Organisation de l’Equipe

Communication et Management

Communication : clé de la maîtrise du projet

Passer d’une logique de gestionnaire à une logique de management

Communication externe : se tenir au courant des décisions

Communication interne : gestion de l’avancée / gestion des difficultés

Communication externe

Direction Production

Direction Informatique

Chef de projet

Intervenants extérieurs

Hiérarchie

Fournisseurs

Clients (concessions)

collègues

Communication interne au projet

Direction Informatique

Voltigeur

Déployeur

Chef de projet

Direction Régionale

Correspondant

Direction Régionale

Direction Régionale

...

Concession PVP

PVS

PVS

Equipe déploiement

Profil du déployeur Bonnes connaissances techniques

Bon relationnel (contact clients / représentation de

l’entreprise dans la concession)

Motivation / Dynamisme

Une grande autonomie / Capacité à la prise de décision

Organisation et communication auprès du déployeur

Récupération de l’ordre de mission semaine Intranet (espace privé – mise à jour régulière)

Recette / validation journalière Mail (envoi chef de projet) PC portable par déployeur

Rapport hebdomadaire de suivi Mail (envoi chef de projet – copie correspondant)

En cas de problème en cours de semaine ...

Les informations doivent remonter au décideur

Le moins d’intermédiaires possibles (perte d’informations)

Le chef de projet doit être joignable par téléphone à tout moment

Prise de décision rapide

Editer une fiche anomalie / incident Traçabilité

Pilotage du projet et transmission d’informations

Les informations doivent redescendre

Les réunions (COPI, etc.) sont résumées

Retour sur les prises de décision / Avancée du projet

Rédaction de tableau de bord : lisibilité, prise de connaissance rapide

PLANIFICATION

Planning global des 9 mois

Planning type d'une semaine

Planning global des 8 semaines

PLANNING INDIVIDUEL

C.1. Plan de travail de la journée-type du déployeur

C.2. Plan de travail de la journée-type du manager

C.1. Plan de travail de la journée-type du déployeur

- Horaires ouvrés concession : 9h00 19h00

- repas du midi déployeur : durée1h30 de 12h00 à 13H30

- estimation déplacements quotidiens professionnels : . 2h00(hors heures ouvrées concessions)

- transfert des données réalisé pendant la pause déjeuner

- réalisation de la bascule

- aprés bascule :opérations de paramétrage, tests et étiquetages

- recette de la nouvelle installation

- évacuation de l’ancien matériel

Tableau récapitulatif des tâches

9h 10h 11h 12h 13h 14h 15h 16h 17h 18h

Déchargement du matériel

Mise en place

Branchement et câblage

Démarrage et connexion réseau ancien / nouveau système

Lancement de l'application de transfert des données

Transfert des données (bascule)

Arrêt, débranchement et évacuation de l'ancien système

Paramétrage du nouveau système

Tests et validations du nouveau système

Etiquetage / immatriculation

Recette

Planning journalier

NB : La tâche symbolisée en violet est indépendante du service déploiement, elle concerne le service développement.

Tâches possibles du manager :

- Direction Générale : Compte rendu (écrit, téléphonique) hebdomadaire

Réunion d'avancement mensuelle

- Direction Régionale : Déplacement sur site Suivi du lieu de stockage (organisation,

quantités, ...)Compte-rendu / suivi du tableau de bord

- Déployeur : Suivi d'un déployeur défectueux pendant son travailGestion de conflit éventuelCoordination

- Voltigeur : communication pour remplacement éventuel

- Concession (PVP ou PVS): déplacement sur place suivi des recettes

communication avec les clients actions / prises de décisions

C.1. Plan de travail de la journée-type du manager

Journée-type du manager

Horaire TâchesMatin 8h00 Arrivée au bureau

8h15

8h35 Rappel des actions du jour

8h459h15 Point téléphonique avec les sites déployés la veille9h30 Pause café

9h359h35 Actions du jour10h50 Visite sur site d'un déployeur

Midi 13h00-14h00 Déjeuner (eventuellement avec le responsable du site déployé)Aprés-midi 14h30 consultation des mails

14h40 Point téléphonique avec le déployeur pour faire une revue du deploiement en cours

17h00 Appel téléphonique des sites déployés le jour-même17h30 Pause café et discussion

18h4519h00 Actions du lendemain19h45 Dernière Vérification des mails avant départ

Ouverture de Windows et consultation de la messagerie Outlook. Sélection des mails nominatifs (une dizaine) prioritaires avec une lecture rapide des autres mails.

Débriefing de la journée de la veilleRecherche de solutions possibles pour régler rapidement le problème

Appel des Directions Commercialesvérification du passage des déployeurs

Déplacement sur site d'une Direction RégionalePrise de notes / compte rendu sur PC

Réception des mails compte-rendu de la journée des déployeurs Réception des recettes de déploiements

Des primes de mérite…

Des primes de mérite…Pour qui?

• Les déployeurs efficaces, sont ceux qui travaillent :

• Vite• Bien• De manière efficiente

• Indicateur de satisfaction client élevé

pourquoi ne pas mieux les rémunérer?

Des primes de mérite…Pourquoi?

• Pour motiver les équipes

• Pour réduire les risques

• …Pour faire des économies

Des primes de mérite…Comment?

• Exemple de prime et chiffrage:

Des primes de mérite…Comment?

• Exemple de prime et chiffrage:Les gains : moins de salarié

Des primes de mérite…Comment?

• Exemple de prime et chiffrage:Les gains : délai raccourci

Des primes de mérite…Comment?• Exemple de prime et chiffrage:

Les gains : salaire net réduit

Des primes de mérite…Comment?

• Autre exemple de prime:Concours

• Une même motivation pour l’ensemble de l’équipe

• Un vainqueur

Toute l’équipe est mobilisé, mais seul un élément est récompensé

Le Management des interlocuteurs

Le Management des Interlocuteurs

La Hiérarchie

Demande de modification du matériel :

Au début de la phase de préparation : Pas de charge de travail supplémentaire : Négociable

A la fin de la phase de préparation : Charge de travail supplémentaire Perte de tempsNon négociable

Les Clients

Le planning à la journée :

Durées des tâches incompressibles : pas plus d'un site par jour

Non Négociable

Le planning à la semaine :

Un site par jour maximum par déployeur

Dernier jour consacré au retour à la Direction Régionale

4 Sites maximum par semaine : Non Négociable

Les Clients (suite)

Le planning du projet complet :

Possibilité de réduire légèrement les phases de préparation et de clôture (-25%).

Phase « balai » primordiale pour la réussite du projet : réduction à éviter.

Phase de « pleine charge » : possibilité de réduire cette phase en augmentant le nombre de déployeurs. MAIS attention à la taille de l'équipe à gérer par le chef de projet.

Les Clients (suite)

Le planning du projet complet (suite) :

1ère hypothèse : Peu négociable pour la phase de « pleine charge » (Réduction jusqu'à 8,25 mois)

2ème hypothèse : Négociable pour la phase de « pleine charge » si le client accepte d'augmenter le budget (pour engager un assistant chef de projet).Réduction jusqu'à 7 mois dans ce cas.

Les Clients (suite)

Budget moins élevé

Estimations : marge relativement importante (la moitié du budget environ)

Négociable MAIS diminution du budget pas trop importante (conserver environ ¼ du budget pour les imprévus, les risques).

Les Fournisseurs

Proposition d'un autre modèle de fourgon (taille inférieure) :

Non Négociable

Proposition d'autres modèles de matériel informatique :

Si équivalents en prix et en volume et proposition avant la phase de préparation : Négociable.

Si équivalents en prix et en volume mais pendant/après la phase de préparation : Non Négociable.

Si prix plus élevé et/ou volumes différents : Non négociable.