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Changement d’année scolaire

Service Assistance 20/06/2016 1

Sommaire

ETAPE 1 : Création de la nouvelle année scolaire ................................................... 2

ETAPE 2 : Vérifier l’archive ..................................................................................... 5

ETAPE 3 : Importation des données depuis Elèves ............................................. 5

1. Vérification du lien dans Elèves ........................................................................................... 5

2. Transfert des élèves de Elèves vers Notes – Absences .............................................. 5

3. Transfert des classes ................................................................................................................. 6

4. Vérification du nombre d’élève ................................................................................................ 6

ETAPE 4 : Paramétrage pour la nouvelle année ...................................................... 7

A. Définition des périodes ................................................................................................................ 7

B. SEUIL_DATE_ENTREE ................................................................................................................. 10

ANNEXE 1 : les classes avec subdivisions dans Magister Notes ............................. 12

IL EST IMPERATIF D’EFFECTUER UNE SAUVEGARDE DE VOS FICHIERS AVANT DE DEMARRER CES PROCEDURES (A CONSERVER)

ATTENTION la création de la nouvelle année scolaire n clôture l’année scolaire n-1.

Vous devez donc réaliser au préalable :

Les éditions du 3ème trimestre Les éditions annuelles

La création de la nouvelle année se lance EN AUTOMATIQUE pour chacun des établissements les uns après les autres, en vous demandant les dates de début et de fin d’année scolaire pour chacun d’entre eux.

FAITES SORTIR TOUS LES UTILISATEURS DE

Notes – Absences, Elèves, Facturation et Pré-inscrits



ETAPE 1 : Création de la nouvelle année scolaire

la synchronisation avec ProfWeb doit être neutralisée (voir la fiche technique sur le site internet magister, onglet « ProfWeb) Arrêt des synchronisations WEB

Démarrer MAGISTER NOTES Fichiers

Paramètres

Dans l’onglet Paramètres, l’onglet Etablissements s’affiche au premier plan avec la liste des différents établissements et les années scolaires déjà paramétrés.

Cliquez sur le bouton :

Dans le champ Nouvelle année scolaire saisir la nouvelle année sous la forme aaaa-aaaa (2016-

2017) puis cliquer sur le bouton :



Confirmer la création de la nouvelle année en cliquant sur

Après confirmation, l’écran de changement d’année scolaire apparaît :

Par défaut l’option Conserver les fichiers est cochée. Nous vous conseillons de conserver cette option. Seul le fichier des élèves sera remis à zéro.

Cliquer sur le bouton pour lancer le changement et cliquer sur Oui pour confirmer le traitement.

Cliquer sur ok et rentrez de nouveau dans le logiciel Magister Notes Le système vous demande alors de saisir les dates de début et de fin d’année scolaire pour le 1er de vos établissements :



Cliquer sur le bouton après avoir saisi les dates, le système vous demande en automatique les dates pour l’établissement suivant. Quand les dates sont saisies pour tous les établissements, Magister Notes demande un redémarrage obligatoire :

Validez Puis rentrez dans Magister Notes et vérifiez que votre année scolaire est correcte. Fichiers

Paramètres

Le changement d’année scolaire entraîne la remise à zéro du calendrier de la gestion des absences. Il faudra donc penser à le paramétrer de nouveau.



ETAPE 2 : Vérifier l’archive

Dans le menu Consultation Année scolaire 2015-2016

Sous le profil SUPERVISEUR, cliquez sur Consultation puis Année Scolaire 2015/2016. Vous pouvez éditer un récapitulatif annuel, par exemple, pour vérifier l‘archive.

ETAPE 3 : Importation des données depuis Elèves

1. Vérification du lien dans Elèves

Au préalable, vous devez avoir saisi le lien entre Magister Elèves et Magister Notes dans Magister Elèves : Paramètres Liaisons Magister Notes

2. Transfert des élèves de Elèves vers Notes – Absences

La nouvelle année scolaire doit être déjà créée dans Magister Elèves

Dans Magister Elèves : Menu Paramètres Liaison Magister Notes

Indiquez le chemin d’accès à la base

Magister Notes en cliquant sur



Cliquez sur le bouton : pour envoyer l’intégralité des éléments (Elèves, Responsables) d’un seul clic dans le logiciel Magister Notes. Par la suite, les modifications apportées dans Magister Elèves seront transférées automatiquement dans Magister Notes.

3. Transfert des classes

Ouvrir l’application Elèves

Cas particuliers : Les classes avec subdivisions dans Magister Notes : se reporter à l’ANNEXE 1 : Possibilité de créer une affectation par subdivision

4. Vérification du nombre d’élève

Dans Notes, menu Paramètres, onglet Elèves

Dans Elèves, Statistiques, RNE/Classe/Mef

Cliquer sur pour transférer le paramétrage des classes dans les notes. Faire cette manipulation pour chaque établissement. Si vous faites une modification ou un ajout de classe dans le courant de l’année, il faudra refaire un transfert en cliquant sur le bouton. Le transfert des classes ne se fait pas automatiquement pour éviter des erreurs.



ETAPE 4 : Paramétrage pour la nouvelle année

A. Définition des périodes

La définition des périodes est primordiale dans le fonctionnement du logiciel Magister Notes. Lorsque vous paramétrez les périodes de l’établissement, vous ne devez en aucun cas créer autant de périodes que vous avez de niveaux ou de classes. En conséquence, au niveau de l’établissement, vous ne devriez mettre que les trois trimestres et deux semestres (si nécessaire). Des périodes particulières peuvent être incrémentées en sus mais ne doivent pas correspondre à des trimestres ou des semestres. Vous devez définir pour la nouvelle année les périodes :

de l’établissement des niveaux des classes

Fichiers Paramètres

Périodes / Types de devoirs / Motifs Cliquez sur « Ajouter » dans la partie « période » et créez toutes les périodes de l’année. Les périodes sont composées obligatoirement du :

libellé de période

date de début (ne dois pas se chevaucher avec une date de fin)

date de fin (ne dois pas se chevaucher avec une date de début)

un code de calcul : soit T1,T2.. ou S1,S2 ou de type P1, P2...

un coefficient : qui permet de calculer la moyenne annuelle.

Concernant les périodes, il est important de créer en début d’année scolaire toutes les périodes de l’année, de les affecter par niveau et par classe, bien que les dates des périodes ne soient pas définitives. Il sera toujours possible de modifier ces dates ultérieurement, mais il est interdit de créer, par exemple, le 1° trimestre, puis au mois de décembre de rajouter le 2° trimestre et au mois de mars le 3°trimestre. Les types de devoir sont définis en début d’année et ne doivent pas être renommés par la suite. Ces types de modification peuvent engendrer des pertes de données sur les devoirs et les appréciations. Si vous devez faire ce type de modification, merci de contacter le service assistance de Magister qui vous guidera dans l’ordre des manipulations à effectuer.



Ces informations (données à titre indicatif) sont à renseigner sur la ligne qui apparaît en bas du tableau des périodes Vous devez affecter les périodes créées dans l’onglet périodes à tous les niveaux de votre établissement : Fichiers Paramètres

Niveaux Sélectionnez un niveau puis cliquer sur le bouton Ajouter dans la partie : Périodes affectées au niveau sélectionné. Choisir les périodes à affecter au niveau sélectionné (maintenir la touche CTRL enfoncée pour faire une sélection de plusieurs périodes)

puis cliquer sur pour faire passer les périodes dans la colonne périodes affectées.

Puis cliquer sur pour valider.

Une modification des dates de la période « établissement » sur chaque niveau est possible en cliquant sur le bouton « modifier », afin d’obtenir des périodes différentes d’un niveau à l’autre. Vous devez affecter les périodes créées dans les niveaux de votre établissement à toutes les classes Fichiers Classes Sélectionner une classe et cliquer sur le bouton modifier



pensez à constituer les groupes d’élèves, dans le menu “paramétrage”, “groupes d’élèves”, puis à les affecter aux classes, dans le menu « Fichiers », « Affectation ».

le nom du groupe est affiché sur Profweb (et non le code) il doit être explicite. vérifiez l’affectation des classes et l’affectation des examens blancs : disciplines, groupes d’élèves et professeurs. Dans le paramétrage des matières, il est conseillé d’avoir un seul code par discipline, exemple : une seule discipline ANGLAIS LV1. Dans le menu « Fichiers », « affectation » et « affectation examens ».

une fois le paramétrage terminé, éditez l’affectation de chaque classe pour les pointer. faite une vérification “paramétrage prof” dans le menu Edition. Vérifiez les professeurs dans le menu paramétrages, professeurs. Les nouveaux professeurs seront créés dans le menu paramètres, professeurs. Puis, dans Paramètres, Utilisateurs, cliquez

sur le bouton pour générer les utilisateurs “professeur”, les nouveaux professeurs seront ajoutés et les anciens utilisateurs ne seront pas modifiés.

Dès que Magister Notes se trouve en modification sur la classe, les périodes sont actualisées automatiquement en fonction des paramètres périodes du niveau sélectionné.

Cliquez sur

Il est possible pour chaque classe de modifier les dates des périodes affectées par le niveau.

Pensez à renseigner le professeur principal

Rappel



Avant la saisie des notes : une fois le paramétrage de magister notes terminé :

Réactivez les tâches planifiées sur le serveur : menu Démarrer, Panneau de Configuration,

Tâches planifiées, clique droit, Propriété, cocher « Activée » : Web2Prof (toutes les nuits,

les notes saisies sur le web sont transférées dans magister notes) et Prof2Web (le

paramétrage de magister notes est transféré une fois par semaine, sur ProfWeb.

Transférez l’affectation des professeurs au site profweb : dans le menu Paramètres, onglet

Professeurs, cliquez sur le bouton pour chaque professeur : le faire dans la même demi-journée.

A partir de 12h ou à partir de 19h, vérifiez sur le site profweb si les professeurs sont actifs, avec votre IDENTIFIANT : SUPERVISEUR et votre mot de passe.

B. SEUIL_DATE_ENTREE

Le paramètre SEUIL_DATE_ENTREE présent dans le menu Paramètres, Divers, permet :

1. de ne plus transférer les élèves ayant une date de sortie inférieure au Seuil Date Entrée sur le site ProfWeb.

2. Pour les établissements dont les notes sont saisies

directement dans Magister notes : d’afficher en fin de liste les élèves entrés tardivement dans l’établissement, après la date renseignée dans SEUIL_DATE_ENTREE. Le professeur peut choisir d’utiliser cette option si vous cochez dans l’onglet “Préférences“ ce choix : (Fichiers / Professeur)

Pour modifier cette date :

Fichiers Paramètres Onglet

Cliquer sur , saisir la date, puis cliquer sur



Dans l’exemple :

1. tous les élèves sortis avant le 15/09/2013, ne seront pas transférés sur le site ProfWeb

2. tous les élèves entrés après le 15/09/2013 seront affichés en fin de liste dans Notes

Les élèves ayant une date de sortie inférieure au Seuil Date Entrée (dans l’exemple, le 15/09/2013) ne sont plus transférés sur le site ProfWeb.

04/09/2013 SEUIL 15/09/2013 02/07/2014

Elèves sortis : pas

transféré dans ProfWeb

Nouveaux élèves : affichés en fin de liste dans Magister Notes

Si vous avez déjà renseigné une date l’année dernière (dans le fichier sysnote.ini) exemple : 15/09/2015, le changement d’année renseignera : 15/09/2016. Si vous n’avez pas renseigné de date, cette fonction ne sera pas utilisée : le changement d’année renseignera le 01/09/2016.



ANNEXE 1 : les classes avec subdivisions dans Magister Notes Lorsqu’il existe des classes avec subdivisions dans Magister Elèves, l’affectation des matières et enseignants dans Magister Notes peut devenir compliqué avec la gestion de multiples des groupes d’élèves, des matières et des enseignants différents. Il est possible de créer automatiquement dans Magister Notes, une classe par subdivision. Ainsi, le paramétrage sera effectué sur la subdivision et non plus sur la classe entière. Il ne sera plus nécessaire dans ce cas, de créer des Groupes d’élèves en fonction de la subdivision (ou mef). Exemple : soit une classe de première dont la moitié des élèves suit un cursus de 1 ère Littéraire et l’autre moitié un cursus de 1ère Economique et sociale. Si la fusion est instaurée, Magister Notes comportera deux classes avec deux affectations différentes. Paramètres Classes Choisir un Etablissement La classe 1L-ES possède une subdivision 1-ES1 pour le MEF 1ES La même classe possède une subdivision 1L pour le MEF 1L Choisir la première classe puis cliquer sur modifier

Cocher la case : NOTES : fusion Classe et Subdivision Une classe 1L-ES1-ES1 sera généré automatiquement dans Magister Notes.

Les codes des classes et subdivisions déjà créés ne sont pas modifiables, vous devez vider de leurs élèves les classes et les subdivisions concernées pour pouvoir les supprimer et ainsi ajouter des codes plus « lisibles ».

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