Dans quel contexte s’est opéréle choix de la solution GT Medde Maincare Solutions ?Isabelle Parent : Le CHRU ne disposaitpas de solution informatique pour le suividu temps médical (tableau de service, degardes, d’astreintes). Pour répondre auxobligations réglementaires et faciliter sagestion pour les praticiens comme pourle département des affaires médicales,nous avons lancé un appel d’offres en2015. Nous avons choisi la solution GTMed proposée par Maincare Solutionspour ses fonctionnalités et ses référencesdans d’autres CHU.

Quelle gouvernance de projet a été mise en place ?IP : L’établissement a installé un comité depilotage réunissant des représentants de ladirection générale, de la CME, des direc-teurs de pôles ainsi que les directeurs etchefs de projets.Adeline Yessad : Le projet a été porté parune direction tripartite composée du président de la commission de l’organisa-tion de la permanence des soins, de la directrice des affaires médicales et de la directrice des projets du département desressources numériques. J’y ai été associéeen qualité de chef de projet métier avec lesoutien d’une chef de projet technique.Nous avons tous travaillé en étroite colla-boration, condition indispensable de laréussite du projet.Annick Pigot : Le succès de l’opération repose en effet sur une bonne complémen-tarité des services impliqués et des échangesréguliers entre les différents acteurs àchaque étape importante du projet.

Comment s’est déroulé le déploiement de la solution ?IP : Les travaux de paramétrage de GTMed ont débuté en 2016, avec une phasede test auprès de services pilotes dès l’été2016. Le déploiement de la solution surl’ensemble des services du CHU a quantà lui pris fin le 31 décembre 2016. En huitmois, tout était opérationnel.Le démarrage au changement d’année civile était primordial pour ne pas fairecohabiter deux systèmes différents.Maincare Solutions, très au fait de la réglementation et des problématiquestechniques, nous a accompagnés pourréussir le paramétrage le plus adapté possible et éviter l’effet « usine à gaz ».

Comment ont été formés les utilisateurs à cet outil ?AY : Nous avons privilégié l’e-learningpour tous les utilisateurs via la plateformeTuitiz de Maincare Solutions, suivi dequelques séances en présentiel, courant2017, pour permettre aux référents d’approfondir l’utilisation de la solution.Au final, 2 500 médecins et 800 internesont été ainsi formés en quelques mois.

Quels bénéfices avez-vousconstatés ?AY : Ils sont nombreux. Les praticienspeuvent consulter leurs compteurs indi-viduels (congés, compte épargne-temps,temps additionnel…) en temps réel, demander des absences, déclarer leursdéplacements dans le cadre des astreinteset consulter les tableaux de service.L’outil a permis de rationaliser la gestionet le suivi des éléments variables de paie.

IP : Au-delà des fonctionnalités adminis-tratives simplifiant la gestion de la paie etdes absences, l’établissement dispose àprésent d’un outil pour suivre l’organisa-tion médicale des services et leur permet-tre d’avoir une vision des ressources disponibles pour répondre à leurs besoinsd’activité. Les différents postes de travailen fonction des spécificités de chaque service (blocs, consultations…) peuventêtre visualisés avec une vision globale dela répartition du temps de travail.IP/AY : Cette solution permet l’extractiond’informations utiles au suivi budgétaire,à la gestion du temps de travail et à laproduction d’indicateurs pour les pôlesqui facilitent leur réflexion sur leur orga-nisation médicale. C’est aussi un atoutsupplémentaire pour la certification descomptes puisque l’usage des deniers publics est fiabilisé.Enfin, GT Med est particulièrement apprécié des jeunes médecins, soucieuxde leur qualité de vie au travail, notam-ment de la gestion de leur temps de travailet de leurs congés. C’est un élément d’attractivité supplémentaire pour leCHRU.

Comment envisagez-vous de faire évoluer la solution ?AP : Nous travaillons à la sécurisation desflux extérieurs pour permettre aux praticiens d’accéder à distance à leursplannings et à leurs compteurs via uneapplication mobile en cours de validation.

� Propos recueillis par Pierre Derrouch

Le CHRU de Lille vient de déployer, en un temps record, la solution GT Med de Maincare Solutions pour le suivi du temps médical. Entretien croisé au CHRU avec Isabelle Parent, directrice des affaires médicales, Annick Pigot, directrice des projets au département des ressources numériques, et Adeline Yessad, responsable du développement des ressources humaines médicales.

WWW.DSIH.FR | OCTOBRE 2017 53

RH et santé Le CHRU de Lille numérise le suivi du temps médical