session dinfo fse – infosessie esf 27 / 03 / 2012 service public de programmation int é gration...

Session d’info FSE – Infosessie ESF27 / 03 / 2012

Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Programme de la journée

1. Introduction

2. Résultats de l’audit et points d’attention des contrôles

Pause-café

3. Feed-back des rapports annuels d’exécution 2010

4. Orientation de la nouvelle programmation 2014-2020

5. Séance questions/réponses (réponses aux questions formulées préalablement)

Pause du midi

6. Workshop sur le double subventionnement


1. Introduction

Objectif de la journée

Nouvel organigramme du service


Service CPAS

Lesiw Alexandre

Service Sécurité d'information

Service Activation et FSE et FEI

Julemont Jocelyne

Fonds Social Européen (FSE) et Fonds d'intégration Européen

(FEI)

Anthuenis Tom

FSEBossuyt Nele (Nl)

De Winter Josiane (Nl)

Djouda Lynda (Fr)

Gabriels Elsy (Nl)

Kalinda Yvonne (Fr)

Pinoy Stephanie (Nl)

Ziati Karima (Fr)

FEIAnseeuw Martha

(Nl)

Paiements Activation

Service Réglementation CPAS et conflit de compétence

Service Revenu d'intégration

Sociale et Loi 65

Nouvel organigramme du Service CPAS


2. Résultats de l’audit et points d’attention des contrôles


Contrôles et audit : visites effectuées

Autorité de gestion• Contrôle sur place par les auditeurs

– Contrôle préventif et visite des projets 2011

• Contrôle sur place de l’inspection– Inspection des projets 2010

Autorité d’audit– Projets d’audit operationnels 2008 et 2009– Vérification du système en novembre 2011


Contrôles et audit : conclusions de l’audit

• Tâches administratives S’il n’y a pas de lien clair avec le projet = coûts

indirects

• Jours de congé et de maladie Ne peuvent être comptabilisé dans les heures

prestées

• Double subventionnement (voir cet après midi) Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Contrôles et audit : conclusions de l’audit (2)

• Recettes

Doivent être correctement et entièrement comptabilisées

• Preuves des heures prestées

1. Accompagnateurs :

1. Heures de formation, d’accompagnement, activation sociale : liste de présence !

2. Heures administratives :

liste de présence ET agenda !


Contrôles et audit : conclusions de l’audit (3)

• Preuves des heures prestées(suite)2. Participants:

Les listes de présence sont IMPORTANTES

Surtout pour les TRAJETS !

ex. : Heures de formation non encodées dans les fiches de présence pour le participant A

conséquence possible : trop peu d’heures prouvées, le participant sera en dessous du seuil de pertinence

Donc : tous les coûts liés au contrat art. 60 du participant A seront rejetés


Contrôles et audit : aperçu des conclusions de l’audit


Total audité 1.804.372,37 € %Tâches administratives 15.424,05 € 0,85 %

Maladies/Congés 11.486,42 € 0,63 %

Extrapolation 33.599,21 € 1,86 %

Double subventionnement 13.715,72 € 0,76 %

Revenus 7.554,44 € 0,42 %

Heures prestées (participants) 178.644,13 € 9,90 %

Autres erreurs 150,00 € 0,01 %

TOTAL 260.573,97 € 14,44 %

Contrôles et audit :impact des conclusions de l’audit

• Sanction forfaitaire pour les projets 2009 : Vu que le taux d’erreur est supérieur à 5% Sera divisée au prorata, le plus possible dans la part

publique

• Audit de la Commission EuropéenneSera effectué sur les projets 2010 deuxième

quinzaine du mois d’avril


Contrôles et audit :impact des conclusions de l’audit(2)

• Contrôle par l’inspection avant l’introduction à la CE :

Pour découvrir toutes les erreurs possibles pour que les coûts puissent être certifiés.

RESULTAT : les contrôles on desk devront être effectués aussi rapidement que possible

Pour veiller à ce que suffisamment de coûts soient remontés à l’Europe !


Audit et contrôles:les points d’attention du contrôle

1. Points d’attention administratifs• Eléments manquants dans la convention : Avenant / addendum nécessaire.

• Preuves de paiement:Manière la plus simple : cachet “payé” et signature du

receveur sur la facture

• Discussion concernant les participants absents = administration Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Audit et contrôles:les points d’attention du contrôle(2)

1. Points d’attention administratifs (suite)

• Chargement des documents dans l’application:

Dans la mesure du possible dans la période de remontée correspondante

Indiquer le type de fichier et le numéro de facture correct

• Rapport de contrôle administratif:Parcourir attentivement et répondre par mail aux

questions posées par les gestionnaires de dossier Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Audit et contrôles:les points d’attention du contrôle(3)

2. Points d’attention sur l’organisation• Fournir suffisamment d’heures:Pas seulement le minimum absolu pour être

subsidiable.

• Prévoir un backup pour les collaborateurs

OBJECTIF = EVITER LES RENONS


Pause-café


3. Feed-back des rapports annuels d’exécution 2010


Evaluation des mesures d’activation trajet & prétrajet – période 2008-2010

• Evaluation de l’efficacité des mesures d’activation

• Suivi de la trajectoire des bénéficiaires d’une mesure d’activation entre le troisième trimestre 2008 et le dernier trimestre 2010

• Couplage des données de PRIMAWEB avec la B.C.S.S.

la BCSS nous fourni, pour chaque dernier jour de chaque trimestre depuis 2008, la situation des personnes répartis par type de projet (ces informations ont été compilées et nous obtenons les tableaux ci-dessous)


Situation immédiate

Situation immédiate Trajets FSE Pré-trajets FSE

Emploi 77,0% 26,0%

Demandeur d'emploi 11,7% 7,9%

Inactivité 4,8% 32,4%

Autre situation 6,5% 33,8%

100% 100%

Effectif total 995 420

Position socioéconomique occupée au premier trimestre de suivi

• Résultats de mise à l’emploi très positifs• Spécificité de l’encadrement des trajets FSE :

encadrement personnalisé formations essentiellement données en groupe personnel spécifiquement affecté au suivi des trajets Usage d’un bilan socioprofessionnel


Situation à 1 an

Situation sur 1 an Trajets FSE Pré-trajets FSE

Emploi 84,1% 45,7%

dont 1 T sur 4 20,0% 10,1%

2 T sur 4 19,4% 9,3%

3 T sur 4 18,8% 11,3%

4 T sur 4 25,8% 15,0%

Autre 15,9% 54,3%

Effectif total 988 247

Répartition des individus suivis selon qu’ils ont travaillé zéro, un, deux, trois ou quatre trimestres au cours de la 1ère année de suivi


• Taux d’emploi global de 84,1% pour les personnes ayant terminé un trajet FSE

• Taux d’emploi global de 45,7% pour les personnes ayant terminé un pré-trajet FSE

Les ateliers / activités


Difficultés rencontrées par les promoteurs

Recrutement des participants est un processus difficile en soi

Le remplacement des participants est limité L’absence des participants est un problème

Changement remplacements :

Pré-trajet : de 40% en 2010 à 50% en 2011

Trajet : de 20% en 2010 à 40% en 2011

Changement seuil de pertinence :

Trajet : accompagnement + formation de 145h en 2010 à 125h en 2011


Difficultés rencontrées par les promoteurs (2)

• Lourdeur administrative (contrôles sur place trop tardifs)

• Faire une projection financière pour une demande future très difficile

• Fréquence des paiements aléatoires


Les points positifs présentés par les promoteurs

Le système informatique a mieux fonctionné gain de temps pour l’encodage des remontées.

Projet pluriannuel :A permis une meilleure organisation (ex. pour

les associations de CPAS)

A permis de dégager des solutions pour l’avenir, mieux envisager les formations (ex. mise en place de séances de rattrapage pour les personnes absentes)

Activités dynamiques groupes très dynamiques Activités mixtes et collectives richesse des

formations et soutien entre les personnes


Les points positifs présentés par les promoteurs

Activités évaluées par les participants et par les formateurs amélioration/ajustement des offres de formation pour les années suivantes

La stabilité des encadrants est importante

Pour 2011, les exigences du FSE sont plus abordables

Mise à l’emploi importante Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Résultat en terme d’embauche TrajetSynthèse rapport annuel 2010


Statut actuel des participants

EmploiIndemnités

de chômageRIS

Equivalent RIS

Aucune infoAutres

(indépendant, FQ, ALE…)

Total

Total hommes 36 35 7 0 6 7

Total Femmes 41 29 11 0 1 10

Total 77 64 18 0 7 17 183

42% 35% 10% 0% 4% 9% 100%

Profil des participants qui ont trouvé un emploi

Ont bénéficié d'un art 60

Ont bénéficié d'un RIS ou équivalent

Agées de 18 à 25 ans

Chefs de famille monoparental

D'origine extra communautaire

Plus de 45 ans

Total hommes 41 4 3 1 28 9

Total Femmes 39 5 4 21 22 16

Total 80 9 7 22 50 25

Résultat en terme d’embauche Pré-trajetSynthèse rapport annuel 2010

Statut actuel des participants

EmploiIndemnités

de chômageRIS

Equivalent RIS

Aucune infoAutres

(indépendant, FQ, ALE…)

Total

Total hommes 40 5 49 14 13 10

Total Femmes 22 7 32 6 12 9

Total 62 12 81 20 25 19 219 28% 5% 37% 9% 11% 9% 100%

Profil des participants qui ont trouvé un emploi

Ont

bénéficié d'un art 60

Ont bénéficié

d'un RIS ou équivalent

Agées de 18 à 25 ans

Chefs de famille monoparental

D'origine extra communautaire

Plus de 45 ans

Total hommes 23 22 24 1 12 0

Total Femmes 5 13 6 6 9 2

Total 28 35 30 7 21 2


4. Orientation de la nouvelle programmation 2014-2020


Politique de cohésion 2014-2020

• 6 octobre 2011 : Commission adopte propositions législatives

• Approche stratégique renforcée

• En ligne avec Europe 2020

• 20% des moyens FSE pour inclusion sociale


Modifications par rapport à 2007-2013

• Se concentrer sur les priorités stratégiques de l’UE 2020, à savoir : smart, sustainable and inclusive growth

• Récompenser les résultats

• Encourager une programmation intégrée (une réglementation générique avec des règles communes pour tous les fonds)


Modifications par rapport à 2007-2013 (2)

• Se concentrer sur les résultats

• Simplification des démarches • Joint action plan (JAP) les paiements

s’effectuent sur la base des résultats, et proposition de règles de remboursement simplifiées


• 20% des ressources FSE investissements visant à promouvoir l’inclusion sociale et la lutte contre la pauvreté et l’exclusion sociale


Piste possible : l’activation sociale

• Engagement des CPAS dans l’activation sociale pour les personnes qui sont trop éloignées du marché de l’emploi

• Compétence fédérale

• Pour 2020 : sortir 20 millions de personnes de la pauvreté


Le Joint Action Plan (JAP)

• Instrument basé sur les résultats permettant l’exécution de certaines parties du programme opérationnel

• Volonté politique Européenne : travailler avec un système de management simplifié mettant l’accent sur les résultats


Le Joint Action Plan (2)

• Ambition générale : Atteindre les grands objectifs de l’UE. Les paiements reposent : – Les résultats – Les produits (outputs)– Les étapes clés– Les délais

• Le JAP couvre toutes sortes d’action qui contribuent à la réalisation des résultats visés

• La sécurité juridique est assurée par le fait que la Commission approuve formellement le JAP.

Négociés avec la C.E.



• Négociations avec la Commission européenne sur le produit et les résultats requis approbation du JAP.

• Le plan est géré et payé sur la base des résultats. Des étapes clés sont définies et un paiement a lieu à chaque fois qu’une étape est franchie.

• Les contrôles portent sur les résultats et sur le produit, et non sur les dépenses faites par le bénéficiaire.



• Avantage d’un JAP : la flexibilité, l’encouragement à fournir des résultats, la sécurité juridique et la réduction de la charge au niveau de l’audit.

• L’inconvénient du JAP : charge de travail supplémentaire pour élaborer et négocier un JAP et pour suivre le plan d’action qui en assure l’exécution.

• Le JAP : « nouvelle culture » de nouveaux instruments et de nouvelles méthodes de travail.


Gestion financière

• La Commission propose d’utiliser à partir de 2014 un nouveau système de comptes annuels, une déclaration de gestion annuelle et une approbation annuelle des comptes par la Commission.


Projets classiques

• Une partie du programme FSE 2014-2020 doit toujours être réalisée par le biais d’appels à projets et de sélections de projets classiques.

• Priorité 2014-2020 : les actions liées à l’insertion sociale des groupes marginalisés tels que les Roms.

• Concernant les autres projets classiques: les propositions de réglementation actuellement débattues au Trilogue doit être suivi de près. Simplifier les méthodes de travail pour les pré-

trajets.


5. Séance questions/réponses (réponses aux questions formulées à l’avance par les promoteurs)


Questions écrites

• L'accord du nouveau gouvernement fédéral a-t-il des incidences sur l'orientation de la nouvelle programmation 2014-2020 ?

• Quelles sécurités peut-on garantir aux CPAS qui ont suivi les instructions d'Actiris par rapport aux différents contrôles/audits ultérieurs du programme FSE ?


Questions écrites (2)

• Quid des règles d'affectation du personnel CPAS aux projets FSE ?

• Quel type de comptabilité devrait être utilisée par les CPAS ?

• L’enregistrement des heures individuelles pour des cours de néerlandais dans un CVO ou une ‘école ouverte’: dans un trajet ISP. Peut on l’enregistrer comme accompagnement individuel ?


Merci pour votre attention.


Pause du midi


6. Workshop sur le double subventionnement


Double subventionnement: objectifs

• Aider le promoteur à :

- Faire la répartition des subsides selon leur provenance pour détecter les risques de double subventionnement.

- Calculer le montant minimum à imputer dans la part publique (intéressant pour un encadrant qui travaille à temps partiel dans un projet FSE) => optimalisation des moyens FSE

Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van deEuropese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Double subventionnement: objectifs (2)

- Aider le gestionnaire de dossier à :

- Veiller à la qualité du suivi des risques de double subventionnement pendant les visites préventives.

- Effectuer le contrôle des doubles subventionnements pendant les contrôles sur place et/ou on desk.


Double subventionnement : quand?

REGLE GENERALE :

• Dans CHAQUE période intermédiaire

(sur base des ESTIMATIONS les plus justes possible)

• Dans la période de régularisation(sur base des données REELLES)


Double subventionnement: quand? (2)

EXCEPTIONS :

Quand il n’y a AUCUN RISQUE de double subventionnement, ex.:• Dans les pré-trajets : pas de frais salariaux

pour les participants PAS BESOIN DE tableau pour les participants.

• Quand vous n’imputez PAS DE frais salariaux pour les encadrants ou les participants dans la part FSE PAS BESOIN DE tableau


Double subventionnement : pratique

TABLEAUX


session dinfo fse – infosessie esf 27 / 03 / 2012 service public de programmation int é gration...

Documents