Tableau de bord : un outil d’anticipation

fondamental

Animé par :Franck HERVIEU

FIDOUEST

Les objectifs de l’atelier

• Comprendre l’intérêt d’un tableau de bord dans une entreprise

• Savoir construire UN tableau de bord adapté à VOTRE entreprise

• Reconnaître les « bonnes informations » d’un tableau de bord

• Analyser les informations données par le tableau de bord et en déduire les mesures correctrices à prendre rapidement

Un constat – Une question

• ConstatTrès peu d’entrepreneurs réalisent des tableaux de bord et de reporting=> Et pourtant le tableau de bord est un outil stratégique essentiel dans l’entreprise

• QuestionComment se construit et s’analyse un tableau de bord ?

Sommaire

1. Qu’est-ce qu’un tableau de bord ?

2. Choix des indicateurs de gestion

3. La mise en œuvre du tableau de bord

4. L’analyse du tableau de bord

5. Les actions correctrices à mettre en place

6. Synthèse

Le tableau de bord = contrôle de gestion

• Fournir aux dirigeants et responsables des données chiffrées périodiques relatives à la marche de leur activité.

• La comparaison avec des données passées ou prévues peut inciter les dirigeants à déclencher rapidement les mesures correctives appropriées.

Les objectifs du contrôle de gestion

• Réaliser la concertation des objectifs

• Acquérir des réflexes de managers

• Créer des outils

• Synthétiser et informer

Le contrôle de gestion c’est donc : un processus qui veut assurer la convergence des objectifs décentralisés et la cohérence des actions pour atteindre les buts fixés par l'entreprise dans le respect d'une éthique préalablement acceptée.

Les objectifs d’un tableau de bord• Prévenir les difficultés

• Aider à piloter l’entreprise

• Alerter sur les actions correctrices à mettre en place

Grâce à des indicateurs pertinents et permanents

• Avoir une vue d’ensemble de l’entreprise

• Synthèse des points clés de l’activité

Le tableau de bord est avant tout un outil de mesure => Cette mesure permettra de prendre des décisions rapides sur base d’éléments tangibles.

Sommaire

1. Qu’est-ce qu’un tableau de bord ?

2. Choix des indicateurs de gestion

3. La mise en œuvre du tableau de bord

4. L’analyse du tableau de bord

5. Les actions correctrices à mettre en place

6. Synthèse

Comment construire un tableau de bord ?

• Fixer des objectifs quantifiés pertinents

• Trouver les indicateurs adaptés à l’entreprise

• Formaliser les objectifs en fonction des indicateurs

4 catégories d’indicateurs à utiliser

• Indicateurs économiques : mesurer les résultats et les coûts

• Indicateurs physiques : traduire physiquement l’activité et mesurer la qualité, le traitement des commandes, la logistique, etc.

• Indicateurs humains : mesurer la performance des salariés productifs.

• Indicateurs de suivi de projet : mesurer l’avancée d’un projet.

Qu’est-ce qu’un bon indicateur ?

• Un indicateur doit être Simple

• Un indicateur doit être Pertinent

• Un indicateur doit être Fiable

• Un indicateur doit être Sensible et Spécifique

• Les résultats observés doivent être restitués de façon claire

Exemples d’indicateurs autre que financier

• Activité de transport • Nombre de kilomètres parcourus

• Prix moyen du kilomètre facturé

• Activité artisanale• Taux de remplissage du carnet de commande

• Nombre de devis réalisés

• Nombre de retours de devis signés

Exemples d’indicateurs autre que financier

• Activité de coiffure• Nombre de coupes• Tickets moyen• Taux de fidélité

• Activité prêt à porter• Nombres de visites• Nombre de clients

• Activité HRC• Nombre de couverts, nuitées• Taux d’occupation

Sommaire

1. Qu’est-ce qu’un tableau de bord ?

2. Choix des indicateurs de gestion

3. La mise en œuvre du tableau de bord

4. L’analyse du tableau de bord

5. Les actions correctrices à mettre en place

6. Synthèse

Choix de l’outil

• Excel

• Outils informatiques dédié à votre profession

• Logiciel de gestion commerciale

• Logiciel de gestion prévisionnelle

Choisissez l’outil qui vous correspond le mieux et celui que vous maitrisez

Déterminer la périodicité

• Hebdomadaire• Mensuelle• Trimestrielle• Semestrielle …

La périodicité choisie dépend de chaque entreprise en fonction de :• Son activité (saisonnière ? croissance ?...)• Du temps disponible pour faire cette remontée d’information et l’analyser

Un tableau de bord non exploité = Perte de tempsUn tableau de bord doit être mis à jour :

• Régulièrement• Rapidement (dans les premiers jours du mois suivant au plus tard)

Construire un budget prévisionnel

• Permet, au début de chaque exercice comptable, de chiffrer et de matérialiser les objectifs

• Un seul tableau pour toutes les charges et produits sur l’année à venir

• Ajuster les objectifs tout au long de l’année afin de les mettre en adéquation avec les moyens actuels ou futurs de l’entreprise.

Exemple dans le négoce

Exemple avec un logiciel dédié

Sommaire

1. Qu’est-ce qu’un tableau de bord ?

2. Choix des indicateurs de gestion

3. La mise en œuvre du tableau de bord

4. L’analyse du tableau de bord

5. Les actions correctrices à mettre en place

6. Synthèse

L’analyse des écarts

Le tableau de bord met en relief les écarts entre les prévisions et le niveau réel d’activité

=> il faut procéder au diagnostic des écarts

Quelles en sont les raisons ?

• Objectifs trop élevés,

• Conjoncture

• Problèmes internes…

Sommaire

1. Qu’est-ce qu’un tableau de bord ?

2. Choix des indicateurs de gestion

3. La mise en œuvre du tableau de bord

4. L’analyse du tableau de bord

5. Les actions correctrices à mettre en place

6. Synthèse

Les actions correctrices

Une fois les indicateurs de gestion connus, les écarts par rapport aux prévisions connus, il faut mettre en œuvre les actions correctrices.

• Après avoir compris les raisons des écarts :

- effort commercial insuffisant,

- arrivée d’un nouveau concurrent

- augmentation de tarif d’un prestataire …

Les actions correctrices

• Mettre en œuvre les actions correctrices

- lancement d’une action de communication

- diminuer les stocks

- restructurer le BFR

- augmenter les tarifs

- changer le mode de transport

- réorganiser la production

- ajuster son effectif à la conjoncture…

Sommaire

1. Qu’est-ce qu’un tableau de bord ?

2. Choix des indicateurs de gestion

3. La mise en œuvre du tableau de bord

4. L’analyse du tableau de bord

5. Les actions correctrices à mettre en place

6. Synthèse

Synthèse

Le tableau de bord doit être un outil adapté aux besoins de l’entreprise :

• Définir les points essentiels à suivre régulièrement (indicateurs de gestion)

• Construire le tableau de bord de SON entreprise

o Choix de l’outil informatique

o Choix de la périodicité

o Etablissement du budget prévisionnel

• Le mettre à jour régulièrement et rapidement

• L’analyser à chaque période en comparant par rapport au budget ou par rapport à la période N-1

• Mettre en place des actions dans l’entreprise pour corriger les écarts

Conseils

• A chaque entreprise son poste de pilotage

• Préférer un schéma simple et compréhensible à un outil complexe et illisible

• Utiliser des données faciles à trouver

• Privilégier l’information rapide à l’information parfaite

• Prendre le temps de l’analyse et de la réflexion

• Faire évoluer les indicateurs et leurs paramètres

• Attention cependant aux modifications trop fréquentes de ces indicateurs

Le tableau de bord « type » n’existe pas ! Il doit être évolutif !

Merci pour votre écoute

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