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Planification de la gouvernance

SharePoint 2010

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Planification de la gouvernance SharePoint 2010 Juillet 2010

© 2010 Microsoft Corporation. Tous droits réservés.

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Livre blanc : Planification de la gouvernance SharePoint 2010

Auteurs : Scott Jamison, Jornata LLC et Susan Hanley, Susan Hanley LLC

Publication : Juillet 2010

S'applique à : Microsoft SharePoint Server 2010

Résumé : Ce livre blanc utilise une société fictive appelée Contoso pour fournir des conseils

afin de correctement planifier et mettre en œuvre la gouvernance de Microsoft® SharePoint®

Server 2010. (24 pages imprimées)




Sommaire

Sommaire Sommaire ......................................................................................................................................................... 3 À propos de ce livre blanc ................................................................................................................................... 4 Considérations sur la gouvernance de SharePoint Server 2010................................................................................. 5 Mise en route ..................................................................................................................................................... 6 Clés d'un plan de gouvernance efficace ................................................................................................................. 8

Charte de vision ......................................................................................................................................... 10

Rôles et responsabilités .............................................................................................................................. 10

Principes directeurs .................................................................................................................................... 13

Stratégies et normes .................................................................................................................................. 19

Stratégies et normes de contenu ........................................................................................................... 20

Stratégies et normes de conception ....................................................................................................... 23 Diffusion du plan de gouvernance : formation et communication ............................................................................ 27 Conclusion....................................................................................................................................................... 28 À propos des auteurs ........................................................................................................................................ 28




À propos de ce livre blanc Microsoft SharePoint Server 2010 offre aux utilisateurs professionnels de nombreuses

fonctionnalités qui les rendent plus performants. Par exemple, SharePoint Server 2010 permet

aux utilisateurs de collaborer les uns avec les autres, de baliser et d’évaluer le contenu, de faire

des publications et même de développer leurs propres solutions. Dotés de toute cette puissance,

les utilisateurs (et les organisations pour lesquelles ils travaillent) ne peuvent que bénéficier

d'avoir à disposition des instructions claires. En bref, un Plan de gouvernance sera vraiment

bénéfique.

Un plan de gouvernance décrit la façon de gérer votre environnement SharePoint. Il décrit les

rôles, les responsabilités et les règles applicables au niveau dorsal (matériel, batterie de

serveurs, application, configuration et maintenance des bases de données) et au niveau frontal

(architecture de l'information, taxonomie, expérience utilisateur). La planification efficace de la

gouvernance est essentielle pour le succès continu de votre solution SharePoint. Un bon plan de

gouvernance est nécessaire mais pas suffisant pour garantir le succès. Soyez conscient que le

plan de gouvernance ne peut à lui seul garantir le succès de votre solution. Vous devrez

systématiquement vous assurer qu'il est appliqué. Toutefois, ne pas avoir de plan de

gouvernance ou disposer d'un plan pas pratique ou irréaliste est le meilleur moyen d'aller droit à

la catastrophe.

Ce livre blanc met l’accent sur le côté frontal de l'environnement SharePoint – l'aspect métier de

la gouvernance - les zones ayant un impact pour les utilisateurs de l’entreprise. Pourquoi

l'aspect métier de la gouvernance est-il si important ? La valeur d'une solution de portail ou de

collaboration se mesure à celle de son contenu sous-jacent. Un plan de gouvernance robuste est

essentiel pour garantir qu'une solution fournit du contenu pertinent à ses utilisateurs de manière

efficace. De plus, la planification de la gouvernance est particulièrement importante pour les

solutions SharePoint car SharePoint Server est conçu pour donner davantage d'autonomie aux

utilisateurs finals qui généralement ne sont pas des informaticiens ni des experts en gestion de

contenu et ne connaissent pas forcément les pratiques recommandées qui non seulement

améliorent l’utilisation mais aussi génèrent des économies de temps et d'énergie lors de la

création et du déploiement de nouveaux sites.

Un plan de gouvernance établit les processus et les stratégies nécessaires pour :

éviter la prolifération de solutions, de sites d'équipe et de contenu (par exemple, des sites et des

contenus non gérés dont l'exactitude et la pertinence ne sont pas périodiquement révisées) en

définissant un processus de révision des sites et des contenus ;

assurer le maintien de la qualité du contenu sur la durée de vie de la solution en implémentant des

stratégies de gestion de la qualité du contenu ;

fournir constamment une expérience utilisateur de grande qualité en définissant des directives pour

les concepteurs de site et de contenu ;

établir des procédures claires en matière d'autorité de prise de décision et de transmission aux

échelons supérieurs afin de gérer les violations de règles et résoudre les conflits de façon réactive ;

assurer que la stratégie de la solution est cohérente avec les objectifs de l'entreprise afin qu'elle

génère constamment de la valeur pour l'entreprise ;

assurer que le contenu est conservé conformément aux directives de rétention des enregistrements.

Ce livre blanc explique comment planifier, organiser et créer votre plan de gouvernance. En

outre, il fournit quelques exemples qui montrent comment intégrer votre plan de gouvernance




aux plans de formation et de communication sur votre solution. Tout au long de ce document,

nous vous fournissons des exemples de plans gouvernance réels que nous avons adaptés à

notre société fictive, Contoso, afin que vous puissiez appréhender comment appliquer les

pratiques recommandées à votre organisation.

SharePoint Server 2010 introduit de nouvelles fonctionnalités ayant un impact important sur le

plan de gouvernance. Même si vous disposez déjà d'un plan de gouvernance bien défini pour

votre solution Microsoft® Office SharePoint® Server 2007, il existe de nouveaux domaines à

prendre en considération dans SharePoint Server 2010. Dans la première section de ce

document, nous allons introduire quelques uns de ces nouveaux domaines de gouvernance de

SharePoint Server 2010 qui méritent réflexion. Les sections suivantes fournissent des

instructions plus spécifiques sur la création de votre plan de gouvernance.

Considérations sur la gouvernance de SharePoint Server 2010 La planification de la gouvernance est encore plus importante dans SharePoint Server 2010 en

raison de l’importance et de la disponibilité accrues des fonctionnalités de réseau social, ce qui

signifie davantage de types de contenu à administrer. En outre, comme SharePoint 2010 offre

de nouvelles fonctionnalités de gestion des métadonnées au niveau de l’entreprise, vous devrez

envisager l’ajout d’un nouveau rôle organisationnel pour planifier et contrôler les attributs de

métadonnées au sein de votre organisation. Donc, même s’il existe déjà un plan de gouvernance

bien documenté pour votre environnement SharePoint Server 2007, il vous faudra l’adapter pour

qu’il incorpore les fonctionnalités SharePoint Server 2010 que vous comptez déployer. Nous

allons aborder ces questions de façon plus détaillée plus loin dans ce livre blanc, mais voici

quelques-uns des nouveaux domaines de gouvernance de SharePoint Server 2010 :

SharePoint Server 2010 donne aux utilisateurs un rôle beaucoup plus participatif dans l'architecture

de l’information de la solution via l'utilisation des données de réseau social comme les balises, les

signets et les notations. Les utilisateurs doivent comprendre et intégrer la valeur inhérente à tirer de

ces fonctionnalités. Les concepteurs de solution devront probablement encourager leur utilisation et

fournir des instructions relatives.

SharePoint Server 2010 introduit de nouvelles fonctionnalités pour le partage de métadonnées par

plusieurs collections de sites, ou même plusieurs batteries de serveurs, ce qui requiert de la

planification et du contrôle. Vous devrez envisager d'ajouter un nouveau rôle (ou du moins une

nouvelle responsabilité à un rôle existant) afin d’assurer la gestion et la maintenance du dictionnaire

des métadonnées partagées.

SharePoint Server 2010 inclut de nouvelles fonctionnalités de gestion des enregistrements plus

conviviales telles que la possibilité de déclarer un enregistrement « sur place ». Beaucoup

d'organisations disposent de plans et de stratégies de gestion des enregistrements pour leurs

implémentations de SharePoint Server 2007, mais la mise en œuvre et le respect de ces plans

manquent de constance. Les nouvelles fonctionnalités de gestion des enregistrements introduisent

l'opportunité de créer et mettre en œuvre votre plan de gestion des enregistrements.

SharePoint Server 2010 offre aux utilisateurs beaucoup plus de possibilités pour personnaliser leurs

sites à l'aide de thèmes simples à appliquer, créer des conceptions personnalisées avec Microsoft®

SharePoint® Designer et utiliser les solutions en bac à sable afin de créer des solutions




personnalisées. Votre plan de gouvernance doit maintenant inclure comment, où et quand autoriser

la configuration à l'aide de ces fonctionnalités étendues.

SharePoint Server 2010 gère bien mieux les listes contenant de grandes quantités de données.

Cependant, il faut toujours s'assurer que les utilisateurs comprennent le type et la quantité des

informations qu'ils devraient stocker dans SharePoint Server. Grâce à une nouvelle fonctionnalité,

SharePoint Server 2010 peut limiter automatiquement les requêtes utilisateur portant sur de grandes

listes via la Limitation de ressources. Il s’agit d’un paramètre de stratégie à prendre en compte lors

de la définition d’un plan de gouvernance, car il peut affecter l’utilisation globale du système.

SharePoint Server 2010 peut également aider au partitionnement de grandes quantités de données

via une fonction appelée Organisateur de contenu. Grâce à l'Organisateur de contenu, les documents

peuvent être acheminés vers des dossiers et des bibliothèques en fonction de métadonnées et

d'autres facteurs. L'inconvénient est que les utilisateurs risquent de ne pas comprendre où leur

document a atterri ; cette question doit être traitée dans le plan global de gestion des données.

Enfin, SharePoint Server 2010 introduit les solutions en mode bac à sable, qui permettent à

l’administrateur d’une collection de sites de charger directement des éléments de personnalisation

tels que des composants WebPart. Dans votre plan de gouvernance, vous devez prévoir une section

dédiée aux stratégies de personnalisation afin de décrire les nombreuses façons de créer des

solutions basées sur SharePoint Server.

Mise en route Si c'est la première fois que vous élaborez un plan de gouvernance, vous trouverez sans doute

plus efficace de rassembler une petite équipe afin de définir les décisions structurelles

fondamentales de la gouvernance, puis de répartir le travail de documentation détaillée parmi

les membres de l'équipe. L'équipe devrait à l'évidence inclure des membres du service

informatique qui sont chargés des stratégies globales d'utilisation du système informatique,

mais aussi inclure des membres de l'équipe chargée de la maintenance du système au sein et en

dehors du service informatique, des délégués de la direction de la formation, des ressources

humaines et de la communication, et si cette fonction existe au sein de l'organisation, des

responsables de la gestion des connaissances.

Membres de l'équipe de base de gouvernance chez Contoso : représentants de chacun des domaines

d'activités suivants :

Gestion des connaissances

Communication

Technologie de l'information (analyste en informatique de gestion/architecte de l'information de l'équipe

Projet de portail plus un représentant du groupe Sécurité de l'information)

Ressources humaines




Pourquoi faut-il une équipe de gouvernance diversifiée ?

La rédaction du plan de gouvernance est simple comparée à l'adoption de ce plan par les différents services

de l'entreprise ! Quel que soit le contenu de ce document, les employés pourront totalement l'ignorer s'ils ne

sont pas d'accord avec les principes de base. Les nouvelles solutions SharePoint impliquent souvent

beaucoup de changements organisationnels et un changement organisationnel n'est jamais facile. Par

exemple, chez Contoso, une équipe souhaitait partager les anniversaires dans chaque profil d'utilisateur –

seulement le mois et le jour, pas l'année. En revanche, le service des ressources humaines était très réticent

quant à exposer ces informations pour des questions de confidentialité. Au final, l'équipe Ressources

humaines de Contoso a consenti à expérimenter une approche de partage optionnel des anniversaires dans

les profils d'utilisateur. La plupart des utilisateurs se sont montrés contents d'ajouter cette information,

appréciant les vœux d'anniversaire de leurs collègues de travail.

Utilisez la charte de vision établie par les responsables et les parties intéressées du projet

SharePoint comme fondement de votre plan de gouvernance. Identifiez les principes de base de

la gouvernance de haut niveau avant de commencer à rédiger le plan de gouvernance réel. Nous

désignons ces principes de base de gouvernance « décisions structurelles ». Lors de votre

première réunion de planification de la gouvernance, vous devez examiner ces décisions

structurelles (voir l'exemple) pour établir une direction générale et une architecture globale de

votre plan de gouvernance. Puis, rencontrez les membres de l'équipe ayant l'expertise adéquate

pour rédiger les sections traitant de la façon dont les divers aspects de votre environnement

seront gérés. Révisez chaque composante majeure de votre plan avec les responsables, les

parties intéressées et les membres de l’équipe de base pour vous assurer qu'ils sont d'accord

avec ces composantes : vision, principes directeurs, rôles et responsabilités et décisions

stratégiques essentielles.

Exemples de décisions structurelles fondamentales chez Contoso

• Qui est responsable de la gestion technique de l'environnement, y compris l'implémentation, la

configuration et la maintenance du matériel et du logiciel ? Qui peut installer de nouveaux composants

WebPart, de nouvelles fonctionnalités ou d'autres améliorations de code ?

• Quelles fonctionnalités de réseau social souhaitez-vous déployer ?

• Qui est autorisé à configurer, ou sera responsable de la configuration, de nouveaux sites dans la

hiérarchie existante ? Cette responsabilité est-elle sous le contrôle du service informatique, auquel cas

celui-ci devra probablement débattre de la réactivité du contrat de niveau de service en matière de

configuration de site avec les parties intéressées de l'entreprise. Si cette responsabilité est déléguée, les

utilisateurs auront besoin d'une formation pour assurer qu'ils appliquent les conventions convenables

pour l’affectation des noms, le stockage, etc.

• Qui sera autorisé à créer un nouveau niveau de navigation ou à promouvoir un site existant au niveau

supérieur de la navigation ?

• Qui a accès à chaque page ou chaque site ? Qui peut accorder l'accès à chaque page ou chaque site ?




• Quel degré de responsabilité pour la conception de page ou de site délèguerez-vous aux propriétaires

des pages ? Les utilisateurs peuvent-ils modifier des composants WebPart (des composants de l’interface

utilisateur et des données Web) sur les pages dont ils sont propriétaires dans des sites d'équipe ?

Peuvent-ils modifier des composants WebPart sur des pages qui font partie de la solution de publication

intranet de l'entreprise ?

• Certains composants WebPart seront-ils fixes sur la page, ou bien les propriétaires de pages seront-ils

autorisés à personnaliser la totalité du contenu sur leurs pages ?

• Qui est responsable de la gestion des métadonnées ? Qui peut configurer ou demander de nouveaux

types de contenu ou colonnes de site ? Quel niveau de contrôle central souhaitez-vous détenir sur les

valeurs dans les colonnes de site ? (Les types de contenu et les colonnes de site vous permettent de

spécifier des éléments dans votre taxonomie.)

• Si le plan de gouvernance statue que les propriétaires de pages ou de sites sont responsables de la

gestion du contenu, êtes-vous préparé à mettre hors service des pages dont personne dans l'organisation

n'endosse les responsabilités de propriétaire ?

• Comment le modèle de gouvernance sera-t-il mis à jour et maintenu ?

Lors de la préparation du plan de gouvernance, préalable au lancement de votre solution

SharePoint, n'envisagez jamais ce plan comme définitivement terminé. Votre plan de

gouvernance est un document vivant, non figé – prenez le temps au cours du plan en projet de

le revoir au fur et à mesure de votre compréhension de la façon dont les utilisateurs se servent

de la solution et du recueil des commentaires sur leurs expériences. Au fur et à mesure de

l'évolution de votre environnement SharePoint, revoyez votre plan de gouvernance afin de

l'adapter aux besoins changeants. Vous pouvez vous rendre compte que davantage de

supervision est nécessaire pour assurer la conformité. Vous pouvez au contraire vous rendre

compte que moins de supervision encouragera une application plus créative des principales

fonctionnalités.

Clés d'un plan de gouvernance efficace Un plan de gouvernance efficace fournit une infrastructure pour les normes de conception,

l'architecture de l'information et votre plan global de mesures. Il est conçu pour synthétiser et

relier, sans les remplacer, les documents qui décrivent ces activités en détail. Des références au

contenu connexe plutôt qu'une incorporation dans le plan de gouvernance éviteront que le plan

ne devienne inutilement encombré et ingérable.

Par ailleurs, le plan de gouvernance doit faire référence à toutes vos stratégies informatiques

existantes sur des sujets comme l'usage approprié des ressources technologiques, la

confidentialité du contenu et la rétention des enregistrements. Lorsque vous déploierez de plus

en plus de fonctionnalités Web 2.0 dans votre environnement, de nouvelles stratégies

informatiques ayant un impact sur la gouvernance SharePoint émergeront. Votre plan n'aura pas

à inclure ces nouvelles stratégies, mais devra y faire référence lorsque c'est approprié.

Le plan de gouvernance est un document de l'entreprise : il cible principalement les

propriétaires (de contenu) de vos sites SharePoint et les utilisateurs qui produisent et

consomment le contenu sur ces sites. Comme tous les utilisateurs peuvent effectivement

produire du contenu dans SharePoint à l'aide des balises et des notations de réseau social (si




vous autorisez cela dans votre solution), tout le monde dans l'organisation doit bien connaître le

plan de gouvernance.

Le document formel du plan doit inclure plusieurs éléments essentiels, qui sont chacun

présentés en détail dans la suite de ce livre blanc :

Charte de vision

Rôles et responsabilités

Principes directeurs

Stratégies et normes

Exemple de canevas de plan de gouvernance

SECTION 1 : Recommandations générales de gouvernance

1.0 Objectif du plan de gouvernance

2.0 Charte de vision

3.0 Recommandations générales

4.0 Rôles et responsabilités

5.0 Principes directeurs

SECTION 2 : Stratégies et normes détaillées de gouvernance

6.0 Stratégies et normes de gestion du contenu

• Publication de contenu sur des pages ou des sites existants

• Publication de contenu sur la page d’accueil

• Publication de contenu sur des pages personnelles

• Balises et notations de réseau social

• Rétention des enregistrements

• Audit et révision du contenu

7.0 Stratégies et normes de conception

• Création de nouveaux sous-sites

• Mise en page et organisation des pages

• Types de contenu et métadonnées

• Recommandations/Stratégies spécifiques au contenu

• Sécurité




• Personnalisation de la marque

8.0 Stratégies et normes de personnalisation

• Mises à jour basées sur le navigateur

• Mises à jour basées sur SharePoint Designer

• Solutions en mode bac à sable

• Solutions déployées de façon centralisées/Solutions tierces

En plus de ces éléments, votre plan inclura sans doute aussi une section faisant référence aux procédures des

tâches courantes comme demande d'un nouveau site, demande d'un nouvel attribut ou d'un nouveau type

de contenu partagé, demande d'un nouveau modèle de site, etc. Publiez ces procédures afin que les

propriétaires de sites puissent facilement les retrouver et les suivre. Ces tâches varient généralement d'une

organisation à l'autre, nous n'allons donc pas les traiter explicitement dans ce document, mais simplement

vous rappeler que vous devez fournir des instructions dans ce domaine.

Charte de vision La charte de vision décrit, de façon synthétique, les objectifs ciblés avec SharePoint Server—

essentiellement en quoi la solution apporte de la valeur à l'entreprise et à chaque employé en

particulier. Une charte de vision claire fournit des lignes directives essentielles pour les

inévitables compromis de décision que vous devrez prendre lors de la réflexion sur votre plan de

gouvernance. La charte de vision est généralement rédigée au début du projet de création de la

solution et peut être affinée au fur et à mesure de la maturité du projet.

Voici deux exemples de charte de vision de deux organisations différentes :

« Le portail permet de créer, gérer et partager des actifs de type document dans un environnement axé sur

les activités en vue de la collaboration, la classification et l'accès dans toute l'entreprise. Grâce à ses

fonctionnalités de flux de travail et à sa base de développement d'applications, le portail prendra en charge

la gestion des informations de l'organisation et fournira une infrastructure de processus métier pour toutes

les unités opérationnelles. »

« Donne une vision holistique des actifs organisationnels qui simplifie l'interaction des employés avec les

systèmes métiers de l'entreprise et favorise la collaboration au sein de l'entreprise avec nos fournisseurs, nos

partenaires et nos clients, améliorant ainsi la productivité des employés et la satisfaction des employés et des

clients. »

Une fois votre charte de vision établie, l'étape suivante consiste à rassembler votre équipe de

base du projet afin de réfléchir aux rôles nécessaires pour assurer la mise en œuvre de cette

vision.

Rôles et responsabilités Les rôles et responsabilités décrivent la façon dont chaque employé, en tant qu'individu ou que

membre d'un rôle ou d'un groupe, est responsable quant au succès de la solution. La




documentation des rôles et des responsabilités est un aspect essentiel du plan de gouvernance.

Le plan de gouvernance définit qui détient l'autorité de médiation en cas de besoins conflictuels

et de prise de décision en matière de stratégies et de personnalisation de la marque globales.

Les décisions en matière de stratégies qui structureront votre plan de gouvernance et

constitueront la base des spécifications des rôles et des responsabilités ont été décrites

précédemment. En se basant sur notre discussion à propos des décisions structurelles, vous

pouvez adapter les exemples de rôles et de responsabilités suivants, qui sont utilisés avec

succès dans d'autres organisations. Dans des organisations plus petites, une seule personne

peut remplir plusieurs rôles. Vous aurez probablement besoin d'adapter les responsabilités et les

termes utilisés pour décrire chaque rôle au sein de votre organisation, mais ces listes vous

donnent un bon point de départ.

Rôles d'entreprise standards

Rôle Responsabilités clés

Cadre responsable

Joue le rôle de « champion » pour la solution, au niveau de la

direction. La responsabilité principale du cadre responsable est

stratégique, positionnant la solution comme mécanisme critique

pour atteindre la valeur métier et communiquant la valeur de la

solution aux divers niveaux administratifs de l'organisation.

Conseil de

gouvernance/Comité

directeur

Joue le rôle d'entité de gouvernance avec la responsabilité

ultime d'atteindre les objectifs de la solution. Ce comité

comprend généralement les représentants des diverses

activités majeures représentées dans la solution, y compris la

communication, les ressources humaines et l'informatique.

Propriétaire métier

Gère la conception globale et l'intégrité fonctionnelle de la

solution dans une perspective métier. Le propriétaire métier

n'est pas nécessairement un expert en technologie mais pour

les solutions intranet, sa fonction inclut généralement la

responsabilité des communications internes.

Administrateur de la

solution (technologie)

Gère la conception globale et l'intégrité fonctionnelle de la

solution dans une perspective technologique. Travaille en

partenariat avec le propriétaire métier.

Équipe de support

technologique

Assure l'intégrité technique de la solution. Effectue des

sauvegardes régulières de la solution et de son contenu.

Généralement aussi, configure et maintient le modèle de

sécurité, au moins les composants dans les services de

domaine Active Directory (AD DS). Développe les nouveaux

composants WebPart et fournit une assistance aux

responsables/propriétaires de sites recherchant des

améliorations sur leurs pages ou de nouveaux usages de la

solution.

Comité directeur des

métadonnées/Régisseur

de contenu

Tandis que certaines grandes organisations possèdent déjà une

personne ou un groupe ayant ce rôle, les fonctionnalités liées

aux contenu d’entreprise de SharePoint Server 2010 requièrent

un plan global de gestion des métadonnées ainsi qu'une

personne ou une équipe chargée de la maintenance du




dictionnaire des métadonnées tout au long de la durée de vie

de la solution.

Coach ou centre

d’excellence SharePoint

Fournit un soutien et des conseils de conception aux nouveaux

utilisateurs dotés des privilèges de conception « contrôle total »

pour que les pratiques recommandées soient suivies et que les

fonctionnalités SharePoint appropriées soient appliquées dans

les sites ou collections de sites particuliers. Dans beaucoup

d'organisations, une fonctionnalité SharePoint particulière

devient la solution effective à tout problème de l'entreprise –

« Le clou qui dépasse appelle le marteau ». Par exemple, vous

ne voulez pas que vos utilisateurs créent des sites wiki quand

ils ont en fait besoin d'une liste personnalisée. Si vous comptez

déléguer des fonctionnalités de conception de site à des

utilisateurs ayant une expérience limitée en conception de

solution (ce qui veut dire dans presque chaque organisation),

des coach expérimentés en conception de site à la disposition

des utilisateurs pour les aider à la mise en route permettront

de garantir que la solution est réellement utilisée au final. Une

organisation efficace a mis en œuvre un système d’assistance

où les nouveaux propriétaires de sites peuvent passer une

heure ou deux avec un architecte de solution expérimenté qui

leur fournit les instructions appropriées (en plus de la formation

officielle). D'autres organisations ont établi des services de

conseil en interne pour aider les nouveaux propriétaires de

sites à la mise en route. Dans de nombreux cas, au-delà de la

première ou des deux premières heures de conseil qui sont

gratuites, les services requièrent un code d'imputation.

Communauté de

pratique des

utilisateurs avec

pouvoir

Prend en charge le déploiement correct de SharePoint Server

au sein de l'organisation en partageant les pratiques

recommandées et l'expérience acquise dans un site d'équipe

Communauté de pratique. Les membres jouent le rôle d'avocat

et d'agent de changement SharePoint.

Rôles pour chaque site ou collection de sites

Rôle Responsabilités clés

Responsable de site

Joue un rôle principal central pour assurer que le contenu d'une page

ou d'un site particulier est correctement collecté, examiné, publié et

maintenu au cours du temps. Le responsable de site est un expert du

contenu présenté sur le site ou la page. Il aura probablement besoin de

se former sur SharePoint Server, mais sa première expertise est centrée

sur le métier. Le responsable/propriétaire du site peut désigner un

régisseur du site ou un contact qui fournira au quotidien l'interface

principale entre son activité et les utilisateurs de la page ou du site.

Régisseur de site Gère le site au quotidien en exécutant les fonctions requises pour




s'assurer que le contenu du site ou de la page est exact et pertinent, y

compris les codes de rétention des enregistrements. Contrôle la

sécurité du site pour s'assurer que le modèle de sécurité du site

correspond aux objectifs de l'entreprise et du responsable/propriétaire

du site, et prend en charge les utilisateurs du site en tant que contact

identifié principal du site. Agit comme régisseur de contenu sur les sites

dont il est responsable.

Concepteur de site

Dans un environnement où la conception de site est déléguée aux

utilisateurs métiers, il crée et maintient la conception du site ou de la

collection de sites. Il applique les pratiques recommandées et les

principes directeurs en matière de conception pour assurer que même

les sites avec accès limité sont optimisés pour l’utilisateur final. Il définit

et effectue le plan de sécurité du site.

Utilisateurs

Ils utilisent la solution pour accéder aux informations et les partager. Ils

peuvent être dotés de différentes autorisations d'accès dans les

différents domaines de la solution, agissant parfois en tant que

collaborateur (producteur de contenu) et d'autres fois en tant que

visiteur (consommateur de contenu).

Principes directeurs Les principes directeurs définissent les préférences organisationnelles qui sous-tendent la vision.

Ces instructions essentielles reflètent les meilleures pratiques que l'ensemble des utilisateurs et

des concepteurs de sites doivent comprendre et intégrer pour garantir le succès de la solution. Il

est très probable que votre organisation partagera un grand nombre des principes directeurs

ayant déjà fait leur preuve dans des déploiements SharePoint réussis.

Utilisez les exemples du tableau ci-dessous pour définir un ensemble de principes directeurs de

départ pour votre solution. Réfléchissez à la création d'une documentation de référence

supplémentaire pour aider les utilisateurs à intégrer ces principes – ou envisagez un « principe

du jour » sur la page d'accueil de votre solution. Si les utilisateurs comprennent bien ces

principes, leur faire appliquer les recommandations de gouvernance deviendra un objectif

raisonnable.

Exemples de principes directeurs chez Contoso

Principe directeur de

gouvernance

Implication Ne pas oublier…

PRINCIPES GÉNÉRAUX





gouvernance


Les stratégies sont liées à

la portée et à l'intention

du site. Les stratégies de

gouvernance seront plus

souples pour les sites dont

l'accès est plus limité que

pour ceux partageant une

large audience.

Les différentes audiences des

sites vous permettent d'adapter

le modèle de gouvernance en

fonction des besoins métiers.

Tandis que certaines stratégies

seront mises en vigueur dans

toute l'organisation, d'autres

pourront être déterminées par

chaque propriétaire de site.

Cela signifie qu'un certain

contenu peut ne pas être aussi

structuré ou accessible en

recherche que d'autre contenu

qui sera « géré » de façon

constante.

Il n'y a pas de règle

universelle. Oui, nous

avons des règles mais

nous sommes

suffisamment

intelligents pour savoir

quand il est judicieux

de dévier de la norme

afin d'atteindre un

objectif métier plus

efficacement.

Bien que SharePoint

Server puisse être un

nouveau vecteur de

collaboration, le contenu

SharePoint est régi par

toutes les stratégies

générales se rapportant à

l'utilisation des ressources

informatiques, dont la

protection de la vie privée,

les droits d’auteur, la

rétention des

enregistrements, la

confidentialité, la sécurité

des documents, etc.

Les privilèges de propriété du

contenu, de sécurité, de gestion

et de contribution sont

distribués dans toute

l’organisation, y compris aux

utilisateurs qui ne disposaient

pas de privilèges de

contribution au contenu, de

sécurité ou de gestion des

enregistrements dans le passé.

Tous les collaborateurs du

contenu doivent être au

courant des stratégies de

l'organisation pour l'utilisation

appropriée des ressources

informatiques.

Les règles existantes

s'appliquent toujours –

aimeriez-vous que

votre

mère/patron/fournisseu

r/client voit cette

image ? Votre

mère/patron/fournisseu

r/client pourrait-il voir

ce contenu ?

PRINCIPES DE SÉCURITÉ

Les stratégies de sécurité

globales de l'entreprise

régulant qui peut voir quel

contenu s'appliquent

toujours et régissent le

portail.

Les utilisateurs doivent réfléchir

au contenu publié pour

s'assurer que le contenu

confidentiel est partagé

uniquement sur des sites avec

accès limité.

Vos publications

doivent respecter les

normes du « besoin de

savoir » de votre

organisation : ni plus,

ni moins !





gouvernance


La sécurité basée sur rôle

régira le contrôle d’accès

et les autorisations dans

chaque zone du portail

(intranet et extranet).

Les utilisateurs peuvent

disposer d'autorisations

différentes sur les différentes

zones du portail, ce qui a une

implication en matière de

gouvernance et de formation.

Tandis que la plupart des

utilisateurs ne disposent pas

des privilèges de contribution

au contenu pour les pages

intranet étroitement contrôlées,

tous les utilisateurs sont dotés

des privilèges « contrôle total »

sur leurs sites Web Mon site.

Vous pouvez avoir des

autorisations

différentes sur chaque

page du portail.

PRINCIPES DE CONCEPTION DE SITE

Garantissent une

expérience utilisateur

cohérente - les utilisateurs

doivent pouvoir retrouver

les informations

essentielles sur chaque

site de collaboration ou

rechercher le contenu dont

ils ont besoin de façon

cohérente.

Tous les sites suivront

également un modèle de

conception de référence

cohérent pour garantir

l'homogénéité et la facilité

d'utilisation sur les sites de

collaboration.

Il ne s'agit pas de vous,

mais de l'utilisateur !

Votre conception doit

minimiser les besoins de

formation des utilisateurs

finals – utilisez la

meilleure fonction (et la

plus simple) pour chaque

objectif métier.

Tout utilisateur doté des

privilèges de conception de site

sera encouragé à suivre une

formation pour s'assurer qu'il

utilise les listes et les

composants WebPart les plus

appropriés pour chaque tâche.

Ce n'est pas parce que

vous en avez la

possibilité que vous

devez vous servir de

chaque nouvelle

fonction !





gouvernance


Assurez-vous que la

« facilité de localisation »

gouverne vos décisions en

matière de conception –

optimisez les métadonnées

et la configuration de site

pour maximiser la valeur

en faveur des utilisateurs

finals, pas seulement pour

le collaborateur de

contenu.

Dans les situations où des

compromis en matière de

conception doivent être

envisagés (plus de

métadonnées versus moins,

informations au-dessus ou au-

dessous du « pli », duplication

des liens en plusieurs endroits),

les décisions doivent être prises

pour faciliter l'expérience des

utilisateurs finals plutôt que

celle des collaborateurs de

contenu. La « facilité de

localisation » signifie concevoir

des sites où les informations

importantes sont aisément

visibles et où des repères de

navigation permettent aux

utilisateurs de les retrouver

facilement. Cela signifie

également l'utilisation de

métadonnées pour améliorer la

précision des résultats de la

recherche. L'exploration et la

recherche des utilisateurs

doivent guider vos décisions en

matière de conception lors du

développement initial du site et

des modifications au cours du

temps.

Évitez de bâtir un

labyrinthe où le

contenu est archivé

mais n'en ressort

jamais.

Les concepteurs de site

doivent comprendre les

objectifs des normes de

conception recommandées

et n'apporter des

changements que

lorsqu'un besoin métier

pertinent le justifie.

Même si les concepteurs de site

disposent des autorisations

pour modifier les modèles de

site et d'autres zones de site

contrôlées, ils consentent à

n'apporter aucun changement

arbitraire aux modèles de site

de base qui soit fondé sur leurs

préférences personnelles. Les

suggestions de changement des

modèles de site standard

doivent être soumises au

conseil de gouvernance/comité

directeur.

Le pouvoir est

synonyme de grande

responsabilité. Utilisez

vos pouvoirs avec

sagesse.





gouvernance


Tous les sites/pages

doivent avoir un

propriétaire de contenu

clairement identifié.

Les utilisateurs doivent savoir

qui contacter si des

informations sur une page ou

un site sont obsolètes ou

inexactes.

Le propriétaire de

contenu doit être mis

en évidence sur toutes

les pages et tous les

sites.

PRINCIPES DE CONTENU

Tout le contenu est publié

en un seul emplacement.

Les utilisateurs nécessitant

l'accès au contenu doivent

créer des liens vers l'ID1

du document dont accéder

au contenu à partir de son

emplacement « faisant

autorité ».

Cela signifie que la version

officielle d'un document est

publiée une seule fois par le

propriétaire du contenu (qui

n'est pas forcément un

individu, par exemple un

service). Pour la commodité du

lecteur, les utilisateurs peuvent

créer un lien vers la copie

officielle d'un document partout

dans SharePoint Server, mais

ne doivent pas publier de copie.

Les utilisateurs ne doivent pas

publier des copies de

documents sur leurs disques

durs personnels ni sur leurs

sites Web Mon site si ces

documents existent ailleurs

dans la solution.

Une seule copie d'un

document.

1 L'ID de document est une nouvelle fonction de SharePoint 2010. C'est l'identificateur unique (URL statique) du

document qui reste associé au document même si le document est déplacé vers un autre emplacement.





gouvernance


Éditer sur place – ne pas

supprimer de documents

pour créer une nouvelle

version.

Le contrôle de version sera

activé dans les bibliothèques de

documents où des versions

antérieures doivent être

conservées durant la création

ou la modification des

documents. Si des versions

antérieures doivent être

conservées définitivement pour

raison juridique, ces anciennes

versions de documents doivent

être stockées dans une

bibliothèque ou un

emplacement d'archivage. Les

documents seront édités sur

place plutôt que supprimés puis

ajoutés à nouveau afin de ne

pas rompre les liens vers ces

documents que d'autres

utilisateurs ont peut-être créés.

Mise à jour des

documents au lieu de

suppression car

quelqu'un possède

peut-être un lien vers

ceux-ci.

Les

responsables/propriétaires

de sites sont responsables

du contenu, mais tout le

monde est responsable de

la gestion du contenu.

Tout le contenu publié sur un

site et partagé par un ensemble

de personnes plus grand qu'une

petite équipe sera régi par un

processus de gestion du

contenu qui garantit que le

contenu est exact, pertinent et

actuel. Les

responsables/propriétaires de

sites sont responsables de la

qualité et de l'actualité du

contenu, ainsi que de

l'archivage du contenu ancien

de façon opportune, mais les

utilisateurs des sites sont

chargés de les informer lorsque

du contenu nécessite une mise

à jour.

Nous sommes tous

responsables de la

gestion du contenu.

Liens plutôt que pièces

jointes dans le courrier

électronique.

Les utilisateurs doivent envoyer

des liens vers du contenu plutôt

que des pièces jointes dans le

courrier électronique, chaque

fois que possible.

Plus de pièces jointes !





gouvernance


La documentation

protégée par droits

d'auteur ne sera pas

ajoutée au portail sans la

licence ou l'approbation

adéquate.

La violation des droits d'auteur

peut coûter très cher. C'est

probablement l'un des principes

les plus fréquemment ignorés

sur les intranets d'entreprise et

qui concerne tout

particulièrement le

documentaliste de votre

organisation (si elle en possède

un).

Ne publiez pas ce qui

ne vous appartient pas.

Il est très important de ne pas oublier le principe directeur « Il n'y a pas de règle universelle » en matière de gouvernance. Vous devez instaurer des stratégies de gouvernance plus strictes sur les sites de portée plus étendue (par exemple, les sites d'entreprise ou de département). Vous pouvez envisager des stratégies moins sévères pour les sites privés d'équipe.

Stratégies et normes Les stratégies définissent les règles d'utilisation de SharePoint ; les normes décrivent les

pratiques recommandées. Dans une perspective de gouvernance, les stratégies découlent

généralement des exigences juridiques, réglementaires ou organisationnelles. Les utilisateurs

sont censés les respecter sans déviation. Si votre organisation est soumise à une surveillance

réglementaire, assurez-vous de la mise en vigueur effective de vos stratégies car un

manquement pourrait vous rendre passible de non-conformité. Les normes sont généralement

établies pour encourager des pratiques cohérentes. Les utilisateurs peuvent adopter certains

éléments de la norme qui s'appliquent à leur cas et ne pas en mettre d'autres en œuvre.

Appliquée à la rubrique sur les noms de fichiers, une stratégie pourrait stipuler « Ne pas inclure

de date ou de numéro de version dans les noms de fichiers » tandis qu'une norme indiquerait

« Les noms de fichiers doivent être thématiques et descriptifs ». Dans un autre exemple, la

stratégie pourrait stipuler « Tous les sites SharePoint auront un contact principal et un contact

secondaire responsables du site et de son contenu » tandis que la norme indiquerait « Le

contact du site doit être affiché sur la page d’accueil du site et dans l'annuaire du site ».

Chaque organisation a son propre ensemble de stratégies et de normes. Des rubriques

générales doivent traiter de la supervision du contenu, de la conception de site, de la

personnalisation de marque, de l'expérience utilisateur, de la gestion de site et de la sécurité.

Pour s'assurer que votre plan de gouvernance demeure pertinent :

Vérifiez que vos stratégies et normes SharePoint n'entrent pas en conflit avec des stratégies

organisationnelles plus larges.

Publiez vos stratégies et normes de manière à ce que les utilisateurs les retrouvent facilement et s'y

conforment. Certaines stratégies peuvent être publiées à l'attention de tous les lecteurs tandis que

d'autres doivent être sécurisées afin de protéger l'intégrité de l'application.

Examinez et révisez vos stratégies et normes régulièrement afin de les aligner sur les besoins

organisationnels.




Les sections suivantes décrivent des exemples de stratégies et normes dont vous pouvez vous

inspirer pour votre organisation. Cette liste n'est pas exhaustive, mais elle contient des idées

réutilisables.

Stratégies et normes de contenu Considérez l'exemple suivant de stratégies et normes de contenu, chacune étant présentée plus

en détail dans cette section :

Publication de contenu sur des pages ou des sites existants

Publication de contenu sur la page d’accueil

Publication de contenu sur des pages personnelles (profils utilisateur)

Balises et notations de réseau social

Rétention des enregistrements

Audit et révision du contenu

Publication de contenu sur des pages ou des sites existants Vous aurez sans aucun doute besoin d'une stratégie ou d'une norme pour assurer que le

principe directeur « Une seule copie d'un document » est appliqué. Examinez la stratégie

Contribution et propriété de contenu de Contoso pour une aide sur la façon de guider les

utilisateurs à afficher uniquement le contenu qui leur appartient.

Exemple de stratégie de Contoso : Contribution et propriété de contenu

Les responsables de site sont chargés de s'assurer que le contenu publié sur leurs pages est exact et

pertinent, et respecte les stratégies de rétention des enregistrements.

Publiez uniquement le contenu qui vous appartient sur un site de collaboration ou sur votre site Web Mon

site. La propriété d'un document signifie que ce document a été créé par quelqu'un de votre département et

que votre département s'engage à maintenir son contenu tout au long de son cycle de vie. Si un document

n'appartient pas à votre département mais que l'accès à ce document est requis sur votre site, demandez au

propriétaire de le publier, puis créez un lien vers ce document sur votre site.

Ne publiez pas du contenu que vous n'avez pas légalement le droit d'afficher électroniquement, y compris

des documents PDF, des images numérisées d'articles de journaux ou tout autre document provenant de

sources pour lesquelles votre organisation ne détient aucun droit de publication en ligne. Un lien vers ce

contenu peut être créé vers le site Web du propriétaire du contenu.

Par ailleurs, envisagez de créer des stratégies pour les sujets ci-après relatifs au contenu :

Cycle de publication de contenu : Créez une stratégie pour rappeler aux utilisateurs de supprimer le

contenu de sa source d'origine ou de l'environnement de collaboration lorsque ce contenu est publié

dans le référentiel SharePoint officiel (ou utilisez des stratégies de disposition du contenu

automatisées pour s'assurer que cette opération est systématiquement effectuée).

Édition de contenu : Comme les collaborateurs du contenu sur un site donné peuvent disposer d'un

lien vers le contenu sur un site ne leur appartenant pas, il est important d'avoir une norme rappelant

aux utilisateurs d'éditer les documents sur place afin de ne pas rompre les liens vers ces documents.




Formats et noms de contenu : Décidez si des stratégies quant à l'emplacement de stockage de

certains types de contenu sont nécessaires pour votre solution et si des normes d'affectation de nom

aux fichiers sont nécessaires. Considérez une stratégie pour définir quels types de contenu figurent

dans votre solution SharePoint et quels types de contenu figurent à d'autres emplacements. Étant

donné les fonctionnalités de recherche évoluées de SharePoint Server, il n'est pas toujours

nécessaire de définir des normes strictes pour les noms de fichiers, mais plutôt d'encourager les

utilisateurs à choisir des noms permettant aux autres d'identifier le contenu du fichier.

Contenu contenant des liens : Définissez clairement qui est chargé de s'assurer que les liens dans le

contenu ou sur un site ne sont pas rompus.

Publication de contenu sur la page d’accueil Vous souhaiterez sans aucun doute considérer la création d'une stratégie spécifique pour la

publication de contenu sur la page d’accueil de votre solution de portail. La plupart du contenu

de la page d’accueil doit être soigneusement contrôlé, spécialement pour votre intranet. Après

tout, votre page d’accueil confère la première impression que vous donnez aux utilisateurs ! Sur

un intranet d'entreprise, la page d’accueil peut représenter une bataille de propriété entre

plusieurs unités opérationnelles, notamment entre les services de communication, de marketing

et de ressources humaines. Même si votre solution est un site d'équipe de projet, vous devrez

considérez avec soin la façon de présenter l'information sur la page d’accueil du site et les

personnes autorisées à créer et placer du contenu à cet emplacement critique. Certaines

organisations résolvent le conflit de propriété de la page d’accueil en affectant des zones de la

page à des départements spécifiques. D'autres attribuent la propriété principale à un

département spécifique (souvent au département responsable de la communication interne) et

leur conseil de gouvernance/comité directeur du portail assure la supervision et la transmission

aux échelons supérieurs en cas de désaccord quant au contenu.

Publication de contenu sur des pages personnelles (profil utilisateur) Le profil utilisateur est l'endroit où les utilisateurs peuvent déclarer leurs centres d'intérêt et leur

expertise afin que les autres employés de l'organisation puissent établir des connexions ou

simplement en savoir davantage sur eux. Plus un utilisateur partage d'informations sur son

profil, plus son réseau social potentiel et ses relations professionnelles sont susceptibles de

s'enrichir. Certaines organisations ne sont pas enclines à autoriser ou encourager leurs

utilisateurs à joindre des informations personnelles à leur profil. Avant d'encourager les

utilisateurs à déclarer leurs centres d'intérêt en vannerie, escalade ou dans des sports extrêmes

sur leur profil, vérifiez à ce que cela ne constitue aucune violation de norme ou de droit sur la

protection de la vie privée. À moins qu'il y ait des raisons juridiques à ne pas inclure

d'informations personnelles dans le profil utilisateur, nous vous conseillons d'autoriser les

utilisateurs à ne déclarer que les informations personnelles qu'ils sont enclins à partager et de

fournir des directives dans votre plan gouvernance pour cadrer la pertinence et l'utilité de ces

informations. En général, vous pouvez faire confiance aux utilisateurs qui savent ce qu'il est

souhaitable de partager avec ses collègues de travail et ce qu'il est préférable de garder privé.

Vous pouvez également faire confiance à la communauté qui identifiera rapidement si quelqu'un

partage des informations non appropriées, ce qui vous aidera à faire appliquer votre plan de

gouvernance. Les normes sociales en matière de protection de la vie privée évoluent et ce qui

peut paraître gênant à un cinquantenaire peut sembler tout à fait normal et admis à un jeune

d'une vingtaine d'années.




En plus des compétences et des centres d'intérêt, SharePoint Server 2010 fournit un

emplacement où les utilisateurs peuvent déclarer leurs domaines d'expertise, appelé « Me

demander ». Ce champ permet aux utilisateurs de définir des sujets sur lesquels ils déclarent

pouvoir apporter leur aide. Votre plan de gouvernance devrait suggérer un format pour les

descriptions « Je me présente » et donner des exemples de descriptions bien formulées.

Les mises à jour du statut SharePoint Server 2010 permettent aux utilisateurs de remplir le

champ « Que se passe-t-il ? » sur leur page de profil. Ces mises à jour du statut ne sont pas

prévues pour des descriptions d'activité détaillées, mais plutôt pour de brefs signalements

d'étape importante ou de tâche qui permettent aux autres de savoir sur quoi quelqu'un travaille

ou réfléchit. Votre plan de gouvernance devrait inclure des instructions ou des exemples pour

aider les utilisateurs ne connaissant pas cette fonction à l'utiliser. En plus d'encourager les

utilisateurs à signaler des étapes importantes, vous pouvez leur demander de raconter leur

travail en ajoutant une mise à jour lorsqu'ils atteignent un point critique dans un projet ou

nécessitent l'aide de collègues.

Balises et notations de réseau social Les commentaires de réseau social, contenu ajouté par les utilisateurs sous forme de balises et

de notations, sont une nouveauté de SharePoint Server 2010. Ces fonctionnalités permettent

aux utilisateurs de participer et d'interagir avec votre solution SharePoint et d'améliorer la

facilité de localisation du contenu en les autorisant à compléter la classification formelle par des

balises supplémentaires qu'ils jugent significatives. Ces balises de réseau social renvoient à des

métadonnées que les utilisateurs ajoutent au contenu pour définir de quoi il s'agit, ce que ça

inclut ou à quoi ça sert. Vos stratégies de gouvernance devraient inclure des instructions sur la

façon dont les utilisateurs peuvent participer à ce balisage et fournir des exemples de balises

significatives pour votre organisation. Vous devriez également vous assurer que les utilisateurs

comprennent que les balises de réseau social utilisent l'index de recherche pour fournir un

filtrage de sécurité sur le contenu qui est stocké dans SharePoint Server, ce qui signifie que les

utilisateurs auront la possibilité de baliser des documents confidentiels mais que ces balises ne

seront pas visibles aux personnes de disposant pas de l'accès en lecture au document.

Si vous choisissez d'activer la fonction Évaluations dans SharePoint Server 2010, les utilisateurs

auront la possibilité de noter les documents (et les pages) sur une échelle de 0 à 5 étoiles. Votre

plan de gouvernance devrait décrire la façon dont vous compter utiliser ces notations dans votre

organisation ; par exemple, les utilisateurs doivent-ils évaluer si le contenu est bien rédigé ou

bien s'ils le jugent utile ? Un article d'octobre 2009 du Wall Street Journal2 citait une statistique

indiquant que lorsque les consommateurs écrivent des commentaires en ligne à propos de

produits, ils ont tendance à donner des notations positives : la notation moyenne des articles en

ligne est de 4,3/5 étoiles. Si vous souhaitez obtenir des évaluations significatives sur le contenu

dans votre organisation, vous devez définir vos attentes et clarifier auprès des utilisateurs la

façon dont ces notations seront utilisées. De toute évidence, si toutes les évaluations sont

positives, il sera difficile d'en retirer une valeur. Certaines organisations essaient d'identifier des

exemples comme pratiques recommandées, mais ce processus est très difficile à soutenir dans

le temps avec des ressources dédiées. Permettre aux utilisateurs de noter le contenu peut

contribuer à identifier de meilleures pratiques potentielles, mais soyez prudent lorsque vous

supposez que le contenu mal noté est forcément mauvais.

2 Geoffrey Fowler et Joseph De Avila. On the Internet, Everyone's a Critic But They're Not Very Critical. Wall Street

Journal 5 oct. 2009 http://online.wsj.com/article/SB125470172872063071.html (éventuellement en anglais).

http://online.wsj.com/article/SB125470172872063071.html




Rétention des enregistrements Veillez à définir des stratégies claires sur la façon dont vos stratégies de rétention des

enregistrements seront implémentées dans votre solution et dont les responsabilités des

propriétaires de contenu devront identifier le contenu en tant qu'enregistrements et associer le

code de rétention des enregistrements approprié à un élément donné de contenu. Dans

SharePoint Server 2010, il y a deux façons de déclarer qu'un élément est un enregistrement :

sur place et dans les archives d'enregistrements. Le choix de la méthode appropriée pour

l'application des stratégies de gestion des enregistrements ayant des implications sur la façon

dont les utilisateurs localisent les documents, votre approche de la gestion des enregistrements

doit être claire et constamment appliquée.

Audit et révision du contenu Considérez une stratégie pour définir la fréquence et le type d'examen auquel procéder sur

chaque type de contenu ou site. Tout le contenu publié sur des sites à l'échelle de l'entreprise

sera régi par un processus de gestion du contenu qui garantit que le contenu est exact,

pertinent et actuel, mais les sites privés d'équipe nécessitent également une stratégie de

gestion du contenu. Pour la plupart des sites, le cycle maximum d'examen du contenu ne doit

pas dépasser 12 mois à compter de la date de publication du contenu. Vérifiez que vos cycles

d'examen sont conformes aux exigences juridiques ou réglementaires.

Stratégies et normes de conception Considérez la création de stratégies et normes pour chacun des éléments de conception

suivants :

Création de nouveaux sous-sites

Mise en page et organisation des pages

Types de contenu et métadonnées

Recommandations/Stratégies spécifiques au contenu

Sécurité

Personnalisation de la marque

Création de nouveaux sous-sites Si des propriétaires de site « utilisateur final » sont dotés des autorisations leur permettant de

créer leur propre architecture de l'information sur les sites sous leur contrôle, il est important de

leur fournir des instructions qui les aideront à comprendre les pratiques recommandées pour

créer des nœuds dans une hiérarchie d'informations. Par exemple :

Propriété de contenu : si un groupe métier particulier est le propriétaire principal de l'ensemble du

contenu publié sur la page ou le site, la création d'un sous-site distinct (nœud) pour ce groupe est

probablement censée.

Sécurité : si un groupe significatif de contenu est extrêmement confidentiel, créez un sous-site, un

espace de travail ou un nœud distinct afin de contrôler plus facilement les paramètres de sécurité de

ce contenu.

Administration de base de données : s'il y a nécessité à sauvegarder, restaurer ou gérer autrement le

contenu d'un groupe donné, un sous-site ou une page unique pour ce contenu facilitera la gestion de

ces processus.




Navigation : minimisez les niveaux d'imbrication dans l'architecture de l'information. Il est

recommandé de réduire à trois au maximum le nombre de niveaux dans la hiérarchie afin d'éviter

que les utilisateurs ne cliquent sans cesse pour accéder au contenu crucial. Si un nouveau nœud dans

l'architecture n'est pas nécessaire pour l'une des raisons ci-dessus, ne le créez pas.

Mise en page et organisation des pages Rien n'est plus déroutant sur un site qu'une collection aléatoire de composants WebPart

désordonnés qui encombrent la page. Quiconque doté des autorisations de conception de page

doit se souvenir du principe directeur indiquant de se focaliser sur l’utilisateur final, mais doit

également bien connaître les pratiques recommandées de conception sur la facilité d'utilisation

générale. Parmi ces pratiques recommandées, citons notamment :

Cohérence : définissez une conception standard pour l'ensemble des pages de chaque site afin que

les utilisateurs naviguent sans être déconcertés par des changements de mise en page.

Vitesse : assurez-vous que les utilisateurs puissent obtenir les informations importantes le plus vite

possible.

Défilement : les utilisateurs ont tendance à se focaliser sur les informations « au-dessus du pli » dans

votre conception de page. Concevez une page qui corresponde à la taille d'écran standard de votre

organisation et veillez à ce que les utilisateurs n'aient pas à faire défiler pour trouver les informations

ou composants WebPart les plus importants de la page. Le défilement est à proscrire pour toute

information critique. Vous pouvez lire un bon article de référence à propos du défilement et quand le

tolérer ou non dans une conception de page, à l'adresse : http://www.useit.com/alertbox/scrolling-

attention.html.

Contenu important en haut à gauche : placez le contenu le plus important dans la partie supérieure

gauche de la page. C'est l'endroit où le regard des lecteurs se pose lorsqu'ils accèdent à la page. Si les

informations les plus importantes figurent à cet emplacement, les chances de capter l'attention de

l'utilisateur sont plus grandes que si ces informations sont enfouies ailleurs sur la page.

Types de contenu et métadonnées Un type de contenu est une collection de paramètres qui définissent un type particulier

d'information, par exemple un plan de projet ou un rapport financier. Un type de contenu est

défini pour l'entreprise entière ou pour une collection de sites entière. Il peut également être

défini localement pour une page ou un site spécifique. Les colonnes de site sont les

« propriétés » d'un type de contenu particulier. Elles font partie des attributs ou propriétés d'un

type de contenu. Les colonnes de site sont définies sur la solution entière ou pour une collection

de sites ou un site en particulier. Les types de contenu et les colonnes de site sont des types de

métadonnées dans SharePoint Server 2010. Les valeurs de nombreuses colonnes de site

(métadonnées) sont spécifiques à des sites particuliers. Les pratiques recommandées et les

concepts pour définir une bonne structure de métadonnées sont abordés au chapitre 5 de

l'ouvrage Essential SharePoint 2010, qui explique comment planifier votre architecture de

l'information. Votre plan de gouvernance doit inclure vos normes et stratégies à propos des

types de contenu et des colonnes de site utilisés dans votre solution, ainsi que des stratégies sur

la façon dont les utilisateurs peuvent demander la création d'un nouveau type de contenu

d'entreprise ou d'une nouvelle colonne de site.




Recommandations/Stratégies spécifiques au contenu Dans les solutions de collaboration à fort impact, le contenu est facilement accessible par les

utilisateurs finals. Cela signifie que le contenu n'est pas seulement facilement localisable, mais

qu'il est structuré et rédigé pour une lecture en ligne. En supposant que vos collaborateurs du

contenu sont de bons rédacteurs, ils ne sont pas forcément au courant des pratiques

recommandées de rédaction pour le Web. Il est utile de fournir certaines normes et stratégies

pour des listes et des bibliothèques SharePoint spécifiques. Vous trouverez ci-après quelques

exemples de normes, de stratégies et de pratiques recommandées à considérer pour votre

solution.

Blogs et Wikis

Les utilisateurs finals devraient savoir ce que votre organisation considère approprié pour la

publication de contenu social sur des sites personnels comme les blogs ou les wikis. Tandis que

dans certaines organisations, les billets de blog à propos de vos passe-temps sont acceptés,

dans d'autres, ce n'est pas le cas. Réfléchissez bien à la façon de définir les stratégies de

gouvernance en matière de contenu social afin de ne pas instaurer trop de règles sur le contenu

qui risqueraient de décourager les contributions. Il existe une bonne réponse adaptée à chaque

organisation. Le chapitre 8, Getting Social, de l'ouvrage Essential SharePoint 2010 inclut des

suggestions de gouvernance spécifiques pour les fonctionnalités de réseau social à considérer

dans le cadre de votre plan de gouvernance.

Annonces

Globalement, le ton de l'ensemble du texte doit être concis et efficace. Pour les annonces, créez

un titre descriptif et succinct. Pour le texte de l'annonce, placez les informations importantes en

premier et rédigez brièvement, en utilisant 4 à 5 phrases au maximum. Évitez d'utiliser des

grandes polices et trop d'espaces blancs dans le texte de l'annonce. Dans le texte, ne soulignez

aucun mot s'il ne s'agit pas d'un lien hypertexte. Pour le texte de lien, utilisez une description du

lien qui aide le lecteur :

Mauvais : Cliquer ici pour le formulaire d'inscription le plus récent

Mieux : Télécharger le formulaire d'inscription le plus récent

Recommandé : Télécharger le formulaire d'inscription le plus récent

Forums de discussion

Les forums de discussion pour bien fonctionner nécessitent un modérateur qui s'assure que les

questions obtiennent des réponses et que le forum de discussion ajoute de la valeur. Dans

certaines organisations, il vous faudra consulter le département juridique pour veiller à ce que

les informations sur les produits, la recherche, les patients, les données, le contenu réglementé

et les questions juridiques soient appropriées sur les forums de discussion en ligne.

Bibliothèques de photos ou de vidéos

Le contenu publié dans des bibliothèques de photos ou de vidéos doit être en rapport avec

l'entreprise et approprié pour la publication dans l'environnement de l'entreprise. Assurez-vous

d'obtenir l'autorisation auprès de toute personne apparaissant dans une photo ou une vidéo qui

sera publiée sur un site avant tout téléchargement. Assurez-vous également que votre

organisation est propriétaire de l'image ou en a obtenu les licences appropriées pour son usage.




Liens

Dans certains cas, les utilisateurs et les concepteurs de site auront la possibilité d'indiquer si un

lien doit ouvrir ou non une nouvelle fenêtre. En général, les normes suivantes sont

recommandées pour les liens :

Liens vers des documents ou des pages dans la collection de sites : ne pas ouvrir dans une nouvelle

fenêtre.

Liens vers des documents ou des pages dans une autre collection de sites : ouvrir dans une nouvelle

fenêtre.

Liens en dehors de votre intranet (vers une autre application de l'entreprise ou vers un site

Internet) : ouvrir dans une nouvelle fenêtre.

Bibliothèques de documents

Considérez la façon dont les documents seront utilisés avant de les charger vers SharePoint

Server. Les documents peuvent être chargés vers SharePoint Server dans la plupart des formats

de document (Word, PDF, Excel, PowerPoint, etc.). Si vous chargez un document dans son

format natif, Word, Excel ou PowerPoint, les utilisateurs pourront le télécharger et le modifier

facilement afin de créer leurs propres versions. À moins qu'ils ne détiennent les privilèges de

collaborateur sur une bibliothèque, ils ne pourront pas republier le document sur le même site.

Les documents réutilisables par d'autres à titre d'exemple doivent systématiquement être

chargés dans un format natif et modifiable. Les documents à protéger contre l'édition ou le

changement, même pour une copie privée, doivent être chargés dans un format protégé ou avec

un mot de passe pour l'édition. Considérez le format PDF pour les documents très volumineux

car ce format réduit la taille du fichier et par conséquent le temps de téléchargement pour les

autres utilisateurs.

Sécurité Les considérations en matière de sécurité sont parmi les éléments les plus importants de la

conception d'un site SharePoint. Il est important de réfléchir à la sécurité durant la conception

car l'identification des objets à sécuriser sur le site affectera la structure du site, la mise en page

et la conception des métadonnées. Comme dans presque tous les déploiements SharePoint, les

utilisateurs finals disposeront de certaines fonctionnalités pour gérer la sécurité des sites sous

leur contrôle, il est essentiel de s'assurer que toute personne habilitée à attribuer la sécurité

comprenne le fonctionnement de la sécurité SharePoint.

SharePoint Server offre la possibilité de sécuriser le contenu jusqu'au niveau de l'élément et

fournit plusieurs options pour la création des groupes de sécurité. Ceci est à la fois un avantage

(en raison de la souplesse que ça permet) et un inconvénient (car cela facilite énormément la

création par les utilisateurs de modèles de sécurité trop complexes et pratiquement ingérables).

Il est recommandé de donner aux utilisateurs inexpérimentés sur SharePoint Server des services

de conseil sur la planification de la sécurité car c'est un sujet délicat sur lequel il ne faut pas

jouer aux apprentis-sorciers.

Dans votre plan de gouvernance, vous devez clairement articuler les stratégies de sécurité

spécifiques avec la façon de les appliquer dans les sites SharePoint.

Personnalisation de la marque Dans la plupart des organisations, c'est le service de communication de l’entreprise (ou son

équivalent) qui définira généralement les normes en matière de personnalisation de la marque

pour votre présence sur intranet et internet. Une décision clé de gouvernance à laquelle vous




devrez réfléchir est la possibilité ou non de modifier la personnalisation de la marque de

l’entreprise dans une collection de sites SharePoint donnée. Des raisons professionnelles valides

peuvent justifier une déviation par rapport à la marque institutionnelle : par exemple, vous

souhaitez qu'un site de collaboration extranet soit comarqué par votre organisation et un

partenaire. Dans une solution intranet, les utilisateurs peuvent trouver déroutant et se

demander « Où suis-je ? » si la personnalisation institutionnelle du site change selon le site ; il

vous faut donc considérer la définition de normes et de stratégies de personnalisation

institutionnelle dans la perspective de l'utilisateur du site. L'utilisation de certains éléments

variables de couleur ou de marque dans la personnalisation institutionnelle du site peut

contribuer à renforcer votre modèle de sécurité. Par exemple, vous souhaitez que la marque ou

le thème du site communique le modèle de sécurité sur le site – un thème ou une marque pour

les sites intranet à l'échelle de l'entreprise et un autre thème ou marque pour les sites d'équipe

sécurisés. Cela peut contribuer à fournir des indices visuels aux collaborateurs du contenu leur

rappelant que lorsqu'ils publient sur un site ayant la marque publique, le contenu est

généralement visible par tout le monde au sein de l'organisation.

Diffusion du plan de gouvernance : formation et communication Dans ce livre blanc, nous avons principalement décrit comment créer le document du plan de

gouvernance. Ce document est important – c'est un artefact complet qui expose dans les

grandes lignes votre vision, les principes, les rôles et les responsabilités, les stratégies et les

normes. Mais, si le livre blanc expliquant comment créer un plan de gouvernance nécessite une

trentaine de pages, imaginez le nombre de pages que comptera votre plan de gouvernance

réel ! Les documents longs sont tout à fait corrects en règle générale, mais le problème avec un

plan de gouvernance volumineux est qu'une multitude d'utilisateurs doivent intégrer ces

concepts et qu'un document volumineux est difficilement assimilable.

Lorsque vous réfléchissez à votre plan de gouvernance, pensez aux utilisateurs qui devront

assimiler et intégrer son contenu. Voici une citation de Blaise Pascal (que les anglo-saxons

attribuent souvent à tort à Mark Twain) : Je n'ai fait celle-ci plus longue que parce que je n'ai

pas eu le loisir de la faire plus courte. Elle traduit grosso modo l'idée « Si j'avais disposé de plus

de temps, j'aurais écrit une lettre plus courte ». Donnez-vous le temps nécessaire pour rendre

votre plan le plus concis possible afin d'en faciliter la compréhension et l'application des règles

par les utilisateurs.

Outre la rédaction concise, vous veillerez également à ce que le plan de gouvernance soit bien

exposé dans le plan de formation. Chaque utilisateur n'a pas besoin de savoir comment

concevoir un site SharePoint, mais chaque utilisateur de la solution doit comprendre les

concepts de base du plan de gouvernance. C'est même plus important dans SharePoint

Server 2010 que dans les versions précédentes car si vous activez les balises et notations

définies par l'utilisateur, chaque utilisateur devient collaborateur de contenu – et les

recommandations en matière de contribution au contenu représentent un objectif essentiel du

plan de gouvernance.

Exemples de pratiques de communication et de formation sur la gouvernance

• Créez un « aide-mémoire » contenant les principes directeurs les plus importants. Vous pouvez par

exemple les faire imprimer sur des tapis de souris.

• Démarrez chaque cursus de formation SharePoint par une révision des principes directeurs.




• Créez une carte plastifiée ou aimantée de votre charte de vision.

• Distribuez des descriptions brèves mais spécifiques pour chaque rôle qui soient à la disposition des

utilisateurs ayant ces rôles.

• Utilisez des affiches dans les salles de pause, des bulletins d’information et des affichages vidéo pour

faire une campagne publicitaire sur la gestion des enregistrements (ou toute autre rubrique

fondamentale de gouvernance).

• Utilisez votre page d'accueil pour promouvoir les pratiques recommandées de gouvernance – surtout

celles relatives à la gestion efficace du contenu.

Conclusion Pour être utile et efficace, votre plan de gouvernance doit rester « vivant ». Veillez à planifier le

maintien à jour de votre document, en particulier en cas de changement de stratégies au cours

tu temps. Rappelez-vous des points suivants :

Établissez un plan de gouvernance pour assurer la qualité et la pertinence du contenu et pour

garantir que tous les utilisateurs comprennent leurs rôles et responsabilités.

Assurez-vous que votre conseil de gouvernance/comité directeur soit un bon avocat dans le rôle de

cadre responsable.

Veillez à ce que votre modèle de gouvernance reste simple. Les solutions nécessitent un modèle de

gouvernance solide, mais évitez de le compliquer par trop de bureaucratie.

Ne rendez pas la solution plus compliquée qu'elle n'en a besoin. Ne tombez pas dans l'excès de

conception. Ce n'est pas parce que SharePoint Server offre des fonctionnalités géniales qu'il faille

forcément les déployer – en tout cas pas tout de suite.

Assurez-vous que tous les utilisateurs dotés de privilèges de conception « contrôle total » ont intégré

les principes directeurs en matière de conception et que les collaborateurs du contenu comprennent

les principes directeurs en matière de contenu.

Réfléchissez à la façon dont vous assurerez la conformité avec le plan de gouvernance dans le temps,

particulièrement pour les sites très visibles. Vous pourrez par exemple surveiller et réviser

attentivement certains sites et ne pratiquer que des vérifications ponctuelles sur d'autres.

Un plan de gouvernance efficace ne doit pas constituer une contrainte à chaque mouvement – il doit

apporter un guidage aux utilisateurs pour garantir que la solution reste efficace et dynamique au

cours du temps.

À propos des auteurs Scott Jamison est directeur associé et PDG de Jornata LLC. C'est un expert de renommée

mondiale dans les technologies des connaissances et les solutions collaboratives, fort d’une

expérience de presque 20 ans dans la direction de responsables et de professionnels de la

technologie pour la fourniture d’une gamme étendue de solutions d’entreprise pour les clients.

Scott est un grand théoricien stratégique, technologue et responsable opérationnel. En

octobre 2009, Scott a rejoint Jornata (www.jornata.com (éventuellement en anglais)), une

société de conseil et de formation sur SharePoint et Microsoft Online Services.

http://www.jornata.com/




Avant de rejoindre Jornata, Scott était directeur en architecture d’entreprise chez Microsoft. Il a

occupé de nombreux postes de premier plan, notamment un poste de cadre supérieur chez Dell,

à la tête d’une équipe de conseil spécialisée dans les produits Microsoft. Scott a collaboré avec

des équipes Microsoft au niveau local, régional et international pendant des années, participant

souvent en tant que conseiller aux équipes de produit Microsoft. Scott est un leader d’opinion

reconnu et auteur d’une série d’ouvrages, de dizaines d’articles dans des revues et intervient

régulièrement lors d'événements dans le monde entier.

Scott a obtenu sa maîtrise en informatique à l’université de Boston, complétée de travaux de

recherche de troisième cycle à la McCallum Graduate School of Business de Bentley. Scott a

obtenu la certification Microsoft SharePoint Certified Master.

Susan Hanley, présidente de Susan Hanley LLC, est spécialisée dans la conception, le

développement et l’implémentation de solutions de portail, notamment du point de vue de

l’architecture de l’information, de l’adoption par les utilisateurs, de la gouvernance et des

métriques de valeurs métiers. Elle est une experte de renommée internationale dans le domaine

de la gestion des connaissances et rédige un blog sur SharePoint et la collaboration pour le

magazine Network World, accessible à l’adresse

http://www.networkworld.com/community/sharepoint. Avant de lancer sa propre activité de

conseil, Sue a travaillé pendant 18 ans comme consultante au sein de la société American

Management Systems, dont elle a dirigé le programme de gestion des connaissances. Pendant

cette période, elle a été considérée par Consultants News comme l’un des principaux « leaders

du domaine des connaissances » parmi les sociétés de conseil. Sue a quitté AMS pour diriger le

service de conseils Portals, Collaboration and Content Management pour Plural, acquis par Dell

en 2003. À ce titre, elle a été responsable d’une équipe qui a développé des centaines de

solutions basées sur la plateforme Microsoft SharePoint et a été membre du Microsoft’s Partner

Advisory Council for Portals and Collaboration. En 2005, elle a fondé Susan Hanley LLC

(www.susanhanley.com (éventuellement en anglais)), cabinet de conseil spécialisé dans

l’optimisation de l’impact commercial par le biais de portails et de solutions de collaboration.

Parmi ses clients figurent certains des plus grands déploiements SharePoint à l’échelle mondiale.

Sue a obtenu un MBA à la Smith School of Business de l’université du Maryland à College Park et

une licence en psychologie à l’université Johns Hopkins.

http://www.susanhanley.com/

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