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Séminaire CMS 22/09/06 1

D’un Content Management System……à un Environnement de Travail Collaboratif.

Le cas de e107

Arnaud Bonnard – INRETS/LESCOT

Zahra Haddab – INRETS/LESCOT


Sommaire

• HUMANIST et le CMS e107– Méthodologie– Choix techniques– Développements– Résultats

• D’autres applications– Le projet DACOTA– Les Unités de Recherche?

• Conclusions


Contexte

• Origine du projet– Réseau d’excellence HUMANIST

• Problématique– Faciliter la communication– Structurer et organiser – Pérenniser

Environnement de Travail Collaboratif (ETC)


Méthodologie (1/2)

• Un ETC pour la communauté HUMANIST– Existante– Spécifique– Hétérogène– Parfois réticente

• Mise au point d’une méthodologie adaptée– Pas une révolution mais une évolution


Méthodologie (2/2)

• Etude de l’existant– Content Management Systems– Groupware– Collaborative Workspace

• Analyse des besoins effectifs de la communauté


Choix techniques

• Le CMS e107– Fonctionnalités par défaut

• News• Forum• Téléchargement/Mise en ligne de documents

– Et extensions• Plugins• Communauté de développeurs

– Logiciel libre


e107 – Capture d’écran


e107 et méthodologie

• D’un CMS à un ETC – Développement itératif– Implication des utilisateurs– Démonstrations

• D’un système simple à un système complet


Les développements

• Les fonctionnalités de l’ETC – Personnalisation : Catégorie d’utilisateur…– Documents :Téléchargement/Mise en ligne– Evénements : Organisation, Calendrier…– Communication: Forum, Mailing List, Annuaire…– Système d’alertes

• Et prochainement – Wiki ?– Gestion Electronique de Document?


Démonstration

• Les diverses fonctionnalités….


Les résultats… en attendant l’évaluation finale.

• Encourageants– Nombre de connectés– Centralisation des documents– Retour d’expériences positif

• Mais parfois décevants– Utilisateurs réticents– Fonctionnalités bcp demandées mais peu exploitées

• Des solutions– Besoin d’un animateur!


D’autres applications ?• Transfert d’un ETC à d’autres applications?

– Un autre projet ?– Une unité de recherche ?

• Atout des CMS– Modularité du système– Bibliothèque de fonctionnalités génériques

• Elaboration rapide d’un système de base• Evolution vers un système plus spécifique

– Paramétrage simplifié– Code source générique et modulaire


ETC et Projets• Transfert à d’autre projets ?

– Chaque projet est spécifique• Thématique• Structure

– Besoin d’organisation et d’interaction

• Expérimentation avec le projet DACOTA


ETC et Projets (DACOTA)

• Approche méthodologique différente– Outils mis à disposition dès le début du projet– L’ETC est LE vecteur d’échange du projet

Caractéristiques de la communauté HUMANIST

Caractéristiques de la communauté DACOTA

-Existante

-Méthodes de travail existantes

-Hétérogénéité des membres

-Implication dans diverses activités

-…

-Nouvelle

-Pas de méthodes de travail


-Implication dans diverses tâches

-…


ETC et Projets (DACOTA)


ETC et UR

• Transfert à une Unité de Recherche ?– Chaque UR est spécifique

• Thématiques (Disciplines, Domaine d’application…)• Structure (Géographique, Humaine…)

• Pour amélioration de l’organisation et des interactions – Possibilité d’utiliser un ETC dans une UR


• Approche méthodologique type HUMANIST– Cerner les méthodes de travail existantes– Peut-on les améliorer ?– Pas de révolution, mais une évolution

ETC et URCaractéristiques de la communauté HUMANIST

Caractéristiques d’une Unité de Recherche

-Existante



-Implication dans diverses activités

-…

-Existante



-Implication dans divers projets

-…


Et concrètement…le cas GROGIK

• Je souhaite préparer une expérimentation impliquant plusieurs personnes de l’unité dans le cadre du projet GROGIK.

• Ce projet implique 2 chercheurs de l’unité et plusieurs membres de l’équipe technique.


Cas GROGIK

• J’ai du mal à identifier les personnes concernées par la réunion préparatoire

• ETC– Système de catégorie d’utilisateur

• L’utilisateur choisi ses centres d’intérêts (appartenance à une thématique, ou à un projet de l’unité, GROGIK en l’occurrence)

• Il figure alors dans la liste de diffusion associée

– J’adresse un mail au groupe GROGIK


Cas GROGIK

• Une fois la réunion terminée, je souhaite partager le compte rendu de la réunion préparatoire.

• ETC– Dans la rubrique « documents », je met en ligne

mon compte rendu dans la catégorie GROGIK– Le document est consultable facilement.


Cas GROGIK

• Je souhaite programmer une prochaine réunion

• ETC– Dans le calendrier, création d’un événement

« réunion » associé au groupe GROGIK– Les personnes du groupe GROGIK seront alors

automatiquement alertées


Cas GROGIK

• D’ici la prochaine réunion, je met au point le protocole de mon expérimentation avec les chercheurs impliqués dans GROGIK

• ETC– Dans le wiki, je crée une page

« protocole_GROGIK »– Les intéressés peuvent à volonté modifier cette

page, ou simplement la consulter


Cas GROGIK

• En étudiant mon protocole, je rencontre une difficulté technique

• ETC– Le forum me permet de partager les problèmes

scientifiques ou techniques soulevés– D’autres membres de l’équipe ayant des idées

peuvent contribuer


Cas GROGIK

• Modification des méthodes de travail

Méthodes traditionnelles Avec un ETC

-Mail aux destinataires potentiels

-Documents en pièces jointes

-Mails pour planifier des réunions

-Echange de mails pour modifier et élaborer des documents en mode révision

-Echanges d’email en vue d’une discussion interactive

-Liste de diffusion

-Espace de téléchargement

-Calendrier avec rappels automatiques

-Utilisation du wiki

-Utilisation du forum


Conclusion du cas GROGIK

• A priori, de nombreuses fonctionnalités déjà implantées dans l’ETC peuvent répondre à des besoins d’une UR

• Mais, une analyse fonctionnelle détaillée reste nécessaire pour répondre au mieux aux mode de fonctionnement d’une UR.


Conclusion ETC• Faciliter et rationnaliser la circulation des

informations• En optimisant le stockage des informations

– Centralisation– Classement– Partage

• Rôle crucial de l’animateur de l’ETC– Encourager et faciliter l’évolution des pratiques

Ne remplace pas les contacts humains!!!


Conclusion CMS

• Systèmes modulaires– D’un simple site web à un environnement

collaboratif

• Déploiement facile à réaliser

• Paramétrage– Nécessite une connaissance du système– Important

• Logiciels libres


Merci de votre attention!

Informations complémentaires:

http://e107.org

http://www.opensourcecms.com/

[email protected]

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http://www.opensourcecms.com/