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PROCEDURE MAITRISE DES DOCUMENTS

Date de validation : 31/01/2012

Objet : Matriser les documents internes du SMQE et la documentation externe Dfinir les rgles d'laboration des documents internes (type de document, rdig par, vrifi et valid par,

modles utiliser) et les modalits de diffusion, de modification et de mise jour, ainsi que les rgles d'archivage et de destruction de ces documents.

Dfinitions :

Manuel Qualit Environnement : Description du Systme de Management de la Qualit et de l'Environnement de l'INFOMA

Processus : Ensemble d'activits corrles ou interactives qui transforme avec une valeur ajoute les lments d'entre en lments de sortie.

Procdure : Document qui dcrit de manire spcifique et dtaille, un ensemble d'actions permettant de raliser une activit.

Instruction : Document qui dcrit comment est ralise une action. Modle : document vierge qui sert de formulaire pour les documents et les enregistrements. Enregistrement : Document faisant tat de rsultats obtenus ou apportant la preuve de la ralisation d'une

action . Documentation externe : ensemble des documents qui proviennent de l'extrieur de l'INFOMA et qui

impactent ses activits.

Domaine d'application : Cette procdure s'applique l'ensemble des documents qualit et environnement internes de l'INFOMA : manuel qualit environnement, processus, procdures, instructions et enregistrements.

Destinataires : ensemble des personnels de l'INFOMA.

Abrviations utilises : MQE : Manuel Qualit Environnement RQE : Responsable Qualit Environnement RQED : Responsable Qualit Environnement Dlgu PS : Processus CQ : Correspondant Qualit PR : Procdure Codir : Comit de direction de l'INFOMA IN : Instruction Resp. : responsable

Documents de rfrence : Norme ISO 9001 : 2008 Norme ISO 14001 : 2004 Manuel Qualit Environnement Processus SMQE & amlioration

Rdacteur : le RQE

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L'INFOMA a distingu 2 groupes de documents internes : groupe processus et procdures groupe instructions et modles

Ces diffrents documents du SMQE sont grs et valids selon les modalits dfinies dans le tableau ci-dessous :

Document Modle obligatoire

Rdig et modifi par

Vrifi par

Valid par

Resp.Stockage des documentsen vigueur = valid

en cours de modification

prims

processus ouiPilotes + RQE + RQED

RQE + RQED Codir

RQE ou pilotes

Intranet, rubrique Qualit/Env

DC QualitDC Qualit/archives

procdure oui Pilotes+acteursRQE + RQED

Codir ou pilotes

RQE ou pilotes

Intranet, rubrique Qualit/Env

DC QualitDC Qualit/archives

instruction non Acteurs CQ ou pilote

Pilote ou chef de service


Dossiers communs Supprims supprims

modle non Acteurs CQ ou pilote



Dossiers communs supprims supprims

Les documents n'ont pas de codification. Ils sont mis jour et modifis aussi souvent que ncessaire. Il n'y a pas de frquence de rvision impose.

Tous les documents sont en version informatique. Seules les versions informatiques font foi. Tout document imprim est immdiatement prim.

Modles et mentions obligatoires sur les documents : pour les processus et procdures :

les modles sont obligatoires la date de validation est obligatoire ils sont rpertoris dans dans le tableau des documents les versions en vigueur sont disponibles sur l'intranet

pour les instructions et modles : il n'y a pas de modle obligatoire ils doivent cependant tre rpertoris dans le tableau des documents ils doivent comporter une date de mise jour en pied de page ou en entte les versions en vigueur sont sur les dossiers communs

Seules comptent la date de validation pour les processus et procdures et de mise jour pour les modles et instructions.

Rle des responsables :Les responsables doivent :

veiller ce que les documents soient valids avant leur diffusion assurer que les documents diffuss soient mis jour rgulirement (rvision en revue de processus

notamment) assurer la disponibilit et l'accessibilit des versions pertinentes des documents applicables aux

personnes concernes assurer que les documents restent lisibles et facilement identifiables assurer que les documents d'origine extrieure soient identifis et que leur diffusion soit matrise empcher toute utilisation non intentionnelle de documents prims et les identifier de manire

adquate s'ils sont conservs dans un but quelconque veiller en collaboration avec le RQE, le RQED et les correspondants qualit, le cas chant, ce que

le tableau de matrise des documents (tableau_documents.ods) soit rempli et mis jour, le cas chant, chaque revue de processus.

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Chaque pilote de processus gre son tableau des documents comme pour son tableau d'amlioration.

Le modle du tableau des documents est le suivant :

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Resp. Titre du document Nom du fichier Chemin d'accs Rdacteur Valid par

Processus MAA SMQ & amlioration PS_SMQ.pdf intranet MAA 06/05/09 codir

Procdure MAA Matrise des documents PR_documents.odt intranet MAA 06/05/09 codir

Procdure MAA PR_enregistrements.odt intranet MAA 06/05/09 codir

Procdure MAA Audits internes PR_audits.odt intranet MAA 06/05/09 codir

Procdure MAA Amlioration PR_amlioration.odt intranet MAA 06/05/09 codir

Type de document

Date de validation

Matrise des enregistrements