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UT – G3/G5/G7 – 023 LES INVENTAIRES EN VERSION R5-2XX/R7

UT – G5/G7 – 023 Les inventaires en version R5-2xx

Les inventaires en version R5-2xx /43

1 LA LÉGISLATION .................................................................................................... 3

2 LES MÉTHODES D'INVENTAIRE............................................................................... 4

3 LA PRÉPARATION DE L’INVENTAIRE ...................................................................... 5 3.1 AVANT L’INVENTAIRE ................................................................................................ 5 3.2 PENDANT L’INVENTAIRE : LE COMPTAGE ET LA SAISIE .......................................................... 5 3.3 PREMIÈRE ANALYSE DES ÉCARTS ................................................................................... 6 3.4 CAUSES DES ÉCARTS D’INVENTAIRE ............................................................................... 6 3.5 SECONDE ANALYSE DES ÉCARTS ................................................................................... 6

4 LE CHIFFRAGE DE L'INVENTAIRE ........................................................................... 7

5 L’INVENTAIRE EN G5/G7 R5 – 2XX ........................................................................ 8 5.1 LES MÉCANISMES .................................................................................................... 8 5.2 LA CRÉATION DE L’INVENTAIRE .................................................................................. 10 5.3 LE COMPTAGE PHYSIQUE .......................................................................................... 15 5.4 LA SAISIE DE L'INVENTAIRE ....................................................................................... 18 5.5 L’ANALYSE DES ÉCARTS ........................................................................................... 34 5.6 L’ÉDITION DE L'INVENTAIRE ...................................................................................... 37 5.7 LA CLÔTURE DE L’INVENTAIRE .................................................................................... 38 5.8 LES CORRECTIONS D’INVENTAIRE ................................................................................ 40

SOMMAIRE



1 La législation

Article L 123-12 du code de commerce : Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l'enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés chronologiquement. Elle doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise. Elle doit établir des comptes annuels à la clôture de l'exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, qui forment un tout indissociable. L'inventaire physique doit-il être réalisé le jour de la clôture de l'exercice ? Réponse NON. L'obligation posée par la loi porte sur la périodicité de l'inventaire physique et non sur sa date. Il est donc admis que l'inventaire puisse être réalisé, pour des raisons pratiques, quelques jours avant ou après la date de clôture de l'exercice. Il en va de même fiscalement (rép. de Pierrebourg, JO 2 août 1956, Déb. AN quest. p. 3826 ; doc. adm. 4 A 2513-5). Dans ce cas, il appartient à l'entreprise de recenser précisément les mouvements de ses stocks entre les dates d'inventaire et de clôture afin de déterminer le niveau de ceux-ci à la date de clôture. Une procédure d'inventaire permanent permet-elle de se dispenser d'un inventaire physique complet à la date de clôture ? Lorsque l'entreprise dispose d'un système d'inventaire permanent fiable, c'est-à-dire permettant notamment, d'une part, de s'assurer de l'existence et de l'appartenance des stocks, d'autre part, de détecter leur qualité et leur degré de rotation, la réalisation d'un inventaire physique complet à la date de clôture de l'exercice n'est pas obligatoire (CNCC, bull. 83, septembre 1991, p. 397). Dans ce cas, l'entreprise peut alors effectuer : - soit un inventaire physique complet ne coïncidant pas avec la date de clôture. Une période avec une activité réduite et des quantités en stock faibles peut donc être retenue. L'écart entre la date de prise d'inventaire et celle de la clôture de l'exercice ne doit pas alors être trop important. Il semble qu'un délai de deux à trois mois entre ces deux dates constitue un écart maximal (CNCC, bull. 68, décembre 1987, p. 489), - soit des inventaires physiques appliqués à une partie des stocks et dont les résultats sont rapprochés des données issues de l'inventaire permanent (inventaires tournants couvrant la totalité des articles ou inventaires effectués selon une méthode d'échantillonnage statistique rigoureuse et fiable) (CNCC, bull. 83 précité). Du point de vue fiscal, l'entreprise doit alors justifier, par une méthode appropriée, la fiabilité de son évaluation à la date de clôture de l'exercice (par exemple, par la tenue d'un inventaire permanent entre ces deux dates) (CE 26 juillet 1991, n° 112906). Points à retenir : Le contrôle du stock par inventaire doit être effectué une fois tous les 12 mois Un inventaire complet peut être commencé jusqu'à 3 mois avant la date de clôture de l'exercice pour se terminer quelques jours après. Un inventaire tournant couvrant la totalité des articles sur 12 mois dispense d'un inventaire complet de fin d'année.



2 Les méthodes d'inventaire

L’inventaire est une opération longue, fastidieuse et coûteuse s'il nécessite la fermeture du magasin. L'opération de comptage doit se faire lorsque l’activité des articles comptés est arrêtée. (Il paraît en effet bien difficile de « fixer » l’existant de tous les articles à un moment donné si, pendant le comptage, il y a des mouvements d’entrées / sorties). On distingue 4 méthodes d'inventaire L’inventaire complet annuel C’est une méthode classique, chaque année en fin d’exercice, on vérifie ce qui reste en stock pour chacun des articles répertoriés. Cette opération implique l’arrêt de tous les mouvements dans le magasin, ce qui conduit généralement à l’arrêt de l’activité de l’entreprise. L’inventaire permanent L’inventaire permanent consiste à comptabiliser en permanence les entrées et les sorties, et de connaître ainsi le stock dont on dispose. Tous les stocks sont gérés de cette façon aujourd’hui ; mais bien sûr cela n’exclut pas les écarts car il s’agit de valeurs calculées, donc théoriques. De ce fait les erreurs humaines d'entrée/sortie, le vol, la casse peut amener des écarts de stock que l'inventaire permanent ne peut pas détecter. L’inventaire de contrôle L’inventaire de contrôle permet la comparaison entre les quantités données par l’inventaire permanent et les quantités effectivement observées dans le magasin. Il consiste à sonder au hasard une liste de plusieurs références. L’usage de l’identification automatique (par code à barre) rend cet inventaire infiniment plus rapide et plus sûr. L’inventaire tournant L’inventaire tournant permet également un contrôle comme le précédent. Il consiste à répartir le comptage tout au long de l’année. Chaque jour (ou chaque semaine) le magasin va comptabiliser un certain nombre de références. Cela peut se faire au passage à zéro : zéro dans les fichiers informatiques ou zéro sur les étagères. Pour 15 000 références, cela revient à contrôler 50 articles par jour, et les avantages sont multiples : ▫ Meilleure fiabilité du stock ▫ Plus d’inventaire de fin d’année La méthode peut alors être améliorée par la classification ABC qui permettra d'établir que ▫ les articles A seront inventoriés plus souvent (1 fois par trimestre par exemple ce qui

représente 40 références par jour), ▫ les articles B seront inventoriés un peu moins souvent (1 fois par semestre ce qui

représente 30 références par jour) ▫ Les autres ne seront contrôlés qu’une fois dans l’année (ce qui représentent 25 références

par jour) Soit 95 références par jour.



3 La préparation de l’inventaire

3.1 Avant l’inventaire ▫ Dans le cas d'un inventaire annuel, prévenir les fournisseurs et les clients des dates de

fermeture, les mouvements d’entrée ou de sortie ne pouvant avoir lieu pendant le comptage. ▫ Dans le cas d'inventaire tournant, il est simplement possible de fermer le rayon le temps du

comptage, tout en laissant le magasin ouvert. ▫ Ranger le magasin, ce qui signifie :

o de mettre chaque chose à sa place, o de nettoyer le magasin.

▫ Organiser le travail en constituant : o un zonage et son plan, o des équipes, (de comptage, de saisie, de gestion de la casse, de gestion des

inconnus) o en nommant un responsable par zone, o en rédigeant une procédure, o en informant le personnel de cette procédure, o en s'assurant que la procédure a été comprise.

▫ Prévoir un espace pour la gestion de la casse ▫ Prévoir une gestion des inconnus ▫ Prévoir le matériel nécessaire

3.2 Pendant l’inventaire : Le comptage et la saisie Il convient de constituer des équipes de comptage et des équipes de saisie dont le nombre est fonction de l’importance des articles à compter. Pour des inventaires tournants journaliers, il peut être constitué un roulement d'équipe dans le temps. Dès la fin de l’activité du magasin ou de la zone à compter, le stock est informatiquement gelé afin qu’aucun mouvement ne soit plus effectué (fermeture du magasin ou du rayon). On peut alors procéder ▫ soit à l’édition de listings d’inventaire comportant la liste des produits classés sur lequel

seront reportées manuellement les quantités comptées, qui seront saisies dans un deuxième temps.

▫ soit à une saisie par terminaux portables à mémoire qui seront alors vidés pour chaque gondole, ce vidage constituant la saisie différée.

▫ soit à une saisie par un ordinateur portable ou de poche Wifi (PDA = Personal Digital Assistant) qui permet la saisie en temps réel.

Les produits devant être inventoriés sont alors comptés par une première équipe, qui appose une étiquette sur chaque broche avec la quantité comptée (Ces étiquettes doivent utiliser une colle non permanente afin de pouvoir être décollée sans problème). Une deuxième équipe effectuera alors la saisie en barrant l'étiquette une fois la saisie effectuée sans oublier d'indiquer le n° de la zone de comptage. Après chaque comptage, pour visualiser la fin de l’opération de comptage, on marquera la gondole (par une gommette de couleur ou un autre signe) afin d'éviter un double comptage.



En cas d'articles inconnus, l'article sera noté sur une liste, qui sera affiché sur la gondole. Cette liste sera alors traitée dans un deuxième temps. En cas de casse, mettre l'article dans l'espace dédié à la casse. L'ensemble des articles cassés sera alors sorti du stock dans un deuxième temps. Une fois la saisie effectuée, s’il y a un écart significatif entre le comptage et l'inventaire permanent, pour le même article, dans le même emplacement, un nouveau comptage sera effectué par une autre équipe si possible. La Réserve Les articles de fin de saison qui sont entreposés dans la réserve doivent être comptés, palettisés et filmés. Les palettes doivent être numérotées de façon visible, et une liste permettra d’associer à chaque n° un n° d’inventaire tournant qui permettra de connaître le contenu et la valeur de la palette. ATTENTION : Il convient de veiller à la bonne chronologie des opérations pour éviter des erreurs de calcul lors d'un inventaire consolidé. Un inventaire de réserve ne doit contenir que des articles qui ne sont plus présents dans le magasin. Un inventaire de réserve doit être réalisé avant un inventaire complet, libre ou tournant, pour qu'il soit comptabilisé correctement dans un inventaire consolidé.

3.3 Première analyse des écarts Une fois la saisie effectuée, il convient de procéder à une première analyse des écarts, car certains peuvent provenir d’erreurs grossières de saisie ou de mauvaises imputations que l’on peut immédiatement corriger. L'analyse portera sur : ▫ Les plus gros écarts en quantité ▫ Les plus gros écarts en valeur Il convient donc de constituer : ▫ des équipes de vérification et de recomptage. ▫ Une équipe chargée de gérer la casse

o soit elle est saisie dans l'inventaire et il faut la sortir du stock ce qui permettra de la chiffrer

o soit elle n'est pas saisie et passera en démarque inconnue ▫ Une équipe chargée de gérer les articles inconnus

3.4 Causes des écarts d’inventaire Les écarts constatés après recomptage peuvent provenir de différentes causes : ▫ Stock dormant et mal positionné ▫ Article multi emplacements ▫ Mauvaise réception de stock suite à un mauvais comptage ▫ Erreur de saisie informatique ▫ Démarque inconnue (vol) ▫ Démarque connue sans mouvement (une pièce mise à la poubelle, ou emballage trouvé vide

sans avoir été sortie du stock).

3.5 Seconde analyse des écarts Suite au recomptage, soit l'écart est corrigé, soit il persiste et dans ce cas constitue la démarque. Deux comptages donnant le même résultat sont considérés comme justes.



4 Le chiffrage de l'inventaire

Un des principes de base en comptabilité s'appelle "la permanence des méthodes". Ce principe veut que les mêmes règles et procédures comptables soient appliquées chaque année afin que les informations comptables soient comparables. Ce principe interdit donc de changer la méthode de chiffrage de l'inventaire chaque année en fonction de l'intérêt de l'Entreprise. L'inventaire du stock doit être chiffré à la valeur actuelle du marché. Les méthodes d'évaluation des stocks les plus utilisées sont : ▫ La méthode FIFO (PEPS - premier entré, premier sorti, principe du tunnel) ▫ La méthode LIFO (DEPS - dernier entré, premier sorti, principe de la pile) ▫ La méthode PAMP (prix d'achat moyen pondéré). Ces méthodes produisent différents résultats parce que leurs évaluations sont basées sur différentes hypothèses. Selon la méthode FIFO, les sorties sont valorisées en considérant qu'elles suivent l'ordre d'entrée en stock : du plus ancien au plus récent. Dans la méthode LIFO, les sorties sont valorisées en considérant qu'elles suivent l'ordre inverse des entrées en stock : du plus récent au plus ancien. Selon la méthode du prix moyen pondéré, le coût unitaire (des articles sortis) est déterminé en divisant le total des coûts d'acquisition de ces articles par les quantités acquises. Le choix d'une méthode d'évaluation affecte :

▫ le stock de clôture ▫ le coût des marchandises vendues ▫ la marge bénéficiaire brute et la marge nette.

En période de hausse de prix,

▫ la méthode FIFO produit généralement un stock de clôture plus important, un coût de marchandises plus bas et une marge bénéficiaire plus importante.

▫ La méthode LIFO quant à elle, génère un stock de clôture moins important, un coût de marchandises plus élevé et une marge bénéficiaire moins élevée. En période de baisse des prix, les effets sont inverses.

La méthode du prix moyen pondéré produit des résultats qui se situent à l'intersection de ces deux méthodes. Par contre du fait que le stock doit être valorisé à la valeur actuelle du marché, une période de hausse de prix devrait augmenter la valeur du stock (car augmente la richesse de l'entreprise), alors qu'une période de baisse de prix diminue cette valeur de stock (car diminue la richesse de l'entreprise). Par l'application d'un principe de précaution, en période de hausse, le stock n'est habituellement pas réévalué à la hausse mais reste à sa valeur nette comptable, par contre en période de baisse, il convient d'appliquer des dépréciations de stocks par rapport à cette valeur nette comptable afin de diminuer la valeur du stock pour le ramener à une valeur de marché. C'est pour cela que des articles ayant tendance à voir leur prix marché augmenter ont intérêt à être valorisés en prix d'achat moyen pondéré qui donnera une valeur du stock en valeur nette comptable alors que des articles ayant tendance à voir leur prix marché baisser, ont intérêt à être valorisés au dernier prix d'achat, ce qui évite ainsi des écritures de dépréciation.



5 L’Inventaire en G5/G7 R5 – 2xx

La version R5-200 (et suivantes) permet une gestion : ▫ de l'inventaire permanent mettant à jour un stock dit "théorique" puisqu'il ne tient pas

compte de la démarque inconnue. ▫ de l'inventaire périodique (de fin d'année) ▫ d'inventaires tournants selon différents critères ▫ d'une consolidation d'inventaires étalés dans le temps ▫ de l'inventaire de contrôle

Les modes de valorisation en FIFO ou LIFO ne sont pas gérés, par contre un article peut être valorisé en Prix d'achat moyen pondéré (PAMP) ou au dernier prix d'achat (DPA). Une zone Emplacement permet de "zoner" le stock afin de pouvoir établir des inventaires par zones géographiques. Une coche "multi emplacement" dans l'onglet stock et la fiche article permettra d'indiquer au moment de la saisie que l'article se trouve à plusieurs endroits dans le magasin.

5.1 Les mécanismes Le mécanisme de l'inventaire périodique de fin d'année. Lors du lancement de l'inventaire, le stock théorique sera figé dans une zone appelée "stock avant inventaire". Les articles seront alors comptés puis saisis par une ou plusieurs sessions de saisie. Les quantités saisies seront alors sauvegardées dans une zone appelée "stock d'inventaire". Lors de la clôture de l'inventaire, la comparaison entre la zone "Stock avant inventaire" et la zone "Stock d'inventaire" permettra de déterminer les écarts de stocks. Ces écarts seront alors basculés dans le stock théorique. Cette méthode permet, une fois les articles comptés, de pouvoir différer la saisie tout en redémarrant les mouvements de stocks.



Stock Opérations Qté Théorique Réel Avant inventaire Compté Ecart

10 8 10 8 -2 Ventes -3 7 5 Réceptions 12 19 17 Bascule de l'écart -2 17 17 Le mécanisme des inventaires consolidés consiste à regrouper tous les inventaires entre deux dates et leur appliquer, en les inversant, tous les mouvements de stocks qui ont eu lieu entre la date de l'inventaire, et la date de valeur souhaitée de l'inventaire. La fonction d’inventaire est accessibles à partir du menu « Achats/Stocks – Consultation / saisie d’inventaire »

La procédure d’inventaire se déroule en 5 phases : ▫ la création de l’inventaire, ▫ le comptage physique et la saisie, ▫ l’analyse des écarts et le contrôle par un nouveau comptage, ▫ la clôture et l'édition, ▫ les éventuelles corrections après clôture.



5.2 La Création de L’inventaire La création de l'inventaire consiste à sélectionner les articles qui seront inventoriés selon différentes méthodes : ▫ Inventaire complet périodique ▫ Inventaire tournant

o découpé selon différents critères logiques qui devront être précisés o de ce qui n'a pas été compté entre deux dates o de contrôle (des articles sont choisis aléatoirement pour contrôle)

▫ Inventaire libre (des articles sont comptés et saisis dans le magasin sans critères logiques particuliers)

▫ Inventaire consolidé avec valorisation à une date donnée (regroupement de plusieurs inventaires)

▫ Inventaire instantané qui permet de transformer les valeurs de l’inventaire permanent en inventaire périodique.

et à figer le stock dans une zone particulière appelée « stock avant inventaire », qui permettra, l'inventaire fini, de calculer les écarts par comparaison.

Inventaire complet La sélection de l’inventaire complet affiche l’écran suivant qui permet de nommer l’inventaire et d’en indiquer la date de valeur pour le cas où il ne s’agit pas de la date du jour. Cela peut être le cas si par exemple on souhaite le stock au 31 décembre mais on lance l’inventaire le 5 janvier, sachant que le magasin était fermé entre le 31 décembre et le 5 janvier.



La demande de changement de date ouvre la fenêtre suivante :

Le bouton « F2 valider » demande une dernière confirmation et lance le traitement de création d’inventaire :

Un message confirme alors que l'inventaire a bien été créé.



Inventaire Tournant Dans le cas du choix d'un inventaire tournant, le bouton "F9 critères" ouvre une nouvelle fenêtre qui permet de sélectionner les articles destinés au comptage en fonction de différents critères.

Liste des articles sélectionnés pour l’inventaire La liste des articles sélectionnés pour l’inventaire selon les critères indiqués dans la fenêtre précédente apparaîtra alors dans la fenêtre principale :



Si l’inventaire a été créé et qu’un problème est constaté, il est possible de l’annuler sans conséquence, autre qu'un peu de perte de temps. Un message de confirmation permet de confirmer cette annulation :

Inventaire Libre Cet inventaire consiste à compter librement des articles dans le magasin et à limiter la mise à jour des stocks à ces articles. Cet inventaire est souvent fait à partir d'un terminal portable à mémoire ou d’un PDA. Il offre aussi la possibilité d’établir la liste de ce qui n'a pas été compté sur une période donnée. Cet inventaire sera utile dans le cas d'inventaires tournants tout au long de l'année, afin de s'assurer que tous les articles ont été comptés au moins une fois dans l'année. Exemple : on veut savoir les articles qui n'ont pas été comptés depuis le 1er janvier 2010 pour un inventaire au 31/12/2010. Il offre enfin la possibilité de faire un inventaire de contrôle, en établissant une liste d’articles choisis aléatoirement. Inventaire Consolidé Cet inventaire consiste à créer un inventaire pour obtenir une valeur de stock à une date souhaitée (date de valeur), en consolidant l'ensemble des inventaires fait entre deux dates. La date de valeur souhaitée doit être antérieure ou égale à la date du dernier inventaire de la liste.



Attention : Consolider ne veut pas dire que les quantités sont cumulées, mais que la totalité des articles peuvent être comptés par le biais de plusieurs inventaires éclatés dans le temps, et réunis par cette consolidation en un seul inventaire pour la date de valeur souhaitée. Pour chaque article traité, sa valeur du stock est recalculée à la date souhaitée, à partir de la dernière valeur d’inventaire trouvée, et réajustée par le jeu des mouvements en entrée et en sortie qui ont eu lieu entre le moment de l’inventaire et la date souhaitée, afin d’obtenir une valeur de stock à la date de valeur demandée.

Exemple : l’inventaire de fin d’année (31 décembre) pourra être étalé entre le 1er décembre et le 15 janvier en plusieurs inventaires partiels (un par jour par exemple) et l’inventaire consolidé permettra de connaître à partir de l’ensemble de ces inventaires, quelle était la valeur du stock au 31 décembre. Si certains articles sont absents de l’ensemble des inventaires concernés par la consolidation, 3 choix sont possibles :

• Soit tous les articles absents seront comptabilisés avec un stock nul, c’est à dire qu’ils se retrouveront avec un stock d’inventaire et théorique magasin à 0.

• Soit tous les articles absents seront comptabilisés avec la valeur donnée par l’inventaire permanent, à savoir le stock théorique constaté informatiquement au moment de l’inventaire.

• Soit l’inventaire sera restreint aux articles présents. Inventaire Instantané Cet inventaire est en fait un traitement qui bascule les stocks permanents théoriques dans un inventaire. Ce traitement est généralement utilisé lors d'une reprise de fichiers existants, ce qui permet de commencer l'utilisation de Point de vente à partir d'un inventaire fictif. Il peut aussi être utilisé lorsque c’est l’inventaire permanent qui est utilisé en fin d’année pour évaluer la



valeur du stock comptable (cas d’inventaire tournant tout au long de l’année). Ce traitement permet alors d’avoir des documents comptables adéquats, mentionnant bien les notions d’inventaires.

5.3 Le comptage physique Point de Vente G5/G7 permet différentes méthodes de comptage non exclusives les unes des autres. ATTENTION : nous vous rappelons que pendant la phase de comptage, il ne doit y avoir aucun mouvement de stocks, ni en entrée, ni en sortie sur la portion d’articles inventoriés. Dans le cadre d’un comptage magasin ouvert, le rayon compté doit être fermé le temps du comptage. Les listes papier La première méthode consiste à éditer des listes papier qui seront remplies manuellement en rayons. L'édition de ces listes, est possible par la fonction "Listes de saisie" qui ouvre l'écran suivant :

Cet écran permet de créer, supprimer, ou d'imprimer ces listes. Le bouton « nouvelle liste », ouvre la fenêtre suivante :



qui permet soit de définir des critères de filtrage par le bouton "F9 critères"



Soit de rechercher les articles pas encore saisis dans l'inventaire, soit encore de sélectionner aléatoirement une série d’articles. Ces listes peuvent être rappelées lors de la saisie, ce qui permettra un affichage automatique des articles dans l'ordre de la liste. Il suffira alors de saisir la quantité comptée et inscrite sur la liste. Il est possible de créer autant de liste que l'on souhaite en leur donnant un nom. Le bouton « F2 créer » crée la liste après une dernière confirmation :

Le bouton "Imprimer" permet l'édition de la liste en utilisant un format d'édition modifiable par le bouton "Editeur d'états".

Le bouton : « commencer une saisie à partir de cette liste » permet de commencer une session de saisie directement depuis cet écran (cf. § 1.3 la saisie de l’inventaire). La combinaison d’un inventaire libre avec les listes, permettra l’inventaire de ce qui n’a pas encore été compté à une date donnée, ou permettra d’effectuer des inventaires de contrôle en demandant au logiciel de sélectionner des articles au hasard. Les terminaux de saisie code barres à mémoire Quand les articles du magasin sont majoritairement code barrés, il devient très intéressant d’utiliser des terminaux de lecture de code barres portables (à mémoire). La saisie de l’inventaire consiste alors à lire le code EAN de l’article puis à saisir la quantité. La saisie consistera alors à vider le ou les portables dans un puits de vidage qui permettra la création d'une session de saisie. Les codes à barres peuvent être des codes pré- imprimés par le fournisseur ou des codes internes. Ces terminaux peuvent être loués pour l'occasion à Progmag.



La création de fichiers ASCII ou Texte Il est aussi possible de créer sur plusieurs ordinateurs portables, muni d'une douchette USB, des fichiers contenant le code (code interne ou gencod) et la quantité des articles, ces ordinateurs se déplacent dans les rayons du fait de leur autonomie, ce qui permet de déployer plusieurs équipes dans le magasin sans infrastructure particulière (point d'accès Wifi). Exemple : plusieurs ordinateurs portables loués pour l'inventaire peuvent se déplacer dans les rayons avec une saisie sur un tableur contenant une colonne code et une colonne quantité. Les tableurs permettant la conversion en fichier texte, il sera ensuite facile d’intégrer ces fichiers dans une session de saisie. L'utilisation d'ordinateur portable ou de PDA en Wifi. Si le magasin est équipé de point d'accès Wifi, il devient alors possible d'utiliser des ordinateurs portables ou des PDA directement connectés sur le réseau, permettant une saisie en temps réels des quantités comptées dans une session de la base de l'inventaire. Dans le cas d’utilisation d’ordinateur portable, le wifi n’étant pas toujours très fiable (coupures réseaux fréquentes) il est préférable de fonctionner en mode TSE sur un serveur Windows serveur 2003. En effet les coupures réseaux du wifi peuvent d’une part occasionner la perte de la saisie sur le portable, et d’autre part endommager les fichiers sur le serveur. ATTENTION : Dès la fin du comptage physique, le stock peut à nouveau être mouvementé, bien que la saisie n'ait pas été terminée.

5.4 La saisie de l'inventaire On accède à la saisie de l’inventaire par le menu « F4 nouvelle saisie » qui ouvre la fenêtre suivante :



Chaque session de saisie peut faire appel à des options de saisies différentes qui sont définies à la création de la session. Il peut s’agir : ▫ d’une saisie manuelle ▫ d'une saisie selon une liste ▫ de l'importation d'une saisie par terminal code à barre à mémoire ▫ de l’importation d’un fichier texte

Une fois le choix fait, le bouton « Continuer » ouvre la fenêtre suivante : Il sera alors possible à chaque session de modifier le libellé de la session (en y indiquant l’auteur par exemple), la zone de comptage (si des zones ont été définies), un code emplacement qui mettra à jour la fiche article. Cette dernière information, permet de profiter de l’inventaire pour indiquer des codes emplacements pour chaque article, ce qui permettra par la suite d’effectuer des inventaires tournants par emplacement. Le bouton « F2 valider » permet la création de la session. La Saisie Manuelle libre La fenêtre de saisie suivante s’ouvre alors



Cette fenêtre permet pour chaque article, la saisie de son code et de sa quantité. Comme dans l’ensemble du logiciel, « * »+ Entrée permet l’ouverture d’une fenêtre de recherche article. Une colonne indique si l’article a été déclaré en multi - emplacements (article positionné pour des questions de merchandising à plusieurs endroits dans le magasin). De même, la partie droite de l’écran permet la saisie des numéros de séries. Une colonne indique par un voyant vert ou rouge la cohérence entre la quantité d’article trouvée et le nombre de numéro de série saisi. Le bouton " F2 Valider la saisie" affiche un message de confirmation qu'il suffit de valider pour enregistrer la session.

Le bouton "Annuler la saisie" affiche un message de confirmation de l'annulation.

Saisie du code article

Saisie de la quantité

Modification de la quantité en dynamique

Information article multi-emplacements

Saisie des N° de séries



La Saisie par liste Si une ou plusieurs listes de saisie ont été créées, une liste déroulante permet de sélectionner par son nom, la liste que l'on souhaite saisir.

Une fois sélectionnée, la liste s'affiche à l'écran et permet la saisie des quantités.



Il est aussi possible de saisir un article par la zone code située en bas de l’écran (principe de la saisie manuelle libre). Si un article est saisi deux fois, une fenêtre s’ouvre proposant de déclarer l’article en multi emplacements.

La saisie est dynamique et pour corriger une erreur, il suffit de ressaisir la nouvelle quantité à la place de la précédente. Le bouton "F2 Valider la saisie " permet d'enregistrer la session suite à un message de validation.



A partir de l’écran principal, il est possible de visualiser les sessions de saisie et leur contenu.

Par la zone "Recherche", il est possible de rechercher si un article a bien été saisi. Dans ce cas, un filtrage des sessions de saisie contenant l'article, apparaissent. Il est aussi possible de faire afficher les articles d’une zone de comptage, seulement les articles qui ont fait l’objet d’une saisie, ou ceux qui n’ont pas fait l’objet d’une saisie.



La Saisie par un terminal portable à mémoire Dans le cas d’une utilisation d’un terminal de lecture de code à barre portable, le choix « terminal de saisie », permettra de vider le lecteur par l’appel d’une fenêtre intermédiaire :



Le bouton « F2 décharger » permet de vider le terminal dans la fenêtre, F12 permet de supprimer un article. Les codes inconnus apparaîtront en rouge et le bouton « codes inconnus » permettra d’en faire la sauvegarde dans un fichier "CodesInconnus.txt". Pour faciliter les recherches, chaque code inconnu sera précédé et suivi de code connu afin de situer l'article. Le bouton « F2 Valider» transférera les articles de la fenêtre dans la session de saisie. La saisie par PDA Wifi Le module "Inventaire du stock" permet de gérer les inventaires directement à partir des PDA.

Deux types d’inventaire sont gérés par le PDA. ▫ Les inventaires dits "libres", qui permettent de compter et saisir des articles sans au

préalable avoir défini ce qu'on souhaitait compter. Cette liste d'articles deviendra un inventaire dans Point de vente comprenant uniquement les articles scannés.

▫ Les sessions de saisie d'un inventaire déjà créé dans Point de vente, le PDA devenant un outil de saisie au même titre qu'un ordinateur.



L'inventaire Libre Il n'est possible de lancer un inventaire libre que dans le cas où il n’y a aucun inventaire en cours dans Point de vente. "Gérer cet inventaire" sera accessible si un inventaire est créé sur un poste de travail. Nous verrons le fonctionnement plus loin dans le document. "Ajout d'une session de correction" est accessible si un inventaire est en cours. En sélectionnant «Gestion d’un inventaire libre », l’écran ci-dessous apparaît.

3 choix sont possibles : 1) Création d'un inventaire libre : Pour démarrer la saisie d'un inventaire libre 2) Continuer la saisie de l'inventaire libre : Pour reprendre une saisie d'inventaire après avoir été interrompu. 3) Suppression de la saisie de l'inventaire en cours : Pour supprimer la saisie de l'inventaire libre. Les 2 derniers choix sont grisés tant qu'un inventaire libre n'est pas démarré sur le PDA.



Choix 1 : Après avoir cliqué sur "Création d'un inventaire libre", l'écran suivant apparait.

Un nom d'inventaire est proposé, vous pouvez le modifier. Si des emplacements sont définis dans votre magasin, vous pouvez en sélectionner un (cf. image suivante). Une zone de comptage peut également être indiquée.

Choix d'un emplacement



Cliquez ensuite sur "Créer", l'écran suivant apparaît.

Vous devez scanner un article, puis indiquer la quantité comptée, directement sur le clavier du PDA.

L'article est scanné La quantité est saisie

Après avoir saisi la quantité, cliquez sur "Valider l'article" et recommencer ces 2 étapes pour tous les articles à inventorier. Quand le comptage est terminé, vous cliquez sur "Retour à la liste".



L'écran suivant vous donne la liste des articles comptés.

Il est possible de reprendre la saisie de l'inventaire en cliquant sur "Cliquez ici pour démarrer la saisie des articles".

Cliquez sur "Créer l'inventaire", une confirmation de la création vous est demandée. Vous validez et un message indique que l'inventaire à été généré avec succès dans Point de Vente.

Depuis le menu "Inventaire du stock", un menu permet d'ajouter une session de correction. Le principe est le même que pour l'inventaire libre.



Session de saisie d'un inventaire existant Dans le cas où un inventaire est déjà en cours dans Point de vente, l’écran ci-dessous apparaît :

En sélectionnant l'option « Gérer cet inventaire », il sera possible : ▫ de créer une nouvelle session de saisie, ▫ de continuer une session existante ▫ d'exporter la saisie de la dernière session

La création d'une session affiche l’écran suivant.

Le mode de fonctionnement est identique à celui que nous avons vu précédemment pour l'inventaire libre. La différence est que nous parlons de "session de saisie" au lieu "d'inventaire". Un inventaire est composé d'une ou plusieurs sessions de saisie.



Cette session se retrouvera dans l'historique des sessions de l'inventaire au même titre qu'une session saisie sur un ordinateur. Les différents types de saisie Il existe deux modes de saisie sur le PDA. Ces modes se paramètrent en configuration dans l’onglet « Général ». Les écrans de saisies se présentent comme suit : La première façon permet de saisir le "code" en premier, puis la « quantité » en second.

C'est la méthode utilisée jusqu'à maintenant.

La deuxième façon consiste à ne saisir ou scanner que le code article, le PDA se chargeant de rajouter "1" dans la quantité à chaque code saisi.

Il y a toutefois la possibilité de changer la quantité avant la saisie du code en appuyant sur le bouton "Qté 1" qui ouvre un pavé numérique.



Après le scan de l’article, la quantité revient automatiquement à 1. La Saisie par importation de fichier Le choix de créer une session de saisie par l'importation d'un fichier ouvre la fenêtre suivante permettant la recherche du fichier à importer au format .TXT, ou .CSV. Ces fichiers doivent avoir la structure suivante : ▫ code article, ou code à barre ▫ , ou ; ▫ quantité



sa sélection remplit la fenêtre suivante dans laquelle il pourra être renseigné le nom de la session, la zone de comptage ainsi qu’un code emplacement :

l'import du fichier apparaît alors dans la fenêtre. Les codes inconnus apparaîtront en rouge et le bouton « Sauver Liste » permettra d’en faire la sauvegarde dans un fichier "CodesInconnus.txt". Pour faciliter les recherches, chaque code inconnu sera précédé et suivi d'un code connu afin de situer l'article dans le magasin.

Le bouton "F2 Valider" intègrera cette liste dans la session.



5.5 L’analyse des écarts Une fois la saisie terminée, il convient d’analyser les écarts les plus importants en valeur et en quantité par le bouton « Analyse des écarts » qui ouvre la fenêtre suivante :

Cette fenêtre permet l’édition d’une liste sur imprimante, la création d’un fichier, ou d’une nouvelle liste de saisie qui permettra de vérifier les articles et de pouvoir les ressaisir facilement grâce à la liste. Edition de la liste Il s’agit d’une simple édition sur imprimante de la liste des articles répondants aux critères demandés. Le Bouton éditeur d’état permet d’accéder au générateur d’état et de modifier éventuellement le format d’impression à la volée. Création d’un fichier Le bouton « Créer un Fichier » permet simplement de sauvegarder la liste des articles répondants aux critères demandés dans un fichier au format texte. Une fenêtre s’ouvre alors, demandant l’emplacement où l’on souhaite sauvegarder le fichier ainsi que son nom.



Création d’une liste Le bouton « créer une liste » permet de générer une liste de saisie. Le nom de la liste est alors demandé.

Il est alors possible de commencer une nouvelle saisie à partir de cette liste.

La fenêtre de création d’une session de saisie s’ouvre alors permettant la saisie des éventuelles corrections.



Le bouton « F2 Valider » permet alors la saisie de correction.



5.6 L’édition de l'inventaire Une fois la saisie et les corrections d’écarts éventuels terminées, il est nécessaire d’éditer l’inventaire pour en connaître la valeur et identifier les écarts correspondants à la démarque inconnue. Cette fonctionnalité est accessible par le menu "Imprimer/Exporter". Cette édition pourra se faire selon différents critères de tri et de chiffrage. Le bouton "F9 critères" permet de filtrer les articles selon les critères habituels. Des filtres sont aussi possibles sur les stocks (uniquement les articles présentant un écart de stock, etc...). Il est ensuite possible de sélectionner le prix auquel on souhaite voir chiffrer l'inventaire. Enfin, il peut être défini des critères de rupture de l'édition (par rayon/famille par exemple, ou par fournisseur). Un inventaire peut s’éditer à tout moment, avant et après la clôture, y compris plusieurs années après. Il n’y a donc aucune obligation de l’éditer impérativement avant la clôture. Enfin, il est possible d’exporter l’inventaire vers un fichier externe (fichier texte) pour le récupérer dans Excel par exemple. Ceci est rendu possible par le bouton « créer un fichier » :

L’édition permet alors de connaître le stock en quantité et en valeur, ainsi que les écarts : Le bouton "Editeur d'état" permet de modifier l’état.



5.7 La clôture de l’inventaire La dernière phase consiste à clôturer l’inventaire. Cette clôture lance le traitement qui mettra la valeur du stock théorique de l’inventaire permanent à jour, par intégration des écarts. Cette clôture se lance par le menu « clôturer l’inventaire ».



Un message de confirmation apparaît.

Une dernière confirmation validera définitivement l’inventaire.

Attention, la validation de l'inventaire nécessite d'être seul dans le logiciel Point de Vente. Si ce n'est pas le cas, un message vous le signale.



5.8 Les corrections d’inventaire Malgré qu’un inventaire complet ait été validé, et en cas de constat d’erreur, il sera encore possible de le corriger par le point de menu « Corriger l’inventaire ":

Une nouvelle fenêtre apparaît permettant l’ouverture d’une session de correction d’inventaire :



Le bouton « F2 valider » ouvre l’écran de saisie.

Cette nouvelle session de correction sera alors indiquée comme telle dans l’historique des sessions de l'écran principal :



Il est possible de faire plusieurs sessions de correction d’inventaire, et bien sûr, ces corrections iront mettre à jour le stock théorique en conséquence. Ces corrections sont possibles tant qu'un nouvel inventaire n'est pas lancé. A tout moment, il est possible de rappeler un inventaire, par le bouton situé en haut à droite de l'écran qui permettra l’ouverture d’une fenêtre de sélection permettant de choisir l’inventaire sur lequel on souhaite se positionner.



Une fois l’inventaire sélectionné, il sera possible de le visualiser et de l’éditer autant de fois que nécessaire.

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