traitement comptable de fin d'année (4)

8/6/2019 Traitement comptable de fin d'anne (4)

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CHAPITRE 3

Les inventaires physiques

Aux termes de larticle 17 de la loi comptable1

lopration dinventaire doit tre ralise, aumoins une fois par exercice, leffet de vrifier lexistence des lments dactifs et de passifset de sassurer de leur valeur.

Introduction

Les entreprises doivent dresser, au moins une fois par an, un inventaire de leurs lments actifs etpassifs.

Au sens juridique, linventaire est un document donnant ltat descriptif et estimatif du patrimoinedune entreprise.

Sur le plan comptable, linventaire ncessite des travaux comptables (danalyse, de rectification et deredressement) et des travaux extracomptables (dinventaires physiques).

Outre leur caractre lgal et obligatoire, les inventaires physiques prsentent, du point de vue de lagestion courante des entreprises, la meilleure scurit pour la conservation du patrimoine et la fiabilitde la comptabilit.

Les inventaires physiques portent sur :

1. Les stocks : valeurs dexploitation.

2. Les immobilisations.

3. Les valeurs disponibles (caisse, effets recevoir, chques en caisse et titres en porte feuille).

4. Les divers stocks (fournitures de bureau).

Ces inventaires ont lieu la date de clture moins que lentreprise ne tienne un inventairepermanent fiable de llment inventori.

Les entreprises, qui tiennent un inventaire permanent, peuvent dresser leur inventaire physique unedate autre que la date de clture.

Pour ces entreprises, un inventaire physique de chaque lment doit avoir lieu au moins une fois par an. Cet inventaire peut tre tournant cest--dire accompli au fur et mesure, article par article, et nondune faon globale et simultane pour lensemble des lments en stocks.

Linventaire tournant doit bien entendu porter une ou plusieurs fois, dans lintervalle dune anne aumaximum, sur lensemble des lments existants en stocks.

Les entreprises peuvent aussi combiner linventaire intermittent avec linventaire tournant : cesentreprises limitent linventaire la date de clture aux lments des stocks les plus importants etsignificatifs.

Les lments de moindre importance sont inventoris physiquement en cours dexercice.

Leur inventaire la date de clture est tabli partir des fiches dinventaire permanent.

Les diffrents inventaires physiques doivent tre organiss au pralable par des instructionsdinventaire crites pour leur assurer un droulement satisfaisant.

INVENTAIRE PHYSIQUE DES VALEURS DEXPLOITATION

Il est important que les instructions dinventaire soient tablies et communiques aux diffrentsintresss (personnel de lentreprise, commissaire aux comptes) suffisamment lavance.

Les instructions doivent tre claires et prcises. Elles organisent les problmes suivants :1 Loi n 96-112 du 30 dcembre 1996, relative au systme comptable des entreprises
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PLAN DES INSTRUCTIONS DINVENTAIRE PHYSIQUE DES VALEURS DEXPLOITATION

Dsignation dun responsable :

1. Inventaire physique

1.1. Organisation de la prise dinventaire

Date

Lieu

Catgories de stocks

Equipes

Participation des Auditeurs (Audit interne, Expert comptable, commissaire aux comptes)

Rpartition du travail

Tickets dinventaire

Rangement pralable

Arrt des mouvements physiques

Biens appartenant des tiers et se trouvant chez lentreprise

Biens appartenant lentreprise et se trouvant chez des tiers

Droulement de linventaire

Etat des stocks

Double comptage

Prise en compte des mouvements aprs comptage

1.2. Centralisation et contrle de linventaire

Centralisation des tickets dinventaire

Rapprochement inventaire permanent avec inventaire physique

Troisime comptage ventuel

2. Inventaire sur fiches

Arrt des fiches dinventaire permanent la date de clture

Correspondance entre les entres et les sorties en stocks et leur comptabilisation

Exclusion des articles appartenant des tiers

Intgration dans linventaire des articles appartenant lentreprise et se trouvant chez des tiers

Rcapitulation des fiches de stocks

3. Valorisation des stocks

Mthode dvaluation retenue

Modalit dapplication de la mthode

Vrification des calculs

Estimation des dprciations et provisions

Estimation des cours du jour et provisions4. Rapport annuel dinventaire


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Dveloppement de certaines instructions dinventaire

Dsignation dun responsable : Lorganisation de linventaire peut tre confie un comit. Mais, ilest ncessaire quune personne hautement place dans la hirarchie soit dsigne pour diriger lestravaux et les mener bonne fin.

Date de linventaire : Linventaire physique des stocks a lieu, gnralement une date trs prochede la clture. Toutefois, les entreprises qui tiennent un inventaire permanent sur fiches peuvent taler leur Inventaire tout au long de lexercice (inventaire tournant).

Mais dans tous les cas, un dispositif doit tre mis en place pour apprhender et tenir compte desmouvements qui interviennent entre la date de prise dinventaire et la date de clture.

Catgorie des stocks et lieu dinventaire : Les diffrents types de stocks doivent tre rappels(matires premires, consommables, encours, semi-finis, finis, etc...).

Une liste des endroits concerns doit tre tablie.

A la liste des catgories et endroits de stockage, on fait correspondre les dates de prise dinventaire,les quipes et responsables.

Participation des auditeurs : La participation des auditeurs internes et externes lanalyse desinstructions dinventaire et la supervision des travaux dinventaire est souhaitable pour confrer lopration dinventaire plus de rigueur.

En revanche, la participation des magasiniers de lentreprise doit tre vite. Leur prsence doit trelimite au strict besoin ventuel dinformation et dexplication.

Tickets dinventaire : Les tickets dinventaire comprennent gnralement trois volets dtachables.

1. Une partie prcisant la rfrence et le numro dordre du ticket. Cette partie est la seule qui restecolle la marchandise inventorie aprs les deux comptages.

2. Remplie et dcoupe lors du deuxime comptage.

3. Remplie et dcoupe lors du premier comptage.

Les tickets doivent tre prrfrencs et prnumrots. Aucun ticket, mme annul, ne peut tredtruit.

Rangement pralable : Les stocks inventorier doivent tre pralablement rangs pour viter lesoublis et faciliter le comptage.

Les stocks inventoris doivent tre signals et rester rangs pour viter leur double prise en compte.

Arrt des mouvements physiques : Linventaire ne doit pas tre perturb par des mouvements. Laproduction ne doit pas, autant que possible, tre perturbe par linventaire.

Lidal est que linventaire se droule dans un laps de temps assez court et o la production estarrte (week-end mme prolong, priode darrt...).

Droulement de linventaire : Les oprations concrtes de prise dinventaire sont particulires chaque organisation.

Le mode le plus frquent consiste utiliser des tickets 3 volets et procder un double comptage.

Premire phase dinventaire

Les tickets prnumrots sont colls aux stocks ou remis au responsable de la premire quipe.

Lentte est remplie lors du collage du ticket sur les stocks inventorier.

La premire quipe procde au comptage et lapprciation de ltat des stocks. Elle remplit latroisime partie du ticket et la dcoupe pour la remettre la personne ou au service charg de lacentralisation (gnralement un comptable).

Deuxime phase dinventaire


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Elles dressent deux listes complmentaires :

- Une liste des immobilisations inventories mais non fiches.

- Et une liste des immobilisations fiches et non inventories.

Cette mthode, moins fiable que la deuxime mthode, est utilise lors des premiers inventaires

physiques des immobilisations qui constituent des exercices dapprentissage.Prise dinventaire sur le terrain

Les quipes partent linventaire sans liste des immobilisations. Elles dressent la liste desimmobilisations existantes.

Une comparaison dans un dlai aussi court que possible avec linventaire comptable permet dtablir la liste des immobilisations non fiches et celle des immobilisations fiches et non inventories pour une enqute approfondie.

Rangement pralable : Dans la mesure du possible, les immobilisations multiples existantes dans uncentre dinventaire sont groupes au cours des journes dinventaire. De mme, lorsque cela savrepossible il y a lieu de procder au rangement des immobilisations pour faciliter et acclrer la prise

dinventaire.Biens appartenant des tiers et se trouvant chez lentreprise : Il sagit de biens reus enadmission temporaire, de biens pris en location et de biens emprunts des tiers.

Ces immobilisations doivent faire lobjet dune liste autonome. Il est utile den vrifier lexhaustivitavec les tiers concerns.

Biens appartenant lentreprise et se trouvant chez des tiers : Il sagit de biens en exportationtemporaire, donns en location ou prts.

Une liste doit tre tablie et confirme par les dpositaires dtenteurs des biens.

Rapprochement de linventaire avec les fiches dimmobilisation : Le service comptable procde la vrification des listes dinventaire physique et dgage les points litigieux qui ncessitent uneenqute ou un complment de recherche.

Il met jour les fiches dimmobilisation en mentionnant la date dinventaire physique, lendroit ou lelieu o a t inventori le bien et ventuellement les observations relatives ltat de limmobilisation.

Tous les cas litigieux seront ports devant le responsable de linventaire qui transmet ses conclusionsfinales crites la comptabilit.

Saisie des entres et sorties de matriels entre la date de linventaire et la date de clture : Lentreprise doit tre mme de tenir un tat des entres-sorties dinvestissements entre la date deprise dinventaire et la date de clture.

De mme en cas de nouvelles acquisitions, des nouvelles fiches sont cres et en cas de sortie lesfiches correspondantes sont soldes.

Mises au rebut : Les immobilisations qui savrent impropres lusage sont mises au rebut.

La dcision de mise au rebut doit tre prise par un comit de direction comprenant les responsablestechniques. La mise au rebut doit faire lobjet dun procs-verbal dat et sign et communiqu auservice comptable.

INVENTAIRE PHYSIQUE DES INVESTISSEMENTS FIXES

Les investissements fixes se composent des :

1. Terrains

2. Agencements

3. Constructions

4. Installations complexes


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Leur inventaire physique comprend lobservation physique et, pour les terrains les extraits actuels dela conservation foncire.

Etablissement de linventaire sur fiches : Au pralable, les immobilisations fixes donnent lieu ltablissement dun inventaire comptable par un arrt effectu une date proche de la prisedinventaire.

Les constats de lexistence des immobilisations sont gnralement faciles raliser : il suffit desassurer partir de cet tat que les immobilisations sont bien existantes et en tat dusage etquaucun lment connu nest omis.

Cas particulier des terrains construits ou nus : Pour chaque terrain, un extrait de la conservationfoncire doit tre demand annuellement. Cet extrait constitue une pice justificative fortementprobante pour la comptabilit.

Documents utiliser : On se reportera aux commentaires relatifs linventaire effectu partir duneliste des immobilisations prtablie par la comptabilit.

RAPPORT ANNUEL DINVENTAIRE

Ce rapport tabli par le responsable de linventaire comprend :

- Une description et un compte rendu du droulement effectif de linventaire.

- Les difficults rencontres et les solutions adoptes.

- Les propositions de mesures prendre pour faciliter et amliorer les prises dinventaire venir.

INVENTAIRE DES VALEURS DISPONIBLES

Linventaire des valeurs disponibles concerne essentiellement :

- La caisse

- Les effets recevoir

- Les chques en caisseLes instructions dinventaire portent sur les points suivants :

PLAN DES INSTRUCTIONS DINVENTAIRE DES VALEURS DISPONIBLES

Dsignation dun responsable

1. Mise de la caisse zro

2. Inventaire de la caisse

date

Responsable du contrle physique

Prsence de lauditeur

Arrt de la caisse

Procs-verbal dinventaire

3. Inventaire des effets recevoir

Date



Arrt des mouvements



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4. Chques en caisse

Date



Arrt des mouvements


5. Rapport annuel dinventaire

Dveloppement de certaines instructions dinventaire

Mise de la caisse zro : La procdure idale pour la justification de la caisse est celle qui consiste remettre tous les fonds en caisse la banque la fin de la journe de clture ou la premire heuredu premier jour de rouverture de lexercice. Cette procdure dispense de la prise dinventairephysique pour la caisse.

Procs-verbal de linventaire de caisse : Linventaire physique donne lieu un tat dtaill desfonds dtenus en caisse. Il est sign sance tenante par le trsorier, le responsable du contrle delinventaire et lauditeur sil est prsent.

La signature immdiate du procs-verbal est indispensable quelles que soient les circonstances.

INVENTAIRE PHYSIQUE DES FOURNITURES DE BUREAU

Les fournitures de bureau peuvent tre ngliges lorsque leur valeur est insignifiante.

En revanche, lorsque la valeur des fournitures est importante, il est utile de procder leur inventairephysique la clture de lexercice.

Le degr dlaboration de cet inventaire est fonction de limportance des stocks de fournitures danslentreprise.

Les imprims non utiliss font partie de cet inventaire mais la condition quils restent encoreutilisables.

Les imprims abandonns sont exclus de linventaire car ils nont plus dutilit oprationnelle et sontplutt destins la destruction.