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UT – G5/G7 – 023 Les inventaires en version R5-200

Version Date Rédaction Approbation Validation

4 21/04/2009 Joël AIDINIAN

Documentation Utilisateur – Les inventaires en version R5-200V4 du 21/04/09 par Joël AIDINIAN Groupe PROGMAG

UT – G5/ G7 – 023 Les inv enta i r es en

v er s ion R5-200

D OCUMENTATI ON UTILIS AT EUR


Documentation Utilisateur – Les inventaires en version R5-200V.4 du 21/04/09 par Joël AIDINIAN /28

1 L’INVENTAIRE EN G5/G7 R5 – 2XX ............................................................................................ 3

1.1 LA CREATION DE L’INVENTAIRE ................................................................................................. 5

1.2 LE COMPTAGE PHYSIQUE .......................................................................................................... 9

1.3 LA SAISIE DE L'INVENTAIRE .................................................................................................... 13

1.4 L’ANALYSE DES ECARTS .......................................................................................................... 20

1.5 L’EDITION DE L’INVENTAIRE ................................................................................................... 22

1.6 LA CLOTURE DE L'INVENTAIRE ................................................................................................. 24

1.7 LES CORRECTIONS D'INVENTAIRE............................................................................................. 25

SOMMAIRE



1 L’Inventaire en G5/G7 R5 – 2xx

La version R5-200 (et suivantes) permet une gestion :▫ de l'inventaire permanent mettant à jour un stock dit "théorique" puisqu'il ne tient pas compte de la

démarque inconnue.▫ de l'inventaire périodique (de fin d'année)▫ d'inventaires tournants selon différents critères▫ d'une consolidation d'inventaires étalés dans le temps▫ de l'inventaire de contrôle

Les modes de valorisation en FIFO ou LIFO ne sont pas gérés, par contre un article peut être valorisé en Prixd'achat moyen pondéré (PAMP) ou au dernier prix d'achat (DPA).Une zone Emplacement permet de "zoner" le stock afin de pouvoir établir des inventaires par zonesgéographiques.Une coche "multi emplacement" dans l'onglet stock et la fiche article permettra d'indiquer au moment de lasaisie que l'article se trouve à plusieurs endroits dans le magasin.

Les mécanismes

Le mécanisme de l'inventaire périodique de fin d'année.Lors du lancement de l'inventaire, le stock théorique sera figé dans une zone appelée "stock avant inventaire".Les articles seront alors comptés puis saisis par une ou plusieurs sessions de saisie. Les quantités saisiesseront alors sauvegardées dans une zone appelée "stock d'inventaire".Lors de la clôture de l'inventaire, la comparaison entre la zone "Stock avant inventaire" et la zone "Stockd'inventaire" permettra de déterminer les écarts de stocks.Ces écarts seront alors basculés dans le stock théorique.Cette méthode permet, une fois les articles comptés, de pouvoir différer la saisie tout en redémarrant lesmouvements de stocks.



Stock

Opérations Qté Théorique Réel Avant inventaire Compté Ecart

10 8 10 8 -2

Ventes -3 7 5

Réceptions 12 19 17

Bascule de l'écart -2 17 17

Le mécanisme des inventaires consolidés consiste à regrouper tous les inventaires entre deux dates etleur appliquer, en les inversant, tous les mouvements de stocks qui ont eu lieu entre la date de l'inventaire,et la date de valeur souhaitée de l'inventaire.

La fonction d’inventaire est accessibles à partir du menu « Achats/Stocks – Consultation / saisie d’inventaire »

La procédure d’inventaire se déroule en 5 phases :▫ la création de l’inventaire,▫ le comptage physique et la saisie,▫ l’analyse des écarts et le contrôle par un nouveau comptage,▫ la clôture et l'édition,▫ les éventuelles corrections après clôture.



1.1 La Création de l’inventaire

La création de l'inventaire consiste à sélectionner les articles qui seront inventoriés selon différentesméthodes :▫ Inventaire complet périodique▫ Inventaire tournant

o découpé selon différents critères logiques qui devront être préciséso de ce qui n'a pas été compté entre deux dateso de contrôle (des articles sont choisis aléatoirement pour contrôle)

▫ Inventaire libre (des articles sont comptés et saisis dans le magasin sans critères logiques particuliers)▫ Inventaire consolidé avec valorisation à une date donnée (regroupement de plusieurs inventaires)▫ Inventaire instantané qui permet de transformer les valeurs de l’inventaire permanent en inventaire

périodique.

et à figer le stock dans une zone particulière appelée « stock avant inventaire », qui permettra l'inventaire fini,de calculer les écarts par comparaison.

Inventaire complet

La sélection de l’inventaire complet affiche l’écran suivant qui permet de nommer l’inventaire et d’en indiquerla date de valeur pour le cas où il ne s’agit pas de la date du jour. Cela peut être le cas si par exemple onsouhaite le stock au 31 décembre mais on lance l’inventaire le 5 janvier, sachant que le magasin était ferméentre le 31 décembre et le 5 janvier.



La demande de changement de date ouvre la fenêtre suivante :

Le bouton « F2 valider » demande une dernière confirmation et lance le traitement de création d’inventaire :

Un message confirme alors que l'inventaire a bien été créé.



Inventaire TournantDans le cas du choix d'un inventaire tournant, le bouton "F9 critères" ouvre une nouvelle fenêtre qui permetde sélectionner les articles destinés au comptage en fonction de différents critères.

Liste des articles sélectionnés pour l’inventaire

La liste des articles sélectionnés pour l’inventaire selon les critères indiqués dans la fenêtre précédenteapparaîtra alors dans la fenêtre principale :



Si l’inventaire a été créé et qu’un problème est constaté, il est possible de l’annuler sans conséquence, autrequ'un peu de perte de temps. Un message de confirmation permet de confirmer cette annulation :

Inventaire LibreCet inventaire consiste à compter librement des articles dans le magasin et à limiter la mise à jour des stocksà ces articles. Cet inventaire est souvent fait à partir d'un terminal portable à mémoire ou d’un PDA.Il offre aussi la possibilité d’établir la liste de ce qui n'a pas été compté sur une période donnée. Cetinventaire sera utile dans le cas d'inventaires tournants tout au long de l'année, afin de s'assurer que tous lesarticles ont été comptés au moins une fois dans l'année. Exemple : on veut savoir les articles qui n'ont pasété comptés depuis le 1er janvier 2008 pour un inventaire au 31/12/2008.Il offre enfin la possibilité de faire un inventaire de contrôle, en établissant une liste d’articles choisisaléatoirement.

Inventaire ConsolidéCet inventaire consiste à créer un inventaire pour obtenir une valeur de stock à une date souhaitée (date devaleur), en consolidant l'ensemble des inventaires fait entre deux dates. La date de valeur souhaitée doit êtreantérieure ou égale à la date du dernier inventaire de la liste.Attention : Consolider ne veut pas dire que les quantités sont cumulées, mais que la totalité desarticles peuvent être comptés par le biais de plusieurs inventaires éclatés dans le temps, etréunis par cette consolidation en un seul inventaire pour la date de valeur souhaitée.Pour chaque article traité, sa valeur du stock est recalculée à la date souhaitée, à partir de la dernière valeurd’inventaire trouvée, et réajustée par le jeu des mouvements en entrée et en sortie qui ont eu lieu entre lemoment de l’inventaire et la date souhaitée, afin d’obtenir une valeur de stock à la date de valeur demandée.



Exemple : l’inventaire de fin d’année (31 décembre) pourra être étalé entre le 1er décembre et le 15 janvieren plusieurs inventaires partiels (un par jour par exemple) et l’inventaire consolidé permettra de connaître àpartir de l’ensemble de ces inventaires, quelle était la valeur du stock au 31 décembre.

Si certains articles sont absents de l’ensemble des inventaires concernés par la consolidation, 3 choix sontpossibles :

Soit tous les articles absents seront comptabilisés avec un stock nul, c’est à dire qu’ils seretrouveront avec un stock d’inventaire et théorique magasin à 0.

Soit tous les articles absents seront comptabilisés avec la valeur donnée par l’inventaire permanent,à savoir le stock théorique constaté informatiquement au moment de l’inventaire.

Soit l’inventaire sera restreint aux articles présents.

Inventaire InstantanéCet inventaire est en fait un traitement qui bascule les stocks permanents théoriques dans un inventaire. Cetraitement est généralement utilisé lors d'une reprise de fichiers existants, ce qui permet de commencerl'utilisation de Point de vente à partir d'un inventaire fictif. Il peut aussi être utilisé lorsque c’est l’inventairepermanent qui est utilisé en fin d’année pour évaluer la valeur du stock comptable (cas d’inventaire tournanttout au long de l’année). Ce traitement permet alors d’avoir des documents comptables adéquats,mentionnant bien les notions d’inventaires.

1.2 Le comptage physique

Point de Vente G5/G7 permet différentes méthodes de comptage non exclusives les unes des autres.

ATTENTION : nous vous rappelons que pendant la phase de comptage, il ne doit y avoiraucun mouvement de stocks, ni en entrée, ni en sortie sur la portion d’articles inventoriés.Dans le cadre d’un comptage magasin ouvert, le rayon compté doit être fermé le temps ducomptage.



Les listes papier

La première méthode consiste à éditer des listes papier qui seront remplies manuellement en rayons.L'édition de ces listes, est possible par la fonction "Listes de saisie" qui ouvre l'écran suivant :

Cet écran permet de créer, supprimer, ou d'imprimer ces listes.Le bouton « nouvelle liste », ouvre la fenêtre suivante :



qui permet soit de définir des critères de filtrage par le bouton "F9 critères"

Soit de rechercher les articles pas encore saisis dans l'inventaire, soit encore de sélectionner aléatoirementune série d’articles.

Ces listes peuvent être rappelées lors de la saisie, ce qui permettra un affichage automatique des articlesdans l'ordre de la liste. Il suffira alors de saisir la quantité comptée et inscrite sur la liste.Il est possible de créer autant de liste que l'on souhaite en leur donnant un nom.

Le bouton « F2 créer » crée la liste après une dernière confirmation :

Le bouton "Imprimer" permet l'édition de la liste en utilisant un format d'édition modifiable par le bouton"Editeur d'états".



Le bouton : « commencer une saisie à partir de cette liste » permet de commencer une session de saisiedirectement depuis cet écran (cf. § 1.3 la saisie de l’inventaire).

La combinaison d’un inventaire libre avec les listes, permettra l’inventaire de ce qui n’a pas encore étécompté à une date donnée, ou permettra d’effectuer des inventaires de contrôle en demandant au logiciel desélectionner des articles au hasard.

Les terminaux de saisie code barres à mémoire

Quand les articles du magasin sont majoritairement code barrés, il devient très intéressant d’utiliser desterminaux de lecture de code barres portables (à mémoire). La saisie de l’inventaire consiste alors à lire lecode EAN de l’article puis à saisir la quantité. La saisie consistera alors à vider le ou les portables dans un puitde vidage qui permettra la création d'une session de saisie. Les codes à barres peuvent être des codes pré-imprimés par le fournisseur ou des codes internes. Ces terminaux peuvent être loués pour l'occasion à dessociétés spécialisées.

La création de fichiers ASCII ou Texte

Il est aussi possible de créer sur plusieurs ordinateurs portables, muni d'une douchette USB, des fichierscontenant le code (code interne ou gencod) et la quantité des articles, ces ordinateurs se déplacent dans lesrayons du fait de leur autonomie, ce qui permet de déployer plusieurs équipes dans le magasin sansinfrastructure particulière (point d'accès Wifi).Exemple : plusieurs ordinateurs portables loués pour l'inventaire peuvent se déplacer dans les rayons avecune saisie sur un tableur contenant une colonne code et une colonne quantité. Les tableurs permettant laconversion en fichier texte, il sera ensuite facile d’intégrer ces fichiers dans une session de saisie.

L'utilisation d'ordinateur portable ou de PDA en Wifi. Si le magasin est équipé de point d'accès Wifi, ildevient alors possible d'utiliser des ordinateurs portables ou des PDA directement connectés sur le réseau,permettant une saisie en temps réels des quantités comptées dans une session de la base de l'inventaire.Dans le cas d’utilisation d’ordinateur portable, le wifi n’étant pas toujours très fiable (coupures réseauxfréquentes) il est préférable de fonctionner en mode TSE sur un serveur Windows serveur 2003. En effet lescoupures réseaux du wifi peuvent d’une part occasionner la perte de la saisie sur le portable, et d’autre partendommager les fichiers sur le serveur.

ATTENTION : Dès la fin du comptage physique, le stock peut à nouveau être mouvementé, bien que lasaisie n'ait pas été terminée.



1.3 La saisie de l'inventaire

On accède à la saisie de l’inventaire par le menu « F4 nouvelle saisie » qui ouvre la fenêtre suivante :

Chaque session de saisie peut faire appel à des options de saisies différentes qui sont définies à la créationde la session.

Il peut s’agir :▫ d’une saisie manuelle▫ d'une saisie selon une liste▫ de l'importation d'une saisie par terminal code à barre à mémoire▫ de l’importation d’un fichier texte

Une fois le choix fait, le bouton « Continuer » ouvre la fenêtre suivante :



Il sera alors possible à chaque session de modifier le libellé de la session (en y indiquant l’auteur parexemple), la zone de comptage (si des zones ont été définies), un code emplacement qui mettra à jour lafiche article.Cette dernière information, permet de profiter de l’inventaire pour indiquer des codes emplacements pourchaque article, ce qui permettra par la suite d’effectuer des inventaires tournants par emplacement.

Le bouton « F2 valider » permet la création de la session.

La Saisie Manuelle libre

La fenêtre de saisie suivante s’ouvre alors

Cette fenêtre permet pour chaque article, la saisie de son code et de sa quantité. Comme dans l’ensemble dulogiciel, « * »+ Entrée permet l’ouverture d’une fenêtre de recherche article. Une colonne indique si l’article aété déclaré en multi - emplacements (article positionné pour des questions de merchandising à plusieursendroits dans le magasin).De même, la partie droite de l’écran permet la saisie des numéros de séries. Une colonne indique par unvoyant vert ou rouge la cohérence entre la quantité d’article trouvée et le nombre de numéro de série saisi.

Le bouton " F2 Valider la saisie" affiche un message de confirmation qu'il suffit de valider pour enregistrer lasession.

Saisie ducode article

Saisie de laquantité

Modificationde la quantitéen dynamique

Informationarticle multi-emplacements

Saisie des N°de séries



Le bouton "Annuler la saisie" affiche un message de confirmation de l'annulation.

La Saisie par liste

Si une ou plusieurs listes de saisie ont été créées, une liste déroulante permet de sélectionner par son nom,la liste que l'on souhaite saisir.



Une fois sélectionnée, la liste s'affiche à l'écran et permet la saisie des quantités.

Il est aussi possible de saisir un article par la zone code située en bas de l’écran (principe de la saisiemanuelle libre).Si un article est saisi deux fois, une fenêtre s’ouvre proposant de déclarer l’article en multi emplacements.

La saisie est dynamique et pour corriger une erreur, il suffit de ressaisir la nouvelle quantité à la place de laprécédente.

Le bouton "F2 Valider la saisie " permet d'enregistrer la session suite à un message de validation.



A partir de l’écran principal, il est possible de visualiser les sessions de saisie et leur contenu.

Par la zone "Recherche", il est possible de rechercher si un article a bien été saisi. Dans ce cas, un filtragedes sessions de saisie contenant l'article, apparaissent.Il est aussi possible de faire afficher les articles d’une zone de comptage, seulement les articles qui ont faitl’objet d’une saisie, ou ceux qui n’ont pas fait l’objet d’une saisie.



La Saisie par un terminal portable à mémoire

Dans le cas d’une utilisation d’un terminal de lecture de code à barre portable, le choix « terminal de saisie »,permettra de vider le lecteur par l’appel d’une fenêtre intermédiaire :

Le bouton « F2 décharger » permet de vider le terminal dans la fenêtre, F12 permet de supprimer un article.Les codes inconnus apparaîtront en rouge et le bouton « codes inconnus » permettra d’en faire la sauvegardedans un fichier "CodesInconnus.txt". Pour faciliter les recherches, chaque code inconnu sera précédé et suivide code connu afin de situer l'article.Le bouton « F2 Valider» transférera les articles de la fenêtre dans la session de saisie.

La Saisie par importation de fichierLe choix de créer une session de saisie par l'importation d'un fichier ouvre la fenêtre suivante permettant larecherche du fichier à importer au format .TXT, ou .CSV. Ces fichiers doivent avoir la structure suivante :▫ code article, ou code à barre▫ , ou ;▫ quantité



sa sélection remplit la fenêtre suivante dans laquelle il pourra être renseigné le nom de la session, la zone decomptage ainsi qu’un code emplacement :

l'import du fichier apparaît alors dans la fenêtre.

Les codes inconnus apparaîtront en rouge et le bouton « Sauver Liste » permettra d’en faire la sauvegardedans un fichier "CodesInconnus.txt". Pour faciliter les recherches, chaque code inconnu sera précédé et suivid'un code connu afin de situer l'article dans le magasin.



Le bouton "F2 Valider" intégrera cette liste dans la session.

1.4 L’analyse des écarts

Une fois la saisie terminée, il convient d’analyser les écarts les plus importants en valeur et en quantité par lebouton « Analyse des écarts » qui ouvre la fenêtre suivante :

Cette fenêtre permet l’édition d’une liste sur imprimante, la création d’un fichier, ou d’une nouvelle liste desaisie qui permettra de vérifier les articles et de pouvoir les ressaisir facilement grâce à la liste.

Edition de la listeIl s’agit d’une simple édition sur imprimante de la liste des articles répondants aux critères demandés. LeBouton éditeur d’état permet d’accéder au générateur d’état et de modifier éventuellement le formatd’impression à la volée.

Création d’un fichierLe bouton « Créer un Fichier » permet simplement de sauvegarder la liste des articles répondants auxcritères demandés dans un fichier au format texte. Une fenêtre s’ouvre alors, demandant l’emplacement oùl’on souhaite sauvegarder le fichier ainsi que son nom.



Création d’une listeLe bouton « créer une liste » permet de générer une liste de saisie. Le nom de la liste est alors demandé.

Il est alors possible de commencer une nouvelle saisie à partir de cette liste.

La fenêtre de création d’une session de saisie s’ouvre alors permettant la saisie des éventuelles corrections.



Le bouton « F2 Valider » permet alors la saisie de correction.

1.5 L’édition de l’inventaire

Une fois la saisie et les corrections d’écarts éventuels terminées, il est nécessaire d’éditer l’inventaire pour enconnaître la valeur et identifier les écarts correspondants à la démarque inconnue. Cette fonctionnalité estaccessible par le menu "Imprimer/Exporter".

Cette édition pourra se faire selon différents critères de tri et de chiffrage.Le bouton "F9 critères" permet de filtrer les articles selon les critères habituels.Des filtres sont aussi possibles sur les stocks (uniquement les articles présentant un écart de stock, etc...). Ilest ensuite possible de sélectionner le prix auquel on souhaite voir chiffrer l'inventaire. Enfin, il peut êtredéfini des critères de rupture de l'édition (par rayon/famille par exemple, ou par fournisseur).Un inventaire peut s’éditer à tout moment, avant et après la clôture, y compris plusieurs années après. Il n’ya donc aucune obligation de l’éditer impérativement avant la clôture.Enfin, il est possible d’exporter l’inventaire vers un fichier externe (fichier texte) pour le récupérer dans Excelpar exemple. Ceci est rendu possible par le bouton « créer un fichier » :



L’édition permet alors de connaître le stock en quantité et en valeur, ainsi que les écarts :Le bouton "Editeur d'état" permet de modifier l’état.



1.6 La clôture de l'inventaire

La dernière phase consiste à clôturer l’inventaire. Cette clôture lance le traitement qui mettra la valeur dustock théorique de l’inventaire permanent à jour, par intégration des écarts.Cette clôture se lance par le menu « clôturer l’inventaire ».

Un message de confirmation apparaît.

Une dernière confirmation validera définitivement l’inventaire.

Attention, la validation de l'inventaire nécessite d'être seul dans le logiciel Point de Vente. Si ce n'est pas lecas, un message vous le signale.



1.7 Les corrections d'inventaire

Malgré qu’un inventaire complet ait été validé, et en cas de constat d’erreur, il sera encore possible de lecorriger par le point de menu « Corriger l’inventaire ":

Une nouvelle fenêtre apparaît permettant l’ouverture d’une session de correction d’inventaire :



Le bouton « F2 valider » ouvre l’écran de saisie.

Cette nouvelle session de correction sera alors indiquée comme telle dans l’historique des sessions de l'écranprincipal :



Il est possible de faire plusieurs sessions de correction d’inventaire, et bien sûr, ces corrections iront mettre àjour le stock théorique en conséquence. Ces corrections sont possibles tant qu'un nouvel inventaire n'est paslancé.

A tout moment, il est possible de rappeler un inventaire, par le bouton situé en haut à droite de l'écran quipermettra l’ouverture d’une fenêtre de sélection permettant de choisir l’inventaire sur lequel on souhaite sepositionner.



Une fois l’inventaire sélectionné, il sera possible de le visualiser et de l’éditer autant de fois que nécessaire.

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