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L’archivage et les collectivitésEnjeux, état de l’art

et solutions

L’archivage et les collectivitésEnjeux, état de l’art

et solutions

Conférence du 18/01/2010Aux Archives départementales des Bouches-du-Rhône

1. Présentation Intervenants

5. Le projet d’archivage électronique

2. L’archivage électronique et les collectivités

3. Fondamentaux d’archivistique

4. Réglementation et normalisation

SommaireSommaireLes chapitresLes chapitres

XDEMAT – NAONED ‐ REACTIS

ARTICULATION – XDEMAT ‐ NAONED ‐ REACTIS

PrPréésentation des intervenantssentation des intervenantsVers une mutualisation des savoirsVers une mutualisation des savoirs

XDEMAT

ConseilAMOAAudit

EDITEUR

Choix d’un outil

REACTIS

IntégrationDéploiement

Analyse besoin & solution Mise en place d’un outil Mise en œuvre

CCTP DCE

ARTICULATION– XDEMAT ‐ NAONED ‐ REACTIS

ArticulationArticulationPour vous accompagner tout au long de votre projetPour vous accompagner tout au long de votre projet

XDEMAT est une société de Conseil et d’Expertise en organisation de projet de dématérialisation et d’archivage électronique.

XDEMAT travaille en collaboration avec des cabinets et associations spécialisés comme la FEDISA.

XDEMAT, travaille avec des archivistes pour répondre aux mieux aux besoins d’archivage et fait des besoins « métier » sa priorité.


XDEMATXDEMATVous conseille pour vos projets dVous conseille pour vos projets d’’archivage archivage éélectroniquelectronique

XDEMAT, connais le contexte réglementaire & normatif et adresse des problématiques d’archivage légal.

http://fedisa.eu/fedisa2007/index.php


EDITEUREDITEURUn outil adaptUn outil adaptéé

Éditeur de solutions logicielles spécialisé dans la gestion informatisée d’archives papier et électroniques (solution MNESYS)

Jeune Entreprise Innovante (statut Ministère de la Recherche)

Bureaux implantés à Nantes

Équipe qui mixe compétences archivistiques et informatiques



3 objectifs permanents :

Respecter au maximum les pratiques archivistiques

Garantir l’ouverture et la pérennité des données

Proposer des solutions simples d’utilisation



Quelques références :

Ministère des Affaires Étrangères

Conseil général de Seine-Maritime

Conseil général du Doubs

Conseil général de la Somme

Ville d’Alès

Ville d’Amiens

ARTICULATION – XDEMAT ‐ NAONED ‐REACTIS

ReactisReactisPour vous aider dans le dPour vous aider dans le dééploiementploiement

REACTIS est une SSII, intégrateur spécialisé dans les projets de GED et d’Archivage.

REACTIS est partenaire de plusieurs éditeurs pour être mesure de répondre aux besoins spécifiques de ses clients.

2005 2006 2007 20080

1

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CA GEDCA TOTALM

€

2005 2006 2007 20080

20

40

60

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Nb

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nnes

L’archivage et les collectivités

CONTEXTE - ENJEUX ‐ EXEMPLES

Dématérialisation

Dématérialiser signifie transférer sur un support numérique des types d’informations qui existaient jusque là sous forme analogique, c’est à dire sur des supports dits traditionnels, le plus souvent le papier, mais aussi le film ou le micro film.

2 Grandes voies :

• La numérisation : Conversion en données numériques de données sous forme traditionnelles.

• La dématérialisation des processus : Transposition des étapes d’élaboration du document dans des outils informatiques. Production de données numériques natives.

La dLa déématmatéérialisationrialisationDDééfinitionsfinitions

Une volonté de l’état (DGME–@DELE)

Des projets pilotes et des retours d’expérimentation (Pil@e)

Des référentiels et standards (RGS, RGI, SEDA)

Un contexte réglementaire et juridique favorable

Quelques projets éprouvés de dématérialisation :• téléTVA• Marchés publics et appels d’offre• Contrôle de légalité (Actes)• Flux financiers (Helios)• Courriers entrants• Circuits internes (parapheur électronique)

LL’’ee--administrationadministrationPour une meilleur efficacitPour une meilleur efficacitéé et une ret une rééduction des coduction des coûûtsts

CONTEXTE – ENJEUX ‐ EXEMPLES

Ges

tion

finan

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Acte

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P

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Orchestration : Outils de Workflowou BPM

Portail métier d’intégration de contenus et de services

Sys

tèm

es

exte

rnes

Gestion des droits et des

identités

Annuaires…Applications collaboratives (front office d’intégration)

GE

DPublication de Web services

Applications métiers

Usager et Organismes

Outils

Mes

sage

rie

…

LL’’ee--administrationadministrationUne architecture, un SI qui doit sUne architecture, un SI qui doit s’’ouvrirouvrir


• Gestion physique des documents– Gagner de la place, gérer la problématique de manque d’espace de stockage/archivage– Dispersion des archives dans différents locaux– Rareté (coûts) locaux à proximité des services – Améliorer l’accessibilité des dossiers et pièces

• Améliorer les processus– Garantir la disponibilité des documents– Améliorer la productivité– Augmenter la Sécurité

• Garantir la Conformité– Garantir la valeur probante des documents numériques– S’assurer de la justesse des pièces (originales/copies, versions, ..)– Contrôler la complétude des dossiers – Eviter les pertes et destructions des pièces– Mieux contrôler les accès aux documents

• Participer à la protection de l’environnement– Economiser le papier => économise d’énergie, moins de pollution (cf. encres )– Limiter les déplacements des personnes


Les enjeuxLes enjeuxVers une optimisation des archivesVers une optimisation des archives

Dématérialisation de 1ère générationAfin de pouvoir consulter leurs comptes en ligne, les collectivités peuvent demander à leur comptable un accès à l’application Hélios et les habilitations nécessaires à la transmission de fichiers.

Pas nécessaire de modifier les protocoles actuels si compatibles avec Hélios.

Il est d’ores et déjà possible de dématérialiser assez facilement :- les états mensuels de paie, via un outil libre et gratuit : XéMéLios- les titres de recettes, mandats de dépenses et factures (pièces justificatives)- les pièces de passation des marchés publics : transmission à partir des formats utilisés par la collectivité- les factures et pièces d’exécution des marchés publics : solution est adaptée àchaque fournisseur- les interventions sociales, via une extension de XéMéLios- les délibérations et arrêtés : pas besoin de signature électronique, ni d’outils spécifiques, ni d’adhésion au dispositif Actes auprès de la Préfecture.

HeliosHeliosVers une dVers une déématmatéérialisation des processusrialisation des processus


http://xemelios.adullact.net/

Dématérialisation de 2ème génération

Pour bénéficier de tous les services d’Hélios et pouvoir dématérialiser, de bout en bout, les échanges avec la Trésorerie, les collectivités peuvent choisir de remplacer l’ensemble des protocoles d’échanges habituels (INDIGO, OCRE…), forcément doublés d’une transmission papier, par un unique flux de données : le protocole d’échanges standard (PES) d’Hélios.

Transfert de toutes les données se fait via Internet.



PES = protocole d’échange standard



Le programme ACTES (Aide au Contrôle de légaliTé dématErialiSé) a pour objectif de dématérialiser, via Internet, les échanges avec la Préfecture dans le cadre du contrôle de légalité des actes administratifs.

Intérêts du programme Actes pour les collectivités locales– Rapidité des échanges : délivrance instantanée d’un accusé de

réception par la Préfecture,– Archivage automatique des actes télétransmis,– Réduction des frais d’envoi ou de déplacement, des frais d’impression.

FonctionnementLes collectivités qui optent pour les échanges dématérialisés seront raccordées à la plate-forme du Ministère de l'Intérieur via un prestataire homologué appelé « tiers de télétransmission » ou « tiers de confiance ».

ActesActesDDéématmatéérialisation du contrôle de lrialisation du contrôle de léégalitgalitéé


Les actesLes actesVers une dVers une déématmatéérialisation des processusrialisation des processus

Chaine Amont(Confiance)

Tout au long du processus

OrganisationInformatique

AuthentificationHorodatage

Intégrité


Notions fondamentales d’archivistique

•Définition archive •Tableaux de gestion•Les 3 âges des archives•Cycle de vie •GED & SAE

DEFINITION – TABLEAU DE GESTION– LES 3 AGES – CYCLE DE VIE – SEDA ‐ VERSEMENTS

Définition d’une archive :

« Documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité. »

Code du patrimoine - Article L211-1

DEFINITION– TABLEAU DE GESTION– LES 3 AGES – CYCLE DE VIE – GED & SAE

DDééfinition dfinition d’’une archiveune archiveSelon la loiSelon la loi

Un tableau de gestion d’archives permet de déterminer, pour chaque catégorie de document, la durée d’utilité pour le producteur et le sort final au terme de cette durée (destruction ou conservation historique) ainsi que le texte réglementaire de référence.

Les tableaux de gestion établis par les Archives départementales sont des études spécifiques qui prennent place en complément des circulaires et réglementation de l’ancienne direction des Archives de France (Direction générale des patrimoines de France). Ils ont donc d’abord une valeur indicative.

DEFINITION – TABLEAU DE GESTION– LES 3 AGES – CYCLE DE VIE – GED & SAE

Tableau de gestionTableau de gestionLL’’incontournable de lincontournable de l’’archivagearchivage

Archives courantes : Documents et dossiers ouverts ou récemment clos gardés dans les bureaux pour le traitement des affaires.

Collaboratif, versionning

Archives intermédiaires : Ensemble de documents qui, n'étant plus d'usage courant, doivent être conservés temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques (y compris les documents qui après tri seront conservés comme archives définitives).

Contentieux, preuve

Archives définitives : Documents qui, après évaluation, sont conservés sans limitation de durée.

Capital informationnel, patrimonial

DEFINITION ‐ TABLEAU DE GESTION ‐ LES 3 AGES ‐ CYCLE DE VIE – GED & SAE

Les 3 âges des archivesLes 3 âges des archivesCourant, intermCourant, interméédiaire, ddiaire, dééfinitiffinitif

Cycle de vie des documentsCycle de vie des documentsPour une dPour une déémarche optimismarche optimisééee

Archive Courante Archive

IntermédiaireArchive définitive

Création Gestion Validation

Dématérialisation amont

Gestion électronique documentaire – Versions …

PDF/A – Signature électronique - horodatage

Versement - SEDA

Stockage : SAE

Versement SEDA

Conservation définitive : SAE

DEFINITION ‐ TABLEAU DE GESTION ‐ LES 3 AGES ‐CYCLE DE VIE – GED & SAE

destruction

GED ou SAEGED ou SAEDes objectifs diffDes objectifs difféérentsrents

DEFINITION ‐ TABLEAU DE GESTION ‐ LES 3 AGES ‐ CYCLE DE VIE –GED & SAE

GED

• Permet la modification de documents et la production de plusieurs versions ;

• Peut permettre la destruction des documents par leur auteurs ;

• Peut comprendre la gestion de durées de conservation ;

• Peut comprendre une structure organisée de stockage, sous le contrôle des utilisateurs;

• Est « a priori » dédié à la gestion quotidienne des documents pour la conduite des affaires.

SAE

• Interdit la modification de documents ;• Interdit la destruction des documents

en dehors d’un contrôle strict ;• Comprend obligatoirement un contrôle

des durées de conservation ;• Comprend obligatoirement une

structure rigoureuse de classement (plan de classement), gérée et contrôlée par l’administrateur ;

• Peut faciliter les tâches quotidiennes mais est aussi destiné à la constitution d’un fonds sécurisé des documents probants de l’entreprise.

L’archivage électronique : Réglementation & normalisation

• Introduction : Un domaine Complexe• Les principales lois et normes• RGI & RGS• Loi reconnaissant la valeur probante des document numériques• Outils standardisés : DTD EAD & PSE (SEDA)

INTRODUCTION – PRINCIPALES LOIS ET NORMES – VALEUR PROBANTE – OUTILS NORMALISES

Le contexte réglementaire et normatif portant sur la dématérialisation et l’archivage numérique est particulièrement dense et complexe.

L’archivage des documents administratifs est règlementé par le code du patrimoine, le code général des collectivités territoriales et une circulaire du Premier ministre de novembre 2001. Cette loi à étémodifiée par la LOI n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives.

Ce cadre juridique est en évolution, à la suite de différents textes relatifs à la conservation des documents numériques. La loi du 13 mars 2000 confère la même valeur juridique à l’écrit sous forme électronique et à l’écrit sur support papier

Un domaine complexe Un domaine complexe Un domaine rUn domaine rééglementglementéé et normaliset normaliséé par de nombreux textespar de nombreux textes

INTRODUCTION– PRINCIPALES LOIS ET NORMES – VALEUR PROBANTE – OUTILS NORMALISES

La mise en place de système électronique d’archivage est soumise à de nombreuses normes et réglementations. Nous allons trouver des textes sur :

– La loi du 13 mars 2000 sur la valeur juridique des documents numériques

– la gestion des archives en général (code du patrimoine)– la gestion électronique des données personnelles (CNIL)– des normes et modèles : MOREQ2, AFNOR Z42-013, ISO

15489, ISO 14721 (OAIS), ISAF, ISDF, ISAIAH, …– les standards d’échanges (SEDA)– les métadonnées (Dublin Core, EAD) – les documents à conserver et leur DUA (circulaires 95)

Principales lois et normesPrincipales lois et normesLes incontournablesLes incontournables


Il spécifie les exigences à respecter dans le développement des systèmes d’information pour en garantir :– l’interopérabilité– l’évolutivité et la cohérence de vues de l’usager pour le RGI– la sécurité pour le RGS

Il s’agit d’un élément normatif qui se met en place dans un cadre réglementaire applicable aux acteurs de la sphère publique, il couvre :– normes, standards et spécifications techniques– guides de mise en œuvre des services– politiques (archivage, qualité de services)– modèles de données– nomenclatures et base de données– …

Il définit aussi les procédures de vérification de conformité(certification/labellisation)

RGI & RGS RGI & RGS Le rLe rééfféérentiel grentiel géénnééral dral d’’interopinteropéérabilitrabilitéé et de set de séécuritcuritéé

Depuis la loi du 13 mars 2000, le Code civil admet en preuve le document électronique, « sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. »

Cette évolution a soulevé dans son sillage la question de l'archivage électronique sécurisé.

La valeur probanteLa valeur probanteLes documents numLes documents numéériques ont driques ont déésormais une valeur probantesormais une valeur probante


Les deux principaux outils sont :

– La DTD EAD : La DTD EAD est destinée à la description d'une production documentaire (méta données descriptives) et permet de structurer les instruments de recherche de type archivistique : inventaires, répertoires, catalogues de collections... Elle est fondée sur la norme XML. NB : il existe une DTD EAC pour la descriptions des autorités productrices.

– Le PSE = SEDA : Standard d’échange pour les versements.

Des outils standardsDes outils standardsVers un partage des informationsVers un partage des informations

INTRODUCTION – PRINCIPALES LOIS ET NORMES – VALEUR PROBANTE –OUTILS STANDARDS

Il vise à décrire un ensemble de métadonnées et son implémentation pour permettre le transfert d'archives électroniques d'un service versant à un service d'archives, avec les informations nécessaires à leur préservation, et la communication de ces archives au service versant et au public. Le standard défini est générique et adaptable à tous types de documents et de données électroniques.

Il est basé autant que possible sur les normes :• XML• la norme ISO 14721 (modèle OAIS)• la DTD EAD (Encoded Archival Description)• le format d’encodage base 64 qui permet une encapsulation de

fichiers binaires en relation les uns avec les autres dans un même versement

DEFINITION – TABLEAU DE GESTION– LES 3 AGES – CYCLE DE VIE – SEDA ‐ VERSEMENTS

SEDASEDALes protocoles standard dLes protocoles standard d’é’échangechange

Les versementsLes versementsLes bordereauxLes bordereaux

Service producteur

Archive courante

Service AI

PSE = SEDA

Archive définitive

Archive intermédiaire

Clôture dossier

Fin de DUA

Versement

Versement

DEFINITION – TABLEAU DE GESTION – SEDA – LES 3 AGES – CYCLE DE VIE ‐ VERSEMENTS

PSE = SEDA

Le projet Archivage électronique

•Philosophie•Grandes étapes• Politique d’archivage• Principe d’amélioration continue

PHILOSOPHIE – LES ETAPES – POLITIQUE D’ARCHIVAGE – AMELIORATION CONTINUE

38

« La maîtrise des flux documentaires, leur gestion, leur conservation et la

dématérialisation représentent un enjeu important et doit permettre d’être bien sûr en conformité avec les règles et les lois mais aussi une meilleure efficacité du système d’information et une réduction

des coûts »

PhilosophiePhilosophieConformitConformitéé et amet améélioration des processuslioration des processus


39

La mise en place de services d’archivage électronique sécurisé repose sur une acception pluridimensionnelle :

• des aspects techniques ; • des aspects organisationnels ; • des aspects fonctionnels ;• des aspects juridiques et réglementaires, Normatifs • de l'aspect patrimonial.

Et une capitalisation par les retours des expérimentations.

Source ANSSI : Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information

Une approche pluridisciplinaireUne approche pluridisciplinaireUne conformitUne conformitéé

PHILOSOPHIE – LES ETAPES – POLITIQUE D’ARCHIVAGE –AMELIORATION CONTINUE

DDéématmatéérialiser en toute srialiser en toute séérréénitnitééSe faire assister pour Se faire assister pour ééviter les dviter les déérives rives

Les Les éétapes de la dtapes de la déématmatéérialisationrialisationVers une dVers une déémarche optimismarche optimisééee


Analyse contexte & besoins

Définition d’une stratégie et

d’une politique d’archivage

Rédaction CCTP

Choix d’un outil

Mise en œuvre

Recette

Suivi amélioration

42

* Cf art. Secrétariat général de la défense nationale Direction centrale de la sécurité des systèmes d’information

L'archivage électronique sécurisé repose sur un référentiel documentaire au moins composé de :

- la politique d'archivage (PA) ; - la déclaration de pratiques d'archivage (DPA) ; - le cahier des charges pour mettre en place le système d’archivage électronique ;

Et après la mise en œuvre d’un SAE- les modalités opérationnelles (MO) ; - la grille d'audit pour vérifier la conformité par rapport au référentiel.

Contrôle permanent

MMééthodologiethodologieUn projet avec un plan de continuitUn projet avec un plan de continuitéé et det d’’amamééliorationlioration


MERCI POUR VOTRE ATTENTION

DEMONSTRATION D’UNSAE