portimagazineseptembre 2015 BRIO4YOU

3 Edito

BRIO4YOU

4 Avec BRIO4YOU, vous avez toujours une

longueur d’avance !

6 De MyBroker à App4Broker, votre appli

évolue.

8 "La signature électronique, c'est l'avenir !"

DÉMATÉRIALISATION

10 Nouvelle avancée spectaculaire dans

BRIO4YOU !

12 BRIO4YOU en quelques chiffres.

13 La téléphonie intégrée, c’est pour bientôt !

14 La signature électronique en 5 questions.

SERVICES

16 Portima est à votre disposition.

19 Saviez-vous qu’il existe une bibliothèque de

sélections dans BRIO(plus) ?

PortiMagazine BRIO4YOU est un magazine de Portima.

Éditeur responsable :

Claude Rapoport

Coordination :

Valérie Dechamps

Réalisation :

www.mindsetting.be

Vous avez des questions ou des remarques à propos d'un

article traitant de nos services? Dans ce cas, appelez

notre Infoline au 02/661.44.64.

Vous pouvez également consulter et télécharger ce

magazine sur notre site internet : www.brio4you.be

Si vous souhaitez recevoir le PortiMagazine BRIO4YOU sous format électronique, il vous suffit de nous communiquer votre adresse e-mail à portimacom@portima.com ou sur BEN à l'adresse http://ben.portima.be.

PortiMagazine BRIO4YOUpar courrier électronique?

Question TimeRépondez correctement à la question ci-dessous et gagnez 2 places de

cinéma. Nous avons 25 x 2 places à vous offrir.

N'hésitez donc pas à tenter votre chance!

Question : L’une de ces affirmations est fausse. Laquelle?

Solutions possibles :a) La signature électronique a la même valeur que la signature

manuscrite.

b) La signature électronique via un bouton de confirmation n’est pas très

fiable.

c) Un document digital signé avec la carte eID a la même valeur qu’un

document papier avec une signature manuscrite.

d) Il est impossible de falsifier un document digital qui a été signé

électroniquement sans que l’on s’en aperçoive.

Indiquez votre réponse sur le site www.brio4you.be/fr/questiontime.html

Les gagnants seront avertis personnellement.

Cher courtier,

Avec BRIO4YOU, vous avez toujours une longueur d’avance.

D’une part, les règlements que vous devez respecter pour Twin Peaks II sont publiés et se sont clarifiés progressivement depuis juillet 2013. Nous avons heureusement pu adapter BRIO4YOU au fur et à mesure et nous organisons des formations gratuites pour vous l’expliquer.

D’autre part, les technologies évoluent et Portima en profite pour innover avec APP4BROKER et la signature électronique.

Ainsi, vous disposez, avec une longueur d’avance, de l’outil adapté à vos besoins.

Bonne lecture,

Claude Rapoport Administrateur Délégué

Edito

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Avec BRIO4YOU, vous avez toujours une longueur d’avance !

BRIO4YOU

L’enregistrement de vos activités est un jeu d’enfant grâce au journal d’activités que vous pouvez, par ailleurs, mettre à la disposition de vos clients via MyBroker. Vous répondez ainsi à la demande de transparence exigée par Twin Peaks II.

Le bulletin financier est entièrement automatisé dans BRIO4YOU. Il vous permet de mieux cerner le profil d’investisseur de votre client.

De l’application des règles de Twin Peaks II à la dématérialisation des documents, en passant par les applis MyBroker et App4Broker, avec BRIO4YOU, c’est certain : vous avez toujours une longueur d’avance !

Notre objectif est clair : vous offrir des produits et des services modernes, fiables, faciles à utiliser et constamment adaptés à l’évolution du marché et de vos besoins.

Pour y parvenir, nous suivons de près toutes les nouvelles tendances susceptibles d’avoir un impact sur votre métier, qu’elles concernent le secteur de l’assurance à proprement parler ou la société en général. En voici quelques exemples :

BRIO4YOU et l’évolution du secteur de l’assuranceInutile de le rappeler : la réglementation de Twin Peaks II est le changement majeur de ces dernières années dans le secteur de l’assurance. Portima a suivi ce dossier attentivement. Rapidement, nous avons débuté les développements nécessaires pour répondre aux nouvelles exigences. Ainsi, aujourd’hui, grâce à BRIO4YOU et son appli MyBroker, vous êtes déjà prêt pour relever les défis posés par Twin Peaks II :

De nouveaux devoirs d'information ont été mis à votre disposition et peuvent être facilement signés électroniquement par vos clients.

Des sélections, basées sur les contrôles effectués par la FSMA, sont déjà mises à votre disposition dans la bibliothèque de sélections. Celles-ci vous permettent de répondre en un clic aux demandes de la FSMA (voir encadré).

BRIO4YOU et l’évolution des nouvelles technologiesC’est un fait : nous sommes entrés dans l’ère de la mobilité. L’information est désormais disponible partout et tout le temps. Des études ont déjà montré que les jeunes ne peuvent se passer des nouvelles technologies. Nos

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applis MyBroker et MyBroker Smart vous permettent de répondre à ces exigences de connexion puisque grâce à elles, vos clients peuvent notamment consulter leurs données d’assurances en ligne ou encore introduire une déclaration de sinistre.

BRIO4YOU et l’évolution de la sociétéLa dématérialisation est un phénomène qui se généralise.Chez Portima, nous travaillons à la dématérialisation depuis quelques années déjà. Ainsi, dès 2008, nous lancions le module PLW (PaperLess

Workflow), suivi peu après du module encore plus poussé, le PLWplus. Ces deux modules vous permettaient déjà d’avoir tous vos dossiers papier sous format électronique. Aujourd’hui, nous avons franchi une étape capitale supplémentaire dans le processus de dématérialisation avec la signature électronique via eID. Celle-ci est amenée peu à peu à remplacer la signature manuscrite et vous évite à l’avenir toute impression de document !

Désormais, plus aucune manipulation de papier n’est donc nécessaire entre

CONTRÔLES FSMA : LES SÉLECTIONS DE BRIO4YOU* VOUS FONT GAGNER UN TEMPS PRÉCIEUX

La FSMA a commencé à effectuer ses premiers contrôles afin de vérifier le respect des règles de Twin Peaks II.

Les produits Vie et Placement retiennent, entre autres, son attention. La FSMA demande de montrer tous les contrats Vie et Placement établis depuis le 1er mai 2015 (nouvelle date d’entrée en vigueur de la réglementation de Twin Peaks II).

Pour vous aider à répondre facilement à ce type de demande, Portima a élaboré deux sélections :

Liste des contrats Vie et Placement et leurs commissions à partir du 1er mai 2015

Liste des contrats en cours dans les autres domaines

Ces sélections vous permettent de retrouver facilement les contrats que la FSMA souhaite contrôler. Inutile pour vous de vous lancer dans l’élaboration de sélections fastidieuses : vous obtenez le résultat sans attendre !

* disponibles dans BRIOclassic, BRIO et

BRIOplus

vous, la compagnie d’assurances et votre client : de l’envoi d’une demande à la compagnie jusqu’à la réception des pièces en passant par la signature du client, tout peut désormais se passer par voie électronique !

Ainsi, grâce à notre politique de suivi mais aussi grâce à vous, qui collaborez continuellement avec nous pour nous faire connaître vos besoins réels, nos logiciels BRIO4YOU sont et restent des outils modernes, à la pointe de la technologie. Ils vous permettent de faire face à la concurrence et de répondre aux exigences croissantes de notre société et de votre fonction.

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Coup d’œil dans le rétroEn 2013, Portima lançait MyBroker. Développée pour être utilisée sur PC, sur tablette, et plus tard aussi sur smartphone (MyBroker Smart), l’appli MyBroker est disponible gratuitement dans tous les logiciels de la gamme BRIO4YOU. Son atout ? Un outil moderne à destination de vos clients, qui vous permet d’augmenter l’interaction avec eux et de renforcer leur fidélité.

MyBroker permet en effet à vos client de connaître, à tout moment et où qu’ils soient, leur situation en matière d’assurances. En route pour l’étranger, notre appli leur permet, par exemple, de savoir immédiatement s’ils disposent d’une assurance voyage. En un mot, grâce à MyBroker, ils obtiennent une réponse immédiate à leurs questions, même en dehors des heures d’ouverture de votre bureau. Mieux même, ils peuvent vous contacter directement en vous

envoyant un message, un formulaire voire même une déclaration de sinistre. Mais, MyBroker, c’est aussi une appli disponible pour vous, courtier. En effet, n’est-il pas intéressant pour vous aussi de disposer des données de tous vos clients sur votre tablette ? Portima a donc développé un niveau de sécurité plus important (via un certificat mobile), vous permettant de vous connecter au réseau de Portima et d’accéder ainsi à vos données via votre tablette. MyBroker Courtier était né.

Très vite, les différences entre l’appli de votre client et la vôtre vont s’accroître. Ainsi, par exemple, il vous est possible de charger des documents offline dans votre appli afin d’y avoir accès dans une région où il n’y aurait aucune connexion 4G ou Wifi. Vous pouvez également créer très facilement des prospects au moyen de leur carte eID. C’est simple, et très pratique !

Depuis le mois de juin, votre appli MyBroker Courtier est devenue App4Broker. Bien plus qu’un simple changement de dénomination, App4Broker, c’est la possibilité pour Portima de faire évoluer votre appli en fonction des nouvelles technologies et de VOS besoins.

De MyBroker à App4Broker, votre appli évolue

Applis BRIO4YOU

De MyBroker Courtier à App4BrokerBien entendu, ces différences ne vont pas s’arrêter là. Aussi, pour nous permettre de faire évoluer chacune des applications à leur propre rythme, nous avons décidé, en juin 2015, de changer la dénomination de l’appli pour les courtiers. Elle s’appelle désormais App4Broker pour vous, courtier, et reste MyBroker pour vos clients.

L’appli App4Broker n’a pas tardé à évoluer puisqu’elle dispose déjà d’une fonctionnalité qui n’est pas disponible dans la version MyBroker Courtier : la signature électronique (voir à ce sujet l’article ‘La signature électronique en 5 questions’) .

Désormais, App4Broker et MyBroker peuvent évoluer indépendamment l’une de l’autre pour correspondre aux besoins spécifiques de chacun.

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MyBroker Courtier devient

App4Broker

Comment obtenir App4Broker?

Pour disposer d’App4Broker, rien de plus simple ! Il vous suffit d’aller dans l’App Store ou dans Google Play et de la télécharger : elle est gratuite. Si MyBroker est déjà installé sur votre tablette, vous pourrez supprimer MyBroker après avoir téléchargé App4Broker.

Attention, pour pouvoir utiliser notre appli, vous devez installer - voire réinstaller si vous en avez déjà un - un certificat mobile. Pour ce faire, adressez-vous au LRA (responsable des certificats) de votre bureau afin qu’il puisse vous donner les codes nécessaires à l’installation de votre certificat.

Le 15 octobre prochain, MyBroker Courtier laissera définitivement la place à notre nouvelle appli App4Broker.

Pour éviter de vous retrouver sans votre appli, téléchargez sans plus tarder App4Broker et bénéficiez de ses dernières fonctionnalités, comme la signature électronique.

Pour de plus amples renseignements à propos d’App4Broker, n’hésitez pas à consulter nos questions les plus fréquentes (FAQ) sur www.brio4you.be/fr/faq-app4broker.

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“La signature électronique, c’est l’avenir !”

Interview

Dès qu’il a entendu, lors de nos soirées Movie4You, qu’il était désormais possible de faire signer électroniquement n’importe quel document d’assurance, Didier Rolland, gestionnaire du bureau des Carmes à Wavre, n’a pas hésité une seule seconde : pour lui, « la signature électronique, c’est l’avenir ».

Depuis que la signature électronique est possible pour tous les documents, Didier Rolland propose à ses clients, dès qu’il le peut, de signer par ce moyen, qu’il s’agisse d’une fiche client, du devoir d’information, d’une proposition ou encore d’un contrat.

Les clients acceptent facilement cette nouvelle manière de signer. Il n’y a à ce sujet ni crainte ni résistance de leur part. « Les clients réagissent positivement : c’est une avancée technologique. Cela les intéresse, et donc, ils acceptent sans problème de signer avec leur carte eID », raconte Didier Rolland. Bien entendu, pour autant que le client connaisse son code PIN, car, il faut bien le reconnaître, aujourd’hui, c’est là que le bât blesse principalement : trop de gens méconnaissent encore leur code PIN.

Didier Rolland

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La signature électronique: avantageuse à différents points de vue

«C’est d’abord pour le côté écologique et économique que je me suis lancé dans la signature électronique. Quand vous voyez le nombre de pages d’un contrat ou d’une proposition, c’est impressionnant. J’ai donc testé la signature électronique avec un premier client. Comme c’était assez facile, j’ai continué », poursuit Didier Rolland. Un petit bémol tout de même : la lourdeur de la procédure nécessaire pour intégrer un document signé dans BRIO4YOU. «On devrait pouvoir encore gagner plus de temps en intégrant facilement et directement le document au bon endroit dans BRIO4YOU. Pour le moment, je dois sauvegarder le document sur le PC avant de pouvoir l’annexer au dossier », poursuit Didier Rolland. (NDLR: Chez Portima, nous en sommes effectivement bien conscients et travaillons actuellement à alléger cette procédure). Néanmoins, il reste convaincu des avantages de la signature électronique. « J’attendais vraiment la signature électronique. Elle m’évite de devoir imprimer les documents et ensuite de les scanner. C’est pour moi, un gain de temps. Elle me permet de tout clôturer en présence du client, tout en restant dans le programme, c’est vraiment très pratique et facile. »

L’accès à MyBroker : la meilleure manière de fournir à votre client un document signé électroniquement mais aussi de lui faire savoir ce que vous faites pour lui

Une fois un document signé électroniquement, il n’a de valeur que s’il reste électronique. Si vous l’imprimez, il perd sa valeur : en effet, comment prouver que le document n’a pas été modifié après avoir été imprimé ou comment interpréter la signature apposée ? S’il reste électronique, vous saurez immédiatement à l’ouverture du document qu’il n’a pas subi de modifications depuis la signature : le cas échéant, vous recevrez immédiatement un message d’erreur.

Dans ce cadre, l’appli MyBroker est particulièrement pratique : dès qu’un document est signé avec la carte eID de votre client, vous pouvez le mettre à sa disposition dans MyBroker. Pour vous, c’est très facile, et pour votre client, cela lui évite de devoir sauvegarder localement ses divers documents d’assurances : tout est centralisé dans MyBroker.

De même, pour les documents moins ‘sensibles’, vous n’êtes plus obligé de les envoyer par e-mail à votre client pour qu’il les approuve : il vous suffit de les mettre à sa disposition dans

MyBroker. Votre client pourra les signer facilement, de chez lui, via le bouton de confirmation.

Mais MyBroker, c’est encore plus que cela. Ainsi, notre appli vous permet aussi de répondre à l’une des exigences de Twin Peaks II : une plus grande transparence vis-à-vis de vos clients.A ce propos, Didier Rolland confirme : « Nous donnons systématiquement, à nos nouveaux clients, l’accès à MyBroker. Pour les clients existants, nous tenons d’abord à nous assurer que toutes les données sont en ordre avant de leur donner l’accès. Avec la nouvelle réglementation de Twin Peaks II et tout ce qui en découle, nous avons pris un peu de retard dans ce projet, mais notre objectif est bien de donner l’accès à MyBroker à tous nos clients. » Et dans ce cadre, la politique du bureau est simple : les clients ont accès à tout, qu’il s’agisse des documents sinistres, des contrats ou encore du journal d’activités. Et Didier Rolland de conclure : « Les clients ont le droit de demander ce que l’on fait pour eux. MyBroker est une bonne manière de le leur faire savoir. »

Une chose est sûre, avec la signature électronique et MyBroker, vous êtes paré pour l'avenir.

Merci à Didier Rolland pour cette interview.

Didier Rolland

"Les clients ont le droit de demander ce que l’on fait pour eux. MyBroker est une bonne manière de le leur faire savoir."

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Nouvelle avancée spectaculaire dans BRIO4YOU !

Dématérialisation

Depuis quelques années, la dématérialisation est en marche dans BRIO4YOU : après le développement du PLW et PLWplus, vous permettant d’avoir tous vos dossiers entièrement digitalisés (contrats, courrier, etc.), après le lancement de MyBroker/App4Broker pour vos clients et vous – permettant de consulter les données d’assurance en ligne, la signature électronique via eID est désormais disponible. Avec cette nouvelle fonctionnalité, c’est une étape capitale du processus de dématérialisation qui est franchie !

Le bureau sans papier: la fin d’un mytheAujourd’hui, le bureau sans papier peut vraiment devenir réalité ! Grâce à la signature électronique via eID, vous pouvez, en effet, abandonner définitivement le papier dans votre bureau. Jugez plutôt. Vous vous rendez chez votre client, muni de votre tablette avec l’appli App4Broker. Sur votre tablette se trouve le nouveau contrat que vous devez faire signer à votre client. Vous l’avez reçu ce matin-même de la compagnie, au format PDF. Après les présentations d’usage du contrat, votre client, satisfait, souhaite signer le contrat. Plus besoin d’imprimer ce dernier. Il vous suffit de connecter votre lecteur eID et d’introduire la carte d’identité de votre client. Il encode son code PIN et le tour est joué. Il vient de signer son contrat ! Vous n’avez plus qu’à le

LE SAVIEZ-VOUS ?Pour pouvoir faire signer un document via eID sur votre tablette, vous devez disposer du lecteur adéquat.

Portima vous permet de commander le modèle dont vous avez besoin sur BEN > Autogestion > Commande lecteur eID

mettre à sa disposition dans MyBroker. En quelques minutes, vous venez d’accomplir un travail normalement long et fastidieux : imprimer le contrat en double exemplaire, le faire signer, le scanner, le classer éventuellement dans vos archives, en envoyer une copie à votre client après l’avoir mis sous enveloppe, …

Dès votre retour au bureau, vous pouvez annexer le contrat au dossier BRIO4YOU de votre client. Désormais, le dossier complet de votre client est archivé et centralisé. Simple et efficace.

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Les avantages de la dématérialisation

Gain de productivité Le traitement des documents est nettement plus facile et plus rapide. Plus besoin de mettre sous enveloppe, le classement est automatisé, cohérent et ordonné. Rechercher un document devient un jeu d’enfant. Vous avez un bureau bien plus ordonné, vous économisez des espaces de stockage et les coûts sont clairement diminués (frais de port, frais d’impression, etc.).

Information centralisée Elle est en permanence accessible à tous vos collaborateurs et peut circuler de manière fiable. La traçabilité des documents permet de s'assurer que l'on travaille sur la dernière version du dossier.

Protection de la planète À grande échelle le "zéro papier" a un impact favorable pour l'environnement (préservation des forêts, lutte contre l'effet de serre). Vous posez un geste écologique durable.

La signature via eID : une étape cruciale de la dématérialisationDans BRIO4YOU, un élément restait encore indispensable pour permettre une avancée spectaculaire dans le processus de dématérialisation : la signature électronique des documents via eID. Depuis le mois de juin, c’est donc chose faite : la signature via eID est possible.

Deux possibilités s’offrent à vous pour ce faire: soit, vous faites signer votre client lorsqu’il est chez vous, via votre PC, soit lorsque vous vous rendez chez lui, via votre tablette et l’appli App4Broker.

Désormais, vous disposez donc de deux types de signature électronique dans BRIO4YOU :

Via un bouton de confirmation : cette signature est utilisée pour tout document que vous pourriez envoyer à votre client en lui demandant une approbation par e-mail.

Via l’eID de votre client : indispensable pour les documents qui exigeaient auparavant une signature manuscrite. En effet, la signature électronique via eID est la seule signature qu’un

juge reconnaît comme ayant la même valeur qu’une signature manuscrite.

Nous vous détaillons les informations relatives à la signature électronique dans l’article ‘la signature électronique en 5 questions’.

11

Dématérialisation

Vous êtes de plus en plus nombreux à utiliser le PLW(plus) (près de 1600 bureaux, soit plus de 6500 utilisateurs). Cela se traduit par un nombre sans cesse croissant de documents chargés dans le PLW(plus). Ainsi, en juin de cette année, vous en avez uploadé pas moins de 1.900.000 !

Depuis un an, l’augmentation du nombre de clients auxquels vous donnez accès à MyBroker est très significative. En juillet 2015, ils étaient plus de 27.000 à bénéficier de ce service.

A PROPOS DE LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE…La signature électronique commence à prendre de l’ampleur. Plus de 15.000 fiches client ont déjà été signées électroniquement (via le bouton de confirmation) tandis que 1700 bulletins financiers ont été signés via eID. Depuis le mois de mars dernier, n’importe quel autre document peut également être signé électroniquement. 1250 documents ont été signés de cette manière.

La dématérialisation dans BRIO4YOU en quelques chiffres

30.000

25.000

20.000

15.000

10.000

5.000

0

03-201

2

06-201

2

09-201

2

12-201

2

03-201

3

06-201

3

09-201

3

12-201

3

03-201

4

06-201

4

09-201

4

12-201

4

03-201

5

06-201

5

0déc-08 déc-09 déc-10 déc-11 déc-12 déc-13 déc-14 juin-15

500.000

1.000.000

1.500.000

2.000.000

2.500.000

NOMBRE DE DOCUMENTS CHARGÉS EN UN MOIS DANS LE PLW(PLUS)

NOMBRE DE CLIENTS AYANT ACCÈS À MYBROKER

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La téléphonie intégrée, c’est pour bientôt !

BRIO4YOU

Vous rêvez de connaître le nom du client qui vous appelle avant même d’avoir décroché votre téléphone ? Composer un numéro de téléphone est pour vous une perte de temps ou une source d’erreur dont vous vous passeriez bien ? Alors, la téléphonie intégrée est faite pour vous !

Portima met actuellement en place une solution de téléphonie intégrée dans BRIO4YOU. L’objectif est double : gérer les appels entrants et les appels sortants.

La reconnaissance des appels entrants : aussitôt qu’un client vous appelle, un pop-up s’affiche sur votre écran mentionnant le numéro d’appel de votre interlocuteur. S’il s’agit d’un client ou d’un prospect repris dans votre logiciel BRIO4YOU, un simple

clic sur un bouton vous permet d’ouvrir sa fiche client. Vous obtenez ainsi directement toutes les informations concernant votre client, sans perte de temps !

Le ‘Clic to call’ : vous devez contacter votre client ? Nul besoin de composer vous-même son numéro : il suffit de cliquer sur le bouton qui se trouve sur sa fiche client et votre client est automatiquement appelé. Simple et efficace !

Pour vous offrir ce nouveau service, nous étudions actuellement deux solutions entre lesquelles vous pourrez choisir :

Soit vous souhaitez remplacer votre central téléphonique : dans ce cas, vous choisirez la solution ‘Voice over IP’ (téléphonie ‘in the cloud’).

Soit vous souhaitez garder votre central téléphonique. Vous opterez alors pour l’installation d’un serveur sur lequel seront enregistrés tous les noms et numéros de vos contacts. Un export de ces données pourra être facilement réalisé en BRIO4YOU pour être importé sur le nouveau serveur.

Bien entendu, la solution que vous choisirez dépendra de votre cas particulier.

Les premiers tests de ces deux solutions sont déjà en cours. Nous prévoyons de les commercialiser en 2016.

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La signature électronique en 5 questionsDématérialisation

1. Comment fonctionne la signature électronique chez Portima ?

via un bouton de confirmation ou via eID

La signature électronique a la même fonctionnalité que la signature manuscrite. Elle permet de s’assurer des éléments suivants :

L’identité de la personne qui a signé : chaque signataire doit être certain que son interlocuteur est bien celui qu’il prétend être et qu’il n’usurpe donc pas une identité.

Toute signature électronique est accompagnée d’un horodatage. Celui-ci consiste à apposer une date fiable à un fichier.

L’horodatage garantit : l’existence d’un fichier à une date

donnée. que celui-ci n’a pas été modifié

depuis cette date.

Tous les documents signés électroniquement sont conservés sur des serveurs hautement sécurisés, gérés conformément à notre politique d’archivage BRIO4YOU PortiSign.C’est donc là que se trouvent tous les documents ‘originaux’ que l’on pourra retrouver en cas de litige.

SIGNATURE DU DOCUMENT

HORODATAGE

ARCHIVAGE

L’intégrité du document : celui-ci ne peut pas être modifié sans que cela soit détecté.

La non répudiation de la signature : le signataire ne peut pas contester être à l’origine de la signature

La signature électronique protège de la contestation ‘Ce n’est pas moi qui ai signé’.

L’horodatage précise depuis combien de temps le document est intègre, ce qui est fondamental dans le cas où celui-ci doit être conservé sur le long terme.

L’horodatage protège de la contestation ‘Ce n’est pas ce que j’ai signé’.

L’archivage électronique représente donc l’ensemble des procédés permettant de conserver, protéger et archiver tous les documents électroniques sur un support numérique sécurisé. Il permet d’assurer la pérennité, l’intégrité et la confidentialité des documents archivés de manière 100% légale.

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2. Quelle signature électronique utiliser pour quel document ?

Tous les documents n’ont pas la même sensibilité et ne doivent donc pas être signés avec la carte eID de votre client. Le cas échéant, un mécanisme d’approbation suffit. Le devoir d’information en est un bon exemple : la signature passe par un bouton de confirmation.

Ainsi, tout document que vous pourriez envoyer à votre client en lui demandant une approbation par e-mail peut être signé avec un bouton de confirmation. Dans les autres cas, la signature via eID s’impose.

Il est à noter que la signature via un bouton de confirmation est vraiment fiable. Elle garantit le moment auquel

le document a été signé (horodatage) et l’intégrité du message (il n’a pas été modifié). Par ailleurs, elle inclut l’identification du signataire dans MyBroker.

3. Un document digital signé électroniquement a-t-il la même valeur qu’un document papier ?

Oui, pour autant que la signature soit réalisée avec la carte eID et que le processus d’archivage soit correctement effectué, ce qui est le cas avec la signature électronique via eID de Portima.

Remarque : toute signature électronique doit être considérée par un juge : lui seul pourra décider de la validité de la signature. Toutefois, lorsqu’il s’agit d’une signature

électronique via eID, il n’y a pas de contestation possible : le juge va la considérer comme ayant la même valeur que la signature manuscrite.

4. Que se passe-t-il si l’on tente de modifier un document après qu’il ait été signé ?

Il est impossible de modifier un document signé électroniquement. En effet, toute modification entraîne automatiquement un message d’erreur à l’ouverture du document. Une tentative de falsification n’a donc aucune chance de réussir.

5. Aujourd’hui, le client doit signer avec son eID sur la tablette ou le PC du courtier. Peut-on envisager qu’un jour, il puisse le faire de chez lui ?

Effectivement, en raison de contraintes techniques sur le PC du client (telles que l’installation du certificat de l’Etat Belge, la paramétrisation du logiciel, le lecteur eID nécessaire, etc.), le client doit signer son contrat chez son courtier. Toutefois, nous évaluons actuellement d’autres solutions qui permettront au client de signer de chez lui.

Nous vous informerons, bien entendu, de l’évolution de ce dossier.

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Portima est à votre disposition !

Services

Portima met un point d’honneur à toujours vous offrir le meilleur service. Un bon service commence par un bon produit. C’est pourquoi, nous veillons à faire évoluer votre logiciel de gestion BRIO4YOU en fonction de vos besoins. Ce faisant, vous gardez toujours une longueur d’avance sur vos concurrents. Mais notre rôle ne s’arrête pas là. Nous sommes également là pour vous aider à utiliser au mieux nos logiciels de gestion.

Portima suit de près les évolutions du secteur de l’assurance et des technologies afin de garantir que les développements de BRIO4YOU correspondent à vos besoins et que vous restiez compétitif. C’est pourquoi, votre logiciel de gestion est mis à jour deux fois par an, voire même plus, parfois, en fonction de l’actualité ! Ainsi, par exemple, lorsque la nouvelle réglementation de Twin Peaks II est entrée en vigueur, nous avons immédiatement entrepris les développements nécessaires pour vous assister et n’avons pas attendu pour les mettre à votre disposition.

Bien entendu, ces évolutions ne se font pas sans vous. En effet, toute personne qui travaille avec BRIO4YOU peut envoyer ses suggestions d’amélioration à son Users Club via uc.brio@portima.com ou ucbrioplus@portima.com. Vos demandes sont traitées au cours des réunions des Users Clubs et vous êtes ensuite tenu au courant de la décision prise à leur sujet. Les Users Clubs sont en quelque sorte vos porte-parole.

Mais les développements, seuls, ne suffisent pas. Pour pouvoir utiliser BRIO4YOU de manière optimale, une bonne connaissance de ses possibilités est essentielle. C’est pourquoi, nous mettons tout en œuvre afin que vous puissiez tirer le meilleur parti de BRIO4YOU : des spécialistes qui répondent rapidement et clairement à vos questions, diverses formations sur mesure, des coachings chez vous au bureau centrés sur la pratique, et un extranet plein d’informations utiles !

Notre Brokers Contact Center à votre service gratuitement

Vous avez un souci avec votre logiciel de gestion et ne savez pas comment poursuivre ? Pas de problème, vous pouvez faire appel chaque jour aux experts de notre Brokers Contact Center ! Ils répondent tous les jours ouvrables de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30 à toutes vos questions concernant l’utilisation de nos produits. Par ailleurs, afin de garantir le meilleur fonctionnement possible de votre bureau, nous nous engageons à prendre minimum 90% des appels téléphoniques dans les 30 secondes et nous nous fixons pour objectif de résoudre 80% de vos questions dans les 2 heures

Merci pour votre confiance !

L’année dernière, vous nous avez à nouveau donné un très bon score lors de l’enquête de satisfaction réalisée par le bureau indépendant ICMA. Vous nous avez fait savoir que vous étiez satisfaits de nos produits et services et nous avez gratifié pour la troisième année consécutive d’un label A ! Vous reconnaissez ainsi clairement la valeur ajoutée de BRIO4YOU et de nos services. Nous vous remercions pour votre confiance et mettons tout en œuvre pour que nos produits et services continuent à répondre au mieux à vos besoins.

16

et 90% dans les quatre heures. En pratique, au cours du premier semestre 2015, 96% des appels ont été pris dans les 30 secondes, 91% ont été résolus dans les deux heures et 93% dans les quatre heures. Vous pouvez donc compter sur notre Brokers Contact Center !

Un large éventail de formationsPortima vous offre tout au long de l’année un large panel de formations afin d’améliorer vos connaissances de BRIO4YOU. Outre les éléments de base, toute nouvelle fonctionnalité importante mise à votre disposition fait automatiquement l’objet d’une formation vous permettant d’en

maîtriser le fonctionnement le plus rapidement possible. Les formations ont toujours lieu dans des locaux bien équipés -avec 1 PC par personne - sous la direction de formateurs enthousiastes et expérimentés. Et parce que nous limitons sciemment le nombre de participants par formation, vous êtes toujours assuré de recevoir l’attention personnelle nécessaire.

Nos formations comportent également de nombreux autres avantages :

Elles ont lieu dans votre région: toutes nos formations sont décentralisées. Vous trouvez donc toujours une formation dans votre région. Ainsi, vous ne craignez pas les pertes de temps dues aux embouteillages ou longs trajets vers Bruxelles

Elles sont brèves mais intensives : à quelques exceptions près, nos formations durent seulement ½ jour. En quelques heures, vous apprenez tout ce que vous devez savoir.

Elles ont lieu régulièrement: vous êtes donc toujours assuré de trouver une formation dans un délai relativement court.

Elles sont axées sur un seul thème : Vous gardez ainsi toujours une bonne vue d’ensemble.

Des coachings axés sur la pratique A côté des formations classiques, vous pouvez également faire appel au service COACH4YOU. Il s’agit de coachings personnalisés, adaptés à vos besoins, avec un seul objectif : booster encore plus votre productivité !

Portima propose 2 types de coachings : le coaching général et le coaching ciblé. Lors d’un coaching général, nous déterminons avec vous comment travailler avec BRIO4YOU de manière optimale dans votre bureau. Pour ce faire, nous regardons comment vous et vos collaborateurs utilisez les différentes fonctionnalités de BRIO4YOU. Sur base de cela, nous élaborons un plan d’action qui vous permettra de tirer le meilleur parti des possibilités de votre logiciel.

LE BROKERS CONTACT CENTER

Pour BRIOstartup, BRIOclassic et BRIO 02 404 44 22 help.brio@portima.com Pour BRIOplus02 404 40 00help.brioplus@portima.com

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Quant au coaching ciblé, il traite d’un seul sujet. Il existe 4 coachings ciblés : PLW/PLWplus, le courrier, App4Broker/MyBroker et l’e-marketing. Nous élaborons avec vous des procédures qui vous permettront d’utiliser ensuite le plus efficacement possible la fonctionnalité choisie. Pour ce faire, nous tenons compte de votre méthode de travail, de vos besoins et de vos souhaits spécifiques.

BEN : une mine d’informationsVous voulez rechercher quelque chose rapidement ? N’hésitez pas à consulter BEN (http://ben.portima.be). BEN, notre extranet, recèle une mine d’informations sur votre logiciel de gestion. Vous y trouvez les notes de release qui vous décrivent, deux fois par an, les nouveautés mises à votre disposition. Vous y trouvez également des manuels détaillés et des Quick User Guides (QUG). Les manuels expliquent en détail les fonctionnalités tandis que les QUG vous expliquent brièvement mais efficacement les principaux éléments à connaître à propos d’une fonctionnalité précise. Vous êtes plutôt visuel ? Nos petites animations peuvent certainement vous aider. Celles-ci vous montrent, étape par étape, les différentes possibilités de BRIO4YOU.

Vous le constatez : Portima met tout en œuvre pour vous aider à augmenter votre productivité.

SESSIONS D'INFORMATION BRIO4YOU et Twin Peaks II

Nouveau : BRIO4YOU et Twin Peaks II

BRIO4YOU a été adapté afin que vous puissiez répondre facilement aux exigences de Twin Peaks II. Mais connaissez-vous toutes les possibilités que vous offre votre logiciel à ce sujet ?

Pour vous aider à les maîtriser en quelques clics, Portima organise dans votre région des sessions d’information ‘BRIO4YOU et Twin Peaks II’.

La session est gratuite pour une personne de votre bureau. Chaque personne supplémentaire paiera seulement 60 EUR TVAC.

Inscrivez-vous vite via BEN > Formations

Portima est à votre disposition !Services

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Saviez-vous qu’il existe une bibliothèque de sélections dans BRIO(plus) ?

La bibliothèque de sélections est disponible via le module Sélection et Rapport de BRIO(plus).

Grâce à ces sélections, vous obtenez en un minimum de temps les informations que vous souhaitez exploiter dans votre logiciel.

Il existe 3 types de sélections : Les sélections de management qui

montrent, entre autres, l’évolution de votre portefeuille.

Les sélections commerciales qui permettent de rechercher des opportunités commerciales dans votre portefeuille.

Les sélections de contrôle qui permettent de vérifier que les données ont été encodées correctement.

Nouveau ! Avec la réglementation de Twin Peaks II, nous avons développé une nouvelle série de sélections grâce auxquelles vous répondez facilement et rapidement aux demandes de la FSMA en cas de contrôle. Ces sélections ont également été mises à la disposition des utilisateurs de BRIOclassic.

Ainsi, par exemple, vous pouvez facilement obtenir la liste des contrats Vie et Placement (avec leurs commissions) en cours depuis le 1er mai 2015. Vous pouvez également obtenir cette liste pour les autres domaines.

Retrouvez la liste de toutes les sélections disponibles sur BEN > Logiciels de gestion, dans la section ‘manuels’ de votre logiciel.

Truc et astuce

COMMENT EXÉCUTER UNE SÉLECTION?

• Dans la fenêtre pop-up 'Que voulez-vous faire ?', cliquez sur l’option 'Exécuter sélection'.

• Cliquez sur l'onglet 'Bibliothèque'. La liste des sélections disponibles s'affiche.

• Cliquez deux fois sur la sélection de votre choix.

• Cliquez sur 'Exécuter sélection' pour lancer la sélection et visualiser le résultat.

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App4Broker, c’est la nouvelle appli de Portima, destinée aux courtiers BRIO4YOU. Grâce

à App4Broker, vous pouvez dorénavant faire aussi signer directement à vos clients les

documents nécessaires via leur eID et votre tablette ! Simple, pratique, effi cace et avec

la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.

Plus d’infos sur : www.brio4you.be/fr/app4broker

Téléchargez gratuitement App4Broker.

C’est possible, grâce à App4Broker !

La signature électroniquesur tablette via l’eID de vos clients ?

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