SOMMAIRE

I ETUDE DE CADRAGE – ANALYSE PREALABLE 3

1. Rappel du contexte et des données de l’entreprise ERP Cacao 3

1.1 Mise en œuvre du module ADV de SAP 3

1.2 Les avantages et périmètres du module ADV 4

2. Description des processus cibles retenus pour l’étude 5

II ETUDE DE CADRAGE – PRESENTATION DE L’EQUIPE PROJET 6

III ETUDE DE CADRAGE – LE PARAMETRAGE DE L’ERP 7

1. Les enjeux d’ ERP Cacao 7

1.1 Les attentes du S.I 7

1.2 Conception fonctionnelle 7

1.2.1 Cartographie générale 7

1.2.2 Schéma d’enchaînement des processus 9

1.2.3 Le modèle opérationnel de traitement 10

1.3 Les règles de gestion 12

2. Le paramétrage du module SD de SAP ECC 6.0 12

2.1 Processus standard du module SD 12

2.2 L’organisation structurelle dans le module SD14

2.2.1 Structures organisationnelles dans la gestion comptable 14

2.2.2 Structures organisationnelles dans la gestion des articles 14

2.2.3 Structures organisationnelles dans l’ADV 15

2.2.4 Relations entre l’ADV et la comptabilité 16

2.2.5 Relations entre l’ADV et la structure de gestion des articles 17

2.3 Les données de base dans le module SD 17

2.3.1 Les clients17

2.3.2 Les articles 19

2.4 Les fonctions de base dans le module SD 20

2.4.1 La détermination du prix dans l’ADV 21

2.4.2 Le contrôle de disponibilité et besoins dans la gestion ADV 22

1

2.4.3 Le traitement des textes ADV 23

2.5 Les documents commerciaux dans l’ADV 23

2.5.1 Les documents de vente 23

2.5.2 Les documents de livraison 24

2.5.3 Les documents de facturation 25

2.5.4 Protocole de document incomplet 27

IV DESCRIPTION DES TESTS : JEU D’ESSAI 28

1. Paramétrage nécessaire 28

1.1 Structure organisationnelle 28

1.2 Les documents de vente 46

1.3 Détermination du prix 55

1.4 Livraisons 57

1.5 Facturation 60

2. Jeux d’essai 61

2.1 Cas de l’article PF2009CACAO-IB2 62

2.1.1 Création d’un client 62

2.1.2 Saisie de la commande client 66

2.1.3 Livraison de la commande de vente 71

2.1.4 Facturation de la commande 74

2.2 Cas de l’article CHOCO 75

2.2.1 Création de l’article CHOCO 75

2.2.2 Création d’une commande 80

2.2.3 Livraison sortante de la commande 88

2.2.4 Facturation de la commande 99

V PLAN DE FORMATION 105

1. Le planning 105

2. Le programme de formation 105

VI PLANNING DE MISE EN OEUVRE 111

VII CONCLUSION 113

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I. ETUDE DE CADRAGE - ANALYSE PREALABLE

1. Rappel du contexte et des données de l’entreprise ERP CACAO.

L’évolution du marché est toujours plus rapide, La concurrence est de plus en plus vive et accrue, Le puzzle du système d’information actuel est un poids mort pour la productivité

et la performance de l’entreprise. Le système d’information collecte, génère, accumule de grandes quantités des

données dispersées sur plusieurs systèmes d’informations indépendants, Duplication des données et grand risque d’erreurs, Pas d’informations fiables, transparentes et en temps réel, Pas d’optimisation du processus de vente,

1.1 Mise en œuvre du module ADV de SAP

La mise en œuvre de SAP est une opération de grande envergure qui est généralement le point culminent d’une longue « analyse de nécessité » et d’un processus de comparaison des activités de l’entreprise. Notre équipe SAP chargée de la mise en œuvre et de la gestion du système SAP, est aussi importante que le produit SAP lui-même.

Ce document est destiné à vous donner une idée de ce que la mise en œuvre de SAP implique et vous propose quelques suggestions pour mener à bien cette entreprise :

L’équipe projet SAP joue un rôle essentiel dans le succès de l’implémentation SAP. Tous les membres doivent être aptes à cerner tous les domaines de l’organisation de l’entreprise, pour nous il s’agit de l’ADV, et d’en connaître la gestion fonctionnelle au plus haut niveau.

Étant Analystes fonctionnels d’intégration, nous vous proposons une détermination de la solution SAP la mieux adapté à votre entreprise en générale et plus particulièrement à votre service ADV, en se fondant sur les méthodes de travail de votre entreprise ERP CACAO.

Notre fonction consiste à prévoir l’impact que la mise en œuvre aura sur les employés de la fonction Ventes de votre entreprise et sur leur processus d’organisation du travail.

Avant de vous proposer cette solution nous avons également évalué les débouchés actuellement générés et déterminé les fonctions et processus que ces débouchés produiront dans le futur. C’est pourquoi nous avons déterminé les exigences de formation de votre équipe ADV et le soutien de ses performances qui constituent une partie très importante.

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1.2 Les avantages et périmètres du module ADV

Le module ADV offre une couverture complète d’une transaction commerciale avec un client. Ce processus de gestion est composé de différentes étapes qui vont de la création de la commande au rapprochement d’un compte client après réception du paiement. Vu que le premier module à installer est le module ADV, nous détaillerons les interactions avec le module FI et le module PP (qui sera installé à la deuxième phase du projet).

Le processus de gestion de la commande commence donc, par la création d’une commande client. En fonction du client et de l’article, différents scénarios se présentent dans le traitement de la commande tels que la détermination du prix client/article, la prise en compte d’éventuelles remises, la vérification de la disponibilité des articles (aux dates souhaitées par le client) et le contrôle de l’historique des crédits du client.

A la prise de la commande, le système vérifie s’il existe dans le magasin requis suffisamment d’articles. Si tel n’est pas le cas, un mouvement de stock s’opère ou un ordre planifié est lancé. Si l’article est disponible en quantité, des bons de prélèvement sont générés pour que les magasiniers organisent l’expédition du produit à destination du client.

Après le prélèvement, la quantité physiquement expédiée doit être enregistrée dans le système pour éviter tout écart entre la commande client et le document de livraison. Toutefois, il existe la possibilité de justifier d’éventuels écarts afin de garantir l’exactitude des écritures.

Le prélèvement entraîne aussi une diminution automatique du stock. Cela se traduit par l’enregistrement de la quantité physique réellement expédiée au client. À la fin de ce processus, les coûts de revient sont enregistrés.

Une fois l’enregistrement de sortie de marchandises effectué, la livraison peut être facturée. Les produits et les coûts de revient sont alors enregistrés en comptabilité interne. Cette dernière opération marque la fin de la transaction commerciale dans le module ADV.

En résumé, ce processus standard est composé de quatre moments forts :

La saisie de la commande client La création de la livraison de la commande L’enregistrement de la sortie de marchandises La création de la facture.

2. Description des processus cible retenus pour l’étude

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II. ÉTUDE DE CADRAGE– PRESENTATION DE L’EQUIPE PROJET

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ANALYSE CLIENT

ANALYSE TECHNIQUE DE LA COMMANDE

PLANIFICATION

Client non solvable

Client solvable

Commande irréalisable

ou incomplète

Commande (urgente) réalisable

Commande (normal) réalisable

Commande planifiable

Commande implanifiable

ENREGISTREMENT COMMANDE

CONCEPTION DOSSIER DE FABRICATION

Commande client

Client

Client

Client

Planning informatisé mis à jour

Dossier de fabrication

Commande archivée

Commande enregistrée

en informatique

Commande

Commande (urgente) acceptée

Commande (urgente) acceptée

Commande

Commande rejetée

Commande rejetée

<Texte par défaut>

Commande (normal) acceptée

EQUIPE PROJETAnalyse, Conception, Réalisation, tests

CHEF DE PROJETChef de projet utilisateur

Mme Sana

Chef de projet Technique

M. Théophile

Chef de projet FonctionnelM. Kwamé

Le personnel chargé du projet de paramétrage est choisi en fonction de son expertise (au moins 5 ans d’expérience), avec l’intervention possible d’autres consultants extérieurs afin d’apporter la meilleure solution aux clients.

Plusieurs personnes, diplômées en ingénierie travaillent donc ensemble en provenance de la même société laquelle leur a dispensé la même formation afin de coordonner les spécialités autour d’un même objectif : l’implémentation de SAP avec succès.

Le travail de l’équipe va se rythmer autour d’une trame de travail qui va être la suivante :

L’analyse des besoins, la conception, le développement et les tests unitaires, l’intégration, le développement et les tests. Ce schéma organisationnel s’applique à chaque module.

Voici l’équipe projet :

III. ETUDE DE CADRAGE - LE PARAMETRAGE DE L’ERP

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1. Les enjeux d’ERP Cacao

En nous basant sur le cahier des charges, nous pouvons, avant de présenter les possibilités offertes par le système et les paramétrages effectués, rappeler les attentes vis-à-vis du nouveau système et la conception fonctionnelle contenues dans le cahier des charges fonctionnel du département ADV.

1.1 Les attentes du S.I.

Le nouveau système d’information attendu par ERP Cacao doit lui permettre d’avoir une meilleure couverture de l’administration de ventes. Cette amélioration concerne la gestion opérationnelle des fonctions suivantes :

L’enregistrement et le suivi des commandes La gestion des tarifs La gestion des expéditions La facturation La gestion du commissionnement

Le nouveau système doit aussi permettre un meilleur reporting et contribuer à la conception d’une aide au pilotage des ventes.

1.2 Conception fonctionnelle

1.2.1 Cartographie générale

Elle nous permet de situer les flux relatifs à l’administration des ventes dans l’ensemble des flux de l’entreprise.

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CLIENT

ADMINISTRATION DES VENTES

GESTION DE PRODUCTION

GESTION DES ACHATSGESTION COMPTABLE

FOURNISSEUR

commande client

règlement cl ient

facture cl ient

produit commande

double facture cl ient

règlement cl ient

demande d'achat

matières premières

double commande fournisseur

facture fournisseur

facture fournisseur

matières premières

commande fournisseur

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1.2.2 Schéma d’enchainement des processus

Le schéma ci-dessous décrit les différents processus rencontrés dans l’administration des ventes de la prise de la commande à la facturation en passant par la production (qui ne dépend pas du département de l’administration des ventes) et l’expédition.

PREPARATION DES COMMANDES

Commande Client

Lancement des traitements automatiques

TRAITEMENTS AUTOMATIQUES

PRODUCTION

et

Planning de fabrication

Dossier de fabrication

Bon de livraison

Produit (commande

normale)

et

Expédition

Bon de livraison signéProduit

Client

Bon de livraison

ou

FACTURATION

ENREGISTREMENT REGLEMENT

Client

Facture (normal)

facture (urgente)

ENLEVEMENT CLIENT

Client

ProduitFacture (urgente)

Produit urgent

Accusés de réception reportingRelance

Clients Clients Décideurs

Règlement

et

Règlement enregistré

Demande de facturation urgente (commande urgente)

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1.2.3 Le modèle opérationnel de traitement

Le modèle opérationnel de traitement de la préparation des commandes normales

Periode CLIENT COMPTABLE ADMINISTRATION DES VENTES CHEF D'ATELIER Type

ANALYSE CLIENT

ANALYSE STOCK

SAISIE COMMANDE

MISE A JOUR PRODUCTION

CONC DOSSIER FABRICATION

commande client

commande rejetée

non solvable solvable

commande acceptée

en stock rupture de stock

commande acceptée

commande acceptée

commande saisie

commande client

planning mis à jour

DOSSIER DE FABRICATION

Interactif

Interactif

interactif

Interactif

Interactif

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Le modèle opérationnel de traitement de la préparation des commandes urgentes

Periode CLIENT COMPTABLE ADMINISTRATION DES VENTES CHEF D'ATELIER Type

commande rejetée commande

acceptée

interactif

ANALYSE CLIENT

ANALYSE STOCK

SAISIE COMMANDE

MISE A JOUR PRODUCTION

CONC DOSSIER FABRICATION

commande client

commande rejetée

non solvable solvable

commande acceptée

en stock rupture de stock

commande acceptée

commande acceptée

commande saisie

commande client

planning mis à jour

DOSSIER DE FABRICATION

Interactif

Interactif

interactif

Interactif

Interactif

ETUDE PLANIFICATION

implanifiable planifiable

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1.3 Les règles de gestion

CLIENTS

RG_CLI_01 : Recherche Solvabilité par la Comptabilité

RG_CLI_02 : La gestion des clients : tarifs différents suivant montant et volume d’achats

COMMANDES

RG_COMM_01 : 1 COMMANDE = 1 ou PLUSIEURS POSTES

RG_COMM_02 : COMMANDE → BON DE COMMANDE

RG_COMM_03 : 1 COMMANDE → 1 ou PLUSIEURS BONS DE LIVRAISON mais 1 BON DE LIVRAISON → 1 SEULE ET MÊME COMMANDE

FACTURATION

RG_FACT_01 : BON DE LIVRAISON SIGNE → FACTURATION

RG_FACT_02 : FACTURE → 1 OU PLUSIEURS BONS DE LIVRAISON

RG_FACT_03 : PV = Coût de Revient Prod. + Frais accessoires + Marge Sauf pour commandes urgentes où majoration sur le P.U.

RG_FACT_04 : TARIFICATION SPECIALE (suivant type de client, quantité achetée et date de péremption de l’article)

2. Le paramétrage du module SD de SAP ECC 6.0

2.1 Le processus standard du module SD

Le schéma suivant présente le processus standard de gestion de commande tel que pris en compte par SAP ECC 6.0.

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Seules les opérations et évènements en bleu sont pris en charge par le module SD. Nous avons pris l’exemple des ventes sur stock parce que le module PP ne sera pas installé dans cette phase du projet qui ne concerne pour le moment que les modules SD, MM et FI-CO.

2.2 L’organisation structurelle dans le module SD (ADV)

L’administration des ventes dans SAP ECC 6.0 repose sur des structures de base. Chaque entreprise est structurée d’une certaine façon. Il est donc indispensable de représenter la structure de l’entreprise dans le système SAP pour permettre son utilisation.

2.2.1 Structures organisationnelles dans la gestion comptable

Le mandant : C’est une séparation logique des bases de données à l’intérieur d’une installation du système SAP. Donc, toutes les organisations qui peuvent accéder à un même ensemble de données doivent être créées sous le même mandant. C’est la plus haute entité organisationnelle du système SAP. Il est caractérisé par un ensemble commun de règles (tables de paramétrage communes, fichiers maîtres communs, base de données commune).

La société : Elle représente une entité légale distincte pour laquelle des états financiers complets (bilans…) sont requis. Les sociétés sont indépendantes les unes des autres sur le plan juridique mais elles peuvent être affectées à un même mandant.

2.2.2 Structures organisationnelles dans la gestion des articles

Pour assurer le suivi du stock article, il est nécessaire de pouvoir enregistrer dans le système les emplacements où les articles sont stockés. Pour ce faire, SAP utilise les concepts « division » et « magasin ».

La division : C’est une entité manufacturière ou d’entreposage où se retrouvent des stocks. La vérification de la disponibilité des stocks s’effectue généralement au niveau de la division. De même, la valorisation des inventaires se fait souvent au niveau de la division.

Le magasin : C’est un entrepôt. Une division peut être composée de plusieurs magasins.

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2.2.3 Structures organisationnelles dans l’administration des ventes

L’entité la plus importante de la structure organisationnelle de l’administration des ventes est le domaine commercial. Un domaine commercial est la combinaison des trois entités commerciales que sont une organisation commerciale, un canal de distribution et un secteur d’activité. Un canal de distribution unique peut être affecté à plusieurs organisations commerciales ; de même un secteur d’activité unique peut être affecté à différents canaux de distribution.Une organisation commerciale peut appartenir à différents domaines commerciaux c’est-à-dire être subdivisée en différents canaux de distribution et/ou être affectée à différents secteurs d’activité.

Organisation commerciale : C’est une entité organisationnelle au sein de la logistique qui est responsable de la vente et de la distribution des biens et services. Elle représente l’unité de vente en tant qu’entité juridique. Chaque organisation commerciale doit être affectée à une et une seule société. Toutefois, il convient de remarquer qu’une société peut regrouper plusieurs organisations commerciales.Un domaine commercial détermine donc, le canal de distribution pouvant être utilisé pour vendre les produits d'un secteur d'activité dans une organisation commerciale.

Canal de distribution : Il indique le canal par lequel les articles ou services commercialisables atteignent les clients. Comme exemples, on peut citer la vente en gros, la distribution de détail et les ventes directes.

Secteur d’activité : Dans le système SAP, le secteur d’activité correspond à la famille de produits. Il permet donc, de grouper des produits et services pour des fins de rapport.

Dans la structure organisationnelle de l’administration des ventes, on retrouve outre le domaine commercial, l’organisation interne dans la prospection des ventes. Cette organisation dans les ventes est représentée par deux entités : les agences commerciales et les groupes de vendeurs.Les agences commerciales sont affectées aux domaines commerciaux. Quant aux groupes de vendeurs, ils sont affectés aux agences commerciales. Il faut signaler, que grâce à la fiche de personnel, on peut affecter les vendeurs au groupe de vendeur et à l’agence commerciale.

Agence commerciale :

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Elle définit les aspects géographiques dans la prospection et les ventes. Une agence commerciale peut être une filiale commerciale et donc, assure la liaison entre l’entreprise-mère et un marché local.

Groupe de vendeurs : Le personnel d’une agence commerciale peut être subdivisé en groupes de vendeurs ; chaque groupe de vendeur s’occupant par exemple d’un secteur d’activité.

Vendeurs : L’utilisation de cette entité permet de gérer les fiches-personnel des commerciaux. En les renseignant dans le système, on s’offre aussi la possibilité de connaître le niveau de chiffre d’affaires qu’ils réalisent pour leurs commissions éventuelles.

Dans la structure organisationnelle de l’administration des ventes, on peut aussi inclure l’organisation dans l’expédition et les transports.

Point d’expédition : Elle est responsable de l’ordonnancement et de la gestion des livraisons destinées aux clients. Une livraison est toujours exécutée à partir d’un point d’expédition. Le point d’expédition dépend des critères suivants : la division chargée de la livraison, le type d’expédition et le moyen de chargement nécessaire. À ce titre, le point d’expédition doit être obligatoirement affecté à une division.

Point de chargement : C’est une subdivision du point d’expédition. Les points de chargement sont affectés à un point d’expédition.

Point d’organisation du transport : Cette entité est responsable de la planification et de la gestion du transport. Il organise les compétences dans l’entreprise en fonction d’éléments tels que le type de transport, le mode d’acheminement …

2.2.4 Relations entre l’ADV et la comptabilité

L'affectation d'organisations commerciales et de divisions permet de créer un lien entre les sociétés et les organisations commerciales. Une division, bien qu'elle soit toujours liée à une société, peut être affectée à différentes organisations commerciales. Dans une société, plusieurs organisations commerciales peuvent être actives. Des transactions commerciales

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peuvent également être exécutées entre différentes sociétés (par exemple, pendant la gestion commerciale intersociétés).

2.2.5 Relations entre l’ADV et la structure de la gestion des articles

Les divisions prévues pour les ventes sont déterminées pour chaque organisation commerciale d'après le canal de distribution, de manière à permettre à une organisation commerciale de vendre de la marchandise de plusieurs divisions. Une division peut être affectée à des organisations commerciales différentes. Toutes ces organisations commerciales peuvent vendre à partir de cette division.

2.3 Les données de base dans le module SD

L’administration des ventes a comme principale activité la vente de produits ou services à des partenaires. Il est donc indispensable de créer dans le système les données relatives aux produits et services ainsi que celles qui sont relatives aux partenaires commerciaux. Ces données sont à la base de l’administration des ventes, ce qui suppose que ces données doivent être inéluctablement enregistrées dans le système.Ces données de base peuvent être utilisées par d’autres services de l’entreprise telles que la gestion des articles et la gestion comptable.

2.3.1 Les clients

Les données relatives aux clients avec lesquels l’entreprise est en relation commerciale doivent être enregistrées dans des fiches client. Ces fiches doivent contenir toutes les informations nécessaires pour un traitement efficace et rapide des transactions commerciales.

Trois grandes catégories de données sont à renseigner sur la fiche client :- Les données générales : le nom de la société, son adresse, son numéro de

téléphone…- Les données société : les données de gestion de compte, les données d’assurance…- Les données commerciales : les données de détermination de prix, les priorités de

livraison, les conditions d’expédition…

Il convient de mettre l’accent sur quelques aspects essentiels relatifs à la donnée de base que représente le client.

Le groupe de comptes : Le groupe de comptes, que l’on renseigne à la création de la fiche-client, détermine :

- Les écrans et les zones nécessaires à la saisie des données de base- Si ces zones sont disponibles et obligatoires- Le mode d’attribution des numéros aux fiches et leur tranche de numéros

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- Les rôles partenaires valablesPour un client, on peut utiliser différents groupes de comptes pour définir des combinaisons de rôles partenaire.La définition des groupes de comptes se fait dans le customizing dans :Données de base de logistique > Partenaires > Définir les groupes de comptes et la sélection de zones pour les clients

L’attribution de numéros : Un numéro unique est attribué à chaque fiche-client. Ce numéro peut être utilisé pour accéder à la fiche du client ou pour faire référence au client lorsqu’on traite des opérations commerciales. Il y a deux possibilités pour l’attribution de numéros :

- En externe : le numéro est renseigné manuellement par l’utilisateur. Toutefois, il faudra définir auparavant une tranche de numéros qui permet l’attribution de numéros alphanumériques. Le système vérifie alors si le numéro saisi est unique et appartient à la tranche définie pour le groupe de comptes.

- En interne : un numéro séquentiel est attribué automatiquement à partir d'une tranche de numéros définie par le groupe de comptes.

Vous pouvez utiliser la tranche de numéros pour attribuer des numéros différents au siège social d'une entreprise et à ses filiales.Dans le système R/3 standard, les groupes de comptes pour les rôles partenaire client suivants appartiennent à la même tranche de numéros, de sorte que les numéros pour ces fiches client sont attribués consécutivement :

- Donneur d'ordre- Réceptionnaire des marchandises- Client facturé- Payeur

Le numéro de client est unique pour tous les domaines commerciaux et toutes les sociétés.La définition de l’attribution de numéros pour la fiche client se fait dans le customizing :Données de base de logistique > Partenaires > Définir et affecter tranches de numéros client

Les rôles partenaires : Les rôles partenaire servent à définir les droits et responsabilités de chaque partenaire dans la transaction. Comme rôles partenaire en standard dans SAP ECC 6.0, on peut citer :

- Donneur d’ordre : contenant des données de vente telle que l’affectation à une agence commerciale ou la liste des prix applicables.

- Réceptionnaire des marchandises : Contenant les données d’expédition tels que le point de déchargement et les heures de réception de la marchandise.

- Client facturé : contenant les données relatives à l’impression des documents et à la communication électronique.

- Payeur : contenant les données relatives à la date de facturation et aux coordonnées bancaires.

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Si l’entreprise qui passe une commande, est la même que celle qui reçoit la marchandise et la facture et qui effectue le paiement alors dans la création de sa fiche client, il faut renseigner les données relatives à tous les rôles partenaires qu’elle est susceptible d’avoir.

2.3.2 Les articles

Dans SAP ECC 6.0, les produits et services sont regroupés sous l’appellation « Articles ». Les informations relatives à la gestion de l’article et de ses stocks ainsi qu’à son utilisation sont gérées dans la fiche article. La fiche article est l’une des principales sources de données pour l’administration des ventes. Elle est consultée autant à la création de la commande, à la livraison qu’à la facturation.Sur la fiche article, sont renseignées plusieurs informations.

Le type d’article : Il désigne certaines caractéristiques de l’article. Il sert lors de la gestion des fiches article à grouper les fonctions de sélection de zones (vue) pour l’article ou à définir la séquence des écrans, le type d’attribution des numéros et les tranches de numéros. Comme type d’articles, en standard dans SAP ECC6.0 on peut citer : les produits commercialisables, les articles non gérés en stock, les services, les produits finis…Les articles qui ne rentrent dans un aucun type particulier peuvent toujours être créés sous le type « Autre article ».

La branche : La branche indique l’affectation d’un article à une branche industrielle donnée (constructions industrielles, industrie chimique, construction mécanique, industrie pharmaceutique…). Comme le type d’article, la branche détermine la sélection des zones de données dans les écrans ou la séquence d’écrans. Ce qui est tout à fait logique car un article de l’industrie chimique comme une solution chimique est à tout point différent d’un article de construction de par ses caractéristiques de base.

Les niveaux organisationnels : Les données commerciales d’un article sont gérées aux niveaux organisationnels mandant, division, organisation commerciale et canal de distribution. Par conséquent, lors de la création de la fiche-article, il faut renseigner la division, l’organisation commerciale et le canal de distribution.

Les données générales de la fiche article : Les données générales d’une fiche article sont identiques pour l’ensemble des organisations commerciales, divisions et magasins. Comme données générales, on peut citer le numéro de

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l’article, le texte descriptif de l’article, les unités de quantité, la valeur, le poids, le volume et les secteurs d’activité.

Les données commerciales : Les données commerciales de la fiche article sont définies pour une organisation commerciale et un canal de distribution spécifiques. Le fait de lier l’article à un canal de distribution permet de vendre à des conditions différentes suivant le canal de distribution choisi. Certaines données commerciales dépendent de l’organisation commerciale et du canal de distribution (la division chargée de la livraison, l’unité de vente, la quantité minimale de commande, la quantité minimale de livraison…) alors que d’autres dépendent de la division (quantité de stock de sécurité, le point de commande, le temps de traitement de l’expédition…).

Les vues ADV de la fiche article Quatre écrans de la fiche article intéressent particulièrement l’administration des ventes.

- La vue ADV1 : données de base et unités de quantité- La vue ADV2 : groupes d’articles et classification fiscale- ADV/Données division : données de vente et d’expédition- Textes ADV : possibilité d’écrire des textes multilingues, sur une ou plusieurs lignes

pour les documents de vente.

Concernant les unités de quantité, il convient de remarquer qu’elles peuvent être de quatre ordres : unité de quantité de base, unité de quantité alternative, unité de vente et unité de livraison.Certaines caractéristiques nous paraissent aussi intéressantes à explorer mais l’article étant beaucoup plus du ressort de la production, nous ne parlerons pas des types de poste, de l’attribution de numéros…

2.4 Les fonctions de base dans le module SD

Comme fonctions de base dans le module SD de SAP ECC 6.0, on peut citer : la détermination du prix, le contrôle de disponibilité, la gestion des crédits, la détermination de l’article, le traitement des textes, la détermination de la taxe, la détermination des comptes… Dans cette partie, seules les deux premières fonctions et le traitement des textes seront détaillés car constituent le socle de l’administration des ventes.

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2.4.1 La détermination du prix dans l’ADV

Le terme « détermination du prix » décrit le calcul des prix (pour utilisation externe par les clients ou les fournisseurs) et les coûts (pour utilisation interne, par exemple pour la comptabilité analytique). Les conditions représentent des circonstances qui s'appliquent lorsqu'un prix est calculé. Par exemple, un client commande une certaine quantité d'un produit un certain jour. Les facteurs variables (ici, le client, le produit, la quantité commandée, la date) déterminent le prix de vente calculé pour le client. Les informations relatives à chacun de ces facteurs peuvent être enregistrées dans le système comme données de base. Ces données de base sont enregistrées sous forme d’enregistrements de conditions.

Pour paramétrer une détermination de prix, quatre étapes sont à réaliser :- Définir les types de conditions pour chacun des éléments de prix (prix, déductions,

majorations…) utilisés dans les transactions commerciales quotidiennes.- Définir les tables de conditions qui permettent de stocker er de récupérer les

enregistrements de conditions pour chaque type de condition.- Définir les séquences d’accès qui permettent au système de rechercher des

enregistrements de conditions valables.- Regrouper les types de conditions et déterminer l’ordre dans lequel ils apparaissent

dans les schémas de calcul.

Type de conditions C’est une représentation dans le système de certains aspects des activités de détermination de prix quotidiennes. Ainsi, on peut par exemple définir une remise spéciale sur un article. On peut spécifier que cette remise soit sous la forme d’un montant (par exemple, remise de 1 € par unité de vente) ou sous forme de pourcentage (par exemple, remise de 2% pour plus de 500 sacs de mulchao commandés). On peut même s’offrir le luxe d’utiliser simultanément les deux options en définissant deux types de conditions distincts.

Table de conditions Elle définit la combinaison de zones qui identifie un enregistrement de condition. Un enregistrement de condition contient les données de conditions spécifiques saisies dans le système. Par exemple, lorsqu’on saisit dans le système le prix pour un produit ou une remise spéciale pour un bon client, on crée des enregistrements de conditions particuliers.

Séquence d’accès Elle correspond à une modalité que le système utilise pour rechercher des données valables pour un type de condition particulier. Elle détermine la séquence selon laquelle le système recherche les données. Elle est constituée d’un ou plusieurs accès. La séquence détermine en quelque sorte, la priorité entre les enregistrements de conditions. À ce titre, la séquence indique au système où chercher en premier, puis ainsi de suite jus qu’à ce qu’il trouve un

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enregistrement de condition valable. Il faut donc spécifier une séquence d’accès pour chaque type de condition pour lequel on crée des enregistrements de conditions.

Schéma de calcul Il permet de définir un groupe de types de conditions dans un ordre particulier. Il détermine également :

- Quels sous-totaux apparaissent lors de la détermination du prix- Dans quelle mesure la détermination du prix peut être effectuée manuellement- Quelle méthode le système utilise pour calculer les déductions et majorations en

pourcentage- Quelles conditions doivent être remplies pour un type de condition pour que le

système prenne la condition en compte.Des schémas de calcul sont prédéfinis dans le système standard. Ils comprennent des types de conditions fréquemment utilisés avec les séquences d’accès correspondantes. Ces schémas peuvent être modifiés ou de nouveaux peuvent être créés dans le système.

2.4.2 Le contrôle de disponibilité et besoins dans la gestion ADV

Le contrôle de disponibilité dans l’ADV Lorsqu’un client passe une commande, on doit être à même de lui confirmer la date de livraison qu’il souhaite ou non. Cette possibilité de lui confirmer une date de livraison passe par le contrôle de disponibilité. Si les marchandises commandées par le client ne sont pas disponibles à la date demandée, le système ouvre automatiquement lors de la gestion des documents de vente un écran supplémentaire qui présente une sélection de propositions de livraisons. Ces propositions sont établies en fonction des disponibilités. Cet écran fournit également des informations sur le périmètre du contrôle, la quantité ATP actuelle et la disponibilité sur l’ensemble des divisions…

Périmètre du contrôle : les éléments suivants peuvent être inclus dans le contrôle de disponibilité o Stocks : stock de sécurité, stock en transfert, contrôle qualité, stock

bloqué.o Entrées/sorties de marchandises : commandes, demandes d’achat,

ordres planifiés, ordres de fabrication, réservations, réservations dépendantes, besoins dépendants, besoins pour la vente, besoins de livraisons.

Quantité ATP (Available To Promise – Disponible à la Vente) : elle est calculée à partir du stock magasin, des entrées de stock planifiées (ordres de fabrication, commandes, ordres planifiés) et des sorties de stock planifiées (commandes clients, livraisons, réservations). C’est un type de contrôle

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dynamique exécuté pour chaque transaction et prenant en compte le stock et les mouvements de stock planifiés appropriés avec ou sans le délai de réapprovisionnements.

Les besoins dans la gestion ADV Lors du transfert des besoins, les informations concernant les quantités nécessaires pour permettre la livraison des ordres reçus par l'Administration des ventes sont transmises au calcul des besoins en composant. Si les quantités disponibles ne suffisent pas à couvrir les besoins, il est possible, par exemple, de créer des commandes dans la gestion des achats sur la base du transfert des besoins dans le cadre de la planification automatique. On peut obtenir les informations suivantes sur les besoins en articles :

- État dynamique des stocks par article : transaction « MD04 »- État dynamique des stocks par poste dans le document de vente : sur l'écran de

synthèse ou un écran de poste dans le document de vente, sélectionnez Environnement ® Disponibilité.

2.4.3 Le traitement des textes ADV

Dans une relation commerciale, il est essentiel que les partenaires échangent des informations d'un bout à l'autre de la chaîne logistique. Dans l'Administration des ventes, cet échange d'informations est assuré par des textes dans les fiches et dans les documents. Dans le module SD, ces textes peuvent être gérés pour un client particulier ou définis pour être utilisés avec plus de flexibilité.Les textes peuvent être utilisés dans de nombreux domaines de l’Administration des ventes tels que les bordereaux de vente pour les clients, les textes ADV pour les articles, les explications dans les accusés de réception, les consignes d’expédition dans les livraisons. On peut donc, définir autant de textes que voulus (textes ADV, textes d’expédition, notes internes, annexes…) pour les fiches et les documents.

2.5 Les documents commerciaux dans l’ADV

2.5.1 Les documents de vente

Dans le cadre d’ERP Cacao, seules les commandes client nous intéressent mais il faut noter qu’il existe d’autres types de documents de vente tels que les appels d’offre et offres, les contrats-cadres…

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Structure des documents de vente Tous les documents de vente sont basés sur la même structure. Ils sont constitués d’un en-tête de document et d’un nombre quelconque de postes. Ces postes peuvent être à leur tour divisés en un certain nombre d’échéances de livraison.

Données d’en-tête : Ce sont les données générales valides pour tout le document tels que le numéro du donneur d’ordre, le numéro du client livré et du payeur, la devise et le taux de change du document, les éléments de prix de tout le document, la date de livraison, le point d’expédition.

Données de poste : contrairement aux données d’en-tête qui s’appliquent à tous les postes du document, elles ne concernent que des postes bien définis.

On peut citer certains exemples : le numéro d’article, le numéro du client livré et du payeur, les spécifications concernant le lieu de stockage et la division, les éléments de prix de chaque poste.

Données d’échéance : ce sont toutes les données nécessaires pour la livraison. Ce sont le type d’échéance, la date de livraison et la quantité confirmée.

Cas des commandes urgentes Dans une transaction de commande client urgente, il existe deux possibilités : soit le client enlève les marchandises, soit vous les livrez le jour même de la passation de la commande. Dans le système standard, lorsque vous sauvegardez ce type de document de vente, une livraison est automatiquement créée et la livraison est référencée sur la facturation. Dans le système standard, le type de document de vente SO est sauvegardé pour les commandes urgentes avec le type de livraison immédiate LF. Une fois les marchandises sorties du magasin, elles sont enlevées et leur sortie est enregistrée. Dès que les factures sont créées, les documents de facturation sont imprimés et envoyés au client.

2.5.2 Les documents de livraison

En tant qu’objet central du processus de sortie de marchandises, le processus de livraison sortante englobe toutes les activités d'expédition, à savoir le prélèvement, l'emballage, le transport et la sortie de marchandises. Il donne lieu à l’enregistrement des informations de planification d’expédition, au suivi du statut des activités d'expédition et à la mise à disposition des données recueillies au cours de la gestion des livraisons et des expéditions. Lorsque la livraison sortante est créée, les activités d'expédition, telles que le prélèvement ou l'ordonnancement de l'expédition, sont lancées, et les données produites durant la gestion des livraisons et des expéditions sont incluses dans la livraison. Une livraison sortante peut être créée en référence à une commande via la transaction « VL01N ».

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Structure du document de livraison Une livraison sortante est composée d’un en-tête de document et d’un certain nombre de postes.

En-tête du document : contient les données générales relatives à la livraison sortante. Ce sont des données valables pour l’ensemble du document. Suivant le type choisi, elles peuvent correspondre au point d’expédition, aux informations sur l’ordonnancement de l’expédition et du transport (date de sortie des marchandises, date de livraison au réceptionnaire des marchandises…), poids et volume de la livraison sortante dans sa totalité, références du donneur d’ordre et du réceptionnaire des marchandises, l’acheminement…

Postes du document : chaque poste contient des données relatives à sa livraison. On peut citer comme données : le numéro d’article, la quantité livrée, le prix de vente, les références de magasin et de division, la date de prélèvement, le poids et le volume du poste, les tolérances pour les livraisons incomplètes ou excédentaires…

Sortie de marchandises L’enregistrement de la sortie de marchandises se fait à partir d’une livraison sortante. Les données requises pour cette opération sont copiées de la livraison sortante dans le bon de sortie de marchandises, lequel ne peut être modifié manuellement. Les modifications doivent ainsi s’effectuer dans la livraison elle-même. De ce fait, le bon de sortie reflète exactement la livraison. Une fois, la sortie de marchandises enregistrée, très peu de modifications peuvent être apportées au document de livraison afin d’éviter les divergences entre le bon de sortie et la livraison sortante.

Bon de livraison (ou accusé de réception)Il est utile lorsque la facture est émise uniquement après que le client ait confirmé la réception de la livraison. En plus, on peut enregistrer la date de réception, l’heure de réception, la quantité parvenue à destination et les motifs des éventuels écarts de quantité. Les deux dernières informations sont particulièrement importantes lorsque la quantité livrée varie en raison de la nature des marchandises ou lorsqu’elle n’est pas connue avec précision dès le début.

2.5.3 Les documents de facturation

La facturation constitue l'étape de traitement finale d'une transaction commerciale dans l'Administration des ventes. Les informations sur la facturation sont disponibles à chaque étape de traitement des commandes et des livraisons. Comme toutes les composantes de gestion des commandes client dans SAP ECC 6.0, le module de facturation est intégré dans

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les structures organisationnelles. Ainsi, on peut affecter aux transactions de facturation une organisation commerciale donnée, un canal de distribution et un secteur d'activité. Étant donné que la Facturation dispose d'une interface avec la Comptabilité financière, les structures organisationnelles du service de la comptabilité (les sociétés et les organisations commerciales affectées aux sociétés) sont importantes.

Le document de facturation est le terme générique utilisé pour désigner les factures, les notes de crédit, les notes de débit, les factures pro forma et les documents d'annulation. Le document de facturation est créé en référence à un document précédent en vue de la génération d'une facture ou d'une note de crédit, par exemple.

Structure du document de facturation Tous les documents de facturation ont la même structure. Ils sont composés d'un en-tête et d’un nombre quelconque de postes.

En-tête : elle contient les données générales valables pour l’ensemble du document comme le numéro d’identification du payeur, la date de facturation, la valeur nette de l’ensemble du document de facturation, la devise du document, les conditions de paiement et incoterms, les numéros de partenaire tel que le numéro d’identification du donneur d’ordre, les éléments de prix

Postes : contiennent les données applicables à un élément particulier comme le numéro d’article, la quantité facturée, la valeur nette des postes individuels, le poids et le volume, le numéro du document de référence, les éléments de prix pertinents pour les différents postes.

Comme tous les autres documents commerciaux, le document de facturation est géré suivant son type.

Utilisation de la facture Les livraisons et les services fournis sur la base des commandes client sont facturés au client. Si aucune réclamation n'est faite au sujet de la livraison, la transaction commerciale est considérée comme complète du point de vue des Ventes.Lorsqu’on crée une facture, on peut se référer à une commande, à une livraison, à des postes de commande ou de livraison ou même à des quantités partielles dans un poste de commande client ou de livraison.

Si on veut que les marchandises soient expédiées avant que la facture ne soit générée, on la crée en référence à la livraison.

Par contre, si on souhaite être payé avant d’envoyer les marchandises au client, on crée la facture sur la base de la commande client.

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Voici présentés dans cette section, les trois principaux types de documents commerciaux. Une autre fonctionnalité de SAP ECC 6.0 concernant les documents commerciaux qu’il est important de rappeler est le protocole de document incomplet.

2.5.4 Protocole de document incomplet

Le protocole « document incomplet » informe lorsque des données nécessaires à la poursuite du traitement manquent dans le document commercial.

Lorsque vous saisissez par exemple, un document de vente, le système propose généralement la plupart des données nécessaires disponibles dans les fiches clients et articles. En outre, vous pouvez saisir des données supplémentaires ou modifier manuellement des données proposées. Le document de vente forme alors la base de diverses fonctions ultérieures, telles que le traitement de la livraison et la facturation. Toutefois, les fonctions ultérieures ne peuvent souvent être exécutées que si les données du document de vente original sont complètes. Pour garantir cette exhaustivité, le système enregistre toutes les données manquantes dans un protocole « document incomplet ».

Les données nécessaires pour traiter des fonctions ultérieures sont définies par l’administrateur système pour chaque type de document commercial. La sauvegarde d'un document incomplet dépend du type de document commercial. Par exemple, le système peut autoriser la sauvegarde d’une offre incomplète, mais n’autoriser la sauvegarde d'une commande que si ses données sont complètes. Même si vous pouvez sauvegarder un document incomplet, les données manquantes peuvent perturber le traitement du document.

Pour un document de vente, par exemple, les fonctions suivantes sont susceptibles d'être bloquées : copie, livraison et facturation. Si les conditions de paiement ne sont pas précisées, par exemple, on peut livrer la commande client, mais on ne peut pas la facturer. Le protocole « document incomplet » peut également indiquer que le numéro de la commande manque, mais ceci ne perturbera pas nécessairement le traitement du document.

IV. DESCRIPTION DES TESTS : JEU D’ ESSAI

1. PARAMETRAGE NECESSAIRE

Pour accéder au système, renseigner le mandant 105 et saisir le nom d’utilisateur et le pot de passe et appuyer sur la touche « Entrée » du clavier.On accède alors à la page d’accueil.

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1.1 Structure organisationnelle

Créons l’organisation commerciale ZKTSSur la page d’accueil de SAP ECC 6.0, taper « SPRO » dans la zone de commande et appuyer sur la touche « Entrée ».Sur la nouvelle page, cliquer sur « Guide de référence SAP »On arrive à la page de customization.Cliquer sur Structure de l’entreprise →Définition→ Administration des ventes→ Définir, copier, supprimer, contrôler Org. Commerciale

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Cliquer sur Définir l’organisation commercialeDans la liste qui s’affiche, sélectionner l’organisation commerciale 2200 et cliquer sur « Copier sous » ou appuyer sur la touche « F6 » du clavier.

Sur la nouvelle page, remplir comme suit les 2 premiers champs « ZKTS » et « Projet KKO Plus »

29

Puis renseigner les informations concernant la nouvelle organisation commerciale.

Puis, « Sauvegarder » en cliquant sur la disquette.

30

Créons le canal de distributionToujours dans le « SPRO », cliquer sur Structure de l’entreprise →Définition→ Administration des ventes→ Définir, copier, supprimer, contrôler Canal de distributionPuis, cliquer sur « définir le canal de distribution »

Sélectionner le canal de distribution 10 et appuyer sur la touche « F6 » pour copier.

Dans la nouvelle page, changer le nom du canal de distribution, en renseignant ZS.

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Puis, sauvegarder.

Créons une agence commercialeToujours dans le menu de customization, cliquer sur Structure de l’entreprise →Définition→ Administration des ventes→ Créer agence commerciale

Dans la liste qui s’affiche, sélectionner l’agence commerciale 2200 et appuyer sur la touche « F6 ».

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Puis sur la nouvelle renseigner les champs comme suit sur la copie d’écran.

Renseigner les informations concernant l’agence commerciale ZKTS et sauvegarder.

33

Créons un groupe de vendeursDans le menu de customization, cliquer sur Structure de l’entreprise →Définition→ Administration des ventes→ Créer groupe de vendeursSélectionner le groupe de vendeurs 220 et appuyer sur la touche « F6 ».

Changer les données comme suit dans la copie d’écran et sauvegarder :

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Créons le secteur d’activitéDans la customization, cliquer sur Structure de l’entreprise →Définition→ Logistique-données générales→ Définir, copier, supprimer, contrôler secteur d’activité

Puis cliquer sur « Définir le secteur d’activité »Dans la liste qui s’affiche, sélectionner le secteur d’activité A1 et appuyer la touche « F6 ».

35

Sur la nouvelle ligne, renseigner les informations suivantes ZS et Agro-alimentaire et sauvegarder.

Affectons notre organisation commerciale ZKTS à la société CESI ROUEN

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Dans la customization, cliquer sur Structure de l’entreprise →Affectation→ Administration des ventes→ Affecter organisation commerciale à sociétéRepérer la ligne de l’organisation commerciale ZKTS et utiliser le match code de la colonne de société pour atteindre la société CESI ROUEN (la sélectionner), puis sauvegarder.

Affectons le canal de distribution ZS à l’organisation commerciale ZKTSCliquer sur Structure de l’entreprise →Affectation→ Administration des ventes→ Affecter canal de distribution à organisation commercialePuis sélectionner la ligne correspondant à l’organisation commerciale 2220 et au canal de distribution 10Appuyer sur la touche « F6 »Et saisir comme organisation commerciale ZKTS et comme canal de distribution ZSPuis, sauvegarder.

37

Affectons le secteur d’activité ZS à l’organisation commerciale ZKTSCliquer sur Structure de l’entreprise →Affectation→ Administration des ventes→ Affecter secteur d’activité à organisation commerciale

38

Puis sélectionner la ligne correspondant à l’organisation commerciale 2200 et au secteur d’activité A1Appuyer sur la touche « F6 »Et saisir comme organisation commerciale ZKTS et comme secteur d’activité ZSPuis, sauvegarder.

Définissons le domaine commercial

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Cliquer sur Structure de l’entreprise →Affectation→ Administration des ventes→ Définir domaine commercialSélectionner la ligne correspondant à l’organisation commerciale 2200, canal de distribution 10, secteur d’activité A1 Appuyer sur la touche « F6 » pour copierEt saisir comme organisation commerciale ZKTS, canal de distribution ZS et secteur d’activité ZS Sauvegarder

Affectons l’agence commerciale ZKTS au domaine commercialCliquer sur Structure de l’entreprise →Affectation→ Administration des ventes→ Affecter agence commerciale à domaine commercialSélectionner la ligne correspondant à l’organisation commerciale 2200, le canal de distribution 10, le secteur d’activité A1 et l’agence commerciale 2200Puis appuyer sur la touche « F6 »Et saisir les données suivantes :

- Organisation commerciale ZKTS- Canal de distribution ZS- Secteur d’activité ZS

40

- Agence commerciale ZKTSSauvegarder.

Affectons le groupe de vendeurs ZTS à l’agence commerciale ZKTS

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Cliquer sur Structure de l’entreprise →Affectation→ Administration des ventes→ Affecter groupe de vendeurs à agence commercialeSélectionner la ligne correspondant à l’agence commerciale 2200 et au groupe de vendeurs 220Puis appuyer sur la touche « F6 »Et saisir les données suivantes : agence commerciale ZKTS et groupe de vendeurs ZTSSauvegarder.

42

Affectons la division 100R à notre organisation commerciale/canal de distributionCliquer sur Structure de l’entreprise →Affectation→ Administration des ventes→ Affecter division à organisation commerciale/canal de distributionSélectionner la ligne correspondant à l’organisation commerciale 2200, au canal de distribution 10 et à la division 2200.Puis appuyer sur la touche « F6 »Et saisir les données suivantes : organisation commerciale ZKTS, canal de distribution ZS et la division 100R Puis sauvegarder.

43

Définir les canaux de distribution communsToujours dans le customizing, cliquer sur Administration des ventes →Données de base→ Définir les canaux de distribution communsRepérer la ligne correspondant à l’organisation commerciale ZKTS et au canal de distribution ZS et à l’aide des matchcodes, remplir les autres colonnes relatives aux canaux de distribution.Sauvegarder.

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Définir les secteurs d’activité communsToujours dans le customizing, cliquer sur Administration des ventes →Données de base→ Définir les secteurs d’activité communsRepérer la ligne correspondant à l’organisation commerciale ZKTS et au secteur d’activité ZS et à l’aide des matchcodes, remplir les autres colonnes relatives aux secteurs d’activité.Sauvegarder.

45

1.2 Les documents de vente

Définir les types de documents de vente Toujours dans le customizing, cliquer sur Administration des ventes →Vente→ Documents de vente→ En-tête du document de vente→ Définir les types de document de vente

46

Dans la liste, repérer le type CBBO, et le sélectionner. Appuyer sur la touche « F6 » pour le copier Remplir la page qui s’ouvre comme suit :

Cliquer « Oui » pour le message concernant les copies de document et sauvegarder.

47

Définissons un type de commandeToujours dans le customizing, cliquer sur Administration des ventes →Vente→ Documents de vente→ En-tête du document de vente→ Définir les types de commande

Cliquer sur « Nouvelles entrées »

48

Et renseigner les informations suivantes, puis sauvegarder.

Définissons un motif de la commande

49

Dans le customizing, Administration des ventes →Vente→ Documents de vente→ En-tête du document de vente→ Définir les motifs de la commande client

Cliquer sur « Nouvelles entrées » et renseigner comme suit la nouvelle page :

Et sauvegarder. Affectons le domaine commercial aux types de documents de vente

50

Toujours dans le customizing, cliquer sur Administration des ventes →Vente→ Documents de vente→ En-tête du document de vente→ Affecter domaine commercial aux types de documents de vente

Cliquer successivement sur - Regrouper les organisations commerciales- Regrouper les canaux de distribution- Regrouper les secteurs activité

Et remplir les pages successives comme suit après avoir cliqué sur « Nouvelles entrées »:

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Cliquer après sur « Affecter type commande clients autorisés aux domaines commerciaux »Cliquer sur « Nouvelles entrées » et renseigner les champs organisation commerciale par 1000, canal de distribution par 10, secteur d’activité par 01 et type de document de vente par ZBO1.Puis sauvegarder.

53

Affectons le type de poste du document de ventePour définir un nouveau type de poste, l’opération est à tout point semblable à celle de la définition de l’en-tête du document de vente.Pour affecter un type de poste, on fait les opérations suivantes :Cliquer sur Administration des ventes →Vente→ Documents de vente→ Poste de document de vente→ Affecter les types de posteCliquer sur « Nouvelles entrées » et remplir comme ci-dessous :Type document de vente = ZBO1Groupe de type de poste = NORMType de poste = TANType de poste manuel = TAP, TAQ, TANN, TAW, DSIEt sauvegarder.

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Si on avait créé un type de poste, il faudra aussi penser à l’affecter à un type d’échéance qui existe déjà dans le système ou qu’on a créé.

1.3 Détermination du prix

Affectons un schéma de calcul de prix à notre type de commande En premier lieu dans le SPRO, cliquer sur Administration des ventes →Détermination du prix→ Pilotage de la détermination du prix→ Affecter schémas de documents types de commande client

Sur la nouvelle page, repérer la ligne correspondant à ZBO1 et compléter comme suit :

55

Dans le SPRO, cliquer sur Administration des ventes →Détermination du prix→ Pilotage de la détermination du prix→ définir et affecter les schémas de calculDans la nouvelle fenêtre, cliquer sur « Définir détermination du schéma de calcul »

Cliquer sur « Nouvelles entrées » sur cette nouvelle page et renseigner les champs comme suit :

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Et sauvegarder.N.B. Pour voir en détail, le contenu du schéma de calcul RVAAFR, on peut cliquer sur Administration des ventes →Détermination du prix→ Pilotage de la détermination du prix→ gérer schéma de calcul.

1.4 Livraisons

Créons un type de livraison et renseignons-le dans le type de document de venteDans le customizing, cliquer sur Logistics execution→Expédition→ Livraisons→ Définir type de livraison de vente→ Affecter domaine commercial aux types de documents de venteRepérer la ligne LF et cliquer sur « copier sous »

Remplir les deux premiers champs de la nouvelle page comme ci-après :

57

Et sauvegarder.

Une fois, le type de livraison créé, il faut le renseigner dans le type de document de vente que nous avons créé ZBO1

Définir les conditions d’expédition par type de document de vente

58

Cliquer sur Logistics execution→Expédition→Données de base→Détermination point d’expédition/point de réception march. →définir les conditions d’expédition par type de document de vente

Repérer la ligne correspondant au document de vente de type ZBO1 et renseigner dans la colonne de condition d’expédition 07 ; puis, sauvegarder.

Affecter les points d’expéditionCliquer sur Logistics execution→Expédition→ Données de base→ Détermination point d’expédition/point de réception march. →Affecter les points d’expédition

59

Et cliquer sur « Nouvelles entrées ». Remplir la nouvelle page de la sorte et sauvegarder.

1.5 Facturation

Créons un type de factureToujours dans le customizing, cliquer sur Administration des ventes →Facturation→ Factures→ Définir les types de factureDans la nouvelle fenêtre, cliquer sur « Définir les types de facture »Repérer la ligne CBF2 et cliquer sur « copier sous »

60

Sur la nouvelle page, changer les deux premiers champs comme sur la capture d’écran

Puis, sauvegarder.

2. JEUX D’ESSAI

Avec le paramétrage qui vient d’être fait, nous pouvons tester un processus de commande client.

Pour effectuer ce test, nous allons faire intervenir trois différents rôles :

61

L’administration des ventes pour la saisie de la commande Le magasinier pour la création de la livraison, le prélèvement et l’enregistrement de

la sortie de marchandises La facturation ventes pour la facturation de la commande

2.1 Cas de l’article PF2009CACAO-IB2

2.1.1 Création d’un client

Pour mener à bien notre exemple, il nous faut obligatoirement créer un partenaire. Pour effectuer cette transaction, on a deux possibilités :

- cliquer sur LogistiqueAdministration des ventesDonnées de baseCréerPartenaireClientCréerAdministration des ventes

- ou taper le code transaction VD01

Remplir avec les données suivantes :

- Groupe de comptes = donneur d’ordre- Client = CHOCOFAB (on peut utiliser des caractères alphanumériques pour

désigner le client dans le système)- Organisation commerciale = ZKTS- Canal de distribution = ZS- Secteur d’activité = ZS

62

Puis, appuyer sur la touche « Entrée »

On arrive à une nouvelle page avec des onglets qu’on renseigne comme ci-après sur les copies d’écran

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On clique dans le rectangle jaune « Données domaine commercial » et on remplit les différents onglets de la façon suivante

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On vérifie bien que le client CHOCOFAB a les 4 rôles partenaires que sont donneur d’ordre, client facturé, payeur et client livré.

65

Et on sauvegarde.

On peut lire en bas de la page que le client CHOCOFAB a été créé dans le domaine commercial ZKTS ZS ZS.

2.1.2 Saisie de la commande client

Pour accéder à cette transaction, on dispose de deux options :

- à partir de la page d’accueil, cliquer sur :LogistiqueAdministration des ventesVentesCommande clientCréer

- ou taper le code transaction VA01

Sur la nouvelle page, renseigner les informations sur la structure organisationnelle comme ci-dessous sur la capture d’écran :

66

Appuyer sur la touche « Entrée ».

Sur la nouvelle page, saisir les données suivantes :

- donneur d’ordre = CHOCOFAB et appuyer sur la touche « Entrée » pour remplir le champ réceptionnaire

- article = PF2009CACAO-IB2- quantité = 25- département = 0003 (qui correspond à la vente)

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Une fois les trois champs saisis, cliquer en haut de la page sur SautEn-têteConditions

Sur la nouvelle page, renseigner sur la dernière ligne après les écritures :

- type = PR00- montant = 500 et appuyer sur la touche « Entrée »

Cliquer maintenant sur SautEn-têteVentes pour remplir le champ « motif de la commande » en sélectionnant grâce au matchcode, Projet SAP cesi rouen.

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Cliquer maintenant sur l’onglet Données commande et sélectionner comme type de commande CHOC.

Cliquer maintenant sur SautPosteExpédition et comme poids brut, renseigner 25.

69

Et on sauvegarde la commande.

Le système nous signale en bas de page que la commande 12146 a été créée.

70

2.1.3 Livraison de la commande de vente

Pour effectuer cette transaction, on utilise le code VL01N

On remplit les champs comme suit sur la page qui s’affiche :

- Point d’expédition = 1201- Date de sélection = 30.06.2009- Ordre = 12146- Type de livraison = ZALF

Et on appuie sur la touche « Entrée ».

Sur la nouvelle page qui s’affiche (voir copie d’écran ci-dessus), on clique dans l’onglet « Prélèvement d’articles » au dessus des lignes, et on renseigne la quantité prélevée de 25.

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Sauvegarder ; un message apparait nous indiquant que la livraison 80015239 a été créée.

Par ailleurs, grâce à la transaction MD04, on peut regarder l’état dynamique des stocks de l’article PF2009CACAO-IB2 pour la division 100R.

72

Maintenant retournons à notre livraison grâce à la transaction VL02 et enregistrons la sortie de marchandises. Pour enregistrer la sortie de marchandises, il faut cliquer sur le champ « Enreg. Sortie march. ».

73

On remarque qu’on a un message bloquant « MG Utilisation libre pas atteint, différence de 25 KG » qui nous indique que par rapport à notre planification, l’article ne peut jamais être disponible à la date de livraison pour être expédiée.

Donc, on ne peut pas enregistrer des sorties de marchandises pour le produit PF2009CACAOIB-2.

2.1.4 Facturation de la commande

Utilisons la transaction VF01

Remplissons la page qui s’affiche de la façon suivante :

- Type de facture = ZBF2 Facture - Document = 80015239

Et appuyer sur la touche « Entrée ».

On a dans le statut de traitement « Erroné »

74

On ne peut donc pas faire la facturation parce que la sortie de marchandises n’a pas été enregistrée.

2.2 Cas de l’article CHOCO

2.2.1 Création de l’article CHOCO

Le code transaction pour créer un article est MM01 et remplir la page qui s’affiche comme suit :

Et appuyer sur la touche « Entrée » et sélectionner les vues suivantes pour l’article.

75

Cliquer sur la coche en bas de la petite fenêtre, et dans la nouvelle fenêtre, renseigner les données organisationnelles.

Et appuyer sur la touche « Entrée ».

Saisir les données comme dans la capture d’écran suivante sur la page qui s’ouvre

76

77

78

Cliquer sur la disquette pour sauvegarder.

Comme on a choisi le groupe de chargement 0003, on va devoir faire un paramétrage au niveau de l’affectation des points d’expédition (ici on prendra le point d’expédition 2220)

79

Et on sauvegarde le paramétrage.

2.2.2 Création d’une commande de l’article

80

Saisir le code de transaction VA01 et remplir les champs comme ci-dessous :

Et appuyer sur la touche « Entrée ».

Saisir CHOCOFAB comme donneur d’ordre et réceptionnaire.

Comme article saisir CHOCO et pour la quantité 10.

On a un message concernant l’exercice 2009. Grâce à l’aide, on peut accéder au customizing pour faire les paramétrages nécessaires comme sur les copies d’écran ci-après.

81

82

83

Maintenant que l’exercice comptable est paramétré, on peut retourner à notre commande pour la compléter. On saisit alors le numéro de département 0003 comme précédemment.

Comme type de commande, renseigner le type CHOC que nous avons créé dans le paramétrage

84

Renseigner un prix et tous les autres champs comme précédemment grâce au protocole de document incomplet auquel on peut accéder en cliquant sur l’onglet « Traiter ».

Puis sauvegarder le document de vente.

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86

87

2.2.3 La livraison sortante de la commande

Utilisons la transaction VL01N et remplir les champs comme ci-dessous :

Appuyer sur la touche « Entrée »

Dans la page « Livraison », aller dans l’onglet « Prélèvement d’articles » et renseigner la quantité à prélever (ici, nous renseignons la totalité c’est-à-dire 10), puis sauvegarder.

88

Regardons l’état de notre stock grâce à la transaction MD04

Pour enregistrer la sortie de m/ses, retournons à la livraison grâce à la commande VL02N et regardons dans les onglets en haut sous la barre de description de la page.

89

Cliquer sur « Enreg. sortie march. »

On remarque que toutes les lignes sont grisées, donc on ne peut plus a priori le modifier.

Regardons de nouveau l’état dynamique des stocks

90

Il n’y a rien comme mouvement de stocks ; si la sortie de marchandises a pu être effectuée c’est parce qu’il n’y a pas de contrôle de disponibilité activé sur le type d’échéance, le type de poste de livraison ou l’article.

Activons le contrôle de disponibilité pour le type d’échéance CP et créons une commande de 20 unités de chocos (en référence à la précédente) à livrer.

91

On remarque bien que le type d’échéance est CP. Regardons si ce type d’échéance entraîne un contrôle de disponibilité. Pour ce faire, il faut aller dans le SPRO et cliquer sur Administration des ventesFonctions de baseContrôle de disponibilité et transfert des besoinsContrôle de disponibilité via logique ATP et planificationDéterminer les fonctions par type d’échéance

Recochons alors le contrôle de disponibilité.

Créons une nouvelle commande avec les mêmes données à la seule différence de la quantité qu’on va porter à 20

Effectuons la livraison sortante de cette nouvelle commande N° 12133

92

Renseignons la quantité prélevée

Regardons l’état dynamique des stocks

93

Enregistrons la sortie de marchandises en cliquant sur « Enreg. sortie march. »

La sortie de marchandises a été enregistrée bien qu’on n’ait pas de stock. Regardons l’état dynamique de notre stock après l’enregistrement de la sortie de marchandises

94

On n’a donc aucune différence par rapport au cas où il n’y avait pas de contrôle disponibilité sur le type d’échéance.

Modifions le type de contrôle affecté à l’articleAccédons à la fiche article grâce à la transaction MM02

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Changeons le contrôle disponibilité KP par 02.

96

Décochons le contrôle de disponibilité pour le type d’échéance CP

Recréons une commande de 30 chocos par copie de la précédente

97

Effectuons la livraison des 30 boites de chocos

98

On remarque qu’il y a contrôle de disponibilité sur l’article et donc, quand on valide, l’application nous signale le message d’erreur suivant : « seuls 0 boites de l’article CHOCO sont disponibles ».

On remarque donc que si on avait pu faire une sortie de marchandises fictive c’est parce qu’il y avait pas de contrôle de disponibilité sur l’article CHOCO.

2.2.4 Facturation de la commande

Utilisons la transaction VF01 et renseignons les différents champs comme ci-après :

99

On a repris donc, la livraison sortante pour les 10 boites de choco qui avaient été enregistrées en sortie de marchandises sans contrôle de disponibilité pour le type d’échéance et sans contrôle de disponibilité pour l’article.

Les différents champs qui se retrouvent sur la facture sont les suivants, il faut appliquer le protocole de document incomplet pour compléter les champs nécessaires :

100

101

102

Remplir tous les champs obligatoires à l’aide des matchcodes ou créer de nouveaux objets dans le customizing qui pourront être utilisés.

Sauvegarder la facture

103

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Introduction SAP-ADV-SD18/01/2010 – 29/01/2010PRESENTATION SAP (1j)

PROCESSUS ADV (5 j)(5 jours)

Vente01/02/2010 – 10/02/2010

DETERMINATION DES PRIX (2j)COMMANDE CLIENT (2j)

(2 jours)

Expédition22/02/2010 – 26/02/2010

LIVRAISON (2j)FACTURATION (2j)

(2 jours)

V. PLAN DE FORMATION1. Le planning

Les utilisateurs vont bénéficier d’une formation, ce qui va en continuation du projet d’implémentation de l’ERP. Le planning de formation se présente comme suit :

Planning de formation

La période totale requise pour la formation du personnel est de 1 mois et demi. Celle-ci sera réalisée entre le 15 janvier 2010 et le 28 février 2010.

2. Le programme de formation

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Nous avons défini trois niveaux de formation SAP qui sont illustrés dans le tableau se trouvant ci-dessous :

Tableau 1 : Description des niveaux de formation

Niveau Pré requis Description1 Aucun Les cours de niveau 1, placés dans la classe de

présentations au niveau débutant ou avancé, sont destinés à aborder en premier lieu les thèmes généraux de SAP.

2 Niveau 1 Les cours de niveau 2 sont généralement des introductions à des thèmes spécifiques de l’ADV.

3 Niveau 1 et 2 Les cours de niveau 3 approfondissent le contenu des thèmes traités dans les cours de niveau 2, donc de l’ADV.

Notre méthode de formation est basé sur trois principes : prise de conscience, préparation et compétence.

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Ce programme de formation se présente en plusieurs niveaux (1, 2 et 3) permettant d’adapter le contenu des cours en fonction des personnes qui vont y être présentes.

Le premier niveau va servir à présenter la solution SAP en général en guise d’introduction de la formation.

Le niveau 1 est destiné à la prise de conscience de l’utilisateur. Les cours de niveau 1 seront généralement concentrés sur les fonctions et les particularités introductrices et ont pour but de familiariser avec l’environnement et la terminologie de SAP. Ces cours de niveau 1 comprennent :

Une présentation de SAP ; Des formations de base concernant SAP.

Le second niveau va venir apporter un élargissement de la présentation en s’intéressant au processus ADV.

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Formation SAPParamétrage module

ADV

Niveau 1

Aborder les thèmes généraux de SAP

(Aucun pré requis)

IntroductionEt

Présentation SAP

Niveau 2

Introduire des thèmes spécifiques à l’ADV

PrésentationDu

Processus ADV

Niveau 3

Approfondir les thèmes de l’ADV du niveau 2

Approfondissement deLa vente

&L’expédition

Le niveau 2 est également nommé phase de préparation. Ce niveau permet de faire connaissance avec les processus métiers centraux qui fournissent les renseignements nécessaires à la mise en œuvre de SAP et c’est en fonction des méthodes de travail de votre entreprise ERP CACAO. Ces cours de niveau 2 comprennent :

Une introduction au module ADV ; Une introduction aux autres modules proches de l’ADV.

Le troisième niveau va servir à approfondir les connaissances ADV en travaillant les parties les plus importantes du module SD (la vente et l’expédition).

Quand on débute le niveau 3, on désire en général maîtriser un module particulier ou on se spécialise dans celui-ci. Les cours de niveau 3 sont d’un niveau avancé et aident à acquérir des connaissances équivalentes à celles d’un expert dans un module particulier de SAP. Ces cours de niveau 3 comprennent :

La personnalisation et la configuration avancées ; L’ADV en communauté : procédure et configuration ; L’affinement de processus des Ventes.

La formation s’introduira par une présentation générale de SAP en donnant quelques bases d’utilisation de l’application SAP : le lancement et l’arrêt du système SAP, la personnalisation de l’affichage, la gestion des favoris et les étapes d’une application typique.

Le contenu du programme concernant les transactions principales de SAP module SD sera présenté de manière détaillée par rapport au processus ADV, la détermination des prix, la commande client, la livraison et la facturation.

1. Le processus ADV

L’équipe ADV, connaissant les bases de la gestion des commandes et de l’ADV, aura une présentation complète de la vente dans le module SD afin de savoir comment configurer le système pour qu’il réponde à leurs besoins spécifiques et définir et utiliser ses fonctions.

Contenu :

1. Introduction

2. Structure organisationnelle des ventes

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3. Affectations des entités de la structure organisationnelle

Agence commerciale Groupe de vendeur Canal de distribution

4. Types de document de vente

5. Types de poste

6. Types d’échéance

2. Détermination des prix

Cette partie aura pour objectif de définir les paramètres nécessaires à la détermination du prix dans le module SD.

Contenu :

1. Notions de base pour la détermination du prix

2. Techniques de conditions pour la détermination du prix

3. Configuration de la détermination du prix

4. Fonctions spéciales

5. Types de conditions spéciaux, statistiques

6. Taxes

7. Ristournes

8. Révision sur tous les points

3. Commande Client

La commande client va déclencher le processus vente et donc cette étape est très importante. Vont êtres détaillés le contenu de la formation ainsi que les transactions principales rattachées à la commande client.

Contenu et transactions principales :

1. Notion de client

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Créer client : transaction VD01 Bloquer client : transaction VD05 Témoin de suppression client : transaction VD06 Tranches de N° client Groupes de comptes et sélection zones client

2. Notion d’article

Créer article : transaction MM013. Commande client standard

Créer commande client standard : transaction VA01 Liste des commandes client : transaction VA05

4. Livraison

La livraison va matérialiser la commande client et donc va avoir des répercutions à plusieurs niveaux. Cette partie de la formation va concerner les personnes qui vont effectuer le suivi de la commande et donc la livraison.

Contenu :

1. Notions de base

2. Types poste de livraison

3. Type de livraison

4. Blocage de la livraison

Transactions principales :

Créer livraison individuelle – Bon de livraison : VL01N Échéancier de livraison : VL04

5. Facturation

La facturation va être la partie qui va confirmer la commande au final. Cette partie finale doit être maîtrisée et faire preuve d’aboutissement de la commande.

Contenu :

1. Définir les types de facture

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2. Blocage de la facturation

3. Régie de la copie pour les factures

Transactions principales :

Créer facture : VF01 Liste des factures : VF05 Echéancier de facture : VF04 Annuler facture : VF11

Cette étape marquera la fin de la formation avec un récapitulatif en fin de session en présence des personnes qui ont suivi la formation et le personnel qui souhaite avoir un résumé global de l’ERP.

VI. PLANNING DE MISE EN ŒUVRE

1. Préparation du paramétrage ;2. Conception Fonctionnelle ;3. Paramétrage et Tests Unitaires ;4. Développements Etats ;5. Développement Informatique ;6. Tests Unitaires de Développements ;7. Tests d’Intégration ;8. Développement des Conversions ;9. Conversion à Blanc ;10. Conversion Réelle ;11. Assistance au Démarrage ;12. Formation.

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N° Nom de la tâche Durée Début Fin

1 Préparation 5 jours Lun 03/08/09 Ven 07/08/092 Conception Fonctionnelle 45 jours Lun 10/08/09 Ven 09/10/093 Paramétrage et Tests unitaires 50 jours Lun 10/08/09 Ven 16/10/094 Dév eloppements Etats 25 jours Lun 19/10/09 Ven 20/11/095 Dév eloppement Informatique 70 jours Lun 19/10/09 Ven 22/01/106 Tests Unitaires de Développement 20 jours Lun 28/12/09 Ven 22/01/107 Tests d'Intégration 20 jours Lun 25/01/10 Ven 19/02/108 Dév eloppements des Conv ersions 65 jours Lun 25/01/10 Ven 23/04/109 Conv ersion à Blanc 10 jours Lun 25/01/10 Ven 05/02/10

10 Conv ersion Réelle 10 jours Lun 08/02/10 Ven 19/02/1011 Assistance au Démarrage 20 jours Lun 08/02/10 Ven 05/03/1012 Formation 25 jours Lun 01/02/10 Ven 05/03/10

D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M29 Jui 09 03 Aoû 09 07 Sep 09 12 Oct 09 16 Nov 09 21 Déc 09 25 Jan 10 01 Mar 10 05 Avr 10 10 Mai 10 14 Jui 10

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VII. CONCLUSION

Ce projet nous à permis de développer nos capacités organisationnelles et de travail en groupe. Nous avons mieux appréhendé les processus que l’on retrouve dans le module SD de SAP.

Celui-ci nous a permis de maîtriser les fonctionnalités du module SD de SAP et de développer notre autonomie, notre curiosité autour du paramétrage et de l’utilisation de l’outil.

La principale difficulté rencontrée a été le nombre d’heures de suivi limité sachant qu’il y avait 4 groupes travaillant sur des modules différents.

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