex. : un avis de non-conformité qui n’est pas corrigé après plusieurs demandes), soit à l’occasion d’une faute grave de l’Entrepreneur, notamment lorsqu’il s’agit du défaut de l’Entrepreneur de respecter une obligation du Contrat ou de toute autre situation pouvant affecter la qualité d’exécution des travaux, le respect du délai de réalisation des travaux ou la collaboration requise de l’Entrepreneur et de son personnel dans le cadre de l’exécution du Contrat.

Le défaut de donner suite correctement à un avis de redressement peut entraîner la résiliation du contrat.

L’avis de redressement fait partie du processus d’évaluation du rendement qui peut mener à l’exclusion de l’entrepreneur pour l’obtention d’un contrat d’exécution de travaux avec la Ville.

Gabarit : 109-avis de redressement

Gabarit : 108-avis d’inscription liste fournisseurs rendement insatisfaisant

4 Avis de différend et avis de médiation (CCAG 5.1.12)

131

Avis à l’EntrepreneurLa procédure de règlement des différends vise à tout mettre en œuvre pour régler les différends sans avoir recours aux tribunaux; ceci dans le but de minimiser les coûts et de favoriser une meilleure relation d’affaires à court et moyen terme entre l’entrepreneur et la Ville.

L’Entrepreneur peut se prévaloir de la procédure de règlement des différends dans l’une ou l’autre des situations suivantes :

Lorsqu’il est en désaccord avec le délai fixé pour exécuter les travaux dans le cadre d’un ordre de changement;

Lorsqu’il existe un désaccord sur la valeur d’un ordre de changement;

Lorsqu’il est en désaccord avec une directive ou une décision de la Ville relative à l’exécution ou à l’interprétation de son Contrat;

Lorsqu’il a l’intention de faire valoir une demande de compensation supplémentaire.

Lorsqu’un différend d’une valeur totale de plus de 100 000 $ subsiste toujours à la suite d’une tentative de règlement, la Ville ou l’Entrepreneur peut, par l’envoi d’un avis écrit à l’autre partie, à l’intérieur d’un délai de dix (10) Jours ouvrables après la dernière décision rendue par la Ville, proposer la médiation.

Gabarit : 151-avis de différend

Gabarit : 152- avis de demande de médiation

5 Avis de défaut – résiliation (CCAG 4.5)

L’avis de défaut vise à informer l’entrepreneur qu’il ne respecte pas certaines obligations contractuelles qui pourraient mener au recours à la caution ou à la résiliation du contrat. Une copie de l’avis est envoyée à la caution.

Voici certaines de ces obligations :

1- Ne commence pas les travaux à la date indiquée par le Directeur dans l’ordre de débuter les travaux;2- Ne remplace pas les Matériaux refusés ou ne corrige pas les travaux déficients;3- Fait exécuter des travaux par un Sous-traitant ne détenant pas la licence appropriée;4- Enfreint les lois, décrets, arrêtés en conseil et règlements, ou les directives du Directeur;5- Poursuit les travaux sans la célérité et la diligence requises;6- Commet un acte de faillite ou devient insolvable;7- Suspend ses travaux sans l’autorisation écrite du Directeur;8- Abandonne les travaux;9- Conclut un contrat avec un Sous-traitant pour un Sous-contrat visé alors que ce Sous-traitant n’est pas

pourvu d’une autorisation de l’Autorité des marchés financiers ou que celle-ci a été révoquée lors de l’exécution des travaux;

10- Omet, à l’égard d’un Sous-contrat visé, de fournir au Directeur, dans le délai requis, les informations et documents exigés en vertu de l’article 4.3.3.1

Gabarit : 153-avis de défauts (copie caution)

6 Avis de demande d’intervention de la caution

Cet avis vise à informer l’Entrepreneur qu’une demande d’intervention a été envoyée à la caution

132

Avis à l’EntrepreneurGabarit : 154-avis de demande d’intervention de la caution suite à un défaut

Le suivi des avis émis à l’Entrepreneur se fait en utilisant le gabarit suivant :

Gabarit : 161-Suivi des avis émis à l’Entrepreneur

3.5. TRAVAUX (CCAG 5.0)

3.5.1. Exécution

Avant l’arrivée de l’entrepreneur au chantier, le représentant désigné ainsi que son équipe doivent effectuer une visite détaillée du site des travaux de construction et rencontrer, s’il y a lieu, les compagnies de services publics, les responsables des activités immobilières et les arrondissements (ou villes liées). Le représentant désigné note les obstacles qui entravent la bonne marche des travaux de construction, filme ou photographie l’ensemble du site des travaux.

Avant le début des travaux, plusieurs points doivent être revus avec l’entrepreneur, ces points seront inscrits à l’ordre du jour de la réunion de démarrage.

3.5.2. Autorité du Directeur

Le Directeur ou son représentant désigné a toute autorité pour gérer le Contrat et s’assurer que toutes les obligations de l’Entrepreneur prévues au Contrat sont respectées. À cet effet, il peut notamment :

Refuser tous Matériel, Matériaux, procédés ou travaux non conformes au Cahier des charges et ordonner, suivant le cas, leur démolition, réfection ou remplacement ; les travaux ainsi exécutés sont aux frais de l’Entrepreneur.

Ordonner, en tout temps, l’exécution des travaux en dehors des heures régulières de travail, selon les dispositions de l’article 5.2.1 des CCAG

Se rendre, en tout temps, au Chantier ainsi que sur tous les lieux qui ont trait aux travaux, tels que les ateliers, magasins, usines et autres; l’Entrepreneur doit, tant lui-même que ses Sous-traitants et Fournisseurs, lui en faciliter l’accès pendant les heures normales de travail.

Décider de toutes questions relatives aux quantités et à la valeur des travaux. L’Entrepreneur qui désire contester une telle décision doit le faire conformément aux dispositions de l’article 5.1.12 des CCAG.

3.5.2.1. Plans et dessins d’ateliers à soumettre par l’Entrepreneur

3.5.2.1.1. Travaux d’arpentage, alignement et niveaux (CCAG 5.1.3)

L’Entrepreneur doit, à ses frais, établir les alignements et les niveaux de l’Ouvrage projeté, l’implanter en plaçant des repères sur le Chantier et fournir au Directeur tous les moyens nécessaires et possibles pour vérifier le tracé et le profil de l’Ouvrage qu’il a établi. De même, il doit conserver les repères d’implantation jusqu’à ce que l’Ouvrage soit achevé à la satisfaction du Directeur.

Le Directeur se réserve le droit de vérifier, en tout temps, les alignements et les niveaux de l’Ouvrage.

L’entrepreneur désigné doit s’assurer que l’entrepreneur protège tous les repères sur le chantier pendant toute la durée des travaux.

133

Tous les Ouvrages doivent être réalisés de telle sorte que, à leur achèvement, les alignements et les niveaux montrés sur les plans originaux ou sur ceux modifiés par la suite sur l’ordre du Directeur soient parfaitement respectés.

À moins d’indication contraire dans le cahier des clauses administratives spéciales, la liste des points (coordonnées géodésiques XYZ) de l’Ouvrage projeté doit être fournie par l’Entrepreneur.

3.5.2.1.2. Plans annotés (TQC); (CCAG 5.1.5)

L’Entrepreneur doit maintenir une copie à jour des plans annotés de toutes les disciplines, sur lesquels apparaissent les modifications réalisées au cours de l’exécution des travaux par lui ou ses sous-traitants.

Les plans doivent être annotés clairement en rouge de toutes les modifications acceptées qui sont survenues durant les travaux.

L’Entrepreneur doit remettre à la Ville avant la réception provisoire des travaux, deux (2) copies couleur papier et numérisées (PDF) de chaque plan annoté portant la mention «annoté», signé et daté de la journée de l’émission du plan.

Le représentant désigné doit vérifier si les plans sont annotés clairement et en continu en validant avec l’entrepreneur et les sous-traitants.

Il faut s’assurer aussi, que toutes les modifications autorisées par le Directeur et signalées sur les plans annotés, ont fait l’objet d’une localisation géo référencée XYZ par un arpenteur géomètre membre de l’ordre des arpenteurs-géomètres du Québec, tel que demandé à la clause 5.1.6 du cahier des clauses administratives générales (CCAG) (voir ci-dessous, la section 3.5.2.1.3 plans de localisation des infrastructures)

3.5.2.1.3. Plans de localisation des infrastructures (CCAG 5.1.6)

Afin de permettre à la Ville de produire des plans finaux (anciennement plans tels que construit, TQC), l’entrepreneur doit fournir un plan de localisation des infrastructures souterraines, tel que stipulé dans la clause 5.1.6 du CCAG.

Pour tous les Ouvrages comportant de la construction, reconstruction des conduites d’eau et d’égout, ainsi que les projets comportant de la construction de réseau électrique, l’Entrepreneur devra fournir au plus tard trente (30) Jours calendrier suivants la réception provisoire des travaux, le plan de localisation géo référencée XYZ, pour la rue concernée par les travaux, des infrastructures existantes et nouvellement installées. Ce plan doit être préparé et minuté par un arpenteur-géomètre membre de l’ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. Les relevés effectués pour produire le plan de localisation ne constituent pas le mesurage officiel aux fins de paiement des quantités.

Afin de permettre à la Ville de produire les plans finaux (TQC), l’Entrepreneur devra s’assurer que l’arpenteur-géomètre ou un membre de son équipe puisse avoir accès au fur et à mesure des travaux aux infrastructures du projet avant que celles-ci ne soient enfouies.

Un guide de localisation des infrastructures pour l’élaboration des plans d’inventaire et finaux (TQC) a été créé par la Division Géomatique de la Direction des infrastructures (DI), expliquant la méthode à suivre et les exigences de la Ville à respecter pour élaborer ces plans. Nous vous invitons à le consulter.

162-Guide de localisation des infrastructures pour l’élaboration des plans d'inventaire et finaux (TQC)

À défaut de recevoir ledit plan de localisation préparé par un arpenteur-géomètre, la Ville de Montréal ne pourra procéder à la réception définitive des travaux et l’Entrepreneur ne pourra obtenir la retenue de garantie tel que prévu à l’article 5.6.5 Paiement décompte final du CCAG.

134

3.5.2.2. Autorisation et permis à obtenir avant les travaux

3.5.2.2.1. Fermeture d’eau

Lorsqu’un projet nécessite une fermeture d’eau, l’Entrepreneur doit tenir compte de ce qui suit :

L’Entrepreneur doit aviser au préalable le Directeur de la date et de l’heure exacte de l’interruption de l’alimentation en eau au moyen du formulaire d’interruption temporaire de l’alimentation en eau. Il doit obtenir son autorisation avant d’effectuer la coupure.

L’Entrepreneur doit distribuer des « affichettes de portes » intitulées « Interruption temporaire de l’alimentation en eau » dans un délai minimum de 48 heures avant la fermeture d’eau. L’Entrepreneur doit indiquer sur chacune de ces « affichettes de portes » la date ainsi que les heures de début et de fin prévues pour l’interruption de l’alimentation en eau.

Les formulaires d’interruption temporaire de l’alimentation en eau et les « affichettes de portes » sont fournis par la Ville.

3.5.2.2.2. Maintien de la circulation (CCAG 5.1.16)

Pour tous les projets et plus particulièrement lorsque les travaux se déroulent dans le domaine public (sur l’emprise de la rue) :

L’Entrepreneur doit respecter les spécifications du devis technique normalisé et spécial : Travaux de maintien de la circulation, signalisation temporaire et gestion des impacts.

Voici des extraits de ce devis :

1. la fourniture, la mise en place et l'enlèvement de la signalisation temporaire, le tout selon des plans de signalisations produits par l’entrepreneur, signés et scellés par un membre de l’Ordre des ingénieurs du Québec, et conformes aux Normes – Ouvrages routiers, Tome V, Signalisation routière (en vigueur) et aux exigences du présent document ;

9. la préparation des plans de signalisation temporaire pour chacune des phases, des sous-phases des travaux et lorsque que tout changement de configuration des voies de circulation est nécessaire ;

10. l’enlèvement ou le masquage de la signalisation contradictoire ;

11. la réinstallation de la signalisation permanente ;

12. la fourniture, la mise en place et l’enlèvement de la signalisation temporaire relative aux chemins de détour et/ou itinéraires alternatifs et panneaux d’informations complémentaires ;

13. l’effacement du marquage existant et le marquage temporaire ;

14. la pose de délinéateurs, le marquage et la signalisation provisoire lorsqu’un pavage temporaire doit être mis en place ou lors d’une suspension des travaux ;

15. l’effacement du marquage temporaire et la réalisation du marquage final une fois les travaux terminés à moins d’indications contraires au devis technique circulation ou du devis de conception des travaux;

16. au minimum une patrouille journalière effectuée par le sous-traitant pour vérifier la conformité de la signalisation en place avec les planches de signalisation ;

135

17. la fourniture, l’installation, le maintien et l’enlèvement de panneaux de signalisation complémentaires, lorsque spécifiés dans le devis technique circulation ou tout autre document de l’appel d’offres ;

18. la fourniture, l’installation, le maintien, le déplacement et l’enlèvement de panneaux à messages variables, lorsque spécifiés dans le devis technique - circulation ou tout autre document de l’appel d’offres ;

19. la fourniture, la mise en place, le déplacement et l’enlèvement de glissières de sécurité approuvées par la Ville de Montréal pour la protection des travailleurs et la fermeture de voies de circulation à long terme selon la nature des travaux;

20. la fourniture, la mise en place, le déplacement, l’enlèvement et l’entretien d’atténuateurs d’impact;

21. le maintien d’une patrouille sur le chantier durant les mobilisations, jusqu’à réception de l’aménagement par le Directeur;

22. le remplacement de tout dispositif endommagé en raison d’actes de sabotage, d’accidents ou de forces majeures pendant toute la durée des travaux;

23. le maintien de la signalisation lors d’arrêts de chantier causés par des conflits de travail qui ne sont pas dus à l’intervention de la Ville;

24. la présence de signaleurs;

25. la fourniture, l’installation, le maintien et l’enlèvement des feux de signalisation temporaire, lorsque spécifiés dans le devis technique circulation ou tout autre document de l’appel d’offres;

26. l’enlèvement, la réinstallation des lampadaires et la fourniture d’un éclairage temporaire, lorsque spécifiés dans devis technique circulation ou tout autre document de l’appel d’offres;

27. l’enlèvement et la réinstallation du mobilier urbain, lorsque spécifiés dans le devis technique circulation ou tout autre document de l’appel d’offres;

28. les travaux d’entretien du domaine public (nettoyage, déneigement, déglaçage);

29. le maintien des services publics notamment les différentes cueillettes

30. l’enregistrement de la signalisation d’interdiction de stationnement dans le but de permettre le remorquage lorsqu’il y a infraction;

31. le service de remorquage dans la zone des travaux;

32. les autres travaux requis pour la complète exécution du projet dans un cadre sécuritaire pour les usagers de la route, pour les travailleurs et pour les riverains.

De plus, en aucun cas, l’entrepreneur ne doit mettre en danger la vie des employés de la Ville de Montréal présents au chantier. Une retenue permanente de 10 000$ est appliquée à titre de dommages et intérêts liquidée sur simple constat par le Directeur. L’entrepreneur doit répondre aux conditions qui suivent avant d’obtenir l’autorisation du Directeur de débuter les travaux.

L’entrepreneur doit :

Préparer son plan de cheminement des travaux et le remettre lors de la réunion de démarrage qui a lieu quinze (15) jours ouvrables avant le début des travaux;

Identifier, lors de la réunion de démarrage, un coordonnateur en signalisation;

136

Assurer la présence à la réunion de démarrage, du coordonnateur et d’un représentant de la firme sous-traitante en signalisation;

Envoyer, dix (10) jours ouvrables avant le début des travaux ou avant chaque changement de phase, ses planches de signalisation au Directeur ou son représentant;

Installer la signalisation d’information dix (10) jours ouvrables avant le début des travaux, lorsque demandé ;

Faire sa demande de permis d’occupation temporaire du domaine public, une fois la planche approuvée par le Directeur, cinq (5) jours ouvrables avant le début des travaux ou avant chaque changement de phase, auprès de l’arrondissement concerné.

Le Directeur se réserve le droit de reporter le début des travaux ou de suspendre la mobilisation d’une nouvelle phase aux frais de l’entrepreneur en cas de non-respect de l’une ou l’autre de ces conditions et aucune réclamation découlant de ce fait ne pourra être reçue de la part de l'entrepreneur.

Le Directeur peut refuser toute phase de travaux qui ne respecte pas les principes de gestion de la circulation ou tout élément du présent devis technique normalisé.

Planches de signalisation routière

Les planches de signalisation doivent refléter les clauses du présent devis technique normalisé et toute autre prescription spéciale ou tout autre principe particulier de gestion de la circulation prévue au devis technique circulation, et être conforme au Code de la sécurité routière du Québec (L.R.Q., c. C-24.2), et aux Normes – Ouvrages routiers, Tome V, Signalisation routière du MTQ.

La planche doit être dessinée à l'aide d'un fond de plan de cartographie (géo référencée) à jour fourni par le Directeur. Pour ce faire, le Directeur s’engage à fournir ce fond de plan sur support informatique à la réunion de démarrage.

Les plans de signalisation doivent être signés et scellés par un ingénieur, membre de l’Ordre des ingénieurs du Québec.

Sans s’y limiter, les planches de signalisation doivent contenir les éléments suivants:

toute signalisation temporaire (stationnement, travaux, etc.);

le marquage temporaire;

toute signalisation permanente à masquer, à enlever ou à déplacer;

les dispositifs de retenue et les modifications géométriques;

l’identification des éléments de circulation (sens de rue, feux de circulation, passages piétons, etc.);

l’emplacement exact de l’aire de travail, des accès au chantier, des itinéraires du camionnage destiné au chantier et des signaleurs;

les déviations de la circulation des piétons et des cyclistes;

la signalisation de détour et de chemins alternatifs;

la signalisation de détour des véhicules lourds;

les largeurs des voies de circulation disponibles à la circulation des véhicules, des piétons, des cyclistes et des voies réservées au transport en commun, etc.;

le numéro de soumission de la Ville;

137

les planches de signalisation doivent être à l’échelle, en unité métrique, en format PDF, imprimable en format 11 po X 17 po et lisibles.

L’entrepreneur doit soumettre une planche de signalisation pour chacune des phases, et des sous-phases des travaux, et lorsque tout changement de configuration des voies de circulation est nécessaire.

L’entrepreneur doit s’assurer de toujours avoir en sa possession une copie à jour, de la planche de signalisation approuvée et il doit remettre une copie au surveillant avant le début de ses travaux.

L’entrepreneur doit respecter en tout temps sur le terrain la dernière version approuvée des planches de signalisation, autrement il risque une pénalité conformément à la section 7 du présent devis technique normalisé.

La reconduction des planches déjà approuvées au préalable – durée ?

Au cas où l’entrepreneur mobilise le chantier avec une planche de signalisation autre que la dernière copie approuvée, la Ville se réserve le droit de suspendre les travaux. Les coûts du report des travaux sont alors aux frais de l’entrepreneur.

Permis d’occupation temporaire du domaine public (CCAG 4.2.3)

L’entrepreneur a l’obligation d’obtenir un permis d’occupation temporaire du domaine public afin d’avoir le droit d’occuper le domaine public. Il doit en faire la demande auprès de l’autorité locale (arrondissements ou villes liées) cinq (5) jours ouvrables avant le début des travaux ou de chaque changement de phase de travail et de chacune des entraves des voies de circulation, trottoirs ou espaces publics. En cas de non-respect de ce délai, le Directeur ou l’autorité locale se réserve le droit de ne pas autoriser les travaux. Les coûts de ce report sont alors aux frais de l’entrepreneur.

L'entrepreneur doit assurer un suivi avec l'arrondissement ou la ville liée en ce qui a trait à la validité de tous ses permis d’occupation temporaire du domaine public. Il doit s’assurer de la vérification hebdomadaire de toute occupation du domaine public. Dans le cas d’une diminution des travaux, il doit en informer l'émetteur.

Les planches de signalisation approuvées par le Directeur devront accompagner la demande de permis d’occupation temporaire du domaine public. Seules les planches pertinentes à la séquence des travaux seront acceptées. La mobilisation des planches de signalisation prend effet avec le permis ou l’autorisation écrite d’occupation temporaire du domaine public de l’autorité locale.

L’entrepreneur doit toujours avoir, en sa possession, une copie de son permis et en remettre des copies au surveillant avant le début de ses travaux.

L’entrepreneur doit prévoir l’emplacement de ses matériaux, de sa machinerie, de la roulotte de chantier, des toilettes portatives ainsi que tout équipement nécessaire à ses travaux. La hauteur de stockage des matériaux doit être en accord avec les normes en vigueur dans l’arrondissement ou la ville où sont effectués les travaux et ne doit pas nuire à la visibilité des dispositifs de signalisation.

Si l’aire de travail, prévu au contrat, ne permet pas l’espace suffisant pour l’entreposage de tout son équipement, ses matériaux, sa machinerie ou tout autre dispositif nécessaire à l’exécution de ses travaux, l’entrepreneur doit prévoir tous les emplacements supplémentaires nécessaires et obtenir les permis au préalable.

L’obtention de ces permis supplémentaires peut nécessiter des plans de signalisation et doit faire l’objet d’une approbation au préalable par le Directeur.

Le Directeur se réserve le droit d’annuler le permis d’occupation temporaire du domaine public si l’entrepreneur ne respecte pas les exigences du présent cahier de charge et du devis technique de circulation.

Autres permis et autorisations

138

L’entrepreneur est responsable d’obtenir tous les permis, autorisations et ententes nécessaires auprès des entités concernées (arrondissements, villes liées, MTQ, gouvernement du Québec, du Canada, terrains privés, sociétés de chemin de fer, etc.), afin d’assurer l’exécution des travaux. Il est responsable d’obtenir, de remplir et d’acheminer les formulaires ou les lettres d’entente.

3.5.2.3. Échéancier d’exécution et planification hebdomadaire (CCAG 5.1.7)

La section suivante décrit les étapes principales pour la construction et le suivi de l’échéancier de projet :

1re étape : L’entrepreneur soumet un échéancier des travaux dix (10) jours ouvrables après la demande du Directeur « représentant désigné » et le « professionnel désigné »

2e étape : Le « représentant désigné » ou Directeur émet ses commentaires en s’assurant que l’entrepreneur :

Respecte le délai contractuel;

Se conforme aux contraintes des horaires de travail demandés au CCAS ou à la réglementation de l’arrondissement;

Tient compte des congés statutaires de la construction (selon le décret);

Respecte les contraintes imposées dans les clauses administratives spéciales ex. : phasage, jalons, maintien de la circulation, etc.;

À vérifier que chaque activité a un prédécesseur et un successeur;

A identifié son chemin critique;

A indiqué les éléments critiques qui requiert de longs délais de livraison ex : activité de fabrication d’un refroidisseur (dessin d’atelier à soumettre + délai approvisionnement + délai de fabrication avant l’installation;

N’a pas omis d’activités (travaux) prévues au contrat;

3e étape : L’entrepreneur corrige l’échéancier en tenant compte des commentaires et doit resoumettre une version révisée de l’échéancier.

4e étape Le représentant désigné ou le professionnel désigné approuve l’échéancier lorsqu’il respecte les contraintes du projet; celui-ci devient alors l’échéancier de référence.

5e étape L’entrepreneur crée l’échéancier de référence (baseline) et l’envoie à tous les intervenants.

6e étape L’entrepreneur doit mettre à jour l’échéancier à chaque décompte mensuel introduisant les dates réelles des travaux effectués et le pourcentage d’avancement.

7e étape Le représentant désigné doit suivre l’avancement des travaux et demander à l’entrepreneur quelles mesures il va prendre pour remédier à la situation afin de respecter le délai contractuel de réalisation des travaux. La date de fin des travaux ne peut changer à moins qu’une entente ait été conclue et qu’un ordre de changement ait été émis pour prolonger le délai de réalisation du projet.

En plus de l’Échéancier, l’Entrepreneur doit, et ce, de façon hebdomadaire, fournir un programme détaillé indiquant les activités ou tâches qu’il entend réaliser au Chantier au cours des trois semaines suivantes et il doit mettre à jour cette planification chaque semaine en illustrant ce qui a été exécuté en fonction de la planification présentée la semaine précédente. Ce suivi hebdomadaire doit être remis au Directeur deux (2) Jours ouvrables avant la réunion de chantier hebdomadaire.

139

3.5.2.4. Délai de réalisation du projet (CCAG 5.1.8)

Le délai de réalisation des travaux est celui indiqué au cahier des clauses administratives spéciales et constitue l’essence même du Contrat. Ce délai se calcule à compter de la date d’autorisation de débuter les travaux jusqu’à la réception provisoire de l’ensemble des travaux prévus au Contrat. L’Entrepreneur ne doit pas débuter les travaux avant d’en avoir reçu l’autorisation écrite.

3.5.2.5. Modifications apportées aux délais (CCAG 5.1.9)

3.5.2.5.1. Avis écrit

Si l'Entrepreneur juge qu'un événement non prévu à son Contrat ou une situation hors de son contrôle provoquera un retard significatif dans l'achèvement des travaux faisant l'objet du Contrat, il est tenu d'informer par écrit le Directeur de la nature, de la cause et des conséquences prévues, dans les dix (10) Jours ouvrables qui suivent le commencement de cet événement ou la découverte de cette situation.

3.5.2.5.2. Défaut de l’Entrepreneur

Le défaut de l’Entrepreneur d'informer le Directeur conformément au paragraphe qui précède constitue une renonciation définitive de sa part à invoquer un tel événement ou une telle situation, et aucune prolongation, du délai de réalisation des travaux, ne lui sera accordée.

3.5.2.5.3. Prolongation du délai

Lorsque l’Entrepreneur réclame une prolongation du délai de réalisation, il doit démontrer l’impact sur le Chemin critique de l’Échéancier de référence. Un retard dans l’exercice d’une activité faisant partie du Chemin critique entraîne une prolongation du délai de réalisation du Contrat, seulement lorsqu’il n’est pas possible de modifier le déroulement des activités ou modifier l’ordre de celles-ci

L’Entrepreneur doit soumettre au Directeur ou au Professionnel désigné une proposition d’ordonnancement de ces travaux pour diminuer l’impact sur l’Échéancier du projet.

Lorsque le Directeur considère que ledit événement ou ladite situation justifie une prolongation du délai de réalisation des travaux, elle en avise l'Entrepreneur et lui indique le nombre de jours de prolongation par l’émission d’un ordre de changement (voir section « demande de changements » du présent guide »)

3.5.2.5.4. Conditions météorologiques

En aucun cas, des conditions météorologiques défavorables, sous réserve de l’article 5.1.9.5 ou lorsqu’il s’agit d’une situation de force majeure, des événements causés par le fait de l’Entrepreneur ou d’une personne sous son autorité, ne pourront être considérés comme une cause de retard échappant au contrôle de l’Entrepreneur ou non prévisible par celui-ci.

3.5.2.5.5. Délais occasionnés par des intempéries lors de travaux de pavage

On peut permettre un délai supplémentaire selon les modalités permis à l’article 5.1.9.5 du CCAG.

3.5.2.6. Instruction de chantier (CCAG 5.1.10)

Le Directeur ou le Professionnel désigné peut émettre toute instruction de chantier à l’égard d’une des situations suivantes :

apporter une précision au Contrat et ainsi faciliter la réalisation des travaux par l’Entrepreneur;

140

s’assurer que l’exécution des travaux respecte les exigences du Cahier des charges;

intervenir lors d’une situation urgente mettant en cause la sécurité des biens ou des personnes;

toute autre situation découlant de l’exécution du Contrat.

Une instruction de chantier ne constitue pas un changement au Contrat.

L’Entrepreneur doit donner suite à cette instruction de chantier et exécuter les instructions demandées avec diligence, au moment approprié, en tenant compte de l’avancement des travaux : voir formulaire ci-dessous

114-Instructions de chantier

3.5.2.7. Gestion des changements (CCAG 5.1.11)

1. Modifications des travaux

La Ville de Montréal est consciente du fait qu’un contrat de construction, de réfection ou d’entretien ne peut pas être bien géré sans un mécanisme permettant de prendre en compte les changements, modifications ou imprévus qui peuvent survenir pendant l’exécution des travaux.

Encadrement administratif : 106-Contingences_incidences_et_déboursés_dans_les_contrats

La Ville de Montréal exige cependant une rigueur constante dans la gestion des modifications du contrat par demande de Changement pour tout ce qui concerne :

les modifications aux prix soumissionnés;

les modifications aux plans et devis;

les écarts dans les quantités prévues au contrat;

les substitutions de matériaux, méthodes ou autres qui, sans affecter le prix, ont un impact sur la qualité des travaux;

les modifications des délais d’exécution.

Au-delà du suivi serré de chacune des demandes de changements, une vue d’ensemble est requise pour une bonne gestion des budgets de contingences affectés à un projet donné. À cet effet, un gabarit vous est proposé :

105-Suivi des demandes de changements

Aucun changement de coûts, de délais, de matériaux ou de quantités ne peut être apporté à un contrat sans une autorisation préalable, conformément aux normes d’approbation de la Ville. Tout changement à un contrat nécessite l’accord des parties et l’émission d’un ordre changement signé par les représentants de l’Entrepreneur et le représentant désigné.

La présente procédure décrit les principes et modalités de préparation, d’approbation et d’émission des changements aux contrats administrés par le chargé de projets.

Tout changement, si minime soit-il, doit faire l’objet d’une approbation. La demande de changement doit être émise avant de négocier une entente quelconque avec l’entrepreneur.

Il incombe au représentant désigné pour tout changement d’obtenir les autorisations nécessaires auprès de ses répondants (gestionnaires selon les seuils établis).

Dans la pratique, afin de réduire au minimum l’émission de directive de changement, et ainsi la bureaucratie inhérente à des éléments marginaux, on convient de ce qui suit :

141

a) Augmentation des quantités, travaux de construction supplémentaires et bonis (s’il y a lieu)

Toute augmentation des quantités, tous travaux de construction supplémentaires et bonis doivent faire l’objet d’une directive de changement.

Pour réduire le nombre de demandes de travaux contingents qui pourraient être émises suite à des augmentations minimes des quantités prévues à un contrat et/ou des petits travaux de construction supplémentaires, et ce pour une même cause ou raison de l’imprévu, une directive de changement sera émise en regroupant les quantités et petits travaux de construction supplémentaires.

Lorsque des crédits additionnels sont requis pour terminer les travaux d’un contrat de construction (incluant les contingences prévues au contrat), le représentant désigné doit en faire l’évaluation et préparer un sommaire décisionnel (GDD) à cette fin. Ce sommaire doit être acheminé aux mêmes instances décisionnelles que pour l’octroi du contrat. Le Directeur doit être avisé avant le ficelage du sommaire pour qu’il puisse en aviser le les responsables du processus décisionnel. Cette procédure demeure exceptionnelle et doit être bien documentée.

b) Diminution des quantités ou travaux de construction à accomplir et dommages-intérêts (s’il y a lieu)

Les diminutions des quantités ou travaux de construction à accomplir, les crédits, et, s’il y a lieu les dommages-intérêts en vertu du contrat, doivent faire l’objet d’un ordre de changement.

Ces diminutions feront immédiatement l’objet d’une approbation des travaux contingents sous forme d’un crédit ou faisant mention des postes où il y a diminution des quantités.

c) Modification des délais d’exécution

Les modifications aux délais d’exécution des travaux de construction établis au contrat doivent faire l’objet d’un ordre de changement.

Bien que, dans la plupart des cas, de telles modifications n’aient pas d’impact financier majeur, le représentant désigné devra nécessairement obtenir l’approbation du propriétaire du bien qui sera livré ainsi que celle du Directeur du service concerné avant de négocier une entente avec l’entrepreneur.

Le processus de gestion des changements de la page suivante montre les étapes importantes de l’utilisation des demandes et ordres de changements détaillés dans les clauses administratives générales (CCAG).

142

130-Cartographie du processus de gestion des changements

Identification d’un imprévu par

l’entrepreneur ou modifications aux

plans et devis par le représentant

désigné ou le professionnel désigné

Numéro processus: SPO_GDC_V0

Sous processus Début / finActivité Décision

Page: 1 de 1

LÉGENDE

FIN

Processus de gestion des changements

Date: octobre 2016

Exécution des travaux

Phase 2: Demande de changements Phase 3: Ordre de changements Phase 4: Exécution des travaux reliés aux changementsResponsable

Entrepreneurs

Directeur ou son

représentant désigné

Gestionnaires

Document

Conséquence sur l’échéancier?

L’Entrepreneur avise le représentant désigné

du délai

Oui

Oui

Non

Non

Modifications aux travaux ou ajout de

matériaux?

Travaux requis immédiatement?

L’entrepreneur avise le représentant désigné

Modifications acceptées?

Décision à venir sur la suite par le

représentant désigné

Phase 1: Identification d’un imprévu ou modifications aux plans et devis

Préparation d’une demande de

changements

Préparation d’une demande de

changements exécutoire

Approbation des demandes et ordres de changements selon niveau de délégation

Soumission d’un prix et délai additionnel si

requis (10 jours)

Préparation d’un ordre de changements:

précise si modifications entrainent des délais

Oui

Modifications aux travaux requises?

Oui

Préparation d’une instruction

de chantier

Oui

Prix acceptés?

Dépenses contrôlées Exécution des travaux

Oui

Non

Prix acceptés?

Oui

Non

Note: Si un différend persiste relatif à l’établissement des

coûts de travaux, la Ville s’engage à payer un montant qu’elle estime juste pour le

changement. Ce qui ne constitue pas une renonciation de l’entrepreneur de faire valoir

ces droits

Processus de gestion des changements (119-Processus de gestion des changements)

Étape Tâche Référence Résultat

1

Identification d’un imprévu ou modification aux plans et devis

Avis écrit de l’entrepreneur ou autres documents décrivant les travaux requis, émis par le représentant désigné ou le professionnel désigné

Les parties prenantes du projet sont informées d’un imprévu identifié.

Responsable : le représentant désigné de la Ville ou l’entrepreneurÉchéance : délai minimum après le constat de l’imprévu

2

Préparer une demande de changements, exécutoire ou non exécutoire.

38-Gestion des changements (annexe K)

Les parties prenantes du projet sont informées d’un imprévu identifié.

Responsable : le représentant désigné de la VilleÉchéance : délai minimum après la réception des documents décrivant l’imprévu

Note a Le représentant désigné de la Ville est le seul autorisé à compléter une demande de changements. L’entrepreneur n’est pas autorisé à générer ce document.

Demande de changements non exécutoire

3

Soumettre un prix pour le changement

38-Gestion des changements (annexe K)

Date de réunion acceptée par tous les participants

Responsable : l’entrepreneurÉchéance : 10 jours ouvrables (ou autre selon ce qui est indiqué dans la demande de changements) après la réception de la demande de changements.

Note b Si l’entrepreneur juge qu’un délai additionnel doit lui être accordé, il doit en faire la démonstration.

Note c Si négociation sur le prix soumis, l’entrepreneur doit soumettre à nouveau un prix dans les 5 jours ouvrables suivant la demande du représentant désigné

4

Émettre l’ordre de changements 38-Gestion des changements (annexe K)

Ordre de changements signé par les deux parties

Responsable : le représentant désignéÉchéance : Après entente des deux parties

Note dLorsque les deux parties ne s’entendent pas sur le délai, l’Entrepreneur le signifie sur le formulaire de l’ordre de changement, et doit soumettre au Directeur dans les dix (10) Jours ouvrables la démonstration de l’impact sur son échéancier global. Le Directeur se réserve ce même délai pour faire connaître sa position à l’égard de cette demande.

5

Effectuer les travaux 38-Gestion des changements (annexe K)

Début des travaux relié à l’imprévu identifié.

Responsable : l’entrepreneurÉchéance : À la réception de l’ordre de changement signé par le Directeur ou son représentant désigné.

Demande de changements exécutoire

Processus de gestion des changements (119-Processus de gestion des changements)

Étape Tâche Référence Résultat

Note e Lorsque la demande de changement est exécutoire, le représentant désigné le signifie à l’Entrepreneur et ce dernier doit s’y conformer et procéder aux travaux avec diligence et célérité.

6

Effectuer les travaux 38-Gestion des changements (annexe K)

Début des travaux relié à l’imprévu identifié.

Responsable : l’entrepreneurÉchéance : À la réception de la demande de changement exécutoire signé par le Directeur ou son représentant désigné.

Note f

Lorsque l’entrepreneur effectue les travaux sans qu’il y a ait d’entente sur le prix entre les deux parties; c’est-à-dire dans les cas de demande de changements exécutoire ou d’ordre de changements; le travail pourra s’effectuer en mode de dépenses contrôlées jusqu’à ce qu’il y ait entente.Dans le cas d’un « différend » relatif à l’établissement des coûts des travaux (aucune entente); la Ville s’engage à payer un montant qu’elle estime juste pour le changement, ce qui, le cas échéant, ne constitue pas une renonciation de la part de l’Entrepreneur à faire valoir ses droits, et n’a pas pour effet d’empêcher le processus de règlement des différends.

Le lien suivant donne accès au processus de gestion des changements décrit dans le tableau ci-dessus :

119-Processus de gestion des changements

1. Modifications aux travaux

Le Directeur ou son représentant, le chargé de projets peut, en tout temps, modifier les travaux et les conditions d’exécution du Contrat. Ces modifications n’ont pas pour effet d’annuler le Contrat; l’Entrepreneur ne peut s’en prévaloir comme cause de résiliation et doit s’y conformer.

L’Entrepreneur ne peut apporter de modifications aux travaux à moins d’avoir reçu une demande de changement exécutoire ou un ordre de changement.

2. Demande de changement

Le Directeur peut apporter des changements aux travaux au moyen d’une demande de changement.

L’Entrepreneur doit collaborer avec le Directeur ou le Professionnel désigné pour identifier les mesures permettant, entre autres, une exécution optimale du changement en fonction du Chemin critique des activités de son Échéancier d’exécution, et dans le respect du délai de réalisation fixé par le Directeur.

3. Ordre de changement

Le Directeur peut apporter des changements aux travaux au moyen d’un ordre de changement.

Aucun paiement ne sera émis pour tout travail exécuté par l’Entrepreneur, non prévu au Cahier des charges et qui n’aura pas fait l’objet d’un ordre de changement, à moins qu’il ne s’agisse d’une situation décrite à l’article 5.1.10 c) du CCAG..

145

Pour être inclus à une demande de paiement, l’ordre de changement doit être signé par les deux (2) parties, et l’Entrepreneur doit avoir transmis au Directeur toutes les pièces exigibles relatives à cet ordre de changement. Celui-ci sera payable selon l’avancement des travaux.

4. Établissement de la valeur d’un changement

Les montants prévus pour des Contingences dans le cahier des charges servent à défrayer le coût des travaux pour lesquels les quantités à réaliser dépassent celles prévues dans le Cahier des charges ainsi que les coûts des travaux qui ne sont pas couverts par d’autres items de la Soumission et qui sont ordonnés par écrit par le Directeur. Ces derniers constituent des Ouvrages dont la nature n’est pas déterminée de façon précise dans le bordereau de soumission ou dans le cahier des charges au moment de l’Appel d’offres. La Ville ne donne aucune garantie que des Contingences seront requises, mais se réserve le droit d’en commander l’exécution.

Chaque fois qu’il est nécessaire, en vertu du Contrat, d’établir des prix, soit pour des quantités ou parties de travaux additionnels ordonnés par le Directeur, ou pour des quantités ou parties de travaux soustraits, inachevés ou refusés du Contrat, la valeur des travaux est établie conformément à l’une des règles a) b) ou c) ci-après; chaque règle prévaut sur la suivante dans l’ordre d’énumération.

a) Par l’application des prix unitaires fournis par l’Entrepreneur dans la formule de soumission.

b) Par l’application des prix unitaires déterminés dans le répertoire des prix unitaires de la Ville, ce dernier est disponible en cliquant sur le lien suivant : 166-Répertoire des prix unitaires des travaux de la Ville de Montréal

c) Selon un prix unitaire ou forfaitaire ventilé acceptable aux deux parties, en tenant compte des majorations pour administration et profits aux alinéas iv) et v) de l’article 5.1.11.4. d).

Toutefois, le Directeur se réserve le droit, dans tous les cas, de payer les travaux ou parties de travaux concernés par ces modifications, selon le principe des « dépenses contrôlées ». La valeur de ces travaux est alors calculée comme suit :

i. les salaires des contremaîtres et de la main-d’œuvre dédiée directement à l’exécution desdits travaux supplémentaires selon les taux de salaire indiqués au décret de l’industrie de la construction, plus les frais accessoires connexes imposés par les lois et décrets;

ii. le prix de revient des Matériaux incorporés à l’Ouvrage en raison des travaux supplémentaires ou nécessaires à leur exécution, sans les taxes applicables;

iii. les appareils et l’outillage nécessaires et acceptés par le Directeur, exception faite des outils habituels des artisans, selon les taux de location du marché local;

iv. une majoration de 15 % est ajoutée au total des montants des alinéas i), ii) et iii) pour couvrir les frais généraux et les profits. Les frais généraux comprennent les frais de bureau de l’entreprise, incluant notamment l’estimation et la direction de projet, le personnel de soutien, les assurances, etc., les frais de chantier, incluant notamment le chargé de projet, le surintendant, le commis, le petit Matériel, la roulotte de chantier et les fournitures diverses, etc.;

v. lorsque les travaux sont exécutés par un Sous-traitant, la majoration de 15 % des montants des alinéas i), ii) et iii) est accordée au Sous-traitant, et une majoration additionnelle de 10 % à l’Entrepreneur est ajoutée sur le total des montants. Une seule majoration de 15% est acceptée, et ce même si le sous-traitant fait appel à un autre sous-traitant;

À la fin de chaque jour où des travaux additionnels ont été exécutés et dont la rémunération est prévue en dépenses contrôlées, l’Entrepreneur doit faire un état en triplicata indiquant en détail les travaux exécutés, les noms des ouvriers avec leur classification quant à leur emploi, les heures de travail, le taux des gages, la quantité et le coût

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des Matériaux incorporés dans lesdits travaux ainsi que le genre et les heures d’utilisation de l’outillage. L’Entrepreneur doit signer l’état journalier des travaux supplémentaires et le transmettre au Directeur. La réception par le Directeur de l’état journalier ne constitue pas une acceptation des quantités et des montants qui y sont inscrits.

Aux fins d’approbation de ces états journaliers, le Directeur se réserve le droit de vérifier ou de faire vérifier chez l’Entrepreneur et, le cas échéant, chez le Sous-Traitant la véracité des informations fournies et d’exiger toute pièce justificative qu’il juge nécessaire.

Si un changement aux travaux a pour résultat net une diminution du prix du Contrat, le montant du crédit doit être le coût net, sans majoration ni déduction pour frais généraux et profits.

3.5.2.8. Procédure de règlements des différends (CCAG 5.1.12)

La procédure de règlement des différends vise à tout mettre en œuvre pour régler les différends sans avoir recours à aux tribunaux; ceci dans le but de minimiser les coûts et de favoriser une meilleure relation d’affaires à court et moyen terme entre l’entrepreneur et la Ville.

L’Entrepreneur peut se prévaloir de la procédure de règlement des différends dans l’une ou l’autre des situations suivantes :

Lorsqu’il est en désaccord avec le délai fixé pour exécuter les travaux dans le cadre d’un ordre de changement;

Lorsqu’il existe un désaccord sur la valeur d’un ordre de changement;

Lorsqu’il est en désaccord avec une directive ou une décision de la Ville relative à l’exécution ou à l’interprétation de son Contrat;

Lorsqu’il a l’intention de faire valoir une demande de compensation supplémentaire.

L’Entrepreneur a l’obligation de poursuivre les travaux malgré tout désaccord avec la Ville.

Étape 1 : L’Entrepreneur doit transmettre dès que possible, mais au plus tard cinq (5) Jours ouvrables suivant l’événement, un avis écrit dans lequel il doit préciser la nature de sa demande et les raisons qui la justifient.

Étape 2 : L’Entrepreneur doit transmettre à la Ville sa demande au plus tard soixante (60) Jours calendrier suivant la date de fin des travaux relatifs à l’avis écrit.

Note : À l’expiration de ce délai, à moins qu’il en ait été convenu autrement avec le Directeur, il est convenu que l’Entrepreneur ne pourra présenter de demandes de compensation relative à cet avis.

Étape 3 : La Ville fera connaître sa position à l’égard de ladite demande dans un délai maximum de soixante (60) Jours calendrier, à moins qu’il en ait été convenu autrement.

Processus de médiation

Étape 4 : Lorsqu’un différend d’une valeur totale de plus de 100 000 $ subsiste à la suite de l’exécution par les parties des «Obligations relatives aux avis»; la Ville ou l’Entrepreneur peut, par l’envoi d’un avis écrit à l’autre partie, à l’intérieur d’un délai de dix (10) Jours ouvrables après la dernière décision rendue par la Ville, proposer la médiation.

Étape 5 : Le médiateur est choisi d’un commun accord par la Ville et l’Entrepreneur. Il est chargé d’aider les parties à cerner leurs différends, à identifier leurs positions et leurs intérêts et explorer des solutions mutuellement satisfaisantes pour résoudre leurs différends.

147

Les parties, de concert avec le médiateur, définissent les règles applicables à la médiation et sa durée, précisent leurs engagements, attentes et besoins ainsi que le rôle et les devoirs du médiateur.

Les parties conviennent d’échanger tous les renseignements sur lesquels elles ont l’intention de s’appuyer dans toute présentation orale ou écrite au cours de la médiation. Cet échange devra être complet au plus tard quinze (15) Jours ouvrables avant la date fixée pour la médiation.

Les honoraires et les frais du médiateur ainsi que tous les frais relatifs à la médiation, tels que le coût de location des lieux de la médiation, le cas échéant, doivent être partagés en parts égales entre parties.

Tous les participants à la médiation devront signer un engagement de confidentialité avant la séance de médiation.

À toute étape du processus, une partie peut décider de se retirer de celui-ci, à charge par elle d’assumer sa part des honoraires et des frais du médiateur ainsi que tous les frais relatifs à la médiation.

À défaut d’une entente entre la Ville et l’Entrepreneur au terme de la médiation, les parties conservent tous leurs droits et recours.

3.5.2.9. Suspension des travaux (CCAG 5.1.13)

Le Directeur peut suspendre les travaux, en totalité ou en partie, en tout temps avant ou après le commencement de leur exécution.

Toute suspension doit être notifiée explicitement à l’Entrepreneur par écrit. À la réception de cette notification, l’Entrepreneur doit :

1. arrêter les travaux à la date et dans les limites indiquées;

2. suspendre, sauf instruction contraire du Directeur, tous les Contrats avec les Sous-traitants et toutes les commandes de Matériaux et de Matériel, à la seule exception, s’il y a lieu, de ce qui est nécessaire pour terminer la partie des travaux exclue du champ de la suspension;

3. poursuivre la partie des travaux qui n’est pas comprise dans la suspension;

4. prendre toutes les mesures qu’il juge nécessaires pour conserver en bon état ses installations et son Matériel pour la durée de la suspension;

5. prendre toutes les mesures jugées nécessaires par le Directeur pour conserver en bon état, pour la durée de la suspension, les Ouvrages exécutés et les Matériaux déjà livrés sur le Chantier.

Pendant la suspension :

Lorsqu’il a été convenu avec le Directeur que l’Entrepreneur demeure mobilisé sur le Chantier, l’Entrepreneur doit prendre toutes les mesures nécessaires pour préserver lesdits travaux de la dégradation et des dommages, prévenir tout accident et, le cas échéant, faire réparer tous les dommages survenus durant cette suspension;

lorsqu’il a été convenu que l’Entrepreneur se démobilise, le paragraphe précédent ne s’applique pas.

Il existe deux scénarios possibles durant la suspension :

1. L’entrepreneur demeure mobilisé : tout reste en place et il demeure responsable pendant la suspension

2. L’entrepreneur se démobilise, il n’est plus responsable du site pendant la suspension.

148

3.5.2.10. Défauts et pénalités (CCAG 5.1.14)

Dans la cadre de l’exécution de des travaux, l’entrepreneur peut être considéré en défaut et s’exposer à des pénalités, la liste ci-dessous montre les principaux cas de défauts, la section 5.1.14 des CCAG donne plus de précision à ce sujet.

Retard dans la mise à jour de l’Échéancier d’exécution des travaux

Ne respecte pas les conditions ou effectue des travaux sans autorisation.

Autorisation d’occupation du domaine public non valide.

Retard dans l’exécution des travaux

Retard dans la correction des déficiences

Conclusion d’un Sous-contrat visé alors que le Sous-traitant ne détient pas l’autorisation de l’Autorité des marchés financiers.

3.5.2.11. Maintien de la circulation (5.1.16)

L’Entrepreneur doit prendre les mesures nécessaires afin que le Matériel, les Matériaux, les installations et les travaux n’entravent ni la circulation, ni l’exploitation des services d’utilité publique, ni les services de réseaux techniques urbains.

L’Entrepreneur doit établir des voies de circulation provisoires et installer des Ouvrages (glissières, barricades, clôtures, etc.) pour la protection du public aux endroits requis (voir section « Autorisation et permis à obtenir avant les travaux »).

3.5.2.12. Travaux non conformes

Si, pendant les travaux et jusqu’à leur réception définitive et sous réserve de ce qui est prévu à l’article 5.1.17.2, le Directeur déclare que certaines parties des travaux ne sont pas conformes aux exigences du Contrat, l’Entrepreneur doit les démolir et les refaire à ses frais.

Si le Directeur ne juge pas opportun de faire démolir ces travaux, il peut ordonner qu’ils soient laissés en place et réclamer à l’Entrepreneur un montant calculé selon les modalités indiquées dans le Cahier des charges ou, à défaut, déduire des sommes qui lui sont dues, un montant équivalant à la valeur des dommages ainsi causés à la Ville.

3.5.2.13. Travaux simultanés (CCAG 5.1.15)

Dans le cas où la Ville ou une compagnie des Réseaux techniques urbains, ou un entrepreneur mandaté par une compagnie des Réseaux techniques urbains font exécuter des travaux en même temps que ceux de l’Adjudicataire et que cette éventualité a été annoncé dans le Cahier des charges, ce dernier doit :

1. accorder toute la collaboration nécessaire à l’exécution de ces autres travaux ;

2. exécuter ses travaux de manière à ne pas nuire aux autres travaux réalisés sur le Chantier ou à proximité.

Si l’exécution de ces autres travaux indiqués dans le Cahier des charges entraîne des modifications à l’Échéancier des travaux ou cause des retards à l’Entrepreneur, la Ville ajustera l’Échéancier des travaux en conséquence.

149

Cependant, si ces travaux concurrents n’ont pas été indiqués dans le Cahier des charges ou sont substantiellement modifiés, l’Entrepreneur doit en aviser immédiatement le Directeur et convenir avec lui par un ordre de changement des dispositions à prendre et des frais afférents.

3.5.2.14. Réunions de chantier (CCAG 5.1.7.2, 5.1.14.1)

La tenue de réunions de chantier à intervalle régulier, généralement toutes les deux (2) semaines, est essentielle à la bonne marche des travaux et au suivi efficace du projet..

Le Représentant désigné ou le professionnel désigné préside les réunions de chantier et en rédige les comptes rendus. Le texte final des réunions de chantier est un document de référence essentiel dans l’éventualité de différends avec l’entrepreneur. Ii se doit d’être rédigé avec précision et bien refléter la teneur des discussions.

93-Réunion régulière de chantier - ordre du jour

94-Réunion régulière de chantier – compte rendu

Pour que ces réunions soient efficaces, la séquence des sujets suivants est proposée :

1. Compte rendu de la réunion précédente

La réunion débute à ……………. Le compte rendu de la réunion no. ………… est approuvé tel que présenté ou avec les modifications suivantes.

2. Planification et échéancier

La progression des dessins d’atelier, l’approvisionnement des matériaux et l’avancement des travaux sont discutés. La révision de l’échéancier et des travaux prévus au cours de la prochaine période est présentée; les retards doivent être identifiés de même que les moyens envisagés pour récupérer ces retards.

3. Demande de changements

Les changements actuels ou anticipés dans la nature ou l’envergure des travaux sont discutés. Le point est fait sur l’approbation des travaux contingents au contrat. Tout changement de la date de fin de travaux doit faire l’objet d’un écrit.

4. Avis de non-conformité, défauts et redressement

Une revue des avis toujours « en cours » doit être faite à chacune des réunions.

5. Fiches et dessins d’atelier

Des clarifications ou discussions sont apportées sur les dessins d’atelier et les fiches techniques. Un registre des dessins d’atelier et fiche technique doit être annexé au compte rendu.

6. Travaux

Des points particuliers sur les travaux sont discutés (corrections, modifications, instructions particulières).

7. Environnement

À chaque réunion, l’aspect environnement est discuté afin de s’assurer du respect des lois et règlements. Le bilan des matériaux contaminés sortant du chantier est vérifié.

8. Santé et sécurité au travail

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La santé et la sécurité des travailleurs doivent être discutées à chaque réunion. Tout événement survenu doit être rapporté de même que les mesures de prévention mises en œuvre et les corrections apportées. Un registre des accidents et incidents doit être annexé au compte rendu de la réunion (s’il y a lieu).

9. Circulation, accès et sécurité des citoyens et usagers

La signalisation, les accès et le contrôle de la circulation sont discutés à chaque réunion afin d’assurer une bonne circulation aux abords du chantier de même qu’assurer la sécurité des résidents et usagers.

10. Contrôle de la qualité

La qualité des matériaux est discutée, ainsi que leur mise en œuvre. Les méthodes de travail et les mécanismes de contrôle de la qualité sont passés en revue.

11. Généralités

Des aspects d’ordre général en relation avec la nature du contrat sont traités.

12. Levée de la rencontre et prochaine réunion

La réunion se termine à ………..….. et la prochaine réunion est convoquée le ………………..

Réunion spéciale

Tout intervenant (représentant désigné, professionnel désigné, surveillant des travaux, entrepreneur) peut, en cas d’urgence ou de problèmes particuliers, convoquer une réunion spéciale à laquelle ne sont invitées que les personnes-ressources concernées par le sujet discuté.

Les principaux sujets pouvant justifier la tenue d’une réunion spéciale sont les suivants :

Travaux de construction imprévus ou réclamation;

Retard;

Problèmes techniques;

Mesure d’urgence.

L’ordre du jour se limite au seul sujet qui justifie la convocation de la réunion et doit refléter le contenu des interventions de chacun des participants. Comme la réunion régulière, le chargé de surveillance préside et rédige le compte-rendu et le chargé de réalisation le valide.

3.5.2.15. Rapports

1. Journal de chantier

Il est recommandé de tenir un journal de chantier pour documenter tous les mouvements des équipes, du matériel, des matériaux et des conditions particulières d’exécution telles que difficultés, retards, accidents, conditions climatiques, etc., le représentant désigné consigne ainsi l’historique du projet.

Le journal de chantier doit comprendre tous les événements survenus au cours des travaux de construction : la date, l’heure, le contexte entourant la réalisation, les discussions avec les divers intervenants et les raisons justifiant les décisions prises. La description des événements spéciaux devra être détaillée.

2. Liste des responsables du contrat

Il est recommandé aussi d’établir une liste complète des intervenants, les informations suivantes doivent être consignées dans celle-ci :

151

le numéro de contrat et le nom de l’entrepreneur;

le nom complet et le titre, s’il y a lieu, de chacun des intervenants;

la fonction en regard du contrat;

le nom de l’employeur de chacun des intervenants;

le numéro de téléphone avec indicatif régional, le numéro du télécopieur, le numéro de cellulaire et le numéro de téléavertisseur, s’il y a lieu;

l’adresse complète incluant celle du courrier électronique.

Cette liste peut être établie lors de la réunion de démarrage et expédiée à toutes les personnes ou entités intéressées. Elle est corrigée et redistribuée à chaque modification.

3. Rapport d’inspection journalier

Le rapport d’inspection journalier doit être rempli chaque jour par le surveillant des travaux sur le chantier. Le rapport quotidien est d’une extrême importance et doit être établi avec le plus grand soin. Les informations inscrites sur le rapport quotidien doivent être le plus exactes possible. Elles doivent refléter le déroulement des travaux.

Ce rapport sert à dresser l’historique des travaux de construction prévus au contrat, ainsi que des changements aux travaux de construction.

95-Rapport journalier de surveillance des travaux

Le surveillant des travaux inscrit chaque jour la météo et la température, et fait une appréciation de la signalisation en marquant l’heure de la vérification.

L’en-tête indique le numéro de contrat, le nom de l’entrepreneur ainsi que le nom du surveillant des travaux.

Le formulaire doit comporter les informations suivantes :

« Désignation de l’ouvrage » - Les travaux de construction doivent être désignés selon leur appellation au bordereau des prix. L’information pourrait être complétée par l’identification du numéro de bordereau et de l’article du devis correspondant à l’ouvrage, ainsi que par la localisation précise des travaux de construction.

« Matériaux – Main-d’œuvre – Équipement » - C’est sous ces rubriques que doivent être comptabilisés :

la quantité et le type de matériaux utilisés;

le type de matériel utilisé ainsi que les heures de travail et d’attente pour chaque pièce d’équipement;

o les heures de travail représentent le nombre d’heures de travail effectif du matériel sur le chantier;

o les heures d’attente représentent le temps d’arrêt du matériel pour des raisons de bris, conditions climatiques ou autres.

la main-d’œuvre qui exécute l’ouvrage : le personnel affecté à l’exécution (opérateurs compris) s’y retrouve, à l’exception des responsables du chantier.

« Commentaires » - Sous cette rubrique, le surveillant des travaux ajoute toute précision qu’il juge pertinente pour compléter l’information apparaissant sur le formulaire. Au besoin, des pages additionnelles sont ajoutées au rapport.

« Signature » - Le formulaire doit être signé par le surveillant des travaux.

4. Photographies

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Le journal de chantier doit être complété par un dossier photographique ou un vidéo du chantier qui permet de mettre en relief des activités ou des conditions d’opérations complexes à décrire ou à localiser. Dans les deux cas, il est préférable d’utiliser des appareils numériques permettant la datation automatique du document visuel.

Les photographies ou les films vidéo se font à chaque étape importante de la construction, en cas de difficulté, d’accident ou de travaux de construction imprévus.

À titre indicatif, les principaux éléments à photographier ou à filmer sont :

l’aspect des lieux au début des travaux de construction, en particulier les accès, entrées privées et propriétés privées;

les travaux de construction existants;

les constructions temporaires (bureau, chemin de détour, soutènement, etc.);

le fond des excavations;

les travaux de construction d’ouvrages d’art;

avant le remblayage d’une partie d’ouvrage (conduite, chambres, raccord, etc.);

la signalisation sur les travaux de construction;

les travaux de construction non conformes (matériaux endommagés, etc.);

les accidents ou bris;

les travaux de construction achevés (intérieur des chambres, revêtement de chambre, réfection des surfaces, etc.).

Chaque photographie doit être clairement identifiée en y indiquant la date et l’heure où elle a été prise, le numéro de contrat et une description de la photo. De plus, chaque photo doit identifier l’auteur de celui qui l’a prise. Le support électronique privilégié est ADOBE READER (PDF).

5. Rapport hebdomadaire

Au début de chaque semaine, le chargé de surveillance doit transmettre un bref résumé des travaux effectués au cours de la semaine précédente et présenter un tableau de compilation de la main-d’œuvre et de l’équipement de l’entrepreneur affecté au contrat de construction.

Ce rapport hebdomadaire des travaux doit être signé par le chargé de surveillance avant d’être transmis au représentant désigné.

96-Rapport hebdomadaire de surveillance des travaux

3.5.3. Main-d’œuvre et salaire

Pour toute information concernant les heures supplémentaires ou le changement du coût de la main-d’œuvre, se référer à la section 5.2 du CCAG.

153

3.5.4. Contrôle de la qualité des matériaux (CCAG 5.3.3) et demande d’équivalence (CCAG 5.3.2)

3.5.4.1. Contrôle de la qualité

Le contrôle de la qualité ou contrôle qualitatif des matériaux ou des travaux de construction est l’ensemble des activités préétablies et systématiques (processus) mises en œuvre pour s’assurer que les matériaux ou travaux de construction satisferont aux exigences techniques définies dans les plans et devis.

Le contrôle de la qualité des matériaux ou des travaux de construction est la mesure d’une ou plusieurs de leurs caractéristiques en vue d’en déterminer la conformité aux plans et devis en comparant les résultats obtenus avec les spécifications préalablement établies.

Selon la nature des travaux, la méthode de fabrication et la technique de mise en œuvre, un ou plusieurs modes peuvent être utilisés pour un même matériau ou ouvrage, conformément aux documents contractuels (plans et devis).

Le contrôle de la qualité est généralement effectué par une firme spécialisée (laboratoire d’essais) dont les services sont retenus par la Ville.

Il est recommandé de préparer un plan de contrôle de la qualité qui sera revu lors de la réunion de démarrage.

Il est à noter ce qui suit :

1. L’Entrepreneur doit fournir, à ses frais, les échantillons demandés par le Directeur aux fins d’essai et d’approbation des Matériaux utilisés.

2. Si les essais démontrent que les échantillons sont conformes, leur coût est assumé par la Ville.

3. Cependant, si les essais démontrent que les échantillons ne sont pas conformes, l’Entrepreneur doit non seulement fournir des échantillons de remplacement, mais également assumer le coût de tous les essais exécutés par la Ville.

4. Lorsque le Directeur désire contrôler en usine la qualité des Matériaux, l’Entrepreneur et ses Sous-traitants doivent, sans frais pour la Ville, fournir les locaux, la main-d’œuvre et l’appareillage nécessaires, afin d’assister le Directeur.

3.5.4.2. Demande d’équivalence (CCAG 5.3.2)

Pour toute information concernant l’augmentation des coûts des matériaux, une demande d’équivalence ou au contrôle qualitatif, se référer à la section 5.3 du CCAG.

3.5.5. Matériaux contaminés

Dans le cas où l’Entrepreneur rencontre au cours de ses travaux des Matériaux jugés contaminés et que cela n’était pas prévu au Cahier des charges, il doit en aviser le Directeur immédiatement.

Ce dernier pourra exiger de l’Entrepreneur qu’il interrompe lesdits travaux et qu’il fasse analyser les Matériaux concernés. Se référer à la section 5.4 du CCAG.

3.5.6. Environnement, sécurité, protection et propreté

La section 5.5 du CCAG présente l’information détaillée en ce qui a trait aux points suivants :

154

3.5.6.1. Sécurité, protection et environnement :

L’entrepreneur est responsable des éléments suivants :

Les clôtures, les barrières, les affiches et le gardiennage;

Le chauffage, l’éclairage et la ventilation.

Gestion des eaux de ruissellement

Gestion du bruit

Nettoyage des puisards, regards, chambres de vanne et boîtes de vanne

Contrôle de la poussière

3.5.6.2. Évacuation et disposition des objets, matières, produits et autres :

Système d’information des matières dangereuses utilisées au travail

Protection de la couche d’ozone

Affiches

Propreté du chantier

Nettoyage final

Nettoyage des puisards, regards, chambres de vanne et boîtes de vanne

Propreté sur le site et les rues avoisinantes

3.6. Paiement, décompte et garanties (CCAG 5.6)

L’exécution des travaux de construction est généralement étalée sur une période de plusieurs mois. Durant cette période, la Ville paie mensuellement l’entrepreneur pour les travaux de construction qu’il a effectués au cours du mois dernier.

Pour évaluer avec précisions les diverses quantités réalisées par l’entrepreneur, le surveillant des travaux doit se doter d’une méthode de compilation efficace des quantités pour chacun des postes du bordereau des prix de l’entrepreneur. Pour chacun de ces postes, et pour chaque période concernée, le surveillant des travaux doit effectuer ce qui suit :

Le calcul des travaux de construction exécutés ainsi que de la quantité finale prévisible

Une étude de la variation de la quantité réelle par rapport à celle prévue au contrat;

Le surveillant des travaux est chargé de la tenue de ces dossiers.

155

131-Cartographie du processus de gestion des paiements et réceptions des travaux

3.6.1. Demandes de paiement : décomptes progressifs (CCAG 5.6.1)

3.6.1.1. Ventilation des coûts de construction

Dans le cadre d’un Contrat à prix forfaitaire, l’Entrepreneur doit fournir au Directeur, sur demande de celui-ci, une ventilation complète et détaillée du prix de sa Soumission. Cette ventilation doit être effectuée suivant une répartition que le Directeur ou son Professionnel désigné ont établie et le total des montants indiqués à cette ventilation doit être égal au prix total du Contrat. L’Entrepreneur doit fournir cette ventilation avant que ne débute l’exécution des travaux. Aucun paiement des travaux ne pourra être effectué par la Ville tant que l’Entrepreneur ne lui aura pas fourni une telle ventilation conforme.

3.6.1.2. Processus de paiements des travaux effectués (décomptes progressifs)

L’Entrepreneur doit produire mensuellement des demandes de paiement au fur et à mesure de l’avancement des travaux, dans la forme prescrite par le Directeur. Ces demandes de paiement doivent préciser la valeur des travaux exécutés et des Matériaux incorporés à l’Ouvrage à la date de la demande de paiement au prorata de l’avancement des travaux selon la ventilation détaillée des coûts du prix du Contrat en précisant la quantité et la valeur des travaux exécutés depuis le début du Contrat.

Lorsque le Directeur veut s’assurer qu’une dette quelconque existant en vertu de l’exécution du Contrat a été payée, et notamment lorsqu’un Contrat de travaux ou de fourniture est dénoncé à la Ville, le Directeur peut exiger que l’Entrepreneur présente, avec chaque décompte, à compter du deuxième décompte ou lorsque le premier paiement a été effectué et pour les décomptes subséquents et aussi avant la remise de la retenue de garantie, un reçu ou une quittance de ses Sous-traitants et des Fournisseurs sur le formulaire de l’Annexe M ou N des CCAG selon le cas, établissant que la dette concernée a été payée.

Le Directeur peut exiger que l’Entrepreneur présente, avec chaque décompte progressif, y compris le décompte final et le décompte définitif et aussi avant la remise de la retenue de garantie, une lettre ou tout autre document établissant que toutes les lois, tous les décrets et toutes les ordonnances ont été observés, et que toutes les cotisations et tous les prélèvements exigibles en vertu des lois, des décrets et des ordonnances ont été payés.

Le tableau de la page suivante présente les étapes du processus de paiements des travaux.

Processus de gestion des paiements (décomptes progressifs)

Étape Tâche Référence Résultat

1

Produire une demande de paiements

Avis écrit de l’entrepreneur et documents de supports

Documents présentant quantité et valeurs des travaux effectués durant le Mois

Responsable : l’entrepreneurÉchéance : tous les mois

2

Vérifier la demande de paiements

97-Décompte progressif Documents vérifié et corrigé s’il y a lieu par le représentant désigné, décomptes progressifs et recommandations de paiements.

Responsable : le représentant désigné de la VilleÉchéance : 10 jours ouvrables suivant la réception de la demande de paiements

Note a La demande de paiements produite par l’entrepreneur et vérifié par le représentant désigné constitue le

157

Processus de gestion des paiements (décomptes progressifs)

Étape Tâche Référence Résultat

décompte progressif.

3

Émettre facture au montant du décompte

Facture entrepreneur97-Décompte progressif26-Déclaration solennelle des décomptes progressifs (annexe O)

Ordre de changements signé par les deux parties

Responsable : l’entrepreneurÉchéance : 10 jours ouvrables suivant la réception de la demande de paiement approuvé et du

décompte

4

Paiement de la facture Facture entrepreneur97-Décompte progressif26-Déclaration solennelle des décomptes progressifs (annexe O)

Paiement mensuel des travaux 10 jours ouvrables + 30 jours calendriers suivant la demande de paiement.

Responsable : Représentant désignéÉchéance : 30 jours calendrier suivant la signature de la recommandation de paiements (étape 2)

Note b Une retenue de 10 % de la valeur des travaux exécutés est gardée par la Ville jusqu’au décompte final comme garantie de la bonne exécution des travaux.

Note c Les étapes 1 à 4 se répètent mensuellement lors de l’exécution des travaux

Note d Le paiement se fait pour autant que les quittances exigées aient été remises.

Note e Les modalités de paiement décrites ci-dessus s’appliquent aussi aux Contingences ordonnées et acceptées par le Directeur.

3.6.2. Réception provisoire des travaux et prise de possession

La réception provisoire représente une étape importante du contrat. C’est pourquoi, si le représentant désigné juge que les travaux de construction ne sont pas terminés, il doit immédiatement informer par écrit l’entrepreneur et lui préciser que les travaux de construction doivent être terminés dans le délai contractuel fixé.

L’étape d’inspection débute lorsque le représentant désigné reçoit de l’entrepreneur l’avis écrit de réception provisoire indiquant que les travaux de construction sont terminés. À compter de cette date, le représentant désigné doit effectuer une inspection des travaux sans délai.

Le représentant désigné effectue son inspection et informe par écrit l’entrepreneur des résultats. Si les travaux de construction sont achevés et jugés acceptables, il dresse la liste des défectuosités ou déficiences qu’il transmet à l’entrepreneur et fixe le délai requis pour la correction de celles-ci.

Les défectuosités décelées lors de l’inspection concernent généralement l’aspect visuel, les derniers mesurages des quantités ou les derniers résultats des essais réalisés pour assurer la qualité des travaux de construction. Ainsi, s’il est relativement courant de trouver des défectuosités au niveau du régalage final, de l’aménagement, d’inspections

158

diverses, etc., il serait moins normal de parler de correctifs devant être faits depuis longtemps. Chaque déficience doit être clairement décrite et très localisée pour qu’il n’y ait aucune ambiguïté quant à sa correction.

Spécifiquement, la réception provisoire des travaux ne peut être entreprise que lorsque toutes les conditions suivantes sont respectées :

la valeur estimée des travaux correctifs à compléter, à exécuter ou à corriger est inférieure à 0.5 % du prix du Contrat accordé, excluant la taxe fédérale sur les produits et services (TPS), la taxe de vente du Québec (TVQ) et les Contingences.

les travaux à parachever ne peuvent l'être en raison de conditions indépendantes de la volonté de l'Entrepreneur et ne représentent pas un danger pour l’occupant;

les travaux à corriger et les travaux à parachever, y compris ceux différés, n'empêchent pas l'ouvrage d’être prêt en tout point pour l'usage auquel il est destiné;

les manuels d'instructions, les plans annotés et les plans de localisation des infrastructures en relation avec l’article 5.1.5 et 5.1.6 de même que les garanties écrites en relation avec les exigences des documents contractuels;

la formation a été dispensée et la mise en service effectuée.

Lorsque l’Entrepreneur estime que les conditions mentionnées ci-dessus sont remplies, il en avise par écrit le Directeur.

S’il y a des travaux à parachever, y compris ceux différés, ils seront soumis ultérieurement aux procédures de réception provisoire et une retenue équivalente à la valeur de ces travaux majorée de 20 % sera alors effectuée.

Le tableau suivant présente les étapes du processus de réceptions des travaux

Processus de réception des travaux

Étape Tâche Référence Résultat

1

Produire un avis de réception provisoire

Avis écrit de l’entrepreneur et documents de supports

Demande de réception des travaux complétés à plus de 99.5%

Responsable : l’entrepreneurÉchéance : lorsque conditions requises atteintes (voir note a ci-dessous)

Note a

Les conditions suivantes doivent être présentes pour envisager une réception provisoire: la valeur estimée des travaux correctifs à compléter, à exécuter ou à corriger est inférieure à 0.5 % du

prix du Contrat accordé, excluant la taxe fédérale sur les produits et services (TPS), la taxe de vente du Québec (TVQ) et les Contingences.

les travaux à parachever ne peuvent l'être en raison de conditions indépendantes de la volonté de l'Entrepreneur et ne représentent pas un danger pour l’occupant;

les travaux à corriger et les travaux à parachever, y compris ceux différés, n'empêchent pas l'ouvrage d’être prêt en tout point pour l'usage auquel il est destiné;

les manuels d'instructions, les plans annotés et les plans de localisation des infrastructures en relation avec l’article 5.1.5 et 5.1.6 de même que les garanties écrites en relation avec les exigences des documents contractuels;

la formation a été dispensée et la mise en service effectuée.

159

Processus de réception des travaux

Étape Tâche Référence Résultat

2

Effectuer l’inspection des travaux et produire la liste de déficiences

Inspection des travaux et liste de déficiences complétée par le représentant désigné et contresignée par l’entrepreneur.

Responsable : le représentant désigné de la Ville et entrepreneurÉchéance : une date pour l’inspection doit être fixée 10 jours ouvrables suivant la réception de l’avis. Un délai minimum de 3 jours est requis entre le moment ou une date est fixée et la date d’inspection. Par exemple, si l’entente pour la date d’inspection survient 9 jours ouvrables après l’avis, l’inspection ne pourra pas avoir lieu avant le jour 12.

Note b Si l’entrepreneur ne se rend pas disponible dans un délai raisonnable, le représentant désigné peut procéder à l’Inspection des travaux sans sa présence.

3

Émettre le certificat de réception provisoire

99-Certificat de réception provisoire101-Lettre de réception provisoire acceptée102-lettre de réception provisoire refusée

Certificat de réception provisoire signé par le représentant désigné.

Responsable : le représentant désignéÉchéance : Diligence

Note c

Le Directeur reçoit provisoirement les travaux visés par le Contrat à la date expressément mentionnée sur le certificat de réception provisoire. La prise d’effet à la date précitée n’a lieu qu’une fois que le Directeur a signé le certificat.Si le Directeur estime que les conditions mentionnées à la note a sont remplies, il émet un certificat de réception provisoire totale des travaux. Dans ce cas, la date de la réception provisoire des Ouvrages est celle de l’Inspection sur le Chantier qui est mentionnée dans le certificat.

4

Libération de 50 % de la retenue S.O. Retenue (50%) remise à l’entrepreneur

Responsable : Représentant désignéÉchéance : Réception provisoire « totale »

Note c

Seule la réception provisoire totale de tous les travaux entraîne, le cas échéant, l’arrêt du calcul des pénalités pour retard (cf. article 5.1.14.3) et la libération de 5% de la somme retenue à titre de garantie de bonne exécution.Exemple de libération de retenue. Si, à la réception provisoire, les décomptes totalisent $1 000 000, une retenue de $ 100 000 ou 10 % aura été appliquée. À la réception provisoire totale, $ 50 000 sera remis à l’entrepreneur.

Réception provisoire partielle

5Émettre le certificat de réception provisoire partielle

98-Certificat de réception provisoire partielle

Certificat de réception provisoire partielle signé par le représentant désigné.

160

Processus de réception des travaux

Étape Tâche Référence Résultat

Responsable : le représentant désignéÉchéance : Diligence

Note d

Le Directeur peut aussi décider de prendre possession d’une partie des travaux. Dans ce cas, il doit en aviser l’Entrepreneur et procéder à la réception provisoire partielle des travaux.Le début de la période de garantie relative à la partie des travaux ayant fait l’objet de la réception provisoire partielle sera établi à compter de la réception provisoire de cette partie des travaux.

Décompte final

6

Émettre rapport final et facture au montant des travaux exécutés depuis le début du contrat (décompte final)

Facture entrepreneurRapport final97-Décompte progressif26-Déclaration solennelle des décomptes progressifs (annexe O)

Décompte final des travaux

Responsable : l’entrepreneurÉchéance : 30 jours calendrier suivant la réception provisoire totale des travaux

Note e

Conformément à l’article 5.6.5.4 du CCAG, l’Entrepreneur doit fournir, avec le décompte final, toutes les pièces justificatives originales pour chaque item payé selon un prix unitaire associé à une quantité réalisée au Chantier, notamment les billets de pesée ou de livraison. Chacun des billets originaux amassés au Chantier doit être paraphé par le Directeur ou le Professionnel désigné. Cette exigence fait référence à l’encadrement 142-Vérification des pièces justificatives associées aux quantités payées selon des prix unitaires et approbation des décomptes finaux de contrats de construction

7

Émettre paiement pour décompte final.

Facture entrepreneur97-Décompte progressif26-Déclaration solennelle des décomptes progressifs (annexe O)

Paiement des travaux duquel est déduite la retenue indiquée à la note e ci-dessous pour garantie d’entretien.

Responsable : Représentant désignéÉchéance : diligence

Note f

Retenue pour garantie d’entretien (jusqu’à la réception définitive) 5 000 $ pour les projets de 50 k$ ≤ 100 k$; 10 000 $ pour les projets de 100 k$ ≤ 1 M$; 1 % des travaux exécutés pour les projets de 1 M$ ≤ 10 M$; 100 000 $ pour les projets de plus de 10 M$.

8

Émettre le certificat de réception définitive

100-Certificat de réception définitive103-lettre de réception définitive

Certificat de réception définitive émis par le représentant désigné.

161

Processus de réception des travaux

Étape Tâche Référence Résultat

Responsable : Représentant désignéÉchéance : expiration de la garantie contractuelle

Note g Seule la réception définitive confirme l’acceptation finale des travaux.

9

Libérer la retenue pour garantie d’entretien

Retenue pour garantie d’entretien (note e) remise à l’entrepreneur.

Responsable : Représentant désignéÉchéance : à la réception définitive

Prise de possession des lieux

La Ville peut, à condition que l'Entrepreneur y consente par écrit et qu'il assure le libre accès en toute sécurité aux parties de l'Ouvrage mise en service, prendre possession d'une ou de plusieurs parties achevées.

L’accord de l’Entrepreneur ne peut être refusé que pour des motifs sérieux. Les dispositions relatives à la réception provisoire s'appliquent. Une entente écrite doit être conclue entre le Directeur et l’Entrepreneur au moins trente (30) Jours calendrier avant la prise de possession.

3.6.3. Période de garantie

À moins d’indication contraire dans le Contrat, l’Entrepreneur doit maintenir en bon état et garantir le bon fonctionnement de l’Ouvrage pendant une période de 12 mois à compter de la réception provisoire des travaux concernés.

Pendant cette période de garantie d’entretien contractuelle, l’Entrepreneur doit exécuter tous les travaux exigés par le Directeur à cet effet. S’il néglige ou refuse d’exécuter ces travaux dans le délai imparti, le Directeur les fait exécuter aux frais de l’Entrepreneur et, le cas échéant, de la caution.

3.6.4. Entretien durant la période de garantie

L’Entrepreneur est tenu de maintenir les Ouvrages en bon état durant la période de garantie et faire toutes les réparations et tous les travaux que le Directeur peut exiger.

Pour les travaux de remplacement d’égouts, une Inspection télévisée doit être effectuée sur les conduites, dans les soixante (60) Jours calendrier qui précèdent la réception définitive des travaux, et le rapport de l’Inspection télévisée doit parvenir à la Ville au plus tard trente (30) Jours calendrier avant la réception définitive des travaux.

Si des déficiences sur les Ouvrages sont observées lors de cette Inspection, l’Entrepreneur doit les corriger ou les démolir et les refaire, à ses frais, à la demande et à la satisfaction du Directeur.

L’Entrepreneur doit soumettre au Directeur pour approbation la méthode de travail qu’il désire utiliser pour corriger les anomalies ou refaire les Ouvrages déficients.

Lorsque tous les travaux correctifs ont été exécutés par l’Entrepreneur, une nouvelle Inspection télévisée doit être réalisée pour constater l’état des Ouvrages. Si les Ouvrages ne sont toujours pas entièrement conformes aux plans et devis, de nouvelles corrections doivent être effectuées par l’Entrepreneur ainsi que de nouvelles Inspections télévisées, le tout aux frais de l’Entrepreneur.

162

Pour les chaussées et trottoirs, les réparations permanentes doivent être exécutées entre le 1er mai et le 15 octobre de l’année où expire la période de garantie, et l’Entrepreneur doit fournir au moins une année complète de garantie sur les réparations, quelle que soit la date à laquelle celles-ci ont été faites.

Si les réparations ne sont pas satisfaisantes, l’Entrepreneur doit procéder à une nouvelle réparation à la satisfaction du Directeur.

Les réparations doivent être effectuées avec les mêmes Matériaux que ceux utilisés lors de la construction initiale, c’est-à-dire qu’une chaussée de ruelle à revêtement en béton doit être réparée avec du béton et une chaussée à revêtement bitumineux, avec du mélange bitumineux, sauf que les joints et les fissures dans les revêtements bitumineux doivent être réparés conformément aux spécifications du cahier des clauses administratives spéciales intitulées « Scellement de fissures des chaussées bitumineuses ».

Pour la reconstruction d’un joint, d’un raccordement ou pour toutes autres réparations majeures, l’Entrepreneur doit procéder au sciage du pavage, du trottoir, d’une ruelle ou de tous les endroits désignés par le Directeur.

Dans le cas des chaussées, en plus des réparations rendues nécessaires pour cause de malfaçon, de vice caché ou d’autres motifs, l’Entrepreneur doit sceller et réparer toutes les fissures, tant longitudinales que transversales, dues à la construction ou à un phénomène naturel.

Avant de sceller une fissure, cette dernière doit être propre et vidée de toute terre, poussière ou autres matières. Dans le cas d’une réparation urgente, la Ville se réserve le droit d’exécuter elle-même immédiatement les réparations aux frais de l’Entrepreneur.

Dans le cas des trottoirs, lorsqu’il y a malfaçon, vice caché ou autres défauts, l’Entrepreneur doit démolir le trottoir et le reconstruire dans les limites indiquées par le Directeur.

Si l’Entrepreneur refuse ou néglige de faire les réparations urgentes dans les 48 heures suivant la notification par écrit du Directeur ou de faire les réparations permanentes avant l’expiration de la période de garantie, le Directeur peut faire exécuter lesdites réparations par la Ville ou par un autre entrepreneur, et les dépenses qui en résulteront seront prélevées sur le montant de garantie.

3.6.5. Paiement final des travaux et réception définitive

3.6.5.1. Paiements : décompte final

L’Entrepreneur doit fournir, avec le décompte final, toutes les pièces justificatives originales pour chaque item payé selon un prix unitaire associé à une quantité réalisée au Chantier.

Ce décompte final doit être accompagné d’une déclaration conforme aux dispositions de la Loi sur la preuve au Canada attestant que toutes les sommes dues pour la main-d’œuvre et à tous les Sous-traitants ont été payées pour le montant qui a déjà été versé à l’Entrepreneur. L’Entrepreneur doit aussi fournir un certificat de la CNESST ainsi qu’un certificat de la Commission de la construction du Québec attestant qu’il a versé toutes les contributions exigées par la loi, ainsi que les documents appropriés garantissant la Ville contre toutes réclamations pendantes contre lui.

3.6.5.2. Réception définitive des travaux

A l’expiration de la période de garantie contractuelle, si le Directeur estime que l’Entrepreneur a maintenu les Ouvrages en bon état d’entretien et de fonctionnement, et si la Ville n’est sujette à aucune réclamation découlant du Contrat, il émet un certificat de réception définitive confirmant que la Ville reçoit définitivement les travaux, accompagné d’un décompte définitif, au besoin.

163

Seule la réception définitive confirme l’acceptation finale des travaux. Par conséquent, aucun acte ou geste de la Ville, comme la surveillance, l’Inspection, l’approbation des Matériaux et des travaux ou des paiements antérieurs à la réception définitive des travaux, ne peut dégager l’Entrepreneur de sa responsabilité.

Après la réception définitive, la Ville rembourse à l’Entrepreneur la retenue pour garantie d’entretien.

3.7. FIN DU CONTRAT

À la fin des travaux de construction, trois types d’informations sont nécessaires pour fermer le dossier du projet :

1. Les informations relatives à l’acceptation des travaux de construction;

2. Les informations relatives au paiement final de l’entrepreneur;

3. Les informations techniques et administratives requises par le propriétaire.

3.7.1. Rapport de fin de projet

En tout dernier lieu, le chargé de surveillance des travaux de construction doit émettre un rapport faisant état du déroulement des travaux de construction, des difficultés rencontrées, de l’évolution des coûts et du respect des échéanciers.

Ce rapport, sans toutefois s’y limiter, doit contenir l’information suivante :

une appréciation du déroulement global des travaux de construction et des principales difficultés rencontrées;

une appréciation de la justesse des dessins et devis et les recommandations du chargé de surveillance des travaux pour des travaux de construction similaires dans l’avenir;

une étude comparative du coût final du projet par rapport au coût initial prévu et une analyse des principales variations;

une étude comparative de l’échéancier initial de l’entrepreneur et de l’échéancier réellement exécuté, et une analyse des principales déviations;

un dossier photographique de l’évolution du projet;

une copie complète des rapports d’inspection journaliers du chantier;

des recommandations concernant les améliorations à apporter aux dessins et devis de projets futurs similaires.

Un exemple de table des matières du rapport de fin de projet est proposé :

104-Rapport de fin de travaux – table des matières

3.7.2. Fermeture du contrat

Suite à la fin des travaux, la correction totale des déficiences et l’acceptation finale des travaux:

L’entrepreneur doit fournir un avis de conformité ;

À la livraison totale des travaux, tel qu’exigé dans le contrat, l’entrepreneur est tenu de remettre les plans annotés (TQC). Le chargé de projet fait parvenir les plans annotés à la géomatique ;

Fermeture des bons de commande

164

Fermeture administrative des contrats de l’entrepreneur et du consultant.

Archive les documents selon la procédure en vigueur

L’équipe de sollicitation, inscrit dans SEAO, le montant de la dépense réelle du projet

3.7.3. Post Mortem

Le post mortem est réalisé à la fin du projet par le chargé de projet. Il vise à documenter les leçons apprises pour apporter les correctifs nécessaires aux futurs projets et ainsi éviter de répéter les mêmes erreurs.

Le chargé de projets convoque la rencontre de post-mortem peu de temps après la réception provisoire avec les intervenants au projet. La liste suivante indique qui doit être présent :

Responsable de la conception ;

Responsable de la réalisation ;

Consultants ;

Entrepreneurs si requis;

Autres

Suite à cette rencontre, le chargé de projet rédige un compte rendu du post-mortem qui inclura :

Une évaluation de l’atteinte des objectifs fixés au départ ;

Une évaluation des problèmes rencontrés et des solutions apportées;

Une liste détaillée des leçons apprises accompagnée d’un plan d’action pour les implanter dans les futurs projets.

165