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REPUBLIQUE DU SÉNÉGAL

Un Peuple – Un But – Une Foi

MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE

DIRECTION DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR PRIVE

Institut Africain de Management

7606 Mermoz

BP : 15391 Dakar-(Sénégal) Tel : (221) 33 869 36 36 / Fax : (221) 33 825 71 00

Web : www.groupeiam.com/ E-mail : [email protected]

MEMOIRE DE FIN D’ÉTUDE

POUR L’OBTENTION DU DIPLÔME DE MASTER II SPÉCIALISÉ

OPTION : AUDIT ET CONTRÔLE DE GESTION

THEME :

Présenté par : Sous la direction de :

NJELASSEM Malachie Eric M. Falilou GOUMBALA

Consultant et Formateur à IAM

Année académique 2014-2015

MISE EN PLACE D’UN MANUEL DE PROCEDURES DE

GESTION DE LA TRESORERIE : CAS DE LA COMPAGNIE

SUCRIERE DU TCHAD

mailto:[email protected]

Mise en place des procédures de gestion de la trésorerie de la Compagnie Sucrière du

Tchad 2015

Mémoire de Master 2 Audit et Contrôle de Gestion

NJELASSEM Malachie Eric

Dédicace

Ce travail de recherche est dédié à :

Mon père NIBBE BEKISHIEL et ma mère ASKEM GEORGINE pour tous les

efforts, prières, les conseils, les encouragements, le soutien et surtout pour leur sacrifice

durant tout mon parcours scolaire. Que ce travail soit un signe de reconnaissance et que

Dieu vous accorde une longue vie, meilleure santé, et beaucoup de bonheur. Que Dieu

me donne aussi les moyens de vous entretenir jusqu’à la fin de votre vie.

Mes frères et sœurs, MEMADJILEMBAYE Felicite BEKISHIEL, NJEKOIDER

Roland BEKISHIEL, NJEGOLREOU Freedy BEKISHIEL, MADJINODJI Yolande

BEKISHIEL, Mara MBAIDEYO, NJELASSEM Josué MBAILAO, MBAIODOUM

Stéphane MBAILAOU qui n’ont cessé de me soutenir et m’encourager par tous les

moyens et qui ont été une véritable source d’inspiration et de motivation pour moi.

Toute la famille NGANA et particulièrement NGANAN NGONNEBE Jorim et

NEKARNODJI Billah pour leur soutien et leur amour. Que Dieu leur accorde longue

vie, une santé meilleure et beaucoup de bonheur.

La famille NDINDIL, précisément Jude NDINDIL et Antoinette NJEKOUDADE qui

m’ont accueilli à Dakar et n’ont cessé de me soutenir et m’encourager.

Rémadji Latifa Nanadoum, pour sa présence, son soutien, son amour et surtout sa

capacité à me rendre fort pendant mes moments de faiblesse.

Monsieur Moustapha Mamba Guirassy Président Directeur Général et Fondateur du

Groupe IAM qui a toujours su illuminer mon chemin vers la réussite à travers la

culture de l’effort et la quête de l’excellence.


Tchad 2015



Remerciements

Nous rendons avant tout grâce à Dieu qui nous a permis de réaliser ce travail de recherche dans

de bonne conditions en nous accordant à tout instant une meilleur santé, la paix ; le courage et

surtout l’espoir. Je remercie très fort mes parents et toute la famille.

Mes remerciements vont aussi sincèrement à l’endroit de :

Monsieur Falilou GOUMBALA pour toute sa disponibilité et son encadrement pour la

réalisation de ce mémoire ;

Tout le corps Enseignant et Administratif de L’IAM pour leurs contributions à ma

formation ;

Monsieur Guillaume DELPIERE, Directeur Administratif et Financier de la CST

de Banda pour l’accueil chaleureux et toutes les considérations eues à mon égard ;

Madame NIGAYO Luise, Chef de département Finance et Comptabilité de la CST,

pour nous avoir accueilli au sein de son département ;

Tout le personnel de la CST Banda pour l’accueil.


Tchad 2015



LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS

COSO : Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission

CST : Compagnie Sucrière du Tchad

DAF : Direction Administrative et Financier

DPCS : Direction de Production et de Coordination du Site

IAM : Institut Africain de Management

IFACI : Institut Français de Contrôle Interne

IIA : Institue of Internal Auditors

OEC : Ordre des Experts Comptables

SONASUT : Société Nationale Sucrière du Tchad

SOMDIAA : Société d’Organisation de Management et Développement des Industries

Agroalimentaires

SOSUCHI : Société Sucrière du Chari

SOSUTCHAD : Société Sucrière du Tchad


Tchad 2015



LISTE DES FIGURES

Figure 1 : pyramide des composantes de contrôle interne présenté par le COSO…………...17

LISTE DES TABLEAUX

Tableau 1 : procédure de réapprovisionnement……………………………………………...49

Tableau 2 : procédure d’encaissement des espèces………………………………………….53

Tableau 3 : procédure de règlement des factures par caisse…………………………………54

Tableau 4 : procédure d’avance de fonds à justifier…………………………………………57

Tableau 5 : procédure de contrôle périodique de la caisse…………………………………..59

Tableau 6 : procédure d’encaissement par chèque bancaire…………………………………65

Tableau 7 : procédure d’établissement du chèque de l’ordre de virement…………………...67

Tableau 8 : procédure d’établissement de la situation quotidienne des chèques et/ou valeurs

non échus……………………………………………………………………………………...71

Tableau 9 : procédure d’établissement de la fiche en valeur………………………………...74

Tableau 10 : procédure d’élaboration du sous budget des encaissements…………………...77

Tableau 11 : procédure d’établissement du sous budget de la TVA…………………………79

Tableau 12 : procédure d’élaboration du sous budget des décaissements…………………...82

Tableau 13 : procédure d’élaboration du budget de trésorerie……………………………….85


Tchad 2015



SOMMAIRE

Dédicace…………………………………………………………………………………………………………..………I

Remerciements……………………………………………………………………………………………………….....II

Liste des sigles et abréviations……………………………………………………………………….……...………..III

Liste des figures et tableaux………………………………………………………………………………………..…IV

INTRODUCTION

Première partie : CADRE THEORIQUE ET METHODOLOGIQUE

Chapitre 1 : CADRE THEORIQUE…………………………………………………………………………...…...….3

Section I- Revue critique de la littérature……………………………………………………………........……3

Section II- Problématique…………………………………………………………………………….……...…6

Section III- Objectif de la recherche…………………………………………………………………............…8

Section IV- Hypothèse de travail……………………………………………………………………...………..9

Chapitre 2 : CADRE METHODOLOGIQUE……………………………………………………………….............10

Section I- Cadre de l’étude……………………………………………………………………………………10

Section II- Délimitation de l’étude……………………………………………………………………………11

Section III- Techniques de recherche………………………………………………………………………….11

Section IV- Difficulté rencontrées………………………………………………………………………….....12

Deuxième partie : CADRE CONCEPTUEL ET ORGANISATIONNEL

Chapitre I : CADRE CONCEPTUEL…………………………………………………………...…………………...13

Section I- le contrôle interne………………………………………………………………………...………..13

Section II- Notion de procédure……………………………………………………………………...………..24

Section III- La notion de gestion de trésorerie…………………………………….…………………..............29

Chapitre 2 : CADRE ORGANISATIONNEL………………………………………………………………..………34

Section I- Présentation descriptive de la Compagnie Sucrière du Tchad………………………… ……….....34

Section II- Structure et organisation de la CST de BANDA……………………………………………….....36

Chapitre 1 : PRISE DE CONNAISSANCE GENERAL…………………………………………………….............40

Section I- Identification des activités et description de la procédure trésorerie……………………...……….40

Section II- Analyse du contrôle interne de la compagnie……………………………………………..............44

Section III- Analyse des procédures et identification des risques…………………………………………….45

Chapitre 2 : Mise en place des procédures de gestion de la trésorerie et recommandations……………………..47

Section I- Procédure de gestion de la trésorerie caisse……………………………………………………......47

Section II- procédure de la gestion de la trésorerie banque…………………………………………...............64

Section III- Procédure de gestion quotidienne de la trésorerie : la fiche en valeur…………………...............70

Recommandations……………………………………………………………………………………………………...87

Conclusion

Bibliographie

Annexe


Tchad 2015

1 Mémoire de Master 2 Audit et Contrôle de Gestion


INTRODUCTION

Dans un milieu rude caractérisé par une compétitivité accrue et une globalisation de l’économie,

les entreprises évoluent tout en cherchant une meilleure rentabilité qui, aujourd’hui, du fait de

la complexité de l’environnement reste un objectif difficile à atteindre.

L’évolution économique montre de plus en plus l’indispensable nécessité d’identifier et de gérer

les risques auxquels les entreprises sont confrontées. Ces risques découlent aussi très souvent

de l’activité des entreprises elles-mêmes et se manifestent à travers de nombreux scandales

financiers qui freinent considérablement leur rentabilité.

Ainsi pour faire face aux exigences de l’environnement, les entreprises mettent sur place des

stratégies de défense et des systèmes de contrôle ainsi que des outils d’aide à la prise de décision

qui demeurent parfois insuffisants.

Aujourd’hui, le renforcement de la transparence et de contrôle devient une préoccupation

majeure, non seulement pour les chefs d’entreprise mais aussi pour les investisseurs, les

partenaires et les institutions internationales.

Face à toutes ces difficultés, le contrôle interne est d’une nécessité indispensable pour les

entreprises car il représente un dispositif qui permet d’accroitre l’efficacité et de maximiser le

profit. Il vise à améliorer la performance en mettant en place un environnement sécurisé par des

procédures et des descriptions de poste. Une fois mise en place de façon efficace, le dispositif

de contrôle interne permet d’exercer des responsabilités en parfaite connaissance de leur rôle et

de leur positionnement dans l’activité de l’entreprise. Il donne la possibilité aux dirigeant

d’avoir une visibilité sur les activités menées dans l’entreprise et facilite la prise de décision.

Plusieurs auteurs ont défini le contrôle interne comme étant un ensemble de dispositifs ayant

pour but d’un côté d’assurer la protection, la sauvegarde et la qualité de l’information, de l’autre

côté l’application des instructions de la direction et de favoriser l’amélioration des

performances. La mise en place des procédures est nécessaire pour le contrôle interne.

D’autres auteurs définissent la procédure comme étant un enchainement de tâches élémentaires

standardisées en amont par l’expression d’un besoin quelconque, limitées en aval par

l’obtention d’un résultat attendu.


Tchad 2015



Une procédure est donc une succession d’opérations mises en œuvre dans une même séquence

de temps par des acteurs appartenant à même sous ensemble.

La mise en place des procédures permet de décrire les tâches effectuées de manière structurée

par les différents acteurs. Elle détaille toutes les actions réalisées ensemble et clarifie les

enchainements des opérations et leur synchronisation.

Les procédures sont mises en place pour systématiser l’organisation et la politique de

l’entreprise dans le but d’atteindre les objectifs. Elle représente un référentiel commun à tous

les acteurs de l’entreprise en ce sens qu’elle permet de partager les règles de travail et de

sécuriser les différentes opérations à chaque étape de leur exécution tout en précisant le domaine

d’interventions des différents acteurs, les responsabilités et limites

Elles favorisent la performance et vise l’efficacité opérationnelle de l’entreprise en permettant

aux acteurs de connaitre avec précision les tâches qui leur incombent.

A travers ce mémoire, notre travail sera de mettre en place un manuel de procédure de gestion

de la trésorerie très efficace pour la Compagnie Sucrière du Tchad à fin d’avoir une maitrise de

son activité et de fournir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère financier, les

plus sensibles pour une entreprise industrielle.

Ainsi, notre travail comprendra trois parties :

Dans une première partie, nous aurons à traiter le cadre théorique et méthodologique. Ensuite

nous présenterons dans la deuxième partie les concepts généraux de contrôle interne, de

procédures et de trésorerie bien avant la présentation de la Compagnie Sucrière du Tchad. Enfin

dans la troisième partie, nous traiterons notre sujet en analysant d’abord l’organisation de la

compagnie et en présentant le manuel de procédures que nous avons mis en place.


Tchad 2015




Tchad 2015



Première partie : cadre théorique et

méthodologique


Tchad 2015



PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE ET METHODOLOGIQUE

CHAPITRE 1 : CADRE THEORIQUE

Dans ce chapitre, nous aurons à présenter d’abord la revue critique de la littérature, suivie de la

problématique, ensuite de l’objectif de notre travail de recherche et enfin des hypothèses de

travail.

Section I- Revue de la littérature

Dans un milieu de rude concurrence et face à un environnement économique en perpétuel

évolution, les organisations doivent se donner des capacités et les compétences d’atteindre leurs

objectifs en ayant une meilleur emprise sur l’état réel de marche de leur structure et

suffisamment d’informations pertinentes pour rendre plus rapide et plus efficace leur processus

de prise de décision.

Par conséquent, il est indispensable pour les entreprises d’avoir un meilleur système de contrôle

interne pour parer à toute éventualité et être plus compétitives.

Le contrôle interne doit être efficace et clairement défini. C’est pourquoi la formalisation d’un

système de gestion à travers la mise en place d’un manuel de procédures permettra de décrire

de façon détaillée les tâches et responsabilités des différents acteurs et répondre aux difficultés

de l’entreprise.

Mamadou Barry dans son ouvrage « audit et contrôle interne » (2009) fait ressortir

l’efficacité du contrôle interne à travers la mise en place des procédures administratives et

opérationnelles dont l’application à une incidence directe sur la qualité des documents

comptables. Une fois mise en place, ces procédures doivent être exemptes de faiblesse pour être

opérantes

En effet, lorsque les procédures sont efficaces et différencient clairement les tâches et

responsabilité, elles contribuent efficacement à ma prise de décision à travers des informations

pertinentes et fiables.

Pour Benoit Pige dans son ouvrage « audit et contrôle interne » 3eme Edition (2009), l’objectif

premier de la mise en place des procédures est la maitrise des risques découlant de l’exécution

des tâches quotidiennes des différents acteurs de l’entreprise. Pour assurer un bon contrôle


Tchad 2015



interne, les procédures sont indispensables. Pour lui, le manuel de procédures répond aux

exigences de la direction quand il favorise l’exécution des tâches conforment aux instructions

et directives.

Il ajoute aussi que les procédures représentent, pour le personnel de l’entreprise, un référentiel

commun qui permettra à chacun de travailler et d’atteindre ses objectifs en absence de toutes

contradictions internes.

Dans le même contexte, Remi Gayraud, Frederic Bernard et laurent Rousseau dans leur

ouvrage « contrôle interne » 2eme édition (2008) décrivent le manuel de procédures comme

étant un instrument descripteur qui reproduit le circuit d’information et la réalité d’une

structure.

Pour eux, la régularité et la cohérence du traitement de l’information est un facteur de base

nécessaire pour assurer un bon contrôle interne. Ils ajoutent aussi que la façon de traiter les

informations doit être décrite et connue des employés pour que le manuel de procédures

produise le résultat attendu, celui de faire de l’entreprise une organisation homogène.

Dov Ogien dans son ouvrage « comptabilité et audit bancaire » (2008) nous dit aussi que le

manuel de procédures renseigne sur tout le processus d’enregistrement, de traitement et de

restitution des informations. Selon lui, tout établissement doit d’abord le mettre en place de

façon efficace et adapté puis le mettre à jour au fur et à mesure suivant l’évolution de leur

activité

Elisabeth Bertin (2007 : 54), dans son ouvrage « audit interne » nous montre à la page 54 la

loi de sécurité financière en France, qui par son article 117 oblige le président du conseil

d’administration ou du conseil de surveillance de rendre compte des procédures de contrôle

interne mises en place par la société. Elle met ainsi en exergue l’intérêt que portent les

procédures pour les institutions internationales. La mise en place des procédures est

considérablement utile tant pour les dirigeants d’entreprises que pour les institutions

internationales.

De même à travers les articles 16 et17 de l’OHADA concernant le droit comptable des Etats

membres de l’union, le législateur de l’union monétaire ouest africaine fait du manuel de

procédure une obligation. Pour un contrôle interne opérant, la mise en place des procédures est

indispensable.


Tchad 2015



Allant dans le même sens Ouedraogo Aguste Noel, dans son ouvrage intitulé « élaboration

du manuel de procédure à valeur ajoutée » propose aux dirigeants des organisations un guide

théorique pour élaborer en intégrité et de manière cohérente, des règles formelles pour la

conduite efficace de leurs entreprises.

Son idée générale constituant cette démarche est de comprendre en globalité la problématique

de l’introduction du formalisme dans une organisation.

Pour lui, la mise en place de procédures est nécessaire et doit favoriser d’abord le respect de la

conformité des pratiques avec les lois et règlements en vigueurs, ensuite l’atteinte de l’optimum

dans la réalisation de toutes les opérations puis la conformité des pratiques avec les meilleurs

en matière de gestion.

A ce propos, il faut se référer à l’article 138 du traité portant sur l’OHADA : « le gérant ou le

conseil d’administration, selon le cas, établit un rapport de gestion dans lequel il expose

la situation de la société durant l’année écoulée, son évolution prévisible et, en particulier,

les perspectives de continuation de l’activité, l’évolution de la situation de trésorerie et le

plan de financement » d’où la nécessité d’avoir au sein d’une entreprise un système

d’information de gestion fiable

Evariste Ahouangansi dans son ouvrage intitulé « audit et révision des comptes » (2006)

indique que l’existence d’instructions écrites sous forme de manuel de procédures représente

pour l’auditeur une garantie. Pour lui, un bon contrôle interne repose sur un système de

documentation recouvrant toute la production de l’information. Celles-ci doivent être en qualité

et quantité suffisant pour faire preuve d’appréciation satisfaisante.

De même Mohsin Bervada dans son ouvrage « audit interne tout simplement » édition 2012,

dit que : « le contrôle interne permet également à l’organisation de clarifier les

responsabilités dans un environnement sécurisé par l’application des procédures, la

définition des missions de chacun dans des descriptions de poste etc…. »

Différents auteurs ont parlé du contrôle interne et de la nécessité de la mise en place du manuel

de procédures.


Tchad 2015



Certains affirment que le contrôle interne efficace garantie une bonne organisation de

l’entreprise. Il permet en effet de maitriser les risques découlant de l’activité et de contribuer

fortement à la performance.

D’autres font ressortir l’efficacité du contrôle interne à travers la mise en place du manuel de

procédure. D’après eux, le manuel de procédures est un instrument qui assure la régularité et la

cohérence des traitements d’informations afin d’avoir une meilleure emprise sur l’activité de

l’entreprise.

Nous pouvons retenir en général que le manuel de procédures est indispensable à tout entreprise

car au-delà d’avoir un système de gestion formel permettant de garantir un excellent contrôle

interne, il participe aussi efficacement à la performance de l’entreprise en mettant en évidence

les faiblesses de l’organisation.

Section II- Problématique

La certification de la régularité et la sincérité des états financiers et la gestion des risques sont

primordiales pour les dirigeants d’une entreprise. Ceux-ci cherche des moyens de se fournir en

intégralité, de manière cohérente et formelle, le model par lequel leur organisation pourra

fonctionner de manière efficace.

Actuellement, Dans la mesure où les entreprises renforcent leurs dispositifs pour mieux gérer

les risques découlant de leur activité, les informations utiles à cette démarche doivent êtres

fiables, claires et précises de façon à permettre une prise de décision sûre et rapide.

Pour cela, le contrôle interne doit pouvoir avertir tous dysfonctionnements organisationnels

susceptibles de porter préjudice au patrimoine de l’entreprise. La survie de l’entreprise ne

concerne non seulement les dirigeants de l’entreprise mais aussi les partenaires et actionnaires

qui, par souci de protéger leurs intérêts tiennent à la mise en place d’un système de contrôle

interne efficace.

La mise en place du contrôle interne au sein de l’entreprise permet d’avoir une meilleure

emprise sur les risques liés à l’activité, de sécuriser les informations et de participer à

l’amélioration de la performance. Elle permet de faire participer tous les opérateurs de

l’entreprise et de mettre en œuvre les dispositifs nécessaires à la bonne marche de

l’organisation.


Tchad 2015



Selon les auteurs cités précédemment, pour qu’un contrôle interne soit efficace, l’organisation

doit être formalisée et comporter une séparation des tâches et fonctions. La mise en place des

procédures est une condition nécessaire à l’efficacité du contrôle interne car elles permettent

d’éviter les cumuls de fonctions qui en réalité peuvent conduire à commettre des fraudes et

autres malversations. L’absence d’un manuel de procédure dans une entreprise peut engendrer

des risques.

C’est ainsi que Mamadou Barry affirme que « la mise en place d’un contrôle interne est

largement conditionnée par l’existence d’un manuel de procédures administratives et comptable

et d’un service chargé de veiller à l’application de ces procédures, l’existence d’un système

satisfaisant de conservation des données et de documentation ».

La mise en place d’un manuel de procédures vise à assurer une gestion optimale, efficace et

transparente de toutes les activités de l’entreprise. Elle consiste par ailleurs à mettre à plat les

connaissances implicites incorporées dans l’organisation et de permettre à tous les acteurs de

l’entreprise de travailler en toute connaissance des actions à entreprendre conformément aux

instructions de la direction.

C’est pour cela toute entreprise qui vise une certification sans réserve des états financiers, une

transparence dans l’organisation, une optimisation de la performance doit mettre en place un

manuel de procédure.

Vue l’importance du contrôle interne conditionnée par un système de gestion formalisé,

comment la mise en place des procédures de gestion contribuerai à l’optimisation de la

trésorerie de la Compagnie Sucrière du Tchad ?


Tchad 2015



Section III- Objectif de la recherche

Cette étude montrera de manière distincte et précise les points essentiels visés par les entreprises

soucieuses de leur efficacité et performance ainsi que de la protection de leur patrimoine.

3.1. Objectif général

L’objectif général de cette étude est la mise en place d’un manuel de procédures de gestion de

la trésorerie au sein de la Compagnie Sucrière du Tchad en vue d’optimiser la gestion de sa

trésorerie.

3.2. Objectifs spécifiques

Afin de mener à bien cette étude, quelques objectifs spécifiques sont nécessaires et devraient

être éteints pour appuyer l’objectif général ci-dessus. C’est objectifs sont entre autre :

S’assurer de l’existence des dispositifs de contrôle interne au sein de la Compagnie

vérifier l’efficacité des dispositifs de contrôle interne existant

connaitre l’importance du contrôle interne et pouvoir le mettre en place au sein de

la compagnie de façon adaptée

montrer l’important du manuel de procédures comme étant essentiel à la

protection du patrimoine de l’entreprise et l’amélioration de la performance


Tchad 2015



Section IV- Hypothèse de travail

Notre étude nécessite la formulation des hypothèses de travail qui sont les suivantes :

4.1. Hypothèse 1

La mise en place d’un manuel de procédure de gestion de la trésorerie a une incidence positive

sur la performance de la compagnie.

4.2. Hypothèse 2

La formalisation et la mise en disposition du manuel de procédures au sein de la compagnie est

gage de sécurité.

4.3. Hypothèse 3

La protection du patrimoine de la compagnie résulte de la mise en place des procédures

empêchant des erreurs, des malversations et fraudes.


Tchad 2015



CHAPITRE 2 : CADRE METHODOLOGIQUE

La sphère méthodologique de notre étude portera essentiellement sur le cadre de l’étude en

première section, suivi du champ de l’étude en deuxième section, des techniques d’investigation

en troisième section et enfin des difficultés rencontrées au cœur de cette étude dans une

quatrième section.

Section I- Cadre de l’étude

Le cadre de notre travail sera la Compagnie Sucrière du Tchad situé à 25 Km de la ville de Sarh.

La CST est située à Banda, dans le canton de la sous-préfecture rurale de Sarh. Il est situé au

sud du département du Barh-koh avec une superficie de 2145 km² et une population totale de

47450 habitants.

Elle emploi de manière directe (permanents, saisonniers, journaliers) ou indirecte (sous-

traitance) plus de 3000 personnes.

La Compagnie est située au Tchad, dans est un très vaste pays d’une superficie de 1284000

km2 situé au cœur de l’Afrique entre la Libye, les deux Soudans, la Centrafrique, le Cameroun,

le Nigeria et le Niger. Le tiers nord est occupé par le Sahara et c’est au sud du pays dans le

Sahel que se trouve la capital Ndjamena ainsi que le Lac Tchad. Plus au sud encore se trouve

une zone de savane et c’est là où en moyenne les densités sont les plus élevées. Il bénéficie

d’une économie basée sur l’agriculture, l’élevage du bétail et surtout sur l’exploitation des

gisements pétroliers qui représentaient déjà en 2004 plus de 80% des exportations nationales.


Tchad 2015



Section II- Délimitation de l’étude

Notre travail repose essentiellement sur la mise en place d’un manuel de procédures de gestion

de la trésorerie au sein de la compagnie sucrière du Tchad et précisément dans le département

de comptabilité et finance.

Le département de finance et comptabilité compte au total six (6) membres du personnel.

Notre travail d’étude a été effectué à travers des entretiens avec tous les six (6) membres du

personnel.

En effet, pour mener à bien notre travail, nous avons décidé de choisir la Compagnie Sucrière

du Tchad qui évolue dans le domaine de l’agroalimentaire et qui contribue efficacement au

développement du pays.

Section III- Techniques d’investigation

Différentes techniques d’investigation ont été utilisées pour la collecte des informations.

Nous avons eu à faire des recherches documentaires à la bibliothèque de l’IAM, ainsi

que sur la bibliothèque numérique scholarvos et consulter l’internet en vue

d’approfondir nos recherches.

Nous avons aussi fait des entretiens au sein de la compagnie avec le personnel et

observer les méthodes de travail

Nous avons aussi élaboré et soumis un questionnaire de prise de connaissance des

procédures existant relatives à la gestion de la caisse


Tchad 2015



Section IV- Difficulté rencontrées

Notre principale difficulté rencontrer dans le cadre de notre étude était l’obtention des

informations utiles et fiable pour l’élaboration du manuel de procédures de gestion de la

trésorerie.

Grace à l’humilité, le respect du personnel et un grain d’espoir, toute réticence et méfiance a

été soulevée, ce qui a permis de recueillir des informations auprès des acteurs de l’entreprise

soucieux de la protection de l’information.

Notons aussi comme difficulté l’inexistence des procédures formelles. La plupart des

opérations effectuées ne sont pas formalisées et décrites dans un manuel

Nous avons présenté le cadre théorique et méthodologique dans cette première partie, nous

verrons maintenant dans une deuxième partie les principes généraux de contrôle interne, de

procédure, de la gestion de la trésorerie et procéder à la présentation de la Compagnie Sucrière

du Tchad.


Tchad 2015



Deuxième partie : Cadres conceptuel

et organisationnel


Tchad 2015



DEUXIEME PARTIE : CADRES CONCEPTUEL ET ORGANISATIONNEL

CHAPITRE I : CADRE CONCEPTUEL

Dans le cadre conceptuel, les principaux points à aborder serons d’abord le contrôle interne,

suivi de la notion de procédure et de la notion de gestion de la trésorerie.

Section I- le contrôle interne

1- définition

Plusieurs définitions du contrôle interne ont été proposé parmi lesquelles nous allons retenir

deux (2) :

Le coso (committee of sponsoring organizations of the treadway commission) définit

le contrôle interne comme étant un processus mis en œuvre par la direction générale, la

hiérarchie et le personnel d’une entreprise et destiné à fournir une assurance raisonnable

quant à la réalisation des trois catégories d’objectifs suivantes :

La réalisation et l’optimisation des opérations

La fiabilité des informations financières

La conformité aux lois et aux règlements en vigueur

Selon l’ordre des experts comptables ; « le contrôle interne est l’ensemble des

sécurités contribuant à la maitrise de l’entreprise. Il a pour but d’un côté d’assurer la

protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information, de l’autre,

l’application des instructions de la direction et de favoriser l’amélioration des

performances. Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et les procédures de

chacune des activités de l’entreprise, pour maintenir la pérennité de celle-ci »

2- objectifs du contrôle interne

L’objectif général du contrôle interne est la réalisation des missions qui lui sont assignées.

Mais pour atteindre cet objectif général, quatre objectifs permanents lui sont affectés.

La protection du patrimoine de l’entreprise

Le contrôle interne doit pouvoir naturellement préserver le patrimoine de l’entreprise. Ce

patrimoine et d’une grande importance car il regroupe tous les éléments constitutifs et valeureux

de l’entreprise.


Tchad 2015



La fiabilité et qualité des informations comptables

Pour avoir un processus de prise de décision plus rapide et plus efficace, le contrôle interne doit

favoriser l’obtention, la circulation et le traitement des informations qui doivent être fiables,

vérifiables, exhaustives, pertinentes et disponibles.

La conformité aux lois et aux règlements en vigueur

Cette objectif se rapporte à la conformité aux lois et aux règlements auxquels l’entreprise est

soumise.

Le contrôle interne doit veiller sur la régularité afin d’éviter toutes failles ou erreurs résultantes

de l’absence de respect des textes législatifs et réglementaires.

L’optimisation des ressources

Le contrôle interne doit veiller à l’utilisation économique et efficiente des ressources. Il s’agit

ici de promouvoir la performance, la rentabilité et la protection des ressources.

A travers cet objectif, le contrôle interne doit permettre de savoir de façon fiable et pertinente

dans quelle mesure les objectifs opérationnels de l’entreprise sont atteints.

3- Composantes du contrôle interne

Le contrôle interne est décomposé par le référentiel COSO en cinq composants. Ces composants

sont nécessaires car ils permettent de faire une description et une analyse du contrôle interne

existant dans une organisation. Il s’agit de :

L’environnement de contrôle

L’évaluation des risques

Les activités de contrôle

L’information et la communication

Le pilotage


Tchad 2015



3.1. L’environnement de contrôle

Le référentiel COSO qualifie l’environnement de contrôle comme étant un élément très

important de la culture d’une entreprise. Il constitue la base de tous les autres éléments du

contrôle interne en imposant discipline et organisation. Il détermine aussi le niveau de

sensibilisation du personnel au besoin de contrôle. Les concepts relatifs à l’environnement de

contrôle sont notamment :

L’intégrité

L’éthique

La compétence du personnel

La philosophie des dirigeants

Le style de management

La politique d’organisation

L’intérêt manifesté par l’organe de direction et sa capacité à indiquer clairement

les objectifs

L’environnement de contrôle tire généralement sa force au niveau des instances dirigeantes

et de la haute direction qui doivent faire preuve d’une large conscience de la nécessité

d’élaborer des normes et procédures appropriées pouvant favoriser l’adhésion aux valeurs

de l’organisation et le travail en équipe pour la réalisation des objectifs.

3.2. L’évaluation des risques

L’évaluation des risques est un processus qui s’appuie sur la fixation des objectifs alignés

sur la stratégie. Cette évaluation comprend d’abord l’identification des événements ensuite

l’analyse des risques. L’analyse des risques se fait suivant leur gravité afin de déterminer

comment ces risques doivent être gérer.

La fixation des risques est une condition préalable à l’évaluation des risques. Pour identifier

les risques qui sont susceptibles d’avoir un impact sur l’organisation et prendre des mesures

nécessaires, le management doit fixer des objectifs. L’établissement des objectifs est donc

une étape indispensable constituant une condition préalable qui donne de la pertinence au

contrôle interne.


Tchad 2015



3.3. Activité de contrôle

Les activités de contrôle sont définit d’après le COSO 1 comme étant l’application des

normes et procédures destinées à assurer l’exécution des directives émise par le

management en vue de maitriser les risques. Ces activités sont menées à tous les niveaux

hiérarchiques et fonctionnels de l’entreprise et permettent de s’assurer que les mesures

nécessaires sont conçues et lises en œuvre en vue de maitriser les risque susceptibles

d’effectuer la réalisation des objectifs. Les contrôles s’effectuent généralement sur des

activités liées à la séparation des tâches, aux signatures d’autorisation, la sécurité des actifs

et l’appréciation des performances opérationnelles.

3.4. Information et communication

Le référentiel COSO précise que les systèmes d’informations produisent, entre autres, des

données opérationnelles financières ou encore liées au respect des obligations légales et

réglementaires, qui permettent de gérer et contrôler l’activité. Ces systèmes prennent en

compte non seulement les données provenant de l’entreprise elle-même mais aussi celles

qui sont liées à son environnement externe. Les informations pertinentes doivent être

communiquées de façon efficace. Cette communication exige une circulation

multidirectionnelle de l’information, c'est-à-dire une circulation ascendante, descendante et

transversale.

3.5. Le pilotage

Le pilotage est un moyen nécessaire qui permet de vérifier que le contrôle interne fonctionne

de façon permanente efficacement.

Ce pilotage s’étend sur toutes les activités de l’organisation pouvant aller jusqu’à inclure

les sous-traitants et l’audit interne.

Les opérations de pilotage sont effectuées à travers des activités courantes et grâce aux

évaluations ponctuelles.

Chacune des composantes suivantes sont étroitement liées aux objectifs énumérés

précédemment à savoir la protection du patrimoine de l’entreprise, la fiabilité et la qualité

des informations, la conformité aux lois et règlement en vigueur et l’optimisation des

ressources.


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Pour conclure que le contrôle interne est efficace dans chaque catégorie d’objectifs, ces cinq

(5) composantes doivent être présentes et fonctionner de façon efficace.

Figure 1 : pyramide des composantes de contrôle interne présenté par le COSO


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4- Principes de contrôle interne

Les principes sur lesquels s’appuie le contrôle interne ont été définis en France par le congrès

de l’OEC (Ordre des Experts Comptables) de 1977. Ces principes sont des règles de conduite

ou des préceptes sur lesquels le contrôle interne repose et dont le respect lui conférera une

qualité satisfaisante.

4.1. Le principe d’organisation et de séparation des fonctions

Pour avoir un contrôle interne efficace, il est nécessaire pour une organisation de posséder un

certain nombre de caractéristiques. L’organisation doit être :

Préalable

Adaptée et adaptable

Formalisée

Et doit comporter une séparation convenable des fonctions.

L’entreprise doit être sous la responsabilité des dirigeants. Cette responsabilité consiste à la

fixation des objectifs, à la définition des responsabilités des employés à travers un

organigramme et au choix des ressources à mettre en œuvre.

Par ailleurs, la règle de séparation des fonctions a pour objectif d’éviter que dans l’exercice

d’une activité de l’entreprise, un même agent cumule :

Les fonctions de décisions

Les fonctions de détention matérielle des valeurs et des biens

Les fonctions d’enregistrement (saisie et traitement de l’information)

Les fonctions de contrôle

Ou même simplement deux d’entre elles

C’est évident qu’un cumul de ce genre favorise les erreurs, les négligences, les fraudes, les

dissimulations et autres malversations.

4.2. Le principe d’intégration ou d’autocontrôle

Une fois mises en place, les procédures doivent permettre le fonctionnement d’un système

d’autocontrôle mis en œuvre par des recoupements, des contrôles réciproques ou des

moyens techniques appropriés.


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Les recoupements permettent de s’assurer de la fiabilité de la production ou du suivi d’une

information au moyen de renseignements émanant de sources différentes ou d’éléments

identiques traités par voies différentes (concordance d’un copte collectif avec la somme des

comptes individuels).

Les contrôles réciproques s’opèrent dans le traitement subséquent ou simultané d’une

information selon la même procédure, mais ils s’effectuent par un autre agent afin de mieux

vérifier l’identité des résultats obtenus (total des relevés de chèques reçue et total des

bordereaux de remise en banques par exemple).

Les moyens techniques recouvrent l’ensemble des procédures qui corrigent ou réduisent,

autant que peu, l’intervention humaine et par voie de conséquence, les erreurs, les

négligences et les fraudes (traitements automatiques informatisés).

4.3. Le principe de permanence

La mise en place de l’organisation de l’entreprise et de son système de régularisation (le

contrôle interne) suppose une certaine pérennité de ces systèmes.

Ce principe est fort logique, car toute organisation nécessite une stabilité de ses structures

de manière à ne pas perdre de temps à l’adaptation du personnel et des machines aux

nouvelles procédures mises en place. Il est évident que cette pérennité repose

nécessairement sur celle de l’exploitation.

4.4. Le principe d’universalité

Ce principe implique que les objectifs du contrôle interne concernent toutes les personnes

dans l’entreprise, en tout temps et en tout lieu. Autrement dit, personne n’est exclu du

contrôle par quelque considération que ce soit : il n’y a ni privilège, ni domaine réservé, ni

établissement mis en dehors du contrôle interne.

4.5. Le principe d’indépendance

Ce principe implique que les objectifs du contrôle interne) savoir la sauvegarde du

patrimoine et l’amélioration des performances sont à atteindre indépendamment des

méthodes, des procédés et moyens de l’entreprise.


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4.6. Le principe de bonne information et de qualité du personnel

L’information doit répondre à certains critères tels que la pertinence, l’utilité, l’objectivité,

la communicabilité et la vérifiabilité.

La qualité du personnel ne doit pas fragiliser les procédures, c'est-à-dire, la bonne

information. Tout système de contrôle interne est, sans un personnel de qualité, voué à

l’échec. La qualité du personnel comprend la compétence et l’honnêteté ; cependant la

fragilité du facteur humain rend toujours nécessaire de bonnes procédures de contrôle

interne.

4.7. Le principe d’harmonie

On entend par principe d’harmonie, l’adéquation du contrôle interne aux caractéristiques de

l’entreprise et de son environnement. C’est un simple principe de bon sens qui exige que le

contrôle interne soit bien adapté au fonctionnement de l’entreprise.

En particulier, dans les petites entreprises, le contrôle interne connait des limites inhérentes

à la dimension, notamment pour ce qui concerne la mise en œuvre généralisée du principe

de séparation des fonctions.

5- Les acteurs de contrôle interne

Le contrôle interne constituant tous les dispositifs permettant la maitrise des risques

concerne tous les membres de l’organisation. Entre autre, nous pouvons citer

particulièrement :

Le conseil d’administration

A partir des comptes rendus de la Direction générale, le conseil d’administration apprécie les

caractéristiques essentielles du contrôle interne. Cela fait l’objet d’une conformité avec la

mission du conseil qui consiste entre autres choses à « veiller aux caractères appropriés des

risques pris par l’entreprise sur la base d’évaluation exhaustive et effective des différents

risques ». Le conseil d’administration joue un rôle très important en ce sens qu’il vient appuyer

la Direction général lorsque celui-ci prend des risques inconsidérés.


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Le comité d’audit

Le comité d’audit émane du conseil d’administration. Son rôle est d’assurer une surveillance

attentive et particulière du dispositif de contrôle interne. La fréquence des réunions,

l’indépendance du comité, l’accès aux informations pertinentes, les compétences diversifiées

du comité, sont autant d’atouts pour aider au bon fonctionnement du contrôle interne.

La direction générale

Le rôle de la Direction générale est très essentiel. C’est elle qui se charge de définir, d’impulser

de surveiller, de mettre en jeu les de la conduite humaine à respecter et de faire preuve

d’exemplarité du management.

La direction générale joue aussi un rôle très important au démarrage d’un projet de mise en

place de manuel de procédures car elle se charge de susciter l’adhésion et de prévoir les

ressources nécessaires. La Direction générale, pour assumer ses responsabilités, doit être

régulièrement informée des dysfonctionnements du contrôle interne concernant les

insuffisances et les difficultés d’application des dispositifs.

L’audit interne

Il évalue pour chaque responsable et d’une façon globale au niveau de l’entreprise le

fonctionnement de du contrôle interne. Cela se fait grâce aux réalisations des missions d’audit.

Ces missions se font suivant une périodicité qui est fonction du risque. A l’issue de ces missions,

des recommandations sont formulées au responsable afin d’améliorer le contrôle interne.

L’audit interne est réputé être spécialiste du contrôle interne, de ce fait, il contribue à

sensibiliser, à former le personnel et à participer activement à l’élaboration du système du

contrôle interne.

Le personnel

Il est l’acteur principal du contrôle interne puisque, chacun dans son poste de travail, est

responsable de la maitrise de ses activités au regard des objectifs qui lui sont fixés. D’ailleurs,

des référentiels tels que le COSO insiste sur la motivation du personnel dans la mise en place

et le bon fonctionnement du contrôle interne.

Parmi le personnel, les responsables opérationnels jouent un rôle très important car ceux-ci sont

chargés de motiver, d’organiser et de contrôler les activités à leur charge.


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Le risk manager

Il intervient dans la définition et l’identification des risques qui agissent directement sur le

contrôle interne et dans les choix et décisions qui sont prises dans ce domaine.

Les organismes de contrôle

Ils sont présents dans les professions règlementées telles que les banques et sociétés d’assurance

et surtout dans l’administration (la cour des comptes….)

Les organismes professionnels

Ils jouent un rôle très essentiel dans la formation et la sensibilisation des acteurs. On peut citer

entre autres : institue of internal auditors (IIA), institut Français de Contrôle Interne (IFACI)….

Les auditeurs externes

On fait référence ici aux cabinets d’audit, aux professions comptables et aux prestataires

externes.

6- Les limites du contrôle interne

Le dispositif de contrôle interne aussi bien conçu et aussi bien appliqué soit-il, ne peut fournir

une garantie absolue quant à la réalisation des objectifs de l’entreprise. En effet étant donné

qu’elle est essentiellement basée sur le facteur humain, toute structure de contrôle interne peut

être affectée par erreurs de jugement ou d’interprétation. On peut citer :

L’erreur de jugement

Le risque d’erreur humain dans la prise de décision ayant un impact sur les processus de

l’entreprise peut limiter l’efficacité du contrôle interne. Les décisions sont souvent prises dans

un temps limité, sur la base des informations disponibles et parfois incomplètes. Les jugements

exercés lors des prises de décisions peuvent se relever défaillants. C’est ainsi que le coso 1

précise que le système de contrôle interne ne peut prévenir un jugement erroné ou une mauvaise

décision, ou bien encore un évènement extérieur pouvant entrainer l’échec des objectifs

d’exploitation.


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Les dysfonctionnements

Un système de contrôle interne peut, quel que soit sa conception, avoir des dysfonctionnements

relevant d’une mauvaise interprétation des instruments ou des négligences dans l’analyse des

informations.

Les contrôles « outrepassées » ou contourné par le management

Le contrôle interne est un dispositif mise en place et géré par des personnes. Ceux-ci peuvent

le contourner dans le but soit d’en tirer profit personnellement soit d’améliorer la présentation

de la situation financière de l’entreprise ou de dissimuler la non-conformité aux obligations

légales.

La collusion

La séparation des fonctions est un élément privilégié du contrôle interne. Cependant, des

individus agissent collectivement pour accomplir et dissimuler une action. Ils peuvent aussi

altérer des informations financières ou de gestion tout en passant inaperçu au système.

Relation cout/bénéfice

L’organisation doit comparer les couts et avantages relatifs aux contrôles avant de les mettre en

place.

Lorsqu’on cherche à apprécier l’opportunité d’un nouveau contrôle, il est nécessaire d’étudier

non seulement le risque d’une défaillance et l’impact possible sur l’organisation mais aussi les

coûts associés à la mise en place de ce contrôle.


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Section II- Notion de procédure

2.1. Définition

D’après Alain Henry et Monkam-Daverat «Rédiger les procédures de l’entreprise » (1998),

« une procédure est un enchainement de tâches élémentaires standardisées en amont par

l’expression d’un besoin quelconque, limitées en aval par l’obtention d’un résultat attendu ».

Une procédure

Une procédure se décrit comme étant une suite d’opérations mises en œuvre dans une même

séquence de temps, par un nombre limité d’acteurs appartenant à un même sous ensemble.

La mise en place des procédures permet de décrire les tâches effectuées de manière organisée

par les différents acteurs. Elle détaille les actions qu’ils réalisent ensemble, explicite les

enchainements des opérations et leur synchronisation.

Par ailleurs, les procédures consistent à mettre à plat les connaissances implicites incorporées

dans l’organisation.

Une fiche de procédure contient un ensemble d’instructions utiles permettant de traiter une

situation définie par un événement initial et un résultat final.

2.2. Objectifs des procédures

2.2.1. La mémoire de l’organisation

La première utilisation possible d’une fiche de procédure est celle d’un aide- mémoire. En effet,

l’erreur et l’oubli sont des faiblesses humaines. C’est pourquoi l’existence des procédures

écrites permettra à chaque acteur de s’autocontrôler. A chaque fois qu’il faut procéder à des

opérations techniques délicates ou exceptionnelles, l’utilisation des procédures est très utile.

Pour le personnel nouvellement affecté à un poste de travail, l’utilisation des procédures écrites

favorise l’assimilation rapide des techniques spécifiques de l’entreprise.

Les procédures bien écrites constituent un aide- mémoire très efficace auquel il faudrait se

référer en cas d’oubli et d’erreur.


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2.2.2. Un instrument de décentralisation

Les procédures peuvent être un facteur de décentralisation. Elles fixent les méthodes qui sont

admise au sein de l’entreprise. Les responsables hiérarchiques faisant connaitre de cette façon

ce qu’ils attendent de leurs collaborateurs, leur présence est rendue moins indispensable. Tout

en introduisant d’une cohérence des méthodes et des comportements entre les unités d’un même

groupe. Le manuel de procédure facilite l’éloignement des supérieurs hiérarchiques. Lorsque la

soumission à des règles techniques est bien acceptée par les intéressés, la description rigoureuse

et détaillée des tâches constitue une garantie d’efficacité.

Le manuel de procédures permet de donner plus de responsabilité aux exécutants, qui eux, à

leur niveau, ont un sentiment de meilleure autonomie.

2.2.3. Un outil de formation du personnel

De façon théorique, la formation des agents relève de leurs supérieurs hiérarchiques. Toutefois,

nous savons que sous la pression du quotidien, ceux-ci n’accordent pas de temps à cette tâche.

D’ailleurs, ils n’ont toujours pas les qualités requises, ni forcement le goût de la pédagogie.

L’absence de manuels constitue un obstacle psychologique supplémentaire.

L’existence de manuels de procédures est un moyen efficace pour répondre à cette difficulté.

Ils divulguent une bonne partie des informations nécessaires. Munis de cette base, les

exécutants peuvent plus facilement se référer à leurs supérieurs pour les interroger sur des points

éventuellement obscurs.

Les procédures permettent de diffuser le savoir- faire. Elles sont un moyen de divulguer sous

forme de documents accessibles à tous, les méthodes préconisées dans l’entreprise, et de faire

connaitre les conséquences d’erreurs éventuelles. Elles décrivent le fonctionnement de

l’organisation.

2.2.4. Un cadre de conduite

Les procédures sont comparées au code de la route dans la mesure où elles définissent les

comportements applicables par tous les intervenants, pour des circonstances prévues à l’avance.

Elles indiquent ce qu’il faut faire, la voie) suivre.

Vue comme un code de la route, le respect et l’application du manuel de procédure par les

acteurs permettrait de limiter les risques.


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2.3. La mise en place des procédures

La mise en place des procédures au sein d’une entreprise se fait suivant plusieurs étapes à

savoir :

La prise de connaissance

La phase de préparation

L’analyse de l’existant

2.3.1. La prise de connaissance

La phase de prise de connaissance de l’entreprise est l’occasion de recueillir les principales

informations relatives au domaine d’activité de l’entreprise et à son organisation d’ensemble.

Cette phase a pour but d’apprécier les éléments suivants :

Le plan d’organisation et son organigramme

Le système de pouvoir et d’autorisation des transactions

Le système d’information

Le but de cette étude portant sur la structure de l’entreprise est de permettre : « d’avoir une

définition claire sur les tâche qu’occupe chaque personne dans l’entreprise ; vérifier que les

dépenses hiérarchiques sont clairement précisées ; voir si la séparation des pouvoir est mise en

évidence par la répartition des responsabilités ».

2.3.2. La phase de préparation

La première des choses à faire consiste à établir une liste provisoire et approximative des

procédures, cette liste est de nature à évoluer au fil des travaux.

Ensuite la constitution de la première liste permet d’effectuer un classement des futures

procédures en sous ensemble, par direction ou services et par types d’activités. Ce

regroupement permet de choisir le système de classement, la codification, qui servira à la

numérotation des fiches dans les manuels.

Enfin, le travail de rédaction, pour chaque procédure consiste à établir un dossier de travail et

pour chacun de ces dossier la liste des personnes à interviewer.


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2.3.3. L’enquête par procédure

Il s’agit tout d’abord à prendre, pour chaque procédure, un rendez-vous avec un interlocuteur

principal, susceptible de fournir une vue d’ensemble. En général, il s’agit d’un responsable

d’unité ou d’un chef d’équipe qui a une vision complète de la procédure. Cet entretien préalable

permet en particulier de contrôler l’identification de la procédure concernée.

Ensuite, on aborde dans cette étape le travail de formalisation des procédures. Il est nécessaire

de procéder, dossier par dossier, aux interviews pour acquérir une connaissance précise de

chacune des procédures. Au cours de cette étape, la collecte des documents écrits et les supports

techniques sont utiles à la rédaction finale du manuel de procédure. Les entretiens sont suivis

des travaux d’analyse et de rédaction. Cette étape s’achève par la finalisation de chaque dossier

de procédure considéré.

2.4. La validation et la diffusion du manuel

La phase de la validation du manuel de procédures s’effectue en plusieurs étapes. D’abord, les

documents rédigés font l’objet d’une validation, effectuée en commun entre rédacteurs et

utilisateurs, notamment avec les personnes interviewées. Ensuite l’équipe projet procède à une

validation d’ensemble afin de s’assurer de la cohérence globale du système des procédures.

Cette étape prend fin lorsque le manuel de procédure est diffusé au sein de l’entreprise.

2.5. La fonction du manuel

Les procédures formalisées constituent, pour l’auditeur, un référentiel. D’un côté, elles

fournissent une liste utile pour ces travaux d’investigation. De l’autre, leur absence rendra le

contrôle délicat, voire impossible. En effet, les reproches faits aux agents seraient vivement

contestées, faute d’instruction précise.

Le manuel de procédure permet à chaque acteur d’intervenir dans ses fonctions avec une

connaissance et compréhension précise de ses tâches et responsabilité.


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2.6. La mise à jour des procédures

2.6.1. Modification des procédures.

Les facteurs susceptibles de causer la modification des procédures sont :

Le changement de la structure ou des activités de l’entreprise.

Les situations nouvelles qui nécessitent le changement ou l’amélioration des

procédures

Les changements rendus nécessaire par l’application des lois et règlements en

vigueur dans le pays

Les modifications en ce qui concerne le changement du personnel ou des tâches qui

l’incombe.

Les ajustements dans l’organisation.

L’identification des problèmes ou dysfonctionnement dans les procédures en place

2.6.2. Méthode de mise à jour

Lorsque la modification des procédures existant est envisagée, la Direction doit convoquer une

réunion à laquelle doivent prendre part les agents concernés par ces modifications. A l’issue de

cette réunion, un procès-verbal doit être établi en indiquant les informations suivantes :

Les procédures devant être modifiées

Les raisons pour lesquelles elles devront être modifiées

Les personnes chargées de rédiger les nouvelles procédures

Les nouvelles procédures seront présentées à la Direction pour appréciation, si possible apporter

les modifications qu’il juge nécessaire avant de valider.

Pour permettre un suivi des procédures dans les différentes étapes de mise à jour et de révision,

les procédures initiales ou procédures-source devrait être conservée, de même que ses

différentes visions. Conformément à la démarche et à la méthodologie adoptée lors de leurs

élaborations, la mise à jour et la révision des procédures doivent être menées dans un climat de

concertation entre les différents intervenants.


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Section III- La notion de gestion de trésorerie

La gestion de la trésorerie est primordiale pour une entreprise. Cette gestion porte sur

l’ensemble des sommes d’argents disponible en caisse et en banque.

3.1. Définition de la gestion de la trésorerie

Il existe plusieurs définitions de la gestion de la trésorerie. Ces multiples définitions tendent à

éclairer un aspect ou une autre de la trésorerie. Plusieurs auteurs justifient la trésorerie comme

étant des disponibilités, de la liquidité ou de l’encaisse, d’autre par contre proposent une analyse

statistique du bilan, en se référant à la notion de fond de roulement et de besoin en fond de

roulement.

Selon Michel LEROY « la gestion de la trésorerie » (1993), « la trésorerie représente les

liquidités dont dispose une entreprise à un instant précis et qu’elle peut immédiatement utiliser

pour faire face à des décaissements. Pour connaitre la trésorerie disponible à un moment donné,

il suffit d’additionner le solde des comptes bancaires, comptes courants postaux, caisses situés

à l’actif et d’en retrancher le solde des comptes bancaires au passif (découvert) ».

Mais la trésorerie d’une entreprise peux être aussi définit comme étant l’ensemble de ses

disponibilités qui lui permettent de financer ses dépenses à court terme.

Dans ce cas, la trésorerie nette d’une entreprise se calcule en faisant la différence entre sa

trésorerie d’actif et sa trésorerie de passif.

Pour Henry François MEUNIER « La trésorerie des entreprises » (1993), « la trésorerie d’une

entreprise à une date donnée est la différence à cette date entre les ressources mises en œuvre

pour financer son activité et les besoins entrainés par cette activité ».

La lexique de finance définit la gestion de la trésorerie comme étant une activité consistant pour

le trésorier d’une entreprise à gérer les risques de liquidité, de taux d’intérêt et de taux de change

qui pèsent sur l’entreprise ; à placer les liquidités dans les meilleurs conditions de rentabilité et

de risque ; et à pouvoir faire face tous les jours aux engagements de l’entreprise en mobilisant

les ressources financières à court ou à long terme nécessaires.


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Selon Anne-Marie KEISER « Gestion Financière » (1998), gérer la trésorerie consiste à :

Assurer la sécurité des disponibilités par la prévision de plusieurs sources de

financements ;

Tirer un rendement maximal des disponibilités en ne les laissant pas inutilisées ;

Réduire les disponibilités au maximum ;

Motiver, intéresser, informer tous les responsables de la gestion de trésorerie ;

Contrôler, voire raccourcir le crédit- client en accélérant les appels de trésorerie

Contrôler, voire allonger le crédit-fournisseur ;

Négocier le plus longtemps possible à l’avance les éventuels placements

d’excédents de trésorerie et de crédits pour faire face aux insuffisances de

trésorerie ;

Mettre en concurrence les fournisseurs de fonds ;

Saisir les opportunités de rendements élevés (emprunts, placements, ventes, ou

achats de devises, reports d’achats ou d’investissement…)

Ainsi selon Jack FORGET « Gestion Budgétaire » (2005), la gestion de trésorerie est un

arbitrage entre :

- La sécurité et l’efficacité

- La liquidité et la rentabilité

- La solvabilité et le risque


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3.2. Les objectifs de la trésorerie

La gestion de la trésorerie présente un enjeu financier ayant considérablement évolué grâce à

l’émergence de nouveaux instruments. La réalisation de ses objectifs nécessite la définition de

deux concepts dont l’un est associé à la gestion et l’autre à la trésorerie. En particulier, le

concept de gestion s’appuie sur des prises de décisions engageant une entreprise dans le futur

tandis que celui de la trésorerie désigne l’ensemble des moyens de financement disponible pour

faire face aux dépenses (encaisses, crédits bancaires à court terme, etc…) . Il est important que

ces deux concepts puissent être précédés d’une prévision de l’état probable de cette entreprise.

Ce qui permet de prendre dans le présent des décisions en termes de moyens de financement

qui engageront l’entreprise ultérieurement.

L’établissement peut alors se trouver dans l’impossibilité de faire face à ses besoins

d’approvisionnement et à ses obligations de paiement des fournisseurs.

Par contre une trésorerie constamment excédentaire représente un coût pour l’établissement.

Pour cela, la trésorerie doit permettre de :

- Prévenir le risque de cessation de paiement

- D’assurer la solvabilité à court terme

- D’optimiser le résultat financier

3.3. Les différents acteurs de la gestion de trésorerie et leurs rôles

Pour la réussite de toute gestion, il est important de définir tous les acteurs et leurs

responsabilités dans la gestion de la trésorerie de sorte à les identifier clairement en cas de

dysfonctionnement dans le processus.

Les différents services concernés sont : le service comptable, le service trésorerie, le service

financier, le service du contrôle de gestion, la banque.


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Le service comptable

L’enregistrement des flux de trésorerie en temps réel permet de disposer d’une situation de

trésorerie fiable.

Les tâches effectuées sont :

- Le contrôle des pièces comptables

- L’enregistrement des flux de trésorerie (encaissements et décaissements)

- La vérification de la fiabilité des procédures d’enregistrement

- La détermination des soldes des comptes de trésorerie et contrôle

Le service trésorerie

Chargé de placer les excédents de trésorerie et négocier les concours bancaires, il concourt à

accroitre la rentabilité de l’entreprise.


- Prévoir les excédents ou les découverts de trésorerie

- Rechercher les placements les plus rémunérateurs en cas d’excédent

- Négocier les crédits les moins coûteux en cas de découvert

Le service financier

Son rôle est de maitriser l’équilibre financier de l’entreprise à moyen et long terme.


- Evaluer les besoins de financement à moyen et long terme

- Rechercher la combinaison optimale de moyens de financement

- Elaborer un plan de financement

Le service contrôle de gestion

Son rôle est de calculer les coûts et la rentabilité de l’entreprise, de mesurer la performance.


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- Etablir les prévisions de recettes et de dépenses

- Etablir les budgets (ventes, achats, trésorerie)

- Procéder à la gestion budgétaire

- Procéder au contrôle budgétaire

La banque et les sociétés financières

Ce sont les interlocuteurs privilégiés de l’entreprise pour la gestion de la trésorerie


- Offrir un éventail de placements

- Consentir des crédits à court, moyen et long terme

- Accompagner l’entreprise au cours de son développement

3.4. La mise en œuvre de la gestion de trésorerie

La mise en œuvre de la gestion de trésorerie consiste en théorie à gérer l’encaisse disponible de

manière à combler les éventuels déficits. Selon GOUJET et RAULET « Comptabilité de

Gestion » (2003) elle s’appuie sur l’administration de la trésorerie à partir de trois étapes

fondamentales :

- Prévision de la trésorerie : pour étudier préalablement la décision, la possibilité et la

volonté de l’accomplir

- Budgétisation : pour assurer une intégration et définir les objectifs de l’entreprise et les

moyens propres permettant de les atteindre

- Contrôle de la trésorerie ou contrôle budgétaire : pour réaliser une comparaison

permanente entre les résultats réels et les opérations effectuées en expliquant et

exploitant les éléments de cette comparaison


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CHAPITRE 2 : CADRE ORGANISATIONNEL

Ce chapitre sera exclusivement réservé à la présentation descriptive de la compagnie sucrière

du Tchad et de sa structure.

Section I- Présentation descriptive de la Compagnie Sucrière du Tchad

La CST est située à Banda, dans le canton de la sous-préfecture rurale de Sarh. Il est situé au

sud du département du Barh-koh avec une superficie de 2145 km² et une population totale de

47450 habitants.

Le complexe agro-industriel de la CST de Banda est mis en place pour cultiver et transformer

la canne à sucre. Il est d’une superficie de 11000 hectare et trouve au sud du pays à 12km de

la ville de Sarh sur l’axe Sarh-Bangui, toute fois l’usine est à 25km de cette même ville de Sarh.

L’espace exploité est d’une superficie de 3700 hectare alimenté par l’eau provenant du fleuve

Chari. Cette alimentation se fait par irrigation.

L’usine de la CST de banda est constitué de :

- Une cour à canne qui permet le lavage des cannes à sucre avant de les envoyer au

moulin pour le broyage et l’extraction du jus ;

- Une chaufferie qui produit de la vapeur nécessaire à l’entrainement des

turboalternateurs de la centrale ensuite des turbos au niveau du moulin en fin la

fabrication ;

- Une centrale électrique qui renferme las machines de production d’énergie mécanique

(turbines) convertie en énergie électrique par les alternateurs ;

- Un lieu de fabrication du sucre ;

- La Chambon pour le séchage et emballage du sucre dans le sac.


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1- Historique de la Compagnie Sucrière du Tchad

Le passé de la CST a d’abord été marqué par la création en 1964 par la SOSUTCHAD (Société

Sucrière du Tchad) qui comprenant uniquement l’usine de farcha à Ndjamena qui est chargé de

la transformation du sucre granulé en pain à partir du sucre importé du Congo et du Cameroun.

Ensuite la SOSUCHARI qui en 1977 a été créé à Sarh et actionné par la société Française

SOMDIAA (Société d’Organisation de Management et Développement des Industries

Agroalimentaires) pour des recherches agronomiques concernant la culture de la canne à sucre.

C’est à la suite des recherches et en vue d’une production abondante de sucre que l’usine de

Banda Sarh, la SONASUT (Société Nationale Sucrière du Tchad), a été créé à la même année.

Avec le programme de privatisation des entreprises étatiques imposé par la Banque Mondiale

et le Fond Monétaire International(FMI), la SONASUT se privatise le 11 Avril 2000 et devient

la Compagnie Sucrière du Tchad (CST) avec son siège sociale à Ndjamena. La CST porte le

statu d’une société anonyme avec conseil d’administration et un capital de 10 000 000 000

FCFA. Son actionnaire majoritaire est la SOMDIAA qui détient 82,2% des actions, l’Etat

Tchadien qui détient 8,9% et la SOSUCAM, une autre filiale du groupe qui détient aussi 8,9%

des actions. Elle emploi de manière directe (permanents, saisonniers, journaliers) ou indirecte

(sous-traitance) plus de 3000 personnes.

La CST a développé ses activités sur trois sites :

- L’usine de Farcha : c’est une unité de production située dans la banlieue de Ndjamena

qui transforme le sucre provenant d’autres sucreries du groupe et du brésil en pains et

bonbons colas.

- La ferme de Mani : c’est une ferme expérimentale mise en place en 1996 pour

sélectionner les variétés de cannes et produire de la spiruline.

- Le complexe agro-industriel de Banda : situé à 25km sur la rive gauche du fleuve

Chari au sud de Sarh dans le département du Barh-kho, il comprend une sucrerie et une

exploitation de 3800 hectares de cannes irrigués par trois systèmes : pivot, goutte et

gravitaire.

Mais avec la levée du monopole et la concurrence déloyale, l’unité de production de Farcha

et le site de Mani sont fermés en 2012.


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Section II- Structure et organisation de la CST de BANDA

La structure de la compagnie sucrière du Tchad est la suivante :

- Le conseil d’administration

C’est l’organe de décision et d’orientation de la CST. C’est un organe collégial composé

d’administrateurs qui œuvrent sous la direction d’un président (président du conseil

d’administration). Le conseil d’administration décide des grandes orientations de la société par

l’approbation en dernier ressort du budget, des plans de financement et autres décisions

stratégique de gestion. Il contrôle à un niveau supérieur la gestion de l’organe d’exécution. Il

peut à cet effet commettre le service de tout expert.

Les pouvoirs du conseil d’administration sont juridiquement représentatifs de ceux de

l’ensemble des propriétaires de la CST (actionnaires). C’est donc l’assemblée générale des

actionnaires qui, par délégation investi le conseil d’administration des pouvoirs qui sont les

siens. Ainsi c’est au président du conseil d’administration que revient la direction de l’organe

d’exécution pour le compte des actionnaires.

Le siège social de Ndjamena comporte quatre directions et une usine à savoir :

- Direction générale

Elle est dirigée par un chef de direction qui assure les fonctions relevant des orientations

politiques, de la coordination, du suivi et de l’évaluation, des relations extérieures en thème

d’aides et accords techniques. Il agit au nom de la compagnie et est appelé à plaider en sa faveur.

- Direction Administrative et du contrôle de gestion

Cette direction est responsable devant la direction générale. Elle est chargée de la surveillance

et de l’administration courante de la compagnie telles que des décisions administratives sur la

gestion des dépenses et rémunérations, la communication de la politique de la compagnie et la

surveillance de la mise en œuvre de cette politique.


Tchad 2015



- Direction des ressources humaines

La direction des ressources humaine est dirigée par un Directeur et comprend les le département

contentieux et affaires générales et Ressource humaine. Cette direction est chargée de

l’organisation, la planification, la gestion des recrutements et carrières du personnel. Elle veille

sur la discipline du personnel, la gestion et suivi de l’application de la législation du travail au

sein de la société, la formation et paie du personnel.

- Direction commerciale

Cette direction est chargée du conseil de la direction générale sur les questions relatives à la

commercialisation. Elle supervise les opérations commerciales et les divisions d’information

en termes de stratégie de développement et leur mise en œuvre. Elle supervise également les

orientations marketings et les programmes de formations, les activités des agents marketing et

de relations publiques, la prévision des prix et les informations sur les couts, la publicité, la

promotion, les recherches et informations marketings, l’image de la compagnie.

Le complexe agro-industriel de Banda comprend :

- Une Direction de Production et de Coordination du Site (DPCS) chargée d’assurer

directement la supervision et le pilotage des activités liées à la production, coordonner

les autres activités de gestion administrative, financière, commerciales et de ressources

humaines tout en étant l’intermédiaire entre l’administration et les services extérieurs.

- Un département des ressources humaines qui a pour mission d’assurer une bonne

gestion administrative du personnel (embauche-débauche, paie, congé) en respectant le

contexte légal, de créer les meilleurs conditions de communication et de compréhension

dans l’entreprise, d’améliorer les compétences pour l’adéquation entre les postes de

travail et les hommes.

- Un département culture qui coordonne les activités des services et divisions chargées

du transport du personnel sur le site de travail, de la préparation de sol, de la plantation,

de l’irrigation, fertilisation, du traitement de plantes, de l’entretient des cultures, des

analyses au laboratoire, de la coupe et transport des cannes etc....


Tchad 2015



- Un département parc matériel qui a pour rôle d’assurer la mécanisation de

l’exploitation agricole, la motorisation de l’irrigation, la logistique transport aux autres

services, le transport du personnel. Il gère un parc d’environ 300 engins.

- Un département approvisionnement qui a pour mission d’assurer l’ensemble des

achats et approvisionnement de tous les départements de l’entreprise (pièces de

rechange, emballage et carburants) et enfin de gérer un stock moyen de plus de trois

milliards.

- Un département technique divisé en quatre services : le service entretien (cour à

canne, moulin, atelier mécanique, mécanique usine et chaudronnerie) ; le service

fabrication (fabrication, épuration, évaporation, cristallisation, extraction et le

laboratoire d’analyse des produits et épuration des eaux), le service énergétique

(électricité et régulation usine, atelier électrique, électronique, froid et rembobinage,

chaufferie, centrale électrique), le service aglomérie, Chambon pour l’ensachage du

sucre, stockage et expéditions.

- Un département commercial : sa mission est de s’occuper des activités de vente sur

place et de l’expédition sur les dépôts et à l’aglomérie de Farcha (administration, gestion

de stock produits finis et logistiques de transport), veiller à l’amélioration de vente et au

contrôle du marché du sucre.

- Un département de finance et comptabilité : sa mission est de fournir des

informations comptables et financières nécessaires à la prise de décisions de gestion. Il

se charge de l’élaboration du budget d’investissement et le suivi du personnel, de la

trésorerie, la confection des documents comptables et financiers, la préparation du bilan

annuel et déclarations fiscales et sociales.

Le département finance et comptabilité joue un rôle très important qui consiste à collecter,

traiter et restituer fidèlement les informations comptables pour veiller à la bonne marche de la

compagnie.


Tchad 2015



Au sein du service finance et comptabilité, différentes activités sont menées parmi lesquelles

nous trouvons :

Le chef de département finances et comptabilité qui est placé sous la coupe du directeur

administratif et contrôle de gestion, reçoit de lui des ordres et les transmet aux différents

comptables et les contrôles dans l’exécution de leur tâche.

Des comptables dépendants du chef de département qui ont pour tâche :

- Le suivi de la trésorerie,

- La tenue des comptes des tiers

- L’élaboration des budgets d’investissement

- La gestion de fournisseurs et prestataires locaux et étrangers

Une caissière qui s’occupe des sorties et entrées des fonds. Cette gestion porte

essentiellement sur les recettes, dépense, conservation des espèces.


Tchad 2015



Troisième partie : cadre pratique


Tchad 2015



TROISIEME PARTIE : CADRE PRATIQUE

CHAPITRE 1 : PRISE DE CONNAISSANCE GENERALE DE LA

COMPAGNIE SUCRIERE DU TCHAD

Dans ce chapitre, nous aurons à faire la prise de connaissance générale à travers l’identification

des activités et description des tâches liées à la gestion de la trésorerie de la compagnie.

Section I- Identification des activités et description de la procédure

trésorerie

Les procédures de gestion financière portent sur les opérations d’entrées et de sorties de fonds

dans la Compagnie Sucrière du Tchad. A ce titre, elles comprennent :

La caisse (recettes, dépenses, conservation des espèces, inventaire de caisse) ;

Les banques (recettes, dépenses, contrôle et rapprochement de soldes) ;

Notons bien que ces procédures ne sont pas formalisées. Cette formalisation a été faite

lors des entretiens avec les responsables concernés.

Tableau : identification des activités et des procédures de la trésorerie caisse

Activités intervenant Description des procédures

Encaissements en

espèce

Caissier, DAF,

chef comptable

Réception du client par le caissier

Vérification de la facture suivant le nom du client,

du bénéficiaire (la compagnie) et le montant à

encaisser

Réception et comptage des espèces correspondant

au montant inscrit dans la facture par le caissier

Rangement des espèces dans le coffre-fort

Transmission des justificatifs de versement au

DAF

Encaissement par

chèque bancaire

Caissier, DAF,

chef comptable

Réception du chèque par le service courrier

Transmission du chèque au DAF pour autorisation

d’encaissement

Transmission du chèque en comptabilité pour

enregistrement


Tchad 2015



Dépôt du chèque par le caissier auprès de la

banque pour encaissement

Remise des bordereaux de versement remis par la

banque au DAF

Réapprovisionne

ment

Caissier, DAF,

chef comptable

Validation du réapprovisionnement par le DAF

Etablissement du chèque de réapprovisionnement

par le DAF au nom du caissier

Signature du chèque par le DAF

Encaissement du chèque par le caissier

Enregistrement du réapprovisionnement en recette

dans le brouillard de caisse par le chef comptable

Décaisser les

fonds par la

banque

Trésorier,

DAF, DPCS

Etablir le chèque ou l’ordre de virement qu’il joint

aux pièces justificatives

Vérifier si le chèque ou l’ordre de virement est

bien établi au nom du bénéficiaire ;

Etablir et Viser le bordereau d’envoi de chèque en

cas de paiement par chèque ;

Faire signer le chèque ou l’ordre de virement et le

bordereau d’envoi par le DAF et le DPCS;

Faire la photocopie du chèque ou de l’ordre de

virement et la joindre à la liasse ;

Affecter un numéro au bordereau d’envoi et le

reproduit en deux exemplaires (copies) ;

Classer les pièces en attente dans un classeur

approprié ;

Contacter le fournisseur.

Faire acquitter le fournisseur sur la facture et sur

le bordereau « A RETOURNER » ;

Remettre le chèque (ou une copie de l’ordre de

virement) au fournisseur avec l’original du

bordereau d’envoi ;

Etablir des états de rapprochement mensuels.


Tchad 2015



Décaisser les

fonds par la caisse

menue dépenses

caissier Viser la facture ;

Etablir le bon de sortie de caisse en deux

exemplaires ;

Vérifier si le bon de sortie de caisse est bien établi

au nom du bénéficiaire ;

Vérifier le montant de la facture (horizontalement

et verticalement)

Viser les bons de sortie de la caisse ;

Faire signer les bons de sortie de caisse par le DAF

et le DPCS.

Informer le bénéficiaire pour encaisser le montant

à payer ;

Le bénéficiaire acquitte la facture et signe le bon

de caisse après avoir encaissé les sommes qui lui

sont payées ;

Remettre le primat du bon au bénéficiaire ;

Joindre un exemplaire (duplicata) à la liasse ;

Met à jour le journal de la caisse menues

dépenses ;

Contrôler les décaissements par rapport au

brouillard ;

Viser le brouillard après contrôle et transmet les

pièces au comptable pour usage.

Protéger les fonds

et valeurs en

caisse

caissier Le caissier est responsable des fonds qu’il

manipule ;

Protéger les fonds

et valeurs en

banque

trésorier Les carnets de chèques non utilisés doivent être

conservés en lieu sûr sous la responsabilité du

DAF ;


Tchad 2015



Les chéquiers non utilisés ou terminés sont

conservés pendant 10 ans au moins au service

financier qui doit ensuite les transmettre aux

archives ;

Les chèques doivent être établis dans leur suite

numérique avec un contrôle séquentiel par DAF à

chaque signature ;

Etablir des états de rapprochement bancaires ;

Eviter le cumul des tâches incompatible ;

Eviter des blancs entre les montants libellés en

chiffres et en lettres lors de l’émission des

chèques ;


Tchad 2015



Section II- Analyse du contrôle interne de la compagnie

2.1. Organisation

Le complexe agro-industriel de Banda est géré par un Directeur de production et de

coordination. Celui-ci est chargé d’assurer directement la supervision et le pilotage des activités

liées à la production. Il coordonne aussi les activités de gestion administrative, financières,

commerciales et de ressources humaines et assure la relation avec l’administration et les

services extérieurs.

2.2. Le manuel de procédure

La compagnie ne dispose pas d’un manuel de procédures administratif et comptable formel. Le

manuel de procédure fait actuellement l’objet d’un projet.

2.3. Le règlement intérieur et organigramme

La CST dispose d’un règlement intérieur et d’un organigramme bien édifié. L’administration

veille toujours au respect du règlement intérieur pour la bonne marche de la compagnie.

2.4. Les dispositifs de contrôle interne au sein de la CST

Notre objectif de recherche ici est de vérifier l’existence d’une séparation des fonctions

suffisantes et d’une comptabilisation fiable des opérations liées à la trésorerie.

2.5. La séparation des fonctions

La séparation des fonctions est primordiale pour une entreprise. Elle a pour objectif d’éviter

que dans l’exercice d’une activité de l’entreprise, qu’un même agent cumule les fonctions

suivantes :

- Fonctions de décisions

- Fonctions de détention matérielle des valeurs et des biens

- Fonctions d’enregistrement (saisie et traitement de l’information)

- Fonctions de contrôle

- Ou tout simplement deux d’entre elles.


Tchad 2015



Au sein de la compagnie, la séparation des fonctions est faite de façon très suffisante.

Nous avons un directeur financier qui a pour mission de fournir des informations financières et

comptables nécessaires à la prise de décision de gestion. Il s’occupe de l’élaboration du budget

d’investissement, de la confection des documents comptables et financiers et de la préparation

du bilan annuel. Il n’intervient pas dans la comptabilisation des opérations.

Nous avons aussi un département de finance et comptabilité géré par un chef de département

qui supervise le travail des comptables qui à leur tour dépendent du chef comptable.

La compagnie dispose de quatre (4) comptables qui s’occupent, chacun, respectivement de la

trésorerie banque, trésorerie caisse, des comptes des tiers, de la gestion des fournisseurs et

prestataires locaux et étrangers.

Section III- Analyse des procédures et identification des risques

Les procédures identifiées ci-dessus ne sont pas formalisées et nombreux d’entre elles

comportent des risques énormes pouvant nuire à la compagnie.

Procédures constats Risques

Procédure de

décaissement des

fonds par la banque

Il n’existe aucune vérification entre bon

de commande, PV de réception, chèque,

et bordereau d’envoi.

Risque de

décaissements

fictifs

Procédure de

décaissement des

fonds par la caisse

menue dépenses

Aucune vérification de conformité

n’est faite entre les factures, bon de

commande, de livraison, bon de sortie

de caisse

Risque de

décaissements

fictifs

Procédure de

protection des

fonds et valeurs en

caisse

La caisse n’est pas dotée d’un coffre-fort

à double fermeture (combinaison et clé).

Elle est dotée d’un coffre-fort à fermeture

unique à clé détenue par le caissier seul

Les versements de fonds à la banque ne

sont pas faits au jour le jour.

Risque de

fraude,

malversation

Braquage


Tchad 2015



Aucune protection n’est faite pour les

versements et réapprovisionnement

Procédure

d’encaissement en

espèce

Le comptage des espèces reçu ne

s’effectue pas à l’aide d’un détecteur de

faux bien

Risque

d’encaissement

de faux billets


Tchad 2015



CHAPITRE 2 : MISE EN PLACE DES PROCEDURES DE GESTION DE

LA TRESORERIE

Dans ce chapitre, nous présenterons le manuel de procédures en indiquant les procédures de

gestion de la trésorerie caisse, ensuite les procédures de gestion de la trésorerie banque et enfin

les procédures de gestion quotidienne de la trésorerie à travers la fiche en valeur et le budget de

trésorerie.

Section I- Procédure de gestion de la trésorerie caisse

Principales règles de gestion

Assurer le fonctionnement de la Caisse de la CST tout en garantissant une gestion saine et

rigoureuse.

La caisse est tenue et assurée par un comptable de formation, qui retrace dans un brouillard de

caisse, l’ensemble des opérations.

L’approvisionnement de la caisse est fait sur les fonds propres de la CST. Les caractéristiques

de fonctionnement des caisses sont définies ainsi que suit :

Libellé

Caisse Principale

Plafond de détention d’espèces 2 000 000

Seuil de réapprovisionnement 500 000

Montant maximum par dépense unitaire 200 000

La caisse peut être exceptionnellement approvisionnée au-delà du plafond indiqué pour faire

face à un besoin immédiat et ponctuel de trésorerie (ex : paiement des salaires en fin de mois) ;

Les fonds doivent être conservés dans un coffre-fort : le Caissier doit connaitre la combinaison

et en détenir une clé. Le DAF doit connaitre la combinaison mais ne doit pas détenir la clé. Le

Chef comptable doit détenir une clef mais ne doit pas connaitre la combinaison. En cas

d’indisponibilité du Caissier, le coffre doit être ouvert par le DAF et le Chef comptable;


Tchad 2015



Les opérations de contrôle de la caisse interpellent le Caissier, le Chef Comptable et le DAF.

A chaque demande de réapprovisionnement, le Chef Comptable devra procéder à un contrôle

de consistance encaisse/solde du brouillard. Tout écart devra être porté à la connaissance du

DAF.

A la fin de chaque mois, il est établi une fiche d’arrêté de caisse en deux (02) exemplaires,

signée par le caissier, le Chef comptable et le Contrôleur interne.

Outre les autocontrôles du caissier et les contrôles de réapprovisionnement et de fin de mois

par le Chef Comptable, des contrôles inopinés doivent être effectués par le Contrôleur

interne, et même par le DAF.

Tous les contrôles de caisse devront être visualisés dans le brouillard de caisse : date de contrôle,

préposé au contrôle, observations et signatures.

1.1.Approvisionnement des caisses

La procédure a pour objet d’approvisionner « la caisse principale » pour assurer son

fonctionnement de façon régulière.

La procédure est déclenchée dès que le seuil de réapprovisionnement défini est atteint.

Règles de gestion

Un arrêté de la caisse est effectué avant tout réapprovisionnement par le Caissier. La caisse est

réapprovisionnée à concurrence du montant des dépenses justifiées et des prévisions de

dépenses dans la limite du plafond autorisé.

La procédure est déclenchée par le Chef Comptable à partir de la situation journalière de caisse

qui lui est envoyée par la caissière.

Description de la procédure

La procédure comprend les opérations suivantes :

- Arrêté de la caisse ;

- Contrôle de la caisse par le Chef Comptable ;

- Établissement du chèque de réapprovisionnement ;


Tchad 2015



- Signature du chèque par les personnes habilitées ;

- Encaissement.

Tableau 1 : procédure de réapprovisionnement

Procédure de gestion de la

trésorerie

Réapprovisionnement Page : 1/13

Description de la procédure Parution

Mise à jour :

N Opérations Intervenant Description des procédures

1 Arrêté de la caisse caissier - Arrête la caisse ;

- Inscrit dans le brouillard de caisse :

la date d’arrêté,

le libellé ‘’Arrêté de

caisse’’,

le solde de l’encaisse

disponible dans la

colonne ‘’ Recettes’’.

- Remplit la fiche d’arrêté de

caisse :

date d’arrêté,

solde initial de la

caisse,

montant de

l’approvisionnement

reçu,

montant des autres

recettes,

total des

encaissements,

montant des dépenses

justifiées,

solde théorique,


Tchad 2015



solde en caisse,

écart.

- Calcule la différence entre le solde

théorique et le solde en caisse et

l’inscrit sur la fiche. Cette

différence doit être nulle pour que

la caisse soit exacte.

2 Contrôle de la

caisse

Chef

comptable

- Procède au contrôle de la caisse sur la

base :

de la fiche d’arrêté de caisse,

du journal de caisse,

des pièces de caisse,

des espèces en caisse.

- Contrôle l’exactitude de chaque

montant inscrit sur la fiche d’arrêté :

solde initial arrêté : doit

correspondre au solde en

caisse au dernier

contrôle,

approvisionnement : doit

correspondre au total des

chèques émis pour

approvisionnement.

autres recettes : doit

correspondre au total des

entrées constatées au

cours de la période.


Tchad 2015



sous-total : doit être égal

au total des montants

précédents,

dépenses justifiées : doit

être égal à la somme des

dépenses supportées par

des pièces probantes (à

être rapproché avec le

total porté sur le relevé

des pièces),

solde théorique :

différence entre total

recettes et dépenses

justifiées,

solde en caisse : total des

espèces en caisse.

- Valide l’arrêté en signant la fiche

d’arrêté et la retourne à la Caissière.

3 Etablissement du

chèque de

réapprovisionnement

Chef

comptable

Après validation du réapprovisionnement par le

DAF, le Chef comptable,

- Établit le chèque de

réapprovisionnement au nom de la ou

le caissier (ère) ;

Transmet le chèque + la fiche

d’approvisionnement + l’arrêté de caisse au DAF


Tchad 2015



4 Signature du chèque DAF,

DPCS

Le DAF procède aux contrôles d’usage, signe le

chèque et vise la souche et transmet ensuite le

chèque au DPCS pour la deuxième signature.

En cas d’absence du DAF et du DPCS, le chef de

département de finance et comptabilité signe le

chèque et transmet ensuite le chèque à la signature

du Chef comptable.

5 Encaissement caissier - Encaisse le chèque ;

- Établit une pièce de caisse - recette

qu’il fait viser par le Chef comptable ;

- Enregistre le réapprovisionnement en

‘’Recette’’ dans le brouillard de

caisse.

1.2. Encaissement des espèces

Les encaissements portes essentiellement sur les ventes des produits aux clients de la

compagnie

Règles de gestion

Les procédures d’encaissement doivent garantir l’exhaustivité des encaissements dans les

meilleurs délais. Le montant en espèce encaissé doit être conforme au montant facturé.


La procédure comprend les opérations suivantes

Réception et Vérification des éléments de la facture

vérification des espèces

Comptage des espèces

Remise de la facture ou du reçu au client

encaissement

Enregistrement et classification des pièces de caisse


Tchad 2015



Tableau 2 : procédure d’encaissement des espèces


trésorerie

Encaissement des espèces Page : 2/13


Mise à jour :

N Opérations intervenants Description des procédures

1 Réception et

Vérification des

éléments de la

facture

caissier Dès réception du client et de la facture, le

caissier doit vérifier les éléments de la

facture suivant les mentions obligatoires

2 Vérification des

espèces.

caissier La vérification des espèces doit se faire au

détecteur de faux billets

3 Comptage des

espèces

Caissier Le comptage des espèces reçues doit se faire

conformément au montant inscrit sur la

facture et le reçu

4 Remise de la

facture ou reçu au

client

caissier Vérifier que la facture ou reçu à remettre

porte la mention « payé »

Retenir la souche de la facture ou du reçu

comme pièce justificative

Remettre la facture ou reçu au client

5 Encaissement caissier Les espèces reçus doivent être rangés dans

le coffre-fort à double fermeture dont

aucune personne ne détient la clé et le code

en même temps.

La caisse doit être séparée en caisse recette

et caisse dépense

6 Enregistrement et

classification des

pièces de caisse

Caissier Enregistre les encaissements dans le

brouillard de caisse ;

Procède à l’enregistrement sur le logiciel ;

Classe les factures dans les pièces de caisse


Tchad 2015



1.3. Règlement des factures par caisse

Cette procédure définit les règles de paiement des factures en espèces, dans la limite des seuils

autorisés.


Seules les factures certifiées, liquidées et payables en espèces sont réglées par cette procédure

(montants < ou égal à 200.000 F CFA), sauf exception validée par le DAF



- Regroupement des factures ;

- Visa des factures par le Chef Comptable ;

- Paiement des fournisseurs.

Tableau 3 : procédure de règlement des factures par caisse


trésorerie

Règlement des factures par

caisse

Page : 3/13


Mise à jour :


1 Regroupement

des factures

Caissier - Regroupe les factures à régler ;

- Établit les pièces de caisses (ordres de

paiement) ;

- Transmet la liasse (factures et ordres

de paiement) au Chef comptable et

au DAF.


Tchad 2015



2 Visa des factures DAF - S’assure que les factures à régler sont

certifiées et liquidées ;

- Vise les factures et signe les pièces de

caisse (ordres de paiement) ;

- Retourne la liasse au le Caissier pour

paiement via le Chef comptable.

3 Paiement des

fournisseurs

Caissier - Paie les fournisseurs qui acquittent les

factures et émargent les pièces de

caisse (ordres de paiement) ;

- Appose le cachet de paiement sur

chaque facture réglée ;

- Enregistre les paiements dans le

brouillard de caisse ;

- Procède à l’imputation et à

l’enregistrement sur le logiciel ;

- Classe les factures acquittées dans les

pièces de caisse.


Tchad 2015



1.4. Avances de fonds à justifier

La procédure s’applique aux fonds avancés :

- Au Caissier pour les achats à effectuer au comptant et portant sur les D/A

approuvées ;

- Au personnel pour les dépenses relatives aux manifestations à venir ;

- Au personnel en mission pour les dépenses relatives, entre autres, à l’entretien des

véhicules, à l’achat du carburant, au péage etc.


- Les fonds avancés à la ou le Caissier (ère) doivent être justifiés dans les 48 heures

ouvrables ;

- Les fonds avancés au personnel doivent être justifiées dans les 72h ouvrables ;

- Les fonds avancés au personnel pour les dépenses à effectuer lors des missions

doivent être justifiés dans les 72 heures ouvrables dès le retour de la mission ;

- Le bénéficiaire est le seul responsable de la justification des fonds mis à sa

disposition ;

- Toute allocation de fonds supérieure ou égale au plafond de détention d’espèces

définit pour la caisse requiert la signature du DAF ou celles du chef de

département et du Chef comptable ;

- Pour les dépenses inférieures au seuil des dépenses unitaires admises (200.000 F

CFA), les fonds sont décaissés sur la base des dépenses approuvées ;

- Toutes les avances de fonds sont comptabilisées en débitant les bénéficiaires. Leurs

comptes sont soldés après justification des fonds perçus. En cas de non

remboursement dans les délais, les fonds seront retenus sur leurs salaires du

mois courant.


Tchad 2015





- Demande d’allocation de fonds ;

- Autorisation du Directeur ;

- Mise à disposition des fonds ;

- Justification des fonds.

Tableau 4 : procédure d’avance de fonds à justifier


trésorerie

Avance de fonds à justifier Page : 4/13


Parution

Mise à jour :


1 Demande

d’allocation de

fonds

Caissier - Remplit une fiche d’avance de fonds

pour achat comptant visée par le DAF

et le Chef comptable.

2 Autorisation

DAF Le DAF approuve et autorise le

décaissement en cosignant la fiche.

3 Mise en

disposition des

fonds

Caissier - Récupère les fonds en émargeant la

fiche ;

- Enregistre l’opération dans le brouillard

sous le contrôle du Chef Comptable ;

Classe la fiche d’avance de fonds dans

le chrono des pièces de caisse

4 Justification des

fonds

Caissier ou

bénéficiaire

Après avoir effectué les achats, le

bénéficiaire :


Tchad 2015



- Présente au Chef Comptable les pièces

justificatives des dépenses effectuées

pour visa ;

- Reverse éventuellement le reliquat des

fonds contre un reçu délivré par le Chef

Comptable.

1.5. Contrôles périodiques de caisse

La procédure s’applique à chaque fin de mois et de façon inopinée.


- Des contrôles périodiques ont lieu à la fin de chaque mois,

- Des contrôles inopinés seront également effectués,

- Chaque contrôle donne lieu à l’élaboration d’un Procès-Verbal de contrôle signé par

le Contrôleur et le caissier,

- Les différents contrôles effectués doivent être matérialisés sur le brouillard de

caisse.

- Le contrôle peut être effectué par une équipe ou un individu. Les contrôleurs peuvent

être : le Chef Comptable, le DAF ou le Chef de Département adjoint ou une Personne

indépendante désignée pour ce faire.


Tchad 2015





- Collecte des éléments matériels,

- Suivi des recommandations antérieures,

- Contrôle des entrées en caisse,

- Contrôle des sorties de caisse,

- Contrôle de conformité solde théorique / solde physique,

- Contrôle de la qualité du système de réapprovisionnement de la caisse,

- Élaboration d’un PV de contrôle,

- Élaboration d’un état des recommandations.

Tableau 5 : procédure de contrôle périodique de la caisse


trésorerie

Contrôle périodique de la

caisse

Page : 5/13


Parution

Mise à jour :


1 Collecte des

éléments

matériels

Le

contrôleur

(DAF/chef

de

département)

Le contrôleur collecte les éléments suivants relatifs

à la période concernée par le contrôle :

- le brouillard de caisse,

- les bons d’entrée,

- les copies des liasses comptables

relatives aux entrées (demande

d’approvisionnement, chèque, etc.),


Tchad 2015



- le compte caisse du grand livre, si

disponible ;

- les bons de sortie,


relatives aux sorties (factures, bons de

commande, bons de réception, ou de

livraison, reçus, etc.)

- le PV du dernier contrôle,

- le dernier État des recommandations.

2 Suivi des

recommandations

antérieures

Le

contrôleur

(DAF/chef

de

département)

Le contrôleur :

- contrôle la mise en œuvre des

recommandations antérieures,

identifie les recommandations à reconduire

3 Contrôle des

entrées en caisse

Le

contrôleur

(DAF/chef

de

département)

Pour chaque élément entré, le contrôleur vérifie la

concordance entre :

- Le brouillard de caisse,

- Le bon d’entrée,

- La liasse facture,

- Le compte du Grand livre.

Le Contrôleur vérifie également la consistance de

la liasse comptable (demande

d’approvisionnement, chèque, etc.),

Les résultats des contrôles sont notés sur la feuille

de contrôle. Les corrections à effectuer sont

précisées et réalisées.


Tchad 2015



4 Contrôle des sorties

de caisse

Le

contrôleur

(DAF/chef

de

département)

Pour chaque sortie, le contrôleur vérifie la

concordance entre :

- Le brouillard de caisse,

- Le bon de sortie,


relatives aux sorties (factures, bons

de commande, bons de réception, ou

de livraison, reçus, etc.)

Le Contrôleur vérifie également la consistance

de la liasse comptable justificative. Les résultats

des contrôles sont notés sur la feuille de contrôle.

Les corrections à effectuer sont précisées et

réalisées.

5 Contrôle conformité

solde

théorique/solde

physique

Le

contrôleur

(DAF/chef

de

département)

Le contrôleur effectue :

- le contrôle du solde théorique du

brouillard de caisse (correct report du

solde du dernier contrôle, correction

des erreurs notées ci-dessus, contrôle

arithmétique, etc.),

- le décompte de l’existant physique,

- la comparaison des deux soldes,

- la comparaison avec le solde du

grand livre,

- la détermination de l’écart.

La caissière :

- justifie l’écart de caisse.


Tchad 2015



6 Contrôle de la

qualité du système

de

réapprovisionnement

de la caisse

Le

contrôleur

(DAF/chef

de

département)

Sur la base des éléments suivants :

- les dates des demandes de

réapprovisionnement,

- les soldes disponibles aux dates des

demandes de réapprovisionnement,

- les dates de réapprovisionnement,

- les soldes disponibles aux dates de

réapprovisionnement,

Le contrôleur devra apporter une appréciation

sur la qualité du système de

réapprovisionnement de la caisse, notamment

sur l’efficacité dudit système à éviter les ruptures

de caisse, ruptures préjudiciables à la bonne

exécution des activités, notamment en ce qui

concerne le fonctionnement de la Direction.

7 Elaboration du PV

de contrôle

Le

contrôleur

(DAF/chef

de

département)

et le caissier

Le contrôleur :

- élabore le PV de contrôle,

- signe le PV de contrôle,

- signe le brouillard de caisse à la fin de

la période contrôlée.

La caissière :

- contrôle le PV,

- signe le PV,

- signe le brouillard de caisse à la fin de

la période contrôlée


Tchad 2015



8 Mise à jour de l’état

des

recommandations

Le

contrôleur

(DAF/chef

de

département)

et le caissier

Le contrôleur :

- met à jour l’état des recommandations,

- signe ledit état

La caissière signe l’état des recommandations.

9 Transmission du

PV et de l’état des

recommandations

au directeur

Le

contrôleur

(DAF/chef

de

département)

Le contrôleur :

- transmets un exemplaire du PV de

contrôle et de l’état des

recommandations au caissier ;

- classe un exemplaire de ces documents

dans son chrono de contrôle de caisse

Le caissier classe un exemplaire de ces documents

dans son chrono de contrôle de caisse.

1.6. La protection des fonds et valeurs et caisse

Les espèces en caisse, les chèques et les carnets de dépenses et de recettes doivent être

suffisamment protégés contre les cas de vol et les manœuvres frauduleuses.

Le caissier est responsable des fonds qu’il manipule ;

La caisse doit être dotée d’un coffre-fort à double fermeture (combinaison et clé) ;

Les versements de fonds à la banque doivent se faire au jour le jour avec beaucoup de

précaution et une bonne protection.


Tchad 2015



Section II- procédure de la gestion de la trésorerie banque

Principale règle de gestion

La fonction financière (trésorerie) doit être indépendante de la fonction comptable ;

Les rapprochements bancaires doivent se faire à la fin de chaque mois et doivent être

soumettre à l’approbation du Directeur financier.

2.1. Procédure d’encaissement par chèque bancaire

Les encaissements par chèque bancaire porte sur les opérations de ventes aux clients de la

compagnie


Afin d’assurer une bonne sécurité des fonds et de minimiser les risques de fraudes, il est

recommandé de faire des règlements client par chèque barrés au détriment des règlements en

espèces.



Réception et enregistrement du chèque

Autorisation d’encaissement

Enregistrement comptable

Encaissement du chèque

Classification des pièces justificatives


Tchad 2015



Tableau 6 : procédure d’encaissement par chèque bancaire


trésorerie

Procédure d’encaissement

par chèque bancaire

Page : 6/13


Parution

Mise à jour :

N opérations intervenant Description des procédures

1 Réception et

enregistrement du

chèque

trésorier Dès réception du chèque, le trésorier vérifie

la conformité entre : chèque et facture

Enregistre le chèque dans le registre des

chèques

2 Autorisation

d’encaissement

DAF Présentation du chèque au DAF pour

autorisation d’encaissement auprès de la

banque

3 Enregistrement

comptable

Trésorier L’enregistrement comptable doit se faire par

le trésorier lui même

4 Encaissement du

chèque

Caissier Dépôt du chèque auprès de la banque pour

encaissement par le caissier en utilisant le

bordereau de chéquiers

5 Classification des

pièces

justificatives

Trésorier Transmission des justificatifs des bordereaux

de versements remis par la banque au

trésorier pour classification


Tchad 2015



2.2. Procédure de décaissement par banque

Règle de gestion

Pour les décaissements par chèques, il doit être prévu deux copies du bordereau

d’envoi :

- L’original pour le bénéficiaire du chèque accompagné du chèque ;

- Une seconde copie avec la mention « A RETOURNER » pour la

comptabilité accompagnée d’une photocopie du chèque et les pièces justificatives ;

Le bordereau d’envoi du chèque doit indiquer :

- La date de l’opération ;

- La description de l’opération ;

- Le montant de la dépense ;

- Le bénéficiaire du chèque ;

- La signature du bénéficiaire ou de son représentant dûment mandaté ;

- La signature du Directeur ou du Contrôleur.

Les chèques annulés doivent être agrafés à la souche avec la mention : « CHEQUE

ANNULE » ou seulement le N° découpé et collé au talon. Cette dernière pratique est la

plus recommandée parce qu’elle facilite les rapprochements bancaires.

Les décomptes ou factures ne sont recevables que lorsqu’ils sont accompagnés des pièces

justificatives de l’accomplissement des travaux et tâches prévus ou de la réception des biens

et services auxquels ils se rapportent.

Les factures et décomptes doivent être traités dans l’ordre de leur réception ou

exceptionnellement en fonction de certaines priorités d’ordre organisationnel.

Instituer un système de double signature.



- Etablissement du chèque ou de l’ordre de virement

- Vérification et rapprochement des pièces

- Visa des pièces comptables relatives aux décaissements

- Signature des chèques

- Remise du chèque au fournisseur


Tchad 2015



Tableau 7 : procédure de décaissement par chèque bancaire


trésorerie banque

procédure de décaissement

par chèque bancaire

Page : 7/13


Parution

Mise à jour :


1 Etablissement du

chèque ou de

l’ordre de

virement

Trésorier Le trésorier établit le chèque ou l’ordre de

virement en joignant avec les pièces

justificatives

2 Vérification et

rapprochement

des pièces

Trésorier Vérifier si la facture est conforme au bon de

commande et au PV de réception ;

Vérifier l’exhaustivité des pièces ;

Vérifier si le chèque ou l’ordre de virement est

bien établi au nom du bénéficiaire ;

Vérifier la conformité du montant du

chèque ou de l’ordre de virement par

rapport au

montant de la facture, il vérifie aussi si le

bordereau d’envoi est bien établi ;

Vérifier la conformité de la facture par rapport

au bon de commande ou au contrat d’une part

et d’autre part par rapport au bon de livraison

ou PV de réception ;

Vérifier le montant de la facture

(horizontalement et verticalement) ;


Tchad 2015



Comparer le montant de la facture à celui du

chèque ou l’ordre de virement et du bordereau

d’envoi ;

Vérifier si le chèque ou l’ordre de virement et

le bordereau d’envoi ont été bien établis ;

3 Visa des pièces Chef de

département

Viser la facture et le PV de réception ou le bon

de livraison ;

Viser le bordereau d’envoi de chèque en cas de

paiement par chèque ;

4 Signature du

chèque

DAF, DPCS Signer le chèque ou l’ordre de virement ;

Signer le chèque ou l’ordre de virement et le

bordereau d’envoi.

Transmettre le chèque ou l’ordre de virement

au DPCS pour la deuxième signature

5 Remise du chèque

au fournisseur

Trésorier Faire la photocopie du chèque ou de l’ordre de

virement et la joindre à la liasse ;

Affecter un numéro au bordereau d’envoi et le

reproduit en deux exemplaires (copies) ;

Classer les pièces en attente dans un classeur

approprié ;

Contacter le fournisseur.

Faire acquitter le fournisseur sur la facture et

sur le bordereau « A RETOURNER » ;

Remettre le chèque (ou une copie de l’ordre de

virement) au fournisseur avec l’original du

bordereau d’envoi ;

Etablir des états de rapprochement mensuels


Tchad 2015



2.3. Protection des fonds et valeurs en banque

Les carnets de chèques non utilisés doivent être conservés en lieu sûr sous la responsabilité

du DAF ;

Les chéquiers non utilisés ou terminés sont conservés pendant 10 ans au moins au service

financier qui doit ensuite les transmettre aux archives ;

Les chèques doivent être établis dans leur suite numérique avec un contrôle séquentiel par

DAF à chaque signature ;

Etablir des états de rapprochement bancaires ;

Appliquer le système de double signature ;

Eviter le cumul des tâches incompatible ;

Eviter des blancs entre les montants libellés en chiffres et en lettres lors de l’émission des

chèques ;

Retirer les relevés bancaires dès la fin du mois.


Tchad 2015



Section III- Procédure de gestion quotidienne de la trésorerie : la fiche en valeur

Règles principales de gestion

La fiche en valeur est une logique du plan de trésorerie d’une entreprise. Cette fiche est

essentielle et doit constituer le document principal de travail quotidien du trésorier.

La procédure consiste à faire réduire le montant des frais financiers relatifs au découvert

bancaire à travers des virements d’équilibrage entres les différents banques de la compagnie.

Le trésorier doit veiller aux règlements des clients non encore crédités par la banque et pour

lesquels la date de valeur n’est pas encore intervenue de même que les paiements émis par

l’entreprise et non encore débité par la banque.

3.1. Etablissement de la situation quotidienne des chèques et/ou valeurs non

échus pour chaque banque.

Règles de gestion

Cette situation quotidienne des chèques et/ou valeurs non échus pour chaque banque doit être

mise à jour de façon régulière


La procédure comprend les opérations suivantes.

Identification des clients

Identification des dates d’opération de dépôt des chèques

Identification des banques

Identification des dates de valeur

Calcul du nombre de jour restant avant la date de valeur

Etablissement de la situation quotidienne des chèques et/ou valeurs non échus


Tchad 2015



Tableau 8 : procédure d’établissement de la situation quotidienne des chèques et/ou

valeurs non échus


trésorerie banque

Etablissement de la

situation quotidienne des

chèques et/ou valeur non

échus

Page : 8/13


Mise à jour :

N Opération Intervenant Description de la procédure

1 Identification des

clients

Trésorier S’assurer de l’identification des clients

suivant :

- Leur identité dans le fichier des

clients

- Région

- Leur banque d’appartenance


dates d’opération de

dépôt des chèques

Trésorier Les dates à identifier doivent

correspondre aux dates exactes de dépôt

des chèques des clients en banque pour

règlement

3 Identifications des

banques

Trésorier Les banques à identifier doivent être

celles dans lesquelles le client a déposé

le chèque pour règlement


dates de valeur

Trésorier Les dates de valeur doivent correspondre

effectivement aux dates auxquelles les

règlements effectués prendront effet


Tchad 2015



5 Calcul du nombre de

jour

Trésorier Le nombre de jour doit correspondre au

nombre de jour restant après la date de

dépôt des chèques et avant la date de

valeur

6 Etablissement de la

situation quotidienne

des chèques et/ou

valeurs non échus

Trésorier Cette situation doit se faire en indiquant

dans un tableau pour chaque client :

- Le client

- Le chèque et/ou effet de la banque

- Banque réceptrice du chèque et

ou/effet

- Date d’opération

- Montant à crédité

- Date de valeur

- Nombre de jour

- Total des non échus


Tchad 2015



3.1.1. La fiche en valeur

Règle de gestion

La fiche en valeur doit permettre d’observer les découverts bancaires aux taux très élevés et de

permettre de réduire les frais financiers liés aux taux d’intérêt des découverts.

Les virements bancaires doivent s’opérer entre les banques présentant un solde comptable

positive au niveau de la compagnie vers ceux présentant un solde négative.

Les non échus ne doivent pas faire l’objet d’un virement bancaire avant leur date de

valeur



Identification de différentes lignes de crédit dans les banques

Identification des différents soldes comptables

calcul des soldes disponibles

virement bancaire

calcul des soldes disponibles après virement

établissement de la fiche en valeur


Tchad 2015



Tableau 9 : procédure d’établissement de la fiche en valeur


trésorerie banque

Etablissement de la fiche en

valeur

Page : 9/13


Parution

Mise à jour :

N Opérations Intervenant Description de la procédure


différentes lignes

de crédit dans les

banques

Trésorier le trésorier doit identifier les différents

découverts bancaires suivant les banques

classer par ordre décroissant les banques en

commençant par celles ayant des taux

d’intérêt des découverts plus élevés vers

celles les moins élevés


différents soldes

comptables

Trésorier les soldes comptables de toutes les banques

au niveau de la compagnie doivent être

identifiés

3 Calcul des soldes

disponibles

Trésorier s’assurer du calcul des soldes disponibles

en faisant pour chaque banque, la

différence entre les soldes comptables et les

non échus correspondants

4 Virement bancaire Trésorier le virement bancaire ne doit concerner que

les banques ayant des soldes disponibles

positifs.

Le total du montant de la caisse doit aussi

faire l’objet de virement bancaire en

figurant dans le solde disponible à

l’exception du minimum nécessaire pour


Tchad 2015



assurer les dépenses quotidiennes jusqu’à la

fin du mois

Le total des soldes disponibles positifs doit

uniquement être viré dans les banques

présentant les frais financiers plus élevé :

- Soit découvert bancaire très grand

- Soit taux des découverts plus élevés

5 Calcul des soldes

disponibles après

virement

Trésorier Les soldes disponibles après virement

doivent comporter uniquement :

- les soldes des découverts bancaires

réduits par les virements bancaires

- le solde positive de la caisse

représentant le minimum nécessaire

pour assurer les dépenses quotidiennes

jusqu’à la fin du mois

6 Etablissement de la

fiche en valeur

Trésorier la fiche en valeur doit être présentée dans

un tableau en indiquant :

- les différentes banques et la caisse

- pour les banques dans lesquelles sont

détenus des découverts bancaires, le

taux

- les soldes comptables de la caisse et

ceux des banques au sein de la

compagnie et le total

- les non échus et le total

- le solde disponible de tous les banques

et la caisse ainsi le montant des totaux


Tchad 2015



- le montant des virements bancaires

pour chaque banque ainsi que ceux de

la caisse

- le solde disponible de toutes les

banques et de la caisse après le virement

bancaires ainsi que les totaux

- la ligne de crédit accordé par les

banques

3.2 Le budget de trésorerie

Principale règle de gestion

Le budget de trésorerie doit être le document qui recense les prévisions d’encaissements et des

décaissements sur une année afin d’évaluer la position de la trésorerie chaque mois, de porter

un jugement sur la politique générale de la compagnie.

Le budget de trésorerie doit s’établit en calculant d’abord le sous budget des encaissements,

suivi du sous budget des TVA à décaisser et du sous budget des décaissements.

Les procédures ci-dessous permettent l’élaboration du budget en début d’exercice


Tchad 2015



3.2.1 Le sous budget des encaissements

Règle de gestion

Les encaissements doivent correspondre au flux d’entrés de fonds et comporter l’ensemble des

ventes et des autres recettes

Les ventes doivent correspondre aux flux monétaires réellement encaissés au cours de la

période d’observation. La TVA et les délais de règlement des clients doivent aussi être pris en

compte.

Les autres recettes peuvent contenir des encaissements intervenus pour augmenter les recettes

entrainées par les ventes telles que les remboursements de prêts, des emprunts nouveaux ou des

cessions d’immobilisations.



Calcul du montant prévisionnel des créances client et comptes rattachés

Calcul du montant prévisionnel des recettes des ventes

Etablissement du sous budget des encaissements

Tableau 10 : procédure d’élaboration du sous budget des encaissements


trésorerie

Sous budget des

encaissements

Page : 10/13


Mise à jour :


1 Calcul du

montant

prévisionnel des

Trésorier S’assurer que le montant prévisionnel des

créances client provient de l’état des échéances


Tchad 2015



créances client

et comptes

rattachés

des créances et des dettes du bilan au 31/12/N-

1

Les montants des créances prévisionnelles à

retenir sont ceux réparties sur les trois mois du

premier trimestre

1 Calcul du

montant

prévisionnel des

recettes des

ventes

Trésorier S’assurer que le montant des recettes des

ventes concerne les prévisions du premier

trimestre de l’exercice N réparti sur les trois

mois

Les délais de règlement des clients doivent être

pris en compte

S’assurer que les montants des recettes des

ventes sont pris à leur montant TTC

3 Etablissement

du sous budget

des

encaissements

Trésorier Le sous budget doit être établi dans un tableau

en indiquant :

- Les créances clients en comptes rattachés

répartis les trois mois du premier trimestre

- les différentes recettes des ventes réparties

sur les trois premier mois du premier

trimestre

- le total des encaissements des

encaissements des trois premier mois du

premier trimestre


Tchad 2015



3.2.2. Le sous budget de la TVA à décaisser

Règle de gestion

Toutes les recettes et recettes assujetties à la TVA doivent être considérées par le montant TTC.

Dans le cadre de cet impôt, la compagnie agit pour le compte du trésor public et doit récupérer

la TVA qu’elle a supportée sur ses achats et investissements



le calcul de la TVA collectée du mois précédent

le calcul de la TVA sur les autres biens et services du mois précédent

établissement du sous budget de la TVA à décaissé

Tableau 11 : procédure d’établissement du sous budget de la TVA


trésorerie

Sous budget de la TVA à

décaisser

Page : 11/13


Mise à jour :


1 Le calcul de la TVA

collectée du mois

précédent

Trésorier le montant des TVA collecté du mois

précédent doit être celui collecté sur les

prévisions des ventes du premier

trimestre de l’année N

les TVA collecté au mois de janvier

sont reportées au mois de février, et

ceux de février ainsi de suite sur le mois

prochain


Tchad 2015



2 Le calcul de la TVA sur

les autres biens et

services du mois

précédent

Trésorier s’assurer que les montants des TVA sur

les autres biens et services concernent

ceux sur les prévisions d’achats et ceux

des charges externes décaissées

les TVA de janvier sont reportées au

mois de février, et ceux de février ainsi

de suite sur le mois prochain

3 établissement du sous

budget de la TVA à

décaissé

Trésorier le sous budget doit s’établir sur un

tableau en indiquant :

- la TVA collectée du mois précédent

en reportant celui de janvier à

février et celui de février à mars

- la TVA sur les autres biens et

services du mois précédent en

reportant celui de janvier à février

et celui de février à mars

- la TVA à décaissé répartie sur les

trois mois du premier trimestre en

diminuant la TVA collectée du

mois précédent de la TVA sur les

autres biens et services du mois

précédent


Tchad 2015



3.2.3 Le sous budget des décaissements

Règle de gestion

Les décaissements doivent correspondre aux différentes charges décaissées du compte de

résultat et classés en dépenses d’activités ordinaires ou hors activité ordinaires.

Les décaissements doivent essentiellement comporter :

- les dépenses relatives aux achats pour leur montant TTC en tenant compte des délais

de règlement accordés par les divers fournisseurs

- Les autres dépenses d’activités ordinaires correspondant aux charges d’exploitation

décaissées du compte de résultat, salaires et traitements, charges sociales, frais de

transport, frais de publicité etc…

- Les dépenses hors activités ordinaires relatives aux dépenses d’opérations diverses

sur des investissements nouveaux, remboursement d’emprunt, paiement de

dividendes

Etc….



Le calcul des dépenses relatives aux fournisseurs et comptes rattachés

Calcul des dettes diverses

Calcul des charges sociales

Calcul du montant des salaires nets

Calcul des charges externes

Calcul du montant des charges relatives aux achats du premier trimestre

Etablissement du sous budget des décaissements


Tchad 2015



Tableau 12 : procédure d’élaboration du sous budget des décaissements


trésorerie

Sous budget des

décaissements

Page : 12/13


Mise à jour :

N Opérations Intervenants Description de la procédure

1 Le calcul des dépenses

relatives aux

fournisseurs et comptes

rattachés

Trésorier S’assurer que le montant des

dépenses doit provient de l’état des

échéances des créances et dettes du

bilan au 31/12/N-1

Les montants pris en compte doivent

concerner le premier trimestre

2 Calcul des dettes

diverses

S’assurer que le montant des dettes

diverses provient de l’état des

échéances et des dettes du bilan au

31/12/N-1

Les montants pris en compte doivent

concerner le premier trimestre

3 Calcul des charges

sociales

Trésorier S’assurer que le montant des charges

sociales doit provient des prévisions

des achats et charges

4 Calcul du montant des

salaires nets

Trésorier S’assurer que le montant des salaires

nets doit provient des prévisions des

achats et charges


Tchad 2015



5 Calcul des charges

externes

Trésorier Les charges externes doivent être

prises pour leur montant TTC

directement sur les prévisions des

achats et charges

6 Calcul du montant des

charges relatives aux

achats du premier

trimestre

Trésorier Les charges relatives aux achats

doivent être prises à leur montant

TTC directement sur les prévisions

des achats et charges

7 Etablissement du sous

budget des

décaissements

Trésorier Le sous budget doit s’établir dans un

tableau en indiquant :

- Le montant des dépenses liées

aux fournisseurs et comptes

rattachées répartie sur les trois

mois du premier trimestre

- Les dettes diverses réparties sur

les trois mois du premier

trimestre

- La TVA à décaisser provenant du

sous budget des TVA et répartie

sur les trois mois du premier

trimestre

- Les charges sociales réparties sur


trimestre

- Les salaires nets répartis sur les

trois mois du premier trimestre


Tchad 2015



- Les charges externes réparties sur


trimestre

- Les charges liées aux achats

réparties sur les trois mois du

premier trimestre

- Le total des décaissements pour

chaque mois


Tchad 2015



3.2.4 Le budget de trésorerie

Règle de gestion

Le budget de trésorerie doit vérifier l’égalité entre le solde de trésorerie du mois m-1 augmenté

des encaissements du mois m diminué des décaissements du mois m

Procédure d’établissement du budget de trésorerie

Tableau 13 : procédure d’élaboration du budget de trésorerie


trésorerie

Budget de trésorerie Page : 13/13


Mise à jour :


1 Etablissement du

budget de trésorerie

Trésorier La procédure consiste à établir le

budget sur un tableau en indiquant :

- Le solde initial de la

trésorerie du mois de janvier

- Le solde initial de trésorerie

du mois de février qui doit

correspondre au solde final

de trésorerie du mois de

janvier

- Le solde initial de trésorerie

du mois de mars qui doit

correspondre au solde final

du mois de février


Tchad 2015



- Le total des encaissements

AO réparti sur les trois mois

du premier trimestre

- Le total des décaissements

AO répartie sur les trois mois

du premier trimestre

- Le total des encaissements

HAO réparti sur les trois


- Le total des décaissements

HAO réparti sur les trois


- Le solde de trésorerie AO

réparti sur les trois mois du

premier trimestre

- Le solde de trésorerie HAO

réparti sur les trois mois du

premier trimestre

- Le solde final de trésorerie en

additionnant les différents

soldes de trésorerie

Afin d’éviter des déficits financiers, le trésorier doit :

- Négocier à repousser les délais fournisseurs

- Négocier des crédits clients cours


Tchad 2015



Recommandations

Des recommandations sont faites à l’issue de cette étude dans le but d’améliorer le

fonctionnement de la compagnie. Ces recommandations sont relatives à l’organisation et à la

présente procédure de gestion de la trésorerie.

Organisation

Nous recommandons à la compagnie d’assurer chaque année, une revue des procédures

de contrôle par le commissaire au compte afin d’identifier les points forts et les points

faibles. Les points forts seront ainsi testés afin de valider leur caractère fort. Les

recommandations tirées de cette revue seront utiles à l’amélioration de la gestion de la

compagnie et réduire les risques relatifs à l’activité.

Nous recommandons à la compagnie de faire aussi chaque année une revue analytique

portant sur les charges, les produits et les budgets en comparant les données des deux

derniers exercices afin d’en tirer les variations absolues er relatives et d’analyser toutes

les variations significatives.

Nous recommandons aussi la compagnie à former tout le personnel du département de

finance et comptabilité de façon régulier. Une main d’œuvre dont les connaissances sont

à jour est plus compétitive et plus portée à innové. Cette formation augmente l’efficacité

au travail est nécessaire à l’instauration d’un système de contrôle interne efficace.

Nous recommandons à la compagnie de mettre en place un système fiable de gestion de

l’information et de la communication dans le but de faire intervenir tout le personnel

dans le processus d’amélioration du système d’organisation. Pour cela, nous proposons

de mettre en place un cadre de concertation qui se tiendra chaque moi en mettant en

relation les membres de l’administration et le personnel.

Nous recommandons la compagnie de réduire l’usage du papier dans l’organisation et

d’envisager le « zéro papier ». Le support papier a le mérite d’être adéquat aux

différentes tâches. Cependant on peut lui reprocher l’inconvénient de demander

beaucoup d’espace pour leur stockage. Consulter, classer, modifier, stocker, sécuriser

sont des tâches qui s’effectuent désormais par écran interposé. L’utilisation du logiciel

GED (gestion électronique des documents) est déjà un pas vers l’objectif zéro papier.


Tchad 2015



Le manuel de procédure de gestion de la trésorerie

Nous recommandons à la compagnie de mettre en place un manuel de procédures pour

chaque processus de la compagnie.

Nous recommandons à la compagnie de recruter un auditeur interne pour le suivi de

l’application des procédures.

La mise à jour régulière du manuel de procédures est aussi essentielle car avec le temps,

l’environnement interne et externe de la compagnie peuvent évoluer et rendre obsolète

les procédures déjà mises en place.

Nous recommandons aussi de faire lors des réunions ou des cadres de concertation, la

restitution avec le personnel sur l’utilisation et le respect des procédures.


Tchad 2015



Conclusion

Notre travail d’étude et de mise en place d’un manuel de procédure de gestion de la trésorerie

au sein de la compagnie sucrière du Tchad a été très enrichissant et nous a permis de comprendre

l’importance des procédures au sein d’une entreprise. Nous pouvons à présent affirmer que la

mise en place du manuel de procédure au sein de la compagnie est primordiale et impacte

positivement sa performance et permet aussi d’éviter les fraudes et autres malversations.

La trésorerie d’une entreprise est très sensible. La mise en place du manuel de procédures de

gestion de la trésorerie au sein de la compagnie va permettre à chaque intervenant de maitriser

ses tâches, d’éviter d’éventuelles erreurs à travers son application rigoureuse. Le manuel de

procédures est un moyen qui permet de réguler les opérations dans le but d’obtenir la plus

grande efficacité possible des opérations de la compagnie.

A travers la revue de la littérature, nous avons pu voir les écrits de nombreux auteurs au sujet

de l’incidence du manuel de procédure sur le contrôle interne. Cette incidence est positive et

favorise l’efficacité du contrôle interne ainsi que la performance de la compagnie.

Notre stage au sein de la compagnie sucrière du Tchad nous a permis de relever des faiblesses

et risques liés à l’activité de la trésorerie. Ces faiblesses et risques nous ont conduit à

comprendre que les pertes financières sont redoutables d’où l’intérêt de la mise en place du

manuel au niveau de la trésorerie.

Afin d’aider la compagnie à améliorer sa gestion financière, nous avons proposé ce manuel de

procédure ainsi que quelques recommandations à tenir en compte.

Notons que le manuel de procédures ne sera d’aucune utilité s’il n’est pas appliqué

convenablement, suivi régulièrement ou mise à jour et diffuser au personnel.

La direction doit veiller à former et motiver le personnel sur l’application des procédures. Le

manuel de procédures est non seulement utile au personnel mais aussi favorise aussi

l’assimilation rapide des techniques spécifiques de la compagnie surtout pour le personnel

nouvellement affecté à un poste de travail.

Il est important de retenir aussi que le respect des normes et procédure mises en place au niveau

de la compagnie est une garantie auprès de toute personne soucieuse de la transparence de ses

activités. Il est effectivement important pour la société de mettre en place un manuel de

procédures dans le but d’être performante et efficace.


Tchad 2015



Nous affirmons que le manuel de procédures de gestion mis en place contribue à l’optimisation

de la trésorerie de la CST à travers son application.

Notons qu’il existe aussi d’autres possibilités envisageables pour mener l’entreprise vers la

performance. Ces possibilités nous sont offertes par l’audit, le contrôle de gestion et tant

d’autres activités qui nous donnent d’excellentes perspectives d’avenir.


Tchad 2015



BIBLIOGRAPHIE

1- Benoit PIGE « Audit et Contrôle Interne » 3em édition 2009

2- Dove OGIEN « Comptabilité et Audit bancaire » édition 2008

3- Elisabeth BERTIN « Audit interne » 1ère édition 2007

4- Evariste AHOUANGANSI « audit et révision des comptes : aspects internationaux et

espace OHADA» édition comptable

5- Mohsin BERRADA « l’audit interne tout simplement » édition 2012

6- Mamadou BARRY « Audit et Contrôle Interne » (2009), 371 pages.

7- Remi GAYRAUD, Frederic BERNARERD, Laurent ROUSSEAU « Contrôle

Interne » 4em édition revue et augmentée

WEBOGRAPHIE

WWW.scolavox.com

WWW.memoironline.com

WWW.ohada.com

http://www.scolavox.com/

http://www.memoironline.com/

http://www.ohada.com/


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ANNEXE


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ANNEXE

Annexe 1 : organigramme de la CST

DIRECTEUR

GENERAL

DIRECTEUR

COMMERCIAL

DIRECTEUR DES

RESSOURCES

HUMAINES

DIRECTEUR

ADMINISTRATIF ET

CONTROLEUR DE

GESTION

DIRECTEUR DE

PRODUCTION ET DE

COORDINATION DU SITE

DIRECTEUR

TECHNIQUE

CHEF DE

DEPARTEMENT

RH

DIRECTEUR

TECHNIQUE

ADJOINT

CHEF DE

DEPARTEMEN

T FINANCE

CHEF DE

DEPARTEMEN

T CULTURE

CHEF DE

DEPARTEMEN

T PARC

MATERIEL

CHEF DE

DEPARTEMENT

COMMERCIAL

CHEF DE

DEPARTEMENT

APPROVISIONN

EMENT

CHEF DE

DEPARTEMEN

T TECHNIQUE

CONSEIL

D’ADMINISTRATION


Tchad 2015



Annexe 2 : structure du département de finance et comptabilité

Annexe 3 : situation quotidienne des chèques et/ou valeur non échu

Clients Chèque de Déposé à Date

d’opération

Montant

crédité

Date de

valeur

Nombre de

jour

-

-

-

-

-

Total

Annexe 4 : la fiche en valeur

Banque Solde

comptable

Non échus Solde

disponible

virement Solde

disponible

après

virement

Ligne de

crédit

A B C= A-B D C-D Selon

accord

X

Y

Z

Total

CHEF DE

DEPARTEMENT

TRESORIER CHARGE DES

COMPTES DES TIERS CAISIER

CHARGE DU COMPTE

FOURNISSEUR ET

PRESTATAIRES LOCAUX ET

ETRANGERS

DIRECTEUR

ADMINISTRATIF

ET FINANCIER


Tchad 2015



Annexe 5 : le sous budget des encaissements

ELEMENTS JANVIER FEVRIER MARS

Clients et comptes

rattachés

Ventes janvier

Vente février

Vente mars

Totaux

Annexe 6 : le sous budget de la TVA

ELEMENTS JABVIER FEVRIER MARS

TVA collecté du

mois précédent

TVA sur les autres

biens et services du

mois précédent

TVA à décaisser

Annexe 7 : le sous budget des décaissements


Fournisseurs et

comptes rattachés

Dettes diverses

TVA à décaisser

Charges sociales

Salaires nets

Charges externes

Achats janvier

Achats février

Achats mars

total


Tchad 2015



Annexe 8 : budget de trésorerie


Solde de trésorerie

initial

Total encaissements

AO

Total décaissements

AO

Total encaissements

HAO

Total décaissements

HAO


AO


HAO


final


Tchad 2015



Annexe 9 : tableau schématique de budget de trésorerie :

ELEMENTS JANVIER FEVRIER MARS ……………

SOLDE INITIAL (1) A

VENTE TTC B

AUTRES PRODUITS AO C

TOTAL RECETTES AO (2) B+C

ACHATS TTC D

SALAIRES ET CHARGES E

TVA DUE F

FRAIS GENERAUX TTC G

AUTRES CHARGES AO H

TOTAL DEPENSES AO (3) D+E+F+G+H

EMPRUNT I

SUBVENTIONS RECUES J

INTERETS PERCUS K

AUTRES RECETTES HAO L

TOTAL RECETTE HAO (4) I+J+K+L

REMBOURSEMENTS

EMPRUNT

M

INTERETS VERSES N

REDEVENCES VERSES O

AUTRES DEPENSES HAO P

TOTAL DEPENSES HAO (5) M+N+O+P

SOLDE DE TRESORERIE

AO (6)

(2)-(3)

SOLDE DE TRESORERIE

HAO (7)

(4)-(5)

SOLDE DE TRESORERIE

FINAL (8)

(6)+(7) +(1)


Tchad 2015



Annexe 10 : GRILLE DE SEPARATION DE FONCTIONS

TRESORERIE

CYCLE:

Dossier:

N° FONCTIONS OU ACTIVITES PERSONNEL CONCERNE

1. Tenue de la caisse

2. Détention de titres

3. Détention des chèques reçus des clients

4. Autorisation d’avance aux employés

5. Détention des carnets de chèques

6. Préparation des chèques

7. Approbation des pièces justificatives

8. Signature des chèques

9. Annulation des pièces justificatives

10. Envoi des chèques

11. Tenue du journal de trésorerie

12. Liste des chèques reçus au courrier

13. Dépôts en banque de chèques ou espèces

14. Tenue des comptes clients

15. Tenue des comptes fournisseurs

16. Emission d’avoirs

17. Approbation des avoirs

18. Réception des relevés bancaires

19. Préparation des relevés bancaires

20.

Comparaison de la liste des chèques reçus au courrier avec les

bordereaux de remise en banque et avec le journal de trésorerie

21. Accès à la comptabilité générale

22. Tenue du journal de ventes

23. Préparation des factures clients


Tchad 2015



Méthodologie:

Séparer les fonctions fondamentales suivantes:

Fonction de décision

Fonction de détention de biens ou valeurs

Fonction de comptabilisation et d'enregistrement

Fonction de contrôle

CONCLUSIONS:


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Questionnaire de contrôle interne: trésorerie/caisse

N Questions Oui Non

1 Existe-il un manuel de procédure ? X

2 Existe-il un système à double signature de chèque ? X

3 L’utilisation d’un fond fixe de caisse est-elle plafonnée ? X

4 La clé du coffre-fort est-elle détenue par le responsable de la

caisse ?

X

5 La vérification inopinée de la caisse est-elle faite par le

directeur/contrôleur ou par une personne autorisée au moins

une fois par mois

X

6 Les billets en espèces correspondent-ils au recoupement

avec le brouillard de caisse en prenant en compte les bons

provisoires s’il y en a ?

X

7 Existe-il un seuil de réapprovisionnement ? X

8 Les paiements à la caisse sont-ils limités ? si oui, à

combien ?

X

9 Le brouillard de caisse est-il signé par la personne chargée

de la vérification ou contrôle ?

X

10 La vérification donne-elle lieu à un procès-verbal cosigné

par le caissier et le contrôleur ?

X

11 Le volume de la caisse semble-t-il correspondre aux besoins

normaux de la société sans les dépasser ?

X

12 Des documents dûment autorisés sont-ils créés ou reçus pour

toutes les dépenses par caisse ?

X


Tchad 2015



Questionnaire de contrôle interne : trésorerie/banque

N Questions Oui Non

1 Les chèques de réapprovisionnement sont-ils établis :

au nom du responsable du fonds de caisse ?

sur présentation du journal ou du récapitulatif des dépenses

de caisse ?

X

X

2 Des prévisions de trésorerie sont-elles établies et

approuvées ?

X

3 La situation de la trésorerie est-elle revue et examinée à des

intervalles réguliers ?

X

4 Etablit-on des rapprochements bancaires tous les mois pour

s’assurer que débits et crédits sont inclus dans la bonne

période ?

X

5 Tous les règlements supérieurs à 200 000 cfa sont-ils faits

par chèque bancaire ou par virement ?

X

6 Les opérations de paiement sont-ils faits à des fins autorisées

par des personnes autorisées ?

X

7 Le caissier remet-il immédiatement et intégralement en

banque, les chèques et espèces qui ont été reçus ?

X

8 Les bordereaux de remises en banque retournés par la

banque et authentifiés par celle-ci, sont-ils reçus directement

par un employé indépendant du caissier ?

X

9 Des vérifications sont-elles faites périodiquement par une

personne indépendante pour s’assurer que tous les fonds

reçus ont été correctement remis en banque ?

X

10 La fiche en valeur est-elle établie chaque jour ? X

11 Le budget de trésorerie est-il établi chaque mois ? X

12 Les chèques et les billets à ordre vierges sont-ils :

conservés dans un coffre ?

accessibles seulement aux personnes autorisées à remplir les

chèques et billets à ordre ?

X

X


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Questionnaire de contrôle interne : comptabilité

N Questions Oui Non

1 Les factures à régler sont-elles préparées ? X

2 Les factures préparées portent-elles le caché de la CST ? X

3 Les factures préparées portent-elles le caché de bon à payer ? X

4 Les factures sont-elles accompagnées du bon de livraison du

fournisseur, marché ou contrat ou du PV ?

X

5 La feuille récapitulatif des dépense est-elle contrôlée ?

(factures et pièces jointes)

X

6 l’ordre de paiement de décaissement est-elle préparée ? X

7 L’ordre de paiement est-elle signé ? X

8 . Organigramme des services comptables formalisé ? X


Tchad 2015



TABLE DES MATIERES

Dédicace…………………………………………………………………………………………………I

Remerciements………………………………………………………………………………………...II

Liste des sigles et abréviations………………………………………………………………………III

Liste des figures et tableaux…………………………………………………………………………IV

INTRODUCTION……………………………………………………………………………………..1

Première partie : CADRE THEORIQUE ET METHODOLOGIQUE

Chapitre 1 : CADRE THEORIQUE………………………………………………………………….3

Section I- Revue critique de la littérature………………………………………………………3

Section II- Problématique………………………………………………………………………6

Section III- Objectif de la recherche……………………………………………………………8

3.1. Objectif général……………………………………………………………………8

3.2. Objectifs spécifiques………………………………………………………………8

Section IV- Hypothèse de travail……………………………………………………………….9

4.1. Hypothèse 1………………………………………………………………………..9

4.2. Hypothèse 2………………………………………………………………………..9

4.3. Hypothèse 3………………………………………………………………………..9

Chapitre 2 : CADRE METHODOLOGIQUE……………………………………………………...10

Section I- Cadre de l’étude……………………………………………………………………10

Section II- Délimitation de l’étude……………………………………………………………11

Section III- Techniques de recherche…………………………………………………………11

Section IV- Difficulté rencontrées…………………………………………………………….12

Deuxième partie : CADRE CONCEPTUEL ET ORGANISATIONNEL

Chapitre I : CADRE CONCEPTUEL……………………………………………………...13

Section I- le contrôle interne………………………………………………………………….13

1-définition……………………………………………………………………………13

2- objectifs du contrôle interne……………………………………………………….13

3-Composantes du contrôle interne…………………………………………………...14

3.1. L’environnement de contrôle…………………………………………………….15

3.2. L’évaluation des risques………………………………………………………….15

3.3. Activité de contrôle………………………………………………………………16

3.4. Information et communication…………………………………………………...16

3.5. Le pilotage………………………………………………………………………..16

4-Principes de contrôle interne……………………………………………………….18


Tchad 2015



4.1. Le principe d’organisation et de séparation des fonctions……………………….18

4.2. Le principe d’intégration ou d’autocontrôle……………………………………..18

4.3. Le principe de permanence………………………………………………………19

4.4. Le principe d’universalité………………………………………………………..19

4.5. Le principe d’indépendance……………………………………………………...19

4.6. Le principe de bonne information et de qualité du personnel……………………20

4.7. Le principe d’harmonie…………………………………………………………..20

5-Les acteurs de contrôle interne……………………………………………………..20

6-Les limites du contrôle interne……………………………………………………..22

Section II- Notion de procédure……………………………………………………………….24

2.1. Définition………………………………………………………………………...24

2.2. Objectifs des procédures…………………………………………………………24

2.2.1. La mémoire de l’organisation…………………………………………24

2.2.2. Un instrument de décentralisation……………………………………..25

2.2.3. Un outil de formation du personnel……………………………………25

2.2.4. Un cadre de conduite…………………………………………………..25

2.3. La mise en place des procédures………………………………………...26

2.3.1. La prise de connaissance………………………………………………26

2.3.2. La phase de préparation………………………………………………..26

2.3.3. L’enquête par procédure……………………………………………….27

2.4. La validation et la diffusion du manuel………………………………………….27

2.5. La fonction du manuel…………………………………………………………...27

2.6. La mise à jour des procédures……………………………………………………28

2.6.1. Modification des procédures…………………………………………..28

2.6.2. Méthode de mise à jour………………………………………………..28

Section III- La notion de gestion de trésorerie…………………………….…………………..29

3.1. Définition de la gestion de la trésorerie………………………………………….29

3.2. Les objectifs de la trésorerie……………………………………………………..31

3.3. Les différents acteurs de la gestion de trésorerie et leurs rôles…………………..31

3.4. La mise en œuvre de la gestion de trésorerie…………………………………….33

Chapitre 2 : CADRE ORGANISATIONNEL……………………………………………...34

Section I- Présentation descriptive de la Compagnie Sucrière du Tchad……………………..34

1-Historique de la Compagnie Sucrière du Tchad……………………………………35

Section II- Structure et organisation de la CST de BANDA………………………………….36


Tchad 2015



Troisième partie : CADRE PRATIQUE

Chapitre 1 : PRISE DE CONNAISSANCE GENERAL…………………………………………...40

Section I- Identification des activités et description de la procédure trésorerie………………40

Section II- Analyse du contrôle interne de la compagnie……………………………………..44

2.1. Organisation……………………………………………………………………...44

2.2. Le manuel de procédure………………………………………………………….44

2.3. Le règlement intérieur et organigramme…………………………………………44

2.4. Les dispositifs de contrôle interne au sein de la CST……………………………44

2.5. La séparation des fonctions………………………………………………………44

Section III- Analyse des procédures et identification des risques…………………………….45

Chapitre 2 : Mise en place des procédures de gestion de la trésorerie et recommandations……47

Section I- Procédure de gestion de la trésorerie caisse………………………………………..47

1.1. Approvisionnement des caisses......................................................................…...48

1.2. Encaissement des espèces………………………………………………………..52

1.3. Règlement des factures par caisse………………………………………………..54

1.4. Avances de fonds à justifier……………………………………………………...56

1.5. Contrôles périodiques de caisse………………………………………………….58

1.6. La protection des fonds et valeurs et caisse……………………………………...63

Section II- procédure de la gestion de la trésorerie banque…………………………………...64

2.1. Procédure d’encaissement par chèque bancaire………………………………….64

2.2. Procédure de décaissement par banque…………………………………………..66

2.3. Protection des fonds et valeurs en banque……………………………………….69

Section III- Procédure de gestion quotidienne de la trésorerie : la fiche en valeur…………...70

3.1. Etablissement de la situation quotidienne des chèques et/ou valeurs non échus

pour chaque banque…………………………………………………………………..70

3.1.1. La fiche en valeur……………………………………………………...73

3.2 Le budget de trésorerie……………………………………………………………76

3.2.1 Le sous budget des encaissements……………………………………..77

3.2.2. Le sous budget de la TVA à décaisser………………………………...79

3.2.3 Le sous budget des décaissements……………………………………..81

3.2.4 Le budget de trésorerie…………………………………………………85

Recommandations…………………………………………………………………………………….87

Conclusion…………………………………………………………………………………………….89

Bibliographie…………………………………………………………………………………………..a

Annexe

un peuple un but une foi - groupeiam-bibli.com

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